2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 606 549 7 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2006 Mercator Stúdió, 2006 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-305-9489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 8 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI... 10 Általában a PowerPointról... 11 A program jellemző adatai... 12 MS Office újdonságok... 14 PowerPoint 2007 újdonságok... 20 Az új felhasználói felület... 21 Formátumok és menük... 22 A PowerPoint szalagjai... 24 Új formák... 27 Új nézet... 28 Jogok és korlátozások... 28 A program környezete... 29 A billentyűzet... 32 Az egér... 36 A PowerPoint használata... 39 Fogalmak magyarázata... 39 A program telepítése... 44 Újratelepítés, javítás, eltávolítás... 47 Termékaktiválás... 48 A program indítása... 49 A PowerPoint képernyő elemei... 55 Párbeszédpanelek és parancsok... 64 A segítség... 66
4 TARTALOM Súgó tartalom... 67 Keresés a súgóban... 69 Elérhetőség és egyebek... 70 A program alapszolgáltatásai... 75 Bevezetés a bemutatók készítésébe... 76 Indulás üres bemutatóval... 76 Bemutató-létrehozás szerkesztés közben... 77 Bemutató készítése sablon alapján... 78 Bemutató létrehozása létező fájlból... 81 Üres bemutató létrehozása... 82 Alapanyagok mérete, tájolása... 84 Office hibajelentő... 85 Hibamegelőzés és helyreállítás... 86 Dokumentum-helyreállítás és biztonságosabb leállítás... 86 ALAPÉRTELMEZÉSEK... 88 Megjelenítési üzemmódok... 88 Normál nézet... 90 Diaminta nézet... 93 Bemutató létrehozása Normál nézetben gyorstalpaló... 99 Diaminta műveletek gyorstalpaló... 101 Vázlat nézet... 102 Bemutató létrehozása vázlat ablaktáblában gyorstalpaló... 106 Emlékeztetőminta nézet... 107 Jegyzetoldal és Jegyzetminta nézet... 111 Diarendező nézet... 114 Diaképek sorrendjének megváltoztatása gyorstalpaló... 120 Alapértelmezett nézet... 123 Diaképek vetítése PowerPointban... 124 A vetítés alatti menüparancsok... 127 Időzített vagy kézi vezérlésű vetítés... 130 Alapértelmezett ikonparancsok... 132
TARTALOM 5 Quick Access eszköztár... 133 Home szalag... 135 Insert szalag... 140 Design szalag... 143 Animations szalag... 145 Slide Show szalag... 147 Review szalag... 149 View szalag... 150 Developer szalag... 152 Format szalag... 154 Picture Tools... 154 Drawing Tools... 160 Környezeti beállítások... 162 Személyes beállítások... 162 Szövegszerkesztési beállítások... 164 Mentés beállításai... 169 Kibővített beállítások... 171 Eszköztár testre szabása... 176 Biztonsági beállítások... 177 Beépülők beállításai... 178 A beállítások egyéb lehetőségei... 179 ELŐADÁS, BEMUTATÓ, JEGYZET KÉSZÍTÉSE... 181 Fájlformátumok és könyvtárak... 183 Állományok és kezelésük... 187 Bemutató létrehozása... 189 Új létrehozása meglévő bemutatóból... 191 Meglévő bemutató megnyitása... 191 Hálózati könyvtárak kezelése... 197 Állományok keresése... 199 Állomány lezárása... 200 Bemutatók mentése... 201
6 TARTALOM Fájlmentés gyorstalpaló... 202 Állományok tulajdonságai... 203 A munka befejezése... 207 Szövegszerkesztés... 208 Kurzormozgatás... 208 Szövegírás, javítás... 209 Szövegkijelölés... 210 Vágás és áthelyezés... 212 Keresés a szövegben... 215 Szövegrészek cseréje... 216 Karaktertípusok cseréje... 217 Szerkesztőparancs visszavonása... 217 A BEMUTATÓK FORMÁZÁSA... 218 Objektumok kiválasztása... 218 Általános stílusbeállítások... 219 Elrendezések... 221 Háttérminták... 221 Egyéni háttér beállítása... 222 Összetartozó színek alkalmazása... 226 Összetartozó fontok alkalmazása... 229 A téma hatásai... 229 Beépített alakzatok kezelése... 230 Szövegrészek formázása... 232 Kisbetű nagybetű váltás... 234 Betűtípuscsere... 234 Bekezdésigazítások... 235 Felsorolásjelek módosítása... 238 Objektumok igazítása... 240 Árnyékok az objektumok körül... 241 Egyéb hatások... 243 Színek és vonaltípusok módosítása... 245
