Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak (P1 csomag) 1. útmutató Saját Office 365-fiók regisztrálása és az első lépések Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 1
1. útmutató: Saját Office 365-fiók regisztrálása és az első lépések Saját fiók regisztrálása és elérése A Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak (P1 csomag) elnevezésű előfizetésre az Office365.hu címen regisztrálhat. Amennyiben cége 25-nél több munkatárssal, illetve speciális informatikai igényekkel rendelkezik, az Office 365 többféle nagyvállalati előfizetése közül is választhat, amelyek tetszőleges méretű szervezet számára megfelelő megoldást jelentenek. Regisztrálhat az Office 365 szolgáltatás 30 napos próbaidőszakára, vagy azonnal előfizetést is vásárolhat. Az ingyenes próbaidőszak során az Office 365 szolgáltatásait előfizetés vásárlása nélkül próbálhatja ki. A próbaidőszak során a P csomag teljes funkcionalitása elérhető, a következő kivételekkel: legfeljebb 10 felhasználót regisztrálhat, és cége saját tartományát nem irányíthatja át a próba-előfizetésre. Regisztráláshoz adja meg a következő adatokat: ország vagy régió, nyelv, név, szervezet neve, e-mail cím, valamint az Office 365 szolgáltatásban használni kívánt altartomány neve: Az Elérhetőség ellenőrzése gombra kattintva ellenőrizheti, hogy a megadott altartománynév szabad-e. Az Office 365 szolgáltatásban az ügyfél saját céges tartománynevét is használhatja (például cohovineyard.com). Ez a tartománynév e- mail és webcímekhez is használható, és ideiglenes címnek tekinthető. Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 2
A következő lépésben adja meg új Microsoft Online Services ID azonosítóját, és válasszon erős jelszavat: Ezután írja be a képen látható, számokból és/vagy betűkből álló ellenőrző szöveget. Döntse el, hogy szeretne-e a Microsofttól és a Microsoft partnereitől származó ajánlatokat kapni, majd a fiók létrehozásához kattintson a lap alján látható Elfogadás és folytatás gombra. A sikeres regisztrációt követően belép az új Office 365-fiókba, és üdvözlő e-mailt kap, amely tájékoztatja az Office 365- fiók elérésének módjáról. Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 3
Office 365 Javasolt letöltések FIGYELEM! Telepítés előtt olvassa el mindhárom alábbi szakaszt. 1. Microsoft Office Professional Plus (javasolt kiegészítő előfizetés; amennyiben előfizet a szoftverre, a következő két pontban ismertetett összetevők előtt kell telepítenie) 1 A Microsoft Office 365 (P1 csomag) gördülékenyen együttműködik a Microsoft Office 2010 és 2007 rendszerekkel. A legjobb felhasználói élmény érdekében javasoljuk az Office Professional Plus csomag telepítését, amely a rendszergazdai portálon vásárolható meg. A rendszergazdai portál a fiókba történő bejelentkezés után a képernyő tetején látható hivatkozás segítségével érhető el. Az Office Professional Plus telepítése előtt nincs szükség az Office rendszer Office 2010-nél régebbi verzióinak (például Office 2007 vagy 2003) eltávolítására. A teljes Office Professional Plus csomag használata előtt az Office 2010 verziót azonban el kell távolítani. Az Office Professional Plus (a Microsoft Outlook és a Microsoft SharePoint Workspace kivételével) a számítógépen az Office korábbi verzióival együtt is használható; ehhez telepítéskor a megfelelő lehetőséget kell választani a Testreszabás menüben. A Microsoft Outlook és a Microsoft SharePoint Workspace nem telepíthető a korábbi verziókkal párhuzamosan, ezért választani kell, hogy a program melyik verzióját kívánja telepíteni a számítógépen. Az Office Professional Plus telepítése előtt győződjön meg arról, hogy amennyiben később mégis az Office meglévő verziójának újratelepítése mellett döntene, ehhez rendelkezésre állnak a szükséges CD- vagy DVD-lemezek, valamint termékkulcsok. A későbbiekben ismertetett egyes műveletleírások az Office-alkalmazások és az Office 365 szolgáltatás együttes használatát mutatják be. Tekintse meg a Microsoft Office Professional Plus rendszerkövetelményeit. További információért tekintse meg a gyakran ismételt kérdéseket tartalmazó oldalt. 