2014/10. SZÁM TARTALOM

Átírás

1 2014/10. SZÁM TARTALOM Utasítások oldal 28/2014. (II. 17. MÁV-START Ért. 10.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. valamint az érintett leányvállalati csoport Iratkezelési Szabályzatáról szóló 58/2013. (XII. 20. MÁV Ért. 21.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás hatályba léptetéséről... 2

2 Utasítások ÉRTESÍTŐ 2 Szabályzatáról szóló 58/2013. (XII. 20. MÁV Ért. 21.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás 28/2014. (II. 17. MÁV-START Ért. 10.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. valamint az érintett leányvállalati csoport Iratkezelési Szabályzatáról szóló 58/2013. (XII. 20. MÁV Ért. 21.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás hatályba léptetéséről Ungvári Csaba s.k. vezérigazgató 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az 51/280/2013. sz. Alapítói határozatban foglaltak végrehajtása. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed MÁV-START Zrt. valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős A hatályba léptető utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV-START Zrt. kabinetvezetője felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Az 1. sz. függelék 3. számú pontja szerint. 4. AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA Az utasítás leírását az 1. sz. függelék tartalmazza HIVATKOZÁSOK, BIZONYLATOK, MÓDOSÍTÁSOK HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK 5.1. Hivatkozások: 51/280/2013. sz. Alapítói határozat. 6.0 HATÁLYBALÉPTETÉS Ez az utasítás a közzétételének napján lép hatályba. 7.0 MELLÉKLETEK 1. sz. függelék: a MÁV Zrt. valamint az érintett leányvállalati csoport Iratkezelési

3 3 58/2013. (XII. 20. MÁV Ért. 21.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. valamint az érintett leányvállalati csoport Iratkezelési Szabályzata 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV Zrt. valamint a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszert használó leányvállalatok (továbbiakban, mint Társaság) Iratkezelési Szabályzatának (továbbiakban Szabályzat) célja, hogy elősegítse a Társaság valamennyi szervezeti egységénél kötelezően bevezetett központi elektronikus iratkezelési rendszer használatát és alkalmazását. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 AZ UTASÍTÁS HATÁLYA Személyi hatály: A Szabályzat hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére, valamennyi, az ügyviteli folyamatban részt vevő vezetőjére és munkavállalójára, valamint az erről rendelkező alapítói/közgyűlési/taggyűlési határozat alapján a határozat kiadásának napjától a Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszert használó leányvállalatok valamennyi szervezeti egységére és ügyviteli folyamatban részt vevő munkavállalójára. Tárgyi hatály: Jelen szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni a Társaság szervezeti egységeihez érkező és ott keletkező, illetve onnan kimenő valamennyi papíralapú és elektronikus iratra, a szervezeti egységek irattári anyagaira. A Szabályzat előírásait kell alkalmazni a Társaság szervezeti egységei által végzett valamennyi, ügyviteli tevékenységre és az ügyviteli folyamat minden munkamozzanatára (küldemény-irányítás, postabontás, előzményezés, iktatás, határidőbe tétel, szignálás, kiadmányozás, irattöbbszörözés, koordináció, expediálás, kézbesítés, irattárazás, kölcsönzés, selejtezés, megsemmisítés, levéltárba adás). A Szabályzat a jogszabályi rendelkezések, valamint jelen Szabályzatban meghatározott kivételek szerint elektronikus úton nem intézhető ügyek miatt a papír alapú iratok kezelésével kapcsolatosan is tartalmaz rendelkezéseket. Az ügyirat-kezelési rendszer használatával kapcsolatos rendelkezéseket a Poszeidon Felhasználói Dokumentáció, valamint az E-learning oktatási anyag tartalmazza, amely valamennyi szervezeti egységnél elérhető elektronikus formában. A rendszer használatát a kulcsfelhasználók segítik. A rendszer használatával kapcsolatos problémákat elsődlegesen a Társaság kulcsfelhasználóinak, majd a HelpDesk feladatokat ellátó szervezet felé kell jelezni. E Szabályzat hatálya nem terjed ki a Társaság munkavállalóinak személyzeti anyagaival kapcsolatos ügyintézésekre, amit a humán szolgáltató szervezet kezel, ezen szervezethez érkező és onnan küldendő iratokra, mivel azokra külön szabályokban rögzített ügyvitel működik (9. számú melléklet), valamint a Társaságnál elkülönített ügyviteli feladatokat támogató rendszerek alkalmazására - Gazdálkodás Irányítási Információs Rendszer (GIR), - felsőfokú humán ügyfél-kezelési e-business megoldás (SAP CRM), Beszerzést támogató rendszer (Basware), küldeménytovábbítási rendszer (IntelAgent), pályavasúti rendkívüli küldemények szoftver (Win Rk). A Szabályzat nem tér ki a minősített iratokra és azok kezelésének rendjére, amelyre külön utasítás rendelkezései vonatkoznak.

