IBM TRIRIGA változat 10 alváltozat 4.2. Foglaláskezelés Felhasználói kézikönyv

IBM TRIRIGA változat 10 alváltozat 4.2 Foglaláskezelés Felhasználói kézikönyv

Megjegyzés A kiadvány és a tárgyalt termék használatba vétele előtt olvassa el a Nyilatkozatok oldalszám: 39 szakasz tájékoztatását. E kiadás az IBM TRIRIGA 10.4.2 változatára, továbbá minden ezt követő változatra és módosításra vonatkozik mindaddig, amíg újabb kiadások ezt másképp nem jelzik. Szerzői jog IBM Corporation 2011, 2015. Copyright IBM Corporation 2011, 2015.

Tartalom 1. fejezet Foglalások és foglalható erőforrások kezelése......... 1 2. fejezet Foglaláskezelés áttekintése.. 3 Foglalási típusok............. 3 Foglalási szerepek............. 4 Alkalmazásadminisztrátor.......... 4 Kérésközpont szerep........... 5 Kapcsolattartási központ ügynök........ 5 Foglaláskoordinátor............ 6 3. fejezet Foglalások beállítása..... 7 Foglalási területcsoportok........... 7 Alkalmazásbeállítások megadása......... 7 Foglalási naptárak beállítása.......... 8 Munkafeladat-sablonok beállítása........ 8 Beszerzési keretmegrendelések beállítása...... 8 Erőforrás-jogosultságok beállítása........ 9 Készletcikkek beállítása........... 10 Eszközök beállítása............ 10 Területek beállítása............ 11 Foglalás tömeges frissítésének beállítása...... 11 Foglalási csoportok beállítása......... 11 Foglalási területcsoportok beállítása....... 12 Erőforrás-állásidő beállítása.......... 12 Foglalási szabályzatok beállítása........ 12 Megadott keresés megvalósítása foglalási lekérdezéshez 13 4. fejezet Helyiségek, berendezés és járművek foglalása......... 15 Foglalások............... 15 Foglalások létrehozása........... 17 Ismétlődő foglalások létrehozása........ 18 Foglalások kérése............. 19 Foglalási beállításokok megadása........ 19 Példák erőforrások lefoglalására a Microsoft Outlook alkalmazásban.............. 19 Gyors találkozó foglalás létrehozása a Microsoft Outlook alkalmazásban.......... 20 Helyiségek és szolgáltatások lefoglalása a Microsoft Outlook alkalmazásban.......... 20 Munkaterület lefoglalása a Microsoft Outlook alkalmazásban............. 23 Példák erőforrások lefoglalására az IBM TRIRIGA termékben............... 23 Közös erőforrások lefoglalása az IBM TRIRIGA termékben.............. 23 Privát erőforrások lefoglalása az IBM TRIRIGA termékben.............. 24 5. fejezet IBM TRIRIGA integrációjamicrosoft Exchange eszközzel............. 27 Microsoft Exchange konfiguráció........ 27 Microsoft Exchange beállítása......... 28 Parancsfájlok előállítása IBM TRIRIGA for Microsoft Exchange eszközben........... 29 Helyiség erőforrások létrehozása többbyte-os karakterekkel............. 29 IBM TRIRIGA beállítása........... 30 SMTP port beállítása Linux rendszeren..... 31 Az IBM TRIRIGA Foglalási beépülő telepítése a Microsoft Outlook alkalmazásban........ 31 Felügyelt mód: IBM TRIRIGA Foglalási beépülő telepítése a Microsoft Outlook alkalmazásban... 31 Csendes mód: IBM TRIRIGA Foglalási beépülő telepítése a Microsoft Outlook alkalmazásban... 32 A foglalási beépülő konfigurálása Microsoft Outlook böngészőben............. 35 Az IBM TRIRIGA foglalási beépülő eltávolítása... 37 Az IBM TRIRIGA foglalási beépülő hibaelhárítása.. 37 Nyilatkozatok............ 39 Adatvédelmi szempontok........... 40 Védjegyek............... 41 Szerzői jog IBM 2011, 2015 iii

iv Copyright IBM Corp. 2011, 2015

1. fejezet Foglalások és foglalható erőforrások kezelése Az IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager alkalmazásban kezelheti a megosztott helyiségek, például tárgyalóhelyek és munkaterületek, a megosztott felszerelések, például kivetítők, valamint a megosztott járművek foglalásait. A foglalást kérheti önkiszolgáló felhasználóként vagy létrehozhatja a gyorssegélyszolgálat ügynökeként, és az eseményközpont koordinátoraként feldolgozhatja a kéréseket. Egyesíthetők a szolgáltatók, mint például az élelmezési szállítók, valamint a munkafeladatok, mint például a helyiségbeállítás, a helyiségfelosztás, berendezésszállítás, és a berendezésfelvétel. A helyiségfoglalás nagyobb rugalmassága érdekében az alkalmazást Microsoft Exchange és Microsoft Outlook eszközzel is integrálhatja. Szerzői jog IBM 2011, 2015 1

2 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

2. fejezet Foglaláskezelés áttekintése Foglalási típusok Ahhoz, hogy kezelje a foglalásokat és a lefoglalható erőforrásokat az IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager alkalmazásban, ismernie kell az adott cég gyakorlatában használt foglalási típusokat. Valamint ismernie kell a céges szerepéhez rendelkezésre álló alkalmazásportálokat. Az alkalmazás foglalás létrehozásához történő beállításától számos foglalási kérés osztályozás, foglalási osztály és foglalási űrlap típus áll rendelkezésre. A foglalási kérés osztály megadja, hogy mely munkafeladatok jöjjenek létre a foglaláshoz. A foglalási osztály megadja, hogy mely területek igényelnek jóváhagyást, és mely szerepek tudják lefoglalni ezeket a területeket. A foglalási űrlap megadja, hogy mely lapok, szakaszok és mezők szükségesek a kéréshez vagy az erőforráshoz. Foglalási kérés osztályok A foglalások beállítása során az alkalmazás számos fő foglalási kérés osztályozást tartalmaz a munkafeladat folyamatának előmozdítása érdekében. Minden kérésosztályhoz meg van adva a szolgáltatásterv. Ezután a munkafeladat-sablonok minden szolgáltatástervhez megadásra kerülnek. A munkafeladat-sablonok tartalmazzák azon feladat részleteit, amely akkor jött létre, amikor munkafeladatok kerültek létrehozásra egy foglaláshoz. A foglalási kérés osztályok a következő típusokat tartalmazzák: Foglalási kérés osztály Tárgyalóhely foglalás Munkaterület-foglalás Eszközfoglalás Járműfoglalás Leírás Ez a kérésosztály a irányítja a helyiség elrendezéshez, a helyiségfelosztáshoz és a helyiség kitakarításához tartozó munkafeladat-sablonokat. A tárgyalóhely kérésosztályával ellentétben ez a kérésosztály nem irányítja a helyiségelrendezést, a helyiségfelosztást és a helyiség kitakarítását. Ez a kérésosztály irányítja a munkafeladat-sablonokat a berendezésszállításhoz és a berendezésfelvételhez. Ez a kérésosztály irányítja a munkafeladat-sablonokat a járműszállításhoz és járműfelvételhez. Foglalási osztályok A foglalási beállítás során a Terület űrlap azonosítja a foglalható terület osztályát. A foglalási osztályok a következő típusokat tartalmazza: Foglalási osztály Magánterület Kérhető terület Foglalható terület Leírás Ez a terület a foglaláskoordinátor által foglalható le, a Portás foglalás űrlapon keresztül. Ez a terület tetszőleges szerep által lefoglalható, de a foglalás az erőforrás tulajdonosának jóváhagyását igényli. Ez a terület tetszőleges szerep által lefoglalható, de a foglalás nem igényli az erőforrás tulajdonosának jóváhagyását. Szerzői jog IBM 2011, 2015 3