TARTALOM 7 Objektumszínek, kitöltő minták és színátmenetek... 246 Objektumok forgatása és tükrözése... 247 Keretek kezelése, elrendezések... 249 IRODALOM... 251
ELŐSZÓ 8 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A PowerPoint a Microsoft Office 2007 rendszer (Office 12) programcsomag szerves részét képező alkalmazás, amely képernyős és kirakati (előadó részvétele nélküli) bemutatók, vetítettképes előadások, és ilyenekhez tartozó segédanyagok előállítására szolgál. A PowerPoint használata során előállítjuk a bemutató diaképeit, összeállítjuk a diasort, ellátjuk a megfelelő alkalmazásokból származó objektumokkal (szükség szerint beillesztjük, vagy csatoljuk azokat), rendszerezzük a diaképeket, időzítjük a lejátszást, elmentjük a komplett bemutatót, majd a későbbiek során lejátsszuk a bemutatót, esetleg kinyomtatjuk, elektronikus hálózaton postázzuk anyagát. Az első fejezet az újdonságok áttekintése után, nagy általánosságban ismerteti a prezentációs munkát, vagyis az előadások, elképzelések látványos bemutatását szolgáló program használatát, lehetőségeit. Aki már meglehetős gyakorlattal rendelkezik e területen, az térjen át a további fejezetekre, ahol a program olyan lehetőségeit írjuk le, amelyek még az első fejezetben ismertetett, alapvető munkák végzését is megkönnyítik. A harmadik részletes fejezet a PowerPoint prezentációk formázásával, objektumok beágyazásával és a program külső kapcsolataival foglalkozik. Ezek a részek a haladók számára készültek. E részek megértéséhez a használatot bevezető első két fejezet szinte készségszintű ismerete szükséges. Mindenképpen megéri azonban a fáradságot e fejezetek áttanulmányozása, mert a program igazán hatékony, szinte iparszerű használata az ott leírtak segítségével oldható meg. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader, illetve az Adobe Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfe-
ELŐSZÓ 9 jezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. Egy fejezetre lépéshez elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. A könyv írásakor a Windows kezelésében nem profi, de mindenképpen érdeklődő felhasználókat, olvasókat tételeztünk fel. Ha valamely kérdésre nem kapna megfelelő választ, akkor javasoljuk, tekintse meg a könyv végén szereplő irodalomjegyzékben található egyéb kiadványainkat is. A leírásnál abból a megfontolásból indultunk ki, hogy a kezdő és a gyakorlott Windows felhasználók számára egyaránt fontos a környezet megfelelő mélységű ismerete. A programkörnyezet ismeretének szükséges elsajátítása érdekében könyvünkben az Office programoktól megszokott módon különös gonddal kidolgozott környezet ismertetését vettük előre. Könyvünkben a ának öszszes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, a Microsoft Office Online webhelynek, illetve a gyári kézikönyveknek áttekintését. A könyv alapjául szolgáló programváltozat az angol nyelvű Microsoft Office 2007 rendszer programcsomag Microsoft Office Power- Point 2007 alkalmazása, változatszám (béta): 2007 (12.0.4017.1015). A programfájl (POWERPNT.exe) keletkezési dátuma: 2006. május 3. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni előadásaikat, azok bemutatását hatásosan szeretnék végezni és az előadás menetét rögzítő dokumentumaikat, táblázataikat, adataik grafikus és numerikus értékelését kezelhető formában kívánják előállítani. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2006. szeptember Köszönettel a szerző.
