ENI HUNGARIA ZRT SZÁMÚ MODELL

Átírás

1 ENI HUNGARIA ZRT SZÁMÚ MODELL Jóváhagyta az Eni Hungaria Zrt. Igazgatósága május 4-én. 1/43

2 ELŐSZÓ Fejezet Az ENI etikai kódexe...8 ELŐSZÓ...8 I. ÁLTALÁNOS ALAPELVEK: FENNTARTHATÓSÁG ÉS VÁLLALATI FELELŐSSÉG...9 II. VISELKEDÉSI SZABÁLYOK, KAPCSOLAT AZ ÉRDEKELT FELEKKEL Etikus, átlátható, tisztességes és professzionális eljárás Kapcsolat a részvényesekkel és a piaccal Értékteremtés a részvényeseknek, hatékonyság, átláthatóság Önszabályozó Kódex Vállalati információk Kiemelt információk Média Kapcsolat különböző intézményekkel, szervezetekkel és helyi közösségekkel Hatóságok és közintézmények Politikai szervezetek és szakszervezetek A helyi közösségek fejlesztése Non profit tevékenységek támogatása Kapcsolat az ügyfelekkel és a beszállítókkal Ügyfelek és fogyasztók Beszállítók és külső közreműködők Az Eni vezetősége, alkalmazottai és munkatársai Az emberi erőforrások fejlesztése és védelme Tudásmenedzsment Vállalati biztonság Munkahelyi zaklatás és lelki terror Alkohollal, kábítószerekkel és a dohányzási tilalommal való visszaélés...18 III. AZ ETIKAI KÓDEX ALKALMAZÁSÁNAK ESZKÖZEI A belső ellenőrzés rendszere Érdekkonfliktusok A számviteli feljegyzések átláthatósága Egészség, biztonság, környezetvédelem és közbiztonság /43

3 3. Kutatás, innováció és a szellemi tulajdon védelme Titoktartás Az üzleti titok védelme A magánszféra védelme Szervezetekben való tagság, részvétel különböző kezdeményezésekben, rendezvényeken vagy külső megbeszéléseken...22 IV. AZ ETIKAI KÓDEX ALKALMAZÁSI TERÜLETEI ÉS REFERENCIA STRUKTÚRÁI A Kódex ismeretére és a Kódex megsértésének bejelentésére vonatkozó kötelezettség Referencia struktúrák és felügyelet Az Etikai Kódex Garantálója Kódex Promóciós Csapat A Kódex felülvizsgálata A Kódex szerződéses jellege fejezet A Kockázatelemzés módszertana Kockázatelemzés és a belső ellenőrzés rendszere fejezet A WATCH STRUCTURE FELADATAI A társasági Watch Structure Jellemzők Kinevezés A Watch Structure feladatai és jogkörei Információáramlás A Watch Structure beszámol a Társaság felső vezetésének Beszámolás a Watch Structure részére: általános és konkrét kötelező tájékoztatás Az Eni Watch Structure és az Eni Csoport társaságainak Watch Structure jei közötti kapcsolatok Információk gyűjtése és tárolása fejezet A 231. sz. Modell címzettjei és az érintettek köre Előszó A 231.sz. Modell címzettjei Képzés és Kommunikáció A társasági szervek tagjai felé irányuló kommunikáció Képzés és kommunikáció a vezetőséggel, a szervezeti egységek vezetőivel és a kulcsfontosságú tisztségviselőkkel /43

4 Kommunikáció a felettesekkel, irodai dolgozókkal és fizikai munkásokkal (nem kulcsfontosságú tisztségviselők) Képzés és kommunikáció informatikai eszközökkel Harmadik felek és a piac tájékoztatása fejezet A fegyelmi Rendszer szerkezete A fegyelmi rendszer szerepe A Modell megsértése A felettesekre, irodai dolgozókra és fizikai dolgozókra vonatkozó fegyelmi intézkedések A vezetőségre vonatkozó fegyelmi intézkedések Igazgatósági tagokra vonatkozó fegyelmi intézkedések A Felügyelő Bizottság tagjaira vonatkozó fegyelmi intézkedések fejezet Ellenőrző eszközök Az ellenőrző eszközök rendszerének felépítése Érzékeny Tevékenységek és egyedi ellenőrzési szabványok Ellátás irányítási folyamatok fejezet A 231. sz. Modell aktualizálására vonatkozó szabályok Előszó A Megvalósítási Program kidolgozásának kritériumai /43

5 ELŐSZÓ A június 8-i, 231. számú olasz rendelet vezette be a társasági igazgatási felelősség alapelvét. Az elv értelmében az olasz jog szerint bejegyzett társaságok beleértve a részvénytársaságokat felelősségre vonhatók és ebből következően pénzbírsággal és/vagy működési tilalommal sújthatók a társaság érdekében vagy előnyére az alább felsoroltak által elkövetett vagy megkísérelt jogszabálysértések 1 miatt Olaszországban vagy más országban egyaránt: olyan magánszemélyek, akik a társaság vagy annak pénzügyi és funkcionális autonómiával rendelkező szervezeti egységének képviselői, igazgatói vagy vezetői, vagy akik a társaság irányításáért vagy ellenőrzéséért felelnek, akár de facto, akár más módon (vezető tisztségviselők); olyan magánszemélyek, akiket vezető beosztású személy irányít, vagy felügyel (mások irányítása alatt álló egyének; a 231/2001 rendelet 5. cikk 1. bekezdés 1) pontja). A társaságok ezért az ilyen jogsértések megelőzésére szolgáló szervezeti, vezetési és ellenőrzési modelleket fogadhatnak el (továbbiakban: Modell); az ilyen modellek alapelvei alapulhatnak a Confindustria (az olasz iparosok szövetsége) által összeállított gyakorlati kódexen (iránymutatásokon). Ennek megfelelően az Eni Hungaria Zrt. (továbbiakban: a Társaság, amely akkor még AGIP Hungaria Zrt. néven működött) 2 igazgatósága szeptember 8-i ülésén elfogadta a Társaság Szervezeti, Vezetési és Ellenőrzési Modelljét a június 8-i 231. számú rendeletnek és az Eni S.p.A. modell vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően. A modell felülvizsgálata és aktualizálása szükséges volt a évi 231. számú rendelet alkalmazási körében történt módosítások következtében. Hasonló felülvizsgálatot eredményezett az alábbiak figyelembevételével megfogalmazott módosítási javaslat: a Társaság vállalati rendszerében bekövetkezett bármely változás; 1 A évi 231. rendelet hatálya a következőkre terjed ki: (i) a közigazgatás sérelmére elkövetett bűncselekmények és a közbizalommal szembeni jogsértés; (ii) társasági bűncselekmények; (iii) terrorizmussal vagy a demokrácia elfojtásával összefüggő jogsértések (beleértve az ilyen célok finanszírozását); (iv) egyénekkel szembeni jogsértések; (v) piaci visszaélések ( Visszaélés privilegizált információval és Piaci manipuláció ); (vi) Személy elleni bűncselekmények a évi 7. törvény alapján; (vii) nemzetközi bűncselekmények; (vii) a balesetvédelmi törvények és szabályozások, valamint a munkahelyi egészség- és biztonságvédelmi rendeletek és szabályozások megsértéséből eredő nem szándékos súlyos és nagyon súlyos sérülések, ill. emberölés; (ix) lopott áru kezelése, pénzmosás és illegális eredetű pénz, áru vagy egyéb juttatás használata; (x) számítógépes bűncselekmények és jogellenes adatfeldolgozás. 2 A Társaság neve hivatalosan február 1-től Eni Hungária Zrt. 5/43

