7. NAPIREND Ügyiratszám: 1/759-1/2018. E L Ő T E R J E S Z T É S a Képviselő-testület december 14-i nyilvános ülésére

Átírás

1 7. NAPIREND Ügyiratszám: 1/759-1/2018. E L Ő T E R J E S Z T É S a Képviselő-testület december 14-i nyilvános ülésére Tárgy: Előterjesztő: Előkészítette: Megtárgyalja: Beszámoló a Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal évi tevékenységéről dr. Németh Mária Anita jegyző Önkormányzati és Igazgatási Iroda dr. Németh Mária Anita jegyző dr. Iker Viktória aljegyző Iroda- és csoportvezetők Ügyrendi Bizottság Turisztikai és Városfejlesztési Bizottság Humán Bizottság Gazdasági Bizottság TISZTELT KÉPVISELŐ-TESTÜLET! A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 81. (3) bekezdés f) pontja alapján a jegyző évente beszámol a hivatal tevékenységéről a képviselőtestületnek. A hivatkozott jogszabályhelyben foglaltak teljesítése céljából a Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal évi tevékenységéről az alábbi tájékoztatást nyújtom a Tisztelt Képviselő-testületnek: Tapolca Város Önkormányzata február 28. napjáig önálló hivatalt működtetett Polgármesteri Hivatal elnevezéssel. A közigazgatási rendszer átszervezése Tapolca Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalát sem kerülte el. Tapolca város, Gyulakeszi és Raposka községek együttműködésének eredményeként a Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal március 1-jén kezdte meg működését. A Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal tehát a város mellett a két község igazgatási és működtetési feladatait is ellátja. Mindkét községben heti egy-egy alkalommal kihelyezett ügyfélfogadást tart a Hivatal. Gyulakesziben minden kedden 8 és 12 óra között, Raposkán minden csütörtökön 9 és óra között. A Hivatalban az összes szervezeti egységnél egységes az ügyfélfogadási rend, kedden nincs ügyfélfogadás, a szerdai napon pedig óráig várjuk az ügyfeleket. A Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti felállásában a évben változás nem történt, vezetését április 1. napjától látom el. A Hivatal szervezeti egységei a következők: Önkormányzati és Igazgatási Iroda az Általános Igazgatási Csoporttal, a Pénzügyi Iroda az Adócsoporttal, a Városfejlesztési és Üzemeltetési Iroda a Városüzemeltetési Csoporttal és Pályázati Csoporttal, valamint az Építéshatósági Iroda.

2 A Hivatal a teljesség igénye nélkül - a következő feladatokat végzi: a képviselő-testületek, valamint a nemzetiségi önkormányzat működésének biztosításával kapcsolatos döntéselőkészítési, döntés-végrehajtási és adminisztrációs feladatok, anyakönyvi ügyintézés, birtokvédelmi, hagyatéki eljárás, üzletek működési engedélye, telepengedély, adóigazgatás és végrehajtás, építéshatósági eljárások, közterület foglalási engedélyek, lakás- és helyiségbérletek, a város üzemeltetése, intézményi kapcsolattartás, települési támogatás, étkezési térítési díj hozzájárulás, felsőoktatási tanulmányi támogatás, Bursa Hungarica, hirdetmények közzététele, pályázatok figyelése, elkészítése, elszámolása, közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok. A Hivatal által ellátott feladatokhoz kapcsolódóan néhány adat a évre: Testületi ülésekhez kapcsolódó adatok: TAPOLCA GYULAKESZI RAPOSKA Rendes ülések száma Rendkívüli ülések száma Elfogadott rendeletek Adóigazgatási feladatokhoz kapcsolódó adatok: TAPOLCA GYULAKESZI RAPOSKA Ügyiratszám (főszám, db)* Köztartozások behajtása (eft)* Beszedett adó (eft)* Egyenleg közlő küldés postai díja (Ft/db) / / /317 Kiadott adó- és érték bizonyítvány (db)* * ig bezárólag A Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal Jegyzőjének irányítása alatt működik az Adócsoport, amely Tapolca, Gyulakeszi, Raposka települések adóigazgatási feladatait végzi. A csoport 1 fő vezetővel és 4 fő ügyintézővel működik. Az Adócsoport