A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI RENDJÉNEK MELLÉKLETE A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM

Átírás

1 A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI RENDJÉNEK MELLÉKLETE A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM HALLGATÓI RENDEZVÉNYEINEK SZERVEZÉSI SZABÁLYAIRÓL SZÓLÓ SZABÁLYZATA Budapest, (2017. június 29. napjával hatályos változat) 1

2 A Budapesti Gazdasági Egyetem (a továbbiakban: Egyetem) Szenátusa a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény (a továbbiakban: Nftv.) 2. számú melléklet II. pont 1. alpontja alapján a hallgatói rendezvények egységes szervezési szabályait a következők szerint határozza meg. A szabályzat célja 1. (1) A jelen szabályzat célja, annak biztosítása, hogy az Egyetem hivatalos nevének feltüntetésével az Egyetem területén, illetőleg azon kívül, kizárólag olyan hallgatói rendezvények kerüljenek, kerülhessenek megrendezésre, amelyek tiszteletben tartják az emberi méltóságot, figyelemmel vannak az alapvető emberi értékekre és az egyenlő bánásmód követelményére, híven tükrözik az Egyetem szellemiségét, értéket teremtenek és értéket őriznek, elősegítik a hallgatói és oktatói közösség építését, a hallgatók tanulmányi és tudományos előmenetelét, az Egyetem népszerűsítését, továbbá megteremtik a hallgatók biztonságos és kulturált kikapcsolódásának, szórakozásának lehetőségét. (2) Az (1) bekezdésben rögzített célok elérése érdekében jelen szabályzat egy egységes szabályozási rend megalkotásával a) biztosítja a hallgatói rendezvények előkészítésének (tervezésének), engedélyezésének, szervezésének, lebonyolításának, valamint ellenőrzésének belső szabályozását és rendjét; b) a hallgatói önkormányzatiság autonómiájának tiszteletben tartása mellett megteremti a lehetőségét annak, hogy az Egyetem vezetői gazdasági és jogi szempontból ellenőrizzék a hallgatói rendezvények előkészítésének (tervezésének), szervezésének és lebonyolításának menetét, illetve betekintést nyerjenek a folyamatokba; c) egységesíti a rendezvényszervezéssel kapcsolatos dokumentációt és d) azonos elveket szab meg a hallgatói rendezvények engedélyezésére. (3) Az Egyetem nevében az Egyetem hivatalos nevének feltüntetésével, felhasználásával - kizárólag olyan hallgatói rendezvények kerülhetnek megrendezésre, amelyek megfelelnek jelen szabályzatban foglaltaknak és megtartásuk nem ütközik jogszabályba. A szabályzat hatálya 2. (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységére, az Egyetemi Hallgatói Önkormányzatra (a továbbiakban: EHÖK) és az annak részönkormányzataiként működő Kari Hallgatói Önkormányzatokra (a továbbiakban: kari HÖK), az Egyetemen működő más hallgatói szervezetekre, hallgatói öntevékeny csoportokra, szakkollégiumokra, az Egyetem valamennyi polgárára, a hallgatói rendezvény résztvevőire, a hallgatói rendezvény megszervezésével és lebonyolításával megbízott vállalkozóra (a továbbiakban: Rendezvényszervező), valamint a Rendezvényszervező teljesítését elősegítő, a rendezvényszervezésben közreműködő személyekre. 2

3 (2) A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az Egyetem hivatalos nevének feltüntetésével, felhasználásával az Egyetem területén, illetőleg az Egyetem területén kívül megrendezésre kerülő valamennyi hallgatói rendezvényre. Értelmező rendelkezések 3. (1) Jelen szabályzat alkalmazásában: a) Egyetem polgára: az Egyetem oktató és nem oktató közalkalmazottja, az Egyetem hallgatója, valamint oktatási és egyéb feladatokat nem közalkalmazotti jogviszony alapján ellátó személy, tekintet nélkül állampolgárságára, valamint arra, hogy milyen képzési formában vagy milyen oktatási nyelven végzi tanulmányait, illetve milyen minőségben, beosztásban dolgozik; b) egyetemi hallgatói rendezvény: több kart érintő vagy egyetemi szintű hallgatói rendezvény; c) egyetemi rendezvény: olyan az Egyetem hivatalos nevének feltüntetésével, felhasználásával megrendezésre kerülő rendezvény, melyet az Egyetem (az Egyetem valamely szervezeti egysége, az EHÖK vagy valamely kari HÖK, illetőleg az Egyetemen működő más hallgatói szervezet, hallgatói öntevékeny csoport, szakkollégium, az Egyetem valamely hallgatója) kezdeményez, szervez. Az Egyetemi rendezvény lehet hallgatói rendezvény vagy intézményi rendezvény; d) építmény üzemeltetője: az építmény tulajdonosa, vagy amennyiben nem az építmény tulajdonosa működteti az építményt, az építmény üzemeltetőjének kell tekinteni azt a természetes személyt, jogi személyt vagy jogi személyiség nélküli gazdálkodó szervezet, aki, vagy amely az építményt jogszabály vagy szerződés alapján működteti; e) hallgatói rendezvény: az EHÖK, vagy valamely kari HÖK, illetőleg más hallgatói szervezet, hallgatói öntevékeny csoport, szakkollégium, az Egyetem valamely hallgatója által az Egyetem területén, vagy az Egyetem területén kívül, az Egyetem hivatalos nevének feltüntetésével megrendezésre kerülő zenés-, táncos-, társadalmi-, tudományos-, szakmai-, művészeti-, sport és /vagy kulturális esemény. A hallgatói rendezvények esetében az Egyetem hivatalos nevének feltüntetése kötelező. A hallgatói rendezvény lehet egyetemi hallgatói rendezvény vagy kari hallgatói rendezvény; f) intézményi rendezvény: az Egyetem valamely szervezeti egysége által, az Egyetem területén vagy az Egyetem területén kívül, az Egyetem hivatalos nevének feltüntetésével megrendezésére kerülő zenés-, táncos-, társadalmi-, tudományos-, szakmai-, művészeti-, sport- és /vagy kulturális esemény. Az intézményi rendezvények esetében az Egyetem hivatalos nevének feltüntetése kötelező. Nem minősül intézményi rendezvények az Egyetem vagy valamely szervezeti egysége által szervezett képzés, továbbképzés, az Egyetem SZMR-ben rögzített testületinek, bizottságainak ülései, értekezletei, valamint az oktatás rendjébe betervezett elméleti, illetve gyakorlati foglalkozások; g) kari hallgatói rendezvény: kari szintű hallgatói rendezvény; 3