6 a Bírósági határozatokban vagy a jogi szakirodalomban bekövetkezett bármely változás; a Modell alkalmazását követő bármely észrevételezés esetén; Olaszország és más országok gyakorlata a Modellhez kapcsolódóan; felülvizsgálatok és belső auditok eredményei; a jogi keretek bármely változása. A Társaság Szervezeti, Vezetési és Ellenőrzési Modelljének szabályozása a évi 231. számú rendeletnek (továbbiakban: a 231. sz. Modell) megfelelően a továbbiakban részletezett struktúrában a projekt keretében végzett tevékenységek eredménye: Az Eni Etikai Kódexe (1. fejezet); a Kódex egyebek közt a 231. sz. Modell kötelező általános alapelve. A kockázatelemzés módszertana (2. fejezet). A Watch Structure feladatai (3. fejezet), a feladat- és hatáskörre vonatkozó kinevezés és megbízás, valamint a vonatkozó bejövő és kimenő információáramlás meghatározása. A 231. sz. Modell címzettjei és az érintettek köre (4. fejezet), mindazon felek meghatározása, akikre a Modell vonatkozik; a munkatársak, illetve a piac felé történő kommunikáció alapelveinek definíciója, beleértve a harmadik féllel való kapcsolattartás szerződéses feltételeit, valamint a munkatársak képzését. A Fegyelmi Rendszer felépítése (5. fejezet), beleértve a 231. sz. Modell megsértése, illetve elkövetett szabályszegések definícióját és az alkalmazható szankciókat. Ellenőrző eszközök (6. fejezet), az általános áttekinthetőségi szabványok meghatározása és ellátás-irányítási folyamatok. A 231. sz. Modell aktualizálására vonatkozó szabályok (7. fejezet), az innováció megvalósítási program biztosítása jogszabályváltozás, a szervezeti struktúrában vagy a Társaság üzleti szférájában bekövetkezett változások, illetve a 231. sz. Modell jelentős megsértése esetén, és/vagy a 231. sz. Modell hatékonyságának elemzése során feltárt vonatkozó eredmények vagy az érintett ágazatban, a közügyek során szerzett tapasztalat hatására. A 231. sz. Modellt az Igazgatóság határozatban hagyta jóvá. A 231. sz. Modell bevezetése és aktualizálása, a számára biztosított hatáskörök értelmében, az MD feladata. Mindamellett a 231. sz. Modell kötelező általános alapelveinek aktualizálását az Igazgatóság végzi. Az általános alapelvek a következők: a) Az Eni Etikai Kódexe (az 1. fejezetben foglaltak szerint). b) A Kockázatelemzés Módszertana (a 2. fejezetben foglaltak szerint). c) A Watch Structure szerepe és az információáramlás (a 3. fejezetben foglaltak szerint). d) Felülvizsgálati tevékenységek éves ütemezése (a 3. fejezetben foglaltak szerint). e) Fegyelmi Rendszer (az 5. fejezetben foglaltak szerint). f) A tevékenységek áttekinthetőségére vonatkozó általános szabványok (a 6. fejezetben foglaltak szerint). 6/43

7 g) Innováció megvalósítási program (a 7. fejezetben foglaltak szerint). A 231.sz. Modell bevezetésére irányuló vállalati rendelkezéseket a vonatkozó vállalati részleg adja ki. Főleg ezek a rendelkezések tartalmazzák a 231. sz. Modellnek megfelelő ellenőrzési eszközöket. A Watch Structure gondozza és tudatja az érintett vállalati részlegekkel az Igazgatóság által a 231. sz. Modell elfogadása révén, illetve az MD által a mindenkori aktualizálások révén jóváhagyott A 231. sz. Modell érzékeny tevékenységei és különleges ellenőrzési normái meghatározását. A különleges ellenőrzési normákat magukban foglalják a vonatkozó vállalati eljárások. 7/43

8 1. FEJEZET - AZ ENI ETIKAI KÓDEXE ELŐSZÓ Az Eni 3 egy nemzetközi kiterjedésű ipari vállalat, amely tevékenységei méretéből és fontosságából adódóan meghatározó szerepet játszik a piacon, illetve az Eni-nél dolgozó vagy azzal együttműködő személyek és az Eni működési területén élő közösségek gazdasági növekedésében és jólétében. Az Eni tevékenysége során előforduló szituációk sokfélesége, a fenntartható fejlődés támasztotta kihívások, illetve a vállalat tevékenységeiben érintett személyek ( Érdekelt Felek ) érdekeinek figyelembe vételére való igény még inkább aláhúzza annak fontosságát, hogy világosan meghatározzuk azokat az értékeket, amelyeket az Eni elfogad, elismer és magáénak vall, illetve az általa felvállalt felelősségeket, amelyek által hozzájárul egy mindenki számára jobb jövő megteremtéséhez. Ezt a célt szolgálja az Eni újonnan elkészült Etikai Kódexe ( Kódex vagy Etikai Kódex ). Elsődleges fontosságú, hogy az Eni igazgatói, auditorai, vezetősége, alkalmazottai, valamint az Eni céljainak elérése érdekében Olaszországban vagy külföldön tevékenykedő személyek (együttesen az Eni Dolgozói ) saját hatáskörükön és felelősségi körükön belül betartsák a Kódex előírásait. Ez az Eni-vel fennálló kapcsolatukra érvényes jogi és szerződéses rendelkezések értelmében is szükséges. Így biztosíthatjuk az Eni hatékony és megbízható működését, valamint jó hírnevét, amelyek az Eni sikere és társadalmi környezetének fejlesztése szempontjából létfontosságúak. Az Eni arra törekszik, hogy ismertté tegye a Kódexet az Eni Dolgozói és az egyéb Érdekelt Felek körében, és elfogadja építő jellegű javaslataikat a Kódex alapelvei és tartalma vonatkozásában. Az Eni a Kódex érvényesítése, illetve egységesítése céljából figyelembe veszi az Érdekelt Felek bármilyen javaslatát vagy észrevételét. Az Eni megfelelő információs, megelőzési és ellenőrző eszközök segítségével gondosan ellenőrzi a Kódex betartását, és szükség esetén intézkedéseket tesz valamennyi ügylet és eljárásmód átláthatóságának biztosítása érdekében. Az egyes Eni vállalatok Watch Structure-je az Etikai Kódex garantálójának ( Garantáló ) feladatköreit látja el. Jelen Kódexet figyelmébe ajánljuk mindazon személyeknek vagy szerveknek, amelyek az Eni-vel üzleti kapcsolatban állnak. 3 Az Eni az Eni S.p.A.-t, valamint annak Olaszországban és külföldön működő közvetlen vagy közvetett leányvállalatait foglalja magában. 8/43

9 I. ÁLTALÁNOS ALAPELVEK: FENNTARTHATÓSÁG ÉS VÁLLALATI FELELŐSSÉG Az Eni Dolgozói mindannyian elkötelezték magukat a törvények, előírások, jogszabályok, önszabályozó kódexek, valamint az etikus viselkedés és a méltányos eljárásmód követése mellett, és ez határozza meg az Eni egész szervezetének működését. Az Eni üzleti és vállalati tevékenységeit az átláthatóság, őszinteség, tisztesség és jóhiszeműség jegyében, a versenyvédelmi szabályokkal összhangban folytatja. Az Eni olyan irányítási rendszert kíván fenntartani és megerősíteni, amely megfelel a nemzetközi best practice irányelveknek, képes kezelni az Eni működése során felmerülő komplex helyzeteket, és megfelelni a fenntartható fejlődés kihívásainak. Az Érdekelt Felek bevonására szisztematikus módszerek kerültek elfogadásra, amelyek a fenntarthatósággal és a vállalati felelősséggel kapcsolatos párbeszédet mozdítják elő. Nemzetközi vállalatként, illetve partnereivel folytatott tevékenységei során az Eni kiáll az emberi jogok védelme és előmozdítása mellett. Ezek az ember elidegeníthetetlen és alapvető jogai, amelyek az egyenlőségre, szolidaritásra, a háború elutasítására, a polgári és politikai jogok, társadalmi, gazdasági és kulturális jogok és az ún. harmadik generációs jogok (önmeghatározás joga, békéhez, fejlődéshez és a környezet védelméhez való jog) védelmére épülő társadalmi berendezkedés alapját képezik. A diszkrimináció, korrupció és a kényszer- vagy gyermekmunka minden formáját elutasítjuk. Külön figyelmet érdemel az emberi méltóság, szabadság és egyenlőség, a munka és a szakszervezetek szabadságának védelme, az egészség, a biztonság, a környezet és a biodiverzitás megóvása, valamint mindazok az értékek és alapelvek, amelyek, a Nemzetközi Intézményekkel és Egyezményekkel összhangban, az átláthatósággal, az energiahatékonysággal és a fenntarthatósággal kapcsolatosak. E tekintetben az Eni az ENSZ Egyetemes Emberi Jogok Nyilatkozata, a Nemzetközi Munkaügyi Szervezet (ILO) Alapvető Egyezménye és az OECD multinacionális vállalatok számára kidolgozott Irányelvei keretein belül jár el. Az Eni valamennyi dolgozója (bármilyen megkülönböztetés vagy kivétel nélkül) tiszteletben tartja feladatai elvégzése során a Kódex alapelveit és tartalmát mind cselekedeteiben, mind magatartásában, saját felelősségi körének megfelelően, hiszen a Kódex betartása alapvető fontosságú a munkájuk minősége és szakmai teljesítményük tekintetében. Az Eni Dolgozói közötti kapcsolatokat minden szinten az őszinteség, tisztesség, együttműködés, lojalitás és a kölcsönös megbecsülés vezérli. Az abban való hit, hogy egy személy az Eni hasznára vagy előnyére cselekszik, semmilyen módon sem részben, sem egészében nem igazolhatja a Kódex alapelveibe vagy tartalmába ütköző magatartást. 9/43