Foglalási űrlapok A foglalás létrehozása számos hasonló űrlapot foglal magában, de minden űrlap specifikus adott kérésre vagy erőforrásra nézve. A szereptől függően a foglalási űrlapok a következő típusokat tartalmazzák: Űrlap Foglalási kérés Portásfoglalás Helyiségfoglalás Berendezésfoglalás Járműfoglalás Leírás Ez az űrlap adott önkiszolgáló példahelyzetet szolgáltat. Ha a szerep szerint kéréseket kell küldeni a foglaláskoordinátornak, akkor kérheti a rendelkezésre álló tárgyalóhelyek, munkaterületek, berendezés és járművek foglalását. Ez az űrlap portás példahelyzetet szolgáltat. Ha egy magánterületet kíván lefoglalni, akkor hívhatja a foglaláskoordinátort. Ezután a foglaláskoordinátor el tud küldeni egy magánterületet ezen az űrlapon keresztül. Ez az űrlap jellemző önkiszolgáló példányhelyzetként szolgál számos szerephez. Kiválaszthat egy vagy több helyiséget a foglaláshoz. Ha egy élelmezési vagy berendezésszolgáltató hozzá van rendelve a tárgyalóhelyhez, akkor felvehet egy élelmezési vagy berendezésmegrendelést a helyiségfoglalással. Ez az űrlap jellemző önkiszolgáló példányhelyzetként szolgál számos szerephez. Kiválaszthat egy vagy több berendezési cikket minden berendezésmegrendeléshez. Ez az űrlap jellemző önkiszolgáló példányhelyzetként szolgál számos szerephez. Kiválaszthat egy vagy több járművet az egyes járműrendelésekhez. Foglalási szerepek Az alkalmazásba való bejelentkezéskor átkerül a kezdőlapra. A kezdőlap az alkalmazás belépési pontja. A kezdőlapon áttekintheti a saját portált vagy a menürendszer segítségével megnyithatja a szerephez rendelkezésre álló folyamatportálokat. A menüsor segítségével megnyithat más rendelkezésre álló portálokat. A szerep alapján az alkalmazás egy vagy több portált tartalmazhat. Az IBM TRIRIGA kezdőlap beállítása a profilrekord Alapértelmezett portál szakaszában van megadva. A saját portál vagy a folyamatportálok változhatnak, a cégben elfoglalt szerep, valamint a biztonság és licenchozzáférés alapján. A portálok az itt leírt összetevők és szakasztípusok kombinációját tartalmazzák. Minden portál portálszakaszokból áll. Minden portálszakasz adott funkcióra szolgál és bemutatja az üzleti szerepre érvényes információkat. A portálban megadott portálszakaszokat az alkalmazásadminisztrátor állítja be a szerephez a rendszerben. Alkalmazásadminisztrátor Az alkalmazásadminisztrátor az a felhasználói szerep, amely jellemzően beállítja és konfigurálja az alkalmazást. Az alkalmazásadminisztrátor elsődleges felelőssége az IBM TRIRIGA alkalmazás kezelése a cég számára. Ez a felelősség magában foglalja a licencek és biztonsági csoportok létrehozását és kezelését, felhasználói hozzáférések beállítását, valamint rendszerszintű és alkalmazásszintű szabványok karbantartását, mint például az osztályozás és listaértékek. 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Ha alkalmazásadminisztrátori szereppel jelentkezik be, akkor a saját portál az Alkalmazásadminisztrátor portál. Az Alkalmazásadminisztrátor portálra példa a következő portálszakaszokat foglalja magában: v Emlékeztetők Alkalmazásadminisztrátor v Utolsóként meglátogatott v Alkalmazásadminisztráció v Licenc és biztonság v Alkalmazásadminisztráció - Közművek Kérésközpont szerep Az önkiszolgáló igénylő az a felhasználói szerep, amely jellemzően elküldi és megfigyeli a kéréseket az alkalmazásban. Az önkiszolgáló igénylő elsődleges felelőssége a kérések elküldése szükség szerint az IBM TRIRIGA alkalmazással. Ez a felelősség a szolgáltatáskérések által érintett területek megkeresése, a kérésfoglalások naptárának megjelenítése, valamint az aktív kérések állapotának megfigyelése. Az alkalmazásban a Kérésközpont szerep személyre van szabva az önkiszolgáló igénylő számára. Ha Kérésközpont szereppel jelentkezik be, a saját portál a Kérésközpont portál. A Kérésközpont portálra példa a következő portálszakaszokat foglalja magában: v Kérésközpont v Kapcsolódó hivatkozások - Kérésközpont v Utolsóként meglátogatott v Emlékeztetők Kérésközpont v Saját aktív kérések v Saját naptár v Saját foglalások v Terület megkeresése Kapcsolattartási központ ügynök A kapcsolattartási központ ügynök az a felhasználói szerep, amely jellemzően fogadja a help-desk hívásokat az alkalmazottaktól, és megadja az alkalmazás hívásrészleteit. A kapcsolattartási központ ügynök elsődleges felelőssége a help-desk hívások fogadása a cég alkalmazottaitól. Ez a felelősség magában foglalja a hívás részleteinek megadását az IBM TRIRIGA alkalmazásban, valamint a problémák feloldásának megkísérlését a hívás során, így a szolgáltatáskérések elkerülhetők. Más felelősségek magukban foglalják a hívók frissítését a szolgáltatáskérések állapotával. Amikor bejelentkezik a kapcsolattartási központ ügynök szereppel, a saját portál a Kapcsolattartási központ portál. A Kapcsolattartási központ portálra példa a következő portálszakaszokat foglalja magában: v Emlékeztetők Kapcsolattartási központ v Kapcsolódó hivatkozások Kapcsolattartási központ v Utolsóként meglátogatott v Következő feladatok v Saját hívás rekordok 2. fejezet Foglaláskezelés áttekintése 5

Foglaláskoordinátor A foglaláskoordinátor az a felhasználói szerep, amely jellemzően kezeli a lefoglalható szobákat és azok kapcsolódó szolgáltatásait az alkalmazásban. A foglaláskoordinátor elsődleges felelőssége a lefoglalható helyiségek portfoliójának kezelése az IBM TRIRIGA alkalmazásban. Ez a felelősség magában foglalja a foglalható helyiségtípusok, a helyiségelrendezési lehetőségek és a szolgáltatási szerződések beállítását, valamint az élelmiszer és berendezésmegrendelések szállítását és felvételét. Egyéb felelősségek: portás funkció biztosítása a privát helyiségekhez, hívó kérések fogadása a foglalásokhoz, kihasználtsági mutatószámok elemzése a foglalható terület és berendezés optimalizálása érdekében. Ha foglaláskoordinátor szereppel jelentkezik be, akkor a saját portál a Foglaláskoordinátor portál. A Foglaláskoordinátor portálra példa a következő portálszakaszokat foglalja magában: v Emlékeztetők Foglaláskoordinátor v Teljesítmény mutatószámok Foglaláskoordinátor v Kapcsolódó hivatkozások Foglaláskoordinátor v Saját tárgyalóhelyek v Saját hotel területek v Foglalás Helyiségkihasználtság v Foglalás Berendezéskihasználtság 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

