2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 963 9430 19 6 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2002 Mercator Stúdió, 2002 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489
TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 8 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI... 11 Általában a PowerPointról... 12 A PowerPoint 7.0 jellemző adatai... 13 A PowerPoint 7 újdonságai... 14 A program környezeti igényei... 18 Korlátok és gépbővítési lehetőségek... 19 A billentyűzet kezelése... 24 Az egér... 28 A PowerPoint használata... 32 Programtelepítés... 33 A program indítása... 36 A képernyő, az ablakok és a menük... 43 Párbeszédpanelek és parancsok... 50 A segítség... 52 Fogalmak magyarázata... 61 A prezentációs program alapszolgáltatásai... 64 Bevezetés a prezentációk készítésébe... 65 Új bemutató (bevezető gyorstalpaló)... 66 Az Előadástervező Varázsló használata... 67 Új bemutató létrehozása bemutató szerkesztése közben... 73 Üres bemutató létrehozása... 75 A képkockák, és a nyomtatott anyagok mérete, tájolása... 78 ALAPÉRTELMEZÉSEK... 80
4 TARTALOM Megjelenítési üzemmódok... 80 Dia és Dia-minta nézet... 81 Új bemutató létrehozása dia nézetben gyorstalpaló... 86 Vázlatszerkesztő nézet... 87 Új bemutató létrehozása vázlat nézetben gyorstalpaló...90 Emlékeztető-minta nézet... 91 Diarendező nézet... 93 Diaképek sorrendjének megváltoztatása Gyorstalpaló... 101 Jegyzetoldal és Jegyzet-minta nézet... 103 Diaképek vetítése... 106 A vetítésnél használt menüparancsok... 108 A vetítés időzített vagy kézi vezérlése... 110 A Jegyzőkönyvvezető használata... 110 Alapértelmezett ikonparancsok... 111 Szokásos eszköztár... 112 Formázás eszköztár... 115 Rajz eszközsor... 116 Rajz+ eszköztár... 118 Microsoft eszköztár... 119 Vázlatkészítés eszköztár... 119 Beépített alakzatok eszköztár... 120 Környezeti beállítások... 121 Általános beállítások... 121 Szövegszerkesztési beállítások... 123 Nézet beállítások... 124 További beállítások... 125 Az eszköztárak beállítása... 125 Eszköztármódosítás Gyorstalpaló... 128 Az egyénileg telepíthető ikonok felhasználói eszköztárak... 130 Az eszköztárak módosítására használható egyéb parancsok. 135 ELŐADÁS, BEMUTATÓ, JEGYZET KÉSZÍTÉSE... 138 Fájlformátumok és könyvtárak... 139
TARTALOM 5 Az állományok és kezelésük... 142 Új bemutató megnyitása... 144 Meglévő bemutató megnyitása... 146 Fájllista rendezése... 151 Alkönyvtárak és mappák megjelenítése... 151 Hálózati könyvtárak kezelése... 152 Állományok keresése... 152 Fájlnyitás a bemutatók gyors megtekintésével... 156 Egy állomány (állományok) lezárása... 157 Munkafüzetek és lapok mentése... 157 Fájlmentés Gyorstalpaló... 158 Állományok tulajdonságai... 159 A munka befejezése... 162 Szövegszerkesztés... 162 Kurzormozgatás... 162 Szövegírás, javítás... 164 Szövegkijelölés... 165 Vágás és áthelyezés... 166 Keresés a szövegben... 168 Szövegrészek cseréje... 169 Szerkesztőparancs visszavonása... 170 A bemutatók formázása... 171 A prezentációk stílusbeállításai... 171 Háttér beállítása... 172 Összetartozó színek alkalmazása... 176 A beépített alakzatok kezelése... 178 Szövegrészek formázása... 179 Felsorolásjelek (bajuszkarakterek) módosítása... 181 Árnyékok szövegek és objektumok körül... 182 Színek és vonaltípusok megváltoztatása... 184 Objektumszínek, kitöltő minták és színátmenetek... 185 Objektumok forgatása és tükrözése... 186
