Előterjesztés A polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzatának módosításáról

Átírás

1 Előterjesztés A polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzatának módosításáról Biatorbágy Város Önkormányzat Képviselő- testülete 93/2011. (05.26.) Öh. sz. határozatával fogadta el Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatalának új szervezeti és működési szabályzatát, azt később egy ízben a 128/2011. (06.30.) Öh. számú határozatával módosította. Magyarország Alaptörvényének elfogadásával, az abban foglaltak figyelembevételével jogszabály alkotási kötelezettség hárult Magyarország Országgyűlésére az ún. sarkalatos (kétharmados) törvények megalkotásában. A évben lefolytatott egyeztetések után a helyhatósági rendszer strukturális átalakítására az országgyűlés elfogadta a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvényt, mely fokozatosan január 1. napjától a évi általános önkormányzati választások napjáig lépcsőzetesen váltja fel az évi LXV. (Ötv.) törvényt. Az önkormányzatokról szóló új jogszabály számos helyen változtatott a helyi közügyek, valamint a helyben biztosítható közfeladatok körében ellátandó helyi önkormányzati feladatokon. Fenti jogszabály alapján még a teljes hatálybalépése előtt a változásokra történő felkészülés jegyében indokolt a települési önkormányzatok számára lakosságszám és település nagyságtól függetlenül saját szervei, így Polgármesteri Hivatalának szervezeti és működési szabályzatának módosítása is. Napvilágot látott továbbá Magyarország Kormányának (továbbiakban: Kormány) azon szándéka, hogy január 1. napjától járások és járási (körzeti) hivatalok láthatják el a fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezeti egységeiként a megyei szintnél alacsonyabb szinten intézendő államigazgatási feladatokat. Az előkészítést követően a járások kialakításának koncepcionális elveiről a Kormány az 1299/2011. (IX. 1.) Korm. határozatával (a továbbiakban: Korm. határozat) döntött. Mindezek alapján a Kormány szükségesnek tartja a járás, mint az állam szervezetének legalacsonyabb szintű területi és szervezeti egységének a kialakítását a hatékonyabb, költségtakarékosabb és ügyfélközpontú területi közigazgatás megteremtése érdekében. A kialakítás alapelvei: gyors és könnyű hozzáférés biztosítása az államigazgatási szolgáltatásokhoz a létező ügyintézési helyszínek megőrzése a területi államigazgatási szervek illetékességi területeinek járási alapú rendezése a megyék határainak megőrzése.

2 A kialakítandó járási rendszerre való felkészülés jegyében ugyancsak szükséges a Hivatal szerkezeti struktúrájának átalakítása az elsősorban önkormányzati ügyek, valamint önkormányzati hatósági ügyek súlyozottabb figyelembevételével. Mindezek mellett szem előtt tartva az egy évvel ezelőtt készített jegyzői pályázatomban megfogalmazottakat, valamint figyelembevéve a Képviselő- testület által november 24. napján rendes ülésén megtárgyalt a C.C Audit Könyvvizsgáló Kft. által az önkormányzat és intézményei pénzügyi-gazdálkodási helyzetének felülvizsgálatáról, auditjáról készült igazságügyi szakértői véleményben a hivatalt érintő javaslatokat az alább részletezett módosításokra teszek javaslatot: I. Titkárság A feladatok számossága és az alapvetően a képviselő- testület munkáját segítő szervezeti egységben található köztisztviselők számbeli szűkössége erőltetett munkavégzést igényelt meg, a beérkező iratanyagok, ügyek mennyisége és strukturálatlan kiosztása, azt tett lehetővé, hogy elsősorban a kötelezően ellátandó feladatok elvégzésére szorítkozzon. A feladatszerű elosztás új szervezeti egység lehetőségét vázolja fel, ahol jól körülhatárolható feladatkörök, felelősségi körök és megnevezhető személyek állnak az ügyek mögött. A bizottsági, valamint testületi munka hatékonyabb segítése, az ügyfelek, valamint a képviselők önkormányzati ügyeit érintő szakszerű tájékoztatása érdekében a Titkárság, mint elnevezés felbontása mellett szervezetileg elkülönült, de egy személyi vezetés alatt álló Szervezési osztályon belül Ügyviteli iroda és Jegyzői iroda létrehozására teszek javaslatot. Az Ügyviteli iroda munkatársai esetében az ügyfél hivatalba lépését követő első lépéstől az Ügyfélszolgálati tájékoztatástól kezdődően, az iratok beadásán át, az iktatott iratok elkészítéséig látnák el feladatukat közvetlenül az Aljegyző irányítása alatt. Legfontosabb feladatuk az ügyiratkövetés az irat beérkezésétől a megfelelő ügyintézőhöz történő juttatásukig, erről megfelelő tájékoztatás nyújtása az ügyfelek és a tisztségviselők részére. A Jegyzői Iroda munkatársai a bizottságok melletti jegyzőkönyvezési feladatok átvételével referensi munkát is ellátnának az adott szakterületükön az Aljegyző közvetett irányításával a jegyző felé történő beszámolási kötelezettséggel. A négy fő a jelenlegi titkársági osztály átszervezésével jönne létre, az Igazgatási osztályról átszervezett egy hatósági előadói státusz átszervezésével. Az így létrejött négy álláshely: a) egészségügyi és kistérségi referens, b) jogi és szervezési referens, c) közművelődési és kisebbségi referens, d) köznevelési referens, 2

3 II. Városgondnokság Biatorbágy Képviselő- testülete 265/2011.(12.15.) Öh. számú határozatában döntött arról, hogy január 15-től egy plusz álláshelyet biztosít a Polgármesteri Hivatal Városüzemeltetési és Beruházási Osztály Településüzemeltetési csoportjában művezetői munkakör betöltésére. A változtatás okán a Városüzemeltetési és Beruházási Osztály vezetése alatt működő csoport önálló szervezeti egységként egy fő szervezeti egység vezetővel, a már említett művezetői álláshely betöltésével kerülne kialakításra. Az így a városüzemeltetési osztály település üzemeltetéséhez kapcsolódó feladatait a Városgondnokság elnevezéssel önálló egység venné át, míg a Városüzemeltetési és Beruházási osztály elnevezése vagyongazdálkodási feladatait kihangsúlyozandó Beruházási és Vagyongazdálkodási osztály elnevezésre változna. Az osztályon dolgozó vagyongazdálkodási előadó feladata lenne a vagyongazdálkodás szabályozásának pontosítása, a vagyonrendelet korrigálása, vagyongazdálkodási stratégia meghatározása, korrekt vagyonkataszter, szabályos vagyonkimutatás elkészítése. Véleményem szerint így válhat kidolgozottabbá a vagyonnal való gazdálkodás felelőseinek meghatározása és számonkérése. Mindezek mellett célszerű első félévében a munkaszervezés hatékonysága szempontjából felülvizsgálni Biatorbágy Önkormányzat önállóan működő intézményeinek gondnoki, karbantartói, takarítói munkáinak létszám és költségvetési igényeit. III. Igazgatási Osztály A évi II. törvény a szabálysértésekrõl, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerrõl (M A G Y A R K Ö Z L Ö N Y évi 2. szám 317), rendelkezéseit a hatálybalépése után elkövetett szabálysértésekre kell alkalmazni. A jogszabálynak megfelelően április 15. napjától az általános szabálysértési hatóság a fõvárosi, megyei kormányhivatal lesz az eddigi elsőfokú szabálysértési hatóságként eljáró jegyző helyett. Az igazgatási osztály feladatkörében megmaradt államigazgatási általános igazgatási feladatok csökkenésével az egy fő szabálysértési ügyintéző Jegyzői Irodára történő átszervezésével a fő profilt jelentő szociális és gyámügyi feladatok ellátására fog nagyobb hangsúly kerülni. Összefoglalva minden egyes változtatás célja az, hogy a Hivatali dolgozók esetében a feladatok pontos meghatározása megtörténjen, ezáltal a duplikációk kiszűrése és a munkaidő racionalizálása véghezvihető és elérhető a feladat-szervezettség és a mind szorosabb koordináció jegyében. Biatorbágy, január 12. dr. Kovács András jegyző 3

