Mekkora irodára van szükségünk?
Mi számít nagy területnek és mi kicsinek? Egy inkubátorházban már az ötfıs csapat is nagynak számít, míg egy nagy irodaházban a 350 m 2 -es irodaterület gyakran a kisebbek közé tartozik. Cégünknek olyan megoldásra van szüksége, amely mind területben mind pedig üzemeltetésben a leghatékonyabb megoldást jelenti számunkra. Addig, amíg cégünk csak rövid távra képes tervezni, tehát az általunk vállalt irodabérleti idı nem éri el a legalább egy éves idıtartamot, érdemes instant irodában vagy inkubátorházban gondolkodni. Ezek az irodák olyan felszerelt- és szolgáltatásokkal ellátott területet jelentenek önöknek, amelyek a kezdeti viszonylag magas beruházási igényő idıszakot megkönnyítik. Amikor már biztosan tudják, hogy az irodabérleti szerzıdést minimum egy-, még inkább három- vagy öt évre alá tudják írni, elérkezett az ideje, hogy egy klasszikus irodaházba költözzenek. A klasszikus irodaházak már akár 150 m 2 -tıl is tudnak A kategóriás területet biztosítani önöknek, amennyiben erre a hosszabb bérleti idıszakra a cég kötelezettséget tud vállalni. Akár egyik, akár másik megoldást választják, az elsı lépés, hogy meghatározzák, hány fınek van szüksége irodai infrastruktúrára az önök cégénél. 2
A létszám meghatározása Hány alkalmazottat foglalkoztat a cég? Ebbıl hány fınek van szüksége állandó munkaállomásra? İk teszik ki a teljes irodaterület nagyobb hányadát. Hányan dolgoznak külsı területen? Nekik várhatóan tárgyalóteremre lesz szükségük munkaállomás helyett, esetleg egy-két mobil munkaállomást biztosíthatunk még számukra. Hány kollégának kell biztosítani mobil munkaállomást? İk jól meghatározható idıben dolgoznak csak az irodában, rotálódnak, tehát nincs dedikált helyük. A mobil munkaállomásokkal és a tárgyalótermekkel a nettó irodaterületet tudjuk csökkenteni, hiszen sem a külsıs, sem pedig a rotálódó alkalmazottakra nem kell dedikált helyet biztosítani. 3
Munkastílus, irodai igény Az egy munkaállomásra szánt méret várhatóan nem lesz 6 m 2 alatt, a felsı értékét viszont gyakorlatilag önök határozzák meg. A minimum méretet befolyásolja a cég munkastílusa, az elızı pontban említett funkció, a választott irodaház mőszaki specifikációja és az alaprajz maga. Speciális esetekben ez az érték csökkenhet 6 m 2 /fı alá, ez viszont komoly gépészetet és gondos tervezést feltételez, amely esetben viszont maga az irodaház nem fog kisebb területet ajánlani, mint 500 m 2. 4
Mit jelent a nettó- illetve bruttó irodaterület? Bruttó bérelt terület (gla = gross leaseable area): az a terület, amely után a bérlı a bérleti díjat fizeti. A bruttó bérelt terület = nettó irodaterület + közös területek Nettó irodaterület (nla = net leaseable area): az a bérleményi terület, amelyet kizárólagosan a bérlı használ Közös terület (common area): a szinti és a földszinti közös területek, amelyeket a bérlı nem kizárólagosan használ. A bérbeadó nem minden esetben határoz meg szinti és földszinti közös területet is, elıfordul, hogy az épületre vetítve átlagosan határoz meg egy számot és ezt alkalmazza. Közös területi szorzó (common area ratio): a nettó irodaterület és a közös terület aránya az adott épületben. Minél alacsonyabb, annál hatékonyabb az épület, ugyanakkor arról még nem ad tájékoztatást, hogy a nettó irodaterület mennyire hatékony, vagyis maximum hány munkaállomás helyezhetı el az adott területen. 5
A cég tevékenysége Az iroda méretet meghatározza az is, hogy milyen tevékenységre keressük. Tág terekre, esetleg bemutatószobákra is szükségünk van? Nagy lesz az ügyfélforgalmunk vagy úgynevezett back office-ként funkcionál a cég? Egy raktárbázison keresünk irodát vagy az irodai tevékenység a gyártó funkciónak van alárendelve? Ezekre a kérdésekre adott válaszok tovább finomítják, hogy hol, mekkora irodai területre van szükségünk. Nézzük, mibıl fakadnak a különbségek! 6
