A Pécsi Tudományegyetem szabályzata az ETR oktatási és pénzügyi folyamatairól

Átírás

1 A Pécsi Tudományegyetem szabályzata az ETR oktatási és pénzügyi folyamatairól Pécs, november 10.

2 A Pécsi Tudományegyetem (továbbiakban: Egyetem) Szenátusa a felsőoktatásról szóló évi CXXXIX. törvény (továbbiakban: Ftv.), a felsőoktatásról szóló évi CXXXIX. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 79/2006. (IV. 5.) Korm. rendelet (továbbiakban: KR.), valamint a Pécsi Tudományegyetem Szervezeti és Működési Szabályzatának hallgatói és oktatói vonatkozású mellékleteiben foglalt tanulmányi adminisztráció egységes ügyviteli szabályozásának érdekében az alábbi szabályozást alkotja. I fejezet Általános rendelkezések A Szabályzat hatálya 1. (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem minden szervezeti egységére, a tanulmányi adminisztrációban résztvevőkre, a hallgatókra, az oktatói munkakörben vagy szerződés alapján foglalkoztatottakra, valamint az oktatási tevékenységet ellátó további közalkalmazottakra. (2) A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed minden, az oktatási tevékenységet szolgáló adatra, az Egységes Tanulmányi Rendszerre (továbbiakban ETR), a MODULO űrlapkezelő rendszerekre, valamint közvetve a hallgatók pénzügyeit kezelő pénzügyi rendszerre, a személy- és munkaügyi nyilvántartási rendszerre és az épületek, helyiségek nyilvántartását végző ingatlan-nyilvántartást és területgazdálkodást támogató adatbázisra. Jelen szabályozást alkalmazni kell az Egyetem felsőfokú szakképzéseire, alap-, osztatlan és mesterképzéseire, a szakirányú továbbképzésekre, valamint a doktori képzésekre. 2.. (1) Az ETR biztosítja az Egyetem főbb oktatási folyamatainak adminisztrációját és az ahhoz szükséges adatok tárolását. Az ETR a tanulmányi és oktatásszervezési adatok szempontjából hiteles, elektronikus nyilvántartásként üzemel. (2) A szabályozás célja, hogy egységes ügyviteli rendbe foglalja a főbb oktatási és oktatásszervezési feladatok kapcsán keletkező adatok ETR-ben történő rögzítését és tárolását, valamint biztosítsa a jogszabályi rendelkezések alapján történő jelentési kötelezettségekhez szükséges adatok körét, továbbá a nyilvántartásra, adatszolgáltatásra vonatkozó folyamatokat rögzítse. (3) Jelen Szabályzat mellékletét képező ügyviteli eljárásrend rögzíti az oktatási, oktatásszervezési feladatok során használandó fogalmakat, a kötelezően használandó adatok körét, tartalmát, az adatszolgáltatók, adatgazdák körét, valamint az ügymenetek leírását, az ügyekhez kapcsolódó felelősségi köröket, személyi felelősségeket és határidőket, szervezeti, vezetői, jóváhagyási, valamint működési és hozzáférési kontrollokat. II. fejezet Az oktatási, oktatásszervezési ügyvitelben érintett eljárások 3. (1) A jelen szabályzat mellékletét képező ügyviteli eljárásrend az alábbi folyamatokat szabályozza: a) a szakok létrehozását és a szakadatok karbantartását, b) a félévkezdés feladatait, c) a beiratkozás, bejelentkezés feladatait, d) a kurzusfelvétel feladatait, e) a félévközi feladatokat, f) a vizsgaidőszakkal kapcsolatos feladatokat, g) a félévzárással kapcsolatos feladatokat, h) a felvételi eljárással kapcsolatos folyamatokat, i) a Doktori Iskolákra vonatkozó, az általánostól eltérő feladatokat, j) a pénzügyi folyamatokat. 2

3 (2) A szabályzat mellékletét képező ügyviteli eljárásrendben foglalt folyamatok, felelősségi körök és határidők szükségszerű változása esetén az ügyviteli eljárásrend módosítását az Oktatási Igazgatóság végzi a tanulmányi adminisztrációban érintett szervezeti egységek közreműködésével. Az így módosított eljárásrendet az oktatási igazgató hagyja jóvá. III. fejezet Záró és hatályba léptető rendelkezések 4. (1) Jelen szabályzatot a Szenátus november 10-ei ülésén jóváhagyta. (2) Jelen szabályzat november 10. napján lép hatályba. (3) A szabályzat felülvizsgálatát az Oktatási Igazgatóság legalább évente elvégzi. (4) A jelen szabályzat 3. -ban meghatározott folyamatokhoz szükséges adatok teljeskörűségéért és hitelességéért a hallgató, az oktatást végző személy, a szervezeti egységek vezetője, a munkáltatói jogkör gyakorlója a felelős. A nyilvántartás kari teljeskörűségéért és jogszerűségéért a Dékán/Főigazgató felelős. Pécs, november 10. Dr. Bódis József rektor 3

4 - Melléklet - az ETR oktatási és pénzügyi folyamatairól szóló szabályzathoz Pécs

5 Tartalom Fogalmak, alap és háttér információk Új szak indítása akkreditációs szak létrehozása szakindítási dokumentáció alapján Szakok rögzítése Új akkreditációs szak rögzítése Új ETR szakhoz kapcsolódó adminisztráció ETR szakok létrehozása Új ajánlott tanterv (mintatanterv) létrehozása FIR szak ETR szak összerendelések A félévkezdés feladatai Akkreditációs szakok ellenőrzése minden félév elején Hiányzó szakok rögzítése, hiánypótlás Szakok félévemelése Féléves ETR szakok FIR szakok összerendelésének ellenőrzése Teljesítéskiértékelés Szemeszter (oktatási ciklus) beállítások Kurzusmeghirdetés Kari kurzusok A rögzítés formája Kurzusadatok rögzítése Vizsgakurzusok meghirdetése Logikai törlés Campus kredit meghirdetés A kurzusok felajánlása és akkreditálása A Campus-kreditbe felajánlás A nem kari kurzusok felajánlása A felajánlott kurzusok kreditálása A Campus kreditbe ajánlott kurzusok befogadása a Karokon A kurzusok meghirdetése, létszámadatok A karonkénti befogadás menete A befogadás adminisztrálása az ETR-ben Mintaórarend generálás Fizikai órarend generálás Kurzusok órarendi helyének és időpontjának publikálása A következő féléves tantervi ellenőrzések

