Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 2. oldal f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári irata

Átírás

1 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 1. oldal 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás a Nemzeti Közlekedési Hatóság Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról 1 1. A jogalkotásról szóló évi CXXX. törvény 23. (4) bekezdés c) pontjában biztosított jogkörömben eljárva, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény 10. (1) bekezdés b) pontja alapján, figyelemmel a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásaira, a Nemzeti Közlekedési Hatóság Egyedi Iratkezelési Szabályzatát - a Magyar Országos Levéltárral és a közokiratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben - jelen utasítás mellékleteként kiadom Melléklet az 1/2012. (V. 31.) NKH utasításhoz A Nemzeti Közlekedési Hatóság Egyedi Iratkezelési Szabályzata I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. A Nemzeti Közlekedési Hatóság (a továbbiakban: Hatóság) Egyedi Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény (a továbbiakban Ltv.) 10. (1) bekezdés b) pontja, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, a Nemzeti Közlekedési Hatóság Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SzMSz), valamint Ügyrendje alapján, a Magyar Országos Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével készült. 2. Az iratkezeléssel szemben támasztott alapelvek Az iratkezelés során biztosítani kell, hogy a Hatósághoz, illetve annak szervezeti egységeihez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető, c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen, d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek, e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen, 1 Megjelent: Hivatalos Értesítő 2012/23. 2 Hatályon kívül helyezve: évi CXXX. törvény 12. alapján. Hatálytalan: VI. 2-től.

2 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 2. oldal f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen, g) az iratkezelés szervezete az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. A Szabályzat hatálya 3. (1) A Szabályzat hatálya kiterjed [a 4. (4) bekezdés kivételével] a Hatósághoz érkező és ott keletkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra, a Hatóság Központjának és valamennyi különös hatáskörű országos illetékességű elsőfokú szervének (a továbbiakban: elsőfokú szerv) vezetőjére, kormánytisztviselőjére és munkavállalójára. (2) A Hatóság jogi személyiséggel nem rendelkező szervei: NKH Központ; Útügyi, Vasúti és Hajózási Hivatal; Közúti Gépjármű-Közlekedési Hivatal; Légügyi Hivatal. 4. (1) A Hatóság iratkezelési feladatait elektronikus úton, a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszerben látja el. (2) A jogszabályi rendelkezések, valamint jelen Szabályzatban meghatározott kivételek szerint elektronikus úton nem intézhető ügyek miatt a papír alapú iratok kezelésével kapcsolatosan is tartalmaz rendelkezéseket a Szabályzat. (3) A Poszeidon program használatával kapcsolatos rendelkezéseket a Poszeidon Felhasználói Dokumentáció, valamint az E-learning oktatási anyag tartalmazza, amely valamennyi szervezeti egységnél elérhető elektronikus formában. A program használatát a kiemelt felhasználók segítik. A program használatával kapcsolatos problémákat elsődlegesen a kiemelt felhasználóknak, és a Hatóság kapcsolattartóinak kell jelezni, valamint lehetőség van a hiba bejelentésére a weboldalon. (4) A minősített iratok kezelésére a Biztonsági Szabályzat rendelkezései vonatkoznak. Iratkezelés szervezete 5. A Központ és az elsőfokú szervek adottságaiknak és igényeiknek megfelelően az iktatást a) központilag, egyetlen szervezeti egység vagy személy feladataként (érkeztetés), b) osztottan, az ügyeket intéző szervezeti egységnél (iktatás), vagy c) vegyes rendszerben (iktatás), az előzőekben foglaltak együttes alkalmazásával látják el. 6. A Hatóság irat- és dokumentumkezelési feladatait az SzMSz-ben, és az Ügyrendben meghatározott szervezeti egységekhez tartozó, iratkezelési feladatokkal megbízott munkatársak (legalább középfokú végzettségű iktató, titkársági asszisztens, asszisztens, irattáros), az ügyintézők és a vezetők látják el. A szervezeti egységek feladatait részletesen az Ügyrend tartalmazza, és ebben került meghatározásra az adott szervezeti egység iratkezelési folyamatának leírása. A Jogi Főosztály iratkezelési feladatokra kijelölt igazgatási ügyintézője (a továbbiakban: iratkezelési ügyintéző) az egész Hatóságra nézve fogja össze az iratkezelési folyamatokat.

