Ügyfél Szabvány Reg/Tan. sz. Audit típus. Óbudai Egyetem ISO Felügyelet 2. Audit jelentés ISO 9001:2008

Átírás

1 Audit jelentés ISO 9001:2008 szabvány szerint lefolytatott FU2 audit jelentése Óbudai Egyetem 1034 Budapest Bécsi út 96/b RT 01-J1_5_3 1 / 1 (rev től)

2 Tartalom 1. Az audit célja Az audit eredménye Érvényességi terület A Szervezet bemutatása Tanúsítvány érvényességi területe Változások az irányítási rendszerben/szerződés felülvizsgálat Az audit megállapításai Pozitív megállapítások és fejlesztési javaslatok Dátumok ISO 9001 melléklet... 9 RT 01-J1_5_3 2 / 2 (rev től)

3 Ügyfél képviselője Elérhetősége Ügyfél képviselője /MIR Elérhetősége Dr. Gáti József intézményfejlesztési főigazgató Göndör Vera mir. koordinátor Vezető auditor / EAC Balog András/ 37 Auditcsoport / EAC Dr. Dávid József/ 34/1 Audit időpontja/időtartama (össz. audit napok száma): / 3,2 nap 1. Az audit célja Az audit célja: a) annak meghatározása, hogy az Egyetem irányítási rendszere vagy annak részei megfelelnek-e az auditkritériumoknak; b) annak értékelése, hogy az Egyetem irányítási rendszere képes-e biztosítani az alkalmazandó jogszabályi, az egyéb szabályozó és a szerződéses követelményeknek való megfelelést; c) az irányítási rendszer eredményességének értékelése annak biztosítására, hogy az Egyetem szervezete folyamatosan megfeleljen az előírt céloknak; A fenti audit célok eléréséhez az auditor helyszíni szemle keretében végzi el a vizsgálatot. 2. Az audit eredménye Az audit folyamán megvizsgálták, hogy a folyamatok megvalósítása és azok dokumentálása megfelel-e és összhangban van-e a szabvány követelményeivel. Figyelembe vették az Egyetem tevékenységének sajátságait, az alkalmazandó törvényi és szabályozási követelményeket és egyéb általánosan alkalmazandó dokumentálást. Mindez mintavétellel, interjúk készítésével és megfelelő dokumentumok felülvizsgálatával történt. Az audit során rögzített megállapításokat és fejlesztési ajánlásokat az 5. fejezet tartalmazza. X Az Egyetem létrehozott és működtet egy hatékony rendszert, ami biztosítja a politikájával és célkitűzéseivel az összhangot. Az auditcsoport igazolja, hogy a szervezet irányítási rendszere megfelelően fenntartja és végrehajtja a szabvány követelményeit. Az auditvezető javaslata: X A meglévő tanúsítvány érvényben tartását. RT 01-J1_5_3 3 / 3 (rev től)

