INTEGRÁLT NYOMONKÖVETŐ RENDSZER

Átírás

1 EDUSZAB: 28/342B (FNY1) INTEGRÁLT NYOMONKÖVETŐ RENDSZER Felhasználói kézikönyv 1/57

2 EDUSZAB: 28/342B (FNY1) TARTALOMJEGYZÉK 1. Bevezetés Dokumentum célja Rendszer célja Alapfogalmak áttekintése... 5 Intézmények, Szakterületek és ellátó szakemberek... 5 Tevékenységek... 6 Klienstípusok... 7 Kliensek áttekintése... 7 Gyermekek/Tanulók azonosítása... 8 Tevékenységek módszertani leírása, dokumentálása... 9 Szolgáltatási folyamatok Csoportok kezelése Szerepkörök áttekintése Ellátó szakember Intézményirányítási szerepkörök Adminisztratív helyettesítés Fogalomtár Alapok Bejelentkezés Jogosultság Navigálás a rendszerben Intézményváltás Felhasználóváltás Adatkarbantartás Munkaterület Nézetváltás Rendezés Szűrés Több listaelem egyszerre történő szerkesztése Adatlapok szerkesztése Szakemberek kulcsfunkciói Intézmény választása Melyik menüpontot válasszam? Tevékenységek Tevékenység lista /57

3 EDUSZAB: 28/342B (FNY1) Tevékenység állapotok Új Tevékenység felvitele Fejléc adatok megadása Kliens adatok megadása Tevékenység további adatainak megadása Kliens adatok megadása Gyermek/Tanuló klienstípus Nevesített csoport klienstípus Nem nevesített csoport klienstípus Iskola/Óvoda csoport klienstípus Általános klienstípus Tevékenységek kezelése Állapotváltás Tevékenység delegálása Tevékenység jóváhagyása Szerkesztés Szolgáltatási folyamathoz rendelés Törlés Csatolmányok Jelenléti ív Módszertani leírás Űrlap Zárolás Szolgáltatási folyamatok Szolgáltatási folyamat lista Szolgáltatási folyamat állapotok Új Szolgáltatási folyamat felvitele Fejléc adatok megadás Kliens adatok megadása Szolgáltatási folyamat további adatainak megadása Tevékenységek folyamathoz rendelése, kezelése Szolgáltatási folyamat kezelése Állapotváltás Szolgáltatási folyamat delegálása Szolgáltatási folyamat jóváhagyása Szerkesztés Törlés Csatolmányok Módszertani leírás Űrlap Zárolás Gyermekek/Tanulók Gyermek/Tanuló lista Gyermek/Tanuló státuszok Gyermek/Tanuló adatok kezelése /57

4 EDUSZAB: 28/342B (FNY1) Gyermek/Tanuló adatok szerkesztése Átmenetileg felvett Gyermekek/Tanulók KIR megfeleltetése Gyermek/Tanuló részletes adatok Gyermekhez tartozó Tevékenységek, Szolgáltatási folyamatok Törvényes képviselő Kapcsolatok Észlelés Zárolás Csoportok Csoport lista Csoport állapotok Új Csoport felvitele Csoportok kezelése Állapotváltás Szerkesztés Törlés Csoporttagok kezelése Csoporthoz tartozó Tevékenységek, Szolgáltatási folyamatok Zárolások Zárolások módjai Zárolás folyamata Tartós zárolás Időszakos zárolás Zárolások menü és lista Elemzések Elemzés lista Elemzés készítése Elemzések értelmezése /57

5 1. BEVEZETÉS 1.1. Dokumentum célja A Felhasználói Kézikönyv célja, hogy részletesen bemutassa az INYR rendszer funkcionalitását, így nyújtva segítséget a rendszer felhasználóinak. A kézikönyv elsősorban a Szakszolgálati munkatársak (Ellátó szakember, Adminisztratív helyettes) számára készült Rendszer célja Az INYR rendszer legfontosabb céljai a következők: Gyermekek/Tanulók életútjának követése a teljes ellátási rendszerben, hatékony információszerzés és információ-megosztás az integrált pedagógiai szakszolgálati munka érdekében. A szakszolgálati munka támogatása, a jelenlegi papíralapú tervezés és adminisztráció elektronikus támogatásának biztosítása. A szakszolgálati munka során alkalmazott eszközök és módszerek egységesítésének támogatása, protokollok kialakításának és bevezetésének elősegítése. Ágazati szintű információk gyűjtése és felhasználása az ágazati erőforrások elemzése és fejlesztésének tervezése céljából Alapfogalmak áttekintése Intézmények, Szakterületek és ellátó szakemberek Az INYR rendszerben Intézményként jelenik meg minden szervezet, amely szakszolgálati Tevékenységet végez. Minden Intézmény esetében meghatározott, hogy milyen Szakszolgálati feladatokat lát el, ezek az Intézmény Szakszolgálati területei, a továbbiakban: Szakterületei. A szakszolgálati Intézményeknél az Ellátó Szakemberek végzik a gyermekek ellátását, mindig valamelyik Intézmény, valamely (vagy több) Szakterületéhez hozzárendelve. Intézmény Intézmény Intézmény LOG NEV TAN 5/57

6 Tevékenységek Az INYR rendszerben Tevékenységek az alapvető tervezési egységek. A Tevékenységek képezik az egységes nyilvántartás alapjait. A rendszer alapcéljai ezen keresztül valósulnak meg: Minden Tevékenység egy Intézmény egy Szakterületéhez tartozik A Tevékenységeknek egy ott dolgozó ellátó szakember lehet a Felelőse Minden Tevékenység egy Szakszolgálati tevékenységhoz tartozik: o o A Szakszolgálati tevékenységek eltérnek a különböző Szakterületeken A Szakszolgálati tevékenység meghatározza a választható klienseket és a Tevékenység módszertani leírását Minden Tevékenységhez pontosan definiált Kliens tartozik, amely meghatározza, hogy pontosan Kin? Kiken? Kikért? hajtották végre a Tevékenységet, hogy ki kapta az ellátást. 6/57

7 Klienstípusok A Tevékenységek célja a Gyermekek/Tanulók fejlesztése, amely közvetett, közvetlen módon is megvalósulhat. Egyénileg, csoportosan is, ismert, és ismeretlen kliensekkel is. Annak pontos ismerete, hogy az ellátási Tevékenységek pontosan kinek az érdekében hajtották végre mind a Gyermek/Tanuló életútjának pontos követése, mind a szakszolgálati Tevékenységgel kapcsolatos információgyűjtés szempontjából kulcsfontosságú. A klienstípusokat a következő ábra tekinti át: Klienstípus Gyermek/Tanuló Csoport Nem nevesített Csoport Iskola/Óvoda Csoport Általános Leírás A Tevékenység vagy Szolgáltatási folyamat egy pontosan ismert és azonosítható Klienssel (gyermekkel, serdülővel) kerül végrehajtásra. A Tevékenység vagy Szolgáltatási folyamat pontosan ismert gyermekekből képzett csoporttal kerül végrehajtásra. A Tevékenység vagy Szolgáltatási folyamat egy pontosan nem meghatározott résztvevőkből álló csoporttal valósult meg. A Csoport (ban lévő gyermekek/tanulók) létszáma releváns és meghatározható. A Tevékenység vagy Szolgáltatási folyamat egy iskolai osztályban vagy óvodai csoportban valósult meg. A Tevékenység nem közvetlenül kliensekre irányult, közvetett módon segíti a szakszolgálati Tevékenységet. Ilyen lehet belső adminisztráció vagy szakmai munka, továbbképzés, stb. Kliensek áttekintése Kliens- Teljes név Megjelenített rövid név Kliens(típus) Korábban hatókör gyermek/tanuló gyermek/tanuló Gyermek/Tanuló nevesített gyermek-/tanulócsoport nevesített csoport Nevesített csoport nem nevesített gyermek-/tanulócsoport nem nevesített csoport Nem nevesített csoport intézményi gyermek-/tanulócsoport iskolai/óvodai csoport Iskolai/óvodai csoport 7/57

8 Kliens- Teljes név Megjelenített rövid név Kliens(típus) Korábban hatókör szülő szülő Gyermek/Tanuló gyermek/tanuló pedagógusa (nevelésioktatási intézményben) gyermek/tanuló pegagógusa Gyermek/Tanuló (feltételezve, hogy a tevékenység egy Gyermek/Tanuló miatt valósul meg) pedagógus (nevelési-oktatási pedagógus Általános intézményben) család család Gyermek/Tanuló szülők csoportja (anonim) szülők csoportja Általános pedagógusok csoportja (anonim) pedagógusok csoportja Általános szakszolgálati szakalkalmazott szakszolgálati szakalkalmazott Általános szakszolgálati szakalkalmazottak csoportja szakszolgálati Általános szakalkalmazottak csoportja szakszolgálaton kívüli szakember (anonim, csak szakterület szerint aznosított) szakszolgálaton kívüli szakember Általános szakszolgálaton kívüli szakemberek csoportja (anonim, csak szakterület szerint aznosított taggokkal) szakember csoport (anonim, csak szakterület szerint aznosított taggokkal) Logikai összefüggések megtartása: szakszolgálaton kívüli szakemberek csoportja szakember csoport Általános Általános Gyermekek/Tanulók azonosítása A csoportokba szervezett vagy egyedileg Tevékenységekhez rendelt gyermekek/tanulók azonosítása kiemelt fontosságú, mindkét esetben a következő elvek szerint történik: Ha a Gyermek/Tanuló már igénybe vett nevelési, oktatási szolgáltatást, akkor a KIR rendszerből kerül kiválasztásra. 8/57

9 o Maga a kiválasztás az Oktatási azonosító vagy természetes azonosítók megadásával egyaránt történhet. Ha a Gyermek/Tanuló még nem vett igénybe nevelési, oktatási Szolgáltatást, és nincs KIR azonosítója, akkor Átmenetileg felvett Gyermek/Tanuló lesz. o Az átmenetileg felvett gyermekek/tanulók a KIR rendszerbe kerülést követően megfeleltetésre kerülnek, és KIR rendszerbeli Oktatási azonosítójukkal lesznek azonosítva. A gyermekek/tanulók kezelése: KIR-ből kiválasztása, átmeneti felvétele vagy megfeleltetése nem érhető el minden Ellátó szakember által. Ez egy Klienskezelő Intézményi irányítási Jogosultságot igényel, a később leírtak szerint. Tevékenységek módszertani leírása, dokumentálása A Tevékenységek módszertani leírása a módszertani egységesesítés, az alkalmazott módszerek rögzítése, és az egységes protokollok kialakítása és bevezetése miatt fontos. Egy adott Tevékenységhez megadható módszertani információk körét a Tevékenység Szakszolgálati tevékenysége határozza meg. A módszertani dokumentálás elemei a következők: Terület - Leírja, hogy a Tevékenység milyen területre vonatkozott: Pl.: Kognitív képességek, Finom-motorika Módszer - Az alkalmazott diagnosztikai, Fejlesztési módszer, pl.: Ayres terápia Eszköz - A használt fizikai eszköz, amely az Intézmény eszközei közül kiválasztható. pl.: billenőtalp Eszköztár - A használt eszköztár, pl.:tüskés labda. A eszköztárak nem szerepelnek az Intézmény nyilvántartásaiban, értékkészletből választhatóak Űrlap - Űrlap, amely a módszer vagy a Tevékenység részletes adatait tartalmazza. Csatolmány - Megadott típusú állomány, amely a módszer vagy a Tevékenység dokumentálását biztosítja. A módszertani dokumentálás elemei közötti kapcsolatot a következő ábra tekinti át: 9/57

