Csanyteleki Polgármesteri Hivatal elektronikus Egyedi Iratkezelési Szabályzata

Átírás

1 Polgáresteri Hivatal Szervezeti Működési Szabályzata 1) elléklete 7) függeléke Csanyteleki Polgáresteri Hivatal elektronikus Egyedi Iratkezelési Szabályzata

2 TARTALOMJEGYZÉK Tartalojegyzék... 2 Levéltár és a Csongrád Megyei Közigazgatási Hivatal jóváhagyása... 3 I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 4 Az iratkezelési szabályzat hatálya... 4 Az iratkezelés szabályozása... 4 Az iratkezelés szervezete... 5 Az iratkezelés felügyelete... 5 A jogosultságok kezelésének szabályai... 7 II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI... 9 Az iratok rendszerezése... 9 Az iratok nyilvántartása és az iratforgalo dokuentálása... 9 Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védele... 9 III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldeények átvétele A küldeények felbontása A küldeények érkeztetése Az ügyintéző kijelölése (szignálás) Az iktatás Az iktatószá Iktatókönyv Az iktatóbélyegző, név- és tárgyutató könyv, az ügyirat ügyintézőhöz történő továbbítása Kiadányozás (aláírás, hitelesítés) Expediálás és az iratok továbbítása IV. FEJEZET AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA,IRATTÁRBA HELYEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése Irattárba helyezés, irattár Az irat áteneti irattárba helyezése Az iratok átadása a központi irattár részére, a központi irattár űködése Selejtezés, egseisítés Levéltárba adás V. FEJEZET INTÉZKEDÉSEK A HELYI ÖNKORMÁNYZAT FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL, MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN VI. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK FOGALOMTÁR (1. száú elléklet) HOZZÁFÉRÉSI JOGOSULTSÁG KÉRŐ ADATLAP (2. száú elléklet) IRATMINTATÁR (3. száú elléklet)

3 Csanyteleki Polgáresteri Hivatal Vezetője által a köziratokról, a közlevéltárakról és a agánlevéltári anyag védeléről szóló évi LXVI. törvény 10. (1) bekezdésében előírtak szerint készített IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelényeiről szóló 335/2005.(XII. 29.) Kor. rendelet 4. -ának (3) bekezdésében biztosított jogköröben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal egyetértek., 20.. a(z)... önkorányzati levéltár vezetője A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelényeiről szóló 335/2005.(XII. 29.) Kor. rendelet 4. -ának (3) bekezdésében biztosított jogköröben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzatot az illetékes közlevéltárral egyetértésben jóváhagyo:, int a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezetője 3

4 I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Csanytelek Község Önkorányzata (továbbiakban: önkorányzat) Egyedi Iratkezelési Szabályzata (továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) a köziratokról, a közlevéltárakról és a agánlevéltári anyag védeléről szóló évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. -a (1) bekezdése, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelényeiről szóló 335/2005.(XII. 29.) Kor. rendelet, és a hatályos Önkorányzat Szervezeti és Működési Szabályzata rendelkezései alapján, a területileg illetékes önkorányzati levéltár egyetértésével, és a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezetőjének jóváhagyásával készült. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 1) Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a Csanyteleki Polgáresteri Hivatalnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kienő valaennyi iratra, a Polgáresteri Hivatal vezetőjére, köztisztviselőjére, közalkalazottjára és unkavállalójára. Az iratkezelés szabályozása 2) Az Iratkezelési Szabályzat szabályozza az irat pontosan követhető, ellenőrizhető útját az ügyvitelben a beérkezéstől, keletkezéstől az irattárazásig, az iratok biztonságos őrzésének ódját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattárazását, selejtezését, levéltárba történő átadását. 3) Jelen Iratkezelési Szabályzat szerves egységet képez az Ltv. 10. (4) bekezdésének felhatalazása alapján a köziratok kezelésének szakai irányítását ellátó iniszternek az oktatási és kulturális iniszterrel egyetértésben kiadott egységes irattári tervével. Az iratkezelés szervezete 4) Az Önkorányzat a Szervezeti és Működési Szabályzatában határozza eg a hivatala iratkezelésének szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valaint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. 5) Csanytelek Község Önkorányzata az iratkezelést a Szervezeti és Működési Szabályzatban eghatározottak szerint, a szervezeti tagozódásnak, valaint iratforgalonak egfelelő központi iratkezelés szerinti szervezettel látja el. 6) Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának ódját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését egváltoztatni, ódosítani csak a naptári év kezdetén az illetékes levéltár és közigazgatási hivatal egyetértésével lehet. Az iratkezeléssel szeben táasztott alapelvek: Az iratkezelést úgy kell egszervezni, hogy a helyi önkorányzathoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; b) tartala csak az arra jogosult száára legyen egiserhető; c) kezeléséért fennálló szeélyi felelősség indenkor, és egyértelűen egállapítható legyen; d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védeléhez szükséges feltételek biztosítottak legyenek; e) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalozódása egelőzhető, a aradandó értékű iratok egőrzése biztosított legyen; 4

