I. melléklet SZOLGÁLTATÁSRA IRÁNYULÓ KÖZBESZERZÉSI KERETSZERZŐDÉS SZÁM: CDR/TL2/14/2016/L1-L2-L3, 1., 2. vagy 3. TÉTEL 1. Az Európai Unió (a továbbiakban: az Unió) képviseletében eljáró Régiók Európai Bizottsága (a továbbiakban: az ajánlatkérő szerv) képviseletében e keretszerződés aláírása céljából eljáró Kyriakos Tsirimiagos, a C3. osztály (SEDEC szakbizottság) vezetője egyrészről, és 2. [Teljes hivatalos név] [Hivatalos társasági forma] [Cégjegyzékszám, illetve személyazonosító igazolvány vagy útlevél száma] [Teljes hivatalos cím] [Uniós adószám] [amely vállalkozást a közös ajánlatot benyújtó csoport tagjai a csoport vezetésére kijelöltek] ([a továbbiakban együttesen:] a szerződő fél), amelyet e keretszerződés aláírása céljából [a képviselő családi neve, utóneve és beosztása, valamint közös ajánlat esetén a vállalkozás neve] képvisel másrészről, 1
MEGÁLLAPODTAK a szolgáltatásra irányuló közbeszerzési keretszerződések általános és különös feltételeiről és a következő mellékletekről: I. melléklet Kiírási feltételek (hivatkozási szám: CDR/TL2/14/2016, kelt: [dátum]) II. melléklet A szerződő fél ajánlata (hivatkozási szám: [kitöltendő], kelt: [dátum]) III. melléklet Egyediszerződés-minta IV. melléklet Jogi személyekre vonatkozó adatlap V. melléklet Pénzügyi adatlap amelyek e keretszerződés (a továbbiakban: a keretszerződés) szerves részét képezik. A keretszerződés meghatározza a következőket: 1. azon eljárás, amely szerint az ajánlatkérő szerv szolgáltatásokat rendelhet meg a szerződő féltől; 2. az ajánlatkérő szerv és a szerződő fél által e keretszerződés keretében kötendő összes egyedi szerződésre vonatkozó rendelkezések; és 3. a felek e keretszerződés hatálya alatt és után fennálló kötelezettségei. Semminemű egyéb, a szerződő fél által kiadott, e keretszerződés különös feltételei között kifejezetten nem említett dokumentum (végfelhasználói szerződés, általános szerződési feltételek stb.) nem alkalmazandó; ez alól kizárólag a szerződő fél által tett ajánlat jelent kivételt. Az e keretszerződés és a szerződő fél által kiadott dokumentumok közötti ellentmondás esetén minden körülmények között e keretszerződés rendelkezései alkalmazandók, tekintet nélkül a szerződő fél dokumentumaiban foglalt, ezzel ellentétes értelmű rendelkezésekre. 2
TARTALOMJEGYZÉK SZOLGÁLTATÁSRA IRÁNYULÓ KÖZBESZERZÉSI KERETSZERZŐDÉS... 1 TARTALOMJEGYZÉK... 3 I. KÜLÖNÖS FELTÉTELEK... 5 I.1. A rendelkezések elsőbbségi sorrendje... 5 I.2. Tárgy... 5 I.3. A keretszerződés hatálybalépése és időtartama... 5 I.4. A szerződő fél kijelölése és a keretszerződés végrehajtása... 6 I.5. Árak... 6 I.6. Kifizetések... 7 I.7. Számla és bankszámla... 8 I.8. Kapcsolattartási adatok... 8 I.9. Adatkezelő... 9 I.10. A keretszerződés eredményeinek felhasználása... 9 I.11. Bármelyik fél általi felmondás... 10 I.12. Alkalmazandó jog és a jogviták rendezése... 11 II. A SZOLGÁLTATÁSRA IRÁNYULÓ KÖZBESZERZÉSI KERETSZERZŐDÉS ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI... 12 II.1. Fogalommeghatározások... 12 II.2. Közös ajánlat esetén fennálló feladatok és felelősségek... 14 II.3. Elválaszthatóság... 14 II.4. Szolgáltatásnyújtás... 14 II.5. A felek közötti kapcsolattartás... 16 II.6. Felelősség... 18 II.7. Összeférhetetlenség és szakmai érdekellentét... 19 II.8. Bizalmas kezelés... 19 II.9. Személyes adatok feldolgozása... 20 II.10. Alvállalkozó igénybevétele... 22 II.11. Módosítások... 22 II.12. Átruházás... 22 II.13. Szellemitulajdon-jogok... 22 II.14. Vis maior... 27 II.15. Kötbér... 27 II.16. Árcsökkentés... 28 II.17. A keretszerződés végrehajtásának felfüggesztése... 29 II.18. A keretszerződés felmondása... 30 II.19. Számlák, hozzáadottérték-adó és elektronikus számlázás... 32 II.20. Az árak kiigazítása... 33 II.21. Kifizetések és biztosítékok... 34 3
II.22. Visszatérítések... 36 II.23. Visszafizettetés... 37 II.24. Vizsgálatok és ellenőrzések... 38 I. MELLÉKLET... 40 II. MELLÉKLET... 41 III. MELLÉKLET... 42 IV. MELLÉKLET... 46 V. MELLÉKLET... 47 4
I. KÜLÖNÖS FELTÉTELEK I.1. A RENDELKEZÉSEK ELSŐBBSÉGI SORRENDJE Amennyiben e keretszerződés rendelkezései egymásnak ellentmondanak, a következő szabályok alkalmazandók: (a) A különös feltételekben előírt rendelkezések elsőbbséget élveznek a keretszerződés egyéb részeiben előírt rendelkezésekkel szemben. (b) Az általános feltételekben előírt rendelkezések elsőbbséget élveznek az egyedi szerződésben (III. melléklet) meghatározott feltételekkel szemben. (c) Az egyedi szerződésekben (III. melléklet) előírt rendelkezések elsőbbséget élveznek az egyéb mellékletekben előírt rendelkezésekkel szemben. (d) A kiírási feltételekben (I. melléklet) előírt rendelkezések elsőbbséget élveznek a szerződő fél ajánlatának (II. melléklet) rendelkezéseivel szemben. (e) A keretszerződésben előírt rendelkezések elsőbbséget élveznek az egyedi szerződésekben előírt rendelkezésekkel szemben. I.2. TÁRGY A keretszerződés tárgya: a jelen dokumentum I. mellékletét képező kiírási feltételekben ismertetett feladatok elvégzése. I.3. A KERETSZERZŐDÉS HATÁLYBALÉPÉSE ÉS IDŐTARTAMA I.3.1. A keretszerződés azon a napon lép hatályba, amelyen azt az utoljára aláíró szerződő fél aláírja. I.3.2. A keretszerződés végrehajtása nem kezdődhet meg annak hatálybalépése előtt. I.3.3. A keretszerződést hatálybalépésének napjától számított 12 hónap időtartamra kötik. I.3.4. Az egyedi szerződéseket a feleknek a keretszerződés lejárta előtt kell aláírniuk. A keretszerződés ezen egyedi szerződésekre annak lejárta után is alkalmazandó. Az ezen egyedi szerződésekhez kapcsolódó szolgáltatásokat legkésőbb a keretszerződés lejártát követő hat hónapon belül végre kell hajtani. I.3.5. A keretszerződés megújítása A keretszerződés legfeljebb három alkalommal 12 hónap időtartamra automatikusan megújul, kivéve, ha az egyik szerződő fél a hatályos szerződés lejárta előtt legalább három hónappal ezzel ellentétes értelmű hivatalos értesítést nem kap. A megújítás nem jelenti a meglévő kötelezettségek módosítását, illetve halasztását. 5