4 h) külsős rendezvény: olyan rendezvény, melyet nem az Egyetem (az Egyetem valamely szervezeti egysége, az EHÖK vagy valamely kari HÖK, illetőleg az Egyetemen működő más hallgatói szervezet, hallgatói öntevékeny csoport, szakkollégium, az Egyetem valamely hallgatója), hanem külső harmadik fél szervez. Külsős rendezvényen az Egyetem hivatalos neve nem tüntethető fel és nem használható; i) szabadtéri rendezvény: olyan rendezvény, amelyet, nem zárt térben, hanem a szabadban tartanak; j) válsághelyzet, rendkívüli esemény: minden olyan esemény, amely a rendezvény megtartását, lebonyolítását jelentősen zavarja, lehetetlenné teszi, így különösen: ja) természeti vagy ipari katasztrófák, valamint a természeti környezet állapotát lényegesen rontó föld-, víz-, vagy légszennyezés; jb) járványos megbetegedések vagy sok ember egészségét jelentősen károsító vagy az életet veszélyeztető események bekövetkezése; jc) súlyos baleset bekövetkezése; jd) rendezvény helyszínén történő fegyverhasználat; je) bombariadó, terrorfenyegetés; jf) biztonságtechnikai eszközök, berendezések, felszerelések megrongálása; jg) rendezvény helyszínén bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetése; jh) egyéb a rendezvény megtartását akadályozó esemény, körülmény. k) zenés, táncos rendezvény: a zenés, táncos rendezvények működésének biztonságosabbá tételéről szóló 23/2011. (III.8.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó olyan rendszeresen vagy meghatározott alkalomból, illetve időpontban tartott, nyilvános, nem zártkörű, válogatott lemezbemutatás vagy élő előadás útján nyújtott zeneszolgáltatást főszolgáltatásként nyújtó rendezvény, amelyen a részvételhez nem kell megváltott ülőhellyel rendelkezni. A szabályzat alkalmazási köre 4. (1) A szabályzatban szereplő rendelkezések alkalmazása és betartása, valamennyi, a szabályzat hatálya alá tartozó személy számára kötelező. (2) A szabályzat alkalmazása során figyelemmel kell lenni különösen: a) a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény rendelkezéseire; b) a zenés táncos rendezvények működésének biztonságosabbá tételéről szóló 23/2011. (III. 8.) Korm. rendelet rendelkezéseire; c) az Egyetem Szervezeti és Működési Rendjére; d) az Egyetem Gazdálkodási Szabályzatára; e) a Hallgatói Térítések és Juttatások Szabályzatára; f) az Egyetem Pénz- és Értékkezelési Szabályzatára; g) az Egyetem Közbeszerzési és beszerzési Szabályzatára; 4

5 h) a Kötelezettségvállalás, Ellenjegyzés (pénzügyi és jogi), teljesítés igazolás, érvényesítés és utalványozás rendjéről szóló szabályzatára; i) a Vagyongazdálkodási Szabályzatra; j) az Egyetem Tűzvédelmi Szabályzatára; k) az Egyetem Rendészeti és Vagyonvédelmi Szabályzatára; l) az Egyetem Szerződéskötés rendjéről szóló Szabályzatára; m) az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat Alapszabályára; n) az Egyetem Etikai Kódexére; o) az Egyetem Kommunikációs és Marketing Iroda Ügyrendjére; p) az Egyetem Arculati Kézikönyvére; q) az Egyetemi Hallgatói Önkormányzata és részönkormányzatai gazdálkodásának szabályozásáról szóló 8/2016. (VIII. 31.) számú rektori-kancellári közös utasításra; r) valamint az egyéb rendezvényszervezés kapcsán irányadó, hatályos jogszabályi rendelkezésekre. A hallgatói rendezvények előkészítésében (tervezésében), szervezésében, engedélyezésében, lebonyolításában és ellenőrzésében részt vevők köre 5. (1) A hallgatói rendezvény előkészítésében (tervezésében), szervezésében, engedélyezésében, a rendezvény lebonyolításában és ellenőrzésében az alábbi egyetemi szervezeti egységek, vezetők és más személyek vesznek részt: a) a rendezvény hallgatói főszervezője; b) rendezvényszervezésben közreműködő hallgatói szervezők; c) a kari HÖK, valamint a kari HÖK elnök; d) az EHÖK, valamint az EHÖK elnök; e) a kari Gazdasági és Műszaki Osztály (a továbbiakban: GMO), valamint a kari GMO vezetője; f) a dékán; g) a rektor; h) a Kommunikációs és Marketing Iroda (a továbbiakban: KMI), valamint a KMI vezetője; i) a Gazdasági Igazgatóság (a továbbiakban: GI), valamint a gazdasági igazgató; j) a Jogi Igazgatóság (a továbbiakban: JI), valamint a jogi igazgató; k) a kancellár és l) a Rendezvényszervező. (2) A rendezvény hallgatói főszervezője, illetőleg a hallgatói rendezvény szervezésében és lebonyolításában közreműködő hallgatói szervező csak olyan személy lehet, aki büntetlen előéletű, fegyelmi vétség elkövetése miatt nem indult ellene az Egyetemen fegyelmi eljárás, illetőleg az etikai normák megsértése miatt etikai eljárás. Kétség esetén az Egyetem felhívására a rendezvény hallgatói főszervezője, illetőleg a hallgatói rendezvény szervezésében és lebonyolításában közreműködő hallgatói szervező a büntetlen előéletet köteles hitelt érdemlően igazolni. 5

6 (3) A rendezvény hallgatói főszervezőjének személyéről kari hallgatói rendezvény esetében a kari HÖK elnök javaslata, egyetemi hallgatói rendezvény esetében az EHÖK elnök javaslata alapján - az EHÖK Elnöksége dönt és bízza meg a hallgatói rendezvény megszervezésével. (4) A Rendezvényszervező kizárólag az Egyetem által lefolytatott közbeszerzési eljárás nyerteseként kihirdetett természetes személy vagy a nemzeti vagyonról szóló évi CXCVI. törvény alapján meghatározott átlátható szervezet lehet. Hallgatói rendezvények kezdeményezése 6. (1) A hallgatói rendezvények megszervezéséért és lebonyolításáért az SZMR 172/A. -a alapján az EHÖK felelős. (2) Az EHÖK a hallgatói rendezvények megszervezésével és lebonyolításával kapcsolatos feladatait a kari HÖK-ökkel együttműködve látja el. (3) Az Egyetem nevének feltüntetésével kari, illetőleg egyetemi hallgatói rendezvények szervezhetők. (4) A kari hallgatói rendezvények kezdeményezésére az EHÖK hozzájárulásával, egyetértésével - a kari HÖK, egyetemi hallgatói rendezvények kezdeményezésére az EHÖK jogosult. (5) Amennyiben a hallgatói rendezvény megrendezését nem az EHÖK, vagy valamely kari HÖK, hanem más, az Egyetemen működő hallgatói szervezet, hallgatói öntevékeny csoport, szakkollégium, az Egyetem valamely hallgatója kezdeményezi, a hallgatói rendezvény csak abban az esetben kerülhet megszervezésre, ha ahhoz az EHÖK hozzájárult, annak megszervezésével egyetértett (6) Abban az esetben, ha az EHÖK a hozzájárulását megtagadja, a kezdeményezők a kari szintű rendezvény esetében az adott Kar dékánjához, több kart érintő, vagy egyetemi szintű rendezvény esetében a rektorhoz fordulhatnak. A rendezvény az adott Kar dékánjának támogatásával, több kart érintő vagy egyetemi rendezvény esetén a rektor támogató nyilatkozata mellett, intézményi rendezvényként kerülhet megrendezésre. (7) Abban az esetben, ha az EHÖK az egyetértési jogát 8 napon belül nem gyakorolja, a hozzájárulás megadásáról határidőben nem nyilatkozik, a hozzájárulást megadottnak tekintendő. Az éves hallgatói rendezvényterv 7. (1) Az EHÖK elnöke minden évben legkésőbb január 31. napjáig köteles jóváhagyásra megküldeni az Egyetem kancellárja részére az éves hallgatói rendezvénytervet, amely tartalmazza az adott évben - augusztus 1-jétől kezdődően a következő év július 31-ig megrendezésre kerülő egyetemi hallgatói rendezvények és kari bontásban kari hallgatói rendezvények felsorolását, az (5) bekezdésben rögzített adatokkal együtt. (2) Az éves hallgatói rendezvényterv mintája a jelen szabályzat 1. számú mellékletét képezi. 6

