OTP ADLAK Adómentes Lakáshitel-támogatás Alapszolgáltatás KÉZIKÖNYV OTP ADLAK alapszolgáltatás - munkáltatói portál www.otpvnt.hu 2017.02.23.
MUNKÁLTATÓK... 3 1. Belépés az internetes portálra... 3 2. Jelszó megváltoztatása... 7 3. Munkáltatói adatok... 8 4. Munkavállalók... 8 4.1. Új munkavállaló rögzítése... 8 4.2. Munkavállaló módosítása... 9 4.3. Munkavállaló lezárása... 10 4.4. Excel export... 11 5. XLSX mintaállomány letöltése... 12 6. Állománybeolvasás... 13 7. Folyósítások... 15 7.1. Ellenőrzés:... 16 7.2. Feladás:... 17 7.3. Törlés:... 18 7.4. Szűrők... 19 8. Utólagos bejelentés... 21 9. Számviteli bizonylatok... 23 10. Folyósítási igazolás... 25 2
MUNKÁLTATÓK 1. Belépés az internetes portálra A portál a www.otpvnt.hu weboldalon érhető el: Az oldal címét beírva megjelenik a portál kezdő oldala, ahol a Bejelentkezés gomb kiválasztásával lehet belépni az OTP ADLAK alapszolgáltatás munkáltatói portálra. 3
Itt adható meg a korábban, a regisztráció során rögzített felhasználó név és jelszó. Azon Partnereinknek, akik 2016-ban és 2017. január hónapban az ADLAK Alapszolgáltatás keretében már utaltak támogatást, a kényelmes kiszolgálásuk érdekében külön nem kell regisztrálniuk, a belépéshez és a Portál használatához szükséges azonosítót és jelszót 2017. február 1-én a legutoljára megadott kapcsolattartói e-mail címre megküldtük. A login kód (felhasználó név) és jelszó megadása után a Belépés gomb megnyomásával léphetünk tovább, 4
A regisztráció során megadott e-mail címre egy egyszeri bejelentkezésre szóló egyedileg generált kódot küldünk, A biztonsági kód megadását követően a küldés gombra kattintva lehet belépni. 5
A belépéshez szükségez kezdeti jelszót meg kell változtatni egy tetszőleges jelszóra. A jelszónak legalább 8 karakter hosszúnak kell lennie és tartalmaznia kell legalább 1 nagybetűt, 1 kisbetűt és 1 számot (pl. JelSzo1234). Az adatok megfelelő kitöltése után a Mentés gombra kattintással a következő felugró ablak igazolja vissza a módosítás sikerességét. A Rendben gomb megnyomásával lehet tovább lépni a Partner kiválasztása oldalra: Ha Ön több munkáltató adatait látja felhasználóként, a további munkához válassza ki azt a munkáltatót, akinek az adataival dolgozni kíván. 6
A kívánt munkáltató a nevére történő dupla kattintással választható ki. OTP ADLAK Adómentes Lakáshitel-támogatási Szolgáltatáscsomag Ha a munkáltatók listájához kíván visszatérni, kattintson a képernyő felső információs sávjában az aktuálisan kiválasztott munkáltató nevére. Egy munkáltató esetén nem jelenik meg a partnerválasztó felület, a meglévő munkáltató automatikusan kiválasztásra kerül. 2. Jelszó megváltoztatása A jelszómódosítás menüpontot kiválasztva bármikor lehetőség van adott login névhez új jelszó megadására. A jelszónak legalább 8 karakter hosszúnak kell lennie és tartalmaznia kell legalább 1 nagybetűt, 1 kisbetűt és 1 számot (pl. JelSzo1234). 7
3. Munkáltatói adatok Itt tekinthetők meg az aktuálisan kiválasztott munkáltatóhoz tartozó adatok: - Név - Adószám - Bankszámlaszám - Székhely - Levelezési cím Módosítás gomb kiválasztását követően az alábbi adatok módosíthatók: - Bankszámlaszám - Székhely - Levelezési cím 4. Munkavállalók Az Ügyintézés / Munkavállalók menüpont alatt van lehetőség új munkavállalók rögzítésére, módosítására, lezárására és a meglévő munkavállalók közti keresésre. 4.1. Új munkavállaló rögzítése Az Új munkavállaló gombra történő kattintással megjelenik a rögzítési felület: 8
A pirossal jelölt mezők kitöltése kötelező! Az Új felvitele nyomógombra kattintással a munkavállaló rögzítése megtörténik: A Rendben nyomógombra kattintással a munkavállalói állomány feladásának visszaigazolása történik. 4.2. Munkavállaló módosítása A módosítandó munkavállaló sorát kijelölve a nyomógomb aktívvá válik a képernyőn: 9