3 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 3. oldal Az iratkezelés felügyelete 7. A Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért az elnök, illetve az SzMSz-nek, valamint az Ügyrendnek megfelelően, átruházott hatáskörben a Jogi Főosztály vezetője és az iratkezelési ügyintéző a felelősök. Az iktatás számítástechnikai rendszerének biztonsági követelményeiért az Informatikai Főosztály vezetője a felelős. 8. A felügyeleti jogkörrel rendelkező személyek folyamatosan ellenőrzik a hivatal ügyviteli feladatainak Szabályzat szerinti végrehajtását, az irat készítésének, nyilvántartásának és kezelésének rendjét, a határidők nyilvántartását. Tájékoztatják az ellenőrzések eredményéről a Jogi Főosztály vezetőjét, aki szükség szerint intézkedik a szabálytalanságok, hiányosságok megszüntetéséről. Az elnökhelyettesi értekezleten a Jogi Főosztály vezetője tájékoztatja az ellenőrzésekkel kapcsolatos észrevételekről az elnökhelyettest. Szükség esetén javaslatot tesz a Szabályzat módosítására. Iratkezeléssel kapcsolatos felelősség 9. A szervezeti egységek vezetőinek iratkezeléssel kapcsolatos felelőssége. Az adott szervezeti egységet irányító vezető köteles rendszeresen ellenőrizni és gondoskodni arról, hogy: a) a munkavégzés zavartalan feltétele biztosított legyen, b) az iktatórendszer szerepkörei megfelelő módon kiosztásra kerüljenek, c) határidő módosítást, ügyirat újranyitást csak a kijelölt dolgozók végezhessenek, d) a munkaeszközök és a munkahelyek megfeleljenek a követelményeknek, e) a dolgozók a munkájukkal összefüggő iratkezelési, irattárolási ismereteket elsajátítsák, az előírásokat megtartsák, és a szükséges eszközöket használják, továbbá minden vezető köteles f) a tudomására jutott iratkezeléssel kapcsolatos rendellenességet azonnal kivizsgálni, és megszüntetéséről intézkedni, szükség esetén a felelős vezető egyidejű értesítése mellett, g) rendszeresen ellenőrizni, hogy a dolgozó nem követett-e el olyan mulasztást, amely miatt a rendszer működése, az iratkezelés folyamata meghiúsul (pl. figyelmeztetés ellenére az előírt rendszert nem megfelelően használja, oktatáson a saját hibájából nem vesz részt stb.), h) huzamosabb távollét, betegség, vagy szabadság miatti távollét esetén kijelölni azt a személyt, aki a munka irányítását ellátja, i) a szükséges utasításokat kellő időben megadni a dolgozóknak, a rendszer felhasználóinak, és j) felelős a rábízott területen az iratkezelési szabályok betartásáért, az előírásoknak megfelelő munkavégzés feltételeinek folyamatos ellenőrzéséért. 10. Adminisztrátorok, titkárnők, ügyintézők iratkezeléssel kapcsolatos felelőssége. Az iratkezelésben közreműködő személy csak a munka végzésére vonatkozó szabályok megtartásával végezhet munkát. Így különösen köteles:

4 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 4. oldal a) a rendelkezésére bocsátott munkaeszköz állapotáról a tőle elvárható módon meggyőződni, azt rendeltetésének megfelelően és a vonatkozó utasítás szerint használni, b) a munkája végzéséhez szükséges ismereteket elsajátítani és azokat a munkavégzés során alkalmazni, c) az elektronikus iratkezelési rendszert használni, d) az iratkezelési rendszer oktatásán részt venni, e) a problémát, incidenst, veszélyt jelentő rendellenességet, üzemzavart tőle elvárható módon megszüntetni, vagy erre intézkedést kérni a felettesétől, f) minden iratkezelési incidenst azonnal jelenteni felettesének. A szervezeti egység vezetők, iratkezelési felhasználók feladatai 11. A vezető iratkezelési feladata: a) szignálás, b) szükség esetén iratok elintézésének nyomon követése, c) ügyintézési határidő betartásának figyelemmel kísérése, d) kiadmányozás, elektronikus aláírás, e) irattárba helyezés jóváhagyása. 12. Az ügyintéző iratkezelési feladata: a) döntés a csatolt előzményiratok végleges szereléséről, b) az ügyirat tisztázása, c) az irattári tételszám meghatározása, d) egyéb ügykezelői utasítások megadása, e) elektronikus iktatás, f) elektronikus iratpéldányok csatolása, irattovábbítás. 13. Az iratkezelési feladatokkal megbízott munkatárs feladata: a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemények átvétele, bontása, nyilvántartása, iktatása, archiválása, továbbítása, postázása, irattárazása, őrzése és selejtezése, b) a papír alapú irat kiadása és visszavétele. A jogosultságok, szerepkörök kezelésének szabályai 14. (1) Felhasználó felvétele, jogosultságának kiosztása, illetve módosítása kizárólag az adott felhasználó vezetőjének írásbeli kérelme alapján történhet. (2) A szervezeti egységek dolgozóinak iktatási szerepkörét a szervezeti egység vezető írásban határozza meg. Ennek alapján a szerepkörök beállítását a Központ belső adminisztrátora és az Informatikai Főosztály szakmai adminisztrátora végzi el. A szervezeti egységek nyilvántartást vezetnek a dolgozóik részére kiosztott szerepkörökről. (3) Egy felhasználónak több szerepköre is lehet és egy szerepkör több felhasználónak is kiosztható. A felhasználó csak a rá vonatkozó mutató és partner listát látja, ezért fontos a szerepkörök megfelelő meghatározása. 15. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó szerepkörök: a) Érkeztető (érkeztetés, iratrögzítés iktatás nélkül, feladatszignálás), b) Iktató (érkeztetés, iratrögzítés iktatás nélkül, főszámos iktatás, alszámos iktatás, betekintése van saját szervezete iktatókönyvébe, feladatszignálás, általános lekérdezéseket készíthet), c) Érkeztető és iktató (érkeztetés, iratrögzítés iktatás nélkül, főszámos iktatás, alszámos iktatás, nincs betekintése saját szervezete iktatókönyvébe, feladatszignálás, általános lekérdezéseket készíthet),

