Simontornya Város Önkormányzata Képviselő-testületének 27/2009. (III. 16.) számú határozatával jóváhagyott KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (továbbiakban: Kbt.) 6. (1) bekezdésében foglaltak figyelembevételével Simontornya Város Képviselő-testülete a Polgármesteri Hivatal által indított közbeszerzési eljárások vonatkozásában az alábbiakat rendeli el: I. Általános rendelkezések 1. A Szabályzat célja: Simontornya Város Önkormányzata költségvetési kiadásainak ésszerűsítése, a közpénzek felhasználása átláthatóságának és széleskörű nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, és a közbeszerzések során az ajánlattevők esélyegyenlőségének, a verseny tisztaságának biztosítása érdekében a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások helyi szabályozása. 2. A Szabályzat hatálya: E Szabályzat hatálya alá tartoznak Simontornya Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának (továbbiakban: Hivatal) közbeszerzései. A Szabályzat hatálya nem terjed a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésekre. Az azokkal kapcsolatos szabályokat a mindenkor hatályos költségvetési rendelet tartalmazza. 2.1. A Szabályzat hatálya alá tartozó beszerzések: Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzések: árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelése, szolgáltatási koncesszió, valamint tervpályázat (továbbiakban: együttesen közbeszerzések). 3. A Közbeszerzés szervezeti és személyi feltételei: Az Önkormányzat Képviselő-testülete a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzéseivel kapcsolatos feladatok ellátására a szakszerűség és a beszerzések koordinációjának biztosítása végett Előkészítő és Bíráló Bizottságot hoz létre. Az Előkészítő Bizottság a közbeszerzési eljárás során szorosan együttműködik a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval és műszaki ellenőrrel. Ezáltal biztosítottak a Kbt. 8. -ában foglalt feltételek, mely szerint az ajánlatkérő nevében eljáró ill. az eljárásba bevont személyeknek a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük.
II. A Közbeszerzés folyamata 1. A közbeszerzések tervezése, dokumentálása 1.1. Éves összesített közbeszerzési terv 1.1.1. A 2003. évi CXXIX. törvény 5. -a alapján a Hivatal legkésőbb minden év április 15-ig éves összesített közbeszerzési tervet (továbbiakban: Közbeszerzési tervet) köteles készíteni, melynek tartalmaznia kell az adott évben tervezett közbeszerzésekről legalább az alábbi adatokat: a) az eljárás típusa (közösségi értékhatárt elérő, vagy meghaladó mértékű, nemzeti értékhatárt elérő, vagy meghaladó értékű egyszerűsített, egyszerű, tervpályázat). b) a beszerzés tárgya c) mire irányul a közbeszerzési eljárás (árubeszerzés, szolgáltatás, építési beruházás, koncesszió), a tárgy pontos megnevezésével d) a beszerzés becsült összege e) a közbeszerzés indításának tervezett időpontja. 1.1.2. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A Hivatal a beszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás lép fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény, vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is (Kbt. 5. (3) bek.). 1.1.3. A Polgármesteri Hivatal osztályai a közbeszerzési terv elkészítéséhez szükséges 1.1.1. pontban foglalt adatokat legkésőbb tárgy év február 28-ig egységesítés céljából megküldik az Előkészítő Bizottság részére. Az Előkészítő Bizottság március 10-ig egységesíti a beérkezett adatokat és elkészíti az összesített közbeszerzési tervet. 1.1.4. Az éves összesített közbeszerzési tervet és annak módosításait a Képviselő-testület fogadja el. 1.1.5. A Közbeszerzési tervet a tárgyév április 15-ig kell megküldeni a Közbeszerzési Tanácsnak. 1.2. Előzetes összesített tájékoztató 1.2.1. A Kbt. szerint a Hivatal az éves költségvetési rendelet elfogadását követően előzetes összesített tájékoztatót készíthet az adott évre, illetve az elkövetkező legfeljebb 12 hónapra tervezett közösségi, illetve nemzeti értékhatárt elérő, ill. meghaladó alábbi közbeszerzéseiről: a) az összes (a kivételi körbe nem tartozó) szolgáltatás megrendeléséről, b) tervezett építési beruházásainak lényeges jellemzőiről, feltételeiről Az előzetes összesített tájékoztató készítésének célja, hogy adott esetben rövidíthetőek legyenek a Kbt-ben meghatározott ajánlattételi határidők.