10 A módszertant leíró, kék nyilakkal jelölt elemek között szigorú logikai kapcsolat van, így azokat csak az ábrán jelölt sorrendben lehet a Tevékenységhez rendelni. A Zöld színnel jelölt űrlap és csatolmány elemek a Tevékenység adminisztratív, tehát nem módszerből fakadó dokumentálásának is részét képezhetik. Egyes Szakszolgálati tevékenységekhez módszer kiválasztása nem szükséges. Szolgáltatási folyamatok Az INYR rendszer lehetőséget ad, a közös céllal, tervezett egymásutániságban megvalósított Tevékenységek Szolgáltatási folyamatba szervezéséhez. Ilyen Szolgáltatási folyamat lehet egy teljes terápiás folyamat, vagy pl. egy több lépcsősszakértői bizottsági vizsgálat. Egy Szolgáltatási folyamat a következő jellemzőkben egyezik meg egy Tevékenységgel: egy Intézmény egy Szakterületéhez tartozik egy ott dolgozó ellátó szakember lehet a felelőse Szolgáltatási folyamat-típushoz tartozik Szolgáltatási folyamat-típus alapján pontosan definiált klienstípus tartozik hozzá Tevékenységgel azonos módon, vagyis a típus által meghatározott módon dokumentálható módszertanilag és adminisztratív módon egyaránt. A Szolgáltatási folyamatokra a következő szabályok vonatkoznak: A típusa meghatározza, hogy milyen típusú Tevékenységek alkothatják a folyamatot A Szolgáltatási folyamathoz tartozó Tevékenység klienstípusa megegyezik a Szolgáltatási folyamat klienstípusával. Csoportok kezelése Az ellátási Tevékenység hatékonyabb szervezése és megvalósítása, a gyermekek, serdülők csoportokba szervezését és ennek megfelelő adminisztrálását igényli. A kliensekből az Intézményben Csoportot lehet képezni. A Csoport lehet Tervezett, Aktív, Meghiúsult, Lezárt. Az egyes gyermekek/tanulók tagságának állapota lehet Jelentkezés, Tag, Elutasított és Inaktív. A Csoport egy adott Intézmény adott Szakterületéhez tartozik. A csoportoknak egy ott dolgozó ellátó szakember lehet a tulajdonosa (de természetesen a csoporttal másik ellátó szakember is dolgozhat). A csoportok Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok klienstípusát is képezhetik. Tevékenység esetén a csoporthoz jelenléti ív tartozik. 10/57

11 1.4. Szerepkörök áttekintése Ellátó szakember Az INYR rendszer által kezelt legfontosabb elemek szempontjából áttekintve az Ellátó szakember fontosabb jogosultságai és funkciói a következők: Tevékenységek: o o o Azon Tevékenységek listázása, amelyeknek ő a felelőse; Ezen Tevékenységek módosítása és állapotváltozásai (megkötésekkel); Új Tevékenység létrehozása, amelynek Gyermek/Tanuló klienstípusának csak az Ellátó szakember által látott Gyermek/Tanuló; illetve Csoport klienstípusának csak az Ellátó szakember által látott Csoport választható Szolgáltatási folyamatok A Tevékenységekkel azonos módon Csoportok: o o Csoportok listázása, amelyeknek ő a tulajdonosa, vagy amelyekhez kapcsolódóan Tevékenységet vagy Szolgáltatási folyamatot végez Felelősként Csoportok és csoporttagság szerkesztése, azon csoportoknál, amelyeknek Ő a tulajdonosa Gyermekek/Tanulók: o o o Gyermekek/Tanulók listázása Saját felelősségű Szolgáltatási folyamat vagy Tevékenység klienseként éri el; vagy Csoporttagságon keresztül került hozzárendelésre Gyermek/Tanuló adatlap megtekintése Gyermek/Tanuló adatlaphoz kapcsolt adatelemek kezelése: Törvényes képviselő, Kontakt, Észlelés/referálás, Javaslat rögzítése, kezelése 11/57

12 Az INYR Rendszerben rendelkezésre álló Ellátó szakember szerepkör nem éri el a következő funkciókat, amelyekhez egy Intézményirányítási jogosultság szükséges: Új Gyermek/Tanuló választása Tevékenységhez Tevékenység delegálása Állapotváltás Tevékenység jóváhagyása - Állapotváltás Új Gyermek/Tanuló választása szolgáltatási folyamathoz Szolgáltatási folyamat delegálása Állapotváltás Szolgáltatási folyamat jóváhagyása Állapotváltás Új Csoport létrehozása Intézményirányítási szerepkörök Az Intézmény működtetéséhez szükséges funkciókat Intézményi vagy Szakterületi jogosultságok biztosítják. Ide tartoznak azok a jogok, amelyeket nem feltétlenül kap meg minden Ellátó szakember, illetve azok az irányítási funkciók, amelyek az Intézmény működtetéséhez szükségesek. Ezeket összefoglalóan Intézményirányítási szerepköröknek nevezzük. Egyes jogosultságok Intézményi, mások Intézményen belül Szakterületi szinten is megadhatók. Ebben az esetben a jog csak az adott Szakterülethez tartozó elemekre (Tevékenységekre, Szolgáltatási folyamatokra, Csoportokra) vonatkozik. Az Intézményirányítási szerepköröket, és azok legfontosabb funkcionális specifikumait a következő táblázat tekinti át: Szerepkör Intézményi szerkesztő Szakterületi szerkesztő Intézményi Kliensfelelős Intézményi csoportfelelős Szakterületi csoportfelelős Jellegzetességek Valamennyi, az adott Intézményhez tartozó Tevékenység és Szolgáltatási folyamat szerkesztésére jogosult. Ennek megfelelően a Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok listájában minden az Intézményhez tartozó elem megjeleníthető. Valamennyi, az adott Intézmény adott Szakterületéhez tartozó Tevékenység és Szolgáltatási folyamat szerkesztésére jogosult. Ennek megfelelően a Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok listájában minden az adott Szakterülethez tartozó elem megjeleníthető. Csak ez a felhasználó jogosult a Tevékenység vagy Szolgáltatási folyamat létrehozásakor, illetve a Csoporthoz csoporttag rendelésekor a KIR rendszerből új Gyermek/Tanuló-t kiválasztani vagy átmeneti Gyermek/Tanuló-t rögzíteni a rendszerben. Az átmenetileg felvett Gyermek/Tanuló megfeleltetését is csak ez a felhasználó végezheti el. Az Intézményi csoportfelelős jogosult az Intézményhez rendelt Szakterületek bármelyikéhez új Csoportot felvenni, illetve az Intézmény csoportjait és a csoportok csoporttagságait szerkeszteni. A Szakterületi csoportfelelős jogosult az adott Intézményi Szakterülethez tartozó új csoportot felvenni, illetve az Intézmény Szakterületének csoportjait és a csoportok csoporttagságait szerkeszteni. 12/57

13 Szerepkör Intézményi delegáló Szakterületi delegáló Intézményi jóváhagyó Szakterületi jóváhagyó Jellegzetességek Az Intézményi delegáló jogosult a Delegálásra vár állapotú Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok állapotát módosítani egy adott Intézményhez tartozó elemek esetében. Ennek megfelelően a Delegálásra vár állapotú Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok az elemek listájában megjelennek számára az egész Intézmény vonatkozásában. A Szakterületi delegáló jogosult a Delegálásra vár állapotú Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok állapotát módosítani egy adott Intézmény adott Szakterületéhez rendelt elemek vonatkozásában. Ennek megfelelően a Delegálásra vár állapotú Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok az elemek listájában megjelennek számára az Intézmény adott Szakterületének vonatkozásában. Az Intézményi jóváhagyó jogosult a Megvalósult állapotú Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok állapotát "Jóváhagyott értékre módosítani egy adott Intézményhez tartozó elemek esetében. Ennek megfelelően a Megvalósult állapotú Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok az elemek listájában megjelennek számára az egész Intézmény vonatkozásában. A Szakterületi jóváhagyó jogosult a Megvalósult állapotú Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok állapotát Jóváhagyott értékre módosítani egy adott Intézmény adott Szakterületéhez tartozó elemek esetében. Ennek megfelelően a Megvalósult állapotú Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok az elemek listájában megjelennek számára az Intézmény Szakterületének vonatkozásában. Adminisztratív helyettesítés Az INYR rendszer összhangban a szakszolgálatok működési szokásaival, és figyelembe véve az eszközökkel való ellátottságot, lehetővé teszi a felhasználók adminisztratív helyettesítését. Egy felhasználó több felhasználónak lehet az adminisztratív helyettese. Egy felhasználót többen is helyettesíthetnek. Aki adminisztratív helyettes, annak megjelenik a felületen egy felhasználó választó funkció, ahol megadhatja, hogy kinek a nevében használja a rendszert. A helyettesítés az adminisztratívan helyettesített felhasználó valamennyi funkciójára vonatkozik. A helyettesítés az intézményi adatkarbantartási funkcióra nem vonatkozik! A helyettesítés nem helyettesíthető. Gyakorlati alkalmazása: Ha egy adminsztratív helyettes elmegy szabadságra, és ő egyébként 10 embert adminisztrál, akkor azt, aki az adminisztratív helyettest helyettesíti, mind a 10 embernél fel kell venni helyettesnek Fogalomtár 13/57

14 Fogalom INYR Szakszolgálati felület Intézményi adatkarbantartói felület Felhasználó Szakszolgálati munkatárs Meghatározás Integrált Nyomonkövető Rendszer Az INYR rendszernek az a része, amit ez a felhasználó kézikönyv mutat be, ahol az ellátást végző szakemberek dolgznak. Az INYR rendszernek az a része, ahová az Intézményi adatkarbantartó szerepkörű felhasználó jogosult belépni. Általánosan fogalmazva az a személy, aki bármilyen módon jogosult az INYR rendszerbe, annak valamelyik felületére belépni. Azon munkatársak összefoglaló elnevezése, akik a szakszolgálatban dolgoznak és bármilyen jogosultsággal be tudnak lépni az INYR Szakszolgálati felületére. Ellátó szakember Azon munkatársak, akik valamely Szakterületen Tevékenységeket hajthatnak végre. Kliens Klienstípus Gyermek/Tanuló Nevesített Csoport Nem nevesített Csoport Iskola/Óvoda Csoport Általános kliens Delegálás Meghatározza, hogy az adott Tevékenységnek, Szolgáltatási folyamatnak ki vagy kik az alanya(i). A klienseket tipizálja, ezzel megadja azt, hogy melyik kliensek milyen adatokat kell kezelni. Gyermek/Serdülő, akivel foglalkozunk a Tevékenység során. Gyermekek/Tanulók összetartozásának leírására szolgál, ahol a Csoport tagjai név szerint ismertek. Ha a Tevékenység alanya egy olyan Csoport, ahol nem ismeretek név szerint tagok. A KIR-ben nyilvántartott Intézményt kiválasztva megjelölhető annak egy konkrét csoportja (pl. 4.a osztály vagy Maci Csoport). Ha egy Tevékenység esetén nem tudjuk az alanyt egy fenti csoportba sem sorolni, akkor ezt adjuk meg és írjuk le szabadon a résztvevő(ke)t. Amennyiben egy felvett Tevékenység vagy Szolgáltatási folyamat felelősét nem jelölheti csak erre kijelölt személy, akkor a rendszerben ezt a rögzített elem Delegálásra vár állapotba történő állításával jelezzük. A delegálási jogosultsággal rendelkező felhasználó látja ezeket az elemeket, azokon beállítja a felelőst és Végrehajtás alatt állapotba állíthatja az elemet. 14/57

