Sportesemények rendezésének elmélete és módszertana

Átírás

1 Sportesemények rendezésének elmélete és módszertana Sportedzı OKJ képzés Onyestyák Nikolett A SPORTMENEDZSMENT TERÜLETEI SPORTMENEDZSMENT ELMÉLETE MÓDSZERTANA SZABÁLYOK DEFINÍCIÓK ESEMÉNYSZERVEZÉS SZERVEZETEK SZERVEZÉSE VILÁGVERSENYEK VERSENYEK KONFERENCIÁK EGYÉB ESEMÉNYEK ÚJ SZERVEZETEK LÉTREHOZÁSA SZERVEZETEK ÁTSZERVEZÉSE 1

2 SPORTVERSENYEK RENDEZÉSÉNEK INDOKAI Szórakoztatás (aktív és passzív) A sportág népszerősítése Versenyzési lehetıség teremtése (légkörhöz, egyéb körülményekhez való szoktatás) Válogatás Európa-és világbajnoki küzdelmekre, olimpiára Gazdasági okok (az ország, város, régió turizmusának fellendítése, finanszírozási forráslehetıség megteremtése a rendezı szervek számára) SPORTVERSENYEK RENDEZÉSE Rendezés utáni feladatok 10.00% Rendezés 30.00% Elıkészítés 60.00% 2

3 1. SPORTÁGAK SZERINT: A SPORTVERSENYEK FELOSZTÁSA több szempont alapján lehetséges pl. kajak, öttusa, futball, atlétikai versenyek 2. SPORTÁGON BELÜLI VERSENYSZÁMOK SZERINT: pl. torna: talaj, korlát, győrő stb. 3. VERSENYFAJTA SZERINT: - HÁZI VERSENYEK (csak saját szakosztály versenyzıi) - BARÁTSÁGOS VERSENYEK (felkészülési célú, nem hivatalos versenyek) - MEGHÍVÁSOS VERSENYEK (a meghívó feltételei szerint indulhatnak el versenyzık, pl. az országos bajnokság elsı tíz helyezettje) - KIZÁRÁSOS VERSENYEK (bizonyos versenyzık nem indulhatnak) - TERÜLETI BAJNOKI VERSENYEK (budapesti, megyei, kerületi stb., feljutó rendszerő) - ORSZÁGOS VERSENYEK, BAJNOKSÁGOK (általában a területi gyıztesek indulnak) - NEMZETKÖZI VERSENYEK (különbözı országok egyesületi versenyzıi) - NEMZETEK KÖZÖTTI VERSENYEK (különbözı országok válogatottjai) 4. A VERSENY JELLEGE SZERINT: EGYÉNI VERSENYEK egyéni egyéni összetett CSAPATVERSENYEK egyénenkénti csapat (pl. mezei futó csapatbajnokság) együttes csapat (pl. labdajátékok) egyéni csapat (pl. lövészet) 5. VERSENYZİI TULAJDONSÁG ALAPJÁN: nemek szerint életkor szerint minısítés szerint súlycsoportok szerint 6. SZERVEZÉSI RENDSZER SZERINT: kieséses versenyek körmérkızéses versenyek vegyes rendszerő versenyek (pl. elıször körmérkızés, utána egyenes kiesés- Foci VB) egy vagy kétfordulós bajnoki rendszerek, kupaversenyek (minısítésre való tekintet nélkül bárki indulhat) 3

4 EGYENES KIESÉS EGYSZERŐ IRÁNYÍTOTT SZERVEZÉSI RENDSZEREK KIEMELT ERİNYERİ KÖRMÉRKİZÉS VERSENYKIÍRÁS A jó kiírásnak az alábbiakat kell tartalmaznia: - a verseny, bajnokság célja - a verseny helye, ideje - a rendezı szerv neve, címe, felelıs neve, telefonszáma - a versenyben részt vevık köre - nevezési szintek - nevezési díj - nevezési határidı - versenyszámok - helyezések eldöntése - helyezettek díjazása - a versennyel kapcsolatos költségek - egyéb speciális megjegyzések (megközelíthetıség, ellátás, szállás stb.) 4

