ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA A DIÁKIGAZOLVÁNNYAL KAPCSOLATOS FELADATOKRÓL SZÓLÓ SZABÁLYZATA 2015.

ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA A DIÁKIGAZOLVÁNNYAL KAPCSOLATOS FELADATOKRÓL SZÓLÓ SZABÁLYZATA 2015.

2 Tartalomjegyzék Az Eszterházy Károly szabályzata a diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatokról... 3 I. Általános rendelkezések... 3 II. A diákigazolvány... 3 III. Diákigazolvánnyal kapcsolatos nyilvántartások... 4 IV. A diákigazolványra jogosultak köre... 4 V. A diákigazolvány igénylése... 5 VI. A diákigazolvány kiadása... 7 VII. A diákigazolvány érvényesítése... 8 VIII. A diákigazolvány díja... 8 IX. Záró rendelkezések... 9 Melléklet... 10 Igazolás... 10

3 Az Eszterházy Károly szabályzata a diákigazolvánnyal kapcsolatos feladatokról I. Általános rendelkezések 1. A felsőoktatási diákigazolványok kiadási rendjét a főiskola rektora határozza meg. A diákigazolványokkal kapcsolatos feladatok megvalósításáért a Tanulmányi Igazgatóság (TIG) igazgatója a felelős személy. 2. A diákigazolványokkal kapcsolatos adminisztratív feladatokat a TIG-en belül működő Tanulmányi és Oktatásszervezési Osztály (TO), illetve a Hallgatói Szolgáltató Központ (HSZK) vezetője által kijelölt, a hivatalok alkalmazásában álló ügyintézők végzik. 3. A diákigazolvánnyal kapcsolatos szabályok megszegése esetén - különös tekintettel a jogtalan diákigazolvány kiadásra, érvényesítésre -, a munkáltató köteles vizsgálatot indítani, és annak eredménye alapján szükség esetén fegyelmi eljárást indítani. II. A diákigazolvány 4. (1) A diákigazolvány - a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvényben (a továbbiakban: Nftv.) meghatározott adatok mellett - az alábbi adatokat tartalmazza: a) az igazolvány kiállításának napját, valamint b) az igazolvány egyedi azonosítására szolgáló adatchip azonosítót. (2) A (1) bekezdésben meghatározott adatokon felül a diákigazolvány tartalmazza: a) azon - legfeljebb két - intézmény nevét és székhelyét (település nevét), amellyel a jogosult hallgatói jogviszonyban áll, b) a munkarend megjelölését. (3) A Főiskola székhelye helyett - a jogosult kérésére - az a telephely is feltüntethető, ahol az oktatás, képzés ténylegesen folyik. 5. (1) Az oktatási igazolványok a kiállítás napjától számított 8. évig érvényesíthetők. (2) A kedvezményekre vonatkozó jogosultságot az érvényesítés igazolja. 6. (1) A diákigazolványok nyilvántartásával és adatkezelésével kapcsolatos, Korm. rendeletben meghatározott feladatokat az Oktatási Hivatal (a továbbiakban: adatkezelő) látja el. (2) A Főiskolán a diákigazolványhoz kapcsolódó feladatokat a TO a HSZK-val együttműködve látja el. 7. A TO a) az adatkezelő által meghatározott módon adatot közöl a diákigazolvány igénylésének, érvényesítésének egyes folyamataival kapcsolatban, b) részt vesz a diákigazolványok igénylésében, az igazgatási szolgáltatási díjának beszedésében, kezelésében, c) A Korm. rendeletben meghatározott ideig a hallgatói létszámnak megfelelő számban érvényesítő matricát rendel. 8. A HSZK a) a fel nem használt érvényesítő matricát biztonságosan, elzárva tárolja,