6 TARTALOM Keretek kezelése... 187 Grafikus objektumok formázása... 189 OBJEKTUMOK BEILLESZTÉSE ÉS CSATOLÁSA... 191 Beágyazott objektumok... 194 A csatolt objektumok szerkesztése... 195 A beágyazott objektum átalakítása más formátumra... 198 Táblázatok beépítése... 199 Mozgás a táblázatokban... 202 Kiválasztás a táblázatokban... 203 Kész táblázatok formázása... 204 A táblázat méreteinek módosítása... 204 Táblázatsor magasságának állítása... 205 Táblázatoszlop szélességének állítása... 206 Táblázatméretezés egérrel... 207 A cellák szegélyezése... 208 A táblázat automatikus formázása... 209 Táblázatkonverziók... 211 Cellaműveletek... 212 Számolási műveletek a cellákban... 214 Rendezés... 217 ClipArtok használata... 219 Szervezeti sémák készítése... 223 Grafikon beillesztése... 225 Grafikonszerkesztés... 228 A grafikonrajzoló nézetei... 231 A grafikon bővítése (Beszúrás menü)... 231 Trendvonal készítése Gyorstalpaló... 237 Diagramformázás (Formátum menü)... 239 A diagramszerkesztő eszközei... 248 Diagramadatok (Adatok menü)... 251 Hang beillesztése... 252 WordArt objektumok beillesztése... 253
TARTALOM 7 A karaktergrafika eszközei... 254 A WordArt menüparancsai... 257 Egyenletek beillesztése... 259 Az egyenletszerkesztő parancsai... 261 Az egyenletszerkesztő eszközsora... 268 Az eszközsor szimbólumai... 269 Az eszközsor mintái... 272 Vektoros rajz beillesztése... 276 Videofelvételek beillesztése... 280 Excel objektumok beillesztése... 284 EGYÉB SZOLGÁLTATÁSOK... 286 Fax küldése... 286 Dokumentum küldése... 294 Körözvények postázása... 296 A dokumentum postázása... 299 A bemutatók tömörítése, lemezekre tördelése... 299 PowerPoint bemutatók más programokban... 300 Jelentés készítése Word dokumentumba... 302 Feljegyzés készítése Word dokumentumba... 302 Interaktív beállítások... 304 Képek átszínezése... 306 Képek levágása... 307 BEMUTATÓK LEJÁTSZÁSA... 308 A PowerPoint Vetítőgép telepítése... 308 A bemutató levetítése... 309 Konferencia bemutatók... 310 TÁRGYMUTATÓ... 312 IRODALOM... 321
ELŐSZÓ 8 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! Könyvünk szerkezetének kialakításánál abból a megfontolásból indultunk ki, hogy a kezdő és a gyakorló Windows felhasználók számára egyaránt fontos a programkörnyezet megfelelő mélységű ismerete. Ennek megszerzése érdekében könyvünkben a Word for Windows-hoz hasonlóan különös gonddal kidolgozott környezet ismertetését vettük előre. A programkörnyezet gazdagságán rendszerint meglepődik a programmal ismerkedő, Windows-os programok kezelésében még kissé járatlan felhasználó. A számtalan eszközsor, ikon ismertetését a könyv elejére véve esetleg ismeretlen, csak később részletezett fogalmak is előkerülnek. Az ezek közötti eligazodást segíti a könyv végén megtalálható tárgymutató. A PowerPointban előforduló öszszes ikon kivonatos ismertetését a könyv végén, az ikonok betűrendes mutatójában adjuk közre. Aki először e könyv révén ismerkedik meg ezzel a nagyszerű bemutató-készítő programmal, annak tanácsoljuk, hogy az Alapértelmezések fejezet áttekintése előtt mindenképpen olvassa el A bemutató program alapjai fejezetet. Az ott leírtak kipróbálása után visszatérve a környezet