ESN Óbuda University. Szervezeti és Működési Szabályzat

Átírás

1 ESN Óbuda University Szervezeti és Működési Szabályzat Budapest, 2014

2 Tartalomjegyzék 1. Általános rendelkezések A szervezet célja A szervezet felépítése A Board... 5 Munkaköri leírások Szervezet működése Bizalmatlansági eljárás Az SzMSz módosítása

3 1. Általános rendelkezések 1.1. A szervezet neve: ESN Óbuda University (továbbiakban ESN ÓE). Magyar megnevezés: ESN Óbudai Egyetem Az ESN ÓE független, non-profit diákszervezet, melynek tagjai önkéntesek Az itt nem szabályozott kérdésekben elsősorban az ESN Hungary Szervezeti Működési Szabályzatába foglaltak az irányadóak (elérhető a következő webhelyeken: és Azokban a kérdésekben, melyekben az ESN Hungary SzMSz-e nem foglal állást az International Erasmus Student Network hatályos működési szabályzata (Statutes and Standing Orders of the Erasmus Student Network, elérhető a következő webhelyen: tekintendő irányadónak. 2. A szervezet célja 2.1. Az ESN ÓE a nemzetközi ESN céloknak megfelelően a külföldi részképzésben részt vevő/vett magyar és külföldi hallgatók érdekében tevékenykedik a következők tekintetében: az ESN ÓE a cserediákok érdekében dolgozik; az ESN ÓE célja segíteni a cserediákok társadalmi beilleszkedését és boldogulását; az ESN ÓE a cserediákok szükségleteit és elvárásait igyekszik kielégíteni helyi szinten; az ESN ÓE segíti a magyar és külföldi hallgatók közötti kapcsolat elmélyítését; az ESN ÓE feladata az Erasmus, és egyéb nemzetközi mobilitási programok népszerűsítése az Óbudai Egyetem diákjai között; az ESN ÓE a hazatérő diákok reintegrációját is segíti; az ESN ÓE eleget tesz az ESN nemzeti és nemzetközi szintjei által támasztott követelményeknek, projektjeiket helyi szinten megvalósítja. az ESN ÓE képviseli az Óbudai Egyetem és diákjainak érdekeit az ESN Budapest, ESN Hungary és ESN (International) által szervezett közgyűléseken. 3. A szervezet felépítése 3.1. A szervezet tagja lehet az Óbudai Egyetem jelenlegi vagy végzett Erasmus Alumni hallgatója, aki teljesíti a tagsági követelményeket A tagok a következő státuszokat tölthetik be: 3

4 Board (Vezetőség) Buddy Alumni Taggá válásról és a státuszváltásról a mindenkori Board (Vezetőség) dönt Az újonnan érkező tagok belépéskor Buddy minősítést kapnak. A Buddy-k folyamatos tájékoztatást kapnak a szervezet tevékenységéről, részt vesznek a gyűléseken, az egyesület munkájában és egyes rendezvényeken. A Buddyk nem rendelkeznek szavazati joggal Alumni státuszt, az azt igénylő, korábban legalább egy éven keresztül Buddy, vagy vezetőként tevékenykedő tag kaphat, aki már aktívan nem vesz részt a szervezetben, de szeretne a szervezet tagja maradni, illetve akinek a mindenkori Board addigi tevékenysége alapján- jóváhagyja a kérését/érdemesnek találja az Alumni státuszra. Az Alumnik tájékoztatást kaphatnak a szervezet programjairól és részt vehetnek azok előkészületeiben, lebonyolításában. Az Alumni tagok szavazati joggal nem rendelkeznek A Board tagok irányítják a szervezetet Tagság megőrzésének követelményei Gyűléseken való részvétel (ld. 6.2) Az ESN ÓE munkájában aktív részvétel (ld. 3.11) 3.8. Buddy státusszal járó kedvezmények Igazolást és ajánlást kapnak a szervezeti tevékenységéről, mely felhasználható többek között önéletrajzhoz, ösztöndíjakra való jelentkezéshez. Kedvezményt kaphatnak a szervezeti programokon. Értesülnek az ESN Hungary és az ESN International levelezőlistáin továbbított lehetőségekről, tréningekről és pályázati lehetőségekről. ESN nemzeti, nemzetközi rendezvényeken részt vehetnek A szervezetet a Board irányítja A Board felépítése: 1. Elnök (President), 2. Alelnök (Vice-president), 3. Gazdasági felelős (Treasurer), 4. Informatika és Social Media koordinátor (IT), 5. Marketing & PR koordinátor (PR), 6. Programkoordinátor (Events). 7. Alumni koordinátor (Alumni), 8. Humanerőforrás koordinátor (HR), 9. Partnerkapcsolatok koordinátor (FR), 10. Kreatív koordinátor (Creativ Designer) 4