3. fejezet Foglalások beállítása Foglalási területcsoportok A foglalási folyamat megkezdése előtt szükség van bizonyos tevékenységekre az alkalmazás előkészítéséhez a helyiségfoglalásokhoz, berendezésfoglalásokhoz és járműfoglalásokhoz. Ezek a beállítási tevékenységek magukban foglalják a foglalható helyiségek részleteit, mint például annak neve, elrendezése, foglalási típus, naptár, csoport és helyiségszolgáltatások. A foglalás típusa meghatározza, hogy a helyiség privát-e, kérhető vagy foglalható helyiség. A foglalási naptár megadja a munkaórákat és a munkaszüneti eseményeket a helyiséghez. A foglalási csoport megadja a tagokat, akik kezelhetik a helyiséget. A foglalási területcsoport két vagy több egyéni területet egyesít egy nagyobb területté, amelynek a kapacitása nagyobb lehet mint az eredeti területeké. A következő információk érvényesek a foglalási területcsoportokra: v A foglalási területcsoportok csak egyetlen foglaláshoz használhatók, foglalások sorozatához nem. v A foglalási területcsoportok csak IBM TRIRIGA eszközben létrehozott foglalásokhoz használhatók, Microsoft Outlookban létrehozott foglalásokhoz nem. v A foglalási területcsoportok nem érhetők el az IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher eszközben. v A foglalási területcsoportban lévő területeket függő területeknek hívjuk. v Amikor egy foglalási területcsoport lefoglalásra kerül, a függő területek is lefoglalásra kerülnek. A függő területeket az IBM TRIRIGA kezeli és nem láthatók azon személyek számára, akik a foglalást végzik. v Ha egy foglalási területcsoporthoz tartozó területet foglalnak le, akkor az összes olyan foglalási területcsoport szintén lefoglalásra kerül, amelyhez a lefoglalt terület hozzátartozik. A további foglalásokat az IBM TRIRIGA kezeli és nem láthatók a foglalást végző személyek számára. v A foglalási területcsoportok nem kerülnek be a kihasználtsági mutatószámokba. v A foglalási területcsoportok létrehozásuk után a Helyhierarchia vagy a Foglalási területcsoportok űrlapon kezelhetők. Alkalmazásbeállítások megadása Az alkalmazásbeállítások segítségével megadhatja a szolgáltatásaktiválás időtartamát, a kísérleti foglalási időtartamot, és a kivetítőspecifikáció osztályokat. A naptárnézetekben a visszautasított és függő erőforrás-foglalásokhoz használt színeket is megadhatja. Ha az IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager alkalmazás integrálva van a Microsoft Exchange alkalmazással, akkor adja meg a Microsoft Exchange tulajdonságait. Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Alkalmazásbeállítások menüpontot. Szerzői jog IBM 2011, 2015 7

Foglalási naptárak beállítása 2. Adja meg a beállításokat a Foglalás beállításai lapon. 3. Mentse a rekordot. A foglalási naptárak segítségével adja meg a munkaórákat és a munkaszüneti eseményeket a foglalható erőforrásokhoz. A naptárak aktiválása után nyissa meg az egyes foglalható erőforrásokat a naptárak kiválasztásához. Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki az Eszközök > Rendszerbeállítás > Általános > Naptárak menüpontot. 2. Kattintson a Hozzáadás műveletre és válassza ki a Foglalási naptár elemet. 3. Adja meg a részleteket. 4. Hozza létre a vázlatot. 5. Aktiválja a rekordot. Munkafeladat-sablonok beállítása A munkafeladat-sablonok segítségével adja meg a feladat részleteit, amelyek akkor kerültek alkalmazásra, amikor a munkafeladatok kerültek létrehozásra foglalásra. Az alkalmazás számos fő foglalási kérés osztályozást tartalmaz: tárgyalóhely, munkaterület és jármű. Minden igénylésosztályhoz adja meg a szolgáltatástervet. Majd minden szolgáltatástervhez adja meg a munkafeladat-sablonokat. Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki az Eszközök > Adminisztráció > Osztályozások menüpontot. 2. Az osztályozási hierarchiában válassza ki a Kérésosztály > Foglalások menüpontot. 3. Nyissa meg a foglalási kérés osztályt. 4. Nyissa meg a szolgáltatástervet. 5. Vegyen fel vagy adjon meg munkafeladat-sablont. 6. Adja meg a részleteket. 7. Mentse el a sablont. Beszerzési keretmegrendelések beállítása A beszerzési keretmegrendelések segítségével megadhatja az élelmezési szolgáltatásokat a foglalható területekhez. A beszerzési keretmegrendelések aktiválása után nyissa meg az egyes foglalható területeket az élelmezési szolgáltatás szerződések kiválasztásához. 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki a Szerződések > Szerződések > Beszerzési keretmegrendelések menüpontot. 2. Kattintson a Hozzáadás műveletre. 3. Adja meg a részleteket, az egyes termékek és szolgáltatások részleteit is beleértve. 4. Hozza létre a vázlatot. 5. Aktiválja a rekordot. Erőforrás-jogosultságok beállítása Az erőforrás-jogosultságok segítségével adja meg az egyes felhasználók funkcionális szerepét, majd az egyes szerepek által lefoglalható erőforrásokat. Minden személyhez adja meg a funkcionális szerepet. Minden foglalható erőforráshoz adja meg az erőforrás-specifikációt. Majd minden erőforrás-specifikációhoz adja meg a jogosultságokkal rendelkező funkcionális szerepeket. Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki a Portfolió > Személyek menüpontot, majd válasszon ki egy személytípust. A személytípus lehet alkalmazott, konzultáns vagy külső kapcsolattartó. 2. Nyissa meg a személyrekordot. 3. Adja meg a funkcionális szerepet. 4. Aktiválja a személyrekordot. 5. Nyissa meg az erőforrásrekordot. Erőforrás Munkaterület Berendezési cikk vagy jármű Művelet Válassza ki a Portfolió > Helyek > Területek menüpontot. Nyissa meg a területrekordot. A Foglalás lapon ellenőrizze, hogy a munkaterület ki van választva a Helyiség típusa mezőhöz. Válassza ki a területszabvány specifikációt a Munkaterület-jogosultság mezőhöz. Nyissa meg a hivatkozott területszabvány specifikációt. Válassza ki a Portfolió > Eszközök menüpontot, majd válasszon ki egy eszköztípust. Nyissa meg az eszközrekordot. Az Általános lapon nyissa meg a hivatkozott specifikációt. 6. A specifikációs rekordban adja meg a jogosultságokat. 7. Aktiválja a specifikációs rekordot. 8. Aktiválja az erőforrásrekordot. 3. fejezet Foglalások beállítása 9

