Bevezetés A tankönyv célja olyan megalapozó ismeretanyag átadása az olvasó számára, mely az elektronikus adatcserével ismerkedoknek nyújt tájékoztatást. Nem igényel elozetes felkészülést, hiszen ez a könyv adja meg azt a bázist, amire a késobbiekben építeni lehet. Néhány rész talán bovebb információmennyiséget tartalmaz, mint egy bevezeto tananyagtól elvárható, azonban ennek oka az, hogy a megértést minél könnyebbé tegye. Az irodalomjegyzékben felsorolt anyagok ugyanakkor biztosítják azt a lehetoséget, hogy akinek esetleg hiányérzete támad, azt megszüntethesse. Az EDI nagy sebességu fejlodési pályán mozog, melynek egyik hajtóereje a technikai fejlodés. Elképzelheto, hogy egyes fejezetek hamar idoszerutlenné válnak, de az anyag nagyobb része hosszútávon hasznosítható. Az általános jellemzok bemutatását követoen közlekedési példákon keresztül történik az egyes részek világosabbá tétele, de helyettük más példák is azonos értéket képviselnének. Ezért egyaránt ajánlható a tankönyv közlekedési és nemközlekedési terület szakemberei, tanulói, hallgatói számára. Az öt fejezet a rendszertervezési technikáktól kezdve az EDI-projekt tervezéséig vezeti végig az olvasót, miközben megismerkedik a technikai (hardver-szoftver) feltételekkel, a szabványokkal (különösen az ENSZ-EDIFACT-tal), valamint az EDI szerepével a vállalati külso-belso folyamatokban. Remélhetoleg ez a tankönyv sok érdeklodo számára nyújt segítséget az EDI alapjainak elsajátításában. Budapest, 1997. December Dr. Tóth János 1
1 Az árufuvarozás információs folyamatai 1.1 Az elektronikus adatcserét megalapozó vizsgálati módszer az árufuvarozásban Az elektronikus adatcsere bevezetésének vizsgálatánál elsoként az információs folyamatokat kell megismerni. Fel kell mérni, hogy az egyes információk honnanhova, milyen adatátviteli eszközön (papír, számítógép stb.) jutnak el. Számos módszer áll rendelkezésre, melyek a gazdálkodó egységek, különféle rendszerek aktuális informatikai helyzetét tárják fel. Az elemzést követoen az információs rendszert racionalizálva készítheto elo az elektronikus úton történo adattovábbítás. Egy rendszer elemei és a közöttük lévo kapcsolatok (relációk) mennyiségi és minoségi paraméterei utalnak az adott rendszer összetettségére, bonyolultságára. Az árufuvarozás a közlekedés rendszerének egy alrendszere - alágazatonként sajátosságokkal rendelkezik -, ugyanakkor komplex (belso felépítése összetett, alrendszerekre bontható fel) és nyílt (környezetével kölcsönhatásban áll). Ezen fejezet célja az alágazatfüggetlen, közös vonások modellszintu bemutatása. Az árufuvarozásnak, mint rendszernek célja az áruk helyváltoztatásának biztosítása. Ehhez egy jól szervezett információáramlásra van szükség (az információ a kello helyen és idoben álljon rendelkezésre). Ezt a közlekedés irányítási rendszerén belül értelmezheto informatikai rendszer valósítja meg, mely az információrendszerbol, az információkezelési (felvételi, átviteli, tárolási, feldolgozási, felhasználási) folyamatok és az információkat hordozó technikai és humán összetevok rendszerébol áll. Az elektronikus adatcsere lehetséges alkalmazásának vizsgálatához az árufuvarozás információs rendszerét kell megvizsgálni. A rendszer összetevoit, azok tevékenységeit és a közöttük lévo információáramlást kell meghatározni. A rendszertervezés folyamatából a helyzetfelmérést, helyzetelemzést kell kiemelni és végrehajtani. Ennek során az árufuvarozáshoz elengedhetetlen okmányokat, dokumentumokat, bizonylatokat kell összegyujteni, szakemberek segítségével az árufuvarozás folyamatát modellszeruen felépíteni és elemezni. 1.1.1 Az árufuvarozás folyamatának elemzési módszere A következokben áttekintjük, hogy milyen lehetoségek, eszközök, ábrázolástechnikák állnak rendelkezésre a feladat végrehajtására. A helyzet felvételénél arra kell törekedni, hogy a szerzett ismereteket áttekintheto és a továbbiak szempontjából egzakt formában lehet dokumentálni. 2
Mivel nem egy alágazatról és nem egyetlen szervezetrol van szó, így a helyzetrögzítés során a statikus struktúrát (a horizontális struktúrát - a térbeli elrendezési ábrát; a vertikális struktúrát - a szervezeti ábrát; a funkcionális struktúrát) részben lehet rögzíteni. Ez azt jelenti, hogy a rendszer összetevoit (az árufuvarozási folyamat résztvevoit) lehet meghatározni. A továbbiakban a dinamikus struktúrát kell tehát részleteiben megvizsgálni. 1.1.1.1 A dinamikus struktúra rögzítésének technikája A dinamikus struktúra vizsgálata alapvetoen a folyamatok, vagyis a muködés rögzítését jelenti. A következo lépésekbol áll:? A tevékenységek rögzítése a tevékenységi jegyzék alapján történhet meg, melyre példát a 1. sz. táblázat mutat, ahol a feladatok szerint történik a tevékenységek csoportosítása. A táblázat úgy épül fel, hogy az elso oszlopban a fo feladatok (folyamatok) szerepelnek, majd minden egyes ilyen megnevezésnek a sorában feltüntetésre kerül, hogy milyen részfeladatokból áll. A sorok és oszlopok száma a vizsgált rendszertol függ. Feladatok, Tevékenységek Folyamatok A A1 A2 A3 B B1 B2 B3 B4 B5 C C1 C2 C3 C4 1. táblázat Tevékenységi jegyzék Egy fuvarrendelési feladat (A) egy fuvarozást végzo cég esetében a következo tevékenységek összességét jelentheti: 1. Szállítmányozótól árajánlat kérés. (A1) 2. A beérkezo ajánlatok közül a legmegfelelobb kiválasztása. (A2) 3. A fuvarozási feladat elvégzésének megrendelése a szállítmányozótól. (A3)? A rendszerbeli résztvevok kapcsolatainak rögzítésére relációmátrixot vagy ún. Információkapcsolati diagramot készíthetünk. Az elobbire példát a 2. sz. táblázat mutat be. I II III IV Összetevok I II III IV X X X X 2. táblázat Relációmátrix 3
