... (társaság neve)... (adószám) Iratkezelési és Bizonylatkezelési Szabályzat Érvényes:... -tól Érvénybe helyezte:...
Tartalomjegyzék 1. Iratkezelési és bizonylatkezelési szabályzat célja...3 2. Társaság bemutatása...4 3. Iratkezelés szabályozása...5 Általános szabályozások...5 Iratok iktatása...6 Postázandó anyagok gyűjtése...6 Iratok postázásának megszervezése és postára való eljuttatása...6 Iratok postáról való elhozatalának megszervezése és elhozása onnan...7 Beérkezett iratok iktatása, kezelése és szétosztása a társaság munkatársai között...7 Elektronikus iratok továbbítása külső partner felé...8 Iratok szakmai szempontú kezelése...8 Beérkező iratok megválaszolása...8 Beérkező iratok csoportosítása...8 Iratok tárolása, archiválása...9 Belső iratok továbbítása belső munkatársaknak...9 Iratok selejtezése...9 3. Bizonylatkezelés szabályozása...11 Általános bizonylatkezelési szabályok...11 Számviteli bizonylatok, annak alaki, tartalmi követelményei...11 Szigorú számadású bizonylatok...13 Bizonylatok javítása...14 Bizonylatok tárolása...14 A bizonylatok megőrzése, selejtezése...15
1. Iratkezelési és bizonylatkezelési szabályzat célja Az Iratkezelési és bizonylatkezelési szabályzat célja az iratok és bizonylatok körének meghatározása, a kezelésükkel kapcsolatos szabályozások lefektetése, mind gyakorlati, mind felelősségi kérdésekkel együtt, kitérve az iratok és bizonylatok alaki, tartalmi, megőrzési és szabályozási szabályaira annak érdekében, hogy a társaság munkatársai egységesen járjanak el az iratok és bizonylatok kezelésekor.
2. Társaság bemutatása Társaság neve:... Alapításának éve:... Székhelye:... Adószáma:... A társaság fő tevékenysége:... A társaság jellemző melléktevékenységei:......... A társaság tulajdonosai:...... A társaság ügyvezetője:... Iratkezelésért felelős személy:...
3. Iratkezelés szabályozása Általános szabályozások Iratok azok az adatokat tartalmazó dolgok, melyek a társaság működésével, tevékenységével szorosan kapcsolatosak, így különösen a következők: Levél Fax E-mail Elektronikus adathordozón eljuttatott adat Küldemény, csomag Belső levelezés papír és elektronikus formában A fenti iratokat az Iratkezelési szabályzat előírásai szerint kell kezelni. Nem kell iratnak tekinteni a társasághoz beérkező reklám, promóciós anyagokat, a folyóiratokat, könyveket, kivéve, ha az kifejezetten egy munkatárs nevére érkezik. Az iratkezelés tárgykörébe tartozik az iratok átvétele, továbbítása, postázása, iktatása, sokszorosítása, titkosítása, selejtezése, megsemmisítése. A társaságnál az iratkezelést általánosságban és komplexitásában a titkárság munkatársai végzik, illetve adott esetben több dolgozó is foglalkozik iratkezelés egy-egy részfeladatával, ha az a tevékenységéből éppen adódik. A társaság egy munkatársa van megbízva a titkárságon az iratkezeléssel. Abban az esetben, ha ő nem tartózkodik a társaságnál, ki kell jelölnie helyettesét erre a feladatra. Iratkezeléshez kapcsolódó feladatok. Feladat Titkárság Más munkatárs is Iratok postázásának megszervezése x Iratok postáról való elhozatalának megszervezése x Iratok postára való eljuttatása x Iratok postáról való elhozása x Beérkezett iratok iktatása x
Kimenő iratok iktatása x x Beérkezett iratok szétosztása a társaságon belül x Beérkező iratok megválaszolása x x Elektronikus iratok továbbítása külső partner felé x x Belső iratok továbbítása munkatársnak x x Iratok archiválása x x Iratok selejtezése x Iratok megsemmisítése x Iratok iktatása A társaság számítógépes integrált rendszerének keretén belül rendelkezik iktató modullal, mely biztosítja a beérkező, illetve kimenő iratok iktatását. Minden munkatárs e rendszert használja úgy, hogy az iktatások felhasználónként, akár partnerenként jól elkülönülten is megtekinthetők, visszakereshetők. Postázandó anyagok gyűjtése A társaságnál több területen is születnek olyan iratok, melyeket később postázni kell. Éppen ezért a postázásra váró anyagoknak külön hely van kijelölve. Valamennyi munkatárs erre a helyre továbbítja az általa összekészített, már a számítógépes iktatási rendszerben iktatott iratot. Iratok postázásának megszervezése és postára való eljuttatása Az iratok postázásának megszervezéséért felelős munkatárs figyelemmel kíséri, hogy aznap született-e postázandó irat és ennek megfelelően feladata kijelölni azt a munkatársat, aki az iratokat a postára eljuttatja. Minden nap az iratok postázása 15.00 óráig megtörténik. Ha 15.00 óra után születik egy irat, akkor az a következő napi postázással jut el rendeltetési helyére.
