KARACS FERENC GIMNÁZIUM, SZAKKÖZÉPISKOLA, SZAKISKOLA ÉS KOLLÉGIUM ADATVÉDELMI ÉS ADATBIZTONSÁGI SZABÁLYZATA

Átírás

1 KARACS FERENC GIMNÁZIUM, SZAKKÖZÉPISKOLA, SZAKISKOLA ÉS KOLLÉGIUM ADATVÉDELMI ÉS ADATBIZTONSÁGI SZABÁLYZATA

2 Tartalomjegyzék Bevezető rész és a szabályzat hatálya... 3 Bevezető rész... 3 A szabályzat hatálya rész... 3 A közalkalmazotti nyilvántartásra vonatkozó szabályok... 3 I. A személyi iratok kezelése és ezek adatvédelmi szabályai... 3 A személyi anyagok közül a pályázatokra vonatkozó speciális szabályok... 4 II. A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatlapjai vezetésének adatvédelmi szabályai... 5 A közalkalmazotti alapnyilvántartásra vonatkozó általános szabályok... 5 A betekintési jog gyakorlásárnak szabályai... 5 III. A közalkalmazotti nyilvántartásban és a személyi iratokban szereplő személyes adatokat kezelők személyi felelősségéről... 6 IV. Az adatvédelmi szabályok a nyilvántartások vezetési módszerei szerint... 8 A hagyományos módszerrel végzett nyilvántartásokkal kapcsolatos adatvédelmi szabályok... 8 A számítógépes módszerrel végzett nyilvántartásokkal kapcsolatos adatvédelmi szabályok... 9 V.A közalkalmazotti nyilvántartás iktatási rendszeréről rész A tanulói nyilvántartásra vonatkozó szabályok VI. A személyi íratok kezelése és ezek adatvédelmi szabályai VII. A tanulói nyilvántartás adatlapjai vezetésének adatvédelmi szabályai A törzslapra, bizonyítványra, naplóra vonatkozó általános szabályok: VIII. A tanuló nyilvántartásban és személyi iratokban szereplő személyes adatokat kezelők személyi felelősségről IX. Az adatvédelmi szabályok a nyilvántartások vezetési módszerei szerint V. A tanuló nyilvántartás rendszere rész Záró rendelkezések Mellékletek 2

3 Bevezető rész és a szabályzat hatálya Bevezető rész Karacs Ferenc Gimnázium, Szakközépiskola, Szakiskola és Kollégium Püspökladány Gagarin út 2 közalkalmazotti és tanulói adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata. A szabályzatban az Intézmény működése során keletkező legfontosabb adatvédelmi, informatikai-biztonsági szabályokat tartalmazza (különös tekintettel az adatkezeléssel, adattovábbítással és nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos adatvédelmi követelményekre); A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a Karacs Ferenc Gimnázium, Szakközépiskola, Szakiskola és Kollégiumra, valamint az intézménnyel közalkalmazotti és tanulói jogviszonyban álló közalkalmazottakra, tanulókra és hallgatókra, Általános szabályok 1. rész A közalkalmazotti nyilvántartásra vonatkozó szabályok I. A személyi iratok kezelése és ezek adatvédelmi szabályai 1. Személyi iratként kell kezelni bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett minden olyan adathordozót, amely a közalkalmazotti és tanulói jogviszony: - létesítésekor, - fennállása alatt, - megszűnésekor, - illetve azt követően keletkezik és a közalkalmazott vagy tanuló személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz. 2. Az 1. pont alapján személyi irat: a) a személyi anyag iratai (a továbbiakban személyzeti irat), b) a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok, c) a közalkalmazottnak a közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő más jogviszonyaival kapcsolatos iratok, d) a közalkalmazott saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok. 3

4 3. A közalkalmazott közalkalmazotti jogviszonyával kapcsolatos iratok közül az alábbi iratok tartoznak személyzeti iratok közé: - adatnyilvántartó lap, - önéletrajz, - erkölcsi bizonyítvány, - kinevezés, - besorolásról rendelkező irat, - áthelyezésről rendelkező irat, - minősítés, - a közalkalmazotti jogviszonyt megszüntető irat, - a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat, - a közalkalmazotti igazolás másolata. 4. A személyzeti iratokat adott személyre vonatkozóan együttesen kell tárolni. 5. A személyi iratokat külön számtartományon belül gyűjtőszámon vagy ezzel egyenértékű módon kell iktatni. Az így beiktatott személyzeti iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított gyűjtőben kell őrizni. Az így elhelyezett iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza az iktatószámot és az ügyirat keletkezésének időpontját is. 6. A személyzeti iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja: - közokirat vagy a közalkalmazott írásbeli nyilatkozata, - a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése, - bíróság vagy más hatóság döntése, - jogszabályi rendelkezés. 7. A közalkalmazotti jogviszony megszűnése után a közalkalmazott személyi iratait kivéve a közalkalmazotthoz tartozó, a vagyonnyilatkozat-tételével összefüggő személyi iratokat a központi irattárban kell elhelyezni. Az így irattározott anyagokat a megszűnt csoportban kell tárolni, hogy az elkülönítés biztosított legyen. A személyi anyagot a közalkalmazotti jogviszony megszűnésétől számított ötven évig meg kell őrizni. Tárolásról és levéltárba helyezésről a szerv egyéb (ügyirat-kezelési) szabályzata és melléklete rendelkezik. 8. A személyi iratok tárolási módja megegyezik a közalkalmazotti nyilvántartás tárolási módjával. 9. A közérdekű adatokon túl a közalkalmazott nyilvántartott adatairól tájékoztatás nem adható; személyi anyagát csak a Kjt. 83/D. -ában foglalt kivételes esetben lehet kiadni. 10. A személyi anyagokba való betekintésre jogosultak köre megegyezik a közalkalmazotti nyilvántartásba betekintésre jogosultak körével. A személyi anyagok közül a pályázatokra vonatkozó speciális szabályok 11. A pályázatok kezelési módja (Ha jogszabály, vagy munkaviszonyra vonatkozó szabály, illetve a munkáltató döntése alapján meghatározott munkakör betöltése pályázat alapján történik.): 4