10 II. VISELKEDÉSI SZABÁLYOK, KAPCSOLAT AZ ÉRDEKELT FELEKKEL 1. Etikus, átlátható, tisztességes és professzionális eljárás Az Eni üzleti tevékenységei során a lojalitás, tisztesség, átláthatóság, hatékonyság és a nyílt piac elveit vallja magáénak és tartja be, függetlenül az adott ügylet fontosságától. Az Eni Dolgozóinak a feladataik teljesítése során felmerülő intézkedéseit, ügyleteit és az általuk folytatott tárgyalásokat, illetve általánosságban a viselkedésüket a tisztesség, teljesség, az információk átláthatóságára való törekvés és a törvényesség vezérli a tartalmat és a formát tekintve egyaránt. A hatályos jogszabályokkal és a belső szabályzatokkal összhangban törekednek arra, hogy számviteli dokumentumaik is egyértelmű és valós információt tartalmazzanak. Az Eni valamennyi tevékenységét a lehető legnagyobb gondossággal és szakmai hozzáértéssel kell végezni, a kijelölt feladatnak megfelelő készségek és szakértelem alkalmazásával és olyan módon, amely az Eni jó hírnevének és a róla kialakult pozitív képnek a megőrzéséhez járul hozzá. A vállalat céljai, valamint a projektek, beruházások és intézkedések előterjesztése és végrehajtása arra irányuljon, hogy hosszú távon növeljék a vállalat vagyonát és javítsa irányítási tevékenységét, technológiai és információs színvonalát, valamint értéket és jólétet teremtsen az összes Érdekelt Fél számára. Bármilyen megvesztegetés, jogtalan kivételezés, összejátszás, személyes juttatások igénylése saját részre vagy mások részére akár közvetlenül, akár harmadik felek közreműködésével kivétel nélkül tilos. Tilos bármilyen természetű pénzbeli vagy anyagi juttatás vagy egyéb előnyök közvetlen vagy közvetett nyújtása vagy felajánlása harmadik felek (pl. kormányképviselők, köztisztviselők, közalkalmazottak vagy magánalkalmazottak) részére befolyásolási céllal, vagy a hivataluk által tett intézkedésekért való fizetségként. Az üzleti életben tanúsított figyelmesség eszközei, például kisebb ajándékok vagy a vendégszeretet egyes formái, csak abban az esetben megengedhetők, ha kis értékűek, egyik fél feddhetetlenségét vagy jó hírnevét sem veszélyeztetik, és külső megfigyelő számára sem értelmezhetők jogtalan előnyszerzésre tett kísérletnek. Az ilyen költségeket az érvényben lévő belső szabályzat alapján minden esetben engedélyeztetni kell a felelős vezetőkkel, és megfelelő módon dokumentálni kell. Tilos pénzt elfogadni olyan magánszemélyektől vagy vállalatoktól, amelyek az Eni-vel üzleti kapcsolatban állnak vagy üzleti kapcsolatot kívánnak létesíteni. Ha egy személy olyan ajánlatot vagy ajándékot kap, vagy olyan különleges elbánásban részesül, amely nem tekinthető az üzleti életben szokásos kis értékű figyelmességnek, vagy harmadik felektől érkezik hozzá ilyen jellegű kérés, úgy ezt vissza kell utasítania és azonnal jeleznie kell az illető személyek felettesének vagy szervezeti egységének, valamint a Garantálónak. Az Eni minden harmadik felet megfelelően tájékoztat a Kódexben lefektetett kötelességeiről és állásfoglalásáról, és megköveteli a harmadik felektől, hogy a tevékenységeiket érintő területeken működjenek együtt a Kódex alapelveivel. Amennyiben bármely harmadik fél nem működik együtt a Kódex alapelveivel, úgy az Eni megteszi a megfelelő belső, vagy ha az ügy a saját hatáskörébe tartozik, akkor külső intézkedéseket. 10/43

11 11/43

12 2. Kapcsolat a részvényesekkel és a piaccal 2.1. Értékteremtés a részvényeseknek, hatékonyság, átláthatóság Az Eni belső struktúráját és a tevékenységében közvetlenül vagy közvetve részt vevő felekkel fenntartott kapcsolatát olyan szabályok határozzák meg, amelyek biztosítják a megbízható irányítást, valamint a vezetőség hatalma és a részvényesek és egyéb Érdekelt Felek érdekei közötti egészséges egyensúlyt. E szabályok által átláthatóvá és nyomon követhetővé válnak a vezetőség azon döntései, illetve azok az általános vállalati események, amelyek jelentősen befolyásolhatják a kibocsátott pénzügyi eszközök piaci értékét. A részvényesek számára teremtett érték maximalizálását célzó intézkedések és a vezetőség munkájának átláthatóvá tétele érdekében az Eni meghatározza, alkalmazza és folyamatosan fejleszti egységbe foglalt és homogén viselkedési szabályrendszerét. Ez mind belső szervezeti struktúráját, mind pedig részvényeseivel és a harmadik felekkel fenntartott kapcsolatát meghatározza. Ez a szabályrendszer összhangban van a legmagasabb szintű nemzeti és nemzetközi vállalatirányítási normákkal. A vállalat tudatában van annak, hogy a megbízhatóság és az átláthatóság, és ezáltal a jó hírnév, valamint az Érdekelt Felek bizalmának megerősítése szempontjából alapvető fontosságú egy hatékony és működőképes szabályrendszer felállítása a vállalat számára. Az Eni szükségesnek tartja, hogy a részvényesek a saját hatáskörükbe tartozó ügyekben részt vehessenek a döntéshozatalban, és megfelelő információ birtokában hozhassák meg döntéseiket. Ezért az Eni maximális átláthatóságot és időszerű tájékoztatást kíván nyújtani részvényesei és a piac számára (többek között a vállalat internetes oldalán keresztül) a tőzsdén jegyzett vállalatokra vonatkozó törvényeknek és jogszabályoknak megfelelően. Ezen túlmenően az Eni figyelmet kíván fordítani a részvényesek jogos észrevételeire minden olyan témakörben, amelyben jogosultak észrevételeket tenni Önszabályozó Kódex Az Eni fő vállalatirányítási szabályai az Eni S.p.A. Önszabályozó Kódexében találhatók, amely a Borsa Italiana S.p.A. által kiadott Kódexszel összhangban készült; ahol alkalmazható, ott erre a Kódexre jelen dokumentum is hivatkozik Vállalati információk Az Eni a házon belüli adatkezelésre és a külső felek részére történő kommunikációra vonatkozó szabályzatai által gondoskodik a vállalati információk megfelelő kezeléséről Kiemelt információk A rájuk bízott feladatok elvégzése során az Eni valamennyi dolgozója köteles a kiemelt információk megfelelő kezelésére, így a piaci visszaélésekkel kapcsolatos vállalati szabályok ismeretére és betartására. A bennfentes kereskedelem és bármely, azt esetlegesen előmozdító magatartás szigorúan tilos. Az Eni és az Eni-n kívüli vállalatok részvényeivel való kereskedést minden esetben az abszolút átláthatóságnak és méltányosságnak kell jellemeznie. 12/43