5 f) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű űködéséhez egfelelő táogatást biztosítson. A eghatározott alapelvek végrehajtásának érdekében: az ügyintéző feladata: a) döntés a csatolt előzényiratok végleges szereléséről; b) az ügyirat tisztázása; c) az irattári eghatározása; d) egyéb ügykezelői utasítások egadása. e) az iratok szakszerű kezelése, egfelelő tárolása az iratkezelő feladata: a) Az önkorányzatnál készült és ás szervtől, illetve szeélytől érkezett küldeény(ek) átvétele, nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, valaint ezek ellenőrzése; b) az irat kiadása és visszavétele; c) a bélyegzők, pecsétnyoók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegzők selejtezése (a cíert és a bankszálaszáot tartalazó bélyegzők kivételével). A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból indenkor egállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyoó használója, kezelője; d) a 3 hónapon túl az ügyintézőnél lévő irat nyilvántartása, és erről a közvetlen vezető tájékoztatása. e) az iratok szakszerű kezelése, egfelelő tárolása. Az iratkezelés felügyelete 7) Az egységes és szabályszerű ügyirat-kezelési gyakorlatot a helyi önkorányzat jegyzője felügyeli. A jegyzőt az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén a jegyzői irodavezető helyettesíti. 8) A jegyző felelős: a) az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszerűségéért és a feladatoknak egfelelő célszerűségéért; b) az iratkezelés szeélyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért; c) az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, a szabálytalanságok egszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat ódosításának kezdeényezéséért; d) az iratkezelést végző, vagy azért felelős szeélyek szakai képzéséért és továbbképzéséért; e) az iratok szakszerű és biztonságos egőrzésére alkalas elektronikus iktatási rendszer kialakításáért és űködtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért; f) az iratkezelési segédeszközök (kézbesítőkönyv, iratinták és foranyotatványok, száítástechnikai prograok, adathordozók stb.) biztosításáért; g) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és cítáraknak naprakészen tartásáért, az üzeeltetési és adatbiztonsági követelényekért és azok betartásáért; h) a hivatalos és szeélyes elektronikus postafiókok szabályozott űködéséért; i) az iratkezelés inőségbiztosítási rendszerének folyaatos űködéséért; j) egyéb jogszabályokban eghatározott iratkezelést érintő feladatokért. 9) A jegyző az önkorányzat által önállóan üzeeltetett inforatikai rendszer vonatkozásában eghatározza: a) az üzeeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes unkakörök betöltéséhez szükséges inforatikai isereteket; 5

6 b) kijelöli a száítástechnikai rendszerének biztonsági követelényeiért általánosan felelős szeélyt és a rendszer üzeeltetéséért önállóan felelős szeélyt, valaint kijelöli azt a szervezeti egységet (vagy dolgozók csoportját), aely gondoskodik a követelények teljesítéséről és felügyeletéről. 10) A ne selejtezhető köziratok fennaradásának érdekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelét és iratkezelésének rendjét az iratkezelési szabályzat alapján az illetékes közlevéltár (Csongrád Megyei Levéltár Csongrádi Levéltára) ellenőrzi. Ellenőrzési feladatának ellátása során a) az iratkezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - az állatitkot és a szolgálati titkot tartalazó iratok kivételével és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyaatában vizsgálhatja, b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a ne selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő egőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, egszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít eg, c) ha a szerv a jegyzőkönyvben eghatározott ideig ne intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti. 11) Az iratkezelés feladatait egy iratkezelő végezheti, aki az iratkezelésben legalább középfokú végzettségű, lehetőség szerint iratkezelő, irattáros szakképesítésű unkaerőt kell alkalazni. Az iratkezelő a szervezet egészére nézve a folyaat összefogásáért felelős. A jogosultságok kezelésének szabályai 12) Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokuentálni. A dokuentuok tárolása és kezelése a jegyző feladata. A jogosultságok beállítása, illetve ódosítása a jegyzői engedélyezést követően a rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, ódosítását és egvonását az irodák vezetőinek kell írásban kezdeényezniük a jegyzőnél. Ennek kezdeényezésére a névre szóló hozzáférési jogosultság dokuentáció szolgál (2. száú elléklet). A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának egtörténtét a dokuentuon igazolja. Ennek egy ásolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt a jegyző őrzi. 13) Az iktatási nyilvántartáshoz történő hozzáférés: beírási, felhasználási joggal a központi iktató iratkezelője, jegyző, jegyzői irodavezető, betekintési joggal a hivatal ügyintézői, karbantartási joggal a rendszergazda, és az ő jelenlétében a szoftver fejlesztője. Új jogosultságok engedélyezése: Aennyiben új belépő vagy jogosultsággal ég ne rendelkező unkaköréhez hozzáférési jogosultság engedélyezése szükséges. Jogosultságok ódosítása: a) unkakör egváltozásával összefüggő jogosultság-változás; b) betegség, szabadság stb. iatti hosszabb távollét folytán szükségessé váló felfüggesztés, helyettesítés. Jogosultságok egvonása: Hozzáférési jogosultsággal rendelkező unkatárs jogosultságának egszűnését eredényező változás (pl. unkaviszony egszűnése, ás unkakörbe helyezése stb.) esetén az adott szeély inden jogosultságát törölni kell. 6

7 14) A jegyző felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért és űködéséért. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe a funkcionális és a hozzáférési jogosultság: A) Funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a száukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetszőleges száú szerepkörrel rendelkezhet. B) Hozzáférési jogosultság: eghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére egadott funkciókkal, szerepkörökkel. Jogosultsági szintek: a) teljes szerv: a szerven belül inden iktatókönyv és ügyirat (a továbbiakban: ele) tekintetében használhatja az adott funkcionális jogot, függetlenül annak felelősétől. b) saját és alárendelt szervezet: kezelheti az összes olyan eleet, elynek felelőse a saját szervezete, annak dolgozói, az alárendelt szervezeti egységek, és azok dolgozói. Ne kezelheti azokat az eleeket, elyek felelőse az ő szervezeti egységének fölérendeltje, vagy ellérendeltje. c) saját szervezet: kezelheti az összes olyan eleet, elynek felelőse saját szervezeti egysége vagy annak dolgozója. d) saját aga: kezelheti az összes olyan objektuot, elynek felelőse szeélyesen ő. Egy felhasználónak több szerepköre is lehet és egy szerepkör több felhasználónak is kiosztható. e) helyettesítés: a vezető által eghatározott időszakon belül egyik felhasználó átveheti egy ásik felhasználó szerepköreit, jogosultságait, hierarchiában elfoglalt helyét. A helyettesítő felhasználó átváltozik a helyettesítetté a rendszer száára (anélkül, hogy a helyettesített jelszavát tudnia kellene). A naplókban inden tevékenysége úgy kerül bejegyzésre, hogy azt a helyettesített nevében a helyettesítő tette (indkét adat rögzítésre kerül, de a különleges jogokkal ne rendelkező felhasználók száára a tevékenységeket a helyettesített hajtotta végre). Egy szeély egyszerre csak egyvalakit helyettesíthet. 15) A hivatal rendelkezik az elektronikus iktatórendszerrel, aely: a) felépítésére vonatkozó rendszerleírásokkal; b) tárolt és feldolgozott adatok tárolási szerkezetének és feldolgozási szabályainak leírásával; c) az adatokhoz történő hozzáférési rend eghatározásával; valaint d) űködtetésére vonatkozó utasításokkal és előírásokkal. A jegyző felelős az elektronikus iktatási rendszer egfelelő dokuentáltságáért. A dokuentu csoag az iratkezelési szabályzat elléklete. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése 1) Az önkorányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre egyedi tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) inősülnek. 2) A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszáú irat vagy a kiadány-tervezet a legfelső. 3) Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az elektronikus rendszer biztosítja. 7