4 b) érvényesíti a használatban lévő és bevonja az érvénytelen diákigazolványokat, c) vezeti a 10. -ban meghatározott nyilvántartást, d) kiadja a mellékletben szereplő meghatározott igazolást. III. Diákigazolvánnyal kapcsolatos nyilvántartások 9. A TO által vezetett nyilvántartás a) az elektronikus igénylésről kinyomtatott és a jogosulttal vagy törvényes képviselőjével aláíratott ellenőrző adatlapot, b) az igénylés elküldésének tényét és idejét, c) az adatfeldolgozó adatszolgáltatása alapján az oktatási igazolvány egyedi azonosítóját, d) az érvényesítő matricák megrendelésének tényét és idejét, e) a megrendelt érvényesítő matricák megérkezésének tényét és idejét, f) az oktatási igazolvány egyedi adatchip azonosítóját, g) a térítési díjként megfizetett összegeket tartalmazza. 10. A HSZK által vezetett nyilvántartás a) a diákigazolvány érvényesítésének tényét és idejét, a kiadott érvényesítő matrica sorszámát, b) a diákigazolvány bevonásának okát, tényét és idejét, c) a melléklet szerinti igazolás adatait tartalmazza. IV. A diákigazolványra jogosultak köre 11. (1) Diákigazolványra jogosult a) a Főiskolával hallgatói jogviszonyban álló hallgató, b) a kormányközi és más oktatási együttműködési megállapodás vagy egyezmény alapján a Főiskolán tanuló, részképzésben részt vevő külföldi hallgató, c) a Balassi Intézetben képzésben részt vevő személy. 12. Abban az esetben, ha a hallgató hallgatói jogviszonya a) az I. félévben szűnik meg, a hallgatói jogviszonyának megszűnését követő március 31- ig b) a II. félévben szűnik meg, a hallgatói jogviszonyának megszűnését követő október 31- ig jogosult diákigazolványra. 13. (1) Diákigazolvány a) a hallgatói jogviszony fennállásának ideje alatt, b) az elveszett, megsemmisült, megrongálódott diákigazolvány helyett igényelhető. 14. (1) A jogosultnak - figyelemmel az (2)-(5) bekezdésben foglaltakra - egyidejűleg csak egy érvényes diákigazolványa lehet.

5 (2) Több oktatási intézménnyel való egyidejű hallgatói jogviszony esetén a diákigazolvány igénylésében és kezelésében közreműködő intézmények sorrendjét a képzés munkarendje (nappali, esti, levelező, távoktatás) határozza meg. (3) Egyidejűleg fennálló tanulói és hallgatói jogviszony esetén a közreműködő intézmények sorrendjét az oktatás, képzés munkarendje (nappali, esti, levelező, más sajátos, távoktatás) határozza meg. 15. (1) Az igényelt diákigazolvány kiadásáig a Főiskola a jogosult kérésére a mellékletben meghatározott igazolást (a továbbiakban: igazolás) ad ki. (2) Az igényelt diákigazolvány kiadásáig kiállított igazolás a közforgalmú személyszállítási utazási kedvezményekről szóló kormányrendelet szerinti ideiglenes diákigazolványnak minősül. (3) Az igazolás - a 19. (3) bekezdésben meghatározott igazolás kivételével - a kiállításától számított 60 napig érvényes. 16. (1) A diákigazolvány a) a Főiskolával fennálló hallgatói jogviszonyt, b) a jogszabályban meghatározott utazási, kulturális és egyéb kedvezmények igénybevételére való jogosultságot, c) a hallgatói jogviszony alapján jogszabály szerint járó térítésekre és juttatásokra való jogosultságot, d) a diákigazolványhoz kapcsolódó, állam által nem garantált (kereskedelmi) kedvezményekre való jogosultságot, e) a nemzetközi kedvezményekre való jogosultságot igazolja. V. A diákigazolvány igénylése 17. (1) A felsőoktatási diákigazolvány - a (3) bekezdésben foglalt kivétellel - csak elektronikus módon igényelhető. (2) A Főiskolára beiratkozott hallgató a diákigazolvány igénylést a Neptun rendszerben kezdeményezi. Az igénylés előtt a jogosult köteles összevetni a tanulmányi rendszerben róla nyilvántartott személyes adatokat a NEK adatlap adattartalmával. (3) Amennyiben a jogosult nem rendelkezik Neptun hozzáféréssel, abban az esetben a diákigazolvány iránti igényét a TO-nak jelenti be. (4) A jogosult a Főiskola gyűjtőszámlájára történő átutalással megfizeti a Korm. rendeletben meghatározott díjat. (5) A TO ellenőrzi a (2) és (4) bekezdésben foglaltak teljesítését - szükség esetén felhívja a hallgatót a hiányok pótlására -, és a hiánytalan igénylésnek a TO-ra érkezését követő 15 napon belül a) rögzíti a tanulmányi rendszer használatával a diákigazolvány igénylésének és a díj befizetésének tényét, és b) a TO vezetője hitelesíti az igénylést és továbbítja azt az adatkezelő részére. (6) Az igénylésről a (3) bekezdésben meghatározott esetben a TO az adatkezelő által meghatározott felületről ellenőrző adatlapot nyomtat, melyet a hallgató aláír. (7) Az adatkezelő a TO által az igénylés során feltöltött és továbbított hallgatói adatokat összeveti a felsőoktatási információs rendszerben (a továbbiakban: FIR) szereplő adatokkal. Amennyiben a FIR-ben tárolt adatok eltérnek az igénylésben és a közreműködő intézmény nyilvántartásában szereplő adatoktól, a TO köteles a 23. -ban foglaltak szerint eljárni.