Ez egyben egy honnan-hová mátrix is, ami azt jelenti, hogy a kapcsolat irányultságát úgy követhetjük nyomon, hogy az elso oszlopban feltüntetett összetevok a kapcsolatot képezo információk forráspontjai, míg a második sorban szereplo összetevok a célpontok. Az információkapcsolati diagram elkészítésénél az összetevok szervezeti hierarchiája nem játszik szerepet, mert az ábra bonyolultságát fokozná (1. sz. ábra). A nyilakkal egymáshoz kapcsolt összetevoket egy-egy téglalappal szokás megjelölni, beleírva az elem megnevezését. A nyilakra felírt sorszámokkal lehet a kapcsolatok idobeliségét érzékeltetni, illetve szövegesen megjelölni az információkat vagy a dokumentumok nevét. 2 A 1 B 5 C 6 3 E 7 D 4 1. ábra Információkapcsolati diagram Fuvarmegbízás során a fuvarozást kéro cég fuvarszervezoje, a kiválasztott szállítmányozó és az operatív végrehajtást ellátó fuvarozó kapcsolatát ábrázolhatjuk. A mátrixban kapcsolatot kell feltüntetni a fuvarszervezo és a szállítmányozó, valamint a szállítmányozó és a fuvarozó között. A fuvarszervezo nem feltétlenül áll kapcsolatban a fuvarozóval. A kapcsolatok kétirányúak (a mátrix szimmetrikus), mert a megbízási folyamat a megbízások visszaigazolásával zárul le. A kapcsolati diagramban a három téglalap között az elobb leírtaknak megfeleloen kétirányú nyilakat rajzolhatunk.? Az elozo ábrához képest gyakran áttekinthetobbé kell tenni az idobeliséget. Ezt a célt szolgálja az idokoordinált folyamatábra (2. sz. ábra). A jelzett téglalapokban az elvégzendo információkezelési tevékenységeket lehet feltüntetni. A közéjük elhelyezett nyilak az információátvitelt jelzik, ezek jelöléstechnikai megkülönböztetése (szaggatott, pont-vonal stb.) utalhat az átvitel módjára (telefon, bizonylat, számítógép stb.) A b g B f e C c D a d 2. ábra Idokoordinált folyamatábra 4
Az elozo fuvarmegbízási példa esetében ez a következoképpen néz ki (3. sz. ábra): Fuvarozó Fuvarszervezo Szállítmányozó Szállítmányozó megbízása Fuvarozó megbízása Megbízás visszaigazolása Megbízás visszaigazolása Visszaigazolás iktatása 3. ábra A fuvarmegbízás idokoordinált folyamatábrája 1. A fuvarszervezo megbízza a szállítmányozót. 2. A szállítmányozó megbízza a fuvarozót. 3. A fuvarozó visszaigazol a szállítmányozónak. 4. A szállítmányozó visszaigazol a fuvarszervezonek. 5. A fuvarszervezo tudomásul veszi a visszaigazolást.? Ezt követoen az információellátással kapcsolatos további elemzésre van szükség. Az elektronikus adatcsere szempontjából az információ hordozójául szolgáló bizonylatok vizsgálatát, információtartalmának elemzését jelenti. Az árufuvarozás folyamatában kiterjedten és legtöbb esetben pontos formai és kitöltési eloírásokkal elrendelten alkalmaznak nagyszámú bizonylatot. A felesleges párhuzamosságokra az ún. koincidencia táblázat mutat rá (3. sz. táblázat). Az elso oszlopban a bizonylatok nevei szerepelnek, minden további oszlop fejlécében a bizonylatokon fellelheto teljes információskála jelenik meg. Az egyes információ(adat)-féleséget jelento oszlopban minden olyan bizonylat sorában jelölést kell alkalmazni, amely bizonylaton az illeto adat ténylegesen elofordul. Bizonylat a b c d e neve A. X X X B. X X C. X X D. X X X 3. táblázat Koincidencia táblázat A fuvarozási megbízás folyamatát tekintve az elkészített táblázat nagy és a cégek közötti kapcsolatoknak megfeleloen különbözo is lehet, mivel általánosan használt formanyomtatvány nem létezik. Ez a táblázat pl. tartalmazza a szállítmányozói és fuvarozói megbízásokat, mint bizonylatokat. Az okmányokon a következo adatok szerepelhetnek: áru neve, tömege, mérete, a fuvaroztató neve, címe stb. A bizonylatok önálló elemzése (4. sz. táblázat) már kifejezetten az elektronikus adatcsere szemszögébol történik. A Rovatszám (ha van) és a Rovatnév a dokumentumon megtalálható jelöléseket jelenti. Az Információ 5
oszlopában az adott rovatban megtalálható bejegyzés információtartalma szerepel, ennek esetleges részletesebb kifejtésére a Tartalom oszlopban nyílik lehetoség. A Hossz oszlopában a bejegyzés becsült, maximált vagy tényleges hossza szerepel. A Megjegyzés oszlopra a kitöltéssel kapcsolatos egyéb tudnivalók miatt van szükség. Rovat név Dokumentumneve zám Rovats A. 1. 2. 3. Információ Tartalom Hossz Kitölto szerv Megjegyzés 4. táblázat A dokumentum információtartalmának elemzése Példaként a szállítmányozói megbízás feladóra vonatkozó egyik rovatának elemzését mutatja az 5. sz. táblázat. Dokumentum neve Szállítmányozói megbízás. Rovatszánév Rovat- 1. Feladó neve Információ A feladó neve Tarta-lom Hossz Kitölto szerv Az áru feladójának Max. 50 Feladó azonosító karakter adatai közül a neve Megjegyzés Ha eloírás megköveteli, kézírással, bélyegzovel hitelesíteni (aláírni) is kell. 5. táblázat A szállítmányozói megbízás információtartalmának elemzése (részlet) Az elektronikus adatcsere végso megtervezése a kapcsolatok kiépítése szempontjából lényeges a bizonylatok áramlási útvonalának rögzítése. Ezt legalkalmasabb formában a bizonylatáramlási gráfok (4. sz. ábra) - az idobeliséget is érzékeltetve - a bizonylatáramlási folyamatábrák valósítják meg. Ez utóbbi rendkívül hasonlatos a tevékenységek idokoordinált folyamatábrájához (2. sz. ábra). A gráfon a téglalapokban a szervezeti összetevok nevei szerepelnek, a nyilakon a bizonylatok nevei vagy kódjai. D 1,2 1 6 4 E 1,3 F 5 C 4 A 4,2 G B 7 7 6,1 H 6 4. ábra Bizonylatáramlási gráf 6
A fuvarozási megbízásra vetítve ez azt jelenti, hogy a három szervezeti összetevo közül a fuvarszervezo a szállítmányozónak szállítmányozói megbízást ad, a szállítmányozó a fuvarozónak fuvarozói megbízást. Bizonylatok az ellenkezo irányban is mozognak, fuvarozói és szállítmányozói visszaigazolás formájában. 1.1.1.2 Az információs rendszer elemzése Az elozo pontban ismertetett módon lehetséges egy rendszer, egy folyamat rögzítése. Mindezt lépésrol-lépésre kell végrehajtani, hiszen logikai sorrend van közöttük, az elektronikus adatcsere szempontjából leglényegesebbek az utolsó fázisban az információs rendszerre vonatkozó dokumentálások. Gyakorlatilag már ezek során szükség van az információs rendszer elemzésére. Az elektronikus adatátvitel tervezéséhez nélkülözhetetlen, hogy a felesleges párhuzamosságokat, a nem megfelelo információk cseréjét kiküszöböljük. Így egyfajta racionalizálást hajtunk végre, amely alatt az adatszolgáltatás, információkezelés és bizonylati rendszer elemzését kell érteni. 1.2 Az árufuvarozás mint a kereskedelmi folyamat része Az áru fuvarozása annak a kereskedelmi folyamatnak a része (5. sz. ábra), melynek során az áru tulajdonjoga az eladótól az átvevore száll. 5. ábra A nemzetközi kereskedelmi folyamat Gyakorta térben és idoben egyaránt nagy utat kell megtennie az árunak, amíg eljut az eloállítás helyétol a végso felhasználóig. Ez az út esetenként ismétlodo kereskedelmi folyamatok eredménye, amelyek kiinduló- és végpontja, valamint kezdeményezoje az eladó és a vevo. A szállítás önmagában még nem jelenti az áru mozgását, csupán a tulajdonjog átruházását. Ebben az értelemben az eladó a szállító, 7