8 4) Az ügyiratokat, és a ne iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket, valaint az önkorányzat irattári anyagába tartozó egyéb ás iratokat ég irattárba helyezésük előtt az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári al ellátni. 5) Az ügyvitelhez ár ne szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalo dokuentálása 6) Az önkorányzathoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kienő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített papíralapú nyilvántartókönyvben, vagy elektronikus prograal vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. 7) Az érdei ügyintézést igénylő iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan ódon kell végezni, hogy a papíralapú iktatókönyvet és az elektronikus iktató adatbázist az ügyintézés hiteles dokuentuaként lehessen használni. 8) Az iratforgalo keretében az iratok átadását-átvételét inden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelűen bizonyítható legyen az átadó, átvevő szeélye, az átadás időpontja és ódja. 9) Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalo dokuentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyaata, és az iratok hivatalon belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen egállapítható legyen. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védele 10) A vonatkozó jogszabályok figyelebevételével hozzáférést kell biztosítani az önkorányzat irattári anyagához. A hozzáférés ódjai, betekintés, kölcsönzés, ásolat készítése. 11) A helyi önkorányzat dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, aelyekre unkakörük ellátásához szükségük van, vagy aelyre a jegyző felhatalazást ad. A hozzáférési jogosultságról naprakész nyilvántartást kell vezetni. 12) Az irat unkahelyen kívüli tanulányozásáról a jegyző írásban rendelkezik. Ennek keretében figyeleel az irat védelének követelényeire kell eghatározni: a) a unkahelyről kivihető iratok körét; b) a kivitel engedélyezésének ódját; c) az irat unkahelyen kívüli tanulányozásának időtartaát; d) az irat vissza-hozatalának időpontját. Az irat unkahelyen kívüli tanulányozását nyilvántartásban rögzíteni kell. 13) Az ügyintézők és ügykezelők fegyeli felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. 14) Az iratkezelés során használt valaennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől. Az iktatás végzése külön helyiségben, az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel stb.) elkülönítetten történik. 15) A helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a jegyző elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és unkaidőn kívüli tárolását az Iratkezelési Szabályzatban eghatározott helyen. A helyiség unkaidőn kívül, unkaszüneti napon történő 8

9 felnyitásáról a jegyzőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról aennyiben az ügykezelő nincs jelen jegyzőkönyvet kell felvenni. 16) Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a ásolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal ások szeélyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a jegyző az irányadó és hatályos jogszabályok figyelebevételével határozza eg. 17) A kölcsönzés az adatvédelere vonatkozó előírásokra figyeleel ásolattal is teljesíthető. 18) A papíralapú dokuenturól történő elektronikus ásolatkészítés során a ásolatkészítő biztosítja a papíralapú dokuentu és az elektronikus ásolat képi vagy tartali egfelelését, és azt, hogy inden az aláírás elhelyezését követően az elektronikus ásolaton tett ódosítás érzékelhető legyen. A ásolat készítője elkészíti az elektronikus ásolatot, egállapítja a papíralapú dokuentu és az elektronikus ásolat képi vagy tartali egfelelését, ajd a eghatározott adatok elhelyezését követően az elektronikus ásolatot hitelesítési záradékkal az eredeti papíralapú dokuentual egyező elektronikus aláírással látja el. 19) A betekintéseket, kölcsönzéseket, ásolatok készítését utólagosan is ellenőrizhető ódon, papíralapon és az elektronikus iratkezelő rendszerben egyaránt dokuentálni kell. 20) Azoknak a ne selejtezhető iratoknak a használatát, aelyek az Ltv. 22. (1) bekezdésében eghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az önkorányzat őrizetében aradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. 21) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalazott eszközökkel hagyoányos és gépi adathordozókkal kapcsolatban inden esetben rendelkezni kell a szükséges védeli intézkedésekről. 22) A papíralapú iratokat szakszerűen kell kezelni, az alapvető, általánosan elfogadott szabályok szerint elvárható gondossággal kell (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől stb.) védeni. 23) Biztosítani kell az elektronikus iktató- és iratkezelő rendszer védelét illetéktelen behatolással, hozzáféréssel ill. a vírusokkal és ás rosszindulatú prograokkal szeben, valaint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen. A rendszer kialakításakor egfelelő védelet kell kialakítani az olyan, ne elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos elektronikus dokuentuokkal szeben is, elyek töeges küldésük révén a rendszer üzeelését vagy annak egyes felhasználóinak hozzáférését jogosulatlanul akadályozhatják (kéretlen töeges üzenetek elleni védele). 24) Az elektronikus dokuentuokat oly ódon kell egőrizni, aely kizárja az utólagos ódosítás lehetőségét, a egőrzési kötelezettség lejártáig folyaatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokuentu létrehozójának és archiválójának egyértelű azonosíthatóságát, valaint az elektronikus dokuentuok értelezhetőségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokuentuokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, ódosítás, törlés vagy egseisítés ellen. 25) A biztonsági őrzés során gondoskodni kell arról, hogy az adatokat az arra jogosult szeélyen (adatkezelőn és adatfeldolgozón) kívül ás ne iserhesse eg, valaint biztosítani kell az adatok jogosulatlan szeély általi egseisítése, egváltoztatása vagy hozzáférhetetlenné tétele elleni védelét ind a szervezeten belülről, ind a szervezeten kívülről jövő inforatikai táadások esetén. 26) Az iratkezelési szoftver eleeiről (alkalazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan entési renddel és biztonsági entésekkel kell rendelkezni, aelyek biztosítják azok helyreállítását. 9