5 3.11. Az elnök saját helyettesítéséről gondoskodni köteles, az Alelnök személyét az elnök jelöli ki a Board tagjai közül, melynek személyét az első taggyűlésen köteles bejelenteni. 4. A Board 4.1. Az ESN ÓE működéséért a Board felelős A Board tagság A Board tagság általános feltétele a megfelelő angol nyelvtudás és a rendelkezésre állás: 24 órán belüli reagálás, kivéve, ha a távollétet előre jelezték. Távollét esetén a tagok közül meghatalmazottat kell kinevezni, és a többi tagot értesíteni kell a távolmaradás időtartamáról. A következő általános feladatok elvégzéséért felelős a Board: Az ESN International és az ESN Hungary projektjeinek helyi megvalósítása, reprezentáció, döntéshozatal a működéssel és pénzügyekkel kapcsolatos ügyekben, féléves és éves beszámoló elkészítése; utánpótlás és tudásátadás biztosítása; motiválás; kommunikációs csatornák szerkesztése és felügyelete; az ESN ÓE, mint brand építése és fenntartása. A Board tagok egymás munkáját támogatják, segítik. Munkaköri leírások Elnök feladatai 4.3. Biztosítja a szervezet SZMSZ szerinti működését, a szekció fenntartható fejlődését Irányítja és felügyeli a Board munkáját Távolléte esetén a Board tagjai közül helyettest jelöl ki Képviseli az ESN ÓE-t egyetemi, helyi, nemzeti és nemzetközi szinten (IRO, NP, AGM) Koordinátor hiányában ellátja a Move in Europe Program képviseletét, kapcsolatot tart és adatokat szolgáltat a nemzeti koordinátor felé Eleget tesz az ESN nemzeti és nemzetközi szintjein elvárt kötelességeinek (statisztikai adatok szolgáltatása, Section Questionnaire, ESN Survey, NP kérdőívek kitölése, stb.), hozzájárul az ESN Budapest United - kooperáció és az ESN Hungary fejlődéséhez Felelős a nemzeti kapcsolatokért (section cooperation, buddy section, ESN Hungary) Felelős a külső és nemzetközi kapcsolatokért (ESN, külföldi buddy section ) 4.9. Részt vesz az ESN és az ESN Hungary közgyűlésein, mint ESN ÓE delegált. 5

6 4.10. A szervezetet érintő minden helyi, nemzeti és nemzetközi ügyben naprakész, és arról megfelelően tájékoztatja a szervezet tagjait Összehívja a Board gyűléseket Igazolást adhat a tagoknak szervezeti tevékenységükről Figyeli és megválaszolja vagy továbbítja a president@obuda.esn.hu címére érkező leveleket Minden félév szorgalmi időszakának a végén köteles elkészíteni az adott félévről szóló beszámolót, melyet nyilvánosságra hoz az esn.obuda@gmail.com levelezési listán. Gazdasági felelős feladatai Felelős az ESN ÓE pénzügyeiért, kezeli a számlákat, kapcsolatot tart az ESN Hungary pénzügyi felelősével A szervezet tagjai neki tartoznak pénzügyi elszámolással minden (tervezett) kiadás és bevétel ügyében Elkészíti a szervezet féléves költségvetését Havi jelentést és emlékeztetőt készít a Board számára a szervezet aktuális pénzügyeiről Segíti és felügyeli az FR koordinátor munkáját Figyeli és megválaszolja, vagy továbbítja a treasurer@obuda.esn.hu címre érkező leveleket. Alelnök feladatai Felelős képviselő az elnök távollétében Feladata minden félév elején a promóció, toborzás Felelős a tagnévsor karbantartásáért és frissítéséért, az iroda működését (rend, leltár) Részvétel az ESN ÓE és ESN Hungary formális rendezvényein Felelős félévente legalább egy csapatépítő, motivációs hétvége szervezésért Felelős a szervezeti struktúra és a Board fejlődéséért Együttműködik az Elnökkel és a HR koordinátorral, koordinálja a Board munkáját Figyeli és megválaszolja vagy továbbítja a vice-president@obuda.esn.hu címekre érkező leveleket. 6