4 4 2.2 AZ UTASÍTÁS KIDOLGOZÁSÁÉRT ÉS KARBANTARTÁSÁÉRT FELELŐS Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős a MÁV Szolgáltató Központ Menedzsmenttámogatás és ügyvitel szervezet vezetője. A MÁV Zrt. koordinációs feladatait a Menedzsmenttámogatás szervezet végzi. 3.0 FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK Az utasításban használt fogalmak meghatározását az 1. sz. melléklet tartalmazza. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Társaság Iratkezelési szabályzata a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény (a továbbiakban Ltv.) 10. (1) bekezdés b) pontja, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelettel, a Társaság hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatával (a továbbiakban: SZMSZ) összhangban készült Az iratkezeléssel szemben támasztott alapelvek A Társaság iratkezelési feladatait elektronikus úton, a Poszeidon DMS Ügyviteli és Iktatási Rendszerben (továbbiakban: Poszeidon DMS) látja el. Az iratkezelés során biztosítani kell, hogy a Társasághoz, illetve annak szervezeti egységeihez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított papír alapú és elektronikus irat: a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető, c) a kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen, d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez és védelméhez biztosítva legyenek a megfelelő feltételek, e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen, f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető legyen, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen, és g) az iratkezelés szervezete az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson Iratkezelés szervezete, felügyelete A Társaság a jelen szabályzatban határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. A Társaság az iratkezelési feladatokat vegyes rendszerben látja el, a) az érkeztetést központilag, egyetlen szervezeti egység feladataként, b) az iktatást osztottan, az ügyeket intéző szervezeti egységnél történik. Az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az ügyviteli rendszert megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet. Az iratkezelésért felelős szervezet munkatársai kötelesek a Szabályzatban foglalt rendelkezésektől eltérő, szabálytalan iratkezelési és ügyviteli gyakorlatra az adott szervezeti egység munkavállalóinak figyelmét felhívni és szükség esetén az érintett egység vezetőjének bevonásával a szabálytalanságok megszüntetésére a szükséges intézkedéseket megtenni. Ismételt szabálytalan iratkezelés esetén az iratkezelésért felelős szervezet vezetője írásban, határidő megjelölésével felhívja az érintett szervezeti egység vezetőjét a szükséges intézkedések foganatosítására, aki a megtett intézkedésekről köteles írásban visszajelzést küldeni.

5 5 Az egységes és szabályszerű ügyirat-kezelési gyakorlatot a Társaság iratkezelésért felelős vezetője a felügyeli. A Társaság iratkezelésért felelős vezetője a Társaság Szervezeti és Működési Szabályzatában kijelölt vezető. A Társaság feladata az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzésének, továbbképzésének megszervezése, a belső név- és címtáraknak a szervezeti változásoknak megfelelően frissített adatállományok átadása a rendszerre vonatkozó üzemeltetési szabályzat alapján. Az Iratkezelésért felelős szervezet feladata az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, helyettesítési jogoknak naprakészen tartásáról gondoskodni, együttműködve az informatikai szervezettel, az érintett szervezeti egységek erre a feladatra kijelölt kulcsfelhasználóival, akik a szervezeti egységeik iratkezelési feladatait koordinálják. Az Iratkezelésért felelős szervezet vezetője felelős: a Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyásáért, évenkénti felülvizsgálatáért iratkezelési segédeszközök biztosításáért (kézbesítőkönyv, iratminták) az iratkezelés szervezeti és személyi feltételeinek kialakításáért; a Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, és a tudomására jutott szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért; az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért, a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért; a Irattári tervben (3. sz. melléklet) meghatározott idő után a nem selejtezhető iratanyag Archívum szervezethez történő átadásáért, egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért; a Poszeidon DMS megfelelő dokumentáltságáért (az iratok elkészítésének, nyilvántartásának, és kezelésének a rendjét, a határidők nyilvántartásáért). A Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a Társaság első számú vezetője, illetve az általa megbízott vezető a felelős. Az iktatás informatikai rendszerének biztonsági követelményeiért az MSZSZ-ben erre kijelölt szervezeti egység vezetője felelős Iratkezeléssel kapcsolatos felelősség A) A szervezeti egységek vezetőinek iratkezeléssel kapcsolatos felelőssége A szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni arról és ellenőrizni, hogy: a) a zavartalan munkavégzés feltételei biztosítottak legyenek; b) az iktatórendszer szerepkörei megfelelő módon kerüljenek kiosztásra; c) határidő-módosítást, ügyirat újranyitást csak a kijelölt ügyintézők végezhessenek; d) az informatikai eszközök megfeleljenek a követelményeknek; e) az ügyintézők a munkájukkal összefüggő iratkezelési, irattárolási ismereteket elsajátítsák, az előírásokat megtartsák, és a szükséges informatikai eszközöket használják. Továbbá minden vezető köteles rendszeresen ellenőrizni, hogy a dolgozó nem követett-e el olyan mulasztást, amely miatt a rendszer működése, az iratkezelés folyamata meghiúsulhat (pl. figyelmeztetés ellenére az előírt rendszert nem megfelelően használja, oktatáson a saját hibájából nem vesz részt), amennyiben a fentiek valamelyikét tapasztalja, jelzi az Iratkezelésért felelős vezetőjének;

