Belső Ellenőrök Magyarországi Fóruma BEMAFOR

Átírás

1 Belső Ellenőrök Magyarországi Fóruma BEMAFOR 2016/1. Hírlevél A Hírlevél témakörei: 1.) Változások a belső ellenőri nyilvántartásban 2.) Megújult az államháztartási belső kontrollok honlapja 3.) 6Sigma módszertan alkalmazása a belső ellenőrzésben 4.) Éves továbbképzési tájékoztató Változások a belső ellenőri nyilvántartásban Egyszerűsítettük a belső ellenőri nyilvántartásba vételi eljárást január 1-jén lép hatályba az államháztartásról szóló évi CXCV. törvénynek (a továbbiakban: Áht.), a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: Bkr.), illetve a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendeletnek (a továbbiakban: R.) a közigazgatási bürokráciacsökkentéssel összefüggő módosítása. 1

2 A módosítások a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végző személyek képesítési követelményeit és a róluk vezetett nyilvántartást érintik. A megújult jogszabályi környezet kialakítása során figyelembevettük az egyeztető fórumokon elhangzott véleményeket és javaslatokat, valamint törekedtünk a világos és egyértelmű szakmai és jogi háttér kidolgozására. Kibővült a belső ellenőrzési tevékenység végzésére jogosultak köre Pozitív előrelépést jelent, hogy a jogalkotó újraszabályozta azt, hogy ki végezhet belső ellenőri tevékenységet, kibővítve az elfogadható végzettségek körét új felsőoktatási szakok és szakképzettségek figyelembevételével. Az új szabályozás hatálybalépésével már gazdasági mérnöki szakképzettséggel is betölthető belső ellenőri munkakör, amennyiben a jelentkező legalább 5 éves szakmai gyakorlattal rendelkezik. A szabályozás átkerült a Bkr.-ből, így mostantól azt a R. 1/A. tartalmazza: (1) Belső ellenőrzési tevékenységet az végezhet, aki a) jogász, közgazdász, okleveles közgazdász, gazdaságinformatikus, informatikus közgazdász, igazgatásszervező, közigazgatás-szervező, okleveles közigazgatási szakértő, okleveles közigazgatási menedzser végzettséggel vagy olyan főiskolai vagy egyetemi végzettséggel, amely a könyvviteli szolgáltatást végzők nyilvántartásba vételéről szóló kormányrendelet szerinti nyilvántartásba vételt lehetővé teszi, vagy b) gazdasági mérnöki szakképzettséggel, vagy c) az a) és b) pontba nem tartozó felsőfokú iskolai végzettséggel és ca) okleveles pénzügyi revizori, cb) pénzügyi-számviteli szakellenőri, cc) ellenőrzési szakelőadó, cd) okleveles könyvvizsgálói, ce) költségvetési ellenőri, cf) mérlegképes könyvelői, cg) a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének okleveles belső ellenőri (CIA), ch) az Information Systems Audit and Control Association (ISACA) Nemzetközi Szervezetének okleveles informatikai rendszerellenőri (CISA), ci) közigazgatási gazdálkodási és ellenőrzési szakértői, cj) felsőfokú költségvetési, ck) felsőfokú államháztartási, cl) államháztartási gazdálkodási és ellenőrzési, cm) elektronikus információbiztonsági vezetői, cn) integritás tanácsadói szakképesítéssel, és az a) és c) pont szerinti esetben legalább két éves, a b) pont szerinti esetben legalább öt éves ellenőrzési, költségvetési, pénzügyi, számviteli vagy az adott költségvetési szerv tevékenységi körébe tartozó területen szerzett szakmai gyakorlattal rendelkezik. (2) Ha a költségvetési szerv belső ellenőrzési szervezeti egységgel rendelkezik, a költségvetési szerv vezetője a felsőfokú iskolai végzettségűeknek felmentést adhat az (1) bekezdésben meghatározott szakmai gyakorlati feltétel alól, de ebben az esetben is köteles gondoskodni arról, hogy a belső ellenőrzési szervezeti egység rendelkezzen 2

3 mindazzal a szaktudással, gyakorlattal és egyéb ismerettel, amely a feladatok elvégzéséhez szükséges. (3) Belső ellenőrzési tevékenységet az folytathat, aki eleget tesz a 7. -ban meghatározott továbbképzési kötelezettségének. Egyszerűsítettük a nyilvántartásba vételi eljárást A regisztráció folyamata jelentősen átalakul. A korábbiaktól eltérően a belső ellenőri tevékenység gyakorlása nem engedélyköteles, hanem bejelentéshez kötött lesz, amely egyszerűsíti a belső ellenőri tevékenységhez szükséges adminisztratív eljárást és lerövidíti a határidőket. A bejelentésre induló eljárás során a költségvetési szervnél munkába álló belső ellenőr bejelentést tesz a tevékenység gyakorlásáról az államháztartásért felelős miniszternek (a továbbiakban: miniszter), aki a) a formailag megfelelő bejelentésről igazolást állít ki és a tartalmi vizsgálatok alapján is alkalmas belső ellenőrt nyilvántartásba veszi, vagy b) a formai hiányosságokra tekintettel új bejelentés benyújtását írja elő, vagy c) az igazolás kiállítását követően felmerülő tartalmi hibákra (alkalmassági feltételek) tekintettel a bejelentőt eltiltja a tevékenység gyakorlásától mindaddig, míg nem felel meg a jogszabályi előírásoknak. A korábbi gyakorlathoz képest tehát nem kell megvárni a miniszter engedélyét, a tevékenység a bejelentéssel megkezdhető, az új eljárásrendnek köszönhetően lerövidül a regisztráció ideje, a korábbi 60 nap helyett már 15 nap alatt nyilvántartásba vételre kerülhet a bejelentő. A bejelentést és az ahhoz kapcsolódó eljárást a szolgáltatási tevékenységek megkezdésének és folytatásának feltételeiről szóló évi LXXVI. törvény (a továbbiakban: Szolg. tv.), az Áht., a Bkr., illetve az R. szabályozza. A belső ellenőri tevékenység megkezdéséről a belső ellenőr bejelentést nyújt be a miniszternek. Amennyiben a belső ellenőr a bejelentést elmulasztja, és tevékenységét annak hiányában végzi, a hatóság a tudomást szerzést követően: - Ha a belső ellenőr nem felel meg a belső ellenőri tevékenység gyakorlására jogszabályban előírt feltételeknek, a tevékenység végzésétől eltiltja, és bírságot ró ki, melynek legalacsonyabb összege: Ft. - Ha a belső ellenőr megfelel a belső ellenőri tevékenység gyakorlására jogszabályban előírt feltételeknek, a belső ellenőrt nyilvántartásba veszi, és a bejelentés elmulasztásáért bírságot ró ki, melynek legalacsonyabb összege: Ft. Az új rendelkezés célja, hogy a belső ellenőri nyilvántartásba vétel folyamatát felgyorsítsa, az eljárás időtartamának lerövidítésével, törekedve ugyanakkor arra, hogy a nyilvántartás mindig naprakész legyen, így az megfelelő információt tudjon nyújtani a regisztrációs 3

