A KÖZTÁRSASÁGI ELNÖKI HIVATAL I-1/ 05931/2014. SZÁMÚ SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

Átírás

1 A KÖZTÁRSASÁGI ELNÖKI HIVATAL I-1/ 05931/2014. SZÁMÚ SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA A MÓDOSÍTÁSOKKAL EGYSÉGES SZERKEZETBEN Az Alaptörvény 9. cikk (3) bekezdés m) pontja, a köztársasági elnök jogállásáról és javadalmazásáról szóló évi CX. törvény 15. (1)-(3) bekezdése, valamint az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. -a alapján a Köztársasági Elnöki Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban: SZMSZ) az alábbiak szerint adom ki: 1. Az SZMSZ célja A Köztársasági Elnöki Hivatal közfeladata teljesítése során ellátott alaptevékenysége körét az Alapító Okirat határozza meg. Az SZMSZ a Köztársasági Elnöki Hivatal szervezeti felépítését, feladatai ellátásának részletes belső rendjét és módját állapítja meg. 2. A Köztársasági Elnöki Hivatal alapadatai A Köztársasági Elnöki Hivatal elnevezésének rövidítése: KEH Idegen nyelvű elnevezései: Angol nyelven: Office of the President of the Republic Német nyelven: Amt des Präsidenten der Republik Francia nyelven: Le cabinet du Président de la République A január 1. napjától hatályos Alapító Okirat kelte, száma:

2 2014. december 19., I-1/05930/2014. A Köztársasági Elnöki Hivatal székhelye: Sándor-palota, Budapest I. kerület, Szent György tér 1. A Köztársasági Elnöki Hivatal levelezési címe: 1536 Budapest, Pf A Köztársasági Elnöki Hivatal bélyegzője: Magyarország címerét, valamint a Köztársasági Elnöki Hivatal feliratot tartalmazza. A költségvetés végrehajtását szolgáló számlák számai: A Fejezet számlái: Fejezeti előirányzat felhasználási keretelosztási számla: Fejezeti maradvány-elszámolási számla: Fejezeti befizetési számla: Fejezeti kezelésű előirányzat-felhasználási keretszámla: A Köztársasági Elnöki Hivatal számlái: Előirányzat-felhasználási keretszámla száma: Intézményi kártyafedezeti számla: VIP kártyafedezeti számla: A Köztársasági Elnöki Hivatal lakásalap lakásépítési számlája: A Köztársasági Elnöki Hivatal alaptevékenységei: Főtevékenység államháztartási szakágazati besorolása: Államhatalmi szervek tevékenysége Alaptevékenység kormányzati funkció szerinti besorolása: Államhatalmi szervek tevékenysége A Köztársasági Elnöki Hivatal vállalkozási tevékenységet nem folytat. Az alaptevékenységet meghatározó jogszabály: a köztársasági elnök jogállásáról és javadalmazásáról szóló évi CX. törvény. A Köztársasági Elnöki Hivatal áfa-körbe tartozó adóalany. 2

3 A Köztársasági Elnöki Hivatal adószáma: A Köztársasági Elnöki Hivatal államháztartási azonosítója: A Köztársasági Elnöki Hivatal törzskönyvi nyilvántartási száma: A Köztársasági Elnöki Hivatal statisztikai számjele: A Köztársasági Elnöki Hivatal honlapjának címe: 3. A Köztársasági Elnöki Hivatal szervezete 3.1. Önálló, szakmai szervezeti egységei: KEH Jogi és Alkotmányossági Igazgatósága, KEH Társadalmi Kapcsolatok Igazgatósága, KEH Külügyi Igazgatósága, KEH Környezeti Fenntarthatóság Igazgatósága, KEH Sajtóigazgatósága, KEH Gazdasági Igazgatósága További önálló szervezeti egységei: Elnöki Titkárság, Honvédelmi Főosztály Nem önálló szervezeti egysége: Államfői Protokoll A szervezeti ábrát az 1. számú függelék tartalmazza. 4. A Köztársasági Elnöki Hivatal vezetői és munkatársai A Köztársasági Elnöki Hivatalt a köztársasági elnök irányítja A főigazgató A Köztársasági Elnöki Hivatalt a köztársasági elnök irányítása mellett, a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően a főigazgató vezeti és képviseli. A Köztársasági Elnöki Hivatal nevében kötelezettséget vállal. Felelős a Köztársasági Elnöki Hivatal jogszerű és hatékony működéséért. Biztosítja a szervezeti egységek összehangolt tevékenységét. 3

