EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM MÓDOSÍTOTT

Átírás

1 EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM MÓDOSÍTOTT AJÁNLATTÉTELI DOKUMENTÁCIÓ AZ ELTE ÁLTAL KIÍRT, KERETMEGÁLLAPODÁS EGY AJÁNLATTEVŐVEL, MELYNEK TÁRGYA RENDEZVÉNYSZERVEZÉSI SZOLGÁLTATÁS NYÚJTÁSA AZ AJÁNLATKÉRŐ RÉSZÉRE, KÜLÖNÖSEN: TANÁCSKOZÁSOK, SAJTÓTÁJÉKOZTATÓK, KONFERENCIÁK, ÁLLÓFOGADÁSOK, BÁLOK, EGYÉB EGYETEMI ESEMÉNYEK, ÜNNEPSÉGEK MEGSZERVEZÉSE, KÖZTÜK LEGALÁBB 500 FŐ RÉSZVÉTELÉVEL MEGTARTOTT RENDEZVÉNY IS. TÁRGYÚ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSBAN

2 ÚTMUTATÓ AZ AJÁNLATTEVŐK RÉSZÉRE 1. Az ajánlatkérővel kapcsolatos információk: Ajánlatkérő: Eötvös Loránd Tudományegyetem 1053Budapest, Egyetem tér Határidők, időpontok: - Az ajánlat benyújtásának módosított határideje: :30 óra - Az ajánlatok bontásának módosított időpontja: :30 óra Az ajánlati kötöttség: az ajánlat benyújtásától számított 30 napig tart. 3. A közbeszerzési eljárás tárgya Keretmegállapodás egy ajánlattevővel, melynek tárgya rendezvényszervezési szolgáltatás nyújtása az ajánlatkérő részére, különösen: tanácskozások, satótájékoztatók, konferenciák, állófogadások, bálok, egyéb egyetemi események, ünnepségek megszervezése, köztük legalább 500 fő részvételével megtartott rendezvény is. 4. Az ajánlatok értékelésnek szempontja Ajánlatkérő az összességében legelőnyösebb ajánlatot értékeli. Részszempontok: 1. Következő évi áremelés a folyó év novemberi KSH inflációs indexhez képest (%, maximum 100%) 2. Catering költségek (nettó Ft) 3. Technika költségei (nettó Ft) 4. Berendezés, dekoráció, nyomda költségei (nettó Ft) 5. Utazási költségek (nettó Ft) 6. Szervezési és lebonyolítási díjak (nettó Ft) 7. Összesített árszintváltozási index 8. Helyszín szorzószámok átlaga 9. Létszám szorzószámok átlaga 10. Rendezvénytípus szorzószámok átlaga Ponthatárok: A pontok kiosztásának módszere: mindegyik részszempont esetében fordított arányosítás Fordított arányosítás Közbeszerzési Hatóság által jén kiadott ajánlásban szereplő képletek alkalmazásával.. 2

3 (P - Pmin) : (Pmax - Pmin) = (Alegjobb : Avizsgált) ahol P: a vizsgált ajánlati elem adott alszempontra vonatkozó pontszáma Pmax: a pontskála felső határa Pmin: a pontskála alsó határa Alegjobb: a legelőnyösebb ajánlat tartalmi értéke Avizsgált: a vizsgált ajánlat tartalmi értéke Ajánlattevőknek az ajánlatukat a mellékelt táblázat kitöltésével kell megadniuk, az alábbi útmutató alapján. 1. Ajánlatkérő a rendezvények helyszíneként az alábbi lehetséges helyszíneket jelöli meg: a. ELTE saját terület b. Budapest belváros (I.-II.-V.-VI.-VII.-VIII.-IX.-XII.) c. Budapest egyéb d. Kelet-Magyarország e. Nyugat Magyarország f. megyei jogú város g. külföld (EU) h. külföld (EU-n kívül) 2. Ajánlatkérő a rendezvények létszámait az alábbi kategóriák szerint határozza meg: a fő b fő c fő d fő e fő f fő g fő h fő fölött 3. Ajánlatkérő az alábbi rendezvénytípusokra vonatkozóan kéri ajánlatokat megadni, amelyek részletes leírását, és az azokhoz kapcsolódó feladatokat a műszaki leírás tartalmazza: a. tanácskozás b. sajtótájékoztató c. egynapos konferencia d. kétnapos konferencia e. háromnapos konferencia f. állófogadás g. egyetemi bál h. sajtóreggeli i. díszebéd (díszvacsora) j. munkaebéd k. kitüntetés átadó ünnepség l. egyetemi (kari) tanévnyitó (tanévzáró) m. doktor-avató esemény n. nyílt nap középiskolások számára o. bemutató előadás 3

4 p. EU-s pályázatokhoz kapcsolódó rendezvények q. Alumni összejövetel r. koncert (jótékonysági koncert) 4. Ajánlatkérő az egyes rendezvényeket négy rendezvénykategóriába sorolja, amelyeket az egyes szorzószámok (B4-B10, B13-B19, B22-B38) szorzata határoz meg, amelyek megadása az ajánlattevő feladata: a. standard b. súlyozott c. kiemelt d. extra A szorzószámokat ajánlattevőknek a B4-B10, B13-B19, B22-B38 cellákban úgy kell megadniuk, hogy az 1 -es fix érték adja a lehetséges helyszínek, résztvevők létszáma, és rendezvénytípusok alap értékét, amelyekhez képest ajánlattevők a módosuló helyszínekhez, növekvő létszámokhoz, és összetettebbé váló rendezvényekhez adnak meg szorzószámkat, amelyek alapján meghatározásra kerülnek az egyes rendezvénykategóriák, amelyekhez igazodva ajánlattevők eltérő ajánlatot tudnak adni az egyes feladatok ellenértékére. 5. Ajánlatkérő a rendezveny_tipusok munkalapon adja meg az egyes rendezvények várható helyszínenkénti, létszámonkénti és rendezvény típusonkénti lehetséges változatatit, amely szerint pirossal jelölt rendezvények az ott megjelölt helyszíneken és létszámokkal nem várhatóak, ajánlattevőknek az ajánlatukat úgy kell megtenniük, hogy az így megjelölt rendezvények megszervezését ajánlatkérő nem fogja megrendelni. 6. Ajánlatkérő az egyes rendezvényekhez kapcsolódóan elvégzendő feladatokat négy csoportba (catering, technika költségei, berendezés-dekoráció-nyomda, utazás) sorolja, amelyek részletes felsorolását a mellékelt táblázat tartalmazza a megjelölt (catering, technika_koltsegei, berendezes_dekoracio_nyomda, utazas) négy munkalapon. Ajánlattevőnek az ajánlattétel során a munkalapok kitöltésével kell az egyes részfeladatok rendezvénykategóriánkénti ellenértékét megajánlania, az alábbiak szerint: a. catering : C3-F50 cellákig, amelyek átlagára kerül értékelésre feladatonként (G51-es cella), amely a felolvasólapon kerül étékelésre ( osszefoglalo munkalap E17 cella) b. technika_koltsegei : C3-F35 cellákig, amelyek átlagára kerül értékelésre feladatonként (G36-os cella), amely a felolvasólapon kerül étékelésre ( osszefoglalo munkalap E18 cella) c. berendezes_dekoracio_nyomda : C3-F185 cellákig, amelyek átlagára kerül értékelésre feladatonként (G186-os cella), amely a felolvasólapon kerül étékelésre ( osszefoglalo munkalap E19 cella) d. utazas : C3-F9 cellákig, amelyek átlagára kerül értékelésre feladatonként (G10-es cella), amely a felolvasólapon kerül étékelésre ( osszefoglalo munkalap E20 cella) 7. Nyertes ajánlattevőt az egyes részfeladatok elvégzésén túl a rendezvény megszervezéséért alapdíj (rendezvényszervezési díj) illeti meg, amelyet a szervezes_lebonyolitasi_dij munkalapon B3-as cellában ( osszefoglalo munkalap E21-es cella) kell megajánlania. A rendezvényszervezési díjnak tartalmaznia kell a 4