7 (3) A kari hallgatói rendezvények kapcsán a kari hallgatói rendezvényterv elkészítése a kari HÖK elnök feladata és felelőssége, az egyetemi hallgatói rendezvények vonatkozásában az egyetemi hallgatói rendezvénytervet az EHÖK elnöke készíti el. (4) A hallgatói önkormányzat részét nem képező, más hallgatói szervezet, hallgatói öntevékeny csoport, szakkollégium, az Egyetem valamely hallgatója, kari szintű hallgatói rendezvény megszervezését a kari HÖK elnöknél, több kart érintő, illetőleg egyetemi szintű rendezvény megszervezését az EHÖK elnöknél kezdeményezhet. Amennyiben az EHÖK a hallgatói rendezvény megszervezéséhez hozzájárul, a hallgatói rendezvényt kari szintű rendezvény esetében a kari rendezvénytervben, több kart érintő rendezvény, illetőleg egyetemi szintű rendezvény esetében az egyetemi rendezvénytervben kell feltüntetni. (5) Az éves hallgatói rendezvényterv tartalmazza az egyetemi, és kari bontásban a kari hallgatói rendezvények vonatkozásában a) a Rendezvény elnevezését; b) a Rendezvény tervezett időpontját, időtartamát (rendezvény kezdetét és zárását); c) a Rendezvény tervezett helyszínét; d) a Rendezvény várható résztvevői számát, résztvevők körét; e) a Rendezvény szervezésért felelős hallgatói főszervező nevét, adatait; f) a Rendezvény költségvetésének becsült összegét. (6) Az éves hallgatói rendezvénytervhez mellékelni kell a) a Rendezvény költségvetésének becsült összegét alátámasztó igazolásokat; b) a Rendezvény műszaki tervét. (7) Az EHÖK elnöke az éves hallgatói rendezvényterv kancellár részére történő továbbítását megelőzően köteles beszerezni a) a kari hallgató rendezvényterv vonatkozásában az érintett kar dékánjának és a kari GMO vezetőjének, b) az egyetemi hallgatói rendezvényterv vonatkozásában a rektor és gazdasági igazgató támogató nyilatkozatát. (8) A kancellár éves hallgatói rendezvényterv jóváhagyásáról szóló döntését megelőzően a KMI vezetője és a gazdasági igazgató szakmai és pénzügyi szempontból megvizsgálja az éves hallgatói rendezvénytervet. (9) A kancellár az éves hallgatói rendezvénytervet az éves hallgatói rendezvényterv benyújtását követő 15 napon belül jóváhagyja, vagy a jóváhagyást a rendezvényterv egészére, vagy abban szereplő rendezvények meghatározott körére vonatkozóan megtagadja. 8. (1) Az éves hallgatói rendezvényterv kancellár általi jóváhagyást követően az Egyetem és a hallgatói önkormányzat éves szinten megállapodást köt a 8/2016. (VIII.31.) számú rektori-kancellári közös utasítás figyelembe vételével az éves hallgatói rendezvénytervben szereplő események részvételi díjáról, a kedvezményekben részesíthetők köréről és a kedvezmények mértékéről. 7

8 9. (1) Abban az esetben, ha a megrendezni szándékozott hallgatói rendezvény nem szerepel az éves hallgatói rendezvénytervben, a kancellár jóváhagyását a ban meghatározott engedélyezési eljárással egyidejűleg kell beszerezni. Hallgatói rendezvények engedélyezése 10. (1) Hallgatói rendezvény kizárólag a kancellár által kiadott engedély birtokában kerülhet megrendezésre. (2) Az engedély iránti kérelmet (a továbbiakban: rendezvényszervezési kérelem) az éves rendezvénytervben jóváhagyott rendezvények esetében a rendezvény tervezett időpontját megelőzően 30 nappal, a jelen szabályzat ában szabályozott zenés, táncos rendezvények esetében 45 nappal, az éves rendezvénytervben nem szereplő rendezvény esetében 4 hónappal korábban kell benyújtani. 11. (1) A rendezvényszervezési kérelmet az EHÖK elnök küldi meg a kancellár részére, amely tartalmazza: a) a Rendezvény megnevezését; b) a Rendezvény időpontját, időtartamát (rendezvény kezdetét és zárását); c) a Rendezvény helyszínét; d) a Rendezvény várható résztvevői számát, résztvevők körét; e) a Rendezvény szervezésért felelős hallgatói főszervező nevét, adatai; f) a rendezvényszervezésben közreműködő hallgatói szervezők nevét, adatait. (2) A rendezvényszervezési kérelemhez mellékelni kell: a) a Rendezvény részletes programját; b) a Rendezvény költségvetését; c) a Rendezvény műszaki tervét; d) a Rendezvény résztvevői körének meghatározásának elveit; e) a Rendezvény hirdetésének, népszerűsítésének módját, eszközeit, a tájékoztatót, illetve a hirdetés tartalmi elemeit, tervezetét; f) az regisztrációhoz kötött részvétel esetén a regisztráció, jelentkezés menetét, folyamatát, résztvevők adatainak kezelésével kapcsolatos szabályokat, adatkezelési nyilatkozatok tervezetét; g) belépti díjas rendezvény esetén a belépő/ részvételi díj előzetes megvásárlásának lehetőségét, módját, elveit, díjak differenciálásának szabályait, a belépő/részvételi díj összegét figyelemmel a differenciálás szabályaira; h) a Rendezvény hallgatói főszervezőjének, illetve a rendezvényszervezésben közreműködő hallgatói szervezők adatkezeléshez hozzájáruló nyilatkozatait. (3) A rendezvényszervezési kérelem mintája a jelen szabályzat 2. számú mellékletét képezi. (4) A rendezvényszervezési kérelem és a szükséges dokumentáció elkészítése, összeállítása a rendezvény hallgatói főszervezőjének a feladata. 8