7 Marketing & PR, és Kreatív koordinátorok feladatai Felelősek az ESN ÓE külső megjelenéséért Feladata az ESN ÓE által kínált programok hirdetéseinek, plakátjainak, szórólapjainak elkészítése, sokszorosítása és a célközönséghez való eljuttatásának biztosítása Felelős az ESN ÓE által kínált programok elektronikus úton való hirdetéséért Feladata a szervezet egyetemi hirdetőfelületeinek frissítése és karbantartása Felügyeli (készletnyilvántartás, választékbővítés, beszerzés, értékesítés irányítás) az ESN ÓE promóciós anyagait Felelős az ESN ÓE egyéb promóciós anyagainak elkészítéséért és aktualizálásáért: (Logó, Survival Guide, videó, évkönyv, póló) Figyeli és megválaszolja vagy továbbítja a pr@obuda.esn.hu; design@obuda.esn.hu címekre érkező leveleket Együttműködik az IT koordinátorral. IT koordinátor feladatai Karbantartja és folyamatosan frissíti a levelező listákat: külföldiek listáját és a belső listákat Karbantartja az ESN szerver hardver és szoftver elemeit Karbantartja és frissíti a szervezet honlapját Karbantartja, szerkeszti és népszerűsíti az egyesület tudásbázist Kapcsolatot tart az ESN szervereket felügyelő rendszergazdával és az obuda.esn.hu domain-ért felelős ESN Hungary hostmasterrel Felelős az adatok és képek digitalizálásáért, archiválásáért. Gyűjti a fényképeket a Buddykról és külföldi hallgatóktól Együttműködik a Marketing & PR és Kreatív koordinátorokkal Felelős a külföldi hallgatók adatainak bizalmasan kezeléséért Felelős az irodai számítástechnikai eszközök (laptop, nyomtató, stb.) karbantartásáért Felelős az ESN ÓE technikai hátterének fejlesztéséért Figyeli és megválaszolja vagy továbbítja az it@obuda.esn.hu címekre érkező leveleket. 7

8 Programkoordinátor feladatai Felelős a cserediákok fogadásának megszervezéséért az orientációs hét keretein belül A félévi programtervezetet az orientációs hét előtt egy hónappal köteles elkészíteni Előkészíti a programokat, és minden programhoz főszervezőt nevez ki Irányítja a főszervezőket és biztosítja a rendezvények lebonyolítását Felelős azért, hogy a főszervezők minden program esetében beszámolót készítsenek és archiválják azt az ESN ÓE tudásbázisban Felelős a kapcsolattartásért a programszervezésben a külföldi diákokkal, a szervezőkkel és az érintett partnerekkel (kapcsolatok elérhetővé tétele) Együttműködik az Alelnökkel és a HR koordinátorral, valamint az ESN Hungary és az ESN Budapest United programfelelőseivel Figyeli és megválaszolja vagy továbbítja event@obuda.esn.hu címre érkező leveleket. FR koordinátor feladatai: 5.1. Feladata a támogatások és kedvezmények biztosítása, naprakész az ESN promóciós kampányaival Kérvényeket, pályázatokat dolgoz ki potenciális támogató szervezetek felé, képviseli az ESN ÓE t szponzori tárgyalásokon Feladata egy támogatói adatbázis (kapcsolatok) fenntartása: cégek, vállalkozások, más egyetemek, egyéb Figyeli és megválaszolja vagy továbbítja fr@obuda.esn.hu címre érkező leveleket. HR koordinátor feladatai: 5.5. Együttműködik az elnökkel, alelnökkel, a mindenkori Board munkáját szervezi és felügyeli Felelős az ESN ÓE utánpótlásának biztosításáért, csapatépítésért, és a Buddy- program működéséért, Buddy csapat képzése Figyeli és megválaszolja vagy továbbítja hr@obuda.esn.hu címre érkező leveleket. Alumni koordinátor feladatai: 5.8. Segíti a Board munkáját, felelős az ESN ÓE leköszönő tagjainak összetartásáért. 8