I.4. A SZERZŐDŐ FÉL KIJELÖLÉSE ÉS A KERETSZERZŐDÉS VÉGREHAJTÁSA I.4.1. A szerződő fél kijelölése Az ajánlatkérő szerv többszereplős többlépcsős keretszerződésen belül a [kitöltendő]. pozíció tekintetében jelöli ki a szerződő felet. I.4.2. A szolgáltatások nyújtásának időtartama A szolgáltatások nyújtásának időtartama azon a napon veszi kezdetét, amelyen az egyedi szerződést az utolsó fél is aláírja. I.4.3. A többszereplős többlépcsős keretszerződés végrehajtása A keretszerződés végrehajtása az alábbiak szerint történik: Az ajánlatkérő szerv a többlépcsős rendszer első pozícióját betöltő szerződő félnek e-mailben küldött egyedi szerződés révén rendeli meg a szolgáltatásokat. Öt munkanapon belül a szerződő félnek (a) vissza kell küldenie az aláírt és keltezéssel ellátott egyedi szerződést az ajánlatkérő szervnek, vagy (b) értesítenie kell az ajánlatkérő szervet arról, hogy miért nem tudja befogadni a megrendelést. Amennyiben a szerződő fél nem fogadja be a megrendelést, vagy nem tartja be az előírt határidőt, vagy olyan érdekellentét áll fenn, amely kedvezőtlenül érinthetné az egyedi szerződés teljesítését (lásd a II.7. cikket), az ajánlatkérő szervnek jogában áll a megrendelést a többlépcsős rendszer következő pozícióját elfoglaló szerződő félnek adni. Ha a szerződő fél ismételten megtagadja az egyedi szerződések aláírását, vagy ismételten nem küldi vissza azokat a megadott határidőre, úgy tekinthető, hogy a szerződő fél megszegte az e keretszerződés II.18.1. cikkének c) pontjában előírt kötelezettségeit. I.5. ÁRAK I.5.1. A keretszerződés maximális összege és a maximális árak Az ezen keretszerződés és valamennyi szerződésmegújítás keretében megvalósuló összes beszerzésre vonatkozó maximális összeg [összeg számmal és betűvel] EUR. Ez azonban nem kötelezi az ajánlatkérő szervet a maximális összegért való vásárlásra. A szolgáltatásokra vonatkozó maximális árak jegyzékét a II. melléklet tartalmazza. I.5.2. Árkiigazítási index Erre a keretszerződésre nem vonatkozik árkiigazítás. I.5.3. Költségtérítés Erre a keretszerződésre nem vonatkozik költségtérítés. 6
A szerződő félnek a Régiók Európai Bizottsága ülései kapcsán felmerült úti- és szállásköltségei a Régiók Bizottsága tevékenységeiben részt vevő harmadik felekre vonatkozó (5/2014. sz.) szabályzat rendelkezéseinek alapján kerülnek megtérítésre. I.6. KIFIZETÉSEK I.6.1. Előfinanszírozás Erre a keretszerződésre nem vonatkozik előfinanszírozás. I.6.2. Időközi kifizetés Erre a keretszerződésre nem vonatkozik időközi kifizetés. I.6.3. Egyenlegkifizetés 1. A szerződő fél (vagy közös ajánlat esetén a csoport vezetője) a II.21.6. cikknek megfelelően kérheti az egyenleg kifizetését. A szerződő félnek (vagy közös ajánlat esetén a csoport vezetőjének) a kiírási feltételek rendelkezéseinek megfelelően, papíralapon kell megküldenie az egyedi szerződés szerinti egyenleg kifizetésére vonatkozó számlát, és ahhoz csatolnia kell a következőket: az eredményekre vagy azok egy részére vonatkozó összes előzetesen meglévő jog jegyzékét, vagy arról szóló nyilatkozatot, hogy ilyen előzetesen meglévő jogok nem léteznek, a II.13.4. cikknek megfelelően; az elért haladásról szóló zárójelentést vagy a benyújtandó terméket/szolgáltatást vagy a vonatkozó egyedi szerződésnek megfelelő bármely más dokumentumot. 2. Az ajánlatkérő szervnek a számla kézhezvételétől számított 90 nap áll rendelkezésére a benyújtott dokumentumok vagy termékek/szolgáltatások jóváhagyására és a kifizetés teljesítésére. 3. Amennyiben az ajánlatkérő szervnek észrevételei vannak, azokat megküldi a szerződő félnek (vagy közös ajánlat esetén a csoport vezetőjének), és a II. 21.7. pontnak megfelelően felfüggeszti a fizetési határidőt. A szerződő félnek (vagy közös ajánlat esetén a csoport vezetőjének) 30 nap áll rendelkezésére arra, hogy további információkat vagy korrekciókat nyújtson be, illetve hogy az ajánlatkérő szerv kérésére benyújtsa a dokumentumok új verzióját. 4. Amennyiben az ajánlatkérő szerv nem utasítja el részben vagy egészben a benyújtott dokumentumokat vagy termékeket/szolgáltatásokat, a 2. pontban megjelölt határidőn belül jóvá kell hagynia azokat, és teljesítenie kell a kifizetést. I.6.4. Teljesítési biztosíték Erre a keretszerződésre nem vonatkozik teljesítési biztosíték. 7
I.6.5. Jólteljesítési biztosíték Erre a keretszerződésre nem vonatkozik jólteljesítési biztosíték. I.7. SZÁMLA ÉS BANKSZÁMLA Minden számlát a következő címre kell küldeni: European Committee of the Regions Directorate for the Human Resources and Finance Budget and Finances Unit Accounting service 101 Rue Belliard B-1040 Brussels A kifizetések teljesítése a szerződő fél (vagy közös ajánlat esetén a csoport vezetője) EURban vezetett, a következőképpen azonosított bankszámlájára történik: A bank neve: A bankfiók teljes címe: A számlatulajdonos pontos megnevezése: Teljes számlaszám, bankkódokkal együtt: IBAN-kód: I.8. KAPCSOLATTARTÁSI ADATOK E keretszerződés alkalmazásában az értesítéseket az alábbi címekre kell küldeni: Ajánlatkérő szerv: European Committee of the Regions Directorate for Legislative Works 2 Unit C3 SEDEC Commission Mr Kyriakos Tsirimiagos 101 Rue Belliard B-1040 Brussels E-mail cím: studies@cor.europa.eu A szerződő fél (vagy közös ajánlat esetén a csoport vezetője): [teljes név] [beosztás] [cégnév] [Teljes hivatalos cím] 8
E-mail cím: [kitöltendő] E cikktől eltérve az egyedi szerződések keretében az ajánlatkérő szerv és/vagy a szerződő fél tekintetében a fentiektől eltérő kapcsolattartási adatok is megadhatók. I.9. ADATKEZELŐ A II.9. cikk szerinti adatkezelő a Régiók Európai Bizottsága képviseletében e keretszerződés végrehajtása céljából eljáró személy. I.10. A KERETSZERZŐDÉS EREDMÉNYEINEK FELHASZNÁLÁSA I.10.1. A keretszerződés eredményei felhasználási módjainak részletes felsorolása A II.13.1. cikknek megfelelően, amennyiben az Unió megszerzi az e keretszerződésben így többek között a kiírási feltételekben meghatározott eredmények tulajdonjogát, az eredményeket az alábbiak szerint lehet felhasználni: a) saját célra történő felhasználás: rendelkezésre bocsátás az ajánlatkérő szerv alkalmazottai számára, rendelkezésre bocsátás az ajánlatkérő szerv számára munkát végző vagy az ajánlatkérő szervvel együttműködő személyek és szervezetek számára, beleértve a jogi vagy természetes személy szerződéses vállalkozókat és alvállalkozókat, uniós intézményeket, ügynökségeket és hivatalokat, tagállami intézményeket, telepítés, feltöltés, feldolgozás, átszerkesztés, gyűjteménybe szerkesztés, kombinálás, lekérdezés, másolás, sokszorosítás egészben vagy részben és korlátlan számú másolatban; b) nyilvánosságra hozás papíralapon, elektronikus vagy digitális formátumban, illetve az interneten (beleértve a közösségi hálózatokat is) letölthető vagy nem letölthető fájl formájában; c) közzététel sajtószolgálat útján; d) széles körben elérhető adatbázisokba vagy indexekbe például nyílt hozzáférésű adatbázisokba, nyílt adatportálokba vagy hasonló, szabadon vagy előfizetés alapján hozzáférhető adattárakba történő felvétel; e) módosítás az ajánlatkérő szerv, illetve az ajánlatkérő szerv nevében eljáró harmadik fél által, például az alábbi műveletek útján: rövidítés, összefoglalás, a tartalom vagy a terjedelem módosítása, a tartalom technikai módosítása (technikai hibák szükséges javítása), új részek vagy funkciók hozzáadása, a funkciók megváltoztatása, valamint a módosítás érdekében az eredménnyel kapcsolatos kiegészítő információk (például forráskód) közlése harmadik felekkel, 9
