A fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezeti és működési szabályzatáról szóló 3/2013. (I. 18.) KIM utasítás (a továbbiakban: SzMSz) Mellékletének 30. (4) bekezdés b) pontjában foglaltak alapján a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal (továbbiakban: Kormányhivatal) Tiszavasvári Járási Hivatala (továbbiakban: Hivatal) ügyrendjét az alábbiak szerint állapítom meg: I. Fejezet Általános rendelkezések Az ügyrend célja A Hivatal feladat- és hatáskörének meghatározása, munkafolyamatainak leírása, létszámának meghatározása, szervezeti felépítésének és működési rendjének meghatározása, a kormánytisztviselők, a kormányzati ügykezelők részletes feladat- és hatáskörének leírása, elhatárolása, a munkamegosztás és a felelősségrendszer rögzítése, a Kormányhivatalon belüli és azon kívüli kapcsolattartás módjának, a munka és ügyfélfogadás rendjének, valamint a kiadmányozás és a helyettesítés rendjének szabályozása. Az ügyrend hatálya A Hivatal kormánytisztviselőire, kormányzati ügykezelőire (együtt: a Hivatal munkatársai) terjed ki. II. Fejezet A Hivatal neve és adatai, a bélyegzők használata A Hivatal hivatalos megnevezése, címe, elérhetősége Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Tiszavasvári Járási Hivatala Székhelye: 4440 Tiszavasvári, Városháza tér 4. Telephelye: 4450 Tiszalök, Kossuth u. 67. Levelezési címe: 4440 Tiszavasvári, Városháza tér 4. Telefon:42/520-509 Fax: E-mail: jarasi.hivatal@tiszavasvari.szszbmkh.gov.hu Bélyegzők használata, leírása A Hivatal hivatalos tevékenysége során jogosult az elnevezésének megfelelő, a Magyarország címerével ellátott és nyilvántartásba vett körbélyegzőt, illetve fejbélyegzőt használni.
2 KÖRBÉLYEGZŐK: A Hivatal hivatalos körbélyegzője: Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Tiszavasvári Járási Hivatala feliratú bélyegző, közepén a Magyarország címerével FEJBÉLYEGZŐK: A Hivatal fejbélyegzője: Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Tiszavasvári Járási Hivatala feliratú, sorszám nélküli bélyegző, a Hivatal székhelyének és címének megjelölésével. A hivatalos bélyegző lenyomatát csak a kiadmányozásra jogosult aláírásával ellátott kiadmányon lehet elhelyezni. A bélyegzőhasználat általános szabályai A bélyegzők használatára a kiadmányozási jog jogosultja, valamint a hivatalos iratok kézbesítését előkészítő kormánytisztviselő jogosult, vagy akit a hivatalvezető erre esetileg meghatalmaz. A bélyegző használója, őrzője a használatért felelősséggel tartozik. Köteles gondoskodni arról, hogy illetéktelen személy a bélyegzőhöz ne férhessen hozzá, köteles a bélyegzők tárolásáról ennek megfelelően gondoskodni. A Hivatal hivatalos működésével összefüggésben keletkező iratokon a bélyegző csak aláírással együtt használható. Szervezeti egységen belül, több azonos szövegű hivatalos bélyegző használata esetén, azokat (körbélyegző esetén a bélyegzőn, egyéb bélyegző esetén a nyilvántartásban) sorszámmal kell ellátni. A bélyegzők nyilvántartása A bélyegző lenyomatát valamint a sorszámokkal azonosíthatóan az egyes bélyegzők használatára, őrzésére feljogosított személyek nevét, aláírását, az átvétel és visszavétel napját a Hivatal által vezetett nyilvántartás tartalmazza, melynek vezetéséért a Hivatalvezető tartozik felelősséggel. A bélyegzőket csak a nyilvántartásba vételt követően használhatják az arra jogosultak. A megrongálódott, használatra alkalmatlanná vált bélyegző helyett, illetve az elveszett bélyegző pótlása esetén új bélyegzőt kell rendelni. Új bélyegző lenyomata nem lehet azonos a régi bélyegző lenyomatával, az új bélyegzőt új - sorfolytonosan, sorszám kihagyása nélkül megállapított - sorszámon kell megrendelni. Bélyegző elvesztése esetén az elvesztés tényét a Hivatalvezető felé haladéktalanul, írásban be kell jelenteni, aki vizsgálatot folytat le, melyről jegyzőkönyvet vesz fel. Az elvesztés vagy eltűnés tényét a nyilvántartásban rögzíteni kell.