4 3. Érvényességi terület 3.1. A Szervezet bemutatása Az Óbudai Egyetem a felsőoktatási piac aktív szereplőjeként minőségi és versenyképes szolgáltatást nyújt, emberközpontú, egész életen át, kötődést és tanulást biztosít a műszaki, az informatikai, a természettudományi, a gazdaságtudományok, és a pedagógusképzés területen. Programjában felsőoktatási szakképzés, alap-, mester és doktori képzés, valamint ezek mellett szakirányú továbbképzés szerepel nappali, esti és levelező tagozaton, továbbá távoktatási formában. Az egyetem az akadémiai program egészét kínálja a továbbtanulni szándékozók számára: 13 alapszak, 9 mesterszak és 3 doktori iskola kínálata várja az érdeklődőket. Az egyetem színvonalát jelzi, hogy az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány előírásai szerinti minőségtanúsítvánnyal rendelkező intézményünk a legmagasabb elismerés, a Felsőoktatási Minőségi Díj birtokosa. Az egyetem küldetésének középpontjában a tudás átadása, a megújulás és az innováció áll. Az oktatás tartalmának kialakításában egyensúlyra törekszik az időtálló alapismeretek, a korszerű szakmai és a gyakorlati életre közvetlen felkészülést segítő ismeretek és ezek alkalmazása között. Az oktatási folyamatot a hallgatók és az oktatók emberi kapcsolataira és az együttműködési készségére építjük. Ebben a légkörben a diákok természetes módon sajátítják el a polgári értékeket és építik be azokat saját értékrendjükbe. A képzés során a fő hangsúly az erős elméleti alapokon nyugvó, gyakorlatorientált, minőségi alap-, valamint az erre épülő magas színvonalú mesterképzésen van, melyhez a doktori képzés kínál tudományos továbbképzési lehetőséget. Kiemelt szerep jut a nemzetközileg jegyzett kutató-fejlesztő és innovációs tevékenységek végzésére, a gazdasági élet szereplőivel erős kapcsolatok ápolására és a XXI. század elvárásainak megfelelő infrastruktúra biztosítására. Az egyetem alapvető fontosságú feladatként kezeli kapcsolatait a hazai és nemzetközi felsőoktatási intézményekkel, kutatóhelyekkel és tudományos szervezetekkel egyaránt. Iskolánk minden évben nemzetközi konferenciák és szimpóziumok szervezését vállalja, amelyekkel publikációs teret biztosít oktatóinak, valamint lehetőséget ad a legújabb kutatási eredmények megismerésére. Az Óbudai Egyetem legújabb kara az Alba Regia Műszaki Kara (AMK) július 1-jén alakult meg két székesfehérvári székhelyű intézmény (az Óbudai Egyetem Alba Regia Egyetemi Központja és a Nyugatmagyarországi Egyetem Geoinformatikai Kara) egyesülésével. A két korábbi intézmény az AMK Mérnöki Intézeteként illetve Geoinformatikai Intézeteként működik tovább. A Mérnöki Intézet a villamosmérnöki, informatikai, mechatronikai, műszaki-gazdasági tudományokban és azok határterületein rendelkezik nagy hagyománnyal és szakmai tapasztalattal. Végzés után villamosmérnökként, mérnök informatikusként, mechatronikai mérnökként, műszaki menedzserként helyezkedhetnek el, hazai és multinacionális környezetben. Folyamatosan frissítik tantárgyi tematikáikat, módszereiket, eszközeiket. A fenti tudományterületeken BSc, vagy MSc képzéseik is vannak, nappali és levelező tagozaton. A Geoinformatikai Intézet a földmérés, térképészet, geoinformatika területén képez BSc szinten mérnököket (a jogelődöket is számítva) immár több mint fél évszázada. A földmérő és földrendező mérnökök a földhivatalokban, a geodéziai és térinformatikai vállalkozásoknál, a beruházások kitűzési és építésirányítási feladatainál találhatnak munkahelyet. Az országban egyedülálló módon birtokrendező mérnököket is képeznek az intézetben. A közigazgatás iránt érdeklődőknek is kínálnak alternatívát a közigazgatás-szervező alapszakon. A munka mellett tanulni kívánóknak levelező képzéseiket ajánlják. Az AMK stratégiai célja olyan, azonnal hasznosítható gyakorlati tudással rendelkező, kiváló emberi tulajdonságú szakemberek képzése, akik büszkén vállalják, hivatásbeli és egzisztenciális sikereik alapján a nálunk eltöltött felsőoktatási múltjukat. RT 01-J1_5_3 4 / 4 (rev től)

