157/2008. (IX. 18.) MÖK határozat A Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlése jóváhagyja a Veszprém Megyei Önkormányzatnak a jelen határozat mellékletében foglaltak szerinti módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt Közbeszerzési Szabályzatát. Felkéri elnökét, hogy a módosított Szabályzatról az érintetteket tájékoztassa. Határidő: Felelős: azonnal Lasztovicza Jenő, a megyei közgyűlés elnöke 157/2008. (IX. 18. ) MÖK határozat melléklete A VESZPRÉM MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban Kbt.) 6. (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján a Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlése a Veszprém Megyei Önkormányzat közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjére, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körére és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjére az alábbi közbeszerzési szabályzatot alkotja: I. A Közbeszerzési Szabályzat hatálya A Közbeszerzési Szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Veszprém Megyei Önkormányzat (továbbiakban: megyei önkormányzat), mint ajánlatkérő által lefolytatásra kerülő - a Kbt-ben meghatározott értékhatárokat elérő vagy meghaladó - árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás, szolgáltatási koncesszió megrendelése esetén lefolytatásra kerülő közbeszerzési eljárásra. II. Általános rendelkezések Ajánlatkérő: a Veszprém Megyei Önkormányzat Ajánlattevő: az ajánlatkérő felhívására ajánlatot benyújtó személy vagy szervezet A közbeszerzési eljárás előkészítője és lefolytatója: a Veszprém Megyei Önkormányzat Hivatala csoportja (közbeszerzési munkacsoport) vagy az eljárás lefolytatásával megbízott személy vagy szervezet (megbízott) III. A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyek, szervek 1. A Veszprém Megyei Önkormányzat közbeszerzési eljárásaiban a Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló rendeletében (továbbiakban: SZMSZ) meghatározottak szerint ajánlatkérő nevében: - a közbeszerzési eljárással kapcsolatos feladat- és hatásköröket a megyei közgyűlés elnöke gyakorolja, - a Gazdasági és Területrendezési Bizottság véleményt nyilvánít a közösségi és nemzeti értékhatárokat elérő közbeszerzések esetén a közgyűlés elnökének a közbeszerzési eljárást lezáró döntése előtt.
2. A közbeszerzési eljárás előkészítése a - közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel rendelkező személyekből álló - közbeszerzési munkacsoport feladata. A közbeszerzési munkacsoport tagjai: - az ágazatilag érintett iroda vezetője, - a megyei közgyűlés elnöke által kijelölt köztisztviselők (jogász, műszaki, pénzügyi szakember), - megbízott alkalmazása esetén az ajánlatkérő által kötött polgári jogi szerződés alapján közreműködő személy, szervezet esetén a szervezet képviselője. A közbeszerzési munkacsoport vezetője a Beruházási, Közbeszerzési és Vagyonkezelő iroda vagyonkezelő csoportjának vezetője. 3. A közbeszerzési munkacsoportból, továbbá közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó közbeszerzés, valamint versenypárbeszéd alkalmazása esetén a nemzeti értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzés esetén a hivatalos közbeszerzési tanácsadóból áll az a - legalább 3 tagú, a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel rendelkező személyekből álló - bíráló bizottság, amely írásban készít szakvéleményt és döntési javaslatot a Gazdasági és Területrendezési Bizottság véleményezéséhez és a közgyűlés elnöke által hozandó döntéshez. 4. Az adott közbeszerzési eljárás előkészítését megelőzően az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevonni kívánt személy vagy szervezet, valamint a hivatalos közbeszerzési tanácsadó (továbbiakban: megbízott) írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben nem áll fenn a Kbt. 10. -a szerinti összeférhetetlenség. Akinek személyére nézve összeférhetetlenségi ok áll fenn, vagy az eljárás folyamán keletkezett, az köteles azt a megyei közgyűlés elnökének haladéktalanul bejelenteni, és az eljárásban való részvételét azonnal megszüntetni. 5. Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személy, vagy szervezet, továbbá a hivatalos közbeszerzési tanácsadó a tevékenysége körében okozott kár megtérítésért a Ptk. szabályai szerint felel. A megbízott felróható hibájából, vagy mulasztásából eredő jogerősen kiszabott bírság megfizetésére a megbízott köteles. IV. A közbeszerzési eljárás előkészítése 1. Az adott évre tervezett közbeszerzési eljárásokról, illetve az éves beszerzésekről az ágazatilag érintett iroda vezetője köteles a Beruházási, Közbeszerzési és Vagyonkezelő iroda vagyonkezelő csoportja részére az ágazatát érintően - az éves költségvetés alapján az adott év március 30. napjáig - közbeszerzési tervet összeállítani. A vagyonkezelő csoport vezetője a részére átadott terveket összesíti, az összesített tervet a megyei közgyűlés elnöke elé terjeszti, aki azt április 15-ig jóváhagyja. 2. A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell a közbeszerzési eljárás tárgyai (árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelés és szolgáltatási koncesszió) és mennyisége szerinti bontásban a Közbeszerzések Tanácsa által készített és közzétett (www.kozbeszerzes.hu) közbeszerzési terv mintadokumentum szerinti adatokat.