4 kötelezettségek teljesítéséről a munkaadók és a munkavállalók számára a belső ellenőri státuszok feltöltésekor. Felgyorsult az ügyintézés A bejelentést követően a hatóság formai szempontok alapján vizsgálja a benyújtott bejelentést. - Amennyiben a bejelentés a formai szempontoknak megfelelően lett benyújtva, erről 8 napon belül igazolást állít ki, és megkezdi a benyújtott bejelentés tartalmi vizsgálatát. - Amennyiben a bejelentés formailag nem megfelelő (hiányosan kitöltött adatlap, hiányzó bizonyító erejű dokumentum), tájékoztatja az ügyfelet arról, hogy új bejelentést szükséges benyújtania. Az egyszerűsített eljárás tehát lényegesen felgyorsítja az ügyintézést, és segíti a belső ellenőri regisztráció hiánytalan benyújtását is. Figyelem! Tekintettel arra, hogy az eljárás során a hiánypótlás lehetősége január 1- től megszűnik, a bejelentést tevőnek a bejelentést hiánytalanul újra be kell nyújtania és az igazgatási szolgáltatási díj összegét ismételten be kell fizetnie! Ezért fokozottan érdemes ellenőrizni a benyújtandó dokumentumokat a bejelentés benyújtását megelőzően. Változik a büntetlen előélet igazolása is! A hatósági erkölcsi bizonyítvány a bürokráciacsökkentés eredményeképpen ingyenesen igényelhető a kiállító hatóságtól. Ha a benyújtott hatósági erkölcsi bizonyítvány nem megfelelő tartalommal lett kiállítva, vagy azt a bejelentő nem csatolja bejelentéséhez (nem kötelező tartozék), a bizonyítványt az eljáró hatóság igényli meg a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalától ingyenesen. A további ügyintézés (hatósági erkölcsi bizonyítvány hivatalból való beszerzése) a nyilvántartásba vétel 15 napos határidejébe nem számít bele! Felhívjuk a figyelmet, hogy a büntetlen előéletet a munkáltató is igazolhatja, ha a bejelentő büntetlen előélethez vagy nemzetbiztonsági ellenőrzéshez kötött munkakörben dolgozik. Lerövidült a nyilvántartásba vételi eljárás Az igazolás kiadása után a hatóság tartalmi szempontok alapján megállapítja, hogy a benyújtott dokumentumok megfelelnek-e a jogszabályokban támasztott feltételeknek. - Amennyiben a bejelentés a formai és tartalmi követelményeknek is megfelel, a belső ellenőrt a bejelentést követő 15 napon belül nyilvántartásba veszi, ez a hatóság honlapján a közhiteles nyilvántartásban is megjelenik. 4

5 - Amennyiben a tartalmi követelmények alapján alkalmatlan a bejelentő a belső ellenőri tevékenység gyakorlására, eltiltja a tevékenység végzésétől. Változások a továbbképzési kötelezettség teljesítésének elismerésében Az R. 7. módosítása pontosította az ÁBPE- vizsgák időkorlátait. Az ÁBPE- továbbképzés I. vizsga legkorábban a bejelentést megelőző egy évben, legkésőbb a bejelentés évét követő évben tehető le. Mivel nagyon sokan igényeltek egy elméleti ismereti tudást a belső ellenőri tevékenység megkezdése előtt, a regisztráció előtti időpontban is szükségessé vált egy ésszerű időbeli korlát meghatározása, ami még elfogadható a továbbképzések beszámításakor. Így a regisztráció előtt is van lehetőség az alapvető ismeretek megszerzésére, és a szabályozás nem kötelezi az ellenőrt ugyanazon vizsga újbóli letételére a regisztrációt követően. Az új rendelet pontosan meghatározza, hogy melyik a legkorábbi és a legkésőbbi időpont, amikor a továbbképzésre kötelezett teljesítheti a vizsgáit. Az ÁBPE- továbbképzés II. vizsgát - az ÁBPE-továbbképzés I. képzés sikeres elvégzését követően - legalább kétévente egy alkalommal szükséges teljesíteni. Természetesen önszorgalomból továbbra is adott a lehetőség akár évente több ÁBPE- továbbképzés II. teljesítésére is, azonban a vizsgák beszámításkor nem kumulálódnak, azaz kétévente egyszer mindenképpen kötelező vizsgázni. Aki egy éven belül négy vizsgát is teljesít, az nem mentesül nyolc évig a kötelezettség alól! Kimentés: Kizárólag ÁBPE- továbbképzés I. és ÁBPE- továbbképzés II. vizsgák alól kérhető a képzési kötelezettség fennállásának évének december 15. napjáig. ÁBPE- továbbképzés II. esetén kért kimentésnél azonban a vizsgakötelezettség továbbra is az ÁBPE- továbbképzés I. vizsga teljesítésének évétől számított kétévente esedékes! (pl.: 2013-ban kért ÁBPE-II. kimentés esetén 2014 a kimentett év pótlása és 2015 a következő esedékes ÁBPE-II. vizsga kötelezettségének éve) A módosítások a R. 6/C -ban szabályozott előzetes tudásszint-felmérést nem érintik. Szintvizsga: A R. 3/B. -a alapján az elmulasztott továbbképzések pótlása kiváltható egy szintvizsga teljesítésével. Noha az R. 7. a) pontja egyértelműen meghatározza az ÁBPEtovábbképzés I. időbeli korlátait, a 8. (1) bekezdés pedig a kimentési kérelem alá eső vizsgatípusok körét, szeretnénk kiemelten hangsúlyozni: - A R. 3/B. 6) bekezdése alapján a szintvizsga egyéb vizsgával nem váltható ki. - A szintvizsga alól kimentés nem kérhető! Új szabályok az adatszolgáltatás során, változtak a továbbképzés pótlásának szabályai A belső ellenőrzési tevékenység folytatására engedéllyel rendelkező személyekről vezetett nyilvántartás folyamatos aktualizálása érdekében változott a regisztráció és az 5