5 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 5. oldal d) Iktató2 (érkeztetés, iratrögzítés iktatás nélkül, főszámos iktatás, alszámos iktatás, betekintése van saját szervezete iktatókönyvébe, feladatszignálás, szervezeti egység postáit kezeli, általános lekérdezéseket készíthet), e) Ügyintéző (érkeztetés, iratrögzítés iktatás nélkül, főszámos iktatás, alszámos iktatás, nincs betekintése saját szervezete iktatókönyvébe, feladatszignálás, általános lekérdezéseket készíthet), f) Ügyintéző2 (érkeztetés, iratrögzítés iktatás nélkül, főszámos iktatás, alszámos iktatás, nincs betekintése saját szervezete iktatókönyvébe, feladatszignálás, ügyirat újranyitás, határidő módosítást végezhet, általános lekérdezéseket készíthet), g) Vezető (érkeztetés, iratrögzítés iktatás nélkül, főszámos iktatás, alszámos iktatás, feladatszignálás, szervezeti egység postáit kezeli, általános lekérdezéseket készíthet), h) Szakmai adminisztrátor (szervezeti egységet nem áll módjában létrehozni, saját szervezetéhez alkalmazottat rögzíthet, saját szervezetéhez iktatókönyvet rögzíthet, saját szervezetéhez irattári helyeket rögzíthet, szerepköröket definiálhat, kódtételeket és tárgysablonokat hozhat létre, irattári terveket, paramétereket, fájltárolót nem szerkeszthet, mutatókat, típusszámokat nem szerkeszthet), i) Belső adminisztrátor (jogai nincsenek korlátozva) pl.: új szervezeti egységek létrehozása, bármely szervezeti egységhez alkalmazottak felvétele, iktatókönyvek létrehozása, mutatók, típusszámok szerkesztése, létrehozása stb. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése 16. (1) A Hatóság a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kezeli. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. (2) A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső. (3) Az ügyiratokat, valamint az irattári anyagba tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni. (4) Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

6 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 6. oldal 17. (1) Az iratok nyilvántartására, iktatására a Hatóság a Poszeidon elektronikus iratkezelési és ügyviteli programot használja. A Jogi Főosztály, valamint az Informatikai Főosztály vezetője, illetőleg a tevékenységi körében iratkezelési feladatokat ellátó vezető, ügyintéző, iktatást végző iktató, asszisztens köteles gondoskodni az elektronikus iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról. A technikai és szervezési intézkedéseknek, a kialakított eljárási szabályoknak biztosítaniuk kell az üzembiztonsági, adatvédelmi szabályok érvényre juttatását. Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen. (2) Az elektronikus iratkezelési szoftvernek az adatokat központilag a Hatóság Számítóközpontjában telepített szerver adatbázisban kell tárolnia. A Poszeidon rendszer mentése során az adatbázisról (Oracle RAC) minden két órában inkrementális mentés készül, illetve minden nap egyszer teljes mentés. Változás esetén az alkalmazásszerverek hetente egyszer kerülnek mentésre. (3) Az iratot az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni). Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. (4) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen. (5) Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iktató) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. (6) Biztosítani kell a papír alapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát. Az iktatott elektronikus iratnak az irat megnyitása nélkül is azonosíthatónak kell lennie. (7) Az elintézett ügyek iratait (átmeneti irattárban) irattárban kell elhelyezni. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 18. Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében. 19. A Hatóság alkalmazottai csak azokhoz az - akár papír alapú, akár elektronikus adathordozón tárolt - iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságról naprakész nyilvántartást kell vezetni. 20. (1) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a) Saját kezű felbontásra!, b) Más szervnek nem adható át!,

7 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 7. oldal c) Nem másolható!, d) Kivonat nem készíthető!, e) Elolvasás után visszaküldendő!, f) Zárt borítékban tárolandó! (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás. (2) Az előzőekben meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. 21. Az irat a munkahelyről csak hivatalos ügyintézés céljából vihető ki, munkahelyen kívüli tanulmányozása, feldolgozása, tárolása csak a szervezeti egység vezetőjének engedélyével történhet meg. 22. (1) Az ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintést és másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. (2) A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekből nyilvános adatok megismerésére irányuló kérelmek kezeléséről külön elnöki utasítás rendelkezik. III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldemények átvétele 23. A küldemény érkezésének módjai: a) a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló 79/2004. (IV. 19.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik, b) külön kézbesítés, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére megbízás alapján a titkársági asszisztens jogosult, aki az átvételt aláírásával dokumentálja, c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult, d) elektronikus úton érkezett küldemények átvétele a szervezeti egység központi postafiókján keresztül történik. 24. A küldemény átvételére jogosult: a) a címzett vagy az általa megbízott személy, b) a szervezeti egység vezetője vagy az általa megbízott személy, c) az iratkezelést felügyelő Jogi Főosztály vezető vagy az általa megbízott személy, illetve a postai meghatalmazással rendelkező személy, d) az ügyfélszolgálati iroda munkatársa, e) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy, f) elektronikus küldemények ( ) esetében az ügyintéző, vagy a szervezeti egység kijelölt munkatársa ek fogadása