6 3. Első belépés, beiratkozás, bejelentkezés Jogviszony létesítést megelőző folyamatok EHA kód generálása A GOLYA programon kívül érkező hallgatók Hiányos adatok kezelése Értesítés Központi beiratkozási időszak beállítása Eltérő kari beiratkozási időszakok kezelése Jogviszony létesítéséhez kapcsolódó folyamatok Beiratkozás Elektronikus beiratkozási lap A beiratkozási lap feldolgozása Be nem érkezett papír alapú űrlapok Be nem iratkozottak kezelése Teljes körű törlés Részleges törlés Bejelentkezés Bejelentési kötelezettség külföldi (aktív) hallgatókról Állapotzárolás Hallgatói jogviszony megszüntetése passziválás miatt Kurzusfelvétel Normál kurzusfelvétel A kurzusfelvétel lezárása Kurzusfelvétel lezárásának elmulasztása Központi lezárás Értesítés Vizsgakurzus teljesítése a kurzusfelvételi időszakban Campus kreditek kurzusfelvétele és a kurzusfelvétellel kapcsolatos beállítások az ETR-ben A Campus-kredit csomag hozzárendelése Az Egyéb KPR hozzárendelése A Campus kredit kurzusfelvételi időszakának beállítása A Campus-kredit kurzusaihoz való hozzáférés Egyéb létszámok beállítása Meghirdetési névkonvenciók Félévközi feladatok Teremnyilvántartás frissítése az ETR-ben

7 6.2. FIR hibalisták alapján adatjavítás Rögzített, ismétlődő adatok (duplikáció) megszüntetése Adategyeztető űrlapok (Modulo) feldolgozása FIR adatszolgáltatás FIR zárolás feloldása Felhasználók rögzítése Új oktatók/dolgozók rögzítése A GF személy- és munkaügyi rendszerében (NEXON) nem nyilvántartott oktató/dolgozó Az adatok továbbítása Az adatok ETR importja és a jogosultságok beállítása az ETR-ben A GF személy- és munkaügyi rendszerében (NEXON) nyilvántartott oktató/dolgozó A dolgozói adatok kezelése A dolgozói adatok továbbítása az ETR számára A dolgozói adatok importálása ETR-be A jogosultságok beállítása az ETR-ben Az adatszolgáltatásokhoz szükséges adatok tárolása Hallgatók rögzítése Jogosultság beállítások Belépő dolgozók, oktatók Kilépő dolgozók, oktatók Tesztrendszer frissítése ETR, CooSpace és Modulo bejelentések kezelése Hirdetések és hírlevelek kezelése Összegyűjtés Megjelenítés központi hirdetőtáblán Megjelenítés kari hirdetőtáblákon Kiküldés Vizsgaidőszakkal kapcsolatos feladatok Kurzus státusz beállításai, a vizsgára bocsáthatóság beállításai Vizsgameghirdetés, teljesítéslapok kezelése Meghirdetés A vizsgák teljesítésének adminisztrációja Érdemjegy rögzítése Kiértékelés Téves jegyrögzítés vagy státusz rögzítés javítása Kurzus eredményének (érdemjegy) rögzítése

8 7.3. Záróvizsgák kezelése A szakdolgozattal/diplomamunkával kapcsolatos információk rögzítése Félévzárással kapcsolatos feladatok Leckekönyvek zárása Leckekönyvek nyomtatása elektronikusan tárolt leckekönyv kezelése Hallgatói törzslap kezelése Adatok bevitele Hivatalos bejegyzések rögzítése Oklevél, oklevélmelléklet kiadásához szükséges adatok Az oklevél és oklevélmelléklet kiadáshoz szükséges adatok rögzítése Az oklevél kiadásához a következő adatok rögzítését kell elvégezni az ETR-ben: Kreditigazolások kiadása a képzés nyelve szerint Felvételi eljárással kapcsolatos folyamatok GOLYA import Általános jelentkezések kezelése Szak, képzés hozzárendelés (OFI kód) Pótfelvételi Fellebbezéssel felvettek kezelése A nem GOLYA programból érkező felvételi eljárások kezelése Speciális felvételi eljárásban felvettek kezelése Erasmus ösztöndíj alapján létesített jogviszony esetében Bejövő Erasmus hallgatók ügyeivel kapcsolatos feladatok Erasmus kiutazó tanulmányi hallgatói ösztöndíjat elnyert hallgatók ügyeivel kapcsolatos feladatok A Doktori Iskolákra vonatkozó, az általánostól eltérő szabályok Felvételi, hallgatók nyilvántartásba vétele Felvételi időszakok A felvettek adatainak továbbítása Az adattovábbításra használt elektronikus formátum Hiányos adatok javítása A felvételt nyertek ETR importja Az ETR-ben még nem létező hallgató importja Az ETR-ben már létező hallgató importja Beiratkozás A beiratkozási lap kitöltése A beiratkozási lap beküldése A beiratkozási lap feldolgozása

9 Bejelentkezés (aktív és passzív félévek-jogviszony szüneteltetés) Félévzárás A félévzárás az ETR-ben A félévemelési eljárás az ETR-ben Jogviszony megszűnése, abszolutórium szerzése A jogviszony megszűnésének rögzítése A jogviszonnyal kapcsolatos információ szolgáltatás az ETR-ben Doktorjelölti jogviszony, doktorjelölti törzslap A fokozatszerzési eljárás elfogadásának rögzítése Egyéni felkészülés A fokozatszerzés rögzítése A doktorjelölti jogviszony megszűnésének rögzítése A doktori fokozat szerzésének rögzítése A doktorjelölti jogviszony rögzítése az ETR-ben A fokozatszerzés rögzítése az ETR-ben Kapcsolattartás Pénzügyi folyamatok Kivetések készítése Költségtérítés Késedelmi díj Egyéb kivetések Kivetések módosítása Ösztöndíjak Tanulmányi ösztöndíj Egyéb ösztöndíjak Bejelentkezés letiltása Vizsgajelentkezés letiltása Hallgatók átsorolása Mintatanterv 50%-os szabály kezelése kredites szabály kezelése Képzési idő túllépésének kezelése Diákigazolványok kezelése Számlák kiállítása Fizetve számlák Átutalásos számlák Diákhitel

10 11.9. Bevételek feldolgozása Csekknyomtatás

11 ETR oktatási folyamatai Fogalmak, alap és háttér információk A következő felsorolásban találhatók azok a kifejezések, melyek meghatározása kiemelten fontos a szabályzat megfelelő értelmezéséhez. o OIG: PTE Oktatási Igazgatóság. o Kar: a kari oktatásszervezéssel kapcsolatos munkát végző szervezeti egységeket jelenti. o HSZI: a PTE Humán Szolgáltatási Iroda. o OFIK: Országos Felsőoktatási Információs Központ o Doktori Iskolák: akkreditált doktori iskolák, melyek működése és adminisztrációja egy-egy adott Karhoz köthető. A kari doktori iskolák képviselője, aki a Karon működő egy vagy több doktori iskola adminisztrációs ügyeit összefogja. o FIR: Felsőoktatási Információs Rendszer, mely felé az egyetemnek az Ftv. által szabályozott adatközlési kötelezettsége van. o FIR küldés: A FIR felé, az ETR-ből történő rendszeres adatküldés. o ETR: Egységes Tanulmányi Rendszer. o EHA kód: egyetemi hallgatói azonosító kód. o Modulo: a PTE-n rendszeresített elektronikus űrlapkezelő rendszer, mely hitelesített használatához a PTE elektronikus beléptetési rendszerében érvényes felhasználói hozzáféréssel kell rendelkezni (EHA kód, jelszó). o Nexon: a PTE GF személy- és munkaügyi informatikai rendszere, melyben a PTE állományában lévő valamint a PTE-vel megbízásos jogviszonyban álló munkavállalók adatai találhatóak. o OFI kód: az országos felvételi eljárást szervező iroda (Országos Felvételi Iroda) korábbi neve. A felvételi eljárásokban szereplő szakok kódrendszerének kialakítása is a tevékenységéhez tartozott, a felvételi folyamatok szervezésében máig megmaradt az OFI kód kifejezés. o Képzési program (KPR): Az ETR-ben kódolt önálló, a tantervekhez kötődően megjelenő képzési egység. A szakokhoz rendelt tantervek egy vagy több képzési programból (KPR) és a köztük lévő szabályrendszerekből épülnek fel. o MAB: Magyar Akkreditációs Bizottság 11