ellátja a helyi adókra, a gépjárműadóra vonatkozó törvényekben és más kapcsolódó jogszabályokban előírtakra figyelemmel az önkormányzatok által bevezetett helyi adók, a gépjárműadó, a talajterhelési díj és a termőföld bérbeadásából származó jövedelemadó előírásával, nyilvántartásával, kezelésével, beszedésével, elszámolásával, az adóellenőrzéssel, az adók és az adók módjára behajtandó köztartozások beszedésével, az adózással összefüggő bejelentések, kérelmek, nyilatkozatok intézésével, hatósági bizonyítványok, igazolások kiadásával kapcsolatban előírt feladatokat. A fentieken túlmenően negyedéves rendszerességgel adatot szolgáltat a Magyar Államkincstárnak, illetve feladatkörébe tartozik

3 az adónyilvántartásból alkalmi jelleggel teljesítendő adatszolgáltatás is. Részt vesz a helyi adórendelet előkészítésében. A évben - a évi ASP-re való felkészülés után megtörtént az átállás az ASP szakrendszereinek használatára. Az Adócsoport februárjától használja az ASP adó-, ill. az iratkezelő szakrendszert. Az Önkormányzati és Igazgatási Iroda látja el a képviselő-testületi ülések előkészítésével, az ott született döntések végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. Mint a fentebbi táblázat is mutatja, idén rekord számú képviselő-testületi ülés megtartására került sor. Idén például a nyári időszakban július és augusztus hónapokban több rendkívüli képviselő-testületi ülés volt. Az ülések magas száma miatt az Iroda munkatársainak leterheltsége a tavalyi évhez képest számottevően nőtt. Idén került először sor a nyári igazgatási szünet bevezetésére. Általánosságban elmondható, hogy a képviselő-testület által rendeleti úton biztosított pihenési lehetőség számos kollégának nyugodt kikapcsolódást jelentett, mivel az ügyfélforgalom, de a napi posta beérkezése is szünetelt ezen időszak alatt. Azon szervezeti egységek munkatársai viszont, akik ügyeleti feladatellátásuk, vagy a munkarendjük szerinti határidők betartása miatt kénytelenek voltak munkát végezni, nem tudták maradéktalanul igénybe venni a szabadságot. Ezek a munkatársak a velem történt előzetes rend szerint az igazgatási szünet alatt is bent volt a Hivatalban és munkát végeztek. Idén plusz feladatként jelentkezett a április 8-ára kiírt országgyűlési egyéni képviselőválasztásokkal kapcsolatos feladatellátást. Ezen feladatokat a Hivatal munkatársaiból álló Országos Egyéni Választókerületi Választási Iroda látta el. A április 8. napjára kiírt választások során Tapolca, mint a Veszprém 3. országos egyéni választókerület központja nemcsak a tapolcai járás települései tekintetében végezte munkáját, de a sümegi kistérség számos települése és Ajka város tekintetében is ellátta a választással kapcsolatos jogszabályokban előírt feladatokat. Összesen 60 település 116 szavazóköre vonatkozásában láttuk el a választási feladatokat. A választási időszak alatt 33 fő igényelt ajánlóívet, 29 fő kérte jelöltként a nyilvántartásba vételét. 13 fő nyilvántartásba vételi kérelme elutasításra került. A szavazólapon végül 13 jelölt szerepelt, szavazni azonban csak 12 jelöltre lehetett, mert 1 jelölt a szavazólapok elkészülte után lépett vissza. A visszalépett jelölt nevét a szavazás napját megelőző napon szavazólaponként kellett kihúzni. A kollégák az előírásoknak megfelelően részt vettek a szükséges oktatásokon, elvégezték a választások előkészítésével kapcsolatban szokásos és az idén pluszként jelentkezett feladatokat is. A csapat lelkesen, kitartóan, és ami nagyon fontos, hibátlanul végezte el a rábízott feladatokat. A választásokat megelőzően újjáalakult az Országos Egyéni Választókerületi Választási Bizottság, mely az alakuló ülésén kívül 10 alkalommal ülésezett. A Bizottság munkájával kapcsolatos előkészítő és adminisztratív tevékenységet szintén az OEVI munkatársai látták el.

