Berhida Város Önkormányzat. Polgármesteri Hivatalának. Szervezeti és Működési Szabályzata

Átírás

1 Berhida Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata Berhida Városi Önkormányzat Képviselőtestülete a helyi önkormányzatokról szóló, többször módosított 1990.évi LXV.tv.38. -a alapján az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására létrehozta a Polgármesteri Hivatalt. I. Bevezető rész 1.) A Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) a Polgármesteri Hivatal és Vilonyai Kirendeltsége szervezeti felépítését, működési rendjét, a külső és belső kapcsolattartás módját, valamint a Várpalota Kistérség Többcélú Társulása (továbbiakban: Társulás) hivatalt érintő feladatait tartalmazza. 2.) Hatálya kiterjed a Polgármesteri Hivatal és Vilonyai Kirendeltsége valamennyi alkalmazottjára, dolgozójára. 3.) Az SzMSz a módosított 1990.évi LXV. tv., valamint a módosított 217/1998. (XII.30.) Korm. számú rendelet alapján készült. II. A Polgármesteri Hivatal szervezete 1.) A költségvetési szerv neve: Polgármesteri Hivatal (továbbiakban: Hivatal) címe: Berhida, Veszprémi u. 1-3 Működési területe: Berhida Város közigazgatási területe Megállapodás alapján, az abban foglaltak szerint Vilonya község közigazgatási területe, illetve a Társulás megállapodásai szerint érintett közigazgatási területekre. Kirendeltsége: Berhida Polgármesteri Hivatal Vilonyai Kirendeltsége (továbbiakban: Kirendeltség) címe: Vilonya, Kossuth u. 18. A Kirendeltség működési területe: Vilonya község közigazgatási területe

2 2 A költségvetési szerv alapító szerve: Berhida Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testülete A Hivatal fenntartója és felügyeleti szerve: Berhida Város Önkormányzata Alapító okirata: az SZMSZ 1.sz. függeléke 2.) A Hivatal jogállása: önálló jogi személy, melynek vezetője a Képviselő-testület által pályázat útján, határozatlan időre kinevezett jegyző. 3.) A Hivatal tevékenysége: Alaptevékenysége az önkormányzati igazgatási feladatok, mint fő tevékenységi kör, valamint az Ötv. 8. -ból adódó alapfeladatok. A költségvetési szerv alaptevékenységét szintén az alapító okirat tartalmazza. A Hivatal önálló költségvetési szervként ellátja Vilonya községgel kötött megállapodás szerint a körjegyzőségből adódó feladatokat is. Végzi az önkormányzati kincstári tevékenység keretében a részben önálló költségvetési szervként besorolt TESZ, Süni óvoda, Hétszínvirág óvoda, Ady E. Ált.Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, II.Rákócz Ferenc Iskola és vilonyai tagintézménye, Kultúrház, Petőfi Műv.Ház, Közkönyvtár és Peremartongyártelepi tagintézménye, Családsegítő Központ pénzügyi és gazdasági feladatainak ellátását. 4.) A Hivatal önálló költségvetési szervként végzi a Társulás megállapodásaiban foglaltak szerint, az azokban meghatározott módon a Társulásból adódó feladatokat. III. A Hivatal szervezeti felépítése 1.) A polgármester a Képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a hivatalt. A polgármester foglalkoztatási jogviszonyára a módosított 1994.évi LXIV.tv. rendelkezései az irányadók. Munkarendje heti 40 óra. A Hivatalon belüli létszáma 1 fő. 2.) A Hivatal egységes szervezet, vezetését a jegyző látja el. A hivatal köztisztviselői szervezete: - jegyző 1 fő - aljegyző, titkársági és szervezési irodavezető 1 fő - titkársági és szervezési iroda 3,5 fő - hatósági iroda 8,5 fő - okmányiroda 4 fő - pénzügyi iroda (kincstárral) 10 fő

3 3 összesen: 28 fő A 28 főből 2 fő alkalmazására január 1-től a Vilonya községgel kötött körjegyzőségi társulásban foglaltak szerint kerül sor. Az önkormányzati kincstár többlet feladatait a hivatal a pénzügyi irodán belül látja el január 1-től, amelyhez 5 fő közalkalmazotti létszámot vett át véglegesen az érintett létszám zárolása mellett- a TESZ -től. A Hivatal munkaviszonyban álló alkalmazottai: - gépkocsivezető 1 fő - takarító és kézbesítő 1 fő összesen: 2 fő Az Mt. hatálya alatti alkalmazottak a Titkársági és Szervezési Iroda keretei között látják el feladataikat, közvetlen vezetőjük az aljegyző. 3.) A Hivatal összlétszáma együtt: polgármester: köztisztviselők: Mt. alatti alkalmazottak: Összesen: 1 fő 28 fő 2 fő 31 fő 4.) A Hivatal vezetői struktúrája a következő: szervezeti szintek a szervezeti szintnek A konkrét vezetői be- (1) megfelelő lehetséges osztások megnevezése vezető beosztások (3) (2) 4.1. Legfelsőbb vezetői szint jegyző 4.2. Magasabb vezetői szint aljegyző a) Aljegyző, Titk. és Szerv. Irodavez b) Hatósági Irodavez. c) Okmányiroda vez. d) Pénzügyi Irodavez Középvezetői szint csoportvezető a) Építési b) Igazgatási 5.) Az iroda tagoltságban működő szervezetek élén az irodavezetők, míg a hatósági iroda csoport tagolásban működő csoportjai élén a csoportvezetők állnak. Az irodavezetők július 01-től osztályvezetői szintű vezetői megbízásra jogosultak, teljesítménykövetelményeik kialakításánál ezen időponttól a vezetői feladatok ellátását figyelembe kell venni.