12 1. Új szak indítása akkreditációs szak létrehozása szakindítási dokumentáció alapján 1.1. Szakok rögzítése A leendő hallgató a felvételi eljárás során a felvételi határozat szerinti szakra nyer felvételt. A szak képzési és kimeneti követelményei a szakhoz rendelt képzési program(ok) elvégzésével teljesíthetők. A szakokat és képzéseket, a hallgató mintatantervét és tantervi teljesítéseit az ETR-ben nyilván kell tartani Új akkreditációs szak rögzítése Az új szak akkreditációját követően, az új szak alapadatait az OIG a szakindítási anyag és az akkreditációs határozat, illetve a MAB honlapján található akkreditált szakok és képzések listája alapján elküldi a Karoknak. Az ETR-ben nyilvántartott kötelező alapadatok: A szak pontos neve A szakfelelős neve A képzés pontos adatai o A szenátusi határozat száma és ideje o A MAB határozat száma és ideje o A nyilvántartásba vétel ügyszáma és ideje A képzést szabályozó rendelet száma Szakirány(ok) neve, szakirányfelelős(ök) neve A szak első indulásának éve/féléve A Karoknak az új akkreditációs szak alapadatainak rögzítése után a következő további adatokat kell rögzíteniük: Annotáció o Általános célkitűzések o Tanterv o Támogató infrastruktúra o Tudományos tevékenység o Minőségpolitika Akkreditációs tárgyak Szakirányok Tudományágak Az akkreditációs szakhoz kötődő ETR szakok (nappali,levelező) Tanszékek Képzési program csoportok Végzettségek Felelős: Kar Határidő: a szak első indulási ciklusának kezdete előtt 30 nappal Új ETR szakhoz kapcsolódó adminisztráció ETR szakok létrehozása Az egységes elvű nyilvántartás érdekében az akkreditációs szakhoz rendelt ETR szako(ka)t létre kell hozni, mert az oklevél, az oklevélmelléklet kiállítása, a statisztikai adatszolgáltatás ennek alapján történik. Az ETR 12

13 szakhoz szükséges hozzárendelni az OFI kódokat, hogy a beérkező hallgatókhoz az új hallgatók importálásakor a megfelelő szak rendelődjön. Felelős: Kar Határidő: a szak első indulási ciklusának kezdete előtt 30 nappal Új ajánlott tanterv (mintatanterv) létrehozása Képzési programok kialakítása, hozzárendelése a mintatantervhez. A szakhoz tartozó képzési programo(ka)t a Karnak kell létre hoznia. A képzési program tartalmazza a képzés alapadatait képzési forma, képzési szint, tagozat, képzés típusa, munkanyelve, gazdatanszék, valamint a képzéshez kapcsolódó tantárgyakat és tárgyelemeket Mintatanterv rögzítése A Kar a Kari Tanács által jóváhagyott mintatantervet rögzíti az ETRben és OIG felé jelzi annak megtörténtét. Az OIG szükség esetén technikai javaslatot tesz a mintatantervek ETR-es javítására és elektronikus formában jelzi a Kar részére Tantárgyak, tárgyelemek létrehozása A mintatanterv tartalmazza a képzéshez tartozó azon tantárgyakat és tárgyelemeket, melyek teljesítése szükséges a képzés elvégzéséhez. Amennyiben egy tantárgy vagy tárgyelem több képzéshez is tartozik, úgy ezen tárgyelemek esetében a kapcsolódó képzési programokhoz szükséges hozzárendeléseket is el kell végezni. Felelős: Kar, OIG ellenőrzi Határidő: A szak indulásának félévét megelőző 30. nap 1.2. FIR szak ETR szak összerendelések Az ETR-ben szereplő technikai szakelnevezésekben előfordulhat minimális eltérés a szak központi megnevezésétől a félévtől és a képzéstípustól függően. Az egyértelmű nyilvántartás érdekében szükséges megadni, hogy az ETR-ben megtalálható szakelnevezés melyik, a FIR által központilag meghatározott szaknak felel meg. Ezt a Karok az ETR szak létrehozása után elektronikus formában jelzik az OIG felé, aki elvégzi az első összerendelést. Határidő: A szak indulásának félévét megelőző 30. nap 2. A félévkezdés feladatai 2.1. Akkreditációs szakok ellenőrzése minden félév elején A félév kezdete előtt minden akkreditációs szak összes alapadatát ellenőrizni kell, hogy az esetleges változások módosításra kerülhessenek. Az akkreditációs szakok ETR-ben tárolt adatairól az OIG listát készít, melyet áttekintésre és jóváhagyásra elektronikus formában elküld a Karok számára. Amennyiben az adatokban módosítási igény lép fel, ezt a Kar jelzi az OIG felé a módosítani kívánt adatokat elküldve, amit az 5 napon belül rögzít az ETR-be., Karok Határidő: a félévkezdés előtt 14 nappal, félév közben az adatváltozás bejelentését követően haladéktalanul, de legfeljebb 5 napon belül 2.2. Hiányzó szakok rögzítése, hiánypótlás Az OIG az Oktatási Hivatal nyilvántartásba vételi határozata alapján minden félévben, a 13