6 ÉRTESÍTŐ 6 a tudomására jutott iratkezeléssel kapcsolatos rendellenességet azonnal kivizsgál(tat)ni, és megszüntetéséről intézkedni, szükség esetén a felelős vezető egyidejű értesítése mellett; a rábízott területen az iratkezelési szabályok betartását, az előírásoknak megfelelő munkavégzés feltételeit, és a lezárt ügyiratok irattárba helyezését ellenőrizni, a munkavállalók oktatásokon való részvételét biztosítani. B) Ügyintézők, iktatók iratkezeléssel kapcsolatos felelőssége Az iratkezelésben közreműködő valamennyi munkavállaló köteles betartani a munkavégzésére vonatkozó szabályokat. a) a munkája végzéséhez szükséges ismereteket elsajátítani és azokat a munkavégzés során alkalmazni; b) az elektronikus iratkezelési rendszert használni, c) az iratkezelési rendszer oktatásán részt venni, d) a problémát, incidenst, vagy veszélyt jelentő rendellenességet, üzemzavart a tőle elvárható módon megszüntetni, vagy ha erre nem képes, akkor megfelelő intézkedést kérni a felettesétől, A szervezeti egység vezetők és ügyintézők feladatai A) A vezető feladata a) szignálás; b) szükség esetén iratok elintézésének nyomon követése; c) ügyintézési határidő betartásának figyelemmel kísérése; d) kiadmányozás, e) irattárba helyezés jóváhagyása. B) Az ügyintéző feladata a) döntés a csatolt előzményiratok végleges szereléséről; b) ügykezelői utasítások megadása; c) iktatás; irattári tételszám meghatározása; d) elektronikus és materiális iratpéldányok csatolása, kiadmánytervezet készítése, továbbítása feladatküldéssel e) irattárazásra átadás az ügy lezárásakor, mely magában foglalja az iratmegőrzőben tárolt első materiális példányok ügyiratba való összeszerelését is. C) Az iratkezelési és irattárazási feladatokkal (irattáros) megbízott munkatárs feladata: a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemények átvétele, bontása, nyilvántartása, iktatása, archiválása, továbbítása, postázása, irattárazása, őrzése és selejtezése, b) a papír alapú irat, materiális példányok kiadása és visszavétele A jogosultságok, szerepkörök kezelésének általános szabályai Az Iratkezelésért felelős szervezet vezetője felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére. Az Iratkezelésért felelős szervezet vezetője kezdeményezi a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatát. A Poszeidon DMS-hez való hozzáférési jogosultság-változásokat a rendszerben névre szólóan kell dokumentálni. Felhasználó felvétele, jogosultságának kiosztása, illetve módosítása kizárólag az adott felhasználó munkáltatói jogkörgyakorlójának vezetőjének írásbeli kérelme alapján, a Társaság humáninformatikai rendszerében szereplő nyilvántartásnak megfelelően vagy a humán szervezet engedélyével történhet.

7 7 A jogosultság regisztrálása, módosítása a vezetői engedélyezést követően az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó szerepkörök leírásánál meghatározottak szerinti személy(ek) feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását a szervezeti egység vezetője kezdeményezi, erre a névre szóló hozzáférési jogosultság/szerepkör kérő adatlap (4. számú melléklet), vagy azzal azonos tartalmú elektronikus dokumentum segítségével. A beállítást végző belső adminisztrátor a jogosultság életbelépését az időpont feljegyzésével, beállításának megtörténtét a dokumentumon / elektronikus kérelmen igazolja, amelyről a jogosult és az Iratkezelésért felelős szervezet értesítést kap. A szervezeti egységek munkavállalóinak szerepköreit a munkáltatói jogkör gyakorlója határozza meg. Ennek alapján a szerepkörök beállítását a Társaság erre a feladatra kijelölt munkavállalója (belső adminisztrátor vagy kulcsfelhasználó) végzi el A Poszeidon DMS használatához kapcsolódó főbb szerepkörök és jogosultságok Egy felhasználónak több szerepköre is lehet és egy szerepkör több felhasználónak is kiosztható. Felhasználói szerepkörök: funkcionális jogosultság, a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, és egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel rendelkezhet: a) Érkeztető-postázó b) Iktató c) Irattáros d) Lekérdező e) Szignáló f) Ügyintéző g) Vezető h) Kiadmányozó Adminisztrátori szerepkörök és jogosultsági szintek: a) Adatgazda: b) Belső adminisztrátor c) DMS adminisztrátor: d) Rendszergazda e) Superuser A szerepkörök részletes magyarázata az 1/A sz. melléklet 1. pontjában található. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel, azaz mely szervezeti egységek tekintetében gyakorolhatja. Helyettesítés/meghatalmazás: a vezető által meghatározott időszakon belül egyik felhasználó átveheti/párhuzamosan használhatja egy másik felhasználó szerepköreit, jogosultságait, hierarchiában elfoglalt helyét. 4.2 AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése A Társaság feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre egy adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kezeli. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmány tervezet a legfelső. A digitális ügyiratok szintén ugyanezen módszer alapján, ún. virtuális előadói íven, virtuális ügyiratokként jelennek meg.

8 8 Az ügyvitelhez már nem szükséges, azaz lezárt és befejezett - irattárazási utasítással ellátott - ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása, iratkezelési segédletek Az iratok nyilvántartására és iktatására a Társaság a Poszeidon elektronikus iratkezelési és ügyviteli rendszert (Poszeidon DMS) használja. Az érdemi ügyintézést igénylő iratokat a Poszeidon DMS által generált iktatószámon kell nyilvántartani. Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen. Az iratkezelési folyamat szereplőinek személyét (szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iktató) érintő változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni a személyeket, és az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. Az iratok nyilvántartására iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása nyilvántartásba történő feljegyzéssel megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek: elektronikus érkeztető könyv név- és tárgymutatóval, elektronikus iktatókönyvek az iratok nyilvántartására, Poszeidon DMS, az iratok mozgatásának, nyomon követésének, határidők betartásának nyilvántartására, átadókönyv (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén), belső kézbesítőlap (postalap), kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására), bélyegző nyilvántartási jegyzék (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására) Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme A Társaság munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. Az elektronikus iktatási rendszerben a hozzáférési jogosultságokat folyamatosan naprakészen kell tartani. A Társaság munkatársai munkajogi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért. Az irattári anyag kutatható, felhasználható ügyintézésre és külső szerv, vagy személy megkeresésére. A használat módja lehet: betekintés, kölcsönzés, másolat készítése. Külső szerv vagy személy részére a rá vonatkozó iratba való betekintést és másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai, a Társaság illetve a MÁV-Csoportba tartozó valamennyi Társaság szerzői jogai ne sérüljenek. Az engedélyezésre az ügyiratot irattárba helyező szervezeti egység vezetője jogosult. A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését dokumentálni kell az Iratkezelésért felelős szervezet irattárosnak az 5. számú melléklet szerint. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a közvetlen felettes vezető vagy munkáltatói jogkörgyakorló engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy annak tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