5 - A pályázatokat iktatni kell. - A benyújtott pályázatokról a munkáltatói jogkör gyakorlója dönt. Kinevezni csak azt a közalkalmazott lehet, aki a pályázati eljárásban részt vett és a pályázati feltételeknek megfelelt. - A benyújtott pályázat tartalma a pályázat elbírálásában résztvevőkön, valamint a közalkalmazotti alapnyilvántartásba betekinteni jogosultakon kívül csak a pályázó beleegyezésével közölhető harmadik személlyel. - A pályázat eredményéről a pályázókat haladéktalanul, de legkésőbb 8 napon belül írásban kell tájékoztatni. Az eredménytelenül pályázóknak az értesítéssel együtt meg kell küldeni a teljes pályázati anyagukat is. - Az előadói ívre fel kell vezetni a visszaküldés tényét. II. A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatlapjai vezetésének adatvédelmi szabályai A közalkalmazotti alapnyilvántartásra vonatkozó általános szabályok 1. A közalkalmazotti alapnyilvántartásra vonatkozóan az alábbi szabályokat kell érvényesíteni: a.) A Hivatal a foglalkoztatott közalkalmazottakról az évi XXXIII. tv. 4. számú mellékletében meghatározott adatkörre kiterjedően nyilvántartást vezet. A mellékletben nem szereplő adatokról adatgyűjtés nem végezhető, ilyen adat nyilvántartása és kezelése tilos. b.) A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatai közül a munkáltató megnevezése, a közalkalmazott neve, továbbá a besorolására vonatkozó adat közérdekű, ezeket az adatokat a közalkalmazott előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni. c.) A munkáltató közalkalmazotti alap-nyilvántartási rendszere törvényi felhatalmazás hiányában más alrendszerrel nem kapcsolható össze. d.) Az alapnyilvántartásról és a központi nyilvántartásról statisztikai célra csak a személyazonosításra alkalmatlan módon szolgáltatható adat. 2. Az alapnyilvántartás adatlapja vezetésének adatvédelmi szabályai különbözőek lehetnek attól függően, hogy a nyilvántartás vezetése milyen módon történik: - hagyományosan (kézzel, papír alapon) vagy - számítógépes program segítségével. A nyilvántartási módokra vonatkozó konkrét szabályokat a szabályzat külön része tartalmazza. A betekintési jog gyakorlásárnak szabályai 3. A betekintési jog gyakorlásának szabályai az alábbiak szerint kerülnek meghatározásra: a.) A személyzeti szerv köteles biztosítani, hogy a közalkalmazott a róla nyilvántartott adatokba és iratokba korlátozás nélkül betekinthessen, azokról másolatot vagy kivonatot kaphasson. 5

6 b.) A közalkalmazott jogosult a róla nyilvántartott helytelen adat helyesbítését, a jogellenesen nyilvántartott adat törlését kérni, a jogellenesen kért adata közlését megtagadni. Az adatkezelő köteles a helytelen adatot haladéktalanul helyesbíteni, illetve törölni. c.) A közalkalmazotti nyilvántartás első alkalommal történő kitöltésekor az érintett közalkalmazottnak aláírásával kell igazolnia, hogy a felvett adatok helyesek és a valóságnak megfelelnek. d.) A közalkalmazott jogosult megismerni, hogy a közalkalmazotti nyilvántartásban szereplő adatait kinek, milyen célból és milyen terjedelemben továbbították. Ennek biztosítása érdekében a személyzeti szerv adatszolgáltatási nyilvántartást vezet, melyet az adatok kiadásától számított 5 évig meg kell őrizni. Az adatszolgáltatási nyilvántartás formáját az intézményvezető határozza meg és bocsátja rendelkezésre. e.) A munkáltatónál vezetett alapnyilvántartásba az eljárásban indokolt mértékig jogosult betekinteni, illetőleg abból adatokat átvenni a rájuk vonatkozó jogszabályban meghatározott feladataik ellátása céljából: - saját adataira vonatkozóan a közalkalmazott, - a közalkalmazott felettese, - a minősítést végző vezető, - feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző szerv, - a fegyelmi eljárást lefolytató testület vagy személy, - munkaügyi, polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság, - a közalkalmazott ellen indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság, - a személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv e feladattal megbízott munkatársa feladatkörén belül, - az adóhatóság, a társadalombiztosítás szerv, az üzemi baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv. III. A közalkalmazotti nyilvántartásban és a személyi iratokban szereplő személyes adatokat kezelők személyi felelősségéről A közalkalmazotti nyilvántartásban és a személyi iratokban szereplő személyes adatokat kezelők személyes felelőssége az alábbiak szerint kerül meghatározásra: a) a közalkalmazotti nyilvántartásban szereplő személyes adatok védelméért, az adatkezelés jogszerűségéért az intézményvezető a felelős. b) A közalkalmazotti nyilvántartás vezetésével kapcsolatos feladatokat az intézményvezető által e feladattal jelen szabályzat mellékletében megbízott szervezeti egység vagy közalkalmazott (a továbbiakban személyzeti szerv) látja el. c) A személyzeti szerv a közalkalmazotti nyilvántartásban szereplő, nem közérdekű személyes adatokat csak a törvényben meghatározott esetekben és célokra, illetve az 6