új elemek, bekezdések, címek, bevezetők, kiemelések, jelmagyarázatok, tartalomjegyzékek, összefoglalók, ábrák, feliratok, hang hozzáadása, metaadatok hozzáadása a szöveg- és adatbányászati felhasználás érdekében; a jogkezelésre vonatkozó információk hozzáadása; kiegészítő technológiai védelmi intézkedések, átdolgozás audio-, prezentáció-, animációs, képregény-, diavetítés-, nyilvános előadás formátumba, rész kiemelése vagy részekre bontás, fordítás különböző nyelvi változatokban: - az EU összes hivatalos nyelve, - a tagjelölt országok nyelvei; f) engedélyezett előzetesen meglévő jogok esetén az a) e) pont bármelyikében meghatározott felhasználási módok harmadik felek számára történő jóváhagyásához, engedélyezéséhez vagy továbbengedélyezéséhez való jogok. g) egyéb esetleges kiigazítások, amelyekben a felek a későbbiekben állapodnak meg; ebben az esetben a következő szabályok alkalmazandók: Az ajánlatkérő szervnek konzultálnia kell a szerződő féllel. A szerződő fél, amennyiben szükséges, megszerzi az alkotó vagy más jogtulajdonos beleegyezését, és adott esetben a megfelelő javaslatokkal vagy módosításokkal együtt egy hónapon belül megküldi az ajánlatkérő szervnek ingyenes beleegyezését. A szerződő fél csak akkor utasíthatja el a javasolt módosítást, ha valamely alkotó bizonyítani tudja, hogy az sértheti méltóságát vagy jó hírnevét, ezzel megsértve személyhez fűződő jogait. A felhasználási módok az egyedi szerződésben részletesebben is meghatározhatók. I.10.2. Előzetesen meglévő jogok engedélyezése és átruházása Az eredményekbe beépülő előzetesen meglévő jogokat, ha vannak ilyenek, a II.13.2. cikknek megfelelően engedélyezni kell az Unió számára. I.10.3. Az előzetesen meglévő jogok jegyzéke és a kapcsolódó igazoló dokumentumok A szerződő fél legkésőbb az egyenlegkifizetésre vonatkozó számla benyújtásával egyidejűleg köteles átadni az ajánlatkérő szervnek az előzetesen meglévő jogok jegyzékét a II.13.4. cikknek megfelelően. A szerződő fél ezenfelül a vonatkozó eredmények bemutatásakor köteles releváns és kimerítő bizonyítékokat szolgáltatni az ajánlatkérő szervnek arról, hogy megszerezte az összes szükséges előzetesen meglévő jogot. E célból a szerződő félnek be kell nyújtania az egyedi szerződésmintához tartozó A melléklet szerinti nyilatkozatot. I.11. BÁRMELYIK FÉL ÁLTALI FELMONDÁS A másik félnek küldött hivatalos írásbeli értesítés útján, egy hónapos felmondási idővel bármelyik fél felmondhatja a keretszerződést, illetve a keretszerződést és az egyedi szerződést. 10
Ha a keretszerződés vagy egy egyedi szerződés megszűnik: (a) egyik fél sem jogosult kártérítésre; (b) a szerződő fél kizárólag a szerződés felmondásának hatálybalépését megelőzően teljesített szolgáltatások ellenértékének megfizetésére jogosult. A II.18.4. cikk második, harmadik és negyedik bekezdése alkalmazandó. I.12. ALKALMAZANDÓ JOG ÉS A JOGVITÁK RENDEZÉSE I.12.1. A keretszerződésre az uniós jog az irányadó, szükség esetén kiegészítve Belgium jogával. I.12.2. A brüsszeli bíróságok kizárólagos joghatósággal rendelkeznek minden, a keretszerződés értelmezésével, alkalmazásával vagy érvényességével kapcsolatos vita esetén. ALÁÍRÁSOK a szerződő fél részéről: [cégnév / utónév / vezetéknév / beosztás] az ajánlatkérő szerv részéről: Kyriakos Tsirimiagos, a C3. (SEDEC szakbizottság) osztály vezetője Aláírás: Kelt [helyszín]-ban/-ben, [dátum]-án/-én. Aláírás: Kelt Brüsszelben, [dátum]-án/-én. Készült két példányban, magyar nyelven. 11
II. A SZOLGÁLTATÁSRA IRÁNYULÓ KÖZBESZERZÉSI KERETSZERZŐDÉS ÁLTALÁNOS FELTÉTELEI II.1. FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK E keretszerződés alkalmazásában az alábbi fogalommeghatározások alkalmazandók (a fogalmak a szövegben dőlt betűvel szerepelnek): Háttériroda : a felek által az elektronikus számlák feldolgozására használt belső rendszer(ek). Bizalmas információk vagy dokumentumok : minden olyan, a keretszerződés végrehajtásával összefüggésben valamely fél által valamely más féltől kapott vagy megtekintett információ vagy dokumentum, amelyet valamely fél írásban bizalmasként jelölt meg. A nyilvánosan hozzáférhető információk nem minősülnek bizalmas információnak. Összeférhetetlenség : olyan helyzet, amelyben a keretszerződés szerződő fél általi pártatlan és tárgyilagos végrehajtása családi vagy érzelmi okok, politikai vagy nemzeti hovatartozással kapcsolatos okok, gazdasági érdek, vagy bármely más, az ajánlatkérő szervvel vagy a keretszerződés tárgyához kapcsolódó harmadik féllel közös érdek miatt veszélybe kerül. Alkotó : minden olyan személy, aki az eredmény létrehozásához hozzájárul. EDI (elektronikus adatcsere) üzenet: elektronikus továbbítás útján létrehozott és egyik számítógépről a másikra továbbított, kereskedelmi és igazgatási adatokat tartalmazó, közös szabványnak megfelelő üzenet. e-prior : számos internetes szolgáltatást kínáló szolgáltatásorientált kommunikációs platform, amely szabványosított elektronikus üzenetek és dokumentumok cseréjét teszi lehetővé a felek között webes szolgáltatásokon keresztül, a felek háttérirodai számítógépes rendszerei közötti kapcsolat (EDI üzenetek) révén, vagy internetes alkalmazáson (a beszállítói portálon) keresztül. A platform lehetővé teszi különféle elektronikus dokumentumok cseréjét, például elektronikus formátumú szolgáltatási felkérések és egyedi szerződések küldését, illetve a szolgáltatási felkérések elektronikus elfogadását és az elektronikus számlázást a felek között. A műszaki leírások (az interfészvezérlési dokumentáció), a hozzáféréssel kapcsolatos részletes információk és a felhasználói kézikönyvek a következő weboldalon tekinthetők meg: http://ec.europa.eu/dgs/informatics/supplier_portal/documentation/documentation_en.htm Vis maior : olyan előre nem látható és kivételes, a felek által nem befolyásolható helyzet vagy esemény, amely valamelyiküket meggátolja a keretszerződésből eredő kötelezettségei teljesítésében, és amely nem tulajdonítható a saját vagy alvállalkozójuk hibájának vagy gondatlanságának, és amely kellő gondossággal eljárva sem lehetett volna elkerülhető. Nem lehet vis maiorra hivatkozni szolgáltatás nemteljesítése, a berendezések vagy az anyagok hibái, ezek késedelmes rendelkezésre bocsátása, munkaügyi viták, sztrájkok, illetve pénzügyi nehézségek esetén, kivéve, ha ezek közvetlenül egy elismert vis maior esetéből származnak. 12
