SAP DocuSign Aláírási Útmutató Tartalomjegyzék 1. SAP DocuSign Aláírási Útmutató... 2 2. E-mail értesítés fogadása... 2 3. A Dokumentum aláírása... 3 4. További opciók... 4 4.1 Befejezés később... 4 4.2 Nyomtatás, Aláírás, Beolvasás és Feltöltés... 5 4.3 Hozzárendelés valaki máshoz... 6 4.4 Aláírás elutasítása... 7 5. Az összes dokumentum letöltése vagy nyomtatása... 8 6. Beolvasott vagy fényképezett aláírás feltöltése... 9 1 O l d a l
1. SAP DocuSign Aláírási Útmutató Az útmutató információkat tartalmaz dokumentumok DocuSign Szolgáltatással történő elektronikus aláírásának módjáról. Az elektronikus aláírás gyors, könnyű és biztonságos módszer a dokumentumok fogadására, aláírására és feladónak történő visszaküldésére a személyes találkozó vagy a dokumentumok ismétlődő visszaküldése nélkül. További információkért tekintse meg a DocuSign Támogatási Portált (www.docusign.com). Javasoljuk, hogy a végleges, DocuSign programmal aláírt Szerződést mindig a DocuSign Összefoglalóval együtt mentse el a helyi merevlemezen vagy szerződéskezelő rendszerben. 2. E-mail értesítés fogadása A folyamat első lépéseként Ön e-mailes értesítést kap egy dokumentum elektronikus aláírására vonatkozó kérelemről. Az e-mailt a DocuSign (dse_eu1@docusign.net) küldi az SAP nevében. Az értesítő tartalmazza a feladó üzenetét, valamint egy hivatkozást, amely a dokumentumot tartalmazó elektronikus borítékot nyit meg. 2 O l d a l
Az e-mail megnyitását követően a dokumentumok eléréséhez kattintson a Dokumentumok áttekintése lehetőségre. Ekkor egy új böngészőablak nyílik meg, és csatlakozik a biztonságos DocuSign Online Aláírási Szolgáltatás weboldalhoz. 3. A Dokumentum aláírása A képernyő jobb felső sarkában lévő gombra kattintva megnyílik a dokumentum első oldala. A teljes dokumentum áttekintését követően kattintson az Aláír opcióra hozzáadásához. az aláírás Megjegyzés: Bizonyos mezők, például az Aláírás dátuma automatikusan kitöltésre kerülnek a rendszer által elérhető információk alapján. Ez az információ nem módosítható. A DocuSign rendszer első használatakor az Aláír opcióra való kattintás után a rendszer kéri a Saját aláírás alkalmazását. Erősítse meg, hogy neve és kézjegye (monogramja) helyes. Ha szükséges, módosítsa adatait. Egy aláírás alkalmazására 4 lehetőség van: Az Alkalmazás és aláírás lehetőségre kattintva elfogadhatja az alapértelmezett aláírást és kézjegyet, majd a következő lépésre ugrik. A Stílus módosítása lehetőségre kattintva kiválaszthat egy másik, a DocuSign által biztosított, előformázott szkriptet. A Megadás lehetőségre kattintva megrajzolhatja aláírását/kézjegyét az egér használatával, vagy érintőképernyő esetén manuálisan Lehetőség van beolvasott vagy fényképezett aláírás feltöltésére is. Ugyanakkor ez a lehetőség csak a DocuSign fiókkal rendelkező aláírók számára elérhető. (A leírást lásd a 6. pontban.) 3 O l d a l
Miután a dokumentum minden kötelező mezőjében megadta a szükséges információkat, kattintson a gombra a képernyő jobb alsó sarkában. Egy felugró ablak jelzi, hogy befejeződött az aláírási folyamat, és feliratkozhat egy ingyenes DocuSign fiókra, valamint elmentheti a dokumentumot fiókjában. Ha úgy dönt, hogy aláírói fiókot hoz létre, feltöltheti személyre szabott aláírását. A borítékban található minden dokumentum elkészülte után e-mail értesítőt kap annak megerősítésére, hogy mindegyik fél aláírta a dokumentumokat. Az e-mail csatolmányában pedig megtalálható a dokumentum kész PDF másolata, valamint egy összefoglaló a Teljesítési igazolásról, Rekordkövetésről és Aláírói eseményekről. 4. További opciók A dokumentum áttekintését követően a képernyő jobb felső sarkában lévő EGYÉB MŰVELETEK gombra kattintva további lehetőségek állnak rendelkezésre a dokumentummal kapcsolatos műveletekhez: 4.1 Befejezés később Ez az opció lehetővé teszi, hogy később írja alá a dokumentumot, ha még nem áll készen a dokumentum aláírására. Később visszatérhet a dokumentumhoz az e-mail értesítésben található hivatkozáson keresztül. Ha rendelkezik aláírói fiókkal, a DocuSign rendszerben is megtalálhatja a borítékait. 4 O l d a l
4.2 Nyomtatás, Aláírás, Beolvasás és Feltöltés Ez lehetővé teszi, hogy papíron írja alá a dokumentumot, ha nem kívánja az elektronikus aláírást igénybe venni. a. A Nyomtatás és aláírás lehetőségre kattintva egy új felugró ablak nyílik meg, ahol kiválaszthatja, hogy Feltöltés vagy Fax útján szeretné visszaküldeni az aláírt dokumentumokat. b. Válasszon a két lehetőség közül, majd kattintson a Folytatás gombra. Ekkor megnyílik a következő ablak. c. Kattintson a LETÖLTÉS gombra a dokumentum letöltéséhez és a helyi merevlemezen történő mentéshez. Ezután bármikor kinyomtathatja, aláírhatja, majd beolvashatja a dokumentumot a DocuSign felületére. Amikor elkészült a dokumentum átnézésével, kattintson a RETURN DOCUMENT gombra. Ekkor megnyílik a következő ablak. 5 O l d a l