9 6. Szervezet működése Kapcsolattartás, ülések 6.1. A Board tagok között folyamatos kommunikáció van, és legalább havonta egyszer találkoznak (Board gyűlés). A Board gyűlést az Elnök (távollétében az Alelnök) hívja össze A Board a szervezet tagjaival együtt a normál működés feltételeinek megfelelően szemeszterenként legalább kétszer ülésezik. (taggyűlés) 6.3. Az ülést a Board elnöke vagy alelnöke hívja össze -en keresztül. A meghívót legalább 4 nappal, a napirendi pontokat legalább egy nappal előtte megküldi Ha valaki az Egyéb napirendi pontok -ban szólni kíván az ülésen, akkor szándékát legkésőbb az ülés előtt egy nappal írásban jeleznie kell a Board elnöke felé Az üléseken a tagok részvétele kötelező. Ha valaki az ülésen nem tud részt venni, azt elő re írásban jeleznie kell az alelnöknek Az ülésen a döntésképességhez a Board tagok legalább fele szükséges. Ha az ülés nem döntésképes, a Board elnöke egy héten belül újra összehívhatja azt azonos feltételekkel Az üléseken a szavazások indokolt esetben, kérésre titkosak Az üléseken szavazáskor minden megjelent Board tag egy szavazattal rendelkezik. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt Az ülésen nem megjelent tagok szavazatukat írásbeli meghatalmazással delegálhatják egy megjelent tag számára. Egy megjelent tag maximum kettő nem megjelent helyett szavazhat Az ülések levezetése az elnök, távollétében az alelnök, vagy az elnök által kijelölt Board tag feladata. Az ülésekről jegyzőkönyvet kell vezetni. Az ülés elnöke megállapítja az ülés döntésképességét, és felelős az ülés szabályainak betartásáért. A Board választása, tudás átadása, folytonosság A Board választás minden tanév szorgalmi időszakának a végén történik. A választás érvényességéhez legalább a tagok 2/3-ának jelen kell lennie. Az Elnök döntése értelmében, 9

10 választások a tanév közben is kiírhatóak (távozó tisztségviselők, fegyelmi vétségek, ill. bizalmatlansági indítvány beadásának esetében) Az aktuális Board felelőssége előre tájékoztatni minden tagot az új Board megválasztásának folyamatáról A Board meghatároz egy jelölési időszakot. Ez alatt mindenki titkosan, ben jelentkezhet (CV, részletes programterv) vagy jelölhet más személyt a Board-beli pozíciókra. Az t a mindenkori elnök címre kell küldeni. A jelöléshez indoklást/ajánlást is lehet adni, de nem kötelező Minden buddy és Board tag jelentkezhet, jelölhető. A jelölést nem kötelező elfogadni. Egy jelölt több pozícióért is indulhat egyszerre, de nem tölthet be két (vagy több) pozíciót a Boardban A jelölési időszak végén a Board köteles kihirdetni minden egyes pozícióra a jelöltek neveit írásban A Board a jelölések kihirdetésekor körülbelül 5-7 napos határidőt hagy a jelelölések elfogadására. A döntést be kell jelenteni taggyűlésen, vagy írásban kell jelezni a Board felé a mindekori elnök címére küldött ben. Akit több pozícióra is jelöltek, annak minden egyes ilyen pozícióról nyilatkoznia kell a határidő letelte előtt A jelölések elfogadására vagy visszautasítására szabott határidő letelte után a Board haladéktalanul közzéteszi a jelöltek végleges listáját, azaz hogy mely pozíciókért kik indulnak a választáson. Ezután legalább néhány nap felkészülési időt kell biztosítani a prezentációkhoz az induló jelöltek számára A jelöltek a Board választás előtt legkésőbb 2 nappal kötelesek motivációs levelet írni a megadott címekre A Board választásakor a jelöltek bemutatkozó kampánybeszédet tarthatnak (5-10 perc), majd válaszolnak a kérdésekre Az Elnökjelöltek és a Programkoordinátorok a kampánybeszédüket angolul tartják meg Egyazon Board pozícióhoz tartozó valamennyi prezentáció után Open Discussion következik, melynek során a jelenlévő szervezeti tagok számára (szavazattal nem rendelkezők is) véleménynyilvánítási lehetőséget szükséges biztosítani, melyen az adott pozícióra induló jelöltek nem vesznek részt. Az Open Discussion-t, illetve a titkos szavazást egy kinevezett, szavazati joggal nem rendelkező, a szavazóképes tagok által jóváhagyott (50%+1 fő) személy felügyeli. Minden megjelent board tag rendelkezik - a delegált szavazatokon kívül - egy saját szavazattal. (Amennyiben a választáson megjelent tagok száma meghaladja a megjelent Board-tagok számának kétszeresét, akkor a jelenlegi Board-tagok két szavazattal rendelkeznek. Az induló jelölt az adott pozíció megválasztásakor nem rendelkezik szavazattal.) 10

