MS Excel 2010 újdonságok Továbbfejlesztett menüszalag Az elsőként az Excel 2007 programban bevezetett menüszalag használatával egyszerűen hozzáférhet a parancsokhoz és szolgáltatásokhoz, amelyek korábban bonyolult menükbe és eszköztárakba rejtve voltak elérhetők. Bár az Excel 2007 programban lehetőség volt a gyorselérési eszköztár testreszabására, a menüszalaghoz nem lehetett saját lapokat és csoportokat adni. Az Excel 2010 programban azonban már egyéni lapokat és csoportokat is létrehozhat, valamint a beépített lapokat és csoportokat átnevezheti, illetve átrendezheti. WHAI Hungária Oktató és Továbbképző Intézet, 1062 Budapest, Bajza utca 24. Tel.: (1) 4 880 880, Fax: (1) 4 880 881, e-mail: info@whai.hu www.whai.hu Nyilvántartási szám: 01-0045-05, Akkreditációs lajstromszám: AL-0583, KSH: 12885134-8559-113-01
Microsoft Office Backstage nézet A Fájl fülre kattintva megnyithatja a Backstage nézetet, amelyben számos egyéb lehetőség között új fájlokat hozhat létre, meglévő fájlokat nyithat meg, ezeket mentheti, védelemmel láthatja el, megtekintheti és kinyomtathatja, valamint megváltoztathatja az Excel beállításait. Munkafüzet-kezelő eszközök Az Excel 2010 számos eszközt kínál a tartalom kezeléséhez, védelméhez és megosztásához. Korábbi verziók helyreállítása: Mostantól lehetőség van a fájlok mentés nélkül bezárt verzióinak helyreállítására. Ez akkor hasznos, ha elfelejti manuálisan menteni a fájlt, ha olyan módosításokat ment, amelyekre nincs szükség, vagy ha egyszerűen a munkafüzet egy korábbi verziójához szeretne visszatérni. Védett nézet: Az Excel 2010 alkalmazásban védett nézet található, amely abban segíti, hogy alaposabban tájékozódjon, mielőtt a számítógépet esetleges biztonsági résnek teszi ki. Az internetes forrásból származó dokumentumok alapértelmezés szerint védett nézetben jelennek meg. Ha ez történik, az üzenetsávon egy figyelmeztetés és a szerkesztés engedélyezésére vonatkozó beállítás jelenik meg. Megadhatja, hogy mely források esetén használja a rendszer a védett nézetet. Megadhat továbbá fájltípusokat is, amelyeket a rendszer a származási helytől függetlenül a védett nézetben nyit meg. Megbízható dokumentumok: A Megbízható dokumentumok funkció az aktív tartalmat (például makrót vagy adatkapcsolatokat) tartalmazó munkafüzetek és egyéb dokumentumok megnyitását hivatott leegyszerűsíteni. Miután megerősítette, hogy a munkafüzetben található aktív tartalom biztonságosan engedélyezhető, nem kell többé megismételnie a megerősítést. Az Excel 2010 megjegyzi, hogy melyek a 2
megbízható munkafüzetek, így azokat nem kell ismét elfogadnia a későbbi megnyitások alkalmával. Adatlisták gyors és hatékony összehasonlítása Az Excel 2010 új szolgáltatásai (például az értékgörbék és a szeletelők), valamint a kimutatások és további meglévő szolgáltatások fejlesztései segítségével szabályszerűségeket és trendeket fedezhet fel az adatokban. Értékgörbék Az értékgörbékkel a cellákba illeszthető kis diagramokkal megjelenítheti a trendeket az adatok mellett. Mivel az értékgörbék a tendenciákat kis helyen jelenítik meg, különösen irányítópultok és más olyan felületek esetében hasznosak, ahol a vállalkozás adatainak pillanatképét egyszerűen érthető formátumban kell megjeleníteni. Az alábbi ábrán például a Trend oszlopban megjelenő értékgörbékre rápillantva azonnal felmérheti az egyes részlegek május havi teljesítményét. Továbbfejlesztett kimutatások A kimutatások használata most már egyszerűbb. A legfontosabb fejlesztések közé az alábbiak sorolhatók: Teljesítménnyel kapcsolatos fejlesztések: Az Excel 2010 verzióban a több szálon futó műveletvégzés gyorsítja az adatbeolvasást, adatrendezést és -szűrést a kimutatások készítése során. Címkék a kimutatásokban: A kimutatásokban már kitölthető címkéket is alkalmazhat. A beágyazott mezők elemfeliratának megjelenítéséhez ismétlődő címkéket is használhat, és erre a kimutatás összes sorában és oszlopában lehetősége van. Továbbfejlesztett szűrés: A szeletelők segítségével egyetlen gombnyomással elvégezheti a kimutatás adatainak gyors szűrését, és további menük megnyitása 3
