Felhasználói kézikönyv

Átírás

1 NEPTUN-Napló Felhasználói kézikönyv NEPTUN-Napló Adminisztrációs Rendszer

2 Bevezetés Tartalom Bevezetés... 8 Alapfeladatok... 8 Integráció... 8 Javasolt beállítások és szoftverek - kliens... 9 WEB alkalmazások kezelése... 9 Bejelentkezés Címtár alapú hitelesítés Fenntartói hozzáférés Az adminisztrátori program kezelése Főmenü Címsor Alapfunkciók Nyilvántartások Elektronikus napló Dokumentumok készítése Adatok importálása Statisztikák Eszközök és beállítások Pénzügyi adatok kezelése Gyorsfunkciók Nyilvántartások e-napló adatok Dokumentumok készítése Eszközök és beállítások Nyilvántartások Intézmény Termek Tantárgyak

3 Bevezetés Főtárgyak kezelése Gyakorlati tárgyak kezelése Osztályfőnöki tantárgy felvitele - magatartás és szorgalom értékelések kezelése Tantervek Eszközök Tanulók Tanulók gyorskeresése a neve alapján Tanulók adatainak kezelése, új tanulók felvitele A tanulók elérhetőségi adatainak módosítása A szülők, gondviselők adatainak kezelése A szülői, gondviselői felhasználónevek és jelszavak beállítása Közösségi szolgálat rögzítése Osztályok Osztályok adatainak kezelése, új osztályok létrehozása Osztályfőnöki jogosultságok kezelése Végzős évfolyamú osztályok Csoportok Csoportok adatainak kezelése új csoport létrehozása Osztálybontásos csoportok kezelése Több osztályból létrehozott (évfolyam vagy iskolai szintű) csoportok kezelése Nem tanórai csoportok kezelése Végzős évfolyamú csoportok Tanulók besorolása Az osztályokba és csoportokba sorolás ill. kiiíratkozás funkcióinak áttkeintése Fontos tudnivalók a tanulók osztályba és csoportba sorolásáról Tanulók osztályba sorolása első alkalommal az aktuális tanévben Tanulók átsorolása egyik osztályból a másik osztályba az aktuális tanévben Tanulók csoportokba sorolása osztályokból az aktuális tanévben Az osztályok és csoportok összekapcsolása a tanulóik szerint Tanulók átsorolása egyik csoportból egy másik csoportba az aktuális tanévben Tanulók kiiratkozása osztályokból

4 Bevezetés Tanulók törlése csoportokból Fel nem vett tanulók törlése Visszairatkozás Osztályba sorolás a következő tanévre Osztályok léptetése a következő tanévre Csoportok léptetése a következő tanévre Tanulók osztályokból csoportokba sorolása a következő tanévben A csoport belépési dátumok javítása az aktuális tanévben Az osztály belépési dátumok javítása az aktuális tanévben Az osztályba történő belépés dátumának módosítása Záradékok módosítása, új záradékok beírása A csoportba történő belépés dátumának módosítása Téves osztályba sorolások törlése Téves csoportba sorolások törlése Tanárok Tanárok adatainak kezelése, új tanárok felvitele Munkaügyi adatok kezelése, feladat-ellátási helyhez rendelés Felhasználói nevek, jelszavak és jogosultságok kezelése Tantárgyfelosztás Tantárgyfelosztás módosítása Foglalkozás alapján eddig rögzített tanórák, mulasztások valamint értékelések módosítása Tantárgyfelosztás törlése Tanórán kívüli foglalkozások (napközi, tanulószoba, szakkör) rögzítése a tantárgyfelosztásba Tanév rendje Tanítási nap beállítása nem tanítási (pl. szombati) napra Eltérő órarend beállítás egy napra Tanítási szünetek beállítása Nem órarendi napok (témanapok, iskolanapok) beállítása Osztályonként, csoportonként eltérő napok beállítása a tanév rendjében Osztálykirándulások felvitele

5 Bevezetés A-B hetek felcserélése Tanévváltás Az intézmény oktatás-nevelési feladatainak, működési helyeinek, telephelyeinek és feladat-ellátási helyeinek kezelése Intézmény oktatás-nevelési feladatai Intézmény működési helyei Feladat-ellátási helyek kezelése Elektronikus napló adatok Órarend Tanári órarendek létrehozása Többhetes (A-B hét) órarendek kezelése A 0. órák aktiválása az e-naplóban Tanári órarendek módosítása Óra törlése az órarendből Tanórán kívüli foglalkozások napirendjének beállítása Csengetési rend beállítása A beírt tanórák visszamenőleges módosítása a megváltozott csengetési rendnek megfelelően Helyettesítések A helyettesítések naptárában megjelenő tanórák jelentése Helyettesítések módosítása és törlése Elmaradt óra rögzítése Tanórák keresése Nem kötött munkaidő keresése Mulasztások keresése Értékelések keresése Gondviselői felhasználónevek és jelszavak beállítása Gondviselői jelszavak beállítása Gondviselői jelszavak alaphelyzetbe állítása Eszközök és Beállítások Jelszómódosítás Program beállítások

6 Bevezetés Javítás, korrekció Adatszótárak karbantartása Értékelési módok, jegyek súlyozásának és színének beállítása Szöveges értékelések mondatbankjainak feltöltése Új feljegyzéstípusok, beírások felvitele az e-naplóba Importálás Fontos szabályok az adatok importálásához KIR tanulói és pedagógus adatok importálása asc órarendek importálása Első órarend importálása Órarendváltozások, módosítások kezelése Gondviselői adatok importálása Biztonsági mentés Javaslatok a biztonsági mentés használatához Dokumentumok A szaktanárok által elérhető dokumentumok Az osztályfőnökök részére elérhető dokumentumok Az igazgatóság, a vezetői felhasználók részére elérhető dokumentumok Az dokumentumoknál megjelenő ikonok jelentése, a dokumentumok típusai és kezelésük A leggyakrabban használt dokumentumok Naplók Tanulók Pedagógusok Termek Statisztikák Értesítők, törzslapok, bizonyítványok Igazolások, mulasztási értesítők Tanügyi ellenőrzés Munkaidő elszámoló lapok készítése A munkaidő elszámoló lap előállításának fontosabb szabályai

7 Bevezetés Tanórák kezelése Tanórán kívüli foglalkozások kezelése Nem kötött munkaidő kezelése Helyettesítések kezelése A munkaidő elszámolásához készíthető dokumentumok

8 Bevezetés Bevezetés A NEPTUN-Napló szoftver iskolaadminisztrációs rendszeren alapuló, integrált, egységes elektronikus szoftverrendszer. A NEPTUN-Napló Adminisztrátori Rendszer a szoftver egyik alapmodulja, amelynek segítségével egyszerűen és gyorsan kezelheti azokat az adatokat, amelyek az elektronikus napló működéséhez szükségesek. Az adminisztrátori rendszerrel az alábbi adatokat kezelheti: intézmény törzsadatai, helyiségek, termek, eszközök, tantárgyak, tantervek, óratervek pedagógusok, munkavállalók, osztályok, csoportok tanulók adatai, tanuló lakcímek kezelése, szülők-gondviselők adatai, felmentések, csatolt dokumentumok, osztályok, csoportok tagjai, tanévek kezelése, tanév rendjének adatai, tantárgyfelosztás, órarend, helyettesítések, tanügyi, statisztikai adatok, pénzügyi adatok (opcionális). Alapfeladatok adminisztrátori felületével használható az alapnyilvántartások (tanulók, osztályok, csoportok, tanárok, tanórák, tantárgyak stb.) kezelésére. A szoftverben a tanulók, osztályok/csoportok, tantárgyak, tanárok, termek stb. adatai közvetlenül a rendszer adatbázisából származnak, ezért az adminisztrációs rendszerben felvitt vagy módosított adatok azonnal láthatók a NEPTUN-Napló rendszerben is. Integráció A NEPTUN-Napló rendszer tartalmazza az összes szükséges funkciót, amely a jogszabályi előírásoknak megfelel, ugyanakkor egyszerű, letisztult felületével a hatékonyabb munkavégzést támogatja. 8

9 Bevezetés A program számos nyílt szabvánnyal rendelkezik, mely révén képes kapcsolódni a különböző oktatási rendszerekhez, adatbázisokhoz, továbbá az irodai szoftverrendszerekhez is. A rendszer használható különböző nagyságú, eltérő adottságú és típusú közoktatási-köznevelési, szakképzési, felnőttképzési és egyéb (óvoda, kollégium) intézményekben is. Használható önálló számítógépen, kis, szerver nélküli helyi számítógép hálózatban és nagy, szerverre épülő hálózatban egyaránt. Javasolt beállítások és szoftverek - kliens Képernyőfelbontás: min. 1024x768 32bit színmélység Böngészőprogram: Mozilla Firefox 42.0 vagy magasabb verziószám, Internet Explorer 11.0 vagy magasabb verziószám, Chrome 46.0 vagy magasabb verziószám, Safari 5.1 vagy magasabb verziószám. Kliens oldalon bármilyen operációs rendszerrel használható. WEB alkalmazások kezelése A WEB alkalmazások kezelése - az Internetes technológia sajátosságai miatt - némileg eltérő, mint a hagyományos szoftverek (pl. irodai alkalmazások) kezelése. Az alábbiakban néhány olyan kezelési szabályra hívjuk fel a figyelmet, amelyet mindig szükséges betartani! A WEB alapú alkalmazások reakcióideje általában néhány másodperccel hosszabb, mint a hagyományos programoké. A programban ne használja a böngészőprogram vissza gombját, helyette mindig az alkalmazás saját gombjait alkalmazza! Soha ne indítsa el több példányban a programot! A Tálcán mindig ellenőrizheti, hogy hány böngészőablak van nyitva! Ha a program használata során sokáig csak a "Kérem várjon " feliratot látja, zárja be és indítsa újra a böngészőprogramot! A NEPTUN-Napló program (és általában a WEB rendszerek) nem különbözteti meg az egyszeres és a dupla kattintást, ezért bármilyen kezelőfelületi elemre (nyomógombra, listára, beviteli mezőre) csak egyszer kattintson! Kérjük, hogy a program hatékony használata érdekében a felsorolt - WEB alkalmazások kezelésével kapcsolatos szabályokat mindig tartsa be! 9

10 Bevezetés Bejelentkezés A szoftverbe kizárólag az arra jogosult felhasználók léphetnek be. A belépéshez meg kell adnia felhasználónevét és titkos jelszavát! Az adminizstrációs rendszerben ill. elektronikus naplóban minden felhasználót a felhasználóneve és jelszava azonosít. Kérjük, hogy különösen körültekintően járjon el a jelszavának védelme érdekében, ne írja fel jelszavát olyan helyre amit mások is láthatnak, valamint ne adjon meg könnyen kitalálható jelszót sem. A NEPTUN-Napló Adminisztrátori rendszer alkalmas arra, hogy az arra jogosult felhasználók többféle hitelesítő (autentikációs) mód alapján lépjenek be a rendszerbe. A szoftvermodult lehetőség van összekötni LDAP címtárakkal (pl. Active Directory) is a felhasználók azonosítása céljából. A rendszer alapértelmezés szerint a saját felhasználói rendszeréből hitelesít, az alábbi felhasználónevekkel: igazgato titkar admin fenntarto 1 A NEPTUN-Napló saját hitelesítési rendszerében nincs lehetőség a felhasználók bővítésére, ehhez vagy az hitelesítési módot kell megváltoztatni LDAP alapú felhasználó-kezelésre. 1 opcionális beállítás 10

11 Bevezetés Az Adminisztrációs rendszerhez tartozó felhasználónevekkel (admin, igazgato, titkar) csak az Adminisztrációs rendszerbe, ill. a Dokumentációs rendszerbe lehet belépni. Az Elektronikus naplóba csak a tanárok adatainál megadott felhasználónevekkel és jelszavakkal lehetséges a belépés! A böngészőprogramok alkalmasak arra, hogy felhasználónevét és jelszavát eltárolják a későbbi bejelentkezés egyszerűsítése céljából. A jelszavak megjegyzése funkciót azonban kizárólag a saját számítógépén használja! Minden olyan számítógépen, amelyhez önön kívül másnak is van hozzáférése, ne mentse el felhasználónevét és jelszavát! Címtár alapú hitelesítés Amennyiben az elektronikus naplóban címtár (LDAP) alapú felhasználó-kezelést szeretne használni, akkor a NEPTUN-Naplóban elegendő a felhasználói neveket a címtáréval megegyező módon beállítani a felhasználóknak, a jelszavakat nem szükséges az e-naplóban megadni. A címtárral történő összekapcsolás után, a felhasználói bejelentkezéseket mindig a címtár fogja hitelesíteni. Ha címtár alapú bejelentkezést használ, akkor előfordulhat, hogy azok a tanárok, akiknek esetleg rosszul rögzítette az adatait a címtárban, vagy nem vette fel még oda őket, nem tudnak bejelentkezni az e- naplóba. Ilyen esetben mindig ellenőrizze, hogy a címtárban és az e-naplóban beállított felhasználónevek egyeznek-e, valamint ellenőrizze a címtár beállításait is. A címtár alapú hitelesítés csak a helyi szervereken használható! Fenntartói hozzáférés A NEPTUN-Napló Adminisztrátori rendszerében lehetőség van bekapcsolni a fenntartói jogszintű hozzáférést is. A fenntartói jogosultságú felhasználók kizárólag olvasási joggal rendelkeznek a programban. A fenntartói hozzáférés alapértelmezetten nincs bekapcsolva a rendszerben, ennek aktiválásához kérje ügyfélszolgálatunk segítségét. 11

12 Az adminisztrátori program kezelése Az adminisztrátori program kezelése A programba történő bejelentkezés után a nyitólap jelenik meg, ahonnan elérhetők a szoftver alapfunkciói, illetve a leggyakrabban használt műveletek. A nyitólapon látható az adminisztrációs rendszer üzenetei, amelyek különböző rendszerinformációkat és ellenőrzéseket tartalmaznak. Főmenü A főmenüben az alábbiakra van lehetőség: Az intézményi nyilvántartások, alapadatok, oktatásszervezési feladatok kezelésére. Az elektronikus naplóval kapcsolatos adatok lekérdezésére, órarendek és helyettesítések kezelésér Iskolai dokumentumok készítésére Táblázatok, külső adatforrások importálására. Statisztikai lekérdezések, táblázatok előállítására. Biztonsági mentés készítésére 12

13 Az adminisztrátori program kezelése Pénzügyi rendszer adatainak kezelésére 2 A rendszer beállításainak módosítására. Kilépésre a programból. A leggyakrabban használt funkciók gyors elérésre. A rendszer beállításaival, működésével kapcsolatos üzenetek megtekintésére. Címsor A címsor az általános információkat tartalmazó sáv a képernyő tetején, amely minden lapon megjelenik. A címsorban a bal oldalon az intézmény neve és azonosítója, az aktuális tanév, középen a bejelentkezett felhasználó neve, jogosultsági szintje található. A jobb oldalon a beállítások ill a programból való kilépés gombja jelenik meg. A címsorban a jobb oldalon található meg a beállítások gyors elérése, a programból történő kilépés, ill. a kezdőlapra lépés (ELEJÉRE) gombja is. Alapfunkciók A képernyő bal szélén találhatók a szoftver gyorsfunkcióit tartalmazó szöveges linkek. Nyilvántartások A szoftverrendszer különböző alapnyilvántartásainak, alapadatainak (tantárgyak, termek, eszközök, tanulók, osztályok, csoportok, tanárok, tanulók besorolása, tantárgyfelosztás, tanévek stb.) kezelése. Elektronikus napló Az e-naplóval kapcsolatos adatok (órarend, helyettesítések kezelése, valamint keresési, lekérdezési, szűrési lehetőségek az e-naplóból származó adatokkal (tanórák, jegyek, mulasztások, feljegyzések stb.) kapcsolatosan. Dokumentumok készítése A NEPTUN-Napló rendszer rendelkezik egy nagyteljesítményű dokumentumgeneráló szoftvermodullal, amely alkalmas az osztálynaplók, statisztikák, törzslapok, igazolások, bizonyítványok, ill. egyéb iskolai dokumentumok PDF, DOC, és XLS formátumú előállítására. A dokumentumgenerátor előre meghatározott sablonok alapján, az elektronikus napló adatbázisából származó adatokkal állítja elő a különböző dokumentumokat és elektronikus statisztikákat. 2 opcionális funkció 13

14 Az adminisztrátori program kezelése Adatok importálása Az e-napló az adatimportálási és exportálási lehetőségek széles körű lehetőségét tartalmazza. Alkalmas a külső alkalmazások (KIR, asc órarendszerkesztő) által előállított adattartalmak importálására és szinkronizálására egyaránt. Statisztikák A tanügyi statisztikák funkcióval számos statisztikai táblázatot ill. diagramot lehet előállítani. Itt találhatók meg a KIR-STAT támogatására szolgáló adattáblázatok is. Eszközök és beállítások A szoftver különböző beállításainak és szoftvereszközeinek kezelése. Pénzügyi adatok kezelése 3 A pénzügyi adatok kezelése a tandíjas képzést folytató intézmények számára. A pénzügyi rendszer csak opcionálisan áll rendelkezésre. Gyorsfunkciók A nyitólap bal oldalán található funkciók segítségével a program leggyakrabban használt műveleteit egy kattintással lehet elérni. Nyilvántartások Ugrás a nyilvántartási funkciók lapjára. Tanulók A tanulók adatainak keresése és szűrése. Osztályok Az intézmény osztályainak listája. Csoportok Az intézmény csoportijainak listája. Tanárok Az intézmény pedagógusainak, tanárainak listája. Tanulók besorolása Ugrás a tanulók besorolásának lapjára. Tantárgyfelosztás 3 opcionális funkció 14

15 Az adminisztrátori program kezelése A tantárgyfelosztás kezelése e-napló adatok Ugrás az elektronikus napló adatainak (órarend, tanórák, értékelések, helyettesítések, szöveges feljegyzések, óralátogatások) kezelésére. Órarend Ugrás az órarendek kezelése. Helyettesítések Gyorselérés a helyettesítések kezelésére Dokumentumok készítése Belépés a dokumentációs rendszerbe az intézményi dokumentumok elkészítéséhez. Importálás Az adatok importálása és exportálása. Statisztikák Iskolai statisztikák készítése. Eszközök és beállítások A szoftver különböző beállításainak és szoftvereszközeinek kezelése. Adatszótárak A rendszer adatszótárainak karbantartása Pénzügyi adatok A pénzügyi adatok kezelése a tandíjas képzést folytató intézmények számára. A pénzügyi rendszer csak opcionálisan áll rendelkezésre. 15

16 Nyilvántartások Nyilvántartások A Nyilvántartások menüben kezelheti az intézmény adminisztrációs rendszerében kezelhető alapnyilvántartásokat és adatokat. Az Intézményi adatok funkcióban kezelheti az iskola általában ritkábban változó alapadatait. Az itt szereplő adatok a rendszerben minden tanévben változatlanul megjelennek. Az Osztályok és tanulók részben kezelheti a tanulók adatait (személyes adatok, gondviselők, elérhetőségek, felmentések, dokumentumok), valamint az aktuális és a következő tanévű osztályok és csoportok adatait is. Az Oktatásszervezés részben lehet a tanárok adatait kezelni, valamint itt készítheti el, ill. módosíthatja a tantárgyfelosztást, a tanév rendjét is, továbbá innen lehet végrehajtani a tanévváltás műveletét. A képernyő bal alsó szélén találhatja meg az intézmény oktatás-nevelési feladatainak, telephelyinek, működési helyeinek és feladat-ellátási helyeinek kezelését. Intézmény Az intézmény alapadatai a telepítés során kerülnek beállításra. Az intézmény adatait ezután tetszőlegesen módosíthatja és kiegészítheti. Javasoljuk, hogy a rendszer első használatba vételekor ezeket az adatokat állítsa be először! 16

