Felhasználói kézikönyv Office 365 bevezetés 0.2 (3) verzió Állatorvostudományi Egyetem AB.ATE.O365
TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS... 3 2. AZ ÚJ LEVELEZŐRENDSZER WEBES FELÜLETE... 3 2.1.1. Beállítások... 6 3. ELÉRÉS LEVELEZŐ PROGRAMOKBÓL... 9 3.1. OUTLOOK BEÁLLÍTÁSA... 9 3.1.1. Új fiók felvétele... 9 3.1.2. Meglévő fiók módosítása... 10 3.2. THUNDERBIRD BEÁLLÍTÁSA... 12 3.3. EGYÉB LEVELEZŐ KLIENSEKHEZ ADATOK... 15 3.4. MOBIL ESZKÖZÖK... 16 4. JELSZÓ MÓDOSÍTÁSA... 16 5. MIGRÁCIÓ SORÁN ÁT NEM VITT ADATOK... 16 5.1. NÉVJEGYZÉK ÁTHOZATALA... 17 2/19
1. Bevezetés Jelen dokumentum célja, hogy összefoglalja az Állatorvostudományi Egyetemen bevezetendő Office365 rendszernek a felhasználókra vonatkozó információit. A dokumentum javaslatokat tartalmaz, az itt leírtakat a Megrendelő kiegészítheti az általa szükségesnek ítélt további információkkal. 2. Az új levelezőrendszer webes felülete Az új webes felület a https://outlook.office.com címről érhető el. Belépéshez a felhasználónevet a user@univet.hu használt abc1234 formátumú LDAP felhasználói név. formában kell megadni, ahol user az eddig Bejelentkezés után az alábbi képernyőkép látható. 3/19
ÚJ LEVÉL LÉTREHOZÁSA Új levél írásához kattintson a fenti oldalon az Új gombra. Ekkor a jobb oldali ablakban megnyílik az üres levél. A levélhez kapcsolódó beállítások (pl. fontosság) a gombbal tehetők meg. A címzettek hozzáadása úgy történhet, hogy nevének gépelésekor a rendszer prediktív módon megjeleníti a ATE címtárában szereplőket, ezekre klikkelve beilleszthetők az elemek. 4/19
MAPPAMŰVELETEK Új mappa létrehozása a bal oldali mezőben a + ikon megnyomásával lehetséges. A mappastruktúra alján megjelenő mezőbe lehet írni az új mappa nevét. KERESÉS Keresni levél címében, tartalmában, valamint a felhasználók közt lehet. A keresőkifejezést a bal oldali mező tetején található Levelek és személyek keresése mezőben lehet megadni. 5/19
2.1.1. Beállítások A levelezéssel kapcsolatos általános beállítások a jobb felső sarokban található fogaskerékre, majd a jobb oldalt megjelenő sáv alján található Posta menüpontra klikkelve a bal oldalt megjelenő sávban a Posta pontban tehetők meg. SZŰRŐK HASZNÁLATA A korábban használt levelezőben beállított szűrési szabályok nem kerülnek át automatikusan az új felületre, ezért ezeket a szabályokat újra be kell állítani. A szűrők a Levelezési és takarítási szabályok pontban állíthatók be. 6/19
Új szabály középső mezőben található + gomb megnyomásával hozható létre. Itt be kell állítani a szűrő nevét, azt, hogy a levél melyik értékét vizsgálja a szűrő, továbbá azt, hogy mit csináljon a szűrő a megjelölt objektummal. Ha be lettek állítva a paraméterek, a szabály az OK gombbal menthető el. AUTOMATIKUS VÁLASZ (SZABADSÁGÜZENET) BEÁLLÍTÁSA Az Automatikus válaszok pontra kattintva adható meg a kezdő- és a záró dátum, illetve az üzenet tárgya. 7/19
AUTOMATIKUS TOVÁBBÍTÁS BEÁLLÍTÁSA A levelek automatikus továbbítása az Átirányítás menüpontban érhető el. Ebben a menüpontban állítható be, hogy a levelezőrendszer hová küldje az üzeneteket, illetve megtartsa-e az eredeti helyén az átirányított üzenetet. 8/19
3. Elérés levelező programokból 3.1. Outlook beállítása Outlook beállításához az alábbi lépéseket kell elvégezni. 3.1.1. Új fiók felvétele Új fiók felvételénél javasolt az Exchange típust használni. Az alábbiak ezt írják le. Outlook esetén a fenti ablakot kell kitölteni, ezután a program automatikusan felismeri az Office365 szervert és megteszi a szükséges beállításokat. 9/19