7 érintett közalkalmazott erre irányuló írásbeli kérelmére használhatja fel, illetve adhatja át harmadik személynek. d) A közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért: - a munkáltató, - az érintett közalkalmazott felettese, - a minősítést végző vezető, - a személyzeti szerv vezetője, - a személyzeti feladatot ellátó közalkalmazott, - a közalkalmazott, fizikai alkalmazott saját adatainak közlése tekintetében tartozik felelősséggel. A közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért való felelősség tartalma: 1.) Az intézményvezető felel: - a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adatok védelmére és kezelésére vonatkozó jogszabályok, valamint az e szabályzatban rögzített előírások megtartásáért, illetve e követelmények teljesítésének ellenőrzéséért. Felelősségi körében köteles gondoskodni: - az adatvédelmi szabályzat folyamatos karbantartásáról; - az ellenőrzés módszereinek és rendszerének kialakításáról és működtetéséről; - a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adatok védelmével kapcsolatos követelmények szerven belüli közzétételéről. A közzététel érdekében a közalkalmazottak kötelesek az adatvédelmi szabályzat megismerésére, majd azt követően az erre vonatkozó nyilatkozat megtételére. (Ez utóbbit a szabályzat mellékleteként kell kezelni.) 2.) Az érintett közalkalmazott felettese felelőssége: - A közalkalmazott közalkalmazotti jogviszonyban álló felettese felelősségi körén belül köteles a betekintési jog gyakorlásának esetén az Adatlapon dokumentálni a jogosultság gyakorlásának a jogalapját, valamint a megismerni kívánt adatok körét. 3.) A minősítést végző vezető felelőssége: - A minősítést végző vezető felelősségi körén belül gondoskodik arról, hogy a minősítés folyamatába bevont harmadik személy a munkavállalói érdekképviseleti szerv tagja csak a jogszerű és tárgyilagos minősítéshez szükséges adatokat ismerhesse meg. 4.) A személyzeti szerv vezetőjének felelősége: - A személyzeti szerv vezetője felelősségi körén belül köteles intézkedni arról, hogy: - a személyi iratra történő adat rávezetés a megfelelő személyi, illetve személyzeti iratra az adat keletkezésétől, illetőleg változásától számított legkésőbb 3 munkanapon belül rávezetésre kerüljön, - a közalkalmazott által szolgáltatott és igazolt adatok helyesbítését és kijavítását a közalkalmazott kérelmére történt kezdeményezés és igazolás alapján legkésőbb 3 munkanapon belül átvezessék, - ha a közalkalmazott nem az általa szolgáltatott adatának kijavítását vagy helyesbítését kéri, akkor a személyzeti szerv vezetőjének kezdeményeznie kell a munkáltatói jogkör gyakorlójánál az adathelyesbítést, illetve kijavítás engedélyezését. A munkáltatói jogkör gyakorlójának döntése alapján haladéktalanul el kell végezni a javítást. 7

8 5.) A személyzeti feladatot ellátó közalkalmazott felelőssége: - A személyzeti feladatot ellátó közalkalmazott alatt kell érteni minden olyan közalkalmazottat, aki a szervnél tevékenysége során a közalkalmazotti nyilvántartással és személyi irattal összefüggő adatot kezel. - A személyzeti feladatot ellátó közalkalmazott felelőssége gondoskodni arról, hogy: - az általa kezelt közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen az e szabályzat I/6. pontjában meghatározott iratok, valamint a jogszabályi rendelkezések tartalmának, - a személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amely e szabályzat I/6. pontjában foglalt adatforrásokon alapul. - A közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adat helyesbítését és törlését kezdeményeznie kell a személyzeti szervezet vezetőjénél, ha megítélése szerint a személyi iraton szereplő adat a valóságnak már nem felel meg. 6.) A közalkalmazott felelőssége: - A közalkalmazott felelős azért, hogy az általa a szerv részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek. IV. Az adatvédelmi szabályok a nyilvántartások vezetési módszerei szerint A hagyományos módszerrel végzett nyilvántartásokkal kapcsolatos adatvédelmi szabályok A hagyományos módszerrel végzett nyilvántartásokkal kapcsolatban az alábbi alapvető adatvédelmi szabályokat kell betartani: a) Gondoskodni kell a papíralapú adathordozók biztonságos tárolásáról. A tárolást páncélszekrényben, ennek hiányában tűzbiztos lemezszekrényben kell megoldani. b) Az adatokhoz való hozzáférést a tároló eszköz zárásával kell megoldani. A tárolók kulcsával csak azok a közalkalmazottak rendelkezhetnek, akik valamilyen személyzeti feladat ellátására feljogosítottak. Az intézményvezető a kiadott kulcsokról nyilvántartást vezet. Amennyiben kulcs elveszik, azt haladéktalanul jelenteni kell az intézményvezetőnek, aki gondoskodik a zár lecseréléséről. c) Amikor az adatkezelés folyik, az adatkezelő helyiségbe csak olyan személy léphet be, aki adatkezelésre jogosult. d) A nem rutinszerű, nem szokványos adatkezelésről, az adatkezelést megelőzően értesíteni kell az intézményvezetőt, vagy a személyzeti szerv vezetőjét. e) Az adatkezelésekről folyamatos nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásban fel kell tüntetni, hogy ki, milyen jogcímen, milyen iratot kezelt. Az intézményvezető, illetve a személyzeti szerv vezetője ellenőrzi a nyilvántartás vezetése naprakészségét, valamint az adatkezelők körét, és adatkezelésük jogszerűségét. 8