A közbeszerzési tervhez képest módosított közbeszerzési igény esetén a közbeszerzési tervet a változtatás indokának megadásával módosítani kell. A módosítással kapcsolatos adminisztratív feladatok elvégzéséről a munkacsoport vezetője köteles gondoskodni. A beszerzésért felelős iroda vezetője köteles kezdeményezni a közbeszerzési terv módosításának előkészítését az előirányzat biztosítását követően a közbeszerzési munkacsoport vezetőjénél. 3. Ajánlatkérő - a munkacsoport előkészítése alapján - az éves összesített közbeszerzési terv meghatározásakor dönt: - a nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó, de a vonatkozó közösségi értékhatárokat el nem érő árubeszerzései és szolgáltatásai megrendelésének előzetes összesített tájékoztató formájában való elkészítéséről és közzétételéről, - a közösségi értékhatárt el nem érő építési beruházásai előzetes összesített tájékoztató formájában való elkészítéséről és közzétételéről. 4. Ajánlatkérő a költségvetési év kezdetét követően előzetes összesített tájékoztatót készíthet a Kbt. 42. (1) bekezd a.) és b.) pontjában foglaltak szerint. 5. Az előzetes összesített tájékoztatót a közbeszerzés különböző tárgyairól együttesen és külön-külön is el lehet készíteni. Árubeszerzés esetében az előzetes összesítést árucsoportonkénti bontásban kell elkészíteni és az árucsoportot a CPV-re történő hivatkozással kell megadni. Szolgáltatás megrendelése esetében az előzetes összesítést a Kbt. melléklete szerinti szolgáltatás-csoportonkénti bontásban kell elkészíteni. 6. A közgyűlés elnöke legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig tájékoztatást ad a közgyűlés részére a megyei önkormányzat éves közbeszerzéseiről, mely tartalmazza a közbeszerzési eljárásokban részt vett külső lebonyolítók tevékenységéről szóló értékelést is. 7. A 3.-5. pontokban megjelölt hirdetmények jogszabályban megfelelő formában és határidőben történő elkészítéséről, közzétételéről a munkacsoport vezetője gondoskodik. V. A közbeszerzési eljárás dokumentálása 1. A közbeszerzési eljárást - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - a munkacsoport, megbízott alkalmazása esetén a megbízott köteles dokumentálni. A megbízott az eljárás befejezését követően köteles a megbízás során keletkezett közbeszerzési dokumentáció összefűzött másolati példányát a megbízónak átadni. 2. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratnak a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetve a szerződés teljesítésétől, jogorvoslati eljárás esetén annak jogerős befejezésétől számított 5 évig történő megőrzéséről - a Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Hivatala irattára útján - a munkacsoport gondoskodik. 3. Ajánlatkérő - a munkacsoport útján - köteles a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző vagy más illetékes szervek kérésére az adott közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni.
