ISBN Felelős kiadó: Nógrádi PC Suli Kft. Írta és szerkesztette: Nógrádi László

Átírás

1 Nógrádi László Word XP alapokon (ECDL szövegszerkesztés modul) 2006.

2 ISBN Felelős kiadó: Nógrádi PC Suli Kft. Írta és szerkesztette: Nógrádi László A könyvborító tervét készítette, és a könyvet nyomtatta: Text-Print Kft, Győr A könyv készítése során a szerző a lehető legnagyobb gondossággal járt el. Ennek ellenére hibák előfordulása nem zárható ki, melyekért a szerző felelősséget nem vállal. Nógrádi László Minden jog fenntartva! Jelen könyv egyetlen része sem másolható, vagy sokszorosítható semmilyen formában a szerző előzetes írásbeli engedélye nélkül!

3 Word XP alapokon A legtöbb irodában alkalmaznak már számítógépet, de mert többnyire kész ügyviteli programokon dolgoznak csak a felhasználók, nem kell komolyabb számítástechnikai ismeretekkel rendelkezniük. Azok is sokan vannak, akik ugyan alkalmaznak már a szövegszerkesztő programokat is, de nem jó módszereket használnak. Ezt a könyvet mindkét csoport haszonnal forgathatja: a kötetben egyaránt bemutatásra kerülnek a legalapvetőbb, már egy egyszerű levél megírásához szükséges ismeretek, és az igényesebb munkavégzéshez szükséges mesterfogások is. Hogy a jó módszerekre mekkora szükség van (lenne), azt mindenki maga is kipróbálhatja úgy, hogy a minisztériumok honlapjairól letölt valamilyen űrlapnak szánt dokumentumot, és azt megpróbálja kitölteni. Azt tapasztalhatja, hogy a legtöbb esetben a sorok szétestek, már néhány adat begépelése után is szinte olvashatatlan kuszasággá alakul át a dokumentum. Mindennek az oka az, hogy rossz módszerekkel írták meg az eredeti, űrlapnak szán dokumentumot. Egy igazi űrlappal mindez nem így lenne. Szóval, lenne még mit tenni. A könyv témakörei gyakorlati tapasztalatok alapján logikailag egymásra épülő sorrendben követik egymást. A teljesen kezdőknek azt javaslom, hogy az első bizonytalan lépések megtételéhez inkább a WordPad programot alkalmazzák, mely a Windows szerves része. Akik már dolgoztak szövegszerkesztővel, bátran használják a kezdetektől a Word szövegszerkesztőt. Mivel a részletes magyarázatok mellett gyakorló feladatok, és azok megoldásai is megtalálhatóak a könyvben, a kiadvány nagyszerűen használható önképzésre, de ajánlható iskolai tankönyvnek és tanfolyami jegyzetnek is. A tanulást rengeteg táblázat, képernyőkép és ábra segíti, melyek a róluk szóló leírással minden esetben egy oldalon szerepelnek. Itt szeretném felhívni minden informatikát tanuló (és tanító kolléga) figyelmét további könyveimre. Az XP alapokon sorozat Jelen könyv részét képezi egy tankönyvsorozatnak, mely az érettségi, az ECDL, valamint az OKJ alap és középfokú tanfolyamok vizsgakövetelményei alapján lett összeállítva. A sorozat kötetei: Windows XP alapokon (ECDL operációsrendszer modul); Word XP alapokon (ECDL szövegszerkesztés modul); Excel XP alapokon (ECDL táblázatkezelés modul); Internet Explorer és Outlook Express (ECDL információ és kommunikáció modul); PowerPoint XP alapokon (ECDL prezentáció és grafika modul); Access XP alapokon (ECDL adatbázis-kezelés modul). PC Suli XP alapokon sorozat Azok számára, akik a fenti sorozat teljes tananyaga mellett további fontos informatikai ismereteket is el kívánnak sajátítani, ajánlom a következő könyveimet: PC Suli XP alapokon I. (eszközök, szám- és kódrendszerek, szerzői jog, Windows XP alapok, Windows kellékek, Word XP, Excel XP, Internet); PC Suli XP alapokon II. (Windows XP haladó, PowerPoint XP, Access XP, Programozási alapismeretek, HTML szerkesztés). A PC Suli I-II. is hasonló felépítésű és tematikájú, mint a Word XP alapokon, így mindkét kötetet sok kép és feladat jellemzi. Iskoláknak összeállításra került egy olyan költségtakarékos kiadás is, mely nem tartalmazza a feladatokat, így egy kötetbe, olcsóbban lehetett a tananyagot összevonni. Könyvek megrendelése, segédanyagok letöltése A fenti könyvek megrendelhetők a internet címen. Ugyancsak innét letölthető a könyvek összes feladata, valamint számtalan további, a tanulást és a tanítást támogató anyag, többek között: közel diából álló tanári prezentáció a 97-es verziókról; a DOS részletes tankönyve; rengeteg alap és középfokú OKJ-s vizsga írásbeli feladatsora; ajánlott érettségi tételsorok; próba és éles érettségik feladatsorai, stb. Befejezésül jó tanulást kívánok: Nógrádi László 3

4 ECDL Szövegszerkesztés modul 1. Általában a szövegszerkesztőkről A szoftverek közül talán a szövegszerkesztő programok a legelterjedtebbek. A népszerűségük nem véletlen: általában már a legegyszerűbb grafikus szövegszerkesztő is mindazt tudja, ami egy normál levél megírásához szükséges. Lehetséges különféle betűformák és méretek használata, továbbá a sorok távolságának, margók közötti helyzetének állítása, grafikák beszúrása, nyomtatási kép megtekintése, hogy csak a legfontosabbakat említsem. Ráadásul a legtöbb eljárás már ha az lehetséges benne minden szövegszerkesztőben nagyjából ugyanúgy hajtható végre. Mielőtt azonban a tényleges ismerkedést elkezdenénk, szeretném röviden ismertetni a szövegszerkesztők legfontosabb fejlődési állomásait (középre helyezve a könyv fő témáját, a Word programot), illetve kitérnék a szövegszerkesztők osztályozási szempontjaira is. 1.1 A szövegszerkesztők története Az első, igazi szövegszerkesztő programot, az Electric Pencil -t még 1978-ban írta egy amerikai programozó Aple2 gépre. Mivel ő korábban forgatókönyvírással foglalkozott, közelről ismerte a sokat javított dokumentumok problémáját. A program rövid idő alatt felhasználót hódított meg. Az író azonban nem fejlesztette termékét, s mivel jobb programok jelentek meg a piacon, lassan feledésbe merült. A Micropo cég WordStar -ja mely 1979-ben debütált vette át a legsikeresebb szövegszerkesztő címét. Amikor megjelent az IBM PC, a Micropo átalakította és továbbfejlesztette programját erre a gépre is. A WordStar -nak (mely akkor a legsikeresebb PC-s program volt) hamarosan egymillió felhasználója lett. Ez a program mai szemmel nézve meglehetősen kezdetleges volt: nem lehetett a képernyőn a későbbi nyomtatott képnek megfelelően látni a dokumentumot, a formázáshoz rengeteg különböző billentyűkombináció sorozatát kellett megnyomni, stb. Bár ezeket a hátrányokat megszüntette a Microsoft által 1983-ban kifejlesztett, már WYSWYG 1 elvű Word 1.0, mégsem aratott átütő sikert. Hasonlóan szerepelt 1984-ben a Word 2.0 is, mely már támogatta a lézernyomtatókat, és igazán szép, nyomdai minőségű dokumentumokat lehetett vele készíteni. Már 1985-öt írnak, mikor leáldoz a WordStar -nak, de nem a Word szorítja háttérbe, hanem az Ashton-Tate cég terméke, a WordPerfect. Az 1986-ban megjelent Word 3.0 már helyesírás ellenőrző funkcióval is rendelkezett, képes volt tartalomjegyzéket és tárgymutatót generálni, stb. A szövegszerkesztők népszerűségi listáján csak ekkor kerül a Word az első helyre, igaz még mindig csak az európai piacon. Aztán a Microsoft piacra dobta a Word for Windows-t, a Word grafikus felületre átírt változatát, és minden egy csapásra megváltozott. Az 1993-as megjelenésű Word for Windows 2.0-ról már elmondható, hogy a világ legnépszerűbb szövegszerkesztője (és az is, hogy azóta kaphatóak magyar nyelvű változatok). Az 1994-es kiadású 6.0 volt a következő a sorban, amelynek verziószáma állítólag azért ugrott egyszerre 4-et, mert annyi újdonságot hozott. Alig egy évvel később került a boltokba a 7.0, mely már Windows 95 alatt futott. Az azóta eltelt időszakban megjelent verziók: Word 97, Word 2000, Word XP, Word A Word 97 óta a Word új fájlformátumot használ. Ez számunkra annyit jelent, hogy ha mi a 97-es, vagy újabb verzióban írunk egy levelet, azt a korábbi verziók nem tudják kezelni! Ez szerencsére már nem jelent problémát, mert a 97-esnél régebbi verziók mára teljesen kikoptak (a 97-est viszont még ma is használják itt-ott). Meg kell hogy említsem azonban azt, hogy jelenleg is van alternatívája a Word szövegszerkesztőnek, melyek közül kiemelném a teljesen ingyenes Open Office Org részét képező Write programot. Bár ebben a programban némileg másként érhetőek el bizonyos funkciók, aki igazán jól ismeri a szövegszerkesztőket, az OOo Write-al is tud dolgozni (egy vállalatnál pedig egyáltalán nem mindegy, hogy minden gépre meg kell-e venni a darabonként sok tízezer forintba kerülő Word-öt, vagy egy ingyenes programon dolgozhatnak). No és persze ne feledkezzünk el a Windows szerves részét képező WordPad programról sem, melyet a Start menü Minden program eleméből a Kellékekben kell keresnünk. A WordPad A WordPad program mint arról már tettem említést a Windows szerves részét képezi, így nem kell külön megvenni és telepíteni. Igaz, ne is várjunk tőle túl sokat: 1 WYSWYG What you see, what you get, azaz amit látsz, azt kapod. 4