5 nyertes ajánlattevő minden, a rendezvény megszervezésével kapcsolatos díját és költségét, különösen, de nem kizárólagosan ajánlattevő teljesítésbe bevont munkavállalóinak bérét, ajánlattevő teljesítéssel összefügő költségeit, nyereségét, és a munkahelyi általános költségek adott teljesítésre jutó hányadát. 8. Nyertes ajánlattevő a szerződés teljesítése során évente (adott naptári év évfordulóikor, legkorábban január 1-én), jogosult az általa megajánlott díjak (rendezvényszervezési díj osszefoglalo : E21-es cella, valamint a catering : C3-F50 cellákig, technika_koltsegei : C3-F35 cellákig, berendezes_dekoracio_nyomda : C3-F185 cellákig, utazas : C3-F9 cellákig, megajánlott ellenértékek) módosítására, a megelőző év novemberében közzétett KSH inflációs indexhez igazodva. Ajánlattevőnek az ajánlata részeként az osszefoglalo munkalap E16 cellájában kell megadnia, hogy a következő évi áremelést a folyó év novemberi KSH inflációs indexhez képest milyen mértékben kívánja módosítani. 9. Ajánlattevők az egyes feladatok elvégzéséért kért ellenértéket rendezvénykategóriánként eltérő mértékben tudják megadni, jelen leírás 6. pontjában foglaltak szerint. Ajánlatkérő az egyes rendezvénykategóriánként megajánlott ellenértékek változását is értékeli ( osszefoglalo : E22-es cella), amelyet az egyes csopotokon belül, a rendezvénykategóriánként megajánlott ellenértékek átlagának ( catering : C51-F51 cellákig, technika_koltsegei : C36-F36 cellákig, berendezes_dekoracio_nyomda : C186-F186 cellákig, utazas : C10-F10 cellákig) átlagaként ( osszefoglalo P3-P6 cellák) kerül meghatározásra. 5. Az ajánlat részeként becsatolandó iratok a) Fedlap: A fedlapon kérjük feltüntetni az "Ajánlat" feliratot, az eredeti/másolati megjelölést, az ajánlattevő megnevezését és az ajánlat tárgyát. b) Tartalomjegyzék: A tartalomjegyzéket oldalszámmal ellátva kérjük elkészíteni. c) Felolvasólap d) A kizáró okok fenn nem állásával kapcsolatos nyilatkozatok, szükség szerint igazolás e) Árbevételre vonatkozó, cégszerűen aláírt nyilatkozat f) Szükség szerint számviteli jogszabályok szerinti beszámolók g) Referenciákra vonatkozó nyilatkozat vagy igazolás h) Szakember bemutatása, a szakmai gyakorlatra vonatkozó információkat tartalmazó, saját kezűleg aláírt önéletrajza és a végzettséget igazoló oklevél másolata i) A 40. (1) bekezdése, 58. (3) bekezdése, illetve a 60. (3) és (5) bekezdése szerinti nyilatkozatok j) Aláírási címpéldány vagy aláírásminta k) Összesítő táblázat Ajánlatkérő a dokumentációban ajánlott iratmintákat bocsátott rendelkezésre. A Kbt. 54. szerint tájékozódni lehet az ajánlattevő székhelye szerint illetékes Megyei Kormányhivatalok Munkavédelmi és Munkaügyi Szakigazgatási Szervezeteinél (címek, elérhetőségek: és és a Magyar Bányászati és Földtani Hivatalnál (1145 Budapest, Columbus u , , és az illetékes bányakapitányságokon ( 5

6 6. A közbeszerzés tárgyának leírása (feladat meghatározás) Az Ajánlattevőnek a rendezvények megszervezésével kapcsolatos általános feladatai és kötelezettségei Az Ajánlattevő feladata az Ajánlatkérővel együttműködésben, illetve az Ajánlatkérő utasításai alapján a rendezvények teljes előkészítése, megszervezése és lebonyolítása. Ennek alapján köteles: Az Ajánlatkérő igénybejelentését követően legalább 3 db, a korábban meghatározott feltételeknek megfelelő helyszínt megjelölni. A rendezvény helyszínét egyeztetni az Ajánlatkérővel. Amennyiben az Ajánlatkérőnek nem felel meg a 3 ajánlott helyszín, úgy a Ajánlattevő köteles további helyszín-ajánlatokat tenni. Az Ajánlatkérő által meghatározott időpontra szervezendő rendezvénnyel kapcsolatos feladatait, annak teljes körű lebonyolítását az Ajánlattevő más irányú elfoglaltsága miatt nem mondhatja le. Az előadások helyszínét és technikáját biztosítani. A meghívó, a jelentkezési lapok és a programterv elkészítése, egyeztetése az Ajánlatkérővel, majd kiküldése a résztvevőknek az Ajánlatkérő által összeállított adatbázisok alapján. Az említett dokumentumok formájának és a rendezvényre vonatkozó adatainak (rendezvény helyszíne, időpontja, Ajánlattevő elérhetőségei, rendezvény helyszínének térképe, parkolási lehetőségek megjelölése, stb.) helyességéért, a kiküldés előtt és a kiküldés közben is az Ajánlattevő felel. Ajánlatkérő kérésére a meghívó, a jelentkezési lapok és a programterv ismételt kiküldése az ajánlatkérő által összeállított adatbázisok alapján. A rendezvény forgatókönyvének elkészítése. Egyes, az Ajánlatkérő által megjelölt rendezvénytípusok esetén program-javaslatok elkészítése és elfogadás esetén annak teljes körű megszervezése. Az Ajánlattevő regisztrálja, feldolgozza és összesíti a visszajelzéseket, jelentkezéseket és továbbítja az Ajánlatkérőnek. A beérkezett jelentkezések számáról, és a jelentkezési lapon jelzett igényekről rendszeresen tájékoztatja az Ajánlatkérőt, illetve az Ajánlatkérő külön kérésére is rendelkezésre bocsátja az adott rendezvényre jelentkezők listáját. Egyeztet a szükséges, kiosztandó anyagok számáról. Az Ajánlattevő külön címet hoz létre a jelentkezések fogadására (az összes rendezvényhez egy cím elegendő), valamint lehetővé teszi, hogy a rendezvénnyel kapcsolatos jelentkezéseket faxon is megküldhessék ill. a rendezvényhez kapcsolódó kérdéseket telefonon is feltehessék az érdeklődők. Az Ajánlattevő feladata a rendezvények szervezéséhez, a jelentkezéshez szükséges információk megadása az érdeklődők számára, azonban minden, a rendezvény szakmai tartalmával kapcsolatos kérdéssel az érdeklődőt az Ajánlattevőhöz kell irányítania. Eligazító táblák, előadók névtáblái, kitűzők (badge), plakátok, jelenléti ívek, regisztrációs lapok, szükség esetén kérdőívek elkészítése, megfelelő számú sokszorosítása, valamint ezek időbeni (a rendezvény kezdete előtt minimum másfél órával) kihelyezése a rendezvény helyszínén illetve annak környékén. Az ajánlattevő által rendelkezésre bocsátott kiosztandó anyagok (ismertetők, prezentációs anyagok) összeállításának és sokszorosításának lebonyolítása az ajánlatkérő útmutatásai alapján. 6