4 4 A csoportvezető a Ktv. eltérő rendelkezésének hiányában nem minősül vezetőnek. Képzettségi pótlékra a mérlegképes könyvelői végzettségű ügyintézők jogosultak a Ktv.46..(5)bekezdése szerint. A képzettségi pótlékra jogosító munkaköröket a 6.) pont, illetve az éves költségvetési rendelet tartalmazza. Idegen nyelvtudási pótlék a Ktv.48..-a szerint az olasz, szlovén, nyelvvizsgák alapján adható. A ruházati költségtérítést Ktv.49./G..(1) bekezdése szerint kell biztosítani a hivatalban alkalmazásban állók részére. 6.) Az egyes vezetői szintekhez tartozó munkakörök és a munkakörökben foglalkoztatható létszám a következő Vezetői szinthez Vezetőknek közvetlenül A munkakörben fogl. Megjegyzés tartozó beosztás alárendelt munkakörök létszám(m. körönként) Jegyző 1 fő aljegyző 1 fő Hatósági Irodavezető 1 fő Pénzügyi Irodavezető 1 fő Okmányiroda vezető 1 fő Aljegyző, Titkársági és Szervezési Irodavezető Hatósági Irodavezető Okmányiroda Irodavezető Titkársági és művelődési üi. 1 fő Munkaügyi és szervezési üi. 1 fő Informatikai és szervez. üi. 0, 5 fő részmunkaidő Szervezési pályázati és közb. üi. 1 fő gépkocsivezető 1 fő takarító 1 fő Igazgatási csoport Adóügyi és pénzügyi üi. 1 fő Helyi adóügyi üi. 1 fő Földműv. és szociális üi 1 fő Szoc. és ügyfélszolgálati üi. 1 fő Igazgatási és szerv. üi. 1 fő (Vilonyán) Építési csopvez. 0,3 fő részmunkaidő Műszaki és körny.véd.üi. 1 fő Vagyonkat. üi. ép.ügykez. 1 fő Katasztrófa üi. 0,2 fő részmunk, megbíz. anyakönyvi és okmány üi 1 fő gépjármű, adatfeldolgozó üi. 1 fő okmányirodai és népjóléti üi. 1 fő

5 5 Pénzügyi Irodavez. Gazdálkodási és pénzügyi üi. 1 fő Gazdálkodási üi. 1 fő (képz. pótl.) Pénztáros 1 fő Pénzügyi üi, pénztáros 1 fő Pénzügyi üi. 1 fő (képz. pótl.) Számviteli üi. 1 fő Számviteli és pénzügyi üi. 1 fő Pénzügyi és számviteli üi. 1 fő Pénzügyi és adóügyi üi. 1 fő (Vilonyán) összesen: 30 fő A feladatellátásban Hivatalon kívül, a település területén részt vesznek a Polgármester irányításával, a TESZ szervezésével és vezetésével a közhasznú, közcélú és közmunkát végző dolgozók is. 1.) A Hivatal irányítása A polgármester: IV. A Hivatal irányítása, vezetése, működése a Képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a Hivatalt. Az alpolgármestert a polgármester távollétében annak (Ör. és SzMSz szerinti) irányítási jogosítványai illetik meg. egyetértése szükséges a köztisztviselők kinevezéséhez és a Hivatalban feladatot ellátó fizikai alkalmazottak munkaszerződéséhez, az irodavezetői megbízáshoz, a megbízás visszavonásához, valamint a köztisztviselők és a Mt. hatálya alatt álló fizikai alkalmazottak (továbbiakban: a Mt. hatálya alatt álló fizikai alkalmazottak : hivatali alkalmazottak) jutalmazásához, juttatásaihoz. 2.) A Hivatal vezetése: A jegyző: vezeti a Hivatalt, megszervezi a Hivatal munkáját. Ellátja a jogszabályokban és az SzMSz-ben meghatározott feladatait, amelynek a munkamegosztás szervezeti rendje, a munkaköri leírásokban és a társulási megállapodásokban foglaltak koordinálásával tesz eleget.

6 6 d.) e.) szabályozza a köztisztviselők és hivatali alkalmazottak helyettesítését, akik munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást. gondoskodik a köztisztviselők rendszeres továbbképzéséről. rendszeres tájékoztatást ad a Hivatal működéséről a polgármesternek. vezetői feladatainak ellátását az aljegyző, valamint az irodavezetők a munkaköri leírásukban foglaltak szerint segítik. 3.) A Hivatal működése: d.) e.) f.) g.) A Hivatal belső szervezeti egységeiként működő irodákat irodavezetők vezetik. Az iroda vezetőit a jegyző bízza meg. Az aljegyző, valamint a Hatósági és Pénzügyi iroda vezetői kötelesek a Képviselő-testületi üléseken részt venni, a polgármester, illetőleg a jegyző vezetői munkáját segíteni. A köztisztviselők és a Hivatali alkalmazottak feladatait a jegyző és a polgármester által együttesen meghatározott munkaköri leírás tartalmazza, amely az SZMSZ 2. számú függeléke. A munkaköri leírásban foglaltak végrehajtását szakszerűen, pártatlanul és igazságosan, a kulturált ügyintézés szabályai szerint kell ellátni. Az egyes irodák alkalmazottai munkaköri leírásában meghatározott feladatok ellátásáért az érintett köztisztviselőkön kívül munkaszervezési szempontból az adott iroda vezetője is felelős. A Hivatal köztisztviselőjét a tudomására jutott szolgálati titok, valamint személyes adat tekintetében titoktartási kötelezettség terheli. A polgármester és a jegyző a Hivatalban alkalmazottak részére szükség szerint, de legalább félévenként munkaértekezletet tart, ahol értékelik a hivatal munkáját és meghatározzák a további feladatokat. Az értekezletekről feljegyzést kell készíteni. A polgármester és a jegyző az irodavezetők részére szükség szerint, de legalább havonta tart munkamegbeszélést. Az irodavezetők, az ügyintézők részére havonta, illetőleg a hivatali alkalmazottak részére szükség szerint tartanak munkamegbeszélést. 4.) A Kirendeltség működése: Vilonya község polgármestere a Képviselő-testülete döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a Kirendeltséget. Az alpolgármestert a polgármester távollétében annak (Ör. és SZMSZ szerinti) irányítási jogosítványai illetik meg.