5 Word XP alapokon nem lehet táblázatot beszúrni; sorközt állítani; képet szöveggel körbevetetni; tartalomjegyzéket generáltatni; helyesírást ellenőriztetni, stb. Természetesen a hozzáértőknek még sok-sok további hasznos szolgáltatás is hiányzik. Ugyanakkor lehetséges: a begépelt szöveget akárhányszor javítani; a betűket formázni (méretet állítani, más betűformát használva, vastagítással, dőlt szedéssel, vagy aláhúzva kiemelést alkalmazni); oszlopokba rendezve gépelni (igaz, csak bal szélükkel egymáshoz igazodó oszlopokkal); a bekezdéseket a margóknál beljebb kezdeni, vagy előbb befejezni; nyomtatás előtt az oldalt valós megjelenésében megtekinteni, stb. A Word XP szolgáltatásai és hardverigénye A program gyakorlatilag minden igényt kielégít. Támogatja az összes olyan feladat egyszerű megoldását, ami csak előfordulhat egy irodában a levelezés kapcsán, sőt segítségével kisebb könyvek, kiadványok is készíthetők. A nagy tudásnak azonban szó szerint ára van: a program meglehetősen drága, és hatékony futtatásához is legalább GHz feletti processzor teljesítmény, továbbá 128 MB RAM szükséges. Szerencsére ez a hardver ma már nem jelent problémát. Miben különbözik a Word 97 óta a fájlformátum a korábbi verziókétól? Sok mindenben, de a legfontosabb az, hogy a világ összes nyelvének írásrendszerét támogató UNICODE rendszerben tárolja az adatokat. Ha egy 97-nél régebbi verzióval megnyitunk egy 97-ben, vagy újabb verzióban mentett levelet, csak néhány négyzet fog megjelenni! Felhasználói szemmel milyen különbségek vannak a mai verziók között? A Word 2000-ben ugyan megjelentek az intelligens menük (a menüket megnyitva csak a legfontosabb, illetve utoljára használt elemek látszanak), valamint a 24 elemes vágólap (a később tárgyalt, elsősorban másolásra használt vágólapra ( és 3.2.8) nem csak 1, hanem már 24 elem rakható), de kijelenthető, hogy használati oldalról ezeken kívül nem sok különbség van a 97-es elődhöz képest. Az XP verzióban bevezetésre került munkaablak (3.2.6.), intelligens címkék, és vászon (3.23.) mellett seregnyi új megoldás került beépítésre, továbbá az egész program megjelenése megújult. Mivel mindezek felhasználói szemmel elég jelentős változások, némi tanulást is igényel a korábbi verziókról az XP-re való az áttérés. 1.2 A szövegszerkesztők osztályozása Minden szövegszerkesztő program besorolható a következő két alapvető típusba: Karakteres szövegszerkesztők: képesek fájlokat menteni, megnyitni, illetve új dokumentumot kezdeni; bele lehet javítani a szövegbe, és kész; például a Jegyzettömb nevű program, amelyet a Kellékek csoportban találunk. Grafikus szövegszerkesztők: az előzőek mellett lehetséges a betűk, bekezdések és oldalak formázása; általában képeket, táblázatokat stb. is beszúrhatunk; mondjuk a Word, az Open Office Org Write programja, vagy a WordPad. 2. A szövegszerkesztés alapjai Azok, akik már írtak leveleket szövegszerkesztővel, a most következő, a szövegszerkesztés alapjairól szóló részt nyugodtam átlapozhatják. Akik viszont életükben először most fognak szövegszerkesztővel dolgozni, feltétlenül olvassanak el mindent, és a feladatokat is oldják meg. A munkát megkönnyítendő ezeket az első lépéseket nem a Word, hanem a WordPad programban fogjuk megtenni. Ennek az oka az, hogy az utóbbi program jóval kisebb tudásából adódóan lényegesen egyszerűbb, könnyebben áttekinthető képernyővel rendelkezik. 2.1 A képernyő felépítése A WordPad képernyője egy jellegzetes Windows programképernyő, ami a már ismert elemekből építkezik, de némi újdonságot is láthatunk rajta. A már ismerős eszközöket (menüsor, ikonméret, eredeti méret, stb.) ugyanúgy kell használni, mint a Windows rendszerablakaiban, ezért ezekről most nem szólnék. 5

6 ECDL Szövegszerkesztés modul Eszközsorokkal és a vonalzóval azonban még nem találkoztunk (pontosabban eszközsorral ugyan igen, de valószínűleg nem, vagy csak ritkán használtuk). Az eszközsorokon kis nyomógombokat látunk, melyeket kattintással kell majd használnunk (de ikonszerű megjelenésük ellenére általában csak szimplát kell kattintani rájuk). Azt hogy a WordPad programban melyik eszköz mire jó, illetve, hogy a vonalzót miként kell alkalmazni, hamarosan tisztázzuk. 2. Ábra: A Nézet menü Fontos tudni, hogy a vonalzó és az eszközsorok is ki-be kapcsolhatóak a Nézet menü megfelelő almenüpontjának kipipálásával, illetve a pipa levételével. Mind a kipipálást, mind a pipa levételét egy-egy kattintással tudjuk megtenni. Az ábrán kipipált állapotban van mindegyik érintett menüpont. Külön felhívnám a figyelmet a hosszabb dokumentum írásakor a képernyő jobb szélén, illetve alján megjelenő görgetősávra (ez az ábrán látható WordPad esetében még nem jelent meg, mert még nincs begépelve semmi). Mivel azonban a legtöbbször egy levél teljes terjedelmében nem fér el a képernyőn, a görgetősávok segítségével tudunk majd a dokumentumban mozogni, és így sorban végignézni az egészet. Ha látszólag eltűnt a már megírt levél, lehet, hogy csak a papírnak egy olyan részét látjuk, ahol nincs semmi. Ilyenkor a görgetősávval (sávokkal) menjünk vissza a levél elejére, vagy nyomjuk meg a Ctrl - Home billentyűkombinációt. Szokástól eltérő nevek a WordPad programban A WordPad program a szokásoktól eltérő néven hivatkozik az egyes eszköztárakra: eszköztárnak csak a Szokásos eszköztárat említi (elterjedt neve a legtöbb programban ugyanis Szokásos eszköztár ); a Formázó eszközsort csak formátumsornak nevezi (a többi programban a leggyakrabban Formázó eszköztárként hivatkoznak majd rá). Miért nem ott vannak az eszközsorok a gépemen, mint a könyvben? Mindegyik eszközsor (Eszköztár, Formátumsor) húzással mozgatható. Ehhez egy olyan helyen kell csak megfogni őket, ahol nincs rajtuk ikon. 2.2 Begépelési szabályok Vonalzó A szöveg begépelése során néhány apró szabályra kell csak figyelnünk, amelyeket ha nem tartunk be, nem úgy fog működni a program, mint ahogy azt szeretnénk. Ezek a következők: A sorok végén a jobb margóhoz érve a program automatikusan kezd új sort, az Enter billentyűvel új sort kezdeni nemhogy nem kell, hanem nem is szabad. Ha viszont nem érünk el a jobb margóhoz, de mégis új sort Eszközsorok 1. Ábra: A WordPad ablaka Körte,barack,dió,meggy, stb csonthéjas gyümölcsök. Körte, barack, dió, meggy, stb csonthéjas gyümölcsök. 3. Ábra: Jól és egy rosszul begépelt szövegek (hiányzó szóköz és felesleges Enter) akarunk kezdeni (bekezdések végén, címek után), akkor meg kell nyomni az Enter gombot. Ugyancsak Entert kell, mégpedig többet is nyomni ahhoz, hogy egy kis üres helyet, úgynevezett térközt hagyjunk ki a levél különböző részei között (pl. a cím és a megszólítás között). Igazság szerint erre elegánsabb megoldás is létezik, de a gyakorlatban többnyire ezt szokás alkalmazni. Vesszők, mondatvégi írásjelek után szóközt kell tennünk, különben a program bizonyos szövegformázásoknál csúnyán tördeli a levelet. Ennek az oka az, hogy a szóközök rugalmas növelésével érik el a szövegszerkesztők az úgynevezett sorkiegyenlített sorigazítást, melynél a bekezdés összes sorának vége 6