Készletcikkek beállítása Eszközök beállítása A készletcikkek segítségével létrehozhat foglalható eszközöket, amikor a cikkek beérkeznek egy készletbe. Készlet beállításához adja meg az elsődleges helyet a berendezésekkel és épületekkel együtt. Minden elsődleges helyhez adja meg a tárolóterületeket. Minden készletcikkhez adja meg a berendezés specifikációt, az elsődleges helyet és a tárolóterületet. Majd vegye be a cikkeket a készletbe az eszközök létrehozása érdekében. Végül nyisson meg minden eszközt, hogy lefoglalhatóként legyen megadva. Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazásadminisztrátorként vagy készletmenedzserként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki a Készlet > Készlet kezelése > Készlethelyek menüpontot. 2. A készlethely-hierarchiában hozzon létre vagy nyisson meg egy elsődleges helyet. 3. A Szolgáltatási hely lapon adja meg a berendezést és az épületeket. 4. Aktiválja a rekordot. 5. A készlethely-hierarchiában hozzon létre vagy nyisson meg egy tárolóterületet az elsődleges hely alatt. 6. Aktiválja a rekordot. 7. Válassza ki a Készlet > Készlet kezelése > Cikkek menüpontot. 8. Kattintson a Hozzáadás műveletre. 9. Adja meg a berendezésspecifikációt, az elsődleges helyet és a tárolóterületet. 10. A Készlettípus mezőben válassza ki a foglalható eszközt. 11. Válassza ki a Bizonylaton lévő eszköz létrehozása jelölőnégyzetet. 12. Kattintson a Rendelés/bizonylat műveletre. 13. A Tranzakciótípus mezőben válassza ki a kapott készletet. 14. Erősítse meg, hogy a Bizonylaton lévő eszköz létrehozása jelölőnégyzet be van jelölve. 15. Kattintson a Küldés műveletre. 16. Az Eszköz részletei lapon nyissa meg az egyes eszközrekordokat. 17. Az Általános lapon válassza ki a Foglalható jelölőnégyzetet. 18. Adja meg a részleteket a Foglalás lapon. 19. Aktiválja a rekordot. Az Eszköz űrlap Foglalás lapján adja meg a berendezési cikk, jármű vagy egyéb eszköz foglalási részleteit. Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki a Portfolió > Eszközök menüpontot, majd válasszon ki egy eszköztípust. 2. Nyissa meg az eszközrekordot. 3. Az Általános lapon válassza ki a Foglalható jelölőnégyzetet. 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Területek beállítása 4. Adja meg a részleteket a Foglalás lapon. 5. Aktiválja a rekordot. A Terület űrlap Foglalás lapján adja meg a helyiségnevet, a helyiségelrendezést, a foglalástípust, a helyiségszolgáltatásokat, valamint egyéb foglalási részleteket a területhez. Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki a Portfolió > Helyek > Területek menüpontot. 2. Nyissa meg a területrekordot. 3. Az Általános lapon válassza ki a Foglalható jelölőnégyzetet. 4. Adja meg a részleteket a Foglalás lapon. 5. Aktiválja a rekordot. Foglalás tömeges frissítésének beállítása A tömeges frissítési folyamat segítségével frissítheti a foglalás részleteit egyszerre több foglalható erőforrásnál, a folyamat űrlap elhagyása nélkül. Ezek a foglalható erőforrások lethetnek helyiségek, berendezések vagy járművek. Mielőtt elkezdené Foglalási csoportok beállítása A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki a Kérések > Beállítás > Foglalás tömeges frissítése menüpontot. 2. A Helyiségek lapon adja meg a részleteket. 3. Válassza ki a foglalható helyiségeket, majd kattintson a Frissítés műveletre. 4. Az Eszközök lapon adja meg a részleteket. 5. Válassza ki a foglalható berendezéseket, majd kattintson a Frissítés műveletre. A foglalási csoportok segítségével adja meg azokat a helyiségeket, amelyeket a csoport kezel, valamint a csoport tagjait. A csoportok mentése után minden lefoglalható szoba megjeleníti a kiválasztott csoportot. Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki a Kérések > Beállítás > Foglalási csoport menüpontot. 2. Kattintson a Hozzáadás műveletre. 3. fejezet Foglalások beállítása 11

3. Adja meg a részleteket. 4. Hozza létre a rekordot. Foglalási területcsoportok beállítása Foglalási területcsoport létrehozásához adja meg a foglalható területeket, amelyek a foglalási terület csoport részét képezik. Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. Erről a feladatról Erőforrás-állásidő beállítása 1. A Helyhierarchiában válasszon ki egy épületet és emeletet a foglalási területcsoporthoz. 2. A Hierarchia menüben válassza ki az Új > Foglalási területcsoport menüpontot. 3. Az Általános lapon adja meg a foglalási területcsoport nevét, válassza ki afoglalható elemet, majd válassza ki a foglalási területcsoport területeit. 4. A Foglalás lapon adja meg a részleteket és kattintson a Vázlat létrehozása elemre. 5. Kattintson az Aktiválás elemre. Az erőforrás-állásidő rekordok segítségével adja meg az okot, az időtartamot, valamint az erőforrásokat, amelyek offline állapotba kerülnek. A rekordok aktiválása után módosítsa az érintett foglalásokat. Mielőtt elkezdené A feladat elvégzéséhez alkalmazás adminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. 1. Válassza ki a Kérések > Foglalások kezelése menüpontot. 2. A Kapcsolódó hivatkozások portál szakaszban válassza ki az Adminisztráció > Erőforrás-állásidő menüpontot. 3. Kattintson a Hozzáadás műveletre. 4. Adja meg a részleteket. 5. Hozza létre a vázlatot. 6. Aktiválja a rekordot. Foglalási szabályzatok beállítása A foglalási szabályzatok segítségével adja meg, hogy a jövőben mikor foglalhatók a helyiségek, és mely felhasználók adhatnak meg foglalást a jövőben. Egy cég például foglalási szabályzat rekordok segítségével engedélyezheti az előfoglalást kiválasztott adminisztrációs segédleteken keresztül, mielőtt a helyiségek foglalhatókká válnának az általános felhasználók számára. A foglalási szabályzat rekordok segítségével adott helyiségek kijelölhetők adott felhasználók számára, mint például helyiségek blokkjának biztonságossá tétele adott termékcsapat általi használatra. Miután a szabályzat időtartama letelt, a helyiséget mások is foglalhatják. 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Mielőtt elkezdené Alkalmazásadminisztrátorként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkeznie. Erről a feladatról Adott helyiség foglalási szabályzat rekordjai nem rendelkezhetnek átlapoló időkkel. Csak a megadott felhasználók foglalhatnak a szabályzat időtartamán belül. A Rendelkezésre álló helyiségek szakaszban más felhasználók a helyiségeket a hatályos foglalási szabályzatokkal láthatják. Azonban amikor megpróbálnak egy helyiséget lefoglalni egy hatályos foglalási szabályzattal, egy értesítés jelenik meg, amely szerint a helyiség korlátozott. Ha nincs megadva felhasználó, akkor a helyiségek az összes felhasználó számára rendelkezésre állnak a szabályzat időtartama alatt. Az Aktív vagy Felülvizsgálat folyamatban állapotban lévő foglalási szabályzatok hatályban vannak. A Vázlat állapotú foglalásiszabályzatok nincsenek hatályban. 1. Válassza ki a Kérések > Beállítás > Foglalási szabályzatok menüpontot. 2. Kattintson a Hozzáadás műveletre. 3. Adja meg a részleteket. 4. Hozza létre a rekordot. Megadott keresés megvalósítása foglalási lekérdezéshez A foglalási lekérdezés eredményeinek száma korlátozható. Megadhatja például, hogy a foglalási lekérdezés leállítja-e a feldolgozást 10 eredmény visszaadása után. Az eredmények számának korlátozása csökkenti a foglalási lekérdezés futtatásához szükséges időt. Erről a feladatról A megadott keresés beállításához módosíthatja a kapcsolódó üzleti objektumot és az űrlapot, hogy triavailabilityresultslimitnu mezőt tartalmazzon. Ha a triavailabilityresultslimitnu mező értéke nulla vagy annál kisebb, vagy ha a mező nem létezik, akkor a megadott keresési szolgáltatás le van tiltva. A megadott számú eredmény véletlen sorrendben kerül visszaadásra. 1. Adjon hozzá egy triavailabilityresultslimitnu mezőt a foglalási lekérdezés környezetfüggő üzleti objektumához és tegye közzé az üzleti objektumot. 2. Adja hozzá a triavailabilityresultslimitnu mezőt az űrlaphoz és tegye közzé az űrlapot. 3. A foglalási lekérdezés eredményhalmazának megadásához adja meg az eredmények maximális számát az űrlap mezőjében. 3. fejezet Foglalások beállítása 13