5 3.2. Tanúsítvány érvényességi területe A tanúsítvány érvényességi területe (szabványonként) ISO 9001 szabvány követelmények, melyek az érvényességi területből kizártak: Kizárások okai: Akkreditált felsőoktatás, doktori képzés, felnőttképzés, kutatás fejlesztés, Az előállítás és szolgáltatás nyújtás folyamatainak érvényesítése A követelmény nem értelmezhető az intézmény tevékenységére, mert az oktatás-nevelés folyamatában megfelelő ellenőrzési pontok biztosítják a megfelelőség igazolását. Több telephelyes tanúsítás: A belső audit során az egyes szervezeti egységek ellenőrzése pozitív eredménnyel zárult. A vezetés képviselője rendelkezik megfelelő hatáskörrel, hogy az egyes képzési helyszíneken (telephelyeken) az ellenőrzést elvégezze. A tanúsítandó tevékenységi területeket helyszínenként és a vizsgált telephelyeket az alábbi táblázat tartalmazza: Telephelyek száma A tanúsítványon szereplő telephelyek telephelyek neve/címe Dolgozók száma Érvényességi terület és folyamatok RA F1 F2 RA 01 Óbudai Egyetem 1034 Budapest Bécsi út 96/b 245 Akkreditált felsőoktatás, doktori képzés, felnőttképzés, kutatásfejlesztés, 02 Bánki Donát Gépész és Biztonságtechnikai Mérnöki Kar 1081 Budapest Népszínház u Akkreditált felsőoktatás, doktori képzés, felnőttképzés, kutatásfejlesztés, 03 Kandó Kálmán Villamosmérnöki Kar 1084 Budapest Tavaszmező u Akkreditált felsőoktatás, felnőttképzés, kutatás-fejlesztés, 04 Keleti Károly Gazdasági Kar 1084 Budapest Tavaszmező u Akkreditált felsőoktatás, felnőttképzés, kutatás-fejlesztés, 05 Neumann János Informatikai Kar 1034 Budapest Bécsi út 96/b 93 Akkreditált felsőoktatás, doktori képzés, felnőttképzés, kutatásfejlesztés, 06 Rejtő Sándor Könnyűipari és Környezetmérnöki Kar 1034 Budapest Doberdó u Akkreditált felsőoktatás, doktori képzés, felnőttképzés, kutatásfejlesztés, 07 Alba Regia Műszaki Kar 8000 Székesfehérvár Budai út Akkreditált felsőoktatás, felnőttképzés, kutatás-fejlesztés, RT 01-J1_5_3 5 / 5 (rev től)

6 Telephelyek száma A tanúsítványon szereplő telephelyek telephelyek neve/címe Dolgozók száma Érvényességi terület és folyamatok RA F1 F2 RA 08 Trefort Ágoston Mérnökpedagógiai Központ 1081 Budapest Népszínház u Akkreditált felsőoktatás, felnőttképzés, kutatás-fejlesztés, 09 Egyetemi Kutató és Innovációs Központ 1034 Budapest Bécsi út 96/b 10 Felnőttképzés, kutatás-fejlesztés, 10 Egyetemi Doktori és Habilitációs Tanács, 1034 Budapest Bécsi út 96./b 0 Doktori képzés, kutatás-fejlesztés, 4. Változások az irányítási rendszerben/szerződés felülvizsgálat A legutóbbi audit óta az irányítási rendszer működését illetve dokumentációját érintő jelentősebb változások az AMK elindulása, az EKIK folyamatos bővülése és a kancellári rendszer bevezetése volt. Az audit tervezéséhez alapul vett adatok érvényességi terület, (lásd. 3.2); létszám, (867 fő); telephelyek (lásd. 3.2); összhangban vannak a lefolytatott audittal. Magyarország köztársasági elnöke a 65. életévét betöltő korábbi rektor Prof. Dr. Rudas Imre helyett április 26-ai hatállyal az Egyetem élére új rektort nevez ki. A rektori feladatok ellátására Prof. Dr. Fodor Jánost kapott megbízást, aki az elkövetkezendő 4 évben tölti be a tisztséget. A felsőoktatási törvény módosításával szeptemberétől a kancellári rendszer bevezetésre került a felsőoktatási intézményekben, így az Egyetemben is. A Miniszterelnök által kinevezett kancellár Monszpart Zsolt. A kancellári rendszer az Egyetem gazdasági menedzsmentjét és a gazdálkodás irányítását érinti úgy, hogy teremti a megfelelő viszonyt az egyetemi autonómia és a felelős, hatékony gazdálkodás között. Az Egyetem egyes számú felelőse a rektor, de a működés területe a kancellárhoz tartozik, aki nemcsak szakmai felügyeletet, de munkáltatói jogokat is gyakorol. Az oktatásban dolgozók munkáltatói joga ugyanakkor továbbra is a rektornál marad. A kancellár feladatkörébe tartozik az egyetem rendelkezésére álló költségvetési előirányzatok, vagyon és más források feletti - a jogszabályok szerinti - rendelkezés, kiadói és a terjesztői jogkör gyakorolása, a belső ellenőrzési, a munka- és tűzvédelmi, valamint a polgári védelmi tevékenység felügyelete, az egyetem információs rendszerének irányítása. A minőségirányítási osztályvezető (Dr. Gáti József) munkáját az Egyetemi Minőségirányítási Tanács támogatja. A testület elnökét és tagjait az oktatók és kutatók köréből a Szenátus határozata alapján a rektor bízza meg. A személyi és szervezeti változások miatt az Egyetem szabályzatainak átdolgozása megtörtént, a kapcsolódó minőségirányítási dokumentációs rendszer átdolgozása folyamatosan zajlik. RT 01-J1_5_3 6 / 6 (rev től)

