PENCART ZRT. Egyszerű számlázó program kezdő vállalkozások részére Használati útmutató
Tartalomjegyzék Bevezetés... 2 1. A számlázó program telepítése, regisztrálása, rendszerkövetelmények... 3 2. Funkciók ismertetése... 6 Beállítások (4. kép)... 6 Vevők kezelése (5. kép)... 7 Termékek, szolgáltatások kezelése (7. kép)... 8 Számla készítése (9. kép)... 10 Elkészített számlák listája (11. kép)... 11 Kilépés a programból... 12 1
Bevezetés A Pencart Zrt. által forgalmazott egyszerű számlázó program azzal a céllal készült, hogy a kezdő vállalkozások kis befektetéssel jussanak hozzá egy olyan szoftverhez, amivel az értékesített termékeikről, illetve szolgáltatásaikról egyszerűen tudnak számlát készíteni. A program rövid ideig tartó megismerése után a számlázás nagyon egyszerűen és gyorsan megoldható. A program képes arra, hogy a vevőink adatit felvigyük, és tároljuk, illetve hogy terméket és szolgáltatásokat rögzítsünk, amelyeket később a számla készítésénél fel tudunk használni. Ebben az esetben egy számla elkészítése valóban csak másodperceket vesz igénybe. Lehetőség van arra is, hogy úgy készítsünk számlát, hogy a számlán feltüntetett vevő, illetve a termékek a számla készítése közben kerülnek beírásra, ebben az esetben nem használjuk a már rögzített adatokat. A következő pontokban részletes leírást találunk a program felépítéséről és használatáról. 2
1. A számlázó program telepítése, regisztrálása, rendszerkövetelmények Ahhoz, hogy a futtatni tudjuk a számlázót, rendelkeznünk kell a Microsoft Windows (XP, Vista, 7) operációs rendszerrel. Hardver követelmények nincsenek, amelyik számítógépen a felsorolt operációs rendszerek megfelelően futnak, az megfelel a program futtatásához is. Rendelkeznünk kell továbbá egy bármilyen típusú A4-es nyomtatóval, ami megfelelően van telepítve a számítógépre. A szoftver telepítéséhez a szamlazo_install.exe állományt kell futtatni a számítógépen. A telepítés könnyen elvégezhető a telepítő varázsló segítségével. Első lépésként a telepítés helyét kell meghatározni. Ez alapértelmezésben a C:\Számlázó program, amit szükség szerint megváltoztathatunk. A következő lépésben a Start menü mappáját választhatjuk ki, illetve megtarthatjuk az alapértelmezést is ( Számlázó program ). A következő lépésben választhatjuk, hogy a telepítő hozzon létre parancsikont az asztalon. A telepítés befejezéséhez a Telepítés gombra, majd a Befejezés gombra kell kattintani. A számlázó programot a szamlazo.exe file futtatásával tudjuk elindítani a telepített mappából, illetve A program indítása után meg kell adni egy bejelentkezési jelszót, aminek helyes megadása után megkezdhetjük a program használatát. A jelszó alapértelmezés szerint demo, ami megváltoztatható a Beállítások funkció alatt (lásd. Beállítások ismertetése). A jelszó beírása után az 1. képen látható ablak jelenik meg, abban az esetben, ha még nem regisztrálta a programot. 3
1. kép A program próba változatban fog futni mindaddig, amíg a regisztrálást el nem végezzük. Ez azt jelenti, hogy bármilyen funkciót kipróbálhatunk, minden kötelezettség nélkül. A regisztrációhoz szükséges egy regisztrációs kód, ami a szoftver vásárlásakor kapott számlán lesz megtalálható. A regisztrációt a Regisztráció gomb megnyomásával kezdeményezhetjük. A gomb megnyomásakor a 2. képen látott ablak fog megjelenni, ahol meg kell adni a regisztrációs kódot, illetve elolvasni és elfogadni a végfelhasználói licencszerződést. A regisztráció befejezéséhez a Regisztrálni akarom gombot kell megnyomnunk. A regisztráció sikerességéről illetve sikertelenségéről egy felugró ablak tájékoztat. Sikeres regisztráció esetén a vásárláskor megadott céginformációk (cégnév, adószám) rögzítésre kerülnek, és a próba verzió alatt kiállított számlák törlődnek. 4