4 H a t á r o z a t i j a v a s l a t Biatorbágy Város Önkormányzat Képviselő-testületének../2011. () Öh.sz. határozata A polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzatának módosításáról Biatorbágy Város Önkormányzat Képviselő-testülete a polgármesteri hivatal szervezeti felépítéséről szóló Biatorbágy Polgármesteri Hivatalának szervezeti és működési szabályzatának módosításáról szóló előterjesztést megtárgyalta. Biatorbágy Város Önkormányzat Képviselő-testülete a Biatorbágyi Polgármesteri Hivatal belső szervezeti felépítésének módosítását a határozat mellékletét képező szervezeti és működési szabályzatban foglaltak szerint elfogadja és február 1. napjától hatályba lépteti. Felelős: jegyző Határidő: a módosítások átvezetésére 5 nap Tarjáni István polgármester dr. Kovács András jegyző 4

5 BIATORBÁGY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA JÓVÁHAGYTA BIATORBÁGY VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KÉPVISELŐ- TESTÜLETE 93/2011. (05.26.) ÖH. SZ. HATÁROZATÁVAL, MÓDOSÍTOTTA 128/2011.(06.30.) ÖH. SZÁMÚ HATÁROZATÁVAL

6 TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A POLGÁRMESTERI HIVATAL MEGNEVEZÉSE, CÍME, BÉLYEGZŐJE ) A SZERV MEGNEVEZÉSE: ) A SZERV SZÉKHELYE: ) A SZERV EGYÉB ELÉRHETŐSÉGEI: ) A HIVATAL JELZŐSZÁMAI: ) AZ ALAPÍTÓ MEGNEVEZÉSE: ) A HIVATALOS BÉLYEGZŐ LEÍRÁSA, HASZNÁLATA II. A HIVATAL JOGÁLLÁSA, KÉPVISELETE III. A HIVATAL IRÁNYÍTÁSA ÉS VEZETÉSE ) POLGÁRMESTER ) ALPOLGÁRMESTER ) JEGYZŐ ) ALJEGYZŐ IV. A HIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE ) SZERVEZETI ÁBRA ) OSZTÁLYVEZETŐK )AZ OSZTÁLYVEZETŐ-HELYETTESEK /CSOPORTVEZETŐK ) AZ ÜGYINTÉZŐ FELADATA ) AZ ÜGYKEZELŐ FELADATA: ) A MUNKASZERZŐDÉSSEL FOGLALKOZTATOTT ALKALMAZOTT V. A HIVATAL ALAPVETŐ FELADATAI I. A HIVATALI FELADAT- ÉS HATÁSKÖR MEGHATÁROZÁS SZABÁLYAI: A HIVATAL MUNKATÁRSAI FELADATAIKAT MUNKAKÖRI LEÍRÁSBAN, AZ ÉVES TELJESÍTMÉNYKÖVETELMÉNYEKBEN ÉS A TELJESÍTMÉNYKITŰZÉSBEN MEGHATÁROZOTTAK, VALAMINT A JOGSZABÁLYOK ÉS ALÁBBI NORMÁK BETARTÁSÁVAL VÉGZIK: II. ÁLTALÁNOS FELADATOK III. AZ EGYES SZERVEZETI EGYSÉGEK ÖNÁLLÓ FELADATKÖRE ) Adóügyi Osztály feladatai: ) Pénzügyi Osztály feladatai: ) Titkárság Szervezési Osztály feladatai Jegyzői Iroda -Ügyviteli Iroda feladatai ) Igazgatási Osztály feladatai ) Építéshatósági Osztály feladatai: ) Építéshatósági Osztály feladatai: ) Városüzemeltetési és Beruházási és Vagyongazdálkodási Osztály feladatai: ) Városgondnokság feladatai: ) Humán erőforrás referens feladatai ) Humán erőforrás referens feladatai ) Belső ellenőr feladatai (megbízási szerződés alapján) ) Belső ellenőr feladatai (megbízási szerződés alapján) ) Polgármesteri Kabinet -Főépítész feladatai (megbízási szerződés alapján): ) Polgármesteri Kabinet - Főépítész feladatai (megbízási szerződés alapján): ) Polgármesteri Kabinet személyi asszisztens feladatai: ) Polgármesteri Kabinet személyi asszisztens feladatai: VI. VAGYONNYILATKOZAT-TÉTELRE KÖTELEZETTEK, A KÉPZETTSÉGI PÓTLÉKRA JOGOSULTAK VALAMINT A Z ADOMÁNYOZHATÓ SZAKMAI CÍMEK SZÁMÁNAK MEGHATÁROZÁSÁRÓL VII. A BIZOTTSÁGI TESTÜLETI JEGYZŐKÖNYVEZÉSI FELADATOK ELLÁTÁSÁRÓL VIII. HIVATALI MUNKAKAPCSOLATOK, A SZERVEZETI EGYSÉGEK KÖZÖTTI KAPCSOLATTARTÁS RENDJE I. A MUNKÁLTATÓI JOGOK GYAKORLÁSA II. A TÁVOLLÉT III. A HIVATALON BELÜLI ÉRTEKEZLETI REND IV. A HIVATALON BELÜLI INFORMÁCIÓ-ÁRAMLÁS, EGYÜTTMŰKÖDÉS, KAPCSOLATTARTÁS IX. KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSÉVEL ÉS VÉGREHAJTÁSÁVAL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK X. ZÁRÓRENDELKEZÉSEK Formázott: Betűtípus: 10 pt, Dőlt Formázott: Betűtípus: 10 pt, Dőlt

7 MELLÉKLETEK SZÁMÚ MELLÉKLET: SZERVEZETI ÁBRA SZ. MELLÉKLET: AZ ELLÁTANDÓ, ÉS SZAKFELADATREND SZERINT (SZAKFELADAT SZÁMMAL ÉS MEGNEVEZÉSSEL) BESOROLT ALAPTEVÉKENYSÉGEK, RENDSZERESEN ELLÁTOTT VÁLLALKOZÁSI TEVÉKENYSÉGEK SZ. MELLÉKLET: VAGYONNYILATKOZATRA KÖTELEZETT MUNKAKÖRÖK SZ. MELLÉKLET: KÉPZETTSÉGI PÓTLÉKRA JOGOSÍTÓ MUNKAKÖRÖK ÉS SZAKKÉPZETTSÉGEK SZ. MELLÉKLET: A SZERVEZETI EGYSÉGEK ÜGYRENDJÉNEK TARTALMI KÖVETELMÉNYEI SZ.MELLÉKLET: BIATORBÁGY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATAL ÜGYFÉLSZOLGÁLATI CHARTÁJA SZ.MELLÉKLET: BIATORBÁGY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK ETIKAI KÓDEXE

8 BIATORBÁGY VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA Biatorbágy Város Képviselő- testülete (továbbiakban: Képviselő- testület) a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. tv. 38. (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján figyelemmel az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet 20. -ában foglaltakra Biatorbágy Város Polgármesteri hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban SZMSZ) az alábbiak szerint hagyja jóvá. I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A POLGÁRMESTERI HIVATAL MEGNEVEZÉSE, CÍME, BÉLYEGZŐJE 1.) A szerv megnevezése: - Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban: hivatal) 2.) A szerv székhelye: Biatorbágy, Baross G. u. 2/a 3.) A szerv egyéb elérhetőségei: - központi telefonszám: fax: hivatal@biatorbagy.hu - weblap: 4.) A hivatal jelzőszámai: - adószáma: bankszámla száma: UniCredit Bank KSH száma: statisztikai kódja: szakágazati besorolása: TEAOR