6 18. (1) A kormányközi és más oktatási együttműködési megállapodás vagy egyezmény alapján a Főiskolán tanuló, részképzésben részt vevő külföldi tanuló, hallgató, továbbá a Balassi Intézetben képzésben részt vevő személy a diákigazolvány iránti igényét a TO-nak jelenti be. (2) Az igényléssel egyidejűleg a jogosult a TO által meghatározott módon megfizeti a 27. -ban meghatározott díjat a Főiskola részére. (3) A TO ellenőrzi a (2) bekezdésben foglaltak teljesítését, szükség esetén felhívja a jogosultat a hiányok pótlására. A TO az igényléstől - hiánypótlás esetén a hiánypótlás teljesítésétől - számított 8 napon belül a) a Neptun használatával a személyi okmányok adatai alapján a diákigazolvány-igénylést és a díj befizetésének tényét rögzíti, b) az elektronikusan rögzített igénylésről ellenőrző adatlapot nyomtat, melyet a jogosulttal aláírat, c) az TO vezetője hitelesíti az elektronikus igénylést és továbbítja az adatkezelő felé. (4) Ha az (1) bekezdésben meghatározottak szerinti jogosult nem rendelkezik oktatási azonosító számmal, a diákigazolvány iránti igényét az oktatási azonosító szám megállapítására irányuló kérelemmel együtt nyújthatja be. Ebben az esetben a jogosult a diákigazolvány iránti kérelemmel hozzájárulását adja ahhoz, hogy az adatkezelő a diákigazolvány előállításához szükséges személyes adatait az Nftv-ben meghatározott módon és ideig kezelhesse. 19. (1) A HSZK a diákigazolványra jogosultnak a diákigazolvány igénylése nélkül - a mellékletben meghatározott - igazolást ad ki, a) ha a diákigazolvány nem tartalmazza az oktatás, a gyakorlati képzés tényleges helyszínét, ebben az esetben a helyszínt az igazoláson kell feltüntetni, b) a Főiskola nem magyar állampolgárságú hallgatójának, ha tizenkét hónapnál rövidebb időtartamra szóló ösztöndíjjal folytatja tanulmányait, c) annak a jogosultnak, aki hallgatói jogviszonyának megszűnését követően, de a diákigazolvány érvényességi idejének lejárata előtt elveszíti diákigazolványát, vagy diákigazolványa a jogosultságok igazolására alkalmatlanná válik. (2) Az (1) bekezdés c) pontjában meghatározott esetben az igazoláson az intézmény és a munkarend rovatot a jogosult előző diákigazolványa alapján kell kitölteni. (3) A HSZK a jogosult hallgatói jogviszonya megszűnésekor a diákigazolvány bevonásával egyidejűleg a mellékletben meghatározott igazolást ad ki, mely a diákigazolványra való jogosultság megszűnésének időpontjáig érvényes. 20. Amennyiben a jogosult egyidejűleg több oktatási intézménnyel áll hallgatói jogviszonyban, és ezen intézmények nevét és székhelyét fel kívánja tüntetni a diákigazolványán, erre irányuló kérelmét a TO-n a diákigazolvány igénylésével egyidejűleg bemutatott hallgatói jogviszony igazolással kezdeményezheti.