3 A bélyegzők selejtezése 1 A megrongálódott, használatra alkalmatlanná vált, forgalomból kivont bélyegzőt kísérőlevéllel ellátva a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatalhoz kell eljuttatni. Az így megküldött bélyegzőket olyan bevágással kell érvényteleníteni, amely azok felhasználhatóságát lehetetlenné teszi, de azonosíthatóságát nem akadályozza meg. Az érvénytelenítésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell: a) az érvénytelenítés idejét, b) az érvénytelenített bélyegző, pecsét leírását, c) az érvénytelenítésben résztvevők névsorát, beosztását, aláírását, d) az érvénytelenítés módját. Az érvénytelenített bélyegzőket, pecséteket és a jegyzőkönyveket az irattárban kell tárolni. Az érvénytelenített bélyegzők, pecsétek két év elteltével elégetéssel selejtezhetők, erről a tényről készült jegyzőkönyvet iktatni kell és annak egy példányát a bélyegző őrzésével megbízott dolgozónak át kell adni. 1 A járási hivatalvezető által megállapított rend szerint és annak megfelelően módosítandó.
4 III. Fejezet A Hivatal szervezeti felépítése és működési rendje A Hivatal szervezeti felépítési rendje 1) A Hivatal szervezeti egységei a következők: a) Tiszavasvári Járási Hivatal Törzshivatala b) Tiszavasvári Járási Hivatal Járási Gyámhivatala c) Tiszavasvári Járási Hivatal Járási Munkaügyi Kirendeltsége d) Tiszavasvári Járási Hivatal Tiszalöki Kirendeltség 2) A Hivatalt a hivatalvezető vezeti. 3) A szervezeti egységek vezetői: a) Tiszavasvári Járási Hivatal Járási Gyámhivatala: Reznekné Kórik Erika b) Tiszavasvári Járási Hivatal Járási Munkaügyi Kirendeltsége: Hornyák Attiláné c) Tiszavasvári Járási Hivatal Tiszalöki Kirendeltség: Aratóné Perjési Mariann 4) A Hivatal létszáma az SzMSz Melléklete 18. függelékének 72. pontja alapján 43 fő. A Hivatal működési rendje (1) A Hivatal működési rendjét jogszabályok, a közjogi szervezetszabályozó eszközök, az ezekre épülő SzMSz és az egyéb belső szabályzatok, a Kormánymegbízott, a Főigazgató, az Igazgató utasításai határozzák meg. (2) A vezetők, az ügyintézők, az ügykezelők feladatait az SzMSz-ben foglaltakon túl az ügyrend mellékletét képező munkaköri leírások szabályozzák. (3) A munkaköri leírás a felelősség megállapítására is alkalmas módon tartalmazza a munkakörben ellátandó feladatok jellegét, a tevékenységi kört, a munkáltatói jogkör gyakorlójának megjelölését, a munkakörre vonatkozó sajátos előírásokat és a helyettesítés rendjét. A munkaköri leírásból megállapíthatóak továbbá a munkakört betöltő alá- és fölérendeltségi viszonyai is.
