Önkormányzati gazdálkodás és kontroll, a hatékonyságnövelés eszközei az új környezetben

Átírás

1 Abu Dhabi Berlin Bucharest Budapest Düsseldorf Frankfurt Munich Stuttgart Vienna Zurich Tanács Zoltán november 4. Önkormányzati gazdálkodás és kontroll, a hatékonyságnövelés eszközei az új környezetben IFUA Horváth & Partners Kft.

2 2 Sopron, 1956

3 Németország, 1981: Institut für UnternehmensAnalysen (IFUA) megalapítása 3

4 A Horváth & Partners csoport az egyetlen magyar alapítású, nemzetközi szinten is jegyzett vezetési és informatikai tanácsadó cég Tevékenységi kör Alkalmazottak Árbevétel 2010/11 Ügyfelek Vezetési tanácsadás világszerte Irodák Abu Dhabi, Berlin, Bécs, Budapest, Bukarest, Düsseldorf, Frankfurt, München, 400 fő felett Stuttgart, Zürich 80,3 millió euró Nagy- és középméretű vállalatok az ipari, pénzügyi, szolgáltatási és kereskedelmi szektorokban, valamint közigazgatási szervezetek Highland Worldwide irodák az Amerikai Egyesült Államokban, Ausztráliában, Belgiumban, Franciaországban, Hollandiában, Japánban, Kínában, Nagy- Britanniában, Olaszországban, Spanyolországban, Szingapúrban 4

5 Controlling, stratégia vagy innováció teljesítményünket kiválónak értékelték 2003/2006/2009 Hidden Champion: 1. a controlling tanácsadásban 2010 Best of Consulting Kiváló a stratégiai tanácsadásban 2005/2010 Top 100 Kiváló innovativitás 5

6 Az elmúlt több mint 10 évben széleskörű tapasztalatokra tettünk szert az önkormányzati szektorban Békéscsaba Eger Oroszlány Budapest V. került Esztergom Pécs Budapest VII. kerület Győr Salgótarján Budapest VIII. kerület Jászberény Siófok Budapest IX. kerület Kaposvár Szeged Budapest XIII. kerület Kazincbarcika Székesfehérvár Budapest XV. kerület Kecskemét Szombathely Budapest XVII. kerület Kisújszállás Tata Budapest XX. kerület Makó Verőce Cegléd Miskolc Veszprém Debrecen Nyíregyháza Zalaegerszeg 6

7 A világ számos városában dolgoztunk ki élenjáró megoldásokat Abu Dhabi: Amszterdam Barcelona Bécs Berlin Brüsszel Frankfurt Párizs Zürich Új önkormányzati törvény és kapcsolódó szabályozások elkészítése 7

8 Egy másik világban még az alapnak tűnő dolgokat is újra kell tanulni 8

9 Jövőre bizonyos értelemben hazánkban is más világ lesz az önkormányzatok számára, mert sok minden megváltozik Feladatmegosztás Irányítási feladatok és hatáskörök de számos kérdés részletei még egyáltalán nem tisztázottak! Finanszírozási alapelvek Szervezetrendszer 9

10 Minden változás nehéz és megvannak a tipikus fázisai Tudok valamit tenni? Legalább változik valami! Izgatottság Boldogság Mi fog történni? Mi lesz a hatása énrám? Félelem Tagadás Változás? Miféle változás? Ez nehezebb, Kiábrándulás mint gondoltam Elegem van, ez nem nekem való! Ez tényleg miattam van? Ki vagyok, mit akarok? Most már látom magam a jövőben Fokozatos elfogadás Folyamatos előrehaladás Ez működni fog és jó lesz Fenyegetettség Bűntudat Depresszió Ellenségesség Akkor is megteszem, ha ez kicsinál engem 10

11 Válság - másképp VESZÉLY + LEHETŐSÉG 11

12 Az önkormányzatok jelenleg kicsit olyanok, mint egy autó kormánykerék nélkül A hagyományos önkormányzati (költségvetési) gazdálkodás Pénzforgalmi szemléletű A bevételeket és kiadásokat méri Bázisszemléletű, inputorientált Rövid távú (éves, operatív) Alapvetően kifelé szól (a költségvetési előírásoknak felel meg) Vezetői döntéstámogatásra korlátozottan alkalmas, előrejelzés nincs A valós teljesítményeket és költségeket nem veszi figyelembe (nem is ismeri azokat) Rugalmatlan és pazarló (év végi költési kényszer) A gazdálkodás számos területén nincs érdemi kontroll 12