4 A Hivatal Általános Igazgatási Csoportja látja el a szociális és hatósági ügyintézéssel kapcsolatos feladatokat. Az ügyiratszámok és összegek az alábbiak szerint alakultak idén: Szociális és hatósági ügyintézés adatai: Szociális ügyiratok száma Hatósági ügyiratok száma TAPOLCA GYULAKESZI RAPOSKA Főszám Alszám Főszám Alszám Főszám Alszám Összesen Kifizetett szociális támogatások: Önkormányzati segély/rendkívüli települési támogatás (pénzbeli és természetbeni) Lakhatás költségeihez nyújtott települési támogatás Elhunyt eltemettetésének költségeihez kapcsolódó települési támogatás + köztemetés költsége Szociális gyermekétkeztetés (önköltséges és államilag támogatott) Rendszeres gyermekvédelmi kedvezményben részesülők Erzsébet utalványa ezer Ft-ban, kerekítve TAPOLCA GYULAKESZI RAPOSKA Tanulmányi támogatás Bursa Hungarica támogatás Szociális célú tűzifa támogatás A Hivatal Általános Igazgatási Csoportja mindhárom településre vonatkozóan az alábbi feladatköröket látja el: önkormányzati hatáskörbe tartozó települési támogatások ügyintézése, közfoglalkoztatás pályázati előkészítése, munkaszerződések és a költségek elszámolása,

5 hagyatéki ügyek, talált tárgyak kezelése, rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény és kapcsolódó ellátások, az anyakönyvi igazgatással kapcsolatos feladat- és hatáskörök, temetők üzemeltetésének adminisztrációs feladatai, a címnyilvántartással kapcsolatban a címek megállapítása, hirdetmények közzétételével kapcsolatos feladatok, az állatvédelem, állattartás, birtokvédelem, kereskedelmi és ipari igazgatás, szálláshely szolgáltatással kapcsolatos ügyintézés. Az imént felsorolt feladatokon túl Gyulakeszi és Raposka települések vonatkozásában a csoport látja el a katasztrófavédelmi feladatokat. A csoport tartja a heti ügyfélfogadást is a két településen. Az Általános Igazgatási Csoport valamennyi dolgozója kivette részét az év tavaszán lebonyolított választási munkából évben 1 fő személyi változás történt a csoportnál. Az év az ASP rendszer bevezetésével indult a hivatalnál. A csoportnak az ügyiratkezelésen túl a hagyatéki leltár felvételénél és a kereskedelmi és iparigazgatás adatrögzítésénél is használnia kell. A korábbi években vezetett nyilvántartások adatait is migrálni kell a rendszerbe. Sajnos az automatikus adatátvitel csődöt mondott. Manuálisan kell az adatokat átvezetni, ami a napi ügymenet mellett nehezen halad. A szociális és gyermekvédelmi feladatok zömét a rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény és a rendkívüli települési támogatások megállapítása képezi. Sok feladatot jelent a közfoglalkoztatással kapcsolatos előkészítői, illetve elszámolási munka is. Az anyakönyvi igazgatás keretében legmagasabb ügyszámot az anyakönyvi kivonatok kiadása jelenti, ezt követi a halálesetek anyakönyvezése. Ez utóbbi feladatot az igazgatási szünetben is biztosították a kollégák ügyelet tartásával. Az anyakönyvi munka legszebb része azonban a házasságkötések lebonyolítása. Városunkban óta engedélyezett a házasságkötések külső helyszínen, azaz a Hivatal épületén, illetve a házasságkötő teremként kijelölt helyiségen kívül történő lebonyolítása. Az önkormányzati rendeleteink előírásai szerint a jegyző engedélyezi a hivatali helyiségen kívüli és a hivatali munkaidőn túl történő házasságkötéseket. Az önkormányzati rendelet előírásai szerint az anyakönyvi