7 7 A Kirendeltségen foglalkoztatottak esetében az egyetértési jogot Vilonya polgármestere gyakorolja, amelyekről előzetesen Vilonya és Berhida polgármestere véleményt nyilvánít. A jegyző vezeti a Kirendeltséget, az aljegyző útján koordinálja a Kirendeltség munkáját. Ellátja a jogszabályokban és az SzMSz -ben meghatározott feladatait. d.) Szabályozza a Kirendeltség köztisztviselőinek helyettesítését, akik munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást e.) f.) g.) h.) i.) Gondoskodik a köztisztviselők rendszeres továbbképzéséről. Rendszeres tájékoztatást ad a Hivatal, A Kirendeltség működéséről a polgármesternek. A Kirendeltség működésének szervezési feladatait az irodavezetők bevonásával közvetlenül az aljegyző látja el. A Kirendeltségen alkalmazottak feladatait a jegyző és Vilonya polgármestere által együttesen meghatározott munkaköri leírás tartalmazza, amely része az SZMSZ. 2. számú függelékének. A Kirendeltség köztisztviselőjét a tudomására jutott szolgálati titok, valamint személyes adat tekintetében titoktartási kötelezettség terheli. V. A Hivatal általános feladatai 1.) A Hivatal valamennyi köztisztviselőjének alapvető feladata a kultúrált ügyfélfogadás, az ügyfelek államigazgatási ügyeinek törvényes, gyors intézése, szakszerű tájékoztatás nyújtása. A köztisztviselő feladatait a köz- érdekében, a jogszabályoknak és az irányító testületek döntéseinek megfelelően, szakszerűen, pártatlanul és igazságosan, a kulturált ügyintézés szabályai szerint köteles ellátni. 2.) A Hivatal szervezeti egységei és a Kirendeltség kötelesek feladataik ellátása során egymással együttműködni. Az együttműködés során törekedni kell: tevékenységük összehangolására egymás közötti megkeresések gyors és szakszerű intézésére több irodát érintő testületi határozatok, feladatok összehangolt végrehajtására. 3.) A testületi előterjesztések jogi koordinációját a Titkársági és Szervezési Iroda látja el.

8 8 VI. A Hivatal feladatai 1.) A Hivatal feladatait jogszabályok, a Képviselőtestület, a polgármester és a jegyző határozza meg. 2.) A Hivatal valamennyi szervezeti egységének feladata: A Képviselőtestület és a bizottságok, Településrészi Önkormányzó Testület működésével, valamint a polgármester (alpolgármester) és a jegyző tevékenységével kapcsolatos meghatározott feladatok ellátása, az önkormányzati, kisebbségi önkormányzati tevékenység munkakör szerinti segítése A központi és helyi jogszabályok rendeltetésüknek megfelelő végrehajtása a munkaköri lehatárolásoknak megfelelően Az Önkormányzat, a polgármester, a jegyző feladat- és hatáskör gyakorlásának segítése a BM által kiadott hatásköri jegyzékben foglaltak, illetve a munkaköri leírások szerint (döntés előkészítés, végrehajtás) d.) Az önkormányzati intézmények működésével kapcsolatos koordináció e.) Közreműködés a településfejlesztés, önkormányzati rendezvények, külföldi kapcsolatok szervezésében, bonyolításában. f.) g.) h.) Kapcsolattartás a Hivatal működését elősegítő külső szervekkel. Közreműködés az intézmények irányításával kapcsolatos döntések, intézkedések előkészítésében, a végrehajtás megszervezésében, ezek koordinálásában - irányítói feladatok ellátása nélkül. Felelős részvétel a szervezeti egységek közötti folyamatos tájékoztatásában, információáramlásban, az egységes polgármesteri hivatal munkáját elősegítő irodák, kincstár együttműködését biztosító kapcsolattartásban. 3.) A Hivatal szervezeti egységeinek főbb feladatai a következők: Titkársági és szervezési iroda főbb feladatai: A Képviselő-testületi, kisebbségi testület, bizottsági, részönkormányzati, polgármesteri, jegyzői, ügyviteli, szervezési feladatok ellátása. Általános ügyviteli, leíró tevékenység, ügyiratkezelés, ügyirat-nyilvántartás, irattározás, selejtezés. A személyügyi és munkaügyi feladatok ellátása, továbbképzések ütemezése. Általános önkormányzati rendezvény-szervezés és koordináció, sajtófelelősi tevékenység ellátása, művelődési, sport és közbeszerzési feladatok. Önkormányzati társulásokhoz, nemzetközi kapcsolatokhoz kötődő szervezési, leírói tevékenység. Informatikai kapcsolat, web lap koordináció, levelezés. Pályázati figyelés, önkormányzati előkészítés, hivatali koordináció.

