Szabályzat Kiskunhalas, Hősök tere 2. szám alatti Kiskunhalasi Református Egyházközség (továbbiakban: Egyházközség) a közpénzek ésszerű felhasználása átláthatóságának és széles körű nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, a verseny tisztaságának biztosítása érdekében az eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatos tevékenységről, valamint a felelősségi rendjéről az alábbi szabályzatot alkotja: 1. A szabályzat hatálya 1.1 A szabályzat hatálya a bevezetőben megnevezett Egyházközség - közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX törvény (Kbt.) 22. (2.) bekezdés b.) pontja alapján a törvény hatálya alá tartozó ajánlatkérő - Informatikai eszközök és módszerek alkalmazása a Kiskunhalasi Református Kollégium Szilády Áron Gimnáziumának oktatásában tárgyú árubeszerzés megvalósítására terjed ki. 2. A Szabályzat célja 2.1. A Szabályzat alapvető célja, hogy az Egyházközség a közbeszerzési eljárását a Kbt., valamint a hozzá kapcsolódó jogszabályok maradéktalan betartásával hatékonyan lássa el. Jelen Szabályzattól a Kbt. alapján a közbeszerzési eljárás lebonyolítása során csak annyiban lehet eltérni, amennyiben erre a Kbt., illetőleg jelen Szabályzat felhatalmazást ad. 2.2. A Szabályzat további célja, hogy a Kbt. rendelkezéseivel összhangban az ajánlatkérő közbeszerzéseire vonatkozóan meghatározza: a közbeszerzés folyamatát a közbeszerzések tervezését; a közbeszerzési eljárás előkészítésére és lefolytatására vonatkozó szabályokat; a szerződéskötés és a szerződés teljesítésével kapcsolatos feladatokat; a közbeszerzési eljárás egyes cselekményeiért, illetőleg az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, továbbá ezek felelősségi rendjét; a jogorvoslati eljárásban való képviselet rendjét az éves statisztikai összegezés elkészítésére vonatkozó szabályokat; a közbeszerzési eljárás belső ellenőrzésének rendjét; a közbeszerzési eljárás dokumentálásának rendjét. 3. Közbeszerzés tervezése 3.1. A Kbt. 5. (1) bekezdésének megfelelően az Egyházközség legkésőbb április 15-ig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: éves közbeszerzési terv) köteles készíteni, melyben szerepeltetni kell az adott évre tervezett összes közbeszerzést, ennek megfelelően a jelen közbeszerzési eljárását is. 3.2. Az éves közbeszerzési terv elkészítése az év elején elfogadott tárgyévre vonatkozó intézményi költségvetés adatai alapján Daróczi Andrea közbeszerzési referens feladata. 3.8. A közbeszerzési terv nyilvános. Az Egyházközség a közbeszerzési tervet az elkészítéstől számított 5 munkanapon belül köteles gondoskodni annak honlapon való közzétételéről. A közbeszerzési tervnek a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie.
4. Eljárások előkészítése 4.1. A közbeszerzési eljárás előkészítése az ajánlattételig (részvételi jelentkezésig) tart. Ajánlatkérő az eljárás bonyolításához hivatalos közbeszerzési tanácsadót vesz igénybe. 4.2. A közbeszerzési Bírálóbizottság létszáma: fő elnöke: Bödecs Pál szakterületek képviselői: pénzügyi szakértő: Dudásné Vári Katalin gazdasági vezető jogi szakértő: Piegelné Dr. Csényi Magdolna közbeszerzési szakértő: Daróczi Andrea Nem akarok szakértő lenni, írd bele Magad, csak szeretnék részt venni az eljárásban! közbeszerzés tárgya szerinti: Vojcsek Csaba informatikus A Bizottság tagjai az eljárás megindításakor összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tesznek. Nem lehet Bírálóbizottsági tag az, akivel szemben a Kbt. 10. -ában megfogalmazott összeférhetetlenség fennáll. 4.3. A Bírálóbizottság és a hivatalos közbeszerzési tanácsadó feladata az előkészítés során: az adott közbeszerzési eljárás előkészítéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen: az eljárást elindító hirdetmény vagy közvetlenül megküldendő felhívás, kísérőlevél továbbá amennyiben kötelező vagy szükségesnek látszik, dokumentáció elő-, illetve elkészítése, melyeken belül elsősorban a kizáró okok meghatározása az alkalmassági szempontok meghatározása, ezek igazolási módjának meghatározása, a bírálati szempontok, súlyszámok meghatározása, szerződéses feltételek meghatározása. - az ajánlati felhívás és a dokumentáció átadása jóváhagyásra az Elnök- lelkész felé 4.4. A Bíráló Bizottság üléseiről emlékeztetőt kell készíteni. 