9 A számítógépes módszerrel végzett nyilvántartásokkal kapcsolatos adatvédelmi szabályok 1. A szabályozás célja: biztosítani a számítógépes információs rendszerben az adatkezelés fizikai biztonságát, a működtetés rendjét. 2. Az adatbiztonság szabályozása keretében gondoskodni kell: - a fizikai biztonság, - az üzemeltetési biztonság, - a technikai biztonság, valamint az - információtovábbítás biztonságáról. 2/1.) A fizikai biztonság érdekében ellátandó feladatok: - Az adathordozó eszközök elhelyezésére csak olyan helyiség jelölhető ki, amely elegendő biztonságot nyújt az illetéktelen vagy erőszakos behatolás, tűz vagy természeti csapás ellen. - Azokba a helyiségekbe, ahol adatkezelés folyik, csak olyan személyek léphetnek be, akik adatkezeléssel megbízottak, illetve akiknek betekintési joguk van. A betekintési jogukat igazolniuk kell. - A számítástechnikai eszközzel olvasható és manuális adathordozók tárolása a hagyományos adathordozóknál rögzített módon történik. - Az adathordozókról és azok mozgásáról, tartalmáról és felhasználásáról nyilvántartást kell vezetni. - Az adathordozó eszközöket üzemeltető személyek nevét az intézményvezető e szabályzat melléklete szerint határozza meg, - A számítástechnikai eszközök biztonsági megoldásai dokumentációját az intézményvezető őrzi. 2/2.) Az üzemeltetési biztonság szabályairól: - A számítástechnikai eszközök használatára felhatalmazott személyek névsorát a feladataik meghatározásával el kell készíteni. A listát az intézményvezető állítja össze és őrzi. - Az intézményvezető külön utasításban határozza meg az adatokhoz való hozzáférés szintjének szabályait, melyet ezen szabályzat mellékleteként kell kezelni. - Külső személy (pl.: karbantartás) számára a számítástechnikai eszközökhöz való hozzáférést lehetőleg úgy kell biztosítani, hogy a kezelt adatokat ne ismerhesse meg. - A számítógépes rendszer bevezetését e szabályzat mellékeltében dokumentálni kell. A rendszer vagy annak bármely eleme csak az intézményvezető felhatalmazásával változtatható meg. Ennek ellenőrzéséért a személyzeti szerv vezetője tartozik felelősséggel. - A számítógépes rendszer üzemeltetéséről nyilvántartást kell vezetni, melyet az intézményvezető folyamatosan ellenőrizni köteles. - A rendszerbe kerülő adatokat tartalmazó dokumentumokat biztonságosan kell kezelni, hogy azok el ne vesszenek, ne cserélődhessenek el, ne sérüljenek meg. A kezelés konkrét módjára a jegyző szóban adhat utasítást. - Az előre nem látható számítógépes üzemzavar ellensúlyozása érdekében intézkedési terv került kidolgozásra, mely e szabályzat mellékletét képezi. 2/3.) A technikai biztonság szabályai: - Az adatok és programok véletlen vagy szándékos megrongálását számítógépes biztonsági hozzáférési rendszerek alkalmazásával kell megakadályozni. 9

10 - Az adatállományok kezelése úgy kerül megszervezésre, hogy részleges vagy teljes megsemmisülés esetén tartalmuk rekonstruálható legyen, az adatállományok tartalmát képező adattételek számát az adatrögzítőnek folyamatosan ellenőriznie kell. Az adatállományok kezelése során a munkaközi mentés eszközével is élni kell. Az adatállományokról legalább két adathordozót kell készíteni, hogy az egyik megsemmisülése, sérülése esetén az eredeti adatok továbbra is rendelkezésre álljanak. - A számítógépes üzemeltetés biztonsága számítógépes jelszóval védett programokkal történik. - Az adatállományokban történt változásokat naplózni kell. - Az adatbevitel során a bevitt adatok helyességét ellenőrizni kell. - On-line adatmozgás kezdeményezésének jogosultságát ellenőrizni kell. - Programfejlesztés vagy próba céljára valódi adatok felhasználását ha a próbát külső szerv vagy személy végzi el kell kerülni. 2/4.) Az információ továbbítás szabályai: - az információ továbbítás a számítógépes információs rendszerből a szervnek a mellékletben meghatározott jogszabály alapján, az ott meghatározott szervnek és személynek, az ott leírt tartalommal lehetséges, - az információ továbbításról nyilvántartást kell vezetni, amely teljes körűen tartalmazza az adatszolgáltatást. V.A közalkalmazotti nyilvántartás iktatási rendszeréről 1. A közalkalmazotti nyilvántartás iktatási rendszerének kidolgozása a jegyző/körjegyző feladata. 2. A kidolgozott iktatási rendszer leírásának egy példányát e szabályzat mellékleteként kell kezelni. Általános szabályok 2. rész A tanulói nyilvántartásra vonatkozó szabályok VI. A személyi íratok kezelése és ezek adatvédelmi szabályai 1. Személyi iratként kell kezelni bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett minden olyan adathordozót, amely a tanulói jogviszony: -létesítésekor, -fennállása alatt, -megszűnésekor, -illetve azt követően keletkezik és a tanuló személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz. 2. Az 1. pont alapján személyi irat: a) a személyi anyag iratai (a továbbiakban személyzeti irat ), b) a tanulói jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok, 10