5 IV. Fejezet A Hivatal feladat- és hatásköre, feladatai munkafolyamatának leírása Feladat- és hatáskörök A vonatkozó jogszabályokban a Hivatal részére megállapított, jelen ügyrendben részletezett feladat- és hatáskörök elosztása a következők szerint történik: A Hivatalra vonatkozó feladatok 1) A Hivatalra vonatkozó feladatokat az SzMSz melléklet 37.-39. -ai, valamint az egyéb ágazati jogszabályok tartalmazzák. 2) A járási hivatal törzshivatala és szakigazgatási szervei ellátják a jogszabályban hatáskörükbe utalt feladatokat. 3) A járási hivatal közreműködik a megyei kormányhivatalnak a kormányzati célkitűzések területi megvalósításával összefüggő feladatainak ellátásában. Ennek keretében a járási hivatal törzshivatala a kormánymegbízott által meghatározottak szerint koordinációs, ellenőrzési, informatikai és képzési tevékenységet, valamint a járási szakigazgatási szervek működtetésével összefüggő, a fővárosi és megyei kormányhivatalokról szóló 288/2010. (XII. 21.) Korm. rendelet 32. (4) bekezdésében meghatározott funkcionális feladatokat láthat el. 4) A járási hivatal települési ügysegédletet működtet heti egy alkalommal Tiszadob, Tiszadada, Tiszaeszlár és Szorgalmatos településeken. 5) A munkafolyamatok leírását a 4. számú melléklet tartalmazza. A kapcsolattartás rendje V. Fejezet A kapcsolattartás és értekezletek rendje 1) Külső kapcsolattartás: a) A Hivatal feladatkörébe tartozó szakmai ügyben a nyilatkozati rendről szóló mindenkor hatályos normatív utasítás figyelembevételével a hivatalvezető nyilatkozik. b) A hivatalvezető feladatai ellátása során szóban kapcsolatot tart a közigazgatás-szervezésért felelős minisztérium szervezeti egységeinek vezetőivel és munkatársaival, a minisztériumok és más központi államigazgatási szervek szervezeti egységeinek vezetőivel és munkatársaival, a helyi önkormányzatok és szerveik vezetőivel, a központi államigazgatási szervek területi szervei azonos szinten elhelyezkedő vezetőivel, a Megyei Államigazgatási Kollégium tagjaival, a civil szervezetek, egyesületek országos és megyei szintű szervezeteinek vezetőivel, munkatársaival. Részükre igény esetén megadja a szükséges szakmai segítséget, tájékoztatást. c) A kormánytisztviselő a feladatkörének ellátása során szóban kapcsolatot tart a helyi önkormányzati hivatalok, illetve a központi államigazgatási szervek területi szerveinek azonos szinten elhelyezkedő köztisztviselőivel illetve kormánytisztviselőivel, a civil szervezetek, egyesületek országos és megyei szintű szervezeteinek munkatársaival.
6 d) A tájékoztatási tevékenység során a minősített adat kezelésére, a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó szabályokat meg kell tartani, a nyilatkozat nem járhat mások személyhez fűződő jogainak sérelmével. e) A sajtó tájékoztatásával kapcsolatos eljárás szabályait a Kormányhivatal külön szabályzata határozza meg. 2) Belső kapcsolattartás: a) A hivatalvezető közvetlen kapcsolatot tart a Kormánymegbízottal, a Főigazgatóval, az Igazgatóval, valamint a Hivatal főosztályvezetőivel, osztályvezetőivel, kormánytisztviselőivel, kormányzati ügykezelőjével, a Kormányhivatal további szervezeti egységeinek vezetőivel, főosztályvezetőivel, osztályvezetőivel, kormánytisztviselőivel, kormányzati ügykezelőivel, munkavállalóival. b) A