7 Nagyfelbontású (3600*2400 pixel) képekből álló fotódokumentáció készítése a rendezvényeken az Ajánlatkérővel egyeztetett szempontok szerint. Az anyagok, eszközök leszállítása a rendezvény helyszínére, illetve a megmaradt anyagok, eszközök visszaszállítása Ajánlatkérőhöz az Ajánlattevő feladata. Az Ajánlatkérő az Ajánlattevő rendelkezésére bocsátja a rendezvény helyszínén összeállítandó installációkat (táblák, asztali zászlók és lobogók stb.). Ezek elszállítása az Ajánlattevőtől, illetve a rendezvény helyszínén az összeállítás, majd a megfelelő összecsomagolás az Ajánlattevő feladata. Az Ajánlattevő által biztosított asszisztensek száma minden esetben függ a résztvevők számától, akik kötelesek biztosítani a rendezvénnyel együtt járó tevékenységeket (regisztráció, résztvevők eligazítása, mozgó mikrofon(ok) kezelése, technikai hiba esetén azonnali intézkedés, hagyományos hostess tevékenységek, stb.). Ajánlattevő köteles a rendezvényt megelőzően a hostessek létszámát egyeztetni az Ajánlatkérővel. Ajánlatkérő igénye esetén az ajánlattevő köteles további hostesseket biztosítani. Az Ajánlatkérő rendezvényen résztvevő munkatársai nem láthatnak el hostess-feladatokat, az Ajánlattevő az Ajánlatkérő munkatársait nem utasíthatja. A megvalósítást megelőző előzetes megbeszéléseken részt venni és tárgyalásokat folytatni az Ajánlatkérőnek a rendezvény szervezéséért és lebonyolításáért szakmailag felelős munkatársával. Részletes pénzügyi terv készítése az egyes rendezvények előtt, és megküldése a Ajánlatkérőnek legkésőbb a rendezvényt megelőző 2 munkanappal. A rendezvényeket az Ajánlatkérő által meghatározott szakmai kritériumok szerint megfelelő minőségben megszervezni és lebonyolítani, a célcsoport igényeinek szem előtt tartása mellett: fontos, hogy az általa biztosított személyi és technikai feltételek elégségesek legyenek a rendezvények magas színvonalú megvalósításához. Az aktuális eseményekre vonatkozó fontos információkat időben a résztvevők rendelkezésére kell bocsátani. Az egyes rendezvények helyszínének és időpontjának az ajánlatkérő általi kijelölését követően az Ajánlattevő az adott megrendelésre vonatkozóan részletes megvalósítási ütemtervet készít, mely a feladatokat, részhatáridőket is tartalmazza, az ütemtervet egyezteti az Ajánlatkérővel, és a továbbiakban mindkét fél az elfogadott ütemterv szerint kell eljárjon. Az Ajánlattevő szükség esetén kezeli a túljelentkezést, erről tájékoztatást ad ill. egyeztet az Ajánlatkérővel, aki előzetesen iránymutatást ad arra vonatkozóan, hogy túljelentkezés esetén milyen teendők vannak. A teremnek helyszínt adó épületnek lehetőség szerint akadálymentesnek, jól megközelíthetőnek kell lennie mind tömegközlekedéssel, mind gépjárművel, utóbbi esetében a környéken a parkolási lehetőség biztosított kell legyen (ingyenes parkolás, vagy parkolóház). A rendezvények lebonyolítása során a teremmel, technikával, cateringgel, szállással kapcsolatos elvárások A nyertes Ajánlattevőnek a keretmegállpodás keretében megrendelt valamennyi rendezvény megszervezését és lebonyolítását biztosítania kell, valamint biztosítania kell az alábbiakban meghatározott ajánlatkérői igényeknek és feltételeknek megfelelő elhelyezést, ellátást, logisztikát, valamint technikát és termet. Terem igény 7

8 A nyertes ajánlattevő köteles biztosítani azt, hogy a rendezvények lebonyolításának helyszínéül szolgáló termet, a terem tulajdonosa vagy fenntartója a teljesítés időpontjában az ajánlatkérő rendelkezésére bocsátja. A teremnek a következő feltételeket kell kielégítenie: A terem általános állaga, tisztasága, berendezése, a berendezés minősége, valamint a mosdók állapota elvárható minőségű legyen, természetes fénnyel megvilágított, megfelelő hőmérsékletű, fűtött vagy légkondicionált. A csomagok, poggyászok biztonságos elhelyezésének biztosítása. Az egyes rendezvények létszámának befogadására alkalmas (elrendezés: előzetes egyeztetés alapján széksoros, vagy asztalos, nézőtérrel szemben asztal az előadók számától függő számban székek, vagy asztalok köré történő elhelyezés). Lehetőség szerint akadálymentesen (kerekes székkel is) megközelíthető (a terem, a mosdók és a catering-re kijelölt helyiség is). A technikai szolgáltatásokhoz szükséges adottságokkal rendelkezik, különös figyelemmel arra, hogy a kivetítő és az előadók a terem minden pontjáról jól láthatóak legyenek. a rendezvények helyszínéül szolgáló teremmel egy épületben olyan helyiség található, ahol a kávészünetekben felszolgált frissítő és az étel a rendezvénnyel egy időpontban is elfogyasztható. A regisztrációhoz hely biztosítása, saját anyagok bemutatásához asztal. Külön asztal biztosítása, mely alkalmas egyéb anyagok prezentálásához. A technikai feltételek és a technikai személyzet biztosítása a terem mértékének megfelelő hangosítás, az előadók számára mikrofon, az Ajánlattevővel egyeztetett és jóváhagyott számú mozgó mikrofon és hostessek, prezentációs technológia (nagy méretű vetítővászon, laptop CD/DVD olvasóval, USB porttal, szélessávú internet-kapcsolódási lehetőséggel, projektor távirányítóval), 1 fő technikus a rendezvény ideje alatt folyamatos és azonnali rendelkezésre állással szükség esetén hangfelvétel készítése, a hanganyagot nyertes Ajánlattevőnek a rendezvény napját követő munkanapon elektronikus adathordózón (CD, vagy DVD) 128 kbps MP3 formátumban Ajánlatkérőhöz el kell juttatni szükség esetén flipchart, szükség estén internet hozzáférési lehetőség. A catering lebonyolítása és a kiszolgáló személyzet biztosítása A nyertes ajánlattevőnek gondoskodnia kell arról, hogy a rendezvények lebonyolítása során a catering helyszínéül szolgáló helyiségben, a teljesítés időpontjában biztosítsák az alábbiakban felsorolt szolgáltatásokat: A felszolgált ételek minden minőségi, egészségügyi előírásnak meg kell feleljenek. A teljesítés során a catering szolgáltatást nyújtó cégnek a szolgáltatását a HACCP rendszer szerint kell végeznie. Ennek megfelelőségét Ajánlatkérő a teljesítés során bármikor jogosult ellenőrizni. Az ellátás lehet kávészünet, szendvicsebéd, büféebéd, svédasztalos ebéd, illetve ezek kombinációja. A felszolgált ételek és italok szállítása a rendezvény helyszínére, és a programnak megfelelő bekészítése. lehetséges catering tipusok: 8