11 c) a tanulónak a tanulói jogviszonyával összefüggő más jogviszonyaival kapcsolatos iratok, d) a tanuló saját kérelmére kiállított vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok. 3. A tanuló tanulói jogviszonyával kapcsolatos iratok közül alábbi iratok tartoznak személyzeti iratok közé: - -törzslap, - -áthelyezésről rendelkező irat, - -tanulói jogviszonyt megszüntető irat, - -a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat, - -napló, - -bizonyítvány, 4. A személyzeti iratok közül a bizonyítványokat osztályonként együttesen, a törzslapokat képzési típusonként kell együttesen tárolni. 5. A személyi iratonként keletkező tanulói jogviszonnyal összefüggő iratokat külön számtartományon belül gyűjtőszámon vagy ezzel egyenértékű módon kell iktatni, évenként. Az így beiktatott személyzeti iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra kialakított gyűjtőben kell őrizni. Az így elhelyezett iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza az iktatószámot és az ügyirat keletkezésének időpontját is. 6. A személyzeti iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja: - jogszabályi rendelkezés - közokirat 7. Végzős osztályok esetén a tanulói jogviszony megszűnése után a tanuló osztályáról készült törzslapot, iratait a központi irattárban kell elhelyezni. Az így irattárózott anyagokat a külön csoportban kell tárolni, hogy az elkülönítés biztosított legyen. A törzslapot a tanulói jogviszony megszűnésétől számított ötven évig meg kell őrizni. Tárolásról és levéltárba helyezésről az intézmény egyéb (ügyirat-kezelési) szabályzata és melléklete rendelkezik. A bizonyítványt a tanulónak át kell adni. Az osztálynaplókat 5 évig meg kell őrizni. Egyéb iratok kezeléséről az intézmény egyéb (ügyirat-kezelési) szabályzata melléklete rendelkezik. 8. A személyi iratok tárolási módja megegyezik a tanulói nyilvántartás tárolási módjával. 9. A közérdekű adatokon túl a tanuló nyilvántartott adatairól tájékoztatás nem adható, személyi anyagát csak a Közoktatási törvény 2. számú A gyermekek, tanulók adatai fejezet 2. pontjában foglalt esetben lehet kiadni. 11

12 VII. A tanulói nyilvántartás adatlapjai vezetésének adatvédelmi szabályai A törzslapra, bizonyítványra, naplóra vonatkozó általános szabályok: 1. A tanuló nyilvántartásra vonatkozóan az alábbi szabályokat kell érvényesíteni: a) Az iskola a tanulókról a Közoktatási törvény 2. számú mellékletében meghatározott adatkörre kiterjedően nyilvántartást vezet. A mellékletben nem szereplő adatokról adatgyűjtés nem végezhető, ilyen adat nyilvántartása és kezelése tilos. b) A tanuló alapnyilvántartás adatai közül az iskola megnevezése, a tanuló neve, osztályba besorolására vonatkozó adat közérdekű, ezeket az adatokat a tanuló előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni. c) Az iskola tanulói nyilvántartási rendszere törvényi felhatalmazás hiányában más alrendszerrel nem kapcsolható össze. d) A nyilvántartásról és a központi nyilvántartásról statisztikai célra csak a személyazonosításra alkalmatlan módon szolgáltatható adat. 2. A nyilvántartás adatlapja vezetésének adatvédelmi szabályai különbözőek lehetnek attól függően, hogy a nyilvántartás vezetése milyen módon történik: - -hagyományosan (kézzel, papír alapon) vagy - -számítógépes program segítségével. A nyilvántartási módokra vonatkozó konkrét szabályokat a szabályzat külön része tartalmazza. A betekintési jog gyakorlásának szabályai 3. A betekintési jog gyakorlásának szabályai az alábbiak szerint kerülnek meghatározásra: a) Az iskola köteles biztosítani, hogy a tanuló, kiskorú tanuló esetén a szülő vagy törvényes képviselő a nyilvántartott adatokba korlátozás nélkül betekinthessen, azokról másolatot vagy kivonatot kaphasson. b) A tanuló jogosult a róla nyilvántartott helytelen adat helyesbítését, a jogellenesen nyilvántartott adat törlését kérni, a jogellenesen kért adat közlését megtagadni. Az adatkezelő köteles a helytelen adatot haladéktalanul helyesbíteni, illetve törölni. c) A tanuló nyilvántartás első alkalommal történő kitöltésekor a tanulónak aláírásával igazolnia kell, hogy a felvett adatok helyesek és a valóságnak megfelelnek. d) A tanuló jogosult megismerni, hogy a tanuló nyilvántartásban szereplő adatait kinek, milyen célból és milyen terjedelemben továbbították. Ennek biztosítása érdekében az iskola adatszolgáltatási nyilvántartást vezet, melyet az adatok kiadásától számított 5 évig meg kell őrizni. Az adatszolgáltatási nyilvántartás formáját az intézményvezető határozza meg és bocsátja rendelkezésre. 12