9 Ennek keretében meg kell határozni: a munkahelyről kivihető iratok körét, a kivitel engedélyezését írásban, az irat tanulmányozásának időtartamát, és az irat visszahozatalának időpontját. 9 Az előzőekben meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését. 4.3 AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldemények átvétele A küldemény érkezésének módjai: a) a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvételére postai meghatalmazással rendelkező személyek, Központi Kezelő Irodák (a továbbiakban: KKI) illetve a postai meghatalmazással rendelkező személyek jogosultak. Azon szolgálati helyeken, ahol nincs KKI, a szervezeteknek, mint önálló átvevőhelyeknek maguknak kell a küldemények átvételéről és kezeléséről gondoskodni. b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére az adott szervezeti egység megbízás alapján arra kijelölt munkavállalója jogosult, aki az átvételt aláírásával dokumentálja; c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult; d) elektronikus úton érkezett küldemények átvétele a szervezeti egységnél, ha van, központi postafiókon keresztül történik; e) belső vonali postán a levelezési utasításban meghatározottak szerint, f) az átvételre jogosult szervezet hivatali idején kívül érkezett küldemények átvétele esetén az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni A küldemények átvétele A Társaság címére, postafiókjaira postán érkező küldemények átvétele a KKI-s ügykezelő, illetőleg az e tevékenység ellátásával megbízott munkavállaló (ügykezelő) feladata. Az ügykezelő a küldemény átvételekor ellenőrizni köteles, hogy a kézbesítő okmányon és a küldeményen az azonosító jel megegyezik-e egymással, a küldeményt tartalmazó zárt boríték, illetve csomagolás sértetlen-e. Azon küldeményekre, amelyeknek a burkolata sérült, vagy amelyeken a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy sérülten érkezett, vagy felbontva érkezett, a megjegyzést alá kell írni, és hivatalos bélyegzővel kell ellátni. Ha a küldemény jellege bizalmas és sk jelzéssel is el van látva, akkor a sérülés tényéről jegyzőkönyvet kell felvenni. A könyvelt, ajánlott, biztosított, illetve tértivevénnyel érkező küldeményeken az ügykezelőnek minden esetben jelölnie kell az érkezés dátumát. Az átvett küldemények alapján a postázó feladata a postakönyv, illetve az ajánlottan érkező küldemények átvételi igazolásának végrehajtása, valamint a tértivevények meglétének ellenőrzése. A tértivevénnyel érkezett küldeményt a címzettnek a tértivevénnyel együtt kell továbbítani. A munkaidő letelte után a beérkező küldemény esetében az érkeztetést a következő munkanapon kell megoldani. A küldemények átvételét követően a postázó feladata a címzett szervezeti egységek szerinti szortírozás, illetve a további kezelés előkészítése.

10 ÉRTESÍTŐ 10 Az elektronikus formában érkező küldemények esetében ( , elektronikus adathordozó) törekedni kell az elektronikusan történő további használatra és kerülni kell a küldemény felesleges nyomtatását. Amennyiben a küldemény tartalma indokolja az elektronikus formában érkező küldeményeket nyomtatni kell, s a továbbiakban papír alapúként kell kezelni. A beérkező faxok fogadása egyedileg történik az adott szervezeti egységnél, ahol a kijelölt munkavállaló feladata az átvétel. Akár elektronikus úton, akár csak papír alapon áll rendelkezésre a beérkező fax, törekedni kell a Poszeidon DMS keretében, elektronikus úton történő továbbításra. A szervezeti egység által átvett futár küldeményeket, csomagokat az alábbiak szerint kell kezelni: Az erre kijelölt munkavállaló átveszi a küldeményt, azt felbontás után (küldemény ellenőrzése, címzés, tárgy tekintetében) továbbítja az érkeztetésre és iktatásra kijelölt legközelebbi helyre. Ha valamelyik szervezeti egységhez érkezik a küldemény, akkor egy arra kijelölt munkavállaló feladata a küldemény átvétele, az átvétel igazolása, valamint a belső iratkezelésre vonatkozó intézkedés megtétele. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szervezet informatikai rendszerére nézve. A küldemény a fogadó szervezet rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha: a) a Társaság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, vagy c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére, vagy törlésére irányul. A fogadó szervezet a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a feladót. Erről nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott feladótól. Az átvevő a papír alapú iratok esetében a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. A KKI-nak téves címzés, vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt - amennyiben egyértelműen megállapítható - azonnal továbbítani kell a helyes címzetthez. Ha ez nem lehetséges, az Iratkezelésért felelős vezetőnek kell továbbítani. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, abban az esetben a küldeményt - az elektronikusan érkezett irat kivételével - irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell A küldemények felbontása A Társasághoz érkezett valamennyi küldeményt a KKI érkeztető-postázói szervezeti egységenként, címzettenként szortírozzák, majd a pontban felsoroltak kivételével felbontják és érkeztető bélyegzővel látják el. A felbontás során a borítékot együtt kell kezelni az iratokkal, a pontban leírtak szerint.