5 VERSENYRENDEZÉS - Hagyományos séma 1. A VERSENY ELİKÉSZÍTÉSÉVEL KAPCSOLATOS FELADATOK 1. VERSENYNAPTÁR Mikor? Hol? Ki? rendezi 2. SZERVEZİBIZOTTSÁG FELÁLLÍTÁSA 3. VERSENYKIÍRÁS ELKÉSZÍTÉSE 4. FELTÉTELEK BIZTOSÍTÁSA TÁRGYI ANYAGI SZEMÉLYI - PÁLYA - MEZEK - ÖLTÖZİ - EDZİHELY STB. - BÍRÓI DÍJAK - ORVOSI DÍJAK - BÉRLETI DÍJAK - TISZTELETDÍJAK - ÉRTESÍTÉS - NEVEZÉSEK - JEGYZİKÖNYV 5. FORGATÓKÖNYV ELKÉSZÍTÉSE VERSENYRENDEZÉS Hagyományos séma 2. A MEGVALÓSÍTÁS FELELİS: A SZERVEZİBIZOTTSÁG ELNÖKE 1. ELLENİRZÉS A VERSENY KLEZDETE ELİTT 1 ÓRÁVAL 2. VERSENYBÍRÓK BEOSZTÁSA 3. IDİREND BETARTÁSA, VERSENYSZABÁLYOK BETARTÁSA ÉS BETARTATÁSA, A KÖZÖNSÉG TÁJÉKOZTATÁSA 3. A VERSENY UTÁNI SZERVEZÉSI FELADATOK - ÜNNEPÉLYES EREDMÉNYHIRDETÉS, DÍJÁTADÁS, - JEGYZİKÖNYVEK HITELESÍTÉSE - FELHASZNÁLT SZEREK ELSZÁLLÍTÁSA - TISZTELETDÍJAK RENDEZÉSE STB. 5

6 1. A verseny elıkészítı szakasza - részletesen 1. Tervezés, tárgyalások egyeztetések 1. Tervezés, engedélyeztetés 2. Meghívások, felkérések 3. Megbeszélések, megrendelések, szerzıdéskötés 2. Terepszemle, útvonal és helyszínbejárás 3. Elıkészítési tervek 1. Költségvetési terv 2. Szervezı bizottsági ülésterv 3. Propaganda terv, terjesztés 4. Médiaterv, TV, sajtó, fotó, videó 5. Marketing terv, díjazás 6. Protokoll 7. Dekorációs tervek, arculat kialakítása 8. Versenykiírás elkészítése 9. Versenyközpont mőködtetése, akkreditálás 10. Kereskedelmi tevékenység 1. A verseny elıkészítı szakasza - részletesen 4. Lebonyolítási tervek 1. forgatókönyv, esıterv 2. pénzügyi lebonyolítás 3. szállítási terv és eszközigény 5. útvonal, versenyhelyszín biztosítás 6. egészségügyi biztosítás 7. belsı hírlánc 8. eredmények feldolgozása 9. rendezıgárda, személyi feltételek biztosítása 10. frissítés, ellátás, kiszolgálás 11. raktározás, tárolás 5. Beszerzések, elıállítások, ellenırzés 1. vásárlások, beszerzések, gyártatás, szitázás, emblémázás 2. nyomdai kiadványok elıállítása, kötészet, perforáció, feliratok 3. kölcsönzés, bérlés 6. Elıkészítı programok 1. sajtótájékoztató 2. party, bankett, fogadás 3. rendezıi eligazítások 6

7 1/B. Az esemény közvetlen elıkészítése 1. Kiszállítás 2. Berendezés 1. Hangosítás, dekoráció, feliratok 2. Kordonozás, lezárandó területek lezárása 3. Bútorozás (színpad, asztal, szék, sátor ) 4. Funkcionális egységek ellátása, mőszaki, segédeszközök 3. Utolsó eligazítás 4. Fıpróba, utolsó ellenırzések 5. Versenyiroda megnyitása 1. Jelentkeztetés, rajtszám átvétel 2. Informálás, eligazítás, szolgáltatások 3. Protokoll vendégek, sajtó fogadása, kiszolgálása 4. akkreditálás 2. Az esemény lebonyolítása 1. Kezdés, rajt 1. Bemondok szerepe, kiszolgálása 2. Megnyitó, köszöntı 3. Rajtszemélyzet, kezdés, indítás 2. A verseny lebonyolítása, ellenırzése 3. Befejezés, célba érkezés, döntı 1. Idımérés, pontozás, jegyzıkönyvvezetés 2. Sorrend megállapítása, eredmény feldolgozása 3. Eredménytájékoztató készítése, kiosztása 4. Eredmény-hírdetés, kísérı programok 5. Eredménylisták, jegyzıkönyv készítése 7