Hivatal kormánytisztviselője közvetlen kapcsolatot tart a hivatalvezetővel, a Hivatal kormánytisztviselőivel, kormányzati ügykezelőjével, a Kormányhivatal további szervezeti egységeinek vezetőivel, főosztályvezetőivel, osztályvezetőivel, kormánytisztviselőivel, kormányzati ügykezelőivel, munkavállalóival. Feladatkörét érintően a hivatalvezetőn keresztül tart kapcsolatot a Kormánymegbízottal, a Főigazgatóval és az Igazgatóval. c) A Hivatal kormányzati ügykezelője közvetlen kapcsolatot tart a hivatalvezetővel, a Hivatal kormánytisztviselőivel, a Kormányhivatal további szervezeti egységeinek vezetőivel, főosztályvezetőivel, osztályvezetőivel, kormánytisztviselőivel, kormányzati ügykezelőivel, munkavállalóival. Feladatkörét érintően a hivatalvezetőn keresztül tart kapcsolatot a Kormánymegbízottal, a Főigazgatóval és az Igazgatóval. 3) A külső és belső kapcsolattartás további szabályait a Kormányhivatal hatályos szabályzatai, egyebekben a munkaköri leírások tartalmazzák. Értekezletek rendje Általános szabályok 1) Az értekezlet összehívásáról az értekezlet vezetője által kijelölt személy gondoskodik. 2) A Hivatal dolgozói kötelesek részt venni minden olyan értekezleten, megbeszélésen, amelyet a hivatalvezető szervez és tart. 3) A munkaértekezleteken a résztvevők kölcsönösen tájékoztatják egymást az előző értekezlet óta történt jelentősebb eseményekről, beszámolnak a végzett munkáról és kijelölik a következő időszakra a feladatokat. 4) Az értekezleten elhangzottakról, az ott meghatározott feladatokról, iránymutatásokról és tájékoztatásokról emlékeztető készül, melyet az értekezlet vezetője hagy jóvá. 5) Az emlékeztetőt az értekezlet résztvevői és az értekezleten meghatározott feladatok végrehajtásáért felelősök rendelkezésére kell bocsátani.
7 VI. Fejezet Munka és ügyfélfogadás rend Munkarend 1) A kötelező munkaidő hétfőn, kedden, csütörtökön: 7:30-16:00 óráig, szerdán: 7:30-17.00 óráig pénteken 7:30-12:30 óráig tart. 2) A munkaközi szünet (ebédidő) 12:00 14:00 óráig (30 perc időtartamban) jár azokon a napokon, amikor a munkaidő a napi 6 órát meghaladja. 3) A települési ügysegédi feladatok ellátása minden hét szerdán munkaidőben 08.00-16.00 óra között történik az alábbiak szerint: Tiszadob: 08.00-11.50, Tiszadada 12.00-16.00, Tiszaeszlár 08.00-09.40 Szorgalmatos 10.00-12.00 4) Munkaidőben a munkahelyről eltávozni a közvetlen felettes engedélyével lehet. Ügyfélfogadási rend: 1) hétfőn, kedden, csütörtökön, pénteken: 8:00-12:00 óráig szerdán: 8:00-12.00 óráig és 13.00-16.30 óráig tart 2) Önkormányzati tisztségviselők, jegyzők, aljegyzők, önkormányzati képviselők, valamint a helyi és területi közigazgatási szervek kormánytisztviselői soron kívül, illetve előre egyeztetett időpontban kereshetik fel a Hivatalt. VII. Fejezet A kiadmányozás és helyettesítés rendje A kiadmányozás rendje A kiadmányozás megjelenítése 1) A kiadmányon, az aláírásnál meg kell jeleníteni a) a kiadmányozó nevét, b) vezető általi kiadmányozás esetén az általa vezetett szervezeti egység megnevezésére is utaló (vezető) beosztását, c) ügyintéző általi kiadmányozás esetén besorolását vagy beosztását, d) amennyiben a kiadmányozó átruházott jogkörben jár el, az erre való utalást, illetve a kiadmányozási jogkör eredeti jogosultjának megjelölését. 2) A kiadmányozási jog az ügyben történő közbenső intézkedésre, döntésre, valamint külső szervnek vagy személynek irat kiadására ad felhatalmazást. A kiadmányozási jog magába