4 A főigazgatót a köztársasági elnök határozatlan időre nevezi ki, menti fel és gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. A főigazgató a közszolgálati tisztviselőkről szóló évi CXCIX. törvény 56. -ában foglalt előírások megfelelő alkalmazásával is kinevezhető. A főigazgatót akadályoztatása esetén a köztársasági elnök, illetve a főigazgató rendelkezései alapján a gazdasági igazgató helyettesíti. A főigazgató a Köztársasági Elnöki Hivatal vezetőjeként: a) Vezeti a Köztársasági Elnöki Hivatalt és irányítja az egymás mellé rendelt önálló szervezeti egységek munkáját; b) Ellátja a fejezet és a költségvetési szerv vezetőjének hatáskörébe utalt feladatokat; c) Hatáskörében eljárva gyakorolja a kiadmányozási jogot; d) Biztosítja a szervezeti egységek feladatellátásának feltételeit; e) Elkészíti a köztársasági elnök részére a Köztársasági Elnöki Hivatal Alapító Okiratára, valamint Szervezeti és Működési Szabályzatára vonatkozó javaslatát; f) Gondoskodik a jogszabályban előírt belső szabályzatok elkészítéséről; g) A költségvetési szerv vezetőjeként gondoskodik az államháztartás belső pénzügyi ellenőrzésének kialakításáról és megfelelő működtetéséről; h) Munkáltatói jogokat gyakorol az Alapító Okiratban, valamint az e szabályzatban meghatározottak szerint; i) Kiszignálja és iktattatja a Köztársasági Elnöki Hivatalba érkező iratokat; j) Köteles gondoskodni a belső kontrollrendszer részét képező belső ellenőrzés kialakításáról: a belső ellenőr tevékenységét az e szabályzatban foglaltak szerint közvetlenül a főigazgató alárendeltségében végzi; k) Felelős az adatvédelemmel, a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos és az elektronikus információszabadságból eredő feladatok ellátásáért; l) Kapcsolatot tart a köztársasági elnök, a Sándor-palota és a köztársasági elnöki rezidencia védelméért és biztosításáért, illetve a köztársasági elnöki rezidencia kezeléséért felelős hatóságokkal és szervekkel; m) Ellátja az e szabályzatban, a Köztársasági Elnöki Hivatal más belső szabályzatában, a munkaköri leírásában meghatározott feladatokat; n) Rendszeresen tájékoztatja a köztársasági elnököt a Köztársasági Elnöki Hivatal feladatainak ellátásáról, a főigazgatói feladat- és hatáskörbe tartozó ügyekről, a meghozott munkáltatói intézkedéséről; 4

5 o) Ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a köztársasági elnök megbízza. A főigazgató a részére, illetve a Köztársasági Elnöki Hivatalnak címzett feladat- és hatásköröket az e szabályzatban, a Köztársasági Elnöki Hivatal egyéb belső szabályzatában, vagy a munkaköri leírásban megjelölt, kiadmányozási joggal felruházott vezető, illetve köztisztviselő útján is gyakorolhatja, aki a döntés meghozatala során a főigazgató felhatalmazásával, vagy felhatalmazásával és megbízásából jár el. A főigazgató közvetlenül vezeti a KEH Jogi és Alkotmányossági Igazgatóságának tevékenységét. A főigazgató munkáját és feladatai ellátását a vezetése alatt álló titkárság támogatja Az igazgatók A Köztársasági Elnöki Hivatal igazgatóságainak a KEH Jogi és Alkotmányossági Igazgatósága kivételével szakmai vezetését igazgatók (a továbbiakban: igazgatók) látják el. A KEH Jogi és Alkotmányossági Igazgatósága szakmai vezetését a főigazgató látja el, munkáját az igazgatóság főosztályvezető jogállású vezetője segíti. Az igazgatók felelősek az igazgatóságok jogszerű és hatékony működéséért. Az igazgatókat a köztársasági elnök jóváhagyása alapján a főigazgató nevezi ki, menti fel és gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat. Az igazgatók tekintetében a fegyelmi eljárással kapcsolatos munkáltatói intézkedéshez a köztársasági elnök előzetes tájékoztatása szükséges. Az igazgatót akadályoztatása esetén a főigazgató vagy a főigazgató által kijelölt személy helyettesíti. Az igazgató az igazgatóság vezetőjeként: a) A jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően vezeti, szervezi és ellenőrzi az igazgatóság munkáját és felelős az igazgatóság feladatainak ellátásáért; b) Dönt az igazgatóság feladat- és hatáskörébe utalt ügyekben; c) Gondoskodik az igazgatóság munkaterve, valamint a munkaköri leírások elkészítéséről, jóváhagyásra felterjeszti azokat a főigazgató részére; d) Gyakorolja az igazgatóság nevében a kiadmányozási jogot; e) Kezdeményezi a munkavégzés személyi és tárgyi feltételei biztosításához szükséges intézkedések megtételét; 5

6 f) Intézkedést kezdeményez a főigazgatónál az igazgatóság feladat- és hatáskörét, illetve működését érintő kérdésekben, javaslatot tesz az igazgatóság munkatársait érintő munkáltatói intézkedésekre. Az igazgató munkáját és feladatai ellátását a vezetése alatt álló titkárság támogatja Az önálló szervezeti egységként működő főosztályok vezetését ellátó főosztályvezetők A Honvédelmi Főosztály vezetőjét a köztársasági elnök nevezi ki, menti fel és gyakorolja felette a munkáltatói jogokat. A Honvédelmi Főosztály vezetője a köztársasági elnök főhadsegéde. A Honvédelmi Főosztály munkatársait a főigazgató nevezi ki, menti fel és gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat. A Honvédelmi Főosztály vezetőjének akadályoztatása esetén a Honvédelmi Minisztériummal kötött megállapodásban foglaltak az irányadóak. Az Elnöki Titkárság vezetőjét és munkatársait a köztársasági elnök jóváhagyása alapján a főigazgató nevezi ki, menti fel és gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat. Az Elnöki Titkárság vezetőjének tekintetében a fegyelmi eljárással kapcsolatos munkáltatói intézkedéshez a köztársasági elnök előzetes tájékoztatása szükséges. Az Elnöki Titkárság vezetőjét akadályoztatása esetén a főigazgató, vagy a főigazgató által kijelölt személy helyettesíti. A főosztályvezető: a) A jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően vezeti, szervezi és ellenőrzi a főosztály munkáját és felelős a főosztály feladatainak ellátásáért; b) Dönt a főosztály feladat- és hatáskörébe utalt ügyekben; c) Gondoskodik a főosztály munkaterve, valamint a munkaköri leírások elkészítéséről, jóváhagyásra felterjeszti azokat a főigazgató részére; d) Gyakorolja a főosztály nevében a kiadmányozási jogot; e) Kezdeményezi a munkavégzés személyi és tárgyi feltételei biztosításához szükséges intézkedések megtételét. 6