17 Nyilvántartások Az intézmény adatainak módosításához válassza, ki az intézményt majd kattintson a Módosítás gombra! Az adatok módosításához kattintson a Tovább gombra! Az áttekintőlapon ellenőrizheti az adatok helyességét. Amennyiben rosszul adta meg az adatokat a Vissza gombbal visszaléphet az adatok szerkesztéséhez. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Rögzítés gombra! Termek A termek, helyiségek esetében lehetőség van az intézményben található termek, helyiségek nevének, jellegének, befogadóképességének, valamint méretének meghatározására. A termek megadása mindéképpen szükséges, ha az elektronikus napló az órarend alapján szeretné használni. A helyiség nevét, ill. a jellegét a rendszerben kötelezően meg kell adni! A termek funkciógombra kattintva megjelenik az osztálytermek, szaktermek listája. A helyiség adatainak módosításához válassza, ki az helyiséget majd kattintson a Módosítás gombra! 17

18 Nyilvántartások Az adatok módosításához kattintson a Tovább gombra! Az áttekintőlapon ellenőrizheti az adatok helyességét. Amennyiben rosszul adta meg az adatokat a Vissza gombbal visszaléphet az adatok szerkesztéséhez. A helyiségek módosításánál lehetősége van eszközöket is felvenni a termekhez. Az Eszközök fülre kattintva láthatja a helyiségben található eszközöket és az Új eszközök gombra kattintva vehet fel újabb eszközöket is. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Rögzítés gombra! 18

19 Nyilvántartások Új terem létrehozását kezdeményezheti egy meglévő terem adatainak, kint sablonnak a felhasználásával is. Ilyen esetben a listában jelöljön ki egy elemet, majd az Új felvitel gombra kattintva a kijelölt elem adatai átmásolódnak az új elem mezőibe. Tantárgyak Az intézmény tanárgyainak kezelését a Tantárgyak menüpontből kezdeményezheti. A tantárgyak esetében lehetősége van a tantárgy nevének, kategróriájának meghatározására. A tantárgyaknál meghatározhatja, hogy az adott tárgy ún. főtárgy vagy valamelyik főtárgyhoz tartozó résztantárgy. Ha egy tantárgy esetében bejelöli a főtárgyat úgy a főtárgy neve automatikusan a tantárgy neve lesz. A tantárgy adatainak módosításához válassza, ki az helyiséget majd kattintson a Módosítás gombra! 19

20 Nyilvántartások Az adatok módosításához kattintson a Tovább gombra! Az áttekintőlapon ellenőrizheti az adatok helyességét. Amennyiben rosszul adta meg az adatokat a Vissza gombbal visszaléphet az adatok szerkesztéséhez. A tantárgy nevét, ill. a kategóriáját a rendszerben kötelezően meg kell adni! Az adatok rögzítéséhez kattintson a Rögzítés gombra! Új tantárgy létrehozását kezdeményezheti egy meglévő tantárgy adatainak, kint sablonnak a felhasználásával is. Ilyen esetben a listában jelöljön ki egy elemet, majd az Új gombra kattintva a kijelölt elem adatai átmásolódnak az új elem mezőibe. Főtárgyak kezelése A NEPTUN-Napló rendszerben létre lehet hozni olyan tantárgyakat is, amelyek egy másik tantárgynak ún. főtárgynak a részei. A nem főtárgyakat akkor célszerű létrehozni, ha (pl. modulrendszerű oktatásban) egy-egy tantárgy több tanórai tantárgyra van bontva, de osztályzásra, értékelésre csak a főtárgy kerül. A rendszerben a félévi, év végi értesítők, a statisztikai táblázatok csak a főtárgyakra adott értékeléseket jelenítik meg. A főtárgyak kezelése során az alábbiakat célszerű követni: A hagyományos tantárgyakat mindig főtárgyként kell felvenni. Ezekhez a tantárgyakhoz értékelés, félévi, év végi jegyeket is lehet adni, a naplóban, statisztikákban mindig megjelennek. Azokat a tantárgyakat, amelyek egy főtárgyhoz tartoznak, a haladási naplóban a szokásos módon lehet beírni, azonban félévi év végi értékelést a főtárgynak kell adni, ez fog megjelenni az értesítőkben és a statisztikában is. 20

21 Nyilvántartások Abban az esetben, ha az elektronikus naplóban a főtárgyaknál nem jelennek meg a résztantárgyak értékelései kérjük, ellenőrizzék az Eszközök és beállítások Programbeállítások funkcióban az Értékelések lapon, hogy a Értékelésnél az eddigi beírt értékelések között a tantárgy és hierarchiában összekapcsolt tantárgyak értékelései is megjelennek: opció IGEN értékre van-e állítva. A félévi, ill. év végi bizonyítványokban csak a főtárgynak jelölt tantárgyak jelennek meg, de csak abban az esetben, ha ezekhez a tantárgyakhoz a tantárgyfelosztásban az osztályok vagy tanórai célú csoportok tartoznak. Ha egy főtárgy félévi, ill. év végi értékelése nem tanórai célú csoportban történik, akkor ez a tantárgy nem fog megjelenni a bizonyítványokba! Gyakorlati tárgyak kezelése A programban egy adott tantárgyhoz be lehet állítani, hogy gyakorlati tantárgy. Ebben az esetben a különböző statisztikáknál a rendszer figyelembe veszi a gyakorlati tárgyak szerinti bontásokat is. Osztályfőnöki tantárgy felvitele - magatartás és szorgalom értékelések kezelése A NEPTUN-Naplóban lehetőség van külön magatartás és szorgalom tantárgyat is felvenni, ugyanakkor a magatartás és szorgalomértékeléseket legegyszerűbben az osztályfőnöki órához tudják rögzíteni. Kérjük, ügyeljenek arra, hogy az osztályfőnöki tantárgynak mindig állítsák be az osztályfőnöki, élet- és pályatervezés tantárgy kategóriát! Azoknál az osztályoknál ahol nincs osztályfőnöki óra, a magatartás és szorgalom értékelések kezelése céljából javasoljuk, hogy vegyenek fel az osztályfőnök tantárgyfelosztásába egy osztályfőnöki foglalkozást! 21

22 Nyilvántartások Tantervek Az intézmény tanterveinek, képzési programjainak kezelését a Tantervek menüpontből kezdeményezheti. A tantervek esetében lehetősége van a tanterv nevének, a tantervre jellemző csoporttípusnak, a kezdő és befejező évolyamnak a meghatározására, továbbá megjelölheti, hogy az adott tanter a kerettantervre épül. A tantervek kezelése opcionális funkció nem szükséges feltétlenül az elektronikus napló használatához. Új tanterv felviteléhez kattintson az Új gombra, a tanterv adatainak módosításához jelölje ki a tantervet, majd kattintson a Módosítás gombra! Az adatok módosításához kattintson a Tovább gombra! Az áttekintőlapon ellenőrizheti az adatok helyességét. Amennyiben rosszul adta meg az adatokat a Vissza gombbal visszaléphet az adatok szerkesztéséhez. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Rögzítés gombra! A tanterveket lehetőség van a tanulókhoz ill. homogén tantervű osztályok esetén az iskolai osztályokhoz is hozzárendelni. A naplóban a tanulói adatoknál megjeleníthetők a tantervek, képzési programok is, így pl. szakképző osztályok esetén a tanulói adatoknál látható, hogy a tanuló milyen képzés szerint folytatja a tanulmányait. 22

23 Nyilvántartások Eszközök Az intézmény eszközeinek kezelését a Eszközök menüpontből kezdeményezheti. Az eszközök kezelése nem feltétlenül szükséges az e-napló használatához, ugyanakkor a funkció lehetőséget teremt arra, hogy az egyes helyiségekben, valamint a tanároknál levő eszközöket a rendszerben nyilvántartsuk. Az Eszközök funkcióra kattintva megjelenik az intézmény nyilvántartásában szereplő eszközök listája. Ha új eszközt szeretne felvenni, kattintson az Új nyomógombra, vagy kattintson a Módosít gombra ha módosítani szeretné az eszköz adatait. Az eszköznek a nevét, a fellelhetőségi helyét, az eszköz típusát, a statisztikai besorolását, a darabszámot, a beszerzés dátumát, a személyi felelőst, ill. a leltári számot lehet megadni. Az eszköz esetében kötelezően meg kell adni az eszköz nevét, ill. a fellelhetőségi helyét! Ha nincs helyiség felvéve a rendszerbe, akkor először vegyen fel egy helyiséget! Az adatok felvitelének rögzítéséhez nyomja meg a Tovább, majd a Rögzítés nyomógombokat! 23

24 Nyilvántartások Tanulók A tanulók adatait A NEPTUN-Napló rendszer adminisztrációs modulján keresztül kezelheti. Az e-napló telepítésekor lehetőség van külső tanulói adatok átvételére is (pl. KIR rendszerből, vagy tetszőleges Excel táblázatból), így a telepítéskor a tanulók már szerepelhetnek a rendszerben. A tanulói adatok külső adatfájlokból történő importálásáról az Importálás c. fejezetben olvashat részletesen. A tanulók kereséséhez, listázásához kattintson a tanulók funkcióra. A tanulók esetében először az ún. keresőlap nyílik meg, ahol lehetősége van osztályok tanulóira vagy akár egy konkrét tanulóra is rákeresni. Tanulók gyorskeresése a neve alapján Ha a Tanuló neve mezőben elkezdi begépelni a tanuló nevét, akkor a program egy listában automatikusan elkezdi a tanulókat leszűrni a beírt karakterek szerint. Ezzel a funkcióval nagyon gyorsan kereshet meg egy konkrét tanulót! Ha a keresési, szűrési mezőket üresen hagyja és a Keres gombra kattint, akkor megjelenik az összes tanuló. Tanulók adatainak kezelése, új tanulók felvitele A tanulók listáját tartalmazó képernyő bal felső sarkában levő ún. gyorskereső segítségével, egyszerűen szűrheti osztályokra a tanulói listákat 24

25 Nyilvántartások Ha új tanulót kíván felvenni, kattintson az Új felvitel nyomógombra! A tanulók esetében az alábbi adatokat lehet kezelni: tanuló oktatási azonosítója, tanuló neme, tanuló neve (családi- és utónév), anyja neve, tanuló születési neve (családi- és utónév), állampolgársága, anyanyelve 25

26 Nyilvántartások születési dátum és hely, elérhetőségi adatai (lakcíme, telefonszáma, cím), gondviselő neve, rokonsági foka, elérhetősége igazolvány típusa és száma, diákigazolvány kelte és száma, adó és TAJ száma, bankszámlaszáma megjegyzés a tanulóhoz, tanügyi adatai, SNI adatok (beállítástól függően). BTM adatok (beállítástól függően). sportolói adatok (beállítástól függően). A NEPTUN-Napló rendszerben a tanuló oktatási azonosítóját, nevét, nemét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, valamint a gondviselő nevét kötelezően ki kell tölteni! A tanügyi adatoknál az Osztály kiválasztásával lehetőség van az újonnan rögzített tanulók azonnal osztályba sorolni is. A tanulók SNI, BTM, sportolói, vallási adatainak kezelését az adminisztrációs rendszer Beállítások funkcióban tudja bekapcsolni! Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva rögzítheti az adatokat! A tanuló adatainak módosításához válassza, ki a tanulót majd kattintson a Módosítás gombra! A lapon a tanulók személyes és tanügyi adatait módosíthatja. Magántanulók kezelése Az magántanulók esetében, ha kijelöljük a tanulói adatoknál a magántanuló státuszt, akkor az e-napló beállításaitól függően a magántanulókat nem lehet hiányzónak írni a tanórákon. Az Elektronikus napló beállításainál megadható, hogy a magántanulókat milyen órákon tegye inaktívvá a rendszer. 26

27 Nyilvántartások A tanulók elérhetőségi adatainak módosítása A tanulók elérhetőségi adatainak módosításához válassza ki a listából a tanulót, majd kattintson az Elérhetőség nyomógombra. A tanuló elérhetőségeit a listába láthatja, itt vehet fel új elérhetőségi adatokat a tanulóhoz, ill. módosíthatja azokat. A szülők, gondviselők adatainak kezelése A tanulókhoz tartozó gondviselők adatainak módosításához válassza ki a listából a tanulót, majd kattintson az Gondviselő nyomógombra. A tanuló elérhetőségeit a listába láthatja, itt vehet fel új gondviselőket a tanulóhoz, ill. módosíthatja azokat. Új gondviselő felvételéhez kattintson az Új nyomógombra. 27

28 Nyilvántartások A gondviselők adatainál meg kell adni a gondviselő nevét és rokonsági fokát, továbbá be lehet állítani a gondviselés kezdetét és megjelölni az elsődleges gondviselőt, ha a tanulónak több gondviselője is van. A szülői, gondviselői felhasználónevek és jelszavak beállítása A NEPTUN-Napló rendszerében alapvetően kétféle módon automatikusan és manuálisan - lehet kezelni a szülői bejelentkezéseket. Abban az esetben, ha a szülőknek különböző felhasználóneveket és jelszavakat szeretnénk adni, akkor a gondviselők adatainál kell megadni a szülőhöz tartozó felhasználónevet és jelszót. Ebben az esetben ügyelni kell arra, hogy a szülőknek mindig különböző felhasználóneveket adjunk meg. Ha manuálisan adjuk meg a felhasználóneveket és jelszavakat, akkor a szülők, gondviselők különböző felhasználóneveket használhatnak. A másik lehetőség, hogy a gondviselőknek automatikusan a gyermekük oktatási azonosítója és születési dátuma alapján generálhatunk felhasználóneveket és jelszavakat. Ebben az esetben a szülők mindig azonos felhasználónévvel és jelszóval léphetnek be az e-ellenőrzőkönyvbe. Az elektronikus ellenőrzőkönyv automatikus jelszavainak beállítását az Adminisztrációs rendszerben az E-NAPLÓ lapon az Gondviselői jelszavak beállítása ill. Összes gondviselői jelszó alapra állítása funkcióval végezheti el. A felhasználónevek jelszavak beállításának tudnivalóit a kézikönyv A gondviselői jelszavak automatikus beállítása fejezetben olvashatja el. Közösségi szolgálat rögzítése A NEPTUN-Napló rendszerben lehetőség van a közösségi szolgálatnak az Adminisztrációs rendszerben történő rögzítésére is. A közösségi szolgálat a rendszerben egy az elektronikus naplóban használatos - szöveges feljegyzéséként kerül rögzítésre, de az Adminisztrációs rendszerben lehetősége van az adatok részletesebb megadására is. A közösségi szolgálatot az alábbi módon lehet rögzíteni: 28

29 Nyilvántartások 1. Lépjen be az Adminisztrációs rendszerbe! 2. Válassza a Nyilvántartások Tanulók Keres funkciót! 3. Jelölje ki a tanulót, majd kattintson a Közösségi szolgálat fülre! 4. A listában megjelenik a tanulónak korábban felvitt közösségi szolgálattal kapcsolatos feljegyzések. 5. Kattintson az Új közösségi szolgálat gombra! 6. Adja meg a közösségi szolgálattal kapcsolatos adatokat! Kérjük, ügyeljen arra, hogy a Feljegyzés dátuma mezőbe az aktuális tanévbeli napot adjon meg, mert az osztálynaplókban csak az adott tanévben szereplő feljegyzések kerülnek be! A Feljegyzés szövegébe adja meg pontosan azt a szöveget, amelyet a tanulói dokumentumokban szeretne megjeleníteni. 7. Adja meg a közösségi szolgálattal kapcsolatos további adatokat (teljesítés időszaka, óraszáma, intézmény megnevezése). 8. A Mentés gombra kattintva mentse el a feljegyzést! 29

30 Nyilvántartások Osztályok A NEPTUN-Napló rendszer külön kezeli az iskolai osztályokat ill. iskolai csoportokat, függetlenül attól, hogy osztálybontásból vagy pl. évfolyam szinten jöttek-e létre. Az iskolai osztályok mindig tanévenként jönnek létre, tehát az egyes osztályok azonosítására a tanév és az osztály megnevezése alkalmas. A NEPTUN-Napló rendszerben az aktuális ill. a következő tanévű osztályokat lehet kezelni! Az osztályok kezelése során az e-napló fontos elve, hogy egy tanuló csak egy osztálynak lehet a tagja, egy tanéven belül. Ugyanakkor a tanulók tetszőleges számú csoportnak lehetnek a tagjai. Az osztályok másik jellemzője, hogy a csoportoknál meg lehet adni, hogy egy-egy csoport melyik osztály bontásából jön létre. A dokumentációs rendszerben az osztálynaplók mindig egy osztályhoz kötötten jönnek létre, függetlenül attól, hogy a tanulók milyen további csoportnak a tagjai. Az osztályok esetében az alábbi adatokat lehet kezelni: osztály megnevezése, osztály évfolyama, tanév, osztályfőnök neve, képzési forma, tanterv (opcionálisan kezelhető), végzős osztály jelölése, feladat ellátási hely beállítása, megjegyzés. A NEPTUN-Napló rendszerben az osztály nevét, évfolyamát és tanévét kötelezően ki kell tölteni! Az osztály adatainak megtekintéséhez, módosításához kattintson az Osztályok funkcióra! 30

31 Nyilvántartások A listában az összes osztály megjelenik. Ha tanévekre szeretné szűrni az osztályokat, akkor a képernyő bal felső részén található Tanév mezőben kiválaszthatja a megfelelő tanévet. Osztályok adatainak kezelése, új osztályok létrehozása Új osztály felviteléhez kattintson az Új gombra! Az osztály felvitelét kezdeményezheti egy másik, létező osztály adatainak átmásolásával is. Ilyen esetben jelölje ki a mintaként szolgáló osztályt, majd kattintson az Új gombra! Az osztályok adatainál az osztály nevét, évfolyamát és tanévét kötelezően meg kell adni! Az osztályoknál meg lehet adni az osztályfőnök, ill. osztályfőnök-helyettes, évfolyamfelelős nevét is. A kiválasztott osztályfőnökök és esetleges helyettesük automatikusan megkapja az elektronikus naplóban az adott osztályra vonatkozó összes osztályfőnöki jogot. Az osztályoknál opcionálisan meg lehet adni a képzési formát ill. homogén tantervű osztályok esetén a tantervnek vagy képzési programnak a nevét. A nem homogén tantervű osztályok esetében a tanulóknál kell beállítani, hogy milyen tanterv szerint tanulnak. Amennyiben a statisztikai célú adatszolgáltatásokban (pl. KIR-STAT) feladat-ellátási helyekre bontottan szeretné megjeleníteni az osztályokat, akkor állítsa be az osztályhoz tartozó feladat-ellátási helyet is. 31