9 (5) A hallgatói rendezvény főszervezője köteles a rendezvényszervezési kérelmet megküldeni az EHÖK elnöknek. (6) Az EHÖK elnöke a rendezvényszervezési kérelem kancellár részére történő továbbítását megelőzően köteles beszerezni a) kari hallgató rendezvény esetében az érintett kar dékánjának és a kari GMO vezetőjének, b) egyetemi hallgatói rendezvény esetében a rektor és gazdasági igazgató támogató nyilatkozatát. (7) Amennyiben kari hallgatói rendezvény esetén az EHÖK elnöke, a kari GMO vezetője és a dékán, illetőleg egyetemi hallgatói rendezvény esetén az EHÖK elnöke, az Egyetem gazdasági igazgatója és a rektor támogatja a hallgatói rendezvény megtartását az EHÖK elnöke a rendezvényszervezési kérelmet megküldi az Egyetem kancellárja részére jóváhagyásra. (8) A kancellár jóváhagyásáról szóló döntését megelőzően a KMI vezetője, a gazdasági igazgató és a jogi igazgató szakmai, pénzügyi és jogi szempontból megvizsgálja a rendezvényszervezési kérelmet. A (6) bekezdés b) pontja szerinti esetben a gazdasági igazgató támogató nyilatkozata egyben a rendezvényszervezési kérelem pénzügyi vizsgálatát is magában foglalja. (9) A kancellár a rendezvény megszervezését és lebonyolítását a rendezvényszervezési kérelem benyújtását követő 15 napon belül jóváhagyja vagy a jóváhagyást megtagadja. 12. (1) A rendezvényszervezési kérelem jóváhagyását követően a JI köteles nyilvántartásba venni a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény 2. számú mellékelte II. pont 1. alpontjában meghatározott, a hallgatói rendezvények programjainak tartalmáért felelős személyek 6. számú melléklet 1. pontjában rögzített személyes adatait. (2) A személyes adatok kezelése során figyelemmel kell lenni az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény, valamint az Egyetem Adatvédelmi szabályzatában foglalt rendelkezésekre. (3) Az adatkezelési hozzájárulás mintája a jelen szabályzat 3. számú melléklete képezi. A rendezvény szervezése, a rendezvény szervezéséhez kapcsolódó gazdasági folyamatok 13. (1) A hallgatói rendezvények szervezésére, lebonyolítására, a résztvevők részére egyéb szolgáltatások nyújtására vállalkozási szerződés, kizárólag az Egyetem által lefolytatott közbeszerzési eljáráson nyertes Rendezvényszervezővel köthető. (2) Az Egyetem részéről a hallgatói rendezvények megszervezése, lebonyolítása, továbbá a rendezvény résztvevői részére nyújtott egyéb szolgáltatások teljes tartalmának együttes beszerzése egy közbeszerzési eljárásban történik. A közbeszerzési eljárás során a közbeszerzésekről szóló évi CXLIII. törvényben, valamint az Egyetem Közbeszerzési és beszerzési szabályzatában foglaltak irányadók. 9

10 (3) A hallgatói rendezvények megszervezésére és lebonyolítására, a hallgatói rendezvény kancellár általi jóváhagyását és a szolgáltatások megrendelését követően a Rendezvényszervező jogosult. A hallgatói rendezvény teljes körű megszervezéséért, lebonyolításáért, a vállalt szolgáltatások szerződésszerű, jogszabályoknak, valamint az Egyetem belső szabályzatainak megfelelő teljesítéséért a Rendezvényszervező felelős. (4) A Rendezvényszervező a vállalkozási szerződésben rögzített feladatainak ellátásához kizárólag olyan alvállalkozót vehet igénybe, aki vagy amely a közbeszerzési eljárásban részt vett a Rendezvényszervező alkalmasságának igazolásában. Más alvállalkozó igénybe vételének lehetőségéről az Egyetem és a Rendezvényszervező között létrejött vállalkozási szerződés rendelkezik. (5) A Rendezvényszervezőt a vállalkozási szerződésben rögzített feladatok ellátásáért a szerződésben rögzített szolgáltatási díj/díjak illetik meg. (6) A hallgatói rendezvények szervezésére, lebonyolítására koncessziós szerződés nem köthető. 14. (1) A rendezvény szervezése kapcsán a Rendezvényszervező különösen az alábbi feladatok ellátására köteles: a) a megrendelésben rögzített szolgáltatások maradéktalan és teljes körű ellátása; b) együttműködés az Egyetem rendezvényszervezésben közreműködő szervezeti egységeivel, Egyetemi vezetőkkel, a rendezvény hallgatói főszervezőjével; c) a hallgatói rendezvény lebonyolításához szükséges hatósági engedélyek beszerzése, engedélyek meglétének ellenőrzése, jogdíjak bevallása és megfizetése; d) a hallgatói rendezvény házirendjének elkészítése. (2) Amennyiben a hallgatói rendezvény helyszínén a Rendezvényszervező, vagy a Rendezvényszervező teljesítését elősegítő alvállalkozója, a hallgatói rendezvény résztvevői számára olyan térítéses szolgáltatásokat nyújt, illetőleg termékeket értékesít, melyekért a résztvevő a (részvételi díjon felüli) ellenérték fizetésére köteles a Rendezvényszervező a biztosítandó termékek, szolgáltatások körét, a mennyiségi és minőségi jellemzőiket, a fizetendő ellenértéket köteles előzetesen egyeztetni a rendezvény hallgatói főszervezőjével. (3) A hallgatói rendezvényen a résztvevők számára nyújtott térítéses szolgáltatások díjának, termékek árának megállapítására a Rendezvényszervező jogosult, és az ebből származó bevételek is a Rendezvényszervezőt illetik meg, melynek feltételeit az Egyetem és a Rendezvényszervező között létrejött vállalkozási szerződés rögzíti. A szolgáltatási díj megállapítása a Rendezvényszervező által biztosított szolgáltatásokból származó, a Rendezvényszervezőt illető bevételek figyelembe vételével történik. A Rendezvényszervező az adott rendezvényhez kapcsolódó, általa előzetesen készített kalkuláció alapján, kedvezményt biztosíthat az Egyetem részére. 15. (1) A rendezvény szervezése kapcsán a rendezvény hallgatói főszervezője különösen az alábbi feladatok ellátására köteles: a) a rendezvényszervezési kérelem és a szükséges dokumentáció elkészítése, összeállítása; 10

11 b) a rendezvényszervezésben közreműködő hallgatói szervezők kiválasztása, kijelölése; c) a rendezvényszervezésben közreműködő hallgatói szervezők munkájának koordinálása, ellenőrzése; d) a hallgatói rendezvény hirdetése, a marketing promóciós megjelenések meghatározása együttműködve a KMI-vel; e) kapcsolattartás az Egyetem rendezvényszervezésben, illetve az engedélyezési eljárásban közreműködő szervezeti egységeivel és az Egyetemi vezetőkkel; f) az Egyetem vezetőinek szükségszerű tájékoztatása; g) együttműködés a hallgatói rendezvény megszervezésével és lebonyolításával megbízott Rendezvényszervezővel. 16. (1) A hallgatói rendezvény programjának megtervezése, meghatározása során figyelmemmel kell lenni az oktatás rendjére, az emberi méltóság, az egyenlő bánásmód követelményeire, az Egyetem szellemiségének tiszteletben tartására. (2) A kari hallgatói rendezvény esetén a kar dékánja, egyetemi hallgatói rendezvény kapcsán az Egyetem rektora dönthet úgy, hogy meghatározott programok megtartását nem támogatja. 17. (1) Belépő/részvételi díjas hallgatói rendezvény esetén a részvételi díj mértékét, a kedvezményben részesíthetők körét, a kedvezmények mértékét, a részvételi díj differenciálásának lehetőségét, a megfizetés módját a rendezvényszervezési kérelemben kell megfelelően rögzíteni. A rendezvényszervezési kérelem elkészítése és összeállítása rendezvény hallgatói főszervezőjének a feladata. (2) A belépti/részvételi díj az adott hallgatói rendezvény költségvetése, a szolgáltatások mennyisége és minősége, valamint a rendelkezésre álló források alapján kerül meghatározásra figyelemmel a Hallgatói Önkormányzat Alapszabályában, az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és részönkormányzatai gazdálkodásának szabályozásáról szóló 8/2016. (VIII.31.) számú rektorikancellári közös utasításban, valamint a Közbeszerzési és beszerzési szabályzatban foglalt rendelkezésekre. (3) A belépti/részvételi díj, illetőleg a kedvezmények meghatározása az alábbi szempontok figyelembe vételével történhet: a) belépti/részvételi díjas rendezvények esetén kedvezményben részesíthetők azok a résztvevők, akik a belépőt/ részvételi díjat elővételben vásárolják meg; b) kedvezmények kerülhetnek megállapításra a rendezvény szervezésében résztvevők számára feladatvégzésük arányában és függvényében, az Egyetem közalkalmazottjai, valamint a meghívott vendégek esetében; c) a rendezvény helyszínén történő belépő megvásárlása esetén a résztvevők a teljes árú belépti/részvételi díj megfizetésére kötelesek. 11