7 4.4. A Köztársasági Elnöki Hivatal munkatársa A Köztársasági Elnöki Hivatal munkatársainak foglalkoztatási jogviszonyaira köztisztviselők tekintetében a közszolgálati tisztviselőkről szóló évi CXCIX. törvény, munkavállalók tekintetében a munka törvénykönyvéről szóló évi I. törvény rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni. A főigazgató a Köztársasági Elnöki Hivatal beosztott köztisztviselői, ügykezelői, munkavállalói felett önálló munkáltatói jogkört gyakorol. A munkatársat akadályoztatása esetén a főigazgató által kijelölt személy helyettesíti. A Köztársasági Elnöki Hivatal munkatársa: a) Feladatait a Köztársasági Elnöki Hivatal érdekeit szem előtt tartva, a jogszabályok, a közjogi szervezetszabályozó eszközök és a Köztársasági Elnöki Hivatal belső szabályozásai által meghatározott módon és a munkaköri leírásában rögzítettek szerint, a felettesétől kapott utasítások, útmutatások alapján, a határidők betartásával köteles végrehajtani; b) Feladatát közvetlen felettes vezetője irányítása alatt látja el, ha nem közvetlen felettes vezető ad utasítást a Köztársasági Elnöki Hivatal munkatársának, köteles erről a közvetlen felettes vezetőt haladéktalanul tájékoztatni; c) Gondoskodik a Köztársasági Elnöki Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre való előkészítéséről, valamint a döntéseknek a vezető utasítása szerinti végrehajtásáról; d) Jogosult megismerni a személyére vonatkozó, a Köztársasági Elnöki Hivatalnál nyilvántartott adatokat, dokumentumokat; e) Jogszabályban meghatározott kivétellel köteles megőrizni a Köztársasági Elnöki Hivatal működésével kapcsolatban tudomására jutott információkat, minősített adatot csak a törvény által szabályozott módon kezelhet; f) Közreműködik a Köztársasági Elnöki Hivatal által különböző hivatali célok megvalósításának érdekében szervezett tevékenységekben; g) Közvetlen felettese kijelölése alapján köteles helyettesíteni munkatársát; h) Köteles kerülni minden olyan tevékenységet, ami a Köztársasági Elnöki Hivatal hátrányos megítéléséhez vezethet, vagy egyéb módon a Köztársasági Elnöki Hivatal érdekeit kedvezőtlenül érintheti; i) Felelős a hivatali vagyon védelméért, a rendelkezésére bocsátott pénzügyi, valamint egyéb eszközök rendeltetésszerű kezeléséért, megőrzéséért és felhasználásáért; 7

8 j) A Közszolgálati Szabályzat előírásai szerint a fennálló jogviszony keretei között anyagi felelősséggel tartozik; k) Jogosult szakmai kérdésekben kezdeményezésre, javaslattételre, véleménynyilvánításra; l) Jogosult a munkavégzés feltételeinek javítására irányuló javaslattételre, véleménynyilvánításra a munkahelyével, munkafolyamatokkal kapcsolatos kérdésekben; m) Jogosult a Köztársasági Elnöki Hivatal tárgyévben érvényes döntései szerint járó juttatásokra, szolgáltatásokra; n) Köteles a szakmai tudását és ismereteit a munkakörhöz szükséges követelményekhez igazodó szinten tartani Az elnöki főtanácsadók, tanácsadók A köztársasági elnök a tevékenységéhez közvetlenül kapcsolódó feladatok ellátására elnöki főtanácsadói, elnöki tanácsadói munkakört létesíthet. Az elnöki főtanácsadóra, elnöki tanácsadóra a köztisztviselők jogállásáról szóló törvény politikai főtanácsadóra, politikai tanácsadóra irányadó rendelkezéseit kell alkalmazni. Az elnöki főtanácsadó, elnöki tanácsadó kinevezése a köztársasági elnök megbízatásának idejére szól. Az elnöki főtanácsadó, elnöki tanácsadó felett a munkáltatói jogokat a köztársasági elnök gyakorolja. 5. A Köztársasági Elnöki Hivatal szervezeti egységei 5.1. KEH Jogi és Alkotmányossági Igazgatósága 1. Közreműködik a köztársasági elnök Alaptörvényben, valamint a jogszabályokban meghatározott hatásköreinek gyakorlásában, ennek keretében a döntéshozatalhoz kapcsolódóan előterjesztéseket, javaslatokat, dokumentumokat készít. 2. Alkotmányossági szempontból elemzi és véleményezi az Országgyűlés által elfogadott törvényeket. 3. Elvégzi az aláírt törvények kihirdetésének elrendelésével kapcsolatos feladatokat, és gondoskodik a törvények nyilvántartásáról. 4. Alkotmányossági aggály esetén közreműködik az Alkotmánybíróságnak küldendő köztársasági 8

