IFS SZERVIZ MODUL FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV (4. változat) Kiadás dátuma: 2011-09-30
Tartalomjegyzék Bevezetés... 3 1. Bejelentkezés... 3 1. 1. Jelszó változtatása... 5 1. 2. Frissítések... 5 2. Munkalap felvétel... 6 2. 1. Hibabejelentés felvétele... 6 2. 2. Munkarendelés (elvégzett munkák, felhasznált anyagok rögzítése)... 10 2. 2. 1. Jelentés fül kitöltése... 10 2. 2. 2. Munkák felvétele - Alaptevékenységek... 12 2. 2. 3. Felhasznált alkatrészek Anyag fül kitöltése... 14 2. 3. Számlázandó munkák lejelentése... 16 3. Beszerzési rendelések... 18 3. 1. Új beszerzési rendelés készítése... 18 3. 2. Elküldött beszerzési rendelések megtekintése... 21 4. Aktív munkarendelések megtekintése... 23 5. Funkcionális objektum... 25 6. Történeti munka megrendelések... 27 Leggyakrabban használt ikonok: FELTÖLTÉS KERESÉS MENTÉS ÚJ TÖRLÉS ÉRTÉKLISTA 2
Bevezetés Tisztelt Felhasználó! A Felhasználói Kézikönyv a HAJDU Hajdusági Ipari Zrt. Szerviz Moduljának használatát mutatja be. A Szerviz Modul használatával egyszerűbbé és gyorsabbá válik a munkalap lejelentés, és pótalkatrész rendelés. A Szerviz Modul egy internet alapú rendszer, így a használatához feltétlenül szükséges internet kapcsolat. A link megnyitásához Internet Explorer böngésző szükséges. Ha probléma merülne fel a Szerviz Modul indításakor, tanácsot kaphatnak a számítógépes kollegánktól, Simon Józseftől. (tel. sz.: 06/52/582-785) A Szerviz Modul a következő internet címen válik elérhetővé: http://szerviz.hajdurt.hu:59080 Minden felhasználó egyedi felhasználónévvel és jelszóval rendelkezik, amiket mindenki a saját e-mail címére megkap. Célszerű a jelszót megváltoztatni az első bejelentkezés után. A Szerviz Modul teszt verziója továbbra is elérhető a http://szerviz.hajdurt.hu:62080 internet címen, ahol továbbra is lehetőség van gyakorolni, tesztelni a rendszert. Továbbra is várjuk javító szándékú észrevételeiket, javaslataikat a vevoszolgalat@hajdurt.hu email címre. 1. Bejelentkezés A http://szerviz.hajdurt.hu:59080 internet címet megnyitva az alábbi oldal jelenik meg: A pirossal bekarikázott link első megnyitásánál megjelenik egy felugró ablak, ahol a Run - azaz a program futtatása gombot választva elindul a Szerviz Modul, és megjelenik a bejelentkezési ablak. 3
Figyelem! Az éles Szerviz Modul témája-háttere más mint a teszt verzióé, így könnyebben észrevehető ha a teszt vagy az éles verzióba jelentkezik be. A felhasználói kézikönyv a teszt verzióban készült. A bal oldali képen az éles verzió témája, a jobb oldali képen a teszt verzió témája látható: Elképzelhető, hogy a bejelentkezési ablak angolul jelenik meg. A legördülő nyílra kattintva a Hungarian sort kiválasztva magyarra kell váltani. Az felhasználónevet és jelszavat az adott mezőkbe be kell írni. A Domain mező üresen marad. Az OK gombra kattintva az Üdvözlő képernyő jelenik meg. 4
1. 1. Jelszó változtatása Az Alt billentyű megnyomásával felül megjelenik a menüsor. A Fájl menüpontra kattintva a Jelszó változtatása sort kell kiválasztani: Megjelenik a Jelszó változtatás ablak, ahol a régi jelszó és az új jelszó beírása után az OK gombra kell kattintani. Figyelem! A menüsorban található többi menüpontokon ne hajtsanak végre változtatásokat! 1. 2. Frissítések A parancsikonok és alkalmazások első megnyitásánál megjelenik az Alkalmazás frissítése ablak, ez a betöltés eltarthat pár percig, de a későbbiekben nem fog megjelenni. Abban az esetben, ha Szerviz Modulban rendszermódosításokat vagy frissítéseket hajtunk végre, akkor ismét megjelenhet ez az ablak. A letöltésekhez kb. 150 MB hely szükséges a merevlemezen. 5
2. Munkalap felvétel 2. 1. Hibabejelentés felvétele A bejelentkező ablak bal oldalán lévő parancsikonok közül, a Szolgáltatás igénylése ikonra kattintva a Munkalap felvétel képernyő jelenik meg: Új munkalap felvételéhez az ÚJ ikonra kattintva, a következő képernyő jelenik meg: 6