nélkül figyelemmel kísérheti az alkalmazott szűrőket. A szűrőfelület új keresőmezőjével pedig akár ezernyi vagy milliónyi adat közül is azonnal megtalálhatja a kimutatásban, amit keres. Adatvisszaírás támogatása: Az Excel 2010 alkalmazásban módosíthatja az értékeket az OLAP-kimutatások Értékek területén és visszaírhatja azokat az OLAP-kiszolgálón lévő Analysis Services-kockába. A visszaírási funkciót feltételes módban is használhatja, majd amikor már nincs szüksége rá, visszavonhatja a változtatásokat, vagy mentheti a módosítást. Az adat-visszaírási funkciót bármely olyan OLAPkiszolgálón használhatja, amely támogatja a KOCKA FRISSÍTÉSE utasítást. Az értékek megjelenítése funkció: Az értékek megjelenítése funkció számos új, automatikus számítást tartalmaz, ilyen például a Szülősorösszeg százaléka, a Szülőoszlopösszeg százaléka, a Szülőösszeg százaléka, a Göngyölített összeg százaléka, A legkisebbtől a legnagyobbig rangsorolva és A legnagyobbtól a legkisebbig rangsorolva. A kimutatásdiagram fejlesztései: Egyszerűbb lett a kimutatásdiagramokon végzett munka, például a közvetlenül végzett szűrés vagy a diagram átrendezése a mezők hozzáadása vagy eltávolítása révén. A kimutatásdiagram összes mezőgombját elrejtheti egyetlen kattintással. Szeletelők A szeletelők olyan vizuális vezérlőelemek, amelyekkel gyorsan és hatékonyan lehet szűrni a kimutatások adatait. A szeletelő beszúrása után gombok segítségével adatszegmenseket alakíthat ki, és szűrheti az adatokat, így jelenítheti meg a szükséges elemeket. Ha pedig több szűrőt is alkalmaz a kimutatásban, ezeket nem kell listákban keresnie. A szeletelőn közvetlenül látható, hogy melyik szűrőt alkalmazza. A szeletelők formátumát úgy állíthatja be, hogy illeszkedjenek a munkafüzet formázásához, és egyszerűen újból használhatja azokat más kimutatásokban, kimutatásdiagramokban és kockafüggvényekben. Továbbfejlesztett feltételes formázás 4
A feltételes formázás segítségével kiemelheti az érdekes tartalmú cellákat vagy cellasorokat, illetve szokatlan értékeket, és adatsávok, színskálák, valamint ikonkészletek alkalmazásával jelenítheti meg adatait. Az Excel 2010 a formázás kialakításához még jobb környezetet biztosít: Új ikonkészletek: Az ikonkészletek első alkalommal az Office Excel 2007 verzióban váltak elérhetővé. Az ikonkészletek segítségével különböző adatkategóriákhoz ikonokat jeleníthet meg, tetszőlegesen meghatározott küszöbértéket alapul véve. A magasabb értékek megjelenítéséhez például zöld színű felfelé mutató nyíl, közepes értékekhez sárga oldalirányba mutató nyíl, alacsony értékekhez piros lefelé mutató nyíl ikon társítható. Az Excel 2010 alkalmazásban több ikonkészletet érhet el, többek között háromszögeket, csillagokat és négyszögeket használhat. A különböző ikonkészletek tartalmát tetszőlegesen elegyítheti és egyszerűen elrejtheti az ikonokat például dönthet úgy, hogy csak a magas haszonhoz tartozó ikonokat jeleníti meg, míg a többi ikont elrejti. Még több beállítás az adatsávokhoz: Az Excel 2010 programban az adatsávokat új formázási beállításokkal láthatja el. Az adatsávokra egyszínű kitöltést vagy szegélyeket alkalmazhat, illetve a cellákban jobb oldalra rendezheti az adatsávokat. A negatív értékekhez tartozó adatsávok továbbá a tengely pozitív értékeihez képest az ellenkező oldalon jelennek meg, ahogyan az alábbi ábrán látható. További fejlesztések: A feltételek és az adátumllenőrzési szabályok meghatározásakor a munkafüzet többi lapján szereplő értékekre is hivatkozhat. Pontosabb függvények Az oktatási, mérnöki és tudományos körök felvetéseire adott válaszképpen az Excel 2010 alkalmazás pontosabb statisztikai és egyéb függvényeket kínál. Néhány, már meglévő függvény neve pedig megváltozott, így az elnevezés jobban tükrözi a funkciót. Fejlesztések a pontosság terén: A pontosság növelése érdekében több függvényt optimalizáltak, az Excel 2010 program például a béta és a khi-négyzet eloszlás pontosabb értékeit adja vissza. Konzisztensebb függvénynevek: Egyes statisztikai függvények neve módosult, így a tudományosan elfogadott meghatározással és az Excel többi függvényével is konzisztens lett. Az új függvénynevek pontosabban jellemzik a funkciót is. A régebbi verziókban létrehozott munkafüzetek a névváltozások ellenére is működnek, mivel az eredeti függvények megmaradnak a Kompatibilitás kategóriában. 5