9 9 Hivatali gépjármű igénybevétel koordinálása, gépjárművezetés feladatai, takarítás szervezése. Ülésekhez, önkormányzati rendezvényekhez kapcsolódó kézbesítés koordinálása. Hatósági iroda főbb feladatai: Általános államigazgatási, hatósági feladatok döntés előkészítése, illetve jegyzői megbízás alapján első fokú államigazgatási hatáskör gyakorlása. Ezen belül a környezetvédelmi, természetvédelmi és építésügyi ágazat feladat- és hatáskörében létrehozott építésügyi, környezet- és természetvédelmi, hatósági, igazgatási társulás, körjegyzőség és a Többcélú Társulás megállapodásban foglaltak szerinti tevékenység szakmai segítése, feladatainak ellátása. Az általános hatósági, államigazgatási feladatokon belül az iroda ellátja a Belügyi, az Egészség- és nyugdíj-biztosítási, az Építésügyi és területfejlesztési, a Földművelésügyi, az Igazságügyi, az Ipari, kereskedelmi és idegenforgalmi, a Honvédelmi, a Környezetvédelmi, a Közlekedési, a hírközlési és a vízügyi, a Közoktatási, a Műemlékvédelmi, a Művelődési, a Gyermek és ifjúsági, a Szociális és gyámügyi ágazat, Adóügyi igazgatási, hatósági feladat- és hatásköreit, önkormányzati hatósági feladat és hatásköreinek döntés előkészítését, feladataként megjelölt végrehajtását, ezek koordinálását. Részt vesz a Gyermek- ifjúsági és sport, a Művelődési ágazat feladataiban. Végzi az általános hatósági, államigazgatási tevékenységéhez kapcsolódó adminisztratív, jelentési feladatokat és az általános ügyfélszolgálati teendők ellátását. A hatósági iroda két csoportra tagolódik, főbb feladataik: Műszaki csoport: Igazgatási csoport: Az építésügyi, környezet-és természetvédelmi, hatósági társulás, a körjegyzőség, a Többcélú Társulás feladatai mellett ellátja a közlekedési, hírközlési és vízügyi, a honvédelmi, a zaj és rezgésvédelem, a katasztrófa elhárítás helyi feladatait, a telepengedélyezést, vagyonkataszteri tevékenységet. végzi a műszaki csoport feladatkörébe nem tartozó államigazgatási és hatósági ügyek döntés-előkészítését, megbízás alapján gyakorolja az első fokú hatósági hatáskört és részt vesz a hatósági ügyek végrehajtásában, ezek koordinálásában. A csoportok tevékenységüket a társulási megállapodásokban foglaltakkal kiegészítve, illetve hatósági kijelölések szerint végzi.

10 10 Okmányiroda: Ellátja a háromoldalú együttműködési megállapodás alapján a Hivatalban kialakított - kihelyezett okmányirodaként működő - okmányiroda feladat és hatáskörébe utalt ügyek intézését. A kihelyezett okmányiroda fenti működése felett Várpalota Város Jegyzője gyakorolja a szakmai felügyeleti jogokat. Az okmányirodában fentiektől elkülönülten végzett helyi tevékenység keretében látják el a népesség nyilvántartás, a választás, népszavazás, népi kezdeményezés, az anyakönyvi igazgatás, menekültügyek, állampolgárság, idegenrendészet, hagyatéki ügyek, népszámlálás, valamint a mozgáskorlátozottak közlekedési ügyei, a népjóléti ágazat jegyzői feladat és hatáskörébe tartozó ügyek. Az okmányirodában a jegyző megbízásából az ügyintézők gyakorolják az I. fokú hatósági hatáskört. d.) Pénzügyi Iroda főbb feladatai: Ellátja az önkormányzati ingatlan-nyilvántartással kapcsolatos hivatali feladatokat. Végzi a pénzügyi ágazatból adódó feladatokat és hatásköröket. Ezen belül az önkormányzati költségvetéssel számvitellel, az adózás költségvetési kihatásaival, kapcsolatos feladatokat. Végzi az önkormányzati kincstári tevékenységet. Részt vesz az önkormányzati intézmények ellenőrzésében, belső ellenőrzésben. Közreműködik a közbeszerzési és a pályázati feladatokban. Végzi a körjegyzőségből adódóan Vilonya község önkormányzatának pénzügyi ágazatból eredő feladatokat, a kirendeltség pénzügyi ágazathoz kapcsolódó tevékenységének koordinálását. Ellátja a Többcélú Társulás Berhidát és Vilonyát érintő pénzügyi ágazatból adódó feladatait, illetve a kapcsolódó megállapodás szerinti tevékenységet. 4.) A Polgármesteri Hivatal ellátja január 1-től a körjegyzőségi társulásból adódó feladatokat, a vilonyai kirendeltség szakmai működtetését. A kirendeltség szakmai tevékenységét az aljegyző koordinálása mellett közvetlenül az irodavezetők szervezik és segítik. A Hivatal ellátja, szervezi és koordinálja a Várpalotai Kistérség Többcélú Társulásából Berhidát, illetve a megállapodások szerinti makro- és mikro térségből, társszékhelyből adódó feladatokat. VII. A Hivatal működésével kapcsolatos egyéb feladatok 1.) Ügyiratkezelés, ügyintézés

11 11 d.) A hivatal ügyiratkezelése vegyes, elektronikusan központosított. Ez alól kivétel a szabálysértési ügyiratok iktatása, amely elkülönülten, papír alapon, az e feladat ellátására kijelölt ügyintéző által történik. A központosított ügyiratok iktatását és kezelésük legfontosabb teendőit az egész szervezetre a vezetést segítő iktató ügykezelő végzi. Az iktatást úgy kell ellátni, hogy az iktatott ügyiratot az ügyintéző 2 munkanapon belül, illetve az azonnali és a 3 napon belül intézendő ügyeket az iktatást követően átvegye. Az átadás-átvétel dátumát minden esetben fel kell tüntetni. Az ügyintézők az ügyet az ügyintézési határidőn belül kötelesek elvégezni. A postázott, illetve jogerősített iratokat az elintézést követően 15 napon belül irattárba kell helyezni. Az irattározásra történő folyamatos iratátadást az irodavezetők kötelesek ellenőrizni, indokolt esetben intézkedést kezdeményezni. Év végén november 15.-e előtti irat ügyintézőnél nem maradhat. A tárgyévet követő január 20-ig valamennyi előző évi iratot az iktató ügykezelő részére irattározás céljából át kell adni. A lezáratlan, folyamatban lévő ügyeket csatolt iratként a következő évre iktatott ügyszámon lehet ügyintézésre átadni. A titkos iratok kezelését és megőrzését a polgármester közvetlen iratkezelése mellett- az aljegyző végzi a titkos iratok ügykezelésére vonatkozó szabályok szerint. 2.) A hivatal ügyiratkezelése d.) e.) f.) A hivatalban az iktatási feladatokat a jegyző megbízásából az aljegyző ellenőrzi. A hivatalban a kiadmányozást a XI. fejezetben foglaltak szerint kell gyakorolni. A hivatal részére érkező postát a polgármester bontja, majd átadja a jegyzőnek kiszignálásra. Szignálás után az iktatásról és a szétosztásról átadókönyvvel az iktató ügykezelő gondoskodik. Az aláírt irat postázásáról az iratot előkészítő ügyintéző gondoskodik. Főszabályként valamennyi külső szervtől érkező iratot, továbbá a saját kezdeményezésre induló ügyek alapiratát be kell iktatni. Nem kell beiktatni a hivatalon belüli leveleket, a nem szakmai meghívókat, a tájékoztató jellegű, csupán tudomásul vételt igénylő iratokat. Valamennyi ügyintéző az iratokról munkafüzetet naprakészen köteles vezetni, havonta lezárni.