Alapértelmezett beállításként néhány mező automatikusan kitöltődik. Az MR sz.: (Munkarendelés száma) mező a Munkalap felvétel ablak mentésével automatikusan kitöltődik. Ki kell tölteni a Kapcsolati információ -kat, ahol az Ügyfél a hibabejelentőt jelenti, ill. meg kell adni az ügyfél telefonszámát, és a hiba rövid leírását. A Munka típusa mező változtatható, ha a javítás nem garanciális. Az első mezőbe kattintva ( GAR mellé) aktívvá válik az értéklista ikon, erre kattintva betöltődik a munkák típusainak a listája: Ki kell tölteni az Objektum, azaz a termék adatait: - Típuskód - a készülék adattábláján szereplő gyártási szám első négy számjegye. Ha a típuskód nem beazonosítható, akkor a következő lépést kell végrehajtani: a Típuskód mezőbe kattintva, aktívvá válik az ÉRTÉKLISTA ikon, erre az ikonra kattintva betöltődik a termék lista, ahol a megfelelő típus sort kell kiválasztani: 7
- Típus - a típuskód beírásával, a mezőbe kattintva automatikusan töltődik ki, hibás típuskód esetén nem töltődik ki, - Gyári szám - a készülék adattábláján szereplő számsor, ami a típuskóddal kezdődik. Minden mező kitöltése kötelező, kivéve a gyári szám mezőé. A Cím mező kitöltéséhez a mező melletti ikonra kell kattintani, és megjelenik a Cím - ablak, ahol a Hibabejelentő lakcímét lehet bejegyezni. A Munkalap felvétel kitöltése után a MENTÉS ikonra kattintva mentjük a munkalapot, ennek hatására minden kitöltött mező szürke színűvé válik. A következő lépés a munkalap lejelentése: jobb egér-gombbal kattintva, a Jelentés sort kiválasztva lejelentjük a munkalapot: Figyelem, ha valamelyik mezőbe kattint jobb-egérgombbal, nem ez a felugró ablak jelenik meg! 8
Ezzel a hibabejelentés befejeződött. A munkalap-előzetes kinyomtatható a következőképpen: Jobb egér-gombbal kattintva a Nyomtatás-Munkarendelés sort kell kiválasztani: Figyelem, ha valamelyik mezőbe kattint jobb-egérgombbal, nem ez a felugró ablak jelenik meg! A Jelentés nyomtatása ablakon az Előnézet gombra kattintva megtekinthető a munkalap nyomtatási nézete, majd az OK gombra kattintva kinyomtatható a munkalap: 9
Ha több hibabejelentést vettünk fel, akkor a régebben felvett munkalapot a következőképpen tudjuk megtekinteni, ill. folytatni a kitöltését: a parancsikonok közül kiválasztjuk a Munkarendelés lejelentése parancsikont, majd a FELTÖLTÉS ikonra kattintva, betöltjük a munkalapokat. A legördülő nyílra kattintva tudunk választani a felvett hibabejelentések közül, és lehet folytatni a munkalap kitöltését: 2. 2. Munkarendelés (elvégzett munkák, felhasznált anyagok rögzítése) 2. 2. 1. Jelentés fül kitöltése A Készülék mezők, azokat a készülék adatokat tartalmazzák, amik az előző képernyőn ki lettek töltve, azok automatikusan kitöltődnek itt is. 10
A Munka részletek mezőbe belekattintva, be lehet írni a munka részletes leírását, majd meg kell adni a vásárlás, beüzemelés (nem kötelező), hibabejelentés és a Javítás dátumát. A mezőbe kattintva kitölthető, begépelhető, vagy kétszer belekattintva a mezőbe, naptárból is kiválasztható a dátum. A mezők kitöltése után a MENTÉS ikonnal mentjük az ablakot! Itt lehetőség van dokumentum-csatolásra, pl. számlamásolat, jótállási jegy csatolásra, vagy ha a javítás helyszínén fényképet készített vagy jegyzőkönyvet vett fel, akkor mellékelhető. A mellékletek melletti nyílra kattintva az Új gombot kell kiválasztani, így megjelenik az Új dokumentum létrehozása ablak. A Browse, azaz tallózás gombot kiválasztva megkeressük a számítógépen a csatolni kívánt fájlt, és az Open gombra kattintva megnyitjuk azt: 11
Meg kell adni a dokumentum osztályt. A nyíllal jelölt helyre kattintva, a felugró ablakon ki kell választani a SZERVIZDOK (azaz szervizesek dokumentumai) dokumentum osztályt, és a Létrehoz gombra kattintva csatoljuk a dokumentumot: 2. 2. 2. Munkák felvétele - Alaptevékenységek Munkák - fülre kattintva fel kell venni az elvégzett Alaptevékenységeket munkákat. Az ÚJ ikonra kattintva új Alaptevékenységet veszünk fel. 12
