VITUKI Nonprofit Kft. QualcoDuna jártassági vizsgálatok

Átírás

1 VITUKI Nonprofit Kft. QualcoDuna jártassági vizsgálatok Általános feltételek Kiadás dátuma: Készítette: Dr. Bélavári Csilla, Jártassági Vizsgálati Osztály, osztályvezetı

2 Tartalomjegyzék A QualcoDuna jártassági vizsgálati program rövid leírása... 3 A szervezı adatai, elérhetıségei... 3 A résztvevık köre, analitikai módszerek, minimális létszám, közös minták... 3 Kapcsolattartás a résztvevıkkel... 4 A jelentkezés módja és a részvételi díj megállapítása... 4 Fizetési feltételek... 5 A minták készítése, kiosztása... 5 A vizsgálati eredmények beküldése... 6 A vizsgálati eredmények statisztikai értékelése kémiai vizsgálatok... 6 A vizsgálati eredmények statisztikai értékelése biológiai vizsgálatok... 7 Az eredmények értékelésének közzététele... 9 Részvételi oklevél kémiai vizsgálatok... 9 Részvételi oklevél biológiai vizsgálatok Bizalmas adatkezelés A résztvevı felelıssége /10 oldal

3 A QualcoDuna jártassági vizsgálati program rövid leírása A VITUKI Nonprofit Kft. Jártassági Vizsgálati Osztály által szervezett QualcoDuna jártassági vizsgálati program éves rendszerességgel kerül megrendezésre. A program részletes leírását (vizsgálandó mátrixok és komponensek köre, mintakiosztás ütemezése, díjtételek) az adott évi programajánlat tartalmazzák, melyet a megrendelılappal együtt a szervezı honlapján ( tesz közzé, illetve postai úton juttat el a jártassági vizsgálatokban korábban már részt vett laboratóriumok számára a program indulása elıtt minimum egy hónappal. A szervező adatai, elérhetőségei Név: VITUKI Környezetvédelmi és Vízgazdálkodási Kutató Intézet Nonprofit Közhasznú Kft. Jártassági Vizsgálati Osztály Cím: 1095 BUDAPEST, Kvassay Jenı út. 1. Cégjegyzékszám: Adószám: Számlaszám: MÁK Weboldal: Kapcsolattartó Szakmai kérdésekben: Dr. Bélavári Csilla, osztályvezetı Tel: /2199 mellék Fax: jvo@vituki.hu Pénzügyekben: Tel: Gregorné Tóth Erika, gazdasági igazgató /2012 mellék gregor.erika@vituki.hu A résztvevők köre, analitikai módszerek, minimális létszám, közös minták A jártassági vizsgálati program bármely laboratórium számára nyitott, akkreditált státusztól függetlenül. A vizsgálatok során a résztvevık szabadon választhatnak a megrendelt komponensek - adott mátrixban és koncentrációtartományban való - mérésére alkalmas analitikai módszerek közül. A jártassági vizsgálat indításához szükséges minimális létszám 10 résztvevı, amelytıl a szervezı csak kivételesen indokolt esetben tér el. Amennyiben adott mátrix adott komponensére tíznél kevesebb laboratórium jelentkezik, a komponenst a jártassági vizsgálati programból a szervezı törli. 3/10 oldal