12 12 g.) h.) A telefaxon érkező küldemények fénymásolatát haladéktalanul továbbítani kell a címzettnek. A hivatal iratkezelését a január 01-től hatályba lépett iratkezelési szabályzatban foglaltak szerint kell ellátni. A szabályzat az SZMSZ 3.számú függeléke. A hivatal egészére vonatkozóan az aljegyző szervezi, ellenőrzi az ügyiratkezelés, a kiadmányozás rendjét, annak megtartását és indokolt esetben kezdeményezi - a szükséges intézkedést. 3.) A hivatal közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatainak kezelése, a közszolgálati nyilvántartás az ügyiratkezeléstől elkülönül, a munkaügyi ügyintéző irodájában történik. A közszolgálati alapnyilvántartás és adatkezelés, adatbiztonság szabályait a Közszolgálati adatvédelmi szabályzat tartalmazza, amely jelen SZMSZ 4. számú függeléke. 4.) Bélyegző nyilvántartás, a bélyegzők használata A bélyegzők megrendeléséről a jegyzővel történt egyeztetés után az aljegyző gondoskodik. A használatba adott bélyegzőkről a kijelölt ügyintéző nyilvántartást vezet. A használatra történő átadás során a bélyegzőlenyomat mellett az átvételt aláírással kell igazolni. Az elhasználódott, megrongálódott vagy feleslegessé vált bélyegzőt az aljegyzőnek kell átadni, aki azt jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisíti. Ha megszűnik a bélyegzőt kezelő jogviszonya, a bélyegző visszaadását az átvevő nyilatkozaton igazolni kell. 5.) Gépkocsi-igénylés A hivatali gépjárművet az aljegyzőnél kell igényelni, aki a polgármesterrel, illetve a jegyzővel történő egyeztetés alapján koordinálja az igénybevételt. 1.) A jegyző : VIII. A Kirendeltség feladatai Vezeti a vilonyai Kirendeltséget, az aljegyző útján megszervezi annak munkáját. Ellátja a jogszabályokban és az SzMSz-ben meghatározott feladatait, melynek a munkamegosztás rendje szerint tesz eleget. Szabályozza a köztisztviselők helyettesítését, akik munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást. Gondoskodik a köztisztviselők rendszeres továbbképzéséről.

13 13 d.) e.) Rendszeres tájékoztatást ad a Kirendeltség működéséről Vilonya polgármesterének. A Kirendeltséget, illetve a körjegyzőséget érintő vezetői feladatainak ellátását az aljegyző és az irodavezetők a munkaköri leírásukban foglaltak szerint segítik. 2.) Ügyiratkezelés, ügyintézés: A Kirendeltség elektronikusan végzi Vilonya község ügyiratkezelését, az iratok iktatását, átadását. A Kirendeltségen az ügykezelés, ügyintézés vonatkozásában a Hivatalra kialakított szabályokat - az a) pontban foglalt kiegészítéssel kell alkalmazni. 3.) A Kirendeltség ügyiratkezelése d.) e.) f.) g.) A Kirendeltségen az iktatási feladatokat a jegyző megbízásából az aljegyző ellenőrzi. A Kirendeltségen a kiadmányozást a XI. fejezetben foglaltak szerint kell gyakorolni. A Kirendeltség részére érkező postát a polgármester bontja. Szignálás után az iktatásról és szétosztásról átadókönyvvel az iktatást végző ügyintéző gondoskodik. Az aláírt irat postázásáról az iratot előkészítő ügyintéző gondoskodik. Főszabályként valamennyi külső szervtől érkező iratot, továbbá a saját kezdeményezésre induló ügyek alapiratát be kell iktatni. Nem kell beiktatni a Kirendeltségen belüli leveleket, a nem szakmai meghívókat, a tájékoztató jellegű, csupán tudomásul vételt igénylő iratokat. Valamennyi ügyintéző az iratokról munkafüzetet naprakészen köteles vezetni, havonta lezárni. A telefaxon érkező küldemények fénymásolatát haladéktalanul továbbítani kell a címzettnek. h.) A Kirendeltség iratkezelését a hatályos iratkezelési szabályzatban foglaltak szerint kell ellátni.