14 felvételi döntést megelőzően ellenőrzi az ETR-ben a szakok listáját, különös tekintettel azokra, amelyekre a Karok a következő félévben hallgatói felvételt terveznek. A hiányzó szakok listáját az OIG megküldi a Karoknak amelyek a lista alapján haladéktalanul elvégzik a szükséges adatrögzítést az ETR-ben legkésőbb a felvételi döntések meghozataláig., OIG Határidő: a felvételi döntésig 2.3. Szakok félévemelése A félévemelés a következő tanulmányi félév elindításához szükséges eljárás az ETR-ben. A félév elején a Kar elvégzi azon szakok félévemelését, amelyeken a következő félévben a hallgatók kurzusokat vehetnek fel. Az ETR szakok félévemelése során az akkreditációs szakhoz rendelés és a FIR szak összerendelés megtörténik, ha előzőleg ezek az információk rögzítésre kerültek az ETR-ben. Határidő: a felvételi döntésig 2.4. Féléves ETR szakok FIR szakok összerendelésének ellenőrzése Az ETR szakokat a félévemelés után hozzá kell rendelni a FIR-ben nyilvántartott megfelelőjükhöz. A félévemelés az ETR-ben történik, az összerendelés automatikusan öröklődik az előző féléves ETR szakok adatai alapján. Az összerendelések meglétét az OIG munkatársai minden félévben ellenőrzik a megfelelő adatszolgáltatás érdekében, szükség esetén hiánypótlásra hívják fel a Karokat, akik pótolják a hiányt a következő FIR küldésig., Karok Határidő: a szakok félévemelése után 15 nap 2.5. Teljesítéskiértékelés A teljesítéskiértékelés folyamata frissíti a hallgató kurzusteljesítéseit a tantervi teljesítések nyilvántartásában mind az előfeltételek mind pedig a párhuzamos feltételek figyelembe vételével. A vizsgaidőszakban és szükség esetén félév közben a Kar az OIG elektronikus bejelentés kezelő felületén keresztül az OIG tudomására hozza azokat az időpontokat, amikor futtatásra kerül a teljesítések kiértékelése. A kiértékelés a kurzusok, illetve a vizsgatárgyak teljesítettségének nyilvántartásához és felvételéhez szükséges. A kurzusfelvételi időszakban a vizsgatárgyak teljesítésének aktualizálása miatt esténként futnak le a kiértékelések és ellenőrzések, hogy hatásuk másnapra érvényesüljön és a folyamat erőforrásigénye ne lassítsa a vizsgajelentkezési és vizsgáztatási folyamatokat. Határidő: a Kar jelzése után legfeljebb 7 nappal 2.6. Szemeszter (oktatási ciklus) beállítások A kurzusmeghirdetés előtt az oktatási ciklushoz tartozó időszak beállítása a Kar feladata, melynek során a következő adatokat kell megadni: A szemeszter (oktatási ciklus) beállítása. A szemeszterhez tartozó állapotváltási időszak kezdete és vége. A szemeszterhez tartozó bejelentkezési időszak kezdete és vége. A szemeszterhez tartozó beiratkozási időszak kezdete és vége. A szemeszterhez tartozó kurzusfelvételi időszak kezdete és vége szakonként, KPRenként. Kivételek (Ösztöndíjasok és egyedi engedéllyel rendelkezők számára kitolt határidők) 14

15 Határidő: a kari kurzusmeghirdetési időszak előtt 5 nappal Kurzusmeghirdetés Kari kurzusok A rögzítés formája A Kar feladata, hogy a következő féléves kurzusokat rögzítse az ETR-ben. Ez technikailag kétféleképpen történhet: Meghirdetés A kurzusok meghirdetése történhet új mintaegység rögzítésével és a hozzá tartozó kurzus(ok) meghirdetésével, vagy már létező mintaegységhez kapcsolódó kurzus(ok) meghirdetésével. A mintaegység esetében rögzíteni, illetve ellenőrizni és szükség esetén korrigálni kell minden kötelező elemet, illetve azokat, melyek a kurzusba vagy a kurzuskódba öröklődnek (rövidítés, cím, maximális létszám, virtuális létszám, egyéb létszám, kezelő tanszék, óraszám, sablon, kurzustípus). A meghirdetett kurzusok esetében rögzíteni kell a kreditszámot, illetve ellenőrizni, szükség esetén módosítani a mintaegységből öröklődő adatokat. A kurzusmeghirdetés technikailag a kurzus zárolásával (azaz a meghirdetés véglegesítésével) végződik. Határidő: a kurzusfelvételi időszak előtt 7 nappal Import A Karok a kurzusok adatait az OIG által előre megadott elektronikus formátumban kezelik, és tömegesen rögzítik az ETR erre a célra kialakított import funkciójának segítségével. Határidő: a kurzusfelvételi időszak előtt 7 nappal Kurzusadatok rögzítése A Kar, illetve meghirdető tanszék által rögzítendő adatok a mintaegységben, illetve a kurzusban: a kurzus címe a kurzus címének angol fordítása a kurzus címének német fordítása, ha van német nyelvű diplomamelléklet, vagy ha a kurzus a Campus kreditbe felajánlott óraszám kurzus létszám (ETR terminológiában: kötelező, virtuális, egyéb) kezelő tanszék sablon kurzustípus annotáció (adatrögzítő: oktatók) tematika (adatrögzítő: oktatók) irodalomjegyzék (adatrögzítő: oktatók) mintaórarendi alkalmak fizikai órarendi alkalmak kurzus oktatója/oktatói Campus-kredit, egészségügyi alkalmasság és speciális technikai 15

16 beállítások, oktatók Határidő: Kurzusfelvételi időszak előtt 7 nappal Vizsgakurzusok meghirdetése A vizsgakurzusok megnevezését úgy kell megadni PTE szinten egységesen, hogy az a vizsga megnevezésének végén egyértelműen utaljon arra, hogy vizsgakurzus., OIG Határidő: a kurzusfelvételi időszak előtt 7 nappal Logikai törlés A logikai törlés azt jelenti, hogy a kurzus továbbra is megtalálható marad az ETR-ben, de a logikai törlés után nem vehető fel és az aktuális félévben nem lesz aktív kurzus. Amennyiben kevés hallgató jelentkezik (létszám alatti kurzusok), vagy nem jelentkezik hallgató a kurzusra, akkor a Kar által csak logikai törlés hajtható végre. A kurzus logikai törlése után az aktív kurzusok között nem jelenik meg a logikailag törölt kurzus, de visszakereshető a logikai törlés ténye és ideje., OIG Határidő: a kurzusfelvételi időszakot követő 7 napon belül Campus kredit meghirdetés A kurzusok felajánlása és akkreditálása. Az OIG bekéri a Karoktól és egyéb szervezeti egységektől a meghirdetendő kurzusok listáját. Határidő: október 30. és április A Campus-kreditbe felajánlás A Karok és egyéb szervezeti egységek kurzusokat ajánlanak fel a Campuskredit csomagba. Az őszi félévben meghirdetni tervezett kurzusokat a szervezeti egységek felelős munkatársai május 15-ig, a tavaszi félévben meghirdetni tervezett kurzusokat november 15-ig írásban eljuttatják az OIG részére. A felajánlott kurzusokról készült táblázatok a következő adatokat tartalmazzák: a kurzus kódja, címe, oktató neve, a kurzus óraszáma, kreditértéke, annotáció., OIG Határidő: május 15. illetve november A nem kari kurzusok felajánlása Az Oktatási és Kredit Bizottság dönt az oktatási igazgató által előterjesztett kurzusok akkreditálásáról, kreditszámáról. Felelős: OKB Határidő: az OKB üléseinek ütemezése szerint május-június, illetve november-december hónapban A felajánlott kurzusok kreditálása Az OIG az OKB döntését követően haladéktalanul tájékoztatja a Karokat és a többi szervezeti egységet az OKB által akkreditált kurzusokról, majd táblázatos formában bekéri, hogy mely Kar, mely kurzusokat kívánja befogadni a kínálatból. 16