9 elnöki indítvány elkészítésében. 5. Törvényességi szempontból megvizsgálja, és döntéshozatalra előkészíti a köztársasági elnök hatáskörébe tartozó ügyeket, előterjesztéseket. 6. Előkészíti a köztársasági elnök határozatait, valamint a kapcsolódó okiratokat. 7. Közreműködik az egyes köztársasági elnöki döntések kihirdetésének elrendelésében. 8. Személyi javaslatokat tesz a köztársasági elnök által közjogi tisztségre jelölendő szakemberekre. 9. Egyes közigazgatási szervek, hatóságok működését is érintő eljárások során, illetőleg a köztársasági elnök döntéshozatalához szükséges információáramlás biztosítása érdekében kapcsolatot tart az érintett szervekkel. 10. Az Államfői Protokollal együttműködve ellátja a jogszabályokban meghatározott kitüntetések, elismerések átadásával összefüggő kötelezettségeket és egyéb feladatokat. A KEH Gazdasági Igazgatóságával együttműködve gondoskodik a jogszabályokban meghatározott állami kitüntetések elkészíttetéséről és beszerzéséről. A KEH Gazdasági Igazgatóságával együttműködve az adományozott kitüntetésekről, elismerésekről elektronikus nyilvántartást vezet, továbbá gondoskodik a kitüntetettek nyilvántartásáról. 11. Előkészíti és véleményezi a Köztársasági Elnöki Hivatal működésére vonatkozó és a jogszabályok végrehajtásához szükséges belső szabályzatokat, utasításokat, valamint a Köztársasági Elnöki Hivatal által kötendő szerződések tervezeteit. 12. Megválaszolja a köztársasági elnök vagy a Köztársasági Elnöki Hivatal részére érkezett, az igazgatóság feladatköréhez kapcsolódó leveleket, fogadja az ebbe a körbe tartozó állampolgári telefonokat. 13. Ellátja a közszolgálati és a munkavégzésre irányuló megbízási jogviszonyokkal kapcsolatos humánpolitikai feladatokat, együttműködve a KEH Gazdasági Igazgatóságával. 14. Ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a köztársasági elnök, illetve a főigazgató megbízza KEH Társadalmi Kapcsolatok Igazgatósága 1. Ellátja a politikai tanácsadó és elemző feladatokat. A stratégiai és politikai tanácsadás terén segíti a köztársasági elnököt, közreműködik a köztársasági elnök politikai döntéseinek előkészítésében. 2. Elemzi a politikai eseményeket és folyamatokat, illetve a köztársasági elnök politikai tevékenységével kapcsolatos visszajelzéseket. 3. Közreműködik a köztársasági elnök beszédeinek, nyilatkozatainak, leveleinek előkészítésében, 9

10 elemzésében. 4. A köztársasági elnök utasítása alapján kapcsolatot tart az állami tisztségviselőkkel, politikai pártokkal, egyházakkal, kisebbségi és a civil szervezetekkel. 5. Gondozza a határon túli magyarsággal kapcsolatos ügyeket, együttműködve a KEH Külügyi Igazgatóságával. 6. A Köztársasági Elnöki Hivatal szervezeti egységeivel együttműködve előkészíti és megszervezi a köztársasági elnök belföldi nem külügyi, nem a nemzeti ünnepekhez kapcsolódó, a Sándorpalotán kívüli programjait. A programok előkészítése során végzi a szervezőmunkával járó levelezést, gondoskodik a rendezvények megfelelő előkészítéséről és megvalósításáról, ellátja a kapcsolódó feladatokat. 7. Megválaszolja a köztársasági elnök vagy a Köztársasági Elnöki Hivatal részére érkezett, az igazgatóság feladatköréhez kapcsolódó leveleket, fogadja az ebbe a körbe tartozó állampolgári telefonokat. 8. Előkészíti a köztársasági elnök közcélú felajánlásai és adományaihoz kapcsolódó egyedi döntéseket, elvégzi az e körben felmerülő feladatokat. 9. Ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a köztársasági elnök, illetve a főigazgató megbízza KEH Külügyi Igazgatósága 1. Közreműködik a köztársasági elnök külügyi és diplomáciai jellegű tevékenységének előkészítésében, szervezésében, lebonyolításában, ennek során kapcsolatot tart a Külgazdasági és Külügyminisztériummal és a diplomáciai testület tagjaival. 2. Elkészíti a köztársasági elnök tárgyalásaihoz szükséges felkészítő és háttéranyagokat. 3. Figyelemmel kíséri a külpolitika alakulását, ennek során folyamatos kapcsolatot tart a Külgazdasági és Külügyminisztériummal, illetve más, külügyekben illetékes állami és kormányzati intézményekkel, a diplomáciai testület tagjaival, valamint külföldi államfői hivatalok külügyi szervezeti egységeivel. 4. Javaslatot készít a köztársasági elnök külügyi és diplomáciai tevékenységére, valamint nyilvántartja e programjait. Az Államfői Protokollal együttműködve előkészíti a programokat. 5. A KEH Gazdasági Igazgatóságával és az Államfői Protokollal együttműködik a köztársasági elnök külföldi látogatásai, partnereinek magyarországi látogatásai; diplomatákkal, külföldi személyiségekkel, nemzetközi szervezetek vezetőivel létrejövő belföldi találkozói előkészítésében, valamint megvalósításában. 10