32 Nyilvántartások Kérjük, ügyeljen arra, hogy az osztálynevek tanévenként - mindig különbözőek legyenek! Az osztály adatainak módosításához az osztályok listájából válassza, ki az osztályt majd kattintson a Módosítás gombra! Az osztályoknak a tanév adatmezője a rendszer integritásának biztosítása miatt a létrehozás után már nem módosítható! Az osztályok törléséhez jelölje ki az osztályt és válassza a Törlés gombot. Osztályt csak akkor törölhet, ha az osztály nem szerepel, az órarendben, ill. a tantárgyfelosztásban, továbbá nem tagja egyetlen tanuló sem. Osztályfőnöki jogosultságok kezelése A NEPTUN-Napló rendszerben nem szükséges külön osztályfőnöki jogszinteket kezelni. Az adott osztályhoz tartozó osztályfőnöki jogosultságot automatikusan az a tanár kapja meg, akit az osztályok adatainál osztályfőnöknek vagy osztályfőnök-helyettesnek beállítottunk. Az osztályfőnökök vagy osztályfőnök helyettesek csak a saját osztályukba járó tanulók adatait kezelhetik! A tanulók osztályokba sorolását csak az Adminisztrációs rendszerben lehet megtenni. Végzős évfolyamú osztályok A rendszerben középfokú oktatási intézmények esetén jelölhetjük a végzős évfolyamot. Ilyen esetben a rendszer a tanév rendjében szereplő utolsó tanítási nap a végzős évfolyamokon napon automatikusan zárolja a végzős évfolyamú osztályokat, csoportokat. 32

33 Nyilvántartások A végzős évfolyamok kezelése csak a középfokú oktatási intézményekre vonatkozik! Csoportok A NEPTUN-Napló rendszer külön kezeli az osztályokat valamint a különböző csoportokat. Az iskolai csoportok mindig tanévenként jönnek létre, tehát az egyes csoportok azonosítására a tanév és a csoportmegnevezése alkalmas. A szoftverben a csoport típusa alapján kerül meghatározásra, hogy tanórai típusú csoportot szeretnénk kezelni, vagy egyéb foglalkozási csoportot akarunk létrehozni. A NEPTUN-Napló rendszerben nem csak tanórai célú iskolai csoportokat, hanem tetszőleges (pl. napközis, tanulószobai, szakköri, sportköri stb.) csoportokat lehet kezelni. Csoportok adatainak kezelése új csoport létrehozása Új csoport felviteléhez kattintson az Új gombra! A csoport felvitelét kezdeményezheti egy másik, létező csoport adatainak átmásolásával is. Ilyen esetben jelölje ki a mintaként szolgáló csoportot, majd kattintson az Új felvitel gombra! 33

34 Nyilvántartások Az csoportok adatainál az osztály nevét, a csoport típusát, az évfolyamát és tanévét kötelezően meg kell adni! Abban az esetben, ha a csoportnak nincs évfolyama (pl. szakköri csoportok) akkor válassza az évfolyamok listájából az na értéket. A tanórai célú csoportoknak mindig célszerű beállítani az évfolyamot, hogy a rendszer statisztikai célú adatszolgáltatásait kezelni tudja a program. Kérjük fokozottan ügyeljen arra, hogy a csoport típusát mindig jól adja meg, mert az e- napló számos funkciója (pl. tanórai, ill. tanórán kívüli foglalkozások mulasztásainak kezelése, foglalkozások felvitele) a csoportok típusához kötött! Az osztálybontásból származó csoportoknál meg lehet adni, hogy melyik osztály bontásából jött létre. Ha a csoport több osztály tanulóiból áll, akkor ezt a mezőt nem kell kitölteni. Az osztályoknál opcionálisan meg lehet adni a csoportvezetőt, ez a funkció elsősorban a nem iskola csoportoknál (pl. kollégiumi csoportok) szükséges. Amennyiben a statisztikai célú adatszolgáltatásokban (pl. KIR-STAT) feladat-ellátási helyekre bontottan szeretné megjeleníteni a csoportokat, akkor állítsa be a csoportokhoz tartozó feladat-ellátási helyet is. Kérjük, ügyeljen arra, hogy a csoportok elnevezései tanévenként - mindig különbözőek legyenek! A csoport adatainak módosításához válassza, ki a csoportot majd kattintson a Módosítás gombra! A csoportok tanév adatmezője a rendszer integritásának biztosítása miatt a létrehozás után már nem módosítható! 34

35 Nyilvántartások A csoportok törléséhez jelölje ki az csoportot és válassza a Törlés gombot. Csoportot csak akkor törölhet, ha a csoport nem szerepel, az órarendben, ill. a tantárgyfelosztásban, továbbá nem tagja egyetlen tanuló sem. A NEPTUN-Naplóban rendkívül rugalmasan alakíthatja ki a csoportokat, ezért javasoljuk, hogy a különböző tantárgyi csoportbontásokhoz (pl. matematika, nyelvi, informatika, szakmai tárgyak stb.) mindig külön csoportot alakítson ki. Osztálybontásos csoportok kezelése Ha egy olyan csoportot szeretne létrehozni, amely egy adott osztály bontásából jön létre, akkor az Osztálybontás mezőben kiválaszthatja, hogy melyik osztály bontásából jött létre az osztály. A bontott csoportok esetében az órarendeknél a program mindig figyelembe veszi, hogy az osztályhoz milyen további csoportok tartoznak. Az osztálybontásos csoportokat a program pl. az osztályok órarendjében, az osztályokhoz kötött tanévrendjének változtatásakor, az osztálynaplók zárásakor stb. automatikusan az osztályhoz kötötten - kezeli. Több osztályból létrehozott (évfolyam vagy iskolai szintű) csoportok kezelése Amennyiben olyan csoportot szeretne létrehozni, amelyik több osztályból tevődik össze, akkor az Osztálybontás mező értékét ne állítsa be. Ebben az esetben a program az osztályokat és a hozzájuk tartozó csoportokat a tanulókon keresztül fogja összekapcsolni. Abban az esetben, ha egy osztálynak akár egy tanulója is az adott tanórai csoportba kerül besorolásra, akkor az osztály naplójába, órarendjébe ezek a csoportok is megjelennek! Azok a csoportok, amelyek több osztály tanulóiból jönnek létre csak akkor jelennek meg az osztályok órarendjébe, ill. a naplókba, ha legalább egy tanulót besorolt az osztályból a csoportba! Javasoljuk, hogy az órarendek szerkesztése előtt legalább egy tanulót soroljon be a kapcsolódó osztályokból, hogy azok órarendjébe is megjelenjen a csoport! Nem tanórai csoportok kezelése A NEPTUN-Napló rendszerben kezelheti a nem tanórai célú (pl. napközi, szakkör, kollégium stb.) csoportokat is. A csoport típusánál van lehetősége meghatározni, hogy az adott csoport tanórai célú vagy egyéb tanórán kívüli csoport. A program a csoportok kezelésénél, a csoportokhoz tartozó dokumentumok előállításánál mindig a csoport típusát veszi figyelembe. 35

36 Nyilvántartások A nem tanórai célú csoportok foglalkozásai az osztályok órarendjében, ill. a hagyományos naplóban nem jelennek meg, továbbá az ezekhez tartozó tantárgyak félévi vagy év végi értékelései sem jelennek meg a bizonyítványokban! Az egyes csoportokhoz lehetősége van ún. Csoportnaplókat is előállítani, a foglalkozások adatainak adminisztrálásához. A tanórán kívüli foglalkozásokhoz (napközi, szakkör stb.) mindig külön foglalkozási csoportot hozzon létre! A csoportok típusa határozza meg, hogy pl. a mulasztásokat a program milyen módon összesítse. A tanórai mulasztásokhoz az osztálykeretben, ill. az iskolai csoport (tanórai célú) csoportokban kapott mulasztások összesítődnek, az összes többi csoporttípus esetében a tanórán kívüli mulasztáshoz számolja a hiányzásokat. Kérjük fokozottan ügyeljen arra, hogy a csoport típusát mindig jól adja meg, mert az e- napló számos funkciója (pl. mulasztások kezelése, foglalkozások felvitele, osztálynaplókban megjelenő csoportok stb.) a csoportok típusához kötöttek! Végzős évfolyamú csoportok A rendszerben középfokú oktatási intézmények esetén jelölhetjük a végzős évfolyamot. Ilyen esetben, a rendszer májusban automatikusan zárolja a végzős évfolyamú csoportokat. A végzős évfolyamú csoportokat csak a középfokú oktatási intézményekben kezelni. Tanulók besorolása A tanulók besorolás funkcióval van lehetősége a tanulók osztályokba, csoportokba sorolásának, a tanulócsoportok kezelésének. A NEPTUN-Napló rendszerben mindig két tanévet (az aktuális és a következő tanév) kezelhet, a osztályokba, csoportokba sorolást is ennek megfelelően. 36

37 Nyilvántartások A tanulók osztályba, csoportba sorolása vonatkozhat az aktuális ill. a következő tanévre, továbbá a kiiratkozási, törlési és visszairatkozási műveleteket tanévektől függetlenül is elvégezheti. A tanulók besorolásakor rendkívül fontos a belépési ill. kilépési dátumok helyes rögzítése! Az osztályba ill. csoportba sorolások esetében mindig ellenőrizzék, hogy az osztályba és csoportba belépés, valamint az onnan történő kilépés dátumát megfelelően adját meg! A NEPTUN-Napló program alkalmas arra, hogy pontosan és akár visszamenőlegesen is kezelje a tanév közbeni osztály vagy csoportváltásokat. A funkció helyes működéséhez alapvető fontosságú a helyes beill. kilépési dátumok megadása! Az osztályokba és csoportokba sorolás ill. kiiíratkozás funkcióinak áttkeintése A tanulók besorolása három blokkba szervezve jelenik meg. Az első blokkba tartoznak az aktuális tanévbeli osztályokba és csoportokba történő be és átsorolások. A második blokkba az aktuális tanévben az osztályokból és csoportokból történő kiiratkozások, törlések és visszairatkozási műveletek. A harmadik blokkba a következő tanév kezelésének műveleteit lehet megtalálni. Az alábbi táblázat a tanulók osztályokba és csoportokba történő besorolásával, átsorolásával és kiiratkozásával kapcsolatos műveleteket, alapvető funkcióját és azok alkalmazását tartalmazza. Aktuális tanév Aktuális tanév Funkció Tanulók osztályba sorolása első alkalommal az aktuális tanévben. Tanulók átsorolása egyik osztályból a másik osztályba, az aktuális Alkalmazás Az új tanulók beíratása a rendszerbe az aktuális tanévre, tanév közben jött tanulók beírtakozása. A tanulók áthelyezése (pl. fegyelmi okból, szakmaváltás miatt) az egyik osztályból a másik osztályba, az 37

38 Nyilvántartások Aktuális tanév Aktuális tanév Kiiratkozás osztályokból és csoportokból Kiiratkozás osztályokból és csoportokból Kiiratkozás osztályokból és csoportokból Kiiratkozás osztályokból és csoportokból Funkció tanéven belül. Tanulók csoportokba sorolása osztályokból, az aktuális tanévben. Tanulók átsorolása másik csoportba az aktuális tanévben. Tanulók kiiratkozása az aktuális tanévből. Tanulók törlése csoportból Fel nem vett tanulók törlése Kiiratkozott tanulók visszaíratás Alkalmazás aktuális tanévben. A tanulók besorolása a különböző csoportjaikba (pl.nyelvi csoport, szakmai gyakorlati csoport) az osztályok alapján, az aktuális tanévben. Csoportok közötti átsorolás (pl. nyelvi csoportok váltása), az aktuális tanévben. A tanulók távozása (tanév végén és tanév közben) az intézményből. A tanulók törlése csoportokból tanévtől függetlenül. (az osztályokból nem törli a tanulót) A felvételt nem nyert tanulók végleges törlése. A korábban kiirt tanulók visszairatkozása tanévtől függetlenül. Következő tanév osztályaiba és csoportjaiba sorolás Következő tanév osztályaiba és csoportjaiba sorolás Következő tanév osztályaiba és csoportjaiba sorolás Következő tanév osztályaiba és csoportjaiba sorolás Osztályba sorolás a következő tanévre Osztályok léptetése a következő tanévre Csoportok léptetése a következő tanévre Tanulók osztályokból csoportokba sorolása a következő tanévben Új tanulók beíratkozása a következő tanévre. Teljes osztályok léptetése az előző tanévből a következő tanévre. Teljes csoportok léptetése az előző tanévről a következő tanévre. A következő tanévű osztályokból, a következő tanévű csoportokba sorolás. A tanulók osztályba csoportba sorolásához válassza ki a megfelelő funkciót a besorolás lapjáról! Minden besorolási művelet során, két panelen dolgozhat, a bal oldali panel a forrásadatokat (csoportok, tanulók) a jobb oldali panelen a céladatokat láthatja. A forrás-, ill. célpanelen levő osztályok, csoportok, valamint a tanulók listája a kiválasztott funkciótól függően eltérő lehet. A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! 38

39 Nyilvántartások Fontos tudnivalók a tanulók osztályba és csoportba sorolásáról A NEPTUN-Napló alkalmas az osztályok és csoportok tanulóinak ún. idősoros kezelésére, tehát ha pl. egy tanuló év közben osztályt vált, akkor a program automatikusan eltárolja a korábbi osztályai és csoportjait is. Az osztályokba és csoportokba történő besorolások és átsorolások esetén az alábbi szabályokat kell figyelembe venni: Minden osztályba és csoportba sorolás esetén meg lehet adni a belépés, valamint a kilépés dátumát is. Kérjük, hogy minden esetben pontosan állítsák be a belépési vagy kilépési dátumokat! A tanulók osztályba vagy csoportba sorolásának kezdődátuma mindig az a nap legyen, amely naptól kezdve a tanuló az adott osztály vagy csoport tagja lesz. Az osztályok vagy csoportok közötti átsorolásoknál meg kell adni a kilépés, ill. az új osztályba vagy csoportba belépés dátumát! A tanulók kiiratkozásakor vagy csoportból törlésekor mindig meg kell adni a kilépés dátumát is! Ha egy tanuló távozik az iskolából kiíratjuk az osztályból akkor az összes csoportjából is kilépteti a program! Ha a kiiratkozott tanulóknak esetleg visszamenőlegesen szükséges mulasztásokat vagy értékeléseket beírni, akkor nem szükséges visszairatkoztatni az osztályába elég, ha az Elektronikus naplóban egy olyan napra lép be a pedagógus, amikor a tanuló még tagja volt az osztálynak. Tanulók osztályba sorolása első alkalommal az aktuális tanévben. Ezt a funkciót használhatja a tanulók első alkalommal történő osztályba sorolására, valamint az évközben jött tanulók besorolására is, az aktuális tanévben. 39

40 Nyilvántartások A bal oldali panelen az osztályokba még be nem sorolt tanulók listáját láthatja. A tanulók neve mellett a születési dátumuk is megjelenik, az azonos nevű tanulók könnyebb azonosítása céljából. A jobb oldali panelen mindig az aktuális tanévbeli osztályokat választhatja ki. A belépés dátum mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól lépett be a kijelölt osztályba. Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a belépés dátumát jól adja meg, mert a program csak attól az időponttól fogja azt osztály tanulói között nyilvántartani a diákot, amelyet itt megad! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL vagy a SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz záradékokat is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr, gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! Kérjük vegye figyelembe, hogy ha a tanulókat visszamenőlegesen sorolja be az osztályokba, akkor a korábban már beírt tanórák esetében a tanulók jelenléti vagy mulasztási adatai nem kerülnek automatikusan beállításra! Tanulók átsorolása egyik osztályból a másik osztályba az aktuális tanévben Ezt a funkciót használhatja, ha az aktuális tanévben a tanulót az egyik osztályból át szeretné tenni a másik osztályba. (például a tanuló évközben az A osztályból a B osztályba megy át). 40

41 Nyilvántartások A bal oldali panelen azt az aktuális tanévű osztályt választhatja ki, amelyből a tanuló átmegy a másik osztályba. A jobb oldali panelen azt a célosztályt választhatja ki, amelybe a tanuló átlép. A kilépés és belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól lépett, ki ill. be a kijelölt osztályba. Ha a két dátum azonos, akkor mindkét mezőbe ugyanazt az értéket kell írni. Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a kilépés és a belépés dátumát jól adja meg, mert a program csak attól az időponttól fogja azt osztály tanulói között nyilvántartani a diákot, amelyet megad! Ezt a funkciót használhatja akkor is, ha a tanulót tévedésből rossz osztályba sorolta be. Ilyen esetben először sorolja be a tanulót a megfelelő belépési dátummal a jó osztályába, majd a Téves osztályba sorolások törlése funkcióval törölheti a hibás besorolást. A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz záradékokat is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! Tanulók csoportokba sorolása osztályokból az aktuális tanévben Ezt a funkciót használhatja a tanulók különböző csoportokba sorolására, az aktuális tanévben. A csoportokba soroláshoz először a tanulókat osztályokba kell sorolni, majd az osztályokból lehet a csoportjaikba besorolni. 41

42 Nyilvántartások A tanulókat tetszőleges számú csoportba lehet besorolni, ugyanakkor ügyelje arra, hogy a csoportokba történő besorolás esetén is mindig meg kell adni a csoportba tartozás kezdeti dátumát! A bal oldali panelen azt az aktuális tanévű osztályt választhatja ki, amelyből be akarja sorolni a tanulót a csoportba. A jobboldali panelen azt a csoportot választhatja ki, amelybe be kívánja sorolni a tanulót. A belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól lépett be a kijelölt csoportba. Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a belépés dátumát jól adja meg, mert a program csak attól az időponttól fogja a csoport tanulói között nyilvántartani a diákot, amelyet itt megad! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz ha szükséges - záradékokat is megadhat, ugyanakkor a csoportokba sorolás esetén a legtöbb esetben nem kell záradékot beírni. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! Kérjük vegye figyelembe, hogy ha a tanulókat visszamenőlegesen sorolja be az csoportokba, akkor a korábban már beírt tanórák esetében a tanulók jelenléti vagy mulasztási adatai nem kerülnek automatikusan beállításra! Az osztályok és csoportok összekapcsolása a tanulóik szerint A NEPTUN-Napló rendszerben a csoportok között meg lehet adni olyan csoportokat is, amelyek nem egy osztály bontásából jönnek létre, hanem a csoport tagjai között több osztály tanulói is szerepelnek. 42

43 Nyilvántartások Ilyenek lehetnek pl. a napközis csoportok, a szakkörök, vagy akár a különböző osztályokból létrejövő nyelvi csoportok is. Az osztályok és csoportok összekapcsolása tehát az, hogy egy osztályhoz mely csoportok tartoznak ilyen esetben a csoportba besorolt tanulókon keresztül történik. Az e-napló program további funkcióiban (pl. órarend, osztálynaplók stb.) ez alapján kapcsolja össze az osztályokat és csoportokat. Javasoljuk, hogy az órarend rögzítése előtt végezze el a tanulók csoportba sorolását úgy, hogy legalább egy tanulót soroljon be a különböző osztályokból. Tanulók átsorolása egyik csoportból egy másik csoportba az aktuális tanévben Ezt a funkciót használhatja, ha az aktuális tanévben a tanulót az egyik csoportból át szeretné tenni a másik csoportba. (például a tanuló évközben a egyik nyelvi csoportból egy másik csoportba megy át). A bal oldali panelen azt az aktuális tanévű csoportot választhatja ki, amelyből a tanuló átmegy a másik csoportba. A jobb oldali panelen azt a célcsoportot választhatja ki, amelybe a tanuló átlép. A kilépés és belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól lépett, ki ill. be a kijelölt csoportba. Ha a két dátum azonos, akkor mindkét mezőbe ugyanazt az értéket kell írni. Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a kilépés és a belépés dátumát jól adja meg, mert a program csak attól az időponttól fogja a csoport tanulói között nyilvántartani a diákot, amelyet itt megad! Ezt a funkciót használhatja akkor is, ha a tanulót tévedésből rossz csoportba sorolta be. Ilyen esetben először sorolja be a tanulót a megfelelő belépési dátummal a jó osztályába, majd a A csoportokból kiírt tanulók listája funkcióval törölheti a hibás besorolást. 43