Hivatalos értesítés (vagy hivatalosan értesíteni ): a felek közötti, levélben vagy e- mailben folytatott kommunikáció olyan formája, amely révén a feladó minden kétséget kizáróan igazolni tudja, hogy az üzenetet kézbesítették a megjelölt címzettnek. Csalás : az Unió pénzügyi érdekeit sértő szándékos cselekvés vagy mulasztás, nevezetesen hamis, helytelen vagy hiányos beszámoló vagy dokumentum benyújtása, vagy egy adott kötelezettséget megsértve az információszolgáltatás megtagadása. A keretszerződés végrehajtása : a keretszerződésben foglalt szolgáltatások adásvétele egyedi szerződés aláírása és teljesítése útján. Interfészvezérlési dokumentáció : a számítógépek közötti kommunikációt elősegítő műszaki leírásokat, üzenetküldési és biztonsági szabványokat, szintaktikai és szemantikai ellenőrzéseket stb. tartalmazó útmutató, amelyet rendszeresen frissíteni kell. Szabálytalanság : uniós jogszabályi rendelkezés valamely gazdasági szereplő általi, cselekvéssel vagy mulasztással történő megsértése, amely kedvezőtlen hatással jár vagy járhat az Unió költségvetésére. Értesítés (vagy értesíteni ): a felek között írásban, többek között e-mailben folytatott kommunikáció. Megrendelőlap : az egyedi szerződés egyszerűsített formája, amely útján az ajánlatkérő szerv e keretszerződés keretében szolgáltatást rendel meg. Egyedi szerződés teljesítése : a megrendelt szolgáltatások és feladatok szerződő fél általi végrehajtása az ajánlatkérő szerv számára. Személyzet : a szerződő fél által a keretszerződés végrehajtása céljából közvetlenül vagy közvetetten foglalkoztatott vagy alvállalkozóként igénybe vett személyek. Előzetesen meglévő anyagok : minden olyan anyag, dokumentum, technológia és eljárás, amely már azelőtt létezett, mielőtt azt a szerződő fél a keretszerződés végrehajtásával összefüggő eredmény létrehozására felhasználta volna. Előzetesen meglévő jogok : minden előzetesen meglévő anyaghoz kapcsolódó ipari- vagy szellemitulajdon-jog; többek között a szerződő fél, az alkotó, az ajánlatkérő szerv vagy bármely más harmadik fél által birtokolt tulajdonjog, hasznosítási jog és vagy használati jog. Szakmai érdekellentét : olyan helyzet, amelyben a szerződő fél korábbi vagy aktuális szakmai tevékenysége befolyásolja a keretszerződés megfelelő végrehajtására vagy egy egyedi szerződés megfelelő minőségű teljesítésére való képességét. Kapcsolódó személy : a szerződő fél képviseletére vagy a nevében való döntéshozatalra vonatkozó jogkörrel rendelkező személy. Szolgáltatási felkérés : az ajánlatkérő szerv által kiadott dokumentum, amely útján olyan szolgáltatásra vonatkozó egyedi ajánlat benyújtására kéri fel a többszereplős keretszerződésben részes szerződő feleket, amelynek feltételeit a keretszerződés nem határozza meg maradéktalanul. 13
Eredmény : a keretszerződés végrehajtásának szándékolt, megvalósított és az ajánlatkérő szerv által véglegesen vagy részben jóváhagyott kimenetele, függetlenül annak formájától és jellegétől. Az eredmény e keretszerződésben leszállítandó termék/nyújtandó szolgáltatás formájában részletesebben is meghatározható. Az eredménynek a szerződő fél által vagy annak megrendelésére előállított anyagokon kívül előzetesen meglévő anyagok is részét képezhetik. Egyedi szerződés : a keretszerződést végrehajtó, egy adott nyújtandó szolgáltatást részletesen meghatározó szerződés. Lényeges hiba : valamely szerződéses rendelkezés cselekvés vagy mulasztás általi megsértése, amennyiben az veszteséget okoz vagy okozhat az Unió költségvetése számára. Beszállítói portál : az e-prior portál, amely lehetővé teszi a szerződő fél számára elektronikus üzleti dokumentumainak (például számláinak) grafikus felhasználói interfészen keresztüli megosztását. A beszállítói portál főbb jellemzőiről a vonatkozó áttekintő dokumentum nyújt tájékoztatást a következő weboldalon: http://ec.europa.eu/dgs/informatics/supplier_portal/doc/um_supplier_portal_overview.pdf. II.2. KÖZÖS AJÁNLAT ESETÉN FENNÁLLÓ FELADATOK ÉS FELELŐSSÉGEK Gazdasági szereplők egy csoportja által benyújtott közös ajánlat esetén, amennyiben a csoport nem rendelkezik jogi személyiséggel vagy jogképességgel, a csoport egyik tagját csoportvezetőnek kell kijelölni. II.3. ELVÁLASZTHATÓSÁG E keretszerződés minden rendelkezése elválasztható és különálló a többi rendelkezéstől. Amennyiben egy rendelkezés bármilyen mértékben jogellenessé, érvénytelenné vagy végrehajthatatlanná válik, azt a keretszerződés többi részétől el kell választani. Az adott rendelkezés elválasztása nem befolyásolja e keretszerződés többi rendelkezésének jogszerűségét, érvényességét és végrehajthatóságát, hanem azok teljes mértékben hatályosak és alkalmazandók maradnak. A jogellenes, érvénytelen vagy végrehajthatatlan rendelkezést jogszerű, érvényes és végrehajtható helyettesítő rendelkezéssel kell helyettesíteni, amely a lehető leginkább megfelel a felek jogellenes, érvénytelen vagy végrehajthatatlan rendelkezéshez kapcsolódó tényleges szándékának. Az ilyen rendelkezések helyettesítését a II.11. cikkel összhangban kell elvégezni. A keretszerződés a továbbiakban úgy értelmezendő, mintha az hatálybalépésétől kezdve a helyettesítő rendelkezést tartalmazta volna. II.4. SZOLGÁLTATÁSNYÚJTÁS II.4.1. A keretszerződés aláírása nem jelent garanciát a tényleges vásárlásra. Az ajánlatkérő szervre nézve csak a keretszerződést végrehajtó egyedi szerződések kötelezőek. II.4.2. A szerződő félnek kiemelkedő minőségi normáknak megfelelő szolgáltatást kell nyújtania a korszerű iparági standardoknak és e keretszerződés rendelkezéseinek megfelelően, különös tekintettel a kiírási feltételekre és a benyújtott ajánlat feltételeire. II.4.3. A szerződő félnek teljesítenie kell a kiírási feltételekben előírt minimumkövetelményeket, így többek között be kell tartania az uniós jog, a nemzeti 14
