INTÉZMÉNYI STIPENDIUM HUNGARICUM ELJÁRÁSREND PÁZMÁNY PÉTER KATOLIKUS EGYETEM

INTÉZMÉNYI STIPENDIUM HUNGARICUM ELJÁRÁSREND PÁZMÁNY PÉTER KATOLIKUS EGYETEM

I. Bevezető A Stipendium Hungaricum (továbbiakban Program) Magyarország Kormánya által, a keleti és déli nyitás külpolitikája jegyében alapított ösztöndíjprogram, melynek célja a magyar felsőoktatás nemzetköziesítése, minőségfejlesztése, a magyar tudományos elit nemzetközi kapcsolatainak erősítése, a felsőoktatási intézmények kulturális sokszínűségének növelése és a világban a versenyképes magyar felsőoktatás népszerűsítése. Az intézményi Stipendium Hungaricum eljárásrend a Program Pázmány Péter Katolikus Egyetemen (továbbiakban PPKE) történő megvalósítását szabályozza és segíti. Fogalommagyarázat: Chronos rendszer (www.scholarship.hu): A Nemzeti Iroda programmenedzsment /adatszolgáltatás céljából kifejlesztett online felülete, melyhez a Nemzeti Iroda engedélyével az intézményi koordinátornak van hozzáférése. egyéni támogatási szerződés: a PPKE és az SH ösztöndíjas között létrejött szerződés. EMMI: Emberi Erőforrások Minisztériuma. Központi Külügyi Igazgatóság (KKI): A Program megvalósításával kapcsolatos intézményi feladatokat ellátó központi szervezetei egység. SH ösztöndíjas: Stipendium Hungaricum ösztöndíjas. Stipendium Hungaricum Program Működési Szabályzata: A Program szabályait lefektető kézikönyv, ld.: http://www.tka.hu/docs/palyazatok/sh_mukodesi_szabalyzat_hatalyos.pdf támogatási szerződés: a TKA és a PPKE között létrejött szerződés a Stipendium Hungaricum ösztöndíjprogram intézményi megvalósítására. Tempus Közalapítvány (TKA): azaz a Nemzeti Iroda, amely a Stipendium Hungaricum Program megvalósításáért felelős Magyarországon. II. A Program intézményi működtetésére vonatkozó általános szabályok: A Stipendium Hungaricum programban kizárólag Magyarországon működő, állami vagy államilag elismert egyházi fenntartású felsőoktatási intézmények magyar és idegen nyelvű képzései vehetnek részt. Olyan, a magyar képzési rendszerbe tartozó alap-, mester- (osztatlan), doktori képzéssel lehet pályázni, amelynek magyarországi akkreditációja megtörtént, és amely képzés idegen nyelven történő indítását az Oktatási Hivatal nyilvántartásba vette, amennyiben az intézmény az idegen nyelven indítandó képzésre a működési engedélye alapján elegendő kapacitással rendelkezik. Magyar nyelven indított, az Oktatási Hivatal által nyilvántartásba vett képzések külön pályázat nélkül vehetnek részt a programban. A Programot megvalósító intézmény minden tőle elvárható lépést megtesz annak érdekében, hogy biztosítsa a program átlátható és hatékony megvalósítását, valamint megfeleljen a támogatási szerződésben vállalt feltételeknek. A PPKE a Programot a Stipendium Hungaricum Program Működési Szabályzatában foglalt alapelveknek megfelelően valósítja meg. 1