ismertetéséhez, beállításához sokkal könynyebben érthetővé válik ez a rész. A PowerPoint használata során előállítjuk a bemutató diaképeit, összeállítjuk a diasort, ellátjuk a megfelelő alkalmazásokból származó objektumokkal (szükség szerint beillesztjük vagy csatoljuk azokat), rendszerezzük a diaképeket, időzítjük a lejátszást, elmentjük a komplett bemutatót, majd a későbbiek során lejátsszuk a bemutatót, esetleg kinyomtatjuk, elektronikus hálózaton postázzuk anyagát. Az első fejezet általában ismerteti a prezentációs munkát, vagyis az előadások, elképzelések látványos bemutatását szolgáló program használatát, lehetőségeit. Aki már meglehetős gyakorlattal rendelkezik e területen, az térjen át a további fejezetekre, ahol a
ELŐSZÓ 9 program olyan lehetőségeit írjuk le, amelyek még az első fejezetben ismertetett, alapvető munkák végzését is megkönnyítik. A harmadik részletes fejezet a PowerPoint prezentációk formázásával, objektumok beágyazásával és a program külső kapcsolataival foglalkozik. Ezek a részek a haladók számára készültek. E részek megértéséhez a használatot bevezető első két fejezet szinte készségszintű ismerete szükséges. Mindenképpen megéri azonban a fáradságot e fejezetek áttanulmányozása, mert a program igazán hatékony, szinte iparszerű használata az ott leírtak segítségével oldható meg. A fenti kezelési mód némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 vagy az Acrobat e-book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk, a terjedelem adta korlátokon belül, megfelelő mélységben ismertetni. A könyv írásakor a Windows 95 kezelésében nem profi, de mindenképpen érdeklődő felhasználókat, olvasókat tételeztünk fel. Ha valamely kérdésre nem kapna megfelelő választ, akkor javasoljuk, tekintse meg a könyv végén szereplő irodalomjegyzékben található egyéb kiadványainkat is. Az ismertetést több remélem minden szükséges helyen példa támasztja alá. A függvények leírásánál ezek a példák általában rövidebbek, csupán egy-egy sorosak. A függvények angol neve mellett megadjuk azok magyar megfelelőit is. Néhol szükségét éreztük ennél bővebb kifejtését is
10 ELŐSZÓ a legfontosabb műveleteknek. Ezeket gyorstalpalókban tettük meg, amelyekre a mellékelt ábra hívja fel a figyelmet. A gyorstalpalók a feladatok megoldását lépésről-lépésre mutatják be. Könyvünkben a PowerPoint 7.0 magyar nyelvű változatának öszszes lehetőségét igyekeztünk ismertetni, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Reference Manual Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. A könyv alapjául szolgáló programváltozat a magyar nyelvű Office for Windows 95 standard programcsomag (30 darab 1,44 MB formátumú lemez) Microsoft PowerPoint for Windows alkalmazása, változatszám: 7.0. A programfájl (Powerpnt.exe) keletkezési dátuma: 1995. november 16, mérete: 4364288 bájt. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a DOS operációs rendszer és a Windows 95, illetve NT operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni előadásaikat, azok bemutatását hatásosan szeretnék végezni és az előadás menetét rögzítő dokumentumaikat, táblázataikat, adataik grafikus és numerikus értékelését kezelhető formában kívánják előállítani. Ehhez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2002. január Köszönettel a szerző.