8 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 8. oldal Az elektronikus levelek iratkezelő rendszerbe történő elhelyezésére (iktatására) az ügyintézőknek és a szervezeti egységek kijelölt munkatársainak fokozott figyelmet kell fordítaniuk, és lehetőség szerint kerülniük kell a felesleges nyomtatást. A szervezeti egység vezető az Ügyrendben meghatározhatja a kötelezően iktatásra kerülő elektronikus küldemények körét. 26. Faxok fogadása A beérkező faxok fogadása egyedileg történik az adott szervezeti egységnél. A szervezeti egységek kijelölt munkatársai rendszeresen ellenőrzik a faxkészülékeket. A beérkező faxokat, amennyiben az elektronikus úton is elérhető, akkor elektronikus úton kell kezelni. Ha csak papír formátumban érhető el a fax, akkor digitalizálni kell, vagy kivételes esetben a hagyományos küldeményekhez hasonlóan kell kezelni. 27. (1) A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát, b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét, c) az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét, d) elektronikus aláírással ellátott irat esetében az elektronikus aláírás érvényességét. (2) Az átvevő köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban vagy a szervezet belső szabályzatában előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről. Az átvevő a papír alapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. 28. (1) Az azonnal és sürgős jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni, az elektronikus iratot részére továbbítani kell. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni. (2) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell. (3) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt, az elektronikusan érkezett irat kivételével, irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. 29. Az elektronikus úton érkezett irat átvétele (1) Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). (2) A nem folyamatos működésű rendszer esetében a határidőt megtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzemszünet időszakára esik, ennél fogva az elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzemszünetet követő első munkanapon állítja ki. Egyes elektronikus úton érkezett iratok elektronikus visszaigazolása esetében külön jogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő.

9 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 9. oldal (3) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére. (4) A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha a) a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. (5) A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Erről nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. A küldemények felbontása 30. (1) A szervhez érkezett küldeményt - a minősített iratok kivételével: a) a címzett, vagy b) a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagy c) az SzMSz-ben és az Ügyrendben meghatározott szervezeti egység dolgozója, vagy d) elektronikus küldemények ( ) esetében az ügyintéző, vagy a szervezeti egység kijelölt munkatársa jogosult felbontani. (2) Az érkeztetést végző személy feladata a küldemény bontásával párhuzamosan azokat szelektálni, csoportosítani címzés alapján, és gondoskodni a mielőbbi továbbításukról. A felbontott küldeményeket szervezeti egységenként (ügyintézőként) kell rendszerezni, és meghatározni a további folyamatot (iktatás, digitalizálás, közvetlen továbbítás, esetleg selejtezés). 31. (1) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani: a) az s. k., felbontásra szóló, valamint b) azon küldeményeket, melyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte. (2) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Szabályzat szerinti iktatásáról. (3) A nem felbontható küldemény érkezéséről a címzett személy értesítése történhet elektronikus úton, vagy szóban. A nem felbontható küldemények címzett által történő átvételéről feljegyzést kell készíteni. Az átvétel ténye rögzíthető az elektronikus iratkezelési rendszerben, vagy történhet postakönyvben. (4) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. (5) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is. 32. (1) Az elektronikusan érkezett iratot iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

10 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 10. oldal (2) Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, és az elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Ez esetben az iratot iktatni nem kell. (3) Amennyiben az iratnak csak egyes elemei nem nyithatóak meg a rendelkezésre álló eszközökkel, úgy a küldőt három napon belül értesíteni kell az elemek értelmezhetetlenségéről, és az elektronikus úton történő fogadás szabályairól, illetve az ismételt megküldés szükségességéről és lehetőségeiről. 33. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. 34. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen: a) papír alapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték szerelésével biztosítható, b) elektronikus úton érkezett irat esetében biztosítani kell a technikai követelményeket, amelyek lehetővé teszik, hogy az irat benyújtásának időpontja megállapítható legyen, c) amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell szerelni. 35. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell szerelni, ha a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, e) az ajánlott vagy ajánlott-tértivevény posta jelzettel ellátott boríték. A küldemények érkeztetése 36. (1) Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. Az iktatóprogram évenként 1-es sorszámmal induló szervezetenkénti érkeztető sorszámot generál (pl.:2011/eh/jf/00001). A nem iktatandó iratok köre a Szabályzatban meghatározott. A nem iktatott iratokból később is lehet ügyiratot nyitni az elektronikus iktatási rendszerben. (2) A papír alapú és elektronikus küldemények átvételét érkeztető nyilvántartás segítségével hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. A postai és futárküldemények érkeztetése az iratok érkeztető bélyegzővel történő ellátását, valamint az iratok elektronikus iratkezelési rendszerbe történő felvételét jelenti. (3) Az érkeztetés során rögzíteni kell a küldemény irányát, tárgyát, a feladó személy vagy szervezet nevét és címét, valamint a címzett szervezet megnevezését, könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Szükség esetén a küldemény további adatai is rögzítésre kerülhetnek. Az érkeztető bélyegző tartalmazza a szervezet megnevezését, címét, a beérkezés időpontját, az érkeztető számot, az iktatószámot, a mellékletek számát db/csomag bontásban. Valamennyi irat lebélyegzésre kerül, függetlenül az iktatástól.