8 3. Zárás 1. Bontás 1. Kifizetések, összepakolás, raktárbontás, takarítás 2. Záró programok 1. Bankett, sajtótájékoztató 3. Visszaszállítás 4. Elszámolások 1. Leszámlázás, pénzügyi zárás, átutalások 5. Értékelés 1. Köszönılevelek, külsı-, belsı értékelés 6. Következı évi tervek SZB ülésterv témák Versenyközpont, versenyiroda mőködtetése Idegenforgalmi tevékenységek Díjazás Helyszínek, útvonalakkal kapcsolatos feladatok Szerzıdéskötések kérdése Kereskedelmi tevékenység Elızetes költségvetés Médiával való tárgyalás Akkreditálási rend Sajtó, propaganda terv Ellátás, frissítés Kísérı programok Rendezvény biztosítási tervei Egészségügyi rendszere Protokoll feladatok ellátása 8

9 A Wilkinsoni-modell A pályázási folyamat 9

10 A kandidáció Egy nagy volumenő írásos dokumentum, mely nagymennyiségő információt tartalmaz a leendı eseményt megrendezni kívánó országról, és a verseny helyszínérıl, feltételeirıl: Rendezı ország bemutatása Sportlétesítmény bemutatása (mőszaki rajzokkal) Résztvevık elhelyezése Közlekedési lehetıségek Infrastruktúra, távközlés Kulturális rendezvényeken való részvételi lehetıségek Videóanyag mellékelése. Bizottság dönt az elbírálásnál. A szervezıbizottság 10

11 A Szervezı Bizottság ülései A tervezési folyamat fontos része a szervezıbizottság (SZB) ülés. SZB ülés elıtt: SZB ülés alatt: idı (mindenki ráér?) vizuális segédeszközök (tábla, flip-chart) hely (zavartalan körülmények) jelenlévık aktivizálása (de minél kevesebben megbeszélendı feladatok vannak, annál hatékonyabb a csoport) eszközök kulcspontok rögzítése tevékenységi lista a jövıre nézve (felelısök és határidı megjelölése!) SZB ülés után: emlékeztetı megírása és elküldése ellenırzés A szponzoráció, mint támogató elem 11

12 FORGATÓKÖNYV Definíció: a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. 3 szakaszból áll: építési, lebonyolítási, bontási. A jó forgatókönyv: Könnyen áttekinthetı, jól érthetı; szerzıdésekkel garantált; minden fontos eseményre kitér; az ezekhez tartozó személyekre is; megvalósítható. Kötelezı elemek (minden egyes feladathoz): Dátum (év, hónap, nap) Pontos idıpont (óra, perc) Részletes leírás Feladat elvégzéséért felelıs személy Feladat végrehajtásában résztvevık Közremőködık érkezése, ott-tartózkodása és távozása (óra, perc) a) összefoglaló információ idıpont idıtartam helyszín tervezett létszám (résztvevık) tervezett létszám (közönség, látogatók) b) események fıesemény(ek) mellékesemény(ek) kiegészítı esemény(ek) protokolláris esemény(ek) c) a rendezvény szervezeti rendszerének és folyamatának leírása szervezeti felépítés szervezeti egységek felsorolása és hatásköre rendezvény folyamatának leírása (tevékenység, határidı, végrehajtás) Forgatókönyv d) a rendezvény arculata jelmondat jelképek szerzıi és szomszédjogokkal kapcsolatos ügyintézés e) A rendezvény eseményein résztvevık, közremőködık, jogi személyek felsorolása résztvevı szervezetek (pl. szállítmányozó cég) közremőködı szervezetek (pl. mővészeti együttesek) szponzorok szervezete támogató szervezetek alvállalkozó szervezetek beszállító szervezetek engedélyes szervezetek (pl. média) hatósági és nem hatósági szervezetek feladatok dokumentumai (szerzıdések, megállapodások, emlékeztetık) 12