10 27) A nyilvántartásokról űszakilag független, területileg elkülönült szervezetnél kell a biztonsági ásolatot elhelyezni. A entéseket azok tartalától függően kockázati szepontból elkülönítetten, és biztonsági osztályba sorolástól függően indokolt esetben tűzbiztos ódon kell tárolni 28) A biztonsági őrzés során az adatok elhelyezését és tárolását olyan rendszerességgel, ódon és dokuentáltsággal kell végezni, aely az iratkezelési rendszer teljes egseisülése esetén is lehetővé teszi a nyilvántartás azonos funkcionalitású, és lehetőség szerinti legteljesebb adattartalú újbóli kialakítását. 29) Az elektronikus iktatórendszer inden felhasználójának szeély szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell 30) Gondoskodni kell az elektronikus iratkezelési rendszer valaennyi eseényének naplózásáról. 31) A naplózott adatálloány bejegyzését védeni kell az arra jogosulatlan szeély általi hozzáféréstől, ódosítástól, törléstől, illetve biztosítani kell, hogy a napló tartala a egőrzési időn belül a jogosult száára egiserhető és értelezhető aradjon. 32) A naplózott adatálloánynak az ügyintézés teljes folyaatát át kell fognia, és lehetővé kell tennie, hogy a egbízhatóság egítéléséhez szükséges értékben valaennyi eseényt rekonstruálni lehessen. 33) Naplózni kell különösen az ügyirathoz való inden hozzáférést (betekintést, ódosítást, törlést), valaint az ügyirat egyes ügyintézőkhöz kötött teljes iratkezelési útját. III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldeények átvétele 1) Az Iratkezelési Szabályzat határozza eg a helyi önkorányzathoz érkezett küldeények átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket, a küldeény érkezésének ódja szerint: a) a Magyar Posta Rt. útján érkező küldeények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és inőségi követelényeiről szóló hatályos jogszabályokban eghatározottak szerint történik, b) külön kézbesítés, futárszolgálat, útján érkező küldeények átvételére a jegyző, vagy az általa eghatalazott szeély jogosult, aki az átvételt aláírásával dokuentálja; c) szeélyesen kézbesített küldeények átvétele esetén a jegyző és az általa egbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult; d) unkaidőn túl érkezett küldeények átvételére a jegyző által adott egbízott jogosult; e) Aennyiben az irat hivatali időn túl érkezik, az átvevő köteles azt az átvételt követő első unkanap kezdetén a cízettnek, vagy a postabontásért felelős szeélynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokuentáltan átadni. f) elektronikus úton érkezett küldeények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzeeltetni, a kinevezett elektronikus postafiók kezelőjének feladatát unkaköri leírásában is szabályozni kell, g) az ügyfélkapun át érkezett küldeényeket a űködtető rendszer autoatikusan kezeli. 2) A küldeény átvételére vonatkozó jogosultságokat a jegyző határozza eg, és gondoskodik a naprakész nyilvántartásról, a szükséges változtatásokról. 3) Az átvevő, papíralapú iratok esetében az érkezés ódjának egfelelő, rendszeresített kézbesítőokányon olvasható aláírásával és az átvétel dátuának feltüntetésével iseri el az átvételt. Ha az ügyfél az iratot 10

11 szeélyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt - átvételi eliservénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a ásodpéldányon aláírással való igazolással igazolni kell. 4) Elektronikus küldeények esetében az átvevő autoatikusan elküldi a feladónak a küldeény átvételét igazoló és az érkezés sorszáát is tartalazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). (Korány rendelet intézkedik az elektronikus küldeények érkeztetésének, a feladó azonosításának ódjáról.) 5) Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony leez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlevéllel lehet. A kísérőlevelet és az iratot (adathordozót) együtt kell kezelni (irat és elléklete). A kísérőlevélben a cízés adatai ellett fel kell tüntetni a száítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással, ilyen elektronikus aláírással rendelkezik, továbbá az adathordozó paraétereit. Egy száítógépes adathordozón csak azonos ügyhöz tartozó irat(ok) adható(k) át. Aennyiben ez ne teljesül, a küldeény átvételét vissza kell utasítani. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalát. 6) Elektronikus ügyintézés esetén az elektronikus iratkezelő rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy a dokuentu beérkezését azonnal, eberi közreűködés és a dokuentu egnyitása nélkül, autoatikusan visszaigazolja. A visszaigazolásnak tartalaznia kell a beérkezés hiteles időpontját, valaint az autoatikusan generált érkeztetőszáot. Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja folyaatos űködésű rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szereplő időpont. 7) Ne folyaatos űködésű rendszerek esetében a határidőt egtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzeszünet időszakára esik, ennél fogva az elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzeszünetet követő első unkanapon állítja ki. 8) Egyes elektronikus úton érkezett iratok elektronikus visszaigazolása esetében külön jogszabály időbélyegző alkalazását írhatja elő. 9) Az elektronikus adathordozón érkezett küldeény kísérőlevelében felsoroltak, azonosítók valóságtartalának ellenőrzése a felbontáskor lehetséges, például fájlok egléte. 10) Az átvétel időpontját rögzíteni kell a küldeényen. Az azonnal és sürgős jelzésű hatósági küldeények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell egjelölni. A küldeényt azonnal az érintettnek, vagy a postabontásért felelős jegyzőnek kell továbbítani. 11) Az átvétel során ellenőrizni kell: a) a cízés alapján a küldeény átvételére való jogosultságot; b) a kézbesítő okányon és a küldeényen lévő azonosító jel egegyezőségét; c) az iratot tartalazó boríték, illetve egyéb csoagolás sértetlenségét. 12) Az elektronikusan érkezett irat átvételét eg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a helyi önkorányzat száítástechnikai rendszerére. A küldeény a száítástechnikai rendszerre biztonsági kockázatot jelent, ha a hatóság inforatikai rendszeréhez vagy azon keresztül ás inforatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy az inforatikai rendszer üzeelésének vagy ás szeélyek hozzáférésének akadályozására irányul, az inforatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan egváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. 13) A postaátvevő a jegyző döntése szerint naponként többször, íg a táviratokat, elsőbbségi küldeényeket azonnal, vagy sürgős vagy ás hasonló jelzésű küldeényeket soron kívül továbbítja a postabontónak. 11