vagyis az a természetes vagy jogi személy, aki a kereskedelmi (szállítási) szerzodésben foglaltaknak megfeleloen, ellenérték fejében lemond az áru tulajdonjogáról a vevo javára. A leggyakrabban a gyártó és a vevo közé beékelodik egy kereskedo cég, aki maga intézkedik az áru mozgásáról. A szállítási szerzodés az eladó és a vevo között jön létre. Az áru helyváltoztatását (elszállítását) végrehajtó személyt áruszállítónak, vagy fuvarozónak nevezzük. Az árut elszállíthatja a termelo vagy a felhasználó is, de rábízhatja a fuvarozókra, s ha összetett a folyamat, akkor a szervezést szállítmányozóval végeztetheti el. 1.3 Az árufuvarozás szereploi és kapcsolataik Az árufuvarozás folyamatában - elszakadva a kereskedelmileg használatos elnevezésektol - az eladó és a vevo helyett a feladó és az átvevo szerepelnek. Gyakran elofordul, hogy az áru gyártója (eladója) nem egyezik meg azzal, aki az árut fuvarozásra elokészíti, majd feladja, és hasonló a helyzet az átvevo oldalán. Általában elmondható, hogy alágazatoktól függetlenül egy fuvarozási folyamat résztvevoi a:? fuvarozó,? szállítmányozó,? feladó,? átvevo,? vámhivatal,? bank. A fuvarozók olyan vállalkozók, akik mások áruját fuvarozzák, fuvarozási szerzodés alapján, fuvardíj ellenében. A fuvarozási szolgáltatást kitermelik, fuvarozási szerzodéssel eladják, és árát a fuvardíjban realizálják. A szállítmányozó általában nem foglalkozik fuvarozással, beépül a fuvarozó és a feladó közé, szakértelmével, ügyességével összehangolja a fuvarozók és a fuvaroztatók érdekeit, így mindkét fél számára megtakarítást tud biztosítani. Saját nevében megbízója árujára és költségére megköti a fuvarozási szerzodéseket, a szállítmányozási (bizományosi) szerzodés (megbízás) alapján, szállítmányozói jutalék ellenében. A fuvarozónak állandó, rendszeres nagy mennyiségre szóló megbízója. Így számíthat arra, hogy állandó vevoként fuvardíjkedvezményeket, visszatérítéseket kap. Ezért érdemes a feladóknak szállítmányozóval megköttetni a fuvarozási szerzodéseket, mert a mennyiségi kedvezményeket egy-egy áru után ok nem tudnák megszerezni. Szállítmányozót tehát rendszerint akkor érdemes igénybe venni, ha a fuvarozási feladathoz szükség van szakértelmére és/vagy fuvardíjmegtakarítást tud biztosítani. 8
A feladó átadja a fuvarozáshoz az árut, az átvevo átveszi a fuvarozótól az árut. Tehát az áru fuvarozását érinto helyváltoztatásának a kiinduló és célpontja. A feladó és/vagy az átvevo az áru elfuvarozásának a megrendeloje, vagyis az áru helyváltoztatásának a kezdeményezoje. Az árut közvetlenül feladhatja és átveheti valamilyen raktározási feladatokat ellátó személy vagy szervezet. A vámhivatal szerepe a nemzetközi ügyletek során jelentkezik az export és import forgalomban eltéro feladatokkal. Minden, az országba érkezo árut vámeljárás alá vetnek, kivitelkor pedig vámpapírokkal látják el azokat. Tranzitforgalom esetén az árufuvarozás módjának megfeleloen vámellenorzést végeznek vagy vámeljárást folytatnak le. Az elobbi az ún. TIR forgalomra vonatkozik, amikor a jármu meghatározott módon, lezárva közlekedik, ekkor a lezártság sértetlenségét ellenorzik. Gyakran a feladó és az átvevo megbízásából ún. vámügynök tartja a kapcsolatot a vámhivatallal. A pénzügyi mozgások biztonságos végrehajtását a bankok biztosítják, az átutalási megbízásokat teljesítik, számlatulajdonosaiknak elküldik a jóváírási értesítéseket. A gyakorlatban sokszor több azonos feladatkörrel rendelkezo szereplo - így például több bank vagy fuvarozó - vesz részt a folyamatban. Ez azonban a kapcsolatok jellegén, az információ típusán nem változtat, újabb információk nem lépnek fel a folyamatban. 1.4 Az árufuvarozáshoz kapcsolódó tevékenységei Nem célunk a fuvarozásban résztvevo felek tevékenységeinek részletes bemutatása, így erre itt nem kerül sor. Mindezt a megfelelo tananyagok, szakmai kiadványok részletesen tartalmazzák. Lényegesek azonban a résztvevokhöz és tevékenységeikhez kötodo információs folyamatok, különös tekintettel azokra az okmányokra (adatokra), amelyek a korábbiak alapján alapveto fontosságúak az információs folyamatra nézve. Így egy már elkészített árufuvarozási elemzés következtetései alapján kifejezetten az EDI alkalmazását figyelembe véve történik a tevékenységek bemutatása. Az árufuvarozás folyamata 6 tevékenységi blokkra bontható, a fontos tevékenységbizonylat párokat kiemelve ezek a következok: 1. A fuvarozó elozetes felkészülése a fuvarozási tevékenységre Gyakorlatilag nem találkozunk nagy távolságot, gyors adatátvitelt igénylo információcserével és ehhez kapcsolódó okmányokkal. A fuvarozáshoz szükséges engedélyek és egyéb nagy idotávlatban érvényes dokumentumok beszerzése a fuvarozó feladata. 9
2. A fuvarozáshoz szükséges szerzodések elokészítése, megkötése A megbízási szerzodések megkötése kulcsfontosságú lehet egy késobbi EDI alkalmazás szempontjából, mivel számos olyan információt tartalmaz, amelyek a késobbiekben más dokumentumokon is (pl. fuvarlevél) megjelennek. 3. A fuvarozás elokészítése közvetlenül az áru helyváltoztatása elott Ezen tevékenységek sorába tartoznak az árufuvarozáshoz elengedhetetlen okmányok kitöltése - fuvarlevél, vámkezelési okmányok stb.-, az áru és a jármu felkészítése a fuvarozásra. 4. Az áru helyváltoztatásával kapcsolatos tevékenységek Az áru mozgás közbeni helyzetérol, ha kívánják a résztvevok a fuvarozónak folyamatos tájékoztatást kell adnia, ami általában erre alkalmas telekommunikációs eszköz segítségével történik (nem számítógépen és nincs feltétlenül papírhoz kötve). A közbenso országok vámszervei ekkor végzik el a szükséges vámellenorzéseket, -eljárásokat. 5. Közvetlenül az áru helyváltoztatása utáni feladatok Nemzetközi árufuvarozás esetében legtöbbször ekkor történik az áru vámkezelése (vámkezelési okmány). A fuvarlevél is ekkor kerül a végso felhasználókhoz, adott esetben ekkor rögzítenek néhány kiszolgáltatással kapcsolatos információt. 6. Számlázás és fizetés A kereskedelmi ügyletnek a fuvarozási szerzodéseknek megfeleloen ekkor történik a pénzügyi igénylések kielégítése, melynek elso fázisa a számlák benyújtása azoknak, akik fizetésre kötelezettek. Megfigyelheto tehát a tevékenységeknek egy olyan köre, ahol az információhordozó tradicionálisan valamilyen papíralapú okmány. Ilyen tevékenységi kör például az áru fuvarozásra történo átvétele, szállítása és kiszolgáltatása, a vámolás vagy a munka ellenértékének követelése. Az említett tevékenységekhez kapcsolódó adatok hosszú ido óta papírra írt formában jutnak el az egyik féltol a másikig. Az információs rendszer elemei között bármilyen fontossági sorrend felállítása nélkül, elmondható, hogy ezek a papíralapú okmányok (fuvarlevél, vámkezelési okmány, számla) néhány más okmánnyal együtt alapvetok a fuvarozáshoz kapcsolódó információs folyamatban. 1.5 Az árufuvarozás folyamata A feladó árujának elfuvarozásához szállítmányozót keres, választását pénzügyi és tradicionális szempontok befolyásolják. E ketto elég szoros kapcsolatban van, hiszen, ha valaki hosszú távú megbízója a szállítmányozónak, akkor 10