13 2.5. Média Az Eni a külső szereplők részére azonnali, valós, átlátható és pontos információkat szolgáltat. A médiakapcsolatokkal kizárólag az erre a feladatra kijelölt osztályok és vezetők foglalkoznak. A média képviselőinek szánt információt és az információ nyújtásának feladatát az Eni dolgozóinak előzetesen egyeztetniük kell az Eni illetékes szervezeti egységével. 3. Kapcsolat különböző intézményekkel, szervezetekkel és helyi közösségekkel Az Eni minden országban, ahol jelen van, támogatja a párbeszédet valamennyi Intézménnyel és civil szervezettel Hatóságok és közintézmények Dolgozóin keresztül az Eni aktívan és teljes mértékben együttműködik a Hatóságokkal. Mind az Eni dolgozói, mind pedig az Eni-hez valamilyen módon köthető tevékenységet folytató külső munkatársak a közigazgatási szervekkel való kapcsolataikban kötelesek biztosítani a tisztességes eljárást, az átláthatóságot és a nyomon követhetőséget. Az ilyen kapcsolatokkal kizárólag a kifejezetten erre a feladatra kijelölt osztályok és személyek foglalkozhatnak, a jóváhagyott terveknek és vállalati szabályzatoknak megfelelően. Az érintett leányvállalatok osztályainak egyeztetniük kell az Eni illetékes szervezeti egységével a szükségessé váló beavatkozások minőségének értékelését, illetve intézkedéseik felosztását, végrehajtását és felügyeletét illetően. Tilos a Hatóságok részére hamis bevallások benyújtása, illetve annak kezdeményezése vagy ösztönzése Politikai szervezetek és szakszervezetek Az Eni sem közvetlenül, sem közvetve nem támogat semmilyen formában politikai pártokat, mozgalmakat, bizottságokat, politikai szervezeteket és szakszervezeteket, sem azok képviselőit és jelöltjeit, kivéve azokat, amelyeknél a hatályos törvények és jogszabályok ezt kifejezetten megkövetelik A helyi közösségek fejlesztése Az Eni elkötelezte magát a működési területén élő közösségek életminősége, társadalmigazdasági fejlődése, illetve azok emberi erőforrásai és képességei fejlesztésének aktív előmozdítása mellett. Üzleti tevékenységét a tisztességes üzleti magatartással összeegyeztethető normák szerint folytatja. Az Eni tevékenységének végzése során tudatában van az Érdekelt Felekkel és különösen a működési területén élő helyi közösségekkel szembeni társadalmi felelősségének. Az Eni hiszi, hogy a civil társadalommal való párbeszéd és kommunikáció képessége a vállalat egy fontos tőkéjét képezi. Az Eni tiszteletben tartja a működési területén élő helyi közösségek kulturális, gazdasági és társadalmi jogait, és a lehető legnagyobb mértékben támogatja, hogy élhessenek is azokkal. Ide tartozik különösen a megfelelő táplálékhoz, ivóvízhez, az elérhető legmagasabb szintű fizikai és szellemi egészséghez, a megfelelő 13/43

14 otthonhoz és az oktatáshoz való jog. Az Eni tartózkodik az olyan intézkedésektől, amelyek az ilyen jogok gyakorlását gátolják vagy lehetetlenné teszik. Az Eni törekszik a helyi közösségeknek nyújtott információk átláthatóvá tételére, különös tekintettel a számukra legnagyobb jelentőségű területekre. Az érintett szervezeti egységein keresztül az Eni biztosítja a folyamatos konzultáció lehetőségét is annak érdekében, hogy kellő figyelmet fordíthasson a helyi közösségek jogos elvárásaira vállalati tevékenységeinek megtervezésekor és folytatásakor, és elősegíthesse az adott tevékenységekből származó haszon megfelelő újraelosztását. Az Eni ezért törekszik vállalati értékei és alapelvei ismertté tételére szervezetének minden szintjén, többek között a megfelelő ellenőrzési folyamatokon keresztül. Ezenkívül hozzájárul a helyi közösségek jogainak védelméhez, különös tekintettel azok kultúrájára, intézményeire, kapcsolataira és életstílusára. Az Eni Dolgozói kötelesek saját felelősségi körükön belül részt venni az egyedi kezdeményezések meghatározásában, összhangban az Eni szabályzataival és cselekvési programjaival. Ezeket az abszolút átláthatóság követelményeinek megfelelően hajtják végre, és az Eni célkitűzéseinek szerves részeként kezelik Non-profit tevékenységek támogatása Az Eni jótékonysági tevékenységei hátterében a fenntartható fejlődés iránti elkötelezettsége áll. Az Eni ezért kötelességének érzi, hogy dolgozói körében erősítse, támogassa és előmozdítsa a non-profit tevékenységeket, amelyek tanúsítják a vállalat az iránti elkötelezettségét, hogy segítsen a működési területén élő közösségek igényeinek kielégítésében. 4. Kapcsolat az ügyfelekkel és a beszállítókkal 4.1. Ügyfelek és fogyasztók Az Eni azzal alapozza meg piaci sikerét, hogy minőségi termékeket és szolgáltatásokat kínál versenyképes feltételekkel, ugyanakkor betartja a tisztességes verseny szabályait. Az Eni tiszteletben tartja a fogyasztók azzal kapcsolatos jogát, hogy a hozzájuk kerülő termékek ne legyenek az egészségre és a fizikai jólétre ártalmasak, és teljes körű tájékoztatást kapjanak a számukra kínált termékekről. Az Eni tudatában van annak, hogy a termékeket vagy szolgáltatásokat igénylő fogyasztók megbecsülése az üzleti siker szempontjából elsődleges fontosságú. Az üzleti szabályzatok célja az áruk és szolgáltatások minőségének és biztonságának garantálása, valamint az óvatosság elvének betartása. Ezért az Eni Dolgozói kötelesek: együttműködni az ügyfelekkel és fogyasztókkal való kapcsolatot szabályozó házon belüli előírásokkal; a szerződéses korlátozások figyelembe vételével hatékonyan és kellő figyelmesség tanúsításával olyan minőségi termékeket biztosítani, amelyek megfelelnek az ügyfelek és fogyasztók ésszerű igényeinek és elvárásainak; 14/43

15 pontos és teljes körű információkat nyújtani a termékekről és szolgáltatásokról, és a valóságnak megfelelő hirdetések és egyéb kommunikációs eszközök által elősegíteni, hogy az ügyfelek és a fogyasztók megalapozott döntéseket hozhassanak Beszállítók és külső közreműködők Az Eni arra törekszik, hogy professzionális beszállítókat és külső közreműködőket válasszon, amelyek képesek azonosulni a Kódex alapelveivel és tartalmával. Az Eni olyan hosszú távú kapcsolatok kialakítására törekszik, amelyek által fokozatosan növelheti teljesítményét, ugyanakkor védi és támogatja a Kódex alapelveit és tartalmát. A tendereket, közbeszerzést és általánosságban az áruszállítást és/vagy szolgáltatások nyújtását és a külső közreműködést (pl. tanácsadók, ügynökök stb.) érintő kapcsolataikban az Eni dolgozói kötelesek: követni a beszállítók és külső közreműködők kiválasztására és a velük való kapcsolattartásra vonatkozó belső szabályokat, és tartózkodni az Eni beszállítói pályázataiban részt vevő és a követelményeknek megfelelő pályázók kizárásától; jól megalapozott és átlátható, helyénvaló és objektív kiválasztási módszereket alkalmazni; biztosítani a beszállítók és külső közreműködők összehangolt együttműködését annak érdekében, hogy a tőlük jogosan elvárható mértékben garantálják az Eni ügyfeleinek és fogyasztóinak folyamatos elégedettségét a minőség, a költségek és a szállítási idő vonatkozásában; a társasággal kapcsolatban álló felekkel folytatott ügyletek törvényességére vonatkozó előírásokkal és a hatályos törvényekkel összhangban, a lehetőségekhez és a piaci feltételekhez mérten a lehető legnagyobb mértékben felhasználni az Eni vállalatai által biztosított termékeket és szolgáltatásokat; a szerződésekben említést tenni a Kódex elfogadásáról és az abban foglalt alapelvek betartására vonatkozó kötelezettségről; betartani és betartatni a szerződésekben foglalt feltételeket; nyitott és őszinte párbeszédet fenntartani a beszállítókkal és a külső közreműködőkkel, az általános üzleti gyakorlattal összhangban; a Kódex bármilyen lehetséges megsértéséről azonnal tájékoztatni a feletteseket és a Garantálót; tájékoztatni az Eni megfelelő szervezeti egységét bármely, egy adott szállítóval vagy külső közreműködővel kapcsolatban felmerülő súlyos problémáról, az Eni-t érintő lehetséges következmények felmérése céljából. Díjazás kifizetése kizárólag a nyújtott és a szerződésben meghatározott szolgáltatások arányában történhet. Tilos kifizetést teljesíteni a szerződő féltől különböző harmadik fél számára, vagy olyan harmadik Országban, amely különbözik a felek országától, illetve a szerződés teljesítési helyeként meghatározott országtól. 15/43