4 Amennyiben a vizsgált koncentrációtartomány és a mátrixok hasonlósága ezt lehetıvé teszi, a megfelelı résztvevıszám biztosítása érdekében elıfordulhat, hogy bizonyos komponensek két mátrix közös mintájaként kerülnek kiosztásra (pl. ivóvíz/felszín alatti víz közös minta). A közös mintában kiosztani tervezett komponensek az éves programajánlatban jelölve vannak. Kapcsolattartás a résztvevőkkel A jártassági vizsgálati program magyar nyelven zajlik. A megrendelés visszaigazolását és a számlát a szervezı postai úton juttatja el a résztvevıknek, a mintakiosztással és a beküldött eredmények kiértékelésével kapcsolatos információkat en keresztül illetve honlapján teszi közzé. Egyéb ügyekben az elérhetıségeknél feltüntetett telefon- és faxszámon illetve e- mail címen áll a résztvevık rendelkezésére, telefon esetében munkanapokon 8 és 16 óra között. A jártassági vizsgálati program éves értekezlettel zárul, ahol a résztvevık személyesen vehetik át részvételi oklevelüket és a program során kiadott jártassági vizsgálati jelentéseket tartalmazó CD lemezt. Akadályoztatásuk esetén a szervezı postai úton juttatja el fenti dokumentumokat a résztvevıkhöz az éves értekezletet követıen. A jelentkezés módja és a részvételi díj megállapítása A jártassági vizsgálati programra a szervezı honlapjáról letölthetı illetve a postai úton küldött megrendelılap kitöltésével lehet jelentkezni. A megrendelni kívánt mátrixokat és komponenseket a megrendelılap mellékletein kell megjelölni. A cégszerően aláírt megrendelılapot a mellékletekkel együtt személyesen, postán, faxon vagy szkennelt formában ben kell eljuttatni a szervezıhöz a megadott jelentkezési határidın belül. A megrendelılap és mellékletei kitölthetıek elektronikusan is a honlapon keresztül, melyeket nyomtatást követıen szintén cégszerően aláírva kell eljuttatni a szervezıhöz. FIGYELEM! Az elektronikus úton kitöltött megrendelılap mindaddig nem hivatalos, amíg a cégszerően aláírt változat a szervezıhöz meg nem érkezik. A programajánlatban szereplı díjtételek valamint a beérkezett megrendelés alapján a részvételi díjat a szervezı egyedileg állapítja meg, melyet írásban visszaigazol. A részvételi díjat a megrendelı ellenkezı irányú jelzése hiányában a kézhezvételtıl számított 15 nap elteltével a szervezı elfogadottnak tekinti, a jelentkezés ezzel lezárul. A szervezı fenntartja magának a jogot, hogy kellı számú jelentkezı híján egyes meghirdetett komponenseket töröljön a jártassági vizsgálati programból. Errıl az érintett komponensekre jelentkezı laboratóriumokat értesíti, a programból törölt komponenseket a megrendelésvisszaigazolásban nem szerepelteti, azokért díjat nem számol fel. Amennyiben a megrendelı közös mintában kiosztott komponenst a közös minta mindkét mátrixából megrendeli, a részvételi díjat csak egyszer kell megfizetnie. Ettıl függetlenül a megrendelı mérési eredménye mindkét érintett mátrixnál megjelenik, értékelve és minısítve van. Amennyiben a megrendelı a jelentkezés lezárását követıen módosítani kíván megrendelésén, ezt kizárólag írásban, cégszerően aláírt levélben teheti meg. Az eredeti megrendeléshez képest további komponensek megrendelésekor a megrendelés-kiegészítésrıl újabb visszaigazolást 4/10 oldal