6 adatváltozások bejelentése, valamint a továbbképzések ellenőrzése. Az új jogszabály garantálja azt, hogy a közhiteles adatbázis mindig hiteles és naprakész legyen. A hatóság hivatalból ellenőrzi a belső ellenőrök regisztrációját, és amennyiben megállapítja, hogy a munkavállaló a bejelentést elmulasztotta, a nyilvántartásba vételre nem került sor, az új szabályozás értelmében bírságot szab ki, melynek legkisebb összege: Ft. Az R. 3. alapján a belső ellenőr a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásában szereplő adataiban bekövetkezett változást az adatváltozást követő 8 napon belül az 1. melléklet szerinti kérelmen köteles írásban bejelenteni a miniszternek. Ha az ügyfél az adatváltozást nem jelenti be, azonban az adatváltozásról a hatóság hivatalból tudomást szerez, tájékoztatja az ügyfelet az adatok átvezetéséről a nyilvántartásban, ezzel egyidejűleg mulasztási bírságot szab ki, melynek legkisebb összege: Ft. A hatóság hivatalból ellenőrzi a belső ellenőrök továbbképzését, és amennyiben megállapítja, hogy a továbbképzés nem teljesült az R. 3/B. alapján felszólítja az elmaradt kötelezettség pótlására, amely kizárólag szintvizsga formájában teljesíthető. A szintvizsgát a kézhezvételt követő hat hónapon belül kell teljesíteni. A szintvizsga díja: Ft. (Tájékoztatásul jegyezzük meg: A szintvizsga önálló vizsgaesemény, nem keverendő az ÁBPE-I. képzést záró vizsgával.) Tevékenység gyakorlásától való eltiltás, törlés a nyilvántartásból Az új rendelet szigorúan megszabja a belső tevékenység gyakorlásának további feltételeit is. A jogszabály tételesen tartalmazza a nyilvántartásból való törlés és a tevékenység újbóli gyakorlásának szabályait is. Az R. 3/A. (1) alapján a miniszter azt a természetes személyt, aki a) a R. 1/A. -ban meghatározott követelményeknek nem felel meg, b) a R. 7. szerinti továbbképzési kötelezettséget nem teljesíti 1 évre, c) büntetett előéletű, a büntetett előélethez fűződő hátrányok alóli mentesítésig, d) a belső ellenőrzés körébe tartozó tevékenység vonatkozásában foglalkozástól eltiltás hatálya alatt áll, a foglalkozástól való eltiltás alóli mentesítésig, e) cselekvőképességet korlátozó vagy kizáró gondnokság hatálya alatt áll, a cselekvőképességet korlátozó vagy kizáró gondokság megszüntetéséig, f) a nyilvántartásba vételkor, illetve a nyilvántartásba vételt követően valótlan adatot közölt, a nyilvántartásból törlésre okot adó körülményt nem jelentette be. A valótlan adatközlés, illetve a bejelentés elmulasztása utólagos megállapításakor 3 évre eltiltja a belső ellenőrzési tevékenység folytatásától. A kérelemre való törlés helyett a Szolg tv. 28. b) pontja alapján a tevékenység megszüntetését kell bejelenteni. Akinek a nyilvántartásból való törlésére a Szolg tv. 28. b) pontja alapján került sor, a nyilvántartásból való törlését követő 1 év után jelentheti be a tevékenység újbóli gyakorlását. 6