12 14) Téves cízés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeényt azonnal továbbítani kell a valódi cízetthez, vagy ha ez ne lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak (Az átirányított iratokról jegyzéket kell felvenni.). Aennyiben a feladó ne állapítható eg, a küldeényt irattározni és az irattári tervben eghatározott idő után selejtezni kell. 15) Sérült küldeény esetén a sérülés tényét az átvételi okányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldeény tartalának eglétét. A hiányzó iratokról vagy ellékletekről a küldő szervet, szeélyt értesíteni kell. 16) Az önkorányzat a feldolgozás elaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Ne köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban ár érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalazó beadvány az adott küldőtől. Az isétlődés értelezésére vonatkozó szabályokat az Iratkezelési Szabályzat tartalazza (isétlődésnek tekinthető ugyanazon feladó, ugyanazon tartalú, terjedelű beadványa). A küldeények felbontása 17) Az önkorányzathoz érkezett küldeényeket a jegyző, illetve az általa egbízott szeély, a postabontó bontja fel és látja el érkeztető bélyegzővel. 18) Felbontás nélkül dokuentáltan a cízettnek kell továbbítani: a) a inősített iratokat, b) az s.k. felbontásra, a képviselők, ne képviselő bizottsági tagok, a kisebbségi önkorányzatok és tagjaik nevére szóló küldeényeket, c) a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeényeket, d) az anyakönyvvezető / adóhatóság / szabálysértési hatóság/ népesség nyilvántartó cíére érkezett, valaint e) a jegyző által egjelölt tisztségviselők nevére cízett küldeényeket. 19) A felbontás nélkül átvett küldeények cízettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldeény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezeléséről. 20) A küldeény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett ellékletek eglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felerülő probléák tényét jegyzőkönyvben, az iraton vagy az előadói íven a keltezés pontos egjelölésével rögzíteni kell. 21) Az elektronikus úton érkezett küldeény felbontásakor, azaz egnyitásával ellenőrizni kell a kísérőlevélben felsoroltak, azonosítók stb. valóságtartalát. Aennyiben az érkezett elektronikus küldeény a rendelkezésre álló eszközzel ne nyitható eg, úgy a küldőt az érkezéstől száított háro napon belül értesíteni kell a küldeény értelezhetetlenségéről, és az önkorányzat által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Ilyen esetben az érkezés időpontjának az önkorányzat által is értelezhető küldeény egérkezését kell tekinteni. 22) Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítésszolgáltató útján történik. Aennyiben az elektronikus aláírás ne érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot ne lehet az aláíróként egnevezett szeélyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek egfelelően ódosítani kell. 23) Ha a felbontás alkalával kiderül, hogy a küldeény pénzt vagy egyéb értéket tartalaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldeény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés forájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket eliservény ellenében a pénzkezeléssel egbízott dolgozónak átadni. Az eliservényt az irathoz kell csatolni. 12

13 24) Aennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja haradik fél által egállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának egállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által autoatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban eghatározott időpont az irányadó. 25) A küldeények téves felbontásakor, valaint, ha később derül ki, hogy a küldeényben inősített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, ajd a küldeényt a felvett jegyzőkönyvvel együtt sürgősen el kell juttatni a cízetthez, illetve a inősített iratokat az illetékes iratkezelőhöz, és a inősítőt ivel az iratot az annak egiserésére ne jogosult látta értesíteni kell a betekintésről. (A felbontó a kézbesítőkönyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátuának egjelölésével.) 26) A küldeény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezény fűződik; b) a beküldő nevét vagy pontos cíét csak a borítékról lehet egállapítani; c) a küldeény hiányosan vagy sérülten érkezett eg; d) bűncselekény vagy szabálysértés gyanúja erül fel; e) az ajánlott vagy ajánlott-tértivevény posta jelzettel ellátott boríték. A küldeények érkeztetése 27) A papíralapú és elektronikus küldeények átvételét érkeztető nyilvántartás segítségével hitelesen dokuentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés az érkeztető bélyegzőnek az iratra való rányoásával, dátubélyegzővel történik. 28) A szeélyes postafiókokra érkező hivatalos küldeényeket azonnal a központi postafiókokba kell továbbítani. A szeélyes postafiókok érkeztetést ne végezhetnek. 29) A küldeények érkeztetése a küldeény fajtája, forátua szerint: a) Papíralapú küldeények, illetve postafiókba érkező intelligens űrlap, sablon file segítségével történő offline beadvány érkeztetését a központi iktatóiroda, vagy az erre kijelölt ügykezelő végzi az átvétel igazolásával. b) Az elektronikus postafiókra érkező: ba) elektronikus file (word vagy ás forátuú dokuentu); bb) bc) online kitöltésű beadvány; ügyfélkapun keresztül a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalazása ellett közvetlenül kitöltött küldeény érkeztetését az ügyviteli rendszer autoatikusan végzi a visszaigazolással egyidejűleg. Az ügyintéző kijelölése (szignálás) 30) Az intézkedést igénylő beadványokat az iktató ügykezelő a jegyzőnek továbbítja, aki kijelöli az ügyintézést végző szeélyt (szignálás). 31) Minden beérkező iratnál ki kell jelölni az ügyintézőt. Az ügyintézőt a jegyző jelöli ki. 32) A szignálásnál a jegyzőnek érlegelnie kell, hogy elyik iroda, illetve ügyintéző illetékes az ügyben. A szeélyek egválasztásánál figyelebe kell vennie azt is, hogy az előiratnál ki volt az ügyintéző, nincs-e összeférhetetlenség az ügy terészete és az ügyintéző szeélye között, ki legyen az ügyintézésre jogosult, ha az illető szeély esetleg távol van. 13