17 , OKB Határidő: az OKB üléseinek függvényében, de legkésőbb június 30., illetve december A Campus kreditbe ajánlott kurzusok befogadása a Karokon A Karok a Karokon szokásos módon és fórumon döntenek a befogadni kívánt kurzusok köréről. A Karok az OIG által kiküldött táblázatos formában en megküldik az OIG számára, hogy a Campus csomagból mely kurzusokat, milyen tantervi helyre (a kötelezően választandó, a szabadon választandó vagy az Egyéb képzési programok (KPR) alatti Campus-kreditek közé) fogadták be. Határidő: július 15., január A kurzusok meghirdetése, létszámadatok A Karok által felajánlott kurzusok esetében a Karok, a további szervezeti egységek által meghirdetett kurzusok esetében az OIG hirdeti meg a kurzusokat és kurzuskódokat, továbbá beállítják a szabad létszámkeretet (egyéb létszámot), OIG Határidő: augusztus 10. és január A karonkénti befogadás menete A kurzust felajánló Kar megjelöli a felajánlott és akkreditált kurzusokat és kurzuskódokat, hogy azok a Campus-csomagba kerülhetnek (Campus-kredit: igen). Határidő: augusztus 10. és január A befogadás adminisztrálása az ETR-ben Az OIG megjelöli a felajánlott, és Campus csomagba befogadott kurzuskódok esetében, hogy mely Kar fogadja be az adott kurzusokat az adott félévben. Így egy Kar hallgatói számára csak azon Campus-kredit kurzusok jelennek meg az ETR Web-es felületén, melyeket a Kar befogadott, s azokat hallgatói felvenni jogosultak. Határidő: augusztus 15. és január Mintaórarend generálás A mintaórarend a fizikai órarend elkészítéséhez tartozó szerkeszthető, ideiglenes változat, ami lehetőséget biztosít arra, hogy a megadott paraméterek alapján fizikai órarendet generáljanak a Karok a kurzusfelvételi időszakban, de legkésőbb, a kurzus felvételi időszak végéig. Az eltérés továbbá a fizikai órarendhez képest, hogy a mintaórarendben nem jelölhetők az egyedi fizikai óraalkalmak, nem rendelhető naptári időponthoz egyedi teremfoglalás és vizsgaidőpont ütközés vizsgálat, valamint időpontonként különböző oktató. Határidő: a kurzusfelvételi időszakban, de legkésőbb, a kurzus felvételi időszak végéig 2.9. Fizikai órarend generálás A fizikai, azaz a valóságos és végleges órarendet a kurzusfelvételi időszakban, de legkésőbb a kurzusfelvételi időszak végéig az ETR-ben a Karoknak kell létrehozniuk. Ez képezi az alapját az oktatói óraterhelések számításának és a hallgatók számára megjelenítendő időponthelyes órarendnek. A fizikai órarendben az ETR lehetőséget biztosít az utólagos módosításokra is. Ide kell felvezetni a több oktatót tartalmazó kurzus estében, heti bontásban azt is, hogy mely 17

18 oktató mikor, hol tartja az órát, az esetleges tömbösítéseket, valamint az órarendi cseréket is., OIG, Campus Kredit estén az érintett szervezeti egység Határidő: a kurzusfelvételi időszakban, de legkésőbb, a kurzusfelvételi időszak végéig Kurzusok órarendi helyének és időpontjának publikálása A véglegesítés után az órarendeket hozzáférhetővé kell tenni a hallgatók számára, hogy lehetőségük legyen összeállítani a saját órarendjüket. Határidő: a kurzusfelvételi időszak előtt 7 nappal A következő féléves tantervi ellenőrzések Az OIG minden félévben ellenőrzi a szakokhoz tartozó képzési programokat és a mintatantervek meglétét. A hiányzó vagy hibás képzési programok és mintatantervek listáját en megküldi a Karoknak, akiktől határidő megjelöléssel kéri a hiánypótlást, illetve a korrekciót. A Karok az OIG-al együttműködve alakítják ki vagy alakítják át a képzési programokat és a mintatanterveket. A tanterv módosításakor a TVSZ 27. -ban foglalt szabályozást kell követni., OIG Határidő: a következő félév kurzusmeghirdetésének kezdetéig 3. Első belépés, beiratkozás, bejelentkezés A hallgatói jogviszony létesítését és a féléves tanulmányok folytatását adminisztrálni szükséges. Ennek elektronikus és hiteles nyilvántartása az ETR-ben történik Jogviszony létesítést megelőző folyamatok EHA kód generálása Az OIG a GOLYA program (Felvi.hu) adatbázisa alapján felvett leendő hallgatókat rögzíti az ETR-ben, és számukra EHA kódot és hozzá tartozó jelszót generál. Határidő: a felvételi eljárást követően 5 napon belül A GOLYA programon kívül érkező hallgatók A nem GOLYA programban nyilvántartott és felvett hallgatókat a Karok az adott speciális felvételi eljárást követő 5 napon belül az OIG által biztosított elektronikus formátumban küldik el az OIG számára. Ezen adatok haladéktalanul, de legfeljebb 5 napon belül importálásra kerülnek az ETR adatbázisába. A külföldi hallgatók esetében a felvettek adatai a kari szabályozásnak megfelelően kerülnek összegyűjtésre és továbbításra az OIG felé., Karok Határidő: a felvételi döntést követően 5 napon belül az adatok elküldése, a következő 5 napon belül az adatok rögzítése Hiányos adatok kezelése Amennyiben az importálások folyamán hiba lép fel, a hibát az OIG haladéktalanul, de legfeljebb 1 napon belül jelzi a Karok felé, a javítás módját egyezteti a Karokkal, akik a hibát haladéktalanul, de legfeljebb 1 napon belül javítják, és az importálást az OIG újra elvégzi. Hiányos adatokkal történő importálás nem megengedett, az adatok javítását addig kell ismételten végezni, amíg a szükséges adatok hibátlanul rendelkezésre nem állnak. Az importálás során fellépő hibák: 18

19 szakhozzárendelések hiánya féléves szakemelés hiánya az OFI kód hiánya hiányzó KPR hozzárendelések a személyes adatok hiánya FIR releváns adatok hiánya (a TAJ számot kivéve), Karok Határidő: a felvételi döntést követően haladéktalanul, de legfeljebb 5 napon belül Értesítés Az OIG a felvételi döntést követően hivatalos értesítőlevelet küld a leendő hallgatóknak. Az értesítőlevélben a OIG megküldi a hallgatói EHA kódot és a hozzátartozó jelszót a hallgató képzési nyelvén. A külföldi hallgatók esetében az értesítés a kari szabályozásnak megfelelően történik. Határidő: a felvételi döntést követő 20. napig Központi beiratkozási időszak beállítása Az OIG a TVSZ 34. -ban rögzített egyetemi szabályozás alapján beállítja a központi beiratkozási időszakot. Határidő: a beiratkozási időszakot megelőzően 7 nappal Eltérő kari beiratkozási időszakok kezelése A rektori szabállyal megállapított egyetemi szabályozástól való bármilyen eltérés esetén a Kar beállítja az eltérő időpontokat a Kari paraméterek között. Határidő: a beiratkozási időszakot megelőzően 7 nappal 3.2. Jogviszony létesítéséhez kapcsolódó folyamatok Miután a felvételt nyert hallgató bekerült a PTE ETR rendszerébe, a hallgatói jogviszony létesítést a Modulo elektronikus űrlapkezelő rendszeren keresztül történő beiratkozással, az erre készült űrlapon végzi el Beiratkozás A felvételt nyert, beiratkozási szándékát a Modulo felületén elektronikusan kitöltött, majd kinyomtatás után aláírásával hitelesített beiratkozási lapnak a Karon történő leadásával jelzi. Az elektronikus beiratkozási lapok egyedileg vonalkóddal azonosítottak. A Karok ezt követően megállapítják a beiratkozás érvényességét és rögzítik az ETR-ben a Modulo űrlap lezárásával. Felelős: Hallgató, Karok Elektronikus beiratkozási lap A hallgatók az OIG által küldött levélben szereplő EHA kóddal és a hozzátartozó jelszóval tudnak belépni a MODULO rendszerébe. A MODULO rendszerben található beiratkozási űrlap adatainak kitöltésével kezdeményezik a jogviszony létesítését, továbbá ezen űrlapon tudják jogviszonyukat aktívvá, illetve passzívvá tenni. A beiratkozás folyamatáról a Modulo rendszer űrlapjai mellett leírás található több nyelven. Határidő: Folyamatos 19