11 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 11. oldal (4) Az érkeztetést végzők a felbontott iratok esetén az iratra, nem bontott iratok esetén a borítékra helyezik el az érkeztetés információit. (5) Az érkeztetés nyilvántartása - függetlenül az irat adathordozójától - a központi adatbázisban történik. Az egyes iratokhoz kapcsolódó érkeztető azonosítót és az érkeztetés időpontját a rendszer automatikusan adja, azt módosítani nem lehet. (6) A személyes postafiókokra érkező hivatalos küldeményeket azonnal a központi postafiókokba kell továbbítani. (7) A küldemények érkeztetése a küldemény fajtája, formátuma szerint: a) papír alapú küldemények érkeztetését a központi iktatóiroda, vagy az erre kijelölt iktató vagy titkársági asszisztens végzi az átvétel igazolásával, b) az elektronikus postafiókra érkező elektronikus küldemény érkeztetését a szervezeti egység kijelölt dolgozója végzi a visszaigazolással egyidejűleg. (8) Az iratokat lehetőleg a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell érkeztetni, majd iktatni. Az érkeztetésnek, iktatásnak - a hivatali okból szükséges soron kívüli iktatástól eltekintve - az iratok beérkezési sorrendjében kell történnie. Lehetőség van az érkeztetés és iktatás egy lépésben történő elvégzésére az elektronikus iratkezelő rendszer Gyorsiktatás felületén, ha az érkeztető és iktató személy azonos. Az iratok vonalkóddal történő ellátása 37. (1) Az érkeztetést követően az iktatandó iratokat (bejövő, kimenő) vonalkóddal kell ellátni. Az irat címoldalára, első oldalára kell ragasztani a vonalkódot úgy, hogy a teljes tartalom továbbra is olvasható maradjon. A vonalkód és az iratkezelési rendszer által generált érkeztető szám, iktatószám nem egyezik meg. (2) Az elektronikus iratkezelési rendszerben az irat további adatainak meghatározása, valamint a küldemény iktatása csak a vonalkóddal történő azonosítást, összerendelést követően lehetséges. Az iktatás során először a vonalkódot kell bevinni az elektronikus iratkezelési rendszerbe, majd hozzá kapcsolódóan a további iktatási adatokat. A vonalkód értékét megadhatjuk vonalkód-leolvasó segítségével, vagy akár begépelhetjük. Az ügyintéző kijelölése (szignálás) 38. Az iktatott iratok szignálása a szervezeti egységek vezetőinek, valamint az általuk megbízott személyeknek a feladata. Az elektronikus iratkezelési rendszerben és/vagy papír alapon továbbított iratokat azok tartalma, témája alapján ügyintézésre, feladat végrehajtásra kell kiadni kijelölt ügyintéző vagy más szervezeti egység részére. Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani. 39. Amennyiben az ügyintéző személy a beérkező irat alapján nem ismert, úgy mindenképpen szükséges a szignálás, amelynek során a szervezeti egység vezető: a) kijelöli az irat ügyintézőjét, felelősét, a hozzáféréssel rendelkezők körét, b) meghatározza a végrehajtási határidőt (sürgősségi fok), c) utasítást ad a végrehajtásra vonatkozóan,

12 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 12. oldal d) egyéb kapcsolódó információkat ad írásban, a szignálás idejének megjelölésével. 40. (1) A szervezeti egység vezetője távolléte idejére köteles írásban helyettest megbízni a hivatalos küldemények esetenkénti vagy állandó jelleggel történő szignálására. (2) A szervezeti egység vezetője elrendelheti az irat bemutatás előtti iktatását. (3) A szignálást az elektronikus iratkezelési rendszerben kell megvalósítani, függetlenül attól, hogy az eredeti papíralapú iratra rávezetésre kerül-e a szignálási információ, vagy sem. A szignálás végrehajtásával - függetlenül a választott módszertől - az elektronikus iratkezelési rendszerben valamennyi iratnak és a hozzá kapcsolódó felelősnek, határidőnek, további információnak meg kell jelennie. 41. A szervezeti egységek vezetői részére az alábbi szignálási lehetőségek állnak rendelkezésre: a) Az illetékes szervezeti egység vezetője hagyományosan kézzel, az iraton szignálja az iktatott iratot. A szignálást végző kijelöli az ügyintézőt, majd ráírja az iratra, valamint megjelöli az iraton az ügyintézés határidejét, továbbá különböző kezelési utasításokat ad. A szervezeti egység iktatással megbízott munkatársa a kézi szignálást követően az elektronikus iratkezelő rendszerben rögzíti az ügyintézőt és a szignálás során meghatározott információkat, illetve a határidőt. Az iktatással megbízott munkatárs kezeli tovább az iratot. b) Az illetékes szervezeti egység vezetője az érkeztető személytől megkapja az eredeti iratot papír alapon, majd az elektronikus iratkezelő rendszerben kijelöli az ügyintézőt és elektronikus úton szignálja az iratot. A szignálandó irat elektronikus iratkezelési rendszeren belüli gyors előkeresését az iraton elhelyezett vonalkód gyorsítja meg. A szervezeti egység vezetője meghatározza az ügyintézés határidejét, valamint a megjegyzés rovatban különleges kezelési utasításokat adhat. A szignálás során, ha több szervezeti egységet érint az ügy, akkor a szignálást végzőnek lehetősége van betekintési jogosultságot adni más szervezeti egység és/vagy felhasználó személy számára. c) Az elektronikus iratkezelő rendszerben az iratok szignálását elektronikusan kell megoldani, mivel az iratokat a szervezeti egység már digitalizálta és lefűzte a kézi irattárban. Az illetékes szervezeti egység vezetője az iktatott tételhez csatolt szkennelt kép vagy csatolt fájl alapján jelöli ki az ügyintézőt és elektronikus úton szignálja az iratot. A szervezeti egység vezetője meghatározza az ügyintézés határidejét, valamint a megjegyzés rovatban különleges kezelési utasításokat adhat. A szignálás során, ha több szervezeti egységet érint az ügy, akkor a szignálást végzőnek lehetősége van betekintési jogosultságot adni más szervezeti egység és/vagy felhasználó személy számára. Beérkező iratok digitalizálása