jog, a kollektív szerződések, illetve a 2014/24/EU irányelv 1 X. mellékletében felsorolt nemzetközi környezetvédelmi, szociális és munkajogi rendelkezésekben előírt, alkalmazandó környezetvédelmi, szociális és munkajogi követelményeket is. II.4.4. A szerződő félnek be kell szereznie a szolgáltatásnyújtás helye szerinti országban szükséges engedélyeket és hasznosítási jogokat. II.4.5. Eltérő rendelkezés hiányában a keretszerződésben meghatározott időszakok naptári napban számítandók. II.4.6. A szerződő fél nem tüntetheti fel magát az ajánlatkérő szerv képviselőjeként, és tájékoztatnia kell a harmadik feleket arról, hogy nem tartozik az uniós közszolgálathoz. II.4.7. A szerződő fél felelős a szolgáltatásokat végrehajtó személyzetért, és az ajánlatkérő szerv beavatkozása nélkül irányítja személyzetét. A szerződő félnek tájékoztatnia kell személyzetét a következőkről: (a) nem fogadhatnak el közvetlen utasítást az ajánlatkérő szervtől; és (b) a szolgáltatásnyújtásban való részvételük nem eredményez az ajánlatkérő szerv általi foglalkoztatást vagy szerződéses jogviszonyt. II.4.8. A szerződő félnek biztosítania kell, hogy a keretszerződést végrehajtó személyzet, illetve minden jövőbeni helyettesítő személyzet rendelkezzen a kiírási feltételekben foglalt kiválasztási szempontok szerint a szolgáltatás nyújtásához szükséges szakképzettséggel és tapasztalattal. II.4.9. Az ajánlatkérő szerv indokolt kérésére a szerződő fél köteles helyettesíteni a személyzet azon tagját, aki: (a) nem rendelkezik a szolgáltatások nyújtásához előírt szakértelemmel; vagy (b) fennakadást okozott az ajánlatkérő szerv létesítményeiben. A szerződő fél viseli a személyzet tagjainak helyettesítésével járó költségeket és a személyzet cseréjéből eredő késedelmes szolgáltatásnyújtásért való felelősséget. II.4.10. A szerződő félnek nyilvántartásba kell vennie és az ajánlatkérő szerv tudomására kell hoznia minden olyan problémát, amely befolyásolja szolgáltatásnyújtási képességét. A jelentésnek tartalmaznia kell a probléma ismertetését, felmerülésének dátumát és a szerződő fél által a probléma elhárítása érdekében tett intézkedéseket. 1 HL L 94., 2014.3.28., 65. o. 15
II.5. A FELEK KÖZÖTTI KAPCSOLATTARTÁS II.5.1. A kommunikáció formája és módjai A keretszerződéshez kapcsolódó mindennemű tájékoztatást, értesítést és dokumentumküldést (a továbbiakban: közlést) a következő módon kell végrehajtani: (a) írásban papíralapon vagy elektronikus formátumban, a szerződés nyelvén kell elkészíteni; (b) tartalmaznia kell a keretszerződés és (adott esetben) az egyedi szerződés számát; (c) fel kell tüntetni rajta az I.8. cikkben előírt alkalmazandó kommunikációazonosító adatokat; és (d) postán, e-mailben vagy a különös feltételekben meghatározott dokumentumok esetén az e-prior útján kell elküldeni. Ha valamely fél észszerű határidőn belüli írásbeli megerősítést kér egy e-mail kézhezvételéről, a másik fél köteles mielőbb eredeti aláírt papíralapú verziót küldeni számára a közlésről. A felek egyetértenek abban, hogy az e-mail útján küldött közlés teljes joghatással bír, és bírósági eljárás esetén bizonyítékként felhasználható. II.5.2. A postai úton és e-mailben küldött közlések dátuma A közlés akkor tekintendő beérkezettnek, amikor a címzett azt kézhez veszi, kivéve, ha e keretszerződés a közlés küldésének időpontjára utal. Az e-mail címzett fél általi kézhezvétele dátumának az e-mail elküldésének napja számít, feltéve, hogy azt az I.8. cikkben felsorolt e-mail címre küldik. A feladónak kell bizonyítania a küldés dátumát. Amennyiben a feladó kézbesíthetetlenségi értesítést kap, mindent meg kell tennie annak biztosítására, hogy a másik fél e-mailben vagy postai úton ténylegesen megkapja a közlést. Ilyen esetben a feladó nem követ el kötelezettségszegést, ha az érintett közlést nem a meghatározott határidőn belül küldi meg a címzettnek. A postai szolgáltatás útján küldött levélküldemények ajánlatkérő szerv általi kézhezvételének azt a napot kell tekinteni, amikor a levélküldeményt az I.8. cikkben említett felelős szervezeti egység nyilvántartásba vette. A hivatalos értesítések címzett általi kézhezvételének azon dátumot kell tekinteni, amely az üzenet adott címzett általi kézhezvételéről a feladó számára kiállított nyugtán szerepel. II.5.3. Elektronikus dokumentumok benyújtása az e-prior útján 1. Amennyiben a különös feltételek ezt előírják, az elektronikus dokumentumok cseréje például szolgáltatási felkérések, egyedi szerződések és elektronikus számlák felek közötti küldése az e-prior platform használatával automatizált módon történik. A platform kétféle lehetőséget biztosít az ilyen cserék lebonyolítására: webes szolgáltatás útján (a felek számítógépes rendszerei közötti kapcsolat révén) vagy egy internetes alkalmazáson (a beszállítói portálon) keresztül. 16
2. Az ajánlatkérő szerv megteszi a szükséges intézkedéseket a beszállítói portál eredményes használatát biztosító elektronikus rendszerek kialakítása és üzemeltetése érdekében. 3. A számítógépek közötti kapcsolat esetén közvetlen kapcsolat jön létre a felek háttérirodai rendszerei között. Ebben az esetben a felek a maguk részéről megteszik a szükséges intézkedéseket a számítógépes rendszerek közötti kapcsolat eredményes használatát biztosító elektronikus rendszerek kialakítása és üzemeltetése érdekében. Az elektronikus rendszerek részletes leírását az interfészvezérlési dokumentáció tartalmazza. A szerződő fél (vagy közös ajánlat esetén a csoport vezetője) saját költségén teszi meg a számítógépes rendszerek közötti kapcsolat kialakításához szükséges technikai intézkedéseket. 4. Amennyiben a beszállítói portálon vagy a webes szolgáltatásokon (a számítógépes rendszerek közötti kapcsolaton) keresztüli kommunikációt az egyik fél által nem befolyásolható tényezők hátráltatják, az köteles azonnal értesíteni erről a másik felet, és mindkét félnek meg kell tennie a szükséges intézkedéseket a kommunikáció helyreállítására. 5. Ha két munkanapon belül nem sikerül helyreállítani a kommunikációt, az egyik félnek értesítenie kell a másik felet arról, hogy a beszállítói portál vagy a számítógépes rendszerek közötti kapcsolat helyreállításáig a II.5.1. cikkben előírt alternatív kommunikációs módot használja. 6. Amennyiben az interfészvezérlési dokumentáció módosítása miatt ki kell igazítani a rendszereket, a szerződő fél (vagy közös ajánlat esetén a csoport vezetője) az értesítés kézhezvételétől számított hat hónapon belül köteles végrehajtani a változtatást. Ez a határidő a felek kölcsönös megállapodásával lerövidíthető. A határidő nem érvényes az ajánlatkérő szerv biztonsági intézkedései által megkövetelt, az információk biztonságának, bizalmas kezelésének és letagadhatatlanságának, valamint az e-prior elérhetőségének biztosítása érdekében szükséges sürgősségi intézkedésekre, amelyeket azonnal végre kell hajtani. II.5.4. Az elektronikus dokumentumok érvényessége és dátuma 1. A felek megállapodnak arról, hogy minden, az e-prior útján továbbított elektronikus dokumentum, beleértve a kapcsolódó mellékleteket is: (a) papíralapú dokumentummal egyenértékűnek minősül; (b) a dokumentum eredeti példányának tekintendő; (c) miután egy e-prior használatára jogosult személy az e-prior-ban végrehajtotta az aláírási műveletet, jogilag kötelező erejű a felekre nézve, és teljes joghatással bír; és (d) a benne foglalt információ tekintetében bizonyító erejű, és bírósági eljárás során bizonyítékként felhasználható. 2. A felek kifejezetten lemondanak azon jogukról, hogy az ilyen dokumentumok érvényességét kétségbe vonják kizárólag amiatt, hogy a felek közötti kommunikáció vagy a dokumentum aláírása az e-prior útján történt. Ha a felek háttérirodai számítógépes rendszerei között közvetlen kapcsolatot hoznak létre a dokumentumok elektronikus továbbításának biztosítására, a felek megállapodnak abban, hogy az interfészvezérlési dokumentációban említett módon küldött elektronikus dokumentum EDI üzenetnek minősül. 17