11 6. A KEH Társadalmi Kapcsolatok Igazgatóságával együttműködik a határon túli magyarsággal kapcsolatos ügyekben. 7. Megválaszolja a köztársasági elnök vagy a Köztársasági Elnöki Hivatal részére érkezett, az igazgatóság feladatkörébe tartozó leveleket, valamint közreműködik a köztársasági elnök és a Köztársasági Elnöki Hivatal részére érkezett idegen nyelvű levelek, anyagok fordításában, kivonatolásában. 8. A Köztársasági Elnöki Hivatal államfői protokollkeretének felhasználását figyelembe véve javaslatot tesz az igazgatóság feladatkörébe tartozó programokra. 9. Közreműködik a köztársasági elnök házastársa külügyi és diplomáciai jellegű tevékenységének előkészítésében, szervezésében, lebonyolításában. 10. Ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a köztársasági elnök, illetve a főigazgató megbízza KEH Környezeti Fenntarthatóság Igazgatósága 1. Közreműködik a köztársasági elnök környezeti fenntarthatósági kérdésekkel foglalkozó hazai és külföldi tevékenységének előkészítésében, szervezésében, lebonyolításában, ennek során kapcsolatot tart az illetékes állami szervekkel, tudományos műhelyekkel és szükség szerint a diplomáciai testület tagjaival. 2. Részt vesz a köztársasági elnök tárgyalásaihoz szükséges felkészítő és háttéranyagok összeállításában. 3. Figyelemmel kíséri a környezeti fenntarthatóság témakörével összefüggő hazai és nemzetközi folyamatokat, együttműködve a Köztársasági Elnöki Hivatal érintett szervezeti egységeivel. Javaslatokat tesz a köztársasági elnök e témakört érintő hazai és külföldi szerepvállalásaira. 4. Megválaszolja a köztársasági elnök vagy a Köztársasági Elnöki Hivatal részére érkezett, az igazgatóság feladatkörébe tartozó leveleket, valamint közreműködik a köztársasági elnök és a Köztársasági Elnöki Hivatal részére érkezett, az igazgatóság feladatkörébe tartozó idegen nyelvű levelek, anyagok fordításában, kivonatolásában. 5. Ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a köztársasági elnök, illetve a főigazgató megbízza KEH Sajtóigazgatósága 1. Kidolgozza és végrehajtja a köztársasági elnök és a Köztársasági Elnöki Hivatal kommunikációs stratégiáját. 11

12 2. Az érintett szervezeti egységekkel együttműködve gondoskodik a köztársasági elnök és a Köztársasági Elnöki Hivatal tevékenységének a hazai és a külföldi tömegkommunikációs eszközökben való megjelenéséről, a sajtóközlemények elkészítéséről, azok eljuttatásáról a hírközlő és sajtószervekhez. 3. Szervezi és bonyolítja a köztársasági elnök médiában való megjelenését: elkészíti az elnöki programok sajtótervét, szervezi lebonyolítását, figyeli a sajtóban történő megjelenését. Ennek keretében sajtófigyelést, sajtóelemzést és archiválást végez. 4. Kapcsolatot tart a hazai és külföldi sajtószervekkel, tudósítói hálózatokkal, hírügynökségekkel: reagál a felkérésekre, tájékoztat a programokról, szervezi az interjúkat, nyilatkozatokat. 5. Gondoskodik a Köztársasági Elnöki Hivatal egységes internetes megjelenéséről, szerkeszti és gondozza a hivatal honlapját. 6. Gondoskodik a Köztársasági Elnöki Hivatal internetes közérdekű adatszolgáltatásáról. 7. Ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a köztársasági elnök, illetve a főigazgató megbízza KEH Gazdasági Igazgatósága A KEH Gazdasági Igazgatósága a Köztársasági Elnöki Hivatal gazdasági szervezete. 1. A főigazgató számára döntésre előkészíti a Köztársasági Elnökség fejezeti gazdálkodási ügyeit. 2. Ellátja a Köztársasági Elnöki Hivatal és a fejezeti kezelésű előirányzatok gazdálkodását, számvitelét, költségvetési és pénzügyi számvitel szerinti könyvelését, bérszámfejtését és üzemeltetését érintő jogszabályban meghatározott feladatokat. 3. Előkészíti főigazgatói jóváhagyásra és előterjesztésre a Köztársasági Elnökség költségvetésére, beszámolására és zárszámadására vonatkozó javaslatot. Gondoskodik az Országgyűlés által elfogadott költségvetés jogszerű végrehajtásáról. 4. Ellátja a fejezeti és intézményi szintű tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, az előirányzatmódosítással, a vagyon használatával, hasznosításával, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel, számlavezetéssel és beszámolással kapcsolatos feladatokat. 5. Adatokat szolgáltat a kincstári törzskönyvi nyilvántartásnak. 6. Teljesíti a jogszabályban kötelezően előírt adatszolgáltatást. 7. Elkészíti a Köztársasági Elnökség fejezet könyvviteli mérleg eszközeinek és forrásainak soronkénti leltárát. 8. Előkészíti a gazdálkodással kapcsolatos szabályzatokat, együttműködve a KEH Jogi és Alkotmányossági Igazgatóságával. 12