9 5.) Az alapító megnevezése: Biatorbágy Nagyközség Képviselő- testülete (törzskönyvi azonosító szám: , alapítás időpontja: ) A hivatalos bélyegző leírása, használata a.) A fejbélyegző leírása: Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatal 2051 Biatorbágy, Baross G. u. 2/a. Tel.: Adószám: , UniCredit Bank: (alatta: arab sorszám) b.) Körbélyegző: szövegezése: Biatorbágy Város Polgármesteri Hivatal, középen: Magyar Köztársaság címere (alatta: arab sorszám) c.) A hivatalban használt bélyegzők lenyomatát, valamint a sorszámokkal azonosíthatóan az egyes bélyegzők használatára feljogosított személyeket, illetve szervezeti egységeket a hivatal bélyegző-nyilvántartása tartalmazza. A bélyegző használatáért, biztonságos őrzéséért a bélyegző használója felelős. II. A HIVATAL JOGÁLLÁSA, KÉPVISELETE 1.) A hivatal a képviselő-testület által létrehozott helyi önkormányzati költségvetési szerv, amely rendeltetése szerint ellátja az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. 2.) A hivatal önálló jogi személy - az előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkező, önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, az önkormányzat gazdálkodásának e jogkörrel felruházott végrehajtó szerve. 3.) A hivatal belső szervezeti tagozódásától függetlenül egységes szervezet, mely a képviselő-testület felügyelete alatt működik. Feladatellátásának és működésének pénzügyi forrása az önkormányzat költségvetésében e célra jóváhagyott előirányzat. 4.) A hivatalt a jegyző távollétében az aljegyző képviseli. Egyedi esetekben a jegyző által erre meghatalmazott más személy is jogosult a képviselet ellátására. 5.) A hivatal működési területe Biatorbágy Város közigazgatási területe. Illetékessége kiterjed továbbá a jogszabályokon és szerződéses jogviszonyokon alapuló egyéb közigazgatási területen ellátandó feladatokra

10 III. A HIVATAL IRÁNYÍTÁSA ÉS VEZETÉSE 1.) Polgármester A hivatalt a polgármester irányítja, amely jogköréből eredően a.) a jegyző javaslatainak figyelembe vételével meghatározza a hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában, b.) a jegyző javaslatára előterjesztést tesz a képviselő-testület felé a hivatal belső szervezeti tagozódásának, munkarendjének és ügyfélfogadási rendjének meghatározására, c.) a hatáskörébe tartozó ügyekben a hivatal felé szabályozza a kiadmányozás rendjét, d.) gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármester, a jegyző és az intézményvezetők tekintetében. 2.) Alpolgármester A hivatal irányításában az alpolgármester a polgármester által meghatározott munkamegosztás szerint vesz részt. 3.) Jegyző A hivatalt a jegyző vezeti. A jegyző a polgármester irányításával szervezi és vezeti a hivatalt: a.) gondoskodik az Önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról, b.) felügyel a hivatal tevékenységének törvényességére, ennek körében - ellenőrzi a hivatal hatósági tevékenységét, - szükség esetén funkcionális, eseti és célvizsgálatot rendel el, c.) a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, d.) gyakorolja a munkáltatói jogokat a hivatal köztisztviselői tekintetében. A kinevezéshez, vezetői megbízáshoz, felmentéshez, a vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz a polgármester által meghatározott körben a polgármester egyetértése szükséges, e.) biztosítja a hivatalnál a személyi iratok és a közszolgálati alapnyilvántartás vezetését, illetve azok előírás szerinti kezelését, f.) gondoskodik a feladatellátás személyi, tárgyi és technikai feltételeiről, a hivatali munkafegyelem betartásáról, a szakszerű és kultúrált ügyfélfogadásról, g.) szervezi a hivatali szervezetben dolgozó köztisztviselők rendszeres továbbképzését, segíti a dolgozók önképzését, a jó munkahelyi légkör kialakítását, h.) döntésre előkészíti a polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket, - 6 -

11 i.) dönt azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester ad át, j.) tanácskozási joggal vesz részt a Képviselő-testület, a Képviselő-testület bizottságainak ülésén, k.) tájékoztatja a képviselő-testületet a hivatal munkájáról, feladatai végrehajtásáról rendszeresen beszámol a polgármesternek, l.) gondoskodik az önkormányzati rendeletek hatályosságáról, jogszabályváltozás esetén jelzi a módosítás szükségességét, általánosságban gondoskodik azok folyamatos felülvizsgálatáról, az SZMSZ mellékleteinek folyamatos, naprakész vezetéséről, m.) felelős a belső ügyvitel, ügyfélfogadás, ügykezelés megszervezéséért, az irat- és adatvédelem biztosításáért, n.) részt vesz a polgármester vezetésével megtartott intézményvezetői értekezleten, valamint a Bizottsági elnökök testületi munkát előkészítő ülésein, o.) a korszerű munkavégzés technikai feltételeinek állandó szem előtt tartásával igyekszik megteremteni a tervszerű, gyors (egy segítőkész és fegyelmezett közösségre, illetve a feladatok elvégzésének következetes számonkérésére épülő) ügyfélcentrikus ügyintézést. 4.) Aljegyző A hivatal vezetésében a jegyzőt az általa meghatározott feladatkörben - az aljegyző segíti. A hivatal vezetése szempontjából az aljegyző a Titkársági Osztályt közvetlenül vezeti. IV. A HIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE 1.) Szervezeti ábra A szervezeti felépítésének ábráját az SZMSZ 1. számú melléklete tartalmazza. A hivatal belső szervezeti egységeinek, csoportjainak megnevezése: - Adóügyi osztály - Igazgatási osztály - Pénzügyi osztály - Építéshatósági osztály - Városüzemeltetési és bberuházási és Vagyongazdálkodási osztály - - Településüzemeltetési csoportvárosgondnokság - Szervezési osztály o TitkárságJegyzői Iroda -o Ügyviteli osztály Formázott: Behúzás: Bal: 0 cm, Függő: 0,5 cm, Tabulátorok: Nincs 2,54 cm Formázott: Behúzás: Bal: 0 cm, Függő: 0,5 cm, Tabulátorok: Nincs 2,54 cm Formázott - 7 -

12 - Polgármesteri Kabinet - Humán erőforrás menedzser referens jegyzői közvetlen irányítás alatt - 8 -

13 2.) Osztályvezetők A hivatal belső szervezeti egységeinek (osztályainak) élén az osztályvezető áll, akit a jegyző a polgármester egyetértésével kizárólag jogszabályban meghatározott felsőfokú iskolai végzettséggel, közigazgatási szakvizsgával, vagy azzal egyenértékű képesítéssel rendelkező köztisztviselők közül határozatlan időre bíz meg. Az osztályvezetők feladatai: a.) szervezik és ellenőrzik a napi munkát, a döntések előkészítését és végrehajtását, az osztály feladatainak ellátását, b.) gondoskodnak az adott szervezeti egységhez tartozó bizottságok munkájának szakmai segítéséről, a bizottsági működéssel kapcsolatos ügyviteli teendők ellátásáról, c.) az osztály feladatkörét érintő előterjesztések, döntési javaslatok, programok és tervek összeállításáról és időbeni leadásáról, d.) az osztály feladatköréhez kapcsolódó ügyek szakszerű és törvényes intézéséről, a kulturált ügyfélfogadásról és tájékoztatásról, e.) elkészítik és folyamatosan felülvizsgálják az osztály feladatköréhez tartozó szabályzatokat, f.) biztosítják hivatalon belül a többi szervezeti egységgel és kifelé az érintett szervekkel, intézményekkel való kapcsolattartást, g.) gyakorolják a jegyző által részükre átruházott munkáltatói jogokat h.) felelős a Polgármesteri hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata területét érintő mellékleteinek naprakészen tartásáért, felülvizsgálatáért, i.) az osztályon dolgozók munkaköri leírásainak elkészítéséért. 3.)Az osztályvezető-helyettesek /csoportvezetők A belső szervezeti egységen belül működő munkacsoport vezetésével felsőfokú iskolai végzettséggel rendelkező köztisztviselőt osztályvezető-helyettesi, a kiemelkedő szakmai munkát végző, kellő közigazgatási gyakorlattal rendelkező középfokú iskolai végzettségű köztisztviselőt csoportvezetői címmel bízhat meg a jegyző. Az osztályvezető-helyettes (csoportvezető) feladatai: a.) a feladatköröknek, ill. a munkaköri leírásnak megfelelően vezeti a csoportot, b.) meghatározza az ügyintézők és az ügyviteli dolgozó részletes feladatait, c.) eljár mindazon ügyekben, amelyekkel az osztályvezető megbízza, d.) megbízás alapján helyettesíti az osztályvezetőt, - 9 -

