Útmutató külföldi hitel- és követeléskezeléshez Segíti a kkv-kat a külföldi követeléseik érvényesítésében
Sem az Európai Bizottság, sem más, a Bizottság nevében eljáró személy nem felel az ebben a kiadványban található információk felhasználásáért vagy a gondos előkészítés és ellenőrzés ellenére esetleg előforduló hibákért. Ez a kiadvány nem feltétlenül tükrözi az Európai Unió véleményét vagy állásfoglalását. Bővebb tájékoztatást az Európai Unióról az interneten talál (http://europa.eu). Luxembourg: Az Európai Unió Kiadóhivatala, 2013 ISBN 978-92-79-28872-2 doi:10.2769/83410 Európai Unió, 2013 A sokszorosítás a forrás megnevezésével engedélyezett. Címlapfotó: Európai Bizottság Printed in Belgium
ÚTMUTATÓ KÜLFÖLDI HITEL- ÉS KÖVETELÉSKEZELÉSHEZ 1 TARTALOM BEVEZETÉS...3 A. Határokon átnyúló követeléskezelés kinnlevőség kezelés az EU-ban...3 B. Egy tipikus mikrovállalkozás...4 AZ AJÁNLAT...7 A. Szerződéskötés előtti kérdések...8 B. Az ajánlat elkészítése...10 SZÁMLÁZÁS...30 A. A tipikus számla...30 B. A számla elemei...32 BELSŐ MENEDZSMENT A FIZETÉS HATÉKONY ELLENŐRZÉSE...36 A. Ágnes és József műszaki kompetenciái...36 B. Munkafolyamatok kezelése...38 C. Szoftverkövetelmények...41 D. Mindennapi könyvelés...41 E. Új költségstruktúra...42 A KÖVETELÉSBEHAJTÁS LEHETŐSÉGEI...43 A. Vegyen részt személyesen...43 B. Harmadik felek bevonása peren kívüli követelésbehajtás...49 C. A követelés peresítése...52 MELLÉKLET REFERENCIÁK ÉS TOVÁBBI INFORMÁCIÓ...59
ÚTMUTATÓ KÜLFÖLDI HITEL- ÉS KÖVETELÉSKEZELÉSHEZ 3 BEVEZETÉS A. HATÁROKON ÁTNYÚLÓ KÖVETELÉSKEZELÉS KINNLEVŐSÉG KEZELÉS AZ EU-BAN 500 millió (1) feletti lakosságával az Európai Unió a világ egyik legnagyobb piaca. Különösen a kis- és középvállalkozások (kkv-k) számára nyílik számos lehetőség áruikat és szolgáltatásaikat nem csak saját országukban, hanem az EU többi 28 tagállamában is piacra vinni. Ugyanakkor sok vállalkozás, különösen a kisebbek, visszariad a határokon átnyúló tevékenységtől. Ennek számos oka van. Sok vállalkozó számára az egyik legnagyobb akadály, hogy nem tudja, másik EU országbeli vásárlója vajon időben kifizeti-e a számlákat, vagy hogyan járhat el a legjobban, ha fizetési kötelezettségének nem tesz eleget? Ez az útmutató két módon segíti a kkv-kat határokon átnyúló követeléseik érvényesítésében: ismerteti azokat az intézkedéseket, amelyeket a vállalkozó tehet árajánlatának megadásának pillanatától kezdve, egészen addig, hogy európai eljárást indít a behajthatatlan követelés megelőzése és elkerülése érdekében; ismerteti azokat az intézkedéseket, amelyek vállalkozó rendelkezésére állnak, ha ténylegesen szembesülne egy behajthatatlan követeléssel. 1 Forrás: Eurostat: http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page/portal/eurostat/home
4 Európában gyakorlatilag az összes vállalkozás kkv (2), ezek 90 %-a mikrovállalkozás. A mikrovállalkozás jellemzője, hogy 10 főnél kevesebb alkalmazottja van, és a vállalkozás tulajdonosai vagy vezetői akik gyakran a családtagok közül kerülnek ki intenzíven részt vesznek az összes működési terület tevékenységében. Ugyanakkor az Európai Unióban ezek a mikrovállalkozások adják a munkahelyek 53 %-át. Emiatt és az érthetőség kedvéért a sikeres határokon átnyúló követeléskezelés minden szempontját egy képzeletbeli, de tipikusnak mondható mikrovállalkozáson keresztül mutatjuk be. B. EGY TIPIKUS MIKROVÁLLALKOZÁS A vállalat székhelye legyen A EU tagállamban. Fiatal vállalkozók, Ágnes és József vezetik, akik csak nemrégiben alapították közös tulajdonukban álló vállalatukat, és vettek fel öt további alkalmazottat. Csomagküldő szolgáltatást, illetve fiú- és lányruhára, valamint fenyőfából készült gyerekbútorra szakosodott online üzletet működtetnek. Központjuk, amely egy kisebb állandó outlethez kapcsolódik, B EU tagállam határához közel helyezkedik el. Ágnes és József ügyfélköre A országbeli egyéni ügyfelekből áll, bár egyre növekvő arányban érkeznek vásárlók más EU tagállamokból is. Ugyanakkor mindketten nagyobb rendeléseket kapnak kiskereskedőktől és magánintézményektől, és az utóbbi időben B, C és D EU tagállamokból. Ágnes és József ajánlatokat is szeretne benyújtani ajánlattételi felhívásokra saját országában és más EU tagállamokban. A fiatal vállalkozók folyamatosan bővítik határokon átnyúló üzleti kapcsolataikat, és ezért szeretnék módszeresen kidolgozni Általános Szerződési Feltételek, fizetési feltételek dokumentumaikat, számlakészítési és fizetési monitoring tevékenységüket, hogy megelőzzék és elkerüljék a behajthatatlan követeléseket. 