7 A dokumentumok és feljegyzések kezelésével, archiválásával kapcsolatos megjegyzések. A legjelentősebb változások az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatában és annak Mellékleteiben illetve azok Függelékeiben történtek, a személyi és a szervezeti változások aktualizálásaként. Kiemelt dokumentumok: - Az Óbudai Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata - 1. melléklet Szervezeti és Működési Rend 15. függelék Az Óbudai Egyetem minőségirányítási szabályzata (2015. február) 38. függelék SZMR kiegészítése Alba Regia Műszaki Kar - Székesfehérvár (2014. június) - 2. melléklet Foglalkoztatási Követelményrendszer - 3. melléklet Hallgatói követelményrendszer 5. Az audit megállapításai Az ellenőrzés során auditált szabványokra vonatkozó megállapítások a feljegyzésekben találhatók. Minden - az audit folyamán kapott információt, az auditorok és a tanúsító testület szigorúan bizalmasan kezel. Tekintettel arra, hogy az audit szúrópróbaszerű mintavételen alapszik, a rendszerben további gyengeségek lehetnek, amelyeket az auditor az audit folyamán nem tárt fel Pozitív megállapítások és fejlesztési javaslatok No. Szervezeti egység/helyszín Pozitív megállapítások 1. OE vezetés Kiemelkedő és eredményes egyetemvezetői lobbi tevékenység és 2. OE vezetés/amk Folyamatos európai szintű intézményfejlesztés pl. pilot projektek a duális képzés beindítása 3. OE vezetés/ekik Kárpát-medencei Online Oktatási Központ beindítása, működtetése 4. AMK A karindítás HR támogatása 5. AMK A évi karindítás megszervezése 6. Minőségirányítási Osztály A belső auditok során tett javító szándékú javaslatok adása 7. TMPK MOODLE program használati képzés tananyagfejlesztők számára Az auditorok következő ajánlásai az irányítási rendszer hatékonyabb működtetését, folyamatos fejlesztését segítik: 1. No. Szervezeti egység/helyszín OE Minőségirányítási Osztály Szabványkövetelmény AMK AMK OE egésze /AMK 6.2 Fejlesztési lehetőségek Célszerű a kizárást átgondolni az ISO 9001 szabvány változáskor Célszerű az aktuális szabvány hozzáférésekről tájékoztatni az AMK vezetőit Célszerű az AMK Pirosalma úti épületének alagsori Műszerraktárának használatára szabályozást készíteni. Kiemelten célszerű a képzésekhez használt veszélyes anyagokhoz kapcsolódó hiányzó Biztonsági adatlapok beszerzése és ezekkel kapcsolatos ismeretek oktatása az oktatók illetve a hallgatók számára. RT 01-J1_5_3 7 / 7 (rev től)

8 6. Dátumok Esedékességi időpont a következő auditra Megállapodott időpont a következő auditra február - március március 16. Dátum Balog András Vezető auditor RT 01-J1_5_3 8 / 8 (rev től)