kedvezményeket élvez. A szállítmányozó döntését ugyanezen ismérvek határozzák meg a megfelelo fuvarozó kiválasztása során, figyelembe véve az áru sajátosságait (veszélyes, gyorsan romló áru stb.), melyekhez speciális fuvarozási mód vagy eszköz szükséges. Ezek az ajánlatkérések leggyakrabban telefonon (szóban), telefaxon esetleg levél (írásos) formájában történik. Szabványos dokumentumformátum nincs, minden cég a saját gyakorlatának megfeleloen alakítja ki. A válaszadás hasonló módon történik, mint az ajánlatkérés. Az ajánlatok közül a szállítmányozó és a feladó kiválasztja a számára legkedvezobbet és megbízza fuvarozói megbízás és szállítmányozói megbízás keretében. Ezek a megbízások már papírhoz kötöttek, tulajdonképpen szerzodésnek minosülnek. A fuvarozónak rendelkeznie kell mindazon jogosítványokkal, engedélyekkel, amelyek a fuvarozási feladathoz szükségesek. Általában ezeket már a megbízás elott beszerzi, de legkésobb az áru helyváltoztatásának megkezdéséig a birtokában kell lennie. A feladónak kell biztosítania az áru fuvarozásához szükséges engedélyeket (pl. veszélyes áru). Ezt követi a fuvarozás elokészítése, az áru felkészítése a helyváltoztatásra (csomagolás stb.), az áru vámolása (nemzetközi árufuvarozás esetén), az áru fuvareszközbe rakása valamint a feladat elvégzéséhez szükséges okmányok összeállítása. Ennek során számos a szállítási eszköztol, a szállítási módtól és az áru fajtájától függoen különbözo feladatok jelentkezhetnek. Közös feladatként a fuvarlevél és a vámkezelési okmányok kitöltése szerepel, melyek közül az elobbi alágazatonként külön-külön szabványosított, míg az utóbbi teljesen egységes bizonylat. Mivel nemzetközi dokumentumokról van szó az adatok elrendezése is szabványos az alágazatoktól függetlenül. Az áru fuvareszközbe történo berakását követoen megkezdodik annak helyváltoztatása. Ennek során a fuvarozó tájékoztatását általában telefonon keresztül küldi el az áru helyzetérol. A kapcsolatfelvétel tehát élo szóban történik, az információt a szállítmányozó és a feladó is megkapja. Amennyiben több ország érintésével történik az áru fuvarozása a közbenso országok vámszervei a fuvarozási módtól függoen vámellenorzést (TIR egyezmény szerint) végeznek vagy vámeljárást folytatnak le. Az áru megérkezése elott az átvevo értesítést kap az áru várható átvételérol, szintén telefonon. Azért lényeges ez az elojelzés, hogy az átvevo fel tudjon készülni az áru átvételére és a vámszervekkel - esetleg vámügynökével - felvegye a kapcsolatot a mielobbi vámeljárás lefolytatása érdekében. Az áru megérkezését követoen megtörténik a vámolás a célország vámjogszabályai szerint. Az árut az átvevonek kiszolgáltatják és rendelkezhet felette. Az árufuvarozást végigkíséro okmányokra (pl. fuvarlevél) felvezetik az átvételt és az arra jogosultak ezen dokumentumok közül kapnak egy-egy példányt. 11
Alágazatoktól, szállítási módtól és szerzodéstol függoen a számlák megküldése és kifizetése az árufuvarozás különbözo fázisában történhet meg. A konkrét helyváltoztatás elott megkötött szerzodések tartalmazzák azt, hogy a fuvarozás során ki, milyen mértékig viseli a költségeket, valamint, hogy ki, milyen mértékig felelos. Legtöbb esetben a pénzügyi mozgások a fuvarfeladat teljesítését követoen realizálódnak, melynek közege banki muvelet. A költségviselok elküldik átutalási megbízásaikat a bank(ok)nak, a bank(ok) pedig a jóváírási értesítést számlatulajdonosaiknak. Az áruszállítási folyamat során az árunak gyakran nagy utat kell megtennie, amíg eljut a feladótól az átvevoig. Ezalatt a fuvarozásban érintett felek számos dokumentumot töltenek ki és juttatnak el egymáshoz. A fuvarozási tevékenység tehát rendszerint térben kiterjedt, sok szereplos folyamatot feltételez. Ennek megfeleloen a tevékenységekhez kapcsolódó információs folyamatok is egymástól távol eso partnerek információs kapcsolatait jelenti. A partnerek közötti információcsere hordozója napjainkban rendszerint valamilyen papíralapú okmány. Természetesen számos esetben a partnerek telefonon, faxon, esetleg valamilyen más elektronikus hordozó segítségével adják meg egymásnak a fuvarozási feladat lebonyolításához szükséges információkat. Az árufuvarozás során használatos dokumentumokat a vonatkozó eloírások alapján három csoportba sorolhatjuk: 1. Nemzetközi egyezmény által szabályozott dokumentumok (pl. fuvarlevél, TIR igazolvány). 2. A nemzetközi árufuvarozásban használatos (nélkülözhetetlen) okmányok, melyek használatát nemzetközi egyezmény nem írja elo (pl. kereskedelmi számla, rakományjegyzék). 3. Az egyes országok sajátosságainak, az alkalmazott gyakorlatnak megfeleloen változó bizonylatok, melyek megjelenésére, adattartalmára vonatkozó eloírás nincs (pl. az ajánlatkérések, megbízások, visszaigazolások). A papírdokumentumok egy része az árufuvarozási folyamat egy rövidebb egységében használatosak, egy másik része gyakorlatilag végigkíséri az árut a helyváltoztatás során. Az utóbbiak általában a folyamat több résztvevoje számára tartalmaznak hasznos információkat, a kitöltés is több helyen történhet. 1.6 Kulcsszerepet betölto okmányok és funkcióik Látható, hogy az egyes okmányok különbözo tevékenységekhez kapcsolódnak. Egy okmány funkcióján a továbbiakban az adott okmányhoz kapcsolódó, az általa 12