7 Word XP alapokon egy vonalba esik. Ha azonban egy sorban esetleg csak egy-két szóköz van, akkor azokat fogja aránytalanul nagymértékben megnövelni a program. Enter használata az informatika érettségin, és az ECDL vizsgákon Arra minden informatikából érettségizni kívánó figyelmét nyomatékosan fel szeretném hívni, hogy az informatika érettségin pontlevonással jár, ha a térközt több Enter megnyomásával hagyja valaki ki. Ugyanakkor az ECDL vizsgákon a jelenleg érvényes vizsgaszabályzat szerint ez nem jelent problémát. Nem tördeli a sorokat a jobb margónál a WordPad Állítsuk be a sorok törését az alábbiak szerint: Nézet menü, Beállítások ; a Rich Text fülön kérjük a Sortörés a margónál opciót. 2.3 A két különféle kurzor Amikor a WordPad programot elindítjuk, két kurzorunk van, a szövegkurzor, és az egérkurzor. Az egérkurzor alakja attól függően, hogy a képernyő mely részére visszük, más és más: a menürendszerre mutatva balra dőlő nyíl, a szöveg begépelésére szolgáló részen egy talpas i betű, és ugyanennek a résznek a bal szélén pedig, egy jobbra dőlő nyílforma. Ezt a sávot tehát a szöveg beviteli terület bal szélén lévő oszlopot kijelölő sávnak hívják. A szövegkurzor viszont mindig egy vastagabb függőleges vonal. 4. Ábra: Az egérkurzor különféle alakjai 2.4 A szövegkurzor mozgatása A szövegkurzor mozgatását a gyors munkavégzés érdekében úgy kell tudni, mint az egyszeregyet. A mozgatás végrehajtható egérrel, és billentyűzettel is. Egérrel: A kívánt helyre visszük az egérkurzort, és oda kattintunk (csak egyet, de vigyázzunk, ne mozduljon el közben az egér, mert akkor már más lesz a hatás), majd húzzuk félre az egérkurzort, hogy lássuk az eredményt. A leggyakoribb hiba az, hogy csak odavisszük az egérkurzort, de nem kattintunk oda. Így persze nem is kerül új helyre a szövegkurzor. Billentyűzettel: jobbra nyíl egy betűvel jobbra (sor végén: következő sor eleje, ha van következő sor); balra nyíl egy betűvel balra (sor elején: előző sor vége, ha van előző sor); fel nyíl egy sorral fel; le nyíl egy sorral le; Home sor elejére; End sor végére; Ctrl - Home 1 dokumentum elejére (akármilyen hosszú levélnél is); Ctrl - End dokumentum végére (akármilyen hosszú levélnél is); Page Up egy képernyőnyit a dokumentum eleje felé (ha több képernyős már a levél); Page Down egy képernyőnyit a dokumentum vége felé (ha több képernyős már a levél); Ctrl - Page Up a képernyő tetejére; Ctrl - Page Down a képernyő aljára. Ha nem lehet már az adott irányban mozgatni a szövegkurzort, a program figyelmeztető hangjelzést ad! 1 A Ctrl folyamatos nyomása közben a másik billentyűt csak egy pillanatra kell megnyomni! 7

8 ECDL Szövegszerkesztés modul 1. Feladat: Gépeljünk be az ábra szerinti szöveget (nem kell valódi, értelmes levelet gépelni), majd próbáljuk ki a kurzormozgatást! Megoldás: 5. Ábra: Valami ilyesmit kell gépelni Ha nem tudunk jól gépelni, akkor néhány betű leütése után szóközt, majd megint néhány betűt, azután újra szóközt és így tovább gépeljünk. Ezzel a módszerrel gépeljünk be legalább két és fél sort. Ezután üssünk Entert, és kezdjük az egészet újra. Végeredményként lesz két, szavakból álló bekezdésünk. Ezután próbáljuk ki a kurzormozgatás minden lehetséges módját. 2.5 Szövegkijelölés A begépelt szöveg formázásához a formázandó szövegrészeket ki kell majd jelölnünk, ezért a gyors és hatékony munkavégzés érdekében az itt leírtakat is rutinszerűen kell ismerni. A szövegrészek kijelöléséhez használhatjuk a billentyűzetet és az egeret is, de a gyakorlatban egyszerűségénél fogva inkább csak az egérrel fogunk dolgozni. A billentyűzettel való kijelölést ezért nem is ismertetem részletesen, csak az általános elvét fogalmazom meg. Billentyűzettel: Ha a Shift billentyű lenyomása közben mozgatjuk a szövegkurzort (nyilakkal, Home, End, stb. billentyűkkel), akkor amerre a szövegkurzort elvisszük, az a rész kijelölődik. Egérrel: egy szó dupla kattintás a szóra; egy sor a sorra mutatva kattintás a kijelölő sávban; több sor elhúzás a kijelölő sávban a sorok előtt (első sortól indulva lefelé az utolsóig, vagy utolsó sortól indulva felfelé az elsőig, de középről nem indulhatunk); egy bekezdés dupla kattintás a bekezdés előtt a kijelölő sávban, vagy tripla kattintás a bekezdésben; az egész dokumentum CTRL és kattintás a kijelölő sávban, vagy tripla kattintás a kijelölő sávban; tetszőleges szöveg elhúzás a szövegben. Mivel a WordPad programban mindig csak egy kijelölt szövegrész lehet az egész dokumentumban, ezért ha elkezdünk kijelölni egy másikat, az előző kijelölése megszűnik. Az összes kijelölés megszüntetéséhez csak a kijelölésen kívüli szövegterületen kell kattintani az egérrel, vagy lenyomni bármelyik kurzormozgató billentyűt. Arra nagyon vigyázzunk, hogy ha van kijelölt területünk, és nem valamelyik kurzormozgató billentyűt nyomjuk meg, a teljes kijelölt szöveg törlődik, és annak a billentyűnek a képe jelenik meg a helyén, amit leütöttünk. További szövegkijelölési módszerek A Word számos további szövegkijelölési módszert, valamint a többszörös kijelölést is támogatja, melyeket a későbbiekben részletesen megtárgyalunk (3.3.). 2. Feladat: Próbáljuk ki az összes tárgyalt szövegkijelölési módszert! Megoldás: A korábban begépelt szövegen próbáljuk ki sorban az imént ismertetett kijelölési módokat. 2.6 Fájl műveletek A most következőkben azt nézzük meg, hogy mi mindent tehetünk a levéllel, mely nem más, mint egy fájl. Nagyon fontos tudnunk, hogy az itt megtárgyalt eljárások szinte minden Windows alatt futó programban pontosan így hajthatóak végre, függetlenül attól, hogy levelet, rajzot vagy bármilyen egyéb dokumentumot hoztunk létre a programmal. 8