9 A kávészünet, a frissítők és az ebéd kiszolgálása a meghívottak és az előadók számára felszolgáló(k) közreműködésével. A kiszolgáláshoz szükséges eszközök (asztal, csésze, tányér, abrosz, szalvéta, pohár stb.) biztosítása. Az előadók számára az előadó teremben elegendő ásványvíz biztosítása. Szükség esetén az előadók számára meleg ebéd biztosítása. büféreggeli 1: (kontinentális reggeli) vaj, dzsem, méz, péksütemény, reggeli ital büféreggeli 2: kontinentális reggeli és 4 féle hideg reggeli étel, 2féle meleg reggeli étel, 3 féle reggeli ital, 4 féle péksütemény ebéd (3 fogás ültetett menü: hideg előétel vagy leves, főétel körettel és vegetáriánus választékkal, desszert) vacsora (2 fogásos ültetett menü: főétel körettel és vegetáriánus választékkal, desszert) büfévacsora (svédasztalos rendszerben kétféle hideg előétel, salátabár, négyféle meleg főétel körettel, vegetáriánus választékkal, kétféle desszert) büfé 1.: 1 adag kávé vagy tea, 3 dl szénsavas/szénsavmentes ásványvíz büfé 2.: 1 adag kávé vagy tea, 2 dl üdítő és 3 dl ásványvíz (szénsavas,szénsavmentes,rostos,szűrt), összesen 10 dkg édes és sós aprósütemény büfé 3.: 1 adag kávé vagy tea, 2 dl üdítő (szénsavas, szénsavmentes, rostos, szűrt) és ásványvíz, összesen 5 dkg édes és sós aprósütemény, 2 db nyitott szendvics vagy 3 db kanapé, amely vegyesen: sajtos,húsos,vegetáriánus folyamatos büfé 1.: 1 óra időtartamra: kávé vagy tea, szénsavas/rostos/szűrt üdítő és szénsavas/ szénsavmentes ásványvíz folyamatos biztosítása létszámtól függően folyamatos büfé 2. 2 óra időtartamra: kávé vagy tea, szénsavas/rostos/szűrt üdítő vagy szénsavas/ szénsavmentes ásványvíz folyamatos biztosítása létszámtól függően folyamatos büfé 3.: 1 óra időtartamra: kávé vagy tea, üdítő (szénsavas, szénsavmentes, rostos, szűrt) és ásványvíz, édes és sós aprósütemény folyamatos biztosítása létszámtól függően folyamatos büfé 4.: 1 óra időtartamra: kávé vagy tea, üdítő (szénsavas, szénsavmentes, rostos,szűrt) és ásványvíz, összesen édes és sós aprósütemény, nyitott szendvics vagy kanapé, amely vegyesen: sajtos,húsos,vegetáriánus folyamatos biztosítása létszámtól függően folyamatos büfé 5.: 2 óra időtartamra: kávé vagy tea, üdítő (szénsavas, szénsavmentes,rostos,szűrt) és ásványvíz, édes és sós aprósütemény folyamatos biztosítása létszámtól függően folyamatos büfé 6.: 2 óra időtartamra: kávé vagy tea, üdítő (szénsavas, szénsavmentes,rostos,szűrt) és ásványvíz, összesen édes és sós aprósütemény, nyitott szendvics vagy kanapé, amely vegyesen: sajtos,húsos,vegetáriánus folyamatos biztosítása létszámtól függően büfé 1. bekészítés (1 adag kávé/tea,3dl ásványvíz/2 dl üdítő) büfé 2. bekészítés (1 adag kávé/tea,3dl ásványvíz/2 dl üdítő, 10 dkg édes/sós aprósütemény) büfé 3. bekészítés (1 adag kávé/tea,3dl ásványvíz/2 dl üdítő, 5dkg édes/sós aprósütemény, 2 db szendvics) munkaebéd 1: 1 féle leves, 2 féle főétel, 1 féle desszert munkaebéd 2: 1 féle leves, 4 féle főétel, 3 féle desszert idény és déli gyümölcstál munkaebéd 3: 1 féle hideg előétel, 2 féle leves, 6 féle főétel, 3 féle saláta, 3 féle desszert idény és déli gyümölcstál, sajt fogadás 1: 3 féle meleg étel, 4 féle hideg étel, 2 féle saláta, 2 féle desszert, 2 féle pékáru, idény és déli gyümölcstál, sajt 9

10 fogadás 2: 6 féle meleg étel, 8 féle hideg étel, 5 féle saláta, 3 féle desszert, 4 féle pékáru, idény és déli gyümölcstál, sajt fogadás 3: érkezési asztalra bekészített étvágyfalatkák, 7 féle meleg előétel, 9 féle hideg étel, 5 féle saláta, 4 féle pékáru, 4 féle desszert, idény és déli gyümölcstál, sajt fogadás 4: érkezési asztalra bekészített 2 féle étvágyfalatka, 3 féle sós aprósütemény, 8 féle meleg előétel, 10 féle hideg étel, 6 féle saláta, 5 féle desszert, 5 féle pékáru, idény és déli gyümölcstál, sajt pezsgős köszöntő (1 dl) italcsomag 1: 1 kávé/tea, 3 dl ásványvíz, 3 dl üdítő szénsavas/rostos/szűrt italcsomag 2: 1 kávé/tea, 3 dl ásványvíz, 3 dl üdítő szénsavas/rostos/szűrt, 2 féle minőségi sörválaszték 3dl, 5 féle minőségi borválaszték 2 dl italcsomag 3: 1 kávé/tea, 3 dl ásványvíz, 3 dl üdítő szénsavas/rostos/szűrt, 2 féle minőségi sörválaszték 3dl, 8 féle minőségi borválaszték 2 dl, 7 féle rövidital választék 4cl, italcsomag folyamatos szolgáltatás 1: 1 órán keresztül kávé/tea, ásványvíz, üdítő szénsavas/rostos/szűrt italcsomag folyamatos szolgáltatás 2: 1 órán keresztül kávé/tea, ásványvíz, üdítő szénsavas/rostos/szűrt, 2 féle minőségi sörválaszték, 5 féle minőségi borválaszték italcsomag folyamatos szolgáltatás 3: 1 órán keresztül: kávé/tea, ásványvíz, üdítő szénsavas/rostos/szűrt, 2 féle minőségi sörválaszték, 8 féle minőségi borválaszték, 7 féle rövidital választék italcsomag folyamatos szolgáltatás korlátlan 1: kávé/tea, ásványvíz, üdítő szénsavas/rostos/szűrt italcsomag folyamatos szolgáltatás korlátlan 2: kávé/tea, ásványvíz, üdítő szénsavas/rostos/szűrt, 2 féle minőségi sörválaszték, 5 féle minőségi borválaszték italcsomag folyamatos szolgáltatás korlátlan 3: kávé/tea, ásványvíz, üdítő szénsavas/rostos/szűrt, 2 féle minőségi sörválaszték, 8 féle minőségi borválaszték, 7 féle rövidital választék koktélbár 2*3 dl koktélbár (korlátlan) szendvicsebéd: 4 nyitott szendvics vagy 8 kanapé, amely vegyesen sajtos, vegetáriánus és húsos; kétféle desszert hideg csomag (2 db csukott szendvics, 1 gyümölcs, fél liter üdítő/ásványvíz) italcsomag: 2*2 dl üdítő és/vagy ásványvíz (szénsavas, szénsavmentes, rostos, szűrt), 1 adag tea vagy kávé ásványvíz bekészítés: szénsavmentes/szénsavas 0,33 literes kiszerelésben A Beszámoló tartalma A Beszámolót elektronikus és nyomtatott formában is be kell nyújtani rendezvényenként, ill. rendezvénysorozatonként. A Beszámoló célja egyrészről a rendezvénnyel vagy rendezvénysorozattal kapcsolatos információk összefoglalása, Ajánlattevő beszámolása a rendezvény szervezéséről és megvalósításáról, feladatai ellátásáról, tapasztalatokról. A Beszámolónak az alábbiakat kell tartalmaznia: rövid, fél oldalas összefoglaló a program, az előadók, a meghívottak köre, a résztvevői létszám (női-ffi bontásban is, jelentkezők, megjelentek aránya), a rendezvény megvalósításával kapcsolatos információk és a rendezvény tapasztalatainak összegzésével a rendezvény programja 10