44 Nyilvántartások A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz ha szükséges - záradékokat is megadhat, ugyanakkor a csoportokba sorolás esetén a legtöbb esetben nem kell záradékot beírni. Tanulók kiiratkozása osztályokból Ezt a funkciót használhatja, ha egy tanulót szeretne kiíratni egy osztályból. Ezt a funkciót kell használni a végzős tanulók év végén történő kiiratkozásához, továbbá akkor is, ha a tanév közben egy tanuló távozik az intézményből. A tanulóknak az osztályból való kiiratkozása az intézményből történő távozása - az összes csoportját is automatikusan lezárja, ebben az esetben nem szükséges külön kiíratni a csoportjaiból! A bal oldali panelen azt az aktuális tanévű osztályt választhatja ki, amelyből a tanulót szeretné kiléptetni. A kilépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól távozott az intézményből. Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a kilépés dátumát minden esetben helyesen adja meg! Ezt a funkciót használhatja akkor is, ha tévedésből rossz osztályba sorolta be a tanulót és szeretné törölni. Ilyen esetben először léptesse ki a tanulót, majd a Téves osztályba sorolások törlése funkcióval törölheti a hibás besorolást. 44

45 Nyilvántartások A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz záradékokat is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A Beszúr gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget. A tanulók kiíratásakor - az intézményből történő távozásakor - mindig adja meg a záradékot! Tanulók törlése csoportokból A tanulókat lehetőség van időponthoz kötötten törölni is a csoport tagjai közül. A csoportokból való törlés ellentétben az osztályokból történő kiiratkozással nem jelenti a tanulónak az intézményből való távozását. Ezt a funkciót használja, ha egy tanuló már nem lesz tagja egy adott csoportnak (pl. kilép a szakköri csoportból). A bal oldali panelen azt az aktuális tanévű csoportot választhatja ki, amelyből a tanulót szeretné kiléptetni. A kilépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól nem tagja már az adott csoportnak. Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy a kilépés dátumát helyesen adja meg! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A tanulók csoportból való törléséhez ha szükséges - záradékokat is megadhat, ugyanakkor a csoportokból történő törlés során a legtöbb esetben nem kell záradékot beírni. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! 45

46 Nyilvántartások Fel nem vett tanulók törlése A fel nem vett tanulók törlése funkcióval van lehetősége azokat a tanulókat törölni, akiket a rendszerben létrehozott vagy beimportált, ugyanakkor már nem az intézmény tanulói. A funkciót elsősorban akkor tudja alkalmazni, ha pl. a KIR importálás után olyan diákok is szerepelnek a listákban, akik már nem az iskola tanulói. A bal oldali panelen láthatók azok a rendszerben aktív tanulók, akiket még nem sorolt be az osztályokba. Innen jelölheti ki azokat a tanulókat, akik már nem az iskola diákjai. A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A kilépés dátumánál a törlés dátumát adhatja meg, ugyanakkor az itt megadott dátumnak az e-naplóban nincs jelentősége. A kijelölés megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! Visszairatkozás A kiiratkozott, ill. törölt tanulókat lehetőség van visszairatkoztatni az osztályokba. Ha egy tanulót pl. tévedésből kiírt az osztályából vagy tévedésből törölt, akkor ezzel a funkcióval van lehetősége visszaírnia. A bal oldali panelen a korábban kiiratkozott, ill. törölt tanulók listáját láthatja. A jobb oldali panelen azt az aktuális tanévű osztályt választhatja ki, amelyből a tanulót szeretné beléptetni. A belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól legyen tagja az osztálynak. Kérjük, hogy fokozottan ügyeljen arra, hogy az osztályba történő belépés dátumát jól adja meg! 46

47 Nyilvántartások A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A tanulók visszairatkozásához ha szükséges záradékot is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr, gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! Osztályba sorolás a következő tanévre Ezt a funkciót használhatja a tanulók első alkalommal történő osztályba sorolására a következő tanévre. A bal oldali panelen az osztályokba még be nem sorolt tanulók listáját láthatja. A tanulók neve mellett a születési dátumuk is megjelenik, az azonos nevű tanulók könnyebb azonosítása céljából. A jobb oldali panelen a következő tanévre létrehozott osztályokat választhatja ki. Amennyiben a következő tanévre még nem hozott létre osztályokat úgy az osztály listában a NINCS VÁLASZTHATÓ ELEM felirat jelenik meg. Ebben az esetben az osztályok kezelésénél hozza létre a következő tanévű osztályokat. A belépés dátuma mezőben adhatja meg, hogy a tanuló melyik naptól lépett be a kijelölt osztályba. A következő tanévre történő besorolás esetén a rendszer automatikusan a következő tanév első napját állítja be a belépés dátumának! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! 47

48 Nyilvántartások A besorolásokhoz záradékokat is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr, gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! Osztályok léptetése a következő tanévre Az osztályok léptetése funkcióval teljes osztályokat sorolhat át a következő tanévű osztályokba. Ezt a funkciót használhatja teljes osztályok tanulóinak átléptetésére a következő tanévre. A bal oldali panelen azt az aktuális tanévű osztályt választhatja ki, amelyből a tanulók átlépnek a következő tanévű osztályba. A jobb oldali panelen azt a következő tanévű - célosztályt választhatja ki, amelybe a tanuló átlép. (pl. a 9.A osztályból a következő tanévű 10.A osztály tanulói lesznek) A következő tanévre történő átlépés esetén a rendszer automatikusan a következő tanév első napját állítja be a belépés dátumának és az aktuális tanév utolsó napját a kilépés dátumának. A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz záradékokat is megadhat. Az Adatszótár listából választhatja ki azokat a sablonszövegeket, amelyeket a jogszabályok tartalmaznak. A beszúr gombbal illesztheti be a záradékot a Záradék mezőbe, majd szerkesztheti a szöveget. A tanulók következő tanévre történő átsorolásához javasoljuk, hogy mindig adjon meg záradékot! 48

49 Nyilvántartások Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! Az átsorolásokat a tanév szorgalmi időszakának befejezésétől kezdve bármikor megteheti. Az átsoroláskor a tanévet sikeresen teljesítő tanulókat már a tanév befejezésével átsorolhatja, a javítóvizsgára kötelezett tanulókat pedig később, a javítóvizsga eredményétől függően sorolhatja át a következő tanévű osztályokba. Csoportok léptetése a következő tanévre Az csoportok léptetése funkcióval teljes csoportokat sorolhat át a következő tanévű csoportokba. A bal oldali panelen azt az aktuális tanévű csoportot választhatja ki, amelyből a tanulók átlépnek a következő tanévű csoportba. A jobb oldali panelen azt a következő tanévű - célcsoportot választhatja ki, amelybe a tanuló átlép. A következő tanévre történő átlépés esetén a rendszer automatikusan a következő tanév első napját állítja be a belépés dátumának és az aktuális tanév utolsó napját a kilépés dátumának. A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A besorolásokhoz ha szükséges - záradékokat is megadhat, ugyanakkor a csoportokba sorolás esetén a legtöbb esetben nem kell záradékot beírni. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! 49

50 Nyilvántartások Tanulók osztályokból csoportokba sorolása a következő tanévben Ezt a funkciót használhatja a tanulók különböző csoportokba sorolására, a következő tanévben. A csoportokba soroláshoz először a tanulókat a következő tanévű osztályokba kell sorolni, majd az osztályokból lehet a következő tanévű csoportjaikba besorolni. A tanulókat tetszőleges számú csoportba lehet besorolni. A csoportokba soroláshoz először a tanulókat a következő tanévű osztályokba kell sorolni, majd az ezekből az osztályokból lehet a csoportjaikba besorolni. A bal oldali panelen azt a következő tanévű osztályt választhatja ki, amelyből be akarja sorolni a tanulót a csoportba. A jobboldali panelen azt a következő tanévű csoportot választhatja ki, amelybe be kívánja sorolni a tanulót. A következő tanévre történő besorolás esetén a rendszer automatikusan a következő tanév első napját állítja be a belépés dátumának! A tanulók kijelölését az egér gombjával végezheti el! A CTRL ill. SHIFT gomb nyomva tartásával több tanulót is kijelölhet! A tanulók csoportból való besorolásakor ha szükséges - záradékokat is megadhat, ugyanakkor a csoportokból történő besorolás során a legtöbb esetben nem kell záradékot beírni. Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! 50

51 Nyilvántartások A csoport belépési dátumok javítása az aktuális tanévben A csoportok belépési dátumának javítására kattintva az összes csoportnál a tanulók belépési dátumát alapértelmezetten az aktuális tanév első napjára állítja. Ezzel a funkcióval lehet javítani a hibásan felvitt belépési dátumokat. Kérjük, ügyeljen arra, hogy a dátumok javítása során az összes csoport esetén a tanulók belépési dátuma meg fog változni a tanév első napjára! A belépési dátumok módosulása az osztályokba történő belépési dátumokat nem módosítja. Az osztály belépési dátumok javítása az aktuális tanévben Az osztályok belépési dátumának javítására kattintva az összes olyan tanulónak, aki október 1. előtt lépett be az osztályba a belépési dátumát alapértelmezetten az aktuális tanév első napjára állítja. Ezzel a funkcióval lehet javítani a hibásan felvitt belépési dátumokat. Kérjük, ügyeljen arra, hogy a dátumok javítása során az összes osztály esetén a tanulók belépési dátuma meg fog változni a tanév első napjára! Az osztályba történő belépés dátumának módosítása A NEPTUN-Naplóban lehetőség van a tanulókhoz megadott belépési, ill. kilépési dátumok módosítására. Ezt a funkciót lehet használni akkor, ha rosszul adtuk meg a dátumokat. A dátumok módosításához válassza a bal oldali listából az OSZTÁLYOK TANULÓINAK LISTÁJA funkciót. A listában megjelenik az összes tanuló és az osztálya. A képernyő bal felső található gyorskeresővel) gyorsan szűrhet egy-egy tanulóra vagy osztályra is, elegendő begépelni a tanuló vagy az osztály nevét a mezőbe és a program leszűri a listát. A dátumok módosításához válassza ki a tanulót és nyomja meg a Módosítás gombot. Ezen a lapon módosíthatja az osztályba történő belépés dátumát. A módosítás után a Tovább majd a Rögzítés gombra kattintva módosíthatja az adatokat. 51

52 Nyilvántartások A kilépés dátuma az aktív osztályoknál nem módosítható! Kérjük, hogy a dátumok módosításánál körültekintően járjon el, mert a program csak a megadott dátumtól kezdve jeleníti meg a tanulót az e-naplóban. Záradékok módosítása, új záradékok beírása Az OSZTÁLYOK TANULÓINAK LISTÁJA a funkcióval van lehetőség a tanuló adott osztályhoz tartozó záradékainak módosítására vagy az év közbeni záradékok rögzítésére is. A záradékok esetén a Tanuló záradéka szöveghez a rövidebb (max. 255 karakternyi) záradékot írhat, a Végzáradék szöveghez van lehetőség hosszabb záradékot is beírni. A záradékokat a sablonszövegeket tartalmazó adatszótár (záradék adatszótár) segítségével gyorsabban is beszúrhatja a szövegbe. A csoportba történő belépés dátumának módosítása A NEPTUN-Naplóban lehetőség van a tanulókhoz megadott belépési, ill. kilépési dátumok módosítására. Ezt a funkciót lehet használni akkor, ha rosszul adtuk meg a dátumokat. A dátumok módosításához válassza a bal oldali listából az CSOPORTOK TANULÓINAK LISTÁJA funkciót. A listában megjelenik az összes tanuló és a csoportjai. A képernyő bal felső részén található gyorskeresővel gyorsan szűrhet egy-egy tanulóra vagy csoportra is, elegendő begépelni a tanuló vagy a csoport nevét a mezőbe és a program leszűri a listát. A dátumok módosításához válassza ki a tanulót és nyomja meg a Módosítás gombot. 52

53 Nyilvántartások Ezen a lapon módosíthatja a csoportba történő belépés dátumát. A módosítás után a Tovább majd a Rögzítés gombra kattintva módosíthatja az adatokat. A kilépés dátuma az aktív csoportoknál nem módosítható! Kérjük, hogy a dátumok módosításánál körültekintően járjon el, mert a program csak a megadott dátumtól kezdve jeleníti meg a tanulót a csoport tagjai között az e-naplóban. Téves osztályba sorolások törlése Ha egy tanulót tévedésből rossz osztályba sorolt be, akkor a TÉVES OSZTÁLYBA SOROLÁSOK TÖRLÉSE funkcióval lehetősége van törölni. Ilyen esetben első lépésként tegye át a tanulót a helyes osztályába, majd a TÉVES OSZTÁLYBA SOROLÁSOK TÖRLÉSE -re kattintva törölheti a hibás besorolást. A téves osztályba sorolások törlésénél a program visszavonhatatlanul törli az adott tanulót az osztályból, ezt a funkciót kizárólag a hibásan rögzített adatok esetében használja! Téves csoportba sorolások törlése Ha egy tanulót tévedésből rossz csoportba sorolt be, akkor a TÉVES CSOPORTBA SOROLÁSOK TÖRLÉSE funkcióval lehetősége van törölni. Ilyen esetben első lépésként törölje a tanulót a hibás csoportjából majd a TÉVES CSOPORTBA SOROLÁSOK TÖRLÉSE -re kattintva törölheti a hibás besorolást. A téves csoportba sorolások törlésénél a program visszavonhatatlanul törli az adott tanulót az csoportból, ezért ezt a funkciót kizárólag a hibásan rögzített adatok esetében használja! Tanárok A tanárok, munkavállalók adatainak nyilvántartását a Tanárok menüpont alatt kezdeményezheti. A NEPTUN-Napló rendszer alkalmas külső adatok átvételére is (pl. KIR rendszer) a pedagógusok adatait illetően. A szoftverben azonban a pedagógusok adatainak szélesebb körű kezelésére van lehetőség, valamint ide lehetősége van felvenni külsős oktatók, óraadók adatait is. 53

54 Nyilvántartások A tanárok alábbi adatait kezelheti a rendszerben: oktatási azonosító munkavállaló neve, születési neve, anyja neve, munkavállaló neme, születési hely és idő, igazolvány típusa és száma, alkalmazásának adatai, lakcíme és elérhetőségi adatai, A NEPTUN-Napló rendszerben a felhasználóneve és jelszava, felhasználó jogosultsági szintje. A NEPTUN-Napló rendszerbe való belépési felhasználónevet és jelszót ebben a menüpontban állíthatja be a felhasználónak! Tanárok adatainak kezelése, új tanárok felvitele Amennyiben új pedagógust szeretne rögzíteni, válassza az Új nyomógombot, majd adja meg a tanár adatait, végezetül pedig rögzítse az adatokat. A munkavállaló oktatási azonosítóját, nevét, nemét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét a rendszerben kötelezően meg kell adni! Az adatok módosításához kattintson a Tovább gombra! Az áttekintőlapon ellenőrizheti az adatok helyességét. Amennyiben rosszul adta meg az adatokat a Vissza gombbal visszaléphet az adatok szerkesztéséhez. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Rögzítés gombra! Kérjük, ügyeljen arra, hogy egy munkavállalót a rendszerbe csak egyszer vegyen fel! A többszörös felvitel a későbbi működés során zavart okozhat! 54

55 Nyilvántartások A pedagógusok adatait importálhatja a KIR rendszeréből is, erről részletesen az Importálás c. fejezetben olvashat. A munkavállaló adatainak módosításához válassza, ki a listából a tanárt, majd kattintson a Módosítás gombra! Munkaügyi adatok kezelése, feladat-ellátási helyhez rendelés Az pedagógusok, alkalmazottak kezelése során meg lehet adni a munkaügyi adataikat is, amelyeket a program elsősorban a munkaügyi dokumentumoknál, ill. a statisztikai célú összesítésekben jelenít meg. A munkaügyi adatoknál az alábbi adatok kezelhetők. A pedagógus, alkalmazott kötelező óraszáma. A munkaidő-kedvezmény óraszáma. Az alkalmazott által betöltött munkakör. A munkaviszony típusa. Az alkalmazás létesítésének kezdete és vége. A munkaviszonyhoz tartozó feladat-ellátási hely. 55

56 Nyilvántartások Amennyiben egy pedagógus több feladat-ellátási helyhez is tartozik (pl. tanít a gimnáziumi és szakközépiskolai osztályokban egyaránt) úgy ahhoz a feladat-ellátási helyhez kell besorolni, ahol a statisztikában meg szeretnénk jeleníteni. Felhasználói nevek, jelszavak és jogosultságok kezelése A NEPTUN-Napló rendszerben nem szükséges külön felhasználókat felvenni az elektronikus napló használatához, elegendő csupán ha a tanári adatok kezelésénél beállítjuk a felhasználónevet, a jelszót ill. a jogosultsági szintet. A tanároknál beállított felhasználónevekkel és jelszavakkal csak az elektronikus naplóba lehet bejelentkezni! Az elektronikus naplóba az Adminisztrációs rendszerhez tartozó felhasználónevekkel (admin, igazgato, titkar) és jelszavakkal nem lehet belépni! A jogosultsági szintek kezelésénél a tanár jogszint megadásával lehet megadni a jogot az e-naplóban a tanári belépéshez. A tanári jog mellett lehetőség van igazgató vagy rendszergazda jogosultságot is hozzáadni a jogszintekhez, a rendszer beállításainak kezelésére. További jogosultságokat a CTRL gomb lenyomásával és a megfelelő jogszint kijelölésével tehet meg. Az e-naplóba történő bejelentkezés engedélyezéséhez a tanár jogszintet mindenképpen meg kell adni a felhasználóknak! Azoknál a pedagógusoknál, akiknek szeretnénk biztosítani az e-napló beállításaihoz, az összes osztálynaplóhoz, valamint az igazgatósági dokumentumokhoz való hozzáférést, a tanár jogszint mellett állítsuk be az igazgató jogszintet is. Az igazgató jogosultságú felhasználók egyfajta szuper osztályfőnökként az Elektronikus naplóban hozzáférhetnek az összes osztály tanulóinak adataihoz, mulasztásaihoz, igazolásaihoz és módosíthatják ezeket az adatokat! Jogosultsági szint tanár tanár, rendszergazda tanár, igazgató Elérhető funkciók belépés az elektronikus naplóba belépés az elektronikus naplóba, e-napló globális beállításainak kezelése belépés az elektronikus naplóba, e-napló globális beállításainak kezelése, hozzáférés az összes 56

57 Nyilvántartások osztály adataihoz, naplójához, hozzáférés az igazgatósági dokumentumokhoz. Az igazgatóhelyettes, munkaközösség-vezető jogszintek csak kompatibilitási célokat szolgálnak, ezeket nem javasoljuk beállítani. A felhasználónevek és jelszavak esetében javasoljuk, hogy csak alfanumerikus karaktereket használjanak, ill. kerüljék az ékezetes karakterek használatát is. Tantárgyfelosztás A tantárgyfelosztás felvitele biztosítja a tanévi tanórák, foglalkozások felvitelét a rendszerbe. Bár A NEPTUN-Napló rendszer legtöbb funkciója működik a tantárgyfelosztás felvitele nélkül is, javasoljuk, hogy a tantárgyfelosztási adatokat mindig rögzítse a rendszerbe. A tantárgyfelosztás megtekintéséhez, módosításához kattintson a Keresés gombra! A keresési listát szűkítheti a keresési feltételek megadásával. Ha nem tölti ki a keresési feltételeket a rendszer az összes tantárgyfelosztásban szereplő tanórát, ill. foglalkozást megjeleníti. A képernyő bal felső részén található gyorskeresővel (Tanár) lehetősége van a listát szűrni egy-egy kiválasztott pedagógusra is. A tantárgyfelosztás adatainak felviteléhez kattintson az Új nyomógombra! A tantárgyfelosztás adatainak felviteléhez hajtsa végre az alábbi műveleteket: 57