11 4.3.4 Nem bontható küldemények kezelése és érkeztetése Az alábbi küldeményeket a KKI nem bonthatja fel: etikai bejelentéseket tartalmazó küldemények; a belső ellenőrzésnek címzett küldemények az S.K. és Bizalmas, Minősített irat postai jelzésű küldemények, az Értékcikk megjelöléssel ellátott iratok, valamint a Személyzeti anyagok jelzésű küldemények, így különösen a fizetési jegyzék, jelenléti ív, humán jellegű adatszolgáltató lapok, elszámoláshoz kapcsolódó dokumentumok (szabadságkérelem, betegállomány nyilvántartás) a közbeszerzési eljárások ajánlatevői által beküldött küldemények, pl. Pályázati anyag, Ajánlat jelzéssel ellátva. A nem felbontható küldemények esetében az érkeztetőnek a borítékot kell érkeztetnie, az érkeztető azonosítót kötelező rávezetnie a borítékra. A nem bontható küldeményeknél a címzett köteles gondoskodni a küldemény e Szabályzat szerinti tovább kezeléséről. A küldeményeket az érkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon érkeztetni kell. Az érkeztetésnek a küldemények beérkezési sorrendjében kell történnie. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki, hogy a küldemény tartalma szerint Nem bontható a borítékot le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a téves felbontásról felvett jegyzőkönyvvel együtt el kell juttatni a címzetthez. A jegyzőkönyv 1 másolata a KKI-nél marad, egy példány a címzettnek kerül átadásra Bontható küldemények kezelése és érkeztetése A felbontás tényét a Poszeidon DMS-ben rögzíteni kell. Amennyiben egy küldeményről megállapítható, hogy már korábban felbontásra került, akkor a felbontás tényét megjegyzés formájában kell rögzíteni. A küldemények felbontásakor az érkeztető-postázónak ellenőriznie kell a küldeményben szereplő mellékletek, mellékelt iratok meglétét és olvashatóságát, és a rendszerben is rögzítenie kell. Amennyiben hiányt, illetve a küldemény olvashatóságával kapcsolatosan problémát észlel, ezt kell rögzíteni Poszeidon DMS-ben. A felmerülő problémák tényét a Poszeidon DMS-ben, és az iraton is rögzítenie kell. Az esetleges hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, abban az esetben gondoskodni kell arról, hogy a feladás, beérkezés, illetve átvétel időpontja harmadik fél számára is megállapítható legyen. a) papír alapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték szerelésével biztosítható; b) elektronikus úton érkezett irat esetében biztosítani kell az informatikai feltételeket, amelyek lehetővé teszik, hogy az irat benyújtásának időpontja megállapítható legyen; c) amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell szerelni Az érkeztetés során az érkeztető munkatársnak a bontható küldemény érkeztetésekor kötelessége ellenőrizni a borítékban lévő iratok egységét, összetartozását. Amennyiben egy borítékban több különálló irat van, azokat külön-külön kell érkeztetni és digitalizálni, vagyis a felbontás után a az első irathoz be kell szkennelni a borítékot és a többinél a feljegyzés mezőbe be kell írni, hogy melyik érkeztetési szám alatt található a beszkennelt boríték. A visszaérkezett tértivevényt az érkeztető-postázó köteles az eredeti feladóhoz visszajuttatni. 11

12 12 Amennyiben a felbontást követően a küldemény adataiban változás észlelhető, akkor azt a Poszeidon DMS-ben a korábban rögzített adatoknál módosítani kell. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell szerelni, ha az irat érkezésének időpontjához jogkövetkezmény fűződik, a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett, ha bármilyen visszaélés, bűncselekmény, szabálysértés gyanúja merül fel, ajánlott, ajánlott-tértivevényes posta jelzettel ellátott a boríték A küldemények érkeztetése A Társasághoz érkező valamennyi papír alapú vagy elektronikus küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell, kivéve a pontban meghatározottakat. Az érkeztetés az iratok érkeztető bélyegzővel történő ellátását, és a Poszeidon DMS-be történő felvételét jelenti. Az érkeztető bélyegző tartalmazza a szervezet megnevezését, címét, a beérkezés időpontját, az érkeztető számot, opcionálisan az iktatószámot, valamint a mellékletek számát db/csomag bontásban. Valamennyi irat lebélyegzésre kerül, függetlenül az iktatástól. Az érkeztetők felbontott iratok esetén az iratra és a borítékra, nem bontható küldeménye esetén a borítékra helyezik el az érkeztetési információkat. Az érkeztetés nyilvántartása - függetlenül az irat adathordozójától - a Poszeidon DMS-ben történik. Az egyes iratokhoz kapcsolódó érkeztető azonosítót és az érkeztetés időpontját a rendszer automatikusan adja, azt módosítani csak indokolt esetben vezetői jóváhagyás alapján lehet. a) papír alapú küldemények érkeztetését a KKI, vagy az adott szervezeti egység erre kijelölt ügyintézője végzi az átvétel igazolásával, b) az elektronikus postafiókra érkező elektronikus küldemény érkeztetését a postafiók tulajdonosa vagy a szervezeti egység kijelölt munkavállalója végzi a visszaigazolással egyidejűleg. A Poszeidon DMS évenként 1-es sorszámmal induló folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosítót vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott azonosítót generál (pl.: MAVEA/00001/2013). Az érkeztetés során, amennyiben rendelkezésre állnak, az alábbi adatokat kell minimálisan rögzíteni: küldemény iránya, beérkezés időpontja, feladó és azonosító adatai; címzett és belső címzett azonosító adatai; felbontásra utaló megjegyzés, előírás (pl.: sk ); könyvelt küldemény azonosítója. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Beküldő neve adatmezőben a Nem azonosítható küldemény, Feladó Nélküli, vagy Feladó nélküli külföldi szövegrészt kell feltüntetni. A postabontás során javasolt további információk meghatározása is a Poszeidon DMS-ben annak érdekében, hogy az ügyintézéssel kapcsolatos, információk is megjelenjenek: feladó hivatkozási száma; feladó szervezet azonosítója;