9 2.6.1 Új munka kezdése Az új munka kezdéséhez a Fájl menü Új almenüpontját kell kiválasztanunk, vagy rákattintani a ikonra, esetleg megnyomni a Ctrl - N billentyűkombinációt (new új). Elsőként egy párbeszédablakban azt kell kiválasztanunk, hogy az új dokumentum milyen típusú legyen. Ez az egyetlen lépés, amely a WordPad programban a szokásoktól eltérő. Általában ugyanis csak a mentéskor (2.6.2) kell megadni, hogy milyen adatformát akarunk alkalmazni. A lehetőségek közül válasszuk az alapértelmezett Rich Text dokumentum típust. Mit kell tudni az egyes választható típusokról Word XP alapokon Rich Text dokumentum: A dokumentum tartalmazhat formázási és tabulálási információkat, és egy sereg szövegszerkesztő tudja majd kezelni a fájlt. Szöveges: A szövegben nem lehet semmilyen formázási információ. Unicode szöveges dokumentum: Az összes 97-nél újabb kiadású Word, vagyis a ma használt verziók átalakítás nélkül tudják majd használni az így keletkezett dokumentumot. Mivel a WordPad egy időben csak egy dokumentumot tud kezelni, ezért ha új levelet kezdünk, az egyúttal a másik dokumentummal való munka befejezését is jelenti. Ha az a másik, előzőleg készített dokumentum esetleg még nincs elmentve, vagy a mentés óta változtattunk rajta, akkor a program az ábra szerinti ablakkal figyelmeztet bennünket arra a veszélyre, hogy amennyiben nem mentünk újra, a változások elvesznek (ha még nem mentettünk, akkor az egész levél elvész). Mégse visszatérés az új dokumentum kezdése előtti helyzethez, azaz visszakozás; Nem a változások elvesznek; Igen ha volt már neve a dokumentumnak, nem kérdez semmit, csak ment, ha még nincs neve, megjelenik a Mentés új néven párbeszédablak, amiről rögtön beszélünk. Az olyan korszerűbb programoknál, melyek több dokumentumot is tudnak kezelni egy időben, ez a veszély nem áll fenn, így ilyen jellegű figyelmeztető párbeszédablak soha nem is jelenik meg. A Word természetesen majd ebbe a kategóriába tartozik. Ezekben a programokban persze az előző munkánkhoz bármikor visszatérhetünk Mentés 6. Ábra: Új munka kezdése 7. Ábra: Ha még nem mentettünk Ha azt akarjuk, hogy a levelünk később is elővehető legyen, a levelet valamelyik háttértárra (az esetek döntő többségében a winchesterre) le kell tárolni. Ez több előnnyel is jár, például: ha később kell egy másolat róla, akkor a levelet újra elővéve a másolat máris nyomtatható; ha hasonló levélre van szükségünk, sokkal hamarabb eredményre jutunk az eredeti átalakításával; ha nem tudjuk egyszerre készre készíteni a levelet, a félbehagyott dokumentumot ismét elővéve a munka később bármikor folytatható. A mentés is a Fájl menüben található. Elindításához tehát előbb rá kell kattintani a Fájl menüre, majd a megnyílt almenüből a Mentés menüpontra. Van egy másik hasonló nevű menüpont, a Mentés másként. Esetünkben ez is, az is jó, viszont lesz majd olyan szituáció, amikor már messze nem lesz mindegy a választásunk. Erről rövidesen részletesen beszélünk. A mentést is elindíthatjuk ikonnal, mégpedig a rajzocskára kattintással, vagy a Ctrl - S billentyűkombinációval (save eltenni). 9

10 ECDL Szövegszerkesztés modul Meglepetésünkre azonban, még ha a Fájl menüből a Mentés almenüt választottuk is, a megjelenő ablak tetejére akkor is Mentés másként van írva. Ennek az oka az, hogy eddig még nem volt neve a dokumentumnak (ezt a WordPad címsorába írt Hely lista Névtelen felirat is jelezte), tehát új nevet adunk neki. Adott hely tartalma Elsőként a fájlnevet gépeljük be, melynek a megadása kötelező. Egyszerűen csak kezdjük el gépelni, és a kék alapon fehér Ikonok színű Névtelen felirat helyén megjelenik az, amit bebillentyűzünk. A név hosszának megengedett maximuma olyan nagy, hogy abba, mint korlátba nem fogunk beleütközni. Nem szerepelhetnek viszont benne a \ / : *? " < > karakterek. Szerencsére ezzel sem lesz gond, mert ha véletlenül nem tartjuk be 8. Ábra: A Mentés másként ablak a szabályt, hibaüzenetet kapunk. Az egyetlen fontos dolog, amire ügyeljünk, hogy a fájlnév legyen beszélő, azaz utaljon a dokumentum tartalmára. Ha ezzel megvagyunk, adjuk meg a mentés helyét, a lemezegységet, és a mappát (könyvtárat). Ehhez a Hely legördülő listát, az Adott hely tartalma magyarázó feliratú területet, vagy az ablak bal oldalán lévő ikonokat kell használnunk. A legördülő listából és az ikonok közül kattintással, az Adott hely tartalma területről dupla kattintással választhatunk. A lemezegység és a mappa szakszerű választásához azonban pontosan ismernünk kell a lehetőségeket. A Hely választéka egyaránt igazodik a Windows felépítéséhez, és a program logikájához. A lehetőségek fa szerkezete az alábbiakban vázolható: A legelső elem a Legutóbbi dokumentumok. Ha ezt választjuk, akkor olyan úgynevezett parancsikonok jelennek meg, melyekre kattintva egyetlen lépésben azokba a mappákba juthatunk, ahová valamilyen munkánkat a közelmúltban elmentettük. Ennek a listatételnek a kiválasztásával egyenértékű a ikonra kattintás. Szintén a legfelső szinten van az Asztal. Ide gyorsabban is eljuthatunk, 9. Ábra: A Hely lista ha a lista alkalmazása helyett a bal oldalon rákattintunk a ikonra. Bárhogy is járunk el, az Adott hely tartalma magyarázó feliratú területen az Asztal -on lévő eszközöket, könyvtárakat, és a Fájl típusa legördülő lista típusával egyező kiterjesztésű fájlokat láthatjuk. Egy szinttel lejjebb az Asztalon lévő dolgokat találjuk, azaz a Dokumentumok, a Sajátgép és a Hálózati helyek mappákat, illetve eszközöket, valamint az Asztalon lévő fájlokat és mappákat. A Dokumentumok mappa szolgál alapértelmezett mentési helyként. Leggyorsabban a ikonnal léphetünk be ebbe a mappába (hogy multimédiás fájljainkat könnyebben megtaláljuk, a képeknek és a zenéknek külön mappa van fenntartva). Egy Dokumentumok mappát majd a Sajátgépben is találunk, mely gyakorlatilag ugyanaz a hely lesz (több felhasználó esetén a Sajátgépben mindenkinek saját Dokumentumok mappája van). A Sajátgép tartalmazza a háttértárakat. Ide is eljuthatunk egyetlen kattintással, amennyiben a bal oldalon rákattintunk a ikonra. o A következő szinten többnyire csak az A:, és a C: lemezegységek találhatóak, de ha egyéb háttértárak is vannak a gépben, akkor azok is. Ha bármelyiket kiválasztjuk, akkor megjelenik a kérdéses egység tartalma, természetesen az Adott hely tartalma magyarázó feliratú területen. Pontosabban nem minden, csak egy szint mélységig az alkönyvtárai, és a Fájl típusa legördülő lista tartalmával megegyező típusú fájljai. A Hálózati helyek ikon segítségével hálózati meghajtóra lehet menteni (már ha van hálózat). Gyors elérése a ikonnal lehetséges. 10