7 Az (1) és (2) bekezdés esetén a tevékenység újbóli gyakorlására irányuló szándék bejelentésére a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenység végzésére irányuló szándékot a bejelentő az 1. melléklet szerinti adattartalommal postai úton vagy elektronikus űrlapon jelenti be, és a bejelentéshez csatolja a Bkr. 24/A. (1) bekezdés a)-c) pontja szerinti dokumentumokat. A bejelentés benyújtásával kapcsolatos részletes információkat, nyomtatványokat, űrlapokat a miniszter az általa vezetett minisztérium honlapján teszi közzé. A tevékenység újbóli gyakorlása esetén a továbbképzési kötelezettség tekintetében a R. 7. -t kell alkalmazni. Jogfolytonosság Természetesen a hatályba lépést megelőzően beadott regisztrációs kérelmek elbírálása a benyújtás időpontjában alkalmazott jogszabályok alapján történik. A változások a hatályba lépést követően benyújtott kérelmekre, azaz az azokat felváltó bejelentésekre vonatkoznak. Munkáltatók figyelmébe A nyilvántartásba vételi eljárás változásai miatt különösen indokolt az alapos ellenőrzés a sikeres állásinterjút követően. Tekintettel arra, hogy a bejelentés és a nyilvántartásba vétel között eltelt időszakban a minisztérium nem támasztja alá a felvett belső ellenőr jogosultságát a belső ellenőrzési tevékenység végzésére, illetve a jogszabályban meghatározott szakképzettségi és gyakorlati feltételeknek való megfelelését sem, akár olyan ellenőrök is felvételre kerülhetnek és ez által bizalmas adatok közelébe kerülhetnek, akik (később esetleg eltiltásra kerülnek. Külön kockázatot jelenthet a bejelentést szándékosan elmulasztó munkavállaló, aki elhallgatja esetleges szakmai vagy erkölcsi hiányosságait. A kockázatok csökkentésére célszerű az új munkavállaló bejelentéséről és sikeres nyilvántartásba vételéről valamilyen visszajelzést kérni (a nyilvántartásba vételt ellenőrizni a honlapon szereplő névjegyzékben, vagy új munkavállaló esetén kapcsolatba lépni a nyilvántartást kezelő hatósággal.) Ezzel is csökkentve az esélyét annak, hogy a feladatra olyan kollégát alkalmazzanak, aki elfelejtette a bejelentést megtenni, vagy szándékosan elmulasztotta azt, illetve időközben a tevékenység gyakorlásától eltiltották. További tájékozódás céljából ajánljuk figyelmükbe a honlapunkat: Kérjük, hogy amennyiben bármilyen kérésük, kérdésük vagy észrevételük van, írják meg számunkra az aszf@ngm.gov.hu címre! Készítette: Kovács László, Páli István, NGM ÁBKO 7

8 Megújult az államháztartási belső kontrollok honlapja január 22-én hatályba lépett a Nemzetgazdasági Minisztérium új Szervezeti és Működési Szabályzata [1/2015. (I. 21.) NGM utasítás]. A megváltozott szervezeti rendhez igazodva az Államháztartási Belső Kontrollok Főosztály integrálódott az Államháztartási Szabályozási Főosztályba, és így annak keretei között - immáron Államháztartási Belső Kontrollok Osztály (továbbiakban: ÁBKO) néven - folytatja tovább tevékenységét Németh Edit főosztályvezető-helyettes irányításával. A szervezeti változásokat követően főosztályunk új honlapot készített, amelynek részét képezi az államháztartási belső kontrollokhoz tartozó információk, szakmai segédletek és hivatalos nyomtatványok is. Természetesen a korábban használt honlap minden információja elérhető az új felületen, de mindezt aktualizáltuk, kiegészítettük és új struktúrába helyeztük át, hogy a felhasználók számára könnyebben áttekinthető legyen. Az allamhaztartas.kormany.hu oldalon a főosztályunkat alkotó mindhárom szakterület anyagai megtalálhatóak, tehát az államháztartási szabályozási és az államháztartási számviteli terület is. Az államháztartási belső kontrollokra vonatkozó rész az alábbi linken érhető el: Innen érhető el a belső ellenőrök regisztrációjához, szakmai képzéseihez és vizsgáihoz-, továbbá a belső ellenőri munkakörhöz kapcsolódó minden információ. Az oldalt rendszeres időközönként frissítjük, így az a honlap segítségével mindig naprakész lehet a szakterületet érintő kérdésekkel kapcsolatban. Letölthető belső ellenőri névjegyzékünk, szakmai segédanyagaink, űrlapjaink és egyéb dokumentumaink a honlap jobb oldalán található kapcsolódó anyagok közül bármikor könnyen elérhetőek és letölthetőek onnan. A honlap tartalmaz gyakran ismételt kérdések -et is, ahová feltöltjük az ÁBKO-hoz beérkezett azon kérdéseket és az azokra adott válaszokat, amelyekkel a leggyakrabban szembesülhetnek a szakterülettel foglalkozó munkatársak. Reméljük, hogy a fejlesztéseknek köszönhetően könnyebben és gyorsabban elérhető információkkal tudjuk segíteni minden kollégánk munkáját. Kérjük, hogy ismerkedjenek meg a honlappal, és amennyiben bármilyen kérésük, kérdésük vagy észrevételük van azzal kapcsolatban, írják meg számunkra az aszf@ngm.gov.hu címre! Készítette: Páli István, NGM ÁBKO 8

