FELHASZNÁLÓI ÚTMUTATÓ A GAMF KAR SZAKDOLGOZATI RENDSZERÉHEZ http://www.kefo.hu/gamfszakdolgozat/ 1. Felhasználói név és jelszó A szakdolgozati rendszerben a bírálók adatainak bevitele a tanszéki adminisztrátorok által történik, a legfontosabb adatok módosítására szintén a tanszéki adminisztrátorok jogosultak. A rendszerbe való belépéshez felhasználói névként az elektronikus levélcímet kell használni. A kezdeti jelszót a tanszéki adminisztrátor küldi meg a bírálóknak, a későbbiekben a jelszó bármikor módosítható (ld. 3. fejezet). A belépésre a felső menüsorban megtalálható Belépés menüpontot használhatja. A belépés után a nyitó képernyőn a használható funkciókat összefoglaló táblázatot láthatja (1. ábra), ebben kiemelésre kerül, ha a rendszerben valamelyik hallgató szakdolgozata az Ön bírálatának véglegesítésére vár. 1. ábra. A bejelentkező oldal egy feladattal A rendszer a bíráló elektronikus levélcímére küldi a szakdolgozati feladatokkal kapcsolatos értesítéseit (a bírálók minden esetben levelet kapnak a rendszertől, ha a tanszék egy vagy több szakdolgozatot hozzájuk rendel). 2. Szakdolgozati feladatlapok kezelése 2.1. Az alapértelmezett félév beállítása A Bírálatok kezelése menüben van lehetősége a szakdolgozati bírálatokkal kapcsolatos tevékenységek elvégzésre. A képernyő jobb felső sarkában (2. ábra) módosíthatja az alapértelmezett félévet. A beállított félévet a rendszer megjegyzi, így a félév során nem szükséges ennek módosítása. 2. ábra. Az alapértelmezett félév beállítása 2.2. A bírálandó szakdolgozatok táblázata A Bírálatok kezelése menü segítségével jelenítheti meg az adott félévben a bírálóhoz rendelt szakdolgozatok listáját (3. ábra). A listában a szerző és a konzulens adatain túl megjelenik a bírálat állapota, a dolgozatra adott összpontszám és a javasolt érdemjegy. A bírálat állapota háromféle
lehet: Még nem történt értékelés olvasható, ha a bíráló még nem mentette el (és nem is véglegesítette) a bírálatát; Az értékelés nem végleges! állapotú a bírálat, ha a bíráló már elmentette az értékelést (pl. néhány szempontot már értékelt, de esetleg még nem fogalmazott meg kérdéseket), de még nem véglegesítette azt; végül Véglegesített értékelés szerepel a bírálat állapotánál akkor, ha a bíráló már véglegesítette a bírálatát (ld. 2.6. fejezet). 3. ábra. Az adott félévben bírálandó dolgozatok listája A Művelet oszlopban szereplő ikonok segítségével a szakdolgozathoz kapcsolódó tevékenységek érhetőek el. A ikon segítségével megtekintheti a szakdolgozati feladatlapot. A további műveleteket a 2. fejezet további alfejezeteiben mutatjuk be. 2.3. A szakdolgozat titkosságának tudomásul vétele Ha a hallgató a szakdolgozatát külső munkahelyen készítette el, akkor a cég kérhette a dolgozat titkosítását. Ebben az esetben a bíráló minden tevékenységet csak akkor végezhet el, ha tudomásul vette a dolgozat titkosságát. Ennek jelzésére szolgál a ikon. Ha valamely dolgozat sorában ez az ikon szerepel, akkor a szakdolgozat titkos. Az ikonra kattintva a bíráló jelezheti, hogy tudomásul vette a dolgozat titkosságát (4. ábra). A Tudomásul vettem választási lehetőség bekapcsolása és mentés után lehetőség lesz a dolgozat és a csatolmányok letöltésére, a bírálat elkészítésére. 4. ábra. Üzenet a titkosság tudomásul vételekor Amíg a bíráló a titkosság tudomásul vételét nem jelzi, addig a további műveletek nem használhatóak. Például a 3. ábra második dolgozatánál a PDF-fájl ikonjára kattintva az 5. ábra hibaüzenete jelenik meg. Amelyik dolgozat sorában ez az ikon nem szerepel, az a szakdolgozat nem titkos (ld. 3. ábra első dolgozata) vagy a bíráló már korábban tudomásul vette a tikosságot. A titkosság tudomásul vétele után a ikon már nem jelenik meg, azonban a fájlok letöltésekor továbbra is figyelmeztetni a rendszer a bírálókat arra, hogy a titkos dolgozatokat kezelje bizalmasan.