13 9. Előkészíti jóváhagyásra az éves közbeszerzési tervet, gondoskodik a terv módosításáról. 10. Előkészíti jóváhagyásra, valamint lefolytatja a Köztársasági Elnöki Hivatal közbeszerzéseit. 11. Előkészíti a gazdálkodással kapcsolatos közérdekű adatokat jóváhagyásra a főigazgató részére. 12. A KEH Jogi és Alkotmányossági Igazgatóságával együttműködve gondoskodik a jogszabályokban meghatározott állami kitüntetések elkészíttetéséről és beszerzéséről, valamint a kitüntetési adatbázis kezeléséről. 13. A KEH Külügyi Igazgatóságával és az Államfői Protokollal együttműködve gondoskodik a Köztársasági Elnöki Hivatal államfői protokollkeretének megfelelő felhasználásáról, továbbá a Külgazdasági és Külügyminisztériummal kötött megállapodás alapján a Külgazdasági és Külügyminisztériummal való elszámolásról, melynek keretében biztosítja a támogatási előirányzatok és a támogatások átadását. 14. Az Államfői Protokollal együttműködve ellátja a köztársasági elnök külföldi látogatásaival kapcsolatos pénzügyi feladatokat. 15. Az Államfői Protokollal együttműködve működteti a diplomáciai és protokoll ajándékraktárt. 16. Ellátja a személyügyi és munkaügyi adminisztrációs feladatokat, valamint nyilvántartást vezet és teljesíti az ehhez kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettséget. 17. Ellátja a bérszámfejtést. Vezeti a bér- és létszámgazdálkodással, bérszámfejtéssel kapcsolatos nyilvántartásokat és teljesíti az ehhez kapcsolódó adatszolgáltatási kötelezettséget. 18. Ellátja a Sándor-palota és a köztársasági elnöki rezidencia kezelésével és üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat. 19. A KEH Társadalmi Kapcsolatok Igazgatóságával együttműködve ellátja a köztársasági elnök közcélú felajánlásai és adományainak pénzügyi lebonyolítását. 20. Tartja a kapcsolatot az üzemeltetéssel kapcsolatos külső szolgáltatókkal és szerződéses partnerekkel. 21. A vonatkozó jogszabályok, továbbá a szerzői jog, valamint a gazdálkodásra és az infokommunikációs biztonságra vonatkozó szabályok betartása mellett üzemelteti és fejleszti a Köztársasági Elnöki Hivatal informatikai és távközlési infrastruktúráját. 22. Felhasználói támogatást nyújt, biztosítja a felhasználók által használt informatikai eszközök (számítógépek, nyomtatók, fénymásolók, faxok stb.) rendeltetésszerű használatát, segíti a felhasználók napi munkavégzését. 23. Elkészíti a Köztársasági Elnöki Hivatal informatikai stratégiai tervét, gondoskodik annak karbantartásáról. A stratégiai terv alapján elkészíti az éves informatikai tervet. 24. Naprakész nyilvántartást vezet a szoftver-licencekről, kézikönyvekről, gondoskodik a leírások 13

14 megőrzéséről, ellátja a szoftverüzemeltetést. 25. A jogszabályoknak és az iratkezelési szabályzatnak megfelelően gondoskodik az iratok kezeléséről, védelméről. Működteti a Köztársasági Elnöki Hivatal irattárát. 26. Átveszi a Köztársasági Elnöki Hivatalba érkező postai, futárpostai és egyéb küldeményeket, azokat érkezteti és továbbítja szignálásra. A szignálásnak megfelelően iktatja és a Köztársasági Elnöki Hivatalon belül kézbesíti a küldeményeket. 27. Ellátja a KEH gépjárműállományának üzemeltetésével járó feladatokat. 28. Biztosítja és szervezi a gépkocsivezetői, futár- és kézbesítési feladatok ellátását. 29. Kezeli a köztársasági elnök vagyonnyilatkozatát, gondoskodik annak honlapon történő közzétételéről. 30. Ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a köztársasági elnök, illetve a főigazgató megbízza. A Köztársasági Elnöki Hivatal, mint költségvetési szerv gazdasági vezetője a KEH Gazdasági Igazgatósága élén álló igazgató vagy a főigazgató által kinevezett a gazdasági igazgató irányítása alatt álló megfelelő képesítéssel rendelkező köztisztviselő Elnöki Titkárság 1. Közreműködik a köztársasági elnök napi munkájának szervezésében és lebonyolításában. 2. Ellátja a köztársasági elnök mellett a titkársági teendőket. 3. Kezeli a köztársasági elnök programtervét (naptárát). 4. Koordinálja a köztársasági elnök programjait, ennek során összesíti az igazgatóságok és a Honvédelmi Főosztály programokkal kapcsolatos javaslatait. 5. Fogadja és egyezteti a beérkező felkéréseket, meghívásokat. 6. Részt vesz a bejövő belföldi programjavaslatok és felkérések szűrésében, döntésre történő előkészítésében, háttéranyagok előkészítésében és egyeztetésében, a felkérésekre adandó válaszlevelek elkészítésében. 7. Kezeli a köztársasági elnök bejövő és kimenő levelezését. 8. Ellátja a köztársasági elnök házastársának titkársági feladatait. 9. Ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a köztársasági elnök, illetve a főigazgató megbízza. Az Elnöki Titkárság vezetője főosztályvezető jogállású köztisztviselő. Az Elnöki Titkárság munkatársainak foglalkoztatási jogviszonyaira a közszolgálati tisztviselőkről szóló évi CXCIX. törvény rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni. 14

15 5.8. Honvédelmi Főosztály 1. A Honvédelmi Főosztály támogatja a köztársasági elnök Magyar Honvédség főparancsnoki funkciójához kapcsolódó feladatainak ellátását, végzi a Köztársasági Elnöki Hivatal honvédelemmel kapcsolatos feladatait. 2. A köztársasági elnök tájékoztatása érdekében folyamatosan figyelemmel kíséri az ország védelmi-igazgatási rendszerének alakulását és a Magyar Honvédségnél érvényesülő folyamatokat. 3. A Magyar Honvédség főparancsnoki funkciójából adódó feladatok ellátásához szükséges információkat gyűjt, elemzéseket végez, egyeztetéseket készít elő és folytat a köztársasági elnöknek és a Köztársasági Elnöki Hivatal számára. 4. Kapcsolatot tart az Országgyűlés Honvédelmi és Rendészeti-, valamint Nemzetbiztonsági Bizottságával, a Honvédelmi Minisztérium és a Honvéd Vezérkar legfelsőbb polgári és katonai vezetésével. 5. Részt vesz a különleges jogrend bevezetéséhez kapcsolódó döntések, illetve a rendkívüli intézkedések bevezetését célzó rendeletek előkészítésében. 6. Figyelemmel kíséri a honvédelmi tárgyú jogalkotást. 7. Szervezi a Magyar Honvédség szervezeteinél sorra kerülő elnöki látogatásokat, valamint a köztársasági elnök részvételével megrendezett honvédségi programokat. 8. Megválaszolja a köztársasági elnök vagy a Köztársasági Elnöki Hivatal részére érkezett, a főosztály feladatköréhez kapcsolódó leveleket. 9. Részt vesz a tábornoki kinevezési és előléptetési okiratok átadásának előkészítésében, szervezésében. 10. A főosztályvezető a köztársasági elnök mellett vagy képviseletében ellátja a szükséges katonai protokolláris feladatokat. 11. Ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a köztársasági elnök, illetve a főigazgató megbízza. A Honvédelmi Főosztály vezetője a Köztársasági Elnöki Hivatal mint minősített adatot kezelő szerv biztonsági vezetője. E minőségében ellátja a minősített adatok védelmével kapcsolatos feladatok végrehajtását és koordinálását. A biztonsági vezető a minősített adatot kezelő szerv vezetőjének átruházott hatáskörében eljárva utasítási joggal gyakorolja az őt erre a feladatra kinevező vezető minősített adatok védelmére vonatkozó jogosítványait. 15