12 18. (1) A belépők értékesítéséből, részvételi díjak megfizetéséből származó bevétel a Rendezvényszervezővel történt eltérő megállapodás hiányában- teljes egészében az Egyetemet illeti meg. (2) Elővásárlás esetén a belépti/részvételi díj fizetése a NEPTUN rendszeren keresztül történik. A belépőjegy (karszalag) a befizetés igazolása esetén adható ki. (3) A rendezvény helyszínén a jegyvásárlás kizárólag készpénzzel lehetséges. Az Egyetem köteles a helyszínen eladott minden belépőjegy után nyugtát adni nyugtatömb vagy (mobil) pénztárgép alkalmazásával. (4) A belépődíjak értékesítése során figyelemmel kell lenni az Egyetem Pénz és értékkezelési szabályzatában foglaltakra. 19. (1) Hallgatói rendezvény kapcsán támogatási és szponzorációs szerződést kizárólag az Egyetem, illetőleg a Rendezvényszervező köthet az Egyetem és Rendezvényszervező között létrejött vállalkozási szerződésben rögzített feltételekkel. (2) A támogatási, szponzorációs szerződés megkötése során figyelemmel kell lenni az Egyetem szellemiségére, az emberi méltóság tiszteletben tartására, az egyenlő bánásmód követelményére, továbbá a megkötött szerződés nem sértheti az Egyetem meglévő szerződéseiben rögzített érdekeit, vállalásait. (3) Az (1)-(2) bekezdésben meghatározott rendelkezéseket kell alkalmazni harmadik személy rendezvényen való marketing, illetve promóciós megjelenései vonatkozásában is. (4) A támogatási, szponzorációs, marketing illetve promóciós szerződések megkötését megelőzően a szerződéseket a GI, a KMI és a Jogi Igazgatóság véleményezi pénzügyi, szakmai és jogi szempontból. A rendezvény lebonyolítása, a rendezvény zárása, az emberi méltóság tiszteletben tartása, a sajtóval való kapcsolattartás rendje 20. (1) A hallgatói rendezvény lebonyolításával kapcsolatos feladatokat a Rendezvényszervező látja el az Egyetemmel kötött vállalkozási szerződés alapján. (2) A Rendezvényszervező a hallgatói rendezvény lebonyolítása kapcsán különösen az alábbi feladatokat látja el: a) a rendezvény helyszínének birtokba vétele, bejárása, a rendezvény helyszínének körülhatárolása; b) a rendezvény helyszínének építése (pl. sátrak, színpad, standok, pultok építése), a rendezvény helyszínének berendezése, az ehhez szükséges felszerelések és berendezések biztosítása; 12

13 c) fény, hang- és videotechnika biztosítása; d) egyéb infrastrukturális feltételek, eszközök biztosítása; e) a rendezvény helyszínének feldíszítése, dekorálása; f) catering, étel-ital szolgáltatáshoz, vendéglátáshoz szükséges feltételek, személyzet biztosítása; g) fellépők, résztvevők, szervezők eligazítása; h) egészségügyi szolgálat (orvos, mentő) biztosítása; i) rendezvény biztosítása megfelelő számú biztonsági személyzettel; j) rendezvény programjának lebonyolítása; k) a rendezvény lebonyolításában részt vevő személyek, alvállalkozók koordinálása; l) a résztvevők megfelelő tájékoztatása; m) rendkívüli esemény bekövetkezésekor a hallgatói főszervező és az Egyetem erre kijelölt vezetőjének tájékoztatása; n) rendezvény helyszínének bontása, eszközök, berendezések elszállítása; o) rendezvény helyszínének eredeti állapotba történő visszaállítása; p) rendezvény területének takarítása; q) káresemény esetén a javítási, karbantartási feladatok ellátása; r) rendezvényhelyszín visszaszolgáltatása; s) elszámolás készítése; t) a szerződésen rögzített további szolgáltatások teljes körű biztosítása. 21. (1) A hallgatói rendezvény programjának tartalmi lebonyolítása a hallgatói főszervező feladata és felelőssége. (2) A hallgatói főszervező a programok lebonyolítása kapcsán különösen az alábbi feladatokat látja el: a) a rendezvény helyszínének bejárása; b) a rendezvény lebonyolításában közreműködő hallgatói szervezők eligazítása; c) a résztvevők fogadása; d) amennyiben a hallgatói rendezvényen való részvétel regisztrációhoz kötött, a résztvevők regisztrálása, beléptetés koordinálása a Rendezvényszervezővel együttműködve; e) a résztvevők tájékoztatása a rendezvény házirendjéről, programokról; f) a hallgatói rendezvény programjainak a lebonyolítása; g) a programok lebonyolításában közreműködő hallgatói szervezők munkájának koordinálása; h) rendkívüli esemény bekövetkezésekor a Rendezvényszervező és az Egyetem erre kijelölt vezetőjének tájékoztatása; i) rendezvény helyszínének bontását követően, a rendezvény helyszínének ellenőrzése; j) a rendezvény zárását követően a rendezvény értékelése, elszámolás és beszámoló készítése. 22. (1) A hallgatói rendezvény helyszínére történő be-és kilépés szabályait, a részvételi jogosultság igazolásának módját, a résztvevőkkel szemben támasztott magatartási szabályokat, a 13