9 6Sigma módszertan alkalmazása a belső ellenőrzésben A 6Sigma, vagy angolul Six Sigma (továbbiakban: 6S) módszer egy strukturált problémamegoldó és folyamatfejlesztő eljárás. Célja a kulcs üzleti folyamatokban rejlő hibák számának nullára csökkentése és azok kimenetét jelentő okok minimalizálása. Bármilyen üzleti folyamat esetében, a sigma érték egy olyan mérőszámot jelöl, amely azt fejezi ki, hogy a követelményekkel szemben miként teljesít az adott folyamat, vagyis, hogy az adott folyamatban mekkora mértékű a hiba aránya. Ha egy folyamat 99,99966%-ban hibamentes, akkor ott egymillió egységre 3,4 hibaszám jut, vagyis ez a folyamat 6Sigmás. A cél minél magasabb a sigma szint elérése a minél hibamentesebb folyamat érdekében. A módszertani megközelítés számos, évtizedek alatt kipróbált, gyakorlatban tesztelt eszközt foglal magába. Könnyen alkalmazható a belső ellenőrzés során, mivel 5 olyan részből áll, amely megegyezik a belső ellenőrzési folyamat fő lépéseivel. 1. Define (definiálás) fázis Mi a probléma? Ellenőrzési program 2. Measure (mérés) fázis Mekkora a probléma? Az ellenőrzés lefolytatása 3. Analyze (elemzés) fázis Mire vezethető vissza a probléma, mik a főbb okok? Az ellenőrzési jelentés 4. Improve (fejlesztési, javítási) fázis Mi a legjobb megoldás a problémára? Intézkedési terv 5. Control (kontroll) fázis Hogyan lehet fenntartani a jó gyakorlatot? Nyomon követés 1. Probléma meghatározás ebben a szakaszban az alábbi információkra van szükség: mi a probléma és miért akarjuk megoldani; miért most foglalkozunk vele; mi lenne, ha nem foglalkoznánk vele; mire terjed ki a vizsgálat és mire nem; milyen kockázatok/akadályok merülnek fel; mi lesz a vizsgálat ütemezése/időintervalluma/mérföldkövei, milyen eredményt várunk a vizsgálattól. Ismerni kell a vizsgálandó folyamatot, érdemes felrajzolni a folyamatlépéseket. Tudni kell, hogy mik az elvárások és mik a célkitűzések. A fázis eredményeinek hasznosítása az ellenőrzésben: ellenőrzési program összeállítása, nyitó értekezlet az ellenőrizendő területtel. 2. Mérés ebben a részben fontos az alábbiakat meghatározni: mit mérünk, hogyan, ki, hol és mikor. Az adatgyűjtés során szükséges a releváns mérőszámok definiálása, adatgyűjtési terv készítése, mintavétel, adatok elemzése, monitorozás. A hibák kiváltó okának elemzése tartós hibacsökkenéshez vezet, ebben segít az ötletelés (brainstorming) és az ún. halszálka (Ishikawa) diagram használata. Ez utóbbi egy csapat/csoport által használt vizualizációs eszköz egy adott probléma vagy hatás lehetséges okainak feltárásához és logikai rendszerbe foglalásához, a lehetséges okok összegzéséhez, továbbá a lehetséges okok számára vizuális megjelenítést biztosít és a mélyebben lévő lehetséges okok azonosítását is elősegíti. 9

10 A fázis eredményeinek hasznosítása az ellenőrzésben: folyamat feltérképezés (szabályozások, interjúk), adatbekérés. 3. Elemzés ennél a folyamati lépésnél nagyon sokféle módszer alkalmazható, de talán az egyik leghasznosabb a hibamód és hatáselemzés az ún. FMEA (Failure Mode & Effect Analyzis). Itt egy táblázat segítségével az alábbi információk összegyűjtésével könnyen meghatározhatók a kritikus területek: folyamati lépés (ahol hibajelenség előfordul), a hiba leírása, mit okozhat a hiba bekövetkezése, mik lehetnek a kiváltó okok és milyen gyakran fordulhatnak elő, milyen hatékonysággal lehetséges a hiba érzékelése. Az elemzéssel feltárt következmények súlyosságát, az egyes hiba okok miatti hibafellépések gyakoriságát, valamint az ellenőrző intézkedések hatékonyságát súlyozni kell. E három mérőszám (súlyosság, gyakoriság és észlelhetőség) összeszorzásával tételesen meghatározható a kockázati prioritási érték (Risk Priority Number). Az RPN alapján felállított rangsor mutatja, hogy mely esetben van szükség azonnali beavatkozásra (RPN>125), melyek azok, amik csak figyelmet igényelnek (80<RPN>125) és melyeknél nem szükséges semmilyen intézkedés (RPN<80). Folyamati lépés (megnevezés) Lehetséges hiba (hiba/meghibásodás leírása) Lehetséges hiba súlyossága (milyen súlyos a következmény a hiba bekövetkeztekor) S (1-10) Lehetséges kiváltó okok (mik lehetnek a kiváltó okok és milyen gyakran fordulhatnak elő) O (1-10) Lehetséges észlelhetőségi pontok lehetséges a hiba érzékelés, ha igen, hol és milyen hatékonysággal) D RPN= (1-10) SxOxD Ajánlott akció/reakció A fázis eredményeinek hasznosítása az ellenőrzésben: adat és információelemzés és értékelés. 4. Fejlesztés, javítás ebben a szakaszban arra keressük a választ, hogy milyen intézkedések bevezetésére van szükség ahhoz, hogy a feltárt hiányosságok megszűnjenek. Fontos a megoldások szelektálása. Első lépés az összes potenciális megoldás összegyűjtése, ezt lecsökkentjük a megvalósítható lehetséges megoldásokra, majd tovább szűkítjük a gazdaságos optimális megoldásokra. Az intézkedések dokumentálása az 10

11 Implementációs tervben történik (feladat, felelős, közreműködő, határidő megadásával). Segíthet ebben a RACI mátrix, amely egy hatékony és egyszerűen áttekinthető eszköz arra, hogy a komplexebb folyamatokban egyértelművé tegyük a hatásköröket és felelősségeket. A táblázat kitöltésével a feladatokhoz meg tudjuk határozni, hogy a ki a felelős érte (R - Responsible), ki tud döntést hozni azzal a lépéssel kapcsolatban (A - Accountable), kivel szükséges konzultálni (C- Consulted) és kit szükséges informálni (I - Informed). Funkció 1. Funkció 2. Funkció 3. Funkció 4. Funkció 5. Feladat 1. A R C I I Feladat 2. I A I C R Feladat 3. R I A C I Feladat 4. C I R A C A fázis eredményeinek hasznosítása az ellenőrzésben: következtetések az adatokból, információkból, megállapítások megfogalmazása, az ellenőrzési jelentés és intézkedési táblázat összeállítása és az eredmények megosztása az érintett területekkel (publikálás). 5. Kontroll ez a szakasz ahhoz fontos, hogy fenntartható fejlődést érjünk el. Folyamatosan figyelemmel kell kísérni, hogy valamennyi intézkedés végrehajtásra kerülte, a folyamat az elvártak szerint működik-e, az elvárások és a célok megfelelően teljesülnek-e. A fázis eredményeinek hasznosítása az ellenőrzésben: intézkedések nyomon követése. A 6S módszertan a belső ellenőrök számára könnyen elsajátítható és alkalmazható. Egyrészt a már említett ellenőrzési folyamattal való hasonlósága miatt, másrészt a fent leírt 6S módszertani elemek (Ishikawa, FMEA, RACI) ellenőrzési folyamat során való használatával és hasznosításával. Készítette: Kohut Anna, NGM ÁBKO. Éves Továbbképzési Tájékoztató a belső ellenőrök kötelező szakmai továbbképzésével és a vizsga letételével, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzésével kapcsolatban Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 62. -a alapján Az államháztartásért felelős miniszter ellátja az Állami Számvevőszék véleményének kikérésével az államháztartás belső kontrollrendszerének amely magában foglalja az államháztartási belső pénzügyi ellenőrzést a nemzetközi standardokkal összhangban lévő fejlesztésével, szabályozásával, koordinációjával és harmonizációjával kapcsolatos feladatokat, megalkotja az ezekhez kapcsolódó jogszabályokat, módszertani útmutatókat, 11