2 Forrás: Jelentés a kisvállalkozások teljesítményéről: http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/facts-figures-analysis/performance-review/index_en.htm
ÚTMUTATÓ KÜLFÖLDI HITEL- ÉS KÖVETELÉSKEZELÉSHEZ 5 MEGJEGYZÉS > KÖZBESZERZÉSEK MEGHIRDETÉSE EU-SZERTE Valamely EU tagállamban székhellyel rendelkező vállalatok bármely más EU tagállamban megjelent közbeszerzési felhívásra korlátozás nélkül jelentkezhetnek. Az EU-ban a hatóságok mindenütt harmonizált, átlátható eljárásokat alkalmaznak beszállítóik kiválasztásában. Emellett az ún. európai kisvállalkozói intézkedéscsomag ( Small Business Act ) olyan európai intézkedéseket tartalmaz, amelyek megkönnyítik a kisvállalkozások számára a versenyt a közbeszerzési szerződésekért, nagyobb versenytársaikkal egyenlő feltételek mellett. (lást különösen a kkv-k közbeszerzési szerződésekhez való hozzáférését elősegítő Európai Legjobb Gyakorlatok Gyűjteményét: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/other_aspects/ index_en.htm#smes) A meghatározott értéket meghaladó építési, ellátási és szolgáltatási szerződések közbeszerzésére EU irányelvek vonatkoznak. Az irányelvek azokban olyan esetekben alkalmazandók, amikor a szerződés teljes értéke meghaladja a következő küszöbértékeket: építési beruházási szerződések értéke 5000000 EUR felett; központi kormányzati árubeszerzési és szolgáltatási közbeszerezések 130000 EUR érték felett, vagy decentralizált hatóságok szerződései 200000 EUR felett, vagy árubeszerzési szerződések esetében 400000 EUR felett vízügyi, energiagazdálkodási, szállítási és postaszolgáltatási ágazatokban. A küszöbértéket meghaladó pályázati felhívásokat megjelentetik az EU Hivatalos Lapjában. Ezek díjmentesen megtekintetők a TED (Tender Electronically Daily) adatbázisában. A TED-et heti öt alkalommal frissítik az Európai Unió, az Európai Gazdasági Térség és más országok hozzávetőleg 1 500 közbeszerzésre vonatkozó bejelentésével. Internet címe: http://ted.europa.eu Az e-certis díjmentes online információs rendszer vállalkozásoknak és szerződéskötő hatóságoknak segít azonosítani a közbeszerzési eljárásokban gyakran megkövetelt különféle tanúsítványokat és igazolásokat. Internet címe: http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do
6 Ágnes és József számára jelenleg egy, a B EU tagállamban, közel az A határához található magán általános iskola árajánlatkérése jelent lehetőséget. Az iskola étkezőjét szeretné felújítani, és az alábbi tételekre kér ajánlatot Ágnestől és Józseftől: 50 gyerekasztal (fenyő) darabja nettó 100 EUR; 200 gyerekszék (fenyő) darabja nettó 40 EUR; 50 asztalterítő Harry Potter mintával (viaszos) darabja nettó 35 EUR. Ágnes és József számára ez viszonylag nagy rendelés, amely késedelmes fizetés esetén kedvezőtlen hatással lehet vállalkozásukra. Megélhetésüket nem szükségszerűen fenyegetné, azonban kárt okozhat beszállítóikkal való kapcsolatukban és más kötelezettségeik tekintetében, amelyeket a megrendelés elfogadásával vállalna a mikrovállalkozás. Ezért minden szükséges kellékkel ellátott ajánlatot készítenek, különös tekintettel a nemfizetés elkerülésére és az ellene való elegendő védelem biztosítására. Ennek feltétlenül tartalmaznia kell a szolgáltatások köre, az ár, a teljesítési és a fizetési határidő mellett a megfelelően megfogalmazott Általános Szerződési Feltételeket és fizetési feltételeket. Emellett Ágnes és József szeretne valamit megtudni a magániskola fizetési képességéről is.
