Európai Gazdasági és Szociális Bizottság 7. c) PONT ELNÖKSÉG 538. ülés 2007. július 10. Tárgy: 7. c) napirendi pont A tagok munkájának támogatása informatikai szolgáltatások TÁJÉKOZTATÁSUL Ez a feljegyzés a tagok számára biztosított informatikai szolgáltatások különböző szempontjaival kapcsolatos információkat tartalmazza. A feljegyzés az alábbi területeket foglalja magában: a tagok számára nyújtott pénzügyi támogatás informatikai kiadásokra, a munkadokumentumok elküldésének folyamata, az informatikai osztályon folyamatban levő munkák, a rendelkezésre álló ITszolgáltatások, valamint a titkárságon dolgozó kapcsolattartók neveit tartalmazó lista. Az Elnökséget és az EGSZB illetékes szerveit folyamatosan tájékoztatják a tagoknak biztosított logisztikai segítségnyújtás egyéb szempontjairól. Megjegyzés: a főtitkár által a tagoknak havonta megküldött elektronikus hírlevél rendszeres idevonatkozó tájékoztatást nyújt. Minden egyes hírlevél tartalmaz egy tárgymutatót a már érintett kérdésekről. 1. Számítógép-pótlék és a munkadokumentumok elküldésének folyamata 1.1 A tagok igényelhetik a mandátumuk időtartama alatt felmerülő informatikai költségek visszatérítését. A visszatérítés az új és a már meglévő informatikai berendezések költségeihez és az ezekkel járó működtetési költségekhez történő éves hozzájárulás alapján történik. Az évi átalány összege 1 000 euró. Azoknak a tagoknak, akik élni kívánnak a fenti lehetőséggel, egyéni nyilatkozatot kell kitölteniük. A kérdésben a Pénzügyi szolgálat a tagok számára nevű iroda az illetékes. 1.2 A PC-rendszerben részt vevő tagok számára a titkárság az alábbi eljárást alkalmazza a munkadokumentumok elküldésére: HU
- 2 - Dokumentum típusa A plenáris ülésekre és szekcióülésekre készülő valamennyi dokumentum: tájékoztató jelentés tervezete, szekcióvélemény, szekciójelentés, EGSZB-véleménytervezet, EGSZB-vélemény, tanácskozásról készült összefoglaló, jegyzőkönyv, új felkéréshez készült tájékoztató feljegyzés meghívó/napirend, előzetes véleménytervezet, valamennyi elnökségi dokumentum, az I., II., és III. Csoport valamennyi dokumentuma, minden tanulmányozócsoporti dokumentum, sürgős dokumentumok, levelek Minden egyéb, a fenti két kategóriába nem tartozó dokumentum (ideértve az európai bizottsági dokumentumokat is) A dokumentum továbbítása Ezeket a dokumentumokat nem küldik el, mivel online lehet őket megtekinteni. Ezeket a dokumentumokat e-mailen küldik el. Ezeket a dokumentumokat elsőbbségi küldeményként továbbítják. 1.3 Azok a tagok, akik nem vesznek részt a PC-rendszerben, minden dokumentumot elsőbbségi küldeményként kapnak. 2. Folyamatban lévő informatikai munkák 2.1 A 2007-re tervezett informatikai munkák 4 tevékenységi csoportba sorolhatók: 1. információs rendszerek (20 tevékenység) 2. IT-infrastrukúra (18 tevékenység) 3. felhasználótámogató szolgáltatások (9 tevékenység) 4. koordináció (3 tevékenység) 2.2 Az információs rendszerek csoportjába tartozó fő tevékenységek az EGSZB konzultatív munkáit, pénzügyi és humánerőforrás-tevékenységét, kommunikációs tevékenységét és a dokumentumok készítését szolgáló információs rendszerek fejlesztése és működtetése. Minden jelentősebb alkalmazással (illetve alkalmazáscsoporttal) kapcsolatos munkákról egy felhasználócsoport hoz döntést. 2.3 A titkárság felállított például egy Munkadokumentumok továbbítása elnevezésű munkacsoportot. A második példa erre A tagok számára történő költségtérítés munkacsoport.
