2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 9496 03 0 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2005 Mercator Stúdió, 2005 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 5 ŰRLAPOK... 8 Űrlapok létrehozása... 10 AutoŰrlap alkalmazása... 10 Űrlap létrehozása varázslóval... 12 Több táblát kezelő űrlap... 14 Űrlap készítése lekérdezésből... 23 Nézetek... 24 Tervező nézet... 24 Űrlap nézet... 25 Adatlap nézet... 25 Kimutatás nézet... 26 Kimutatásdiagram nézet... 27 Űrlaptervezés... 28 Elemek elhelyezése... 31 Szakaszok... 127 Beépített formátumok... 130 Adatérvényesítés beállítása... 131 Előugró űrlapok... 133 Nem modális előugró űrlap... 133 Egyéni párbeszédpanel létrehozása... 134 Űrlap mentése jelentésként... 135 ADATELÉRÉSI LAPOK... 136
4 TARTALOM Adatelérési lapok létrehozása... 138 AutoLap alkalmazása... 138 Lap létrehozása varázslóval... 140 Lap készítése meglévő weblapból... 144 Lap készítése Tervező nézetben... 145 Nézetek... 146 Adatelérési lapok szerkesztése... 147 Mezők felvétele az adatelérési lapra... 149 Vezérlőelemek alkalmazása... 157 Adatbevitel és bemutatás vezérlői... 158 Vezérlőelemek adatok elemzéséhez... 163 Vezérlőelemek hiperhivatkozással... 175 Grafikus vezérlőelemek... 178 ActiveX vezérlőelemek... 181 Vezérlőelemek adatok szervezéséhez... 182 Adatelérési lapok böngészőben... 189 IRODALOM... 190
ELŐSZÓ 5 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft komplex irodai alkalmazáscsomagja, a Microsoft Office 2003 rendszer professzionális változata minden, napjainkban az irodákban előforduló igényt kielégítő megoldás. Professzionális színvonalú kiadványszerkesztők szolgáltatásait nyújtja a Word szövegszerkesztő, iletve az internetes képességekkel felruházott Publisher, gazdasági-műszaki számítások, elemzések eszköze az Excel táblázatkezelő, demonstrációk, előadások látványos és hatásos segítője a PowerPoint program, a weblapok kialakítására használható a Frontpage, az Outlook igazi csoportos munkaszervezést lehetővé tevő alkalmazás, amellyel nemcsak levelezhetünk de a csoporton belüli tevékenységeinket szervezhetjük is. Csak az Office professzionális változata tartalmazza a külön is megvásárolható Access 2003 adatbázis-kezelőt, amellyel a hétköznapi adatbázis kezelési feladatok könnyen, kényelmesen megoldhatók azok számára is, akik nem kívánnak elmélyülni a programozás szépségeiben, de azok számára is megfelelő megoldás lehet, akik éppen a programozással fejlesztenek egyedi, testre szabott alkalmazásokat. Mivel nyújt többet az Office 2003-as változata a megelőzőnél, azaz az Office XP-nél? Könnyebben, kevesebb kattintással kezelhető, hatékonyabb, több beépített automatizmust tartalmazó, kellemesebb kezelői felületet a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A programcsomag számos újdonsága között legfontosabb a megnövekedett teljesítmény és a közvetlen Internetes kapcsolat, a HTML állományok exportja, a programcsomag elemei által különböző mértékben támogatott XML formátum, a továbbfejlesztett adatbiztonság, a csoportos felhasználási lehetőségek kiterjesztése. Teljesen (és meg kell jegyezzük, nem mindenben szerencsésen) átdolgozták a Súgót, új munkaablakok jelentek meg, az Office csomag pedig kiegészült olyan új alkalmazásokkal, mint az Infopath, illetve a Publisher és a Onenote.
6 ELŐSZÓ Aki e programcsomaggal oldja meg mindennapos feladatait, egy olyan számítógép felhasználói csoport tagjaként végezheti munkáját, hogy biztos lehet abban, hogy az irodai programcsomagok területén 80-90%-os piaci részesedést elért Microsoft alkalmazása szinte szabvány, az e programokkal készített állományok használata során minimálisra csökkennek a kompatibilitási problémák. A könyv szerkezete segít az Access 2003 titkainak mind mélyebb megismerésében, de véleményem szerint a programcsomagnak ez a tagja egy jóval vastagabb könyvet is megérdemelt volna, tekintettel a jelentősen továbbfejlesztett Visual Basic programozási lehetőségekre. A terjedelem így is akkorára bővült, hogy az Office 2003 többi tagjához hasonlóan, a kezelhetőség és a vevői költségtakarékossági elvárásoknak megfelelően több kötetre bontottuk. Az általános, de a 2003-as programváltozat újdonságaival összefüggő tudnivalókat, valamint az adatbázis tervezés és kezelés elméleti alapjait a Microsoft Office Access 2003 Adatbázisok létrehozása című kötetben ismertettük. A Microsoft Office Access 2003 Űrlapok és adatelérés kötetben a haladóbb programhasználók számára tárgyaljuk a saját felhasználói felületek kialakítását adatbevitel és lekérdezés számára, illetve az adatbázishoz való internetes kapcsolódási lehetőségeket. A Microsoft Office Access 2003 Lekérdezéstől testre szabásig kötetben írtuk le az adatbázis lekérdezését, vagyis a jelentések készítését, a program telepítésével, futtatásával kapcsolatos ismereteket, valamint e kötet tartalmazza a mindhárom kötetben előforduló szakszavakat, fogalmakat, kifejezéseket összefoglaló kislexikont. Első kötetünkben tehát a Microsoft Office Access 2003 használatával kapcsolatos alapvető ismereteket tárgyaljuk. Számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. Az ismertetést több helyen példa támasztja alá. Ezek a példák jó részben a program súgójából, illetve a mellékelt mintaalkalmazásokból származnak.