ÚTMUTATÓ KÜLFÖLDI HITEL- ÉS KÖVETELÉSKEZELÉSHEZ 7 AZ AJÁNLAT Ágnes és József ajánlatot készül benyújtani egy másik EU tagállamban működő leendő vevőnek. Mivel a megrendelés volumene aránylag nagy az ő mikrovállalkozásukhoz képest, Ágnesnek és Józsefnek számos szempontot kell figyelembe vennie az ajánlat összeállítása során. Elsősorban olyan óvintézkedésekről van szó, amelyek még ebben a korai fázisban is segíthetnek csökkenteni az estleges nemfizetés valószínűségét. A legtöbb olyan esetben, amikor egy mikrovállalkozás ajánlatot nyújt be, az ajánlat elfogadását és a Megbízó és a Vállalkozó általi aláírását követően ez a dokumentum alkotja a szerződést. Ezért elengedhetetlenül fontos Ágnes és József számára, hogy részleteiben tudják, melyek azok a legtöbb vagy minden szerződés esetében érvényes üzleti feltételek és fizetési feltételek, amelyeknek feltétlenül szerepelniük kell az ajánlatban. MEGJEGYZÉS > ÁLTALÁNOS SZERZŐDÉSI FELTÉTELEK ÉS FIZETÉSI FELTÉTELEK Az Általános Szerződési Feltételek és a fizetési feltételek rendkívül fontos dokumentumok, ezért ezeknek minden ajánlat, szerződés, megrendelés és más üzleti dokumentum állandó részét kell képezniük. Az Általános Szerződési Feltételeket és a fizetési feltételeket a vásárló aláírásával kell megerősíteni. Az Általános Szerződési Feltételeket és fizetési feltételeket szakértővel kell ellenőriztetni teljesség, ellentmondások és jogi érvényesség szempontjából.
8 A. SZERZŐDÉSKÖTÉS ELŐTTI KÉRDÉSEK I. Leendő vásárlók hitelellenőrzése A rendelés nagyságára tekintettel, Ágnes és József elvégezhetik a megrendelő hitelellenőrzését. Ily módon ellenőrizhetik az általános iskola hitelminősítését, ezáltal fizetőképességét. A hitelképesség jelzést ad a potenciális megrendelő fizetőképességéről és kétféleképpen ellenőrizhető: a vállalkozó személyesen végzi el az ellenőrzést úgynevezett pontozásos hitelbírálattal, scorecard használatával; a vállalkozó kiszervezi a hitelellenőrzést (pl. egy külső szolgáltatóhoz). A hitelellenőrzés sikerrel alkalmazható gazdaságilag aktív ügyfeleknél (vállalkozások/ B2B kategória) és fogyasztóknál (B2C kategória). A hitelügynökségek a vállalat bejegyzett nevéről, jogállásáról, alapszabályáról, pénzügyi adatairól és mérlegéről adnak tájékoztatást. A hitelellenőrzést végző ügynökségek segítséget nyújtanak az adható hitel nagyságára vonatkozóan (hitelre történő vásárlás, stb. céljából). A személyes adatok rendszerint a nevet, címet, születési időt, munkaadót tartalmazzák, és különösen a fizetéssel kapcsolatos eseményeket negatív jellemzőként. A hitelügynökségek itt is pontozzák a potenciális ügyfelet. II. Irányadó jog és illetékes bíróság megállapítása vita esetén Emellett alapvető fontosságú, hogy tudjuk, a szerződés tekintetében melyik ország joga alkalmazandó és melyik bíróság illetékes az érintett felek közötti vita esetén. 1. Szerződéses kötelezettségekre alkalmazandó jog A két fél közötti szerződésre alkalmazandó jog forrása az Európai Parlament és a Tanács 593/2008/EK rendelete (2008. június 17.) a szerződéses kötelezettségekre alkalmazandó jogról (Róma I.). Fontos foglalkozni azzal, hogy melyik jog alkalmazandó a szerződésre, mert ez meghatározó a szerződés értelmezése és a szerződés alapján keletkezett kötelezettségek teljesítése tekintetében (12. cikk).