4.9. Az eljárás előkészítésekor a Elnök - lelkész feladata: döntés a 3 ajánlattevőről a Bírálóbizottság javaslata alapján A felhívás, illetőleg a dokumentáció jóváhagyása 5. Az értékelés szakasza 5.1. Az értékelési szakasz az ajánlatok bontásától az eljárást lezáró döntés kihirdetéséig tart. Ez a szakasz magában foglalja az ajánlatok (részvételi jelentkezések) felbontását, azoknak a Kbt. előírásai szerinti vizsgálatát, az ezzel összefüggő szükséges közbenső döntésekre a javaslat megtételét, az ajánlatok elbírálását és ezek eredményeként javaslat előterjesztését az eljárást lezáró döntés meghozatalára. 5.2. Bírálóbizottság és a hivatalos közbeszerzési tanácsadó feladata az értékelés szakaszában: a bontási eljárás megtartása bontási jegyzőkönyv elkészítése és megküldése az ajánlattevők számára a megállapított hiánypótlások, felvilágosítás kérések, adott esetben az eredményhirdetés elhalasztásáról szóló tájékoztatás megküldése az ajánlattevők felé a beérkezett hiányok fogadása
. 5.4. A Bizottság tagjainak feladata a beérkezett ajánlatok (részvételre jelentkezések) értékelése során különösen a következőkre terjed ki, ( hivatalos közbeszerzési tanácsadó iránymutatásaival): a szerződés teljesítésére való alkalmasság / alkalmatlanság vizsgálata, kizáró okok vizsgálata, az ajánlatok hiányosságainak megállapítása tárgyalásos eljárásban a tárgyalás(ok) lefolytatása, nyilvánvaló számítási hiba korrigálása, adott esetben felvilágosítás kérésének megállapítása, kirívóan alacsony ellenszolgáltatás kezelése, az ajánlattevői oldalon felmerülő irreális kötelezettségvállalás kezelése, szükség esetén döntés az értékelési határidő meghosszabbításáról, annak megállapítása, hogy az ajánlat megfelel-e a felhívásban vagy a dokumentációban, vagy jogszabályokban foglalt feltételeknek, mely kötelezettség alternatív ajánlat esetén is fennáll, javaslattétel a közbenső döntések meghozatalára: kizárás, érvénytelenség, indokolt esetben az eredményhirdetés előrehozása vagy halasztása, amennyiben az adott eljárásban az összességében legelőnyösebb ajánlat szerepelt bírálati szempontként, a pontozás elvégzése, az eljárást lezáró döntés előkészítése, az arra vonatkozó javaslat előterjesztése. 5.5. Az eljárás során a Bizottság legalább egy bizottsági ülést köteles tartani. Az ülésekről jegyzőkönyvet kell készíteni. A Bizottság ülésén tanácskozási joggal vehet részt a Elnök - lelkész, a felkért szakértő, illetve tanácsadó. 5.6. A Bizottság valamennyi tagjának indokolással ellátott bírálati lapot kell készítenie, melyben kifejti álláspontját az ajánlatokkal kapcsolatban. A bírálati lapokat a Bizottság utolsó üléséről felvett írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot egyaránt tartalmazó jegyzőkönyvhöz kell csatolni. 5.7. Az értékelés során a Bizottságnak állást kell foglalnia az ajánlattevők alkalmassága, az ajánlat érvényessége tárgyában, és abban a kérdésben, hogy fennáll-e az ajánlattevő vonatkozásában valamely kizáró vagy érvénytelenségi ok. A Bizottság valamennyi döntést igénylő kérdést részletesen, minden körülményre kiterjedően köteles vizsgálni. Bármely döntés meghozatalára a Bizottság ezzel kapcsolatos álláspontját megfelelő időben köteles a döntéshozó elé tárni. 5.8. Az értékelés során mind a közbenső, mind pedig az eljárást lezáró döntés esetében a javaslattétel a Bizottság nevében kerül előterjesztésre, melyről a Bizottság tagjainak szavazniuk kell (nyílt szavazás). A Bizottság akkor határozatképes, ha tagjainak több mint fele az ülésen jelen van. Szavazategyenlőség esetén a Bizottság elnökének szavazata dönt. Amennyiben a Bizottság valamely tagja a Bizottság többségi véleményével nem ért egyet, különvéleményét az adott ülésen készített jegyzőkönyvben rögzíteni kell. 5.9. A bármely döntésre vonatkozó javaslathoz csatolni kell a bizottsági ülésről felvett, az adott kérdésre vonatkozó írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot egyaránt tartalmazó jegyzőkönyvet. 6. Döntéshozatal 6.1. A közbeszerzést lezáró döntést az Elnök-lelkész hozza meg. 6.2. Mind a közbenső, mind az eljárást lezáró döntésre a Bírálóbizottság tesz javaslatot a döntéshozónak. A döntéshozó a Bírálóbizottság szakvéleményét és javaslatát mérlegelve hozza meg a döntését. A döntéshozatal előtt kérheti, hogy jelenlétében a Bizottság újból üljön össze, s az esetlegesen felmerült kérdéseket közösen tisztázzák. 6.3. A közbeszerzési eljárás eredményét a döntéshozó állapítja meg, s e nélkül az eljárás eredménye