14 33) Szignálás alkalával ódja van a jegyzőnek arra is, hogy az ügy elintézésénél követendő különleges eljárásra (sürgősség, határidő stb.) utasítást adjon. 34) A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalának az előzényre utaló hivatkozási száa alapján, előszignálási jegyzék segítségével autoatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket egtenni. 35) A szignálásra jogosultsággal rendelkező jegyző az autoatikus szignálást felülbírálhatja és ódosíthatja. 36) Az irat szignálására jogosult a) kijelöli az ügyintézőt (irodát, vagy szeélyt); b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, elyeket a szignálás idejének egjelölésével rávezet az előadói ívre és aláírja. 37) Az iratkezelés során az öntapadós jegyzettöb-lap elhelyezése a küldeényre és az előadói ívre ne egengedett. Az iktatás 38) A helyi önkorányzathoz érkező, illetve ott keletkező iratokat a 40., 41. pontban felsoroltak kivételével ha jogszabály ásként ne rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból egállapítható legyen: a) az irat beérkezésének pontos ideje; b) az intézkedésre jogosult ügyintéző neve; c) az irat tárgya; d) az elintézés ódja; e) a kezelési feljegyzések; f) az irat holléte. 39) Az iktatás célja, az irattal kapcsolatos valaennyi lényeges adat és intézkedés írásos rögzítése, az iratok helyének egállapíthatósága, a jogi felelősség egállapíthatósága, a törvényesség érvényesülésének és a határidők egtartásának ellenőrzése, az ügyintézés folyaatának dokuentálása és segítése, az önkorányzat iratforgalának dokuentálása (bizonyíthatóság). 40) Ne kell iktatni, de külön jogszabályban eghatározott ódon kell nyilvántartani és kezelni: a) a pénzügyi bizonylatokat, szálákat, b) a unkaügyi nyilvántartásokat, c) a bérszáfejtési iratokat, d) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, e) a beutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat. 41) Ne kell iktatni és ás ódon se kell nyilvántartásba venni: a) a eghívókat, b) a tananyagokat, tájékoztatókat, c) az üdvözlő lapokat, d) az előfizetési felhívásokat, reklá anyagokat, árajánlatokat, árjegyzékeket, e) a visszaérkezett tértivevényeket, f) a közlönyöket, sajtóterékeket. 42) Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő unkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeényeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalazó sürgős jelzésű iratokat. Ha az irat unkaidőn kívüli időben 14

15 érkezik, azt a következő unkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot a egjegyzés rovatban inden esetben jelezni kell. Az iktatószá 43) Az iratokat, az ügyiratra, az ügyirathoz tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, egyedi azonosító száon, iktatószáon kell iktatni. Az iktatást inden évben 1-gyes sorszáal kell kezdeni. 44) Iktatás előtt az ügykezelőnek eg kell állapítania, hogy az iratnak van-e előirata. Aennyiben az irat iktatása ne lehetséges az előzény főszáára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószáát, és az előzénynél a jelen irat iktatószáát, int az utóirat iktatószáát. 45) Az előzényt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni. 46) Aennyiben az előzényezés során egtalált iratról kiderül, hogy ne az új irat előirata, de annak iserete a szignáláshoz, valaint az ügy elintézéséhez szükséges, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást és a csatolás egszüntetését az előadói íven jelölni kell. 47) Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt aradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben jelölni kell. 48) Azokban az esetekben, aikor az előiratok ne szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzény az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. 49) Az elektronikus úton érkezett iratok autoatikus iktatása akkor alkalazható, ha: a) az autoatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített elektronikus fogadási círe érkeznek; b) a benyújtás szabályairól az ügyfelek részletes tájékoztatást érhetnek el a közfeladatot ellátó szerv és/vagy a központi rendszer honlapján; c) a közfeladatot ellátó szerv által előzetesen közzétett forátuban és alakban történik a dokuentu benyújtása; d) az Iratkezelési Szabályzat rendelkezik a tévesen az autoatikus iktatási rendszerbe került iratok kezeléséről. 50) Autoatikus iktatási rendszer alkalazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött autoatikus visszaigazolás egyben az iktatásról, valaint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalazhatja. 51) Egy iratnak csak egy iktatószáa lehet. Téves iktatás esetén az iktatószá ne használható fel újra. 52) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszáon kell nyilvántartani. 53) Az iktatószának tartalaznia kell az iktatási főszáot, az alszáot, valaint az iktatószá kiadásának évét. (Ha az ügyintézés szakai követelénye ezt szükségessé teszi további szá, illetve betűjel alkalazható, aelyek jegyzékét az Iratkezelési Szabályzatban esetleg annak ellékletében kell rögzíteni és évente felül kell vizsgálni). 54) Nyilvántartás nélküli iratot se a helyi önkorányzat hivatalán belül, se külső szervekhez ne szabad továbbítani. 55) Az alszáokra tagolódó sorszáos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett első irat önálló sorszáot, főszáot kap. Az ügyben keletkező további iratváltás a főszá alszáain kerül nyilvántartásba. Egy 15