ÚTMUTATÓ KÜLFÖLDI HITEL- ÉS KÖVETELÉSKEZELÉSHEZ 9 A Rendeletben megtalálható a szabad jogválasztás elve (többek között 3. Cikkben, azaz a szerződő felek szabadon meghatározhatják, hogy az adott szerződéses kötelezettségre melyik jogot kell alkalmazni). Jogválasztás hiányában az adásvételi szerződések esetében ingóságok, szolgáltatások, franchise vagy értékesítés tekintetében a teljesítést nyújtó (természetbeni hozzájárulás) fél székhelye szerinti ország joga az irányadó (4. cikk; példa: adásvételi szerződés esetében ez az eladó székhelye lesz). Szabályként ugyanez vonatkozik a fuvarozási szerződésekre (5. cikk) és a biztosítási szerződésekre (7. cikk) is. A fogyasztókkal kötött szerződések esetében általában annak a Tagállamnak a joga az irányadó, ahol a fogyasztó (egyéni vásárló) szokásos tartózkodási helye található (6. cikk); az egyéni munkaszerződéseknél annak az országnak a joga az irányadó, ahol az alkalmazott rendszerint a munkáját végzi. A szokásos tartózkodási hely/munkahely általában megegyezik a magánszemély lakhelyével, még akkor is, ha kivételes esetekben más szabályok maguktól értetődően alkalmazhatók. Az egyedi (kivételes) szabályok közvetlenül a Rendeletből erednek (3). Hogy ne kelljen (számos) más jogrendszerrel megismerkedni, ajánlott az Általános Szerződési Feltételekbe olyan jogválasztást foglalni, amely megengedi a saját nemzeti jog választását (4). 2. Joghatóság Annak kérdése, hogy melyik bíróság bír joghatósággal polgári és kereskedelmi ügyekben, rendszerint a Tanács polgári és kereskedelmi ügyekben a joghatóságról, valamint a határozatok elismeréséről és végrehajtásáról szóló 44/2001/EK rendeletéből (Brüsszel I. Rendelet) következik. A Rendelet értelmében a megfelelő hatáskörrel rendelkező bíróságok rendszerint az alperes lakhelye szerinti tagállamnak a bíróságai (2-4. Cikk). Ha olyan eset merül fel, ahol a kkv-nak határokon átnyúló követelést bíróság útján kell érvényesítenie, az illetékes bíróság lényegében a vevő lakhelye szerinti bíróság. Bizonyos körülmények között a bírósági keresetet a másik féllel szemben egy másik tagállamban is be lehet nyújtani. Ez ott lehetséges, ahol különös (5-7 Cikk) vagy kizárólagos hatáskör (22. Cikk), vagy biztosítási esetekre vonatkozó jogszabály (8-14. Cikk), fogyasztói szerződésekre (15-17. Cikk) és/vagy egyedi munkavállalási szerződésekre (18-21. Cikk) 3 További információ: http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/ judicial_cooperation_in_civil_matters/jl0006_hu.htm 4 Lásd még: B. / II. / 1. / g. bekezdést lentebb.
10 vonatkozó jogszabály létezik a Brüsszel I. Rendelet hatálya alatt. Emellett a Rendelet értelmében lehetőség van az illetékes bíróság kikötésére is (23-24. Cikk) (5). Annak biztosítására, hogy csak hazai nemzeti bíróságokhoz lehessen fordulni, amelyeknél (ha erről megegyezés születik), az irányadó jog megválasztásával összhangban, csak saját nemzeti jogszabályhoz lehet fordulni, javasolt a megfelelő illetékes bíróságra vonatkozó kikötést az Általános Szerződési Feltételekbe belefoglalni (6). További információért javasolt a Polgári Ügyek Európai Igazságügyi Atlaszának (7) tanulmányozása, amely könnyű hozzáférést biztosít különféle releváns információkhoz a polgári ügyekben való együttműködésről, és ahol például megtalálható az illetékes bíróság és bizonyos formanyomtatványok online kitölthetők vagy még le is fordíthatók. B. AZ AJÁNLAT ELKÉSZÍTÉSE Ágnesnek és Józsefnek most el kell készítenie a megkeresésnek megfelelő egyedi ár- és szolgáltatási ajánlatot, amely tartalmazza mikrovállalkozásuk általánosan érvényes Üzleti Feltételeit és a fizetési feltételeket, és amelyet úgy kell elkészíteni, hogy az alkalmas legyen minden szerződésben, árajánlatban, megrendelésben és más kereskedelmi dokumentációban való használatra. I. Egyedi ajánlat Ágnesnek és Józsefnek ügyelnie kell arra, hogy az általuk megírt összes egyedi ajánlat figyelembe vegye a következő szempontokat. 1. Szerződő felek megnevezése Az egyik szerződő fél Ágnes és József mint eladók, a másik pedig a magán általános iskola és annak jogi képviselője. 5 További információ: http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/ judicial_cooperation_in_civil_matters/l33054_hu.htm 6 Lásd még: Item B. / II. /1. / h. bekezdést lentebb. 7 http://ec.europa.eu/justice_home/judicialatlascivil/html/index_hu.htm