58 Nyilvántartások 1. Válassza ki a listából az a tanárt, akinek a foglalkozásait, tanóráit rögzíteni akarja! 2. Válassza ki a tanévet, amelyre a tanórákat, foglalkozásokat rögzíteni szeretné! 3. Kattintson az Új foglalkozások gombra! Az bal oldali listában (Pedagógus eddig rögzített foglalkozásai) a pedagógus korábban már rögzített tanórái és foglalkozásait láthatja, mellette viheti fel a pedagógus további tanóráit vagy foglalkozásait. Az osztályok/csoportok listában a megadott tanévre felvett osztályok és csoportok szerepelnek, a tantárgyak közül választhatja ki a rendszerben felvett tantárgyakat, az óra mezőben írhatja be a tantárgyfelosztásban szereplő óraszámot. A programban lehetőség van nem egész óraszámot is (pl. 1,5) felvinni. Figyelem! A tanórákhoz az osztályt/csoportot, a tantárgyat és az óraszámot kötelezően meg kell adni! Az adatok megadása után a Tovább gombra kattintva áttekintheti, majd rögzítheti az adatokat! A rögzítést nyugtázó üzenet (OK) jelzi, hogy sikerült felvinni az adatokat, azután folytathatja a tantárgyfelosztás felvitelét egy másik tanárral vagy ez Elejére gombbal visszatérhet a Nyilvántartások menübe. A tanórán kívüli foglalkozásokhoz (napközi, szakkör stb.) mindig külön foglalkozási csoportot hozzon létre, soha ne az osztályokhoz vagy tanórai célú csoportokhoz rendelje ezeket a foglalkozásokat! Tantárgyfelosztás módosítása A tanórák adatainak módosításához kattintson a Tantárgyfelosztásra, majd az esetleges szűrések megadása után a Keres gombra. Ezután válassza, ki a tanórát majd kattintson a Módosítás gombra! 58

59 Nyilvántartások A tantárgyfelosztási adatokat csak akkor módosítsa, ha pl. rosszul vitte fel az adatokat! Ha a tantárgyfelosztás adatait azért szeretném módosítani, mert (pl. félévváltáskor) más tanár tartja a továbbiakban az órákat, akkor ne a módosítás funkcióval változtassa meg a tantárgyfelosztást, hanem csak annak a pedagógusnak vegye fel a tantárgyfelosztásába a foglalkozást, aki a későbbiekben ezt az órát tartani fogja. Figyelem! Ügyeljen arra, hogy a tantárgyfelosztásban szereplő foglalkozások adatainak módosítása alapvetően befolyásolhatja a rendszer működését! Foglalkozás alapján eddig rögzített tanórák, mulasztások valamint értékelések módosítása A NEPTUN-Napló rendszerben lehetőség van arra, hogy a tantárgyfelosztás módosításakor a már korábban beírt tanórákat és értékeléseket is automatikusan módosítsa a program. Ennek engedélyezéséhez a program beállításainál be kell kapcsolni a A foglalkozások módosításánál a foglalkozás (órarend) alapján rögzített tanórák/értékelések egyidejű módosításának engedélyezése funkciót. Alapértelmezetten ez a funkció ki van kapcsolva az Adminisztrációs rendszerben. Kérjük, hogy a tanórák és értékelések visszamenőleges módosítását csak indokolt esetben és nagyon körültekintően használja! 59

60 Nyilvántartások A tantárgyfelosztás módosításakor lehetőség van a kijelölt foglalkozáshoz már korábban rögzített tanítási órákat, értékeléseket és mulasztásokat is lehet módosítani. Erre legtöbbször akkor van szükség, ha a tanév közben csoportokat összevonunk, vagy több csoportra szedünk szét. Ha a tantárgyfelosztás módosításánál kipipálja a Beírt tanórák és értékelések megváltoztatása: opciót, akkor a foglalkozáshoz tartozó tanórák és értékelések is módosulni fognak. Ha a mulasztási adatokat is szeretné módosítani, akkor a Csoport/osztály módosítása esetén a hozzá kapcsolódó mulasztások megváltoztatása opciót jelölje ki. Tantárgyfelosztás törlése A pedagógusok tantárgyfelosztását törölheti is, azonban a tantárgyfelosztás törlése esetén az alábbiakat kell figyelembe venni: Ha törölnek egy tantárgyfelosztásban felvitt foglalkozást, akkor ezt az órarendből is törölni fogja a program! Ha törölnek egy tantárgyfelosztásban felvitt foglalkozást, akkor a későbbiekben a pedagógusnak nem lesz lehetősége ehhez a foglalkozáshoz értékeléseket vagy beírásokat rögzítenie. A tantárgyfelosztás törlését csak abban az esetben alkalmazzák, ha hibásan vitték fel korábban a foglalkozás adatait! Abban az esetben, ha pl. félévkor megváltozik a pedagógus tantárgyfelosztása, akkor nem szükséges törölni az adott foglalkozást! Tanórán kívüli foglalkozások (napközi, tanulószoba, szakkör) rögzítése a tantárgyfelosztásba. A tantárgyfelosztásba nem csak a tanórákat, hanem a tanórán kívüli foglalkozásokat is lehetőség van rögzíteni. A tanórán kívüli foglalkozások rögzítése ugyanolyan módon történik, mint a tanórai foglalkozásoké, tehát a csoportot, a tantárgyat, ill. az óraszámot minden esetben meg kell adni. A program működési logikájából következőleg a tantárgyfelosztásban a tanórán kívüli foglalkozásokhoz is minden esetben rögzíteni kell egy tantárgyat! A tantárgyak listájában a program alapértelmezetten tartalmazza a tanórán kívüli foglalkozás elnevezésű tantárgyat, ehhez célszerű a tantárgyfelosztásba hozzárendelni az összes tanórán kívüli foglalkozást. Figyelem! A tanórán kívüli foglalkozásokat (pl. szakkörök, sportkörök, felzárkóztató foglalkozások) a tantárgyfelosztásban soha ne az osztályhoz, hanem mindig a megfelelő csoportokhoz kell felvenni! 60

61 Nyilvántartások Jó megoldás lehet az is, hogy ha a különböző foglalkozásokhoz (pl. napközi, tanulószoba, szakkör stb.) külön tantárgyakat veszünk fel a rendszerbe és ezekhez a tantárgyakhoz rendeljük hozzá a tantárgyfelosztásban a tanórán kívüli foglalkozásokat. Tanév rendje A tanév rendje tartalmazza az iskolai tanévvel kapcsolatos különböző napokat (őszi, téli, tavaszi szünnapok, első, utolsó tanítási napok), amelyeket egyrészről az intézmény vehet fel, másrészről a tanév eleji frissítés során a rendszer automatikusan feltölt a - a minisztérium által közzétett tanév rendje szerint. A tanév rendjének meghatározása alapvetően befolyásolhatja az elektronikus napló működését (pl. tanítási szünetre nem lehet tanórát rögzíteni), ezért ha egy adott napra nem tud az elektronikus naplóban tanórát felvinni ellenőrizze a tanév rendjét is! A tanév rendjébe további az intézményvezető hatáskörébe tartozó napokat is fel lehet venni, így rögzíteni lehet a tanítás nélküli napokat, szünnapokat, vagy egyéb naptípusokat is. 61

62 Nyilvántartások A tanév naptárában a tanítási napok és a szünnapok automatikusan kerülnek meghatározásra, tehát csak a tanév rendjétől eltérő napokat kell rögzíteni! Tanítási nap beállítása nem tanítási (pl. szombati) napra Ha a tanév rendjében egy nem tanítási napra, pl. szombatra szeretnénk tanítási napot felvenni akkor az alábbiakat kell végrehajtani: 1. Kattintson az Új nyomógombra! 2. Ellenőrizze, hogy a Tanév mezőben az aktuális tanév szerepel-e? 3. A Dátum mezőben írja be vagy a dátumválasztó ikon segítségével válassza ki azt a napot, amelyre a tanítási napot szeretné rögzíteni! 4. A Nap típusa mezőből válassza ki a tanítási nap elemet! 5. Az Órarendi nap jelölőnégyzet kijelölésével állíthatja be, hogy az adott napon órarend szerinti tanítás van-e az intézményben. Ha nem órarend szerint tanítanak, akkor az e-naplóban erre a napra nem jelenik meg a tanárok órarendje, de a tantárgyfelosztásból van lehetőség egyedi órákat felvenni. 6. Az Eltérő órarend szerinti tanítás órarendi napja mezőben állíthatja be, hogy az adott napon milyen órarendet jelenítsen meg a program. 7. A Hetirend funkcióval határozhatja meg, hogy ha az intézményben van A-B hét, akkor melyik hetirend szerint órarend jelenjen meg. Ha nincs A-B hét, akkor a heti ciklus értéket válassza ki. 8. A Tovább gombbal lépjen tovább, majd a Rögzítés gombbal mentheti el a változtatást. Eltérő órarend beállítás egy napra A NEPTUN-Napló lehetőséget biztosít arra is, hogy egy-egy tanítási napon megcserélje az órarendet. Erre akkor lehet szükség, ha sok azonos nap (pl. hétfő) marad el a tanévben és egy adott napon eltérő órarendet szeretne. Az alábbi példában egy pénteki napra a hétfői órarendet állítjuk be. 1. Kattintson az Új nyomógombra! 2. Ellenőrizze, hogy a Tanév mezőben az aktuális tanév szerepel-e? 62

63 Nyilvántartások 3. A Dátum mezőben írja be vagy a dátumválasztó ikon segítségével válassza ki azt a napot (példánkban ez egy péntek), amelyre az eltérő órarendet szeretné rögzíteni! 4. A Nap típusa mezőből válassza ki a tanítási nap elemet! 5. Az órarendi nap legyen kipipálva. 6. Az Eltérő órarend szerinti tanítás órarendi napja mezőben állítsa be az a napot (példánkban ez egy hétfő), amelyik nap órarendjét szeretné megjeleníteni. 7. A Hetirend funkcióval határozhatja meg, hogy ha az intézményben van A-B hét, akkor melyik hetirend szerint órarend jelenjen meg. Ha nincs A-B hét, akkor a heti ciklus értéket válassza ki. 8. A Tovább gombbal lépjen tovább, majd a Rögzítés gombbal mentheti el a változtatást. Ezzel a funkcióval a példánkban szereplő pénteki napot a hétfői órarend jelenik meg az e-naplóban. Tanítási szünetek beállítása Az intézményi hatáskörben kiadható tanítási nélküli napok felviteléhez az alábbi műveleteket kell végrehajtani: 1. Kattintson az Új nyomógombra! 2. Ellenőrizze, hogy a Tanév mezőben az aktuális tanév szerepel-e? 3. A Dátum mezőben írja be vagy a dátumválasztó ikon segítségével válassza ki azt a napot, amikor nincs tanítás az intézményben. 4. A nap típusát állítsa tanítás nélküli munkanapra. 5. A Tovább gombbal lépjen tovább, majd a Rögzítés gombbal mentheti el a változtatást. A tanév első, ill. utolsó napját nem lehet módosítani a tanév rendjében. Nem órarendi napok (témanapok, iskolanapok) beállítása Az e-naplóban fel lehet venni olyan iskolai napokat is, amikor nem órarend szerint van tanítás. Ilyen napok lehetnek pl. iskolanapok, családi napok, sportnapok, témanapok, ill. bármely olyan tanítási nap, amikor nem az órarend szerint vannak az órák. Az ilyen napok beállítását az alábbiak szerint teheti meg: 1. Kattintson az Új nyomógombra! 2. Ellenőrizze, hogy a Tanév mezőben az aktuális tanév szerepel-e? 63

64 Nyilvántartások 3. A Dátum mezőben írja be vagy a dátumválasztó ikon segítségével válassza ki azt a napot (példánkban ez egy péntek), amelyre az eltérő órarendet szeretné rögzíteni! 4. A Nap típusa mezőből válassza ki a tanítási nap elemet! 5. Az órarendi nap után vegye ki a pipát. 6. Mivel a hetirendet mindig meg kell adni, ezt állítsa be tetszőleges hetirendre. Az olyan tanítási napokon, amelyek nem órarendi napok a tanárok a tantárgyfelosztásukból, egyedileg vihetik fel az órákat. Az Elektronikus napló beállításainál bekapcsolhatja, hogy az ilyen nem órarendi, tanítási napokon csak az osztályfőnökök vihetnek fel órákat. Ha azt szeretné, hogy a tanárok is rögzíthessenek egyedi órákat, akkor kapcsolja ki ezt a funkciót. A nem tanítási napon csak osztályfőnökök rögzíthetnek tanórákat, funkciót, az elektronikus naplóban az Eszközök és beállítások Beállítások Haladási napló lapon lehet módosítani. Osztályonként, csoportonként eltérő napok beállítása a tanév rendjében Az e-naplóban lehetőség van akár osztályonként, ill. csoportonként is eltérő tanítási vagy nem tanítási napok beállítására. Ebben az esetben külön szabályozhatja az egyes osztályok órarendjének megjelenítését az Elektronikus naplóban. Ahhoz, hogy osztályonként vagy csoportonként módosítani tudja a tanév rendjét, először állítsa IGEN értékre az Eszközök és beállítások Beállítások Adminisztrációs rendszer beállításai Tanév rendjének beállításai lapon a Tanév rendjében engedélyezett, hogy az osztályok számára az intézményi általánosan megadott tanév rendjétől eltérő napokat is be lehessen állítani opciót! Az opció bekapcsolása után a tanév rendjének kezelésekor megjelenik a Osztályok, melyekre a tanév rendje bejegyzés vonatkozik: opció, amely segítségével meghatározhatja, hogy az adott nap beállításai az intézmény mely osztályaira vagy csoportjaira legyenek érvényesek. 64

65 Nyilvántartások Ha Az intézmény összes osztályára érvényes beállítás: opció után kiveszi a jelölést, akkor az alatta megjelenő listában lehetősége van osztályonként, csoportonként is beállítani a tanév rendjétől eltérő napokat. Ha egy osztálynak beállítja a tanév rendjében az eltérő napot, akkor ez az osztály összes osztálybontásnak jelölt csoportjára is vonatkozik! Osztálykirándulások felvitele Az e-naplóban lehetőség van egész napos osztálykirándulások felvitelére is, akár osztályonként különböző napok is. A művelet elvégzéséhez az alábbiakat kell végrehajtani: 1. Kattintson az Új nyomógombra! 2. Ellenőrizze, hogy a Tanév mezőben az aktuális tanév szerepel-e? 3. A Dátum mezőben írja be vagy a dátumválasztó ikon segítségével válassza ki azt a napot (példánkban ez egy péntek), amelyre az eltérő órarendet szeretné rögzíteni! 4. A Nap típusa mezőből válassza ki az egész napos kirándulás elemet! 5. Az órarendi nap után vegye ki a pipát. 6. Mivel a hetirendet mindig meg kell adni, ezt állítsa be tetszőleges hetirendre. 7. Ezután az ha Az intézmény összes osztályára érvényes beállítás: opció után kiveszi a jelölést, akkor az alatta megjelenő listában lehetősége van osztályonként, csoportonként is beállítani a kirándulási napot. A beállítás csak az ott kijelölt osztályokra vonatkozik. 8. Rögzítse az adatokat! 65

66 Nyilvántartások Az egész napos kirándulás -nak jelölt napokon az kijelölt osztályok órarendje nem jelenik meg az elektronikus naplóban! A-B hetek felcserélése A NEPTUN-Naplóban egyszerű lehetőség van az A-B hetirendek megcserélésére. Ezt a funkciót akkor lehet alkalmazni, ha pl. a szünetek miatt másik hetirenddel szeretnénk indítani az órarendet. Az A-B hetek felcserélést az alábbi módon lehet megtenni a programban: 1. Lépjen be az Adminisztrációs rendszerbe! 2. Válassza a Nyilvántartások - Tanév rendje funkciót! 3. Kattintson az Új nyomógombra! 4. Adja meg annak a hétnek a hétfői napját, amelyen meg szeretné cserélni az hetirendet. (pl ). Ügyeljen arra, hogy mindig a hétfői napot válassza ki! 5. Állítsa be, hogy a "Nap típusa tanítási nap legyen! 6. Ha nincs kijelölve, akkor, pipálja ki az órarendi napot! 7. Állítsa be az "Eltérő órarend szerinti tanítás órarendi napja:" mezőt a "hétfő" értékre! Ügyeljen arra, hogy mindig a hétfői órarendet válassza ki! 8. A "Hetirend" mezőt állítsa be arra az értékre, amely héttel szeretnének indulni. 9. Rögzítse a változtatást! 10. Ezután lépjen ki az Adminisztrációs rendszerből, majd lépjen be újra, hogy a program legenerálja a módosított naptárat. 66

67 Nyilvántartások A változtatás után a megadott héttől kezdve automatikusan módosulni fog az A-B hetek váltakozása is a tanév rendjében. Tanévváltás A tanévváltás funkcióval lehetőség van a korábbi tanév lezárására, valamint az új tanév megnyitására. A tanév váltása előtt mindig mentse el az adatbázist a Biztonsági mentés funkcióval! A tanév váltása csak akkor lehetséges ha az aktuális tanévből valamennyi tanulót átsorolta a következő tanév osztályaiba, a végzett tanulókat a kiiratkozás funkcióval kiiratkoztatta az intézményből! Abban az esetben, ha van olyan tanuló, aki még a lezárandó tanév osztályaiból nem léptetett át vagy nem iratkozott ki, akkor a tanévváltást nem tudja végrehajtani! Amennyiben a tanévet nem lehet lezárni a program figyelmeztetést küld, hogy hány darab lezáratlan osztály van a rendszerben. Felhívjuk figyelmét, hogy a tanév váltásának folyamata hosszabb ideig is eltarthat, különösen a nagyobb intézményekben. Az archívumok elkészítése, az adatbázisok karbantartása, ill. esetleges adatvesztések elkerülésének ellenőrzése akár percig vagy esetleg tovább is eltarthat. A tanévváltás teljesen automatizált művelet, a folyamat során felhasználói beavatkozás nem szükséges. Fontos tudnivaló, hogy a tanév váltását csak akkor indítsa el, ha a felhasználók nem dolgoznak a rendszerrel. A tanév lezárásával az alábbi funkciók kerülnek végrehajtásra: 67