13 Változtassunk! Szisztematikus hatékonyságnövelés Feladatalapú gazdálkodás és controlling rendszer kialakítása Azonnali megtakarítások Folyamatos költségcsökkentés Bevételnövelés Feladatkataszter összeállítása Feladatalapú gazdálkodás kialakítása Controlling rendszer (tervezés és beszámolás) kialakítása Ne várjunk a környezet bizonytalansága nem fog érdemben változni! 13

14 A költségcsökkentési intézkedések egy része azonnal bevezethető, de ezek csak rövid távon hoznak enyhülést a gazdálkodás számára Szállítói szerződések, rendelések szisztematikus felülvizsgálata, ellenőrzése. Rendelések, számlák ellenőrzésének szigorítása. Elfekvő készletek, használaton kívüli eszközök értékesítése. Beszerzések drasztikus visszaszorítása. Kintlévőség-kezelési folyamat szigorítása, tudatosabb alkalmazása. Jövedelmek csökkentése, cafeteria megszüntetése. Önként vállalt feladatok finanszírozásának csökkentése, megszüntetése. Belső ellenőr megbízása, etikai normák létének és betartásának auditálása. 14

15 Egységes irányítási rendszer kialakításával az önkormányzati vállalatok és intézmények hatékonyabbá tehetők Közgyűlés (bizottságok) Közgyűlés (bizottságok) Hivatal (osztályok) Hivatal (osztályok) Egységes irányító szervezet SZK Távhő Vízmű TV Ingatlankezelő Távhő Vízmű TV Ingatlankezelő A vállalatok irányításával kapcsolatos feladatok Szolgáltatások A vállalatok irányításával kapcsolatos feladatok Szolgáltatások SZK Szolgáltató központ 15

16 A gazdasági társasági forma kedvezőbb az egységes irányítás megteremtéséhez, ezért célszerű az intézmények átalakítása gazdasági társasággá Gazdálkodási felelősség eredmény felelősség Nagyobb mozgástér a gazdálkodásban Hatékonyabb vagyongazdálkodás Intézmények átalakítása (non-profit) gazdasági társaságokká Rugalmasabb finanszírozás Teljesítményorientáció Rugalmasabb alkalmazás, munkaerőgazdálkodás 16

17 A beszerzés tartós, tudatos fejlesztése révén 15-20%-os megtakarítás is elérhető Naiv Figyelmes Tudatos Áttörés a teljesítményben Áttörés a belső integrációban Irányított 3-4% Áttörés a külső integrációban Kiváló 1-2% Hatékonyság / realizált eredmények Áttörés a kontrollban 6-8% 4-6% Ad hoc, vásárló jelleg Érettség / fejlődés Transzparens szervezet, átlátható működés Hatékony beszerzés, tudatos irányítás Teljes beszerzési folyamatmenedzsment Szállítói integráció, közös fejlesztések 17

18 Éveken át tartó soha véget nem érő! szisztematikus hatékonyságjavításra van szükség a fűnyíróelv-szerű, alkalmankénti költségcsökkentés helyett Pazarlások megszüntetése Kiváló folyamatok kialakítása Szisztematikus hatékonyságnövelés Párhuzamos tevékenységek konszolidációja Kiegyensúlyozott leterheltség biztosítása 18

19 A feladatkataszter kialakításának szempontjai 1 A elemű feladatkataszter alapját az önkormányzat kötelező és önként vállalt feladatainak jegyzéke képezi. 2 Az adott feladat elvárt részletezettsége/bontása függ az igényelhető normatíváktól, a feladat kötelező vagy önként vállalt jellegétől, valamint az önkormányzat további tervezési alapelvekben rögzített elvárásaitól. 3 A kataszter három csoportba sorolja az intézmények által ellátott feladatokat: irányító-, alap- és támogató feladatok közé. 4 Az ellátott feladatok csoportosítása tematikusan és nem intézményi bontásban valósul meg. 19