13 e) Az iskolában vezetett nyilvántartásba az eljárásban indokolt mértékig jogosult betekinteni, illetőleg abból adatokat átvenni a rájuk vonatkozó jogszabályban meghatározott feladataik ellátása céljából: - saját adataira vonatkozóan a tanuló - az osztályfőnök - az intézményvezető - feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző szerv, - a fegyelmi eljárást lefolytató tantestület vagy személy, - polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság, - a tanuló ellen indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság, - az adóhatóság, a társadalombiztosítási szerv, a tanulói baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv. VIII. A tanuló nyilvántartásban és személyi iratokban szereplő személyes adatokat kezelők személyi felelősségről A tanuló nyilvántartásban és a személyi iratokban szereplő személyes adatokat kezelők személyes felelőssége az alábbiak szerint kerül meghatározásra: a) a tanuló nyilvántartásban szereplő személyes adatok védelméért, az adatkezelés jogszerűségéért az intézményvezető a felelős. b) a tanuló nyilvántartás vezetésével kapcsolatos feladatokat az intézményvezető által e feladattal jelen szabályzat mellékletében megbízott látja el. c) az alkalmazott a tanuló nyilvántartásban szereplő, nem közérdekű személyes adatokat csak a törvényben meghatározott esetekben és célokra, illetve az érintett tanuló vagy törvényes képviselője erre irányuló írásbeli kérelmére használhatja fel, illetve adhatja át harmadik személynek. d) a tanuló jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért: - az igazgató és helyettesei - az osztályfőnök - az iskolatitkár - az adatkezelést ellátó alkalmazott - a pedagógus - a tanuló saját adatainak közlése tekintetében tartozik felelősséggel. A tanulói jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért való felelősség tartalma: 1. Az intézményvezető felel: - a tanulói jogviszonnyal összefüggő adatok védelmére és kezelésére vonatkozó jogszabályok, valamint az e szabályzatban rögzített előírások megtartásáért, illetve e követelmények teljesítésének ellenőrzéséért. Felelősségi körében köteles gondoskodni: - az adatvédelmi szabályzat folyamatos karbantartásáról, - az ellenőrzés módszereinek és rendszerének kialakításáról és működtetéséről, - a tanulói jogviszonnyal összefüggő adatok védelmével kapcsolatos követelmények intézményen belüli közzétételéről. 13

14 2. Az érintett osztályfőnök felelőssége: - az osztályfőnök felelősségi körén belül köteles a betekintési jog gyakorlásának esetén, az adatlapon dokumentálni a jogosultság gyakorlásának jogalapját, valamint a megismerkedni kívánt adatok körét. 3. Az osztályfőnök felelőssége: Az osztályfőnök felelősségi körén belül köteles arra, hogy: - a személyi iratokra történő adat rávezetés a megfelelő személyi, illetve személyzeti iratra az adat keletkezésétől, illetőleg változtatásától számított legkésőbb 8 munkanapon belül rávezetésre kerüljön, - a tanuló által szolgáltatott és igazolt adatok helyesbítését és kijavítását a tanuló kérelmére történt kezdeményezés és igazolás alapján legkésőbb 8 munkanapon belül átvezessék, - ha a tanuló nem az általa szolgáltatott adatának kijavítását vagy helyesbítését kéri, akkor az osztályfőnöknek kezdeményeznie kell az iskola vezetőjénél az adathelyesbítést, illetve kijavítás engedélyezését. Az igazgató döntése alapján haladéktalanul el kell végezni a javítást. 4. A személyzeti feladatot ellátó közalkalmazott felelőssége: - A személyzeti feladatot ellátó közalkalmazott alatt kell érteni minden olyan közalkalmazottat, aki a szervnél tevékenysége során a tanulói nyilvántartással és személyi irattal összefüggő iratot kezel. A személyzeti feladatot ellátó közalkalmazott felelőssége gondoskodni arról, hogy: - az általa kezelt tanulói jogviszonnyal összefüggő adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen a Közoktatási törvény 2. számú melléklete jogszabályi rendelkezés tartalmának, - a személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amely e szabályzat I/6. pontjában foglalt adatforrásokon alapul. - A tanulói jogviszonnyal összefüggő adat helyesbítését és törlését kezdeményeznie kell az igazgatónál, ha megítélése szerint a személyi iraton szereplő adat a valóságnak már nem felel meg. 5. A tanuló felelőssége: - a tanuló és a szülő vagy törvényes képviselő felelős azért, hogy az általa az iskola részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek. IX. Az adatvédelmi szabályok a nyilvántartások vezetési módszerei szerint A szabályok megegyeznek a közalkalmazotti e szabályzat IV. pontjában megfogalmazott szabályokkal. V. A tanuló nyilvántartás rendszere 1. A beiratkozott és kiiratkozott tanulókról naprakészen beírási naplót vezet az iskolatitkár. 2. Az iskola kezdő évfolyamára beiratkozott tanulók törzslapjának kitöltése a statisztikai adatszolgáltatás határnapjának megfelelően minden év október 1-i állapotnak megfelelően, minden év október 15-ig az osztályfőnök feladata. A felsőbb évfolyamokra érkező vagy onnan távozó tanulók felvétele, illetve törlése a törzslapról 14

15 a változás követő 8 munkanapon belül az osztályfőnök feladata. Az adatok helyességéért, naprakészségéért az osztályfőnök felel. 3. Az osztálynaplók kitöltése minden tanév szeptember 15-ig az osztályfőnökök feladata. A rendkívüli tárgyak naplójának megnyitása és kitöltése szeptember 20-ig a szaktanár feladata. Az adatok helyességéért az osztályfőnök és a szaktanár felel. 4. A személyzeti iratok évközi ellenőrzése az igazgatóhelyettesek feladata. 5. Tanév végén az iskolai bizonyítványok és a törzslap kitöltése az osztályfőnök feladata. 6. Az adatok hitelességéért az osztályfőnök és két összeolvasó fegyelmileg felelős. 3. rész Záró rendelkezések Ezen szabályzat rendelkezései: - a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény, - a statisztikáról szóló évi XLVI. törvény, - a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény szabályain alapulnak a helyi sajátosságok figyelembevételével. E szabályzat hatályba lépésével hatályon kívül helyezek minden, az adatvédelmi szabályozásra vonatkozó korábbi, saját hatáskörömben kiadott szabályozást. A szabályzat az elfogadását követő 8. napon lép hatályba. Kelt:Püspökladány, április 28. intézményvezető 15