rendes körülmények között eloidézett/eloidézendo tevékenységet vagy tevékenységek sorozatát értjük, valamint azokat a jogokat és kötelezettségeket, amelyek az okmány birtokosát illetik, illetve terhelik. Az okmányok funkcióinak (felül)vizsgálata fontos gyakorlati kérdéshez, az üzleti és információs folyamatok át-/újraszervezésének (process reengineering) kérdéséhez kapcsolódik. Az elozo fejezetben felsorolt tevékenységeket alapul véve, funkcióik alapján a megbízási szerzodés, a fuvarlevél, a vámkezelési okmány és a kereskedelmi számla kiemelheto a fuvarozási okmányok közül, mert döntoen meghatározzák a fuvarozási tevékenységet, illetve - információs szempontból - adattartalmuk a fuvarozási tevékenység lebonyolításához szükséges adatok dönto többségét lefedik. Ez utóbbi két szempont különösen fontos abban az esetben, amikor az a kérdés merül fel, hogy mely papíralapú okmányt indokolt elektronikus üzenettel kiváltani. A megbízási szerzodés (a neve alapján is) a felek közötti megállapodás, ami szabályozza a felek együttmuködését. A feladó szállítmányozói szerzodést köt a szállítmányozóval, a szállítmányozó fuvarozói szerzodést köt a fuvarozóval. Tartalmazzák mindazokat az információkat, amelyek az áru fuvarozásához elengedhetetlenek (az áru fajtája, súlya, neme, szállítási határido stb.) Nincs szabványosított formája, a rajta szereplo adatok körét is a megbízó, ritkán a megbízott határozza meg. Más dokumentumok, okmányok ezen szerzodések adatai alapján készülnek el. A fuvarlevél alágazatonként szabványosított formával rendelkezik. A nemzetközi eloírásoknak köszönhetoen a struktúrája, az adatok elhelyezkedése alágazatfüggetlenül egységes. Itt kell utalni azokra a nemzetközi törekvésekre, mely szerint a nemzetközi árufuvarozásban használatos bizonylatok, okmányok esetében azok szerkezeti kialakítása egységes legyen. Ez azt jelenti, hogy ugyanazok az adatok a nyomtatványnak ugyanazon részén találhatók meg, és egyes rovatoknál szabványos formában (pl. kódok). A fuvarlevél az árufuvarozás alapdokumentumának tekintheto, végigkíséri az áru helyváltoztatását. Többpéldányos dokumentum, melyek mindegyikének külön funkciója van (számlakészítés alapja, vámpéldány stb.). Fo funkciójának tekintheto, hogy az árufuvarozási folyamat valamennyi résztvevoje kiolvashassa belole azokat az információkat, amelyek az árunak az átvevohöz történo eljuttatásában útmutatásokat tartalmaznak. Ezen túlmenoen a fuvarlevélre a résztvevok felvezethetik azokat az adatokat, megjegyzéseket, amelyeket nemzetközi egyezmény biztosít a számukra. A vámkezelési okmánynak a nemzetközi forgalomban használatos EV (Egységes Vámárunyilatkozat) minosül. Ez alágazatfüggetlenül egységes, szabványos formai 13
kialakítású. Az EV nyolcpéldányos nyomtatvány, amelybol a forgalom iránya (behozatal, kivitel, árutovábbítás, raktározás) alapján különbözo vámkezelésekhez különbözo számú példányra van szükség. Export áruszállítás során az indító vámhivatal, a kilépteto vámhivatal és a vámkezelést kéro (a feladó vagy exportor) kap a példányokból. Árubehozatal kapcsán az EV példányok közül a vámkezelést végzo vámhivatalnak, a vámkezelést kéronek és a vámfizetésre kötelezettnek (ez utóbbi ketto lehet ugyanaz a szerv vagy személy) jut egy-egy. Tranzitforgalomban történo vámolás esetében a belépteto vámhivatal, a kilépteto vámhivatal és a vámkezelést kéro jogosult a példányra, valamint egy példányt (igazolásként) küld a kilépteto vámhivatal a beléptetonek. A számlák a pénzügyi mozgások beindításához szükségesek. A szolgáltatások ellenértékét a költségviseloknek ki kell fizetniük. Nincs eloírás a számlák kialakítására nemzetközi, nemzeti szinten, azonban a rajta szereplo információk köre szabályozott. Az adóhatóságok a számlák számos fajtáját elfogadják a kifizetés kezdeményezésére. 14
2 Az elektronikus üzleti kommunikáció és az EDI Az elozo fejezet bemutatta azt a nagyszámú papírdokumentumot használó és sokrétu folyamatot, melyet nemzetközi árufuvarozásnak hívunk. Az információk (a bizonylatok) átadása a folyamat résztvevoi között történhet szóban (pl. telefonon), telefaxon, küldönc segítségével (pl. posta), számítógépes rendszerek közötti kommunikáció útján (mágneslemes, e-mail, EDI - Electronic Data Interchange). Ezen kommunikációk ölthetnek strukturált és strukturálatlan formát. Az elobbi lényege hogy valamilyen szabványos formában történik az adatátvitel (pl. szabványosított urlap). A szóbeli kommunikáció a strukturálatlan kommunikáció egyik lehetséges módja, de telefaxon vagy postai úton (pl. levél) is küldhetünk ilyen üzeneteket, ugyanakkor nemzetközileg elfogadott - vagy valamilyen egyezmény által szabályozott - dokumentumformát használva már strukturált formát ölt a résztvevok közötti kapcsolat. Az elektronikus kommunikációs lehetoségek közül az e-mail strukturálatlan, az EDI strukturállt üzenetváltást jelent, a mágneslemes - vagy bármilyen más lehetséges adathordozó - tartalmazhatja mindkét formáját az üzeneteknek. Ez utóbbi esetében az üzenetváltás sebessége lényegesen lassabb, mint a számítógépek közötti hálózati kapcsolat esetében. A kommunikációs módok elterjedése azt mutatja, hogy az információcsere leghatékonyabb hordozójának a papír mutatkozott. Annak ellenére, hogy az elmúlt két évtized során sok cég saját automatizált információrendszert alakított ki, a folyamatok résztvevoi között áramló információ igen nagy mennyisége még ma is papíron mozog. A nemzetközi árufuvarozás szereploinek mindegyike rendelkezik számítógéppel, melyek összekapcsolása manapság a távközlési infrastruktúrának köszönhetoen nem probléma. Errol a szintrol minoségi továbblépést jelent, ha nem csak a hardverek, hanem a szoftverek is összekapcsolhatók. A számítógépes programok emberi közremuködés nélkül automatikusan is képesek elintézni olyan muveleteket, mint az ajánlatkérés, a számlázás stb. Nem elegendo két (vagy néhány) partner közötti megállapodást rögzíteni az adat- és üzenetformátumokra, hiszen nemzetközi viszonylatokban a folyamatok résztvevoinek száma rohamosan növekszik így a különbözo nyelvek használatából is probléma adódik. Újabb és újabb partner esetén azok informatikai rendszerét hozzáigazítani a kialakított rendszerhez rendkívül költséges. Ezért van szükség egy nemzetközileg elfogadott szabvány (pl. ENSZ-EDIFACT - United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport - Az Egyesült Nemzetek ajánlása igazgatási, kereskedelmi és szállítási adatok elektronikus cseréjére) alapján történo elektronikus kommunikációra, az EDI-re. Definíció szerint az EDI elore meghatározott, strukturált, szabvány szerinti üzenetek számítógépes alkalmazások közötti elektronikus átvitele, mely nélkülözi az emberi 15