20 A beiratkozási lap feldolgozása A beiratkozási időszakot követően a beiratkozási lapon szereplő információkat online vagy kézi feldolgozással rögzítik a Karok a TVSZ 36. -ban foglaltak szerint. Határidő: a regisztrációs időszak végéig Be nem érkezett papír alapú űrlapok Amennyiben az aláírt űrlap nem érkezik meg a regisztrációs időszak végéig, úgy a Kar az ETR-be való belépést letiltja, és felszólítja a leendő hallgatót a pótlásra. Ha a pótlásra 14 napon belül nem kerül sor, akkor a felvételt nyert személy elveszti a PTE történő beiratkozás jogát adott tanévre vonatkozóan, hallgatói jogviszonya a sikeres felvételi ellenére nem jön létre. Határidő: a regisztrációs időszak végéig Be nem iratkozottak kezelése A TVSZ 15. alapján, az a felvett, aki a felvételi eljárást követő első regisztrációs időszakban nem iratkozik be, elveszti az adott tanévben a jogviszony létesítésének a jogát. Ha a beiratkozás a pontban rögzített határidőre sem történik meg, akkor ezeknek a felvetteknek a személyes adatai jegyzőkönyvezetten törlésre kerülnek az ETR-ből az adatvédelmi és adatkezelési jogszabályoknak megfelelően Teljes körű törlés Abban az esetben, ha a felvettnek ez az első képzése az intézményben és nem iratkozott be, akkor a PTE nem jogosult az adatait tárolni, tehát teljes körűen minden adata törlésre kerül. Az ilyen típusú törlésekről a műveletet követően jegyzőkönyvet készít az OIG. Határidő: a regisztrációs időszak pótlási idejét követően 30 napon belül Részleges törlés Amennyiben a felvett személy már korábban más szakon hallgatója volt az egyetemnek, akkor csak az a szak/képzés kerül(nek) törlésre, amire nem történt meg a időben a beiratkozás. Határidő: a regisztrációs időszak pótlási idejét követően 30 napon belül Bejelentkezés Az első félévet követően minden további hallgatói aktivitást igénylő félév megkezdésekor a hallgatónak az ETR rendszerében nyilatkoznia kell, hogy az adott félévben aktív vagy passzív státuszú lesz-e. Ezt elegendő csak elektronikusan beállítani az ETR webes felületén. Aktív státusz Sikeresen jogviszonyt létesített, illetve bejelentkezett hallgató státusza, amely azt jelzi, hogy a hallgató részt vesz az adott féléves képzésben, kurzusok/tantárgyak felvételére jogosult Passzív státusz Sikeresen jogviszonyt létesített, illetve bejelentkezett hallgató státusza, amely azt jelzi, hogy a hallgató nem kíván részt venni az adott féléves képzésében, 20

21 kurzusok/tantárgyak felvételére nem jogosult, hallgatói jogviszonya szünetel Felelős: a hallgató Határidő: a képzési időszak kezdete Bejelentési kötelezettség külföldi (aktív) hallgatókról Az OIG azokról a külföldi hallgatókról, akik a tanulmányaikat megkezdték, befejezték vagy megszakították, illetve akik a beiratkozási kötelezettségüknek nem tettek eleget, vagy akiknek a hallgatói jogviszonya megszűnt, írásban tájékoztatja a székhely szerint illetékes idegenrendészeti hatóságot. Határidő: a változást követően 8 napon belül Állapotzárolás A beiratkozási időszakot követő 1 hónapon belül a be nem jelentkezett hallgatók hallgatói állapota automatikusan passzívra állítódik a TVSZ 22. értelmében. Amennyiben valamely Kar kérelemmel fordul az OIG-hoz lehetőség van hamarabb lefuttatni az állapotzárolást, amennyiben azt a Kar előre jelzi az OIG felé. Határidő: a beiratkozási időszakot követő 30 napon belül, egyéb különleges esetekben a kérelmet követő 8. napon Hallgatói jogviszony megszüntetése passziválás miatt Állapotzárolás után az ETR-ben elérhető egy lista, amely a megengedett passzív félévek számát ellenőrzi. Ezen lista alapján, amennyiben a passzív félévek meghaladják a megengedett maximum passzív félévek számát, akkor a TVSZ 23. értelmében a Kar a szabályzat szerint megszünteti a hallgató jogviszonyát. Felelős: a lista esetében az OIG, a hallgatói jogviszony megszüntetés esetében a Kar Határidő: a félév negyedik hetének végéig 4. Kurzusfelvétel 4.1. Normál kurzusfelvétel Kurzusfelvételre a kurzusfelvételi időszak keretében kerülhet sor az ETR rendszeren keresztül, melynek részletes szabályait a TVSZ tartalmazza. A hallgató a szabályzatnak megfelelően kiválasztja a kurzuskínálatból az elvégezni kívánt kurzusokat. Felelős: hallgató Határidő: a kurzusfelvételi időszak végéig 4.2. A kurzusfelvétel lezárása A hallgató köteles lezárni a kurzusfelvételt a kurzusfelvételi időszak végén. A kurzusfelvétel lezárásának elmulasztása esetén az ETR nem tudja elvégezni az egyes tantervekbe beépített párhuzamos felvételek ellenőrzését, ezért a hallgató nem tud vizsgára jelentkezni a szorgalmi időszak végén. Felelős: hallgató Határidő: a kurzusfelvételi időszak végéig 4.3. Kurzusfelvétel lezárásának elmulasztása A hallgató a kurzusfelvétel lezárásnak szükségességéről, elmulasztásának következményeiről az ETR rendszerben üzenetet kap a kurzusfelvétel során. 21