ÚTMUTATÓ KÜLFÖLDI HITEL- ÉS KÖVETELÉSKEZELÉSHEZ 11 A pontos megnevezés a következőket tartalmazza: teljes név; cím; a foglalkozás, ahol van ilyen, a hivatalos kereskedelmi név, valamint az üzlet tulajdonosának vezeték- és utóneve; vállalatok esetében a vállalat teljes neve, székhelye, cégbírósági száma és jogi képviselőjének adatai. 2. Áruk és szolgáltatások megnevezése Az eladott áruk természetével kapcsolatos viták elkerülése érdekében Ágnesnek és Józsefnek azokat a lehető legpontosabban kell meghatározniuk. Ennek érdekében katalógust, vagy szükség esetén mintát használhatnak. Ugyanez vonatkozik a szolgáltatási ajánlatokra és szerződésekre is: pontosan meg kell határozniuk a nyújtandó szolgáltatásokat és azt az időkeretet, amelyben a munkát elvégzik. 3. Ár Minden egyes egyedi ajánlatban és üzleti tevékenységük minden egyes pillanatában Ágnesnek és Józsefnek olyan ésszerű árat kell meghatároznia, amely reális és elegendő haszonkulcsot biztosít. A fizetendő ár meghatározásakor Ágnes és József rendszerint a következő lehetőségek közül választhat: meghatározott fix vételár; vagy árlista alapján meghatározott ár. Természetesen Ágnes és József ebben a sajátos esetben az előzetes árkalkulációra tekintet nélkül ajánlatában eltérő árszabályozást is szabadon meghatározhat. a. Engedmény A nagyobb megrendeléseknél felkínált kedvezmények vonzóbbá teszik az ajánlatot a lehetséges vásárlók számára. A bemutatott esetben a két fiatal vállalkozó úgy dönt, hogy az általános iskola megrendelésének nagysága alapján 3 % engedményt ad a nettó árból.
12 MEGJEGYZÉS > ÁRKÉPZÉSI SZABÁLYOK EU-SZERTE Az EU-ban számos szabványosított fogyasztói jog él, amelyeket Ágnesnek és Józsefnek árképzésüknél figyelembe kell venniük az alábbi különleges tényezők tekintetében: Amikor az EU polgárai (a leendő vásárlók) bárhol az EU területén árukat vagy szolgáltatásokat vásárolnak, nem lehet nekik magasabb árat felszámolni, mint a hazai vásárlóknak, hacsak az árkülönbség nem igazolható. Ágnesnek és Józsefnek ezért elvben gondoskodnia kell arról, hogy szolgáltatásaikat ugyanazon az áron kínálják a külföldi vásárlóknak, mint saját országuk állampolgárainak. Bizonyos árkülönbségek azonban igazolhatók például az áruk külföldre szállításának magasabb költségei, ahogy ebben az esetben is. b. Kedvezmény Ágnes és József a vásárlók gyors fizetésre ösztönzése céljából kedvezményt is adhat. Ebben az esetben a vásárló az eredetileg kiszámlázott összeghez viszonyítva árcsökkentésben részesülhet, ha a fizetés az Ágnes és József által szabadon meghatározott határidő előtt megérkezik. c. Általános forgalmi adó Félreértések és viták elkerülése érdekében Ágnesnek és Józsefnek ajánlatában azt is meg kell határoznia, hogy az ajánlott ár az ÁFA-t tartalmazza-e vagy sem. Az alkalmazandó jog határozza meg, hogy az áruk és szolgáltatások az ÁFA alá tartoznak-e és milyen százalékkal. Bizonytalanság esetén Ágnesnek és Józsefnek adótanácsadóhoz kell fordulnia (8). d. Valuták Ágnes és József úgy döntött, hogy mindig saját nemzeti valutájában értékesíti a termékeket, online kereskedelem esetén is. 8 További információ található ezen a webhelyen: http://europa.eu/youreurope/business/managing-business/paying-taxes/index_hu.htm
ÚTMUTATÓ KÜLFÖLDI HITEL- ÉS KÖVETELÉSKEZELÉSHEZ 13 Amennyiben egy vállalkozás úgy dönt, hogy termékeit és szolgáltatásait egy vagy több más, az EU-ban törvényes fizetőeszközben értékesíti, szükséges a hazai és a külföldi valuta közötti átváltási arányt egy adott dátummal meghatározni. Például: 100,00 = 745,92 DDK 2013. február 4-én. 4. Teljesítési idő Ágnesnek és Józsefnek a teljesítésre konkrét időszakot vagy időpontot kell meghatároznia. A teljesítési idő alapvetően különbözik egyfelől a nyújtott szolgáltatás, másfelől az árukkal való kereskedelemből vagy azokkal történő ellátásból eredő szolgáltatás esetében. Mindig szolgáltatási szerződésről van szó, ha az ügyfél egy vállalattal ellenszolgáltatásként pénzbeli teljesítést tartalmazó szerződést köt, amelynek