13 ÉRTESÍTŐ küldemény egyéb adatai (pl.: méret, súly); küldemény típusa (pl.: levél, csomag, kiadvány); küldemény fajtája; postázás adatai (feladás, továbbítás időpontja) Érkeztetésnél nem iktatandónak jelölendő küldemények Az alábbi küldeményeket érkeztetni kell, de iktatni nem kell a Poszeidon DMS-be, azok eredeti példányait a címzett szervezeti egységnek, illetve az ügyintézőknek kell továbbítani, dokumentált átadással: a pénzügyi bizonylatokat; szórólapokat; prospektusokat; reklámkiadványokat; képes és üdvözlő lapokat; folyóiratokat, kiadványokat; azon küldemények, melyek a Társaság Poszeidon DMS-ében már iktatásra kerültek és a küldemény borítékján az iktatószámot a küldő feltüntette, amelyek megállapíthatóan magánjellegűek. Magánjellegű levelezés folytatása a Társaság küldeménytovábbítási rendszere segítségével szigorúan tilos. Amennyiben valamely itt felsorolt küldemény esetében mégis ügyintézésre van szükség, abban az esetben a küldeményt iktatni kell A materiális példányok érkeztetése Papír alapú vagy kísérőlevéllel elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként teljes egészében fel kell tüntetni. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón (CD, DVD, USB stb.) átvenni csak papíralapú kísérőlappal lehet. A kísérőlapot az adathordozó mellékleteként kell kezelni. A kísérőlapnak tartalmaznia kell a címzést, az adathordozón lévő iratok tárgyát. Az adathordozó átvételét követően ellenőrizni kell a kísérőlapon jelzett adatok valóságtartalmát Az elektronikus úton érkezett küldemények érkeztetése Ha a feladó kérésére a címzett elküldi a feladónak az átvételt igazoló elektronikus visszaigazolást a levelező rendszeren keresztül, akkor azt is papír alapú tértivevényekhez hasonlóan, de nyomtatás nélkül, elektronikusan, beérkező elektronikus küldeményként kell kezelni. A Poszeidon DMS-ben az érdemi ügyintézést igénylő eket kell kezelni. A Poszeidon DMS használata során az ben érkezett küldemények esetében kerülni kell a küldemény kinyomtatását, papír alapon történő továbbkezelését, ügyintézését. A tévesen vagy helytelenül kézbesített elektronikus küldemények érkezése esetén a címzettnek, az egyéb küldeményekhez hasonlóan azt vissza kell küldenie, illetve értesítenie kell a feladót. Az elektronikusan érkezett iratot érkeztetés előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben az irat vagy annak egyes elemei a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyithatók meg, úgy a küldőt az átvételtől számított egy napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, az elektronikus úton történő fogadás szabályairól, az ismételt megküldés szükségességéről és lehetőségeiről. Ez esetben az iratot iktatni nem kell.

14 Az iratok vonalkóddal történő ellátása Az érkeztetést követően a KKI-ban a bejövő iratokat vonalkóddal kell ellátni. A vonalkód a digitalizált példányok összerendelését segítő azonosító. Az irat első oldalára nem bontható küldemény esetén a borítékra kell ragasztani a vonalkódot úgy, hogy a teljes tartalom továbbra is olvasható maradjon. Az érkeztetés során először a vonalkódot kell bevinni a Poszeidon DMS-be vonalkód-leolvasó segítségével vagy manuálisan, majd hozzá kapcsolódóan a további érkeztetési adatokat Iratok digitalizálása A papírmentes irat- és ügykezelés, valamint az információk gyors és pontos továbbítása, megőrzése érdekében a Poszeidon DMS-ben minden nyilvántartásba vett, érkeztetett beérkező küldeményt, digitalizálni kell a pontban meghatározott esetek kivételével. Abban az esetben, ha a szervezeti egységhez érkezik a küldemény, akkor - annak digitalizálásáról az adott szervezeti egység köteles gondoskodni, vagyis saját maga érkeztet és digitalizál, vagy - a küldeményt az érkezés napján visszajuttatja a KKI-ba, ahol érkeztetik és digitalizálják Az iratok digitalizálására és a Poszeidon DMS-ben történő rögzítésére a felhasználói kézikönyv ad útmutatást, részletes leírást. Az iratok digitalizált képe szokványos képformátumban kerül tárolásra, amelyeket a Poszeidon DMS vagy automatikusan rendel össze az érkeztetett, vonalkóddal ellátott irattal, vagy az érkeztetést, iktatást végző munkatársnak kell azt csatolnia az irathoz. Az iratokat a digitalizálást követően a Poszeidon DMS-en kell továbbítani a szervezeti egységek részére ügyintézésre Amennyiben indokolt és a szervezeti egység vezetője ezt igényli, akkor a papír alapú iratokat is továbbítani kell párhuzamosan. A Poszeidon DMS-ben kijelölt címzettek az elektronikus levelezőrendszeren, illetve a Poszeidon DMS-en keresztül értesítést kapnak az új iratok érkezéséről. Azon szervezetek esetében, ahol nagy mennyiségű irat érkezik, ezen iratokat szkennelésre vissza kell juttatni a KKI-ba Nem digitalizálandó iratok A teljes körű szkennelés alól kivételt képeznek az alábbi dokumentumok: a) amelyek szkennelése alkalmatlanok (pl. tervdokumentációk, vagy A3-as méretnél nagyobb anyagok); b) amelyek nem kerülnek iktatásra; c) ha a szkennelt kép olvashatatlan lenne; d) CD/DVD küldemények, további elektronikus adathordozók tartalma; e) munkavállalók és hozzátartozóik személyi anyagai; f) jogszabály szerint hitelesített formában benyújtandó iratok Küldemények továbbítása ügyintézésre Az érkeztető/postázó szervezetnél történő érkeztetés esetén az ügyintéző az érkezett iratot köteles a címzett szervezeti egység vezetőjének/ megbízottjának továbbítani Szignálás Az érkeztetett és/vagy iktatott iratok szignálása (ügyintéző kijelölése) a szervezeti egységek vezetőinek, valamint az általuk megbízott személyeknek a feladata.