11 Word XP alapokon Mint észrevettük, a Hely legördülő listánál szinte mindig gyorsabban jutunk eredményre a bal oldali ikonokkal, ezért inkább azokat alkalmazzuk. További lehetőségek: A ikonnal egy szinttel feljebb mehetünk a könyvtárfa szerkezeten. Erre akkor lesz szükségünk, ha véletlenül rossz irányba indultunk el. A ikonra kattintással új mappát készíthetünk mentés közben. Ezt a lehetőséget akkor fogjuk kihasználni, ha még nincs olyan nevű könyvtár, mint amilyenbe menteni szeretnénk. Az ábrán az a szituáció látható, amikor már rákattintottunk az ikonra, de még nem adtuk meg az új mappa nevét (a nevet egyébként csak be kell gépelni). A ikonra kattintás hatására kiválasztjuk, hogy az Adott hely tartalma magyarázó feliratú területen a fájloknak milyen adatai és milyen elrendezésben legyenek láthatóak (a választékról később esik szó ( )). 10. Ábra: Új mappa készítése A ikonra kattintás azt eredményezi, hogy az előző helyre kerülünk vissza, azaz úgy viselkedik a program mintha egy időgépbe ülnénk. Persze csak akkor, ha már elmentünk egyáltalán egy másik helyre, és van hová visszamenni. További lehetőségek a Word Mentés másként ablakában A Word Mentés másként ablaka egy kicsit más felépítésű, és néhány további lehetőséget is tartalmaz, melyeket a későbbiekben részletesen megtárgyalunk (3.2.9). Nincs lehetőség átnevezésre, törlésre,? De igen, mégpedig nagyon egyszerűen. Csak a kérdéses fájl helyi menüjét kell elindítani (azaz jobb gombbal rákattintani), majd a kívánt menüpontot kiválasztani. Végül egy nagyon fontos dolog: ha a dokumentumot elmentettük, de a mentés óta változtattunk rajta valamit (elég, ha csak egy betűt), és azt akarjuk, hogy a változás is megmaradjon, újra el kell menteni. Mivel viszont már van neve a dokumentumnak, a mentésre szolgáló párbeszédablak meg sem jelenik (hiszen nem kell megkérdeznie a programnak a fájl nevét). Sokan, mivel látszólag nem történik semmi, el sem hiszik, hogy ilyenkor a program elmenti a változásokat, ezért többször egymás után is elindítják ezt a menüpontot. 3. Feladat: Gépeljük be az ábrán lévő szöveget és mentsük el Első levél néven az Asztalon létrehozott Feladatok mappába! Azután kezdjünk új munkába, és gépeljük be a következő szöveget: Második levél. Végül azt is mentsük el, Második levél néven, szintén ugyanoda! Megoldás: Az első levél begépelése a tanultak szerint lehetséges. A mentéséhez a 11. Ábra: A feladat begépelés után válasszuk a Fájl menü Mentés menüpontját, kattintsunk a ikonra, vagy Ctrl - S. A Mentés másként párbeszédablakban a fájl név begépelése ( Első levél ) után a mentés helyeként válasszuk ki az Asztalt a ikonnal, majd a ikonnal hozzuk létre a Feladatok mappát. Befejezésül kattintsunk a Mentés gombra. Kezdjünk új munkát a Fájl menü Új pontjával, vagy a ikonra kattintással, esetleg a Ctrl - N billentyűkombinációval, végül OK. Gépeljük be a levelet a tanultak szerint. A második levél mentése ugyanúgy történik, mint az elsőé: válasszuk a Fájl menü Mentés menüpontját, vagy kattintsunk a ikonra, esetleg Ctrl - S. A Mentés másként párbeszédablakban a fájl név ( Második levél ) begépelése után kattintsunk a Mentés gombra (ha nem léptünk ki a programból, a mentés helye a korábban már beállított Feladatok lesz). 11

12 ECDL Szövegszerkesztés modul Megnyitás Ha egy korábban elkészített és elmentett dokumentumot újból elő akarunk venni (ennek okairól korábban egy félmondatban már esett szó), akkor a Fájl menü Megnyitás parancsát kell használnunk. Ezzel Hely lista egyenértékű a ikonra kattintás, vagy a Ctrl - O billentyűkombináció (open nyitni). A megnyitás párbeszédablaka felépítésére nézve ugyanolyan, mint a korábban Adott hely tartalma már ismertetésre került Mentés másként, de a címsorból látható, hogy ez Ikonok megnyitásra szolgál. A használata is megegyezik, csak itt most fordított sorrendben célszerű dolgozni: előbb a lemezegységet és a mappát adjuk meg, és azután a fájlnevet, de nem begépeléssel. Saját tapasztalatom alapján ugyanis az ember általában nem emlékszik pontosan a fájl nevére. Ilyenkor a 12. Ábra: A Megnyitás ablak fájl nevét az Adott hely tartalma magyarázó feliratú területről kell kiválasztani. Ehhez használhatjuk a görgetősávot, vagy a következő apró, de nagyon hasznos trükköt: kattintsunk rá bármelyik fájlnévre a felsoroltak közül, majd üssük le a megnyitni kívánt fájl nevének első betűjét (azt azért többnyire tudjuk). Ennek hatására az első, a leütött betűvel kezdődő fájlnévre ugrik a gép. A fájlok nevei alapesetben abc-ben vannak felsorolva. A finomkereséshez változatlanul a görgetősávot kell használni. 4. Feladat: Nyissuk meg az Első levél néven elmentett levelet! Megoldás: A Fájl menü Megnyitás almenüjének elindítása, vagy a ikonra kattintás, esetleg a Ctrl - O billentyűkombináció megnyomása után, vagy gépeljük be a fájl névhez a megnyitandó állomány nevét: Első levél, vagy kattintsunk rá a felette lévő felsorolásból. Ha kell, használjuk a görgetősávot, vagy a korábban említett kezdőbetűs trükköt! Végül nyomjuk mag a Megnyitás gombot Mentés másként Egy korábban készített dokumentum megnyitásának négy oka lehet: 1. a dokumentum elolvasása; 2. a fájl kinyomtatása; 3. a félbehagyott munka folytatása; 4. vagy egy másik levél kialakítása. Ha a célunk a 3. vagy a 4. lehetőség, akkor nyílván beleírunk a levelünkbe valamit. Felmerül a kérdés: ha a változtatást mentjük, mi lesz az eredetivel? Mivel egy könyvtárban csak egy ugyanolyan nevű fájl lehet, ha a régi helyére változatlan néven mentjük el az új levelet, az eredetit az új állomány felülírja, a régi pedig elvész. Ez borzasztó nagy, ráadásul visszafordíthatatlan veszteséget is jelenthet, tehát nagyon kell majd erre figyelnünk. 13. Ábra: A Mentés másként ablak ismételt mentéskor 12

13 Word XP alapokon Ha ezt nem engedhetjük meg (mert kell a régi formában is a levél), akkor nem szabad a Fájl menü Mentés menüpontjával, a ikonnal, vagy a Ctrl - S billentyűkombinációval mentenünk, csak a Fájl menü Mentés másként elemével. Innét kezdve viszont már mindent tudunk: megadjuk a nevet, ha kell háttértárat, vagy csak könyvtárat változtatunk, végül megnyomjuk a Mentés gombot. Tehát még egyszer: ha egy már elmentett dokumentumon módosítunk, és az eredeti, azaz a módosítás előtti állapotra is szükségünk van, akkor csak menüből szabad mentenünk, mégpedig a Mentés másként menüponttal! Ha az elmondottakat a valóságban majd kipróbáljuk, akkor a képen látható szituációba kerülünk. Mint látszik, a fájl névnél már ott találjuk az eredeti dokumentum nevét, de sötét alapon világos betűkkel, azaz kijelölve. Ha van kijelölt szövegrészünk, akkor gépeléskor a kijelölt részek eltűnnek, és az új gépelés jelenik meg a helyükön (ez máskor is igaz, nemcsak a mentés új néven ablakban). Tehát nincs más dolgunk, mint elkezdeni gépelni az új fájl nevet, feltéve, hogy azt változtatjuk meg. 5. Feladat: Az imént megnyitott első levelünk végéhez írjunk hozzá valamit! Ezután mentsük el Harmadik levél néven. Befejezésül vegyük újra elő az Első levél nevű fájlt! Ha mindent jól végeztünk, az Első levél változatlan tartalommal jelenik meg! Megoldás: Menjünk a levél végére a Ctrl - End billentyűkombinációval. A tanultak szerint gépeljük be a levél végére a kiegészítést. A mentéshez a válasszuk a Fájl menü almenüjéből a Mentés másként pontot, majd egyszerűen csak kezdjük el gépelni az új nevet: Harmadik levél. Most más módon nem szabad menteni! Vegyük újra elő az eredeti levelet. Ehhez indítsuk a Fájl menü Megnyitás almenüjét, vagy kattintsunk a ikonra, esetleg nyomjuk meg a Ctrl - O billentyűkombinációt. Gépeljük be a fájl névhez a megnyitandó állomány nevét: Első levél, vagy keressük ki a felette lévő felsorolásból. Ha kell, most is használjuk a görgetősávot, vagy a korábban említett trükköt! Nyomtatás indítása A nyomtatásról később részletesebben is lesz szó. Most előzetesként csak annyit, hogy kitalálható, szinte már meg is tanult módokon indítjuk az eljárást, azaz: Fájl menü Nyomtatás ; a ikonnal; vagy a Ctrl - P billentyűkombinációval (print nyomtatás). A ikonra való kattintásról viszont tudnunk kell, hogy rögtön, mindenféle kérdés nélkül elindul a nyomtatása a dokumentumnak, mégpedig a következő paraméterekkel: egy példány; az összes oldal; az aktuális nyomtatón. A másik két módszert választva, egy 14. Ábra: A nyomtatás ablak párbeszédablakban beállíthatjuk a nyomtatási paramétereket, melyek megadása után magát a nyomtatást az OK gombbal kezdhetjük el. Ha pedig nyomtatás nélkül akarunk kilépni, a Mégse gombot kell megnyomni. Természetesen a beállítható paraméterek között többek között szerepel a példányszám is. A többi paraméter szerepéről később lesz részletesen szó (2.18. és 3.27.). 13

