Tudnivalók az elsőáldozási előzetes jelentkezésről plébániák számára (2020. szeptember 13.)

Átírás

1 Tudnivalók az elsőáldozási előzetes jelentkezésről plébániák számára (2020. szeptember 13.) Az 52. Nemzetközi Eucharisztikus Kongresszus nyitó szentmiséjén a Puskás Ferenc Stadionban kerül sor arra a közös elsőáldozásra, amelyre előzetes jelentkezést hirdetett meg a NEK Titkárság. Fontos, hogy a jelentkezés meghirdetett első határideje nem jelenti a jelentkezés lezárását, folyamatosan várjuk az elsőáldozásra jelentkezők előzetes adatait. A NEK Titkárság honlapján elérhető elsőáldozási GYIK számos kérdést és választ tartalmaz, ami segítséget ad a jelentkezéshez szükséges döntés meghozatalához majus-20. Ebben a tájékoztatóban a jelentkezés menetét és technikai tudnivalóit foglaljuk össze. A tájékoztató végén egyszerű infografika is segíti a folyamat áttekintését. A jelentkezéseket a területileg illetékes plébánia gyűjti és tölti fel az on-line előjelentkezési oldalra. Az elsőáldozásra az illetékes plébánosoknál kell jelentkezni, és náluk kell leadni a keresztleveleket is. A felkészítést a szokott módon a plébánosok végzik a hitoktatók segítségével. Tehát a megyéspüspökök egyetértésével a NEK nyitó szentmiséjén az ismert és megszokott elsőáldozási adminisztrációs rend lesz érvényben. Az ünnepség szervezése érdekében csak kevés adatot kérünk továbbítani a regisztrációs rendszeren keresztül. A plébániai kapcsolattartó feladatai A plébániai kapcsolattartó (plébános, hitoktató, megbízott munkatárs) az e- mailben megküldött vagy a regisztrációs rendszerből letöltött excel sablon táblázatban gyűjti a jelentkezők alapvető adatait. Az elsőáldozás plébániai

2 adminisztrációja jóval több adatot igényel, azokat a szokott módon fogják bekérni a plébániák az elsőáldozóktól ill. szüleiktől. Az elsőáldozókról a NEK Titkárság által kért adatok Az excel sablon táblában a jelentkezőkről az alábbi adatokat kérjük összegyűjteni: Az elsőáldozó neve (vezetéknév, keresztnév) neme (fiú, lány) születési dátum (év, hónap, nap) plébánia neve iskola neve (ha erre szükség van) Kérjük, hogy a példaként a táblázatban szereplő Példa Péter adatait töröljék ki, de adataihoz hasonlóan töltsék ki a táblázatot. A születési dátumot formátumban írják be. Saját számítógépükön a file más néven is elmenthető. Fontos, hogy a plébánia nevét a létrehozandó plébániai fiókban leírtakkal betű szerint egyezően írják be a táblázatba! Elektronikus felhasználói fiók A plébániai kapcsolattartónak egy, a plébánia és a saját adatait összefoglaló elektronikus fiókot kell létrehoznia, amelyet egy ben megküldött linkre kattintva tud aktiválni. A fiókba csak azután lehet az elsőáldozók adatait feltölteni, ha az egyházmegyei asszisztenseink azt jóváhagyják. (így kiszűrhetőek lesznek a többes plébániai adatközlések). A plébániai kapcsolattartótól kért adatok: egyházmegye plébánia neve település kapcsolattartó - neve (vezetéknév, keresztnév) - mobil telefonszáma