15 A szignálás során a szervezeti egység vezetője: a) kijelöli az irat ügyintézőjét, felelősét, a hozzáféréssel rendelkezők körét; b) meghatározza az ügyintézési határidőt (sürgősségi fok); c) utasítást ad az ügyintézésre; d) egyéb kapcsolódó információkat ad írásban, a szignálás idejének megjelölésével. 15 Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani. A szervezeti egység vezetője távolléte idejére köteles írásban helyettest megbízni a küldemények esetenkénti, vagy állandó jelleggel történő szignálására. A szignálást a Poszeidon DMS-ben kell megvalósítani, függetlenül attól, hogy az eredeti papír alapú iratra rávezetésre kerül-e a szignálási információ, vagy sem. Az iratért a kijelölt továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. A szignálást a Poszeidon DMS-ben kell elvégezni, mivel az iratokat a szervezeti egység illetve a KKI már digitalizálta. A szignálás során, ha több szervezeti egységet érint az ügy, akkor a szignálást végzőnek lehetősége van betekintési jogosultságot adni más szervezeti egység és/vagy felhasználó személy számára. Amennyiben az elektronikus szignálás nem megvalósítható, a szervezeti egységek vezetői részére az alábbi szignálási lehetőségek állnak rendelkezésre: Az illetékes szervezeti egység vezetője hagyományosan kézzel, az iraton szignálja az iktatott iratot. A kézi szignálást követően a szignáló által megbízott munkavállalónak az iratot a Poszeidon DMS-ben kell kezelnie. Az illetékes szervezeti egység vezetője az érkeztető személytől megkapja az eredeti iratot papír alapon, majd a Poszeidon DMS-ben elektronikus úton szignálja az iratot, Ő, vagy az általa megbízott munkavállaló feladatküldéssel továbbít az ügyintézőnek. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) vegyes és papír típusú ügyirat esetén ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap, vagy grafit ceruzával írt feljegyzés) nem megengedett, ezeket az előadói ív megfelelő rovatában kell vezetni Előzményezés Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az iratnak a tárgyévben van ügyirati előzménye és az még nem irattárazott, akkor az iratot az ügyirat következő alszámára kell iktatni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára mert az iktatókönyv lezárt és az ügyirat irattárazott -, rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint utóirat iktatószámát Az iktatás A Társasághoz beérkező, iratnak minősített küldeményeket, valamint az ott keletkező iratokat a pontban meghatározottak kivételével iktatással kell nyilvántartani. Iktatás céljára a Poszeidon DMS-ben megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyvet kell használni. Az iratok iktatását az érkeztetést és szignálást követően kell végrehajtani. A Társaságon belül keletkezett iratokat nem kell érkeztetni, csak iktatással kell nyilvántartásba venni.

16 Az iktatás menete Az iktatást, minden esetben úgy kell végrehajtani, hogy a Poszeidon DMS-ben szereplő adatokat, információkat az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen felhasználni. Az iktatás során a Poszeidon DMS-ben valamennyi kötelezően kitöltendő mezőt (zöld színű) ki kell tölteni. A Poszeidon DMS az iktatószámot és az iktatási időpontot automatikusan adja, az a későbbiek során nem módosítható, a rendszer rögzíti az iktatást végző személy nevét, szervezeti egységét. Az iktatás során az alábbiakat kell rögzíteni: az irat tárgya; feladó szervezet/személy neve, címe; ügyintéző szervezet/személy neve; ügyintéző neve; irattári tételszám Az iktatás során lehetőség van egyéb további információk megadására is a Poszeidon DMS-ben annak érdekében, hogy az irat ügyintézésével kapcsolatos, azt elősegítő információk megjelenjenek: előirat, utóirat meghatározása; mellékletek száma, megnevezése, típusa; határidők; további ügyintézők, szervezetek; elintézés módja, elintézés ideje; irattárba helyezés időpontja; irat típusa; irat fajtája; hivatkozási szám; iratcsoport/ügy/ügykör stb. megjegyzés, határidők; kulcsszavak Az iktatáskor az üresen hagyott mezők kitöltésére a későbbiek során is van lehetőség. Az irat tárgyát bontható küldemény esetében az érkeztetőnek, minden más esetben az iktatást végzőnek a tárgy mezőbe kell beírni. A tárgyat csak egyszer, az irathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát érintően - lényegesen megváltozott. Az új irat tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. Tárgy meghatározásakor tilos rövidítéseket alkalmazni! Téves iktatás vagy téves adat bevitele esetén - amennyiben a beírt adat nem módosítható - az iktatott tételt az iktatókönyvben sztornózni kell. Ebben az esetben a sztornózás indokát is meg kell adni az irathoz tartozó Megjegyzés mezőben. A Társaságnál az alszámos iktatási forma alkalmazandó. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratok egy ügyiratot képeznek. Az ügyirat első ügyiratdarabja a főszám. A főszámhoz tartozó további iratokat a főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell iktatni. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Az ugyanazon ügyben, különböző években keletkezett ügyiratdarabokat különböző főszámokon kell nyilvántartani, az ügyiratdarabok szerelésekor az Iratkezelési szabályzat pontja szerint kell eljárni. Az ügyirat elintézésére vonatkozó határidő rögzítésére az iktatást végző munkatársnak egy alkalommal van lehetősége az iktatás során. Az így megadott határidő módosítására az ügy előadójának csak a vezető jóváhagyásával van lehetősége.