7 VI. A diákigazolvány kiadása 21. Ha az igénylésre szolgáló felületen rögzített adatokat a TO hitelesítette, az adatkezelő 15 napon belül továbbítja a diákigazolvány-igénylést az Educatio NKft. közreműködésével a KEK KH-nak. 22. A diákigazolvány előállításának ideje az igénylésnek az adatkezelőhöz történő beérkezésétől számított legfeljebb 45 nap. A KEK KH gondoskodik az igénylés adatainak ellenőrzéséről a személyi- és lakcímnyilvántartás alapján, és az igénylés adataihoz megfelelő fénykép és aláírás hozzárendeléséről, valamint az oktatási igazolványnak a jogosult igénylésben megadott címére történő eljuttatásáról. A KEK KH az igazolvány megküldésével egyidejűleg értesíti a Főiskolát a postázott oktatási igazolványok kiküldéséről az igazolvány számának, egyedi adatchip azonosító számának és a postázás dátumának megküldésével. 23. (1) A diákigazolvány kiadására irányuló kérelem hiányosnak minősül abban az esetben, ha a) a megszemélyesítéshez szükséges fénykép és aláírás nyilvántartásában - a jogosultnak felróható okból - nem található az igénylés adataihoz hozzárendelhető érvényes fénykép vagy aláírás, b) a Főiskola a diákigazolvány igazgatási szolgáltatási díját határidőben nem fizette meg, c) a FIR-ben tárolt adatok eltérnek az igénylésben szereplő és a Főiskola tanulmányi rendszerében tárolt adatoktól. (2) Hiányos igénylés esetén az adatkezelő a hiány észlelésétől számított tizenöt napon belül elektronikus úton - megfelelő határidő tűzésével - felhívja a Főiskolát a hiánypótlásra, azzal, hogy a) az (1) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben szólítsa fel a jogosultat, hogy a jogszabályban meghatározott módon pótolja a KEK KH nyilvántartásában hiányzó fényképet vagy aláírást, b) fizesse meg a diákigazolvány igazgatási szolgáltatási díját, c) a külön jogszabályban meghatározott módon jelentse be az adatváltozásokat. (3) A (2) bekezdés a) és c) pontja esetében a hiánypótlás az igénylésnek a Neptun felületen történő ismételt rögzítésével és továbbításával teljesíthető. Ebben az esetben a hiánypótlás teljesítésének ideje nem számít bele a megrendelés teljesítésének határidejébe. (4) Az igényléstől vagy a megrendeléstől eltérő adatokat tartalmazó diákigazolványt, továbbá a rendeltetésszerű használatra alkalmatlan állapotban érkezett diákigazolványt (a továbbiakban: hibás diákigazolvány) a jogosult eljuttatja a TO-ra újragyártás céljából. A hibás diákigazolványról a TO másolatot készít, majd elektronikus úton megküldi az adatkezelőnek, mellékelve az igénylés ellenőrző adatlapjának másolatát, valamint az újragyártásra irányuló kérelmet. A hibás diákigazolványt a HSZK jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisíti és a jogosult kérelmére igazolást ad ki. Az adatkezelő - az adatfeldolgozók segítségével - megállapítja az eltérés okát, és gondoskodik a megfelelő adattartalmú, hibátlan diákigazolvány előállításáról és a jogosulthoz történő eljuttatásáról a kérelem átvételét követő negyvenöt napon belül. A hibás diákigazolvány újragyártásának teljes költségét az viseli, akinek terhére a hiba felróható, ennek eldöntésére a diákigazolvány igénylés ellenőrző adatlapja és az adatok átadásakor rögzített adattartalom szolgál. (5) A TO által továbbított diákigazolvány igénylése esetén a jogosult felel a diákigazolvány elkészítésének alapjául szolgáló adatok valóságtartalmáért. Amennyiben a jogosult a nyilvántartott adataiban hibát észlel, úgy köteles azt írásban haladéktalanul a TO felé jelezni és a hiba kijavítását kezdeményezni. A jogosult által szolgáltatott valótlan