3 - címe - funkciója: plébános, hitoktató megjegyzés, pl. iskola neve A jóváhagyott fiókban a kitöltött excel táblázatot fel lehet tölteni a rendszerbe. A rendszerben minden egyes elsőáldozó adata egyénileg fog megjelenni. A plébániai kapcsolattartó a fiókjába visszalépve a későbbiek folyamán egy újabb, a regisztrációs felületről letölthető excel sablon táblázatba gyűjtve fel tud vinni a rendszerbe később jelentkező elsőáldozókat, de egy-egy jelentkező esetén egyéni jelentkezésként is fel tud vinni neveket vagy a fiókjába már bekerült jelentkezők adatait módosítani, törölni is tudja. A fiókba feltöltött összefoglaló adatokat le is tudják tölteni egy táblázatban. Az egyházmegyei asszisztensek feladatai Az egyházmegyei asszisztenseink (elérhetőségük az oldalon megtalálható) az illetékességükbe tartozó plébániák és az elsőáldozók jelentkezési adatait látják, szükség esetén új adatok felvitelét és a módosításokat ők is el tudják végezni. Amennyiben a helyi körülmények indokolják plébániai fiókot is létre tudnak hozni, de ebben az esetben ők tudják a jelentkezők adatait feltölteni, ill. kezelni. Nekik a NEK Titkárság hoz létre elektronikus fiókot. Első belépés előtt az elfelejtett jelszó funkcióval tudják a jelszavukat beállítani és a fiókot aktiválni. Feladatuk, hogy az on-line felület megnyitása után az illetékességükbe tartozó plébániák (esetleg iskolák) kapcsolattartóinak fiókját jóvá kell hagyniuk. Megjegyzés: A katolikus iskolák a területileg illetékes plébániákon keresztül tudnak regisztrálni; csak abban az esetben adunk külön feltöltési jogot az iskolának, ha ez

4 előzetesen egyeztetésre került az illetékes plébánossal és ő ezt kifejezetten kéri az egyházmegyei kapcsolattartón keresztül a Titkárságtól. A NEK Titkárság feladatai A Titkárság illetékes munkatársa felügyeli a rendszert, tartja a kapcsolatot a rendszer programozóival, válaszol az egyházmegyei munkatársak kérdéseire, segítséget nyújt a jelentkezési folyamatban. Kérdés esetén kérjük, hogy az egyházmegyei asszisztenseinkhez forduljanak, vagy az elsoaldozas@iec2020.hu címre írjanak levelet. Budapest, május 20. Szeretettel: Dr. Fábry Kornél főtitkár

5 A regisztrációs rendszer használatával kapcsolatos technikai tudnivalók Az alábbi tájékoztatóval segíteni szeretnénk Önnek, hogy plébániája jelentkezéseit könnyen tudja kezelni és áttekinteni. 1. Az internetes regisztrációs rendszer A regisztrációs rendszer közvetlenül a oldalon vagy a NEK honlapjáról érhető el. 2. Első belépés a rendszerbe Első lépésként a plébániai kapcsolattartónak egy, a plébániája és a saját adatait tartalmazó elektronikus fiókot kell létrehoznia, amelyet egy ben megküldött linkre kattintva tud aktiválni. A fiókba csak azután lehet az elsőáldozók adatait feltölteni, ha az egyházmegyei asszisztenseink azt jóváhagyják. (így kiszűrhetőek lesznek a többes plébániai adatközlések). A nyitó oldalon tudja megadni a plébánia és a kapcsolattartó adatait, bejelölni a nyilatkozatait, és beküldeni azokat (lásd a következő ábrát). Ezután t kap, amelyben egy aktiváló linkre kell kattintania. Ezzel létrejön a plébánia elektronikus fiókja. 5

6 A plébánia regisztrálását követően, aktiválásra felszólító t fog kapni postafiókjába. Lásd a következő képernyőt. 6

7 Miután az egyházmegyei asszisztens jóváhagyta a plébánia fiókját, a plébániai kapcsolattartó arról tájékoztató t fog kapni. Lásd a következő képernyő képet. 7

8 Ezután a oldalon jobboldalt felül kattintson a Belépés menüpontra. Itt címével és a fiók létrehozásakor megadott jelszavával tud belépni. Az elfelejtett jelszó linkre kattintva kérhet magának új jelszót, amelyet ben fog megkapni. Az ben található linkre kattintva beállíthatja új jelszavát. 8

9 3. A jelentkezések feltöltése és kezelése A belépés után a következő képernyőt látja a plébánia adataival (a Székesfehérvári Egyházmegye és a Tárnok Plébánia csak példaként szerepel). Ez az állapot egy olyan jóváhagyott plébániát mutat, ahova még nem töltöttek fel elsőáldozásra jelentkezőt 9