A cég tevékenysége 1. Klasszikus (front office) iroda - a legnagyobb területigényő funkció, reprezentatív feladatokat is betölt - a recepció, a tárgyalók, illetve az odáig vezetı közlekedı fontos szerepet kap, emiatt tágasabb, területigénye nagyobb - az egyes munkaállomásokra is nagyobb teret szánnak, általában nagyobb bútorokat használnak, kevésbé fontos minden egyes négyzetméter kihasználása 2. Kiszolgáló (back office) funkció - a hatékonyság a fı szempont - a munkaállomások sőrőségét az irodaház gépészete szabja meg - a bútorok mérete kisebb, a recepció és a tárgyalótermek elhelyezkedése alárendelt a hatékonysághoz képest 3. Kiegészítı irodai igény - valamely kereskedelmi egységhez, raktározási-, termelıi/gyártási tevékenységhez vagy szállítmányozáshoz kötött az irodai igény - ez esetben az irodai igény alárendelt a fı tevékenységhez képest, az irodai területre kevésbé rugalmas megoldások léteznek az elhelyezkedés, a mőszaki megoldások vagy a méret alapján, mint egy klasszikus irodaházban 7
Kialakítás Az irodai terület (nettó terület) méretét nagyban befolyásolja, hogy milyen kialakítási igényeink vannak. Más a területi és a mőszaki igénye egy teljesen nyitott és épp ezért várhatóan sokkal sőrőbb ültetéső nyitott területnek ( open space ) és más a kialakítási- és méretbeli igénye egy cellás ( cellular offices ), ahol sok kis csoport, vagy akár egyének is saját irodát kapnak. open space - nyitott Nézzük meg, mit jelent ez önöknek egyik vagy másik megoldást választva! cellular - cellás 8
Nyitott iroda A leghatékonyabb a bruttó bérelt terület méretének szempontjából, ugyanakkor kizárólag nyitott irodai területen kevés cég dolgozik. Ideális shared service centereknek vagy call centereknek. Rugalmasságot igényel a munkavállalók részérıl, elkötelezettséget és határozottan kommunikált politikát a cégvezetés szempontjából, ugyanakkor megfelelı mőszaki hátteret az irodaháztól. Amennyiben ezek a tényezık megfelelıek, úgy a cég akár 20%-ot is megtakaríthat az irodája területén a teljesen cellás elrendezéshez képest, amely már egy három éves bérleti idıtartamot is figyelembe véve jelentıs költségmegtakarítást jelent. 9
Cellás iroda Jellemzıen a cellás kialakítás igényli a legnagyobb területet. Sok esetben a nagy ügyfélforgalmú cégek; ügyvédi-, építész- és könyvelı irodák választják a cellás irodakialakítást. A legkisebb egyszemélyes irodák 10 15 m 2 -esek az irodaház adottságaitól és a cég munkastílusától függıen. A cellás irodák számának növekedésével a közlekedı- és holt terek is nınek, tovább növelve ezzel a bruttó bérelhetı irodai területet. 10
Irodaház kiválasztása Már tudjuk, hogy hány kollégának kell állandó munkahelyet biztosítanunk, hány mobil munkaállomásra van szükségünk és hány tárgyalóteremre. A cég tevékenysége meghatározza, hogy klasszikus- vagy háttérirodára van-e szükségünk és tudjuk azt is, hogy mennyire lehet az irodai terület nyitott vagy cellás elrendezéső. Ezek alapján könnyedén meghatározhatjuk a szükséges irodai terület, például az officefinder.hu weboldal irodaterület-kalkulátorának segítségével. Az officefinder.hu pontos listát ad arról, hogy Budapesten az így meghatározott méretben mely irodaházak tudnak irodabérletet ajánlani önöknek. A szőrıfeltételek által behatárolt listából a megfelelı irodaházakat kiválogatni várhatóan már szakember segítésével fogják, forduljanak bizalommal tanácsadóinkhoz ık professzionális tanácsadással segítik majd az önök munkáját, hogy a keresett mérethez és egyéb paraméterekhez leginkább passzoló irodaházat megtalálják. Az officefinder.hu oldal használata regisztrációhoz kötött és ingyenes. Az officefinder.hu és a Jones Lang LaSalle tanácsadói segítségével Ön költségek és elkötelezettség nélkül veheti igénybe szakértık segítségét. 11
Irodaház kiválasztása 12
Egyéb költségmegtakarítási módok Mibıl áll össze az irodabérlet költsége? 1. Bérleti díj: Bruttó terület x EUR/m 2 /hó 2. Üzemeltetési költség: Bruttó terület x EUR/m 2 /hó 3. Raktárak, parkolók bérleti költsége Mi csökkentheti a kiadásainkat? 1. Bérleti díj-mentes idıszak: bérleti ösztönzı, melyet szerzıdésben vállal a bérbeadó, általában évente 1 hónap 2. Kialakítási hozzájárulás: négyzetméterenként számítandó, azt mutatja, hogy az irodai terület végsı kialakításának költségeibıl mennyit fedez a bérbeadó a standard kialakítás költségein felül 3. Egyéb bérbeadói hozzájárulás (költözési költség fedezése, kábelezési költség fedezése, stb.) 4. Környezettudatos megoldások az irodaházban (alacsonyabb közös költség, takarékos energiafogyasztás) 5. Távmunka: kevesebb fix munkaállomás, több mobil munkahely 13
Lóska Erika Iroda- és ipari ingatlan bérbeadási vezetı Jones Lang LaSalle 1051 Budapest Széchenyi István tér 7-8. Tel: +36 1 489 0202 Fax: +36 1 489 0203 www.jll.hu www.officefinder.hu