5. ábra. Hibaüzenet a titkos dolgozatok letöltési kísérletekor 2.4. A szakdolgozat és csatolmányának letöltése A szakdolgozat szövegét a hallgatók PDF-formátumban töltik fel, a további állományokat (pl. forrásállományok, tervek) egybecsomagolva, ZIP-formátumban. Amelyik dolgozatnál a feltöltés megtörtént, ott a megfelelő ikonra ( ill. ) kattintva a bíráló letöltheti a megfelelő állományt. Ennek során érdemes megvárni az ún. tooltip megjelenését, mert amennyiben a hallgató megjegyzést fűzött az állományhoz (pl. jelszó a tömörített állomány kicsomagolásához), az a tooltip-ben jelenik meg (6. ábra) 6. ábra. Tooltip az állományok letöltésekor Nem minden szakdolgozat esetén jelennek meg az ikonok. Ha a hallgató nem töltötte fel szakdolgozatát, akkor az csak nyomtatott formában férhető hozzá a felelős tanszéken! Lehetséges az is, hogy csak PDF-állományt töltött fel a hallgató, akkor csak egy ikon jelenik meg. 2.5. A szakdolgozat bírálatának szerkesztése A szakdolgozat bírálatát a ikon segítségével szerkeszthetjük. A bírálati űrlap két részből áll: a felső rész (7. ábra) a tanszék, a konzulens és a záróvizsga-bizottság számára készülő részletes értékelés; az alsó űrlaprészt (8. ábra) a fenti szereplőkön túl a hallgató is megtekintheti. Ez utóbbi űrlaprész tartalmazza a bíráló rövid, szöveges értékelését és a hallgató számára feltett kérdéseket. A részletes értékelés első négy sorában a 3-3 lehetséges jellemző közül egyet-egyet kell választani, illetve a lenyíló listákban a skála megfelelő értékét jelölni. Az ötödik sor lehetőséget ad a bírálónak, hogy az első négy szemponton túl további értékes jellemzőt is kiemeljen. Ez a jellemző legfeljebb 20 pontot kaphat, ám az összpontszám e jellemző külön pontozása esetén sem lehet 100.nál több. Amennyiben a bíráló az első négy szempont mindegyikét pontozta, úgy a táblázat 6-7. sorában megjelenik az ennek megfelelő összpontszám és a javasolt érdemjegy. A további űrlaprészeken (8. ábra) a bíráló rövid, szöveges értékelést készít a szakdolgozatról, és a hallgató számára kérdéseket tesz fel. A mentés gomb megnyomásával a bevitt információk rögzítésre kerülnek, de ezeket sem a hallgató, sem a tanszéki dolgozók nem látják. A mentést követően a bírálat tetszőleges alkalommal módosítható. A programot futtató szerver beállításai miatt előfordulhat, hogy a program kilépteti a felhasználót, mielőtt a Mentés gombbal rögzítette volna az addig bevitt értékelést. A bevitt adatok és szövegek azonban ekkor sem vesznek el, mert a program a háttérben automatikusan menti azokat.
7. ábra. A szakdolgozat részletes űrlapja a tanszék, a konzulens és a záróvizsga-bizottság számára 8. ábra. A szakdolgozat szöveges értékelése és a hallgatónak szóló kérdések
2.6. A bírálat véglegesítése Ha a bíráló minden kötelező mezőt kitöltött, akkor a Műveletek oszlopban megjelenik a ikon. A kötelező mezők: - az első négy sor 3-3 választási lehetősége közül egyet-egyet választani kell; - az első négy sor Pontszám oszlopában pontszámot kell választani (lehet 0 is); - a 8. sor rövid, szöveges értékelését ki kell tölteni; - legalább három kérdést fel kell tenni a mérnöki részhez. A fentiek mellett teljesülnie kell annak is, hogy az 5. sorban az Indoklás mezőt csak akkor szabad kitölteni, ha mellette pontszám is áll és fordítva, pontszám csak akkor adható, ha az Indoklás mező is kitöltésre került. Amennyiben a bíráló már nem kívánja módosítani a bírálatot, úgy a ikonra kattintva jelezheti véglegesítési szándékát. Ekkor a 9. ábrán látható ellenőrző kérdés jelenik meg. 9. ábra. Ellenőrző kérdés a bírálat véglegesítésekor A véglegesítésről a hallgató, a konzulense és a tanszéki adminisztrátor is levelet kap, ettől kezdve a bírálatot (hallgatók esetén a 8-9. pontot) minden érintett megtekintheti. Ezt követően a véglegesített bírálat módosítására nincs lehetőség. Kérjük, hogy a tanszék által kért határidőig minden bírálatot véglegesítsenek a bírálók! A véglegesítést követően a program felbukkanó párbeszédablakban figyelmezteti a bírálót, hogy a kinyomtatott, aláírt bírálatot jutassa el a szakdolgozatot gondozó tanszékre. A véglegesítés után a bírálat a bíráló számára bármikor megtekinthető a ikon segítségével. 2.7. A bírálat nyomtatása A véglegesített bírálatokat a ikon segítségével töltheti le PDF-formátumban. A lementett változat tartalmazza a részletes értékelést és a 8-9. pontot is. Emellett titkosított dolgozatok esetén megjelenik a Titoktartási megállapodás is. Kérjük, hogy a kinyomtatott és aláírt példányokat szíveskedjen a megadott határidőig eljuttatni a szakdolgozatot gondozó tanszékre! 3. A jelszó módosítása 3.1. Jelszó módosítása sikeres belépés esetén A felső menüben található Jelszó módosítása menüpont segítségével megváltoztathatja jelszavát. A 10. ábrán látható űrlapon meg kell adnia eddig használt jelszavát, majd a következő két ablakban az újonnan használni kívánt jelszót.