események társadalmi megünneplésének kijelölt helyszíne egyrészt az anyakönyvvezető hivatali helyisége, másrészt pedig a Belvárosi Közösségi Ház (korábbi elnevezése: Tapolcai Mozi és Teleház) vetítőterme, főszabály szerint tehát ezen a két helyszínen fogadhatnak egymásnak örök hűséget a jegyespárok. A rendelet azonban lehetőséget ad arra is, hogy a házasságkötésre akár a jegyespár házának kertjében is sor kerülhessen. A külső helyszínen tartandó házasságkötésre akkor kap engedélyt a jegyespár, ha az anyakönyvvezető személyesen meggyőződött arról, hogy a kiválasztott helyszín alkalmas a házasságkötés ünnepélyes és méltó lebonyolítására ban Tapolcán 88 anyakönyvi eseményre került sor. Valamennyi házasságkötés volt. Tapolcán 36 házasságkötést tartottak az anyakönyvvezető hivatali helyiségében, 36-ot pedig a Belvárosi Közösségi Ház vetítőtermében. Ezek közül kettő esetben dupla esküvő volt. 16 esetben külső helyszínen történt a házasságkötés. Az elmúlt évek tapasztalatai alapján elmondható, hogy számos vidéki jegyespár kifejezetten azért szándékozik Tapolcán házasságot kötni, mert tudnak arról a lehetőségről, hogy az Önkormányzat lehetővé tette a hivatali helyiségen kívüli házasságkötést is, és ennek híre ment a környéken. A korábbi

6 években a Mozi, mint házasságkötési helyszín sokat veszített a vonzerőjéből, ami részben a klímaberendezés hiányára vezethető vissza, de szerepe van ebben a hely rendeltetésének is. A évben végrehajtott fejlesztések során beszerelt klímaberendezés javulást eredményezett a helyzeten. Gyulakesziben folytatódott az esküvői turizmus évben 7 házasságkötés volt. Valamennyi külső helyszínen került megtartásra. A kastély parkjában 5 esküvő, magánbirtokon pedig 1, a Csigó Malom területén szintén 1 lett megtartva. Raposkán idén nem volt házasságkötés. Építéshatósági feladatokhoz kapcsolódó adatok: Az Építéshatósági Iroda az I. fokú építéshatósági feladatokat (építési engedély, fennmaradási engedély kiadása, használatba vételi engedélyezési eljárás) járási illetékességgel látja el, 33 település vonatkozásában. Az Iroda december 4-ig 373 db határozatot hozott (építési, használatbavételi, fennmaradási engedély, függő hatályú, hatály meghosszabbítási, módosítási, kötelezést elrendelő, stb. határozatok), ebből függő hatályú határozat: 142 db. 743 db végzést írt, ebben szerepelnek a szakhatósági megkeresések, belföldi jogsegélyek, illetve eljárást megszüntető végzések, jogutódlást tudomásul vevő döntések, stb. Ebből függő hatályú végzés: 41 db. Kérelemre 76 db hatósági bizonyítvány kiadására került sor, melyek egyszerűsített határozatok is egyben. A hatóság 39 db szakhatósági eljárásban hozott szakhatósági állásfoglalást (útügyi, telekalakítási stb. eljárások), 50 db használatbavételt vett tudomásul. A használatbavétel tudomásulvételi eljárás során a tudomásulvételt írásba foglalja, azt az ügyféllel levél formájában közli. A hatóság által kiszabott eljárási bírságból a fent megjelölt időpontig , Ft folyt be. Városfejlesztési és Üzemeltetési Iroda tevékenysége Az Iroda tevékenységi köre a hivatal működésének, feladatainak jelentős hányadát látja el jelenleg 15 fővel. Az iroda működésében az elmúlt év során személyi változások történtek, amelyeknek eredményeként a munkakörök egy része újraosztásra került. Az irodavezető-váltás eredményeként új feladatleosztás és munkakör kialakítással