16 1. számú melléklet A közalkalmazotti és tanuló nyilvántartással kapcsolatos feladatokat ellátó közalkalmazott, szervezeti egység meghatározásáról A szervezeti egység, személy (beosztással együtt) megnevezése: Valamennyi számítástechnikai rendszer technikai felügyeletét Komódi István rendszergazda látja el, teljes jogosultsággal. Közalkalmazotti alapnyilvántartás vezetője: Zombori Erzsébet iskolatitkár Intézményi Munkaügyi Információs Rendszer (IMI): Fodor Imréné gazdaság vezető Joóné Kovács Tünde adminisztrátor Studium tanuló nyilvántartó kezelői: Pappné Benedek Erika ügyintéző (adatbeviteli jogosultság) Zombori Erzsébet iskolatitkár (lekérdezési jog) Tanuló nyilvántartó program kezelői: Vaszkó Imréné iskolatitkát Rácz Sándorné családpedagógus A feladat ellátás folyamatos ellenőrzésével megbízott közalkalmazott neve, beosztása: Közalkalmazotti alapnyilvántartás esetén: Morvai Elekné igazgató Intézményi Munkaügyi Információs Rendszer (IMI):esetén: Fodor Imréné gazdaság vezető Studium tanuló nyilvántartó esetén: Pierog Istvánné igazgatóhelyettes Tanuló nyilvántartó program esetén: Kardos István igazgatóhelyettes A közalkalmazotti alapnyilvántartás papír alapú. Tárolása az igazgatói iroda zárt szekrényében. Közalkalmazotti alapnyilvántartás a gazdaság vezetői iroda számító gépére van telepítve, jelszó védi, iskolai hálózatra nincs bekötve. Studium tanuló nyilvántartó az igazgatóhelyettesi iroda számítógépére van telepítve, jelszó védi, hálózatba van kötve. Tanuló nyilvántartó program a Bajcsy úti épület családpedagógusi irodájában lévő gépre van telepítve, jelszóval védett, nincs hálózatra kötve. A gazdasági iroda könyvelésén és pénztárában lévő számítógépeken főkönyvi könyvelés, szálázó program, tárgyi eszköznyilvántartó és kis értékű tárgyi eszköznyilvántartó programmal dolgoznak, személyi adatokat nem tartanak nyilván. Hozzáféréssel rendelkezik: Mészáros Sándorné, Gálné Grell Gabriella, Harsányiné Rácz Katalin és Joóné Kovács Tünde. A nyilvántartókban tárolt adatok 1. Intézményi Munkaügyi Információs Rendszer (IMI): Alapadatok: - adóazonosító - előnév, személynév - TAJ-szám - állampolgárság (ország szerint) - szomszédos államban élő magyar? igen nem - neme férfi nő - lánykori neve - születési dátum, születési hely 16

17 - legmagasabb iskolai végzettsége, szakképzettség szintje - személyi státusza - őstermelői igazolvány száma - állandó lakcím, elérési cím Előző jogviszonyok: - kezdete, vége, munkahely neve, jogviszony típusa, megszűnés módja Képzettség, nyelv: - képzettségek dátuma, megnevezése, szak megnevezése; - nyelv dátuma, nyelvismeret, fok, nyelvvizsga típusa; Magánnyugdíjpénztár, egyéb járandóság - magánnyugdíjpénztár kezdete, vége, magánnyugdíjpénztár neve, kiegészítés kezdete, vége, %-a, tagsági azonosító. Nyugdíj és adóterhet nem viselő járandóságok - kezdete, vége, jogcíme, összege. Egyedülállóság kezdete, vége Adójóváírás, adómentesség, adónyilatkozat Lakossági folyószámla száma Munkanélküli Gyermekek adatai - A gyermek neve, születési ideje, TAJ-száma, jogosító viszonya, részesülő viszonya, felülvizsgálat dátuma, iskola látogatási igazolás érvényességének kezdete vége, következő bekérés dátuma, GYÁP nap előző évről, előző évben felhasznált GYÁPnap, tárgyévre megállapított GYÁP nap, GYÁP nap megállapítás dátuma, tárgyévben felhasznált GYÁP napok száma, adószám, - Ellátás jogcíme, megnevezése, számfejtés dátuma, havi összege, ellátás kezdete vége, szüneteltetés kezdete vége, szüneteltetés oka, megszűnés dátuma, megszűnés oka. Foglalkoztatási adatok - Személy típusa, jogviszony típusa, jogviszony kezdete, foglalkoztatás jellege, megszűnés dátuma, megszűnés oka. - Beosztás, munkakör, kulcsszám, munkaidő típusa, FEOR, műszak rendszer, tényleges munkaidő, törvényes munkaidő, munkarend. - Próbaidő kezdete vége, gyakornoki idő kezdete vége, következő fokozatba lépés dátuma, következő rendfokozatba lépés dátuma, munkai. kiegészítés %-a, kezdete vége. - Jogviszonyszám kezdete besoroláshoz, jogviszonyszám kezdete végkielégítéshez, jogviszonyszám kezdete jubileumi jutalomhoz, szolgálati jelre jogosultság kezdete, szolgálati idő kezdete, - SZJA-köteles? Igen nem; egészségbiztosítási járulék (köteles), nyugdíjjárulék (köteles), munkavállalói járulék (köteles), Változó bérek Távollétek Levonás adatok Fizetési jegyzékek Nem rendszeres kifizetések Halmozott adatok Bérkarton Dolgozók nyilvántartása program - A dolgozó neve, neme, anyja neve, aktív, helyettes, kilépett; 17