beavatkozást. Egy másik definíció szerint EDI-nek nevezzük azt a kommunikációt, ahol a partnereknél futó számítógépes alkalmazások elektronikus úton, emberi beavatkozás nélkül (rendszerint valamilyen szabvány szerint) strukturált formában juttatják el az adatokat egymáshoz. A definíciókban megfogalmazottak jelentéstartalma: az adatok strukturálása Az EDI legfontosabb kritériuma, hogy elore meghatározott adatok, elore meghatározott normák szerint tagolva érkezzenek a címzetthez. Ez biztosítja az automatikus feldolgozás lehetoségét, az adatok beépülését az ügyviteli, illetve termelésirányítási rendszerekbe. egyezményes szabványok Alapfeltétel, hogy az adatstruktúra (adattartalom és -tagolás) valamennyi fél számára értheto legyen. Az EDIFACT szabvány ezt lehetové teszi, így az a cél, hogy minél többen használják ezt a legátfogóbb és legelfogadottabb normát. elektronikus átvitel A papírdokumentumoknak postai úton történo küldése helyett a feladó és a címzett az információ átvitelére elektronikus hordozót választ. Az elektronikus átvitel kritériuma, hogy az átvitt adatok az átvitel kezdetén és végén lényeges közbülso emberi beavatkozás nélkül elektronikus jelek formájában jelenjenek meg. számítógéptol számítógépig A strukturált formában szolgáltatott adatokat a számítógép emberi beavatkozás nélkül képes fogadni és feldolgozni. Ha csupán elektronikus okmánycserérol beszélnénk, az okmányokon szereplo adatokat újra gépre kellene vinni, hogy a címzett automatizált információs rendszere képes legyen feldolgozni oket. Így számítógépes alkalmazások közötti kommunikációról beszélhetünk. A definíció alapján tehát alapveto különbség van az EDI és például az elektronikus levelezés (e-mail) vagy a fax között. Az utóbbiak esetében az adatok valamilyen szabad szöveges formában szerepelnek, feldolgozásukhoz valakinek el kell olvasni oket, hogy az információ értelmezheto legyen és az értelmezés eredményeként valamilyen folyamatot el lehessen indítani. Technikai oldalról tekintve egy EDI-rendszer telepítése elott egy vállalatnak három fo területre kell koncentrálnia:? kommunikáció,? EDI-szoftver és -hardver, 16
? házi rendszer módosítása. A kommunikációt illetoen a meglévo távközlési kapcsolatok, szoftver- és hardver eszközök használhatók az EDI kommunikációhoz is. Ugyanakkor elofordulhat, hogy a megnövekedo távközlési igények bovítést feltételeznek, vagy egy új távközlési rendszer szolgálja ki az EDI-alapú kommunikációt (esetleg a nem EDI-alapú kommunikációt is). Alkalmazótól függoen felmerülhet az igény értéknövelo hálózati szolgáltatások iránt. Az EDI bevezetésével meg kell vizsgálni a külso és a belso kommunikációs igényeket. Nem kerülheto el az EDI-kapcsolatot biztosító szoftver beszerzése és a szükséges szoftverfejlesztések elvégzése. A legfobb igények a szoftver oldalon jelennek meg az EDI kapcsán, mivel különféle funkciók kellenek egy muködoképes megoldáshoz. A legfontosabbak elokészítik és továbbadják az üzeneteket a külso kommunikációhoz, illetve a belso alkalmazásokhoz, és a konverziót is elvégzik a ketto között. Továbbá fontosak a monitoring (felügyelo) funkciók, melyek minoségileg és a biztonság fokozásával járulnak hozzá az EDI muködéséhez. Manapság szoftvercsomagok az EDI-szolgáltatás funkcióinak különbözo kombinációit kínálják PC-kre, miniszámítógépekre. A legfontosabb jellemzoje az EDI szoftvernek, hogy rendelkezik egy interfésszel, mely teljesen független attól az alkalmazástól, amely létrehozza az EDI számára, vagy kapja az EDI-tol az adatokat. Ez az interfész az EDI-szolgáltatás bevezetésekor lehetové teszi, hogy a már meglévo számítógépes alkalmazások változtatása minimális legyen, és így a szoftver képes kiszolgálni a különbözo alkalmazásokat. Késobb az alkalmazások esetleges módosításakor az EDI-szoftver funkcióira pedig nem lesz hatással. Egyre több olyan szoftvert lehet vásárolni, melyben már benne van az EDI interfész, mégis inkább a cégek maguk (akár megrendelés útján) fejlesztik ki. A 6. sz. ábrát alapul véve vázolható, milyen szabványelemek szükségesek egy EDIalkalmazás muködtetéséhez. Fontos megjegyezni, hogy az alábbi ábra vázlatos, a teljesség igénye nélkül készült, ugyanakkor jó áttekintést nyújt az egyes szabványelemek elhelyezkedésérol, elválasztva egymástól a gyakran keveredo fogalmakat. Az elektronikus adatcsere alkalmazása érdekében a cégek informatikai rendszeréhez tartozó szoftvereket ki kell egészíteni, hogy a házi formátumú dokumentumokból egy közbülso formájú dokumentumot állítson elo, amely az EDI alrendszerben kerül felhasználásra. Az EDI-szolgáltatás kimenetén már EDI formátumú üzenet jelenik meg, amely a kommunikációs protokollnak megfeleloen kerülnek továbbításra. A hálózati szolgáltatás az EDI formátumú üzeneteket kiegészíti olyan utasításokkal, amelyeket a konkrét számítógépes hálózat igényel. A számítógéphálózat másik oldalán lévo csomópontba megérkezo EDI formátumú 17
üzeneteket az EDI-szolgáltatás és környezeti architektúrája átalakítja az ezen csomópontban eloírt házi formátumra. Az EDI-szolgáltatás a megfelelo üzenetformátum átalakításon és eloállításon kívül az elektronikus adatcsere biztonságáról is gondoskodik. A továbbiakban áttekintjük az ábra egyes elemeit, kiemelve és részletesen tárgyalva az EDIFACT-szabványrendszert. Alkalmazás EDI-szolgáltatás Kommunikációs protokoll Hálózati szolgáltatások Alkalmazás EDI-szolgáltatás Kommunikációs protokoll Hálózati szolgáltatások Hálózat 6. ábra Az EDI-alkalmazásának elemei Szemléltetésként bemutatjuk a fax alapú (7. sz. ábra) és az elektronikus adatcsere útján (8. sz. ábra) történo információátadást. Kereskedelmi alrendszer Teljesített szállítások Számla faxformátum létrehozása Fax SZÁLLÍTÓ Telefonhálózat MEGRENDELO Logisztikai alrendszer Bevitel Számlák Fax 7. ábra Fax alapú információtovábbítás Ehhez képest a tipikus magyar megoldás, az intelligens EDI-fax esetét. Ekkor bevezetik az EDI-t, de az integrálást elmulasztják. Az EDI-kapcsolat megvan, de a 18
manuális muveletek is megmaradnak. Ez a leheto legrosszabb megoldás, ennél még az is jobb ha az EDI-t nem vezetik be. Mert ez egy olyan negatív lökést adhat az egész projektnek, hogy valaki, aki amúgy sem ismeri az EDI-t, és negatív fenntartásai vannak vele kapcsolatban, ezek után bizonyítva látja az eredeti fenntartásait. Kereskedelmi alrendszer EDI alrendszer SZÁLLÍTÓ MEGRENDELO Értéknövelt hálózati szolgáltató Számlának megfelelo EDI üzenetek Logisztikai alrendszer EDI alrendszer 8. ábra EDI alapú információtovábbítás 2.1 Az elektronikus kommunikáció kialakulása Az elektronikus kommunikáció kialakulását alapjaiban határozta meg a kapcsolódó infrastruktúra (adatátviteli eszközök, számítógépek stb.) fejlodése. Ugyanakkor nagy jelentoséggel bírtak azok a törekvések, melyek az ügymenetek, különbözo eljárások egyszerusítése, ésszerusítése irányába hatottak. Ezért egészen a kereskedelemkönnyítés gyökeréig kell visszamenni, ha az EDI kialakulásának kezdeteit keressük. A kereskedelemkönnyítés fogalma az információáramlás javítására irányuló szándékot jelenti függetlenül attól, hogy az információ papíron vagy elektronikus hordozón jelenik-e meg. Kezdetben ez a papírmunka csökkentését és egyszerusítését jelentette, elsosorban az export dokumentumokra vonatkozóan. A kezdeti lépéseket 1953-ban tették meg az északi országok, de hamarosan belátták, hogy ennek a tevékenységnek nemzetközi keretekben kell történnie, hiszen csak úgy lehet hatékony ez a munka, ha nemzetközi és ágazatközi szinten zajlik, és ha mind a hivatalos szervek, mind az érintett nemzetközi szervezetek együttmuködnek. Így az EGB kínálkozott az európai kereskedelemkönnyíto munka legmegfelelobb színteréül, mely célul tuzte ki a formalitások minimalizálását és az eljárások 19