5 küld a szervezı, melyben feltünteti a módosított részvételi díjat. Megrendeléstıl vagy annak egy részétıl elállni a minták kiküldése elıtti 30 napig van lehetıség, ezesetben a csökkentett részvételi díj szintén visszaigazolásra kerül. A cégszerően aláírt megrendelılap és mellékleteinek a szervezıhöz való eljuttatásával, valamint a megrendelés szervezı általi visszaigazolásával a megrendelı és a szervezı között szerzıdés jön létre, melynek részét alkotja az adott évi jártassági vizsgálati programajánlat valamint jelen dokumentum is. Fizetési feltételek Tekintettel a jártassági vizsgálati tevékenység ismétlıdı, folyamatos jellegére, a számlázás egy összegben, szeptember hónapban történik. A végszámla a határozott idıre szóló elszámolásnak megfelelıen kerül kiállításra, ezért az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. tv a alapján a benyújtott számla teljesítési idıpontja megegyezik a számla fizetési határidejével. A számlát a kézhezvételtıl számított 30 napon belül kell teljesíteni banki átutalással a számlán feltüntetett bankszámlaszámra. Amennyiben a megrendelı a megrendeléstıl/annak egy részétıl a minták kiküldése elıtt, de a számla ellenértékének kifizetése után eláll, és ezt a mintakiküldés elıtt 30 nappal írásban bejelenti, a befizetett összeget/annak megfelelı részét visszatérítjük. A minták kiküldésével és az eredmények értékelésével a szolgáltatást teljesítettnek tekintjük, függetlenül attól, hogy a résztvevı beküldött-e mérési eredményt az általa megrendelt mintákra vagy sem. Amennyiben a számla kiegyenlítése nem történik meg, a további mintakiosztást a szervezı felfüggeszti, a résztvevı részére részvételi oklevelet nem állít ki, valamint a tartozás jogi úton történı behajtását kezdeményezi. Az ÁFA- és adóügyi törvények módosításának függvényében a fizetési feltételek módosításának jogát a szervezı fenntartja. Az esetleges módosításokról írásbeli értesítést küld, melyet visszajelzés hiányában 15 nap elteltével elfogadottnak tekint. A minták készítése, kiosztása A vizsgálati minták készítését, homogenitás- és stabilitásvizsgálatát a VITUKI Nonprofit Kft. végzi az ISO 13528:2005 szabvány B mellékletében elıírtak figyelembevételével. Indokolt esetben megfelelı referenciákkal rendelkezı alvállalkozó bevonására sor kerülhet. A szervezı minden meghatározandó komponens esetében két hasonló összetételő, kismértékben különbözı koncentrációjú mintát bocsát a résztvevık rendelkezésére. A jártassági vizsgálat során a mintapár mindkét tagját elemezni kell. A vizsgálandó komponensek koncentrációtartománya a mátrixra vonatkozó hatályos rendeletekben szereplı határértékeknek illetve a gyakorlatban elıforduló természetes mintákra jellemzı koncentrációszinteknek felelnek meg. A mintakiosztás ütemezését a programajánlat tartalmazza. A mintákat - ellenkezı irányú jelzés hiányában - 24 órás gyorspostai szolgáltatással juttatjuk el a résztvevıkhöz, melynek kiszállítása a feladást követı napon, munkaidıben (8-16 óra között) történik. A feladás napja hétfı, kedd vagy szerda. 5/10 oldal

6 Ha a résztvevı jelentkezéskor megad vagy mobiltelefon elérhetıséget, a feladás megtörténtérıl automatikus értesítést kap ben vagy smsben. Postafiókcímre gyorspostai küldemény nem adható fel, ezért ha a résztvevı csak postafiókcímet ad meg, akkor elsıbbségi, normál postai küldeményként adjuk fel a mintákat. Postafiókcímre 4 kg-nál nehezebb csomag nem adható fel. A küldemény megérkezésekor a résztvevı felelıssége ellenırizni a minták megfelelı állapotát illetve hiánytalan meglétét, valamint probléma esetén haladéktalanul jelezni azt a szervezınek. A mintákhoz mellékelt visszaigazoló lapot postán, faxon vagy elektronikus úton vissza kell juttatni a szervezınek. Amennyiben a küldemény feladását követı 30 napon belül a résztvevı nem küldi el a visszaigazoló lapot, valamint egyéb úton sem jelzi a küldemény hiányát vagy nem-megfelelıségét, a mintákat hiánytalanul és sértetlenül kiszállítottnak tekintjük. Egyes komponensek esetében (szerves mikroszennyezık, biológiai jellemzık) a minták hőtve történı szállítása szükséges a megfelelı stabilitás biztosítása érdekében, ezért azokat csak személyesen lehet átvenni. Ezen komponensek körét az aktuális programajánlat tartalmazza. A minták átvételének idejérıl és módjáról ben elızetes értesítést küld a szervezı, melyet követıen a minták hőtve történı elszállítása a résztvevı feladata. Amennyiben a laboratórium erre igényt tart, elızetes egyeztetést követıen valamennyi minta átvehetı személyesen a VITUKI Nonprofit Kft. telephelyén. A vizsgálati eredmények beküldése A vizsgálati eredményeket közvetlenül a szervezı honlapján lehet beküldeni a megadott határidıig, a megrendelés visszaigazolásakor biztosított egyedi belépınév és jelszó segítségével. Amennyiben a résztvevı igényt tart rá, lehetıség van az eredmények postai úton, faxon vagy szkennelt formában ben történı beküldésére a mintákhoz mellékelt eredeti eredményközlı lapok felhasználásával. Az eredmények honlapon keresztül történı beküldéséért fizetési díjkedvezmény jár, melynek mértékét az aktuális programajánlat tartalmazza. A vizsgálati eredmények statisztikai értékelése kémiai vizsgálatok Az értékelés kezdetekor a beérkezett adatokból a szervezı mellızi a nyilvánvalóan téves adatokat, melyek nem a vizsgált alapsokasághoz tartoznak (pl. helytelen mértékegység, minták/komponensek felcserélése, nagyságrendi tévedés). A hozzárendelt érték a laboratóriumok konszenzusos statisztikai jellemzıje a következık szerint. Hozzárendelt érték: Egyéb számolt statisztikai jellemzık: medián (m) minimum (min) maximum (max) robusztus átlag ( rob, ISO A algoritmus ) robusztus szórás (s rob, ISO A algoritmus) 6/10 oldal