11 a rendezvényen kiosztott anyag mintapéldánya a rendezvény értékelése (a rendezvényen kiosztott és összegyűjtött értékelő lapok összegzése) a rendezvény eredeti jelenléti íve a rendezvényre regisztráltak listája a jelentkezési lapon szereplő adatok megadásával a beküldött jelentkezési lapok az összegyűjtött értékelő lapok az esetlegesen összegyűjtött kérdéslapok a rendezvény pénzügyi részletezése A Beszámolóknak a rendezvényt követően egy héten belül el kell készülniük. A szervezési díj esetében a díjnak tartalmaznia kell a rendezvény szervezésével kapcsolatos összes felmerülő költséget (pl. postaköltség, fénymásolási költség, eligazító táblák, névtáblák költsége stb.), ezekért Ajánlattevő külön díjat a szerződés időtartama alatt nem számolhat fel. Jellemző rendezvények: tanácskozás definíció: olyan rendezvény, amelyen a résztvevők beszélgetnek, prezentáció(ka)t ismertetnek, véleményt cserélnek, döntéseket hoznak. Jellemzően egy helységben, szünet nélkül, zárt ajtók mögött zajlik. jellemző szolgáltatások: minimális catering, hang- és prezentációs műszaki technika, hang- és képrögzítés sajtótájékoztató definíció: nyilvános, az ELTE valamely döntéséről, eseményéről, tevékenységéről szóló, a sajtó képviselőit informáló rendezvény. Jellemzően egy helységben, szünet nélkül, nyilvánosan zajlik. jellemző szolgáltatások: minimális vagy annál kicsit magasabb catering, hang- és videótechnika, hang- és képrögzítés, kreatív anyagok készítése és elhelyezése, sajtómeghívó és sajtóanyag készítése, hostess szolgáltatás, fotózás egynapos konferencia definíció: olyan, jellemzően nyilvános rendezvény, mely valamely kutatási, tudományos, művészeti témában ismertet illetve foglal össze, vitat meg eredményeket. Jellemzően több teremben (előadóterem és szekciótermek), szünetekkel, nyilvánosan zajlik. jellemző szolgáltatások: közepes szintű catering, hostess, kreatív anyagok készítése és elhelyezés, hang- és videótechnika és rögzítés, internet szolgáltatás biztosítása, speciális bútorok (pulpitus), tolmács szolgáltatás, fotózás kétnapos konferencia definíció: olyan, jellemzően nyilvános rendezvény, mely valamely kutatási, tudományos, művészeti témában vagy több témában vagy nagy részltességgel, akár külföldi résztvevőkkel ismertet illetve foglal össze, vitat meg eredményeket. Jellemzően több teremben (előadóterem és szekciótermek), szünetekkel, nyilvánosan zajlik. jellemző szolgáltatások: közepes vagy magas szintű catering, hostess, kreatív anyagok készítése és elhelyezés, hang- és videótechnika és rögzítés, internet szolgáltatás biztosítása, speciális bútorok (pulpitus), szállásbiztosítás, szabadidős programok biztosítása, tolmács szolgáltatás, utazási szolgáltatások, fotózás 11

12 háromnapos konferencia definíció: olyan, jellemzően nyilvános rendezvény, mely jellemzően több kutatási, tudományos, művészeti témában ismertet illetve foglal össze, vitat meg nagy részltességgel eredményeket, akár sok országból érkező vendégekkel, előadókkal. Jellemzően több teremben (előadóterem és szekciótermek), szünetekkel, nyilvánosan zajlik. jellemző szolgáltatások: közepes vagy magas szintű catering, hostess, kreatív anyagok készítése és elhelyezés, hang- és videótechnika és rögzítés, internet szolgáltatás biztosítása, speciális bútorok (pulpitus), szállásbiztosítás, szabadidős programok biztosítása, tolmács szolgáltatás, utazási szolgáltatások, fotózás állófogadás definíció: olyan, jellemzően zárt esemény, melyen az ELTE egy vagy több vezetője valamilyen ünnepélyes alkalomból látja vendégül az ELTE munkatársait és/vagy külső vendégeit. Jellemzően egy helységben, kötetlen formában, délutáni-esti időszakban zajló esemény. jellemző szolgáltatások: közepes vagy magas szintű catering, hostess, kreatív anyagok készítése és elhelyezése, hang- és videótechnika és rögzítés, fotózás egyetemi bál definíció: olyan, jellemzően zárt esemény, melyen az ELTE egy vagy több vezetője látja vendégül az ELTE munkatársait és külső vendégeit, jellemzően az egyetemet támogató és/vagy jótékony célból. jellemző szolgáltatások: magas szintű catering, hostess, hang-, fény és videótechnika, művészeti szolgáltatások biztosítása, biztonsági szolgáltatás, speciális bútorok és díszlet, szállás biztosítása, fotózás sajtóreggeli definíció: olyna, jellemzően zárt esemény, melyen egy célzott újságírói kör számára az ELTE egy vagy több munkatársa részletes tájékoztatást, háttérinformációkat ad az ELTE valamely tudományos, kutatási, művészeti, felsőoktatáspolitikai vagy közéleti eseményéről, történéséről. Jellemzően egy helysgében, szünet nélkül, zárt ajtók mögött, a reggeli órákban zajló esemény. kellemző szolgáltatások: közepes szintű catering, hostess, hang- és videótechnika, kreatív anyagok készítése és elhelyezése, fotózás díszebéd (díszvacsora) definíció: olyan, jellemzően zárt esemény, melyen az ELTE egy vagy több vezetője szűk körben vendégül látja az ELTE olyan munkatársait és/vagy vendégeit, akiket különös megbecsülésben tart szakmai vagy közéleti pályafutásuk miatt. Jellemzően egy helységben, szünet nélkül, zárt ajtók mögötti esemény. jellemző szolgáltatások: helységbérlés, magas szintű catering, hostess, kreatív anyagok készítése és elhelyezése, fotózás munkaebéd definíció: olyan, jellemzően zárt esemény, melyen az ELTE egy vagy több vezetője szűk körben vendégül látja munkatársait és/vagy vendégeit, melynek során valamely jelentős szakmai vagy közéleti ELTE rendezvényt készítenek elő. jellemző szolgáltatások: helységbérlés, közepes vagy magas szintű catering, hostess, kreatív anyagok készítése és elhelyezése, fotózás 12

13 kitüntetés átadó ünnepség definíció: olyan, jellemzően nyílt esemény, melyen az ELTE vezetői szűk körben kitüntetést ad át az ELTE által megbecsült tudományos, művészeti vagy közéleti személyiség(ek)nek. Jellemzően egy helységben, szünet nélkül, nyíltan zajló esemény. Jellemző szolgáltatások: közepes szintű catering, hostess, kreatív anyagok készítése, elhelyezése, fotózás egyetemi (kari) tanévnyitó (tanévzáró) definíció: jellemzően az ELTE helységében, nyíltan zajló esemény, melyen az ELTE vezetői a egyetem oktatási rendje és szabályzatai szerinti rendben köszöntik hallgatóikat. Jellemzően egy, nagy méretű helységben (aula, előadóterem) zajló, szünet nélküli, nyitott rendezvény. jellemző szolgáltatások: kreatív anyagok készítése és elhelyezése, díszítés, díszlet, fotózás, hang-, fény- és videótechnika, hostess doktor-avató esemény definíció: jellemzően az ELTE helységében zajló, nyitott esemény, melyen az ELTE vezetői az egyetem szabályzatai és rendje szerint avatják doktorrá hallgatóikat. Jellemzően szünet nélkül, nyíltan zajló esemény. Jellemző szolgáltatások: alacsony szintű catering, fotózás, kreatív anyagok készítése és elhelyezése, hostess, díszítés. nyílt nap középiskolások számára definíció: az ELTE több helységét, épületét érintő, nagyszabású esemény, melyen az ELTE vendégül hívja és látja azokat a középiskolás diákokat, akik érdeklődnek az ELTE folyó képzések iránt. Jellemzően egynapos, nyílt, biztonsági kockázattal is járó esemény. jellemző szolgáltatások: hostess, biztonsági szolgáltatás, kreatív anyagok készítése és elhelyezése, díszlet, művészeti szolgáltatás biztosítása (fellépők, műsorvezetés), sajtóanyag készítése, promóciós anyagok és tárgyak tervezése és gyártása, készítése, fotózás, hang-, fény és videótechnika bemutató előadás definíció: az ELTE vagya vendége által tartott kiemelt előadás, mely tartalma és/vagy előadója okán érdemel kiemelt figyelmet, szervezést. Jellemzően egy helységben, nyíltan, akár sajtóérdeklődés mellett tartott esemény. jellemző szolgáltatások: kreatív anyagok készítése és elhelyezése, sajtóanyag készítése, hostess, alacsony szintű catering, fotózás, hang- és videótechnika, díszlet, díszítés, tolmács, utazási szolgáltatás, szállás biztosítása EU-s pályázatokhoz kapcsolódó rendezvények definíció: az Európai Unió által támogatott programok megvalósítása során szeruődésben elvárt rendezvények megvalósítása jellemző szolgáltatások: speciális, az adott program szerződésében szereplőkhöz kell igazítani alumni összejövetel definíció: az ELTE volt, kiemelkedő hallgatói számára rendezett esemény, melynek célja az alma materhez való személyes, tudományos, közéletio kötődés kialakítása és erősítése. Jellemzően egy helységben, szünet nélkül, zártan rendezett esemény. 13