17 17 Határidő-módosítás esetén naplózásra kerül a módosítás ideje, a módosítást végző személy neve. Az iktatóprogramban megjegyzésként rögzíteni kell a módosítás okát, papír alapú irat esetén az ügyiratra vezetett feljegyzés alapján. Az iktatórendszer mindig az utoljára megadott határidőt fogja a többi felhasználónak megjeleníteni és figyelni. A szervezeti egység vezetője felelősséggel tartozik az eljárási határidők meghosszabbításának jogszerű elvégzéséért, valamint azért, hogy az ügyirat ügyintézője saját ügyében határidő módosítást önállóan ne tudjon végezni. A rendszer figyeli a kiosztott határidőket, a lejárat előtt értesítőt küld az érintetteknek Az iktatókönyv A képzett iktatószámot és azonosítót az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. A Poszeidon DMS-ben az iktatókönyv évenkénti megnyitása minden év január elsején és lezárása minden év december 31-én a rendszerben automatikusan történik. A lezárt iktatókönyvbe új irat iktatása nem lehetséges, meglévő, nem irattározott ügyirathoz alszámos irat iktatása az ügyirat irattárba adásáig lehetséges. A Társaság iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített ügyviteli programmal vezérelt elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) használ. A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat főszám alatt kell nyilvántartani az alábbi tárgykörök esetén: A , A , A , A1903, A1905, A , A2208, A2213, M1005, M1203, M , M1503, M1604, M1606. Az elektronikus iktatóprogram kötelezően az alábbi adatokat tartalmazza: a) iktatószám; b) iktatás időpontja; c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója; d) adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája; e) expediálás időpontja, módja; f) küldő adatai (név, cím); g) címzett adatai (név, cím); h) hivatkozási szám (idegen szám); i) mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus); j) ügyintéző megnevezése; k) irat tárgya; l) elő- és utóiratok iktatószáma; m) kezelési feljegyzések; n) intézés határideje, módja és elintézés időpontja; o) irattári tételszám; p) irattárba helyezés. Az elektronikus iktatókönyv a módosításokat, tartalmuk megőrzésével, a jogosultsággal rendelkező személy azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével dokumentálja. A téves iktatás iktatószáma nem használható fel újra, azt az utólagos módosítás szabályainak megfelelően használaton kívül kell helyezni. Az iktatást minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni. Az iktatószámnak tartalmaznia kell a fő-/alszámot, az iktatószám kiadásának évét és az iktatóhely azonosítóját (iktatási fő/alszám/évszám/társaság nevének rövidítése).

18 18 Az iktatószám képzésénél a rendszer biztosítja a szigorú sorszámozású folytonosságot és az egyediséget. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra Az iktatószám felépítése a következő: Iktatószám: xxxx-zzzz/yyyy/abc, ahol: xxxx - sorszám szerinti azonosítószám (főszám), zzzz az adott irathoz tartozó alszámos iratot jelöli, folyósorszám szerint, yyyy az iktatás évét jelöli, ABC - az adott Társaság azonosított rövidítése. MÁV Zrt. esetében: /2014/MAV MÁV-START Zrt. esetében: /2014/START MÁV Vagyonkezelő Zrt. esetében: /2014/VK MÁV Szolgáltató Központ Zrt. esetében: /2014/SZK Papír alapú iratok iktatásának különös szabályai A papír alapú ügyvitel segédeszközeként: a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére; b) az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére; c) az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni. Az előadói ívet a Poszeidon DMS az ügyirat rögzített adatainak felhasználásával elektronikus úton készíti Csatolás, szerelés Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez szükséges, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt papír alapú iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást és a csatolás megszüntetését a Poszeidon DMS-ben, valamint szükség esetén az előadói íven jelölni kell. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben is jelölni kell. Azokban az esetekben, amikor az előiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előirat irattárban, vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az irattáros, ha pedig az előzmény az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. Amennyiben az iratnak a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell. Így kell eljárni a különböző években ugyanazon ügyben keletkezett iratok iktatásakor. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az adatbázisban és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés a Poszeidon DMS megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az előzmény ügyiratok szerelését az előadói íven az előirat iktatószámának rögzítésével kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni. Előzmény ügyirat szerelése esetén, ha az irattári tételszámok eltérnek egymástól, a hosszabb megőrzési idejű irattári jelzetet kell választani.