15 Fogalom Jóváhagyás Meghatározás Amennyiben egy Tevékenység vagy Szolgáltatási folyamat megvalósult és ennek ellenőrzése kijelölt felelőshöz kötött (pl. az Intézmény vagy a Szakterület felelős vezetője), akkor jóváhagyási joggal tudja Jóváhagyottra állítani az elemeket. 15/57

16 2. ALAPOK 2.1. Bejelentkezés Elérés: Lépések: Oktatas.hu portálon használt Felhasználónév és Jelszó megadása A felhasználó a rendszert webes felületen keresztül használja. Minden szakszolgálati dolgozó ugyanazt a rendszert éri el. Minden rendszerfunkció belépéshez kötött. Belépni a bejelentkezési adatok megadásával lehet, melyhez az Oktatas.hu portálon használt felhasználónév és jelszó használható. A böngésző elégséges a legtöbb funkciók használatához (kivételek: Elemzések, Office dokumentumok letöltése, szerkesztése) Jogosultság A rendszerhez való hozzáférést - a jogosultsági rendszerben foglaltak szerint - kiosztott jogosultságok biztosítják. Egy felhasználó egyidőben több szerepkörben, többféle jogosultsággal is rendelkezhet. Azaz a látható, elérhető funkciók és elemek tehát annak megfelelően jelennek meg, hogy a kiválasztott Intézménynél, Szakterületen a felhasználó mire jogosult Navigálás a rendszerben A rendszer megjelenítése során a következő alap építő elemekkel találkozunk: Navigációs elemek: szerepkörökkel kapcsolatos választó elemek fix, mindig látható a legfelső sáv jobb felén Intézményváltó Felhasználóváltó Adatkarbantartási felület 16/57

17 Szakszolgálati menü: aktív szerepkör által elérhető menüelemek (pl. Tevékenységek, Szolgáltatási folyamatok, Gyermekek/Tanulók, Csoportok, stb.) kék sáv, fix, mindig látható. Munkaterület: itt jelennek meg a rendszerben kezelt adatok. Intézményváltás Itt található a Szakszolgálati Intézmények listája, ha több Intézményben van valamilyen szerepköre a bejelentkezett felhasználónak. A bejelentkezett felhasználónak itt van lehetősége egy másik értéket beállítani. Amennyiben több jogosultsága is van, akkor módja van kiválasztani a MINDEN Intézmény sort is, amikor az intézmények összes elemét egyben látja. Felhasználóváltás A rendszerben lehet helyettesíteni egymást. Az Intézményi adatkarbantartó veheti fel, hogy melyik munkatársat ki, vagy kik helyettesítik. Ammenyiben a bejelentkezett felhasználó kapott ilyen helyettesítési jogosultságot, akkor itt választhatja ki, hogy melyik felhasználó nevében kíván dolgozni. 17/57

18 A kiválasztást követően a rendszert pont úgy, pont olyan jogosultságokkal éri el, és azokat az adatokat látja, mint a helyettesített kolléga. A saját adatait csak úgy éri el, ha a felhasználó váltással visszatér a saját felhasználójához. (Amennyiben a felhasználónak nincs helyettesítési joga, vagyis csak saját adminisztrációját végezheti, egy címkében megjelenik a bejelentkezett felhasználó felhasználóneve.) Adatkarbantartás Amennyiben a bejelentkezett felhasználónak van valamilyen intézményi adatkarbantartói jogosultsága, a fogaskerék ikont kiválasztva átválthat adatkarbantartó felületre. Az ehhez tartozó ismereteket az Intézményi Adatkarbantartó Felhasználói kézikönyve tartalmazza. Munkaterület Az egyes menükre kattintva általában egy LISTA oldalra érkezünk, a kiválasztott menü tartalma szerinti elemeket jeleníti meg valamilyen alapértelmezett nézet szerint. A lista általában lapokra tördelt, a lapozási gombokat pedig a lista alján találjuk meg. A lista nevével egy sorban találhatóak a listaműveleti gombok a jogosultságoknak megfelelően megjelenítve: Nézetváltás Rendezés Szűrés Listaelemek szerkesztése Nézetváltás Az adatok megjelenítését írja le, azaz hogy milyen sorrendben, milyen csoportosításban, milyen szűréssel legyenek láthatóak az elemek. A nézet nevére kattintva az lenyílik és ott további előkészített nézetekből választhatunk. Ha olyan megjelenítésre van szükségünk, amit kész nézet nem támogat, akkor mi magunk adhatunk meg további feltételeket Szűrés ill. Rendezés beállításával. 18/57

19 Rendezés A Rendezésre kattintva kiválaszthatjuk, hogy melyik rendelkezésre álló mező, milyen irányú rendezettsége szükséges. A rendezés gombra kattintva aktiválható. Ha a kiválasztott nézet csoportosítást tartalmaz, akkor maga a csoportosítás nem fog változni, hanem a csoporton belüli rendezettség módosul Szűrés A Szűrésre kattintva kiválaszthatjuk, hogy melyik rendelkezésre álló mező milyen tartalmára kívánjuk leszűrni a listánkat. Megnyitáskor bekészítve látjuk az épp aktív szűrést. Itt akár több mezőre egyidőben is beállítható szűrési érték, melyek ÉS kapcsolatban vannak egymással (azaz csak azok az elemek lesznek láthatóak, melyekre minden beállított feltétel igaz lesz) Több listaelem egyszerre történő szerkesztése Egy sor végén a jelölődobozban kijelölt elemeken a Szerkesztés gombra kattinva az elem valamely tulajdonsága (tulajdonságai) szerkeszthető. Egyszerre nem csak egy, hanem több, vagy - az Összes kijelölése gombbal - az összes kijelölt elemre is végrehajtható ez a szerkesztés. A szerkesztő ablakban jelzi a rendszer, hogy mennyi a kiválasztott elemek száma. Természetesen lehet csak az egyik tulajdonságot is megadni. 19/57

20 Ha a kiválaszott több elem közül nem mindegyiken lehet a kért műveletet végrehajtani (mert pl. vannak olyan állapotúak, amiknél nem engedélyezett a kért állapotba váltás), akkor a listára visszatérve piros kerettel jelöli meg azokat, melyek miatt sikertelen volt a szerkesztés (azokon az elemeken sem hajtódik végre a módosítás, amelyeknél egyébként végrehajtható lett volna). 20/57

21 Adatlapok szerkesztése Adatlap a rendszerben kezelt egyed tulajdonságait leíró adatok űrlapja. Ezek megjelenhetnek csak olvasásra ill. ha szerkesztő jogosultsággal (lásd: Szerepkörök áttekintése) rendelkezünk, akkor az olvasható adatlap tetején egy Szerkesztés gomb is látható. Ha a rendszerben egy új elem adatlapját töltjük ki és azt valamiért félbehagyjuk, akkor ha következőleg egy ugyanolyan elem esetében az Új gombra kattintunk, akkor a rendszer egy üzenetben felkínálja a félbehagyott adatlap szerkesztésének a folytatását. Értelemszerűen ekkor a Folytatom gombra kattintva bekészíti a már korábban beírt adatokat, illetve Mégsem művelet esetében egy teljesen új rögzítéshez kezdhetünk. 21/57

22 3. SZAKEMBEREK KULCSFUNKCIÓI 3.1. Intézmény választása Elérése: felső sor Intézményválasztás. A bejelentkezést követően a felhasználónak ki kell választania, hogy melyik elérhető Intézményben kíván a munkaterületen dolgozni. Amennyiben több Intézményben is van valamilyen jogosultsága, akkor: látja egyeként az Intézményeket és lát egy Minden intézmény sort is, ami ki is választható. Ekkor minden Intézmény és minden ahhoz tartozó jogosultság szerint elérhető Szakterületének adatát fogja egyben látni. A további szolgáltatások tehát ennek a kiválasztásnak megfelelően működnek, ez a lépés így nagy jelentőségű Melyik menüpontot válasszam? A rendszer egyik fő célja, hogy az Intézményekben folyó szakmai munkát leírja. Ennek alapköve a Tevékenység. Az Ellátó szakembereknek a Tevékenységek felvitelével kell a feladataikat rögzíteniük. Amennyiben ismétlődő a Tevékenység vagy egy cél érdekében végrehajtandó összefüggő Tevékenységsort hajtunk végre, akkor azt Szolgáltatási folyamatként rögzítjük a rendszerben. A Tevékenységek, illetve Szolgáltatási folyamatok alanya lehet egy Gyermek/Tanuló (Gyermek/Serdülő), vagy egy előre meghatározott, ún. Nevesített Csoport, vagy egy konkrét Iskola/Óvoda Csoport, illetve Nem nevesített csoport és Általános (egyéb), lásd: Klienstípusok. Ezen klienstípusok csoportosítják a felületen választható Klienseket, lásd: Kliensek áttekintése. Amennyiben Nevesített csoportra kívánunk rögzíteni, akkor ellenőrizni kell, hogy a csoportot az intézményi vagy szakterületi csoportfelelős létrehozta-e korábban. Ezt a Csoportok menüben tudjuk áttekinteni. 22/57

23 3.3. Tevékenységek A Tevékenység menüre kattintva a bejelentkezett felhasználó számára, az intézmény választóban beállított értéknek megfelelő elérhető Tevékenységek listát jelenti meg a rendszer a felhasználó jogosultságának megfelelő nézetben. Tevékenység lista A lista megjelenítése módosítható a Nézet váltásával, Szűrés, Rendezés módosításával. A lista szűrése a Szakterület és /vagy Szakszolgálati tevékenység és/vagy Állapot egy-egy értékének beállításával és a Szűrés gomb megnyomásával történhet. Ekkor a megjelenített listában az ott egyébként meglévő csoportosítás megtartásával csak a feltételnek megfelelő elemek jelennek meg a listába. A beállított szűrés a Tölés gomb megnyomásával egy gombbal törölhető. A listában megjelenő elemek közül egy vagy több kijelölhető. Az Összes kijelölése gombbal a látható összes elemen automatikusan bejelölődik a jobb szélen a jelölőablak. Ezekre a kijelölt elemekre a Szerkesztés gombbal csoportosan módosíthatóak a Felelős és/vagy Állapotértékek. Így van mód több Tevékenység egy lépésben történő átadására más felelős számára, ill. csoportosan lehet állapotot váltani az elemeken. A Felelős mezőbe olyan felhasználó választható, aki a kiválasztott intézmény és szakterület vonatkozásában rendelkezik Ellátó szakember jogosultsággal (lásd: Szerepkörök áttekintése). 23/57