14 jellemző szolgáltatások: fotózás, közepes szintű catering, hostess, díszítés, díszlet, kreatív anyagok készítése és elhelyezése, hang-, fény- és videótechnika, ajándéktárgyak tervezése, gyártása koncert (jótékonysági koncert) definíció: az ELTE által jellemzően jótékonysági és/vagy promóciós célokból megszervezett művészeti esemény. Jellemzően bérelt helységben, szünetekkel, nyílt esemény. jellemző szolgáltatások: helységbérlés, művészeti szolgáltatás biztosítása (fellépők és műsorvezető), kreatív anyagok készítése és elhelyezése, ajándéktárgyak tervezése, készítése, sajtóanyag készítése, díszítés, díszlet, fotózás, hang-, fény- és videótechnika, hostess, közepes szintű catering, biztonsági szolgáltatás 7. A keretmállapodásos eljárás 2. része Ajánlatkérő a keretmegállapodásos eljárás 2. részében a Kbt (1) bekezdés b) pontja és a 110. (3) bekezdés b) pontja alapján konzultációt követően köt szerződést. A konzultációra szóló felhívásban az ajánlatkérő felhívja az ajánlattevőt a keretmegállapodás megkötésére irányuló közbeszerzési eljárásban tett ajánlata kiegészítésére, az ajánlatkérőnek a konzultációra felhívásban kell meghatároznia azokat a kiegészítéseket, amelyekre figyelemmel az ajánlattevő ajánlatát kiegészíti. A konzultációra felhívásnak tartalmaznia kell az adott közbeszerzés tárgyára és szerződéses feltételeire vonatkozó adatokat. Az ajánlattevő a konzultáció során csak a keretmegállapodásban foglaltakkal azonos vagy annál az ajánlatkérő számára kedvezőbb ajánlatot tehet, a konzultáció során tett ajánlatához az ajánlattevő a konzultációra szóló felhívásban meghatározott határidőig kötve van. A konzultáció során tett ajánlat elfogadásáról vagy elutasításáról az ajánlatkérő a 77. (2) bekezdésében foglaltak megfelelő alkalmazásával értesíti az ajánlattevőt. Ajánlatkérő a második részben az ajánlat elbírálásakor az 1., illetve a részszempontokat nem alkalmazza, azaz az azokra adott ajánlat a második részben nem változható. Az alkalmazandó részszempontok és súlyszámaik: 1. Catering költségek (nettó Ft) Technika költségei (nettó Ft) Berendezés, dekoráció, nyomda költségei (nettó Ft) Utazási költségek (nettó Ft) 5 5. Szervezési és lebonyolítási díjak (nettó Ft) 40 14

15 1. sz. melléklet FELOLVASÓLAP Ajánlattevő/k neve: címe: telefonszáma: fax: cím: adószám: Kapcsolattartó neve: Értékelési részszempontok: 1. Következő évi áremelés a folyó év novemberi KSH inflációs indexhez képest % 2. Catering költségek, nettó. Ft 3. Technika költségei, nettó.. Ft 4. Berendezés, dekoráció, nyomda költségei, nettó.. Ft 5. Utazási költségek, nettó.. Ft 6. Szervezési és lebonyolítási díjak,..nettó Ft 7. Összesített árszintváltozási index 8. Helyszín szorzószámok átlaga.. 9. Létszám szorzószámok átlaga Rendezvénytípus szorzószámok átlaga., cégszerű aláírás 15

16 2.sz. melléklet KIZÁRÓ OKOK FENN NEM ÁLLÁSÁRA VONATKOZÓ NYILATKOZAT A..ajánlattevő képviseletében eljárni jogosult kijelentem, hogy az ajánlattevővel szemben nem állnak fenn a Kbt. 56. (1) és (2) bekezdésében, illetve az 57. (1) bekezdésében foglalt kizáró okok cégszerű aláírás 16

17 3. sz. melléklet NYILATKOZAT A KBT. 58. (3) BEKEZDÉSÉRE ÉS A 310/2011.(XII.23.) KORMÁNYRENDELET 10. -A SZERINT 1. A Kbt a szerinti nyilatkozat A..ajánlattevő képviseletében eljárni jogosult kijelentem, hogy a szerződés teljesítéséhez nem veszek igénybe olyan alvállalkozót és adott esetben az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezetet, aki/amely a Kbt. 56. (1) bekezdésében foglalt kizáró okok hatálya alatt áll. 2. A Kbt a szerinti nyilatkozat ( A megfelelő aláhúzandó!) 1. Kijelentem továbbá, hogy a szerződés teljesítéséhez nem veszek igénybe olyan alvállalkozót és adott esetben az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezetet, aki/amely a Kbt. 57. (1) bekezdésében foglalt kizáró okok hatálya alatt áll. 2. Kijelentem, hogy az eljárásban megnevezett alvállalkozó és az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezet nyilatkozatát nyújtom be arra vonatkozóan, hogy nem állnak a Kbt. 57. (1) bekezdésében foglalt kizáró okok hatálya alatt áll cégszerű aláírás 17

18 4. sz. melléklet NYILATKOZAT AZ ALVÁLLALKOZÓKRÓL A..ajánlattevő képviseletében eljárni jogosult kijelentem, hogy a szerződés teljesítése során 1. a közbeszerzésnek az alábbi részének/részeinek teljesítéséhez veszünk igénybe alvállalkozót (kitöltendő vagy kihúzandó): az 1. pontban megjelölt részek tekintetében a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben az alábbi alvállalkozókat vesszük igénybe (kitöltendő vagy kihúzandó): a) alvállalkozó neve:. b) a közbeszerzésnek az a százalékos aránya, amelynek teljesítésében a megjelölt alvállalkozók közre fognak működni:.. c) a közbeszerzésnek az a része, amelyhez a 10% feletti alvállakozókat igénybe vesszük: cégszerű aláírás 18

19 5. sz. melléklet NYILATKOZAT A KBT. 60. (3) ÉS (5) BEKEZDÉSÉRE A..ajánlattevő képviseletében eljárni jogosult kijelentem, hogy elfogadjuk az eljárást megindító felhívás és a dokumentáció feltételeit, nyertességünk esetén a szerződést megkötjük és teljesítjük az ajánlatunkban megadott ellenszolgáltatásért. Nyilatkozom továbbá, hogy a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról szóló törvény szerint mikro/kis/középvállalkozásnak/egyiknek sem minősül. (A megfelelő aláhúzandó!) cégszerű aláírás 19