7 Amennyiben a beküldött eredmények eloszlása ezt indokolttá teszi, egyéni mérlegelés alapján a robusztus átlag vagy (szintetikus minták esetében) a bemérésbıl számolt elméleti érték is választható hozzárendelt értékként. A hozzárendelt érték helytállóságát a bemérésbıl számolt elméleti értékkel illetve háttérmérésekkel támasztja alá a szervezı. A teljesítményértékelés alapja a laboratórium által beküldött eredmény (x) hozzárendelt értéktıl való százalékos eltéréseként számolt teljesítménymutató: 100 A minısítés során a teljesítménymutató összehasonlításra kerül az elfogadható hibahatárral (Elf%): ha ha 100 % 100 % az eredmény minısítése MEGFELELİ; az eredmény minısítése NEM MEGFELELİ. Az elfogadható hibahatárok a korábbi évek tapasztalatai alapján kialakított szintek, értéküket az elızı évi jártassági vizsgálati jelentések tartalmazzák. Amennyiben a beküldött adatok szóródása ezt indokolttá teszi, az elfogadható hibahatárt a szervezı külön bejelentés nélkül megnövelheti. Az elfogadható hibahatárok csökkentése a résztvevıkkel való konzultációt követıen, a programzáró értekezleten lehetséges. A szervezı fenntartja a jogot, hogy egyéni mérlegelés alapján egyes komponenseket ne értékeljen, pl. kevés számú eredmény, a beküldött adatok nagy szóródása/több csoportra való oszlása esetén. Ekkor az eredményközlés tájékoztató jellegő, a beküldött adatokat és azok statisztikai jellemzıit tartalmazza, de minısítésüket nem. A vizsgálati eredmények statisztikai értékelése biológiai vizsgálatok Az értékelés kezdetekor a beérkezett adatokból a szervezı mellızi a nyilvánvalóan téves adatokat, melyek nem a vizsgált alapsokasághoz tartoznak (pl. helytelen mértékegység, minták/komponensek felcserélése, nagyságrendi tévedés). A hozzárendelt érték a laboratóriumok konszenzusos statisztikai jellemzıje a következık szerint. Hozzárendelt érték: Egyéb számolt statisztikai jellemzık: medián (m) minimum (min) maximum (max) robusztus átlag ( rob, ISO A algoritmus ) robusztus szórás (s rob, ISO A algoritmus) 7/10 oldal