16 főszához korlátlan száú alszá tartozhat. Új alszára kell iktatni inden beérkező és hivatalból kezdeényezett iratot. A beérkező iratra adott válasz a beérkező irat alszáát kapja. 56) Új alszára kell iktatni int hivatalból keletkezett iratot a határozatokat. A határozatra érkező fellebbezés int beérkező irat új alszára kerül. 57) A helyi önkorányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre egy adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) inősülnek. Iktatókönyv 58) Az önkorányzat iktatás céljára Phüir ügyviteli prograal vezérelt elektronikus iktatókönyvet( adatbázist) használ. 59) Az iktató progranak kötelezően kell tartalaznia az alábbi adatokat: a) iktatószáot; b) iktatás időpontját; c) küldeény érkezésének időpontját, ódját, érkeztető száát; d) küldeény elküldésének időpontját, ódját; e) küldeény adathordozójának típusát (elektronikus), adathordozóját; f) küldő egnevezését, azonosító adatait; g) cízett egnevezését, azonosító adatait; h) érkezett irat iktatószáát (idegen szá); i) ellékletek száát; j) ügyintéző irodájának és az ügyintéző egnevezését; k) irat tárgyát; l) elő- és utóiratok iktatószáát; ) kezelési feljegyzéseket; n) ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontját; o) irattári át; p) irattárba helyezés időpontját. 60) Az elektronikus iktatás gyakorlati tudnivalóiról a szabályzat ellékleteként csatolt (rendszerleírás) kitöltési útutató részletesen intézkedik. 61) Az iktatást oly ódon kell elvégezni, hogy az iktatókönyvet papír alapon és elektronikus forában egyaránt az ügyintézés hiteles dokuentuaként lehessen használni. Az iratforgalat inden esetben úgy kell dokuentálni, hogy egyértelűen bizonyítható legyen, ki, ikor, kinek továbbította vagy adta át az iratokat. 62) Elektronikus iktatókönyv használata esetén a ódosításokat, tartaluk egőrzésével, a jogosultsággal rendelkező ügyintéző/ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének egjelölésével, naplózással dokuentálni kell. 63) A téves iktatás, illetőleg az autoatikus iktatásnál hibásan a rendszerbe került iktatás iktatószáa ne használható fel újra, azt az utólagos ódosítás szabályainak egfelelően használaton kívül kell helyezni. 64) Az elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) az év utolsó unkanapján, az utolsó irat iktatása után hitelesen le kell zárni. A progranak autoatikusan biztosítania kell, hogy a zárás után a rendszerbe ne lehessen több iratot iktatni. 65) Aennyiben új iktatószoftver kerül bevezetésre, a folytonosságról és a igrációról gondoskodni kell. 16

17 66) A lezárást követően gépi adathordozóra el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv (adatbázis) inősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott ásolatát, vagy papírra kell nyotatni és azt kell hitelesíteni. 67) Az ügyvitel segédeszközeként, a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére; b) az ügyintézői unka adinisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére; c) az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni. 68) Elektronikus dokuentukezelés esetén az előadói ívet a progra az iratkezelés és ügyintézés rögzített adatainak felhasználásával elektronikus úton autoatikusan készíti. Az iktatóbélyegző, név- és tárgyutató könyv, az ügyirat ügyintézőhöz történő továbbítása 69) A papíralapú iratok iktatásához iktatóbélyegzőt kell használni, ennek lenyoatát az iraton el kell helyezni, és a lenyoat rovatait ki kell tölteni. 70) Az iktatóbélyegző lenyoata tartalazza: a) a szerv nevét, székhelyét: Csanytelek Polgáresteri Hivatal, 6647 Csanytelek, Volentér János tér 2. b) az iktatás évét, hónapját, napját; c) az iktatás sorszáát, alszáának helyét; d) ellékletek száát; e) az érkezett irat és ellékleteinek lapszáát; f) előadó. 71) Az ügyviteli progra az ügyirat tárgya, az ügyfél neve és azonosító adatai, az ügyintézési folyaat történései, az irat útjának nyoon követése alapján visszakeresési és listázási lehetőségeket biztosít (utatókönyv). 72) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása ellett az ügyintézőhöz kell továbbítani. 73) Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az egyedi irat azonosítójának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében, átadókönyvben történik. 74) Elektronikus úton az ügyintézői jogosultság egnyitásával a rendszer autoatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét. 75) Aennyiben az iratot ás szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleényezésre, stb., az átadás-átvételt az átadókönyvben aláírással kell igazolni. Kiadányozás (aláírás, hitelesítés) 76) Külső szervhez vagy szeélyhez csak hiteles kiadányt lehet továbbítani. 77) Az iratokhoz a kiadányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalazhatók: a) Saját kezű felbontásra!, b) Más szervnek ne adható át!, c) Ne ásolható!, d) Kivonat ne készíthető!, e) Elolvasás után visszaküldendő!, 17

18 f) Zárt borítékban tárolandó! (a kezelésére vonatkozó utasítások egjelölésével), g) valaint ás, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások ne korlátozhatják a közérdekű adatok egiserését. 78) Ne inősül kiadánynak: a) az elektronikus visszaigazolás; b) a fizetési azonosítóról és az iktatószáról szóló elektronikus tájékoztatás; valaint c) az Iratkezelési Szabályzatban eghatározott egyéb dokuentuok. 79) A kiadányokat (válaszleveleket és saját kezdeényezésű iratokat egyaránt) a helyi önkorányzat hivatalos nyotatványán (fejléces levélpapírján) kell elkészíteni. 80) A kiadány hitelesítésére az önkorányzat adott iroda, illetve polgáresteri, vagy jegyzői hivatalos körbélyegzőjét kell használni. 81) Külső szervhez vagy szeélyhez küldendő iratot kiadányként csak a jegyző által eghatározott kiadányozási joggal rendelkező szeély írhat alá. 82) A papíralapú irat akkor hiteles kiadány, ha: a) azt az illetékes kiadányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadányozó neve ellett az s.k. jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalazott szeély azt aláírásával igazolja, valaint b) a kiadányozó, illetve a felhatalazott szeély aláírása ellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyoata szerepel. 83) Nyodai sokszorosítás esetén elegendő a) a kiadányozó neve ellett az s.k. jelzés, vagy a kiadányozó alakhű aláírásintája és b) a kiadányozó szerv bélyegzőlenyoata. 84) Az elektronikus kiadány hitelesítésére a kiadányozás időpontját dokuentáló inősített elektronikus aláírást kell alkalazni. 85) Az önkorányzatnál keletkezett iratokról az iratot őrző jegyző, vagy ügyintézője figyeleel az iratok ásolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú és elektronikus ásolatot is kiadhat. 86) A kiadányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről az érvényességi idő feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni. A kiadányozásra jogosult vezetők szeélyét a Szervezeti és Működési Szabályzat határozza eg. Az ügyintéző az általa készített tervezetet szignójával köteles ellátni. A kiadányozásra jogosult szeély a tervezetet saját kezű aláírásával, és keltezéssel látja el. s.k jelzés esetén az ügyintéző a kiadány hiteléül záradékot rávezeti, lebélyegzi és aláírja. Expediálás és az iratok továbbítása 87) A kiadányozott iratokat az érintett cízetthez, cízettekhez továbbítani kell. 88) Az elintézett, kiadányozott irat továbbításra történő előkészítéséről az ügyintéző gondoskodik. 89) A kiadányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az iratkezelőnek kell átadni. Az iratkezelő csak teljes ügyiratokat vehet át. 90) A küldeényeket lehetőleg ég az átvétel napján kell továbbítani. 18