14 14 A Kirendeltség egészére vonatkozóan az aljegyző szervezi, ellenőrzi az ügyiratkezelés, a kiadmányozás rendjét, annak megtartását és indokolt esetben kezdeményezi - a szükséges intézkedést. 4) Bélyegző nyilvántartás, a bélyegzők használata A Kirendeltségen használatos bélyegzők megrendeléséről a jegyzővel történt egyeztetés után az aljegyző gondoskodik. A használatba adott bélyegzőkről a kijelölt ügyintéző nyilvántartást vezet. A használatra történő átadás során a bélyegzőlenyomat mellett az átvételt aláírással kell igazolni. Az elhasználódott, megrongálódott vagy feleslegessé vált bélyegzőt az aljegyzőnek kell átadni, aki azt jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisíti. Ha megszűnik a bélyegzőt kezelő jogviszonya, a bélyegző visszaadását az átvevő nyilatkozaton igazolni kell. IX. A köztisztviselők teljesítményének értékelése 1.) A köztisztviselők munkateljesítményét munkakörének és a hivatal, valamint a Kirendeltség kiemelt céljainak figyelembevételével meghatározott teljesítménykövetelmények alapján a jegyző a jegyző esetében a polgármester - évente mérlegelési jogkörben eljárva írásban értékeli. 2.) A munkateljesítmények értékelésének rendjét az SZMSZ 5. számú függeléke tartalmazza. X. A Hivatal és a Kirendeltség munka- és ügyfélfogadási rendje 1.) A Hivatal és a Kirendeltség munkarendje a következő: Irodavezetők, ügyintézők, ügykezelők: Hétfő, kedd, szerda, csütörtök: Péntek: 7.30 órától óráig 7.30 órától óráig d.) A polgármester, jegyző és aljegyző munkarendje heti 40 óra az ülésekhez igazodóan A gépkocsivezető munkaideje: havi 168 óra A Hivatalban a takarító munkarendje a következő:

15 15 Hétfő, kedd, szerda, csütörtök: de óráig du óráig Péntek: de óráig du óráig e.) Anyakönyvvezetők a munkarenden kívüli időben is kötelesek ellátni a házasságkötéssel, névadóval, családi eseményekkel kapcsolatos feladatokat. A munkarenden kívüli családi események ellátásáért eseményenként négy óra (4 óra) szabadidőt kell figyelembe venni. 2.) A munkaidőn belül a munkavégzés megszakításával napi 30 perc munkaközi szünetet kell biztosítani kivéve az osztott munkarendet. 3.) A Hivatal és a Kirendeltség ügyfélfogadási rendje a Képviselőtestületek jóváhagyása szerint a következő: Berhidán: - hétfőn - szerdán: 8.00 órától óráig - pénteken: 8.00 órától óráig - kedden és csütörtökön : ügyfélfogadás nincs. Az okmányirodában: - hétfőn, szerdán és csütörtökön: óráig óráig - pénteken: óráig kedden ügyfélfogadás nincs Vilonya Kirendeltségen: - a Kirendeltség ügyintézői hétfőn - szerdán csütörtökön : 8.00 órától óráig kedden és pénteken: ügyfélfogadás nincs. A jegyző (vagy megbízottja) minden hónap utolsó hétfőjén óra között fogadóórát tart. Az aljegyző és a Hatósági Irodavezető felváltva, minden héten csütörtökön kivéve minden hónap utolsó hetét - ügyfélfogadási időben tart ügyfélfogadást, míg a műszaki ügyintéző minden héten csütörtök délelőtt 9:00 12:00 óra közötti a Kirendeltségen. Esetenként, illetve szükség szerint előre meghirdetetten ettől eltérő időpontban kerül sor a helyszíni ügyintézésekre. 4.) Ügyfélfogadási időn kívül a Hivatalban az ügyfélszolgálat útján kell biztosítani az ügyfél tájékoztatást, iratátvételt, kérelem felvételt, illetve azonnal intézendő feladatokat.

16 16 5.) A Hivatalban a polgármester és a jegyző minden héten szerdán ügyfélfogadási időben - fogadónapot tart. 6.) A köztisztviselői és a munkajogviszonnyal kapcsolatos szabályokat a Közszolgálati Szabályzat tartalmazza, amely az SZMSZ.6.számú függeléke. XI. A Hivatal és a Kirendeltség kiadmányozási rendje 1.) A Képviselőtestület nevében a kiadmányozási jogkört a polgármester és a jegyző együttesen gyakorolja (rendelet, határozat, szerződés, megállapodás) Akadályoztatásuk esetén a polgármestert : az alpolgármester, a jegyzőt: az aljegyző, az aljegyzőt a hatósági iroda vezetője helyettesíti, azonban a kiadmányozás érvényességéhez vagy a polgármesternek vagy a jegyzőnek kell az egyik aláírónak lennie. 2.) A költségvetéssel kapcsolatos kiadmányozási rend: d.) Cégszerű aláírásra jogosultak: - a polgármester és a jegyző együttesen, (átruházott önkormányzati jogkörben kizárólag) - az alpolgármester és a jegyző együttesen - a polgármester és az aljegyző együttesen - az aljegyző és a jegyző együttesen (Polgármesteri Hivatalt érintő ügyekben, Önkormányzatot érintő ügyekben nem) Kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult: - a polgármester - az alpolgármester (a jegyző ellenjegyzése mellett) - a személyi juttatás és létszám kérdésekben a kötelezettségvállaló egy személyben a munkáltatói jogkört gyakorló jegyző. - választási ügyekben a jegyző Ellenjegyzésre jogosult: - a jegyző - az aljegyző - a jegyző felhatalmazása alapján a pénzügyi irodavezető, kincstár vezetője - választási ügyekben a pénzügyi irodavezető Érvényesítésre jogosult: - a gazdálkodási ügyintéző - a pénzügyi ügyintéző 3.) A költségvetéssel kapcsolatos további szabályokat a Gazdasági Ügyrend tartalmazza, amely az SZMSZ 7.számú függeléke, míg a pénzkezelésre vonatkozó szabályokat a Pénzkezelési és Házipénztári Szabályzat tartalmazza, amely az SZMSZ 8.számú függeléke.