8 Amennyiben a beküldött eredmények eloszlása ezt indokolttá teszi, egyéni mérlegelés alapján a robusztus átlag vagy (szintetikus minták esetében) a bemérésbıl számolt elméleti érték is választható hozzárendelt értékként. A hozzárendelt érték helytállóságát a bemérésbıl számolt elméleti értékkel illetve háttérmérésekkel támasztja alá a szervezı. A teljesítményértékelés alapja a laboratórium által beküldött eredmény (x) hozzárendelt értéktıl való százalékos eltéréseként számolt teljesítménymutató: 100 A minısítés során a teljesítménymutató összehasonlításra kerül a megfelelıségi hibahatárral (Megf%) illetve az elfogadhatósági hibahatárral (Elf%), amelyek függvényében a résztvevı pontokat kap: ha 100 % az eredmény minısítése MEGFELELİ (1 pont); ha % 100 % az eredmény minısítése KÉTSÉGES (0,5 pont); ha 100 % az eredmény minısítése NEM MEGFELELİ (0 pont). A megfelelıségi és elfogadhatósági hibahatárok a korábbi évek tapasztalatai alapján kialakított szintek, értéküket az elızı évi jártassági vizsgálati jelentések tartalmazzák. Amennyiben a beküldött adatok szóródása ezt indokolttá teszi, a hibahatárokat a szervezı külön bejelentés nélkül megnövelheti. A hibahatárok csökkentése a résztvevıkkel való konzultációt követıen, a programzáró értekezleten lehetséges. Fentiek alól kivételt képeznek az alábbi komponensek: - Daphnia-teszt: a hozzárendelt érték egy megadott értéktartomány. Az értéktartomány a következı szabvány, illetve corrigenduma szerint kerül megállapításra: ISO 6341:1996/Cor.1:1998 Water Quality - Determination of the inhibition of the mobility of Daphnia magna Straus (Cladocera, Crustacea). Acut toxicity test. Ha a teljesítménymutató értéke a megadott értéktartományon belül van, eredmény MEGFELELİ (1 pont), ha a megadott értéktartományon kívül van, akkor az eredmény NEM MEGFELELİ (0 pont); - fitobenton vizsgálatok: az eredményeket többváltozós módszerekkel (fıkoordináta- és klaszter analízis) értékeli a szervezı, teljesítménymutatóként minısítı indexet, fajszámot és dominanciát használva. Az értékelés részletes leírását az elızı évi kiértékelés tartalmazza. A szervezı fenntartja a jogot, hogy egyéni mérlegelés alapján egyes komponenseket ne értékeljen, pl. kevés számú eredmény, a beküldött adatok nagy szóródása/több csoportra való 8/10 oldal