24 Tevékenység állapotok A rendszerben az egyes szakszolgálati tevékenységek, illetőleg szolgáltatási folyamat típusok működtetése eltérhet annak megfelelően, hogy szükséges-e azok folyamatában delegálási, illetőleg jóváhagyási lépést végrehajtani. Pl. Szakértői Bizottsági szakszolgálati tevékenység esetén szükséges a jóváhagyási lépés. Ezek az állapotok csak akkor láthatóak a tevékenység adatlap állapot sávján, ha a tevékenység megadott szolgáltatási folyamattípusa olyan, ahol szükséges a delegálás és/vagy jóváhagyás működtetése. A magyarázó ábrán eltérő színnel kerülek jelölésre ezek az opcionális állapotok. Az egyes tevékenységek folyamatán értelmezett állapot értékek: Tervezett = alapértelmezett, a létrehozáskor felvett állapot. Delegálásra vár = ez az állapot jelzi a delegálói jogkörrel (lásd: Szerepkörök áttekintése) rendelkező felhasználóknak, hogy delegálási feladatuk van. Át kell tekinteniük a Tevékenység adatait, különös tekinttel a Felelősre és az időpontra, szükség esetén módosítania kell, majd a következő állapotba állítania. Végrehajtás alatt = ebben az állapotban vagyunk, amíg magával a Tevékenységgel, illetve annak adminisztrálásával foglalkozunk. Hiányos = nincs minden szükséges adat megadva, vagy nincs minden szükséges dokumentum feltöltve. Meghiúsult = ha a Tevékenységet nem sikerült végrehajtani valami miatt, pl. a Gyermek/Tanuló nem jelent meg az adott időpontban. Megvalósult = ha a Tevékenység sikeresen végrehajtásra került. Ha nincs jóváhagyás a folyamatban, akkor ezzel az állapottal zárul a sikeresen végrehajtott Tevékenység. Jóváhagyott = tulajdonképpen a lezárult Tevékenységet jelzi. A Tevékenység jóváhagyói jogosultsággal (lásd: Szerepkörök áttekintése) rendelkező felhasználó állíthatja ebbe az állapotba a Tevékenységet. A jóváhagyó ellenőrzi szakmailag a rögzített adatokat és azok teljes körűségét, illetőleg nyugtázza a tényleges megvalósítás tényét. 24/57

25 Lépései: Új Tevékenység felvitele Fejléc adatok megadása Kliens adatok megadása További adatok megadása Fejléc adatok megadása Egy Tevékenység mindig egy intézményhez, azon belül egy intézményi szakterülethez, illetőleg azon belül egy Szakszolgálati tevékenységhoz tartozik. Amennyiben a bejelentkezett felhasználó csak egy intézményt, illetőleg csak egy szakterületet ér el, akkor természetesen ezeket nem kell megadnia. Típusként csak olyan értéket választhat, ami az adott Szakterülethez rendeleten rendelkezésre áll. Amennyiben nem található a szükséges elem, akkor ezt jelezni kell az Intézményi módszertani szerepkörrel rendelkező felhasználó számára, aki kezdeményezni tudja az értékkészlet bővítését. Kliens kiválasztása, ahol az adott Szakszolgálati tevékenységhoz rendelt kliensek választhatóak. A kiválasztott kliens határozza meg a Tevékenység további adatait: Az Előző lépés gombbal lehet visszalépni és a már előbb kiválasztott értékeken módosítani, amennyiben azok módosíthatóak. Az itt (a fejlécben) megadott értékek a mentés után már nem módosíthatóak Kliens adatok megadása Szakszolgálati tevékenység szerint kiválasztható klienstípusokból a kívánt Kliens kiválasztása. Lásd: Kliens adatok megadása Tevékenység további adatainak megadása A kliens megadását követően lehet a további adatokat megadni. Ezek: Felelős = kötelező. Azokból az Ellátó szakemberből választhatunk, akik az adott intézmény, adott szakterületén rendelkeznek szakszolgálati szerepkörrel (lásd: Szerepkörök áttekintése). Amennyiben mi magunk Ellátó szakemberként vesszük fel a tevékenységet, akkor csak saját magunkat jelölhetjük meg felelősként. A választás név, illetve név töredékre történő kereséssel történik. Időpont = kötelező. Amikorra a Tevékenység végrehajtás tervezett. 25/57

26 Időtartam = kötelező, a tevékenységre szánt időtartam percekben megadva. Előfeltevés = nem kötelező. Amennyiben a Tevékenység valamilyen előfeltevéshez (gyanúhoz) rendelhető, akkor annak, azoknak a megadása. Több érték is választható. Leírás = nem kötelező. A Tevékenység megnevezése, rövid összefoglalója. Ez a mező segíti a listákban a Tevékenység pontos értelmezését. Megjegyzés = nem kötelező. Tevékenységgel kapcsolatos hasznos információk megosztásához. Adatok megadása után, mentéssel hozzuk létre a Tevékenységet. Annak további adatait a Tevékenység szerkesztésre nyitásával fogjuk tudni kezelni. Kliens adatok megadása Gyermek/Tanuló klienstípus Gyermek/Tanuló klienstípus további Kliensek összefoglaló megnevezése, a választható Kliensek: Kliensek áttekintése. Ha hatókörként Gyermek/Tanuló értéket választottunk, akkor szükséges a klienstípus mező KERES gombjára kattintva a Gyermek/Tanuló kikeresése. A kereső ablakban elérhető szolgáltatások: Gyorskeresés A Gyermek/Tanuló mezőbe beírt szótöredékre (viselt név) megjeleníti a felhasználó számára elérhető gyermekeket. A kiválasztás úgy történik, hogy a megjelenített találatokból a kívánt elemre kattintunk. Ha nem kapunk megfelelő találatot, akkor az adott gyermekhez még nincs jogosultságunk. Ilyenkor az intézményünknél Kliensfelelősi jogosultsággal (lásd: Szerepkörök áttekintése1.4.2) rendelkező felhasználót kell keresnünk. Ő veheti fel számunkra az adott gyermekkel kapcsolatos első tevékenységet. A későbbiekben erre a gyermekre már magunk is vehetünk fel újabb tevékenységket. A gyorskeresőben azok a gyermekek/tanulók választhatóak ki, amelyek a Gyermekek/Tanulók menüpont alatt is elérhetőek a felhasználó számára. (Lásd: Gyermek/Tanuló lista) Részletes keresés Csak a Kliensfelelősi jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el. Ennek a keresésnek az a célja, hogy ha a gyorskeresőben nem találtuk meg a klienst, akkor a KIR rendszerben tárolt adatokból kikereshető legyen. Megadhatjuk a Gyermek/Tanuló TAJ számát vagy Oktatási azonosító számát. Amennyiben 26/57

27 ezen adatok nem ismertek, tudunk a Gyermek/Tanuló természetes adatai alapján is keresni. Ekkor kötelezően megadandó a vezeték- és utónév, az anya vezeték- és utóneve, illetve a Gyermek/Tanuló születési dátuma és születési helye. Amennyiben több találat is van, akkor a megjelenített elemekből, azok további adataikból történő pontosítás után lehet rákattintással választani. Ha nincs találat, akkor a gyermek/tanuló nem azonosított a KIR rendszerben és az INYR rendszerben kell átmeneti kliensként felvenni. Átmeneti Gyermek/Tanuló felvétele Csak a Kliensfelelősi jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el. Amennyiben semmilyen adata alapján sem sikerült a klienst megtalálni, akkor átmeneti gyermek/tanulóként kell rögzítenünk. (Természetesen itt nem a KIR rendszerbe rögzítünk, hanem az INYR rendszerbe.) Ekkor a kiválasztott intézményhez vesszük fel a gyermek/tanulót. Az így felvett gyermek/tanulót átmeneti állapotúnak tekintjük mindaddig, amíg a KIR rendszerbe nem kerül felvételre, ott nem kap hivatalosan oktatási azonosítót és nem sikerül az ott kezelt adatai alapján azonosítanunk. Az azonosítás folyamat úgy történik, hogy az INYR rendszer minden éjjel automatikusan szétnéz a KIR-ben és kikeresi, hogy az átmeneti állapotú gyermek/tanulókkal egyező természetes adatokkal rendelkező személyt talált-e. Ha igen, akkor az INYR rendszerben az átmeneti gyermek/tanuló állapotát Megfeleltetésre váró-ra állítja. A tényleges megfeleltetés manuális művelet, a Kliensfelelősi jogosultsággal rendelkező felhasználó tudja elvégezni (Lásd:Szerepkörök áttekintése) 27/57

28 Átmeneti gyermek/tanuló felvétele esetén ismernünk kell a TAJ számát és a természetes adatait. Természetesen már rögzített TAJ számra nem enged a rendszer újabb klienst felvenni. A gyermek/tanuló más intézményekbeli adatai csak azt követően lesznek elérhetőek a rendszerben, ha a gyermek/tanuló minden érintett intézményben megfeleltetésre került Nevesített csoport klienstípus A klienstípus további Kliensek összefoglaló megnevezése, a választható Kliensek: Kliensek áttekintése. A Csoportnév mezőbe beírt szótöredékre megjeleníti a felhasználó számára elérhető csoportokat. A kiválasztás úgy történik, hogy a megjelenített találatokból a kívánt elemre kattintunk. Szerepkör Ellátó szakember (aki az adott intézmény, adott szakterületén rendelkezik szakszolgálati szerepkörrel) Intézményi szerkesztő Szakterületi szerkesztő Milyen nevesített csoportot választhat? az adott intézmény, adott szakterületén létrehozott csoport, ami akítv állapotú és aminek Ő a tulajdonosa, illetőleg valamely tevékenység vagy szolgáltatási folyamat felelőse, ahol az adott csoport a klienstípus. azokból a csoportokból választhat, amik az adott intézménynél aktív állapotúak azokból a csoportokból választhat, amik az adott intézményl adott szakterületén aktív állapotúak 28/57

29 Ha itt a keresőben nem található a kívánt Csoport, akkor a Csoportok menüben kell ellenőrizni, hogy létezik-e, ha igen, akkor milyen állapotban van (Lásd: Csoport lista). Ha a Csoport nem található a Csoportok menüben sem, akkor az Intézményi vagy szakterületi Csoportfelelelősi jogosultsággal rendelkező felhasználót kell megkeresni. Neki van joga új Csoportot létrehozni vagy meglévő Csoport esetén a Tulajdonost módosítani. Ha a Csoport létezik, csak nem megfelelő az állapota (nem Aktív), akkor azt vagy a csoport Tulajdonosa, vagy az intézményi vagy szakterületi csoportfelelős tudja módosítani. (lásd: Állapotváltás) Nem nevesített csoport klienstípus A klienstípus további Kliensek összefoglaló megnevezése, a választható Kliensek: Kliensek áttekintése. Nem nevesített csoport klienstípus esetén, olyan csoporttal dolgozunk, ahol a tagokat nem ismerjük név szerint, vagy nem kell így megadnunk. Az ilyen csoportokat nem tarjuk nyilván a Csoportok menüben, csak alkalmanként az adott Tevékenységhez rendelve hozzuk létre (azaz egy nem nevesített Csoport csak egyszer használható). A keresés gombra kattintva a nem nevesített csoportnak nevet adunk Iskola/Óvoda csoport klienstípus A klienstípus további Kliensek összefoglaló megnevezése, a választható Kliensek: Kliensek áttekintése. Ez a klienstípus egy konkrét oktatási-nevelési Intézmény adott csoportját fedi. Itt a keresésre kattintva kézzel beírva meg kell adnunk a Csoport elnevezését pl. 6.a. osztály vagy Maci Csoport, és ki kell választanunk az Intézményt. Az Intézmény kereséséhez annak nevét, illetőleg szótöredékét kell beírnunk, amikor is megjelennek a találatok. Minél pontosabb a beírt elnevezés, annál pontosabb a találat. A kiválasztás az adott elemre történő kattintással történik Általános klienstípus A klienstípus további Kliensek összefoglaló megnevezése, a választható Kliensek: Kliensek áttekintése. A keresés gombra kattintva adunk egy nevet és kategorizáljuk. A Kategória mező Autocomplete, azaz előre definiált listából választhatunk, annak részletének beírásával. 29/57