2. kép Az ablakot bezárva a 3. képen látható ablakba jutunk vissza, de a Regisztráció gomb már nem fog látszódni. 5
2. Funkciók ismertetése A sikeres regisztráció után a 3. képen látható ablak jelenik meg minden alkalommal, amikor a programot futtatjuk. Ez az ablak a program fő ablaka, amely tartalmazza az összes elérhető funkciót. Beállítások (4. kép) 3. kép A program használatát a Beállítások gomb megnyomásával érdemes kezdeni, hiszen itt tudjuk beállítani a saját vállalkozásunkra vonatkozó adatainkat. A következő beállítások érhetőek el: - Cég neve (nem változtatható, a regisztráció során rögzített) - Címadatok - Adószám (EU adószám is, a regisztráció során rögzített) - Bank adatok (bankszámlaszám) - Elérhetőségek (Telefon, e-mail cím, internetes oldal címe) - Jelszó megváltoztatása (emlékeztető szöveggel, ami a bejelentkezéskor kérhető) - Kinyomtatott számlák példányszáma - A cég logója, ami megjelenik a számla fejlécében 6
4. kép A módosításokat a Mentés gomb megnyomásával véglegesíthetjük, illetve a Mégsem gomb megnyomásával mentés nélkül zárhatjuk be az ablakot. Vevők kezelése (5. kép) A Vevők gomb megnyomásával tudunk rögzíteni vevőket, partnereket, akiknek később számlát tudunk készíteni, illetve törölhetjük azokat, amelyekre már nem lesz szükségünk. 5. kép 7
Az Új vevő felvétele gomb megnyomásával egy újabb ablakban rögzíthetjük a vevőnk adatait (6. kép). A Módosítás gomb megnyomásával ugyanezt az ablakot hívhatjuk elő, egy a listából kiválasztott vevő adatainak módosításához. 6. kép A mentés gombbal menthetjük, a mégsem gombbal elvethetjük a módosításokat, illetve az új vevő felvitelét. Az Ablak bezárása gombbal bezárhatjuk a vevők karbantartását. Termékek, szolgáltatások kezelése (7. kép) 7. kép 8
A Termékek, szolgáltatások gomb megnyomásával tudunk új terméket, szolgáltatást rögzíteni, illetve a már rögzítetteket módosítani, törölni. Új termék, szolgáltatás felvitelét az Új felvétele gomb megnyomásával kezdeményezhetünk. Ezt az ablak fog megjeleni akkor is, ha a Módosítást választjuk a már rögzített sorokon (8. kép). A felvitelnél megadhatjuk: 8. kép - A termék nevét - Cikkszámát, amit kézzel adunk meg, nem a program tölti ki automatikusan - VTSZ/SZJ szám, ami a termékhez illetve szolgáltatáshoz kötődik - Mennyiségi egységet (Db, kg, L,stb.) - Az ÁFA mértékét - Nettó árat, ebből automatikusan számolódik a Bruttó ár az ÁFA mértékének megfelelően - Bruttó árat, ha a Bruttó árat adjuk meg, akkor a Nettó ár fog automatikusan számolódni - Megjegyzést, ami megjelenik a számlán a felvitt tételsorban Az új termék, illetve szolgáltatás felvitelét, módosítását a mentés gombbal rögzíthetjük. A mégsem gombot választva mentés nélkül léphetünk ki a felvitelből, módosításból. A Keresés mezőt tudjuk használni arra, hogy a rögzített adatokban keresni tudjunk. Mint a vevőknél is, keresni csak a megnevezésekre lehet, azok kezdő karakterüktől, és a keresés kis- és nagybetű érzékeny. Tehát a próba terméket csak abban az esetben találjuk meg, ha a keresőben is így adjuk meg, illetve kezdjük el begépelni (pl.: pró ). A termékek és szolgáltatások kezeléséből az Ablak bezárása gombbal tudunk kilépni. 9