13 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 13. oldal 42. A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási rendszerben minden nyilvántartásba vett beérkező, belső vagy kimenő irányú, archiválandónak minősített iratot archiválni kell az e szabályzatban meghatározott esetek kivételével. Az elektronikus ügyintézésre való áttérés fokozatosan történik oly módon, hogy a május elsejét követően megindított eljárások során benyújtott kérelmeket, és ezt követően az ehhez tartozó iratokat kell szkennelni. A hivatalból induló eljárásokat elektronikus úton kell indítani, de az ügyféllel csak akkor lehet a döntést elektronikus úton közölni, ha ennek jogszabályi feltételei fennállnak. 43. (1) A papír alapú iratokat a papírmentes irat- és ügykezelés érdekében digitalizálni kell. Az irat digitalizálására egyaránt sor kerülhet az érkeztetést követően, vagy az iktatás után, a szervezeti egység iktatója által az elektronikus iratkezelési rendszer segítségével. Az elektronikus iratkezelés elengedhetetlen feltétele az iratok digitalizálása. Az elektronikus iratkezelési rendszer rendelkezik digitalizáló funkcióval, vagyis az iktatás során az irat alapinformációi mellé szerelni lehet az irat digitalizált formátumban tárolt elektronikus képét. A beérkező postai és futárküldemények, valamint faxok digitalizálását az iktatást követően a szervezeti egységek iktatásért felelős személyeinek kell végrehajtaniuk, minden iktatott iratot digitalizálni (szkennelni) kell. (2) A teljes körű szkennelés alól kivételt képeznek az alábbi dokumentumok: a) amelyek szkennelésre alkalmatlanok (pl. tervdokumentációk, vagy A3-as méretnél nagyobb anyagok), b) amelyek nem kerülnek iktatásra, c) ha a szkennelt kép olvashatatlan lenne, d) CD/DVD küldemények tartalma, e) pénzügyi teljesítőképességet igazoló iratok, f) bírósági keresetet tartalmazó iratok, g) kormánytisztviselők, munkavállalók személyi anyagai, h) iskolai végzettséget igazoló iratok, i) egészségi alkalmasságot igazoló orvosi iratok, j) jogszabály szerint hitelesített formában benyújtandó iratok, k) kérelmezőt fényképen ábrázoló iratok, l) azon hatósági iratok, amelynek elektronikus elintézését jogszabály zárja ki. (3) Az archiválásra kijelölt munkatárs csak szkennelésre előkészített dokumentumot vehet át (pl. a jóváhagyásra, aláírásra váró dokumentumokat csak jóváhagyást, aláírást követően). A szkennelés előtt elő kell készíteni archiválásra az egyes iratokat. A beérkező iratoknál a tűzőkapcsokat, gemkapcsokat, és minden olyan tárgyat, melyek akadályozzák az iratok laponkénti szkennelését, vagy kárt okozhatnak a szkennelő berendezésben, el kell távolítani az iratokból. (4) Szkennelni csak vonalkóddal ellátott iratot lehet. A szkennelést végző munkatárs felel az átvett eredeti irat és az archivált dokumentum egyezőségéért. A szkennelésre kijelölt munkatárs a saját számítógépén ellenőrzi a létrehozott képfájl minőségét, elvégzi a szükséges javításokat. Amennyiben javíthatatlan hiányosságot állapít meg, akkor az iratot újra be kell szkennelni. (5) A papír alapú, vonalkóddal ellátott iratok digitalizálását kétféleképpen lehet végrehajtani. Az egyik megoldás a kötegelt szkennelés, amely nagyobb mennyiségű iratok gyors digitalizálására ad lehetőséget, a másik megoldás az egyéni, amely az iratok egyenként történő digitalizálását jelenti.

14 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 14. oldal (6) Az iratok digitalizált képe szokványos képformátumban kerül tárolásra, amelyeket az elektronikus iktató rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatárs manuálisan szereli az iktatott irathoz. (7) Az esetlegesen más adathordozón (cd, dvd), vagy formátumban érkező iratokat fájlcsatolással kell az iktatott tételhez rendelni (pl.: formátum). (8) Azokban az esetekben, ha az iratok iktatás nélkül kerülnek az ügyintézőhöz (pl.: s. k. levél, személyes átadással közvetlenül beérkező irat), akkor az ügyintézőnek kell gondoskodnia a szervezeti egységnél végzett iktatási helyre történő visszajuttatásról, illetve a megfelelő szakaszba történő beléptetésről. (9) Az iratokat az iktatást, digitalizálást követően az elektronikus iratkezelési rendszeren keresztül kell továbbítani a szervezeti egység vezetőjének szignálásra, illetve az ügyintézőknek ügyintézésre. Amennyiben indokolt és a szervezeti egység vezetője ezt igényli, akkor a papír alapú iratokat is továbbítani kell párhuzamosan az iratkezelési rendszeren keresztüli továbbítással. Az iktatás 44. (1) A Hatósághoz érkező, illetve ott keletkező iratokat - a következő pontban felsoroltak kivételével - ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. (2) A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen: a) az irat beérkezésének pontos ideje, b) az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, c) az irat tárgya, d) az elintézés módja, e) a kezelési feljegyzések, f) az irat holléte. 45. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: a) könyveket, tananyagokat, b) reklámanyagokat, tájékoztatókat, c) meghívókat, d) nem szigorú számadású bizonylatokat, e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat, f) pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint), g) munkaügyi nyilvántartásokat, h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, i) közlönyöket, sajtótermékeket, j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. 46. (1) Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürgős jelzésű iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot a megjegyzés rovatban minden esetben jelezni kell.