30 Tevékenységek kezelése A Tevékenység lista egy elemére kattintva léphetünk be a Tevékenység adatlapjára. Itt érhetőek el a szerkesztési, törlési műveletek és a Tevékenyég egyéb módszertani leíró adatai Állapotváltás A Tevékenység épp aktuális állapota sötét háttérrel, míg az ebből az állapotból felvehető, választható állapotok közép kék háttérrel jelöltek. Halványkék színnel a nem választható állapotokat látjuk. Bizonyos állapotváltásokat csak bizonyos irányítási szerepkörökből lehet elérni. Ezek a Delegálás és a Jóváhagyás műveletei Tevékenység delegálása Az Intézményi vagy Szakterületi delegálási irányítási szerepkörrel rendelkező felhasználó számára engedélyezett művelet. Más felhasználók számára nem engedélyezett állapotváltás. Ez egy speciálisan kezelt állapotváltás, amikor Delegálásra váró állapotú Tevékenységek állapota változtatható Végrehajtás alatt vagy Megvalósult állapotra. Ez akkor lehet szükséges, ha az adott szakszolgálati tevékenységnél az a beállítás, hogy szükséges a delegálás, azazhogy a Tevékenységek felelősét, időpontját a delegálásért felelős delegáló felhasználó állítja be, azaz gyakorlatilag ezzel a művelettel osztja ki a feladatot Tevékenység jóváhagyása Az Intézményi vagy Szakterületi jóváhagyási irányítási szerepkörrel rendelkező felhasználó számára engedélyezett művelet. Más felhasználók számára nem engedélyezett állapotváltás. Ez egy speciálisan kezelt állapotváltás, amikor Jóváhagyott állapotra állíthatóak a Megvalósult állapotú Tevékenységek. Ez akkor lehet szükséges, ha az adott szakszolgálati tevékenységnél az az elvárás, hogy a Tevékenységek akkor jelenthetőek készre, ha azt egy ezért felelős felhasználó (jóváhagyó) látta, ellenőrizte, jóváhagyta pl. ellenőrizte, hogy szakmailag helyesen kitöltött, a szükséges dokumentumok is feltöltésre kerültek, a feladatot akkor és úgy hajtották végre, ahogy az rögzítésre került Szerkesztés Szerkesztés funkcióra a Tevékenység aktuális állapotához tartozóan szerkeszthető mezői aktívvá válnak. Természetesen lehet olyan tevékenység állapot, amikor nem lehet szerkeszteni az elemet. Ekkor jelennek meg az adatlapon a Klienstípus és Szakszolgálati tevékenység függő adatsorok. Ilyenek: Szülő/gondviselő (fő) Család jelen volt Gyermek/ tanuló jelen volt Esélyegyenlőségi szakember jelen volt Kliensként résztvevő szakemberek Közreműködő szakemberek Létszám Előfeltevés 30/57

31 Szakember választáshoz először a szakember intézményét kell kiválasztanunk az intézmény nevének szótöredéke keresése és a találatokból a keresett intézmény kiválasztásával. Ezt követően a szakember nevének szótöredékét kell beírnunk, majd a megjelenő elemekből egyre rákattintva kiválasztanunk a kívánt elemet. A listában itt a kiválasztott intézményhez tartozó tetszőleges szakember hozzárendelhető. Ez a szakember kiválasztás nem ad jogosultságot a megnevezett szakembernek a tevékenységhez, csupán adminisztrációs, elemzési célokat szolgál. 31/57

32 Az adatlapon az is látható, hogy ki és mikor módosította utoljára az elemet Szolgáltatási folyamathoz rendelés Lehetőség van a Tevékenységet a megfelelő Szolgáltatási folyamathoz rendelni. A Folyamathoz rendel műveletet követően, a rendszer felajánlja a választható Szolgáltatási folyamatok listáját. Azon Szolgáltatási folyamat jelenik meg a listában, amelyek a Tevékenységgel: azonos Kliensű állapota Tervezett vagy Végrehajtás alatt és a Szolgáltatási folyamattípusa (a protokoll adminisztrátor felületen karbantartott értékkészlet listában) a Tevékenység Szakszolgálati tevékenységéhez rendeltek Törlés Törlés esetén a Tevékenység minden kapcsolt adatával együtt törlésre kerül. A Töröl gombra kattintva a rendszer megerősítést kér és azt követően hajtja végre a törlést. Törlésre általában az és akkor jogosult, aki és amikor a szerkesztésre jogosult Csatolmányok Itt lehet a Tevékenységhez tartozó dokumentumokat a rendszerbe feltölteni. Figyelem, a feltöltött anyagok csak tárolásra kerülnek, innen csak letölteni lehet, ezen a helyen nem lehet szerkeszteni! Azaz ha módosítás szükséges, akkor le kell tölteni, a számítógépünkön módosítani és a módosított fájlt újra fel kell tölteni. Ha a régi példány már nem szükséges, akkor azt innen a feltöltöttek közül törölni kell. Feltöltés lépései: Új elemre kattintás csatolandó dokumentum típusának kiválasztása a listából 32/57

33 csatolmány megnevezésének megadása fájl tallózása Feltöltésre kattintás A törléshez a dokumentum sorának a végén található X jelre, majd a megerősítésnél a Törlés gombra kell kattintani. A letöltéshez a dokumentum nevére kattintva menthetjük tetszőlegesen a dokumentumot. Új csatolmányok felvétele illetőleg törlése csak a Tevékenység szerkeszthető állapotaiban elérhető funkciók Jelenléti ív Ez a funkció csak Nevesített csoport klienstípus esetén működik. Szerepe, hogy a Csoportnál megadott tagokat (lásd: Csoporttagok kezelése) ide bekészítse és azok részvételét jelölni lehessen. Az Alaphelyzet művelet a Csoport aktuálisan Tag állapotú klienseit bekészíti a listába. Ha volt már korábban itt adat, akkor rá fog kérdezni, hogy mit tegyen. Megerősítés esetén törölni fogja listát és újra írja az aktuális tagokkal, az alapértelmezett Nem jelent meg állapottal!! 33/57

34 Összes kijelölése funkcióval minden tag egyszerre kipipálható, majd a Szerkesztés gombbal a jelenlét csoportosan állítható. Az egyes tagok jelenléti adata egyenként is szerkeszthető, illetve megjegyzéssel ellátható, ha a névre kattintva lenyitjuk az elemet és ott a Szerkeszt műveletet választjuk. A Jelenléti ív akkor szerkeszthető a fenti módon, amíg maga a Tevékenység is szerkeszthető Módszertani leírás Ezen a felületen a Tevékenység során érintett területeket, módszereket, eszközöket, és eszköztárakat adhatjuk meg. Tetszőleges számú elemet felvehetünk, azonban választani csak a kiválasztott szakszolgálati tevékenységhez rendelt értékkészletekből lehet. Az ugyanis meghatározza, hogy az adott Tevékenység során módszertanilag mik támogatottak. A felvétel logikai sorrendben történhet, azaz: először legalább egy TERÜLETet kell választanunk. A választható területek listája a szakszolgálati tevékenységtől függ. a kiválasztott terület(ek)hez már rendelhetünk MÓDSZEReket. A kiválasztható elemek listáját a területekhez rendelt módszerek határozzák meg. ha már módszereket is megadtunk, akkor választhatunk hozzá eszköztárakat, eszközöket is. Ezek választható listáját a módszerek, területek határozzák meg. A felvett elemek törölhetőek is, ha az elemet lenyitjuk és az ott elérhető Töröl gombra kattintunk. Amennyiben egy felsőbb szintű elemet törlünk, pl. egy területet vagy módszert, akkor a hozzá tartozó eszköztár és/vagy eszköz elemek is törlésre kerülnek. 34/57

35 Ha a rendelkezésre álló értékkészletekben nem találjuk meg a szakmailag szükséges értéket, akkor meg kell keresünk az Intézményi módszertani javaslattevő jogosultsággal rendelkező személyt. A Terület, Módszer, Eszköztár értékkészletek központilag kezeltek, ezek bővítésére Ő tehet javaslatot, míg az Eszközök intézményi szinten kezeltek, azokat az Intézményi Értékkészlet kezelő tudja módosítani (Lásd: Intézményirányítási szerepkörök) Űrlap Az űrlapok jelen megvalósításban nem elérhető funkció. A Tevékenységhez kitölthető űrlapok rendelhetőek. Ilyen űrlapsablonokat a rendszerben az INYR rendszer űrlapok szerkesztéséért felelős adminisztrátora központilag tud készíteni. Az űrlapsablonokat szakszolgálati tevékenységhez, szolgáltatási folyamatípushoz vagy módszerhez rendelhetőek. Amikor Tevékenységnél űrlapot választunk, akkor azokat az elemeket látjuk, melyek a kiválasztott szakszolgálati tevékenységhez vagy ha van, akkor a hozzá rendelt módszerhez, módszerek valamelyikéhez tartoznak. Új elemre kattintva lehet felvenni új űrlapot. Ki kell választani az űrlap típusát, majd az űrlap adatait kell kitölteni és menteni. Típus választás: 35/57

36 Űrlap kitöltése: A mentett űrlap szerkeszthető és törölhető is mindaddig, amíg magának a Tevékenységnek az állapota ezt lehetővé teszi, azaz amíg maga a Tevékenység szerkeszthető. A rendszer engedi tetszőleges számú azonos nevű űrlap felvételét. Ha valamely űrlap már felesleges, akkor a az űrlap nevére kattintva az ott elérhető Töröl gombbal tudjuk törölni. Egy már használatban lévő űrlap sablonja időközben is módosulhat. Ebben az esetben a már kitöltött űrlapok tartalma nem változik, csak az űrlap újabb Új űrlap funkcióval létrehozott példányaiban lesz látható a változás. Ilyen esetben nem elvárt, hogy a régi űrlapot kitöröljük, készítsünk újat és azt újra töltsük ki, hanem megtarthatjuk a régebben kitöltött űrlapot, mivel ez nem okoz a rendszerben problémát Zárolás A tevékenységlapon megjelenik egy zárolások tab, amennyiben a tevékenység hatóköre Kliens vagy nevesített csoport. A tabon az ellátó szakember vagy az intézményi szerkesztő Új zárolás létrehozását tudja kezdeményezni, amely zárolás a kiválasztott tevékenységre vonatkozik. A Tabon valamennyi a tevékenységhez kapcsolódó zárolás megjelenik Szolgáltatási folyamatok A Szolgáltatási folyamatok menüre kattintva a bejelentkezett felhasználó számára elérhető Szolgáltatási folyamatok listát jeleníti meg a rendszer a felhasználó számára elérhető nézetnek megfelelően. Szolgáltatási folyamat lista A lista megjelenítése módosítható a Nézet váltásával, Szűrés, Rendezés módosításával. 36/57