16 5.9. Államfői Protokoll 1. Ellátja a köztársasági elnök külügyi és a nemzeti ünnepekhez kapcsolódó, valamint a Sándorpalotán belüli belföldi közszerepléseinek megszervezésével és lebonyolításával összefüggő protokolláris és egyéb feladatokat. A programok előkészítése és szervezése során gondoskodik az államfői tisztséghez méltó körülmények megteremtéséről és a megfelelő protokolláris kíséretről. 2. Előkészíti és megszervezi az 1. pontban megjelölt programokat a Köztársasági Elnöki Hivatal szervezeti egységeivel együttműködve. A programok előkészítése során végzi a szervezőmunkához kapcsolódó levelezést, szükség esetén gondoskodik a meghívók kiküldéséről, a belső rendezvények megfelelő előkészítéséről. 3. Az illetékes állami szervekkel együttműködve közreműködik a nemzeti és állami ünnepek, továbbá az egyéb kiemelt fontosságú, a köztársasági elnök részvételével zajló rendezvények megszervezésében és lebonyolításában. 4. A KEH Jogi és Alkotmányossági Igazgatóságával együttműködve előkészíti a kitüntetések, a kinevezések és előléptetések ünnepségét, felelős a kitüntetések átadásának lebonyolításáért. 5. A KEH Külügyi Igazgatóságával és a KEH Gazdasági Igazgatóságával együttműködve előkészíti, megszervezi és koordinálja a köztársasági elnök külügyi és diplomáciai programjait. 6. A KEH Külügyi Igazgatóságával és a KEH Gazdasági Igazgatóságával együttműködik a köztársasági elnök külföldi látogatásai, partnereinek magyarországi látogatásai; diplomatákkal, külföldi személyiségekkel, nemzetközi szervezetek vezetőivel létrejövő belföldi találkozói megszervezésében, valamint megvalósításában. 7. Figyelemmel kíséri a KEH Külügyi Igazgatóságával és a KEH Gazdasági Igazgatóságával együttműködve a Köztársasági Elnöki Hivatal államfői protokollkeretének felhasználását. 8. Tartja a kapcsolatot és együttműködik a feladatkörének ellátásában érintett külső szervezetekkel. 9. Javaslatot tesz az államfői ajándékokra és intézkedik a beszerzésükről. 10. Ellátja a köztársasági elnök házastársához kapcsolódó protokoll feladatokat. 11. Ellátja azokat a feladatokat, amelyekkel a köztársasági elnök, illetve a főigazgató megbízza. Az Államfői Protokoll szakmai vezetője a köztársasági elnök protokollfőnöke. 16

17 6. A Köztársasági Elnöki Hivatal tájékoztatási és döntés-előkészítési fórumai 6.1. Elnöki Értekezlet Az Elnöki Értekezletet a köztársasági elnök hívja össze és vezeti. Az Elnöki Értekezleten a köztársasági elnökön kívül a főigazgató, az igazgatók, az önálló szervezeti egységként működő főosztályok vezetését ellátó főosztályvezetők, és szükség szerint az elnöki főtanácsadók és tanácsadók vesznek részt. Az Elnöki Értekezlet feladata a köztársasági elnök programjairól, döntéseiről, illetve a Köztársasági Elnöki Hivatal feladataival és működésével kapcsolatos egyéb kérdésekről való kölcsönös tájékoztatás, továbbá az aktuális feladatok meghatározása és koordinálása Vezetői értekezlet A főigazgató rendszeresen vezetői értekezletet tart, melyen a főigazgató, az igazgatók és szükség szerint az önálló szervezeti egységként működő főosztályok vezetését ellátó főosztályvezetők vesznek részt. A vezetői értekezlet során a résztvevők a főigazgató irányításával áttekintik a Köztársasági Elnöki Hivatal operatív feladatainak ellátását. A vezetői értekezlet javaslatot tesz: a) intézkedés tételére; b) intézkedés elfogadására; c) egyeztetés megindítására. A vezetői értekezletet a főigazgató titkársága készíti elő, a vezetők által javasolt napirendi pontoknak megfelelően. A vezetők az értekezletet megelőzően legalább két munkanappal, ezen határidőn belül sürgős esetben a tudomásukra jutást követően haladéktalanul megküldik napirendre vonatkozó javaslataikat a Főigazgatói Titkárság részére. A vezetői értekezlet eseti jelleggel, szükség szerint kerül összehívásra Munkacsoportok A főigazgató az igazgató egy vagy több önálló szervezeti egység feladatkörét érintő, illetve egyetlen szervezeti egység meghatározott feladatkörébe sem besorolható eseti vagy tartós feladat elvégzésére munkacsoportot hozhat létre. A munkacsoport célja a meghatározott feladat komplex megközelítésű, a szakterületek kiemelt 17