9 7. ISO 9001 melléklet Témakör (Item) Irányítási politika, Célkitűzések Folyamatszabályozás beleértve a kiszervezett folyamatokat is Az ügyféllel kapcsolatos és egyéb követelmények Vevői elégedettség és panaszok Belső audit és vezetőségi átvizsgálás Témakör értékelése (Audit result) Az Egyetem vezetése kötelező érvénnyel kihirdette és bevezette minőség politikáját, ami megfelel stratégiai célkitűzéseinek, valamint megfelelő keretet ad a minőségi célok megfogalmazásának, segítve az Egyetem irányítási rendszerének folyamatos fejlődését. A következő célokat tűzték ki: Hallgatói panaszkezelés fejlesztése Kari Minőségirányítási Bizottságok munkájának fejlesztése Dolgozói elégedettség értékelés elvégzése Az oktatók minősítési rendszerének és a munkatársi önfejlesztési rend összekapcsolása A duális képzés bevezetésének minőségügyi támogatása Az Egyetem azonosította az irányítási rendszerének folyamatait. A folyamatok egymásra, gyakorolt hatásait vizsgáltak, kölcsönhatásai ismertek. A folyamatokat rendszeresen értékelik a legfontosabb teljesítménymutatók alapján. A fő folyamatok a következők: MU-04 Képzési folyamatok tervezése és fejlesztése MU-05 Alapoktatási folyamat MU-06 Továbbképzési folyamat ME-07 Kutatási és fejlesztési tevékenység, képzésen kívüli alaptevékenység, kiegészítő és vállalkozás jellegű tevékenység Nincs kiszervezet folyamat. Az Egyetem ezeket a folyamatokat megfelelően irányítja és felülvizsgálja. Az Egyetem elemzi és értékeli fenntartói, hallgatói és partneri igényeit, meghatározza az érvényességi területére vonatkozó képzés, szolgáltatás és megvalósíthatóságra vonatkozó törvényi és szabályozási követelményeket. Az ajánlatok/szerződés készítése elfogadása szabályozott (MU-03), felülvizsgálata biztosítja, hogy az megfelel a dokumentumokban leírtaknak és megfelel a rendelés visszaigazolásban rögzítetteknek. Ugyanez az eljárás vonatkozik módosítások esetében is. A legfontosabb szabályozással, jogszabályokkal és ügyfelekkel kapcsolatos követelmények a következők: Akkreditációs előírások Nemzeti Felsőoktatási törvény Felnőttképzéssel kapcsolatos törvények, rendeletek Az Óbudai Egyetem Szervezeti Működési Szabályzata Az Egyetem fenntart dokumentált és hatékony eljárásokat, melyek szabályozzák az információkezelést, adatelemzést, javító intézkedéseket és az ügyfelek jelzéseire való reagálást. (MU-10 Mérés, elemzés és tökéletesítés) A minőségirányítási rendszer bevezetésének és működésének hatékonyságát éves rendszerességgel tervezett és végrehajtott belső auditokkal követik. Az Egyetem megbízhatóan végzi, ezeket az ellenőrzéseket. Valamennyi területet, tervezetten képzett belső auditorokkal keresztbe auditálnak. (2015. január február) A potenciális gyenge helyeket a belső auditokon azonosították és a külső auditjelentés időpontjáig azokat megfelelően és hatékonyan kezelték. Az Egyetem vezetése a szervezet irányítási rendszerét rendszeres időközönként felülvizsgálja, összhangban a megfelelőség és a hatékonyság biztosításával. A vezetőségi átvizsgálás án megtörtént, annak témakörei a RT 01-J1_5_3 9 / 9 (rev től)

10 Témakör (Item) Tanúsítás és logo használat Témakör értékelése (Audit result) követelményeknek megfelelőek, megállapításai, értékelései a rendszer működését, fejlesztését hatékonyan támogatják. (Vezetőségi felülvizsgálati jegyzőkönyv ) Az Egyetem a tanúsítványt és a tanúsítási jelet kizárólag a tanúsított szervezettel kapcsolatosan, az előírásos követelményekkel összhangban használja, (pl. honlap kari honlapok) a termékekkel semmiféle közvetlen kapcsolat nem lelhető fel. A szabványkövetelmények értékelése (egyben MIR auditprogram) Szabványelemek RA (előírt) x x x x x x x x x x x x Teljesített x x x x x x x x x x x x Értékelés Az eltérések száma FU1 (előírt) x x x x x x x x x x x x Teljesített x x x x x x x x x x x x Értékelés Az eltérések száma FU2 (előírt) x x x x x x x x x x Teljesített x x x x x x x x x x Értékelés Az eltérések száma Szabványelemek RA (előírt) x x x x x x x x x x x Teljesített x x x x x x x x x x x Értékelés Az eltérések száma FU1 (előírt) x x x x x x x x x x Teljesített x x x x x x x x x x Értékelés Az eltérések száma FU2 (előírt) x x x x x Teljesített x x x x x Értékelés Az eltérések száma *Értékelés (Rating) 1 = megfelelő 2 = megfelelő, de továbbfejleszthető 3 = hibás/ nem megfelelő( ld nemmegfelelőségi jelentést) 4 = nem alkalmazható 5 = nem vizsgált ezen az auditon RT 01-J1_5_3 10 / 10 (rev től)