20 Néhány hónap alatt kialakítható egy következetes alapelveken nyugvó új tervezési és gazdálkodási rendszer 1 Feladatalapúság: a teljes költségvetést az ellátott feladatok mentén lehet megtervezni. 2 Okozathűség: a költségvetési bevételek és kiadások felmerülését meghatározó változók, paraméterek tervezése segítségével a tervek valós erőforrásigényeket tükröznek. 3 Egyszerűség: a tervezés alapját egy kezelhető számosságú feladatból álló feladatkataszter képezi. 4 Egységesség és rugalmasság egyidejű alkalmazása: magas szinten azonos feladat- és jogcímstruktúra, mely azonban rugalmasan alábontható. 5 Összehasonlíthatóság: az alkalmazott naturáliák és az azonos feladat- és jogcímstruktúra összehasonlíthatóvá teszi az azonos feladatot ellátó különböző intézményeket. 20

21 A teljesítménymenedzsment kapcsolatot teremt a politikai és a szakmai (szervezeti), valamint az egyéni célok között Stratégiai controlling Ügyfelek elv árásai Célkitűzés Teljesítményalapú beszámolás az ügyfeleknek és stakeholdereknek Politikai célok Szakmai (szervezeti) c élok) Stratégiaalkotás Stratégiai céllebontás (szervezet - egyén) Többéves tervezés Teljesítménycélok és mutatók kijelölése és aktualizálása A teljesítményekért való felelősség megteremtése Szervezeti és egyéni szint! Teljesítménymérés Teljesítményértékelés Éves költségvetés tervezés Operatív controlling 21

22 A korszerű gazdálkodási rendszer a túlélés alapja; kialakítása szisztematikus munkát igényel, amelyhez azonnal érdemes hozzákezdeni Helyzetfelmérés és lehetséges intézkedések kidolgozása Azonnali költségcsökkentési intézkedések megvalósítása Szisztematikus hatékonyságnövelés november január március szeptember január Feladatkataszter összeállítása, a feladatok költségének megállapítása A évi költségvetés feladatalapú újratervezése Feladatalapú gazdálkodás feltételeinek kialakítása Stratégia kialakítása, céllebontás, mutatók meghatározása, akciótervezés Vezetői beszámolórendszer kialakítása évi költségvetés feladatalapú tervezése Rendszeres vezetői beszámolás, előrejelzés 22

23 Pillantás a jövőbe: a korszerű önkormányzati gazdálkodás A korszerű önkormányzati gazdálkodási rendszer jellemzői (Részben) üzemgazdasági szemléletű A célelérést és a hatékonyságot méri Teljesítményalapú (feladatalapú), outputorientált Hosszabb távú (többéves, stratégiai és operatív) Kifelé és a vezetőknek egyaránt szól Alkalmas a vezetői döntéstámogatásra, előrejelzéseket tartalmaz Figyelembe veszi a valós teljesítményeket és költségeket Rugalmas, az év közbeni gyors vezetői beavatkozásokat lehetővé teszi Mindenre kiterjedő érdemi kontrollt biztosít 23

24 Köszönöm figyelmüket! Fotó beillesztése a kék mező méretének megfelelően Tanács Zoltán partner IFUA Horváth & Partners Kft Budapest Fehérvári út 79. Mobil: (30) Telefon: (1) Fax: (1) zoltan.tanacs@ifua.hu 24

25 Több különböző területen növeltük a vállalati működés hatékonyságát hazai és külföldi projektekben Értékesítési hálózat átalakításával 20%-os forgalomnövekedés. Ügyfélszolgálati folyamatok átalakításával 15%-al több megkeresés kiszolgálása jobb minőségben. Pénzügyi terület átszervezésével 20%-os költségmegtakarítás. Néhány példa hatékonyságjavítási projektek tárgyaira Műszaki szervezet átalakításával, új felelősségi rend bevezetésével 10%-os költségcsökkentés. Beszerzési terület átalakításával, szerződések újrakötésével 15%-os beszerzési költségcsökkentés. Újradefiniált létesítménygazdálkodási szolgáltatásokkal a szervezet valós igényeihez történő igazodás. 25

26 Referenciáink több mint 100 hazai vállalat és intézmény tervezési és / vagy beszámoló-rendszerének fejlesztése az elmúlt 20 évben 26