Ennél a lépésnél előfordulhat hibüzenet (pl. időtúllépés miatt), ilyen esetben a lépést meg kell ismételni a Vissza gomb megnyomásával lehet visszatérni az előző képernyőre. A folyamat során, ha a rendszer kéri, újra meg kell adni a jelszót. Sikeres beállítás esetén az alábbi ablak jelenik meg: Outlook első indításakor ismét meg kell adni a jelszót, majd sikeres kapcsolatfelvétel után megjelennek a levelek. 3.1.2. Meglévő fiók módosítása Meglévő IMAP fiók módosítása az Outlook megnyitása után a File menüből lehetséges. 10/19
11/19
Ezután a További bellítások gomb megnyomására megjelenő ablakon módosítani kell az alábbiakat: Amennyiben minden megfelelően lett beállítva, ellenőrzés után az Outlook lecserélni a régi rendszerhez tartozó fiókot az újréra. 3.2. Thunderbird beállítása Az új levelezőrendszert Thunderbird esetén az alábbi módon kell beállítani: 12/19
Postafiók beállításokat az alábbi adatokkal kell kitölteni. A felhasználói nevet user@univet.hu formában kell megadni, ahol user az eddig használt abc1234 formátumú LDAP felhasználói név. 13/19
A levélküldéssel kapcsolatos beállítások a Levélküldő kiszolgáló (SMTP) pontban a Szerkesztés gombra klikkelve az megjelenő ablakban tehető meg. Az ablakot az alábbi adatokkal kell kitölteni. A felhasználói nevet itt is a user@univet.hu formában kell megadni. 14/19
Levelek letöltésekor és küldésnél a program kéri a jelszót. A jelszó megjegyzése a Jelszókezelő használata a jelszó megjegyzésére kapcsoló beállításával tehető meg. 3.3. Egyéb levelező kliensekhez adatok Egyéb levelezőkliensek beállításához az alábbi adatok használhatók fel: Protokoll Szervernév Port Titkosítás szükséges IMAP outlook.office365.com 993 Igen POP3 outlook.office365.com 995 Igen SMTP smtp.office365.com 587 Igen További információ: https://support.office.com/en-us/article/pop-and-imap-settings-for-outlook-office-365-forbusiness-7fc677eb-2491-4cbc-8153-8e7113525f6c 15/19
3.4. Mobil eszközök Mobil eszközökön a jelenlegi beállítások módosítását a 3.3 Egyéb levelező kliensekhez adatok fejezetben található alapján kell elvégezni. Új eszközök, valamint új mobil alkalmazások beállításáról az alábbi oldal ad információt: https://support.office.com/en-us/article/set-up-office-apps-and-email-on-android-6ef2ebf2-fc2d- 474a-be4a-5a801365c87f?ui=en-US&rs=en-US&ad=US 4. Jelszó módosítása A jelszó az alábbi helyen módosítható: https://adfs.univet.hu/adfs/portal/updatepassword Az oldalon meg kell adni a felhasználót user@univet.hu formában, a régi és az új jelszót (2x), majd küldés (Submit) gombra kell kattintani. FONTOS! A korábbi, LDAP rendszerben használt jelszavakat nem lehetett átvinni az új rendszerbe, ezért ott véletlen jelszavak lettek beállítva. Az új levelezőrendszer használata előtt a jelszót javasolt megváltoztatni. 5. Migráció során át nem vitt adatok A migráció során technikai okokból az alábbi adatok nem lettek áthozva a régi rendszerből: Helyi névjegyzék Naptár bejegyzések Feladatok A 35 MB-nál nagyobb levelek 16/19
5.1. Névjegyzék áthozatala A helyi névjegyzék az alábbi módon hozható át. A korábbi web-es felületen exportálni kell névjegyzéket, mely az alábbi lépések elvégzésével történhet. Fontos, hogy a formátum Comma separated values (Mirosoft Outlook) legyen. A következő lépésben az exportált.csv file-t importálni kell Outlook-ba, ami a File Open & Export menüpontból lehetséges. A megjelenő oldalon az Import/Export gombot kell megnyomni. Ezután az alábbi lépéseket kell végrehajtani: 17/19
IMAP használata esetén: Exchange protokoll használata esetén: 18/19
Végül a megjelenő ablakon a Finish gomb megnyomásával lehet az importálást végrehajtani. 19/19