3. Ha az elektronikus dokumentumot a beszállítói portálon keresztül továbbítják, úgy kell tekinteni, hogy azt akkor bocsátották ki vagy küldték el jogszerűen, amikor a szerződő fél (vagy közös ajánlat esetén a csoport vezetője) sikeresen, hibaüzenet nélkül benyújtja az elektronikus dokumentumot. Az ajánlatkérő szerv általi kézhezvétel bizonyítására az ekkor generált PDF vagy XML dokumentum szolgál. 4. Amennyiben egy elektronikus dokumentum elküldésére a felek háttérirodai számítógépes rendszerei közötti közvetlen kapcsolat útján kerül sor, úgy kell tekinteni, hogy azt akkor bocsátották ki vagy küldték el jogszerűen, amikor státusza az interfészvezérlési dokumentáció meghatározásának megfelelően kézbesített -re változik. 5. A beszállítói portál használata esetén a szerződő fél (vagy közös ajánlat esetén a csoport vezetője) a benyújtást követő egy éven belül töltheti le az egyes elektronikus dokumentumokhoz tartozó PDF vagy XML üzenetet. Ezen időszak lejárta után az elektronikus dokumentumok másolatai már nem tölthetők le automatikusan a beszállítói portálról. II.5.5. Az e-prior használatára jogosult személyek A szerződő fél minden olyan személy tekintetében kérelmet nyújt be, akinek felhasználói hozzáférést kell biztosítani az e-prior rendszerhez. Ezek a személyek az Európai Bizottság felhasználóazonosítási rendszerén (ECAS) belüli azonosítót kapnak, és hozzáférést kapnak az e-prior-hoz, amelyben műveleteket hajthatnak végre azon felhasználói kategória engedélyein belül, amelybe az ajánlatkérő szerv besorolta őket. Az engedélyezett e-prior-felhasználók csak azután kaphatnak jogilag kötelező erejű dokumentumok (például egyedi ajánlatok vagy egyedi szerződések) aláírását lehetővé tevő felhasználói jogosultságokat, ha igazoló dokumentumokat nyújtottak be annak bizonyításaként, hogy az engedély birtokosa a szerződő fél jogi képviselőjeként járhat el. II.6. FELELŐSSÉG II.6.1. Az ajánlatkérő szerv nem felelős a szerződő fél által okozott károkért vagy veszteségekért, így a harmadik félnek a keretszerződés végrehajtása során vagy eredményeképpen okozott károkért és veszteségekért sem. II.6.2. Amennyiben azt az alkalmazandó jogszabályok előírják, a szerződő félnek biztosítást kell kötnie a keretszerződés végrehajtásával kapcsolatos kockázatokra, károkra és veszteségekre. A szerződő félnek ezenkívül kiegészítő biztosítást is kell kötnie, amennyiben azt az iparágon belüli bevett gyakorlat megkívánja. A szerződő fél az ajánlatkérő szerv kérésére igazolja, hogy rendelkezik biztosítási fedezettel. II.6.3. A szerződő fél felelősséggel tartozik a keretszerződés végrehajtása során vagy annak következményeként az ajánlatkérő szervnek okozott veszteségekért és károkért, beleértve az alvállalkozói megbízás keretében okozott veszteségeket és károkat is, de csak a vonatkozó egyedi szerződés teljes összegének legfeljebb háromszorosáig. Mindazonáltal amennyiben a károkat vagy veszteségeket a szerződő félnek vagy személyzetének vagy alvállalkozóinak súlyos gondatlansága vagy szándékos kötelességszegése okozta, a szerződő fél a károk vagy veszteségek teljes összegéért felelősséggel tartozik. 18
II.6.4. Amennyiben harmadik fél keresetet nyújt be az ajánlatkérő szervvel szemben a keretszerződés végrehajtásával kapcsolatban, ideértve a szellemi tulajdonjogok vélelmezett megsértését is, a szerződő fél segítséget nyújt az ajánlatkérő szervnek a jogi eljárás során, így többek között az ajánlatkérő szerv kérésére fellép az ajánlatkérő szerv védelmében. Ha megállapítják az ajánlatkérő szerv harmadik féllel szembeni felelősségét, és ezt a felelősséget a szerződő fél okozta a keretszerződés végrehajtása során vagy következményeként, a II.6.3. cikk alkalmazandó. II.6.5. Amennyiben a szerződő felet kettő vagy több (közös ajánlatot benyújtó) gazdasági szereplő alkotja, azok egyetemlegesen felelősek az ajánlatkérő szervvel szemben a keretszerződés végrehajtásáért. II.6.6. Az ajánlatkérő szerv nem felelős a szerződő fél által a keretszerződés végrehajtása során vagy eredményeképpen elszenvedett károkért vagy veszteségekért, kivéve, ha a kárt vagy veszteséget az ajánlatkérő szerv szándékos kötelességszegése vagy súlyos gondatlansága okozta. II.7. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG ÉS SZAKMAI ÉRDEKELLENTÉT II.7.1. A szerződő félnek minden szükséges intézkedést meg kell tennie az összeférhetetlenség és a szakmai érdekellentét elkerülése érdekében. II.7.2. A szerződő félnek írásban, haladéktalanul értesítenie kell az ajánlatkérő szervet a keretszerződés végrehajtása során esetlegesen felmerülő, összeférhetetlenségnek vagy szakmai érdekellentétnek minősülő helyzetről. A szerződő félnek azonnal meg kell tennie a helyzet orvoslásához szükséges intézkedéseket. Az ajánlatkérő szervnek jogában áll megtenni a következőket: (a) ellenőrizheti a szerződő fél intézkedéseinek megfelelőségét; (b) felszólíthatja a szerződő felet arra, hogy egy megadott határidőn belül további intézkedéseket tegyen; (c) úgy határozhat, hogy valamely egyedi szerződést nem ítél oda a szerződő félnek. II.7.3. A szerződő fél minden kapcsolódó kötelezettségről írásban értesíti: (a) személyzetét; (b) minden olyan természetes személyt, aki az ő képviseletére vagy a nevében való döntéshozatalra vonatkozó jogkörrel rendelkezik; (c) a keretszerződés végrehajtásában érintett harmadik feleket, ideértve az alvállalkozókat. A szerződő félnek továbbá biztosítania kell, hogy a fent felsorolt személyek ne kerüljenek olyan helyzetbe, amely összeférhetetlenséget okozhat. II.8. BIZALMAS KEZELÉS II.8.1. Az ajánlatkérő szerv és a szerződő fél bizalmasan kezel minden olyan, a keretszerződés végrehajtásához kapcsolódó, írásban vagy szóban közölt, bármilyen 19