Iratok postáról való elhozatalának megszervezése és elhozása onnan A társaságnál ki van jelölve a héten két munkanap, mely napokon a postára érkező iratokat a céghez el kell juttatni. Ezen napok a kedd és a péntek. Az iratok postáról való elhozatalának megszervezéséért felelős munkatárs feladata kijelölni azt a munkatársat, aki az iratokat a postáról elhozza és ellenőrizni azt, hogy a kijelölt meghatalmazással jogosult elhozni az iratokat a postáról. Miután a társaság postája földrajzilag igen távol esik a telephelytől, ezért a postai feladatokra a társaság személygépkocsiját igénybe lehet venni. Beérkezett iratok iktatása, kezelése és szétosztása a társaság munkatársai között A beérkezett iratokat a titkárság munkatársa azonnal felbontja és iktatja az iktatási rendszerben a szükséges adatokkal, melyeket a rendszer megkövetel. Iktatás formai követelményei az iraton: Rendszer által automatikusan adott iktatószám feltüntetése Dátum bélyegző feltüntetése Iktató munkatárs aláírása vagy szignója Iktatást követően a megjelölt munkatárshoz kell eljuttatnia az iratot mégpedig az illető iratkezelő kosarába. Ha a megfelelő munkatárs nem elérhető, akkor a helyetteséhez kell az iratot továbbítani. Abban az esetben, ha az iratból, illetve a postázási címzettből nem derül ki, hogy ki a címzett, a titkársági iratkezelő feladata utánajárni, hogy az irat kinek szól. Nem maradhat egy irat sem továbbítatlanul. Ha az iraton valamilyen formájú sürgős jelzés található, akkor azt nem az adott munkatárs iratkezelő kosarába kell eljuttatni, hanem jól látható, feltűnő módon az asztalára kell tenni. Ha a levélen olyan megjegyzés szerepel, mely a címzett saját kezű felbontását igényli, akkor az a boríték nem bontható fel a titkársági munkatárs által. Ekkor a levelet bontatlanul kell eljuttatni a címzetthez. Ha a beérkező irat sérült vagy már eredetileg felbontott volt, akkor ezt a tényt, ha a posta által az
iraton nincs jelölve, akkor a titkársági iktató munkatársnak az iraton fel kell tüntetni. Ha az iraton található keltezés és a borítékon található postázási dátum között több, mint 5 nap van, akkor a borítékot minden esetben csatolni kell a borítékban található irathoz. Valamennyi iratot elektronikus formában is el kell tárolni az számítógépes iktatási rendszerben. Ehhez a titkársági iratkezelőnek scanner áll rendelkezésére. Valamennyi iktatási rendszer bejegyzéséhez, ha ahhoz kapcsolódik levél, e-mail, egyéb elektronikus fájl, azt elektronikus formában az iktatási bejegyzéshez csatolni kell. Ha az irat pénzküldemény formájában jelentkezik, akkor azt a titkársági iratkezelő a posta által kiadott igazolás alapján veszi át az iratot kézbesítőtől. Elektronikus iratok továbbítása külső partner felé Elektronikus iratot valamennyi munkatárs továbbíthat partnerek felé. A számítástechnikai feltételek biztosítják azt, hogy ezen elektronikusan továbbított iratok egy közös irattárban összesítve is szerepeljenek. Ezen irattár felügyeletét a titkárság iratkezeléssel megbízott munkatársa végzi. Iratok szakmai szempontú kezelése Beérkező iratok megválaszolása Alapelv, hogy a beérkező iratokat minél rövidebb határidővel, ideális esetben 8 napon belül meg kell válaszolni. Abban az esetben, ha az irat megválaszolásához szükséges utánajárás, információk begyűjtése, konkrét hosszabb tevékenységek kapcsolódnak, akkor ezen iratokat 30 napon belül kell megválaszolni, de ez esetben az érintett munkatársnak ezt a tényt jelentenie kell a felettesének és a partnert is tájékoztatni kell a válasz várható idejéről. Beérkező iratok csoportosítása Az iratokat a számítógépes iktatási rendszerben típusok szerint meg kell jelölni. A típuscsoportok