10. ábra. A jelszó módosítása Az új jelszó két példányának egyezőnek kell lennie, legalább 4, legfeljebb 20 karakterből kell állnia. A jelszó nem tartalmazhatja a ' ` " \ / * % karaktereket. Az űrlap felbukkanó párbeszédablakokkal figyelmeztet ezekre a szabályokra. A Jelszó mentése gombra kattintva a változtatást véglegesítheti. Ha a kitöltés megfelelő volt, akkor a továbbiakban az új jelszavát használhatja. Hiba esetén ismét az űrlapot láthatja, az űrlap felett tájékoztatást kap a hiba okáról. 3.2. Jelszó módosítása elfelejtett jelszó esetén Amennyiben nem emlékszik a jelszavára, úgy a program felső menüjében található Elfelejtett jelszó menüpont segítségével megváltoztathatja jelszavát (ez a menüpont csak be nem jelentkezett felhasználóknak látható). A 11. ábrán látható űrlapon meg kell adnia a felhasználói nevét. Ez nem azonos az EHA-kódjával, hanem - hallgató esetén az az elektronikus cím, amelyet a regisztráció során megadott, - bírálók esetén a bíráló által megadott elektronikus cím, - konzulensek, tanszéki adminisztrátorok esetén a főiskolai levélcím, - szakfelelősök, egységvezetők, oktatásfelelősök esetén a rendszeradminisztrátortól kapott azonosító. 11. ábra. Jelszómódosítást lehetővé tévő levél kérése elfelejtett jelszó esetén Amennyiben a megadott felhasználói név megfelelő, a felhasználó az elküldést követően elektronikus levelet kap a programban tárolt levélcímére. Az abban szereplő hivatkozásra kattintva 24 órán belül lehetősége van (egy alkalommal) új jelszó megadására. Ha mégsem kívánja jelszavát megváltoztatni, akkor a kapott levéllel semmilyen tennivalója nincs. A hivatkozásra kattintva a 10. ábrához hasonló párbeszédablakot láthat, amely természetesen nem tartalmazza a régi jelszó bekérésére szolgáló mezőt. Ha a hivatkozás 24 óránál régebbi, vagy már használta, akkor hibaüzenetet kap. Ebben az esetben ismételten kérni kell a levelet az Elfelejtett jelszó menüpontban. Az új jelszó két példányának egyezőnek kell lennie, legalább 4, legfeljebb 20 karakterből kell állnia. A jelszó nem tartalmazhatja a ' ` " \ / * % karaktereket. Az űrlap felbukkanó párbeszédablakokkal figyelmeztet ezekre a szabályokra.
A Jelszó mentése gombra kattintva a változtatást véglegesítheti, a továbbiakban az új jelszavát használhatja. A program egyúttal a beléptetést is elvégzi. Hiba esetén ismét az űrlapot láthatja, az űrlap felett tájékoztatást kap a hiba okáról. 4. Üzenet küldése a webmesternek A webmesternek a szakdolgozat@gamf.kefo.hu elektronikus levélcímen, vagy a Webmesternek menüpontban (12. ábra) lehet üzenetet küldeni. Utóbbi esetben a program a levél másolatát a bírálónak is kézbesíti. A webmester mindkét esetben a bíráló elektronikus levélcímére küldi válaszát. 12. ábra. Üzenet küldése a webmesternek 5. Kijelentkezés a szakdolgozati rendszerből A szakdolgozati rendszerből a felső menüben található Kilépés menüponttal léphet ki. Kérjük, adatai védelme érdekében minden esetben lépjen ki a rendszerből, ha nem kívánja tovább használni!