14 ECDL Szövegszerkesztés modul 2.7 A begépelt szöveg javítása Ha gépelési hibáinkat ki akarjuk javítani, akkor a következő szabályok szerint kell eljárnunk: Ha gépelés közben rögtön észrevesszük hibánkat: Backspace gombbal visszatöröljük a hibát, és a jó szöveget újra gépeljük (így csak akkor célszerű javítani, ha legfeljebb néhány betűt kell kitörölni); Ha csak utólag vesszük észre a hibát: A hiba jellegétől függően a következő három módszer egyikével kell javítanunk: az esetben, ha feleslegesen szerepel a szövegben egy (több) betű (az ábra első sorában az X a felesleg), közvetlenül a hiba elé megyünk és a felesleget a Delete billentyűvel, töröljük; ha hiányzik a szövegből egy (több) betű (az ábrán a második sorban a D ), a hiány elé megyünk, és azt begépeljük, ami pluszként beszúródik a már meglévő szövegbe; ha rossz betű (betűk) szerepelnek a szövegben (az utolsó sorban az X ), a hiba helyére megyünk, a rosszat előbb töröljük, majd a hiányt begépeljük. Néhány további eljárást is megemlítek. Ha nagyobb szövegrészt akarunk kitörölni, a karaktereket egyenként kitörölve a Delete nyomkodásával csak nagyon lassan jutnánk eredményre. Helyette jelöljük ki a törlendő szövegrészt, majd nyomjuk meg a Delete billentyűt, vagy kijelölés nélkül használjunk Ctrl - Delete kombinációt. Előbbi egyszerre kitörli a kijelölt részt, utóbbi pedig egész szavakat töröl (mint ahogy a Ctrl - Backspace is, csak az visszafelé). Ha egy nagyobb szövegrész helyére mást szeretnénk begépelni, jelöljük ki a megváltoztatandó részét a dokumentumnak, és kezdjük el begépelni az új szöveget. Ilyenkor az első betű leütésekor a kijelölt rész helyén az első megnyomott karakter jelenik meg, a gépelést folytatva pedig az új szöveg szép sorban beszúródik. Az itt leírtak szintén teljesen általános érvényűek, azaz minden szövegszerkesztőben, sőt minden olyan programban igazak, melyeknél szöveg begépelésére van lehetőségünk. Szerencsére a Word beépített helyesírás ellenőrzővel is rendelkezik, melynek használatáról később lesz szó (3.9.2.). Amikor gépelni kezdünk, a kijelölt szöveg nem tűnik el a Word programban Válasszuk az Eszközök menüből a Beállítások pontot, majd a Szerkesztés fülön pipáljuk ki a Kijelölt szöveg felülírása elemet. 2.8 Az utolsó művelet visszavonása Sajnos mint Önök is tapasztalni fogják aki dolgozik, az hibázik is. Szerencsére a legtöbb Windows alatt futó alkalmazás, sőt, maga a Windows is rendelkezik azzal a lehetőséggel, hogy az utoljára végrehajtott műveletet vissza lehet vonni. Ehhez a Szerkesztés menü Visszavonás menüpontját kell választani. De van egy billentyűkombináció, a Ctrl - Z, és egy ikon is, amelyek ugyanezt eredményezik. Lehetséges több lépés visszavonása és a visszavonás is visszavonható? 15. Ábra: A háromféle hiba A Word programban természetesen igen, sőt, egy sereg további érdekességet beszélünk majd meg a kérdéssel kapcsolatosan a későbbiekben (3.8.). 2.9 A levél tagolása (térköz) A leveleinket a szebb megjelenés, a könnyebb olvashatóság és megérthetőség érdekében általában tagolni szoktuk, azaz bizonyos szövegrészek között kisebb-nagyobb üres helyet hagyunk ki. Például címek előtt és után, bekezdések között, dátum és aláírás előtt és után, stb., ahogy azt az ábrán is láthatjuk (nincs minden térköz nyíllal jelölve). Mint már tudjuk, az Enter billentyű hatására új sort kezdenek a szövegszerkesztők. Ha tehát ki akarunk hagyni egy-egy sort, 16. Ábra: A térköz 14

15 Word XP alapokon csak több Entert kell nyomni. A térközt már a begépelésnél célszerű bevinni, de utólag is megadható, illetve megváltoztatható: növeléséhez annak a sornak az elejére kell lépnünk, amelyiket lefelé akarjuk mozgatni, és Entert kell ütni; csökkentéséhez szintén a mozgatandó sor elejére kell állnunk, és Backspace. A módszer könnyebb megértéséhez annyit szeretnék még elmondani, hogy az Enter is egy betűnek fogható fel, amit ki lehet törölni, illetve utólag be lehet szúrni. Mivel a hatására a program új sort kezd, az Enter betű mindig egy bekezdés utolsó sorának a végén van, az üres sorok pedig csak egy Enter betűt tartalmaznak. És még egy megjegyzés: amennyiben szabályos módszerrel akarunk térközt hagyni a bekezdések között, majd nem így kell eljárnunk. Ha informatika érettségin mégis ezt tesszük, azért pontlevonás jár! 2.10 Dokumentum létrehozásának szabályos menete A dokumentumaink létrehozásakor a következő sorrendet kell betartani: 1. A nyers levél begépelése, de csak a térközt és a tabulálást, a felsorolási szimbólumokat, illetve a számozást, valamint a táblázatokat kell már itt is megadnunk (ezeket még nem tanultuk). 2. A nyers levél elmentése. 3. A tartalmi és helyesírási hibák kijavítása. 4. Ismét mentés (mivel a hibás nem kell, sima mentés). 5. A levél megformázása (címek kiemelése, igazítások, stb.). 6. Ismét mentés (mivel a formázatlan nem kell, sima mentés). 7. Nyomtatás. Tapasztalatom szerint sajnos a nyomtatás után újabb hibajavítás következik, majd újabb formázás és ismét nyomtatás. Mindez addig ismétlődik, míg elégedettek nem vagyunk a kész munkánkkal. Ne felejtsük el a végleges változatot elmenteni! 6. Feladat: Gépeljünk be egy egyszerű levelet, ami a következőket tartalmazza: megszólítás; egy üdvözlő bekezdés; egy tárgyaló és egy elköszönő bekezdés; dátum; és aláírás. Ha kész mentsük, javítsuk ki hibáinkat, és újra mentsük (a formázást még nem tanultuk)! A könnyebb munka érdekében szerepeltetek egy minta levelet is. Ha ez nem tetszik, akkor is valami hasonlót gépeljünk, azaz legyen benne: egy címzés; egy megszólítás; 17. Ábra: A feladat egy lehetséges képe szövegtörzs, mely több bekezdésből áll, és szerepel benne felsorolás is (egyelőre felsorolási szimbólumok nélkül); dátum; és aláírás. Megoldás: Kezdjük a levelet a már tanult módon, azaz Fájl menü, majd Új, vagy, esetleg Ctrl - N. Gépeljük be a levelet. A szövegen kívül csak a térközt vigyük be, azaz néhány Entert nyomjunk ott, ahol térközt akarunk hagyni, vagyis: 15