a működés stabilizálódott, az eddig felhalmozódott problémák, rendezetlen ügyek nagy részben feldolgozásra kerültek. A városfejlesztési feladatok terén az intézményi karbantartások, házkezelés és a gazdasági társaságok tulajdonosi jogainak képviselete dominál. A vállalkozók, tervezők kapacitás hiánya akadályozza a tervezett felújítások megvalósítását. Ez a probléma sajnos a jövőben is megmarad. A városüzemeltetési csoport súlypontja a munkacsoport irányítására és kiszolgálására helyeződik, amely napi szinten többletfeladatokat jelent a köztisztviselőknek az alaptevékenységek mellett. A Városüzemeltetési Csoport alaptevékenysége a városüzemeltetési tevékenység ellátása, ezen belül közútkezelés, közterület-használat, közműkezelés és közlekedési ügyek, a vízügyi, környezetvédelmi, fakivágási hatósági ügyek, továbbá egyéb panaszok, közérdekű ügyek. Ellátja a tűzvédelemmel, munkavédelemmel, továbbá a hivatali épület karbantartásával kapcsolatos feladatokat.

7 A Csoport szakmai irányítása alatt működik a jelenleg 22 fős munkacsoport, amelynek fő tevékenységei a következők: parkfenntartás, köztisztaság biztosítása, kőműves munkák végzése, egyéb karbantartás (pl. forgalomtechnika, díszvilágítás, vízvételi helyek), építmények és köztéri bútorok állagmegóvása. Az Iroda ellátja a feladatkörébe tartozó városi és községi beruházások, fejlesztések bonyolítását, ellenőrzését, előterjesztések, közbeszerzések, pályázatok előkészítését. A Hivatal Pályázati Csoportja a Városfejlesztési és Üzemeltetési Iroda keretén belül végzi napi feladatait. A pályázati források elnyerése érdekében nagyon fontos, hogy minél több, az operatív programokhoz és a saját dokumentumokban meghatározott célokhoz igazodó tervekkel, költségvetésekkel, engedélyekkel rendelkezzünk, amelyek lehetővé teszik azt, hogy a megnyíló pályázati ablakokra beadható pályázatokkal az elsők között szerepelhessünk évben is folyamatosan ezen dolgoztak az önkormányzati fejlesztési ügyekkel foglalkozó kollégák. Kiemelt nemzeti érdek az uniós programozási időszak forrásainak hatékony felhasználása, különös figyelemmel arra, hogy a támogatások a program lezárást követően előre láthatóan nem e módon állnak majd rendelkezésre. Ez az érdek nyilvánvalóan egybeesik Tapolca érdekeivel is, mivel a korlátozottan rendelkezésre álló helyi önkormányzati bevételek nem elegendőek a város fejlesztéséhez, így 2018 évben is feltétlenül indokolt volt a pályázati forráskeresés, a már nyertes pályázatok menedzselése, valamint a fenntartásban lévők gondozása. Tapolca Város Önkormányzata Képviselő-testülete ehhez a folyamathoz az éves költségvetésről, a végrehajtásával kapcsolatos egyes szabályokról szóló önkormányzati rendelet elfogadásával eddig is, s várhatóan a jövőben is biztosítani fogja az előkészítési, tervezési, saját erő előirányzatokat, pályázati céltartalékot, előzetes kötelezettségvállalások pénzügyi fedezetét. A jó gyakorlaton alapuló helyi szabályozás ezek felhasználása tekintetében rugalmas, a munkát segítő, kiemelve azt, hogy a pályázati céltartalék terhére történő kötelezettségvállalás legfeljebb eft önrészű pályázat erejéig a polgármester hatáskörébe tartozik. Ezt kell követni a jövőben is. Az új beszerzési és közbeszerzési szabályozás december 1-től lépett hatályba, amelynek rugalmasságát, hatékony alkalmazását a tapasztalati működés határozza majd meg. A