Külügyminisztérium 12115-2/Adm/KüM/2008 MUNKAANYAG a külpolitikáért felelős miniszter által a külföldi felhasználásra szánt közokiratok tanúsítvánnyal történő ellátásának szabályairól szóló KüM rendelet tervezete Budapest, 2008. augusztus 25.
A külügyminiszter /2008. ( ) KüM rendelete a külpolitikáért felelős miniszter által a külföldi felhasználásra szánt közokiratok tanúsítvánnyal történő ellátásának szabályairól A külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában, az 1961. október 5. napján kelt egyezmény kihirdetéséről szóló 1973. évi 11. törvényerejű rendelet 4. (3) bekezdésének b) pontjában kapott felhatalmazás alapján, a külügyminiszter feladat- és hatásköréről szóló 166/2006. (VII. 28.) Korm. rendelet 1. a) pontjában foglalt feladatkörömben eljárva a következőket rendelem el: A tanúsítvány kiállítása iránti kérelem 1. (1) A külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában, az 1961. október 5. napján kelt egyezmény (a továbbiakban: egyezmény) szerinti tanúsítvány (a továbbiakban: tanúsítvány) kiállítása iránti kérelmet írásban, személyesen kell benyújtani a külpolitikáért felelős miniszterhez (a továbbiakban: miniszter). (2) A tanúsítványt a miniszter belföldön állítja ki. 2. (1) A kérelemnek tartalmaznia kell: a) a kérelmező nevét (szervezet megnevezését) és lakóhelyét (székhelyét), b) a tanúsítvánnyal ellátni kért közokiratot kiállító szerv vagy személy megnevezését, c) a tanúsítvánnyal ellátni kért közokirat ügyszámát, vagy az azonosítására alkalmas más adatot, és d) a tanúsítvánnyal ellátni kért közokirat felhasználási országát. (2) A kérelemmel több közokirat tanúsítvánnyal történő ellátása is kérelmezhető. A kérelemből egyértelműen ki kell tűnnie, hogy az egyes közokiratokat mely országban kívánják felhasználni. (3) A kérelemhez mellékelni kell az eredeti közokiratot. (4) Ha a kérelmet külföldön, a konzuli tisztviselőnél nyújtják be, a konzuli tisztviselő haladéktalanul gondoskodik a szóbeli kérelem jegyzőkönyvbe foglalásáról.
Közbenső felülhitelesítés 3. (1) Ha jogszabály a tanúsítvány kiállításához előzőleg a közokiratnak az egyezmény kihirdetéséről szóló 1973. évi 11. törvényerejű rendelet (a továbbiakban: Tvr.) 3. (1) bekezdés c) pont hatálya alá tartozó valamely szerv által végzett felülhitelesítését (a továbbiakban: közbenső felülhitelesítés) rendeli el, a miniszter a közokirat külföldi felhasználhatósága érdekében, a tanúsítvány kiállításával e szerv hitelesítő záradékának felülhitelesítését végzi el. (2) Egy szerv közbenső felülhitelesítése akkor fogadható el, ha az általa felügyelt vagy irányított szerv aláírás- és bélyegzőmintájával rendelkezik. Ilyen esetben a felügyelt vagy irányított szerv aláírás- és bélyegzőmintáját a miniszternek nem kell beszereznie. (3) A közbenső felülhitelesítést végző szerv a miniszter megkeresésére igazolja, hogy a hitelesítő záradék adatai megegyeznek a nyilvántartásában foglalt adatokkal. (4) Ha a kérelmet konzuli tisztviselőnél nyújtják be és a tanúsítvány kiállítását megelőzően a közokiratot közbenső felülhitelesítéssel is el kell látni, a miniszter intézkedik a közokiratnak a közbenső felülhitelesítést végző szervhez történő eljuttatása iránt. A közbenső felülhitelesítés szükségességéről és feltételeiről az ügyfelet előzetesen tájékoztatni kell. A tanúsítvány kiállítása 4. (1) A miniszter a tanúsítványt a kérelem előterjesztésétől számított tizenöt napon belül állítja ki. (2) A 3. (4) bekezdésben meghatározott esetben a tanúsítvány kiállításának határideje a közbenső felülhitelesítéssel ellátott közokiratnak a miniszterhez történő visszaérkezése napján kezdődik. (3) Ha a tanúsítvány kiállításához a 6. (2) bekezdése szerinti megkeresés szükséges az ügyintézési határidő az aláírás- és bélyegzőminta beszerzéséhez szükséges idővel meghosszabbodik. Erről az ügyfelet tájékoztatni kell. (4) Az e rendelet melléklete szerinti tanúsítványt magyar nyelven kell kiállítani. A miniszter a tanúsítványt az okiratra vezeti rá vagy ahhoz hozzáfűzi, és bélyegzőlenyomatával látja el.