16 ECDL Szövegszerkesztés modul Mit csináljunk? címzés, minden sor végén Enter; Mi a célja? további néhány Enter; ez lesz a térköz majd a megszólítás (amit a bal margó mellé írunk); azután újabb néhány Enter; szintén térköz bevezető bekezdés begépelése után Enter, a tárgyaló bekezdés, benne minden felsorolás végén Enter, és a legvégén is Enter, a szövegtörzs 1 utoljára az elköszönő bekezdés, és Enter; a dátum előtt néhány Enter; újabb térköz a dátum, majd Enter; néhány Enter az aláírás előtt is; az utolsó térköz legvégül az aláírás (amit szintén balra írunk). 1. Táblázat: A feladat megoldása A mentéshez válasszuk a Fájl menü Ment pontját, vagy kattintsunk a ikonra, esetleg Ctrl - S. Fájlnévként írjuk be a címzett nevét (a Word ezt majd automatikusan fogja felkínálni, mert a fájlnevet a levél első bekezdésének elejéből önállóan generálja). Ha a mentési hely is rendben, kattintsunk a Mentés gombra. A javításhoz használjuk a tanult módszerek közül a megfelelőket. A javítás után újra mentsünk, aminek menete: Fájl menü, és Ment, vagy a ikonra kattintás, esetleg Ctrl - S. Mint tanultuk, mivel a levélnek már van neve, a program nem fog kérdezni semmit (látszólag nem is tesz semmit, de ez csak a látszat) Formázási alapok A nyers levélből a formázás során lesz egy igazán tetszetős megjelenésű dokumentum. Igazság szerint már az eddig megismert szolgáltatások is messze többet nyújtanak, mint amit akár a legjobb írógéppel meg lehet valósítani, de a formázás lehetősége már tényleg csak szövegszerkesztőknél adott. A formázást három nagy csoportra lehet osztani, amiből az első kettőt majd általában párhuzamosan lesz célszerű végrehajtani: a betűk formázása, vagy karakterformázás ( és ); a bekezdések formázása ( és ), és oldalak formázása (bár erről csak később lesz szó, általában ezzel illik kezdeni (2.13. és 3.25.)) Karakterformázás A karakterformázás minden esetben csak a kijelölt szövegrészre vonatkozik, ezért előbb ki kell jelölni a formázandó dokumentumrészt. A kijelölést korábban már tanultuk, melyek közül a legcélszerűbb egy sor kijelöléséhez a kijelölő sávba kattintást, több sor kijelöléséhez az ugyanott való elhúzást alkalmazni. Ezután a Formátum menü Betűtípus almenüpontját kell kiválasztani. A megjelenő párbeszédablak általános érvényűnek tekinthető, mert a legtöbb programban, megtalálható egy ugyanilyen, vagy ehhez nagyon hasonló (már ahol egyáltalán létezik karakterformázás). Az ablakban a szöveg formátumára vonatkozó több paramétert is megváltoztathatunk. Ugyanakkor a legtöbb formát egyszerűbb módon is lehet állítani a Formázó eszközsor ikonjainak segítségével. A következőkben tekintsük át azokat a legfontosabb lehetőségeket, melyek állítására szinte minden esetben szükségünk lesz egy szép levél, vagy bármilyen egyéb dokumentum elkészítéséhez: a betűtípus ; a betűjellemző,, ; a méret ; 1 Egy dokumentum tulajdonképpeni érdemi része 16

17 Feltétlenül ki kell jelölni a formázandó szöveget? Word XP alapokon Amennyiben a Word esetében kijelölés nélkül végzünk karakterformázást, az arra a szóra fog vonatkozni, amelyben a szövegkurzor áll. Egy kis honosítási probléma a WordPad programban Ha valaki a Windows XP verzióban található WordPad programot használja, abban sajnos a, a helyett, míg helyett szerepel (elfelejtették az angol verzió ikonjait lecserélni). ikon helyett Betűtípus Azt tapasztalatból tudjuk, hogy szinte minden ember másként, néha csakis rá jellemző módon írja az egyes betűket. A szövegszerkesztőkben is van lehetőség ugyanazt a betűt más és más megjelenéssel alkalmazni. Ezek lesznek majd a különféle betűtípusok, vagy elterjedt idegen kifejezéssel fontok, amelyeket a nevűkkel szokás azonosítani. Ezek általában fantázia nevek, például a Courier New egy, az írógéppel írt betűhöz hasonló megjelenésű font, stb. A fontok közül való választáshoz használjuk a Formázó eszközsor, vagy a Betűtípus párbeszédablak legördülő listáját. Egy fontos tudnivaló: van lehetőség további fontok telepítésére is. A három legismertebb betűtípus: Neve Jellemzője 18. Ábra: A karakterformázás ablaka Arial arányos, nem talpas Courier New nem arányos, talpas Times New Roman arányos, talpas Mit jelentenek a jellemzőik? Természetesen röviden erről is kell beszélnünk. Arányos, illetve nem arányos betűtípus: Nos egy nem arányos fontnál az I és a W ugyanolyan széles. Mivel ez nem túlságosan szép, ezért inkább használjuk az arányos, vagy idegen kifejezéssel proporcionális betűtípusokat. Azért, hogy jól lássuk a különbséget, nagy méretű betűkkel mutatok rájuk egy-egy példát: WINDOWS arányos (levelezéshez feltétlenül ilyet használjunk); WINDOWS nem arányos (akkor alkalmazzuk, ha olyan szöveget szeretnénk írni, mely úgy néz ki, mintha írógéppel írták volna). Talpas betűk: Az ilyen betűk szárának alján van egy kis szemvezető vonal, ezért ezek a betűk könnyebben olvashatóak. Ha jól megnézzük, ez a könyv, és a legtöbb egyéb könyv és újság is ilyen betűtípussal van szedve. Egy-egy példa a talpas és nem talpas betűkre is: WINDOWS talpas (szövegtörzshöz alkalmazzuk); WINDOWS nem talpas (címekhez alkalmazzuk). Levonhatjuk a következtetést: használjunk arányos, talpas betűtípusokat. Nem véletlen, hogy a legtöbb szövegszerkesztő alapértelmezett fontja a Times New Roman, hiszen e típus mint azt a korábbi táblázatból láthatjuk ilyen. Ez alól a WordPad XP alatti változata ki tudja miért kivétel, mert ebben az alapértelmezett betűtípus az Arial. Befejezésül szemléltetésként néhány népszerű betűtípus: Arial: ABCDEFGHIJK abcdefghijk Courier New ABCDEFGHIJK abcdefghijk Impact ABCDEFGHIJK abcdefghijk Monotype Corsiva ABCDEFGHIJK abcdefghijk Times New Roman ABCDEFGHIJK abcdefghijk 17

18 ECDL Szövegszerkesztés modul Mit jelent az, hogy egy betűtípus True Type (TT), vagy Open Type (O)? Az ilyen betűtípusok matematikailag kerülnek leírásra, ezért szabadon átméretezhetőek (skálázhatóak), alakjuk minden esetben változatlan marad, mint az a példán is látható: abcd abcd Ráadásul bizonyos programokban még elforgatásuk is lehetséges. De a legnagyobb előnyük, hogy egy ilyen fontkészlet betűi a nyomtatón is pontosan úgy néznek ki, mint a képernyőn. Egyéb fontok: raszter és vektor fontok A raszter fontok a betűk alakját bittérkép alapján tárolják. Ezért aztán, ha átméretezzük őket, elég csúnyácskák lesznek, ahogy azt az alábbiakban is megfigyelhetjük: A vektor fontok is szabadon skálázhatóak, de kis méreteknél nem mutatnak olyan jól, mint a TT, vagy O fontok. Elsősorban plotterekhez alkalmazzák őket. Hogyan lesz több alkalmazható betűtípusunk? Nagyon egyszerűen, csak telepíteni kell őket. Erre a Vezérlőpult biztosít lehetőséget Betűjellemzők A betűjellemzőt is állíthatjuk menüből és Formázó eszközsorral is. Mivel azonban egyszerűbb az ikonokkal való formázás, a gyakorlatban inkább azt alkalmazzuk majd. Az ikonok mindegyike úgy működik, mint egy kapcsoló: egyszer benyomva be, még egyszer megnyomva kikapcsoljuk. A be-, illetve a kikapcsolt ikonok könnyedén megkülönböztethetőek. Az alábbi felsorolásban a különféle betűjellemzőkre láthatunk néhány ajánlott kombinációt. A táblázat tartalmazza a menüből való formázáskor a listából kiválasztandó elemeket, valamint a formázásukhoz használandó ikonok be- és kikapcsolási kombinációját is. A választott jellemzők A bekapcsolt ikonok Minta Normál minta Félkövér minta Dőlt minta Félkövér dőlt minta Méret A betűk méretét egy tipográfiai mértékegységben, a pontban kell megadnunk: 1 pont = 1 inch 1 /72 2, ami körülbelül 0,35 mm. Egy 10 pontos betű tehát 3,5 mm, ami még általában jól olvasható, de kisebb semmi esetre sem javasolt normál szövegben. Én a következőket tanácsolom: Szövegelem Ajánlás Minta normál szöveg pont A - A kiemelés pont A - A fedőlapcím, főcím pont A - A A plakát szövege pont A - 1 Inch, vagy hüvelyk, angolszász mértékegység, 1 inch = 25,4 mm 2 Azért 72, mert 72 = 6 tucat. 18