ELŐSZÓ 7 A könyv kezelési módja némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0, (6.0), vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mellett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a felhasználók az Access mellett megjelenített ablakban, mintegy a munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ablakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg nagyobb betűméret is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows 2000, illetve Windows XP operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2005. január Köszönettel a szerző.
ŰRLAPOK 8 ŰRLAPOK Ebben a fejezetben az űrlapokkal foglalkozunk. Ezek olyan, a párbeszédpanelekre emlékeztető objektumok, amelyek számos célra felhasználhatók. Általában az űrlapok olyan Access adatbázisobjektumok, amelyekbe vezérlőelemeket helyezve mezők adatait írhatjuk be, jeleníthetjük meg és szerkeszthetjük, de készíthetünk például választási lehetőséget felkínáló párbeszédpanelt is, amelyen a felhasználó választhat a feldolgozás további folyamatáról, miután ez a párbeszédpanel az alkalmazás betöltésével megjelenik (lásd az 1. ábrát). A kapcsolótáblán többféle vezérlőelemet (nyomógombot, választókapcsolót) is elhelyezhetünk. 1. ábra
ŰRLAPOK 9 Az űrlap tulajdonságai megszabják az űrlap külalakját és viselkedését. Így az Alapértelmezett nézet (DefaultView) tulajdonság olyan űrlaptulajdonság, amely meghatározza, hogy az űrlap automatikusan Űrlap vagy Adatlap nézetben nyílik-e meg. Az űrlap tulajdonságai az űrlap Tervező nézetében állíthatók be, hasonlóan a vezérlőelemek tulajdonságaihoz. Az űrlapokat felhasználhatjuk adatbevitelre is (lásd a 2. ábrát). Az ilyen űrlapok információjának jelentős része egy rekordforrásból származik. 2. ábra Az információ többi része magában az űrlap szerkezetében található, így például a kapcsolódó táblák adatainak bevitelét is megoldhatjuk úgy, hogy a bonyolult szerkezetről a felhasználónak nem kell tudomást szereznie. A vezérlőelemnek nevezett grafikus objektumokkal (váltógomb, választógomb, jelölőnégyzet, kombi panel, lista panel, parancsgomb, karton vezérlőelem, segédűrlap stb.) csatolást hozhatunk létre egy űrlap és a rekordforrás között. A vezérlőelemek leggyakoribb típusa a beviteli mező, amely adatok bevitelére és megjelenítésére szolgál. Az eredményt szolgáltató kifejezéseket és leíró szövegeket az űrlaptervben tároljuk (lásd a 3. ábrát).
10 ŰRLAPOK 3. ábra Űrlapok létrehozása Űrlapot készíthetünk saját kezűleg, vagy a programba épített Űrlap Varázsló segítségével. Az Űrlap Varázsló a legnagyobb segítséget a kezdőknek nyújtja, minthogy lépésről-lépésre végigvezeti a felhasználót az űrlap kialakításának szakaszain. A Varázsló az űrlapot a működése közben feltett kérdésekre adott válaszok alapján hozza létre. A gyakorlottabbak számára is jelentősen meggyorsítja a munkát, mert az alapvető műveleteket elvégzi a felhasználó helyett. Így gyorsabb az űrlaphoz tartozó vezérlőelemek megtervezése, a módosításhoz később átválthatunk Tervező nézetbe, ahol átalakítható az űrlap. AutoŰrlap alkalmazása A program AutoŰrlap funkciójával olyan űrlapot hozhatunk létre, amely a kiválasztott tábla vagy lekérdezés összes sorát és oszlopát megjeleníti. Az egyes mezők külön sorban jelennek meg, a címke a mezők előtt, a bal szélre kerül. Egyszerű, egyetlen oszlopból álló űrlapot a Új objektum ikonjával hozha- legegyszerűbben az eszköztár tunk létre.