14 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

4. fejezet Helyiségek, berendezés és járművek foglalása Foglalásokat hozhat létre Önmaga vagy más felhasználó számára. Vagy kérheti, hogy valaki más hozzon létre foglalást az Ön számára. Időmegtakarítás érdekében megadhatja a fizetési mód, tárgyalóhely, munkaterület és jármű beállításait. Foglalások A foglalások létrehozásának a felhasználó szerepétől függően számos különféle módja van. A felhasználói szerepek: Kérésközpont szerep, Kapcsolattartási központ ügynöke, Foglaláskoordinátor és Microsoft Outlook felhasználó. Függetlenül a használt módszertől, azok mind ugyanazt az üzletiszabály-készletet aktiválják a foglalási státuszhoz és a munkafeladatokhoz. Foglalás-létrehozási folyamat menete 1. ábra: Különféle típusú foglalások létrehozásának folyamatábrája Foglalási szerepek és példahelyzetek Habár a foglalások létrehozásának különféle módszerei hasonlítanak egymáshoz, a különbségek a foglalási szerepek által használt portálok és folyamatok különbözőségéből adódnak. Szerep Kérésközpont szerep Példahelyzet A szerep bejelentkezik a Kérésközpont portálba. Ebben az önkiszolgáló példahelyzetben a Kérésközpont szerep létrehoz egy foglalást, megadja a részleteket, és elküldi a foglalást. Az aktív kérés láthatóvá válik az összes Foglaláskoordinátor számára, akik kezelik a foglalható területeket a kért épületben. Szerzői jog IBM 2011, 2015 15

Szerep Kapcsolattartási központ ügynöke Foglaláskoordinátor Microsoft Outlook felhasználó Példahelyzet A szerep bejelentkezik a Kapcsolattartási központ ügynök portálba, és feldolgozza a hívóknak a nem privát helyiségek foglalására irányuló kéréseit. Ebben a gyorssegélyszolgálat példahelyzetben a Kapcsolattartási központ ügynöke válaszol egy hívásra, létrehoz egy foglalást, megadja a hívás részleteit, és elküldi a foglalást a hívó helyett. A szerep bejelentkezik a Foglaláskoordinátor portálba. v v Az első példahelyzet az online foglalási kéréseket dolgozza fel. Ebben a kérés példahelyzetben a Foglaláskoordinátor fogad egy kérést, létrehoz egy foglalást, megadja a kérés részleteit, és elküldi a foglalást a kérő helyett. A második példahelyzet privát helyiségek foglalására irányuló hívói kéréseket dolgoz fel. Ebben a portás példahelyzetben a Foglaláskoordinátor válaszol egy hívásra, létrehoz egy foglalást, megadja a hívás részleteit, és elküldi a foglalást a hívó helyett. Ha az IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager alkalmazás integrálva van az Microsoft Exchange alkalmazással, akkor a felhasználó megnyitja a Microsoft Outlook alkalmazást. Ebben az önkiszolgáló példahelyzetben a felhasználó létrehoz egy foglalást, megadja a részleteket, és elküldi a foglalást. Foglalás létrehozása A foglalás létrehozása aktiválja az alábbi üzleti szabályokat: v Amikor helyiségeket vesz fel a foglalásba a foglalás elküldése előtt, akkor a felvett helyiségek foglalási státusza Kísérleti lesz. Ha a felvett helyiségek továbbra is elérhetőek, amikor elküldi a foglalást, akkor a foglalási státuszuk Kísérleti helyett Elfogadva lesz. v Ha egy helyiségelrendezés előkészítési és visszarendezési időt is tartalmaz, akkor ezeket az időket foglalt periódusként elérhetetlenné kell tenni a foglalás időtartama előtt és után. A helyiség előkészítésére és visszarendezésére munkafeladatok is létrehozásra kerülnek. v Ha élelmezési szolgáltatást is rendelt, akkor egy beszerzési megrendelési rekord is létrejön. v Ha berendezést is foglalt, vagy berendezésszolgáltatást is rendelt, akkor a berendezés ugyanilyen hosszú foglalási időre van foglalva. A berendezés leszállítására és begyűjtésére munkafeladatok is létrehozásra kerülnek. v Ha járműveket foglal, akkor a járműfoglalás ugyanarra a foglalási időtartamra történik. A járművek leszállítására és begyűjtésére munkafeladatok is létrehozásra kerülnek. Foglalás módosítása A foglalás módosítása az alábbi üzleti szabályokat aktiválja: v Amikor helyiségeket vesz fel a foglalásba a foglalás elküldése előtt, akkor a felvett helyiségek foglalási státusza Kísérleti lesz. Ha a felvett helyiségek továbbra is elérhetőek, amikor elküldi a foglalást, akkor a foglalási státuszuk Kísérleti helyett Elfogadva lesz. v Ha egy helyiségelrendezés előkészítési és visszarendezési időt is tartalmaz, akkor ezeket az időket foglalt periódusként elérhetetlenné kell tenni a foglalás módosított időtartama előtt és után. Az eredeti munkafeladatok visszavonásra kerülnek, és új munkafeladatok jönnek létre a helyiség előkészítésére és visszarendezésére. v Ha élelmezési szolgáltatást is rendelt, akkor az eredeti beszerzési megrendelési rekord visszavonásra kerül és egy másik beszerzési megrendelési rekord jön létre. 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Foglalások létrehozása v v Ha berendezést is foglalt, vagy berendezésszolgáltatást is rendelt, akkor a berendezés foglalása is a módosított foglalási időre történik. Az eredeti munkafeladatok visszavonásra kerülnek, és új munkafeladatok jönnek létre a berendezés leszállítására és begyűjtésére. Ha járműveket foglal, akkor a járműfoglalás is a módosított a foglalási időtartamra történik. Az eredeti munkafeladatok visszavonásra kerülnek, és új munkafeladatok jönnek létre a járművek leszállítására és begyűjtésére. Foglalás lemondása A foglalás lemondása az alábbi üzleti szabályokat aktiválja: v Ha egy helyiségelrendezés előkészítési és visszarendezési időt is tartalmaz, akkor az előkészítés és visszarendezés munkafeladatai visszavonásra kerülnek. v Ha lemondja az élelmezési szolgáltatást, akkor a beszerzési megrendelés rekord visszavonásra kerül. v Ha lemondja a berendezést vagy a berendezésszolgáltatást, akkor a berendezés leszállításának és begyűjtésének munkafeladata visszavonásra kerül. v Ha lemondja a járműveket, akkor a jármű leszállításának és begyűjtésének munkafeladata visszavonásra kerül. A naptár segítségével lefoglalhatja a szabad tárgyalóhelyeket, munkaterületeket, berendezéseket és járműveket. Ha egy élelmezési vagy berendezésszolgáltató hozzá van rendelve a tárgyalóhelyhez, akkor felvehet egy élelmezési vagy berendezésmegrendelést a helyiségfoglalással. Mielőtt elkezdené Kérésközpont szereppel, kapcsolattartási központ ügynökként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkezni. Microsoft Outlook felhasználóként az IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager alkalmazást integrálni kell a Microsoft Exchange eszközzel. 1. Hozza létre a foglalást. Szerep Kérésközpont szerep Kapcsolattartási központ ügynöke Foglaláskoordinátor (kérés példahelyzet) Foglaláskoordinátor (portás példahelyzet) Microsoft Outlook felhasználó Művelet A Kérés központi portál szakaszban válassza ki a Foglalások > Saját Naptár elemet. A Naptár szakaszban válassza ki a foglalás létrehozási dátumát. Válassza ki a Kérések > Kapcsolattartási központ elemet. A Naptár szakaszban kattintson a Foglalás létrehozása műveletre. Válassza ki a Kérések > Foglalások kezelése menüpontot. A Kérés célja szakaszban, válassza ki az igénylőt. A Naptár szakaszban válassza kia foglalás létrehozási dátumát. Válassza ki a Kérések > Foglalások kezelése > Portás menüpontot. Az új találkozóban vagy tárgyalásban válasza ki az IBM TRIRIGA foglalás elemet. 2. Adja meg a részleteket. 4. fejezet Helyiségek, berendezés és járművek foglalása 17