egyszerusítését, valamint az okmányok és az információk harmonizálását és szabványosítását. Az EGB 1960-ban úgy döntött, hogy szakértoi csoportot hoz létre annak vizsgálatára, mely exportdokumentumok egyszerusíthetok és szabványosíthatók. 1963-ban megállapodás született egy olyan okmányformátumról, amely az alapja lehet egy szabványos, egységes külkereskedelmi okmánysorozat kialakításának. A világban ma használt nemzetközi kereskedelmi okmányok legtöbbjét az Egyesült Nemzetek által ajánlott ún. elrendezési séma (UNLK - United Nations Layout Key) alapján állították össze. Ez a szabványosítás lehetové teszi, hogy az okmányok kitöltése racionális módszerekkel történjék, olyan módon, hogy az információt csak egyszer kelljen rágépelni a teljes exportdokumentációra. Így például a nemzetközi fuvarlevelek (minden alágazat esetében), a nemzetközileg használatos vámokmányok (EV - Egységes Vámárunyilatkozat) stb. ugyanazon jelentéssel bíró adatcsoportjai (pl. feladó adatai) a formanyomtatványoknak ugyanazon pozíciójában találhatók meg. Az egységes okmánysorozat célja, hogy a leheto legtöbb dokumentum ugyanolyan méretu legyen, az azonos információelemek minden nyomtatványon ugyanazon a helyen álljanak. A nyomtatványok feldolgozása és kitöltése egyszeru a több nyelvu környezetben dolgozók számára is. Ezáltal lehetové vált a nyomtatványok összetuzése több részes indigós garnitúrává, amelyre a közös információt csak egyszer kell rágépelni. A nyomtatványok szétválasztása után a szükséges egyedi adatokat külön lehet felírni. Másik módszer a dokumentumok együttes kezelésére egy törzsdokumentum fénymásolása a kitöltendo dokumentumra a nem kívánt részek maszkolásával (eltakarításával). További lehetoség az okmányok szoftveres úton történo elkészítése. Függetlenül attól, hogy az egységes dokumentumot szoftverrel készítik-e el, vagy fáradtságosan, írógéppel töltik-e ki, a dokumentum könnyebb feldolgozhatóságából elonye származik a nemzetközi fuvarozási lánc valamennyi résztvevojének. Az egységes rendszer csökkenti a hibákat, hiszen egyetlen muvelettel egyetlen okmány készül, és nincs szükség arra, hogy ugyanazt az információt több nyomtatványon is ellenorizni kelljen, a költségek is csökkennek. A kereskedelemkönnyíto tevékenységet 1971-ben átszervezték, és létrehozták a Nemzetközi Kereskedelmi Eljárásokat Könnyíto Munkacsoport-ot (ECE/TRADE/WP.4 vagy WP.4). A munkacsoport nemsokára felismerte, hogy az okmányok csak a jéghegy csúcsát jelentik, az igazi problémák az adminisztratív és üzleti eljárásokban rejlenek. A munkacsoport ezért a következo két területre összpontosította tevékenységét: 20
1. A nemzetközi kereskedelem résztvevoinek információs igényében testet ölto kereskedelmi formalitások és eljárások elemzése (függetlenül attól, hogy ezek jogi, adminisztratív, üzleti vagy üzemeltetési jelleguek-e). 2. A hagyományos papírdokumentumokat helyettesíteni képes kereskedelmi információátviteli módszerek (számítógépes feldolgozás és adatátvitel) fejlesztése. Jelenleg két szakértocsoport (a GE.1 - Experts on Data Elements and Automatic Data Interchange - Az Adatelemeknek és az Automatikus Adatcserének a Szakértoi Csoportja; a GE.2 - Experts on Procedures and Documentation - Az Eljárások és az Okmányok Szakértoi Csoportja) dolgozik a kereskedelemkönnyítés e két vonatkozásán. A szakértoi csoportokban folyó munka alapján könnyítési ügyekrol szóló ajánlásokat tesznek. Ezek vonatkozhatnak: az eljárások és a papírmunka egyszerusítésére, szabványos kódok létrehozására, a papírdokumentumok megszunése okozta jogi problémák megoldására stb. Mivel az ajánlásokat szoros együttmuködésben dolgozzák ki azokkal, akik helyzetüknél fogva meg is valósítják oket, ezért ezek az ajánlások gyakran minden további nélkül átültethetok a gyakorlatba. A munkák eredményeként a nyolcvanas évek közepére több országban széles körben elterjedt az egységes okmányok használata, a szabályozott eljárások alkalmazása. A legígéretesebb lehetoségek csak akkor bontakoztak ki, amikor a törzsdokumentumot és ennek fénymásolatait használó rendszerek lassacskán kezdtek kivonulni az irodákból, és átadták a helyüket a számítógépes exportdokumentációs rendszereknek. Ekkorra már az elektronikus adatcsere kezdeményeivel is találkozhattunk. Az ENSZ által ajánlott elrendezési sémával kapcsolatos munka egyik melléktermékeként a WP.4 felismerte az adatelemek (pl. a személy neve) szabványosításának és a szabványos kódok kidolgozásának fontosságát. A szabványos adatelemek lehetové teszik, hogy az információt az egyik nyomtatványról a másikra lehessen másolni úgy, hogy ott is többé-kevésbé ugyanazt a jelentést hordozza, és beleférjen a neki szánt rovatba. Ezenkívül a kódolt adatelemeket az egész világon egységes módon lehet értelmezni. (Mindenki ugyanazt a kódot használja, de amikor a kód jelentését szeretné megtudni, már a saját anyanyelvére lefordított meghatározást olvashatja.) Így született meg az Egyesült Nemzetek kereskedelmi adatelemtára (UNTDED - United Nations Trade Data Element Directory), amely tartalmazza a szabványos adatelemeket, a hozzájuk tartozó kódlistákat és a vonatkozó ajánlásokat. 21