szolgáltatás a tárgya, azaz szabály szerint mindig, ha a szerződés nem érint árubeszerzési vagy építési megrendelést vagy közbeszerzési eljárást, azonban a tárgya szolgáltatások nyújtása. Mindig árubeszerzési szerződésről van szó, ha az ügyfél egy vállalattal ellenszolgáltatásként pénzbeli teljesítést tartalmazó szerződést köt, amelynek árubeszerzési szerződés a tárgya, azaz szabály szerint mindig, ha az ügyfél szolgáltatást vásárol, bérel, vagy haszonbérbe vesz, továbbá: árubeszerzési szerződés az áru beszerzésére irányuló szerződés, amely különösen adásvételre, részletre történő vásárlásra, bérlésre vagy haszonbérletre irányul, a megvásárlás opciójával vagy anélkül. Vegyes szerződések (azaz árubeszerzésre és szolgáltatásra is kiterjedő megállapodások) árubeszerzési szerződésnek tekintendők, amennyiben az árucikkekkel való ellátás a teljes érték nagyobbik részét teszi ki. Az árubeszerzés időszaka/időpontja az az időszak/időpont, amikor az árubeszerzést teljesítették vagy teljesíteni fogják. A szolgáltatás hatálya és időszaka a szerződéses tevékenység megkezdésével kezdődik, és rendszerint a megállapodás szerinti szolgáltatás teljesítésével ér véget. Ebben az értelemben a szerződésben vagy az ajánlatban pontosan meg kell határoztatni és el kell fogadtatni a szolgáltatás igénybevevőjével, és átfogóan koordinálni szükséges a potenciális alvállalkozók és az ügyfél között a nyújtandó szolgáltatás kiterjedését és időszakát, amely során a szolgáltatást teljesíteni kell.
14 A beszerzési kapacitás definíció szerint termékek beszerzésére való képesség egy meghatározott időn, pl. 48 órán, és a megegyezés szerinti kereteken belül. Szállítás megbízhatósága: ez a meghatározott határidő betartására való képességet jelenti. 5. Ajánlat érvényességi ideje Ha a vásárló szerződés formájában kapott árajánlatot, annak tartalmaznia kell azt az időszakot, amelyben az árajánlat az ajánlattevő vállalkozásra nézve kötelező érvényű marad. Ez azért fontos, mert több jogrendszerben az árajánlat kifejezett visszavonásig marad érvényben. 6. Jelleg és hatály A teljesítést annyira kimerítően és egyértelműen kell meghatározni, hogy elejét vegye bármilyen félreértésnek, és az áraknak különösebb előzetes munka vagy megbeszélés és megállapodás nélkül is azonosíthatónak vagy kalkulálhatónak kell lenniük. A helyes árkalkuláció elősegítése érdekében minden befolyásoló körülményt meg kell határozni és ezekről nyilatkozni kell az árajánlat/szerződés dokumentációjában. Végül, a szerződő feleknek képesnek kell lenniük a részletes leírásból következtetni arra, hogy mire nem terjed ki a teljesítés megegyezés szerinti hatálya. 7. Aláírások Elengedhetetlenül szükséges arról gondoskodni, hogy a végleges szerződésszöveget a felek aláírják, és az aláírás dátumát és helyét is rögzítsék. Amennyiben a szerződés többoldalas, javasolt, hogy az aláíró felek mindegyik oldalt ellássák kézjegyükkel. 8. Az ajánlat (és az azon alapuló szerződés) formája Jogszabály (vagy esetjog) ellentétes rendelkezése hiányában és Ágnesnek és Józsefnek mindent meg kell tennie, hogy erre vonatkozóan tájékozódjon elvben nem áll fenn olyan követelmény, amely alapján a szerződést írásba kellene foglalni. A bizonyíték megőrzése céljából azonban Ágnesnek és Józsefnek mindig írásban kell elkészíteni szerződéseit. Így a szerződés pontos tartalmát illető viták számos esetben már a legelején elkerülhetők. Ha azonban mégis jogvitára kerülne sor, az írott szerződés a dokumentum pontos tartalma és a szerződés hatálya tekintetében a bizonyítás nagyon fontos eszköze. Az írásbeli szerződés dokumentumának alternatívája lehet a tanúk által hitelesített (pl. résztvevő alkalmazottak által) vagy a hangszalagon rögzített szerződés. Ugyanakkor az ilyen formában őrzött bizonyítékok mindig rejtenek magukban bizonyos kockázatot. Általános szabály,