16 5. Az Eni vezetősége, alkalmazottai és munkatársai 5.1. Az emberi erőforrások fejlesztése és védelme A vállalat legfontosabb építőkövei az emberek. A vezetőség és az alkalmazottak elkötelezettsége és professzionális munkavégzése létfontosságú értékeket és feltételeket jelent az Eni céljainak megvalósulása szempontjából. Az Eni elkötelezte magát amellett, hogy fejlessze vezetősége és alkalmazottai képességeit és készségeit: így teljes mértékben kiaknázhatják energiájukat és kreativitásukat a munkában nyújtott teljesítményük során. A munkakörülményeknek biztosítaniuk kell az egyének szellemi és fizikai egészségét, valamint méltóságát. A munkavégzés során nem megengedett a túlzott mértékű nyomás vagy kellemetlen légkör teremtése: a megfelelő munkakörülmények biztosítása érdekében támogatni kell a személyiség fejlődését, és meg kell teremteni a professzionális munkavégzés kereteit. Az Eni a hatályos jogi és szerződéses rendelkezésekkel teljes összhangban egyenlő esélyeket kínál valamennyi alkalmazottjának, biztosítva ezzel, hogy mindegyikük méltányos bánásmódban és bérezésben részesüljön bármilyen diszkriminációtól mentesen, kizárólag saját érdemei és szakmai tudása alapján. Az illetékes osztályok feladatai: minden emberi erőforrást érintő döntéshozatalnál megfelelő, minden helyzetben alkalmazható kritériumok felállítása a (szigorúan szakmai értelemben vett) érdemek és képességek vonatkozásában; emberi erőforrások kiválasztása, kölcsönzése, képzése, jutalmazása és a velük kapcsolatos ügyintézés bármilyen diszkriminációtól mentesen; olyan munkakörnyezet kialakítása, amelyben az egyének jellemvonásai vagy hitnézete nem vezet diszkriminációhoz, és az Eni valamennyi dolgozója nyugodt légkörben végezheti munkáját. Az Eni azt szeretné, ha az Eni dolgozói minden szinten együttműködnének az emberi méltóság, megbecsülés és jó hírnév tiszteletére épülő légkör fenntartásában. Az Eni minden tőle telhetőt megtesz a sértésnek, megkülönböztetésnek vagy visszaélésnek minősülő magatartásformák kiküszöbölésére. Ebbe a körbe tartozik az általános érzékenységet különösen sértő, munkahelyen kívül tanúsított magatartás is. Minden esetben, kivétel nélkül tilos minden, fizikai vagy erkölcsi bántalmazásnak minősülő magatartás Tudásmenedzsment Az Eni előmozdítja a kultúrát és az olyan kezdeményezéseket, amelyek az ismereteknek a szervezetén belüli terjesztésére irányulnak. Támogatja ezenkívül az olyan értékek, alapelvek, viselkedésformák és intézkedések meghatározását is, amelyek az üzleti tevékenységek fejlesztése és a vállalat fenntartható növekedése érdekében elősegítik a szakmai csoportok megújulását. Az Eni biztosítja a szükséges eszközöket a szakmai csoportok tagjai, a munkacsoportok és a gyakorlati alapon szerveződő közösségek együttműködéséhez, a koordinációhoz és a szakmai ismeretekhez való hozzáféréshez. Az Eni támogatja a szervezeti egységek legfontosabb kompetenciáihoz kapcsolódó tudás gyarapítását, terjesztését és rendszerbe foglalását, és törekszik a konzisztens működés biztosításához szükséges keretrendszer kialakítására. 16/43

17 A tudásmenedzsment feladataiban az Eni valamennyi dolgozója aktívan közreműködik a rájuk bízott tevékenységek keretében, amelyek célja, hogy optimalizálják a tudás egyének közötti megosztásának és terjesztésének módszereit Vállalati biztonság Az Eni elkötelezte magát az olyan stratégiák, szabályzatok és cselekvési tervek tanulmányozása, kifejlesztése és végrehajtása mellett, amelyek célja bármely olyan szándékos vagy nem szándékos magatartás megelőzése vagy megszüntetése, amely az Eni dolgozóira és/vagy a társaság tárgyi vagy immateriális erőforrásaira nézve közvetlen vagy közvetett formában veszélyes lehet. Előnyt élveznek az olyan megelőző vagy védekező intézkedések, amelyek célja az egyéneket vagy az eszközöket fenyegető veszély elleni aktív fellépés szükségességének minimálisra csökkentése (a támadás jellegétől függően). Az Eni valamennyi Dolgozójának hozzá kell járulnia a vállalati biztonság optimális szintjének fenntartásához, tartózkodva a törvénytelen vagy veszélyes magatartástól. Bármely harmadik személy által az Eni eszközeinek vagy emberi erőforrásainak kárára elkövetett cselekményt jelenteni kell az illető személy feletteseinek vagy szervezeti egységének, valamint az Eni érintett szervezeti egységének. A személyes biztonságot érintő, kiemelt figyelmet igénylő esetekben kötelező az Eni által ilyen esetekre meghatározott utasítások követése. Tartózkodni kell az egyének saját biztonságát vagy mások biztonságát veszélyeztető viselkedéstől, és minden, a személyes biztonságra vagy harmadik felek biztonságára nézve veszélyes körülményt azonnal jelenteni kell a felettes vezetőnek Munkahelyi zaklatás és lelki terror Az Eni támogat minden olyan kezdeményezést, amely a szervezet fejlesztését célzó munkamódszerek alkalmazására irányul. Az Eni megköveteli, hogy a vállalaton belüli vagy kívüli személyes munkakapcsolatokban ne nyilvánuljon meg zaklatás vagy lelki terror. Bármely ilyen magatartás kivétel nélkül tilos, és az alábbiakat foglalja magában: egyes alkalmazottakra vagy alkalmazottak csoportjaira nézve megfélemlítő, ellenséges, kirekesztő vagy más módon megkülönböztető munkahelyi légkör kialakítása; a mások által végzett munkába történő indokolatlan beavatkozás; mások munkahelyi kilátásainak vagy várakozásai megvalósulásának akadályozása pusztán a személyes versenyképesség javítása érdekében vagy más alkalmazottak miatt. Tilos a bántalmazás vagy zaklatás bármely formája, ideértve a szexuális zaklatást vagy a személyes vagy kulturális különbözőségeken alapuló zaklatást. Ilyen zaklatásnak minősül például: egy személy munkáját érintő döntésnek egy szexuális közeledés elfogadásától vagy a személyes és kulturális különbözőségektől való függővé tétele; 17/43

18 saját pozícióból eredő befolyás felhasználásával szexuális kapcsolat kikényszerítése; magánjellegű kapcsolat kezdeményezése a célszemély kifejezett vagy reálisan feltételezhető elutasító magatartása ellenére; rokkantságra, fizikai vagy szellemi fogyatékosságra, vagy kulturális, vallási vagy szexuális beállítottságra vonatkozó célzás Alkohollal, kábítószerekkel és a dohányzási tilalommal való visszaélés Az Eni valamennyi Dolgozója személyesen hozzájárul az egymás tiszteletén alapuló munkahelyi környezet kialakításához és fenntartásához, különös tekintettel mások érzéseinek tiszteletben tartására. Az Eni ezért az alkoholos, kábítószeres vagy egyéb hasonló hatású anyag általi befolyásoltság alatt dolgozó egyéneket a munkahelyen az ott végzett tevékenységük folyamán úgy tekinti, hogy ezek az egyének tudatában vannak az említett anyagokkal kapcsolatos kockázatoknak. Az ilyen anyagoktól való krónikus függőség, amennyiben befolyásolja a munkateljesítményt, a szerződéses következmények szempontjából ugyanúgy tekintendő, mint a fent említett esetek. Az Eni a munkaszerződések rendelkezéseinek megfelelően ilyen esetekben támogatja a megfelelő szociális intézkedések megtételét. Tilos: munkavégzés során illetve a munkahelyen kábítószert vagy egyéb hasonló hatású anyagot bármilyen okból birtokolni, fogyasztani, kínálni vagy másnak átadni; a munkahelyen dohányozni. Az Eni támogatja a dolgozók részére a dohányzásról való leszokás érdekében indított magánkezdeményezéseket. A dohányzásra kijelölt helyek meghatározásakor kiemelt figyelmet kell fordítani azokra a személyekre, akik fizikai kellemetlenséget szenvednek el a dohányzókkal közös munkahelyi helyiségekben a füst jelenléte miatt, és védelmet igényelnek a munkahelyi passzív dohányzás ellen. 18/43