37 A lista szűrése a Szakterület egy értékének beállításával és a Szűrés gomb megnyomásával történhet. Ekkor a megjelenített listában az ott egyébként meglévő csoportosítás megtartásával csak a feltételnek megfelelő elemek jelennek meg a listába. A beállított szűrés a Törlés gomb megnyomásával egy gombbal törölhető.a listában megjelenő elemek közül egy vagy több kijelölhető. Az Összes kijelölése gombbal a látható összes elemen automatikusan bejelölődik a jobb szélen a jelölő ablak. Ezekre a kijelölt elemekre a Szerkesztés gombbal csoportosan módosíthatók a Felelős és/vagy Állapot értékek. Így van mód több Szolgáltatási folyamat egy lépésben történő átadására más felelős számára, illetőleg csoportosan lehet állapotot váltani az elemeken. Szolgáltatási folyamat állapotok Az egyes Szolgáltatási folyamatok folyamatán értelmezett állapot értékek: Tervezett = alapértelmezett, a létrehozáskor felvett állapot. Delegálásra vár = ez az állapot jelzi a delegálói jogkörrel (lásd: Szerepkörök áttekintése) rendelkező felhasználóknak, hogy delegálási feladatuk van. Át kell tekinteniük a Szolgáltatási folyamat adatait, különös tekinttel a Felelősre és az időpontra, szükség esetén módosítania kell, majd a következő állapotba állítania. Végrehajtás alatt = ebben az állapotban vagyunk, amíg magával a Szolgáltatási folyamattal, illetve annak adminisztrálásával foglalkozunk. Hiányos = nincs minden szükséges adat megadva, vagy nincs minden szükséges dokumentum feltöltve. Meghiúsult = ha a Szolgáltatási folyamatot, az abban felvett Tevékenységsort nem sikerült végrehajtani valami miatt. Megvalósult = ha a Szolgáltatási folyamat minden Tevékenysége megvalósult, (jóváhagyásra került) vagy meghiúsult és minden, a Szolgáltatási folyamathoz előírt dokumentáció feltöltésre került. Ha nincs jóváhagyás a folyamatban, akkor ezzel az állapottal zárul a sikeresen végrehajtott Szolgáltatási folyamat. Jóváhagyott = a Szolgáltatási folyamat jóváhagyói jogosultsággal (lásd: Szerepkörök áttekintése) rendelkező felhasználó állíthatja ebbe az állapotba a Szolgáltatási folyamatot. A jóváhagyó ellenőrzi szakmailag a rögzített adatokat és azok teljes körűségét, illetőleg nyugtázza a tényleges megvalósítás tényét. 37/57

38 Lépései: Új Szolgáltatási folyamat felvitele Fejléc adatok megadása Kliens adatok megadása További adatok megadása Fejléc adatok megadás Egy Szolgáltatási folyamat mindig egy Intézményhez, azon belül egy Intézményi Szakterülethez, illetőleg azon belül egy Szolgáltatási folyamat típushoz tartozik. Amennyiben a bejelentkezett felhasználó csak egy Intézményt, illetőleg csak egy Szakterületet ér el, akkor természetesen ezeket nem kell megadnia. Típusként csak olyan értéket választhat, ami az adott Szakterülethez rendelten rendelkezésre áll. Ezután a klienstípus kiválasztása következik, ahol az adott Szolgáltatási folyamattípushoz rendelt klienstípusok választhatóak. A kiválasztott klienstípus határozza meg a Szolgáltatási folyamat további adatait. Az Előző lépés gombbal lehet visszalépni és a már előbb kiválasztott értékeken módosítani. Itt a fejlécben megadott értékek amentés után már nem módosíthatóak Kliens adatok megadása Szolgáltatási folyamat típus szerint kiválasztható klienstípusokból a kívánt kliens kiválasztása. Lásd: Klienstípus adatok megadása Szolgáltatási folyamat további adatainak megadása A klienstípus megadását követően lehet a további adatokat megadni. Ezek: Felelős = kötelező, az adott Intézmény, adott Szakterületen szakszolgálati szerepkörrel rendelkező Ellátó szakemberek közül a név, illetve név töredékre történő kereséssel választhatunk. Amennyiben mi magunk ilyen Ellátó szakemberként rögzítjük a tevékenségláncot, akkor csak magunkat adhatjuk meg felelősként. Kezdés időpontja = kötelező. A Szolgáltatási folyamat megkezdésének napja Lezárás időpontja = nem kötelező. Tervezett időpont, ameddig a Szolgáltatási folyamatot tervezzük befejezni Gyakoriság = kötelező. Hány alkalommal tervezzük a Tevékenység végrehajtását. Alkalom hossza = kötelező. Egy-egy alkalom, foglalkozás hossza. 38/57

39 Leírás = kötelező. A Szolgáltatási folyamat megnevezése, rövid összefoglalója. Ez a mező segíti a listákban a Szolgáltatási folyamat pontos értelmezését, ill. a hozzá tartozó Tevékenységek adatlapján a lánc azonosítását. Megjegyzés = nem kötelező. Tevékenységgel kapcsolatos hasznos információk megosztásához. Adatok megadása után, mentéssel hozzuk létre a Szolgáltatási folyamatot. Annak további adatait a Szolgáltatási folyamat szerkesztésre nyitásával fogjuk tudni kezelni. Itt kell meghatározni, hogy milyen Tevékenységekből fog felépülni a folyamat. Tevékenységek folyamathoz rendelése, kezelése Az azonosított Szolgáltatási folyamathoz tetszőleges számú Tevékenység hozható létre. A Tevékenységek létrehozása, kezelése szinte megegyezik a Tevékenységek menüben leírtakkal. Fő különbséget az jelent, hogy a Tevékenység fejléc adatainál az Intézmény, a Szakterület és a kliens nem módosítható értékek, hiszen azt már a Szolgáltatási folyamatnál megadtuk és a hozzátartozó Tevékenységeknél más értékük nem lehet. A Szolgáltatási folyamatnál kezelt Tevékenységek megjelennek a Felelősöknek a Tevékenységek menüpont alatt is, egy lánc ikonnal jelölve, hogy Szolgáltatási folyamathoz tartozó Tevékenységről van szó. Szolgáltatási folyamat kezelése A Szolgáltatási folyamat lista egy elemére kattintva léphetünk be a Szolgáltatási folyamat adatlapjára. Itt érhetőek el a szerkesztési, törlési és a szolgáltatási folyamat egyéb járulékos adatai Állapotváltás Az épp aktuális állapota sötét háttérrel, míg az ebből az állapotból felvehető, választható állapotok közép kék háttérrel jelöltek. Halványkék színnel a nem választható állapotokat látjuk. Ezek a Delegálás és a Jóváhagyás műveletei Szolgáltatási folyamat delegálása Az Intézményi vagy Szakterületi delegálási irányítási szerepkörrel rendelkező felhasználó számára engedélyezett művelet. Más felhasználók számára nem engedélyezett állapotváltás. Ez egy speciálisan kezelt állapotváltás, amikor Delegálásra váró állapotú Tevékenységek állapota változtatható Végrehajtás alatt vagy Megvalósult állapotra. Ez akkor lehet szükséges, ha az adott Intézmény, Szakterület úgy működik, hogy a Szolgáltatási folyamatok felelősét egy másik, ezért felelős felhasználó állítja be és ezzel a művelettel osztja ki Szolgáltatási folyamat jóváhagyása Az Intézményi vagy Szakterületi jóváhagyási irányítási szerepkörrel rendelkező felhasználó számára engedélyezett művelet. Más felhasználók számára nem engedélyezett állapotváltás. Ez egy speciálisan kezelt állapotváltás, amikor Jóváhagyott állapotra állíthatóak a Megvalósult állapotú Szolgáltatási folyamatok. Ez akkor lehet szükséges, ha az adott Intézmény, Szakterület úgy működik, hogy a Szolgáltatási folyamatok akkor jelenthetőek készre, ha azt egy ezért felelős felhasználó látta, ellenőrizte, jóváhagyta pl. ellenőrizte, hogy szakmailag helyesen kitöltött, a szükséges dokumentumok is feltöltésre kerültek, a feladatot akkor és úgy hajtották végre, ahogy az rögzítésre került. 39/57

40 Szerkesztés Szerkesztés funkcióra a Szolgáltatási folyamat aktuális állapotához tartozóan szerkeszthető mezői aktívvá válnak. Természetesen lehet olyan állapot, amikor már nem szerkeszthető. Ezen a felületen az is látható, hogy ki és mikor módosította utoljára az elemet Törlés Törlés esetén a szolgáltatási folyamatszolgáltatási folyamat minden kapcsolt adatával, azaz összes hozzátartozó tevékenységével és egyéb adataival együtt törlésre kerül. A Töröl gombra kattintva a rendszer megerősítést kér és azt követően hajtja végre a törlést. Törlésre általában az és akkor jogosult, aki és amikor a szerkesztésre jogosult Csatolmányok Lásd: Csatolmányok Módszertani leírás Lásd: Módszertani leírás Űrlap Lásd: Űrlap Zárolás Lásd: Zárolás Gyermekek/Tanulók Gyermek/Tanuló lista A Gyermekek/Tanulók menüre kattinva a bejelentkezett szakemberhez aktívan hozzárendelt Gyermek/Tanuló listát jelenít meg a rendszer, az felhasználó számára elérhető nézetnek megfelelően. 40/57

41 A gyermek/tanuló listában az egyes szerepkörök a következő gyermek/tanulókat látják: Szerepkör Ellátó szakember Intézményi, Szakterületi szerkesztő Intézményi kliensfelelős Intézményi, Szakterületi delegáló Intézményi, Szakterületi jóváhagyó Milyen klienseket lát? Valamennyi gyermek/tanuló, aki közvetlenül vagy egy csoporton keresztül olyan tevékenység vagy szolgáltatási folyamat klienstípusa, amelynek a felhasználó a felelőse. Valamennyi gyermek/tanuló, aki olyan csoport tagja, amelynek a felhasználó a tulajdonosa. Valamennyi gyermek/tanuló, aki olyan csoport tagja, ami valamely olyan tevékenység, szolgáltatási folyamatszolgáltatási folyamat klienstípusa, aminek a felelőse az ellátó szakember, viszont magának a csoportnak nem tulajdonosa. Valamennyi gyermek/tanuló, aki közvetlenül vagy egy csoporton keresztül olyan tevékenység vagy szolgáltatási folyamat klienstípusa, amely a felhasználó intézményéhez vagy szakterületéhez tartozik. Valamennyi gyermek/tanuló, aki az Intézmény vagy szakterülethez tartozó csoport tagja. Valamennyi gyermek/tanuló, aki közvetlenül vagy egy csoporton keresztül olyan tevékenység vagy szolgáltatási folyamat klienstípusa, amely a felhasználó intézményéhez tartozik. Valamennyi gyermek/tanuló, aki az Intézményhez tartozó csoport tagja. Valamennyi gyermek/tanuló, aki közvetlenül vagy egy csoporton keresztül olyan tevékenység vagy szolgáltatási folyamat klienstípusa, amelynek a felhasználó intézményéhez vagy szakterületéhez tartozik és állapota Delegálásra vár. Valamennyi gyermek/tanuló, aki közvetlenül vagy egy csoporton keresztül olyan tevékenység vagy szolgáltatási folyamat klienstípusa, amelynek a felhasználó intézményéhez vagy szakterületéhez tartozik és jóváhagyásra vár, azaz Megvalósult állapotú. Intézményi, Szakterületi csoportfelelős Valamennyi gyermek/tanuló, aki bármely, az intézményhez, annak szakterületéhez tartozó csoport tagja. 41/57