5. (1) A miniszter jogosult az erre hatáskörrel rendelkező szervnél ellenőrizni az okirat vagy annak hiteles fordítása, az azokon szereplő aláírás vagy bélyegzőlenyomat valódiságát, valamint a kiállításra való jogosultságot. (2) A tanúsítvánnyal ellátni kért hiteles fordítást készítő személynek vagy szervnek a hiteles fordítás készítésére külön jogszabály alapján fennálló jogosultságát a miniszternek minden esetben ellenőriznie kell. 6. (1) Az aláírás- és bélyegzőmintákat nyilvántartó szerv, a jelen bekezdés a)-b) pontjában felsorolt szervek (szervezetek, személyek) esetében, a tanúsítvány kiállításához szükséges aláírás- és bélyegzőmintákat az aláírásra való jogosultság keletkezésétől számított tizenöt napon belül, külön megkeresés nélkül küldi meg a miniszternek: a) az igazságügyért felelős miniszter által vezetett minisztérium kivételével közokirat kiállítására feljogosított minden olyan szerv, amely rendszeresen állít ki vagy lát el közbenső felülhitelesítéssel külföldön felhasználni kívánt közokiratot, b) külön jogszabály alapján hiteles fordítás készítésére feljogosított minden olyan szerv (szervezet vagy személy), amely a Tvr. 3. (1) bekezdés c) pont hatálya alá tartozó szervek által kiállított vagy hitelesített, illetve közbenső felülhitelesítéssel ellátott okiratokról rendszeresen készít külföldön felhasználni kívánt hiteles fordításokat. (2) Ha a tanúsítvány kiállításához szükséges aláírás- és bélyegzőminta nem áll rendelkezésre, azok beszerzése iránt a miniszter haladéktalanul intézkedik. A megkeresett szerv az aláírás- és bélyegzőmintát a megkeresés kézhezvételétől számított tizenöt napon belül köteles megküldeni a miniszternek. (3) A miniszter eltekint a (2) bekezdésben foglalt intézkedés megtételétől, ha a kérelmező a hiteles fordítás tanúsítvánnyal történő ellátása iránt irányuló kérelemhez egyidejűleg mellékeli a hiteles fordítást készítő személynek vagy szerv vezetőjének a közjegyző által hitelesített aláírását és bélyegzőlenyomatát. (4) A miniszter a hivatalos honlapján megjelenteti azon hiteles fordítást készítő személyek és szervek felsorolását, amelyek aláírás- és bélyegzőmintái a rendelkezésére állnak. (5) E alkalmazásában azok a szervek állítanak ki rendszeresen külföldön felhasználni kívánt közokiratot vagy készítenek külföldi felhasználásra hiteles fordítást, melyek közokiratait vagy hiteles fordításait a miniszter két egymást követő félévben legalább két-két alkalommal tanúsítvánnyal látta el. A miniszter erről az érdekelt szerveket írásban tájékoztatja. A megkeresett szervek (1) bekezdésben előírt kötelezettsége az értesítés kézhezvételétől áll fenn.
Záró rendelkezések 7. Ez a rendelet 2008. szeptember 15-én lép hatályba; rendelkezéseit a hatálybalépését követően beadott kérelmekre kell alkalmazni.