Az Alaptevékenységek az ÉRTÉKLISTA ikonra kattintva betölthető. A felhozott listából ki kell választani azokat a munkákat, amelyek el lettek végezve. A Rendben gombra kattintva elfogadjuk a kiválasztott alaptevékenységet. Egyszerre csak egy alaptevékenység vehető fel. Így ugyanezeket a műveleteket kell végrehajtani a következő alaptevékenység felvétele esetén. Figyelem! Újabb alaptevékenység felvétele esetén az ÚJ ikonra kattintva mindig új sort kell kérni! Alaptevékenységnek számít a kiszállás is! 25 km fölötti kiszállás esetén fel kell venni a Helyközi kiszállást, plusz a 25 km feletti helyközi kiszállást is. A 25 km fölötti távolságot a Menny. mezőbe kell beírni. Például, ha 40 km-re lakik az ügyfél, akkor kétszer 15, azaz 30 km-t kell beírni! A szállítási díjaknál és egyéb kiszállási költségeknél pl. parkolási díj vagy komp díj esetén szintén a Menny. mezőbe kell beírni az elszámolandó díj nettó értékét! Két vagy több munka esetén, ki kell nullázni a kisebbik összegű munka vagy munkák díját a Menny. mezőben. Kivétel, ha valamelyik tevékenység más részegység megbontásával jár. Ilyen esetben a második tevékenységnél 0,25 kell beírni! A Beüzemelésnél nullázni kell a mezőt, mivel ez nem elszámolható! 13
Ha valamelyik sort hibásan vagy tévesen vette fel, akkor az adott sort kijelölve a TÖRLÉS ikonra kattintva törölhető a sor. Ha minden alaptevékenység (munka) fel van véve, a MENTÉS ikonra kattintva mentjük az ablakot. 2. 2. 3. Felhasznált alkatrészek Anyag fül kitöltése A javítás során felhasznált alkatrészeket az Anyag - fülön tudjuk felvenni. Pótalkatrész felvétele: jobb egér-gombbal, a piros nyíllal jelölt helyre kattintva, a felugró ablaknál, a Pótalkatrészek sort kell választani: 14
Ennél az ablaknál kell kiválasztani a munka során felhasznált pótalkatrészeket. A felhasznált pótalkatrész mennyiségét a Tervezett mennyiség mezőbe kell beírni. A mennyiségek beírása után MENTÉS. Itt kell beírni a Vonalkód az. mezőbe a vonalkódos pótalkatrész cikkszámát. MENTÉS! Következő lépés az anyagok kiadása. A felvett anyagokat kijelölve, jobb egér-gombbal rákattintva, a Kiadás sort kell kiválasztani: 15
Ennek hatására a Feladások -fülön megjelennek az elszámolandó költségek: A Jelentés -fülön a Munkalap véglegesítése gombra kattintva véglegesítjük a munkalapot: 2. 3. Számlázandó munkák lejelentése Az előző művelettel létrehoztunk egy vevői rendelést - számlát, amit a képernyő bal oldalán lévő Vevői rendelés parancsikonra kattintva tudunk megnézni: 16
A vevői rendeléseket a FELTÖLTÉS ikonra kattintva tudjuk betölteni, a legördülő nyílra kattintva pedig ki tudjuk választani a függőben lévő számlákat - vevői rendeléseket (Státusza: Tervezett): A Számla szám mezőbe be kell írni a beküldésre kerülő számla számlaszámát, majd MENTÉS! A havi számlázáskor a függőben lévő vevői rendeléseket - számlákat ki kell bocsátani. A nyíllal jelölt helyen, jobb egér-gombbal kattintva, a Kibocsátás sort kell választani. Ezzel lezártuk a számlát. Az ablak többszöri frissítése után, hamarosan a vevői rendelés státusza Számlázva/Lezárva állapottá válik. Frissités 17
3. Beszerzési rendelések 3. 1. Új beszerzési rendelés készítése Ennél az ablaknál azok a szervizesek, amelyek közvetlenül a HAJDU-tól rendelnek pótalkatrészeket, itt készíthetik el a pótalkatrész megrendeléseiket. A parancsikonok közül a Szerviz beszerzési asszisztens funkciót kell kiválasztani, és a következő ablak jelenik meg: A Részteljesítés mezőt a legördülő nyílra kattintva tudjuk változtatni: Ez a funkció azt jelenti, hogy a nagy mennyiségben megrendelt pótalkatrészek esetében, ha jelenleg nincs annyi mennyiség raktáron, akkor részteljesítést elfogad-e, vagy nem, vagy csak egyeztetés után. 18