10 Baloldalon alul két zöld gomb található. Az Egyéni jelentkezés leadása gombra kattintva egyesével adhatók meg az elsőáldozásra jelentkezők. Az adatok kitöltése után a Jelentkezés gombra kattintva kerül be a rendszerbe az elsőáldozó adata. Ha valamilyen kötelező adat (*-gal jelölt mezők) kimarad, akkor piros hibajelzés jelenik meg az adott mező körül. Kérjük ezeket pótolni. A sikeres jelentkezésről a képernyőn rövid visszaigazolás jelenik meg, ill. láthatóvá válik a felvitt elsőáldozó minden adata. A Csoportos jelentkezés leadása gombra kattintva a következő oldal jelenik meg: 10

11 A felső sorban található Elsőáldozók csoportos jelentkezési sablon letöltése gombra kattintva a már korábban megismert üres excel tábla sablont tudjuk letölteni. A Tallózás gombra kattintva kiválaszthatjuk számítógépünkön a már kitöltött sablont, és a Taglista fájl beolvasása gombra kattintva a képernyőn listázódnak az excel táblában szereplő nevek. Fontos, hogy a plébánia nevét a létrehozandó plébániai fiókban leírtakkal betű szerint egyezően írják be a táblázatba! A listázás után mindenképpen kattintson a Jelentkezések leadása gombra, mert csak így kerülnek be a rendszerbe a jelentkezők adatai. Sikeres feltöltésről a képernyőn üzenet jelenik meg. 11

12 Ezután szerkeszthetővé válnak az elsőáldozók adatai, ill. törölhető is egy-egy név. Ha nem fér el a képernyőre az összes adat, akkor a Továbbiak lekérdezése gombra kattintva láthatóvá válik a többi név is. Minden elsőáldozó egy EA-XXXX formátumú azonosítót kap a későbbi könnyebb azonosíthatóság érdekében. 12

13 4. Újabb adatok felvitele Amennyiben később még újabb jelentkezőket szeretne feltölteni, akkor fiókjába belépve a fenti folyamatot megismételve tud egyéni vagy csoportos jelentkezéseket leadni. A rendszer ellenőrzi az adatokat, és nem engedi meg ugyanannak a személynek kétszeri rögzítését. A plébániai fiókba belépve baloldalon alul látható még egy fehér gomb: Teljes lista exportálása. Erre kattintva a felvitt adatokat excel táblázatban (csv formátum) tudja letölteni saját gépére. Ha szeretné a listát szerkeszteni, akkor e táblázat segítségével tudja az adatokat elmenteni. Az alábbi képernyőn látható a letöltött, szerkeszthető adattábla. 5. Jogosultságok A rendszer működtetésében különböző jogosultsági szintek vannak. A plébániai kapcsolattartó a következő jogokkal rendelkezik: létre tudja hozni a saját plébániája elektronikus fiókját, látja a plébániájához tartozó jelentkezéseket, fel tud vinni új jelentkezést, szerkesztheti a jelentkezők adatait, akár törölhet is neveket listázni tudja különböző szempontok szerint a jelentkezetteket, a jelentkezők adataiból csv (excel) formátumú táblázatot tud létrehozni, mely az összes adatot tartalmazza. a plébániát nem tudja törölni (arra csak a NEK Titkárságnak van joga) Az egyházmegyei asszisztensek jogosultságai: jóváhagyhatja vagy elutasíthatja (pl. többszörös jelentkezés esetén) a létrehozott plébániai fiókokat, az adott egyházmegyéhez tartozó valamennyi plébánia összes jelentkezését látja, listázni tudja a jelentkezőket, valamennyi plébániai kapcsolattartói jogosultsággal rendelkezik, vagyis szükség esetén létre is hozhat plébániai fiókot, az egyes plébániákhoz tartozó jelentkező adatait szerkesztheti; ez utóbbira csak akkor van szükség, ha azt kifejezetten kéri egy plébánia. 13

14 6. A NEK Titkárság regisztrációval kapcsolatos feladatai és elérhetőségek A Titkárság illetékes munkatársa felügyeli a rendszert, tartja a kapcsolatot a rendszer programozóival, válaszol az egyházmegyei munkatársak kérdéseire, segítséget nyújt a jelentkezési folyamatban. Kérdés esetén kérjük, hogy elsősorban az egyházmegyei asszisztenseinkhez forduljanak ( vagy az elsoaldozas@iec2020.hu címre írjanak levelet. Titkársági munkatársunk technikai jellegű kérdésekben munkaidőben telefonon is elérhető a 06/20/ es telefonszámon. Budapest, május

15 15