A Munkavállaló módosítása nyomógombra kattintással jelenik meg a módosító felület: A szükséges változtatásokat elvégezve a módosítás gombra kattintva a változtatások megjelennek a felületen. 4.3. Munkavállaló lezárása A felületen lehetőség van az adott munkavállalóhoz tartozó adatok lezárására. A munkavállalók státuszát jelölő Aktív oszlop mutatja, hogy az adott munkavállaló aktív vagy lezárt státuszú. A lezárást a munkavállaló sorát kijelölve a Munkavállaló lezárása nyomógombra kattintással végezhetjük el. A lezárástól az alábbi figyelmeztetés jelenik meg: 10
A lezárás jóváhagyását a Törlés gomb megnyomásával végezhetjük el. Ha egy munkavállalóhoz (egy adóazonosító jelhez) több célszámla szám is tartozik, akkor azok lezárására külön-külön szükség van. 4.4. Excel export Lehetősége van a portál felületen megjelenő munkavállalókat XLS formátumba exportálni. Szűrést követő exportálás esetén csak a szűrési feltételeknek megfelelő munkavállalók kerülnek a listába. Amennyiben a Szűrők mezőben nincs bepipálva az Aktív mező, az exportált táblában az aktív (1) és lezárt munkavállalók (0) is megjelenítésre kerülnek. 11
5. XLSX mintaállomány letöltése OTP ADLAK Adómentes Lakáshitel-támogatási Szolgáltatáscsomag Az Ügyintézés / XLSX mintaállomány letöltése menüpontban letölthető az Excel mintafájl: A letöltött mintaállományok a munkáltatóra vonatkozó egyedi biztonsági elemeket tartalmaznak. Ennek következtében csak az adott munkáltatónál letöltött állományok lesznek érvényesek. Megnyitás, vagy mentés és megnyitás esetén a következő Excel táblázat látható. Megnyitást követően a szerkesztést engedélyezni kell. A mintaállományba minden esetben a munkáltató aktív munkavállalói kerülnek bele. Az xlsx állományban a nem módosítható részek: - név - adóazonosító jel - átutalás célszámla számla - átutalási közlemény Ezen munkavállalói adatok módosítása az Ügyintézés / Munkavállalók menüpontban tehető meg. Kitöltendő mezők: - Összeg (szóköz és írásjelek nélküli szám) - Összesen utalandó (szóköz és írásjelek nélküli szám) 12
6. Állománybeolvasás A kitöltött és elmentett XLSX mintaállomány az Állománybeolvas menü segítségével tölthető fel a portálra: A feltöltés során meg kell adni a kívánt folyósítás dátumát, majd a Tallózás gomb segítségével ki kell választani a korábban kitöltött és elmentett XLSX állományt. A folyósítás időpontja nem lehet korábbi, mint az állomány feladása + 3 banki munkanap és nem lehet későbbi, mint az állomány feladását követő 90. nap. Amennyiben a folyósítás időpontja mezőt nem töltötte ki, a folyósítás a tárgyhónap 20. napján (munkaszüneti nap esetén a következő munkanapon) történik meg. A folyósítás dátumának megadását és az XLSX állomány tallózását követően a Beolvasás gombra kattintva lehet feladni az állományt. A Rendben gombra kattintva a portál átnavigál az Ügyintézés / Folyósítások menüpontra. Itt láthatók az előzőekben feltöltött adatok: 13
Az Ellenőrzés majd a Feladás gomb megnyomásával adható fel a megrendelés. Felhívjuk figyelmét, hogy a Feladás gomb megnyomása nélkül rendelése nem jut el hozzánk, és nem tudjuk azt intézni! A folyósítás feladását követő második munkanaptól a Portálon rendelkezésre áll a számviteli bizonylat. A bizonylaton összesítve szerepel a feladott megrendelésben megjelölt támogatások összege. Ezt az összeget a Bank 11780029-21400089 számú technikai számlájára kell utalni. Az utalás során, a számviteli bizonylaton szereplő bizonylatszámot kell megadni. 14
7. Folyósítások Az Ügyintézés / Folyósítások menüpontban a korábbi Állománybeolvasás során betöltött adatok tekinthetők meg. 15
7.1. Ellenőrzés: A rögzített állomány kiválasztását követően az Ellenőrzés nyomógombra kattintással lehetséges az állomány következő ellenőrzött státuszba helyezése. Amennyiben hibás státuszba kerül a folyósítás egyik eleme: Amennyiben van hibás eleme a feltöltött fájlnak, azt a rendszer jelzi az Összes / hibás címkénél, illetve a Hiba/eredmény megtekintése nyomógomb aktív a felületen: A hiba megtekintése a gombra kattintva érhető el: 16
7.2. Feladás: A már ellenőrzött állományok esetén a Feladás nyomógomb aktívvá válik a felületen. A Feladás gombra kattintva: A sikeres állományfeladást követően az ellenőrzött státusz feladottra vált a felületen. 17