18 együttműködésén alapuló hatékony megoldása, illetve az ehhez szükséges javaslatok felvázolása, kidolgozása. A munkacsoport tagjait a helyettesítésükre egyébként jogosult személy helyettesítheti. 7. A Köztársasági Elnöki Hivatal működésével kapcsolatos egyes rendelkezések 7.1. Általános szabályok Az igazgatóságok a főigazgató irányításával feladatköreik ellátása során a Köztársasági Elnöki Hivatal egységes működésének biztosítása végett együttműködnek. Az egyes igazgatóságok hatáskörét érintő szerződések tekintetében a főigazgató az igazgatókkal egyeztetve, illetőleg az egész Köztársasági Elnökség fejezetet érintő kérdésekben a főigazgató jár el. A Köztársasági Elnöki Hivatal valamennyi munkatársa köteles a Köztársasági Elnöki Hivatal feladatainak végrehajtásában együttműködni. Az önálló szervezeti egységek közötti együttműködés kialakításáért a szervezeti egységek vezetői felelősek. A feladatkörükbe tartozó, de más szervezeti egység feladatkörét is érintő ügyekben a szervezeti egységek kötelesek egymást tájékoztatni, együttműködni, és a tervezett intézkedéseiket előzetesen egyeztetni. Az adományozható szakmai tanácsadói, illetve szakmai főtanácsadói címek száma a KEH felsőfokú iskolai végzettségű köztisztviselői létszámának 20 %-a lehet A Köztársasági Elnöki Hivatal utasításai és szabályzatai A Köztársasági Elnöki Hivatal működésével kapcsolatos, a jelen Szervezeti és Működési Szabályzatban nem rendezett szabályokat a főigazgató KEH utasításban állapítja meg. A Köztársasági Elnöki Hivatal utasításait és szabályzatait, valamint az új utasítások és szabályzatok másolatát a főigazgató megküldi az önálló szervezeti egységek vezetőinek, akik felelősek azért, hogy a Köztársasági Elnöki Hivatal munkatársai ezek tartalmát megismerjék A Köztársasági Elnöki Hivatal képviselete A Köztársasági Elnöki Hivatal általános képviseletét a főigazgató látja el. 18

19 7.4. Rendelkezés a Köztársasági Elnöki Hivatal pénzügyi rendszere felett A Köztársasági Elnökség fejezet bankszámlái felett a köztársasági elnök és a főigazgató által együttesen írásban feljogosított hivatali köztisztviselők jogosultak ketten együttesen rendelkezni. A Köztársasági Elnöki Hivatal bankszámlái felett a főigazgató által írásban feljogosított hivatali köztisztviselők jogosultak ketten együttesen rendelkezni A kiadmányozás rendje A Köztársasági Elnöki Hivatal kiadmányozási szabályzatát a főigazgató utasításban állapítja meg Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség A Köztársasági Elnöki Hivatal vagyonnyilatkozat-tételre vonatkozó szabályzatát a főigazgató utasításban állapítja meg. 8. A Köztársasági Elnöki Hivatal pénzügyi és költségvetési ellenőrzése 8.1. A Köztársasági Elnöki Hivatal költségvetési gazdálkodásának belső ellenőrzése a vezetői ellenőrzés, a munkafolyamatba épített ellenőrzések és a függetlenített költségvetési belső ellenőrzés rendszerében valósul meg. A belső ellenőrzés célja, hogy annak révén a Köztársasági Elnöki Hivatal mint költségvetési szerv gazdálkodása mindenben megfeleljen a szabályozásnak, és a gazdálkodás hatékony, ésszerű és takarékos legyen. A költségvetési belső ellenőrzés részletes szabályait a Köztársasági Elnöki Hivatal erről szóló szabályzata állapítja meg A függetlenített belső ellenőr közvetlenül a főigazgató irányítása alatt kidolgozza és jóváhagyásra előterjeszti a Köztársasági Elnöki Hivatal stratégiai és éves belső ellenőrzési tervét, amelyet a jóváhagyást követően végrehajt, továbbá kidolgozza és gondozza a költségvetési belső ellenőrzési kézikönyvet. Értékeli az ellenőrzés tapasztalatait, és javaslatot tesz a főigazgatónak a feltárt hiányosságok kiküszöbölésére. A belső ellenőr részletes feladatait és hatáskörét a belső ellenőrzési kézikönyv állapítja meg A Köztársasági Elnöki Hivatal külső ellenőrzésének szabályait az erre vonatkozó jogszabályok tartalmazzák. Az ellenőrzésére jogosult külső szervezet képviselőjének megbízólevelét a főigazgató veszi át. A vizsgált szervezeti egység minden munkatársa köteles az 19

20 ellenőrzést végző szervezet, illetőleg a képviseletében eljáró személy részére a szükséges tájékoztatást megadni, jogosultság esetén a dokumentációs anyagokba történő betekintést engedélyezni, és az ellenőrzés végzéséhez a megfelelő feltételeket biztosítani. Az ellenőrzés lezárását követően a vizsgált szervezeti egység vezetője köteles érdemi intézkedéseket foganatosítani a feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében. 9. Záró rendelkezések 9.1. A jelen Szervezeti és Működési Szabályzat január 1. napján lép hatályba. Budapest, december 19.. Áder János köztársasági elnök KEH ügyszám: I-1/05931/