19 91) A kienő iratnak inden esetben tartalaznia kell: a) az önkorányzat hivatala nevét, azonosító adatait (cí, telefon, fax, e-ail); b) az ügyintéző nevét; c) a kiadányozó nevét, beosztását; d) az irat tárgyát; e) az irat önkorányzati iktatószáát; f) a ellékletek száát; g) a cízett nevét, azonosító adatait; h) az ügyet indító beadvány hivatkozási száát. 92) Az irat elküldése előtt az iratkezelőnek ha ne zárt borítékban kapta a küldeényeket ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e inden kiadói utasítást, és a ellékleteket csatolták-e. 93) Az iratkezelőnek fel kell jegyeznie az iratra, és az elektronikus iktatókönyvbe az elküldés keltét. 94) A küldeényeket a továbbítás ódja szerint kell kezelni: a) szeélyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadány irattári példányán; b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és inőségi követelényeiről szóló hatályos jogszabályban leírtaknak egfelelően; c) külön kézbesítő futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak egfelelően; d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával; e) elektronikus ügyintézés esetén a rendszer autoatikusan tájékoztatja a cízettet a az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést. 95) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a cízett a kérelet elektronikusan küldte be, vagy azt az elektronikus levélcíe egadása ellett kifejezetten kéri. 96) Aennyiben az elektronikus levél elküldése eghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést ne regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyoányos kézbesítési ódszerrel kell egküldeni a cízettnek. 97) A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket iktatás nélkül az ügyirathoz kell ellékelni. 98) Ha a postára adott küldeények valailyen okból visszaérkeznek, ne lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeényt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. IV. FEJEZET AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése 1. Határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, aelynek végleges elintézése valailyen közbenső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy egszűnése után válik lehetővé. 19

20 2. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadányozásra jogosult vagy egbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni. A határidőt az ügyben, érdeben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven év, hó, nap egjelölésével feltüntetni. 3. A határidőt az elektronikus iktatókönyv (iktató progra) vonatkozó rovatában a naptári év egjelölésével kell feltüntetni. 4. Az iratkezelésért felelős szeély a határidő-nyilvántartásba átvett iratot köteles az egyéb iratoktól elkülönítve, és határidőnként egjelölt naptári napok és az iktatószá sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani. A határidő előtti napon ha időközben ásként ne intézkedtek az elektronikus iktatásból kivezetni, és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadni. Irattárba helyezés, irattár 1) Az elintézett ügyek iratait, aelyeknek kiadányait, egyéb kienő iratait továbbították, vagy aelyeknek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni 2) Az irattári helyiséget úgy kell kialakítani, hogy száraz, portól és ás szennyeződéstől védhető, ill. tisztán tartható, egfelelően egvilágítható, levegője cserélhető, benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető legyen. Ne veszélyeztessék közűvezetékek, a kívül táadt tűztől és erőszakos behatolástól védett legyen. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban az évszakok közötti nagy hőingadozást a lehetőség szerint a iniura kell csökkenteni. 3) Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített felületi festékkel ellátott vasból készített állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni. Az irattári berendezés kialakításakor a tűz- és balesetvédele ellett a kezelés célszerűségi szepontjait is figyelebe kell venni. Az irattár kialakításához, berendezéséhez és a használt eszközök kiválasztásához a levéltár szaktanácsát ki kell kérni. 4) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. Erre a célra az önkorányzat speciális irattároló dobozokat használ. A aradandó értékű iratanyagot saventes dobozokban őrzi. 5) A ne papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paraétereknek egfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. Az önkorányzatnál a tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található inforációk hiteles ásolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról. 6) Az irattárba helyezést az irodavezetők engedélyezik. Irattárba helyezés előtt az ügyintéző: a) egvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e; b) az ügyirathoz hozzárendeli az irattári terv alapján az ügy tárgyának iseretében az irattári ot, illetőleg a nyilvántartásba vétel során adott irattári ot jóváhagyja, vagy felülbírálja, és azt az előadói ív egfelelő rovatába, ill. saját nyilvántartó könyvében (unkakönyv) rögzíti (papíralapú irat esetén rávezeti az iratra is); c) a feleslegessé vált unkapéldányokat és ásolatokat az ügyiratból kieeli, és a selejtezési eljárás ellőzésével egseisíti. 7) Az irattárba helyezés alkalával az iratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Aennyiben az iratkezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Az iratkezelő az iktatókönyv vonatkozó rovatába feljegyzi az irattári ot, ajd az iratot az arra jogosult szeély rendelkezése alapján elhelyezi az áteneti irattárban. Ezt követően az iktatókönyv egfelelő rovatába bevezeti az irattárba helyezés időpontját, és az iratot elhelyezi az irattári nak egfelelő gyűjtőbe. 20