14 résztvevők kötelességeit, a résztvevők valamint a rendezvényszervezésben közreműködő Egyetemi polgárok rendezvényről történő kizárásának, kitiltásának szabályait, a tűz, baleset-és vagyonvédelmi rendelkezéseket, a hatóságokkal való kapcsolattartás valamint a panaszkezelés rendjét a rendezvény házirendje szabályozza. A rendezvény házirendjének az elkészítése a Rendezvényszervező feladata. A Rendezvényszervező a rendezvény házirendjét a rendezvény kezdő időpontját megelőzően, legalább 5 nappal előtte köteles jóváhagyásra megküldeni a (2) bekezdésben rögzített személyeknek. (2) A rendezvény házirendjét az EHÖK elnök valamint a KMI vezetőjének véleményezését követően kari hallgatói rendezvény esetében a Kar dékánja, egyetemi hallgatói rendezvény esetében a rektor hagyja jóvá. (3) Amennyiben a hallgatói rendezvényen való részvétel belépő/ részvételi díj megfizetéséhez, vagy regisztrációhoz kötött a résztvevők a belépő megfizetésével illetőleg a regisztrációs nyilatkozat aláírásával a rendezvény jóváhagyott házirendjét magukra nézve kötelezőnek fogadják el. (4) Amennyiben a hallgatói rendezvényen való részvétel előzetes regisztrációhoz kötött, a résztvevők egy nyilatkozat aláírásával hozzájárulnak ahhoz, hogy a regisztráció során megadott személyes adataikat az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény vonatkozó rendelkezései szerint a Rendezvényszervező, illetőleg a rendezvényszervező képviseletében eljáró személyek, a Rendezvényszervező teljesítését elősegítő alvállalkozók, az Egyetem részéről pedig az Egyetem rendezvényszervezésben közreműködő polgárai megismerjék és azokat a nyilatkozatban meghatározott célból kezeljék. Az adatok kezelése során be kell tartani mind a jogszabályi mind pedig az Egyetem Adatvédelmi Szabályzatában foglalt rendelkezéseket. A regisztrációs nyilatkozat mintája a jelen szabályzat 4. számú mellékeltét képezi. (5) Amennyiben a hallgatói rendezvényen való részvétel belépő/ részvételi díj megfizetéséhez kötött, a részvételi jogosultság igazolására eltérő színű és sorszámmal ellátott karszalag szolgál az egyes árkategóriák szerint a belépőjegyből származó bevétel egyértelmű azonosítása céljából. (6) A karszalagok elkészítése a Rendezvényszervező feladata. A Rendezvényszervező a megrendelt karszalagokat köteles a hallgatói rendezvény kezdő időpontja előtt a GI részére átadni. A karszalagokat a GI adja ki a részvételi díjak beszedésével megbízott, az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban, illetve hallgatói jogviszonyban álló személyek részére. (7) A részvételi díjak beszedésével megbízott személyek anyagi felelősségvállalási nyilatkozat, valamint a karszalagok és a nyugtatömb átadás-átvételére vonatkozó jegyzőkönyv aláírásával vállalják a részvételi díj beszedésével járó kötelezettségeket és felelősséget. A rendezvény hallgatói főszervezője felelős a pénzkezeléssel megbízott személyek koordinálásáért és a beszedett bevételek elszámolásáért. (8) A rendezvény hallgatói főszervezője köteles a készpénzben beszedett bevételt naponta csekken befizetni az Egyetem Magyar Államkincstárnál vezetett bankszámlájára. A hallgatói főszervező köteles naponta összesítést készíteni a résztvevők létszámáról, árkategóriánként csoportosítva valamint a rendezvény zárását követő napon elszámolást készíteni a napi 14

15 bevételekről, az eladott/kiadott karszalagokról, az Egyetem kincstári számlájára történő befizetésekről. A hallgatói főszervező a rendezvény zárását követően köteles az értékesítésre nem került karszalagokat visszaszolgáltatni a GI részére. (9) A részvételi díjak beszedésével megbízott személyek kötelesek a Pénz és értékkezelési szabályzat rendelkezéseit betartani. (10) Amennyiben a belépő/ részvételi díj megfizetésére előzetesen a NEPTUN rendszeren keresztül kerül sor, a GI köteles a rendezvény hallgatói főszervezője felé a rendezvény kezdő időpontját megelőzően igazolni azoknak a résztvevőknek a nevét, akik a részvételi díjat megfizették. (11) A rendezvény hallgatói főszervezője a rendezvény kezdő időpontját megelőzően köteles leadni a VIP vendégek/ meghívottak, regisztrációhoz kötött rendezvény esetén a résztvevők névsorát a Rendezvényszervező, valamint a GI részére. (12) A rendezvényre történő belépés mindaddig megtagadható, ameddig a rendezvény résztvevője részvételi jogosultságát nem igazolja. Az ilyen indokból történő kizárás esetén a résztvevő kártérítésre nem jogosult. (13) Bódultság, kábítószer, vagy egyéb tudtamódosító szer hatása alatt a hallgatói rendezvény érvényes belépőjegy felmutatása, illetve regisztráció mellett sem látogatható, a rendezvény helyszínéről való kitiltásnak van helye. (14) A rendezvény ideje alatt biztosítani kell a résztvevők számára, hogy a rendezvénnyel, a rendezvény lebonyolításával kapcsolatos kifogásaikat, panaszaikat megfogalmazzák. A panaszok kivizsgálására a Rendezvényszervező köteles. A panaszok kivizsgálásáról és a Rendezvényszervező által tett intézkedésekről a Rendezvényszervező köteles tájékoztatni a rendezvény hallgatói főszervezőjét és az Egyetem erre kijelölt vezetőjét. (15) A résztvevők elégedettségének mérését az EHÖK elnökének valamint a KMI vezetőjének előzetes tájékoztatása alapján - az Egyetem Minőségügyi Központja látja el. A résztvevők elégedettségének mérése során figyelemmel kell lenni az Egyetem Minőségbiztosítási Kézikönyvében rögzített alapelvekre, módszerekre. A mérés módszertanával illetőleg a kérdőívvel kapcsolatban az EHÖK-nek egyetértési joga van, amennyiben az EHÖK a javaslat megküldését követő 8 napon belül egyetértési jogát nem gyakorolja, akkor az egyetértés megadottnak tekintendő. (16) A hallgatói rendezvény zárását követően a rendezvény hallgatói főszervezője köteles beszámoló készítésére és annak EHÖK elnök felé történő továbbítására. A beszámolót az EHÖK elnöke legkésőbb a rendezvény zárását követő 15 napon belül köteles megküldeni az Egyetem kancellárja felé. A kancellár a beszámoló elfogadását megelőzően megküldi azt a jelen szabályzat 25. (1) bekezdés d) pontjában, da) alpontjában meghatározott Egyetemi vezetőknek véleményezésre. 15