Jelen intézményi Stipendium Hungaricum eljárásrend és a Stipendium Hungaricum Program Működési Szabályzata együtt értelmezendő. III.A Program szervezeti rendszere 1. Intézményi döntéshozatal - A PPKE-n döntési jogköre és aláírási joga a rektornak van. - A PPKE-n központi irányítással, de decentralizált módon történik Stipendium Hungaricum program megvalósítása. - A SH ösztöndíjasokkal kötendő szerződések aláírását a rektor delegálhatja a KKI vezetőjére és/vagy az intézményi koordinátorra. 2. Intézményi menedzsment Az intézményi és a kari koordinátorokat a rektor nevezi ki. Az így létrehozott koordinátori hálózat az intézményi koordinátor irányításával működteti a Programot. 1) Az intézményi koordinátor feladatai TKA felé: - A karokról bekért dokumentumok alapján összeállítja a TKA-nak benyújtandó intézményi főpályázatot. - Ellenőrzi és aláírásra előkészíti a TKA-tól beérkező támogatási szerződést és azok módosításait. Az intézmény példányát a Gazdasági Igazgatóság/KKI őrzi. - Előkészíti az évközi és év végi tevékenység lezárását, értékelését, valamint elkészíti a tartalmi beszámolót. - Részt vesz a Programmal kapcsolatos konferenciákon, találkozókon. - Összesíti a karokra beiratkozott hallgatók listáját és minden szemeszter elején továbbítja a TKA részére. - Tájékoztatja a TKA-t az ösztöndíjas státuszában beállt bármilyen változásról. - Együttműködik a TKA által szervezett alumni tevékenységekben. - Együttműködik a TKA által szervezett promóciós tevékenységekben. Intézményen belül: - Kapcsolatot tart a TKA-val,, a KKI vezetőjével, a kari koordinátorokkal, és a GMF- SZPCO érintett munkatársával. - Megvalósítja az egyetemen belül a programot, ennek érdekében koordinálja a karokon folyó tevékenységeket. - Előkészíti és közvetíti a megvalósítással kapcsolatos szabályokat, feladatokat. - Döntést hoz a Programmal kapcsolatos operatív ügyekben. 2

- A kari koordinátorral közösen egyeztetve feltölti az intézményi honlapra az ösztöndíjasok számára releváns információkat angol nyelven (pl. curriculum, tantárgyi leírások, tananyag), valamint a hallgatókra vonatkozó szabályzatokat elérhetővé teszi az idegen nyelven indított képzés nyelvén. - Általános kérdésekben tájékoztatást nyújt az érdeklődőknek a programról, karspecifikus ügyekben pedig összeköti az érdeklődőt a kari koordinátorral. - Értesíti a kari koordinátorokat az intézménybe jelentkező hallgatókról, lementi azok felvételi jelentkezését, majd a felvételi eljárás eredményét rögzíti a Chronos rendszerben. - Előkészíti, majd a kari koordinátornak elküldi az egyéni támogatási szerződést, hogy az SH ösztöndíjban részesülőkkel aláírassák azt. Miután az aláírt egyéni támogatási szerződést visszakapta a kari koordinátortól, aláírja vagy aláíratja azt a rektorral vagy a KKI vezetőjével. - A szükséges aláírások után utalásra előkészíti az egyéni támogatási szerződések alapján járó ösztöndíjakat. - Elindítja és felügyeli a TAJ kártya és egyéb biztosítással kapcsolatos ügyintézést. - Értesíti a Bevándorlási és Állampolgársági Hivatalt a visszalépőkről, a passziválókról és a hosszabbítókról. - Figyelemmel kíséri a Program változásait, melyeket megvalósít az intézményben. - Figyelemmel kíséri a határidőket és gondoskodik a Programmal kapcsolatos dokumentáció nyilvántartásáról. - A munkafolyamatok pontos összehangolása érdekében igény szerint koordinátori értekezletet tart, és szükség szerint napi összeköttetésben áll a koordinátori hálózattal elektronikus levelezés formájában. A koordinátori találkozókról jegyzőkönyv vagy feljegyzés készül. 2) A kari koordinátor feladatai Intézményi koordinátor felé: - Előkészíti az intézményi pályáztatás során a képzések dokumentációját. - Tájékoztatja az intézményi koordinátort a képzési kvótaváltoztatási igényekről. - A TKA Kuratórium döntése után kiállítja a felvételi határozatokat és továbbítja az intézményi koordinátor részére. - Értesíti az intézményi koordinátort, amennyiben a hallgató nem jelenik meg időben a beiratkozásnál, félbehagyja a tanulmányait vagy változtatási kérése merül fel (pl. halasztás, hosszabbítás). - Szükség szerint adatot és információt szolgáltat az intézményi koordinátor számára. - A felmerülő kérdésekkel, problémákkal az intézményi koordinátorhoz fordul, aki jogosult ezeket a TKA felé továbbítani. - Az intézményi koordinátorral közösen egyeztetve feltölti a kari honlapra az ösztöndíjasok számára releváns információkat angol nyelven (pl. curriculum, 3