1.2.2. Az előzetes összesített tájékoztató elkészítése és közzététele 1.2.2.1.A Polgármesteri Hivatalra vonatkozó előzetes tájékoztatót az Előkészítő Bizottság elkészíti és azt közzéteheti. 1.3. Éves statisztikai összegzés 1.3.1. Az éves statisztikai összegzést - külön jogszabályban meghatározott minta szerint az Ellenőrző Bizottság köteles megküldeni a Közbeszerzések Tanácsának legkésőbb tárgyévet követő év május 31. napjáig. 1.4. A szerződések módosítása, teljesítése 1.4.1. A lefolytatott közbeszerzési eljárás kivéve közvetlen ajánlattételi felhívással induló egyszerű közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés módosítása esetén az Előkészítő Bizottság köteles legkésőbb 5 munkanapon belül a módosításról hirdetményt megjelentetni. 1.4.2. A lefolytatott közbeszerzési eljárás kivéve közvetlen ajánlattételi felhívással induló egyszerű közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítése esetén az Előkészítő Bizottság köteles legkésőbb 5 munkanapon belül a teljesítésről hirdetményt megjelentetni. 2. A közbeszerzési eljárások előkészítése 2.1. A feladatok meghatározása Az Előkészítő Bizottság feladata, hogy a költségvetésben meghatározott beszerzési igény konkretizálása esetén a Képviselő-testület felé írásban igénybejelentést tegyenek a közbeszerzési eljárás lefolytatására. 3. A közbeszerzési eljárások lefolytatása 3.1. A közbeszerzési igény konkrét felmerülése esetén az Előkészítő Bizottság írásban megkeresi a Képviselő-testületet az eljárás lefolytatására. Az Előkészítő Bizottság a munkába bevonhatja a hivatalos közbeszerzési tanácsadót és a műszaki ellenőrt. Megkeresés tartalmazza: a) az eljárás tárgyát, b) a várható bekerülés becsült költségét, c) a szerződéskötés kívánatos idejét, d) adott esetben az eljárás fajtáját. 3.2. Legkésőbb az indító megbeszélésen az Előkészítő Bizottság a közreműködőnek átadja: a) a közbeszerzés tárgyának pontos megnevezését, a dokumentáció részletes műszaki tartalmának meghatározását, b) a szerződéses feltételeket,
c) az alkalmassági követelmények meghatározásához szükséges adatokat. 3.2.1. Amennyiben az adott beszerzés nem szerepel az éves közbeszerzési tervben az Ellenőrző Bizottság javaslatot tesz a Képviselő-testületnek a terv módosítására. 3.3. A közbeszerzési eljárást az Előkészítő Bizottság folytatja le a Kbt. és jelen szabályzat alapján. 3.3.1. Az eljárást megindító ajánlati / ajánlattételi felhívást a Képviselő-testület fogadja el. Az ajánlati dokumentációt a Polgármester, akadályoztatása esetén helyettese írja alá. 3.4. A közbeszerzési eljárással kapcsolatosan keletkezett iratokat a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetve a szerződés teljesítésétől számított 5 évig kell megőrizni. Ha közbeszerzési eljárással kapcsolatosan jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább 5 évig meg kell őrizni az irattárban. III. A Közbeszerzési eljárásban résztvevő bizottságokkal szemben, személyekkel kapcsolatos jogszabályok 1. Az Előkészítő Bizottság (EB) 1.1. Az Előkészítő Bizottság minimum 3 főből áll. Tagjai a pénzügyi osztályvezető és a két műszaki ügyintéző. 1.2. Az Előkészítő Bizottság végzi a Hivatalban az eljáráshoz szükséges feladatokat, amely kiterjed különösen az alábbiakra: - közbeszerzési eljárás előkészítése, - becsült érték meghatározása (külső szakértő is bevonható), - javaslattétel az eljárás fajtájára, - tervezett időpont meghatározása, - dokumentálás, - előterjesztések készítése, - hivatalos közbeszerzési tanácsadóval való kapcsolattartás, - javaslattétel a legalacsonyabb, vagy legkedvezőbb ajánlattételre - az ajánlattételi felhívás pontosítása, - a dokumentáció pontosítása, - bírálati szempontokra javaslattétel, - tervdokumentációk megrendeléséhez szükséges feladatok,