1. FEJEZET 11 A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI Ebben a fejezetben a PowerPoint prezentációs programnak azokat az alapszolgáltatásait írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a program működtetéséhez: ismertetjük a rendszer környezeti igényeit, azt a minimális számítógép-összeállítást (konfigurációt), amelyen a program elindul; leírjuk a program számítógépünkre telepítését az installáló lemezek alkalmazásával; ezt követi a program indításának; majd a segítség, az interaktív (lekérdezéses elvű) és helyzetérzékeny súgó ismertetése; az ezt követő alfejezet tartalmazza a PowerPoint programban alkalmazott fogalmak leírását; amelyet a program környezeti elemeinek (egér és billentyűzet, mint beviteli eszközök, a párbeszédpanelek, menük és ikonok) részletes bemutatása, használatuk ismertetése követ. Ezek ismeretével már megoldhatók az egyszerűbb feladatok. Ugyancsak itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét. Mintapéldát bemutató első gyorstalpalónkat is itt írjuk le. A továbbiakban dokumentumnak nevezzük a PowerPointtal előállított, lemezen tárolt állományt. A dokumentum formázása a diabemutató, azaz a végtermék megjelenésének szabályozását jelenti (az Office többi tagjától eltérően a lapméretek és irányítottság, margók, hasábok, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása mellett itt a dokumentum bemutatásának befolyásolása az egyes oldalak, képek közti átmenet és ezek ütemezése is idetartozik).
12 Általában a PowerPointról Általában a PowerPointról A Microsoft Office 95 standard és professzionális változatának egyaránt része a Microsoft PowerPoint 7.0 komplett prezentációs programcsomag. A programot ugyanakkor az Office-tól függetlenül is forgalmazzák. Segítségével elképzeléseinket könnyen, gyorsan és ami a legfontosabb, hatásosan, látványosan mutathatjuk be. A bemutatás anyagát megjelenítő eredmény lehet képernyőn megjeleníthető, vetíthető prezentáció, jegyzet, vázlat nyomtatott anyagok vagy 35 mm-es diakép. A prezentációkat a rendszer.ppt kiterjesztésű állományokban tárolja. Az Office többi programjához hasonlóan a PowerPoint programba is beépítették a varázsló funkciót, amellyel az előre elkészített prezentációs stílusokból választva a legkönnyebb újabb bemutatót készíteni. A bemutató elemei a diaképek, amelyek vetítési ideje időzíthető, illetve manuálisan is szabályozható. A bemutatóba különféle objektumokat, többek között képeket, hangot, egyenleteket, Word és Excel dokumentumokat, táblázatokat is beépíthetünk. Az egyes, csak későbbiekben fontos diákat a bemutatóból elrejthetjük, ezeket csak akkor vesszük elő, ha a várhatóan feltett kérdések megválaszolásához szükségünk van rájuk. A prezentáció szöveges anyaga Word dokumentumba is elmenthető. A PowerPoint programot akkor érdemes használni, ha előadásunkat, bemutatónkat látványos képekkel színesíteni, mondanivalónkat diagramsorozatokkal alátámasztani, megjelenített vázlatunkkal segíteni akarjuk. A program a prezentáció lejátszásakor további beavatkozási lehetőségeket biztosít, amelyekkel akár fekete vagy fehér képernyő-megjelenítés mellett felfüggeszthetjük a diasor lejátszását addig, amíg előadásunkban a megfelelő helyre érünk. Az Office programcsomag korábban bemutatott elemeihez hasonlóan ez esetben is rendelkezésünkre áll a prezentációk leggyorsabb elkészítését támogató varázsló.