Továbbfejlesztett szűrési lehetőségek A cikk korábbi részében bemutatott szeletelők mellett az Excel 2010 más olyan új funkciókat is tartalmaz, amely megkönnyíti az adatok rendezését és szűrését. Új keresési szűrő: Az Excel táblázataiban, kimutatásaiban és kimutatásdiagramjaiban szereplő adatok szűrésekor egy új keresőmező áll rendelkezésére, amellyel hosszabb listákból is gyorsan kikeresheti a szükséges adatokat. Ha például egy több mint százezer terméket tartalmazó katalógusban egy adott terméket szeretne megkeresni, írja be a keresett khaejezést, és a megfelelő elemek azonnal megjelennek a listában. A nem megfelelő találatok kijelölésének megszüntetésével tovább szűkítheti az eredményeket. Helytől független szűrés és rendezés: Az Exceltáblázatokban az oszlopok tetején található táblázatfejlécek helyettesítik a megszokott munkalapfejléceket, ha hosszú táblázatokat kell görgetnie. Az automatikus szűréskor használt gombok a táblázatfejlécekkel együtt láthatóak maradnak, így gyorsan rendezheti és szűrheti az adatokat anélkül, hogy vissza kellene görgetnie a táblázatot az elejére. Látványosabb munkafüzetek létrehozása Függetlenül attól, hogy mekkora mennyiségű adattal dolgozik, fontos, hogy rendelkezésre álljanak a megfelelő eszközök az ötletek vizuális megjelenítéséhez (például diagramok, ábrák és képernyőképek). Továbbfejlesztett diagramkészítés Az Excel 2010 alkalmazásban egyszerűbben kezelhetők a diagramok. A diagramokkal kapcsolatos fejlesztések: 6
Új diagramábrázolási korlátozások: Az Excel 2010 programban megszűnt az egy diagramban létrehozható adatpontok számának korlátozása, így ennek a számnak már csak a rendelkezésre álló memória mérete szab határt. Ezáltal a felhasználók (különösen a tudományos közösségek tagjai) hatékonyabban jeleníthetik meg és elemezhetik a nagy adathalmazokat. A formázási beállítások gyors elérése: Az Excel 2010 alkalmazásban a diagramelemekre duplán kattintva azonnal megjelenítheti a formázási beállításokat. Diagramelemekre vonatkozó makrók rögzítése: Az Office Excel 2007 programban a diagramok vagy egyéb objektumok formázása közben nem lehetett makrót rögzíteni. Az Excel 2010 alkalmazásban azonban a makrórögzítővel a diagramok és más objektumok formázásának módosítását is rögzíteni lehet. Egyenletek támogatása Az Excel 2010 új egyenletszerkesztő eszközeivel munkalapjaira általános matematikai egyenleteket szúrhat be, vagy akár saját egyenleteket is összeállíthat a matematikai szimbólumok tárának felhasználásával. Az új egyenleteket szövegdobozokban és egyéb alakzatokban is elhelyezheti. E lehetőségeket úgy érheti el, hogy a Beszúrás lap Szimbólumok csoportjában az Egyenlet menügomb melletti nyílra kattint. Több téma Az Excel 2010 alkalmazásban minden korábbinál több téma és stílus közül választhat. Ezek segítségével a munkafüzetek és a Microsoft Office más dokumentumai számára professzionális és egységes megjelenést biztosíthat. A téma kiválasztását követően az Excel 2010 elvégzi a tervezési munkát. A szövegek, a diagramok, a képek, a táblázatok és a rajzolt objektumok a kiválasztott témának megfelelően módosulnak annak érdekében, hogy a munkafüzet minden eleme vizuálisan kiegészítse egymást. Beillesztés előnézettel Az előnézettel támogatott beillesztés segítségével időt takaríthat meg, mivel a tartalmat újra felhasználhatja az Excel 2010 programban vagy más alkalmazásokban. A használatával számos beillesztési beállítás (például Oszlopszélesség a forrásból, Nincs szegély és Forrásformátum megőrzése) előnézetét megtekintheti. Az előnézetben vizuálisan ellenőrizheti, hogy a beillesztett tartalom hogyan fog megjelenni, mielőtt azt ténylegesen beillesztené a munkalapba. Amikor a mutatót a beillesztési beállítások felett mozgatja az előnézet megtekintése érdekében, megjelenik egy menü, amely a környezettől és az újrafelhasználni kívánt tartalomtól függő elemeket tartalmaz. Az elemleírások további információt nyújtanak a megfelelő döntés meghozatalához. 7