- közbeszerzési éves terv készítése, -előzetes összesített tájékoztató készítése, - éves statisztikai összegzés készítése. 2. A Bíráló Bizottság (BB) 2.1. A Közbeszerzési Bíráló Bizottság létszáma 5 fő. Tagjai az alpolgármester és a négy bizottsági elnök. 2.2. A Bíráló Bizottság minden tagja Kbt. 10. (7) bekezdése alapján köteles összeférhetetlenségi nyilatkozatot tenni, hogy velük szemben a Kbt. 10. -ában foglalt összeférhetetlenség nem áll fenn. A tagokat a közbeszerzési eljárásban való részvételükért díjazás nem illeti meg. 2.3 A Bíráló Bizottság elnöke az alpolgármester. 2.4. A Bíráló Bizottság tagjai egyenlő jogokkal rendelkeznek, javaslatát egyszerű szótöbbséggel hozza meg, a tagok felelőssége egyetemleges. 2.5. A Bíráló Bizottság tagjainak megbízatása a közbeszerzési eljárások előkészítésétől az ajánlattételi/ajánlati felhívás és dokumentáció összeállításától az eredményhirdetéséig tart, de kiterjed az esetleges jogorvoslati eljárásra is. 2.6. A Bíráló Bizottság esetenként a bontást követően ülésezik. A Bíráló Bizottság ülésről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. A Bíráló Bizottság az eljárás során döntést nem hoz, csak javaslatot készít. 3. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó A Kbt. 9. (1) bekezdése alapján a közösségi értékhatárt elérő, vagy meghaladó értékű közbeszerzések esetén, továbbá versenypárbeszéd alkalmazása esetén a nemzeti értékhatárt elérő, vagy meghaladó értékű eljárásba hivatalos közbeszerzési tanácsadót kell bevonni.. A hivatalos közbeszerzési tanácsadói feladatot egyedi megbízással arra kijelölt Ügyvédi Iroda látja el. Az Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzések esetén a közbeszerzési eljárásba független hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonása kötelező. 4 Döntési jogkör 4.1. A közbeszerzési eljárásokban a Képviselő-testület hozza meg a döntéseket. 4.2. Az előkészítő szakaszban a Képviselő-testület dönt az eljárás megindításáról. Ez tartalmazza különösen az alábbiakat: - az eljárás tárgyát, - a várható bekerülési (becsült) költséget,
- az eljárás fajtáját, - a szerződéskötés kívánatos határidejét. 4.3. A Képviselő-testület fogadja el az ajánlati/ajánlattételi felhívást és a hozzá tartozó dokumentációt. 4.4. A Képviselő-testület dönt az eljárás nyertesének személyéről (a BB javaslata alapján), esetleg az eljárás megszüntetéséről. IV. A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos felelősségi rend és belső ellenőrzés 1. A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos belső ellenőrzés 1.1. A Kbt. 308. (2) bekezdésében előírt ellenőrzést a 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet előírásai szerint a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Szabályzatát kell alkalmazni. 1.2. A belső ellenőrzés nem terjed ki a tevékenységben, vagy a végrehajtásban való részvételre. 5. Záró rendelkezések 5.1. Jelen szabályzat 2009. április 1-én lép hatályba, rendelkezéseit a hatályba lépés után indított közbeszerzési eljárásokra kell alkalmazni. 5.2. E szabályzat hatálya lépésével egyidejűleg a 118/2004.(X. 25.) Képviselő-testületi határozata alapján hatályba lépett Közbeszerzési Szabályzat hatályát veszti. polgármester Csőszné Kacz Edit jegyző Bárdos László Mellékletek: 1. sz. melléklet: Fontosabb időpontok 2. sz. melléklet: közbeszerzési értékhatárok 2009. évre.