formátumú információt és dokumentumot, amelyet valamelyik fél írásban bizalmasnak minősített. II.8.2. A felek: a) a másik fél előzetes írásbeli hozzájárulása nélkül nem használhatják a bizalmas információkat és dokumentumokat a keretszerződés vagy egyedi szerződés szerinti kötelezettségeik teljesítésétől eltérő célokra; b) kötelesek a bizalmas információknak és dokumentumoknak a saját bizalmas információik és dokumentumaik tekintetében alkalmazott védelemmel megegyező, de a kellő gondosságnál semmi esetre sem alacsonyabb szintű védelmet biztosítani; c) a másik fél előzetes írásbeli hozzájárulása nélkül sem közvetlenül, sem közvetve nem fedhetnek fel bizalmas információkat és dokumentumokat harmadik felek számára. II.8.3. Az e cikkben meghatározott titoktartási kötelezettség a keretszerződés végrehajtása során és mindaddig kötelezi az ajánlatkérő szervet és a szerződő felet, amíg az információk és dokumentumok bizalmas jellege fennmarad, a következő eseteket kivéve: a) a közlő fél hozzájárul ahhoz, hogy az átvevő fél hamarabb mentesüljön titoktartási kötelezettsége alól; b) a bizalmas információ vagy dokumentum a titoktartási kötelezettség megsértésétől eltérő módon nyilvánossá válik; c) az alkalmazandó jogszabályok előírják a bizalmas információ vagy dokumentum közzétételét. II.8.4. A szerződő félnek a keretszerződés végrehajtásába bevont harmadik felektől és a szerződő fél képviseletére vagy a nevében való döntéshozatalra vonatkozó jogkörrel rendelkező természetes személyektől kötelezettségvállalási nyilatkozatot kell bekérnie arra vonatkozóan, hogy azok betartják az e cikkben előírt kötelezettséget. Az ajánlatkérő szerv kérésére a szerződő fél köteles dokumentummal bizonyítani e kötelezettségvállalást. II.9. SZEMÉLYES ADATOK FELDOLGOZÁSA II.9.1. A keretszerződésben szereplő személyes adatok feldolgozását a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet szerint kell elvégezni. Ilyen adatokat az adatkezelő kizárólag a keretszerződés végrehajtása, ügykezelése és ellenőrzése céljából dolgozhat fel. Ez nem érinti az adatok esetleges továbbítását az uniós jog alapján ellenőrzési vagy vizsgálati feladattal megbízott szervek számára. 20
II.9.2. A szerződő félnek joga van saját személyes adataihoz hozzáférni és azok bármelyikét helyesbíteni. A szerződő fél a saját személyes adatainak feldolgozására vonatkozó kérdéseit az adatkezelőhöz intézi. II.9.3. A szerződő félnek mindenkor jogában áll az európai adatvédelmi biztoshoz fordulni. II.9.4. Ha a keretszerződés személyes adatok szerződő fél általi feldolgozását teszi szükségessé, a szerződő fél csak az adatkezelő felügyelete mellett járhat el, különösen az adatfeldolgozás céljai, a feldolgozható adatok kategóriái, az adatok címzettjei és az érintett számára jogainak gyakorlását lehetővé tévő eszközök tekintetében. II.9.5. A szerződő fél személyzetének a keretszerződés végrehajtásához, feldolgozásához és ellenőrzéséhez feltétlenül szükséges mértékben nyújt hozzáférést az adatokhoz. II.9.6. A szerződő félnek az adatfeldolgozással járó kockázatokra és a védelmet igénylő személyes adatok jellegére figyelemmel megfelelő technikai és szervezési biztonsági intézkedéseket kell elfogadnia az alábbiak érdekében: a) megakadályozza a jogosulatlan személyek személyes adatokat feldolgozó számítógépes rendszerhez történő hozzáférését, és különösen az alábbi cselekményeket: i. adathordozók jogosulatlan leolvasása, másolása, módosítása vagy eltávolítása; ii. jogosulatlan adatbevitel, valamint a tárolt személyes adatok jogosulatlan közzététele, megváltoztatása vagy törlése; iii. adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan használata adatátviteli eszközök segítségével; b) annak biztosítása, hogy az adatfeldolgozó rendszerek jogosult felhasználói csak azokhoz a személyes adatokhoz férjenek hozzá, amelyekre hozzáférési joguk kiterjed; c) annak rögzítése, hogy milyen személyes adatokat mikor és kivel közöltek; d) annak biztosítása, hogy a harmadik személyek érdekében feldolgozásra kerülő személyes adatok kizárólag az ajánlatkérő szerv által előírt módon legyenek feldolgozhatók; e) annak biztosítása, hogy a személyes adatok közlése és az adathordozók szállítása során az adatok ne legyenek engedély nélkül olvashatók, másolhatók és törölhetők; f) a szervezeti struktúrának az adatvédelmi követelmények figyelembevételével történő kialakítása. 21
II.10. ALVÁLLALKOZÓ IGÉNYBEVÉTELE II.10.1. A szerződő fél az ajánlatban megemlített harmadik feleken felül kizárólag az ajánlatkérő szerv előzetes írásbeli engedélyével bízhat meg alvállalkozót, illetve vehet igénybe harmadik feleket a keretszerződés végrehajtásához. II.10.2. A szerződő felet abban az esetben is kötik szerződéses kötelezettségei, és a keretszerződés végrehajtásáért akkor is kizárólagos felelősség terheli, ha az ajánlatkérő szerv engedélyezi számára az alvállalkozók igénybevételét. II.10.3. A szerződő félnek meg kell bizonyosodnia arról, hogy az alvállalkozói szerződés nem sérti az ajánlatkérő szervet a keretszerződés, nevezetesen a II.8., a II.13. és a II.24. cikk alapján megillető jogokat. II.10.4. Az ajánlatkérő szerv a II.18.1. cikk d) és e) pontjában ismertetett helyzet fennállása esetén felszólíthatja a szerződő felet az érintett alvállalkozó helyettesítésére. II.11. MÓDOSÍTÁSOK II.11.1. A keretszerződés vagy egyedi szerződés írásbeli megállapodás útján, a felek valamennyi szerződéses kötelezettségének teljesítését megelőzően módosítható. Egyedi szerződés nem minősülhet a keretszerződés módosításának. II.11.2. Az keretszerződés vagy az egyedi szerződés esetleges módosításai nem változtathatják meg a közbeszerzési eljárás eredeti feltételeit, és nem eredményezhetnek egyenlőtlen bánásmódot az ajánlattevők vagy a szerződő felek között. II.12. ÁTRUHÁZÁS II.12.1. A szerződő fél az ajánlatkérő szerv előzetes írásbeli engedélye nélkül nem ruházhatja át a keretszerződésből eredő jogait és kötelezettségeit, ideértve a kifizetési és faktorálási igényeket. Ilyen esetben a szerződő félnek az ajánlatkérő szervet tájékoztatnia kell a tervezett átvevő azonosságáról. II.12.2. A jogok és kötelezettségek szerződő fél általi engedély nélkül átruházása az ajánlatkérő szervvel szemben nem érvényesíthető. II.13. SZELLEMITULAJDON-JOGOK II.13.1. Az eredményekhez kapcsolódó jogok tulajdonjoga Az Unió visszavonhatatlanul és az egész világra kiterjedően megszerzi a keretszerződés keretében létrejövő eredmények tulajdonjogát és a kapcsolódó szellemi tulajdonhoz fűződő jogokat. Az így szerzett szellemitulajdon-jogok magukban foglalnak a keretszerződés végrehajtása során a szerződő fél vagy annak alvállalkozója által előállított eredményekhez, illetve minden technológiai megoldáshoz és információhoz fűződő mindennemű jogot, így többek között a szerzői jogokat és egyéb szellemi vagy ipari tulajdonjogokat is. Az ajánlatkérő szerv az e keretszerződésben rögzített módon használhatja és hasznosíthatja a megszerzett jogokat. Az Unió a szerződő fél által benyújtott eredmények ajánlatkérő szerv 22