ÚTMUTATÓ KÜLFÖLDI HITEL- ÉS KÖVETELÉSKEZELÉSHEZ 15 hogy különös bizonyító értékkel bír a jegyző által hitelesített dokumentum, míg különösen a faxokat vagy e-maileket rendszerint kevésbé tekintik meghatározónak. Az írásbeli megerősítéshez különösen a telefonos megrendelések esetében kell mindvégig ragaszkodni. II. Általános Szerződési Feltételek nemzetközi szerződések sajátos jellemzői Ágnes és József általában hozzáférnek szerződésmintákhoz vagy az Általános Szerződési Feltételekből választhatják ki azokat a kikötéseket, amelyekben a feleknek mindig meg kell egyezniük. De először ezeket is írásba kell foglalni, és Ágnes és József pontos igényeihez kell szabni. A részletes szerződéses rendelkezések egyértelmű alapkövetelményeket határoznak meg, amelyek kifejezetten hasznosnak bizonyulnak a teljesítés közben felmerülő problémák kezelésében, vagy jogvita esetén. Ugyanakkor minden körülmények között ügyelni kell arra, hogy a jogrendszertől függően egyes konfigurációk vagy jogi megoldások nem lehetségesek. Ezért a következő illusztrációt csak elvontan szabad értelmezni a tekintetben, hogy a választható jogi rendelkezések közül alapvetően melyeket lehet megfontolni. Részletesebb strukturálás érdekében Ágnesnek és Józsefnek jogi tanácsot kell kérnie. Még ugyanazon a jogrendszeren belül is változhat a megengedett szerződéskonfigurációk skálája. Ez különösen igaz az Általános Szerződési Feltételekre szemben az egyedi szerződéses megállapodásokkal. Elsősorban azonban bizonyos rendelkezések sok esetben megengedhetetlenek a fogyasztóval szemben (B2C), de hatékonyan alkalmazhatók vállalatok (B2B) esetében. Ezért Ágnesnek és Józsefnek e tekintetben tájékozottnak kell lennie a releváns nemzeti jogrendszerek követelményeivel kapcsolatban. 1. Általános rendelkezések a. Előzmények Az előzmények (preambulum) révén dokumentálható, hogy a felek milyen értelemben és milyen céllal fogalmazták meg a szerződéses rendelkezéseket. Az előzmények rész gyakran hasznosnak bizonyul vita esetén, egy adott szerződéses rendelkezés tényleges jelentésének értelmezésében. Minél összetettebb egy rendelkezés tárgya, annál fontosabb az előzmények rész annak visszakövetése érdekében, hogy a felek mit tartottak az üzletkötés alapjának.
16 b. Meghatározások Az angol szokásjogban elterjedt gyakorlat a szerződés szövege elé a szerződésben használt fogalmak meghatározását (értelmező rendelkezések) tartalmazó jegyzéket helyezni (amely egyes részeiben határozottan hosszadalmas lehet). Az ilyen meghatározások döntően segíthetik az értelmezést. Az alkalmazott jogrendszertől függően itt hosszabb vagy rövidebb jegyzék válhat szükségessé. c. Szerződéskötés, a teljesítés megkezdése és a szerződés megszűnése Az elévülési, jótállási, stb. idő pontos meghatározása érdekében szükséges megadni a szerződés kezdetének időpontját. Lehetőség van egy bizonyos dátum megadására, amelyen a joghatás (és így a szerződéses kötelezettségek) hatályba lépnek, vagy ennek feltételéül szabni bizonyos körülmények meglétét. Különösen szolgáltatás nyújtása esetében fontos a szerződésbe foglalni a szerződés megszűnésére vonatkozó rendelkezést (meghatározott dátumon, miután a szerződés egy meghatározott időtartamig hatályban volt, egy meghatározott formát és felmondási időt figyelembe vevő megfelelő felmondással vagy rendkívüli felmondással). d. Írásbeli forma záradék Az írásbeli forma záradék meghatározza, hogy a szerződés kiegészítése vagy módosítása csak írásban lehetséges. Ily módon az írásbeli forma záradék biztosítja azt, hogy a szerződéses rendelkezéseket teljességükben rögzítik az írott szerződéses dokumentumban, és így megvédi az írott szerződés bizonyító funkcióját, mivel a kiegészítő szóbeli megállapodások kétségessé tehetik a szerződés tényleges tartalmát. e. Érvényességi záradék Függetlenül attól, hogy a szerződést mennyire gondosan állították össze, nem zárható ki, hogy a benne foglalt egyes rendelkezések érvénytelenné vagy kivihetetlenné válnak. Ilyen eshetőségre az érvényességi záradékot kell alkalmazni, amellyel megelőzhető, hogy egyetlen érvénytelen kikötés az egész szerződést semmissé tegye. f. Nyelvválasztás Az EU jelenleg 24 hivatalos és munkanyelvet ismer el. Mivel Ágnes és József és legtöbb vásárlója beszél angolul, ezért ajánlataikat/szerződéseiket rendszerint angol nyelven írja. Másik lehetőség az ajánlat/szerződés lefordíttatása azoknak az országoknak a hivatalos nyelvére, amelyekből a legtöbb vásárló érkezik, de mindig fennáll annak a kockázata, hogy fordítási hibát vétenek.