9 oszlása esetén. Ekkor az eredményközlés tájékoztató jellegő, a beküldött adatokat és azok statisztikai jellemzıit tartalmazza, de minısítésüket nem. Az eredmények értékelésének közzététele A vizsgálati eredmények kiértékelését és a jártassági vizsgálati jelentést legkésıbb 2 hónappal a beküldési határidı után teszi közzé a szervezı honlapján, ahol a résztvevık a megrendelésük visszaigazolásakor biztosított egyedi belépınév és jelszó segítségével tekinthetik meg azokat. A jelentést papíron csak külön kérésre, a felmerülı költségek elızetes megtérítése után postázza a szervezı. Az egyes jelentések költsége után a szervezı elérhetıségein lehet érdeklıdni. A jártassági vizsgálati év lezárultakor a résztvevık részvételi oklevelet kapnak, mely tartalmazza a laboratórium által elért valamennyi eredményt. Egyúttal a résztvevık megkapják az adott évben készült valamennyi jártassági vizsgálati jelentést is CD lemezen. Amennyiben a résztvevı nem a szervezı honlapján keresztül küldi be eredményeit, adatait a szervezı rögzíti a jártassági vizsgálati rendszerben. Ilyen esetben amennyiben a résztvevı a vizsgálati eredmények kiértékelésének közzététele után azt találja, hogy a kiértékelésben/jelentésben nem az általa beküldött eredmény szerepel, és ezt hitelt érdemlıen bizonyítani is tudja, a szervezı által történt téves adatbevitelt 15 napon belül köteles jelezni a szervezı felé. Ezt követıen a részvételi oklevélbe a beküldött eredménynek megfelelı minısítés kerül. Részvételi oklevél kémiai vizsgálatok A jártassági vizsgálati program lezárultával a résztvevık részvételi oklevelet kapnak, mely a hozzá tartozó mellékletekkel együtt érvényes. A részvételi oklevélhez tartozó mellékletek mátrixonkénti bontásban tételesen felsorolják a programban meghirdetett komponenseket. A mellékletben a laboratórium által a program során beküldött vizsgálati eredmények minısítése található, mely lehet megfelelı vagy nem megfelelı (ld. A vizsgálati eredmények statisztikai értékelése kémiai vizsgálatok c. rész) illetve részt vett. Részt vett minısítést kap a beküldött eredmény az alábbi esetekben: - ha a laboratórium legkésıbb az adatbeküldéskor kéri szervezıtıl, hogy eredménye a részvételi oklevélben ne szerepeljen; - ha a laboratórium az eredmények közzététele után jelzi, hogy a nem megfelelı eredmény nem analitikai hiba eredménye (pl. hibás adatbevitel, eredmények felcserélése) és ezt hitelt érdemlıen igazolja is a szervezınek; - ha a laboratórium < eredményt küldött be. Amennyiben a beküldött eredményeket nem lehetett értékelni, valamennyi résztvevı esetében nem értékelt minısítés kerül a komponens mellé. Ezen komponensek a mellékletben színessel jelöltek, körük fordulónként és mátrixonként változhat. A %-os értékelés menete: szervezı mátrixonként kiszámítja a megfelelı minısítéső eredmények %-os arányát a laboratórium által beküldött megfelelı és nem megfelelı 9/10 oldal

10 minısítéső eredmények összegéhez képest. A %-os eredményt az alábbi táblázatnak megfelelıen értékeli: % Értékelés Kémiai vizsgálatok Kiváló Jó Megfelelı < 50 Részt vett A részvételi oklevél tartalmazza az egyes mátrixok esetén elért %-os eredményt valamint a hozzá tartozó értékelést. Részvételi oklevél biológiai vizsgálatok A részvételi oklevél tételesen tartalmazza a programban meghirdetett komponenseket (kivéve: fitobenton vizsgálat). A szervezı komponensenként kiszámítja a résztvevı által elért pontszám (ld. A vizsgálati eredmények statisztikai értékelése biológiai vizsgálatok c. rész) %-os arányát az elérhetı maximális pontszámhoz képest. A %-os eredményt az alábbi táblázatnak megfelelıen értékeli: % Értékelés Biológiai vizsgálatok ,0 Kiváló 84, ,0 Jó 69, Megfelelı < 50 Részt vett A részvételi oklevél tartalmazza az egyes komponensek esetén elért %-os eredményt valamint a hozzá tartozó értékelést. Bizalmas adatkezelés A szervezı a jártassági vizsgálatok során tudomására jutott adatokat, információkat - különös tekintettel a résztvevı által a jártassági vizsgálatokban elért eredményekre - harmadik fél számára nem adja ki. Ez alól kivételt képeznek azon esetek, amikor a résztvevı elızetesen, írásban erre felhatalmazást ad a szervezınek. A felhatalmazásban a résztvevınek egyértelmően azonosítania kell a harmadik fél személyét, a közölhetı adatok körét valamint a felhatalmazás hatályát. A résztvevő felelőssége A jártassági vizsgálati minták vizsgálatának alvállalkozásba adása nem megengedett. A résztvevı a jártassági vizsgálatokra való jelentkezéssel vállalja, hogy a szükséges vizsgálatokat saját laboratóriumában, saját eszközeivel, saját személyzetével végzi el, és az így kapott saját eredményt küldi be a szervezınek vizsgálati eredményként. 10/10 oldal