A KÖRJEGYZŐSÉG FELADATAI 1. A körjegyzőség feladata és hatásköre A körjegyzőség számára meghatározott feladatoknak és hatásköröknek a körjegyzőség szervezeti egységei, dolgozói közötti megosztásáról a körjegyző gondoskodik. A feladatok és hatáskörök megosztása nem lehet ellentétes a jogszabályok és az alapító, fenntartó által a körjegyzőség egyes szervezeti egységeire, vezetőire és dolgozóira kötelezően előírt feladatokkal és hatáskörökkel. A körjegyzőségben folyó tevékenységet meghatározó legfontosabb jogszabályok: A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXI. törvény (továbbiakban: Ötv.) Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: Áht.) A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (továbbiakban: Ktv.) A Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (továbbiakban: Mt.) A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (továbbiakban: Kjt.) A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (továbbiakban: Ket.) A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (továbbiakban: Ptk.) A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. Korm.rendelet ágazati közigazgatási jogszabályok 1.1. A körjegyzőség tevékenységei Szakfeladat száma megnevezése 751153 Önkormányzat igazgatási tevékenysége 751175 Országgyűlési képviselő választás 751186 Önkormányzati képviselő választás 751922 Önkormányzatok elszámolásai A tevékenység forrása Normatív állami hozzájárulás, Fenntartó önkormányzatok hozzájárulásai, Saját bevétel 1.2. A körjegyzőség feladatmutatója A feladatmutató megnevezése Mennyiségi egysége Mennyiség A körjegyzőséghez tartozó községek száma darab 2 A körjegyzőséghez tartozó községek együttes lakosságszáma - megközelítőleg fő 1500
A KÖRJEGYZŐSÉG SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE 1. A körjegyzőség szervezeti felépítése A körjegyzőség alá- és fölérendeltség, illetőleg munkamegosztás szerinti szervezeti felépítését az SZMSZ 1. számú melléklete tartalmazza. 2. A körjegyzőség belső szervezeti egységeinek főbb feladatai A körjegyzőség belső szervezeti tagozódásának, a vezető szintek meghatározásánál elsődleges cél, hogy a körjegyzőség a feladatait a követelményeknek megfelelően, zavartalanul és zökkenőmentesen láthassa el. E követelménynek megfelelően a helyi adottságokat figyelembe véve a körjegyzőségben a Képviselő-testület meghatározása alapján - alábbi szervezeti egységek működnek: a) Önkormányzati és Hatósági csoport 5 álláshely b) Pénzügyi Csoport 3 álláshely a) Önkormányzati és Hatósági csoport feladatai: közigazgatási hatósági feladatok ellátása, önkormányzati hatósági-, igazgatási feladatok ellátása, önkormányzati működés adminisztratív feladatainak végzése. Az Önkormányzati és Hatósági csoport ellátja a jogszabályokból fakadó államigazgatási és önkormányzati hatósági (együtt: közigazgatási) feladat- és hatásköröket, valamint az önkormányzati feladat- és hatáskörrel összefüggő teendőket. A szervezeti egység szervezi és végzi az önkormányzat működésével kapcsolatos teendőket, gondoskodik a képviselő-testületi jegyzőkönyvek elkészítéséről, a rendeletek kihirdetéséről, szervezi a körjegyzőség informatikai ügyeit, gondoskodik az iratkezelésről. Az Önkormányzati és Hatósági csoport dolgozói közül 2 fő a Tolmácsi Kirendeltségen végez munkát, melyből 1 fő - megosztott munkakörben a házi pénztár kezelésével kapcsolatos Pénztárosi feladatokat is ellátja Az Önkormányzati és Hatósági csoport dolgozói közül 1 fő a Körjegyzőség székhelyén megosztott munkakörben a házi pénztár kezelésével kapcsolatos Pénztárosi feladatokat is ellátja. b) Pénzügyi csoport feladatai: a társult önkormányzatok gazdálkodási feladatainak ellátása, a körjegyzőség finanszírozási és gazdálkodási feladatainak ellátása, az önkormányzatok körjegyzőséggel kapcsolatos finanszírozási és gazdálkodási feladatainak ellátása. A pénzügyi csoport szervezi a körjegyzőség működéséhez szükséges pénzügyi fedezet biztosításáról, melyet a fenntartó a normatív támogatásból és egyéb bevételből fedez. A mindenkori jogszabályi előírásoknak, a fenntartó utasításainak megfelelően végzi tevékenységét, szervezi a körjegyzőség gazdasági, pénzügyi munkáját. Kialakítja és folyamatosan vezeti a társult önkormányzatok, valamint a körjegyzőség könyvviteli, elszámolási, vagyon-nyilvántartási rendszerét. Ellátja a költségvetési tervezéssel, a pénzellátással, a házipénztárral, a bankszámlával, a költségvetési gazdálkodással, a vagyon kezelésével, a munkaerő-gazdálkodással, a személyzeti ügyekkel, a költségvetési 2