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 13 A program kezelésének megismerését és lehető legjobb elsajátítását magyar nyelvű Súgó és konverziókat, telepítést leíró magyar (MS PowerPoint Olvassa el) valamint angol nyelvű leíró szövegállomány (PPREADME.TXT) segíti. Természetesen ugyanazok a segítségek itt is rendelkezésünkre állnak, mint a többi Windows programban (tartalom és index szerinti keresés, napi tippek, eljárások leírása, hogyan oldanám meg segítség), amelyeket később ismertetünk. Könyvünkben a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket a továbbiakban a következőképpen jelöljük: Ctrl+F, míg az egymás után lenyomandó billentyűsorozatot: például Alt,A,A. A funkcióbillentyűket F1..F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Nézet/Eszköztárak. A parancsok írásmódja vastagbetűs. Az így jelölt szavak általában megtalálhatók a könyv végén a tárgymutatóban is. Ugyanígy vastag betűvel jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Mégse. A menüparancsokban, valamint a párbeszédpanel mezők és nyomógombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk. A PowerPoint 7.0 jellemző adatai A bemutatókészítő program környezetének, a felhasznált számítógépi, perifériális erőforrások és szoftverelemek ismertetését megelőzően néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely a jelentős memóriaigényt is indokolja: A munkakörnyezet jellemzői Eredeti eszközsávok száma 7 Ikonhoz kapcsolható PowerPoint parancs 260 Eredeti nyomógombok száma 161
14 A PowerPoint 7 újdonságai Felhasználó által definiált eszközsávok száma a memóriától függ Egyidejűleg nyitott bemutatók száma a memóriától függ A bemutatók jellemzői Diaképek maximális száma bemutatón belül a memóriától függ Diagramkezelés (MS Graph) jellemzői Diagramok száma a dián a memóriától függ Fő diagramtípusok száma 14 Sorozatok száma legfeljebb 255 (a memória és a diagram típusa szab határt például kördiagramon csak egyetlen adatsort ábrázolhatunk) Adatpontok maximális száma 4000 (a memória és a diagram sorozatonként típusa szab határt) Adatpontok maximális száma 32000 (a memória és a diagram diagramonként típusa szab határt) Általános programjellemzők Beépített alakzatok száma 24 Effektustípusok száma 9 Diaképek közötti áttűnéstípusok száma 46 Beépített hanghatások száma 17 Előregyártott tervezősablonok száma 27 Beállított elrendezések száma 24 Nagyíthatóság szerkesztés közben 10-400 % Parancsvisszavonások maximális száma a memóriától függ A PowerPoint 7 újdonságai A Microsoft PowerPoint for Windows 95 táblázatkezelő program 7.0 változata néhány szolgáltatásában jelentősen eltér a program korábbi, 4.0 verziószámmal jelölt, a Windows 3.1 alatt futó változatának szolgáltatásaitól. Ezeket e helyen csak felsorolásszerűen említ-
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 15 jük, részletes ismertetését a könyv további fejezeteiben találja meg a Tisztelt Olvasó. Automatikus javítás A Word 7.0 for Windows 95-höz hasonló megoldással itt is megjelent az automatikus javítás, azaz a PowerPoint is felismeri a leggyakrabban előforduló helyesírási hibákat. A program a hibák típusaira megtanítható, megadhatjuk azt is, hogy a hibás szót melyik helyes szövegre cserélje ki. Ez a funkció eredményesen alkalmazható a munka gyorsítására is, ha rövidítéseket adunk meg hibás szónak és az eredeti szöveget a helyébe kerülő helyesnek (például a bk -ból billentyűkombináció -t készítünk). Az Eszközök/Automatikus javítás... parancsot használhatjuk a kis- és a nagybetűk keveréséből adódó hibák javítására is. Dokumentumok keresése és kezelése Jelentősen megváltozott az állományok keresése és kezelése funkció, amely a Word 7.0-hoz hasonlóan beköltözött a munkafüzetek megnyitására szolgáló Megnyitás párbeszédpanelbe. Ez a Fájl/Megnyitás paranccsal, a Ctrl+O billentyűkombinációval vagy a megnyitás ikonra kattintással jeleníthető meg. A párbeszédpanelről indítva közvetlenül