10 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Ebben a fejezetben a PowerPoint prezentációs programnak azokat az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez: ismertetjük a rendszer környezeti igényeit, azt a minimális számítógép-összeállítást (konfigurációt), amelyen a program elindul; bemutatjuk a program főbb újdonságait, a felhasználói felület jelentős átalakítását; leírjuk a program számítógépünkre telepítését az installáló lemezek alkalmazásával; ezt követi a program indításának; majd a segítség, az interaktív (lekérdezéses elvű) és helyzetérzékeny súgó ismertetése; az ezt követő alfejezet tartalmazza a PowerPoint programban alkalmazott fogalmak leírását; amelyet a program környezeti elemeinek (egér és billentyűzet, mint beviteli eszközök, a párbeszédpanelek, menük és ikonok) részletes bemutatása, használatuk ismertetése követ. Ezek ismeretével már megoldhatók az egyszerűbb feladatok. Ugyancsak itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét. Mintapéldát bemutató első gyorstalpalónkat is itt írjuk le. A továbbiakban dokumentumnak nevezzük a PowerPointtal előállított, lemezen tárolt állományt függetlenül annak végős megjelenésétől, ami lehet akár vetített előadás, akár tetszőleges médiára készülő nyomat. A dokumentum formázása a diabemutató, azaz a végtermék megjelenésének szabályozását jelenti (az Office többi tagjától eltérően a lapméretek és irányítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása mellett itt a dokumentum bemutatásának befo-
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 11 lyásolása az egyes oldalak, képek közti átmenet és ezek ütemezése is idetartozik). Általában a PowerPointról A Microsoft Office 2007 rendszer standard és professzionális változatának egyaránt része a Microsoft PowerPoint 12 (2007) komplett prezentációs programcsomag. A programot ugyanakkor az Office-tól függetlenül is forgalmazzák. Segítségével elképzeléseinket könnyen, gyorsan és ami a legfontosabb, hatásosan, látványosan mutathatjuk be. A bemutatás anyagát megjelenítő eredmény lehet képernyőn vagy kivetítőn (akár az előadó részvétele nélkül is) megjeleníthető, vetíthető prezentáció, jegyzet, vázlat nyomtatott anyagok vagy 35 mm-es diakép. A prezentációkat a rendszer.ppt kiterjesztésű állományokban tárolja. Az Office 2003 többi programjához hasonlóan a PowerPoint programba is beépítették a varázsló funkciót (Előadás-tervező Varázsló), amellyel az előre elkészített prezentációs stílusokból választva készíthettünk új bemutatót. A 2007-es változatban ez a lehetőség megszűnt, viszont a dokumentum létrehozása nem lett bonyolultabb, hiszen a varázslók szerepét könnyebben kezelhető sablonok vették át. A bemutató elemei a diaképek, amelyek vetítési ideje időzíthető, illetve manuálisan is szabályozható. A bemutatóba különféle objektumokat, többek között képeket, hangot, egyenleteket, Word és Excel dokumentumokat, táblázatokat is beépíthetünk. Az egyes, csak későbbiekben fontos diákat a bemutatóból elrejthetjük, ezeket csak akkor vesszük elő, ha a várhatóan feltett kérdések megválaszolásához szükségünk van rájuk. A prezentáció szöveges anyaga Word dokumentumba is elmenthető. A PowerPoint programot akkor érdemes használni, ha előadásunkat, bemutatónkat látványos képekkel színesíteni, mondanivalónkat diagramsorozatokkal alátámasztani, megjelenített vázlatunkkal segíteni akarjuk. A program a prezentáció lejátszásakor további beavatkozási lehetőségeket biztosít, amelyekkel akár fekete vagy fehér képernyő-megjelenítés mellett
12 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI felfüggeszthetjük a diasor lejátszását addig, amíg előadásunkban a megfelelő helyre érünk. A lejátszást ingyenesen tetszőleges gépre telepíthető lejátszó program is segíti. A program kezelésének megismerését és lehető legjobb elsajátítását Súgó segíti. Természetesen ugyanazok a segítségek itt is rendelkezésünkre állnak, mint a többi Office programban (tartalom és index szerinti keresés, napi tippek, eljárások leírása, hogyan oldanám meg segítség), amelyeket később ismertetünk. Könyvünkben a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a következőképpen jelöljük: Ctrl+F, míg az egymás után lenyomandó billentyűsorozatot: például Alt,A,A. A funkcióbillentyűket F1..F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Office/Print Print. A parancsok írásmódja vastagbetűs. Az így jelölt szavak általában megtalálhatók a könyv végén a tárgymutatóban is. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Cancel. A menüparancsokban, valamint a párbeszédpanel mezők és nyomógombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk. Már most, elöljáróban megjegyezzük, hogy az Office 12 legfontosabb programjaiban így a Powerpointban is a menük szinte megszűntek, helyüket, szerepüket a szalagok vették át. A program jellemző adatai A bemutatókészítő program környezetének, a felhasznált számítógépi, perifériális erőforrások és szoftverelemek ismertetését megelőzően néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely a jelentős memóriaigényt is indokolja: A munkakörnyezet jellemzői Eredeti szalagok száma 8 A Home szalagról elérhető parancsok 99
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 13 Az Insert szalagról elérhető parancsok 46 A Design szalagról elérhető parancsok 46 Az Animations szalagról elérhető parancsok 14 A Slide Show szalagról elérhető parancsok 14 A Review szalagról elérhető parancsok 19 A View szalagról elérhető parancsok 30 A Developer szalagról elérhető parancsok 21 A Home szalagról elérhető parancsok 99 Szalagról nem elérhető PowerPoint parancs Egyidejűleg nyitott bemutatók száma A bemutatók jellemzői 112 a memóriától függ Diaképek maximális száma bemutatón belül a memóriától függ Diagramkezelés jellemzői Diagramok száma a dián a memóriától függ Fő diagramtípusok száma 11 (altípus 73) SmartArt diagramtípusok száma (újdonság) 80 Sorozatok száma legfeljebb 255 (a memória és a diagram típusa szab határt például kördiagramon csak egyetlen adatsort ábrázolhatunk) Adatpontok maximális száma sorozatonként Adatpontok maximális száma diagramonként Általános programjellemzők Beépített alakzatok száma 166 Beépített animálási sémák száma 33 4000 (a memória és a diagram típusa szab határt) 32000 (a memória és a diagram típusa szab határt)
14 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Effektustípusok száma 25 Diaképek közötti áttűnéstípusok száma 58 Beépített hanghatások száma 19 Előregyártott tervezősablonok száma 68 (korábban 47) Nagyíthatóság szerkesztés közben 10-400 % Parancsvisszavonások maximális száma a memóriától függ MS Office újdonságok A következőkben a PowerPoint 2007 újdonságai előtt tekintsük át melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. Jelenleg a fejlesztésről a nyilvánosságra hozott információkon túl, úgynevezett belső béta verzió vizsgálatával tudtunk képet alkotni. A külső béta változatot várhatóan május végén, június elején teszi közzé a Microsoft. Ebben már minden bizonnyal kijavítják azokat a hibákat, amelyek egyelőre még meglehetősen bosszantóak a jelenlegi béta, bár a csomag egyes programjai esetében már prereleased -nek nevezett változatban (így ezekre a hiányosságokra most nem kívánunk kitérni). De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word progra-
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 15 moknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage program jövőjéről egyelőre nincs hír. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és
16 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor Customize Quick Access Toolbar találhatjuk meg (valójában nem sok köze van hozzá). A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába kell kattintanunk. Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Write szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Heading 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Style feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Font és a Paragraph feliratok melletti kis ikonokra kattintva.
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 17 A Write szalagot a szerkesztés-formázás alapvető parancsai töltik ki Az Insert szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellé-
18 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI kelt ábra Type your text here ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Design szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Több új diagramtípus is megjelent Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 19 kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Oszlopdiagram a cellán belül Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek
20 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Conditional Formatting kinyíló New Rule parancsával készíthetünk új szabályt. Rengeteg előre beállított táblázat- és cellastílust alkalmazhatunk A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált. PowerPoint 2007 újdonságok A táblázatkezelőhöz és szövegszerkesztőhöz hasonlóan a Power- Point felhasználói felületét is teljesen átdolgozták, így most is elmondhatjuk, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden máshol
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 21 érhető el. Az újdonságok túlnyomó többsége szintén feltűnt már a Word és Excel 2007 programokban. Az új felhasználói felület Szinte az összes újdonság kimerül az új felhasználói felületben. A PowerPoint felhasználói felülete A felület tetszetős, könnyen kézreállnak a vezérlőelemek és tekintettel arra, hogy az Excelnél jóval egyszerűbb programról van szó ezt hamar megszokja, kezelésüket elsajátítja a gyakorlatlan felhasználó is. A felület legfontosabb jellegzetessége, hogy a menük itt is szinte teljesen megszűntek (csak a bal felső sarok Office gombjából gördíthető le a hagyományos Fájl menünek megfelelő menü), helyüket a szalagok vették át. A munkafeladat és felhasználási gya-
22 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI korlat alapján összeválogatott funkciókat tartalmazó szalagok között a lapfülekre kattintva válthatunk. Az ábrán látszik még egy különlegessége ennek a felületnek: ha lenyomjuk az Alt billentyűt, akkor az egyes lapfülek és más vezérlőelemek mellett megjelennek azok a gyorsbillentyűk, amelyeket az Alt billentyűvel együtt lenyomva gyorsabban adhatjuk ki a megfelelő parancsot. Például az Alt+H billentyűkombináció a Home, az Alt+N billentyűkombináció az Insert szalagot hozza előtérbe. Formátumok és menük Az Office gombból legördíthető Save As almenüben menthetünk a PowerPoint 97-2003 mellett PDF vagy XPS formátumba is. Az Office gombból legördíthető menü
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 23 A korábbi Eszközök (Tools) menüt itt szintén megszüntették. Most az Office gombból legördíthető menü alján látható PowerPoint Options gombot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. A párbeszédpanel itt is teljesen új megjelenésű, a beállítási lehetőségek ugyanakkor nagyjából azok, amelyeket korábban megszokhattunk. A makróprogramozás lehetőségei alapállapotban itt sem jelennek meg a szalagok között, ha nem kapcsoljuk be a Personalize lapon a Show Developer tab in the Ribbon jelölőnégyzetet. Ennek köszönhetően jelenik meg a Developer szalag, amely a makrókhoz szükséges parancsokat tartalmazza. Ez a kapcsoló érvényes az Office többi programjára is, ha valamelyikben bekapcsoljuk a jelölőnégyzetet, akkor a többi programban is megjelenik a Developer szalag. Ez még akkor is így működik, ha a programok éppen futnak. A PowerPoint működési beállításainak részlete
24 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Itt szintén a Resources lapon találunk meg olyan fontos szolgáltatásokat, mint az ellenőrző funkciókat, vagy az aktualizálások keresését az Interneten, illetve az Office (egyébként a Start menüből is indítható) diagnosztikai rendszerének futtatását, az Office aktiválását, valamint a Microsoft Online szolgáltatásainak felkeresését. A PowerPoint szalagjai A Home szalag a prezentáció létrehozásának, formázásának legfontosabb parancsait tartalmazza. Itt a korábban megismert parancsok mellett jelentősebb újdonságokat is találunk. A Home szalag A szalagon minden, a diaképek beillesztésével, a bekezdések formázásával, a szövegírással, javítással, szerkesztéssel kapcsolatos utasítást megtalálunk. A részletes beállítási lehetőségek (vagyis a Formátum menü parancsai) itt sem látszanak, ezeket most csak a megfelelő paramétercsoport (például Font, Alignment) alján látható kis ikonra kattintva hozhatjuk elő. Így az Office vágólapját tartalmazó munkaablak megjelenítéséhez a mutatót mozgassuk a Clipboard paramétercsoport jobb alsó sarka fölé, majd kattintsunk az egér bal gombjával. Ha a mutatót csak a jel fülé mozgatjuk, akkor egy rövid leírás mellett látjuk a munkaablak képét, ami segít a parancs kiválasztásában. Ugyanilyen segítség jelenik meg, ha a felhasználói felület másik vezérlőeleme fölé mozgatjuk a kurzort.