- 3 - A fent említett csoportok hatásköre túlmutat az idevonatkozó informatikai szempontokon, de esetenként ők döntik el, hogy az informatikai osztály milyen módon nyújtson támogatást a gyakorlatban. 2.4 Az IT-infrastruktúra csoportba kimondottan technikai jellegű tevékenységek tartoznak, ideértve az adatbázis-kezelést, az adattárolást, az e-mail rendszert, a hálózatot és a telefoninfrastruktúrát. A munka fő célkitűzése a beüzemelt rendszerek elérhetőségének, kapacitásának és folyamatosságának maximálása. 2.5 2007 egyik legjelentősebb, az IT-infrastruktúra területéhez tartozó projektje az adattárolás és az archiválás teljes modernizálása. Az adatokat adattároló hálózaton fogják tárolni, amely az adatfeldolgozó kiszolgálóktól függetlenül működik. Az adattároló hálózat elemeit a Bertha von Suttner és a Belliard 68 épületekben helyezik majd el. 2.6 2007 egyéb jelentős, infrastruktúrát érintő projektjei a hálózat és a telefonrendszer két új épületben történő kiépítése, az Internet-hozzáférés javítása és az épületek közötti hálózati kapcsolatok cseréje. 2.7 A felhasználótámogató szolgáltatások körébe tartozó tevékenységek: felhasználótámogatás (62%), felhasználói kapcsolatok (4%), logisztika (4%), projektek (24%) és a politikák végrehajtása (6%). A zárójelben feltüntetett számadatok a teljes erőforrás-mennyiségnek az egyes tevékenységekhez rendelt százalékos arányát jelzik. 2.8 A koordináció körébe tartozó tevékenységek pedig a pénzügyi menedzsment, az informatikai szolgáltatások területén a bevált gyakorlatok kezelése és az IT területén dolgozó munkatársak szakmai továbbképzése. 2.9 Az alábbi területek kiemelt jelentőségűek: 1. dokumentáció és internetes alkalmazások programhibák és zavarok; 2. a beérkezett kérések nagy száma különösen az információs rendszerek területére vonatkozóan. Az első negyedév végén 283 lezáratlan ügy volt (62 hibaelhárításra vonatkozó kérés, 81 tökéletesítésre/továbbfejlesztésre vonatkozó kérés, 91 új fejlesztésre vonatkozó kérés és 42 műszaki jellegű feladat); 3. Műszaki zavarok (eddig 3 fő fennakadás említendő meg egy szoftverfrissítés (bolgár betűkészlet) után az összes számítógépet újra kellett indítani, az egyik fájlkiszolgáló teljesítménycsökkenése és a Testa hálózat leállása). Két közös tényező játszik szerepet ebben: először is az IT-infrastruktúra rendkívüli összetettsége, másodszor pedig a külső felektől való függés. 2.10 Az alábbi táblázat áttekintést nyújt az EGSZB informatikai rendszerének méretéről, valamint az informatikai munkaterv végrehajtásához rendelkezésre álló erőforrásokról:
- 4 - MUTATÓK (2006) ÖSSZESEN felhasználók száma (EGSZB- és 1130 RB-tisztviselők együtt) információs rendszerek száma 57 laptopok száma 28 számítógépek száma 1475 kiszolgálók száma 32 intézményi weboldalak száma 1 épületek száma 4 ERŐFORRÁSOK & KÖLTSÉGEK JELLEGE (2006) infrastruktúra és az azzal kapcsolatos szolgáltatások információs rendszerek fejlesztése és támogatása humánerőforrás (köztisztviselői személyzet) Költségvetés (millió euróban)/humánerőforrás (teljes munkaidőben számolva) hardver és szoftver, ideértve a 1,73 fénymásolókat is Helpdesk-IKT képzés-támogatásintegráció 1,37 távközlési díjak 0,31 Részösszeg 3,41 fejlesztés 0,87 karbantartás és támogatás 0,40 Részösszeg 1,27 köztisztviselői személyzet (AD) 5 köztisztviselői személyzet (AST) 21 (teljes munkaidős) külsős munkatársak 32 Részösszeg 58 3. A tagoknak nyújtott informatikai szolgáltatások 3.1 A tagoknak nyújtott informatikai szolgáltatások a titkárságon hozzáférhető számítástechnikai berendezéseket, valamint a titkárságon kívül, külső helyszínről is elérhető weboldalakat és alkalmazásokat foglalják magukban. A tagok USB-kulcsán megtalálható Az EGSZB informatikai szolgáltatásainak bemutatása című dokumentumban és a tagok számára fenntartott helyiségekben hozzáférhető IT Guide -ban is részletes leírás található ezekről. Ezeket a szolgáltatásokat kiegészíti még az informatikai továbbképzések pénzügyi támogatásáról szóló rendelkezés. 3.2 Nagy erőfeszítést fordítunk a tagoknak nyújtott informatikai szolgáltatások javítására. Áttanulmányoztuk az IT-ügyekkel foglalkozó munkacsoport ülései, valamint az új tagok