12 valamint ellátja a szakmai egyeztető fórumok működtetésével és kötelező továbbképzések szervezésével kapcsolatos feladatokat. A Kormány a képzési kötelezettséget a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Bkr.), illetve a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendeletben (a továbbiakban: NGM rendelet) írja elő, a belső ellenőrök tekintetében az NGM rendelet 7. - ában, a költségvetési szervek vezetői tekintetében a Bkr. 12. (1) bekezdésben, a költségvetési szervek gazdasági vezetői tekintetében a Bkr. 12. (2) bekezdésben. A kötelező továbbképzés teljesítésének szabályairól az államháztartásért felelős miniszter a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendeletben (a továbbiakban: NGM rendelet) rendelkezik. A belső ellenőrnek első alkalommal a belső ellenőri tevékenység végzésére való jogosultság megszerzését követő évben az ÁBPE-továbbképzés I. elnevezésű képzést kell elvégeznie, mely vizsgával zárul. (A január 1-től hatályos módosítások értelmében a belső ellenőr a nyilvántartásba vételt megelőző egy évben is teljesítheti az ÁBPE-továbbképzés I. vizsgát.) A sikeres ÁBPE-továbbképzés I. vizsgát követően naptári évben számolva legalább kétévente egy alkalommal egy választható ÁBPE-továbbképzés II. képzést is teljesítenie kell. Az ÁBPEtovábbképzés II. képzésekhez nem kapcsolódik vizsga, azonban a képzés elektronikus önellenőrző teszt sikeres teljesítésével zárul. A költségvetési szerv vezetője vagy az általa írásban kijelölt vezető állású személy aki nem lehet a költségvetési szerv gazdasági vezetője vagy belső ellenőrzési vezetője, mivel neki is továbbképzési kötelezettsége van, továbbá a költségvetési szerv gazdasági vezetője kétévente köteles a belső kontrollrendszer témakörben az államháztartásért felelős miniszter által meghatározott továbbképzésen részt venni. A költségvetési szerv azon vezetői, illetve gazdasági vezetői, akiknek megbízására vagy kinevezésére tárgyév július 1-je után kerül sor, a kinevezésüket követő évben kötelesek első alkalommal a képzési kötelezettségüket teljesíteni. A költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői a belső kontrollrendszer témakörben előírt képzési kötelezettségüket az ÁBPE-továbbképzés I. - a költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői részére szakmai továbbképzésen való részvétellel teljesítik első ízben. Ezt követően az ÁBPE-továbbképzés II. képzés valamely választott programjának elvégzése a továbbképzésre kötelezettet kétévente (naptári évben számolva) terheli. Az ÁBPE-továbbképzés I. - a költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői részére képzéshez, valamint az ÁBPE-továbbképzés II. képzésekhez vizsga nem kapcsolódik. 12

13 Kötelező szakmai továbbképzések lebonyolítása A Nemzetgazdasági Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata (SZMSZ) rendelkezik az Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzési Módszertani és Képzési Központ (továbbiakban: ÁBPE MKK) létesítésével és működtetésével összefüggő feladatok szervezeten belüli ellátásáról, valamint a kötelező szakmai továbbképzésben közreműködő szervezet kijelöléséről (Államháztartási Szabályozási Főosztály, elérhetőség: aszf@ngm.gov.hu). A belső ellenőrök, a költségvetési szervek gazdasági vezetői, valamint a költségvetési szervek vezetői kötelező szakmai továbbképzésében közreműködő Nemzetgazdasági Miniszter által kijelölt szervezet: a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézete (továbbiakban: NAV Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézete). A képzési kötelezettség teljesítéséhez szükséges feltételekről, továbbá a évre meghirdetett továbbképzésekről a NAV Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézete az ÁBPE MKK honlapján ( keresztül ad ki részletes tájékoztatót. A képzésre jelentkezés kizárólag az ÁBPE MKK honlapján keresztül történik. A jelentkező a jelentkezés során dönt arról, hogy a képzést e-learning képzési formában, vagy az éves képzési tervben rendelkezésre álló szabad kapacitás erejéig kontaktképzési forma vagy tréning keretében kívánja elvégezni. A költségvetési szervnél foglalkoztatott munkajogi vagy közszolgálati jogviszonyban álló továbbképzésre kötelezettek számára az e-learning tanfolyam ingyenesen vehető igénybe, egyéb esetben díjköteles évben az alábbi szabadon választható ÁBPE-továbbképzés II. modulok kerülnek meghirdetésre: ÁBPE-továbbképzés II. Államháztartási számvitel, ÁBPE-továbbképzés II. belső ellenőrök részére Államháztartási számvitel, ÁBPE-továbbképzés II. Informatikai ellenőrzés, ÁBPE-továbbképzés II. belső ellenőrök részére Informatikai ellenőrzés, ÁBPE-továbbképzés II. Közbeszerzések ellenőrzése, ÁBPE-továbbképzés II. belső ellenőrök részére - Közbeszerzések ellenőrzése, ÁBPE-továbbképzés II. Rendszerellenőrzés, ÁBPE-továbbképzés II. belső ellenőrök részére Rendszerellenőrzés, ÁBPE-továbbképzés II. Uniós támogatások ellenőrzése, ÁBPE-továbbképzés II. belső ellenőrök részére Uniós támogatások ellenőrzése, ÁBPE-továbbképzés II. belső ellenőrök részére Kockázatelemzésen alapuló tervezés (kizárólag tréning formában és budapesti helyszínen kerül meghirdetésre), ÁBPE-továbbképzés II. belső ellenőrök részére Kockázatmenedzsment (kizárólag tréning formában és budapesti helyszínen kerül meghirdetésre), ÁBPE-továbbképzés II. Kockázatmenedzsment (kizárólag tréning formában és budapesti helyszínen kerül meghirdetésre) ÁBPE-továbbképzés II. Teljesítményellenőrzés (e-learning és tréning formában - mely azonban kizárólag budapesti helyszínen kerül meghirdetésre-), ÁBPE-továbbképzés II. belső ellenőrök részére Teljesítményellenőrzés (elearning és tréning formában - mely azonban kizárólag budapesti helyszínen kerül meghirdetésre-). 13