68 Nyilvántartások az összes csoportból a program automatikusan kiírja a tanulókat (az osztályokból nem!) a rendszer lezárja a haladási és osztályozónaplókat. a rendszer létrehozza a lezárt tanév archívumát, amely a dokumentációs rendszerben elérhető lesz. A lezárt tanévben az adatokat már nem lehet módosítani! Az intézmény oktatás-nevelési feladatainak, működési helyeinek, telephelyeinek és feladat-ellátási helyeinek kezelése A NEPTUN-Naplóban lehetőség van az intézmény ellátott feladatainak (pl. általános iskola, gimnázium, szakközépiskola, szakiskola stb.), a telephelyeinek és működési helyeinek valamint a feladat-ellátási helyeinek kezelésére is. Az osztályokat, csoportokat, ill. a pedagógusokat lehetőség van a programban az feladat-ellátási helyekhez kapcsolni, így a különböző statisztikai célú összesítésekben ilyen bontásban megjeleníteni. Intézmény oktatás-nevelési feladatai Ebben a funkcióban lehet felvenni, ill. törölni az intézményhez kapcsolódó oktatás is nevelési feladatokat. Az Új nyomógombbal lehet az intézményhez új ellátott feladatot felvinni, a Törlés gombbal pedig törölni lehet a feladatokat. Egy oktatási-nevelési feladatot csak akkor lehet törölni, ha nincs hozzá tartozó feladatellátási hely. A feladat-ellátási helyek kezeléséhez első lépésben vegye fel az intézményhez az összes ellátott oktatásinevelési feladatot. Intézmény működési helyei Amennyiben az intézmény nem csak egy helyen, hanem további telephelyeken is működik, ebben az esetben fel lehet venni a székhelytől eltérő további működési helyeket is. Az új telephelyek felviteléhez kattintson az Új nyomógombra. 68

69 Nyilvántartások A telephelyek, működési helyek felvitele során mindig meg kell adni a működési hely nevét. Amennyiben nem kívánja külön feladat-ellátási helyenként kezelni az egyes telephelyeken ellátott azonos feladatokat, vagy csak a székhelyen folyik az oktatási-nevelési munka, akkor nem szükséges a működési helyek rögzítése. Feladat-ellátási helyek kezelése Ha felvette az intézményhez tartozó oktatási-nevelési feladatokat, akkor lehetősége van a feladat-ellátási helyek létrehozására is. Megteheti, hogy módosítja az na oktatási-nevelési feladattal felvitt feladatellátási helyet, ill. újat is felvihet. Feladat-ellátási helyek módosítása A feladat-ellátási listájából válassza ki a módosítandó feladat-ellátási helyet. A feladat-ellátási helyek adatainál az feladat-ellátási hely megnevezését, a működési helyét (székhely, telephely) továbbá az ott ellátott oktatási-nevelési feladatot minden esetben meg kell adnia! Módosítsa a változtatni kívánt adatokat majd a Tovább és a Rögzítés gombbal mentse el a változásokat. 69

70 Nyilvántartások Új Feladat-ellátási hely felvitele A feladat-ellátási listájának lapján kattintson az Új nyomógombra. A feladat-ellátási helyek adatainál az feladat-ellátási hely megnevezését, a működési helyét (székhely, telephely) továbbá az ott ellátott oktatási-nevelési feladatot minden esetben meg kell adnia! 70

71 Elektronikus napló adatok Elektronikus napló adatok Az Elektronikus napló menüpontban az elektronikus napló adatainak (tanórák, mulasztások, érdemjegyek, feljegyzések, nem kötött munkaidő) lekérdezésére, valamint az órarend, csengetési rend és helyettesítések kezelésére, továbbá a gondviselői jelszavak beállítására van lehetőség. Órarend A tanárok és az osztályok órarendjeinek kezelését az Órarend menüpont alatt találja. Az órarendeket importálhatja az asc órarendszerkesztő programból is vagy lehetsége van A NEPTUN-Naplóban rögzíteni. Az asc órarend importálásának módját az Importálások fejezetben olvashatja el. Az órarendekben nem csak a tanórákat, hanem a tanórán kívüli foglalkozásokat (napirendet) és a nem kötött munkaidőt (26-32) is előre rögzítheti a pedagógusoknak. A NEPTUN-Naplóban az órarendek egyszerű felvitelére és kezelésére van lehetősége a naptár használatával! A NEPTUN-Napló rendszerben található órarend nem tervező eszköz, tahát csak a kész órarendek rögzítésére van lehetőség. Az órarend felviteléhez először a tantárgyfelosztás rögzítésére van szükség! 71

72 Elektronikus napló adatok Tanári órarendek létrehozása Javasoljuk, hogy az órarendeket mindig a tanári órarendeken keresztül rögzítse és kezelje! 1. A tanári órarendek létrehozásához kattintson az Órarendek funkcióra. 2. Válassza ki azt a tanárt akinek az órarendjét szeretné létrehozni! 3. A képernyőn megjelenik az aktuális héten a tanár órarendje, ha még nem rögzített órarendet, akkor a naptár üresen jelenik meg. 4. Az Előző, Következő gombbal vagy a mellettük található hétválsztó ikonra kattintva válassza ki az órarend kezdő hetét. Az új órarendek esetén ez általában az első tanítási hét lesz. Javasoljuk, hogy az első tanítási napra - ha azon pl. csak osztályfőnöki órák szerepelnek és nem órarend szerint tanítanak ne vigyen fel órarendet. 5. Kattinston a naptárban arra a napra és órára, amelyet szeretne rögzíteni az órarendben. 6. Válassza ki a tanár tantárgyfelosztásból (Foglalkozás), az előzőleg kijelölt órához! 72

73 Elektronikus napló adatok 7. Ezután válassza ki azt a helyiséget, ahol a tanóra megtartásra kerül. 8. A naptárban kijelölt órát módosíthatja az Óra listából. 9. Amennyiben A-B hét van az iskolában, akkor lehetősége van mindkét hetirendbe betenni az adott tanórát, az Ahét ill. B hét kijelölésével. 10. A tanórák esetében lehetősége van a tanóraspecialítások alapértelmezett beállítására is. Az órarendben beállított tanóra specialítások, alapértelmezetten kijelölésre kerülnek a tanítási órák rögzítésénél. Figyelem! A tanóra specialítások csak akkor jelennek meg az Eletronikus naplóban, ha az e- napló beéllításainál bekapcsolja ennek a funkciónak a kezelését! Az alábbi tanórai specialításokat állíthatja be a programban: Beállítás Sorszámozandó Párhuzamos óra Funkció A tanóra automatikusan sorszámozandó (alapértelmezés). Ha kiveszi a jelölést, akkor a tanítási óra alapértelmezetten - nem kerül sorszámozásra. Párhuzamos tanóra jelölése. Az így jelölt órákat a munkaidő elszámoló lapokon nem fogja számolni a program. Ezzel az opcióval jelölheti, ha a pedagógus egy órában több csoportnak vagy osztálynak tart tanórákat, de a munkaidő elszámolólapon csak egy órának szeretné számolni. A párhumazomos tanórák esetében csak azokat az órákat kell jelölni, amelyeket nem szeretnénk, hogy a program számolja a munkaidő elszámoló lapon! Ha pl. egy tanítási órában 2 különböző osztálynak vagy csoportnak tart együttesen a pedagógus tanórát, akkor csak az egyik órát kell párhuzamos 73

74 Elektronikus napló adatok órának jelölni! Túlóra TÁMOP óra Nem szakrendszerű óra IKT tanóra Nemzetiségi tanóra Minennapos testnevelés IPR óra Differenciált Kooperatív Mérés Dráma TIOP 12 A tanítási órát automatikusan túlórának jelöli a program A TÁMOP pályázatok keretében megtartott tanóra jelölése A nem szakrendszerű tanórák jelölése IKT eszközökkel megvalósított tanóra. Nemzetiségi oktatáshoz kapcsolódó tanóra A mindennapos testnevelés keretében tartott tanóra. IPR tanítási óra jelölése Differenciált oktatás jelölése Kooperatív tanóra jelölése Mérés jelölése a tanóránál Drámatagozat jelölése a tanóránál A TIOP pályázat jelölése a tanóránál Az órarendben beállított tanóra specialításoknak nincs visszamenőleges hatálya, tehát a korábban beírt tanórai jellemzőket a program nem fogja automatikusan módosítani, ezt csak az Elekronikus naplóban a tanórák módosításánál lehet megtenni. 11. A tanóra rögzítésekor az alábbi opcióból választhat: Nyomógomb Funkció A tanórát a teljes órarendhez a tanéve elejétől a tanév végéig - hozzáadja a program az órarendhez. Ezt javasoljuk választani, ha először viszi fel az órarendet. A tanórát a naptárban megadott héttől, a tanév végig rögzíti l a program. Ezt a funkciót az órarend módosításakor célszerű használni. A tanórát a naptárban kijelölt hétig adja hozzá a program. Ezt a funkciót akkor javasoljuk használni ha az adott tanóra végét akarjuk meghatározni. (pl. csak az első félévben van az óra) Az adott órát csak a kijelölt napra viszi fel az órarendbe a program. Ezt javasoljuk választani, ha a tanórát csak egy adott napra szereté rögzíteni. 74

75 12. A megfelelő funkciógombra kattintva rögzítheti a tanórát az órarendben. Elektronikus napló adatok 13. A rögzítés után folytathatja a következő óra rögzítésével. A tanórák kezdő és befejező időpontját mindig a csengetési rend határozza meg. Amennyiben a csengetési rendtől eltérő időtartamú foglalkozásokat (pl. napközi) szeretne rögzíteni, azt a Napirend nézetben teheti meg! A tanórán kívüli foglalkozások beállítását a Tanórán kívüli foglalkozások napirendjének beállítása c. fejezetben találja meg. Többhetes (A-B hét) órarendek kezelése A NEPTUN-Napló rendszer képes többhetes (A-B) órarendek kezelésére is. Ennek beállításához az Adatszótárak funkcióban a hetirendek közé fel kell venni az egyes hetirendeket. Alapértelmezés szerint A NEPTUN-Napló a heti ciklus -t, azaz csak egy hetes órarendek kezelésére van beállítva. Az A-B hét kezeléséhez, először nevezze át a heti ciklus arra a hétre, amellyel a tanév kezdődik (pl. A hét), majd vegye fel újként a B hét szótárelemet is. A NEPTUN-Naplóban többhetes ciklusú órarendeket is kezelhet, ehhez további hetirendeket is felvehet. A hetirend adatszótár módosítása után lépjen ki, majd újra be a programba, hogy a naptár már az új hetirendnek megfelelően kerüljön legenerálásra. Ha A-B hetirendet kezel, akkor először az első hetet (A hét) kell kitöltenie az órarendbe, ezek a tanórák csak minden második hétre kerülnek be a pedagógusok órarendjébe. Az első hét órarendje után kitöltheti a 2. hét (B hét) órarendjét is. 75

76 Elektronikus napló adatok Az A heti órarend másolása a B hétre A NEPTUN-Napló programban lehetőség van arra, hogy ha az A, ill. a B hetirendek között csak kisebb eltérés van, akkor az A hetirendeket át lehessen másolni a B hetirendre. Ehhez az alábbi műveleteket kell végrehajtani: 1. Ellenőrizze, hogy a rendszerben a hetirendek közé fel van-e véve az A, ill. a B hét. 2. Vegye fel az A heti órarendbe azokat az órákat, amelyek megegyeznek az A ill. a B hét között. Javasoljuk, hogy az összes tanárnak rögzítse az órarendjét. 3. Ha készen van a teljes A heti órarend, menjen az Adminisztrációs rendszerben a Elektronikus napló funkcióra. 4. Válassza ki a bal oldalon található listából az OSZTÁLY, CSOPORT ÓRARENDEK KEZELÉSE funkciót. 5. Kattintson az Új nyomógombra! 6. Kattintson az Órarendek másolása hetirendek alapján szövegre. 7. Válassza ki az Osztályok/csoportok mezőben, hogy melyik osztály vagy csoport órarendjét szeretné másolni. Ha az Összes osztály/csoport elemet választja, akkor a teljes órarendet át tudja másolni. 8. Válassza ki a Forrás listából azt a hetirendet (pl. A hét), amelyet másolni szeretne. 9. Válassza ki a Cél listából azt a hetirendet, amelyre átmásolni szeretné a forrás hetirend órarendjét (pl. B hét) 10. Az órarend létrehozása másik hetirend alapján gombra kattintva átmásolja a forrás órarendet a cél órarendre. A másolás után az külön módosíthatja az A, ill. B hetirend órarendjei közötti eltéréseket. A 0. órák aktiválása az e-naplóban A NEPTUN-Napló programban lehetőség van a 0. órák kezelésére is. Ezt a beállítást a telepítéskor célszerű bekapcsolni, de lehetőség van az utólagos aktiválására is. A 0. órákat az Eszközök Javítások és korrekciók - Nulladik óra engedélyezése funkció futtatásával lehet bekapcsolni. A bekapcsolás után lépjen ki, majd újra vissza az Adminisztrációs rendszerbe! 76

77 Elektronikus napló adatok A 0. órák utólagos aktiválásakor kérjük fokozottan ügyeljenek arra, hogy más felhasználó ne legyen bejelentkezve a rendszerbe! Tanári órarendek módosítása A kész órarendeket bármikor módosíthatja az elektronikus naplóban. A naptár alapján történő módosítás esetén lépjen arra a napra, amelytől kezdve szeretné módosítani az órarendet, majd kattintson a kiválasztott tanórára. 1. Kattinston a módosítani kívánt tanórára! 2. Az órarendi óránál módosíthatja a tantárgyfelosztásból a foglalkozást ill. a helyiséget is. 3. A Tovább majd a Rögzítés gombra kattintva módosíthatja az órarendet. Óra törlése az órarendből A tanórák többféle módon törölheti a tanárok órarendjéből, attól függően, hogy csak a kijelölt napra vagy adott időszakra szeretné törölni az órát. Az A-B hét kezelése esetében az egyes hetirendekből csak külön lehet törölni a tanórákat és foglalkozásokat! Az óra törléséhez az alábbi műveleteket kell végrehajtania. 77

78 Elektronikus napló adatok 1. Kattintson a törlölni kívánt tanórára! 2. Az órarendi óra törlését az alábbiak szerint lehet végrehajtani: Nyomógomb Funkció Az Óra törlése funkcióval csak a kijelölt napon törli a tanórát. Ezt a funkciót akkor célszerű használni, ha csak egy adott napra szeretnénk megváltoztatni a tanár órarendjét Az Óra megszűntetése nyomógommbal a teljes órarendi órát törölhetjük. Az Óra törlése innentől funkcióval az órarendi órát a kijelölt naptól kezdve a tanév végéig fogja törölni a program. Ezt a funkciót akkor célszerűá használni, ha az adott naptól kezdve szeretnénk törölni a tanórát. Az Óra törlése eddig nyomógombbal az adott tanórát a kezdetétől fogva a kijelölt napig fogja törölni a program. Ezt a funkciót akkor érdemes használni, ha a kijelölt napig törölni szeretnénk a korábbi órarendi órákat. 3. A Rögzítés gombra kattintva mentheti el a változásokat! Tanórán kívüli foglalkozások napirendjének beállítása A tanítási órarendeket tartalmazó órarend mellett a NEPTUN-Naplóban lehetőség van a tanórán kívüli foglalkozások napirendjének rögzítésére is a Napirend nézet használatával. A Napirend nézetből felvitt foglalkozások esetén meg lehet adni a pontos kezdő és befejező dátumot is a programban. 1. A tanórán kívüli foglalkozások felviteléhez kattintson a Napirend nézetre! 78

79 Elektronikus napló adatok A Napirend nézetben a tanórák és a tanórán kívüli foglalkozások megjelennek. A tanórák időbeosztását a csengetési rend alapján határozza meg a program. 2. Az új foglalkozás felviteléhez kattintson a kezdődátumhoz közel eső üres területre az adott napon. A pontos kezdési és befejezési dátumot mindig beállíthatja a foglalkozás adatainál. 3. Válassza ki a foglalkozást, valamint adja meg a terem és a kezdő és befejező időpontot. 4. Rögzítse a foglalkozást. A Napirend nézetből rögzített foglalkozások az Elektronikus naplóban csak a Napirend nézetben jelennek meg a pedagógusoknak! 79

80 Elektronikus napló adatok Csengetési rend beállítása A csengetési rend beállításával meghatározhatja az egyes tanórák kezdő és befejező időpontját, valamint a közöttük levő szünetek tartalmát. A csengetési rend módosításához kattintson a Csengetési rend beállítása funkcióra. Válassza ki a normál(nappali) csengetési rendet és kattintson a Módosítás gombra! A lapon beállíthatja az egyes órák kezdetét és végét. Ha a naplóban korábban rögzített órákra visszamenőleg is alkalmazni akarja a csengetési rendet, akkor jelölje be a Csengetési rend változtatásával együtt a rögzített tanórák kezdetének és végének frissítése opciót. A NEPTUN-Napló jelenlegi verziójában csak egy csengetési rendet lehet kezelni! A csengetési függetlenül attól, hogy az intézményben mikor kezdődik, ill. fejeződik be a tanítás az összes órához meg kell adni a kezdetének és végének időpontját. A program természetesen csak az órarendbe, ill. a tanórákhoz ténylegesen beírt órák csengetési rendjét fogja kezelni, a többi óra beállítása nincs hatással a szoftver működésére. A beírt tanórák visszamenőleges módosítása a megváltozott csengetési rendnek megfelelően. A csengetési rend módosítását lehetőség van visszamenőleges hatállyal is alkalmazni, vagyis a korábban beírt tanórákat a megváltoztatott csengetési rendnek megfelelően módosítani. Ez a funkció 80

81 Elektronikus napló adatok visszamenőlegesen (a tanév elejétől kezdve) az összes már beírt tanórának módosítja a kezdő és befejező időpontját, a megváltoztatott csengetési rendnek megfelelően. A visszamenőleges módosításhoz jelölje be a Csengetési rend változtatásával együtt a rögzített tanórák kezdetének és végének frissítése szöveg mellett található négyzetet, majd mentse el a változtatást. Ezt a funkciót csak akkor használja a visszamenőlegesen, a tanév elejétől kezdve az összes beírt tanóra kezdési és befejezési időpontját módosítani szeretné a megváltozott csengetési rendnek megfelelően! Helyettesítések Az e-napló v8 verziójától kezdve lehetősége van a helyettesítések előírására is az elektronikus naplóba. ezzel a funkcióval megadhatja, hogy egy hiányzó pedagógust melyik kolléga fog helyettesíteni. Az előírt helyettesítések megjelennek a kijelölt kolléga elektronikus naplójában. A helyettesítések felvitelét az alábbi műveletekkel rögíztheti: 1. Kattintson a Helyettesítések funkcióra! 2. A listából válssza ki a hiányzó (helyettesítendő) pedagógust! 3. A naptárból válassza ki azt a napot és órát amikor a pedagógust helyettesíteni kell. Az Előző és következő gombbal módosíthatja a heteket, ill. a hát sorszáma meletti ikonra kattintva gyorsan is kiválaszthatja a megfelelő dátumot. 81

82 Elektronikus napló adatok 4. A következő lapon kiválaszthatja a helyettesítés típusát (szakszerű, nem szakszerű, összevonás), beírhatja a helyettesítés okát, valamint kiválaszthatja a helyettesítő tanárt is. 5. Az Osztályban tanító órarend szerint szabad pedagógusok: listájában láthatja azokat a kollégákat, akik az adott osztályban tanítanak és a kijelölt órában nincs saját órájuk. 6. A További helyettesítő pedagógusok: listájából választhatja ki az előző listában nem szereplő pedagógust is a helyettesítéshez, pl. óraösszevonás esetén. 7. A Rögzítés gombbal mentheti el a helyettesítést. A helyettesítések naptárában megjelenő tanórák jelentése Megjelenés Magyarázat Órarendben szereplő, még be nem írt tanóra. Ezeket a tanórákat lehetősége van helyettesítésre kijelölni. 82