beszámolással, a könyvvezetéssel, az előírt gazdasági adatszolgáltatással és a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési kötelezettséggel kapcsolatos feladatokat. A pénzügyi csoport tevékenységét a pénzügyi csoportvezető irányításával látja el. 3. A körjegyzőségi munkakörök A körjegyzőségben foglalkoztatott dolgozók feladatait a személyre szabott munkaköri leírások tartalmazzák. A munkaköri leírásnak tartalmaznia kell a foglalkoztatott dolgozó jogállását, a szervezetben elfoglalt munkakörének megfelelő feladatait, jogait, kötelezettségeit, felettesét, helyettesét. A munkaköri leírások elkészítéséért és aktualizálásáért felelős: körjegyző esetében a polgármesterek, a körjegyzőség dolgozói tekintetében a körjegyző. 4. A körjegyzőség vezetése, a vezető feladatai 4.1. A körjegyző feladatai gyakorolja a feladat- és hatáskörébe tartozó hatásköröket, vezeti a körjegyzőséget, felelős a körjegyzőség működéséért és gazdálkodásáért, gondoskodik a körjegyzőség működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételekről, külső szervek előtt képviseli a körjegyzőséget, terezi, szerezi, irányítja és ellenőrzi a körjegyzőség szakmai és gazdasági működésének valamennyi területét, gyakorolja a munkáltatói jogokat, ellátja a körjegyzőség működését érintő jogszabályokban, önkormányzati rendeletekben és döntésekben a vezető részére előírt feladatokat, megszervezi a körjegyzőség belső ellenőrzését, felelős a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés működéséért, elkészíti a körjegyzőség SZMSZ-ét, szabályzatait, egyéb rendelkezéseket, kapcsolatot tart társintézményekkel, helyi, területi és országos szakmai szervezetekkel, intézményekkel, támogatja a körjegyzőség munkáját segítő testületek, szervezetek, közösségek tevékenységét, elvégzi, gondoskodik, elkészíti, kapcsolatot tart, nyilvántartja, szervezi a körjegyzőség és a kirendeltsége közötti feladat- és munkamegosztást, folyamatosan értékeli a vezetés, a szervezeti egységek, a körjegyzőség tevékenységét, munkáját. 4.2. A körjegyző-helyettes feladatai a körjegyző tartós akadályoztatása és távolléte esetén ellátja a körjegyzői feladatokat, ellátja a körjegyzőséggel kapcsolatos statisztikai és egyéb adatszolgáltatásokat, ellátja a körjegyző által munkakörébe utalt feladatokat, gondoskodik a körjegyzőség működösét segítő testületek, szervek és közösségek üléseiről készült jegyzőkönyvek megőrzéséről. A körjegyző-helyettes feladat- és hatásköre, valamint egyéni felelőssége mindazon területekre kiterjed, amelyet a részletes munkaköri leírása tartalmaz. 3
A körjegyző-helyettes munkakör ellátása kapcsolt munkaköri feladatként kerül ellátásra. 4.3. Ügyintézők a Körjegyzőség feladat- és hatáskörébe tartozó tevékenységeket a körjegyző irányításával az ügyintézők látják el. A Pénzügyi csoport munkáját a csoportvezető a körjegyző vezetésével - szervezi és irányítja, a csoportvezető szakmailag felel a csoport munkájáért. A Körjegyzőség dolgozói közül 6 fő a Körjegyzőség székhelyén, 2 fő a Tolmácsi Kirendeltségen végez munkát. Indokolt esetben a körjegyző elrendelheti, hogy a székhelyen dolgozó köztisztviselők a Tolmácsi Kirendeltségen, illetve a Kirendeltségen dolgozó köztisztviselők a székhelyen is végezzenek munkát. 5. A körjegyzőség munkáját segítő fórumok, szervek, közösségek 5.1. A körjegyzőségi munka vezetését segítő fórumok vezetői értekezlet, dolgozói munkaértekezlet, képviselő-testületi és bizottsági ülések. Vezetői értekezlet: A körjegyző szükség szerint vezetői értekezletet tart. A vezetői értekezleten részt vesznek: polgármester, körjegyző, körjegyző-helyettes, egyéb meghívottak. A vezetői értekezlet célja: tájékozódás a belső szervezeti egységek munkájáról, a körjegyzőség, valamint a belső szervezeti egységek aktuális és konkrét tennivalóinak áttekintése, munkaszervezési feladatok megbeszélése, szakmai képzések, információk átadása, jogszabályi változások ismertetése, megbeszélése. Dolgozói munkaértekezlet: A körjegyző szükség szerint dolgozói munkaértekezletet tart. Az értekezletre meg kell hívni a körjegyzőség valamennyi dolgozóját. A dolgozói munkaértekezlet célja: a körjegyző beszámol a körjegyzőség munkájáról, értékeli a körjegyzőségi feladatok teljesítését, a dolgozók munkakörülményeit, a munkamorált, ismerteti a következő időszak feladatait, a dolgozók észrevételekkel, javaslatokkal élhetnek, kérdéseket tehetnek fel. 4