14 4.) Az ügyintéző feladata a.) a munkaköri leírásában meghatározott feladatok elvégzése, az államigazgatási ügyek érdemi döntésre való előkészítése, ill. ilyen irányú felhatalmazás esetén a kiadmányozása, b.) szakértelemmel foglalkozik a rábízott területtel összefüggő valamennyi kérdéssel, felelős a saját tevékenységéért és munkaterületén a törvényesség betartásáért, c.) a munkaköri leírásban részére megállapított, ill. a vezetője által kiadott feladatokat a kapott utasítások és határidők figyelembevételével végzi, d.) felelős a munkavégzés céljából rendelkezésére bocsátott helyiség /iroda/ rendjéért a leltári, felszerelési és berendezési tárgyak megóvásáért, e.) felelős az SZMSZ területét érintő mellékleteinek módosításáért. 5.) Az ügykezelő feladata: a.) gondoskodik az adminisztrációs feladatok ellátásáról, az ügyiratok átvételéről, iktatásáról, a kiadmánytervezeteknek az ügyintéző útmutatása szerinti gépeléséről, sokszorosításáról, továbbításáról, b.) ellátja mindazokat a nem érdemi jellegű feladatokat, amelyekkel a vezetője megbízza. 6.) A munkaszerződéssel foglalkoztatott alkalmazott a.) biztosítja a hivatal napi működését, b.) ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a vezetője megbízza. 7.) A hivatal valamennyi munkavállalója munkája során köteles a Magyar Köztársaság Alkotmányát, alkotmányos jogszabályait megtartani. Az állami és szolgálati titkot megőrizni. hivatali kötelességét részrehajlás nélkül, lelkiismeretesen, becsületesen, a jogszabályoknak megfelelően, pontosan, etikusan, az emberi méltóságot feltétlenül tiszteletben tartva, a legjobb tudása szerint a nemzet és az Önkormányzat érdekeinek szolgálatával teljesíteni. A hivatalban és azon kívül példamutatóan viselkedni, az Ügyfélszolgálati Charta (az SZMSZ 6. számú melléklete) és az Etikai kódex (az SZMSZ 7. számú melléklete) előírásait betartani. 8.) A hivatal munkatársainak pontos feladat- és hatáskörét, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, valamint az ehhez kapcsolódó felelősségi szabályokat a köztisztviselők munkaköri leírásai tartalmazzák

15 V. A HIVATAL ALAPVETŐ FELADATAI I. A hivatali feladat- és hatáskör meghatározás szabályai: A hivatal munkatársai feladataikat munkaköri leírásban, az éves teljesítménykövetelményekben és a teljesítménykitűzésben meghatározottak, valamint a jogszabályok és alábbi normák betartásával végzik: a.) jogszabályok, testületi-bizottsági határozatok b.) polgármesteri utasítások, c.) jegyzői utasítások, d.) emlékeztetőkben, jegyzőkönyvekben meghatározott feladatok, hivatali felettes írásbeli, szóbeli utasítása alapján, ideértve az ügyiratkezelés során tett intézkedést, szignálást. II. Általános feladatok 1.) A hivatal a meghatározott tevékenységi körébe tartozó - ügyintézői, döntés előkészítő-, végrehajtó és szervező - feladatait a következő munkamegosztásban látja el: 2.) A hivatal általános munkarendjét, heti ügyfélfogadási rendjét, a Képviselő-testület SZMSZ vonatkozó része tartalmazza. 3.) A jegyző, mint a munkáltatói jogok gyakorlója a fenti általános munkarendtől eltérően eseti munkarendet kizárólag a polgármester beleegyezésével rendelhet el. 4.) Minden szervezeti egységre vonatkozó általános feladatok: a.) a hivatali működéssel kapcsolatosan: - az osztályvezetők az SZMSZ elfogadását követő 15 napon belül - elkészítik, majd folyamatosan karbantartják az osztály ügyrendjét. Az ügyrend tartalmára vonatkozó leírást az SZMSZ 5.számú melléklete tartalmazza. - szakterületüket érintően a döntések végrehajtása, illetőleg annak szervezése, - a képviselők és bizottsági tagok e megbízatással összefüggő munkájához a szükséges szakmai segítségnyújtás, információ és tájékoztatás megadása, - hivatali ügyfélfogadás és ügyintézés a feladatkörbe tartozó ügyekben, - a feladatellátás során megfelelő koordináció és együttműködés a többi részegységgel, - az osztályvezetők gondoskodnak arról, hogy a belső szervezeti egységekben tartozó irodák bejárati ajtaján világosan érthető tájékoztatást kapjanak az ügyfelek a munkarendről, az ügyfélfogadás idejéről, a szervezeti egység és a szervezeti egységben dolgozó ügyintéző által végzett feladatok megnevezéséről, valamint az eljáró ügyintéző nevéről,

16 - hivatali munkaidőben beleértve az ebédszünet időtartamát - működteti a telefonos visszahívás rendszerét, amennyiben a keresett ügyintéző távolléte vagy elfoglaltsága miatt nem érhető el a telefonhívásról a szervezeti egység vezetője által kijelölt személy egy erre a célra kialakított munkatáblázatba bejegyzést tesz pontos név és elérhetőség megjelölésével. Ezt a munkatáblázatot minden köztisztviselő köteles folyamatosan figyelemmel kísérni és a visszahívás vagy az ügy elintézést röviden a megjegyzés rovatban feltüntetni. A munkatáblázat ellenőrzését és az abban foglaltak végrehajtását a szervezeti egység vezetője felügyeli és arról havonta vezetői értekezletek alkalmával jelentést tesz. b.) a képviselő-testület és bizottságai működésével összefüggésben: - a testületek és tisztségviselők munkájának szakmai és adminisztratív segítése, döntéseik előkészítése, - a feladatkörrel összefüggő képviselő-testületi és bizottsági, kisebbségi önkormányzati előterjesztések elkészítése, leírása, - koordinálja az önkormányzati ülések előkészítésével kapcsolatos bizottsági üléseket, - a bizottsági-testületi döntés előkészítő tevékenység támogatását, a bizottsági referensi munkát, az előterjesztések elkészítését a jegyzői utasítás szerint kell elvégezni. 5.) Az ellátandó, és szakfeladatrend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységek meghatározó jogszabályok megjelölését az SZMSZ 2. számú melléklete tartalmazza. III. Az egyes szervezeti egységek önálló feladatköre 1.) Adóügyi Osztály feladatai: a.) a hatáskörébe utalt központi és helyi adók bevallásával, megállapításával, kivetésével, közlésével, nyilvántartásával, beszedésével, behajtásával, ellenőrzésével, a befizetések kezelésével, elszámolásával, részletfizetés, halasztás engedélyezésével, az adó mérséklésével és elengedésével, törlésével, és az adókra vonatkozó adatgyűjtéssel kapcsolatos feladatok ellátása, b.) helyi adórendeletek előkészítése, c.) a helyi adókkal, a gépjárműadóval, talajterhelési díjjal és az adók módjára behajtandó köztartozásokkal kapcsolatos I. fokú adóhatósági feladatok ellátása (adókivetés, adóbevallások ellenőrzése, nyilvántartása, határozat elkészítése, értesítés, felhívás kiadása), d.) adók számítógépes nyilvántartása, adóbevételek könyvelése, e.) adóellenőrzések végzése, f.) adótartozások, és az adók módjára behajtandó köztartozások végrehajtásával kapcsolatos ügyek intézése,