16 23. (1) A hallgatói rendezvényeken szigorúan tilos a résztvevőket emberi méltóságukat sértő, így különösen megalázó, diszkriminatív, lealacsonyító, önbecsülésüket sértő, másnak vagy másoknak kiszolgáltatott, baleset- vagy életveszélyes helyzetnek kitenni, továbbá ilyen helyzeteket eredményező vagy ilyen helyzet kialakulásának a lehetőségével járó programokat szervezni, különösen a rendezvényen részt vevő személyt akarata ellenére kötelezni vagy rávenni alkohol fogyasztására, az erkölcsi és etikai normák, vagy a saját értékrendje megsértésére, illetve jogellenes cselekményre vagy tevékenységre, valamint a rendezvény területére kábítószert vagy más bódító anyagot bevinni. (2) Az (1) bekezdésben foglalt szabályok betartásáért a rendezvény hallgatói főszervezője és a Rendezvényszervező felelős. (3) Amennyiben a hallgatói rendezvény szervezője, illetőleg a Rendezvényszervező, vagy a Rendezvényszervező képviseletében eljáró személy az alapvető emberi vagy személyiségi jogok megsértéséről szerez tudomást, köteles haladéktalanul intézkedni a jogsértő magatartás megszüntetése iránt. A Rendezvényszervező a rendezvény hallgatói főszervezőjének, valamint az Egyetem erre kijelölt vezetőjének tájékoztatása mellett köteles gondoskodni a szabályellenes események során történtek részletes feltárásáról és a szükséges intézkedések megtételéről. (4) A hallgatók emberi méltóságát egyaránt köteles az Egyetem minden polgára tiszteletben tartani, melynek megsértése a hallgatók elleni fegyelmi eljárás megindítását, a közalkalmazottak esetében a Kjt. szerinti munkáltatói intézkedések meghozatalát vonhatja maga után, továbbá alkalmazhatók a rendezvény házirendjében rögzített egyéb jogkövetkezmények és szankciók. Amennyiben a rendezvény részt vevője nem az Egyetem polgára, hanem külsős résztvevő, vele szemben a rendezvény házirendjében rögzített jogkövetkezmények és szankciók alkalmazhatók. 24. (1) A hallgatói rendezvényekkel kapcsolatban a KMI működteti a sajtóval történő kapcsolattartás rendszerét. A sajtó felé történő nyilatkozatokat, közleményeket kizárólag a KMI vezetője, továbbá a KMI vezetőjével folytatott előzetes egyeztetést követően az Egyetem rektora vagy kancellárja, az általuk kijelölt más vezető, illetőleg az EHÖK elnöke tehet. (2) A Rendezvényszervező a hallgatói rendezvényekkel kapcsolatban kizárólag a KMI vezetőjével történt előzetes egyeztetést, továbbá a rektor és a kancellár jóváhagyását követően nyilatkozhat a sajtónak. (3) A tájékoztatási tevékenység során a minősített adatok, a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó szabályokat meg kell tartani. A nyilatkozat nem járhat mások személyhez fűződő jogainak sérelmével. A rendezvények ellenőrzése 25. (1) A hallgatói rendezvények Egyetem részéről történő ellenőrzésére az alábbi szervezeti, egységek, személyek jogosultak: 16

17 a) A hallgatói rendezvény tervezési, engedélyezési szakaszában aa) az EHÖK elnöke, a dékán, a kari GMO vezetője, a rektor, a gazdasági igazgató, a KMI vezetője és a kancellár ellenőrzi az éves hallgatói rendezvénytervet; ab) az EHÖK elnöke, a dékán, a kari GMO vezetője, a rektor, a gazdasági igazgató, a KMI vezetője, a jogi igazgató és a kancellár a rendezvényszervezési kérelem engedélyezésén keresztül ellenőrzi a rendezvényszervezés folyamatát, a rendezvények programját, költségvetését, műszaki terveit. b) A hallgatói rendezvény szervezése során: ba) a KMI vezetője folyamatosan jogosult ellenőrizni a hallgatói rendezvény szervezésének menetét, a Rendezvényszervező, valamint a hallgatói főszervező, hallgatói szervezők munkáját, tevékenységét; bb) kari hallgatói rendezvény esetén a dékán és a kari GMO vezetője, egyetemi rendezvény esetén a rektor és a gazdasági igazgató, továbbá valamennyi hallgató rendezvény kapcsán a kancellár ellenőrizheti a Rendezvényszervező és a hallgatói főszervező munkáját, tevékenységét. c) A hallgatói rendezvény lebonyolítása során ca) a KMI vezetője, a dékán, a kari GMO vezetője, a rektor, a gazdasági igazgató, a kancellár illetőleg az általuk írásban felhatalmazott ellenőrző személy ellenőrizheti a hallgatói rendezvény lebonyolítását; cb) az Egyetem területén megrendezésére kerülő hallgatói rendezvény esetén az Egyetem tűzvédelmi megbízottja és rendészeti megbízottja az Egyetem Tűzvédelmi Szabályzatában valamint az Egyetem Rendészeti és vagyonvédelmi Szabályzatában foglaltak alapján jogosult a rendezvény helyszínét ellenőrizni; d) A hallgatói rendezvény zárást követően: da) a KMI vezetője, a dékán, a kari GMO vezetője, a rektor, a gazdasági igazgató és a kancellár a hallgatói rendezvényről szóló beszámoló elfogadásával értékelik a rendezvény sikerességét; db) a KMI vezetője engedélyezi a hallgatói rendezvényen készült fénykép, video és hangfelvételek nyilvánosságra hozatalát, nyomon követi a rendezvény sajtóját. 26. (1) A hallgatói rendezvény ideje alatt a rendezvény biztosítása, a helyszín ellenőrzése a Rendezvényszervező által megbízott biztonsági szolgálat feladata. (2) A biztonsági szolgálat emberei a rájuk vonatkozó jogszabályi előírásoknak és a rendezvény házirendjében rögzített rendelkezéseknek megfelelően végzik a rendezvény biztosítását és az ellenőrzési tevékenységet. 27. (1) A hallgatói rendezvény ideje alatt az esetleges hatósági ellenőrzések során a Rendezvényszervező és a hallgatói rendezvény hallgatói főszervezője köteles jelen lenni, köteles a hatóságokkal együttműködni, a rendezvény lebonyolításához szükséges engedélyeket bemutatni. 17

18 A gólyatáborra vonatkozó különös rendelkezések 28. (1) A gólyatábor olyan kiemelt hallgatói rendezvény, mely az Egyetemre újonnan felvett, hallgatói jogviszonnyal nem rendelkező személyek (jelen fejezet alkalmazásában a továbbiakban: hallgatók) számára kerül megrendezésre. (2) A gólyatábor célja, hogy a) elősegítse az újonnan felvett hallgatók egyetemi beilleszkedését, b) megfelelő tájékoztatást nyújtson a hallgatók számára a tanulmányi követelményekről, az igénybe vehető egyetemi szolgáltatásokról, tehetséggondozási formákról, érdekképviseleti fórumokról, hallgatói szervezetekről, c) a hallgatók megismerjék az Egyetem szellemiségét, az egyetemi és kari normákat, követelményeket, és d) közvetlen kapcsolatot alakíthassanak ki egymással, leendő oktatóikkal, hallgatótársaikkal. 29. (1) A gólyatáborban kizárólag az újonnan felvett hallgatók, a rendezvényszervezésben szerződés alapján közreműködő személyek, az Egyetem közalkalmazottai, valamint az Egyetemmel hallgatói jogviszonyban álló hallgatói szervezők vehetnek részt. Meghívottként más személyek is részt vehetnek a rendezvényen. (2) A hallgatói szervező kizárólag az Egyetemen hallgatói jogviszonnyal rendelkező olyan hallgató lehet, aki megfelel a jelen szabályzat 5. (2) bekezdésében rögzített feltételeknek. 30. (1) A gólyatábor tervezett programja, a gólyatábor szervezésében és lebonyolításában részt vevő személyek, a hallgatói főszervező, hallgatói szervezők tekintetében az EHÖK, valamint a kar dékánja előzetesen egyetértési jogot gyakorol, amely a program megvalósításának feltétele. Amennyiben az egyetértésre jogosult a rendezvényszervezési terv megküldését követő 8 napon belül egyetértési jogát nem gyakorolja, akkor az egyetértés megadottnak tekintendő. (2) A program megvalósításáért, az Egyetem etikai normáinak, valamint a gólyatábor házirendjének betartásáért és betartatásáért a gólyatábor hallgatói főszervezője vállal felelősséget. (3) A gólyatábor programjában nem szerepelhetnek olyan programelemek, amelyek sértik a jelen szabályzat 23. (1) bekezdésében rögzített követelményeket. 31. (1) A gólyatáborban a hallgatók tájékoztatására kizárólag a gólyatábor hallgatói főszervezője, a hallgatói szervezők, illetőleg a Rendezvényszervező arra kijelölt képviselője jogosult. (2) A gólyatáborban bekövetkező rendkívüli esemény, válsághelyzet esetén a Rendezvényszervező helyszínen jelen lévő képviselője, valamint a hallgatói főszervező együttesen köteles eljárni. Rendkívüli esemény, válsághelyzet bekövetkezése esetén a gólyatábor hallgatói főszervezője és a Rendezvényszervező egyaránt köteles az Egyetem erre kijelölt vezetőjét tájékoztatni. Válsághelyzetben az Egyetem nevében nyilatkozattételre kizárólag a rektor, a kancellár, az általuk 18