13 Forgatókönyv I. Az elıkészítés forgatókönyve A rendezvény neve: A rendezvény idıpontja, idıtartama: A rendezvény helyszínei A rendezvény célkitőzései: A rendezvény szervezıje és társrendezıi: A rendezvény támogatói, védnökei: A rendezvény költségvetése és az azt biztosító források megjelölése: Feladat megnevezése A rendezvény propagandája: Média Plakát, szórólap Meghívók Egyéb:. A rendezvény lebonyolításához szükséges szerzıdések megkötése 1. Helyszínnel összefüggı szerzıdések külsıhelyszín: engedélyek beszerzése, szerzıdések megkötése épületben: a) saját helyszín: egyeztetés, személyi, mőszaki és tárgyi feltételek rögzítése b) bérelt helyszín: bérleti szerzıdés megkötése idıpont, bérleti díj és a fenti feltételek rögzítésével 2. Felkérések, közremőködıi szerzıdések szponzori szerzıdések közremőködı produkciók szerzıdései helyszín felszereltségét biztosító partnerek szerzıdései hang- és fénytechnikát biztosítók szerzıdései rendezık, biztonságiak szerzıdései látogatók étkeztetésének biztosítása rendezık, szervezık, reprezentáció ellátása rendezvényen árusítók szerzıdései egyéb (rész)határidı Felelıs(ök) 13

14 Forgatókönyv II. A rendezvény forgatókönyve A rendezvény programja (mősorlap) A rendezvény helyszínrajza (berendezési terv) A rendezvény dekorációs terve (dekorációk, eligazító táblák, kitőzık stb.) A közönség várható létszáma A rendezık száma, nevük, elérhetıségük ideje, a kapcsolattartás módja A rendezvény kísérı programjának terve (vendégek, protokoll) A helyszíni kifizetések jegyzéke Idıpont Program neve, címe Idıtarta ma Helyszín e Mőszaki feltételek Tárgyi feltételek Egyéb rendezıi feladatok Kifizetés i módok A feladat felelıse Forgatókönyv típusai Az elıkészítés forgatókönyve A rendezvény lebonyolításának forgatókönyve A visszarendezés forgatókönyve Logisztikai, szállítási forgatókönyv Étkeztetési forgatókönyv A kiegészítı programok forgatókönyve A médiával való együttmőködés forgatókönyve, sajtótájékoztató Rendezıi értekezletek, versenybírói eligazítás Rendırök, diákok, katonák eligazítása Akkreditálás Eredményhirdetés Takarítás Hangosítás, hangtechnika Protokoll terület mőködtetése Kifizetések forgatókönyve 14

15 A sportrendezvény lehetséges bevételei Nevezési, részvételi díjak, rendezési hozzájárulás Belépı Jogdíj (értékesítési, étkeztetési, televíziós) Területhasználati díj (árusítás, bemutatás, étkeztetés) Bérleti díj (eszközök használatára) Szponzori bevétel Kereskedelmi tevékenység bevétele Idegenforgalmi szolgáltatások bevételei (kirándulás, városnézés ) Pályázatok Támogatások A sportrendezvény lehetséges kiadásai Marketingmunka költségei Reklámajánlatok készítése, fotóanyag, arculattervezés, sajtótájékoztató, dekoráció, embléma, feliratok, molinók Propaganda Telefonköltség, postaköltség, mozgósítás, plakátolás Média Hirdetések, beszámolók, TV, Rádióriportok, forgatócsoport költségei Nyomdai kiadványok, sokszorosítás, fénymásolás Rendezıi kifizetések Kiegészítı rendezvények Szállítás Díjazás Eredmény-feldolgozás Orvosi biztosítás Mőködtetési-költségek (Üzemi díjak) Helyszín, útvonal biztosítás Beszerzések vásárlások Bérleti díjak, megbízások, alvállalkozók Rezsi Biztonság 15

16 A HÍRKÖZLİ SZERVEK SZEREPE SPORTESEMÉNYEKNÉL ELKTRONIKUS HÍRKÖZLÉS ÍROTT SAJTÓ HÍRÜGYNÖK SÉGEK TV KÖZVETÍTÉSEK SPORT ADÁSOK (RÁDIÓ) TELESPORT HÍREK NAPILAPOK, MAGAZINOK NEMZETKÖZI NEMZETI HELYI TV KÖZVETÍTİ ÁLLOMÁSOK KÁBEL TV, HELYI RÁDIÓK HELYI ÚJSÁGOK HELYI NYOMTATVÁNYOK TERÜLETI SZINT HELYI SZINT 16

17 17