CLEAN-PRECÍZ Integrált ügyviteli rendszer T23. Excel tábla egyéni adattartalom beállítása
Excel tábla Egyéni adattartalommal A CLEAN Precíz Integrált ügyviteli rendszer hasznos szolgáltatása, hogy az adatlekérdezések gyakorlatilag minden esetben kérhetőek MS Excel adattáblába is. Ezt ajánlani is szoktuk, mivel nagyon sok utólagos elemzés, ellenőrzés vagy további adatfeldolgozás kényelmesebben végezhető el a Microsoft ipari szabványnak tekinthető táblázatkezelő programjával. Gondoljunk csak egy vezetői jelentésbe ágyazott, üzleti grafikonokkal kiegészített Excel táblázat részletére! Egyes ügyfeleink visszajelzése ugyanakkor azt is jelezte száminkra, hogy ez szolgáltatásunk néha sok, pontosabban a kimentett jelentések adattartalma lényegesen bővebb, mint amire ügyfeleinknek abban a pillanatban szükségük lenne Ugyanakkor az sem várható el, hogy az Excel alkalmazást mindenki profi módon kezelje, annak rejtett funkcióit fejből ismerje. A kinyert adatokat tartalmazó Excel tábla leszűkítése ugyanis magával a táblázatkezelő alkalmazásával hajtható végre a legegyszerűbben! Természetesen külön kell választani a két leggyakoribb esetet, azt amikor egyszer-egyszer van csak szükségünk az Excel tábla tartalmának szűkítésére, illetve az amikor egy lekérdezés eredményét rendre további feldolgozásra adjuk át. Belátható, hogy a második esetben eléggé macerás munka a eredménytáblázat több tucat felesleges oszlopának kézzel történő kitörölgetése Szerencsére az Excelt felkészítették az efféle feladatokra, a művelet kényelmesen automatizálható, a szükséges lekérdezés pár lépésben definiálható, eltárolható és amennyiben pár szabályt betartunk, akkor a későbbiekben egyetlen gombnyomással megkapjuk a szükséges eredményeket. Három lépésben oldható meg a feladat: az Excel tábla kinyerése a CLEAN Precíz rendszerből, a lekérdezési definíció futtatása, végül az eredmény mentése. Mindezek persze már a munka során történnek, ezt még meg kell előznie a definíciós lépéseknek is. Lekérdezés készítése Excel táblába Az első lépésként érdemes létrehozni azt az Excel táblát, amely később rendre feldolgozásra fog kerülni. Példánkban a Számvitel modulban az F311 Főkönyvi kivonat menüponttal készítsünk el egy Excel táblát. 2
A mentés kezdetekor egy felnyíló ablakban adhatjuk meg a mentés helyét és az Excel állomány nevét. Alapértelmezés a P119 Rendszerparaméterek karbantartása pontban beállított TEMP alkönyvtár, illetve a lekérdezést kezdeményező ablak számából kreált állománynév. A GET EXCEL ablakban természetesen ezek szabadon megváltoztathatók, de arra ügyeljünk, hogy ilyen esetben ne feledjük el a mentés helyét és az állomány nevét, ugyanis az adattábla automatikus módosítása során ezeket az adatokat fogja használni az Excel! A példánk kedvéért hozzunk létre a C: meghajtón egy excel alkönyvtárt és a főkönyvi kivonat lekérdezésének eredményét ebbe mentsük le excel1.xls néven! Ha az eredmény megnyitjuk az Excellel, valami hasonlót láthatunk a képernyőnkön: 3
A táblázat számos oszlopból esetünkben 29-ből áll, az első sor tartalmazza az oszlopok nevét, de ezek a nevek az átlagos szemnek nem sokat mondanak, ugyanis ezek az adatbázison belüli azonosítókat takarják. Legyen a feladat az, hogy ebből a táblából csak négy oszlopot vegyünk át egy új, mondjuk excel2.xls állományba, és ezt a műveletet később időről időre a megváltozott tartalmú excel1.xls forrásállományból meg is tudjuk ismételni néhány billentyű lenyomásával. Adatbeolvasás automatizálása a Microsoft Query segítségével Az első lépésben nyissunk meg egy új Excel állományt! Itt jegyezzük meg, hogy a leírásunk a 2007-es verziójú Microsoft Office csomag Excel programjára vonatkozik, de értelemszerűen a Microsoft Query hasonlóan használható a korábbi példányoknál is! Az új állománynál a felső szalagon az Adatok fülön válasszuk ki a Külső adatok átvétele rész Egyéb adatforrásból pontjának az A Microsoft Query szolgáltatásból sort! Most következik a lekérdezés definiálása, ne ijedjünk meg, ezt csak egyszer (illetve akkor amikor újat adunk meg) kell végrehajtanunk! Tehát: Adatforrás kiválasztása / Adatbázisok fül / Új adatforrás sor kijelölése, majd az OK gomb megnyomása. Ez egy négy kérdést tartalmazó lapot nyit meg: 4