- 5 - számára rendezett üdvözlő ülések során a tagok által továbbított és a plenáris ülések alatt az IT-standon leadott kéréseket, illetve elemezték az IT Helpdesknek jelzett fennakadásokat is. Az utolsó pontból kiderül, hogy szinte zökkenőmentes a fennakadások regisztrálása, és hogy a leggyakoribb problémákat sikerül 15 percen belül megoldani. 3.3 Mindez azonban továbbra is rendkívül nehéz terület marad, és el kell ismerni, hogy lehetetlen minden igényt kielégíteni, illetve minden ismertetett problémát megoldani. 3.4 Az IT Helpdeskhez beérkező telefonhívások alapján összeállítottunk egy listát, amely a főbb megoldatlan problémákat tartalmazza. Ezek a következők: 1. sz. probléma Tárhely Felmért helyzet Nincs elég hely az e-mailek és a dokumentumok számára. A probléma az új tárolási projekt révén elvben megoldható. Következtetés Csupán műszaki megoldás alkalmazásának kérdése. 2. sz. probléma Nem szabványos készülékek Felmért helyzet Számtalan hordozható számítógéppel kapcsolatos kérelem (subnotebookok, PDA-k, multifunkcionális telefonok stb.), és a távoli rendszerekhez (Citrix, iplanet stb.) történő csatlakozás iránti kérelmek. Következtetés Az erre vonatkozó szolgáltatások nincsenek pontosan körvonalazva, a problémamegoldás pedig nem elég hatékony. Nincsen igazán kilátás számottevő javulásra. 3. sz. probléma Alkalmazásokkal kapcsolatos esetek Felmért helyzet Számos hibát és fennakadást észleltek az internetalapú alkalmazások területén. Következtetés Az ezzel kapcsolatos szolgáltatás jól meg van határozva, és folyamatosan javul a problémakezelés. Jók a kilátások a további javulásra. 4. sz. probléma E-mail Felmért helyzet Sok a panasz, a felhasználók azonban gyakran nem veszik figyelembe a rendszer jellegéből eredő e-mail korlátozásokat. Következtetés E-mail politika megfogalmazására és kihirdetésére van szükség. 5. sz. probléma Nyomtatás, szkennelés és faxolás Felmért helyzet Sok a rossz állapotban levő, régi nyomtató és hiányzik a személyi nyomtatók elosztásáról szóló politika. Még mindig sokan használják a faxot, és ugrásszerűen nő a szkennelés iránti igény. Következtetés Az erre vonatkozó szolgáltatások nincsenek pontosan körvonalazva. További pénzügyi források segítenek a probléma megoldásában. 3.5 Jelentős javításokat tervezünk az internetes alkalmazások terén. A javítások összhangban vannak a tagok informatikai munkacsoportjának (AGIT) és a titkárság dokumentumok továbbítása munkacsoportjának ajánlásaival. A főbb szempontok:
- 6-1. a dokumentumok elnevezésének javítása a dokumentum nyelvén kereshető cím; 2. a tagok és az adminisztráció is ugyanazokat az alkalmazásokat használja a dokumentumok keresésére; 3. az egyes tagok számára elkészített dokumentumok személyre szabott listája (ennek minden ülésre ki kell terjednie, amelyen a tag részt vesz, beleértve az elnökségi és a csoportüléseket is); 4. új portál-alkalmazások online űrlap a tanulmányozócsoportok ülésein való részvételre és online űrlap a távolmaradás igazolására; 5. a plenáris ülések és a szekcióülések online napirendjeinek javítása; 6. a munkadokumentumok fordítás utáni automatikus elküldése e-mailen. Az első két pontot érintő IT-fejlesztések már befejeződtek. Jelenleg a telepítést megelőző tesztfázisban vannak. A harmadik pontot érintő fejlesztés is előrehaladott állapotban van. A tagok informatikai munkacsoportjának legutóbbi ülésén ismertették ezeket az alkalmazásokat. A további pontokat érintő informatikai fejlesztéseket az év végére tervezzük. 3.6 Az informatikai továbbképzések pénzügyi támogatása Az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság tagjainak biztosított nyelv-, informatikai és kommunikációs tanfolyamokra vonatkozó szabályok szerint történik. Az EGSZB előzetes engedélyeztetés és a költségvetési források függvényében részben visszatéríti a tagok számára az EGSZB-n kívül szervezett informatikai tanfolyamok költségét. A tagok az EGSZB dolgozóiéval megegyező feltételek mellett részt vehetnek belső informatikai képzéseken is. 4. Titkársági kapcsolattartók: 4.1 A számítógép-pótlékkal kapcsolatos minden ügyben a Pénzügyi szolgálat a tagok számára nevű iroda illetékes: illetékes: Pierre Deglimes iroda VM2 350 Tel.: +32 (0) 2 546 9465 pierre.deglimes@eesc.europa.eu Felhívjuk figyelmét, hogy valamennyi pénzügyi űrlap és rendelkezés elérhető a tagok portálján. 4.2 Az informatikai munkatervvel kapcsolatos ügyekben: illetékes: Niall O'Higgins iroda BvS 241 Tel.: +32 (0)2 546 9668 niall.ohiggins@eesc.europa.eu
- 7-4.3 Az informatikai szolgáltatásokkal kapcsolatos minden segítség az IT Helpdesken keresztül kérhető: IT Helpdesk iroda: BvS 2. emelet Tel.: +32 (0) 2 546 9697 helpdesk@eesc.europa.eu Az IT Helpdesk munkaideje: hétfő: 8.30 18.00 kedd csütörtök: 8.00 18.00 péntek: 8.00 16.00 4.4 Amennyiben a tagok számára biztosított informatikai tanfolyamokkal kapcsolatban van kérdése, kérjük, keresse a Képzési Osztályt: illetékes: Simone Einstoss Granado iroda: BvS 303 Tel.: +32 (0) 2 546 9696 simone.einstossgranado@eesc.europa.eu Felhívjuk figyelmét, hogy valamennyi szükséges űrlap és rendelkezés elérhető a tagok portálján. A képzések havi programja megtalálható az intraneten. Felkérjük az Elnökséget a tájékoztatás tudomásulvételére.