Szakasz Foglalás célja Kérés célja Igénylő Foglalás részletei Keresési feltétel Válassza ki a felvételi helyet Művelet Válassza ki az igénylőt, aki a foglalási kérést indította, ami lehet például Önmaga vagy egy másik felhasználó. Ha az utóbbi lehetőséget választja ki, akkor az űrlap a Kérés célja szakasz és az Igénylő szakaszt jeleníti meg. Az űrlap akkor jeleníti meg ezt Foglalás célja szakaszthat, haha másik felhasználó választotta ki foglalási delegáltként ezen felhasználó számára. Válassza ki a közvetett igénylő nevét a foglaláshoz. Válassza ki a közvetlen igénylő nevét a foglaláshoz. Adja meg a tárgyat, időtartamot és ismétlődést a foglaláshoz. Helyiség és portás foglalásokhoz azonosítsa a helyiségkeresés feltételeit. Berendezés- és járműfoglaláshoz adja meg a várost, a telephelyet és az épületet a felvételhez. 3. Tekintse meg a rendelkezésre álló helyiségeket, berendezési cikkeket és járműveket. 4. Adjon meg legalább egy helyiséget, berendezési cikket vagy járművet. 5. Mentse el a foglalást. 6. Küldje el a foglalást. Ismétlődő foglalások létrehozása 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2015 Az ismétlődő foglalások lefoglalhatnak területeket, berendezés és élelmezési szolgáltatásokat tárgyalások sorozatához. Ha a kiválasztott terület nem áll rendelkezésre a sorozat minden tárgyalásához, akkor a kiválasztott terület fenntartott állapotba kerül a rendelkezésre álló időpontokban, és megjelennek a kivételek. A rendelkezésre álló alternatív területeket hozzárendelheti a kivételekhez. Erről a feladatról Kézzel hozzárendelheti a rendelkezésre álló helyiséget a kivételhez vagy megadhatja, hogy az IBM TRIRIGA automatikusan rendelje a rendelkezésre álló szobákat a kivételek egy részéhez, vagy az összes kivételhez. Ha az automatikus hozzárendelésnél nincs szabad helyiség a fenntartott állapotban lévővel azonos emeleten, akkor a keresés kiterjesztésre kerül az adott épület többi területére is. Ha ugyanabban az épületben sincs szabad helyiség, akkor a keresés kiterjed az adott ingatlan többi területére. Alapértelmezésben két havi kivétel jeleníthető meg. Módosíthatja a keresés időtartamát az Alkalmazásbeállítások űrlap Foglalási beállítások lapján lévő Kivételellenőrzési időtartam mezőben. 1. A Kérés központi portál szakaszban válassza ki a Saját Naptár elemet. 2. A Naptár szakaszban válassza ki az ismétlődő foglalás kezdőnapját, majd kattintson a Létrehozás elemre. 3. A Helyiségfoglalások űrlap Foglalás részletei szakaszában adja meg a foglalás típusát és tárgyát. 4. Kattintson az Ismétlődés elemre. 5. Az Ismétlődés lapon adja meg az ismétlődés részleteit, majd kattintson az Ismétlődés mentése elemre. 6. A Keresési feltétel mezőben adja meg a helyiség keresési feltételeit. 7. Válasszon ki egy szobát és kattintson a Kiválasztott szobák lefoglalása elemre.