8 adatok alapján valótlan adattartalommal előállított diákigazolvány kicserélésének teljes költsége a jogosultat terheli. VII. A diákigazolvány érvényesítése 24. (1) A HSZK a kiadott oktatási igazolványok érvényesítését érvényesítő matrica felragasztásával és az elektronikus érvényesítés érdekében az adatkezelő felé tett bejelentéssel végzi. (2) Az érvényesítő matrica tartalmazza érvényességének időtartamát, valamint a matrica sorszámát és az intézmény és kar betűkódját. 25. (1) Az érvényesítés határideje az I. félévre érvényes érvényesítő matrica esetén október 31. napja, a II. félévre érvényes érvényesítő matrica esetén március 31. napja. (2) A diákigazolványok érvényesítéséhez szükséges érvényesítő matricákat a TO köteles megrendelni az érvényesítő matrica igénylőlapjának kitöltésével és annak az adatkezelő részére elektronikus úton történő eljuttatásával az I. félévi érvényesítő matricák tekintetében július 15-ig, a II. félévre érvényes érvényesítő matricák tekintetében december 15-ig. (3) A jogosult számára jogviszonya szünetelésének időtartama alatt (kivéve a jogviszony megszűnésétől az érvényességi idő lejáratáig terjedő időszakot) a TO nem továbbít diákigazolvány igénylést és a HSZK nem érvényesíti a jogosult diákigazolványát. (4) Az érvényesítés tényét és a kiadott érvényesítő matrica sorszámát a TO köteles az érvényesítés határidejétől számított 10 napon belül az igényléshez alkalmazott elektronikus felületen keresztül az adatkezelő felé jelenteni. (5) Az adott tanévben fel nem használt érvényesítő matricákat a HSZK a tanévet követő november 30-ig megsemmisíti. A megsemmisítés tényéről és a megsemmisített matricák darabszámáról a HSZK jegyzőkönyvet vesz fel, amit köteles irattárában 5 évig megőrizni. 26. (1) A Főiskola köteles haladéktalanul bevonni - és ennek érdekében a jogosultat felszólítani a korábban kiadott az oktatási igazolványának beszolgáltatására - a következő esetekben: a) amennyiben az igazolványra jogosító jogviszony megszűnik, b) az igazolás kiadásakor. (2) A HSZK köteles a bevont diákigazolványt 30 napon belül megsemmisíteni, és a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvet megőrizni. (3) A bevont diákigazolványok egyedi azonosítóját a TO a bevonást követő 8 napon belül az adatkezelő által meghatározott módon átadja az adatkezelőnek. VIII. A diákigazolvány díja 27. (1) A diákigazolványért a jogosult igazgatási szolgáltatási díjat (a továbbiakban: díj) fizet. (2) A diákigazolvány díja 1400 forint. (3) A diákigazolvány díja térítési díjat és intézményi díjat tartalmaz. (4) A térítési díj a diákigazolvány esetében 1300 forint, amely az adatkezelő bevételét képezi.