nem hirdethető ki. 6.4. A Bírálóbizottság és a hivatalos közbeszerzési tanácsadó feladata a döntéshozó által hozott döntés alapján az összegzés elkészítése az összegzés ajánlattevőkhöz történő eljuttatása az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló hirdetmény elkészítése és feladása megjelentetés céljából a Közbeszerzések Tanácsa számára honlapon történő közzététel a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötésre kerülő szerződés aláírásra történő előkészítése 7. Szerződéskötés és a szerződés teljesítésével kapcsolatos feladatok 7.1. Az Egyházközség nevében a közbeszerzési eljárás lefolytatását követően létrejött szerződést, illetve annak módosítását az Elnök-lelkész írja alá. A közbeszerzés nyomán létrejött, illetve a Kbt. 99/A. (4) bekezdése szerinti szerződést, annak megkötését követően haladéktalanul közzé kell tenni az Egyházközség honlapján, és gondoskodni kell arról, hogy az 5 évig elérhető maradjon a honlapon. A szerződésnek üzleti titok körébe eső része nyilvánosságra nem hozható. 7.2. A közbeszerzési eljárás lefolytatását követően létrejött szerződésnek a felhívás, a dokumentáció feltételei, illetve az ajánlat tartalma alapján meghatározott részét a felek csak akkor módosíthatják, ha a szerződéskötést követően a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében beállott körülmény miatt a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti. Lejárt szerződést nem lehet módosítani. 8. A közbeszerzési eljárással összefüggő jogorvoslati feladatok 8.1. A közbeszerzésekkel kapcsolatos jogorvoslati eljárásokban az Egyházközség jogi képviseletét a közbeszerzési eljárások lefolytatására megfelelő szakmai felkészültséggel rendelkező személy látja el. 8.2. Jogorvoslat esetén az alábbi adatokat az Egyházközség honlapján 5 munkanapon belül közzé kell tenni. - az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos 96/A. (2.) bekezdése szerinti adatokat; - a közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában: - a kérelem Kbt.-ben meghatározott adatait {396. (1.) bekezdés f.) pont} - a Közbeszerzési Döntőbizottság szerződés megkötését engedélyező végzését {Kbt. 332. (4.) bekezdés} 9. Az éves statisztikai összegezés elkészítése 9.1.Az éves statisztikai összegezést a rendelkezésére álló adatok alapján és a jogszabályban meghatározott minta szerint Daróczi Andrea közbeszerzési referens készíti el és terjeszti az Elnöklelkész elé aláírásra és jóváhagyásra. Daróczi Andrea közbeszerzési referens úgy köteles elkészíteni az összegezést, hogy határidőben, azaz minden évben május 31.-ig meg kell küldenie azt a Közbeszerzések Tanácsa részére. Az éves statisztikai összegezést annak elfogását követő 5 munkanapon belül közzé kell tenni az Egyházközség honlapján. Az éves statisztikai összegzésnek 5 évig elérhetőnek kell maradnia a honlapon. A honlapon történő közzétételről a honlap adminisztrátora köteles gondoskodni. 10. Belső ellenőrzés 10.1.A belső ellenőrzésre vonatkozó jogszabályok figyelembe vételével a Szabályzat hatálya alá tartozó közbeszerzések, illetőleg közbeszerzési eljárások az éves ellenőrzési tervnek megfelelően a pénzügyi vezető feladatkörébe tartozik.
11. A közbeszerzési eljárás dokumentálása 11.1 Az ajánlatkérő minden egyes közbeszerzési eljárását írásban köteles dokumentálni. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de a Kbt. 7. (2) bekezdése alapján legalább öt évig meg kell őrizni. 12. Záró rendelkezés 11.1.Jelen Közbeszerzési Szabályzatot 2011. év április hó 07. napjától kell alkalmazni. 11.2. A jelen szabályzatban nem szabályozott kérdések tekintetében a Kbt. és a vonatkozó jogszabályok rendelkezései irányadóak. Kiskunhalas, 2011. április 07. Elnök-lekész