ÚTMUTATÓ KÜLFÖLDI HITEL- ÉS KÖVETELÉSKEZELÉSHEZ 17 g. Irányadó jog választása Melyik ország jogának hatálya alatt áll a szerződés (9)? A kérdésre rendszerint a Róma I. értelmében adódik válasz (10). Egy vita eldöntésében az alkalmazandó jog körüli bizonytalanság elkerülése érekében javasolt irányadó jog kikötést csatolni a szerződéshez. Ágnes és József ezzel azt is biztosíthatja, hogy saját országuk törvényei legyenek hatályosak. h. Illetékes bíróság kikötése A szerződéses kötelezettségeket érintő jogvita esetén, vagy ha a tartozás beszedéséhez jogi segítségre van szükség, nemzetközi esetekben elkerülhetetlenül felmerül a következő kérdés: melyik bíróság illetékes határozatot hozni a jogvitában? Az EU-n belül ezt a Brüsszel I. rendelet értelmében határozzák meg (11). A Brüsszel I. joghatóságra vonatkozó rendelkezései azonban csak akkor döntőek, ha a felek a szerződésben nem kötöttek ki illetékes bíróságot. Egy ilyen kikötés számos előnyt kínál: Ágnes és József számára könnyen elérhető bíróság határozható meg; elrettentésként olyan bíróság határozható meg, amely a szerződött fél számára csak nehezen érhető el; olyan bíróság határozható meg, amely ismeri a szerződésre alkalmazandó nemzeti jogot (rendszerint annak az országnak a bírósága, amely jogrendszerét a szerződés tekintetében alkalmazandó jogként választották). Nem szabad megfeledkezni arról, hogy egyes szerződések esetében, például fogyasztókkal kötött szerződéseknél, az illetékes bíróságról való megállapodás lehetőségét a Brüsszel I. Rendelet korlátozza. 9 Lásd még: A. / II. /1. bekezdés fentebb. 10 Lásd: A. / II. / 1. bekezdés fentebb. 11 Lásd még: A. / II./ 2 bekezdés fentebb.
18 i. Választott bíróság kikötése Az is elképzelhető, hogy választott bíróság kikötésével kizárják a nemzeti bíróságok joghatóságát, és viták esetére egy (vagy több) választott bírót neveznek meg. 2. Kockázatviselésre, jótállásra, felelősségvállalásra és kártérítésre vonatkozó rendelkezések A következő kikötések különösen fontosnak bizonyulhatnak a határokon átnyúló kereskedelemhez kapcsolódó követeléskezelés esetén: a. Kockázatviselés átszállása záradékok Áruszállításnál a kockázatviselés átszállásának pontja lényegi kérdés. Fontos megkülönböztetni a teljesítési kockázatot (vagy szállítási kockázatot) és az árkockázatot (vagy az áru visszaküldésével járó kockázatot). A teljesítési kockázat esetében a lényegi kérdés az, hogy az adásvétel tárgyát érintő veszteség, kár vagy megsemmisülés esetén ki viseli a kockázatot vagy hátrányt: eladóként Ágnes és József köteles leszállítani az adásvétel tárgyát. Ilyen esetekben folytatniuk kell az ígért teljesítés nyújtását, vagy a vevő elveszíti az említett teljesítésre vonatkozó jogát? Ezzel szemben az árkockázat arra a kérdésre vonatkozik, hogy a vevőnek, az adásvétel tárgyát érintő kár, veszteség vagy megsemmisülés ellenére ki kell-e fizetnie a vételi árat? Természetesen Ágnes és József alapvető érdeke az, hogy az ár- és a teljesítési kockázatot a lehető leghamarabb átadja (pl. már az [első] fuvarozónak és nem csak akkor, amikor az árut a vevő átveszi), és rendelkezzen arról, hogy a teljesítés helye saját vállalkozásuk bejegyzett székhelye legyen, azért, hogy (meghatározott időszak alatt, amelynek leteltével a kockázat átszállása szintén megtörténik) a vevőnek kelljen az áruért mennie. b. Szavatosságra és hibás teljesítésre vonatkozó rendelkezések aa. Általános információk Általánosságban az adott jogrendszertől függően, eltérő határidőkön belül és eltérő mértékben az eladó felelős az adásvétel tárgyának hibáiért. Felelősségi kockázatok is léteznek a szolgáltatás nyújtásával, stb. kapcsolatban. Ebben a tekintetben Ágnes és József ezért meg kell, hogy próbálja kizárni vagy a szükséges szintre korlátozni felelősségét az anyaghibák és jótállási vállalások tekintetében. Az a mérték, ameddig az ilyen kizárás megengedett, különösen a releváns jogrendszertől,