2. Office asztali alkalmazások telepítése és konfigurálása Az Office 365 optimális használata érdekében minden egyes munkaállomáson meghatározott összetevőket és frissítéseket kell telepíteni. A telepítés és a karbantartás megkönnyítése érdekében a Microsoft az Office asztali telepítő elnevezésű ingyenes telepítőcsomagot biztosítja. A szoftver ellenőrzi a számítógépen a szükséges frissítések meglétét, és az Office asztali alkalmazásokat beállítja a Microsoft Office 365 szolgáltatással való együttműködéshez. A konfigurálás után lehetősége lesz a következőkre: E-mailek küldése az Outlook 2007 vagy 2010 alkalmazásból Fájlok mentése az Office asztali alkalmazásokból közvetlenül a SharePoint Online szolgáltatásba További információ: A Services Connector telepítési problémáinak elhárítása 3. Microsoft Lync A Lync program segítségével cseveghet, audio-, video- és webkonferenciákat kezdeményezhet, valamint megtekintheti munkatársai jelenléti információit. A Lync program beállítható úgy is, hogy a felhasználók a szervezeten kívüli személyekkel is kommunikálhassanak, akik az Office 365 vagy a Windows Live Messenger szolgáltatást használják. 1 A Microsoft Office Professional Plus kiegészítő előfizetés, amelynek havi díja felhasználónként 10 $. Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 4
Az Office 365 használatának első lépései A Rendszergazda lap és a Kezdőlap megismerése Az Office 365 portál Rendszergazda lapján a szolgáltatással kapcsolatos számos fontos rendszergazdai funkció érhető el. A rendszergazdák és az általános felhasználók számára is elérhető Kezdőlap segítségével az Office 365 csomagban foglalt számos szolgáltatás érhető el. Érdemes közelebbről megismernie e lapok felépítését, mert számos gyakori feladat végrehajtásához szolgálnak kiindulási pontként. Jelentkezzen be az Office 365 szolgáltatásba, és kattintson a képernyő tetején látható Rendszergazda vagy Kezdőlap hivatkozásra: Megjegyzés: Amennyiben az Outlook és a Csoportwebhely hivatkozás a fenti ábrán látható módon halvány színnel jelenik meg, ez azt jelenti, hogy e szolgáltatások konfigurálása még folyamatban van. Kis idő elteltével térjen vissza, vagy töltse be újra a lapot a böngészőben. Az ismert problémák teljes listája a Kibocsátási megjegyzések az Office 365 kisvállalatoknak szolgáltatáshoz oldalon olvasható. A levelezés, a csoportwebhely és a Microsoft Lync elérhetőségének ellenőrzése E-mail A Microsoft Office 365 szolgáltatáshoz kapott új e-mail fiókja a böngészőben a Microsoft Office Outlook webes verziója, a Microsoft Outlook Web App segítségével érhető el. A következő 2. útmutatóban bemutatjuk, hogyan érheti el Office 365 e-mail fiókját az Outlook asztali alkalmazás használatával. Minden felhasználó egy ingyenes, nem testre szabható e-mail címet kap (például: joe@contoso.onmicrosoft.com). Ügyfeleinknek lehetőségük van arra is, hogy saját meglévő tartománynevük használatával professzionális e-mail címeket használjanak (például: joe@contoso.com). 1. Kattintson a Beérkezett üzenetek lehetőségre a Kezdőlapon: 2. Ekkor meg kell adnia a használni kívánt nyelvet, az időzónát, valamint azt, hogy szeretné-e igénybe venni a kisegítő lehetőségeket. 3. Adja meg a kívánt beállításokat, majd kattintson az OK gombra a Beérkezett üzenetek mappa megnyitásához. Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 5
Csoportwebhely Az Office 365 szolgáltatás Microsoft SharePoint Online-alapú csoportwebhelye egy jelszóval védett portál, ahol nagyméretű fájlok oszthatók meg a szervezeten belüli és kívüli személyekkel a könnyebb együttműködés érdekében. Ellenőrizze, hogy böngészője segítségével hozzáfér-e a csoportwebhelyhez. Kattintson a Csoportwebhely hivatkozásra a Kezdőlapon. Megjegyzés: Amennyiben a Csoportwebhely hivatkozás halvány színnel látható, a szolgáltatás konfigurálása még folyamatban van. Kis idő elteltével térjen vissza, vagy töltse be újra a lapot a böngészőben. Microsoft Lync A Lync segítségével a felhasználók cseveghetnek, számítógépek közötti hang- és videohívásokat folytathatnak, akár 50 résztvevős online értekezleteket bonyolíthatnak le, és megtekinthetik munkatársaik jelenléti adatait. Indítsa el a Microsoft Lync 2010 asztali alkalmazást, és jelentkezzen be a szolgáltatásba. Megjegyzés: Ha még nem telepítette a Lync alkalmazást, kövesse az Office 365 Javasolt letöltések című előző részben leírt utasításokat. Új felhasználó felvétele a szolgáltatásfiókba Most hozzon létre egy új felhasználót. Mentse az új felhasználó adatait, és jegyezze fel a felhasználóhoz hozzárendelt azonosítót és jelszót. Javasoljuk, hogy tesztelési célból hozzon létre egy új felhasználót, és érdemes a szervezetnél dolgozó azon munkatársai számára is új felhasználókat létrehozni, akik szeretnék az Office 365 szolgáltatást kipróbálni. 