Számla készítése (9. kép) A számlakészítést a program fő ablakán található Új számla készítése nyomógomb megnyomásával kezdhetjük el. A számla több módon is készülhet: a.) Felhasználhatjuk a már rögzített adatainkat (Vevő, Termékek), illetve a számlakészítés közben rögzítjük azokat. Ebben az esetben a vevő név mező melletti gombra kattintva ki tudjuk választani a már felvitt vevők közül azt, akinek a számla készül, de ebben az ablakban fel is rögzíthetjük, így később már nem kell a felvitellel törődni (lásd.: Vevők kezelése pont). Ezzel a módszerrel élhetünk a tételek felvitelénél is. A tétel sorában a cikkszám vagy a megnevezés cellában kattintva a megjelenő gombot választva, ki tudjuk választani a kívánt terméket, illetve rögzíthetünk is termékeket azonnal (lásd.: Termékek, szolgáltatások kezelése pont). A termék kiválasztása után a termék árát át is tudjuk írni (Nettó ár cella átírásával), illetve kedvezményt is tudunk biztosítani (Kedvezmény cella kitöltésével). b.) Készíthetünk úgy is számlát, hogy figyelmen kívül hagyjuk a már rögzített adatokat, és a megfelelő mezőket kézzel töltjük ki. Ezek a mezők lehetnek a vevő adatai (Név, címadatok, Adószám), illetve a termékek adatai (Cikkszám, Megnevezés, VTSZ/SZJ, Mennyiségi egység, ÁFA, Nettó ár), amelyeket a megfelelő cellák kitöltésével rögzíthetünk a készülő számlához. Új tételt a számlára az Új sor gomb megnyomásával vihetünk fel. A számla elkészítéséhez még be kell állítanunk a fizetés módját (Készpénz, Átutalás), a teljesítés dátumát és a fizetési határidőt (Átutalásos fizetési módnál). 9. kép A számla nyomtatási képét a Nyomtatás gomb megnyomásával tudjuk megjeleníteni (10. kép). A nyomtatási kép ablakában lehetőségünk van az azonnali nyomtatásra ( Nyomtatás (F10) gomb), a nyomtató beállítására ( Nyomtató beállítás gomb), több oldalas számla esetén a lapozásra ( Lapozás gomb), illetve a dokumentum nézetének (Kicsinyítés, Nagyítás, Általános nézet, Lapszélesség, Teljes lap) beállítására ( Méret gomb). 10
10. kép Fontos!!! Ha a számlát nem nyomtatjuk ki (tehát a Kilépést választjuk a nyomtatási képen, anélkül, hogy kinyomtattuk volna a számlát), és a számla készítés ablakát is bezárjuk (7. kép, Ablak bezárása ), akkor az előkészített számlánk elveszik! Elkészített számlák listája (11. kép) Lehetőségünk van a már elkészített, kinyomtatott számlák megtekintésére, ha a program fő ablakában a Számla lista funkciót választjuk. 11. kép 11
Új számla készítését ebben az ablakban is kezdeményezhetjük ( Új számla készítése gomb), az elkészítés módja megegyezik a már ismertetett módszerrel. A listából egy kiválasztott számlán a következő funkciókat érhetjük el: - Megtekintés : A számla készítésénél már látott ablak jelenik meg, de az adatok módosítására nincs lehetőség. - Másolat nyomtatása : A számlázásnál ismertetett nyomtatási kép jelenik meg, a kiválasztott számla másolatával. - Stornó : A számlázásnál ismertetett nyomtatási kép jelenik meg, a kiválasztott számla stornó számlájáról. - Helyesbítő számla : A számlázásnál ismertetett nyomtatási kép jelenik meg, a kiválasztott számla helyesbítő számlájáról. Ez alapértelmezés szerint 0 Ft-os számla. Az így létrehozott helyesbítő számla (még kinyomtatás előtt) módosítható, a számla listán kiválasztva, és a Megtekintés gombot megnyomva. Ebben az esetben a tételsorok között meg tudjuk változtatni a Mennyiség mező, illetve a Nettó egységár mező értékét. A számla listán, nyomon tudjuk követni, hogy melyik számlához készült stornó vagy helyesbítő számla. A listában a Stornó/Helyesbítő oszlopban látható: - az eredeti számlánál a stornó vagy helyesbítő számla száma - a stornó és helyesbítő számláknál pedig az eredeti számla száma, amiből készült. A számlák listáján a nyomtatva oszlopban akkor látszik a pipa, ha az ténylegesen ki is lett nyomtatva. A program fő ablakába az Ablak bezárása gomb megnyomásával juthatunk vissza. Kilépés a programból A programból a fő ablakban található Program bezárása gomb megnyomásával tudunk kilépni. 12