14 A évre meghirdetett ÁBPE-továbbképzések térítési díjai: Képzés megnevezése Célcsoport Képzés típusa Képzés térítési díja központi költségvetésből történő támogatásra jogosultaknak ** (A térítési díjak ÁFA mentesek.) Képzés térítési díja központi költségvetésből történő támogatásra nem jogosultaknak ** (A térítési díjak ÁFA mentesek.) ÁBPE továbbképzés I. belső ellenőrök Kontaktórás képzés ,- Ft ,- Ft ÁBPE továbbképzés I. belső ellenőrök E-learning képzés térítésmentes 7.400,- Ft ÁBPE-továbbképzés I. - a költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői részére ÁBPE-továbbképzés I. - a költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői részére ÁBPE-továbbképzés II. Államháztartási számvitel /( belső ellenőrök részére)* ÁBPE-továbbképzés II. Államháztartási számvitel /( belső ellenőrök részére)* költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői belső ellenőrök, költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői Kontaktórás képzés 7.400,- Ft ,- Ft E-learning képzés térítésmentes 3.400,- Ft Kontaktórás képzés 7.400,- Ft ,- Ft E-learning képzés térítésmentes 3.400,- Ft ÁBPE-továbbképzés II. Informatikai ellenőrzés /( belső ellenőrök részére)* E-learning képzés térítésmentes 3.400,- Ft 14

15 ÁBPE-továbbképzés II. Közbeszerzések ellenőrzése /( belső ellenőrök részére)* ÁBPE-továbbképzés II. Közbeszerzések ellenőrzése /( belső ellenőrök részére)* Kontaktórás képzés 7.400,- Ft ,- Ft E-learning képzés térítésmentes 3.400,- Ft ÁBPE-továbbképzés II. Rendszerellenőrzés /( belső ellenőrök részére)* Kontaktórás képzés 7.400,- Ft ,- Ft ÁBPE-továbbképzés II. Rendszerellenőrzés /( belső ellenőrök részére)* E-learning képzés térítésmentes 3.400,- Ft ÁBPE-továbbképzés II. Teljesítményellenőrzés /( belső ellenőrök részére)* ÁBPE-továbbképzés II. Uniós támogatások ellenőrzése /( belső ellenőrök részére)* belső ellenőrök, költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői E-learning képzés térítésmentes 3.400,- Ft Kontaktórás képzés 7.400,- Ft ,- Ft ÁBPE-továbbképzés II. Uniós támogatások ellenőrzése /( belső ellenőrök részére)* E-learning képzés térítésmentes 3.400,- Ft ÁBPE-továbbképzés II. Teljesítményellenőrzés /( belső ellenőrök részére)* Tréning ,- Ft ,- Ft ÁBPE-továbbképzés II. - Kockázatmendezsment /( belső ellenőrök részére)* Tréning ,- Ft ,- Ft ÁBPE-továbbképzés II. - Kockázatelemzésen alapuló tervezés - belső ellenőrök részére belső ellenőrök Tréning ,- Ft ,- Ft *ÁBPE-továbbképzések II. modulok esetén a belső ellenőrök részére, illetve a költségvetési szervek vezetői és a költségvetési szervek gazdasági vezetői részére szervezett tanfolyamok térítési díja megegyezik, ezért nem került külön feltüntetésre a kétféle képzés megnevezése. ** A központi költségvetésből történő támogatásra való jogosultság a költségvetési szervnél foglalkoztatott, munkajogi vagy közszolgálati jogviszonyban álló továbbképzésre kötelezettet 15