11 6.22. Egy Board tag megválasztásához a jelöltnek jelen kell lennie (Skype elfogadható) Egy tag maximum két darab delegált szavazattal rendelkezhet. A jelenlévő tagok számba vételénél (ld. 6.11) a delegált szavazatok nem számítanak be. (ld. 6.9) Egy Board tag megválasztásához az érvényes szavazatok 50%+1-a szükséges A szavazók választhatnak az adott pozícióért induló jelöltek nevei, a nem / egyik sem illetve a tartózkodás lehetőségei közül. A tartózkodó szavazatok nem kerülnek beszámításra Egyetlen jelölt esetén: a jelölt megválasztásra kerül, ha eléri a szavazatok 50 %-át. Ellenkező esetben, tehát ha a szavazatok kevesebb, mint 50 %-ával rendelkezik, akkor új választást kell kiírni az adott posztra Kettő vagy több jelölt esetén: ha a szavazóképes tagok több mint 50%-a szavaz ugyanazon jelöltre, akkor meg van választva az illető; ha az egyik sem lehetőség kap 50%-nál több szavazatot, akkor új forduló szükséges. Amennyiben egyik jelölt sem éri el az 50%+1-et, úgy a két legtöbb szavazatot kapott jelölt megy tovább egy második fordulóra. A második fordulóban egyszerű többség elegendő a megválasztáshoz, de minimum a résztvevők 1/3-ának támogatása. Amennyiben a második fordulóban egyik jelölt sem kapja meg a szavazatok 1/3-át úgy az adott pozícióra újabb szavazás kiírása szükséges A Board tagok megbízatása egy évre szól, az újraválasztás lehetséges Az új Board megbízatása a választás befejezését követően június 15-től kezdődik, amelyet minimum egy hónap átadási időszak előz meg Minden Boardnak legalább öt tagból kell állnia (Elnök, Alelnök, Gazdasági felelős, Programkoordinátor, IT), azonban preferált a 4. pontban leírt 10 fős Board működtetése. Addig kell szavazást kiírni, amíg ezek a pozíciók nincsenek betöltve. A Board kiírhat újabb szavazást, választhat a jelentkező Buddyk közül (open call) A szervezet felelős vezetője az új Board, de a régi Board tanácsadóként (Alumni) köteles segíteni a munkát Ha egy Board tag megbízatásának lejárta előtt elhagyja pozícióját, akkor távozása után egy hónapig köteles rendelkezésre állnia a tudásátadásának és folytonosságának érdekében. A felelősségkörét ideiglenesen átruházza egy másik Board tag számára, amíg a Board egy új embert nem választ a betöltetlen pozícióra. 11

12 7. Bizalmatlansági eljárás 7.1. A szervezet bármely tagja ellen a szervezet bármely tagja indíthat bizalmatlansági eljárást. Ha a Board támogatja a bizalmatlansági indítványt az érintett tag státusza megváltoztatható (visszafokozható), vagy kizárható a szervezetből. Amennyiben a Board 2/3-a nem támogatja a lefokozást, vagy az eltanácsolást, akkor a kérdést a következő taggyűlésen napirendre kell tűzni, és ha a szervezet tagjainak 2/3-os többsége a leváltás mellett szavaz, akkor az utóbbi döntés lép érvénybe Ha a bizalmatlansági eljárás alanya valamelyik Board tag, ez esetben az érintett részt vehet az eltanácsolási eljárásban, azaz élhet a szembesítés lehetőségével, de nem dönthet saját lemondatásáról vagy eltanácsolásáról. A szavazás lehet nyílt vagy titkos. 8. Az SzMSz módosítása Az SzMSz megváltoztatása az 6.6 pont alapján döntésképes Taggyűlésen lehetséges. Az SzMSz módosítását bármely teljes jogú tag kezdeményezheti írásban, módosító javaslat benyújtásával. Az SzMSz megváltoztatásához a jelenlévők szavazatának 2/3-os többségére van szükség. Utolsó módosítás: Budapest, Holicza Péter Elnök ESN Óbuda University