20 6. sz. melléklet NYILATKOZAT A KBT. 56. (1) BEKEZDÉS kc) PONTJÁRA 1. A..ajánlattevő képviseletében eljárni jogosult kijelentem, hogy az ajánlattevő - olyan társaságnak minősül, melyet szabályozott tőzsdén nem jegyeznek - olyan társaságnak minősül, melyet szabályozott tőzsdén jegyeznek (megfelelő aláhúzandó) 2. Ha az ajánlattevőt nem jegyzik szabályozott tőzsdén, akkor a pénzmosásról szóló törvény 3. r) pontja szerint definiált valamennyi tényleges tulajdonos neve és állandó lakóhelye:. VAGY Nyilatkozom, hogy az ajánlattevőnek a pénzmosásról szóló törvény 3. r) pontja szerinti tényleges tulajdonosa nincsen cégszerű aláírás 20

21 I. A KERETSZERZŐDÉST KÖTŐ FELEK KERETMEGÁLLAPODÁS Szerződés száma:... a továbbiakban: Fél, illetve együttesen: Felek Eötvös Loránd Tudományegyetem a továbbiakban: Megrendelő Székhely: 1053 Budapest, Egyetem tér 1-3. Törvényes képviselő: Dr. Mezey Barna rektor Nyilvántartási szám: FI80798 (intézményi azonosító) Adószám: Számlavezető bank: Magyar Államkincstár Számlaszám: A jogok érvényesítéséért és a kötelezettségek teljesítéséért felelős szervezeti egység: Eötvös Loránd Tudományegyetem Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság Székhely: 1056 Budapest, Szerb utca Képviseletében eljárnak: Dr. Mezey Barna rektor Kapcsolattartó: Név:.. Cím:. Telefon: Fax: . a továbbiakban: Vállalkozó Székhely: Törvényes képviselő:. Nyilvántartási szám:. Adószám:.. Számlavezető bank: Számlaszám:.. Kapcsolattartó: Név:. Cím:.. Telefon:. Fax: II. II.1. ELŐZMÉNYEK, A KERETSZERZŐDÉS TÁRGYA A Megrendelő ajánlatkérőként Rendezvényszervezés az ELTE részére tárgyú, a közbeszerzésekről szóló évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) ban szabályozott, uniós értékhatárt elérő keretmegállapodásos, nyílt közbeszerzési eljárás első részét (a továbbiakban: Első Rész) lefolytatta, amelynek alapján az I. pontban írt nyertes ajánlattevővel (a továbbiakban: Vállalkozó) meghatározott rendezvényszervezési szolgáltatás nyújtására, különösen tanácskozások, sajtótájékoztatók, konferenciák, állófogadások, bálok, sajtótájékoztatók, egyéb egyetemi események, ünnepségek megszervezése (II. rész) tárgyában a jelen Keretmegállapodást köti meg. A közbeszerzési eljárás második részében (a továbbiakban: Második Rész) a Megrendelő a Kbt (3) bekezdésének b) pontja alapján konzultációt követően a jelen Keretmegállapodásban lefektetett eljárásrend szerint konkrét, adott rendezvényszervezési szolgáltatások (a továbbiakban: Adott Szolgáltatás) elvégzésére 21

22 II.2. II.3. köt vállalkozási szerződéseket (a továbbiakban: Vállalkozási Szerződés) az Adott Szolgáltatás vonatkozásában a jelen Keretmegállapodás I. pontjában írt Vállalkozóval. A jelen Keretmegállapodás alapján a közbeszerzési eljárás második részében kötött Vállalkozási Szerződések aláírásával a Vállalkozó a Megrendelő megrendelése alapján meghatározott rendezvényszervezési szolgáltatás nyújtására, különösen tanácskozások, sajtótájékoztatók, konferenciák, állófogadások, bálok, sajtótájékoztatók, egyéb egyetemi események, ünnepségek (a továbbiakban együttesen: Rendezvények) megszervezésére kötelesek az Ajánlattételi Dokumentációban, illetve az adott Vállalkozási Szerződésben meghatározott feltételek szerint. A Vállalkozó a rendezvényszervezési szolgáltatások ellátása során köteles elvégezni Rendezvények teljes körű előkészítését, megszervezését és lebonyolítását, továbbá köteles biztosítani a megrendelői igényeknek és feltételeknek megfelelő elhelyezést, ellátást, logisztikát, technikát és termet az Ajánlattételi Dokumentációban, illetve az adott Vállalkozási Szerződésben meghatározott feltételek szerint. Az Első Rész adatai Hirdetményazonosítók:.. Közzététel(ek) időpontja:... Az írásbeli összegzés megküldésének időpontja:. Keretmegállapodásos érték: ,- Ft Ajánlatkérő nevében eljárt személy adatai: Electool Hungary Kft (1123 Budapest, Alkotás u. 53., MOM Park Iroda, C Torony) II.4. A jelen Keretmegállapodás annak valamennyi Fél általi aláírásától számított harminchat (36) hónapra szól. II.5. III. A Megrendelő az összességében legelőnyösebb ajánlatot bírálja el, az alábbi részszempontok alapján: a következő évi áremelés a folyó év novemberi KSH inflációs indexhez képest.. százalék, a catering szolgáltatás díja nettó.,- Ft, azaz nettó forint, a technikai szolgáltatások díja nettó,- Ft, azaz nettó forint, a berendezés, dekoráció, nyomdai szolgáltatások díja nettó,- Ft, azaz nettó forint, az utazás díja nettó..,- Ft, azaz nettó forint, a szervezés és lebonyolítás díja nettó,- Ft, azaz nettó. forint, az összesített árszintváltozási index mértéke. százalék, a helyszín szorzószámok átlaga., a létszám szorzószámok átlaga..., a rendezvénytípus szorzószámok átlaga.. A KERETSZERZŐDÉS INTÉZMÉNYI HATÁLYA III. 1. A jelen Keretmegállapodás intézményi hatálya a Megrendelő részéről kiterjed az Eötvös Loránd Tudományegyetem Szervezeti- és Működési Szabályzatában meghatározott valamennyi igazgatási és szervezeti egységére. III. 2. A Felek rögzítik, hogy a Megrendelő szervezeti egységei nem bírnak önálló jogi személyiséggel, így az Adott Szolgáltatások vonatkozásában a Vállalkozói Szerződéseket is a Megrendelő köti a megjelölt képviselő útján, de a jogok érvényesítéséért és a kötelezettségek teljesítéséért a szervezeti egységek felelnek. III.3. A Vállalkozó tudomásul veszi, hogy amennyiben a jelen Keretmegállapodás Megrendelőt ír, azon mivel jogilag egy személynek minősülnek és elválaszthatatlanok a Megrendelő egyes szervezeti egységeit is érteni kell. IV. A KERETMEGÁLLAPODÁS CÉLJA, TÁRGYA ÉS IDŐTARTAMA 22