16 illeti meg, amit a munkáltató a képzésre történő jelentkezés során a munkáltatói nyilatkozaton igazol. A belső ellenőrök részére szervezett ÁBPE-továbbképzés I. képzéshez kapcsolódó vizsga sikertelen teljesítése esetén a pótvizsga díja: 4.000,- Ft/alkalom. (A térítési díj ÁFA mentes.) A belső ellenőrök részére szervezett ÁBPE-továbbképzés I. képzéshez kapcsolódó előzetes tudásszint-felmérő vizsga díja: 4.000,- Ft/alkalom. (A térítési díj ÁFA mentes.) Az NGM rendelet 3/B -a alapján biztosított szintvizsga díja: 4.000,- Ft/alkalom. (A térítési díj ÁFA mentes.) A munkáltatói nyilatkozat foglalkoztatási jogviszonya alatt az alábbi jogszabályok keretében foglalkoztatottakat kell érteni: a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény, a közszolgálati tisztviselőkről szóló évi CXCIX. törvény, a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló évi XLII. törvény, a honvédek jogállásáról szóló évi CCV. törvény, a bírák jogállásáról és javadalmazásáról szóló évi CLXII. törvény, az igazságügyi alkalmazottak szolgálati jogviszonyáról szóló évi LXVIII. törvény, legfőbb ügyész, az ügyészek és más ügyészségi alkalmazottak jogállásáról és az ügyészi életpályáról szóló évi CLXIV. törvény, a Munka Törvénykönyvéről szóló évi I. törvény, az Állami Számvevőszékről szóló évi LXVI. törvény. Az NGM rendelet által nevesített munkáltatói és adatkezelői nyilatkozatokat, valamint szükség esetén a Bkr. 12. (1) bekezdésében meghatározott költségvetési szerv vezetője által történő kijelöléshez kapcsolódó dokumentumot a tájékoztató mellékletében található formanyomtatványokon kell benyújtani. Mellékletek: 1-2. sz. melléklet: Munkáltatói nyilatkozat / Adatkezelői nyilatkozat 3. sz. melléklet: Kijelölés a költségvetési szerv vezetője helyett a képzésen való részvételre A nyilatkozatokat a NAV Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézete címére Budapest, Teve utca kérjük megküldeni. 16

17 1. sz. melléklet 1. Munkáltató adatai 1. MUNKÁLTATÓI NYILATKOZAT MUNKÁLTATÓ TÖLTI KI! 1.1. Költségvetési szerv neve: 1.2. Költségvetési szerv székhelye: 1.3. Költségvetési szerv államháztartási egyedi azonosítója: 1.4. Költségvetési szerv képviselőjének neve, beosztása: 2. Foglalkoztatott adatai 2.1. Neve: 2.2. Születési neve: 2.3. Születési helye, ideje: 2.4. Anyja neve: 2.5. Lakcíme: 2.6. Belső ellenőri regisztrációs száma*: *Csak belső ellenőrök esetében kell kitölteni! Igazolom, hogy fent nevezett foglalkoztatott A megfelelőt kérjük X-szel jelölni! az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 70. -a alapján belső ellenőrzést végző személy. az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 11. (1) bekezdésében foglaltak értelmében gazdasági vezető. az Áht. 10. (1) bekezdésében meghatározott vezetői feladatokat ellátó személy (költségvetési szerv vezetője). a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 12. (1) bekezdése alapján a költségvetési szerv vezetője által írásban kijelölt vezető állású személy. Igazolom továbbá, hogy fent nevezett tevékenységét foglalkoztatási jogviszony keretében látja el. Igazolom, hogy fent nevezett továbbképzésre kötelezett személy foglalkoztatási jogviszonyának megszűnése, megszüntetése nincs folyamatban. Jelen igazolást fent nevezett személy kérelmére a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézete (NAV KEKI) által szervezett ÁBPE-továbbképzésre történő jelentkezés, és az ÁBPE-továbbképzés részvételi díj központi költségvetési finanszírozásból történő jogosultságának igazolása céljából adtam ki, a fent nevezett személy részére. Kelt:... (hely),... év... hó... napján. P. H.... Munkáltató cégszerű aláírása Aláíró neve nyomtatott betűvel

18 2. sz. melléklet 2. ADATKEZELŐI NYILATKOZAT KÉPZÉSRE KÖTELEZETT TÖLTI KI! Alulírott, születési hely, idő: anyja neve: személyi igazolvány száma: belső ellenőri regisztrációs száma*: *Csak belső ellenőrök esetében kell kitölteni! kijelentem, hogy hozzájárulok ahhoz, hogy a fenti munkáltatói nyilatkozatban közölt, foglalkoztatási jogviszonyomra vonatkozó személyes adataimat a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézete (NAV KEKI) a nyilatkozat kiadásának tárgyévét követő 10 évig az ÁBPE-továbbképzés részvételi díj központi költségvetési finanszírozásból történő jogosultságának ellenőrzése céljából kezelje. Választott ÁBPE-továbbképzés intézményi azonosítója: ** **Kitöltése kötelező Nyilatkozom, hogy az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény és a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendelet alapján tárgyévben képzésre kötelezettnek minősülök / nem minősülök.*** ***A megfelelőt kérjük aláhúzással jelölni Kelt:... (hely),... év... hó... napján.... Képzésre kötelezett aláírása 18

19 3. sz. melléklet Kijelölés a költségvetési szerv vezetője helyett a képzésen részvételre Alulírott *titulus/név+, a..... *költségvetési szerv+ vezetője kijelölöm... *név, beosztás+-t, hogy a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 12. (1) bekezdésében meghatározott belső kontrollrendszer témakörében az államháztartásért felelős miniszter által meghatározott továbbképzésen részt vegyen. Igazolom, hogy fent nevezett, a kötelező továbbképzésen való részvételre kijelölt személy nem a... *költségvetési szerv+ gazdasági vezetője vagy belső ellenőrzési vezetője. Igazolom, hogy fent nevezett, a kötelező továbbképzésen való részvételre kijelölt személy vezetői kinevezésének/megbízásának visszavonása, foglalkoztatási jogviszonyának megszűnése, megszüntetése nincs folyamatban. Kelt:... (hely),... év... hó... napján. P. H.... Költségvetési szerv vezetőjének cégszerű aláírása... Aláíró neve nyomtatott betűvel. 19

20 Reméljük hasznos információkhoz jutottak a BEMAFOR évi első hírleveléből is! NEMZETGAZDASÁGI MINISZTÉRIUM 1051 Budapest, József nádor tér 2-4. Államháztartási Belső Kontrollok Osztály Telefon: aszf@ngm.gov.hu bemafor@ngm.gov.hu Web: 20