pályázatok előkészítése, benyújtása, elszámolhatósága érdekében megfelelő, hatékonyan működő szervezeti keretet, helyi intézményrendszert alakítottunk ki. A korábbi évek pályázati ellenőrzései, elszámolásai 2018 évben is rendben zajlottak. Továbbra is fontos a jövőben, hogy jó érzékkel, körültekintően válasszuk meg pályázati tanácsadó partnereinket. A városfejlesztési célok az önkormányzati választási időszakra vonatkozóan, a 39/2015 (IV.24.) határozattal elfogadott Tapolca Város Önkormányzata Gazdasági Program című és a hatályos Tapolca Integrált Településfejlesztési Stratégia (ITS) dokumentumokban kerültek meghatározásra. A hivatkozott dokumentumok összhangban vannak az országos és megyei fejlesztési tervekkel, koncepciókkal, Tapolca településrendezési terveivel, azok innovatívak. A pályázati előkészítési, bonyolítási tevékenység jelentősen átalakult az elmúlt időszakban, az összetettség, a sokrétűség, a szakmai-pénzügyi beszámolások, elszámolások módja, tartalma, az elektronikus pályázati felület számottevően nem egyszerűsödött.

8 Az sem könnyíti a munkát, hogy a megalapozott előkészítő tervezéshez, a benyújtáshoz szükséges piaci árak megállapítására bekért árajánlatok, tervezői becslések, a támogatási döntéseket követően kért vállalkozói indikatív ajánlatok folyamata gyakran eredménytelen, vagy a benyújtottak nem kellően kidolgozottak. A valós piaci árat meghatározó közbeszerzési eljárás rendkívül időigényes, bonyolult, a szereplők részéről támadható, kifogásolható és csak a végén szembesíti a kiíró kedvezményezettet a forrásszükségletről. A pályázati Irányító Hatóság, a Közreműködő Szervezetek, az Elektronikus Pályázói Tájékoztató Felület (EPTK) adatkérései, értesítései, határidői sok esetben a hivatali munkaidőn túl, több alkalommal hétvégén is feladatot jelentenek a kollégák számára. Az önkormányzati pályázati tevékenység jövőbeni fő feladata továbbra is a városi fejlesztések, közösségi programok forrásainak biztosítása, a folyamatban lévő projektek bonyolítása, elszámolása, fenntartásának biztosítása. A pályázati források megszerzése érdekében a Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal jól együttműködik a Tapolcai Városfejlesztési Kft.-vel, hogy a fejlesztések előkészítése, a szerződések és kifogások kezelése időben és megfelelő szakmai minőségben történjen meg, az azokat megalapozó elemzések, stratégiák és települési tervek mindenkor tükrözzék a szándékok és lehetőségek aktuális állapotát. A hivatalvezetés fontosnak tartja, illetve elvárja, hogy az érintett munkatársak tájékozottak legyenek az elérhető pályázati források feltételrendszerével, valamint a támogatások odaítélésének és lebonyolításának módjával. Ösztönözzük továbbá intézményeinket is a pályázatok benyújtására, a pályázni kívánó tapolcai civil szervezetek számára pedig lehetőségeinkhez mérten szakmai támogatást, segítséget nyújtunk, amelyet Gyulakeszi és Raposka községek önkormányzatainak is biztosítottunk ban jelentősebb informatikai fejlesztés a régi, sok esetben fennakadást és ügyféli elégedetlenséget kiváltó telefonközpont lecserélése volt a Hivatalban. Az év folyamán folytatódott - az ASP rendszer bevezetésével párhuzamosan nagy képernyős monitorok (30 db) beszerzése. Itt kell még megemlíteni, igaz nem közvetlenül a Hivatal tevékenységéhez kapcsolódik, de jelentős informatikai beruházás a városban kiépített