tantárgyi leírások, tananyag), valamint a hallgatókra vonatkozó szabályzatokat elérhetővé teszi az idegen nyelven indított képzés nyelvén. SH programban részt vevők/kari munkatársak felé: - Kapcsolatot tart a dékánnal és/vagy külügyi dékánhelyettessel, kari gazdasági igazgatóval, a beutazó hallgatókkal foglalkozó munkatársakkal. - A Program kari szintű működtetését megszervezi, végrehajtását koordinálja és elősegíti. - Gondoskodik a felvételi eljárás lefolytatásáról a karon, a felvételi eredményeket (0-100-ig terjedő pontozás, illetve elutasított-feltételesen felvett és felvett státusz megjelölése) továbbítja az egyeztetett határidőig bezárólag az intézményi koordinátor részére. A feltételesen felvett hallgatók esetében megjelöli a pótlandó dokumentum típusát (végzettség vagy nyelvvizsga bizonyítvány). - Gondoskodik az egyéni támogatási szerződések SH ösztöndíjasok általi aláírásáról, majd visszaküldi azokat az intézményi koordinátornak további ügyintézésre. - Együttműködik a központi Neptun csoporttal és a kari Tanulmányi Osztállyal. - Az ösztöndíjas időszak végén teljes körű tájékoztatást ad a hallgatóknak TKA Stipendium Hungaricum alumni rendszerével kapcsolatban. 3) Beutazó hallgatókért felelős koordinátor (karonként, ahol releváns) - Folyamatosan tájékoztatja a kari koordinátort a folyó ügyekről. - Felelős a karra beérkezett SH ösztöndíjas hallgatókért: az ösztöndíjak elfogadása után felveszi velük a kapcsolatot; ellátja őket a beutazásukhoz és a mobilitásukhoz szükséges információkkal, pl: tanulmányokkal, lakhatással, vízummal, társadalombiztosítással, diákigazolvánnyal, mentorrendszerrel kapcsolatos ügyek és változások. - Az SH ösztöndíjas tanulmányainak megkezdésekor orientációs, interkulturális rendezvényeket, valamint magyar nyelvi programokat szervez. - A magyar hallgatókkal azonos hozzáférést biztosít a Programban részt vevőknek a hallgatói szolgáltatásokhoz, például ingyenes könyvtárhasználat, számítógépes munkaállomások használata, valamint nyomtatási és szkennelési lehetőség igénybe vétele. - Tájékoztatást nyújt a Programról a potenciális érdeklődőnek karspecifikus kérdésekben. - Segíti az SH ösztöndíjas beilleszkedését, valamint támogatja az intézményi életébe való integrációját. - Az SH ösztöndíjas diákigazolvány igénylésével kapcsolatos ügyintézését segíti. - Együttműködik a központi Neptun csoporttal és a kari Tanulmányi Osztállyal. 4) Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság Számviteli, Pénzügyi és Controlling Osztály (GMF-SZPCO) - Kezeli a programhoz kapcsolódó bankszámlákat, banki kapcsolatot tart fenn. 4