17 17 4.) A megrendelések aláírási rendje: beszerzések esetén - a polgármester és a jegyző együttesen - az alpolgármester és a jegyző együttesen - a polgármester és az aljegyző (a jegyző távollétében) együttesen Hibaelhárítás, karbantartás, felújítás, beruházás esetén a - a polgármester és a jegyző együttesen - az alpolgármester és a jegyző együttesen - a polgármester és az aljegyző (a jegyző távollétében) együttesen A megrendelt feladatok teljesítését a műszaki ellenőr igazolja. A műszaki ellenőri feladatokat az Önkormányzat által kijelölt személy, vagy a TESZ vezető látja el. 5.) Kiküldetéssel kapcsolatos jogot: intézményvezető, jegyző tekintetében a polgármester a polgármester távollétében az alpolgármester köztisztviselők, hivatali alkalmazottak esetében a jegyző, a jegyző távollétében az aljegyző gyakorolja 6.) A helyettesítés rendjére az általános helyettesítés szabályait kell alkalmazni a munkaköri leírásokban foglaltak szerint. A kiadmányozás általános helyettesítési rendje: Távollétében, illetve összeférhetetlenség esetén a polgármestert az alpolgármester ( az Ör., SzMSz-ben és jelen SZMSZ-ben foglalt eltérésekkel) a jegyzőt az aljegyző, az aljegyző távollétében a jegyző felhatalmazása alapján a hatósági irodavezető (jelen ügyrendben és a munkaköri leírásokban foglalt eltérésekkel) helyettesíti. 7.) Igazgatási, hatósági ügyekben a kiadmányozás rendje: A polgármester feladatkörében - a polgármester - a polgármester felhatalmazása alapján az alpolgármester A jegyző feladatkörében - a jegyző - jegyző felhatalmazása alapján - törvényességi ügyekben a jegyző távollétében az aljegyző az aljegyző távollétében a hatósági irodavezető - az irodavezetők, ügyintézők a munkaköri leírásukban meghatározott ügyekben.

18 18 A hivatal ügyintézője feladatkörében - anyakönyvvezető - törvény, kormányrendelet címzettjeként Kivéve az átruházott jogkörök gyakorlását, amelyben az átruházás címzettje szerinti vezető látja el. 8.) Nyilatkozattétel Tömegkommunikációs nyilatkozattétel, információszolgáltatás önkormányzati ügyekben a polgármester, jegyzői feladat és hatáskörökben a jegyző engedélyével történhet - kivéve a Ket előírása szerinti ügyirat betekintés, adatszolgáltatás. A Hivatal és a Kirendeltség feladatkörében ellátott ügyekben a képviselők iratbetekintését kizárólag a jegyző ( távollétében az aljegyző )biztosítja. 9.) A belső ellenőrzés: d.) A belső ellenőrzés keretében működtetett vezetői ellenőrzés az aláírási jogok gyakorlása, információ kérés, statisztikai és egyéb adatok elemzése, valamint az irodavezetők és alkalmazottak eseti beszámoltatása, illetve a FEUVE szabályozása szerint valósul meg. A függetlenített belső ellenőr tevékenységét az éves időszakot átfogó ellenőrzési terv, valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyv alapján látja el. Munkájáról évente beszámol Berhida Képviselőtestületének. A Belső Ellenőrzési Kézikönyv e szabályzat az SZMSZ.9.számú függeléke. A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerét és mellékleteit az SZMSZ 1. számú melléklete tartalmazza. XII. A Hivatal és Kirendeltsége munkafeltételei 1.) A Hivatal helyiségeinek használati rendje: a., A Hivatal helyiségeit rendeltetésüknek megfelelően kell használni. A Hivatal helyiségeinek használói felelősek az intézmény tulajdonának megóvásáért, védelméért, rendjének, tisztaságának megőrzéséért, a tűz- és balesetvédelem, valamint a munkavédelmi szabályok betartásáért, az SZMSZ-ben és egyéb szabályzatokban megfogalmazott előírások betartásáért. A hivatali ügymenet ellátásához

19 19 b., c., d., használatos helyiségeket a Hivatal nyitvatartási idején kívül zárva kell tartani, és biztosítani kell, hogy azokba illetéktelenek takarítás alatt se léphessenek be. A munkarenden kívül a Hivatal alkalmazottjai csak a jegyző engedélyével tartózkodhatnak. A Hivatal berendezéseit, felszereléseit, eszközeit elvinni csak a jegyző engedélyével, átvételi elismervény ellenében lehet. A Hivatal helyiségeiben párt vagy párthoz kötődő társadalmi szervezet nem működhet, rendezvényt nem tarthat. A Hivatal épületében dohányozni csak az arra kijelölt helyiségben szabad. 2.) Munkakörülmények, vagyonkezelés: a., A Hivatalon belüli munkakörülmények összefüggenek az alkalmazottak munkahelyének körülményeivel, ellátottságával. Az ellátottság színvonalának emeléséhez minden alkalmazott saját tevékenységével is hozzájárulhat. Az ellátottság színvonala szervesen összefügg az anyag- és energiatakarékossággal, az eszközök védelmével, megőrzésével. Éppen ezért minden dolgozó érezze sajátjának a Hivatal minden létesítményét, berendezését, minden kifizetésre kerülő forintját. b., A Hivatal éves pénzügyi tervéről, költségvetéséről, pénzügyi előirányzatairól novemberben kell tájékoztatást adni az alkalmazottaknak. Az előző év feladatainak megvalósulásáról a pénzügyi iroda vezetője tart beszámolót február hónapban. c., A Hivatal fénymásoló gépét kizárólag hivatali célra lehet igénybe venni. Az esetenként jelentkező fénymásolási igényeket (alkalmazottak, illetve ügyfelek nem Hivatalhoz kapcsolódó hivatalos ügyei) 10 forint/lap befizetése ellenében engedélyezhető. d., A gazdálkodás végrehajtásában a vonatkozó jogszabályok szabályzatok előírásait kell figyelembe venni, illetve betartani és betartatni. 3.) Az 1.) és 2.) pontban foglaltakat értelemszerűen a Kirendeltségen is alkalmazni kell. XIII. A Hivatal és Kirendeltsége kapcsolatai 1.) A Hivatal megfelelő szintű irányítása érdekében a vezetők állandó munkakapcsolatban állnak a fenntartóval, részt vesznek üléseken, az irodavezetők a polgármesterrel és a jegyzővel. 2.) Kiemelt figyelmet fordít a főhatóságokkal és társhatóságokkal való kapcsolattartásra, együttműködésre.