A feladást követően további módosítási lehetősége nincs a felhasználónak. A folyósítás feladását követő második munkanaptól a Portálon rendelkezésre áll a számviteli bizonylat. A bizonylaton összesítve szerepel a feladott megrendelésben megjelölt támogatások összege. Ezt az összeget a Bank 11780029-21400089 számú technikai számlájára kell utalni. Az utalás során, a számviteli bizonylaton szereplő bizonylatszámot kell megadni. 7.3. Törlés: A feltöltött állományok törlésére a következő státuszokban van lehetőség: - rögzített - ellenőrzött - hibás A kijelölt tétel esetén a törlés nyomógombra kattintással egy felugró ablak igazolja vissza a törlés sikerességét: 18
7.4. Szűrők Az adott feltöltött folyósítás egyes tételeiben lehetséges a szűrés név, adóazonosító jel és státusz keresés beállításával is, melynek eredménye a szűrő alatti mezőben jelenik meg. A szűrő eredményében megjelenő munkavállalók közül egy adott sort kijelölve elérhetővé válnak a kapcsolódó funkciógombok: Státusztól függően van lehetőség az adott munkavállalót módosítani, törölni és a hiba eredményét megtekinteni. Módosítás: rögzített, ellenőrzött és hibás státusz esetén lehetséges A munkavállaló adóazonosító jele és a folyósítás összege módosítható: 19
Törlés: rögzített, ellenőrzött és hibás státusz esetén lehetséges Az adott sort kijelölve a törölhető a tétel a folyósítási listából: Hiba eredmény megtekintése: A hibás sorokat az Eredmény oszlopban lévő {+} jelölés mutatja. 20
Hiba eredmény: 8. Utólagos bejelentés Az Ügyintézés menü / Utólagos bejelentés menüpontjára kattintva megjelenik az Utólagos bejelentés rögzítő és lekérdező felület. Amennyiben a Munkáltató a támogatásokat 2017. február 1-ét követően nem a fentiek szerint, hanem közvetlenül a saját számlájáról már elutalta a dolgozók részére, az Utólagos bejelentés menüpontban az utalások utólagosan is megadhatóak. Ez esetben a Bank megvizsgálja, hogy valóban az így bejelentetteknek megfelelően teljesültek-e az utalások. 21
Új bejelentés rögzítése: Az Új felvitel nyomógombra kattintással a képernyőn megjelenik az Utólagos bejelentést rögzítő oldal: Az Új felvitel gombra kattintással a rögzíthetjük utólagos bejelentésünket. Szűrők: A felhasználó név, adóazonosító jel, státusz és forrás alapján szűkítheti a meglévő utólagos bejelentéseket. Lehetséges státuszok: - rögzített - feladott - feldolgozás alatt - jóváhagyott - elutasított Lehetséges források: - migrációs rögzítés - portál rögzítés - üzletági rögzítés. 22
9. Számviteli bizonylatok Az Ügyintézés / Számviteli bizonylatok menüpontjára kattintva megjelenik a Számviteli bizonylatok lekérdező képernyő: A folyósítás feladását követő második munkanaptól a Portálon rendelkezésre áll a számviteli bizonylat. A bizonylaton összesítve szerepel a feladott megrendelésben megjelölt támogatások összege. Ezt az összeget a Bank 11780029-21400089 számú technikai számlájára kell utalni. Az utalás során, a számviteli bizonylaton szereplő bizonylatszámot kell megadni. A Számviteli bizonylatok a szűrők segítségével szűkíthetők tovább, melyek pdf-ben letölthetők, illetve excel táblába exportálhatók. Exportálás Excel táblába: Excel export gomb megnyomásával a menthető le számviteli bizonylatok listája. PDF letöltése: A nyomógombra kattintással a számla megnyitható, illetve letölthető. 23
A bizonylatokhoz analitika is rendelkezésre áll, mely a kijelölt számviteli bizonylat alatt jelenik meg tételesen: Az Excel Export nyomógomb segítségével az analitika is külön exportálható. 24
10. Folyósítási igazolás Az Ügyintézés / Folyósítási igazolás menüpont alatt tekinthetők meg és tölthetők le a folyósítási igazolások. A folyósítási igazolás minden év január 31-ig kerül kiállításra az azt megelőző évben folyósított támogatásokról. Az kívánt év dátumára történő dupla kattintással nyithatjuk meg vagy menthetjük le a dokumentumot. Megnyitás esetén a következő dokumentum látható az adott évre vonatkozó adatokkal kitöltve. 25