Foglalások kérése 8. Ha a kiválasztott szoba nem szabad az ismétlés összes előfordulásánál, a Kivételek szakaszban, akkor rendelje hozzá a helyiség kivételeket másik helyiséghez, majd kattintson a Hozzárendelések elfogadása elemre. 9. Tekintse át a felülvizsgálat részleteit, majd kattintson a Küldés gombra. Mi a következő lépés? Ha az ismétlődő foglaláshoz kivételek tartoznak, és élelmezési szolgáltatás vagy berendezés szükséges a kivételekhez, akkor ezeket a cikkeket kézzel kell lefoglalni. A naptár nézetben nyissa meg az egyes kivételeket, majd adja meg az élelmezési szolgáltatás és berendezés foglalásokat a kivételekhez. Ha a szerep szerint kéréseket kell küldeni a foglaláskoordinátornak, akkor kérheti a rendelkezésre álló tárgyalóhelyek, munkaterületek, berendezés és járművek foglalását. Mielőtt elkezdené Kérésközponti szereppel kell bejelentkezni. 1. Lépjen a Kérés központi portál szakaszra. 2. Válassza ki a Foglalások > Foglalási kérés menüpontot. 3. Adja meg a részleteket. 4. Hozza létre a vázlatot. 5. Küldje el a kérést. Foglalási beállításokok megadása Időmegtakarítás érdekében megadhatja a fizetési mód, tárgyalóhely, munkaterület, jármű, valamint a delegálások preferenciáit a profilrekordban. Helyiségek, berendezések és járművek foglalásakor ezek a preferált beállítások jelennek meg alapértelmezésben. Delegálások kiválasztásakor a személyek létrehozhatnak foglalásokat a saját naptárukban az Ön számára. Mielőtt elkezdené Kérésközpont szereppel, kapcsolattartási központ ügynökként vagy foglaláskoordinátorként kell bejelentkezni. 1. Kattintson az Üdvözöljük, felhasználónév hivatkozásra. 2. A Beállítások lapon adja meg a preferenciáit. 3. Mentse a rekordot. Példák erőforrások lefoglalására a Microsoft Outlook alkalmazásban Az ABC vállalatnál az IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager integrálva van a Microsoft Exchange és a Microsoft Outlook alkalmazással. A Microsoft Outlook alkalmazásban a felhasználók létrehozhatnak találkozókat és IBM TRIRIGA űrlapok használatával lefoglalhatnak céges erőforrásokat. A céges erőforrások lehetnek helyiségek, munkaterületek, catering, felszerelések (például kivetítő) és videókonferencia. IBM TRIRIGA 4. fejezet Helyiségek, berendezés és járművek foglalása 19

felhasználói szerepüktől függően a felhasználók kezelhetik a közös és a privát erőforrások foglalásait saját részükre vagy a cég más alkalmazottai részére. Gyors találkozó foglalás létrehozása a Microsoft Outlook alkalmazásban A Microsoft Outlook felhasználók, akiknek gyorsan le kell foglalniuk egy helyiséget, egyszerűen beállíthatnak egy találkozót, kiválaszthatják a résztvevőket, lefoglalhatják a helyiséget, és elküldhetik a foglalási információkat a résztvevőknek. A felhasználók általában tudják, hogy mely helyiséget kell lefoglalniuk, és nincsenek egyéb erőforrásokra, például ennivalóra vagy berendezésre vonatkozó követelmények. Háttér Anita egy Microsoft Outlook felhasználó, akit megkért a felettesen, hogy találjon egy szabad helyiséget egy azonnali találkozóhoz. Ismeri a Nagykörúton található épület helyiségeit, és a Zöld termet akarja lefoglalni egy egyórás találkozóhoz. 1. lépés: A találkozó létrehozása Anita megnyitja a Microsoft Outlook alkalmazást, megnyit egy új találkozót, és megadja a találkozó időpontját. Az Ütemezési segédben megadja a résztvevőket és felveszi a Zöld termet mint résztvevőt. A Microsoft Outlook találkozó folyamat megkeresi a Zöld terem elérhetőségére vonatkozó információkat az IBM TRIRIGA környezetben. 2. lépés: Helyiség kiválasztása Anita ellenőrzi az elérhetőség nézetben, hogy mikor szabad a Zöld terem. A helyiség elérhetőségét megnézheti GANTT diagramként vagy grafikus felületként. Ha a Zöld terem szabad a megadott időpontban, akkor kiválasztja a helyiséget. Ha a Zöld terem nem szabad, akkor elcsúsztatja a kezdés és a befejezés időpontját, és úgy választja ki a helyiséget. 3. lépés: Találkozó elküldése Anita elküldi a meghívást a találkozóra. Ha díja van a helyiség használatának, akkor megadja a fizetésre vonatkozó részlete, és elküldi az információkat. A Microsoft Outlook felveszi a találkozót Anita Microsoft Outlook calendar naptárába és elküldi a meghívókat a résztvevőknek. A TRIRIGA Workplace Reservation Manager létrehoz egy foglalás rekordot az IBM TRIRIGA környezetben és felveszi a foglalást Anita Saját naptár portáljára. Anitának nem kell csinálnia semmit az IBM TRIRIGA foglalással. Továbbra is a Microsoft Outlook alkalmazásban kezelheti a találkozót. Helyiségek és szolgáltatások lefoglalása a Microsoft Outlook alkalmazásban Egy nemzetközi cégnél egy találkozóhoz több konferenciaterem lefoglalására is szükség lehet, eltérő földrajzi helyeken. Minden helyszínen más vállalati erőforrásokra is szükség lehet, például élelmezési szolgáltatásra vagy a kiválasztott termek berendezésére. A Microsoft Outlook szoftverben a feljogosított felhasználók a saját megadott feltételeik alapján megkereshetik a rendelkezésre álló erőforrásokat az IBM TRIRIGA foglalási űrlap használatával. A felhasználók általában nem tudják, melyik helyiségek szabadok, és össze kell hasonlítaniuk a szobákat, hogy tudják, melyeket válasszák. 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Háttér Anita a Microsoft Outlook egy felhasználója, akinek két teremre van szüksége, élelmezési és berendezési szolgáltatással. A következő héten tartandó négy órás találkozóra szeretne időpontokat egyeztetni. A találkozóra 10 ember hivatalos Dallasból és 5 ember a londoni irodából. A találkozóhoz egy számítógépes kivetítő és odaszállított élelmiszer szükséges mind a két helyszínen, valamint egy behívásos szám és egy videokonferencia-url. Az Anita számára a rendszergazda által beállított adminisztrációs jogosultság lehetővé teszi, hogy a részleg minden dolgozójának lássa a találkozóit és ilyeneket létre is hozhasson számukra. 1. lépés: A találkozó létrehozása Anita megnyitja az Microsoft Outlook szoftvert azért, hogy lássa a kívánt résztvevők időpontjait. Létrehoz egy találkozó időpontot, és társítja ehhez a találkozó Microsoft Word napirendjét. 2. lépés: Helyiség keresése Anita kiválasztja az IBM TRIRIGAFoglalás beállítását az IBM TRIRIGA foglalási űrlap beállításához a Microsoft Outlook találkozóknál. Kiválasztja a dallasi fő vállalati létesítményt. Elindít egy helyiségkeresést, a következő szolgáltatási feltételekkel: v Találkozó dátuma az Microsoft Outlook időpontból v A találkozó időtartama v Résztvevők száma: 10 v Helyiségelrendezés: Kerekasztal v Élelmiszer van: Igen v Hálózati kapcsolat: Igen v Telefonkonferencia: Igen v Videokonferencia: Igen v Hagyományos tábla: Igen 3. lépés: A helyiség eredmények áttekintése Miután Anita megadta a dallasi iroda keresési feltételeit, a keresési eredményeknél három helyiséget lát lista nézetben. A Narancssárga termet ismeri, de a másik kettőt is megnézi, hogy biztos legyen benne, alkalmasak a találkozóra. Kiválasztja a Zöld termet és megnézni a helyiség képeit. A Zöld terem grafikus ábráján az alaprajzot látja. 4. lépés: A helyiség eredmények összehasonlítása Anita úgy gondolja, hogy a Zöld terem taláán kicsit kicsi a találkozóra, úgyhogy megnézi a Kék termet is. Hogy könnyebb legyen a döntés, az összehasonlítási nézetet választja, így mind a három terem jellemzőit egyszerre látja. 5. lépés: A helyiség kiválasztása az első helyszínen Anita úgy dönt, hogy a Narancssárga termet foglalja le, mert azt már ismeri. Amikor lefoglalja, a TRIRIGA Workplace Reservation Manager próbaképpen lefoglalja a helyiséget, miközben Anita a találkozó egyeztetésének többi részét végzi. A próbafoglalás megakadályozza, hogy más alkalmazottak ugyanakkor lefoglalják ugyanazt a helyiséget. A TRIRIGA Workplace Reservation Manager hozzá is adja a kiválasztott helyiséget az Microsoft Outlook rendelkezésre álló nézetéhez. 4. fejezet Helyiségek, berendezés és járművek foglalása 21