20 20 Ezen belül: - Minisztériumok - Közigazgatási Hivatal Székesfehérvár, illetve Veszprém - KDT Vízügyi Igazgatóság Székesfehérvár - KDT Környezetvédelmi Felügyelőség Székesfehérvár - Közúti Igazgatóság Székesfehérvár - Rendőrkapitányság (Veszprém, Várpalota, KMB Berhida) - Rendőrkapitányság (Balatonfűzfő, Balatonalmádi) - Tűzoltóság (Pétfürdő, Balatonfüzfő) - Munkaügyi Központ (Székesfehérvár, Veszprém, Várpalota) -M.Á.K. Veszprém - ÁNTSZ ( Veszprém ) - APEH Veszprém - MEP Tatabánya, Veszprém 3.) Térségi együttműködés segítése d.) A Hivatal és Kirendeltség tevékenyen részt vesz az önkormányzatok társulásaiból adódó együttműködés segítésében. Rendszeres munkakapcsolatot tart fenn a környező Polgármesteri Hivatalokkal, vezetőikkel a közszolgáltatások szervezése érdekében (Várpalota, Vilonya, Pétfürdő, Ősi, Tés, Jásd, Öskü, Hajmáskér, Sóly Szentkirályszabadja, Királyszentistván, Balatonkenese, Csajág, Küngös, Balatonfüzfő, Balatonalmádi) Együttműködik az önkormányzati feladatokhoz kapcsolódó szolgáltatókkal és nem helyi önkormányzati intézményekkel. (Bakonykarszt Rt., Volán Rt., E-ON Rt., KÖGÁZ Rt., VERTIKÁL Rt, Idősek Otthona) A Hivatal és Kirendeltsége tevékenyen részt vesz az önkormányzat nemzetközi kapcsolataiból adódó feladatok segítésében. 4.) A Hivatal kapcsolatai: Önkormányzati intézmények: Óvodák: Süni Óvoda Berhida, Hétszínvirág Óvoda, Peremartongyártelep. Iskolák: Ady Endre Általános Iskola, Berhida, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény Berhida, II. Rákóczi Ferenc Általános Iskola, Peremartongyártelep és vilonyai tagintézménye. Családsegítő Központ, Berhida Közművelődési intézmények: Kultúrház, Berhida, Közkönyvtár, Berhida és Peremartongyártelep Petőfi Művelődési Ház Peremartongyártelep.

21 21 Település Ellátó és Szolgáltató Szervezet Egyéb kapcsolatok: A település területén működő egyesületek, civil szervezetek, egyházak, alapítványok. Érdekegyeztetés: Megállapodás szerint tart kapcsolatot a Szakszervezetének berhidai képviseletével a munkahelyi érdekegyeztetés céljából. A megállapodás az SZMSZ 10.sz. függeléke. XIV. Záró rendelkezések 1.) A Szervezeti és Működési Szabályzat a fenntartó jóváhagyásával válik érvényessé. 2.) A képviselőtestületi jóváhagyást követően az SZMSZ-t minden Hivatali alkalmazott részére át kell adni. 3.) Az SZMSZ melléklete: 1.számú: Folyamatba épített előzetes és utólagos vezető ellenőrzés rendszere (FEUVE) 4.) Az SZMSZ függelékei a következők: 1.számú: 2.számú: 3.számú: 4.számú: 5.számú: 6.számú 7.számú: 8.számú: 9.számú: 10.számú: A Polgármesteri Hivatal Alapító Okirata Az alkalmazottak munkaköri leírása Iratkezelési Szabályzat Közszolgálati adatvédelmi szabályzat A munkateljesítmények értékelésének rendje Közszolgálati Szabályzat Gazdasági Ügyrend Pénzkezelési és Házipénztári Szabályzat Belső ellenőrzési Szabályzat Megállapodás a munkahelyi érdekegyeztetésről 5.) A Szervezeti és Működési Szabályzatban foglaltakkal együtt alkalmazandó további szabályzatok a következők: 11.számú függelék: Számviteli politika 12.számú függelék: Számlarend (Pénzügyi Irodán) 13. számú függelék: Bizonylati szabályzat

22 22 14.számú függelék: 15.számú függelék: 16.számú függelék 18.számú függelék 19.számú függelék Leltározási szabályzat Selejtezési szabályzat Adatvédelmi Szabályzat Informatikai Szabályzat Megállapodás a munkamegosztás és feladatvállalás rendjéről 20. számú függelék Informatikai Biztonsági Szabályzat 21. számú függelék Okmányirodai Adatvédelmi szabályzat 22. számú függelék Munkavédelmi és Tűzvédelmi Szabályzat A működés feltételeit további szabályzatok, vezetői utasítások segítik. 6.) A Szabályzat függelékeit, a Hivatal vezetője az SZMSZ változtatása nélkül is módosíthatja. 7.) Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat módosítása csak a fenntartó jóváhagyásával lehetséges. 8.) A Szervezeti és Működési Szabályzatban foglalt rendelkezések megtartása a Hivatal és Kirendeltsége valamennyi alkalmazottjára nézve kötelező, megszegése esetén a jegyző munkáltatói jogkörében intézkedhet. Berhida, március 1. Nyirő István alpolgármester Faragó Istvánné jegyző A Szervezeti és Működési Szabályzat Kirendeltségre vonatkozó rendelkezéseit Vilonya Községi Önkormányzat Képviselőtestülete 33/2007.(III.26) Kt. határozatával véleményezte. Kovács János polgármester A Szervezeti és Működési Szabályzatot Berhida Városi Önkormányzat Képviselőtestülete 34/2007. (III.29.) Kt. határozatával jóváhagyta, ezzel egyidőben a 134/2005.(X.27.) Kt.határozat módosításaival együtt hatályát veszti. Nyirő István alpolgármester