22 Felelős: az OIG Határidő:a kurzus felvétel végéig Központi lezárás Amennyiben a kurzusfelvételt a hallgató nem zárja le, az OIG központi lezárás futtatást végez az ETR-ben. A hallgató azon kurzusait, ahol a szükséges elő- vagy párhuzamos feltételek nem teljesülnek, azokat a rendszer automatikusan törli. A törlésről a hallgató az ETR rendszerben üzenetet kap. Határidő: a kurzusfelvételi időszak végén 4.4. Értesítés Az ETR rendszeren keresztül a hallgató értesítést kap minden sikeres kurzusfelvételről és leadásról. Határidő: a kurzusfelvételi időszakban 4.5. Vizsgakurzus teljesítése a kurzusfelvételi időszakban A vizsgakurzus teljesítésére a TVSZ 33. szerint van lehetőség. A teljesítés kiértékelése éjszakánként történik, ezért a ráépülő tárgyak felvétele legkorábban másnap érhető el. Felelős: a meghirdetésért az adott Kar, a felvételért és teljesítésért a hallgató Határidő: a Kar esetén a kurzusfelvételi időszak kezdete, a kurzus teljesítés esetében a teljesítendő kurzusra épülő kurzus felvételi szándékát megelőző nap 5. Campus kreditek kurzusfelvétele és a kurzusfelvétellel kapcsolatos beállítások az ETR-ben 5.1. A Campus-kredit csomag hozzárendelése Az Egyéb KPR hozzárendelése A Campus-kredit csomagot a hallgatók a korábban létrehozott kari Egyéb KPR alatt tudják felvenni. Az Egyéb KPR -t a Kar hozzárendeli a szakokhoz és ezen hozzárendelés alapján a GOLYA import eljárás során az OIG automatikusan hozzárendeli minden érintett hallgatóhoz., Karok Határidő: a GOLYA beemelés vége A Campus kredit kurzusfelvételi időszakának beállítása Az Egyéb KPR külön listában tartalmazza a Campus-kredit kurzusokat, és külön listában azokat a tárgyakat, melyeket esetlegesen a Kar hirdet meg az egyéb létszám beállításával a saját hallgatói számára. A kari Egyéb KPR minden hallgató számára az őszi szemeszterben augusztus 20. és szeptember 30. között, a tavaszi szemeszterben január 20. és február 20. között van nyitva. Határidő: a kurzus meghirdetési időszakok 5.2. A Campus-kredit kurzusaihoz való hozzáférés Ahhoz, hogy a hallgató a kurzusfelvételi időszakban hozzáférjen a Campus-kredit kurzusokhoz, minden Karon szükséges a kari Egyéb KPR beállítása erre az időszakra. A beállítást a Karok, más szervezeti egységek kurzusai esetében az OIG végzi., OIG Határidő: a kurzus meghirdetési időszak előtt 7 nappal 22

23 Egyéb létszámok beállítása Azon Karok, melyek a Campus-kreditbe egyéb létszámmal felajánlott kurzusokat először a Kar saját hallgatói számára kívánják megjeleníteni, s e kurzusokat későbbi időpontban nyitják meg más Kar hallgatói számára, az ehhez szükséges beállításokat az általuk választott határidőben el kell végezniük. A többi Kar hallgatóit érintő kurzusfelvételi határidőkről a Karok értesítik az OIG-ot, aki erről értesítést küld a többi Karnak is., OIG Határidő: a kurzus meghirdetési időszakok Meghirdetési névkonvenciók Az ETR Web-es felületén elkülönült a Campus-kreditbe felajánlott kurzusokat úgy kell meghirdetni, hogy a kurzusadatok tartalmazzák a meghirdető Kar rövidítését is., OIG Határidő: a Karok által megadott határidő 6. Félévközi feladatok 6.1. Teremnyilvántartás frissítése az ETR-ben A teremnyilvántartás frissítése a fizikai órarend szempontjából fontos, hogy a tanóra és oktató összerendelésekhez, a megfelelő oktatási helyszín legyen hozzárendelhető. Azon helyiségeket, melyben oktatási és vizsgáztatási tevékenység zajlik, az ETR-ben nyilván kell tartani. Ezeket folyamatosan szükséges frissíteni és karbantartani. A kurzusmeghirdetési időszak kezdete előtt 30 nappal a GF által üzemeltetett ingatlannyilvántartási és területgazdálkodási adatbázisából export állományt küld az OIG részére az Egyetem oktatási és vizsgáztatási célú helyiségeiről, amely alapján az ETR teremnyilvántartási adatbázisa félévente egyszer frissítésre kerül az OIG által. A félév közben bekövetkező, oktatásszervezést érintő változásokat a Karok vezetik át az ETR-be. Felelős: GF, OIG, a félévközi oktatásszervezést érintő változások esetében a Karok Határidő: A kurzusmeghirdetési időszak kezdete előtt 30 nappal 6.2. FIR hibalisták alapján adatjavítás A FIR felé történő adatküldések kapcsán előfordulhat, hogy nem megfelelő formátumban került rögzítésre minden adat vagy nem is került rögzítésre. Ebben az esetben az OIG egy FIR hibalistát biztosít a Karoknak. Ennek a hibalistának a javítása egyedileg történik, adott esetben a hallgató/oktató megkeresésével, hogy az adatok megfelelően javításra kerüljenek. és Karok. Oktatói adatok esetén HSZI Határidő: a listák kiküldése után 15 nap 6.3. Rögzített, ismétlődő adatok (duplikáció) megszüntetése Duplikáció megszüntetetésére akkor van szükség, ha egy felhasználó kétszer, két EHA-kóddal szerepel az ETR-ben. A megszüntetés összevonást jelent. Az OIG az érintett kérése alapján kiválasztja, hogy melyik kód szűnjön, illetve maradjon meg. Az OIG a megszüntetendő EHAkódhoz tartozó minden olyan adatot átmásol a megmaradó EHA kódra, ami a megmaradt kódon kitöltetlenül szerepelt. A duplikáció megszüntetésekor történő másolás minden adatot érint, így a törzskönyveket, a szakokat, a képzéseket, a kivetéseket, továbbá a kollégiumi adatokat is. Határidő: a duplikáció jelentése után 5 napon belül 6.4. Adategyeztető űrlapok (Modulo) feldolgozása 23