Melléklet a /2008. ( ) KÜM rendelethez APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ország: Country: Ezt a közokiratot This public document írta alá: has been signed by: minőségében eljárva: acting in the capacity of: Az okirat pecsétjével (bélyegzőlenyomatával) van ellátva. bears the seal/stamp of: Tanúsítja Certified helység: at: időpont: (év) (hónap) (nap) date: (year) (month) (day) kiállító: by: Ügyszám: No.: Pecsét (bélyegzőlenyomat) 10. Aláírás: Seal/stamp: Signature:
Szakmai indokolás I. A rendelet megalkotása iránti kezdeményezés indokai, egyeztetési menetrend A külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában, 1961. október 5. napján kelt egyezményt (a továbbiakban: Egyezmény) az 1973. évi 11. törvényerejű rendelet (a továbbiakban: Tvr.) hirdette ki Magyarországon. Az Egyezményt azokra a közokiratokra kell alkalmazni, melyeket az egyik szerződő állam területén készítettek és egy másik szerződő állam területén kívánnak felhasználni. Az Egyezmény célja a részes államokban kibocsátott közokiratok hitelesítésének egyszerűsítése, ezért a részes államok kijelölt hatóságai által az Egyezmény szerinti tanúsítvánnyal, az ún. Apostille-jal felülhitelesített közokiratokat a többi részes államban hitelesként el kell fogadni. A külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzésével, valamint a közjegyzői és a konzuli tevékenységgel kapcsolatos egyes jogszabályok módosításáról szóló 2008. évi VIII. törvény rendelkezései változást hoztak az Apostille-tanúsítvány kiállítására hatáskörrel rendelkező szervek vonatkozásában. Ez alapján a hivatkozott tanúsítványt 2008. szeptember 1-jétől az igazságügyért felelős miniszter által vezetett minisztérium, az igazságügyért felelős miniszter felügyelete alatt álló igazságügyi szakértői intézmények, a bíróságok által kiállított okiratok, továbbá az ezekről készített hiteles fordítások tekintetében az igazságügyért felelős miniszter, míg a közjegyzők által készített, illetve hitelesített okiratok, továbbá az ezekről készített hiteles fordítások tekintetében a Magyar Országos Közjegyzői Kamara (a továbbiakban: Kamara) állítja ki. Az Egyezmény hatálya alá tartozó más közokiratok tekintetében a felülhitelesítés a külpolitikáért felelős miniszter hatáskörében marad. A tanúsítvány kiállítására vonatkozó részletszabályokat jelenleg a külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről szóló egyezmény végrehajtásáról szóló 9/1973. (XII. 29.) IM-KüM együttes rendelet (a továbbiakban: IM-KüM együttes rendelet) tartalmazza. E rendelet felülvizsgálatát a felülhitelesítési feladatok egy részének 2008. szeptember 1-jétől a Kamara részére történő átadása mellett más szempontok is indokolják. Az IM-KüM együttes rendelet egyrészt több tekintetben elavult rendelkezéseket tartalmaz ( például hiteles fordítás készítésére a hatályos jogszabályok alapján nemcsak az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda Zrt. - a továbbiakban: OFFI Zrt.) jogosult, másrészt jelenleg már nem létező szerveket sorol fel (például Igazságügyi Orvosszakértői Iroda, SZOT stb.), továbbá a rendelet kiadására vonatkozó felhatalmazó rendelkezés sem felel meg az alkotmányossági követelményeknek. Erre figyelemmel az IM-KüM együttes rendelet helyett új végrehajtási rendeletek kiadása indokolt, amelyekre vonatkozó felhatalmazó rendelkezést a Tvr. 2008. szeptember 1- jétől hatályos 4. (3)-(4) bekezdései tartalmazzák.
A jelen KüM-rendelet tervezet (a továbbiakban: Tervezet) a Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) által lefolytatott felülhitelesítési eljárásra vonatkozik. Tekintettel arra, hogy az IM-KüM együttes rendelet hatályon kívül helyezésére a jelen miniszteri rendeletben nem kerülhet sor, arról a KüM rendelettel egy időben a Tvr. 4. -a (3) bekezdésének a) és b) pontjainak felhatalmazása alapján külön IRM-KüM együttes rendelet készül. II. A Tervezet fő tartalmi elemei A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) 12. (2) bekezdésének a) pontja alapján a felülhitelesítési tevékenység közigazgatási hatósági eljárásnak minősül, figyelemmel arra, hogy az Apostille-tanúsítvány az okiraton lévő aláírás és bélyegzőlenyomat valódiságának igazolására