17 g.) adó- és értékbizonyítvány, adóigazolás valamint perköltségmentességhez szükséges igazolás kiadása, h.) statisztikai adatszolgáltatások teljesítése. 2.) Pénzügyi Osztály feladatai: a.) a költségvetési bevételekre vonatkozó számítások elvégzése, a kiadási igények felmérése, b.) az önkormányzat és intézményei éves költségvetési koncepciójának, költségvetési javaslatának és a végrehajtásról szóló beszámolók tervezetének összeállítása, a polgármesteri hivatal gazdálkodási körébe vont szakfeladatok és intézmények tekintetében, c.) az operatív pénzügyi gazdálkodás lebonyolítása, d.) megrendelések, kifizetések, utalások teljesítése, a bevételek és kiadások könyvelése, bizonylatolása, állóeszköz- anyag és készletbeszerzés- gazdálkodás, leltározás, selejtezés, pénzforgalmi információ és pénzügyi adatszolgáltatások, házipénztár kezelése, bankszámla forgalom, e.) likviditás biztosítása, f.) az előírt számviteli és pénzügyi- gazdálkodási nyilvántartások vezetése, intézkedés a bevételi hátralék beszedésére, számlázási ügyintézés, g.) az előírt számviteli, pénzügyi és gazdasági szabályzatok elkészítése és aktualizálása, h.) a kifizetéseket terhelő levonások elszámolása és intézése, i.) a költségvetési gazdálkodással összefüggő számlakezelés, kötelezettségvállalás, érvényesítés, ellenjegyzés, szakmai teljesítés igazolás, teljességi ellenőrzés, j.) az intézmények pénzellátása, gazdálkodásuk figyelemmel kísérése, pénzmaradványaik felülvizsgálata, k.) a hivatali és az intézményi költségvetést érintő adóelszámolások elkészítése, l.) normatíva igénylés és elszámolás, jövedelempótló támogatás igénylése, m.) a költségvetés tervezése és végrehajtása körében szükséges döntések és intézkedések előkészítése, illetőleg megtétele, n.) kötelezettségvállalások nyilvántartása o.) a Magyar Államkincstárral való kapcsolattartás és annak adatszolgáltatás nyújtása. 3.) Szervezési osztály feladatai: Titkárság Jegyzői iroda feladatai A Titkárság Jegyzői iroda alapvetően három négy fő feladatcsoportjánakot ellátásáért - jogiszervezési, intézmény-felügyeletiegészségügyi-kistérségi, ügyfélszolgálati-iratkezelési közművelődési-kisebbségi, valamint köznevelési az Aljegyző közvetett vezetése alatt négy fő referens a felelős, melynek keretében:

18 a.) b.) c.) d.) e.) f.) g.) h.) i.) j.) k.) l.) segíti a testületek működésére vonatkozó jogszabályok alkalmazását, közreműködik a képviselő-testület és a bizottságok összehangolt működésének, döntéseik törvényességének biztosításában, elkészíti a képviselő-testület munkatervére vonatkozó javaslatot. szervezi az önkormányzati ülések előkészítését, az előterjesztések összeállítását, gondoskodik a meghívó és az anyagok kiküldéséről, felülvizsgálja az előterjesztéseket és döntéstervezeteket, közreműködik a határozat és rendelettervezetek szerkesztésében, illetve azok véglegesítésben, összehangolja a képviselő-testület és a bizottságok működésével kapcsolatos hivatali teendőket, illetve azok végrehajtását, elkészíti a képviselő-testületi ülések jegyzőkönyvét, megszerkeszti a határozatokat és rendeleteket, gondoskodik a felelősök és a végrehajtásban érintettek részére való megküldésükről, figyelemmel kíséri az önkormányzati döntések végrehajtását, részt vesz annak megszervezésében és ellenőrzésében, szervezi, hogy a végrehajtás helyzetéről a döntéshozó testületek tájékoztatása megtörténjen, koordinálja, hogy a bizottsági állásfoglalások és javaslatok a képviselő-testület elé kerüljenek, illetve az érintettekhez eljussanak, a helyi kisebbségi önkormányzatok működésével kapcsolatos ügyviteli és szervezési feladatok ellátása, igény szerint közreműködik a tisztségviselői intézkedések, levelezések előkészítésében, nyilvántartja a képviselő-testületi határozatokat és az önkormányzati rendeleteket, ellátja a honvédelmi igazgatással, polgári védelemmel és a helyi védelmi bizottság működésével kapcsolatos ügyintézői, döntés előkészítő és végrehajtás szervező helyi feladatokat, a jegyző hatáskörébe tartozó birtokvédelmi ügyek intézése, m.) az önkormányzat közalapítványaival kapcsolatos alapítói döntések és intézkedések előkészítése, valamint azok végrehajtásának segítése, n.) o.) p.) q.) k.) előkészíti a képviselők díjazásával összefüggő intézkedéseket, részt vesz a választások és népszavazások előkészítésével kapcsolatos hivatali teendők ellátásában, ellátja az intézmény-felügyelettel kapcsolatos feladat- és hatásköröket, ellátja az egészségügyi alapellátással, az egészséges életmód segítését cálzó szolgáltatásokkal kapcsolatos feladat- és hatásköröket, Ügyviteli iroda feladatai: l.)a.) informatikai (hálózatüzemeltetési) rendszergazdai feladatok ellátása a polgármesteri hivatalban, m.)b.) a városi honlap gondozása, az ott megjelenő információk aktualizálása és az ehhez szükséges anyagok összeállítása, beszerzése, továbbítása, (vagy ennek segítése) az önkormányzati térinformatikai rendszer üzemeltetése, Formázott: Sorkizárt, Behúzás: Bal: 0 cm, Függő: 0,95 cm, Térköz Előtte: 0 pt, Utána: 6 pt, Sorköz: szimpla, Tabulátorok: 0,95 cm, Tabulátorlista Formázott: Nincs felsorolás vagy számozás, Tabulátorok: Nincs 1,5 cm Formázott: Automatikus sorszámozás + Szint: 1 + Számozás stílusa: a, b, c, + Kezdő sorszám: 1 + Igazítás: Bal oldalt + Igazítás: 0,75 cm + Tabulátorhely: 1,5 cm + Behúzás: 1,5 cm Formázott: Behúzás: Bal: 0 cm, Függő: 0,95 cm, Automatikus sorszámozás + Szint: 1 + Számozás stílusa: a, b, c, + Kezdő sorszám: 1 + Igazítás: Bal oldalt + Igazítás: 0,75 cm + Tabulátorhely: 1,5 cm + Behúzás: 1,5 cm

19 n.) az önkormányzat közalapítványaival kapcsolatos alapítói döntések és intézkedések előkészítése, valamint azok végrehajtásának segítése, o.)c.) végzi a központi iktatást és az iktatott iratanyag irattári kezelését, vezeti a hivatali bélyegzők nyilvántartását, p.)d.) ellátja a hivatal ügyfélszolgálati, lakosság tájékoztatásával kapcsolatos minden feladatot, ügyfélszolgálati időben működteti az ügyféltájékoztatót, q.) r.) s.) t.) u.)e.) előkészíti a képviselők díjazásával összefüggő intézkedéseket, részt vesz a választások és népszavazások előkészítésével kapcsolatos hivatali teendők ellátásában, ellátja az intézmény-felügyelettel kapcsolatos feladat- és hatásköröket, ellátja az egészségüggyel kapcsolatos feladat és hatásköröket, segíti az önkormányzat, polgármesteri hivatal rendezvényeinek szervezését