korszerű kamerahálózat. A Tapolca Város Önkormányzata és Raposka Község Önkormányzata által létrehozott Tapolcai Szociális Alapszolgáltatási Intézményi Társuláshoz január 1. napjával csatlakozott Gyulakeszi Község Önkormányzata. A Társulás által fenntartott Szociális és Egészségügyi Alapellátási Intézet mindhárom település vonatkozásában biztosítja a társulási megállapodásban rögzített gyermekjóléti, gyermekvédelmi és szociális szolgáltatásokat (pl. étkeztetés, házi segítségnyújtás, családsegítés, nappali ellátás, bölcsődei ellátás, hajléktalanok ellátása stb.). Az Intézet által ellátott feladatok köre szeptember 1-jével bővült az óvodai és iskolai szociális segítéssel. A Hajléktalanok Átmeneti Szállása és Nappali Melegedő munkatársai részére pedig többletfeladatokat adott a hajléktalanok közterületen tartózkodásával kapcsolatban október 15-én hatályba lépett új szabályozás. A Társulás tanácsüléseihez kapcsolódó munkaszervezeti és jegyzőkönyvezési feladatokat is a Hivatal látja el. A Társulási Tanácsnak 2018-ban 6 ülése volt. A német nemzetiségi önkormányzat ügyeinek intézése is a Hivatal munkaszervezete keretein belül történik, eddig a német nemzetiségi önkormányzat 2 testületi ülést tartott, melyekre az előterjesztéseket a Hivatal készítette.

9 Az önkormányzati ASP rendszerről szóló 257/2016. (VIII. 31.) Korm. rendelet alapján január 1. napjától mindhárom településnek csatlakoznia kellett a központi informatikai rendszerhez. Ezt követően az önkormányzati feladatok ellátása ezen szakrendszerek alkalmazásával történik. Az átállás sok esetben nehézségekbe ütköz(ik)ött, a rendszer használatával együtt járó adminisztációs feladatok nagymértékben lassítják a napi munkvégzést. A Hivatalban az információbiztonsági feladatok ellátása folyamatosan, a törvényben előírtak szerint történik. Rendszeres a konzultáció az információbiztonsággal összefüggő feladatok megteremtését segítő céggel, melyet az új önkormányzati ASP rendszer kialakítása még indokoltabbá tesz. A Képviselő-testület által a költségvetésben biztosított forrásnak köszönhetően teljesen megújult a Hivatal elavult telefonközpontja. Az új telefonközpont a mai kor igényeinek megfelelően képes kiszolgálni a Hivatal dolgozóit. A megújulásnak köszönhetően a vonal mellett teljesen új telefonkészüléket kaptak a kollégák, és a korábbi főszámok mellett újabbakat is kaptak a Hivatal külső hívók által legtöbbet hívott munkatársai. Új gondnokunk tevékenységének köszönhetően a takarítást végző munkatársak munkaruhát kaptak, megújultak továbbá az általuk használt eszközök, és egy új, a korábbinál nagyobb teljesítményű porszívó is munkába állt. Jövő évi terveink között szerepel a Hivatal ablaktisztítási, függönymosási szokásainak megváltoztatása, hatékonyabbá és gazdaságosabbá tétele. A jövő évben szükségessé válik az Adócsoport bútorzatának lecserélése, mivel a meglevő bútorok régiek, elavultak, javításuk nehézkes és nem költséghatékony. A Hivatal az idei évben is igyekezett költséghatékonyan, egyben az ügyfelek megelégedésére ellátni jogszabályban előírt és egyéb feladatait. Kérem a Tisztelt Képviselő-testületet, hogy a beszámolót elfogadni szíveskedjen. HATÁROZATI JAVASLAT Tapolca Város Önkormányzata Képviselő-testülete a Tapolcai Közös Önkormányzati Hivatal évi tevékenységéről szóló beszámolót elfogadja. Tapolca, december 5. dr. Németh Mária Anita jegyző