VI. A közbeszerzési eljárás lefolytatása 1. A közbeszerzési munkacsoport erre kijelölt tagjának, megbízott alkalmazása esetén a megbízottnak a feladata: - a hirdetmények, felhívások elkészítése, - a dokumentáció elkészítése, rendelkezésre bocsátása, - kiegészítő tájékoztatás igénylése esetén annak megadása, az ajánlattevők, részvételre jelentkezők részére történő megküldése, - a dokumentáció, illetve annak ellenértéke visszajuttatása. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó alkalmazása esetén a tanácsadót különösen a felhívás és a dokumentáció elkészítésébe kell bevonni. 2. A közbeszerzési eljárással kapcsolatos hirdetmény, felhívás határidőben történő feladásáról, közzétételéről - igazolható módon - a munkacsoport, megbízott alkalmazása esetén a megbízott gondoskodik. A hirdetmények megküldésének és közzétételének részletes szabályairól, valamint a hirdetmények mintáiról külön jogszabály rendelkezik. 3. Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén annak megkezdése napján a közbeszerzéssel érintett iroda vezetője, megbízott alkalmazása esetén a megbízott köteles a Közbeszerzési Döntőbizottsághoz - a Kbt-ben meghatározott módon - az ajánlattételi felhívást, továbbá az ajánlattételre felhívni kívánt szervezetekről, illetve a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről szóló tájékoztatást benyújtani. 4. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések személyesen történő benyújtása esetén a munkacsoport erre kijelölt tagja átvételi elismervényt állít ki, mely tartalmazza az átadó, átvevő nevét, az ajánlat, részvételi jelentkezés átadás-átvételének időpontját (év, hó, nap, óra, perc). 5. A beérkezett ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket az ajánlattételi, részvételi határidő lejártáig a hivatali helyiség erre kijelölt zárható helyén kell őrizni. 6. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések bontási eljárását az ajánlattételi, részvételi határidő lejártának időpontjában a munkacsoport, megbízott alkalmazása esetén a megbízott, valamint a Kbt által meghatározott személyek jelenlétében a munkacsoport vezetője folytatja le. 7. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről szóló jegyzőkönyv elkészítése és ajánlattevők, illetve részvételre jelentkezők részére történő igazolható módon történő átadása, megküldése a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott feladata. 7.1.A jegyzőkönyv az ajánlatkérő részére, továbbá az ajánlattevők, részvételre jelentkezők száma szerinti eredeti példányban készül, melyet a munkacsoport vezetője, és a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott a kézjegyével lát el. 7.2.Tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalásról készített jegyzőkönyvet a tárgyaláson megjelent ajánlattevők is aláírják.
7.3.A jegyzőkönyv mellékletét képezi a jelenléti ív. 8. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések elbírálásának szakmai előkészítését lezáró írásbeli szakvéleményt és a döntési javaslatot a bíráló bizottság készíti el. 9.1.A döntési javaslat előtti esetleges közbenső intézkedések (hiánypótlás iránti intézkedés, számítási hiba javítása, felvilágosítás kérés, kirívóan alacsonynak értékelt ellenszolgáltatás esetén az ajánlati elemek valóságosságáról, teljesíthetőségéről történő érdeklődés) megtétele a munkacsoport erre kijelölt tagja, megbízott alkalmazása esetén a megbízott feladata. 9.2.A hiánypótlási felhívásra, illetve egyéb intézkedésre érkezett iratok, válaszok vizsgálata a munkacsoport erre kijelölt tagja, megbízott alkalmazása esetén a megbízott feladata. 10. A tárgyalásos eljárást a munkacsoport vezetője, vagy az általa e feladatra kijelölt személy, illetve a megbízott folytatja le, melyen részt vesznek a bíráló bizottság tagjai is. 11. A bíráló bizottság a munkájáról jegyzőkönyvet, a végleges szakvélemény és az indokolással ellátott bírálati lapok alapján döntési javaslatot készít a Gazdasági és Területrendezési Bizottság véleményezéséhez, a közgyűlés elnöke által hozandó döntéshez. A bíráló bizottság felelősséggel tartozik az általa végzett tevékenysége során a közbeszerzésre vonatkozó és egyéb kapcsolódó jogszabályok betartásáért. 12. A megyei közgyűlés elnöke döntését írásos formában hozza meg. 13. Az eljárás eredményét az ajánlati felhívásban meghatározott időpontban (vagy a Kbt.-ben szabályozottak szerint korábbi vagy későbbi időpontban) a bíráló bizottság tagjai jelenlétében a munkacsoport vezetője, illetve a megbízott hirdeti ki. Az eredményhirdetésről szóló jegyzőkönyvnek elkészítése, az írásbeli összegzésnek az ajánlattevők, illetve részvételre jelentkezők részére történő igazolható módon történő átadása, megküldése a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott feladata. 14. Ajánlattevőnek az írásbeli összegzés kijavítására, a nyertes ajánlat jellemzői ismertetésére irányuló kérelmét a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott - a Kbt-ben szabályozottak szerint - teljesíti. 15. Az eljárás eredményéről, vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztató közzététele a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott feladata. 16. Az ajánlati biztosíték visszafizetéséről a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott gondoskodik. 17. A szerződés aláírásra előkészítéséért a munkacsoport, illetve a megbízott felel. A szerződést a megyei önkormányzat képviseletében a közgyűlés elnöke írja alá, a megyei főjegyző ellenjegyzi.