83 Elektronikus napló adatok Helyettesítésre kiírt, de még a helyettesítő tanár által be nem írt óra. Ezeket a helyettesítésre kiírt órákat lehetősége van még módosítani vagy törölni. A pedagógus vagy a helyettesítő által már beírt tanóra. Ezeket az órákat nem lehet helyettesítésre kiírni. A beírt helyettesítést tartalmazó tanóra. Ezt az órát már nem módosíthatja a helyettesítés funkcióval. Elmaradt óra (helyettesítés) jelzése a naplóban. Ezt a helyettesítést csak törölni tudja. Helyettesítések módosítása és törlése Ha módosítani vagy törölni szeretné a helyettesítést, akkor kattintson a (zöld színnel jelölt) korábban felvitt helyettesítésre és módosítsa vagy törölje az adatokat. A módosításhoz lépjen tovább majd a Rögzítés gombbal mentse el az adatokat. Elmaradt óra rögzítése A helyettesítések funkcióban lehetőség van az adott tanórát elmaradt órának is rögzíteni. Ha pl. az utolsó vagy az első óra elmaradt, akkor a Helyettesítések funkcióban ezt lehet jelölni. Az elmaradt órák felvitelét az alábbi műveletekkel rögíztheti: 1. Kattintson a Helyettesítések funkcióra! 2. A listából válssza ki a hiányzó (helyettesítendő) pedagógust! 3. A naptárból válassza ki azt a napot és órát amikor a pedagógus órája elmaradt. Az Előző és következő gombbal módosíthatja a heteket, ill. a hát sorszáma meletti ikonra kattintva gyorsan is kiválaszthatja a megfelelő dátumot. 4. Kattintson a képernyőn található Elmaradt óra nyomógombra! 83

84 Elektronikus napló adatok 5. Az elmaradt óra kíhúzva jelenik meg a hiányzó pedagógus naptárában. Tanórák keresése A tanórák funkcióban lehetősége van a tanítási órák megtekintésére különböző keresési, szűrési feltételek alapján. A keresési lapon állítsa be azokat a feltételeket, amely alapján szűrni szeretné a tanórák listáját, majd kattintson a Keresés nyomógombra. A keresés, szűrés eredményét egy listában tekintheti meg! Ha nem állít be a tanórára vonatkozó szűrési feltételeket, akkor az adattartalom függvényében a tanórák listázása hosszabb időt is igénybe vehet! Javasoljuk, hogy mindig állítson be szűrési, keresési feltételek a tanítási órák listázáskor! A NEPTUN-Napló Admin rendszerben csak a tanórák keresésére, szűrésére van lehetősége, a napló kitöltését (tanórák felvitelét) a NEPTUN-Napló rendszerben lehet végrehajtani! Nem kötött munkaidő keresése A nem kötött munkaidő keresése funkcióban lehetősége van a nem kötött munkaidőre rögzített tevékenységek megtekintésére különböző keresési, szűrési feltételek alapján. A keresési lapon állítsa be azokat a feltételeket, amely alapján szűrni szeretné a nem kötött munkaidő listáját, majd kattintson a Keresés nyomógombra. A keresés, szűrés eredményét egy listában tekintheti meg! Mulasztások keresése A mulasztások funkcióban lehetősége van a tanulói mulasztások megtekintésére különböző keresési, szűrési feltételek alapján. A keresési lapon állítsa be azokat a feltételeket, amely alapján szűrni szeretné a mulasztások listáját, majd kattintson a Keresés nyomógombra. A keresés, szűrés eredményét egy listában tekintheti meg! Ha nem állít be a mulasztásokra vonatkozó szűrési feltételeket, akkor az adattartalom függvényében a mulasztások listázása hosszabb időt is igénybe vehet! Javasoljuk, hogy mindig állítson be szűrési, keresési feltételek a mulasztási adatok listázáskor! 84

85 Elektronikus napló adatok Értékelések keresése A mulasztások funkcióban lehetősége van a tanulói mulasztások megtekintésére különböző keresési, szűrési feltételek alapján. A keresési lapon állítsa be azokat a feltételeket, amely alapján szűrni szeretné a mulasztások listáját, majd kattintson a Keresés nyomógombra. A keresés, szűrés eredményét egy listában tekintheti meg! Gondviselői felhasználónevek és jelszavak beállítása A NEPTUN-Napló rendszerében alapvetően kétféle módon automatikusan és manuálisan - lehet kezelni a szülői bejelentkezéseket. Abban az esetben, ha a szülőknek különböző felhasználóneveket és jelszavakat szeretnénk adni, akkor a gondviselők adatainál kell megadni a szülőhöz tartozó felhasználónevet és jelszót. Ebben az esetben ügyelni kell arra, hogy a szülőknek mindig különböző felhasználóneveket adjunk meg. Ha manuálisan adjuk meg a felhasználóneveket és jelszavakat, akkor a szülők, gondviselők különböző felhasználóneveket használhatnak. A másik lehetőség, hogy a gondviselőknek automatikusan a gyermekük oktatási azonosítója és születési dátuma alapján generálhatunk felhasználóneveket és jelszavakat. Ebben az esetben a szülők mindig azonos felhasználónévvel és jelszóval léphetnek be az e-ellenőrzőkönyvbe. A gondviselői felhasználónevek és jelszavak automatikus beállításával jelentősen leegyszerűsödik a szülői, gondviselői felhasználónevek és jelszavak kezelése. Az alapértelmezés szerint a gondviselőknek a felhasználóneve a gyermekének oktatási azonosítója lesz, a jelszava pedig a gyermekének születési dátuma, ÉÉÉÉ-HH-NN formátumban. (pl ). A szülői, gondviselői jelszavak automatikus beállítása csak akkor lehetséges, ha előtte felvitte a tanulókhoz a gondviselőket! Gondviselői jelszavak beállítása A gondviselői hozzáférések beállítása azoknak a szülőknek, akik még nem rendelkeznek felhasználónévvel és jelszóval. A gondviselők felhasználóneve a gyermekének oktatási azonosítója lesz. A felhasználók jelszava a gyermekének születési dátuma, ÉÉÉÉ-HH-NN formátumban. (pl ). Ha az automatikusan generált felhasználóneveket és jelszavakat használja, akkor nincs lehetősége a gyermek szüleihez különböző felhasználónevek és jelszavak beállítására. Gondviselői jelszavak alaphelyzetbe állítása Az összes szülői, gondviselői felhasználónév és jelszó alaphelyzetbe állítása. A gondviselők felhasználóneve a gyermekének oktatási azonosítója lesz. A felhasználók jelszava a gyermekének 85

86 Elektronikus napló adatok születési dátuma, ÉÉÉÉ-HH-NN formátumban. (pl ). Ez a funkció törli az összes korábbi szülői felhasználónevet és jelszót! Ügyeljen arra, hogy ha ezt az opciót választja, akkor az ÖSSZES szülői felhasználónév és jelszó az alaphelyzetre kerül beállításra. Ezt az opciót soha ne használja akkor, ha az elektronikus ellenőrzőkönyvben engedélyezni a jelszavak módosítását. 86

87 Eszközök és Beállítások Eszközök és Beállítások Jelszómódosítás A jelszómódosítás funkcióval az aktuálisan bejelentkezett felhasználó jelszavát módosíthatja! Kérjük fokozottan ügyeljen a jelszavak biztonságára és rendszeres időközönként módosítsa jelszavát. Ügyeljen arra, hogy jelszava ne tudódjon ki, valamint ne felejtse el a jelszavát! A jelszó beírásakor a beírt szöveg nem látható! Amennyiben elfelejtette jelszavát és nem tud bejelentkezni a rendszerbe, kérje ügyfélszolgálatunk segítségét! A jelszavak esetében javasoljuk, hogy csak alfanumerikus karaktereket használjanak, ill. kerüljék az ékezetes karakterek használatát is. Program beállítások A program beállítások funkcióval az adminisztrációs rendszer különböző funkcióit szabályozhatja. A beállítások alapvetően befolyásolhatják a szoftver működését az egyes funkciók elérhetőségét. Beállítás Naptárgenerálás a rendszerbe való minden belépéskor Bejelentkezés után automatikus adatbázisszkript futtatás engedélyezve Tanév rendjében engedélyezett az osztályok számára az intézményi általános tanév rendi beállításoktól eltérő napok kezelése Hét sorszámának váltása csak munkanapon Funkció Minden belépéskor a naptár újra előállításra kerül. A funkció lassítja ugyan a szoftverbe történő belépést, ugyanakkor lehetővé teszi, hogy pl. a tanév rendjének, vagy a hetirendeknek a módosításakor automatikusan előállítódjon a naptár. Ezt a funkciót csak nagyon indokolt esetben kapcsolja ki! A programban a bejelentkezés után automatikusan lefutnak a hibakeresést, hibajavítást végző adatbázis műveletek. A funkció lassítja ugyan a szoftverbe történő belépést, ugyanakkor automatikusan megkeresi és javítja az adatbázisban levő hibákat. Ezt a funkciót csak nagyon indokolt esetben kapcsolja ki! Ennek az opciónak a bekapcsolásával lehetősége lesz, hogy a tanév rendjét csak a kijelölt osztályoknak módosítsa. A funkció bekapcsolása lehetővé teszi, hogy pl. külön kezelje az alsós és a felsős osztályokban alkalmazott tanítási napokat és szüneteket. Ezt a funkciót összetett iskolákban célszerű bekapcsolni! A tanítási hetek sorszámát csak munkanapokon módosítja automatikusan a rendszer. 87

88 Eszközök és Beállítások Nem sorszámozott naptípusok A megjelölt naptípusok a rendszerben nem kerülnek sorszámozásra a tanítási napok között. Tanulók osztályok közötti átsorolása esetén a csoportbontásokból való kiléptetését is elvégezze rendszer Tanuló sajátos nevelési igényének, szociális és tanügyi adatainak kezelése Tanuló vallási adatainak kezelése Tanuló külső gyakorlati helyeinek kezelése A foglalkozások módosításánál a foglalkozás (órarend) alapján rögzített tanórák/értékelések egyidejű módosításának engedélyezése Csoportokat tartalmazó választók elemsorrendje elsődlegesen csoportnév alapján (egyébként évfolyamsorszám alapján HTTP alapú szolgáltatás elérési útvonala Szülői rendszerben elrejtett érdemjegyek típusai A tanulók osztályok közötti átsorolásánál a program automatikusan kilépteti a csoportokból is a tanulót. Az évváltás esetében a kiléptetés mindig automatikusan végrehajtásra kerül, azonban a tanéven belüli osztályváltásánál, ennek a funkciónak a bekapcsolásával lehet a csoportból történő kiléptetést automatizálni. Ezt a funkciót csak indokolt esetben kapcsolja ki! A rendszerben a tanulók adatainál be lehet kapcsolni a szociális, tanügyi és SNI adatok kezelését is. A rendszerben a tanulók adatainál be lehet kapcsolni a vallási adatok (felekezet, plébánia) adatok kezelését is. A rendszerben a nyilvántartások kiegészülhetnek a külső gyakorlóhelyek kezelésével. A funkció bekapcsolásával lehetősége lesz a tantárgyfelosztás módosításával egyidejűleg az összes addigi beírt tanóra, értékelés és mulasztás visszamenőleges módosítására is. Ezt a funkciót csak akkor kapcsolja be, ha visszamenőleg akarja módosítani a tanórákat és értékeléseket. Minden más esetben célszerű kikapcsolni! A csoportok listája név vagy évfolyam szerint jelenjen meg. Alapértelmezetten a csoportokat az évfolyamok szerint rendezve jeleníti meg a rendszer, a funkció bekapcsolásával a rendezést név szerintire lehet módosítani. A fenntartói adatgyűjtő rendszer URL címe. Abban az esetben kell beállítani a szoftverhez, kapcsolódik a fenntartói adatgyűjtő rendszer is. Az itt kiválasztott érdemjegyek az elektronikus ellenőrzőkönyvben nem jelennek meg. 88

89 Eszközök és Beállítások Javítás, korrekció A javítások, korrekciók menüpontban olyan adatbázis műveleteket lehet végrehajtani, amelyek automatikusan képesek javítani egyes adatfelviteli hiányosságokat, valamint gyorsan beállíthatók felhasználói adatok. Figyelem! Az automatikus javítások előtt javasolt biztonsági mentést készíteni az adatbázisról! Beállítás e-napló adatok javítása, karbantartása. Gondviselői jelszavak beállítása Gondviselői jelszavak alaphelyzetbe állítása Osztálynaplók karbantartása, tanítási órák javítása Haladási napló órasorszámozás karbantartása, csoport-tantárgy szerinti újra sorszámozással. Haladási napló órasorszámozás Funkció A naplóban rögzített tanulói, tanári adatok hibáinak javítása (pl. kisnagybetűs elírások, szóközök). Az osztályok, csoportok évfolyamainak beállítása, a tanulók tantervének beállítása, adatrögzítési hiányosságok korrigálása. A gondviselői felhasználónevek és jelszavak beállítása azoknál a gondviselőknél, akik még nem rendelkeznek felhasználónévvel és jelszóval. Alapértelmezetten a gondviselői felhasználónevek az oktatási azonosítók (ha a diák rendelkezik ilyennel), a jelszavak pedig a születési dátumok lesznek. A művelet csak azoknak a gondviselőknek állítja be a felhasználónevét és jelszavát, akiknek a gyermekük rendelkezik oktatási azonosítóval, ill. ki van töltve a születési dátum mező is. A korábban beállított felhasználónevekre és jelszavakra a műveletnek nincs hatása. A gondviselői felhasználónevek és jelszavak alaphelyzetbe állítása az összes gondviselőnél. Alapértelmezetten a gondviselői felhasználónevek az oktatási azonosítók (ha a diák rendelkezik ilyennel), a jelszavak pedig a születési dátumok lesznek. A művelet valamennyi gondviselőnek alaphelyzetbe állítja a felhasználónevét és jelszavát! Az osztálynaplók újra sorszámozása, a hibás adatrögzítések korrekciója. Az osztálynaplók újra sorszámozása, osztály/csoport és tantárgy szerint. Ha az azonos csoportoknak, azonos tantárgyakat tanító tanárok órasorszámait folyamatosan akarjuk visszamenőleg is átsorszámozni, akkor futassuk le ezt a funkciót.. Az osztálynaplók újra sorszámozása, osztály/csoport, tanár és tantárgy 89

90 Eszközök és Beállítások karbantartása, tanár-csoporttantárgy szerinti újra sorszámozással. Lezárt tanévek karbantartása. Egyedi karbantartás Adatbázis karbantartás szerint. Ha az azonos csoportoknak, azonos tantárgyakat tanító tanárok órasorszámait külön-külön akarjuk visszamenőleg is átsorszámozni, akkor futassuk le ezt a funkciót.. Valamennyi korábbi tanév adatainak törlése az aktuális adatbázisból. Egyedi adatbázis szkript futtatása. Az adatbázis tisztítása, karbantartása. Amennyiben a rendszer adatai csak hosszú várakozás után jelennek meg, javasolt futtatni. Az adatbázis karbantartás a tárolt adatokra nincs semmilyen hatással! Adatszótárak karbantartása A NEPTUN-Napló adatszótárainak karbantartása. Ennek a műveletnek a segítségével van lehetőség egyes adatszótár elemek módosítására és bővítésére. A rendszerben az alábbi adatszótárak tartalmát lehet szerkeszteni: [belépési okok]: a be-, ill. átsorolásánál használatos mintaszövegek, záradékok [csoporttípusok]: az osztályok és csoportok típusai, [elérhetőség típusok]: a tanulók, gondviselő, tanárok elérhetőségeinek típusa, [értékelés típusok]: az értékelések típusai, [értékelés módok]: az értékelések módjai, módszerei, [esemény jellegek]: a feljegyzésekhez kapcsolódó események típusai, jellegei. [helyettesítés típusok]: helyettesítések típusai, [hetirendek]: az intézményben használatos hetirendek (Heti ciklus, A-B hetek), [igazolás típusa]: mulasztások igazolásának típusai, [kilépés okok]: a kilépéskor használatos mintaszövegek, [naptípusok]: a tanítási, ill. tanítás nélküli munkanapok típusai, [rokonság foka]: gondviselői rokonsági fokok, [tantárgy kategória]: tantárgy kategóriák. Figyelem! A beépített adatszótár elemei nem törölhetők! Értékelési módok, jegyek súlyozásának és színének beállítása A NEPTUN-Naplóban lehetőség van az értékelési módok bővítésére, az átlagszámítás során használatos súlyozás megváltoztatására, továbbá az egyes értékelésekhez tartozó színek megváltoztatására is. A módosításhoz válassza az Adatszótárak karbantartása funkcióban az értékelési módok adatszótárt. 90

91 Eszközök és Beállítások A kiválasztás után megjelenik a rendszerbe beépített értékelési módszerek listája. Ezt a listát tetszőlegesen bővítheti az iskolában használatos új értékelési módokkal. Ha módosítani szeretné az értékelési módok súlyszámát vagy színét válassza ki az adott értékelési módszert és kattintson a Módosítás gombra. A lapon beállíthatja a súlyszámot és a színt is. Kattintson a tovább gombra, majd rögzítse a változást. Szöveges értékelések mondatbankjainak feltöltése Az e-naplóban használt szöveges értékelésekhez lehetősége van további sablonszövegeket is felvenni. Ehhez válassza az Adatszótárak karbantartása funkcióban az Szöveges értékelés adatszótárt. A program már tartalmazza a magatartás és szorgalom bejegyzéseket, valamint az ún. tantárgyi bejegyzéseket, amelyet bármely tantárgyhoz felhasználhat. Az új szöveges értékelés felviteléhez kattintson az Új gombra. 91

92 Eszközök és Beállítások A Megnevezés mezőhöz írhatja be a szövegsablont. A Tárgynév mezőbe adhatja meg azt a tantárgyat, amelyhez a szöveges értékelés tartozik. Kérjük, ügyeljen, hogy a tantárgy nevét pontosan adja meg, ill. használja a szövegmező mellett található ikon a tantárgy kiválasztására. Ha üresen hagyja ezt a mezőt, akkor a szövegsablon nem jelenik meg a tantárgyaknál. Új feljegyzéstípusok, beírások felvitele az e-naplóba A feljegyzések, beírások esetében egyrészről a rendszer tartalmaz előre felvett feljegyzéstípusokat (pl. dicséret, fegyelmi stb.), másrészről lehetősége van minden iskolának további feljegyzéstípusokkal (pl. szaktanári figyelmeztető, intő, osztályfőnöki figyelmeztető, intő stb.) is kiegészítenie a beírások kategorizálását. Ehhez válassza az Adatszótárak karbantartása funkcióban az esemény jellegek (tanulók) adatszótárt. A Keres gombra kattintva megjelenik a programban rendelkezésre álló feljegyzéstípusok listája, itt lehetősége van újakat felvenni, ill. módosítani az egyes típusokat. A rendszerbe feltöltött esemény típusokat kérjük, soha ne módosítsák, mert ezek a program helytelen működéséhez vezethetnek. Csak azokat az elemeket módosítsák, amelyeket az iskola vett fel. Az új szöveges értékelés felviteléhez kattintson az Új gombra. 92

93 Eszközök és Beállítások A Megnevezés mezőben adhatja meg a feljegyzés típusának a nevét, a sorszám mezőben állíthatja be a megjelenítés sorszámát. Az új elemet a Tovább, majd a Rögzítés gombbal rögzítheti a programba. 93