19 kijelölt más vezető, illetőleg az EHÖK elnök a KMI vezetőjével történt előzetes egyeztetést követően jogosult. (3) A gólyatáborból való kitiltás szabályait a gólyatábor házirendje szabályozza. Zenés, táncos rendezvényekre vonatkozó különös rendelkezések 32. (1) A zenés, táncos rendezvények működésének biztonságosabbá tételéről szóló 23/2011. (III.8.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) hatálya alá tartozó zenés, táncos rendezvény csak rendezvénytartási engedély birtokában tartható. (2) Abban az esetben, ha a Korm. rendelet hatálya alá tartozó zenés, táncos rendezvény az Egyetem területén kívül kerül megrendezésre, a Rendezvényszervező köteles meggyőződni arról, hogy a rendezvény helyszínéül szolgáló építmény üzemeltetője rendelkezik-e rendezvénytartási engedéllyel. (3) Amennyiben a zenés, táncos rendezvény szabadtéren kerül megtartásra, és a rendezvény időtartama alatt várhatóan lesz olyan időpont, amelyen a résztvevők száma az 1000 főt meghaladja, a rendezvénytartási engedély iránti kérelem benyújtására a Rendezvényszervező köteles. (4) A (2)-(3) bekezdésben rögzített esetben a Rendezvényszervezőnek köteles igazolnia azt az Egyetem felé, hogy a zenés, táncos rendezvény megrendezéséhez szükséges rendezvénytartási engedély rendelkezésre áll. 33. (1) Abban az esetben, ha a hallgatói rendezvény a Korm. rendelet hatálya alá tartozó zenés, táncos rendezvény az Egyetem vagyonkezelésébe tartozó, vagy más jogcímen használatában álló épületek közül az 5. számú mellékletben meghatározottak valamelyikében kerül megrendezésre a rendezvénytartási engedély iránti kérelem benyújtására az Egyetem köteles. (2) A rendezvénytartási engedély iránti kérelmet a rendezvény helye szerint illetékes jegyzőhöz kell benyújtani. (3) Az engedély iránti kérelemben meg kell jelölni a zenés, táncos rendezvénynek helyt adó építmény használatának jogcímét. A kérelemhez csatolni kell: a) a rendezvénynek helyt adó építmény, terület azonosításához szükséges, továbbá alapterületére, befogadóképességére vonatkozó adatokat; b) a zenés, táncos rendezvény megnevezését; c) a zenés, táncos rendezvény gyakoriságáról, megtartásának napjairól, kezdésének és befejezésének időpontjáról szóló nyilatkozatot; d) az építésügyi hatóság szakhatósági közreműködéséhez szükséges, külön jogszabályban meghatározott építészeti- műszaki dokumentációt két példányban és a tervezői nyilatkozatot; e) amennyiben külön jogszabály kötelezővé tesz, a tűzvédelmi szabályzatot; 19

20 f) az építésügyi hatóság szakhatósági közreműködéséhez szükséges, külön jogszabályban maghatározott építészeti-műszaki dokumentációt két példányban és a tervezői nyilatkozatot; g) a biztonsági tervet; h) valamint a kérelmező nevét, székhelyét, nyilvántartási számát. (4) A biztonsági terv tartalmazza: a) a zenés, táncos rendezvény helyszínének alaprajzát, befogadóképességét, az oda való belépés és eltávozás rendjét; b) a zenés, táncos rendezvény helyszínének baleset, elemi csapás, tömeges rendbontás esetére vonatkozó kiürítési, menekítési tervét; c) a biztonsági követelmények érvényesítésében közreműködők tevékenységének leírását; d) a biztonsági személyzet létszámát; e) az egészségügyi biztosítás feltételeinek meglétére vonatkozó utalást, valamint f) szabadtéri rendezvényeknél a viharos időjárás esetére vonatkozó intézkedési tervet. (5) Abban az esetben, ha a hallgatói rendezvény a Korm. rendelete hatálya alá tartozó zenés, táncos rendezvényként az Egyetem által üzemeltetett ingatlanban kerül megrendezésére ennek tényét a rendezvényszervezési kérelemben rögzíteni kell és az EHÖK elnök köteles a kancellár figyelmét felhívni arra, hogy a rendezvénytartási engedély iránti kérelem benyújtására az Egyetem köteles. A rendezvényszervezési kérelmet zenés, táncos rendezvény szervezése esetén az EHÖK elnöke a hallgatói rendezvény kezdő időpontja előtt 45 nappal köteles a kancellás részére megküldeni. (6) Amennyiben a kancellár jóváhagyja a zenés, táncos rendezvény megrendezését, a JI haladéktalanul intézkedik a rendezvénytartási engedély iránti kérelem benyújtása iránt. (7) A hatósági engedélyezési eljárásban az Egyetem részéről a JI köteles eljárni, a hatóságokkal, szakhatóságokkal együttműködni. (8) A zenés, táncos rendezvény lebonyolítása során a Rendezvényszervező feladata, hogy folyamatosan nyomon kövesse, nem várható-e a rendezvény biztonságát veszélyeztető időjárás, valamint felel a biztonsági tervben és a vonatkozó tűzvédelmi előírásokban meghatározott rendelkezések megtartásáért, ha az időjárás a rendezvény biztonságát veszélyezteti, szükséges esetben gondoskodik a rendezvény felfüggesztéséről. A Rendezvényszervező köteles gondoskodni elsősegély nyújtására képzett személyzet helyszíni jelenlétéről. (9) Az építmény üzemeltetője és a Rendezvényszervező együttesen felel a zenés, táncos rendezvény gyakoriságáról, megtartásának napjáról, kezdésének és befejezésének időpontjáról szóló nyilatkozatnak, a biztonsági tervnek és a tűzriadó tervnek a zenés, táncos rendezvény helyszínén a vendégek számára látható, hozzáférhető helyen történő elhelyezéséért, valamint az elektronikus tájékoztatásra szolgáló honlapján való közzétételére. (10) A zenés, táncos rendezvény biztosítását a zenés, táncos rendezvény és a rendezvény helyszínének jellegzetességeihez, valamint a helyszín befogadóképességéhez igazodó számú biztonsági személyzet végzi. A biztonsági személyzetről a Rendezvényszervező köteles gondoskodni. 20