42 Gyermek/Tanuló státuszok Egy Gyermek/Tanuló státusza lehet: Megfeleltetett (ez nem jelenik meg narancs színű címkén) = sikeresen azonosításra került a KIR rendszerrel és onnan átvételre kerültek a Gyermek/Tanuló adatai. Ezt az állapotot nem jelzi címkével a rendszer. Ilyenkor a KIR-ből átvett adatait az INYR rendszerben nem lehet szerkeszteni. Átmeneti = ha még a részletes keresővel sem sikerült megtalálni a gyermeket (mivel még nem szerepel a KIRben), akkor az Intézményi Kliensfelelős jogosultsággal rendelkező felhasználó tud felvenni átmeneti gyermek/tanulót. Ilyenkor az adatok INYR rendszerben kezeltek és ezért szerkeszthetőek is. Ekkor Átmeneti címkét kap. Megfeleltetendő = ha az átmeneti gyermek/tanuló felvétele funkcióval korábban felvett gyermekhez az időzítetten, a háttérben futó megfeleltetési eljárás talál a KIR rendszerben azonosnak vélelmezett gyermek/tanulót. Maga a tényleges megfeleltés manuális, tudatosan tevékenység, amit az Intézményi kliensfelelősi jogosultsággal (lásd: Szerepkörök áttekintése) rendelkező felhasználó hajthat végre. A megfeleltetésig még a helyben kezelt Gyermek/Tanuló adatok szerkeszthetőek. Gyermek/Tanuló adatok kezelése Az Intézményi kliensfelelős irányítási szerepkörben lévő felhasználó kezelheti a Gyermek/Tanuló adatokat: Szerkesztés Átmenetileg felvett Gyermekek/Tanulók KIR megfeleltetése Gyermek/Tanuló adatok szerkesztése Ha még nem történt meg a megfeleltetés, akkor szerkesztőek a Gyermek/Tanuló fejléc adatai, kivéve a rendszer által adott átmeneti oktatási azonosító kódot. 42/57

43 Átmenetileg felvett Gyermekek/Tanulók KIR megfeleltetése A megfeleltetés során megtörténik az INYR-ben megadott adatokkal ideiglenesen nyilvántartott (azaz a korábban a KIRben nem megtalált) Gyermek/Tanuló adatainak felülírása a KIR-ben szereplő adatokkal az egységes (a KIR-ben, mint alaprendszerben történő) nyilvántartás érdekében. Az átmenetileg felvett Gyermek/Tanuló adatlapján a Megfeleltetés gombra kattinva, a felhasználó kiválaszthatja a rendszer által felkínált lehetőségek közül a megfelelő Klienst. A megfeleltetés során a KIR-ből származó adatokkal felülírja a rendszer az átmenetileg az INYR-ben rögzített Gyermek/Tanuló adatokat. A Megfeleltetést nem lehet visszavonni, illetve a törölni. Amennyiben helytelenül történt, akkor az INYR rendszer üzemeltetéséért felelős informatikai szakemberek felé kell ezt jelezni. Ha egy gyermek/tanuló nem található meg a KIR rendszerben, akkor minden egyes intézménynél, ahol a gyermek/tanuló érintett, fel kell venni átmeneti kliensként. Természetesen így a megfeleltetést is minden intézménynél szükséges elvégezni. Akkor lehet egy gyermek/tanuló adatait más intézményekre vonatkozóan is elérni, ha a gyermek/tanuló minden érintett intézménynél megfeleltetésre került. Gyermek/Tanuló részletes adatok A kiválasztott gyermek/tanuló rendszerbeli adatainak gyűjteménye a gyermekhez jogosultsággal rendelkező felhasználók közül azok számára érhető el, akik közvetlenül felelősei, tulajdonosai a gyermek/tanulónak. A részletes adatokat tehát azok érik el, akik a gyermeket elérik, kivéve azt az esetet - ha egy ellátó szakember azért látja a gyermeket, mert van olyan tevékenység, szolgáltatási folyamat, aminek Ő a felelőse és egy olyan csoport a klienstípusa, amiben az adott gyermek/tanuló tag, miközben magának a csoportnak nem az adott szakember a tulajdonosa Gyermekhez tartozó Tevékenységek, Szolgáltatási folyamatok A Gyermek/Tanuló adatlapján lehetőség van megtekinteni a Gyermekhez tartozó Tevékenységeket és Szolgáltatási folyamatokat. Amennyiben a gyermek/tanuló megfeleltetett, akkor minden érintett intézmény minden tevékenysége, szolgáltatási folyamata olvasható módon elérhető. 43/57

44 Amennyiben a gyermek/tanuló még átmeneti vagy megfeleltetésre váró, akkor csak az intézményválasztóban kiválasztott intézményre vonatkozó tevékenységei, szolgáltatási folyamatai láthatóak Törvényes képviselő Amennyiben szükséges, rögzíthetőek a Gyermek/Tanuló törvényes képviselői. Rögzítéskor a törvényes képviselő természetes adatai megadhatóak. Szerkesztéhez joga van minden olyan felhasználónak, aki magát ezt a munkalapot látja. Ezek az adatok a gyermek/tanuló minden állapotában szerkeszthetőek. Megadható adatok a következők: Név (kötelező mező) Születési név Anyja neve Születési hely Születési idő Megjegyzés pl. itt javasolt a törvényes képviselő típusá megadni pl. édesapa, gyám stb. 44/57

45 Kapcsolatok Lehetőség van a Gyermek/Tanuló kapcsolatainak rögzítésére, akik valamilyen úton-módon kapcsolatba kerültek a Klienssel és az ellátási folyamat során hasznos lehet a személyük, elérhetőségük ismerete Szerkesztéhez joga van minden olyan felhasználónak, aki magát ezt a munkalapot látja. Ezek az adatok a gyermek/tanuló minden állapotában szerkeszthetőek. Megadható a kapcsolat Neve, ill. egy Leírás mezőben bármilyen szükséges információt megadhatunk Észlelés A Kliennsel kapcsolatos megfigyelések, tapasztalások és erős javaslatok rögzítése. 45/57

46 Több okból is történhet: ki, mikor vette először észre, hogy, mik voltak a Gyermek/Tanuló körülményei szeretnénk, hogy egy másik területen dolgozó szakember megvizsgálná a Klienst egy további vizsgálatot vagy fejlesztést javasolunk egy másik területen Szerkesztéhez joga van minden olyan felhasználónak, aki magát ezt a munkalapot látja. Ezek az adatok a gyermek/tanuló minden állapotában szerkeszthetőek Zárolás A gyermek/tanuló zárolás célja, hogy egy gyermek/tanuló összes adata csak az adott intézményen belül legyen elérhető, azaz más intézmények ne lássák, hogy ebben az intzéményben mi történik a klienssel. A zárolást kezdeményezni és kérelmezni lehet, amit az Intézményi szerkesztői jogosultsággal rendelkező felhasználó(k) bírálnak el és adják ki a tényleges zárolást. Gyermek/Tanuló zárolást az a felhasználó kezdeményezhet, akinek egyébként a gyermek/tanuló adataihoz szerkesztési joggal fér hozzá (pl. Törvényes képviselő, Észlelések). A zárolás kezdeményezés művelete a a Gyermekek/Tanulók menüben, a gyermek/tanuló listában kiválasztott gyermek/tanuló Zárolás munkalapján történik. A munkalapon az adott klienssel kapcsolatosan korábban rögzített zárolások láthatóak egy listában. Ezek közül csak a Terv állapotú elemek szerkeszthetőek (ez az, amit már létrehoztam, de még nem küldtem el), míg az elküldött elemek, azok állapotváltozási megtekinhetőek. 46/57

47 3.6. Csoportok Ez a menü a Nevesített csoportok kezelésére szolgál. Az Intézményi és a Szakterületi csoportfelelősnek van joga létrehozni nevesített csoportokat. A Csoportok menüre kattintva az elérhető Csoportok listája jelenik meg a kiválasztott nézet szerint. A Csoport listában az egyes szerepkörök a következő csoportokat látják: Szerepkör Ellátó szakember Milyen csoportot lát? Valamennyi csoport, amely olyan tevékenység vagy szolgáltatási folyamat klienstípusa, amelynek a felhasználó a felelőse. Valamennyi csoport, amelynek az Ellátó szakember a tulajdonosa Intézményi, Szakterületi szerkesztő Valamennyi csoport amely a felhasználó intézményéhez vagy szakterületéhez tartozik. Intézményi, Szakterületi delegáló Intézményi, Szakterületi jóváhagyó Valamennyi csoport, amely olyan tevékenység vagy szolgáltatási folyamat klienstípusa, amelynek a felhasználó intézményéhez vagy szakterületéhez tartozik és állapota delegálásra vár. Valamennyi csoport, amely olyan tevékenység vagy szolgáltatási folyamat klienstípusa, amelynek a felhasználó intézményéhez vagy szakterületéhez tartozik és jóváhagyásra vár, azaz Megvalósult állapotú. 47/57

48 Szerepkör Milyen csoportot lát? Intézményi, Szakterületi csoportfelelős Valamennyi csoport amely a felhasználó intézményéhez vagy szakterületéhez tartozik. Csoport lista A lista megjelenítése módosítható a Nézet váltásával, Szűrés, Rendezés módosításával. A listában megjelenő elemek közül egy vagy több kijelölhető. Az Összes kijelölése gombbal a látható összes elemen automatikusan bejelölődik a jobb szélen a jelölőablak. Ezekre a kijelölt elemekre a Szerkesztés gombbal csoportosan módosíthatók a Tulajdonos és/vagy Állapotértékek. Így van mód több Csoport egy lépésben történő átadására más tulajdonos számára (állapottól függően), ill. csoportosan lehet állapotot váltani az elemeken. Ezekre a műveletekre csak az adott csoportokhoz Intézményi vagy szakterület csoportfelelősi joggal rendelkező felhasználók jogosultak. Csoport állapotok Értelmezett állapotok: Tervezett = új Csoport létrehozáskor alapértelmezett állapot. Aktív = ez az állapot jelzi, hogy az állapotváltási joggal rendelkező felhasználó már jóváhagyta a Csoport létrejöttét és a Csoport használható, azaz Klienstípus választás esetén a keresésben megtalálható. Meghiúsult = ha az állapotváltási joggal rendelkező felhasználó úgy dönt, hogy a Csoport nem használható, azonban nem kerül törlésre. Lezárt = ha egy korábban működtetett Csoport már nem használható, történetisége miatt azonban megőrzendő. Egy már Aktív állapotba állított csoportot nem lehet újra Tervezett állapotba állítani, mivel Aktív állapotú csoport már kiválasztható hatókörként. 48/57

49 Új Csoport felvitele Egy Nevesített csoport mindig egy Intézményhez, azon belül egy Szakterülethez tartozik. Amennyiben a bejelentkezett felhasználó csak egy Intézményt, illetőleg csak egy Szakterületet ér el, akkor természetesen ezeket nem kell megadnia. Az Előző lépés gombbal lehet visszalépni és a már előbb kiválasztott értékeken módosítani. Az itt (a fejlécben) megadott értékek a mentés után már nem módosíthatóak. A Csoport további adatainak megadása: Tulajdonos = kötelező, az adott Intézmény, Szakterületen Ellátó szakemberi jogosultsággal, azaz szakszolgálati szerepkörrel (lásd: Szerepkörök áttekintése) rendelkező felhasználók közül a név, illetve név töredékre történő kereséssel választhatunk Kezdés időpontja = kötelező, a Csoport tervezett indítási dátuma Lezárás időpontja =kötelező, a Csoport tervezett lezárási dátuma Leírás = a Csoport megnevezése, rövid összefoglalója. Ez a mező segíti a listákban a Csoport pontos értelmezését. Adatok megadása után, mentéssel hozzuk létre a Csoportot. Annak további adatait a Csoport szerkesztésre nyitásával fogjuk tudni kezelni. Csoportok kezelése A Csoportlista egy elemére kattintva léphetünk be a Csoport adatlapjára. Itt érhetőek el a szerkesztési, törlési és a Csoport Tevékenység, illetőleg Tszolgáltatási folyamatadatai. A szerkesztés és törlés művelete csak a csoport Tulajdonosának, illetőleg a csoporthoz intézményi vagy szakterületi csoportfelelősi joggal rendelkező felhasználóknak van. 49/57