15 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 15. oldal (2) Az iktatás során először a vonalkódot kell bevinni az elektronikus iratkezelési rendszerbe vonalkód leolvasó készülék segítségével, majd hozzá kapcsolódóan a további iktatási adatokat. Az iktatás során valamennyi kötelezően kitöltendő mezőt (zöld színű) ki kell tölteni. Az elektronikus iratkezelési rendszer az iktatószámot és az iktatási időpontot automatikusan adja, az a későbbiek során nem módosítható, továbbá a rendszer rögzíti az iktatást végző személy nevét, szervezeti egységét. (3) A Nemzeti Közlekedési Hatóságnál az alábbi iktatási formákra van lehetőség: a) Főszámos iktatás: minden ügy külön-külön főszámon fut, b) alszámos iktatás: az egy ügyhöz tartozó iratok alszámosként való összecsatolása, c) típusszámos iktatás: az ugyanazon ügytípusba tartozó ügyek egy típusszámra iktatása, ezen belül van lehetőség főszámos, illetve alszámos iktatásra, pl.: a 91 típusszámot a Képzési és Vizsgáztatási Főosztály használja (Tolmácsos vizsgaengedély kérelem). Így minden olyan ügy, mely tolmácsos vizsgakérelem a 91 típusszámra kerül iktatásra. (4) Iktatás során a főszám a következő formátumban jelenik meg: EL/EH/NS/A/11/0/2011 (EL - Elnök; EH - Általános Elnökhelyettes; NS - Nagy szám; A - iktatókönyv jele; 11 - főszám; aktuális év). (5) Az alszám formátuma: EL/EH/NS/A/11/1/2011 (a 11-es főszámú ügyiraton belül az 1. alszámú irata). (6) Fejléces levélpapíron elegendő a szervezeti egység kód, főszám, alszám, iktatási év megjelenítése. Amennyiben az irat nem típusosan kerül iktatásra, a rendszer a típus szám (korábban gyűjtőszám) helyére automatikusan az NS kódot írja be (NS = nagy szám). Ellenkező esetben a felhasználó által kiválasztott típus szám kerül az iktatószámban feltüntetésre. A korábban belső számmal rendelkező iratok is nagyszámos ügyiratok lesznek. 47. (1) Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni és az ellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell. (2) Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. (3) Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. (4) Érkeztetéskor, iktatáskor a tárgy mező kitöltésénél ügyelni kell arra, hogy rövidítéseket ne alkalmazzunk. Téves iktatás vagy téves adat bejegyzése esetén - amennyiben a beírt adat nem módosítható - az iktatott tételt az elektronikus iktatókönyvben stornózni kell. Lehetőség van az irathoz megjegyzést is megadni a Megjegyzés mezőben. (5) A gyorsiktató felület használható kizárólag érkeztetésre, valamint érkeztetésre és iktatásra egyaránt. (6) Az iktatáskor kötelező legalább egy mutató kiválasztása. Egyidejűleg több mutatót is lehet alkalmazni. A kötelező mutatókat a Poszeidon iktatóprogramban is használni kell. (7) Előadói ívet csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező személy nyomtathat ki.

16 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 16. oldal (8) Az ügyirat elintézésére vonatkozó határidő rögzítésére az iktatást végző munkatársnak egy alkalommal van lehetősége az iktatás során. Az így megadott határidő módosítására az ügy előadójának nincs lehetősége, csak a határidő módosítási jogosultsággal rendelkező (Ügyintéző2 szerepkör) vezető vagy másik ügyintéző végezheti azt el. Határidő módosítás esetén naplózásra kerül a módosítás ideje, a módosítást végző személy neve. Az iktatóprogramban megjegyzésként rögzíteni kell a módosítás okát, papír alapú irat esetén az ügyiratra vezetett feljegyzés alapján. Az iktatórendszer mindig az utoljára megadott határidőt fogja a többi felhasználónak megjeleníteni és figyelni. (9) A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) 33. (3) bekezdése tételesen meghatározza azokat az időtartamokat, amelyek az ügyintézési határidőbe nem számítanak bele. Az ügyintézési határidőt indokolt esetben egy alkalommal, legfeljebb 30, kiskorú ügyfél esetén legfeljebb 15 nappal az eljáró hatóság vezetője meghosszabbíthatja. (10) A szervezeti egység vezető felelősséggel tartozik az eljárási határidők meghosszabbításának jogszerű elvégzéséért, valamint azért, hogy az ügyirat előadója saját ügyében határidő módosítást ne tudjon végezni. (11) A program figyeli a kiosztott határidőket, a lejárat előtt értesítőt küld az érintetteknek. 48. Elektronikus iratok iktatása A beérkező hivatalos elektronikus iratok ( ek, mellékletek) iktatását valamennyi felhasználónak, ügyintézőnek magának kell végrehajtani. Az iktatás itt is az elektronikus iratkezelő rendszerben történik, közvetlenül a Microsoft Outlook levelezőrendszerből áthelyezve a kijelölt üzenetet. 49. Faxok iktatása (1) A beérkező faxok iktatását az elektronikus iktatási rendszerben a postai küldeményekhez hasonlóan kell végrehajtani annyi megkülönböztetéssel, hogy az érkezés módjánál a fax jelölés használandó. (2) Ha az iratokat kivételesen papír alapon kell kezelni, az alábbi segédletek állnak rendelkezésre: a) átadó lap, amelyen keresztül az ügyiratok átadása történik, b) előadói ív az iratok fizikai egységének biztosítására. (3) Amennyiben papír alapú irat iktatása történik, az iktatáshoz iktatóbélyegzőt (amely megegyezik az érkezető bélyegző adattartamával) kell használni, ennek lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható. (4) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: a) a szerv nevét, székhelyét, b) a dátumot, mellékletet, c) az érkeztető számot, d) az iktatószámot. Az iktatószám 50. (1) Az iratokat az ügyiratra, az ügyirathoz tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, egyedi azonosító számon, iktatószámon kell iktatni.