d. Végezetül kattintson az UPLOAD A FILE, majd a BEFEJEZÉS gombra. Megjegyzés: Ha letöltötte a dokumentumot, de később szeretné feltölteni a DocuSign felületére, ismételten megnyithatja a dokumentumot a bejövő levelek között található e-mail értesítésből a Dokumentum áttekintése lehetőségre kattintva. 4.3 Hozzárendelés valaki máshoz Ez az opció lehetővé teszi, hogy másik személynek továbbítsa a dokumentumot aláírásra. a. Kattintson a Hozzárendelés valaki máshoz lehetőségre, majd az új felugró ablakban adja meg az új aláíró nevét és e-mail címét, valamint egy írjon üzenetet a boríték létrehozójának, amelyben megindokolja, miért szeretné módosítani az aláírási felelősséget. 6 O l d a l
b. Egy felugró ablak jelzi, hogy az aláírási felelősség módosult, Ön pedig másolatot kap a borítékról. Kattintson a Kilépésre. c. Az új aláíró ezután E-mail értesítést kap arról, hogy Ön hozzárendelte a borítékot. d. A boríték létrehozója E-mail értesítést kap az aláíró módosításáról. Következő lépésként az újonnan hozzárendelt aláíró a már ismertetett módon aláírja a dokumentumot. Amikor mindegyik fél aláírta a dokumentumot, Önhöz is érkezik róla másolat. Megjegyzés: Ha valaki máshoz szeretné hozzárendelni aláírói felelősségét, kérjük, használja a DocuSign felületén biztosított lehetőséget, és kattintson a Hozzárendelés valaki máshoz gombra az Egyéb műveletek mezőben. Ne továbbítsa e-mail értesítését, és ne engedje másoknak a bejövő e-mailjeihez való hozzáférést a szerződés aláírásához. Annak következményeként egy másik személy aláírhatná a dokumentumot az Ön hitelesítő adataival anélkül, hogy ez a módosítás látható lenne a DocuSign rendszerben aláírt szerződésben / összefoglalóban. 4.4 Aláírás elutasítása Ez az opció lehetővé teszi, hogy érvénytelenítse vagy más aláírók számára hozzáférhetetlenné tegye a dokumentumot, vagy a dokumentum módosítását kérje közvetlenül a feladótól. Megjegyzés: Javasoljuk, hogy egy dokumentum érvénytelenítését megelőzően vegye fel a kapcsolatot a feladóval, hiszen az érvénytelenítés következtében a teljes tranzakció lezárásra kerül, és bármely korábbi aláírási lépés törlése a tranzakció késleltetését eredményezi. a. Kattintson az Aláírás elutasítása lehetőségre, majd egy új felugró ablak nyílik meg. b. A dokumentum érvénytelenítéséhez kattintson a Folytatás gombra; a módosításkérelemhez kattintson a Befejezés később gombra; a dokumentumhoz való visszatéréshez pedig kattintson a Mégse gombra. 7 O l d a l
5. Az összes dokumentum letöltése vagy nyomtatása Ha szeretné letölteni vagy kinyomtatni a boríték összes dokumentumát: Kattintson a ikonra az összes dokumentum nyomtatásához. Kattintson a ikonra az összes dokumentum egyetlen kombinált PDF-ként vagy különálló PDF dokumentumokként való letöltéséhez. 8 O l d a l
6. Beolvasott vagy fényképezett aláírás feltöltése (Csak a DocuSign licenccel vagy Aláírói fiókkal rendelkező Aláíróknak) a. A DocuSign kezdőlapján kattintson a Szerkesztés gombra a DocuSign azonosítókártyáján. b. A rendszer ekkor a Manage Identity képernyőre irányítja. Kattintson a Szerkesztés opcióra. 9 O l d a l
c. Ekkor a Manage Signatures oldal nyílik meg. Itt hozzáadhat egy új aláírást, vagy módosíthatja a meglévő aláírását. Kattintson a Szerkesztés opcióra. d. A következő képernyő tetején lehetősége van beolvasott aláírás feltöltésére. Kattintson a Saját aláírás feltöltése gombra. 10 O l d a l
e. Ekkor a rendszer egy sárga kerettel jelöli ki az adott aláírást. Kattintson a Browse gombra az aláírás beolvasott vagy lefényképezett képfájljának a kiválasztásához. f. Néhány másodperc múlva a beolvasott vagy lefényképezett aláírás megjelenik az aláíráskeretben. Újabb sárga kiemelés jelenik meg a kézjegy körül. Kattintson a Browse gombra a kézjegy beolvasott vagy lefényképezett képfájljának a kiválasztásához. Ha sikeresen kiválasztotta az aláírást, kattintson az Alkalmazás gombra a beolvasott vagy lefényképezett képek DocuSign aláírásként való alkalmazásához. 11 O l d a l
g. Ezután a rendszer visszairányítja egy olyan képernyőre, amely már az új aláírást és kézjegyet mutatja. Kattintson a Done gombra az aláírás beállítási folyamatának lezárásához. 12 O l d a l