24 Az elektronikusan és papíron beérkezett változás-, illetve egyéb rendszeresített bejelentő lapokat a Karok a beérkezett dokumentumok alapján egyeztetik és rögzítik az ETR-ben.A kitöltött elektronikus űrlapok, a Modulo űrlapkezelő rendszerben elérhetőek maradnak a továbbiakban is azonosítás és kereshetőség céljából. Határidő: folyamatos 6.5. FIR adatszolgáltatás Az ETR-ben háttérben futó eljárások segítik a FIR felé történő adatszolgáltatást. Szükséges azonban az adatokat körültekintően, az oktató/hallgató okmányainak, dokumentumainak megfelelően rögzíteni. Mind a hallgatói, mind az oktatói adatváltozások meghatározott köre a FIR felé jelentendő. Jelenleg a FIR rendszer hallgatókat érintő egyik legfőbb feladata, hogy eltárolja TAJ azonosítókat, és azok e rendszerből kerüljenek továbbításra az Országos Egészségbiztosítási Pénztár felé. A továbbítás a FIR üzemeltetőjének feladata. Felvételizők esetében, a felvételi eljárás során rendelkezésre álló adatok a GOLYA programból az ETR rendszerbe importálásra kerülnek. Hiányos adatok pótlását az OIG az adatváltozás bejelentését elektronikus űrlap segítségével támogatja. Az OIG tesz eleget a FIR felé történő változások jelentési kötelezettségnek az ETR rendszer és a szükséges tanúsítványok segítségével. Határidő: 15 naponta FIR zárolás feloldása FIR adatzárolásról beszélünk, amikor az ETR-ből a FIR felé elküldött adatcsomagban található adatokon a FIR felől érkező bejelentési kérelemre történő válasz megérkezéséig nem történhet változtatás az adatinkonzisztencia elkerülése érdekében. A FIR zárolás feloldása, külön kari kérésre azon hallgatók esetében lehetséges, akik adatváltozásainak rögzítése a jogviszony adataikban történő változtatás tekintetében halaszthatatlan a folyamatos működés és törvényi megfelelőség miatt. A folyamat felelőse kari megkeresés után az OIG. A FIR zárolás feloldása után a szükséges javítások elvégzéséért a Kar a felelős., javítás tekintetében a Kar Határidő: 5 nap 6.6. Felhasználók rögzítése Az Ftv. előírja a felsőoktatásban résztvevő személyek nyilvántartását. Az érintett személyek az oktatók és a hallgatók nyilvántartása egyedi azonosító számmal (OM-azonosító) történik. Az oktatók nyilvántartására vonatkozó azonosító számot oktatói jogviszony létrehozó kérelemre adott válaszban kapja meg az OIG a FIR-től. A nyilvántartandó adatkört a jogszabályok határozzák meg, melyek az oktatók és a hallgatók esetében eltérőek. A nyilvántartást az Országos Felsőoktatási Információs Központ (OFIK) hozza létre és üzemelteti. A nyilvántartás intézményi adatszolgáltatáson alapul, mely a szükséges adatok egyszeri feltöltését, valamint a feltöltött adatok folyamatos frissítését jelenti. Amennyiben az ETR-be kerülő oktató/dolgozó a munkaügyi adataiban szereplő szervezeti egységen túl más Kar kurzusaiban is hozzárendelt oktatóként szerepel, úgy ezt a hozzárendelést a kurzust meghirdető Kar végzi. Felelős: a keletkező hallgatói adatok esetében a Kar és az OIG, az oktatói/dolgozói adatok esetében a HSZI, az adattovábbításért a OIG Határidő: folyamatos, ill. adatfrissítés és adatküldés esetében 15 nap 24

25 6.7. Új oktatók/dolgozók rögzítése A GF személy- és munkaügyi rendszerében (NEXON) nem nyilvántartott oktató/dolgozó Az OIG által készített elektronikus állomány kitöltését az oktató/dolgozó adataival a Kar végzi el., ill. a Karok Határidő: folyamatos, legfeljebb 15 nap (a FIR küldések ütemezéséhez igazítva) Az adatok továbbítása A Kar az OIG felé elektronikusan továbbítja az oktató/dolgozó adatait tartalmazó elektronikus állományt. Határidő: folyamatos, legfeljebb 15 nap (a FIR küldések ütemezéséhez igazítva) Az adatok ETR importja és a jogosultságok beállítása az ETR-ben A megkapott elektronikus állományból az óraadó oktató/dolgozó az OIG által létrehozásra kerül, bekerül a megfelelő jogosultsági csoportba, majd az OIG a megfelelő egyéni jogosultságokat is hozzárendeli a személyhez a Kar jelzése alapján. Határidő: folyamatos, legfeljebb 15 nap (a FIR küldések ütemezéséhez igazítva) A GF személy- és munkaügyi rendszerében (NEXON) nyilvántartott oktató/dolgozó A dolgozói adatok kezelése A dolgozói adatok pontosítását és frissítését az oktatók és dolgozók közreműködésével a HSZI végzi. Felelős: HSZI Határidő: folyamatos, legfeljebb 15 nap A dolgozói adatok továbbítása az ETR számára Új jogviszony és munkakör létrehozása után a NEXON export állományt a HSZI hozza létre és továbbítja az OIG felé. Felelős: HSZI Határidő: folyamatos, de legfeljebb 15 nap (a FIR küldések ütemezéséhez igazítva) A dolgozói adatok importálása ETR-be A HSZI-tól kapott NEXON export állományt az OIG importálja az ETR-be Határidő: Folyamatos, de legfeljebb 15 nap (a FIR küldések ütemezéséhez igazítva) A jogosultságok beállítása az ETR-ben Az ETR-be került személyek számára a megfelelő jogosultságok hozzárendelését az OIG és/vagy a Karok végzik., Karok Határidő: Folyamatos, a jogosultság igény megérkezésétől számított 5 nap Az adatszolgáltatásokhoz szükséges adatok tárolása 25

26 Az adatvédelmi jogszabályokat követve szigorú szabályok szerint szükséges adatokat tárolni, és továbbítani az adatkérő szervek felé. Az oktatók/dolgozók esetében a következő adatok FIR felé történő küldése szükséges, ezért ezen adatok feltöltése és karbantartása kötelező. Felelős: HSZI (az adatrögzítés a Nexon rendszerben történik) Határidő: folyamatos A FIR felé jelentendő adatok: Név Anyja neve Születési név Születési idő Születés országa, települése Cím Ország Irányítószám Város Utca Házszám Állampolgárság (elsődleges) Külföldi személy esetén szükséges a magyarországi tartózkodás jogcíme, tartózkodási engedély száma Tudományos fokozat Végzettségek Száma Típusa Fokozata Kiállítás dátuma Nyelvtudás Nyelv Az adott nyelvvizsga akkreditált nyelvvizsgával egyenértékű oklevél-e Fok Oklevél száma Dátum Intézmény, tanszék Jogviszony Besorolás: oktatói besorolás Kezdete Heti munkaidő Foglalkoztatás fajtája Munkakör: Intézmény Kezdete Heti munkaidő Munkakör Munkaviszony Oktatói nyilatkozat Típus: Akkreditációhoz vagy Normatív támogatáshoz Érvényesség kezdete 26

27 Érvényesség vége Jellege: Elsődleges akkreditációs nyilatkozat vagy Másodlagos akkreditációs nyilatkozat csak akkreditációs nyilatkozat esetén kötelező megadni. Szükséges az aktív oktatói státusz rögzítése. További rögzítésre kerülő, de FIR küldéshez nem szükséges oktatói adatok: Neme Születésének megyéje Lakhelyének megyéje Levelezési cím Elérhetőségek Személyi igazolvány szám Útlevélszám TAJ szám Nexon rendszerbeli azonosító Hallgatók rögzítése A hallgatók esetében a következő adatok FIR felé történő küldése szükséges, ezért ezen adatok feltöltése és karbantartása kötelező. Határidő: folyamatos A FIR felé jelentendő adatok: o o Személyes adatcsoport Név Anyja neve Születési név Születési idő Születés országa, települése Cím Ország Irányítószám Város Utca Házszám Állampolgárság TAJ száma Támogatott aktív félévek száma Jogviszony adatcsoport Hallgatói adatkör Intézmény Jogviszony kezdete Jogviszony vége Jogviszony létrejöttének oka Jogviszony megszűnés oka Képzés adatok o Képzés o Képzés kezdete (beiratkozás dátuma) 27