szolgál, továbbá arra, hogy az aláíró személy milyen minőségében járt el. 1.) A tanúsítvány kiállítására irányuló kérelem Az ügyfél fogalmát az Egyezmény 5. cikke határozza meg, amely szerint a tanúsítvány kiállítását az okirat aláírója vagy birtokosa kérheti. A Tervezet szerint a kérelmet személyesen kell benyújtani a külpolitikáért felelős miniszterhez. A kérelem kötelező tartalmi elemei a Ket. 35. (1) bekezdésére figyelemmel kerültek megállapításra, amik egyúttal lehetővé teszik a felülhitelesíteni kért okiratok azonosítását abban az esetben is, ha a kérelem több, különböző országban felhasználni kívánt okiratra vonatkozik. A kérelemhez minden esetben mellékelni kell a felülhitelesíteni kért eredeti közokiratot. A Tvr. 2008. évi VIII. törvénnyel módosított 3. (1) bekezdésének c) pontja értelmében minden olyan közokirat esetében, amely nem az igazságügyért felelős miniszter, illetve a Magyar Országos Közjegyzői Kamara hatáskörébe esik, a külpolitikáért felelős miniszter állítja ki a tanúsítványt. A tanúsítvány kiállításának alapja a közokiratot kiállító, illetve a hiteles fordítást készítő szervek aláírás és bélyegzőlenyomatának ellenőrzése, ami csak úgy valósítható meg, ha a szükséges aláírás- és bélyegzőmintákkal a tanúsítvány kiállítója rendelkezik. Azért, hogy a tanúsítványt kiállító szervre ne háruljon e minták begyűjtésével és naprakészen tartásával aránytalanul nagy teher, más országokban széles körben elterjedt gyakorlat az un. közbenső felülhitelesítés közbeiktatása, amikor az okiratot kiállító szervet felügyelő vagy irányító szerv, a rendelkezésére álló aláírás- és bélyegzőminták alapján, egy előzetes felülhitelesítést végez. Ilyenkor a tanúsítvány kiállítására jogosult szerv később a tanúsítvány kiállításával e szerv hitelesítő záradékának felülhitelesítését végzi el.
A Tervezet ennek a nemzetközileg elfogadott eljárásrendnek az alkalmazását teszi lehetővé akkor, ha a tanúsítvány kiállításához jogszabály előzőleg az adott szerv közbenső felülhitelesítését rendeli el. 2.) A tanúsítvány kiállítására vonatkozó rendelkezések A tanúsítvány formáját, méretét, megnevezését és tartalmát az Egyezmény határozza meg. A tanúsítványt a miniszter a kérelem előterjesztésétől számított tizenöt napon belül állítja ki. Ha jogszabály, a tanúsítvány kiállítását megelőzően, az okirat közbenső felülhitelesítését rendeli el, a konzuli tisztviselőnél benyújtott kérelmek esetében ennek beszerzéséről a Minisztérium gondoskodik azzal, hogy a Tervezet 4. (2) bekezdése értelmében ilyenkor a tanúsítvány kiállításának határideje a közbenső felülhitelesítéssel ellátott okiratnak a miniszterhez történő visszaérkezése napján kezdődik. Tekintettel arra, hogy a tanúsítvány kiállításának célja az okirat, valamint az azon szereplő aláírás és bélyegzőlenyomat valódiságának igazolása, illetve a kiállításra való jogosultság tanúsítása, a Tervezet 5. -a lehetővé teszi, hogy ezek ellenőrzése céljából a miniszter közvetlenül vegye fel a kapcsolatot az okiratot kiállító, valamint az arról hiteles fordítást készítő szervvel. Amennyiben az ellenőrzés során nem lehet minden kétséget kizáróan megállapítani az okirat, a rajta szereplő aláírás és bélyegzőlenyomat eredetiségét, a tanúsítványt nem lehet kiállítani. Mivel a külpolitikáért felelős miniszter a közokiratok rendkívül széles körét látja el tanúsítvánnyal, a Tervezet 6. -a rendelkezik azokról az esetekről, amikor az aláírásés bélyegzőmintákat nyilvántartó szerv külön megkeresés nélkül köteles megküldeni az aláírás- és bélyegzőmintákat a miniszternek. III. A várható szakmai, társadalmi hatások A Tervezet nagyrészt a tanúsítvány kiállítása során eddig követett gyakorlaton alapul. A tervezett szabályozás továbbra is lehetővé teszi a tanúsítvánnyal ellátni kívánt okiratoknak a konzuli tisztviselőnél történő benyújtását, ami megfelel a közigazgatásban általános jelleggel érvényesíteni kívánt ügyfélbarát eljárás követelményének.
IV. A várható gazdasági, költségvetési hatások Az eljárási rendszer az ügyfelek és a felülhitelesítést végző szervek számára is a lehető legegyszerűbb módon került kialakításra. A szabályozás nem jelent új adminisztratív terhet, így ebből eredő kiadások nem jelentkeznek.