kialakítását a társaságon belüli területek vezetői határozzák meg a célszerűség szellemében. Az olyan iratokat, melyeknek előzményei is vannak, azokat összefűzve kell kezelni mind a számítógépes iktatási rendszerben, mind annak fizikai voltát illetően. Ide beleértendők mind a kapott, mind a küldött iratok. Iratok tárolása, archiválása Azon beérkező iratok tárolása, melyek partnerhez kapcsolhatók és lezártnak tekinthetők, a partner dossziéjában kell tárolni. Lezártnak tekinthető egy irat, ha az megválaszolásra került, újabb impulzus nem érkezett rá, illetve már aktualitását vesztette. Azon iratokat, melyek nem köthetők partnerhez, központi irattárban kell időrendi sorrendben lefűzni. Belső iratok továbbítása belső munkatársaknak A belső iratokat szintén az számítógépes iktatási rendszerben kell továbbítani munkatársaknak abban az esetben, ha az partnerhez, vagy a tevékenységhez szorosan kapcsolódó iratot tartalmaz és annak megőrzése a későbbiekben fontos lehet. Egyéb esetben a belső iratokat nem kell iktatni. Iratok selejtezése Az iratok selejtezését, illetve annak jóváhagyását az iratkezelésért felelős személy végzi. A selejtezésről selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni, melyen fel kell tüntetni a selejtezés dátumát, selejtezés tárgyát, annak keltét. A selejtezéshez az alábbiakra kell figyelemmel lenni. Nem selejtezhető iratok köre:
Társaság alapításával kapcsolatos iratok Társaság működésével kapcsolatos szabályzatok, irányelvek Olyan szabályozások, szerződések, egyéb iratok, melyek még érvényben vannak Szerződések 80 éven belül nem selejtezhető iratok: Személyügyi nyilvántartási anyagok a dolgozók alkalmazásával, illetve a jogviszony megszűnésével kapcsolatban Jövedelemkifizetési és nyilvántartó lapok Nyugdíjazással kapcsolatos iratok 10 éven belül nem selejtezhető iratok: Mérleg Eredménykimutatás Kiegészítő melléklet Beszámolóhoz kapcsolódó szabályozások Leltár Már lezárt peres ügyekhez kapcsolódó iratok 5 éven belül nem selejtezhető iratok: A fentiekbe bele nem tartozó iratok.
3. Bizonylatkezelés szabályozása Általános bizonylatkezelési szabályok Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A gazdasági műveletek, események folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre, eseményre vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak. Bizonylatnak minősülnek a teljesség igénye nélkül a következők: kimenő, beérkező számlák pénztárbizonylatok bankbizonylatok egyenlegközlő levelek adóbevallások állományba vételi bizonylat aktiválási jegyzőkönyvek selejtezési jegyzőkönyvek leltárbizonylatok jövedelemjegyzék Számviteli bizonylatok, annak alaki, tartalmi követelményei Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb
előállítási módjától -, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását, nyilvántartását támasztja alá. A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. Ennek megfelelően áttekinthetőnek és érthetőnek kell lennie a bizonylaton feltüntetett adatoknak. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, illetve időszakában, magyar nyelven kell kiállítani. A magyar nyelven kiállított bizonylaton az adatok más nyelv(ek)en is feltüntethetők. A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai; külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír.