Kétszer a Kívánt átvételi dátum mezőbe kattintva, a naptárból kiválasztható a pótalkatrészek kívánt átvételi dátuma: A szállítási cím alapesetben a szerviz címe. A szállítási cím változtatható, ha nem a szerviz címére kéri a pótalkatrészek kiszállítását. A Szállítási cím fülre kattintva, ki kell pipálni az Egyszeri előfordulás -t, majd kétszer a cím mezőbe kattintva a cím-ablakon meg kell adni az ideiglenes szállítási címet: 19
A Cikkek kiválasztása gombra kattintva megjelenik a Pótalkatrészek ablak, ahol a Termék kiválasztása gombra kell kattintani, majd ki kell választani azt a készülék típust, amibe a pótalkatrészek beépülnek: Megjelenik a kiválasztott készülék robbantott ábrája, az alkatrészek könnyebb beazonosítása érdekében. Ezután a kiválasztott pótalkatrész Mennyiség mezőjébe be kell írni a rendelni kívánt mennyiséget, majd Rendben gomb! 20
Megjelennek az előző képernyőn kiválasztott pótalkatrészek, alul pedig láthatóvá válnak a költségek. Ha valamelyik pótalkatrészt mégsem akarjuk megrendelni, akkor az adott pótalkatrész-sorra kattintva kijelöljük a sort, majd a Sor eltávolítása gombra kell kattintani, és eltűnik a nem kívánt sor. A rendelés elfogadásához a Rendelés küldése gombra kattintva elküldjük a rendelést. 3. 2. Elküldött beszerzési rendelések megtekintése Az elküldött pótalkatrész rendeléseket az Beszerzés rendelés parancsikonra kattintva lehet megtekinteni: 21
Az elküldött beszerzési rendeléseket, a FELTÖLTÉS ikonra kattintva tudjuk betölteni: Ha vissza szeretnénk vonni a beszerzési rendelést, akkor a piros nyíllal jelölt helyen, jobb egér-gombbal kattintva az Érvénytelenítés sort kell kiválasztani: 22
A következő ablak jelenik meg: A törlés okát, és megnevezést nem kötelező kitölteni, a Rendben gombra kattintva töröljük a rendelést! Ennek hatására a Státusz mező átíródik: Érvénytelenítve! 4. Aktív munkarendelések megtekintése Az aktív munkarendeléseket a parancsikonok közül az Aktív munkarendelések ikonra kattintva tudjuk megtekinteni: 23
Az aktív munkarendeléseket a FELTÖLTÉS Itt megjelenik az összes munkarendelés. ikonra kattintva tudjuk betölteni: Egy aktív munkarendelést a következőképpen tudunk megtekinteni: az adott sort kiválasztva, és arra jobb egér-gombbal kattintva a Jelentés sort kell kiválasztani: A Jelentés sor kiválasztása után visszajutunk a Jelentés fülre, ahol folytathatjuk a munkarendelést (lásd 2. 2. fejezet). 24
5. Funkcionális objektum A Funkcionális objektumok között tudjuk megnézni a HAJDU termékek pótalkatrész listáját, ill. a mellékletben megtekinthető az adott termék robbantott ábrája is. A FELTÖLTÉS ikonra kattintva feltöltjük a HAJDU termékek listáját, majd a legördülő nyílra kattintva a felhozott listából kiválasztjuk a keresett terméket. Ennek hatására megjelenik a keresett termék pótalkatrész listája, illetve a mellékletben megtekinthető a termék robbantott ábrája is. 25
Melléklet megtekintése: A pirossal bekarikázott nyílra kattintva (lásd előző ábra), megjelennek a termék-jellemzők, ahol a dokumentumokat kiválasztva, megjelenik a csatolt pótalkatrész jegyzék. Kétszer a PDF fájlra, majd a Rendben gombra kattintva, megtekinthető a kiválasztott termék robbantott ábrája. Első megnyitásnál ki kell jelölni egy cél mappát, ahova a rendszer mindig le fogja menteni a megnyitni kívánt robbantott ábrát. 26
6. Történeti munka megrendelések A lezárt munkalapokat, a történeti munka megrendelések között tudjuk megtekinteni. A FELTÖLTÉS ikonra kattintva feltöltjük a lezárt munkalapokat. Majd az adott sorra jobb egér-gombbal rákattintva a Történeti munkarendelések áttekintése sort kell kiválasztani: A következő ablak jelenik meg: Itt megtekinthető minden információ, ami az adott munkához tartozik. 27
Ha valamilyen módosítást szeretnénk végrehajtani a munkalapon, de már véglegesítettük azt, akkor az Újbóli megnyitás sort kiválasztva, visszajuthatunk a munkalap lejelentéséhez, és módosíthatjuk a munkalapot: 28