20 44.) Igazgatási Osztály feladatai: a.) a gyermekvédelmi és szociális támogatásokkal (segélyezéssel), személyes gondoskodást nyújtó gyermekvédelmi és szociális ellátásokkal kapcsolatos ügyek, b.) a mozgássérültek támogatásának és kedvezményeinek, hadigondozottak, hadkötelesek és hozzátartozóik szociális ellátásának ügyei, c.) jegyzői hatáskörbe tartozó gyámhatósági ügyek és feladatok, d.) lakásigénylések, lakásépítési- vásárlási támogatás iránti kérelmek intézése, e.) népesség-nyilvántartási, lakcím-bejelentési és anyakönyvi ügyintézés, f.) állampolgársági, honosítási, névváltoztatási és névviselési ügyek, f.)g.) jogszabályban foglalt időpontig ellátja a jegyző, mint első fokú szabályértési hatóság hatáskörébe utalt szabálysértési ügyeket, g.) birtokvédelmi, szabálysértési- és tűzvédelmi ügyek, h.) üzletek és a piac működésével kapcsolatos engedélyezési, ellenőrzési feladatok, i.) hagyatéki leltározással, talált tárgyak és robbanóanyagok bejelentésével kapcsolatos ügyek, j.) hatósági bizonyítványok kiállítása, mezőgazdasági ügyek intézése, k.) személyi- és vállalkozói igazolvány, lakcímkártya és útlevél ügyintézés, közlekedésigazgatás feladatok ellátása, l.) ifjúságpolitikai feladatok, egészségüggyel kapcsolatos feladatok ellátása. 55.) Építéshatósági Osztály feladatai: a.) b.) c.) d.) e.) f.) g.) építésügyi igazgatással kapcsolatos feladat és hatáskörök, elsőfokú építésügyi hatósági hatáskör, hírközlési, sajátos építmény fajták: - antenna, műtárgyaik engedélyezése, településrendezési tervek véleményezése, elvi és végleges telekalakítási engedélyek kiadása, településrendezési feladatok megvalósítása, út-igénybevételi eljárás, h.) építés, átalakítás, bővítés, felújítás, helyreállítás, korszerűsítés, bontás, használatbavétel, fennmaradás, rendeltetési mód megváltoztatásának engedélyezése i.) j.) k.) l.) építésügyi hatósági ellenőrzés, védett településkép és építmények, egyedi tájértéket érintő építésügyi hatósági engedélyezés, nyilvántartások vezetése (területi, társadalmi, környezeti, természeti műszaki adatok, amelyek a településrendezéshez, tervezéshez, építésügyi hatósági tevékenységekhez szükségesek), építésügyi bírságolás,

21 m.) felvonók és mozgólépcsők engedélyezése, n.) temetőkkel, temetkezési helyekkel összefüggő feladatok. 66.) Városüzemeltetési és Beruházási és Vagyongazdálkodási Osztály feladatai: a.) b.) az önkormányzat kommunális igazgatással (temető, kötelező közszolgáltatások, zöldterület-fenntartás, üzemeltetés, köztisztaság, közutak, közterületek fenntartása, üzemeltetése) kapcsolatos feladat- és hatáskörei, az önkormányzat tulajdonában lévő közutak, közterületek és az azokon elhelyezkedő létesítmények fenntartása, üzemeltetése, az ezzel összefüggő polgárjogi szerződések végrehajtása, c.)a.) önkormányzati beruházások előkészítése, lebonyolításának szervezése, d.)b.) önkormányzati intézmények felújítási tervének előkészítése, a felújítási munkák lebonyolítása, e.) az önkormányzat tulajdonában, kezelésében, használatában lévő sportlétesítmények (Kolozsvári u., Iharosi központi épület) üzemeltetése, fenntartásának irányítása, f.)c.) az önkormányzat tulajdonában, kezelésében, használatában lévő bérlakások kezelése, g.) az Iharosi ifjúsági tábor üzemeltetése, h.)d.) az önkormányzat tulajdonában lévő parkok, játszóterek fenntartásának, üzemeltetésének szervezése, irányítása, i.)e.) az önkormányzat tulajdonában lévő közvilágítás üzemeltetésének megszervezése, j.)f.) az önkormányzat pályázatainak előkészítése, végrehajtása, g.) az önkormányzat településüzemeltetéssel kapcsolatos közbeszerzéseinek előkészítése, szervezése, k.)h.) vagyongazdálkodási stratégia meghatározása, vagyonkataszter, szabályos vagyonkimutatás vezetése, lakás- és helyiséggazdálkodás, l.) a közterület-felügyelet munkájának szervezése, m.) a Településüzemeltetési Csoport munkájának irányítása, n.)i.) helyi védelem alatt álló értékek nyilvántartása, o.)j.) az önkormányzat és a jegyző területfejlesztéssel és területrendezéssel kapcsolatos feladatai, p.)k.) az önkormányzat és a jegyző földdel kapcsolatos feladat- és hatáskörei, q.)l.) az önkormányzat és a jegyző földrajzi névvel, elnevezéssel kapcsolatos feladat- és hatáskörei, r.)m.) az önkormányzat állategészséggel kapcsolatos feladat- és hatáskörei, s.)n.) a marhalevélen kívül a jegyző állategészségüggyel (zárlat, méhészet, stb.) kapcsolatos feladat- és hatáskörei, t.)o.) a jegyző növényvédelemmel kapcsolatos feladat- és hatáskörei, u.)p.) a jegyző egyéb (vadkár, vadászterület kialakítás) általános feladat- és hatáskörei,

22 v.)q.) w.)r.) s.) x.) a jegyző veszélyes ebekkel, állatok tartásával kapcsolatos feladat- és hatáskörei, a jegyző állatok védelmével, nyilvántartásával kapcsolatos feladat- és hatáskörei, az önkormányzat és a jegyző környezet- és természetvédelemmel kapcsolatos feladatés hatáskörei, y.)t.) az önkormányzat és a jegyző közlekedési igazgatással kapcsolatos feladat- és hatáskörei, z.)u.) az önkormányzat és a jegyző vízügyi igazgatással kapcsolatos feladat- és hatáskörei, az önkormányzat és a jegyző hírközlési igazgatással kapcsolatos feladat- és hatáskörei. zs.) a közterület-felügyelettel és közbiztonsággal kapcsolatos feladat-és hatáskörei. 7.) 7.) Városgondnokság feladatai: a.) az önkormányzat kommunális igazgatással (temető, kötelező közszolgáltatások, zöldterület-fenntartás, üzemeltetés, köztisztaság, közutak, közterületek fenntartása, üzemeltetése) kapcsolatos feladat- és hatáskörei, b.) környezet-egészségügy (köztisztaság, települési környezet tisztaságának biztosításával, rovar- és rágcsálóirtással kapcsolatos ügyek), c.) az önkormányzat tulajdonában lévő közutak, közterületek és az azokon elhelyezkedő létesítmények fenntartása, üzemeltetése, az ezzel összefüggő polgárjogi szerződések végrehajtása, d.) az önkormányzat tulajdonában lévő gépjárművek, haszongépjárművek, kommunális gépek, utánfutók és az ezekhez kapcsolódó alkatrészek, tartozékok munkavégzés céljára történő használata, karbantartása, szervizelése, e.) a polgármesteri hivatal épületének, termeinek, irodáinak, külön helyiségeinek takarítása, karbantartása, f.) az önkormányzat tulajdonában, kezelésében, használatában lévő sportlétesítmények (Kolozsvári u., Iharosi központi épület), a Védőnői Szolgálat épülete, az Iharosi ifjúsági tábor, Fonyódligeti üdülő, üzemeltetése, fenntartásának irányítása, Formázott: Automatikus sorszámozás + Szint: 1 + Számozás stílusa: 1, 2, 3, + Kezdő sorszám: 7 + Igazítás: Bal oldalt + Igazítás: 0,25 cm + Behúzás: 0,89 cm Formázott: Automatikus sorszámozás + Szint: 1 + Számozás stílusa: a, b, c, + Kezdő sorszám: 1 + Igazítás: Bal oldalt + Igazítás: 0,63 cm + Behúzás: 1,27 cm Formázott: Betűtípus: Nincs aláhúzás Formázott: Betűtípus: Nincs aláhúzás Formázott: Behúzás: Bal: 0,63 cm 8.) Humán erőforrás referens feladatai