19 III. AZ ETIKAI KÓDEX ALKALMAZÁSÁNAK ESZKÖZEI 1. A belső ellenőrzés rendszere Az Eni törekszik egy megfelelő belső ellenőrzési rendszer kialakítására és fenntartására. Ide tartoznak mindazok a szükséges vagy hasznos eszközök, amelyek a vállalat tevékenységeinek meghatározására, irányítására és ellenőrzésére szolgálnak. Ezek célja a vállalati szabályok és előírások betartásának biztosítása, a vállalat vagyonának védelme, a tevékenységek hatékony irányítása, valamint pontos és teljes körű számviteli és pénzügyi információk szolgáltatása. A hatékony belső ellenőrzési rendszer alkalmazásának felelőssége az Eni szervezeti struktúráján belül az egyes szintek között megoszlik. Ezért az Eni valamennyi dolgozója beosztásától és felelősségi körétől függően köteles meghatározni és aktívan előmozdítani a belső ellenőrzési rendszer megfelelő működését. Az Eni szervezetének minden szintjén támogatja a szabályzatok és előírások terjesztését, tudatosítva az ellenőrzések meglétét és feltételezve a tájékozottságra épülő, önkéntes szabálykövető hozzáállást. Ezért elsősorban az Eni vezetősége, valamint az Eni összes dolgozója minden esetben támogatja az Eni szabályozási rendszerét és abban részt vesz, illetve pozitív szemléletet tanúsítva a munkatársait is bevonja ebbe. Minden alkalmazott felelősséggel tartozik a vállalat azon anyagi és immateriális eszközeiért, amelyek a munkaköréhez kapcsolódnak. Egyetlen alkalmazott sem használhatja jogtalanul (és másoknak sem engedheti meg, hogy jogtalanul használják) az Eni eszközeit és felszereléseit. Kivétel nélkül tilos minden olyan gyakorlat vagy magatartás, amely csalás elkövetéséhez vagy az abban való részvételhez kapcsolódik. Az ellenőrzési és felügyeleti szervek, az Eni belső audit osztálya és az auditálásra kijelölt cégek részére teljes körű hozzáférést kell biztosítani minden olyan adathoz, dokumentumhoz és információhoz, amelyekre munkájuk végzéséhez szükségük van Érdekkonfliktusok Az Eni ismeri és elismeri dolgozói ahhoz való jogát, hogy részt vegyenek az Eni érdekében kifejtett tevékenységekhez nem kapcsolódó egyéb befektetésekben, üzleti ügyekben és más tevékenységekben, feltéve, hogy az ilyen tevékenységek törvénybe nem ütköznek, és összeegyeztethetők az Eni-vel szembeni kötelezettségekkel. Az Eni S.p.A. igazgatói és auditorai között felmerülő bármilyen érdekkonfliktusra az Eni S.p.A. Önszabályozó Kódexe irányadó. Az Eni vezetősége és alkalmazottai kötelesek elkerülni, illetve felmerülése esetén bejelenteni bármilyen érdekkonfliktust, amely személyes és családi gazdasági tevékenységeik, illetve a vállalaton belül végzett feladataik között merül fel. Így minden személy köteles felhívni a figyelmet bármilyen, számára vagy közeli hozzátartozója vagy házastársa közeli hozzátartozója (második rokonsági fokig) vagy jelenleg vele egy háztartásban élő egyéb személy számára a tudomása szerint gazdasági vagy pénzügyi jelentőséggel bíró speciális helyzetre és tevékenységre (pl. tulajdonosi vagy tagsági viszony). Ide tartoznak a beszállítók, ügyfelek, versenytársak, harmadik felek és az illetékes ellenőrző vállalatok vagy azok leányvállalatai is, amelyekben a fenti személyek 19/43

20 érdekeltséget szerezhetnek. Azt is közölni kell, hogy az illető személy(ek) ezekben a vállalatokban adminisztratív, ellenőrző vagy vezető tisztséget tölt(enek)-e be. Ezen túlmenően érdekkonfliktus merül fel az alábbi helyzetekben: jogtalan előny szerzése, vagy harmadik felek részére jogtalan előny biztosítása az egyén vállalaton belül betöltött pozíciójának, az ott birtokába jutó információknak, vagy a munkája során megismert üzleti lehetőségeknek a felhasználásával; bármilyen típusú munka végzése beszállítók, azok alvállalkozói vagy versenytársak részére az alkalmazottak és/vagy hozzátartozóik által. Az Eni vezetősége és alkalmazottai kerülnek minden olyan helyzetet és tevékenységet, amelynél a Vállalat érdekeivel kapcsolatos érdekkonfliktus merülhet fel, vagy amelyek befolyásolhatják őket az Eni érdekében történő pártatlan és a Kódex alapelveivel és tartalmával teljes mértékben összhangban lévő döntéshozatalban, vagy általánosságban a feladataik és felelősségeik megfelelő ellátásában. Bármely olyan helyzetet, amely érdekkonfliktusnak bizonyulhat vagy azt előidézheti, azonnal jelenteni kell a személy vezetőségen belüli felettesének vagy szervezeti egységének és a Garantálónak. Továbbá, az érintett fél köteles tartózkodni az operatív/döntéshozatali folyamatokban való részvételtől, és a vezetőségen belüli érintett felettes, vagy az érintett szervezet: meghatározza azt az operatív megoldást, amely az adott esetben biztosítani képes az átláthatóságot és a méltányos eljárásmódot a tevékenységek végzése során; az érintett felek részére (és tájékoztatásul az illető személy felettesének és a Garantálónak) továbbítja a szükséges írásbeli utasításokat; a kapott és küldött dokumentációt az irattárban tárolja A számviteli feljegyzések átláthatósága A könyvelés átláthatóságát a valós, pontos és teljes körű információk használata biztosítja, amelyek a könyvelési tételek alapját képezik. A vállalat szervezeti egységeinek és vezetőségének minden tagja, valamint minden alkalmazott saját hatáskörén belül köteles együttműködni annak érdekében, hogy a működéssel kapcsolatos események időben és helyes módon kerüljenek rögzítésre a könyvelésben. Tilos minden olyan magatartás, amely hátrányosan befolyásolhatja a pénzügyi beszámolókban megjelenő információk átláthatóságát vagy nyomon követhetőségét. Minden tranzakciónál gondoskodni kell a szükséges bizonylatokról annak érdekében, hogy: a tételek rögzítése egyszerűen és pontosan történjen; azonosíthatók legyenek a különböző felelősségi szintek, valamint a feladatok megoszlása és csoportosítása; a tranzakciók bemutatása pontosan történjen, a tárgyi tévedések vagy értelmezési hibák elkerülése érdekében. Minden feljegyzésnek pontosan azt kell visszatükröznie, ami a bizonylatokon látható. Az Eni valamennyi dolgozója köteles biztosítani a dokumentumok könnyű nyomon követhetőségét és archiválását a logikai követelmények alapján. Ha az Eni bármely Dolgozója a könyveléssel vagy az azt alátámasztó dokumentumokkal kapcsolatban mulasztásról, hamisításról, illetve hanyag eljárásról szerez tudomást, úgy e 20/43

21 tényről azonnal értesítenie kell felettesét vagy szervezeti egységét, valamint a Garantálót. 2. Egészség, biztonság, környezetvédelem és közbiztonság Az Eni tevékenységeit a vonatkozó munkavédelmi, biztonsági, környezetvédelmi és közbiztonsági megállapodásokkal, nemzetközi normákkal és törvényekkel, szabályzatokkal, közigazgatási gyakorlattal és a működési terület szerinti országban érvényes szabályozással összhangban végzi. Az Eni a szükséges mértékben aktívan támogatja a környezet és a természeti erőforrások védelmére irányuló tudományos és technológiai fejlesztéseket. Az ilyen tevékenységek operatív irányítása a környezetvédelem és az energiahatékonyság magas szintű követelményeivel összhangban történik, és célja a jobb munkakörülmények biztosítása, valamint a dolgozók biztonságának és egészségének védelme és a környezetvédelem. Az Eni valamennyi dolgozója köteles saját felelősségi körén belül aktívan részt venni a kockázatok megelőzésében, valamint a környezetvédelmi, közbiztonsági és egészségvédelmi intézkedések megtételében saját maguk, kollégáik és harmadik felek vonatkozásában egyaránt. 3. Kutatás, innováció és a szellemi tulajdon védelme Az Eni támogatja a vezetőség és az alkalmazottak által saját beosztásukban és felelősségi körükben végzett kutatási és innovációs tevékenységeket. Az ilyen tevékenységek során létrejövő minden szellemi tulajdon az Eni fontos és alapvető örökös tulajdonát képezi. A kutatási és az innovációs tevékenység kiemelten összpontosít az olyan termékek, eszközök, folyamatok és magatartásformák támogatására, amelyek az energiahatékonyságot, a környezetre gyakorolt káros hatások csökkentését, a munkavállalók és az Eni működési területén élő helyi közösségek egészségét és biztonságát, valamint általánosságban az üzleti tevékenységek fenntarthatóságát segítik elő. Az Eni Dolgozói saját felelősségi körükön belül aktívan hozzájárulnak a szellemi tulajdon megfelelő kezeléséhez annak fejlesztése, védelme és gyarapítása érdekében. 4. Titoktartás 4.1. Az üzleti titok védelme Az Eni tevékenységéből adódóan rendszeresen előfordul, hogy olyan információk, dokumentumok és más, tárgyalásokkal, közigazgatási eljárásokkal, pénzügyi tranzakciókkal és know-how-val kapcsolatos adatok (szerződések, okiratok, jelentések, feljegyzések, tanulmányok, vázlatok, képek, szoftverek stb.) megszerzése, tárolása, feldolgozása, közlése és terjesztése válik szükségessé, amelyek szerződéses megállapodás értelmében nem hozhatók nyilvánosságra, vagy amelyek idő előtti nyilvános közlése sértheti a vállalat érdekeit. Az elvégzett tevékenységek átláthatóságának csökkentése nélkül és a hatályos rendelkezések által előírt adatszolgáltatási kötelezettségektől eltekintve, az Eni dolgozói 21/43