94 Importálás Importálás Az e-napló v5 verziótól kezdve az adatimportálási lehetőségek szélesebb körű alkalmazhatósága vált elérhetővé a programban. Az importálási funkciók az alábbi esetben nyújthatnak segítséget a programban: A rendszer első adatfeltöltésekor a tanulói, tanári adatok importálásának lehetősége a KIR vagy egyéb Excel táblázatokból. A tantárgyfelosztás importálása Excel táblázatból, amely funkcióval rendkívül gyorsan lehet az osztályokat, csoportokat, tantárgyakat, valamint a tantárgyfelosztás létrehozni, ill. módosítani a rendszerben. Az osztály és csoportbesorolások importálása és módosítása. Külső Excel és XML adatállományok (pl. asc órarendkészítő) feltöltése a rendszerbe. Az importálás során lehetőség van csoportos, nagy mennyiségű adatok felvitelére és gyors módosítására is. Fontos szabályok az adatok importálásához A NEPTUN-Napló importálási lehetőségei egyszerű és gyors eszközt biztosítanak az adatok felviteléhez és módosításához, ugyanakkor az importálási műveletek során nem kerülnek olyan mértékben ellenőrzésre az adatok, mint a program használatával. Az adatok importálása előtt javasoljuk, hogy készítsenek biztonsági mentést a program adatairól! Az adatok importálásához kérjük, hogy az alábbi szabályokat mindenképpen tartsa be: A szoftverből kiexportált táblázatok, ill. sablonok szerkezetét soha ne módosítsa! Ne töröljön vagy szúrjon be oszlopokat, mivel ebben az esetben a szoftver nem tudja beimportálni a táblázatot. 94

95 Importálás Ha exportálja az adatokat, akkor mindig a teljes táblázatot töltse vissza. Ha nem kifejezetten ez a szándéka, akkor ne törölje az adatokat a táblázatban, mert akkor a szoftverben is törölni fogja ezeket az adatokat. Fontos, hogy az importáláskor mindig ügyeljen az importálási mód helyes megadására! A hibásan megadott importálási mód, az adatok törléséhez is vezethet. Amennyiben nem biztos az importálási mód megadásában kérje ügyfélszolgálatunk segítségét! A beimportált táblázatban ne használjon szűrőket, vagy az oszlopok elrejtését, mert ebben az esetben a program ne fogja tudni beimportálni az adatokat. Soha ne cserélje fel az oszlopok sorrendjét a táblázatokban, mert a program nem az oszlopnevek, hanem az oszlopok sorrendje alapján azonosítja az adatokat! Az importálás előtt mindig készítsen biztonsági mentést, hogy az esetlegesen rosszul importált adatok miatti adatvesztést elkerülje. Kérjük, ügyeljen a különböző típusú importálások (KIR, asc) során leírt szabályok betartásában! Az importálás előtt kérjük, olvassa el e műveletek útmutatóját! KIR tanulói és pedagógus adatok importálása A NEPTUN-Napló rendszerben lehetőség van a Közoktatás Információs Rendszerében (KIR) tárolt tanulói és pedagógus adatok egyszerű importálására. A KIR rendszerből az alábbi műveletekkel tudnak importálni: 1. Az exportáláshoz lépjen be a Tanuló/gyermek keresése menüpontba, majd listázza ki az összes tanulót. 2. Az Összes találat listába gombra kattintva tudja a jobb oldali listához hozzáadni az összes tanulót. 3. Ezután a lap alján megtalálható Adatok exportálása gombbal tudja kiexportálni a tanulók összes adatát. 4. Az exportálásánál jelölje be az összes adatot! Kérjük, ügyeljen arra, hogy a tanulói adatok esetében nem a KIR Exportálási funkcióját kell használni, hanem a Tanuló/gyermek keresése menüpontból kell exportálni az adatokat, a fentiekben leírtak alapján! Az exportálás után a KIR rendszer az Excel újabb változatában, az ún. XLSX formátumban kerülnek az adatok kimentésre. Mivel a NEPTUN-Napló rendszer csak XLS formátumban képes beolvasni az adatokat ezért a lementett állományt át kell konvertálni XLS formátumba az alábbiak szerint: 1. Nyissa meg a letöltött XLSX kiterjesztésű fájl az Excelben. 2. Menjen a Fájl-Mentés másként funkcióra, majd válassza ki a fájlformátumok közül az Excel verziójú munkafüzet opciót. A kapott fájlt XLS kiterjesztéssel menti el a program. 3. Az XLS állományt már tudja importálni a NEPTUN-Naplóba. 95

96 Importálás Kérjük, ügyeljenek arra, hogy az importáláshoz mindig Excel verziójú munkafüzet (XLS) formátumú fájlt használjanak! A KIR importálás a tanulók osztályba sorolását a rendszer integritásának megőrzése érdekében nem végzi el, ezt csak a programban a Tanulók besorolás funkcióval lehet végrehajtani! Az importálás esetén előfordulhat, hogy a kapcsolat megszakad a szerverrel és a folyamatjelző nem lép tovább. Ebben az esetben várjon percet majd zárja be a böngészőt és lépjen be az Adminisztrációs rendszerbe és ellenőrizze, hogy az importált adatok bekerültek-e a programba. Mivel az importálást mindig a háttérben végzi a program ezért az importálás akkor is végrehajtásra kerül, ha közben megszakad a kapcsolat! Amennyiben az importálást nem sikerül végrehajtani kérjék ügyfélszolgálatunk segítségét! asc órarendek importálása A NEPTUN-Napló biztosítja a kész órarendek importálási lehetőségét az asc órarendszerkesztő programból. Az asc órarendszerkesztőből a Fájl-Export-aSc Timetablaes 2008 XML formátumban kell kiexportálni az adatokat. Az asc programból történő importáláshoz rendelkezniük kell az szoftver adatexportra képes verziójával. Amennyiben ezzel nem rendelkeznek úgy nincs lehetőségük az asc-ben készített órarendek importálására. Kérjük, ügyeljen arra, hogy mindig az asc Timetablaes 2008 XML formátumba exportálja ki az órarendet, mert a NEPTUN-Napló ezt a formátumot képes feldolgozni! 96

97 Importálás Amennyiben nem rendelkezik a szükséges jogosultságokkal, akkor csak 10 órarendi órát képes exportálni az asc órarendből. Ebben az esetben a teljes órarendet nem tudja importálni az asc órarendből. A probléma megoldásához vegye fel a kapcsolatot az asc órarend forgalmazójával. Ha sikerült kiexportálni asc Timetablaes 2008 XML formátumban a teljes órarendet, akkor ez beimportálhatja a NEPTUN-Naplóba. Kérjük, hogy az importálás előtt ellenőrizze, hogy a pedagógusok nevei azonosak-e az asc programban és a NEPTUN-Naplóban. Ha eltérés van a nevek között, akkor a tanár órái nem tudja beimportálni a naplóba. 97

98 Importálás Az órarendek importálásához a pedagógusok nevén kívül nem szükséges más adatot megadni. A NEPTUN-Napló importálási funkciója automatikusan létrehozza a tantárgyakat, a termeket, az osztályokat, a csoportokat és a tantárgyfelosztást is! Ha az órarendet az asc programból kívánja importálni, akkor nem, javasoljuk a programban létrehozni az osztályokat, csoportokat, tantárgyakat, termeket, ill. a tantárgyfelosztást sem, mivel az importálás automatikusan létrehozza ezeket. Az importálással létrehozott termek, tantárgyak, osztályok, csoportok az alapértelmezett adatokkal jönnek létre. Ügyeljenek arra, hogy a sikeres importálás után állítsák be a beimportált adatok tulajdonságait is! Első órarend importálása Az első órarendet az Adatok importálása - Órarend importálása 'asc TimeTable 2008 XML' állományból funkcióval teheti meg. Kérjük, ügyeljen arra, hogy az A-B hetet használnak az asc program órarendjébe, akkor ezt a NEPTUN-Naplóba is be kell állítani! A hetirendek beállításáról a Többhetes (A-B hét) órarendek kezelése c. fejezetben olvashat útmutatót! Az órarend importálása előtt kérjük, minden esetben ellenőrizze az alábbiakat: 1. A pedagógusok nevei az asc-ben és a NEPTUN-Naplóban is pontosan megegyeznek-e? Ügyeljen arra, hogy a kis és nagybetűk, a szóközök vagy írásjelek (pl. kötőjel) különbsége is azt eredményezheti, hogy az adott tanár órarendjét nem tudja a rendszer beimportálni. 2. Ha A-B hét beállítását használja az asc programban, akkor ellenőrizze, hogy a NEPTUN-Napló programban is beállította-e az A-B hetes hetirendeket! 3. A programban lehetőség van az 'asc TimeTable 2008 XML' állományt átkonvertálni Excel (XLS) formátumúra. A kapott XLS állományban egyszerűbben ellenőrizheti, hogy hány órarendi órát tud beimportálni a rendszer, valamin áttekinthetőbben ellenőrizheti a pedagógusok neveit is. 4. Javasoljuk, hogy a termeket mindig adja meg az órarendhez! Az importálási folyamat működik a termek megadása nélkül is, ugyanakkor a későbbiekben problémát jelenthet, ha nincsenek megadva az órarendben a termek. Ha nem akarja a teremrendeket kezelni, akkor megadhatja az összes órához ugyanazt a termet is. Kérjük, hogy az importálás előtt minden esetben ellenőrizze a fentiekben leírt adatokat és szükség esetén módosítsa azokat az asc-ben vagy a NEPTUN-Naplóban! Ha ellenőrizte az importálandó adatokat, akkor elkezdheti az órarend importálását. 98

99 Importálás Az órarend importálás során a Tallózás gombbal választhatja ki az elmentett XML formátumú állományt. Az órarend importálását az alábbi beállításokkal tegye meg: 1. Állítsa be, hogy az órarend importálását a ÚJ ÓRAREND IMPORTÁLÁSA opcióval hajtsa végre a program. Ez lezárja az előző órarendet és az órarend érvényességének dátumát figyelembe véve beszúrja az új órarendet. 2. Az Órarend érvényességének kezdete mezőben adhatja meg az órarend érvényességének a dátumát. Az első órarend importálásánál ez a tanév első olyan napja, amikor órarend szerint tanítanak az intézményben. Javasoljuk, hogy ha az első tanítási napon nem órarend szerint tanítanak (pl. csak osztályfőnöki órák vannak), akkor az órarendet a második tanítási naptól kezdve importálja! Az importálással létrehozott termek, tantárgyak, osztályok, csoportok az alapértelmezett adatokkal jönnek létre. Ügyeljenek arra, hogy a sikeres importálás után állítsák be a beimportált adatok tulajdonságait is! Kérjük, hogy a sikeres importálás után állítsák be a termek, tantárgyak, osztályok, és csoportok jellemzőit is! Az órarendek importálása különösen több ezer órarendi óra esetén hosszabb ideig is eltarthat. Amennyiben a végrehajtást jelző folyamatsáv hosszabb ideje nem mozdul (több mint 10 perc elteltével sem), illetve esetleg hibaüzenet jelent meg, akkor javasoljuk, hogy az F5 billentyűvel töltse újra a 99

100 Importálás weboldalt. Ilyen esetben az importálás nem fog újrakezdődni, de az előfordulhat, hogy a folyamatjelző újraindul. Az importálás befejezése után egy táblázatban megjelenik az importálás eredménye. Órarendváltozások, módosítások kezelése Az elektronikus naplóban nyomon követhető az órarendi változások, módosulások is. Ha tanév közben megváltozik az órarend, akkor az Adatok importálása - Órarend importálása 'asc TimeTable 2008 XML' állományból funkcióval teheti meg úgy, hogy az órarend érvényességi dátumát beállítja. Az Órarend érvényességének kezdete adat mezőben adhatja meg az órarend érvényességének a dátumát, amelyet akár előre is rögzíthet. Az órarend módosításánál mindig állítsa be, hogy az órarend importálását a ÚJ ÓRAREND IMPORTÁLÁSA opcióval hajtsa végre a program, továbbá mindig adja meg az új órarendváltozat érvényességének dátumát is az Órarend érvényességének kezdete adat mezőben! Gondviselői adatok importálása A KIR-ből betöltött adatok nem tartalmazzák a gondviselőket, ezért gyakran szükséges lehet a gondviselői adatok importálása is a programban. A gondviselők importálását az alábbiak szerint célszerű végrehajtani: 1. Az Adatok importálása - Tanulók importálása Excel munkafüzet (XLS) állományból - Adatok exportálása Excel (XLS) formátumba funkcióval exportálja ki egy Excel formátumú táblázatba a tanulók adatait. 2. Nyissa meg a kapott táblázatot az Excelben! 3. Írja be a Gondviselő neve (1) és a rokonsági foka (1) oszlopokba a megfelelő adatokat! Ezt a két oszlopot minden esetben ki kell töltenie. Kérjük fokozottan ügyeljen arra, hogy ne módosítsa az oszlopok sorrendjét, ne szúrjon be vagy töröljön oszlopokat! 4. Ügyeljen arra is, hogy a tanulókhoz mindig a helyes adatokat adja meg, mert a téves importálás esetén a gondviselőket a programban már csak egyesével tudja módosítani! 5. Az adatok visszaimportálása előtt kapcsolja ki az esetleges szűréseket, ill. oldja fel az esetlegesen alkalmazott oszlop elrejtéseket is, majd mentse el a táblázatot! 6. Tanulók importálása Excel munkafüzet (XLS) állományból importálja be a tanulókat! Javasoljuk, hogy Meglévő adatok MÓDOSÍTÁSA. opcióval importálja az adatokat, ha módosítani akarja a tanulók programban tárolt adatait. Amennyiben csak az új tanulók adatait szeretné importálni és nem akarja módosítani a meglévő tanulók adatait, akkor válassza a Meglévő adatok MEGTARTÁSÁVAL és ÚJ ADATOK rögzítésével opciót. 100

101 Biztonsági mentés Biztonsági mentés A NEPTUN-Napló Elektronikus Osztálynapló rendszer minden adatot az adatbázisában tárol, ezáltal az adatbázisban történő rögzítés során valamennyi adat tárolásra kerül. A biztonsági mentés funkcióval lehetősége van a manuálisan menteni a rendszer adatait. A mentés során kérjük, mindig várja meg a művelet végét, majd a keletkezett biztonsági mentés állományt tárolja el. Javasoljuk, hogy a biztonsági mentéseket egy másik számítógépen és/vagy optikai adattárolón tárolja! Figyelem! Az adatvesztések elkerülése céljából rendszeresen mentse az adatokat és biztonságos helyen tárolja az állományokat! Javaslatok a biztonsági mentés használatához Javasoljuk, hogy a biztonsági mentéseket minden olyan esetben használják, amikor meg szeretnék őrizni az elektronikus napló aktuális állapotát. Az alábbi esetekben fokozottan ajánljuk a biztonsági mentés készítését: a félévi zárás befejezésével, a félévi állapot rögzítésének céljából, az év végi zárás után, a végleges osztálynaplók elkészítésével egyidejűleg, a tanévváltás előtt, mivel a tanévváltás után az előző tanévet módosítani már nem lehet, az importálási műveletek előtt (pl. asc importálás, tanulók adatainak importálása), az esetlegesen hibásan végrehajtott importálás javítása céljából. Ha a biztonsági mentésből vissza szeretné állítania rendszerét, kérje ügyfélszolgálatunk segítségét! 101

102 Dokumentumok Dokumentumok A NEPTUN-Napló rendszer rendelkezik egy nagyteljesítményű dokumentumgeneráló szoftvermodullal, amely alkalmas az osztálynaplók, ill. egyéb iskolai dokumentumok előállítására. A dokumentumgenerátor előre meghatározott sablonok alapján, az elektronikus napló adatbázisából származó adatokkal állítja elő a különböző dokumentumokat és elektronikus statisztikákat. A dokumentum előállítóval a szaktanárok és osztályfőnökök a saját munkájuk megkönnyítésére, dokumentálására elkészíthetnek nem hivatalos iskolai jellegű dokumentumokat. A dokumentumok előállítása jogosultsághoz kötött az alábbiak szerint: A Szaktanár dokumentumai részben olyan dokumentumok szerepelnek, amelyeket bármelyik szaktanár elérhet! Az Osztályfőnök dokumentumai között azok a dokumentumok szerepelnek, amelyeket az osztályfőnökök érhetnek el a saját osztályukkal kapcsolatosan. Az Igazgatósági dokumentumok az összes elérhető dokumentumot tartalmazzák, amelyeket bármelyik tanárnak vagy osztálynak, csoportnak elő lehet állítani. Az Adminisztrátori rendszerből csak az Igazgatósági dokumentumok érhetők el, ezek az összes dokumentumhoz való hozzáférést biztosítják. A szaktanárok által elérhető dokumentumok A szaktanári dokumentumokat csak az Elektronikus naplóból érhetik el a tanárok. Ezeket a dokumentumokat bármelyik pedagógus előállíthatja. Az osztályfőnökök részére elérhető dokumentumok Az osztályfőnöki dokumentumokat csak az osztályfőnökök érhetik el a saját osztályukkal kapcsolatosan. Az igazgatóság, a vezetői felhasználók részére elérhető dokumentumok Az Igazgatósági dokumentumokat a vezetői jogosultsággal rendelkező felhasználók érthetik el az Elektronikus naplóból, valamint az Adminisztrációs rendszerből csak ezek a dokumentumok érhetők el. Az Igazgatósági dokumentumok funkcióban az összes dokumentum, az összes pedagógusra, osztályra vagy csoportra előállíthatók, ill. számos további opció is rendelkezésre áll. Az dokumentumoknál megjelenő ikonok jelentése, a dokumentumok típusai és kezelésük A NEPTUN-Napló rendszer több a későbbi feldolgozás módját figyelembe vevő dokumentum előállítására alkalmas. Azok a dokumentumok, amelyekkel további műveleteket (további feldolgozás, 102

103 Dokumentumok szerkesztés) lehet végrehajtani, azokat szerkeszthető formátumban (XLS, RTF, DOC) állítja elő a program. A tovább nem szerkeszthető dokumentumokat PDF formátumban készíti el a szoftver. Ikon Dokumentumtípus Adobe PDF formátum. Ezek a dokumentumok az előállítás után nem szerkeszthetők, a tartalmukat nem lehet megváltoztatni. A dokumentumok megtekintéséhez az Adobe Acrobat Reader program szükséges! Word RTF formátumú dokumentumok, amelyeket Microsoft Office Word szövegszerkesztővel lehet megnyitni. Ezek a dokumentumok a szövegszerkesztő programban szerkeszthetők, módosíthatók vagy kiegészíthetők. Excel XLS formátumú dokumentumok, amelyeket Microsoft Office Excel táblázatkezelő programmal lehet megnyitni. Ezek a dokumentumok az táblázatkezelő szoftverrel szerkeszthetők, módosíthatók vagy kiegészíthetők. Német nyelvű PDF dokumentumok A leggyakrabban használt dokumentumok A képernyő felső részén találhatók kiemelve a leggyakrabban használt dokumentumok ikonjai. A leggyakrabban használatos dokumentumok ikonjaira kattintva gyorsan el lehet érni az oktatási intézményekben használatos legfontosabb dokumentumokat. A leggyakrabban használatos dokumentumok alatt találhatja meg külön lapokra bontva a Naplók, Tanulók, Pedagógusok, termek, Statisztikák, Értesítők, törzslap, bizonyítvány, Igazolások, mulasztási értesítők csoportosításban az egyes dokumentumokat. Naplók Dokumentum neve Osztálynaplók Osztálynaplók szöveges értékeléssel Funkció A hagyományos osztálynapló előállítása Osztálynapló előállítása a szöveges értékeléseket tartalmazó osztályokhoz (pl. 1-2 osztályok) 103