A számlával kapcsolatos további követelményeket az áfa törvény is meghatároz. Ennek megfelelően a számlának, mint bizonylatnak a következőket kell tartalmaznia: a számla sorszáma, a számla kibocsátásának kelte, a termékértékesítést teljesítő, szolgáltatást nyújtó adóalany neve, címe és adószáma, a vevő neve, címe, valamint közösségi adószáma - ennek hiányában adószáma -, ha a vevő az adó fizetésére kötelezett; Közösségen belüli adómentes termékértékesítés esetén a vevő közösségi adószáma; a teljesítés időpontja, amennyiben az eltér a számlakibocsátás időpontjától, a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az e törvény szerinti hivatkozás beazonosításához, a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi természetes mértékegységben kifejezhető - mennyiségi egysége és mennyisége, a termék, szolgáltatás - amennyiben ez utóbbi egységre vetíthető - adó nélkül számított egységára, a termék (szolgáltatás) adó nélkül számított ellenértéke összesen, a felszámított adó százalékos mértéke, az áthárított adó összege összesen, a számla végösszege. A bizonylat alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága - ha az más módon nem biztosítható - a gazdálkodó képviseletére jogosult személy, vagy belső szabályzatban erre külön feljogosított személy aláírásával is igazolható. A társaság adott területeinek vezetői által aláírt, a területhez kapcsolódó bizonylatok hiteles és megbízható bizonylatnak minősülnek. Ha a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak - szükség esetén - a késedelem nélküli kiíratását. Szigorú számadású bizonylatok A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen
felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. E követelményt a iratkezelésért felelős munkatársnak kell biztosítania. A szigorú számadású bizonylatok körét a gazdasági vezető jelöli ki évente, minden év elsején. A szigorú számadású nyomtatványokat elektronikus úton kell előállítani, vagy formanyomtatványt kell róluk biztosítani, melyek azt követően kézzel is kitölthetők. A társaságnál használt szigorú számadású bizonylatok: számla pénztárbizonylat szállítólevél rendelésfelvétel selejtezési jegyzőkönyv menetlevél Bizonylatok javítása Ha a bizonylaton szereplő adatot javítani kell, akkor azt csak szabályosan lehet megtenni, a hibás adat egyértelmű áthúzásával, a helyes adat megjelenítésével és a javítást végző aláírásával. Ez alól kivételt a számla jelent, melynek javítását az 1992. évi LXXIV. áfa törvény rendelkezései alapján kell elvégezni. Bizonylatok tárolása A bizonylatok tárolását olyan dossziékban kell megőrizni, melyek biztosítják az egyértelmű visszakeresés lehetőségét és megóvják a bizonylatokat a rongálódástól. Az éven túli bizonylatok dossziéit az irattárszobában kell elhelyezni megfelelően felcímkézve.
Az elektronikus iratokat egy központi meghajtón kell tárolni, melyről nap végén automatikus mentés készül. Ennek a funkciónak a kialakítása az informatikai vezető felelőssége. A bizonylatok megőrzése, selejtezése 10 éven belül nem selejtezhető bizonylatok. a gazdálkodó az üzleti évről készített beszámoló, a beszámolót alátámasztó leltár, értékelés, a beszámolót alátámasztó főkönyvi kivonatot. 8 évig nem selejtezhető bizonylatok a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylat (ideértve a főkönyvi számlák, az analitikus, illetve részletező nyilvántartások. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség. A megőrzési időn belüli szervezeti változás nem hatálytalanítja e kötelezettséget, a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell megőrizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen. Ha jogszabály a megőrzési kötelezettség alá eső dokumentumokhoz valamely szerv vagy személy számára a hozzáférést biztosítja, a kötelezettségnek a megőrzési kötelezettség alá eső dokumentumról történő elektronikus másolathoz történő hozzáféréssel kell eleget tenni. Az elektronikus másolatnak az eredeti dokumentummal történő egyezését biztosítani kell. Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylat elektronikus formában is megőrizhető, oly módon, hogy ugyancsak az alkalmazott módszer biztosítsa az eredeti bizonylat összes adatának
késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.