23 a.) hivatal és intézmény vezetői dolgozók, valamint a közfoglalkoztatásban résztvevők kinevezési, átsorolási, jogviszony módosítási és megszűnési iratának elkészítése a KIR3 programban, és azok felterjesztése a Magyar Államkincstár felé, b.) kezeli a polgármesteri hivatalban dolgozók személyi anyagát, és velük kapcsolatosan előkészíti a személyügyi döntéseket, c.) az önkormányzati intézményvezetők személyi anyagának kezelése, az őket érintő személyügyi döntések és minősítések előkészítése, d.) vezeti a közszolgálati alapnyilvántartást és erről előírás szerint adatszolgáltatást, végez, e.) szabadság, betegállomány egyéb távollét jelentése havonta a Magyar Államkincstár felé, f.) a polgármesteri hivatalban lévő üres álláshelyek betöltésével kapcsolatos pályázatok adminisztrációjának és a beérkezett anyagoknak a kezelése, g.) a polgármesteri hivatal dolgozóinak képzésével, továbbképzésével, vizsgáztatásával kapcsolatos ügyintézés, h.) a polgármesteri hivatal köztisztviselőinek teljesítményértékelés előkészítésével kapcsolatos adminisztrációs feladatok, i,) vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatos feladatok, j.) a polgármesteri hivatal dolgozóival kapcsolatos nem rendszeres bérszámfejtési feladatok a.) b.) c.) d.) e.) f.) hivatal és intézményi dolgozók, valamint a közfoglalkoztatásban résztvevők kinevezési, átsorolási, jogviszony módosítási és megszűnési iratának elkészítése az IMI programban, és azok felterjesztése, kezeli a polgármesteri hivatalban dolgozók személyi anyagát és velük kapcsolatosan előkészíti a személyügyi döntéseket, az önkormányzati intézményvezetők személyi anyagának kezelése, az őket érintő személyügyi döntések és minősítések előkészítése, vezeti a közszolgálati alapnyilvántartást és erről előírás szerint adatszolgáltatást végez, hivatal és intézményi dolgozók, valamint közhasznú és közcélú foglalkoztatottak kinevezési, átsorolási, jogviszony módosítási és megszűnési iratának elkészítése, szabadság, betegállomány egyéb távollét jelentése havonta a Magyar Államkincstár felé. 89.) Belső ellenőr feladatai (megbízási szerződés alapján) a.) b.) c.) d.) végzi az önkormányzat fenntartásban lévő intézmények felügyeleti jellegű pénzügyi-, gazdasági ellenőrzését, összeállítja az ellenőrzési terveket és programokat, összegzi és írásba foglalja az ellenőrzések tapasztalatait, javaslatot készít a feltárt hiányosságok megszüntetésére és ezzel kapcsolatos intézkedések megtételére, közreműködik az intézmények éves költségvetésének és zárszámadási beszámolójának felülvizsgálatában, a költségvetést érintő intézményi adatszolgáltatás megszervezésében, ellátja a hivatal és az önkormányzati intézmények költségvetési gazdálkodásának belső ellenőrzését,

24 910.) Polgármesteri Kabinet -Főépítész feladatai (megbízási szerződés alapján): a.) a Településrendezési Tervek és a Helyi Építési Szabályzat elkészítésével, felülvizsgálatával, karbantartásával összefüggő feladatok ellátása, együttműködés más hatóságokkal, szervekkel, szomszédos önkormányzatokkal - az igényelt szakmai véleményezés, állásfoglalás biztosítása, b.) c.) d.) az épített környezet értékeinek védelméről szóló helyi rendelet elkészítésével, karbantartásával kapcsolatos feladatok ellátása és az azzal összefüggő nyilvántartás vezetése, tervpályázatok kiírása és lebonyolítása, a tervezők, a beruházók, a lakosság tájékoztatása a városrendezési szabályokról, az ezzel összefüggő panaszok kivizsgálása, intézkedés a jogos panaszok orvoslására, szabályozási korrekciók előkészítése, e.) közreműködés településpolitikai, településfejlesztési, település-üzemeltetési, vagyongazdálkodási programok, koncepciók elkészítésében, véleményezésében, f.) g.) h.) i.) j.) köztéri műalkotások elhelyezésével összefüggő döntések előkészítése, rendezési tervek által meghatározott esetekben főépítészi szakvélemény készítésével segíti az építésigazgatási feladatokat, az önkormányzat vagyon értékesíthetőségével összefüggő városrendezési vélemények, javaslatok, állásfoglalások adása, külföldi jogállású személyek ingatlanszerzésének véleményezése, helyi építészeti értékek és természeti értékek megóvására kiírt pályázatokkal összefüggő döntések előkészítése, döntés után a megállapodások előkészítése ) Polgármesteri Kabinet személyi asszisztens feladatai: a.) A társadalmi és civil szervezetekkel, egyéb szervezetekkel, más önkormányzatokkal való kapcsolat és együttműködés szervezése, bonyolítása. b.) A tisztségviselői lakossági fórumok és fogadó órák szervezése. c.) Folyamatszintű feladatok végrehajtása, részvétel a tisztségviselők döntéseinek előkészítésében, előterjesztések készítésében d.) A tisztségviselők napi munkájának segítése, folyamatosságának biztosítása, a gyorsaság, a hatékonyság és az eredményesség szempontjainak, a határidők betartásának figyelembe vételével. e.)a lakosság önszerveződő közösségei és az önkormányzat közötti együttműködés szervezése. f.)a települést bemutató, a települési rendezvényeket érintő anyagok, kiadványok előkészítésében közreműködik. g.)a munkakörökhöz kapcsolódó ügyviteli feladatokat ellátja

25 VI. VAGYONNYILATKOZAT-TÉTELRE KÖTELEZETTEK, A KÉPZETTSÉGI PÓTLÉKRA JOGOSULTAK VALAMINT A Z ADOMÁNYOZHATÓ SZAKMAI CÍMEK SZÁMÁNAK MEGHATÁROZÁSÁRÓL 1.) A vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett munkakörök jegyzékét 3. számú melléklet tartalmazza. 2.) A képzettségi pótlékra jogosító munkakörök jegyzékét a 4. számú melléklet tartalmazza. 3.) A köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. tv. 30/A. -a alapján adományozható szakmai tanácsadói, főtanácsadói címek száma: 3 (három). 4.) Szakmai tanácsadói cím annak az I. besorolási osztályba tartozó, szakmai gyakorlattal és közigazgatási vagy jogi szakvizsgával, illetve teljes körűen közigazgatási jellegűnek minősített tudományos fokozattal rendelkező köztisztviselőnek; szakmai főtanácsadói cím annak az I. besorolási osztályba tartozó, szakmai gyakorlattal és közigazgatási vagy jogi szakvizsgával, illetve teljes körűen közigazgatási jellegűnek minősített tudományos fokozattal rendelkező köztisztviselőnek adományozható, aki kiválóan alkalmas minősítésű. VII. A BIZOTTSÁGI TESTÜLETI JEGYZŐKÖNYVEZÉSI FELADATOK ELLÁTÁSÁRÓL 1.) A bizottsági és a testületi ülések meghívójának elkészítéséért, valamint a bizottsági és a testületi üléseken felvett jegyzőkönyvek elkészítéséért a Polgármesteri hivatal Titkársága Jegyzői Irodája, valamint az Ügyviteli irodáról kijelölt köztisztviselők a felelősek. 2.) Az egyes bizottsági ülések napirendjét a Polgármester által tartott bizottsági elnöki megbeszélések tapasztalatai alapján valamint az ülésekre készítendő előterjesztések, tájékoztatók tartalmi, formai követelményeit, a Jegyző külön vezetői értekezletenjegyzői kabineti ülésen egyezteti, melyen az aljegyző, jegyzői iroda munkatársai, osztályvezetők/csoportvezetők, humán erőforrás referens és az előkészítésért felelős kijelölt munkatársak vesznek részt. 3.) A bizottsági és testületi üléseken való részvételért a bizottsági munka ügyviteli teendőinek elkészítéséért a hivatal köztisztviselőit megbízási díj illeti meg, melynek mértéke a hivatali munkaidőt meghaladó időtartamra minden megkezdett óra után bruttó Ft. 4.) A Képviselő-testület szervezeti és működési szabályzata értelmében a bizottsági, valamint a testületi ülésekre állandó meghívott az adott ügyben illetékes osztály vezetője, valamint szervezeti egység vezető. A bizottsági és testületi üléseken való részvételéért az érintett osztályvezetőt, szervezeti egység vezetőjét megbízási díj nem illeti meg. 5.) A Képviselő-testületi üléséről felvett jegyzőkönyvek elkészítéséről a Titkárság gondoskodik. A képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvét figyelembe véve az Ötv.-nek a jegyzőkönyv felterjesztésére vonatkozó rendelkezéseit a testületi ülést követő 12 napon belül kell elkészíteni