2 2 Az ingyenes próbaidőszak során a szervezet 10 felhasználóval rendelkezhet. Előfizetéses szolgáltatás esetén az új felhasználók havi díja felhasználónként 6 $. Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 6
1. Kattintson a Rendszergazda lap bal oldalán látható Kezelés csoportban a Felhasználók hivatkozásra. 2. Kattintson az Új legördülő listára, és válassza a Felhasználó lehetőséget. 3. Írja be az új felhasználói fiókhoz tartozó vezeték- és utónevet, megjelenítendő nevet, valamint felhasználónevet. Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 7
4. A kék színű nyílra kattintva a További részletek csoportban újabb mezőket jeleníthet meg, ahol nem kötelező adatokat is megadhat. 5. Az adatok megadása után kattintson a Tovább gombra a Beállítások megjelenítéséhez. 6. A Jogosultság hozzárendelése beállítás Nem értékét csak abban az esetben módosítsa, ha a felhasználónak rendszergazdai jogokat szeretne biztosítani. Válassza ki a felhasználó tartózkodási helyét, majd kattintson a Tovább gombra a Licencek megjelenítéséhez. Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 8
7. Ha az új felhasználónak szeretné biztosítani a levelezés, a SharePoint és a Lync elérését, a licencek kiosztásához jelölje be a Microsoft Office 365 P1 csomag négyzetet. Ezen a lapon a felhasználók számára a Microsoft Office Professional Plus csomag használatát is engedélyezheti, amennyiben megvásárolta a szükséges előfizetést. A fiók jelszavának létrehozásához kattintson a Tovább gombra. 8. Ezen a lapon legfeljebb öt e-mail címet adhat meg, amelyekre az új felhasználó ideiglenes jelszavát el szeretné küldeni. A mezőben alapértelmezés szerint megjelenik az Ön e-mail címe, hogy az e-mailből másolatot kapjon a felhasználó tájékoztatásához. Egymástól pontosvesszővel elválasztva adja meg az esetleges további e-mail címeket (összesen legfeljebb öt címzett szerepelhet), ellenőrizze, hogy az E-mail küldése négyzet be legyen jelölve, majd kattintson a Létrehozás gombra. Ekkor megjelenik egy áttekintő lap, amely jelzi, hogy a fiók létrehozása sikeresen megtörtént, és az ideiglenes jelszót is tartalmazza. Megjegyzés: Amennyiben több felhasználót szeretne egyszerűen létrehozni, a Tömeges hozzáadás lehetőséget is választhatja. Ekkor le kell töltenie egy pontosvesszővel tagolt szövegfájlt, ki kell töltenie a felhasználók adataival, majd fel kell töltenie a szolgáltatásba, és konfigurálnia kell a beállításokat. Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 9
Az új felhasználó beállításainak módosítása és jelszavának alaphelyzetbe állítása Módosítsa az imént létrehozott felhasználó adatait: rendeljen hozzá rendszergazdai jogosultságokat a felhasználóhoz, és adjon meg egy irodai telefonszámot a felhasználó adatainál. Próbálja meg a felhasználó jelszavát is alaphelyzetbe állítani (az új jelszót ne felejtse el feljegyezni). 1. Kattintson a Rendszergazda lap bal oldalán látható Kezelés csoportban a Felhasználók hivatkozásra. Keresse meg a módosítani kívánt felhasználót. 2. A felhasználó adatainak, licenceinek és egyéb beállításainak módosításához kattintson a felhasználó nevére. Ha a felhasználót rendszergazdává szeretné előléptetni, lépjen a Beállítások lapra, kattintson a Jogosultság hozzárendelése felirat alatt az Igen választógombra, majd adja meg a szolgáltatási értesítésekhez használandó e-mail címet. Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 10
3. A felhasználó különféle adatainak, például irodai telefonszámának megadásához kattintson a Részletek lehetőségre. 4. Ha végzett a változtatásokkal, kattintson a lap alján látható Mentés gombra. Microsoft Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak 11