Az első sorba adhatjuk meg a lekérdezés nevét. Ide olyat kell beírni, ami alapján később azonosítani tudjuk a műveletet! Írjuk be például, hogy főkönyvilekérdezés_szűkítés A második sorban egy legördülő listából választhatjuk ki a szükséges adatforrás típusát, ez most esetünkben Microsoft Excel. A harmadik sornál a Csatlakozás gombbal jutunk el a szükséges Excel tábla megadásához. Itt pontosan megadhatjuk a C:\excel alkönyvtárban található excel1.xls állományt! A negyed sor ebben az esetben üresen hagyható. Ha mindent jól végeztünk, ezt kapjuk eredményül: Most már kiválaszthatjuk a főkönyvilekérdezés_szűkítés sort, majd az OK gombbal belefoghatunk a eredeti táblából számunkra szükséges adatok összeállításának! Előfordulhat, hogy az alábbi üzenetet kapjuk, ekkor még egy további beállítást kell elvégeznünk. Kattintsunk az OK gombra. A Lekérdezés Varázsló Oszlopok kiválasztása képernyőn kattintsunk a Beállítások gombra, és a Táblajellemzők között pipáljuk be a Rendszertáblákat, aztán OK gombbal rögzítsük a módosításokat. Ezután már meg kell jelenniük a tábláinknak és a hozzájuk tartozó oszlopoknak a képernyőn. 5
A bal oldali ablakban olvashatjuk a forrás Excel tábla oszlopazonosítóit, sajnos nem ábécé sorrendben, hanem az eredeti Precíz adatbázisban elfoglalt pozíciójuk szerint Az ebben olvasható tételeket a > gombbal másolhatjuk át a jobb oldali ablakba. Az ebben az ablakban összegyűjtött nevekkel azonosított oszlopok fognak csak átkerülni az új táblázatba! A jobb oldali listából a < gombbal törölhetünk ki tételeket, illetve a << gombbal az egész ablakot kiüríthetjük! Az ablakon belüli sorrendet a jobb szélen látható fel és le gombokkal változtathatjuk meg. Ez sorrend lesz érvényes az új táblázaton belül is! Lépjünk tovább a Tovább> gombbal Az adatok szűrése lap akkor hasznos, ha a forrás táblázatnak csak bizonyos feltétel(ek)nek megfelelő adatsorait szeretnénk átmásolni az új táblázatba! A kijelölt oszlopazonosítókhoz feltételeket (egyenlő, nem egyenlő, nagyobb, kisebb, kezdete, vége, tartalmazza stb.) és vizsgálandó értékeket kapcsolhatunk és így csak a feltételekkel megegyező sorok kerülnek át az új táblázatba! Több feltételt is definiálhatunk, ezek ÉS, illetve VAGY kapcsolatban állhatnak egymással. Most ne állítsunk be semmit, hiszen a teljes tartalom átvitele a cél! A következő lapon az új táblázat sorainak a sorrendjét határozhatjuk meg: Értelemszerűen a forrás táblázat tartalma a beállításunknak megfelelő sorrendbe kerül át az új táblázatba! 6
Eljutottunk egy fontos ponthoz, a beállítások mentéséhez! A Lekérdezések mentése gombbal tehetjük ezt meg, a leíró állományt célszerű ugyanabba az almappába elhelyezni, ahol majd a adatátadást végezni fogjuk. Végül már csak azt kell megmutatnunk a programnak, hogy az új, üres munkalapnak melyik részére tegye a lekérdezés eredményét. Értelemszerűen ez az A1-es cella legyen 7
Az eredmény: A képen látható, hogy csak a kijelölt négy oszlop adatai kerültek át az új táblázatba (az oszlopok sorrendje is a kijelölésnek megfelelő) és az adatok is a meghatározott sorrendben vannak! Ugyancsak kényelmes, hogy az Excel automatikusan bekapcsolja a Szűrő üzemmódot, így máris további lekérdezéseket kezdeményezhetünk. Nincs más hátra, mint a most még elmentetlen táblázatunkat a kívánt helyre és néven eltároljuk: Az Office-gombra előbukkanó menük közül a Mentés másként -el válasszuk ki a C:\excel alkönyvtárt, majd a táblázat nevének írjuk be például, hogy excel2.xlsx (A példánkban használt állomány- és alkönyvtárnevek - csakúgy, mint a CLEAN Precíz Integrált ügyviteli rendszer lekérdezéseinek elnevezései - értelemszerűen szabadon megváltoztathatóak! Ami viszont fontos, hogy amennyiben az adatátvitelt rendszeresen el szeretnék végezni, akkor célszerű rendszeresen ugyanazt az alkönyvtárt és táblázatneveket használni, így nincs szükség az újabb definíciók meghatározására!) 8
Ismételt adatáttöltés egy gombnyomásra Az illusztráció végett a forrás táblázatban megváltoztattunk egy sort, mintha egy újabb időszakban elvégzett adatkimentés történt volna A C:\excel könyvtár excel1.xls állománya tehát megváltozott. Kattintsunk az egérrel kétszer az ugyancsak ide tárolt lekérdezési definíciós állományra (főkönyvilekérdezés_szűkítés lekérdezése.dqy), magyarán indítsuk azt el! Észre fogjuk venni, hogy az ismételt használathoz nem is kell elindítani az Excelt, nem kell betölteni a fájlokat, nem kell az Adatok fül Összes frissítése menüt használni, mert a Microsoft Query motor mindezt elvégzi helyettünk! Látható, hogy a 151-es főkönyvi számú tétel megnevezése és a tartozik forgalom érték megváltozott! Ugyanakkor vegyük figyelembe, hogy ezzel a módszerrel minden esetben egy új állományt hozunk létre (lehet ez a cél!) és ezt a korábban ismertetett módon mindig el kell tárolnunk! Ha a meglévő, excel2.xlsx állományunkat akarjuk módosítani az aktuális tartalomra, akkor azt töltsük be, majd az Adatok fül Összes frissítése menüpontot válasszuk ki. Ilyenkor is kell mentenünk, de az egyszerű mentés parancsra az excel2.xlsx állomány tárolódik el ismételten friss tartalommal! 9