Mindezek során az információk strukturáltságát a kereskedelemkönnyítési munka megalapozta, fogalma a következoképpen határozható meg: A szervezetek által saját szervezeti körükben végzett áru- és szolgáltatáscsere segítése annak révén, hogy egyszerusítik, ésszerusítik, és ahol lehet megszüntetik azokat az eljárásokat, amelyek akár elektronikus, akár papírhordozón - adatok gyujtését, feltüntetését és feldolgozását igénylik. Ez alapján a papír vagy az EDI használata között elvileg nincs különbség, hiszen mindketto hordozója annak az információáramlásnak, amely lehetové teszi, hogy a partnerek lebonyolítsák ügyleteiket. Az EDI-rendszerekben azonban a papírdokumentumokat, illetve a kinyomtatott adatokat csak az információ vizuális, emberi áttekintésére használják. A papírbizonylatokat nem használják az információ átvitelére, és az információfeldolgozási funkciók legtöbbje számítógépesítve van vagy lehet. A technikai fejlodés révén a papíralapú rendszerek mellett megjelentek az elektronikus adathordozók, majd késobb a távközlési hálózaton továbbított információk. Az elso elektronikus üzenetkezelo rendszerek az idoosztásos számítógéphasználók közötti kapcsolattartást tették lehetové az 1970-es években. Az E-mail hamar elterjedt, azonban a megfelelo szabványosítás hiánya nehezítette a különbözo gyártók rendszerei közötti üzenetváltást. Az elektronikus üzenorendszerek fejlodésének fo hajtóeroi többek között a tudományos és az üzleti élet globalizálódása, a megnövekedett igény az információ szétosztására, valamint a gyorsabb és megbízhatóbb üzenetváltásra, továbbá a korszerubb kommunikációs szolgáltatások egyre bovülo lehetosége. A 80-as évek elején nagy erovel indult meg a szabványosítás abból a célból, hogy az új kapcsolattartási módszer egységes távközlési szolgáltatásként az egész világon elterjedhessen. A korszeru elektronikus üzenetkezelo rendszerek szabványainak elso változata, a CCITT X.400-as ajánlatsorozata (MHS - Message Handling Systems) 1984-re jött létre és azóta is töretlenül fejlodik. Az X.400-as üzenetkezelo rendszerek célja egy olyan nemzetközileg elfogadott szabványrendszeren alapuló üzenoinfrastruktúra kialakítása, amely a különféle rendszerek összekapcsolása révén nemcsak a személyközi levelezést szolgálja, hanem sokféle jelenlegi és jövobeli alkalmazás befogadására is alkalmas. Már az 1984-es változatban is nyilvánvaló volt, hogy a személyközi üzenetközvetítés (IPM - Inter Personal Messaging) csak az elso alkalmazás, amelyet az 1988-as fejlesztésnél már az elektronikus adatcsere szabványosítása követett. 22
Az üzenetkezelo rendszereknek az alábbi fajtáival találkozhatunk:? a személyközi üzenés (IPM), amely emlékeztetok, okmányok, levelek, dokumentumok stb. közvetítését teszi lehetové (elsosorban természetes) személyek között;? az elektronikus adatcsere (EDI), amely szabványos adatelemekbol összeállított szabványos formátumú dokumentumok (urlapok) számítógépes alkalmazások közötti cseréjét teszi lehetové a közigazgatás, a kereskedelem, a szállítás, az automatizált gyártás, a pénzügyi üzletág stb. területén;? a hanglevelezés (VSM - Voice Messaging System), amely beszédüzenetek, hangos levelek közvetítését teszi lehetové. Az elektronikus adatcsere irányába az elso lépéseket az árufuvarozó vállalatok tették meg, mintegy 30 évvel ezelott, próbálva kibontakozni a papírmunka szorításából. Az EDI-t a hatékonyabb kommunikáció iránti igény hozta létre, mely a modern információtechnikát használja. Az EDI hoskorában a vállalatok egyéni igényeit kielégíto formátumokat dolgoztak ki. Ezek a saját szabványok korlátokba ütköztek, ezért ágazati szabványokat hoztak létre, melyeket az egyes szektorok közötti forgalomra is ki kellett terjeszteni. 1985- re két ilyen szabvány jelent meg, melyeket széles körben alkalmaztak - Észak- Amerikában az ANSI ASC (az Amerikai Nemzeti Szabványügyi Intézet Akkreditált Szabvány Bizottsága) által kifejlesztett X12, Európában a GTDI (írásnyelvek a kereskedelmi adatcserére). Miközben ezek a szabványok a helyi igényeket többnyire kielégítették, a nemzetközi kereskedelemben a két jelentos, de eltéro szabvány léte kezdett bonyodalmat okozni. 1986-ban az EGB jóváhagyta az ENSZ-EDIFACT projektet. Koncepciója szerint ez egy olyan egységes nemzetközi EDI szabvány, amely elég rugalmas ahhoz, hogy a felmerülo különféle igényeket kielégítse. 1987-ben három kulcsfontosságú eseménnyel megkezdodött az ENSZ-EDIFACT hivatalos fejlesztési folyamata: 1. Az EGB ENSZ-EDIFACT-raportoröket jelölt ki Észak-Amerika, Nyugat-Európa és Kelet-Európa térségébe. 2. Az ISO és az EGB elfogadta az ENSZ-EDIFACT szintaxist. 3. Kísérleti használatra jóváhagyták az elso üzeneteket. A raportorök feladata, hogy régiójukban megszervezzék a munkát, és közösen gondoskodjanak a területek közti együttmuködésrol. A regionális EDIFACTraportorök egyik kötelessége, hogy megteremtsék saját régiójukban az ENSZ- 23
EDIFACT fejlesztéséhez szükséges megfelelo szervezetet és eszközöket. A regionális EDIFACT-tanácsok segítik a raportoröket feladataik végrehajtásában. Az EDIFACT szintaxis, amely egyben ISO-szabvány (International Organization for Standardization - Nemzetközi Szabványügyi Szervezet), az EDIFACT-üzenetek felépítésére vonatkozó szabványokat tartalmazza (ISO 9735). Az UN/ECE titkárság és a raportorök együttes feladata az EDIFACT szintaktikai szabályok karbantartása és javaslattétel új üzenetekre. Semmilyen körülmények között sem változtathatnak a felhasználók, szoftverkészítok és hálózati szolgáltatók az EDIFACT szintaktikai szabályokon. Csak az UN/ECE titkárságán illetve a raporotökön keresztül kezdeményezheto ez. Az elektronikus adatcsere fejlodése rohamléptekkel folytatódik, a rendelkezésre álló szabványos üzenetek mellett kipróbálási céllal felhasználható üzenetekkel és kidolgozás alatt álló üzenetekkel találkozunk, valamint tovább folytatódik az a kutatómunka, amely az elektronikus adattovábbításra felhasználható dokumentumokat keresi. 2.2 Kommunikációs lehetoségek és kommunikációs protokollok A kommunikációt tekintve három területet kell kiemelnünk, amelyek egymásra épülnek. A legalsó szinten a hálózati szolgáltatások helyezkednek el. Ezt követoen az ezek felett elhelyezkedo kommunikációs protokollokról fogunk röviden említést tenni, majd az értéknövelo szolgáltatásokról (VAN - Value Added Network) esik szó. 2.2.1 Hálózati szolgáltatások A hálózati szolgáltatás valósítja meg a partnerek közötti összeköttetést. (Az összeköttetés kifejezés nem kizárólag fizikai kapcsolatot jelent.) Ez a szolgáltatás teremti meg a kapcsolatot a vállalat számítógépe és a partner vagy az értéknövelo hálózati szolgáltató számítógépe között. A hálózatok a legutóbbi idokig a nemzeti távközlési szolgáltatók kezében voltak. Napjainkban azonban, a világméretu deregulációs folyamatok eredményeként mind több hálózati szolgáltatást kínáló vállalat jelenik meg. Számos értéknövelo szolgáltató üzemeltet globális hálózatot, amely alkalmas az EDI-kommunikációra. Az EDI-kommunikációt napjainkban többféle hálózat segítségével bonyolítják le. A következo felsorolás a legelterjedtebbeket tartalmazza:? nyilvános telefonhálózat vagy bérelt vonali hálózat;? vonalkapcsolt adathálózat; 24