26 VIII. HIVATALI MUNKAKAPCSOLATOK, A SZERVEZETI EGYSÉGEK KÖZÖTTI KAPCSOLATTARTÁS RENDJE I. A munkáltatói jogok gyakorlása 1.) A hivatal köztisztviselői tekintetében a munkáltatói jogkört a polgármester által meghatározott egyetértési jogkör kereteit is figyelembe véve - a jegyző gyakorolja, 2.) A munkaügyi, közszolgálat jogviszonnyal összefüggő egyéb kérdésekben a jegyző által kiadott Közszolgálati Szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni, 3.) A belső szervezeti egységek vezetői kötelesek a jegyzőt segíteni a munkáltatói jogok gyakorlása során. Így különösen a.) az üres álláshelyek betöltésében és a jelentkezők alkalmasságának elbírálásában, b.) az adott szervezeti egységen belül a hivatali fegyelem és a kölcsönös vezetőibeosztotti információcsere megteremtésében, c.) az SZMSZ-ben meghatározotti és napi feladatok következetes, tervszerű kiadásában és a végrehajtás számonkérésében, d.) a munkaszervezettség biztosításában. 4.) Egyéb munkaszervezési feladatok a.) A munkatársak folyamatos helyettesítéséről gondoskodni kell. Ennek megfelelően a dolgozók munkaköri leírása tartalmazza a helyettesítés rendjét. b.) A szabadság igénybevételének rendjét a jegyző által összeállított szabadságolási ütemterv biztosítja. II. A távollét 1.) A hivatalból való kiszállásokat (helyszíni szemléket, bejárásokat) úgy kell szervezni és ütemezni, hogy ügyfélfogadási időben, valamennyi szakterületen legalább egy hozzáértő ügyintéző vagy vezető a hivatalban elérhető legyen. 2.) Az ügyintézés folyamatossága és az ügyfelek érdemben való kiszolgálása, tájékoztatása érdekében a munkahelyről távollévők hozzáértő munkatárssal való folyamatos helyettesítéséről gondoskodni kell. III. A hivatalon belüli értekezleti rend 1.) A képviselő-testületi üléseken részt kell vennie a jegyzőnek, az aljegyzőnek, az osztályvezetőknek (távollétükben helyettesüknek), sajtóreferensnek, a technikai feladatokat ellátó személyeknek, az őket érintő napirendnél a főépítésznek, a humán erőforrás referensnek, a belső ellenőrnek, az előterjesztés készítőjének. 2.) Negyedévente a hivatal valamennyi dolgozójának részvételével apparátusi értekezletet kell tartani, melynek keretében az elmúlt időszak tevékenységét értékelni kell és az elkövetkezendő időszak főbb feladatait meg kell határozni. Az értékelésről és az iránymutatásról emlékeztetőt kell készíteni. Az apparátusi értekezletet követő három napon

27 belül osztályonként munkaértekezlet tartása kötelező, ahol az apparátusi értekezleten felvetett kérdések, feladatok, problémák képezik az értekezlet tárgyát. 3.) A fentieken túli osztályértekezletek összehívása és tárgyköreinek meghatározása az osztályvezető feladatköre. 4.) A bizottsági és testületi ülések előkészítése, valamint az ott hozott döntések végrehajtási feladatainak meghatározása érdekében havonta egy alkalommal vezetői értekezletet kell tartani, melyen állandó meghívott a polgármester/alpolgármester, valamint az osztályvezetők (távollétükben helyettesüknek), a humán erőforrás referens. 5.) A vezetői értekezletről írásban emlékeztetőt kell készíteni a feladat, a határidő, valamint a felelős megnevezésével. Az emlékeztető készítése a Titkárság feladata. IV. A hivatalon belüli információ-áramlás, együttműködés, kapcsolattartás A hivatal munkatársai egymás között elsősorban elektronikus úton tartják a napi kapcsolatot belső levelezés ( ) segítségével, hálózati mappákon keresztül, valamint telefonon és egyéb kommunikációs és csoportmunka alkalmazások igénybevételével. Ennek érdekében a hivatal munkatársai napi tevékenységük folyamán folyamatosan figyelemmel kísérik a fent megjelölt alkalmazásokon keresztül érkező információkat és megteszik a szükséges intézkedéseket. IX. KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSÉVEL ÉS VÉGREHAJTÁSÁVAL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK A gazdálkodás szervezeti felépítését, a munkamegosztás és a felelősségvállalás rendjét az intézményekkel létrejött együttműködési megállapodás tartalmazza. X. ZÁRÓRENDELKEZÉSEK 1.) Az SZMSZ június 1-én lép hatályba. Hatálybalépésével egyidejűleg a szeptember 25-én kelt Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint annak módosításai és a Kiadmányozásról szóló 2/2009. (IX.30.) számú jegyzői utasítás hatályukat vesztik. 2.) Az SZMSZ-t a Biatorbágy Város Önkormányzatának Képviselő-testülete Öh.sz. határozatával hagyta jóvá. 3.) Az SZMSZ-t a hivatal valamennyi dolgozójának alaposan meg kell ismerni. Az osztályvezetők a változásokat kötelesek átvezetni és erről munkatársaikat tájékoztatni. 4.) A hivatal dolgozói a munkaköri leírás átvételekor aláírásukkal igazolják, hogy az SZMSZt megismerték. 5.) A szabályzat hatályosulását a jegyző és az osztályvezetők folyamatosan figyelemmel kíséri, illetve gondoskodik annak betartásáról

28 Tarjáni István polgármester dr.kovács András jegyző

29 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: szervezeti ábra Polgármester Alpolgármester Önkormányzati ügyekben Jegyző Polgármesteri Kabinet Személyi asszisztens Főépítész Kommunikációs tanácsadó Aljegyző Adóügyi Osztály Építésható sági Osztály Humánerőforrás referens Igazgatási Osztály Pénzügyi Osztály TitkárságSz ervezési osztály Jegyzői iroda VárosüzemeltetésiB eruházási és Vagyongazdálkodái osztály Formázott: Sorkizárt, Behúzás: Első sor: 0 cm Ügyviteli Iroda Településü zemeltetési CsoportVárosgond

30 2. sz. melléklet: az ellátandó, és szakfeladatrend szerint (szakfeladat számmal és megnevezéssel) besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek Szakfeladatok megnevezése Államigazgatási tevékenysége Önkormányzat igazgatási tevékenység Állategészségügyi igazgatási tevékenység Kisebbségi Önkorm. Választás Országgyűlési választás Önkormányzati választás Népszavazás Adóigazgatási tevékenység Kisebbségi Önkormányzatok működése Városfejlesztési, üzemeltetési feladatok Városgazdálkodás Önkormányzatok közbeszerzési eljárás Útépítés Hídépítés Közútak, hídak fenntartása Zöldterület kezelés Közvilágítás Települési hulladék kezelés Egészségügyi feladatok Járóbetegek ellátása Ifjúság egészségügyi gondozás Család-, és nővédelmi EÜ gondozás Szociális támogatások Önkormányzati Szociális támogatások Rendszeres szociális segély Lakásfenntartási támogatás normatív