17 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 17. oldal (2) Az iktatást minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni. Az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatóhely azonosítóját (szervkód/, iktatási főszám-, alszám), valamint az iktatószám kiadásának évét. (3) Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Az iktatószám képzésénél biztosítani kell a szigorú sorszámozású folytonosságot és az egyediséget. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra. (4) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani, az ügyirathoz tartozó iratokat pedig az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon. (5) Az alszámokra tagolódó sorszámos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot, főszámot kap. Az ügyben keletkező további iratok a főszám alszámain kerülnek nyilvántartásba. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. (6) Az ügyintézés szakmai követelményeinek érvényesítése miatt az iktatószám képzése során további szám, illetve betűjel alkalmazható. A tárgy szerinti azonosítókkal történő iktatás tartalma megegyezik a nagyszámos iktatással. A helyben keletkező, lényegesen nagyobb esetszámban és ismétlődően előforduló ügyek kerülnek ilyen módon iktatásra. Valamennyi szervezeti egységnél egy ügytípus iktatása ugyanazon a típuskódon történik. Iktatókönyv 51. (1) A Hatóság iktatás céljára elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) használ. (2) Az elektronikus iktatóprogram kötelezően az alábbi adatokat tartalmazza: a) iktatószám, b) iktatás időpontja, c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója, d) adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája, e) expediálás időpontja, módja, f) küldő adatai (név, cím), g) címzett adatai (név, cím), h) hivatkozási szám (idegen szám), i) mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus), j) ügyintéző megnevezése, k) irat tárgya, l) elő- és utóiratok iktatószáma, m) kezelési feljegyzések, n) intézés határideje, módja és elintézés időpontja, o) irattári tételszám, p) irattárba helyezés. (3) Az elektronikus iktató könyvben az előszűrő felületen lehetőség van különböző keresési feltételek megadására. Az előszűrő feltételek alapján megjelenített rekordokat tovább szűkíthetjük egyéb keresési feltételek alapján (egyszerű keresés, összetett keresés, lekérdezések). (4) Az elektronikus iktatókönyv a módosításokat, tartalmuk megőrzésével, a jogosultsággal rendelkező személy azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével dokumentálja.

18 Magyar joganyagok - 1/2012. (V. 31.) NKH utasítás - a Nemzeti Közlekedési Hatóság E 18. oldal (5) A téves iktatás iktatószáma nem használható fel újra, azt az utólagos módosítás szabályainak megfelelően használaton kívül kell helyezni. (6) Az elektronikus iktatókönyv az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után automatikusan lezárul. A lezárást követően el kell készíteni az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát. Zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe nem lehet több iratot iktatni. (7) Iktatás előtt az iktatást végző személynek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e előirata. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktató könyvben az előirat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát. (8) Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni. (9) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez szükséges, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt papír alapú iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást és a csatolás megszüntetését az elektronikus iratkezelési rendszerben, valamint szükség esetén az előadói íven jelölni kell. (10) Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben jelölni kell. (11) Azokban az esetekben, amikor az előiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az iktató, ha pedig az előzmény az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. (12) A papír alapú ügyvitel segédeszközeként a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére, b) az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére, c) az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. (13) Az előadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni. (14) Az előadói ívet az elektronikus iktatóprogram az iratkezelés és ügyintézés rögzített adatainak felhasználásával elektronikus úton készíti. Az iratok ügyintézése 52. (1) Az elektronikus iratkezelési rendszer bevezetésével, az iratokkal kapcsolatos ügyintézés elektronikus úton történik. Az elektronikus iratkezelési rendszerben az ügyintézők számára hozzáférhetők az ügyintézéshez szükséges információk. A kiadott iratok ügyintézésének, a kapcsolódó feladatok végrehajtásának nyomon követése, az esetleges beavatkozás, intézkedés meghatározása a szervezeti egység vezetőjének feladata. (2) Az ügyintézőnek az ügyintézéssel kapcsolatos információkat az elektronikus iratkezelési rendszerben kell rögzítenie. Az ügyintézés lezárásával az ügyintézőnek meg kell jelölni az elektronikus iratkezelő rendszerben az ügyintézés módját és dátumát. (3) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz, vagy más szervezeti egységhez kell továbbítani.