- Befogadja a KKI-től az utaláskérelmeket és azok alapján intézkedik. - Ellátja a Programhoz kapcsolódó kifizetésekkel, elszámolásokkal kapcsolatos pénzügyi és számviteli teendőket. - Tájékoztatást nyújt a kifizetések állásáról az intézményi koordinátornak, szükség esetén a kari koordinátornak és a kari gazdasági igazgatónak. - Együttműködik az intézményi koordinátorral. 5) Kari Tanulmányi Osztályok - A bejelentkezett és tárgyat felvett beutazó hallgatókat beiratkoztatják az adott félévre, és diákigazolvány igazolást állítanak ki számukra. 6) Központi Tanulmányi Osztály - Szükség szerint együttműködik az intézményi koordinátorral. IV. A Program megvalósításának folyamata 1) Intézményi pályázat A TKA minden évben közzéteszi a vonatkozó intézményi pályázati felhívást. A pályázat benyújtási határidejét a TKA határozza meg. A pályázatot a KKI készíti el. A karok a pályázathoz szükséges adatokat legkésőbb 10 munkanappal az intézményi pályázat benyújtása előtt eljuttatják a KKI részére, a KKI által meghatározott formában és módon. 2) A Program finanszírozási rendje A Stipendium Hungaricum ösztöndíjasok fogadására sikeresen pályázó intézmények a fogadott ösztöndíjasok után önköltség-térítésben részesülnek. Egy-egy idegen nyelvű képzés önköltségét az intézmény a képzési pályázatban sávosan adja meg. Magyar nyelvű képzés esetén az önköltség összege megegyezik a felvételi tájékoztatóban megadott önköltség összegével. A TKA és a PPKE között létrejött támogatási szerződés hatályba lépése után és a beiratkozott hallgatók listájának elfogadását követően az EMMI az intézmény rendelkezésére bocsátja az adott félévre járó intézményi támogatást. Az intézménynek járó intézményi támogatás az SH ösztöndíjasoknak megítélt ösztöndíjból, ösztöndíjas juttatásokból és az ösztöndíjasok képzésének az intézményi önköltségéből áll. Az önköltségi támogatás az érintett Karok között a hallgatók száma és a képzés költsége szerint könyvelésre kerül. Amennyiben szervezési költséget ítélnek meg az intézménynek, annak felhasználásáról az intézményi koordinátor javaslatára a KKI vezetője dönt. 3) Pályázók kiválasztásának folyamata - Az intézményi koordinátor értesíti a kari koordinátorokat az intézménybe jelentkező hallgatókról, lementi azok felvételi jelentkezését, majd a felvételi eljárás eredményét rögzíti a Chronos rendszerben. A kari koordinátorok a releváns 5

oktatók bevonásával lefolytatják az intézményi felvételit, melynek eredményét az egyeztetett határidőig eljuttatják az intézményi koordinátornak az általa megadott formában és módon (százalékos értékelés + felvett/feltételesen felvett/elutasított státusz). 4) Egyéni támogatási szerződések és azok módosítási folyamata - Az intézményi koordinátor előkészíti, majd a kari koordinátornak elküldi az egyéni támogatási szerződést, hogy az SH ösztöndíjban részesülőkkel aláírassák azt. Miután az aláírt egyéni támogatási szerződést visszakapta a kari koordinátortól, aláírja vagy aláíratja azt a rektorral vagy a KKI vezetőjével. Módosítási igény esetén (pl. passziválás, hosszabbítás, szakváltás) az intézményi koordinátor előkészíti és a kari koordinátor részére továbbítja a szerződésmódosítást, melynek az SH ösztöndíjassal való aláíratása a kari koordinátor feladata. A kari koordinátor a módosított szerződést továbbítja a KKI részére további ügyintézésre. A TKA és egyéb illetékes intézmények felé az intézményi koordinátor jelzi a változásokat. 5) Fellebbezés - A felvételi eljárás során hozott döntés ellen hallgatói fellebbezésnek helye nincs. 6) A mobilitási tevékenység lezárása, évközi és év végi beszámoló benyújtása - Az évközi és éves beszámolók benyújtása előtt az intézményi koordinátor egyeztet a kari koordinátorokkal, ekkor pontosítják a karokról begyűjtendő adatokat. A kari koordinátorok az előzetesen egyeztetett határidőre megküldik a beszámolókat az intézményi koordinátornak, aki azokat összesíti. - A rektor, a gazdasági főigazgató és az intézményi koordinátor által hitelesített beszámolókat az intézmény megküldi a TKA-nak az általuk megjelölt határidőre és formában. Intézményi szakmai és pénzügyi beszámolót a Tempus Közalapítványhoz és az EMMI-hez minden év február 28-ig és szeptember 30-ig kell benyújtani. - Azért, hogy a beszámoló időben elkészülhessen, a karoknak legkésőbb adott év február 1-ig, valamint augusztus 1-ig le kell zárniuk minden függőben lévő ügyet. 6