22 titoktartásra kötelesek a munkahelyi tevékenységük során tudomásukra jutott minden információval kapcsolatban, a körülmények által megkívánt mértékben. Bármely, az egyes személyek munkája során vagy az Eni-nél teljesített feladatokkal összefüggésben megszerzett vagy feldolgozott információ, ismeret vagy adat az Eni tulajdona, és használata, közlése vagy nyilvánosságra hozatala kizárólag a vezetőségen belüli felettes külön engedélyével, az erre érvényes szabályzatokkal összhangban történhet A magánszféra védelme Az Eni biztosítja a Dolgozóit és a harmadik feleket érintő, az Eni-n belül vagy az Eni tevékenységeinek végzése során létrejött vagy megszerzett információk védelmét, és tartózkodik az ilyen információk illetéktelen felhasználásától. Az Eni biztosítani kívánja, hogy a személyes adatok feldolgozása szervezetén belül az alapvető emberi jogok, szabadságjogok, illetve az érintett felek méltóságának figyelembe vételével történjen, az érvényben lévő jogszabályoknak megfelelően. A személyes adatokat jogszerű és méltányos módon kell kezelni, és kizárólag olyan adatok kerülhetnek gyűjtésre és megőrzésre, amelyek meghatározott és jogszerű célból szükségesek. Az adatok legfeljebb az adatgyűjtés céljának megfelelő időtartamra őrizhetők meg. Az Eni ezenkívül megfelelő megelőző biztonsági intézkedéseket tesz annak érdekében, hogy minden, személyes adatok tárolására és megőrzésére szolgáló adatbázisban kiküszöbölje az adatok megsemmisülésének vagy az adatvesztésnek a kockázatát, illetve a jogosulatlan hozzáférés vagy az engedély nélküli adatfeldolgozás lehetőségét. Az Eni Dolgozói: kizárólag olyan adatokat gyűjthetnek és dolgozhatnak fel, amelyek szükségesek és megfelelőek a munkájuk és felelősségi körük szempontjából; az ilyen adatokat kizárólag meghatározott előírások alapján gyűjthetik és dolgozhatják fel, és megőrzésük során biztosítani kell, hogy azokhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá; az adatokat olyan módon mutatják be és rendszerezik, hogy azokból egy betekintési jogosultsággal rendelkező személy könnyen kaphasson pontos, teljes körű és a valóságot tükröző összefoglalást; az ilyen adatokat csak meghatározott szabályok szerint, illetve felettesük kifejezett engedélyével hozhatják nyilvánosságra, és csak annak ellenőrzése után, hogy az adatok nyilvánosságra hozhatók-e; figyelembe kell venni az Eni-vel bármilyen módon kapcsolatban álló harmadik feleket érintő abszolút vagy viszonylagos korlátozásokat is, és amennyiben ez szükséges, az említett felek jóváhagyását kell kérni Szervezetekben való tagság, részvétel különböző kezdeményezésekben, rendezvényeken vagy külső megbeszéléseken Az Eni támogatja a szervezetekben való tagságot és a különböző kezdeményezésekben, rendezvényeken vagy külső megbeszéléseken történő részvételt, amennyiben ez összeegyeztethető az adott munkával vagy szakmai tevékenységgel. 22/43

23 A tagság és a részvétel az alábbiakat foglalja magában: szervezetekben való tagság, konferenciákon, műhelyi foglalkozásokon, szemináriumokon és kurzusokon való részvétel; cikkek, tanulmányok és általánosságban publikációk írása; általános részvétel nyilvános rendezvényeken. E tekintetben az Eni-nek a vállalat célkitűzéseit, eredményeit és szempontjait érintő adatokat vagy híreket bemutató, illetve nyilvánosságra hozó vezetőinek és alkalmazottainak be kell tartaniuk a piaci visszaéléssel kapcsolatos vállalati előírásokat. Ezen túlmenően kötelesek megszerezni a vezetőségen belüli felettesük jóváhagyását a követendő eljárással és az elkészített szövegekkel és jelentésekkel kapcsolatban; ennek keretében a tartalmat egyeztetni kell az Eni érintett szervezeti egységével. 23/43

24 IV. AZ ETIKAI KÓDEX ALKALMAZÁSI TERÜLETEI ÉS REFERENCIA-STRUKTÚRÁI A Kódex alapelvei és tartalma az Eni valamennyi dolgozójára és tevékenységére érvényesek. Az Eni valamennyi bejegyzett leányvállalata és az elektromos áram és gáz üzletágban működő, felosztás alatt álló leányvállalatok egy-egy példányt kapnak a Kódexből, amelynek előírásait be kell tartaniuk. Szükség esetén a Kódexet vállalatuk sajátosságainak, és saját vezetőségük önálló jogkörének megfelelően módosíthatják. A képviselők, akiket az Eni a részleges tulajdonában lévő vállalatok, konzorciumok és közös vállalatok szervezetén belül kijelöl, a saját hatáskörükbe tartozó területeken dolgoznak a Kódex alapelveinek és tartalmának megismertetésén. Elsősorban az igazgatók és a vezetőség feladata, hogy pontos formába öntsék a Kódex alapelveit és tartalmát, amelyekért a vállalaton kívül és belül is felelősséggel tartoznak. Ezenkívül ők mozdítják elő a bizalmat, az összetartozás érzését és a csapatszellemet, és viselkedési modellt állítanak fel munkatársaik számára annak érdekében, hogy ők is betartsák a Kódex előírásait, és kérdéseket, javaslatokat fogalmazzanak meg az egyes rendelkezésekkel kapcsolatban. A Kódex maradéktalan betartása érdekében az Eni minden egyes dolgozója közvetlenül is fordulhat a Garantálóhoz. 1. A Kódex ismeretére és a Kódex megsértésének bejelentésére vonatkozó kötelezettség Az Eni valamennyi Dolgozójával szemben elvárás, hogy ismerjék a Kódex alapelveit és tartalmát, valamint a saját munkakörükre és felelősségi körükre vonatkozó referencia előírásokat. Az Eni valamennyi dolgozója köteles: tartózkodni a fenti alapelvekkel, tartalmakkal és előírásokkal ellentétes viselkedéstől; hatáskörén belül gondosan megválasztani a munkatársakat, és velük a Kódexet teljes mértékben betartatni; az Eni-vel kapcsolatban álló harmadik felektől megerősítést kérni arra vonatkozólag, hogy ismerik a Kódexet; azonnal jelenteni feletteseinek vagy szervezeti egységének és a Garantálónak minden olyan saját észrevételét vagy az Érdekelt Felektől kapott információt, amely a Kódex bármilyen megsértésére vagy annak szándékára utal; a Kódex lehetséges megsértéséről szóló jelentést a Vállalati Auditorok Testülete és az Eni S.p.A. Felügyeleti Szerve által lefektetett speciális szabályzatok feltételeivel összhangban kell továbbítani; a Kódex megsértésének megállapításakor együttműködni a Garantálóval és az érintett osztályokkal az alkalmazható speciális előírásoknak megfelelően; szükség esetén azonnali helyesbítő intézkedéseket tenni, és kiküszöbölni bármilyen megtorlás lehetőségét. 24/43