9 (5) A diákigazolvány díjából az intézményi díj diákigazolványonként 100 forint, amely a Főiskola bevétele. Az adatkezelő a TO által elektronikusan továbbított igénylések adatkezelőhöz érkezését követő 5 napon belül a diákigazolványok díjainak 100 forinttal csökkentett részéről összesített elektronikus számlát állít ki és küld meg a Főiskola részére, melyet a Főiskola 10 napon belül köteles kiegyenlíteni. (6) Az itt szabályozott díjak az igénylés elutasítása, visszavonása, érvénytelenítése esetén nem kerülnek visszafizetésre a jogosult részére. 28. (1) A jogosult a matrica elvesztése esetén 3500 forintot köteles megfizetni a Főiskola részére. (2) A TO nem továbbítja a diákigazolvány igénylést vagy nem érvényesíti a jogosult diákigazolványát, amíg a jogosult a (1) és bekezdésben meghatározott díjat meg nem fizeti. (3) Ha a diákigazolványon szereplő személyes adatok megváltoztak, a diákigazolvány díja a jogosultat terheli. IX. Záró rendelkezések Jelen szabályzatot a Szenátus 2015. június 12. napján az RH/49/2015. sz. határozatával fogadta el. A szabályzat 2015. június 15. napján lép hatályba. Eger, 2015. június 12. Dr. Liptai Kálmán s.k. rektor Csathó Csaba s.k. kancellár

10 Melléklet Igazolás 1) A jogviszonyt igazoló intézmény a) neve: b) székhelyének címe: Igazolás sorszáma:... c) az oktatás, képzés tényleges helyének címe (ha az eltér a székhely címétől) 1 : 2) Igazolás típusa: diákigazolvány helyett kiállított 3) A jogosult a) neve: b) születési helye és ideje: c) oktatási azonosító száma: d) lakcíme 2 : e) hallgató esetén az igénybevett oktatás, képzés munkarendje 3 : nappali esti levelező távoktatás más sajátos 4) Az igazolás kiállításának oka 4 : a) a diákigazolvány kiállítása folyamatban van b) a hallgatói jogviszony megszűnt, de a diákigazolványra való jogosultság fennáll c) az oktatási igazolványokról szóló 362/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet 21. (1) bekezdése alapján diákigazolvány igénylése nélkül kiállított igazolás 5) Az igazolás kiállításának célja 5 : igazolja, hogy a fent nevezett személy az oktatási igazolványokról szóló kormányrendeletben meghatározott kedvezmények igénybevételére a 6. pontban meghatározott időpontig jogosult 6) Az igazolás érvényességének ideje 6...(év)...(hó)...(nap)...(település neve),...(év)...(hó)...(nap) bélyegző lenyomata az intézmény vezetőjének vagy az általa megbízott személynek az aláírása 1 Az alapító okiratban szerepelő azon telephely címe, ahol a hallgató oktatásban részesül. Ha a hallgató több feladatellátási helyen veszi igénybe az oktatást, akkor azt a telephelyet kell megadni, ahol a legmagasabb óraszámban tanul. 2 Az utazási kedvezmény igénybevétele szempontjából érintett lakcím lehet az állandó lakóhely vagy a tartózkodási hely teljes címe. 3 A megfelelő rész aláhúzandó!

4 A megfelelő rész aláhúzandó! 5 Az igazolás kiállításának célja nem változtatható meg! 6 Az igazolás érvényességi ideje a 4) pont a) és c) alpontja esetén 60 nap. A 4) pont b) alpontja esetén a kiadott igazolás érvényességi ideje a jogviszony első félév végén történő megszűnése esetén a megszűnést követő március 31. napja, a jogviszony második félév végén történő megszűnése esetén a megszűnést követő október 31. napja. 11