50 Állapotváltás A Csoport nevére kattintva megjelenik a Csoport adatlapja. Itt állítható be a Csoport állapota. Az épp aktuális állapota sötét háttérrel jelölt, míg a kiválasztható állapotok közép kék színnel jelöltek. A nem választható értékek halványkékek. Állapotváltásra a szerkesztési joggal rendelkező felhasználók jogosultak Szerkesztés A Csoport állapotának függvényében a Csoport leíró adatai szerkeszthetőek. Soha nem szerkeszthető az Intézmény és a Szakterület. Ezek módosítása csak a Csoport törlésével, majd új Csoport létrehozásával lehetséges. Minden csoportnak van egy tulajdonosa. Ez az érték a Csoport állapotától függően módosítható. Tulajdonosnak olyan személy választható, aki a csoportnál megjelölt Intézmény és Szakterület vonatkozásában rendelkezik a rendszerben Ellátó szakemberi jogosultsággal, azaz van itt szakszolgálati szerepköre (lásd: Szerepkörök áttekintése) Törlés Törlés esetén a Csoport törlésre kerül. A Töröl gombra kattintva a rendszer megerősítést kér és azt követően hajtja végre a törlést. Törlésre általában az és akkor jogosult, aki és amikor a szerkesztésre jogosult. A törölt csoport azoknál a tevékenységeknél, szolgáltatási folyamatoknál, ahol már használatban voltak ott továbbra is látható marad. Azonban új tevékenységnél, szolgáltatási folyamatál nem lehet hatókörként kiválasztani. Csoporttagok kezelése Nevesített csoportot azért hozunk létre, hogy annak tagjait azonosítsuk és rájuk egységben, csoportként tudjunk hivatkozni. Egy Csoport létezhet tag nélkül, illetve egy vagy több taggal. Csoporttagnak Gyermek/Tanuló vehető fel. Csoporttag felvétele gyakorlatilag úgy működik, mint a Tevékenységeknél a gyermek/tanuló felvétele, lásd: Gyermek/Tanuló felvétele. Csoporttagnak felvehet a Tulajdonos olyan klienst, akihez egyébként már joga van, mert valamely tevékenység vagy szolgáltatási folyamatszolgáltatási folyamat klienstípusa, ahol a felhasználó a felelős (azaz lát a Gyermekek/Tanulók menüben). Csoporttagnak felvehet a csoportfelelős is olyan klienst, akit a Gyermekek/Tanulók menüben lát. Átmeneti klienst, illetőleg az intézménynél még nem azonosított klienst nem vehet fel Csoportfelelős, ehhez Kliensfelelősi jog szükséges. 50/57

51 A felvétel menete: az Új elem-re kattintva a tag kiválasztásra kerül és alapértelmezetten Jelentkezés állapotba kerül. A csoporttagság kezeléséért tulajdonos felhasználó ezt követően a jelentkezést vagy jóváhagyja vagy sem a csoporttag állapotának átállításával. Az állapot állítható a tagokon egyenként, vagy a jelölő doboz kijelölésével egyidőben több tagon is. A csoporttagság állapotai: Jelentkezés = alapértelmezett, még nem jóváhagyott. A Csoport használatakor nem tekinti még tagnak a rendszer, azaz még ez a Gyermek/Tanuló nem látható a csoportban Tag = a csoporttag aktív tagja a csoportnak, ha már a tulajdonos megnézte és jóváhagyta a jelentkezést. A Csoport használaltkor már megjelenik a Gyermek/Tanuló tagként. Elutasított = ha már a tulajdonos megnézte és nem hagyta jóvá a jelentkezést. A Csoport használatakor nem tekinti tagnak a rendszer. Inaktív = ha egy csoporttag valamely okból kifolyólag nem aktív tagja a továbbiakban a csoportnak, ám kitörölni nem szeretnénk, mert jelezzük, hogy volt tag és még akár később újra lehet is tag. Jelentkezés állapotba nem tehető vissza a tagság, mivel ezzel már aktív csoport esetében a tag valamely tevékenységnél már a jelenléti ívre felkerülhetett. A Csoport használata során a TAG állapotban lévő kliensekkel dolgozik a rendszer (pl. azokra készíthető jelenléti ív). A csoportból tagokat törölhet is az erre megfelelő jogosultsággal (lásd: Szerepkörök áttekintése) rendelkező felhasználó. A törlés ilyenkor azt jelenti, hogy a jövőben már nem lesz a törölt tag a Csoport része, míg a múltbeli elemeknél a tagok között megjelennek, törölt állapotban. 51/57

52 Csoporthoz tartozó Tevékenységek, Szolgáltatási folyamatok A Csoport adatlapján lehetőség van megtekinteni a Csoporthoz tartozó Tevékenységeket és Szolgáltatási folyamatokat. A kiválasztott csoport tevékenységei, szolgáltatási folyamatai a csoporthoz jogosultsággal rendelkező felhasználók közül a következők számára érhetők el: Ellátó szakember, ahol Ő az adott csoport tulajdonosa 52/57

53 Ellátó szakember, nem Ő a csoport tulajdonosa, csak van olyan tevékenység vagy szolgáltatási folyamatszolgáltatási folyamat, aminek Ő a felelőse és az adott csoport a klienstípusa Intézményi vagy szakterületi szerkesztő, delegáló, jóváhagyó jogosultsággal rendelkező felhasználók az általuk látható csoportot minden adatát láthatják Intézményi vagy szakterületi csoportfelelős, Valamennyi csoport amely a felhasználó intézményéhez vagy szakterületéhez tartozik 3.7. Zárolások A zárolás célja, hogy biztosítsa az alapvetően nyílt adatkezelésnek a szűkítését, amennyiben ezt a szakszolgálati tevékenység szakmai indokai indokolják. Az INYR az intézményi alapú láthatóság alapelveit csak a Gyermek/Tanulók esetében tágítja ki, és a Gyermek/Tanulókhoz kapcsolódó Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok lesznek több intézmény által láthatóak a rendszer kialakításának eredeti célja: az intézmények közötti hatékonyabb információ-megosztás elérése okán. Ennek megfelelően a Tevékenységek és Szolgáltatási folyamatok közül a zárolások csak a Gyermek/Tanuló vagy Csoport Klienssel rendelkezőeknél értelmezhetőek. Zárolások módjai A zárolás a következő módon valósulhat meg: Időben lehet: o o Vonatkozhat: o o o Tartós (Visszavonásig érvényben lévő) Időszakos zárolás (Megadott időpontig érvényben lévő) Tevékenységre Szolgáltatási folyamatra Gyermek/Tanulókra (Az adott Gyermek/Tanuló adott Intézményhez tartozó valamennyi tevékenység és szolgáltatási folyamat) Zárolás folyamata A zárolás folyamata némiképp eltérő amennyiben állandó illetve meghatározott időszakra vonatkozik. 53/57

54 Tartós zárolás A tartós zárolás állapotai a következők: Visszautasított Terv Kérelem Elfogadott Feloldott A megvalósulás: Bármelyik ellátó szakember létrehozhatja terv állapotban Aztán elküldheti, ekkor kérelem állapotba kerül A Kérelem állapotban már csak az Intézményi szerkesztő (Intézményvezető) tudja szerkeszteni, a szerint, hogy elfogadja vagy elutasítja, Visszautasított vagy Elfogadott állapotba kerül. Az Intézményi szerkesztő az elfogadott Zárolásokat feloldott állapotban tudja állítani. Időszakos zárolás Az időszakos zárolás állapotai a következők: Visszautasított Terv Kérelem Feloldott Elfogadott Lejárt A megvalósulás: 54/57

55 Bármelyik ellátó szakember létrehozhatja terv állapotban Aztán elküldheti, ekkor kérelem állapotba kerül A Kérelem állapotban már csak az Intézményi szerkesztő (Intézményvezető) tudja szerkeszteni, a szerint, hogy elfogadja vagy elutasítja, Visszautasított vagy Elfogadott állapotba kerül. Az elfogadott zárolás automatikusan kerül feloldott állapotba, amennyiben annak Érvényessége eltelik. Ebben az esetben a Zárolás állapota lejárt lesz. Az Intézményi szerkesztő az elfogadott Zárolásokat bármikor feloldott állapotban tudja állítani. Zárolások menü és lista A Zárolások menü az INYR fő funkciói között jelenik meg csak az Intézményi szerkesztő szerepkörű felhasználók számára. A menüelem a Csoportok és az Elemzések között jelenik meg. Az Intézményi szerkesztő ebben a listában tudja menedzselni a Zárolási kérelmeket, menedzselni azok állapotváltozásait a megadott állapotmodell szerint. A lista nézetei: Kérelmek Visszautasított kérelmek Elfogadott kérelmek Lejárt és feloldott zárolások Egy zárolás entitás megjelenítésekor a rendszer riasztásban tájékoztatja a felhasználót, hogy az adott elemhez tartozik elfogadott állapotú zárolás. Az Időszakos zárolások közül a lejárt állapotúak státuszát a rendszer automatikusan állítja Elemzések Az elemzések jelen megvalósításban nem elérhető funkció. Ez a menüpont az Intézményi elemző jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el. A rendelkezésre álló elemzéstípusok minden Intézmény és valamennyi Intézményi Elemző felhasználó esetén megegyeznek. Riport típusok: Az intézményi elemzések csak azon intézmény adatait tartalmazzák, amelyhez a felhasználó jogosítása megtörtént, tehát, amely intézménynél jogosított az Intézményi elemző A hierarchikus elemzések ezen intézmény mellett valamennyi, tetszőleges mélységben alárendelt intézmény adatait is tartalmazzák Ezen kívül minden riport esetén meghatározott, hogy az adott riport aninom-e vagy sem, azaz tartalmaz-e személyes, nevesített adatokat vagy sem. Gyermek/tanuló név még a nem aninom riportokban sem kerül megnevezésre. Elemzés lista Ha az Intézményi elemző csak olyan intézményhez van hozzárendelve, amelynek nincsenek alárendelt intézményei, az elemzések listájában a Hierarchikus típusú elemzések nem jelennek meg. Egyébként az intézményválasztóban 55/57

56 kiválasztott intézmény hierarchiájának megfelelő riprotokta lát, azaz ha a kiválasztott intézményhez tartoznak további itnézmények, akkor látja a hierarchikus riportokat, egyébként nem. Elemzés készítése A Felhasználó kiválasztja az elkészíteni kívánt elemzést A rendszer megjeleníti az elemzés paraméterezésére szolgáló adatlapot Kitölti a szükséges adatokat A Generálás gombra elkészül az elemzés, amely letöltődik a Felhasználó számítógépére és Microsoft Excel alkalmazás segítségével megnyitható. 56/57

57 Elemzések értelmezése Az INYR rendszerből az adatok excel fájlba történő kiírással jelenthetőek meg. Az adatok egy excel sablonba kerülnek beírásra, egy erre a célra létrehozott Elemei adatok munkalapra. Ez gyakorlatilag egy nagy táblázat. Ezen akár tetszőleges további excel műveletek is végezhetőek. A sablonba bekészítésre kerül egy előre összállított kimutatás, ami az elemi adatokra épül és az excel Kimutatás készítési szolgáltatásait használja. Ezekről a rszolgáltatásokról részletes leírást az excel útutatójában találhatunk. 57/57