25 Az Eni dolgozói nem folytathatnak egyéni vizsgálatot és nem cserélhetnek másokkal információt, kivéve saját feletteseiket, szervezeti egységüket és a Garantálót. Ha az Eni egy dolgozója a Kódex feltételezett megsértésének bejelentését követően úgy érzi, hogy megtorlás áldozatává vált, akkor közvetlenül fordulhat a Garantálóhoz. 2. Referencia-struktúrák és felügyelet Az Eni a Garantáló kinevezése által is biztosítja: a Kódex alapelveinek és tartalmának a lehető legszélesebb körű terjesztését az Eni dolgozói és egyéb Érdekelt Felek körében, gondoskodva minden lehetséges eszközről, amelyek a Kódex tartalmának és végrehajtásának megértéséhez és értelmezéséhez, valamint annak szükség szerinti frissítéséhez szükségesek annak érdekében, hogy az igazodjon a társadalmi érzékenység és a vonatkozó jogszabályok változásaihoz; a Kódex alapelveinek és tartalmának vagy a referencia-előírásoknak bármilyen megsértéséről érkező bejelentések kivizsgálását, a tények objektív értékelését, és szükség esetén helyénvaló szankciók alkalmazását; valamint azt, hogy egyetlen személy se szenvedjen el megtorlást, amiért információt szolgáltatott a Kódex vagy a referencia-előírások lehetséges megsértésével kapcsolatban Az Etikai Kódex Garantálója Az Etikai Kódex többek között az Eni S.p.A. által elfogadott Szervezeti, Vezetési és Ellenőrzési Modell egy kötelező érvényű általános alapelvét testesíti meg; ez a Modell a június 8-i, 231. számú olaszországi törvényerejű rendeletben lefektetett Jogi személyek törvénysértésből származó adminisztratív felelőssége című rendelkezésen alapul. Az Eni S.p.A. a Garantáló feladatköreivel a Felügyeleti Szervet bízza meg, amely a fent említett Modellel összhangban jött létre. Minden közvetlen vagy közvetett, olaszországi vagy külföldi leányvállalat a vállalat megfelelő szerve által kibocsátott szabályszerű okirat formájában saját Felügyeleti Szervét bízza meg a Garantáló feladatköreivel. A Garantáló az alábbi feladatköröket látja el: - a Kódex megvalósításának előmozdítása és referencia-előírások kibocsátása; a vállalat vezérigazgatója részére olyan hasznos kezdeményezések előterjesztése és ajánlása, amelyek a Kódex még szélesebb körű terjesztését és megismertetését célozzák, és segítenek megelőzni az azt sértő magatartásformák ismételt előfordulását; az Eni vezetősége és alkalmazottai részére szervezett speciális kommunikációs és képzési programok támogatása; megfelelő vizsgálati eljárás indítása a Kódex megsértésével kapcsolatos bejelentések kivizsgálására; az Eni dolgozói kérésére intézkedések tétele abban az esetben, ha arról érkezik bejelentés, hogy a Kódex megsértésének ügyével nem foglalkoztak megfelelően, vagy ha az Eni valamely dolgozója ellen megtorlást követtek el a Kódex megsértésének bejelentése miatt; a megfelelő szervezeti egységek értesítése a vizsgálat eredményéről a lehetséges szankció alkalmazásával kapcsolatban; a megfelelő üzletág/terület tájékoztatása a szükséges intézkedések alkalmazásával kapcsolatban. 25/43

26 Az Eni S.p.A. Garantálója ezenkívül féléves jelentést nyújt be a Kódex alkalmazásáról és esetleges módosításának szükségességéről a Belső Ellenőrzési Bizottságnak, a Vállalati Auditorok Testületének, valamint az Elnöknek és a Vezérigazgatónak, akik erről az Igazgatóságnak tartoznak beszámolással. Feladatainak teljesítése érdekében az Eni S.p.A. Garantálója igénybe veszi az Eni S.p.A sz. Felügyeleti Szervének Technikai Titkárságát, amely a Garantálónak tartozik beszámolással, és az Eni S.p.A. megfelelő szervezeti egységeinek támogatását élvezi. A Technikai Titkárság felelős a megfelelő jelentési és kommunikációs folyamat elindításáért és fenntartásáért a leányvállalatok Garantálóival fenntartott kapcsolat során. Minden információs folyamatot az alábbi címre kell küldeni: organismo_di_vigilanza@eni.it 2.2. Kódex Promóciós Csapat A Kódex az érvényben lévő előírásokkal összhangban hozzáférhető az Eni Dolgozói számára, és megtalálható az Eni S.p.A. és leányvállalatai internetes és intranetes oldalain. A Kódexszel kapcsolatos ismeretek elmélyítése és alkalmazásának megkönnyítése érdekében jött létre a Kódex Promóciós Csapat, amely az Eni S.p.A. Garantálójának tartozik beszámolással. A Csapat az Eni-n belül minden lehetséges eszközről gondoskodik, amely a Kódex tartalmának és végrehajtásának megértéséhez és értelmezéséhez szükséges. A Csapat tagjait az Eni S.p.A. vezérigazgatója jelöli ki az Eni S.p.A. Garantálójának javaslatára. 3. A Kódex felülvizsgálata A Kódex felülvizsgálatát az Eni S.p.A. Igazgatósága hagyja jóvá a Vezérigazgató javaslatára. A Vezérigazgató az Elnökkel együttműködésben dönt, és a döntés meghozatala előtt kikérik a Vállalati Auditorok Testületének véleményét is. A módosítási javaslat készítése során figyelembe veszik az Érdekelt Feleknek a Kódex alapelveire és tartalmára vonatkozó értékelését, ösztönözve az Érdekelt Feleket az aktív részvételre és arra, hogy mutassanak rá a Kódex esetleges hiányosságaira. 4. A Kódex szerződéses jellege A hatályos törvényeknek megfelelően illetve azok értelmében a Kódexben foglalt szabályok betartása az Eni dolgozóinak alapvető szerződéses kötelezettsége. A Kódex alapelveinek és tartalmának bármilyen megsértése a munkaviszony illetve a fegyelmi szabályok tekintetében elsődleges kötelességszegésnek minősül, és a törvényben meghatározott következményeket vonhatja maga után. Ilyen következmény lehet a munkaszerződés felbontása és a Kódex megsértéséből eredő károkkal kapcsolatos kártérítési kötelezettség. 26/43

27 2. FEJEZET A KOCKÁZATELEMZÉS MÓDSZERTANA 2.1. Kockázatelemzés és a belső ellenőrzés rendszere A vállalati folyamatelemzés lényege a Társaság azon tevékenységeinek azonosítása, amelyek a 231/2001. sz. rendelet hatálya alá tartozó jogsértés elkövetésének kockázatát hordozhatják (A továbbiakban: Érzékeny Tevékenységek ). Valamennyi Érzékeny Tevékenységhez társul egy az egyedi vállalati folyamatokért, a meglévő működési és irányítási feltételekért, valamint a meglévő ellenőrzési tényezőkért felelős személy (kulcsfontosságú tisztségviselő). Ezután egy összehasonlító elemzésre kerül sor a 231. sz. Modell alapelvei és tartalma, illetve a jelenlegi ellenőrzési környezet vonatkozásában (különös tekintettel az ellenőrzési eszközökre). A Támogató Szervezetek Bizottsága (CoSO) által kiadott, Belső Ellenőrzés Integrált Keretrendszer (CoSOIC-IF) 4 elnevezésű dokumentumnak megfelelően a belső ellenőrzés rendszere meghatározható úgy is, mint az adottságok, eljárások és eszközök készlete, amelyet a vezetőség a vállalati hatékonyság célkitűzéseinek elérése, a pénzügyi információk megbízhatósága, a jogi és szabályozási előírásoknak való megfelelés és a Társaság vagyonának védelme érdekében dolgoz ki. A Belső Ellenőrzés Integrált Keretrendszer című CoSO dokumentumnak megfelelően a belső ellenőrzés rendszere az alábbi összetevőkből épül fel: 4 A Treadway Bizottság Támogató Szervezeteinek Biztossága (1992), belső ellenőrzés - integrált keretrendszer, AICPA, 27/43

28 Ellenőrzési környezet: A felső vezetőség hozzáállását és a szervezet ellenőrzésére irányuló fellépését, tevékenységét tükrözi. Az ellenőrzési környezet az alábbi elemekből tevődik össze: integritás és erkölcsi értékek; vezetőségi filozófia és stílus; szervezeti felépítés; hatáskörök és felelősségek kijelölése; alkalmazottakra vonatkozó irányelvek és gyakorlatok; alkalmazotti készségek, szakismeretek. Kockázat összesítés: A vállalat célkitűzéseinek elérését meggátoló leglényegesebb kockázatok azonosítását és kezelését célzó folyamatok meghatározása. Információ és Kommunikáció: Olyan információs rendszer meghatározása (számítógépes rendszer, jelentési útvonal, folyamat/tevékenység indikátorok rendszere), amely lehetővé teszi mind a felső vezetés, mind az operatív személyzet számára saját feladataik végrehajtását. Ellenőrző tevékenység: 28/43