8 foglalja az intézkedést, a közbenső intézkedést, a döntést, a döntés kialakításának, valamint az irat irattárba helyezésének jogát. A kiadmányozott irat tartalmáért és alakiságáért a kiadmányozó felelős. 3) A kiadmányozásra jogosultaknak a döntést az előkészítés ellenőrzését követően a törvényesség és a szakszerűség betartásával az előírt határidőn belül kell meghozniuk. 4) A Hivatal hatáskörébe tartozó ügyekben a kiadmányozási jog jogosultja a hivatalvezető. 5) Az okmányigazgatási ügyintézők kiadmányozzák a közbenső intézkedéséket, megkereséseket. 6) A szakigazgatási szervek kiadmányozási rendjét külön ügyrendjük tartalmazza. 7) A Tiszalöki Kirendeltségen az ügyintézők önálló kiadmányozási joggal rendelkeznek, azzal, hogy a helyettesítésükkel megbízott ügyintézőnek is szignóznia kell az iratot. 8) A hivatalvezető egyedi írásbeli intézkedéssel a kiadmányozási jogot részben vagy egészben átruházhatja és az átruházott jogot visszavonhatja. Az átruházott kiadmányozási jog tovább nem delegálható. Az átruházás nem érinti a hatáskör jogosultjának személyét és felelősségét. 9) Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak az ügyben kiadmányozási joggal rendelkező aláírásával lehet továbbítani, kiadni. 10) Külső kiadmánynak minősül a Hivatal kormánytisztviselői részére a munkáltatói jogkörben kiadmányozott és átadott irat is. 11) A kiadmányozás rendjét az 5. számú melléklet tartalmazza. A helyettesítés rendje 1) A hivatalvezető távolléte vagy akadályoztatása esetén helyettesítését a hivatalvezető-helyettes látja el. 2) Az 1. pontban meghatározott vezetők együttes akadályoztatása esetén a hivatalvezetőt az általa kijelölt kormánytisztviselő helyettesíti. 3) A helyettesítésre feljogosított személy távolléte, vagy akadályoztatása esetén a Hivatal dolgozói közül a hivatalvezető jelöli ki a helyettesítést ellátó személyt. 4) A távollét vagy akadályoztatás megszűnését követően a helyettesítés körében tett intézkedésről a helyettesítő köteles a helyettesített kormánytisztviselőt, (vezetőt, ügyintézőt) tájékoztatni. 5) A helyettesítés rendjét az ügyrend 1. számú mellékletét képező munkaköri leírások tartalmazzák.
9 VIII. Fejezet Záró rendelkezések Jelen ügyrend a jóváhagyását követő napon lép hatályba... Hosszú József sk hivatalvezető Az SzMSz Mellékletének 30. (4) bekezdése b) pontja szerinti jogkörömben eljárva az ügyrendet jóváhagyom:.. Dr. Vinnai Győző kormánymegbízott
10 1. számú melléklet 1. A hivatal körbélyegzője középen tartalmazza Magyarország címerét, körben a hivatal megnevezését. 2. A fejbélyegző téglalap alakú, rajta a hivatal megnevezése, székhelye és levelezési címe szerepel. 3. A bélyegzők lenyomatát, valamint az egyes bélyegzők használatára feljogosított személyeket a Hivatal bélyegző-nyilvántartása tartalmazza.
11 2. számú melléklet A Tiszavasvári Járási Hivatal szervezeti felépítése TÖRZSHIVATAL TISZAVASVÁRI JÁRÁSI HIVATAL HIVATALVEZETŐ SZAKIGAZGATÁSI SZERV SZAKIGAZGATÁSI SZERV SZOCIÁLIS IGAZGATÁS OKMÁNYIGAZGATÁS MUNKAÜGYI KIRENDELTSÉG JÁRÁSI GYÁMHIVATAL SZABÁLYSÉRTÉSI ÜGYEK ÁLTALÁNOS IGAZGATÁS TISZALÖKI KIRENDELTSÉG