6. lépés: A helyiség kiválasztása a második helyszínen Anita megkeresi, átnézi, összehasonlítja és kiválasztja a londoni helyszínen is a helyiséget. A TRIRIGA Workplace Reservation Manager hozzáadja a kiválasztott helyiséget a Microsoft Outlook rendelkezésre álló nézetéhez. 7. lépés: Erőforrások hozzáadása az első helyiséghez Anita rájön, hogy a Narancssárga terembe további berendezésekre lesz szüksége. A számítógépes kivetítő nem tartozik a helyiség alapfelszereltségébe. Megnyitja a teremfoglalás berendezésmegrendelési nézetét, és kiválaszt egy rendelkezésre álló kivetítőt. Élelmezési szolgáltatásra is szüksége lesz, ebédet és rágcsálnivalókat is szeretne a konferenciaterembe kérni. Megnyitja az élelmezési megrendelés nézetet, itt láthatók az elérhető ételszállítási lehetőségek. Kiválaszt egy élelmezési szolgáltatót és egy menüsort, majd ellenőrzi a szolgáltatási időket és a költségeket. 8. lépés: Erőforrások hozzáadása a második helyiséghez Anita számítógépes kivetítővel és élelmezési szolgáltatással egészíti ki a londoni helyiség foglalását. A TRIRIGA Workplace Reservation Manager kezeli az időzóna-eltéréseket. 9. lépés: Találkozó elküldése Anita elküldi a Microsoft Outlook találkozó meghívóját. Átnézi a teremhasználati, felszerelési, étkezési díjakat, illetve az esetleges egyéb helyiségelrendezési költségeket. Megadja a költségek fizetésére használandó számlakódot. A TRIRIGA Workplace Reservation Manager feldolgozza a Microsoft Outlook találkozót: v Az erőforrások kísérleti foglalási állapota véglegesen elfogadottra vált v A helyiség előkészítési és visszarendezési munkálataira létrejön egy munkafeladat v Létrejön egy munkafeladat a berendezés odaszállítására és begyűjtésére v Létrejön egy beszerzési megrendelés az élelmezési szolgáltatásra 10. lépés: Foglalás megerősítése A találkozó előre megadott időpontja előtt Anita kap egy e-mailt arról, hogy erősítse meg, még mindig érvényes az időpont. A levél tartalmazza azt is, mit kell tennie, hogy közvetlenül az e-mailből válaszolhasson. Ennek keretében gombok megnyomásával jelölheti, hogy megerősíti vagy lemondja a foglalást. Anita megerősíti a foglalást. 11. lépés: Helyiségek felszabadítása, ha a találkozó korábban végződik A találkozó nem tartott a megadott négy óráig, így Anita megnyitja az Microsoft Outlook foglalást és egy gombra kattintva jelzi a IBM TRIRIGA Foglalás beállításánál, hogy a foglalás korábban véget ért. A korábbi kijelentkezés felszabadítja a helyiséget, így az mások számára foglalhatóvá válik. 12. lépés: A felmérés érkezése A találkozó lezárulta után Anita egy elégedettségi felmérést kap, amelyben a foglalási folyamatról és a tapasztalatokról mondhat véleményt. 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Munkaterület lefoglalása a Microsoft Outlook alkalmazásban Lehet, hogy a cégen belül más helyre utazó alkalmazottaknak le kell foglalniuk egy munkaterületet használatra, amíg a másodlagos helyen vannak. A Microsoft Outlook rendszerben a felhasználók megkereshetik és lefoglalhatják a rendelkezésre álló munkaterületeket az általuk megadott feltételek alapján az IBM TRIRIGA foglalási űrlap segítségével. Háttér Sam úgy tervezi, Dallasba utazik egy, a Grand Avenue-i épületben tartandó fontos találkozóra. Szeretne lefoglalni egy munkahelyet, hogy ameddig ott van, onnan is dolgozni tudjon. Tudja, hogy a munkaterületeket le kell foglalni, és hogy egy alkalmazott csak olyan munkaterületet foglalhat, amely megfelel az ő funkcionális szerepének. 1. lépés: A találkozó létrehozása Sam megnyitja az Microsoft Outlook alkalmazást és abban egy új találkpzót. Megadja az találkozó adatait, illetve hogy mikor tervez a Grand Avenue-n lenni. 2. lépés: Munkaterület keresése Sam megnyitja az IBM TRIRIGA foglalási űrlapját a Microsoft Outlook találkozóknál, és megadja, hogy munkaterületet keres. 3. lépés: Munkaterület kiválasztása Kiválasztja a Grand Avenue-n található épületet helyként. Átnézi az adott időablakban szabad, és az ő funkcionális szerepéhez elérhető munkaterületeket. Kiválaszt és lefoglal egyet. A TRIRIGA Workplace Reservation Manager hozzáadja a kiválasztott munkaterületet az Microsoft Outlook rendelkezésre álló nézetéhez. 4. lépés: Bejelentkezés a munkaterületre A TRIRIGA adminisztrátor úgy állította be a Sam által lefoglalt munkaterületet, hogy a felhasználónak a foglalás kezdő időpontja előtt be kell jelentkeznie a munkaterületre. Sam e-mail emlékeztetőt kap a bejelentkezés szükségességéről még a foglalás kezdő időpontja előtt. A levélben található hivatkozásra kattintva aktiválja a bejelentkezési műveletet. 5. lépés: Kijelentkezés a munkaterületről Amikor Sam végzett a munkaterületen, megnyitja a foglalást az Microsoft Outlook rendszerben és kiválasztja a kijelentkezés műveletet. Ha Sam ezt nem teszi meg, akkor a rendszer kijelentkezteti a foglalás végén. Példák erőforrások lefoglalására az IBM TRIRIGA termékben Az ABC vállalatnál az IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager integrálva van a Microsoft Exchange és a Microsoft Outlook alkalmazással. A felhasználói szerepüktől függően a felhasználók kezelhetik a közös és a privát céges erőforrások foglalásait saját részükre vagy a cég más alkalmazottai részére. A céges erőforrások lehetnek helyiségek, munkaterületek, catering, járművek, felszerelések (például kivetítő) és videókonferencia. Közös erőforrások lefoglalása az IBM TRIRIGA termékben Az IBM TRIRIGA Kérésközpont felhasználói, akiknek közös céges erőforrásokat kell lefoglalniuk, az IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager használatával végezhetik el 4. fejezet Helyiségek, berendezés és járművek foglalása 23