18. Ajánlatkérő az éves beszerzéseiről szóló éves statisztikai összegzését - külön jogszabályban meghatározott minta szerint, a munkacsoport útján - legkésőbb a tárgyévet követő év május 15. napjáig megküldi a Közbeszerzések Tanácsa részére. VII. Az egyszerű közbeszerzési eljárás 1. Ajánlatkérő az ajánlattételi felhívást hirdetmény útján köteles közzétenni, vagy a jelentősebb Veszprém megyei vállalkozókról, vállalkozásokról készített listából kiválasztva legalább három ajánlattevőnek köteles egyidejűleg megküldeni a Kbt-ben meghatározott értékhatárok esetén. A hirdetmény közzététele nélküli eljárásban az ajánlattételre felhívandó ajánlattevők körének kiválasztása során a közbeszerzés alapelveinek megtartásával figyelemmel kell lenni a közbeszerzés tárgyára, a beszerzés helyére, ajánlattevő korábbi jó minőségű teljesítéseire, illetve korábbi eljárásokból már rendelkezésre álló referenciákra. A hirdetmény közzétételéről, illetve a felhívás megküldéséről a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott gondoskodik. 2. Az eljárás lefolytatásával kapcsolatos egyéb feladatok teljesítésére a VI. fejezetben írtak megfelelően irányadók. 3. Az ajánlatkérő az ajánlatok elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minta szerinti összegzést köteles készíteni, s azt szerződéskötés előtt az összes ajánlattevőnek megküldeni, mely a munkacsoport erre kijelölt tagja, illetve a megbízott feladata. VIII. A közbeszerzések ellenőrzése 1. Ajánlatkérő - a munkacsoport útján - köteles a szerződés teljesítéséről, módosításáról a Kbt-ben szabályozottak szerint tájékoztatót készíteni és hirdetményt közzétenni. 2. Az ajánlatkérő közbeszerzési eljárásait a Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlésének - mindenkor hatályos szabályzatában rögzített - belső ellenőrzési rendszerében kell ellenőrizni. IX. A közbeszerzésekkel kapcsolatos békéltetés, jogorvoslat 1. A békéltetési eljárás megindítására irányuló kérelem kézhezvételét követően a közgyűlés elnöke - a munkacsoport javaslatára - dönt a békéltetési eljárásban való részvételről, illetve a békéltető jelöléséről. 2. Közbeszerzési Döntőbizottságnál indított jogorvoslati eljárással kapcsolatos intézkedéseket a munkacsoport, megbízott alkalmazása esetén a megbízott teszi meg a közgyűlés elnökének előzetes tájékoztatásával. 3. A közgyűlés elnöke dönt - a munkacsoport, illetve a megbízott javaslatára - a folyamatban lévő közbeszerzési eljárás felfüggesztéséről, a szerződés megkötésének elhalasztásáról, továbbá a Közbeszerzési Döntőbizottságnak az ügy érdemében hozott határozata keresettel történő felülvizsgálatáról.
4. A keresetlevél elkészítése és határidőben történő benyújtása a munkacsoport jogi szakértője, illetve a megbízott feladata. X. Az Európai Bizottság eljárása Az Európai Bizottságnak a jogsértésről szóló értesítésére és annak orvoslására vonatkozó felhívásra a munkacsoport, illetve a megbízott készíti el és a közgyűlés elnöke jóváhagyását követően küldi meg - a Kbt-ben meghatározottak szerint - a jogsértéssel kapcsolatos tájékoztatást. XI. Záró rendelkezés Jelen Szabályzat 2008. szeptember 18. napján lép hatályba, a Szabályzatban foglaltakat a hatályba lépését követően megkezdett beszerzésekre, a közbeszerzési eljárások alapján megkötött szerződésekre és az azokkal kapcsolatban kérelmezett, kezdeményezett, vagy hivatalból indított jogorvoslati eljárásokra a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény, valamint annak felhatalmazása alapján alkotott jogszabályokkal összhangban kell alkalmazni. Jelen Szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 77/2004. (VI. 17.) MÖK határozattal jóváhagyott Közbeszerzési Szabályzat. Veszprém, 2008. szeptember 18. Lasztovicza Jenő a megyei közgyűlés elnöke Záradék: Ezen Szabályzatot a Veszprém Megyei Önkormányzat Közgyűlése 157/2008. (IX.18.) MÖK határozatával hagyta jóvá.