mozgathatjuk, átnevezhetjük, másolhatjuk, törölhetjük, postázhatjuk, faxolhatjuk anyagainkat. Dokumentumainkat, a PowerPoint bemutatókat objektumként ágyazhatjuk be a Lotus Notes űrlapra, illetve onnan importálhatunk anyagokat. Fekete-fehér nézet A PowerPoint a FF nézet ikonra kattintással egyszerű lehetőséget biztosít arra, hogy a színes képkockákat a nyomtatásnál megjelenő fekete-fehér nézetben tekintsük meg. Jegyzőkönyvvezető Bemutatónk számítógépes levetítése alatt rögzíthetjük a végrehajtott műveleteket és jegyzeteket is készíthetünk. A végrehajtott műveleteket a program a bemutató utolsó képkockájaként tárolja. A bemutatóhoz fűzött megjegyzéseket utóbb kinyomtathatjuk, hogy kiértékelésével javítsuk, módosítsuk a következő bemutatóra a do-
16 A PowerPoint 7 újdonságai kumentumot, illetve a szükséges módon reagáljunk az előadás alatt felmerült problémákra. Multimédia szolgáltatások A dokumentumba előre elkészített vagy általunk multimédia programokkal készített hang-, zene- és videofelvételeket, képeket, kitöltő mintázatokat illeszthetünk be. Stílusellenőrző A címek és a bemutató szövegének összeillő írásmódját ellenőrizhetjük az Eszközök/Stílus ellenőrzése paranccsal. Többszintű visszavonás A korábban kiadott műveleteket tetszőleges mértékben vonhatjuk vissza. A visszavonások száma az Eszközök/Beállítások/További párbeszédpanel-lapon beállítható. Új kitöltő mintázatok A diaképekbe illesztett objektumok kitöltésére, illetve a diaképek hátterének színezésére új kitöltő mintázatokat készítettek. Egymást átfedő objektumoknál alkalmazhatunk áttetsző színezést is. Cím minták A bemutató egyes részeit elválaszthatjuk az újonnan kialakított Új Cím-mintával formázott diaképekkel. A cím minta rögzítéséhez annak kialakítása után kattintsunk a Nézet/Minta/Dia-minta nézetben az Új Cím-minta nyomógombra. Hasonló mintákat készíthetünk jegyzetek, emlékeztetők és diák kialakításához is. Képek ajánlása Elmenthetjük a saját, tetszésünk szerint módosított színkészletet, amelyet később is felhasználhatunk. Elmentett bemutató színkészletének másik bemutatón történő felhasználásához mindkét dokumentumot megnyitjuk Diarendező nézetben. Az eredeti színbeállítást tartalmazó dokumentumnak kiválasztjuk egy diaképét, majd a Formátum/Színválaszték felvétele parancsának kiadása után kijelöljük a céldokumentum egyik diáját és a Formátum/Dia színválasztéka párbeszédpanelen a Legyen mind nyomógombot nyomjuk meg.
A BEMUTATÓ PROGRAM ALAPJAI 17 A bemutatók megosztása Bemutatóinkat megoszthatjuk másokkal. Az osztott listákhoz hozzáférők az aktuális (frissített) adatokat kapják meg. Az ilyen osztott listákon egyszerre többen dolgozhatunk, bár korlátozott lehetőségekkel (a cellaformátumot és a képleteket nem változtathatjuk meg). Információkat kaphatunk a munkafüzetet használó többi kollégáról, módosításaikról is. A bemutató lejátszásakor mindenki látja a vetítést, mialatt a saját gépen a Jegyzőkönyvvezetővel megjegyzéseket fűzhetünk az előadáshoz. A vetítés alatt a nézők is rajzolhatnak, írhatnak a diákra. Új műveletek diavetítés közben A diaképek bemutatása, a bemutató lejátszása során új parancsokat alkalmazhatunk. Ezek ikonja a jobb oldali egérgombbal kattintás után jelenik meg. Új eszköztár Új eszköztárral bővült a kínálat. Az Animálási effektusok eszköztár az egyes diaképek közötti átmenet beállítására szolgál. Segítségével különleges hatású képváltásokat is beállíthatunk. A bemutatók mozgatása A bemutatók másik gépre vitelét segíti a Csomagoló Varázsló. Ez tömöríti és a szükséges számú lemezre menti a bemutatót és a csatolt állományokat. A PowerPointtal nem rendelkező gépeken a PowerPoint Vetítőgép programmal játszhatjuk le bemutatónkat. Ez a bemutatót lejátszó program szabadon másolható. Tervezősablonok alkalmazása A PowerPoint 27 darab előre beépített, összetartozó színeket tartalmazó tervezősablonját is felhasználhatjuk, illetve ezeket további, egyéni sablonokkal bővíthetjük.