5.2. A körjegyzőségi munkát segítő testületek, szervek, közösségek A körjegyzőség vezetése együttműködik a körjegyzőségi dolgozók minden olyan törvényes szervezetével, amelynek célja a dolgozók érdekképviselete és érdekvédelme. A körjegyzőség vezetése támogatja és segíti az érdekképviseleti szervezetek működését. A közjegyző a köztisztviselői jogviszonyból származó jogok és kötelezettségek gyakorlásának, illetve teljesítésének módjáról, az ezzel kapcsolatos eljárás rendjéről, az érdekvédelmi szervezetek támogatásának mértékéről, a működési feltételek biztosításáról a jogszabályok ide vonatkozó rendelkezése alapján megállapodást köthet. A körjegyzőség működését segítő testületek, szervek és közösségek üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek megőrzéséről a körjegyző-helyettese gondoskodik. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az ülés helyét, időpontját, a megjelentek nevét, a tárgyalt napirendi pontokat, a tanácskozás lényegét, a hozott döntéseket. 6. A kiadmányozás rendje A Körjegyzőségben a kiadmányozás rendjét a körjegyző szabályozza. A Körjegyzőség iratait a körjegyző jogosult kiadmányozni. A körjegyző tartós távolléte esetén a kiadmányozási jogot a körjegyző helyettese gyakorolja. Önálló kiadmányozásra jogosultak a jogszabály által ügyintézői hatáskörbe utalt feladat- és hatáskörök tekintetében az adott hatáskört gyakorló ügyintéző, így például az anyakönyvvezető. 5
A KÖRJEGYZŐSÉG SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE Körjegyző Önkormányzati és Hatósági Csoport Pénzügyi Csoport Egyéb ügyintéző, Körjegyző helyettes Henczné Hekli Bernadett Igazgatási ügyintéző, Pénztáros Petrás Zsuzsanna Körjegyzőség székhelyén dolgozók Pénzügyi csoportvezető Pénzes Klára Pénzügyi ügyintéző Sulyan Mária Helyi adó ügyintéző Klucsik Andrásné Pénzügyi ügyintéző Varga Zsanett Igazgatási ügyintéző, Pénztáros Dinkóné Balog Zsuzsanna Igazgatási ügyintéző, Helyi adó ügyintéző Tolmácsi Kirendeltségen dolgozók Vorák Lajosné 6
A Bánk Tolmács Körjegyzőség képviselő-testületek által meghatározott szervezeti tagozódása, munkarendje, valamint ügyfélfogadási rendje Bánk Község Önkormányzat képviselő-testületének 101/2007. (XI.22.) határozata Tolmács Község Önkormányzat képviselő-testületének 108/2007. (XI.21.) határozata Bánk (Tolmács) község Önkormányzat képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 35. (2) c) pontja alapján a Bánk Tolmács Körjegyzőség szervezeti tagozódását, munkarendjét, valamint ügyfélfogadási rendjét az alábbiak szerint határozza meg. 1. A körjegyzőség belső szervezeti tagozódásának meghatározásánál elsődleges cél, hogy a körjegyzőség a feladatait a követelményeknek megfelelően, zavartalanul és zökkenőmentesen láthassa el. A körjegyzőségben alábbi jogi személyiséggel nem rendelkező szervezeti egységek és vezetők működnek: a) Polgármester - Bánk és Tolmács Településeken 1-1 fő b) Körjegyző 1 álláshely köztisztviselő c) Önkormányzati és Hatósági csoport 5 álláshely köztisztviselő melyből 2 fő esetében a munkavégzés helye a Tolmácsi Kirendeltség d) Pénzügyi csoport 3 álláshely köztisztviselő 2. A munkaidő beosztása az általános munkarend alapján: a) Bánk Tolmács Körjegyzőség székhelyén hétfőtől csütörtökig: 8.00 órától 16.30 óráig pénteken: 8.00 órától 14.00 óráig tart. b) Körjegyzőség Tolmácsi Kirendeltségén hétfőtől csütörtökig: 7.30 órától 16.00 óráig pénteken: 7.30 órától 13.30 óráig tart. A munkáltatói jogok gyakorlója egy-egy dolgozóra vonatkozóan a munkakörére és egyéni igényeire figyelemmel a fentiektől eltérő munkaidő beosztást is megállapíthat. 3. A körjegyzőség dolgozói a hét valamennyi munkanapján ügyfélfogadást tartanak. Az ügyfélfogadás rendje: a) hétfőtől csütörtökig: 8.30 órától 16.00 óráig b) pénteken: 8.30 órától 13.00 óráig. A 30 perc munkaközi szünet 12.00 órától 12.30 óráig tart, amikor az ügyfélfogadás szünetel. A körjegyző kedden és csütörtökön 8.30 órától 12.00 óráig a Tolmácsi Kirendeltségen tart ügyfélfogadást, illetve végez munkát. A körjegyző a hét többi napján a Körjegyzőség székhelyén dolgozik. Határidő: 2008. január 1-jétől folyamatos Felelős: körjegyző 7