19 Word XP alapokon A legkisebb, levélben még elolvasható betűméret 8 pontos, de ezt csak megjegyzésekben alkalmazzuk (puskánál 4 pontos). A legnagyobb listából választható nagyság 72 pont, de ha nem kattintással választunk, hanem a nagyságot a méret mezőbe beírjuk, akkor jóval nagyobbat is megadhatunk (a 4 pontosat is csak így tudjuk megadni). Szélsőséges esetben akár teljes oldalt betöltő betűméretet is használhatunk. Jelen könyv szövegének 11, a kiegészítő információknak pedig 10 pont a betűmérete Bekezdésformázás Eltérően a karakterformázástól a bekezdésformázáshoz, nem kell feltétlenül kijelölni a formázandó bekezdést. Ha nincs kijelölve semmi, akkor az aktuális bekezdést fogja a program formázni (az aktuális bekezdés az, amelyben a szövegkurzor van). Ha a kijelölés nem terjed ki az egész bekezdésre, akkor is az egész bekezdést formázza, ha több bekezdésre is kiterjed, az összes érintett bekezdést formázza a program. Ez azt jelenti, hogy ha egy bekezdés nincs teljesen kijelölve, csak belenyúlik a kijelölés, azt a bekezdést is teljes egészében fogja formázni. Mint tanultuk, a bekezdéseknek ott van vége, ahol Entert nyomtunk. A képen lévő levélben a szövegtörzs jól láthatóan három bekezdésből áll, mindhárom meg is van jelölve római számokkal. A kijelölés lefedi a teljes második bekezdést és belenyúlik a harmadikba. Ha most valamilyen bekezdésformázó eljárást hajtanánk végre, az imént megtárgyaltak miatt az a második és a harmadik bekezdés egészére érvényes lenne. A bekezdésformázást menüből is végre lehet hajtani, de sokkal egyszerűbb a vonalzó és az eszközsorok segítségével. Mivel a legtöbb szövegszerkesztőben is ugyanezekkel a módszerekkel dolgozhatunk majd, én a vonalzó és az eszközsorok segítségével történő formázást ismertetem Igazítás Igazítás alatt azt értjük, hogy a szöveg a margók között hogyan helyezkedik el. Egy sor ugyanis gyakorta nem tart pontosan a bal margótól a jobb margóig, hanem valamivel rövidebb. Az alábbi táblázat tartalmazza az összes lehetséges igazítás pontos nevét, a formázásához használandó ikont, valamint azt, hogy az adott igazítást mikor fogjuk majd alkalmazni. A különféle igazítások Mihez alkalmazzuk balra felsorolásokhoz; középre címekhez; jobbra ha nincs jobb megoldás, aláíráshoz; sorkizárt elegáns szövegtörzshöz. Az alapértelmezett igazítás a balra zárt. Amelyik ikonra rákattintunk az eszközsoron, annak megfelelően igazítja a program a bekezdést, vagy bekezdéseket. Az ábrán egy levelet látunk kétféle módon: 1. A kép felső részén a begépelés utáni nyers formában. 2. Az alsó részen ugyanaz a szöveg az igazítások után. Itt az egyes dokumentumrészek elé rajzolva a formázásukhoz használt ikon is megtalálható: címzés: balra zárt megszólítás: középre zárt szövegtörzs: sorkizárt dátum: balra zárt aláírás: jobbra zárt I. II III. 19. Ábra: Kijelölés értelmezése 20. Ábra: Különféle igazítások (alul) 19

20 ECDL Szövegszerkesztés modul Behúzás Bizonyos bekezdéseket nem pontosan a bal és a jobb margónál akarunk kezdeni, illetve befejezni. Sőt, lehetséges, hogy az első sor beljebb, vagy kijjebb kell, hogy induljon, mint a bekezdés többi sora. Azaz öszszefoglalva: beljebb akarjuk a sorok elejét, illetve végét húzni a margóktól. Ez a behúzás név magyarázata. Az ábrán a szövegtörzs második bekezdésénél, a dátumnál és az aláírásnál lett behúzás állítva. b a l m a r g ó 20 felső margó szövegtükör alsó margó 21. Ábra: A behúzások A behúzást a vonalzóval lehet állítani. A vonalzón lévő behúzást állító háromszögekre állva lenyomott egérgombbal azok elhúzhatóak. A sorok azonban csak akkor igazodnak a megváltoztatott behúzáshoz, ha az egérgombot felengedjük. Vigyázzunk, hogy nagyon pontosan mutassunk rá az eszközökre, és csak utána húzzuk őket (ennek veszélyéről részletesebben is lesz szó). Előbb azonban nézzük meg konkrétan a lehetőségeket: 22. Ábra: A behúzás állítása a vonalzón a jobb oldali behúzás a vonalzó jobb végén lévő kis háromszöggel; a bal oldali a vonalzó bal szélén található alsó háromszöggel; az első sor behúzása a bal oldali felső háromszöggel állítható. Ha az első sor, és a baloldal behúzását egyszerre szeretnénk állítani, akkor a bal oldali háromszögek alatt lévő kis téglalapot kell az egérrel húznunk. Ha nem pontosan a behúzás állító eszközökre állva próbáljuk a behúzást állítani, akkor a vonalzón egy-egy szimbólum jelenik meg. Ezek a szimbólumok a tabulátorpozíciókat jelölik. Mivel, mint hamarosan tanuljuk, tabulátorpozíciót a vonalzóra kattintással kell megadni, ha nem pontosan a behúzást állító eszközökön állva nyomjuk le az egér bal gombját, a program úgy értelmezi, mintha tabulátorpozíciót akarnánk megadni. Ha véletlenül így járunk, a későbbiekben lesz arról is szó, hogy miként távolíthatjuk el az így berakott felesleges tabulátorpozíciókat (2.12.2). Egyszerűbb leveleknél általában csak az aláírásnál és esetleg a dátumnál kell állítani a behúzást: Az aláírás sorát jobbra zártra állítjuk, valamint még jobb oldali behúzást is állítunk, hogy ne a jobb margóhoz illeszkedjen az aláírás, hanem egy kicsit beljebb. A dátumot hagyjuk balra zártan, és az első sor bal oldali behúzását állítsuk beljebb, hogy a szövegtörzs bal szélétől kicsit beljebb kezdődjön a dátum. Az aláírással kapcsolatosan két megjegyzés: ha az aláíró beosztását is a név alá szeretnénk írni, akkor az ilyen esetekre sokkal elegánsabb és egyszerűbb módszert kínál a tabulálás (2.12. és 3.5.); újabban az amerikai szokásoknak megfelelően az aláírást is a bal margóhoz szokás igazítani Felsorolás j o b b m a r g ó A levelekben, különösen a hivatalos célúakban, gyakran kell felsorolásokat szerepeltetnünk. Ezt az írógéppel a gondolatjelekkel oldották meg. A szövegszerkesztő programok azonban sokkal elegánsabb módszert is kínálnak, az úgynevezett felsorolás szimbólumot (amit alakja miatt én csak bigyónak szoktam hívni). Példát felesleges rá külön ábrában szerepeltetni, hiszen a könyv is rengeteg ilyen felsorolást tartalmaz (igaz, nem bigyóval, hanem nyilacskával). Azért tárgyaljuk a bekezdésformázáson belül, mert mindig csak egész bekezdésekhez lehet hozzárendelni, így igazság szerint ide tartozik. A felsorolást kivételesen már a gépeléskor célszerű a végleges formában beírni, noha tulajdonképpen ez is formázás (és a formázásról azt tanultuk, hogy praktikusabb utólag elvégezni). Az eljárás a következő: Enter billentyűvel kezdjünk egy új sort (valójában bekezdést), így a felsorolás első sorába lépünk; kattintsunk rá a ikonra, aminek hatására a sor előtt megjelenik a bigyó ; gépeljük be a felsorolás első sorát; nyomjunk egy Entert, minek hatására új sort kezd a szövegszerkesztő, de az előtt már ott van a bigyó (mert öröklődött);