18 - Személyi adtok: leánykori név, születési ideje, születési helye, lakcím megye, helység, utca, házszám, emelet, ajtó,, irányítószám, személyi igazolvány száma, adóazonosító jele, TAJ-száma, FEOR száma, telefon, megjegyzés; - Munkakör: iskolai végzettség, kinevezés módja, kinevezés ideje, munkakör, szakfeladat, fizetési osztály, fizetési fokozat, kulcsszám, belépés dátuma, közalkalmazotti jogviszonyban töltött idő év, közalkalmazotti jogviszony elvi kezdete, következő fizetési fokozatba lépés ideje, folyamatos jogviszony kezdete, havi összes bruttó bér. - Munkakönyv: munkahely, belépett, kilépett, év, hó, nap, áthelyezés, kj., jj., megjegyzés. - Bér: bérkód, bérjogcímek, összeg. - Képesítés: szakképesítés, szakképzettség, iskola, oklevél, megszerzés dátuma, S/T, 1 év. - Címek: cím, oka, száma, megszerzés dátuma. - Végzettségek: végzettség, iskola, oklevél, megszerzés dátuma. - Minősítések: minősítés, oka, száma, mettől meddig. - Család: gyermek, születési idő, TAJ-szám, adószám, legközelebbi hozzátartozója hol érhető el - Vegyes: állampolgársága, nyelv, fegyelmi büntetés neve, kezdete, lejárta, másik munkahely neve, munkakör, heti óraszám, munkaviszony megszűnése ideje, módja, végkielégítés hónap. - Egyéni: végzettség szakképesítés, hol szerezte, mikor, adószám, TAJ-szám, óradíj, alkalmankénti túlórák száma, alapilletmény, szabadságnapok száma, FEOR száma, fizetési osztály. Studium tanuló-nyilvántartó rendszer Tanulói adatok - Név - Születési hely, idő - Diákigazolvány száma - Adóazonosító, TAJ-szám - Állampolgárság - Évfolyam, osztály, szakmacsoport - Vallás (nem tartjuk nyilván) - Milyen nyelvet tanul? - Milyen fakultációra jár? - Felmentése van-e - Évismétlő-e? - Anyja neve, foglalkozása (nem tartjuk nyilván) - Apja neve foglalkozása (nem tartjuk nyilván) - Lakcíme, telefonszáma - Tanulói jogviszonya, beállt változások - Tanulmányi adatok (félévi, év végi osztályzatok) - Hiányzási adatok - Dicséretek, figyelmeztetések Tanári adatok - Név - Születési hely, idő - Lakcím - Adóazonosító, TAJ-szám (nem tartjuk nyilván) 18

19 - Beosztás, végzettség,munkaidő - Alkalmazás kezdete vége - Heti óraszáma - Tanított tárgyak Tanuló nyilvántartó program - Név - Lakcím - Iskolatípus - Anyja neve - Szülő, gondviselő lakcíme, - Tanulmányi adatok - Hiányzási adatok - Tanulói jogviszonyban beállt változások 19

20 2. számú melléklet A számítógépes módszerrel végzett nyilvántartással kapcsolatos részletes adatvédelmi szabályok a szabályzat 1. rész IV. pontja alapján A gazdaság vezetői iroda számítógépén tárolt személyi adtok nem közérdekű adatok. A számítógépen végzett munka során, adatok bevitelénél, módosításánál az adatbevitelre jogosultakon kívül az irodában senki nem tartózkodhat. A számítógép hálózatba nem köthető. Jogosulatlan személy az adatokhoz nem férhet hozzá. Az adatokról készült biztonsági másolatot (másolatokat) zárt szekrényben, biztonságos helyen kell tárolni, őrizni. A számítógépes program jelszava, belépési kódja illetékteleneknek nem adható ki. A rendszer sérülése esetén azonnal értesíteni kell a rendszergazdát, aki köteles azonnal az adatkezelőket segíteni, hogy a felvitt adatok ne sérüljenek, ne vesszenek el. A biztonsági másolatok őrzésére kijelölt szekrények kulcsairól átvételi elismervény készül, a kulcs esetleges elvesztését haladéktalanul jelenteni kell az igazgatónak, aki gondoskodik a zár cseréjéről. A tanuló nyilvántartó csak a közalkalmazott és a tanuló közérdekű adatai tarthatók nyilván. Az adatok módosítására csak a jelszóval, belépési kóddal rendelkező kezelő jogosult. Az adatokról biztonsági másolatot kell készíteni, melyet az igazgató helyettesi iroda zárt szekrényében kell tárolni. Az adatok biztonságáért a kezelő és a rendszergazda a felelős. 20

21 3. számú melléklet Az intézménynél alkalmazott a szabályzattal érintett számítógépes rendszerek A rendszer pontos megnevezése A bevevezetés A rendszer használatára felhatalmazott személyek időpontja Neve Aláírása Intézményi Munkaügyi Információs Rendszer 2003 Fodor Imréné Joóné Kovács Tünde Stúdium tanuló nyilvántartó Dolgozó nyilvántartó program Pierog Istvánné Pappné Benedek Erika Zombori Erzsébet Mindenkori családpedagógus Fodor Imréné Joóné Kovács Tünde Tanuló nyilvántartó program 2.8 versió 1996 Kardos István Vaszkó Imréné Rácz Sándorné 21