általi jóváhagyásának pillanatától kezdve minden jogot megszerez. Az ilyen benyújtást és jóváhagyást a jogok szerződő félről az Unióra való tényleges átruházásának kell tekinteni. A vételár kifizetése minden olyan díjat magában foglal, amely a tulajdonjogok ideértve az eredmények minden formában történő felhasználását vagy hasznosítását is Unió általi megszerzésével kapcsolatban a szerződő fél számára fizetendő. II.13.2. Előzetesen meglévő anyaghoz kapcsolódó jogok engedélyezése Amennyiben a különös feltételek arról másképp nem rendelkeznek, az Unió e keretszerződés alapján nem szerzi meg az előzetesen meglévő jogok tulajdonjogát. A szerződő fél az előzetesen meglévő jogokat jogdíjmentesen, nem kizárólagos jelleggel és visszavonhatatlanul engedélyezi az Uniónak, amely az e keretszerződésben vagy az egyedi szerződésekben meghatározott módon használhatja fel az előzetesen meglévő anyagokat. Az eredmények benyújtásának és ajánlatkérő szerv általi jóváhagyásának időpontjától kezdve az Unió jogosult minden előzetesen meglévő jog használatára. Az előzetesen meglévő jogok e keretszerződés értelmében az Unió számára történő engedélyezése a világ minden térségére vonatkozik, és a szellemi tulajdonjogok védelmének időtartamára érvényes. Az egyedi szerződésben szereplő vételár kifizetését úgy kell tekinteni, hogy az magában foglal minden olyan díjat, amely az előzetesen meglévő jogok ideértve az eredmények minden formában történő felhasználását és hasznosítását is Uniónak történő engedélyezésével kapcsolatban a szerződő fél számára fizetendő. Amennyiben a keretszerződés végrehajtásához a szerződő félnek az ajánlatkérő szerv tulajdonát képező előzetesen meglévő anyagokat kell felhasználnia, az ajánlatkérő szerv megfelelő licenciaszerződés aláírására szólíthatja fel a szerződő felet. A szerződő fél általi ilyen felhasználásnak a keretszerződés céljaira kell korlátozódnia, és annak következtében semmiféle jog nem száll át a szerződő félre. II.13.3. Kizárólagos jogok Az Unió megszerzi a következő kizárólagos jogokat: (a) többszörözés: az eredmények bármely úton (mechanikus, digitális vagy egyéb), bármilyen formában történő közvetlen vagy közvetett, részleges vagy teljes, ideiglenes vagy állandó többszörözésének engedélyezéséhez, illetve megtiltásához való jog; (b) közzététel: a nyilvánosság számára, vezetékes vagy vezeték nélküli eszközökkel történő bemutatás, előadás vagy közvetítés engedélyezéséhez, illetve megtiltásához való kizárólagos jog, beleértve az eredmények oly módon történő hozzáférhetővé tételét is, hogy a nyilvánosság tagjai a hozzáférés helyét és idejét egyénileg választhatják meg; ez a jog a kábelhálózaton és műholdon keresztüli közzétételre és közvetítésre is kiterjed; (c) terjesztés: az eredmények vagy az eredményekről készült másolatok nyilvánosság számára értékesítés útján vagy egyéb módon történő terjesztésének engedélyezéséhez, illetve megtiltásához való kizárólagos jog; (d) bérbeadás: az eredmények vagy az eredményekről készült másolatok bérbeadásának vagy kölcsönzésének engedélyezéséhez, illetve megtiltásához való kizárólagos jog; 23
(e) adaptálás: az eredmények módosításának engedélyezéséhez, illetve megtiltásához való kizárólagos jog; (f) fordítás: az eredmények lefordításának, adaptálásának, feldolgozásának, illetve azon alapuló származékos művek készítésének, valamint az eredmények minden egyéb átalakításának engedélyezéséhez, illetve megtiltásához való kizárólagos jog, adott esetben figyelemmel a szerzők személyhez fűződő jogaira; (g) amennyiben az eredmény adatbázis, vagy adatbázist tartalmaz: az adatbázis egész tartalmának vagy jelentős részének egy másik adathordozóra, bármely eszközzel vagy formában történő kinyerésének engedélyezéséhez, illetve megtiltásához való kizárólagos jog; valamint az adatbázis egész tartalma vagy jelentős része példányok terjesztése, bérbeadás, valamint online vagy egyéb formátumú átvitel útján történő újrafelhasználásának engedélyezéséhez, illetve megtiltásához való kizárólagos jog; (h) amennyiben az eredmény szabadalmazható tétel, vagy ilyeneket tartalmaz: a szabadalmi jog bejegyzéséhez és a szabadalom hasznosításához való jog; (i) amennyiben az eredmény logó vagy védjegyként bejegyezhető elem, vagy ilyeneket tartalmaz: a logó vagy elem védjegyként történő bejegyzéséhez és azok további hasznosításához és használatához való jog; (j) amennyiben az eredmény know-how, vagy ilyet tartalmaz: a know-how használatához való jog olyan mértékben, amennyiben az az eredmények e keretszerződésben foglalt teljes körű hasznosításához szükséges, valamint annak az ajánlatkérő szerv nevében eljáró szerződő felek és alvállalkozók rendelkezésére bocsátásához való jog, feltételezve, hogy azok szükség esetén megfelelő titoktartási kötelezettségvállalásokat írnak alá; (k) amennyiben az eredmény dokumentum: (i) A dokumentumok további felhasználásának engedélyezése a bizottsági dokumentumok további felhasználásáról szóló, 2011. december 12-i 2011/833/EU bizottsági határozattal összhangban, amennyiben az alkalmazandó, és amennyiben annak hatálya a dokumentumokra kiterjed, és a határozat egyik rendelkezése sem zárja ki azokat a határozat hatálya alól; e rendelkezés alkalmazásában a további felhasználás és a dokumentum kifejezések tekintetében a határozat fogalommeghatározásai alkalmazandók; (ii) az eredmények tárolásához és archiválásához való jog az ajánlatkérő szervre alkalmazandó iratkezelési szabályokkal összhangban, beleértve a digitalizálást, valamint a formátum megőrzés vagy új felhasználás céljára történő módosítását; (l) amennyiben az eredmény szoftver (beleértve a forráskódot, az objektumkódot és adott esetben a dokumentációt, az előkészítő anyagokat és a kézikönyveket is), vagy szoftvert tartalmaz, az e cikkben említett egyéb jogokon felül: (i) (ii) az e keretszerződésből és a felek szándékából eredő összes, az Unió és az Unió részéről eljáró alvállalkozók általi felhasználás végfelhasználói jogai; a szoftver visszafejtésének, illetve visszafordításának joga; (m) amennyiben a szerződő fél személyhez fűződő jogokra hivatkozhat, és amennyiben e keretszerződés másképp nem rendelkezik, az ajánlatkérő szerv joga az eredmények közzétételéhez (az alkotó[k] nevének feltüntetésével vagy anélkül) és annak eldöntéséhez, hogy nyilvánosságra hozzák-e, illetve közzéteszik-e az eredményeket, és ha igen, mikor. 24