23 IV.1. A jelen Keretmegállapodás célja és tárgya a jelen szerződés 2. számú mellékletét képező Ajánlattételi Dokumentációban került meghatározásra. Ennek alapján a Megrendelő megrendeli, a Vállalkozó pedig elvállalja a Keretmegállapodás hatálya alá tartozó szolgáltatásoknak a Keretmegállapodás feltételei és a Megrendelő igényei szerinti teljesítését. A Keretmegállapodás hatálya alá tartozó szolgáltatások felsorolását és árát (a Keretmegállapodás megkötése időpontjában érvényes keretmegállapodásos ár) 5. számú Melléklet tartalmazza. IV.2. A Keretmegállapodás alapján konkrét teljesítési kötelezettséget a Megrendelő által közvetlen írásbeli Konzultációra Felhívás megküldésével lefolytatott közbeszerzési eljárás (Második Rész) eredményeként a Vállalkozóval kötött Vállalkozási Szerződés keletkeztet. A Vállalkozási Szerződés kötelező minimális tartalmát a jelen Keretmegállapodás 7. számú melléklete szerinti szerződésminta tartalmazza, amelytől a Megrendelő kizárólag a vonatkozó jogszabályokban és a jelen Keretmegállapodásban foglaltak sérelme nélkül térhet el. IV.3. IV.4. IV.5. A jelen Keretmegállapodás alapvetően a Megrendelő és a Vállalkozó szerződéses kapcsolatrendszere vonatkozásában a Keretmegállapodás szerződésszerű teljesülésének feltételrendszerét, illetve ennek érdekében a Felek együttműködését szabályozza, ugyanakkor a Felek rögzítik, hogy a jelen Keretmegállapodás szerződési feltételei, mint háttérszabályok a Felek eltérő megállapodásának hiányában értelemszerűen irányadók, illetőleg alkalmazandók a Megrendelő és a Vállalkozó szerződéses kapcsolatrendszerében is, figyelemmel a Vállalkozási Szerződések teljesítési feltételeit általánosan meghatározó, a jelen Keretmegállapodásban (és vonatkozó mellékleteiben) rögzített előírásokra. A Vállalkozó tudomásul veszi, hogy a Megrendelő és a Vállalkozó között létrejövő Vállalkozási Szerződések tekintetében jog és igényérvényesítés csak és kizárólag a Vállalkozási Szerződések viszonylatában lehetséges. A Megrendelő és a Vállalkozó közötti jogviszonyban a Vállalkozási Szerződésekben nem szabályozott körben elsősorban és értelemszerűen a jelen Keretmegállapodás (és vonatkozó mellékletei) megfelelő rendelkezései az irányadók. A jelen Keretmegállapodás időbeli hatályát a II.4. pont határozza meg. A Keretmegállapodás alapján, a Második Rész eredményképpen létrejött Vállalkozási Szerződések teljesítésének időtartama nem haladhatja meg a jelen Keretmegállapodás eredeti időtartamát. A Vállalkozási Szerződések legkésőbb a Keretmegállapodás II.4. pontjában meghatározott időtartam lejártával szűnnek meg. Amennyiben a Keretmegállapodás a II.4. pontban foglalt időtartam lejárta előtt bármely okból megszűnik, az nem érinti a Keretmegállapodás hatályban léte alatt a Keretmegállapodás alapján megkötött Vállalkozási Szerződések teljesítését, így az abban a Keretmegállapodás rendelkezéseinek megfelelően rögzített eredeti teljesítési határidőket. IV.6. A Vállalkozó legkésőbb a jelen Keretmegállapodás megkötésének napjáig a Megrendelő részére megfizeti a Megrendelő által a Kbt. 52. (2) bekezdése alapján az eljárás dokumentációjáért kért ellenértéket. A dokumentáció ellenértékének a Vállalkozó részéről történő megfizetése a jelen Keretmegállapodás Megrendelő általi aláírásának feltételét képezi. V. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS MÁSODIK RÉSZE, AZ ADOTT SZOLGÁLTATÁS V.1. V.2. A Megrendelő a keretmegállapodásos eljárás Második Részét a Kbt (3) bekezdésének b) pontja szerint konzultációval bonyolítja le. A Megrendelő vállalja, hogy amennyiben a Keretmegállapodás hatálya alatt a Kbt (5) bekezdésében írt, a Megrendelő által előre nem látható és elháríthatatlan ok nem következik be, amely miatt a szerződés (szerződések) megkötésére, illetve teljesítésére nem lenne képes a jelen Keretmegállapodás II.4. pontban írt hatálya alatt az Adott Szolgáltatásra vonatkozó eljárásokat igényei szerint lefolytatja, és a Vállalkozóval az Adott Szolgáltatásra Vállalkozási Szerződést köt. A Vállalkozó kötelezettséget vállal arra, hogy amennyiben a Megrendelő a jelen Keretmegállapodásban írtak szerint a Második Részben Adott Szolgáltatás vonatkozásában konzultációra szóló felhívással él, az Első Részben megadott díjak alkalmazásával és az Ajánlattételi Dokumentációban, illetve az Adott Szolgáltatásra vonatkozó Konzultációra 23

24 V.3. V.4. Felhívásban írtaknak megfelelő műszaki tartalom vonatkozásában végleges ajánlatot tesz a konkrét, Adott Szolgáltatás megvalósítására. A Vállalkozó jogosult az Adott Szolgáltatás árának meghatározásánál a díjak csökkentett alkalmazására. A Vállalkozó kötelezettséget vállal arra, hogy az Adott Szolgáltatásra vonatkozó közbeszerzési eljárás Megrendelő általi eredményes lefolytatása esetén, a jelen Keretmegállapodásban és az Ajánlatában foglaltak figyelembevételével, a jelen Keretmegállapodásban leírt eljárás alapján, a Vállalkozó a Megrendelővel a jelen Keretmegállapodás mellékletét képező Vállalkozási Szerződést megköti az Adott Szolgáltatás vonatkozásában. A Konzultációra Felhívás megküldése V.4.1. A közbeszerzési eljárás Második Részében a Megrendelő az eljárás Első Részében kiválasztott Vállalkozó részére konzultációra való felhívást küld meg az Adott Szolgáltatás vonatkozásában. V.4.2. A Megrendelő a Konzultációra Felhívásban felhívja a Vállalkozót az eljárás Első Részében tett ajánlatának kiegészítésére. V.4.3. A Megrendelő az eljárása során a keretmegállapodásos eljárás Második Részében, a keretmegállapodásos eljárás Első Részében meghatározott értékelési szempontoktól eltérő értékelési szempontot alkalmaz. A Megrendelő a Második Részben is az összességében legelőnyösebb ajánlatot bírálja el, az alábbi részszempontok alapján: a catering szolgáltatás díja nettó.,- Ft, azaz nettó forint, a technikai szolgáltatások díja nettó,- Ft, azaz nettó forint, a berendezés, dekoráció, nyomdai szolgáltatások díja nettó,- Ft, azaz nettó forint, az utazás díja nettó..,- Ft, azaz nettó forint, a szervezés és lebonyolítás díja nettó,- Ft, azaz nettó. forint,. V.5. Az Ajánlat V.5.1. A Vállalkozó a Keretmegállapodásban meghatározottakhoz képest, az Ajánlat tartalmi elemeire vonatkozóan, csak a Keretmegállapodásban foglaltakkal azonos vagy a Megrendelő számára kedvezőbb Ajánlatot tehetnek, tekintettel a Kbt (6) bekezdésére. V.5.2. A Vállalkozó az Adott Szolgáltatás kapcsán rendelkezésre bocsátott adatok alapján és a közbeszerzés Első Részében adott ajánlatának megfelelően készíti el az Adott Szolgáltatásra vonatkozó konkrét árajánlatát ( Konkrét Díj ). V.5.3. A Vállalkozó a konzultáció során tett ajánlatához a Konzultációra Felhívásban meghatározott határidőig kötve van. V.5.4. A Vállalkozó kijelenti, hogy az Adott Szolgáltatásokra teendő ajánlatukhoz a Megrendelő minden szükséges általános adatot, információt rendelkezésükre bocsátott. V.6. Eredményhirdetés, szerződéskötés, írásbeli összegzés az ajánlatokról V.6.1. A Megrendelő az Ajánlatok elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minta szerinti írásbeli összegezést köteles készíteni az Ajánlatokról, továbbá köteles azt a Vállalkozó részére egyidejűleg telefaxon vagy elektronikus úton megküldi. V.6.2. Az Adott Szolgáltatásra vonatkozó eljárás a Vállalkozó által aláírt Vállalkozási Szerződés Megrendelő általi aláírásával zárul. V.6.3. A Vállalkozó teljesítést csak az Adott Szolgáltatásra vonatkozóan a Megrendelő által bejelentett igény alapján, a fent meghatározott eljárás során megkötött Vállalkozási Szerződés alapján végezhetnek. 24