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 25 Általában elegendő a szalagról közvetlenül elérhető néhány formázási lehetőség, a legfontosabb műveletek mindenképpen a szalagra kerültek. Új dia beszúrásához kattintsunk az Add Slide gombra, majd a megjelenő listából válasszunk elrendezést az új dia tartalma számára. Ha ezen az elrendezésen később módosítani szeretnénk, akkor a Layout gombra kell kattintanunk. Ekkor egy hasonló menü nyílik ki, amelyen új elrendezést adhatunk a már esetleg rögzített tartalomnak. A korábbi tartalom általában nem vész el, csak új helyre kerül. A diaképek tartalmazhatnak különböző táblázat, diagram, kép, ClipArt ábra, SmartArt grafika vagy film objektumokat. Az ilyen tartalmak későbbi beillesztéséhez a legegyszerűbb, ha már az elrendezés választásakor a Content típusú diaminták közül választunk, mert ilyenkor a diaképbe bekerül egy ikoncsoport, amelynek egyes elemeire kattintva a kívánt objektum betölthető. Az alapvető formázások itt is az Office többi programjához hasonló módon hajthatók végre. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista Új dia beszúrása mintái fölé mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megjelennek a kijelölt szövegrészen vagy a dia teljes szövegtartalmán. Például, ha a WordArt Styles listát legördítjük, akkor a mintaformák fölé mozgatott kurzorral azonnal élőképen jeleníthetjük meg a
26 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI hatást a dia aktuális szövegdobozának teljes szövegén (Applies to All Text int he Shape) vagy csak a kiválasztott szövegen (Applies to Selected Text). Ezzel a módszerrel könnyen kiválaszthatjuk a nekünk tetsző formát, illetve a mondanivalónkat megfelelően alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthetünk. WordArt stílusok alkalmazása A részletesebb formázási beállítások továbbra is párbeszédpanelen végezhetők el. E párbeszédpanelek megjelenítéséhez a vezérlőelem csoport címe (például WordArt Styles) melletti kis szimbólumra kell kattintani. A párbeszédpanelen végzett beállítások már kevésbé interaktívak amit itt beállítunk, annak eredményét csak a jóváhagyás, vagyis a párbeszédpanel formai elemére kattintás után hajtja végre a program, bár nem kell bezárni a párbeszédpanelt, tehát ha nincs tetszésünkre az eredmény, választhatunk újra. Az Insert szalagról elérhető elemekkel bármely diát bővíthetünk, függetlenül attól, hogy eredetileg milyen elrendezést, és abban milyen tartalmat választottunk a dia számára. Ezek az elemek (alakzat, dia, táblázat, kép, ClipArt ábra, fotóalbum, SmartArt ábra, diagram, szövegdoboz, fejléc, lábléc, WordArt cím, dátum és idő, szimbólum, film, hang és egyéb objektum) tökéletesen megegyeznek a korábbiakkal, kivétel ez alól a SmartArt ábra. Ez egy üzleti folyama-
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 27 tok, kapcsolatok, hierarchia szemléltetésére kiváló eszköz, melyet már korábban bemutattunk. A Design szalagra kerültek a témák (melyek összehangolt háttér, karakter és hatás stílusok alkalmazását biztosítják), a háttérbeállítások, valamint az objektumok igazítása. Érdekes újdonság viszont, hogy a diakép szokásos fekvő elrendezését álló helyzetre is változtathatjuk. Ezt valószínűleg azok használják ki, akiknek 90 fokban elforgatható LCD monitoruk van, illetve igazi (filmes) diaképet világítanak le, amelyet vetítőn mutatnak be. Az Animations szalagon találunk meg minden olyan eszközt, amely a képváltások beállításához, hanghatáshoz, illetve a bemutató automatikus lejátszásának ütemezéséhez szükséges. A Slide Show szalagra helyezték a bemutató lejátszásának parancsait, illetve a diavetítés testre szabásának, valamint a hangalámondásnak vezérlőit. A Review szalagon találjuk a nyelvi ellenőrző és korrektúra utasításait. A View szalag a szerkesztés közbeni megjelenítés eszköze. Itt választhatjuk ki a szerkesztett elemnek megfelelő nézetet, illetve választhatjuk a diaminta, jegyzetminta és emlékeztető-minta szerkesztését is. A Developer szalag a haladó felhasználók és profik eszköze. Itt érhetjük el a Visual Basic szerkesztőt és az ActiveX vezérlőket is. Makrókat csak a VB szerkesztőben hozhatunk létre, de futtatásuk egy egyszerű gombbal is megoldható. Új formák Mint látjuk szolgáltatás és parancsszinten nem sok újdonságot rejt az új bemutató-szerkesztő. Annál több újdonsággal szolgálnak a sablonok és más formázási minták. Az új bemutató sablonok sokkal tetszetősebbek a korábbiaknál, az egyedi formázás is több lehetőséget biztosít. Ennek igazolásául vessünk egy pillantást a WordArt objektumok részletes formázását támogató párbeszédpanelre. Itt rengeteg olyan újdonsággal találkozunk, amelynek nyomát sem láttuk a korábbi változatokban.