TE 1624/2013 M E S T O K O M Á R N O KOMÁROM VÁROS Pre zasadnutie MZ v Komárne dňa: 14.11.2013 K bodu rokovania: INFORMATÍVNA SPRÁVA O KONTROLNEJ ČINNOSTI HLAVNÉHO KONTROLÓRA ZA UPLYNULÉ OBDOBIE BESZÁMOLÓ AZ ELVÉGZETT ELLENŐRZÉSEKRŐL Predkladá - beterjesztő: Mgr. Miklós Csintalan hlavný kontrolór - főellenőr Spracoval - kidolgozta: Mgr. Miklós Csintalan hlavný kontrolór - főellenőr Materiál obsahuje - tartalom: 1. Návrh na uznesenie 2. Informatívna správa o vykonaných kontrolách za uplynulé obdobie Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 1 z 48
NÁVRH NA ZNESENIE Č.... /2013 k informatívnej správe o kontrolnej činnosti za uplynulé obdobie do 31.10.2013 Mestské zastupiteľstvo v Komárne b e r i e n a v e d o m i e 1. Informatívnu správu o kontrole č. NFK 05/2013 Dodržiavanie zákonov a všeobecne platných právnych predpisov na úseku pridelenia a vyúčtovania dotácií pre šport a kultúru za rok 2012 a kontrola plnenia opatrení prijatých na nápravu nedostatkov zistených pri NFK č. 11/ÚHK/2010. 2. Informatívnu správu o kontrole č. NFK 07/2013 Kontrola dodržiavania zákonov a všeobecne platných právnych predpisov v oblasti hospodárenia, evidencie prevádzky a údržby vozového parku a spotreby pohonných hmôt motorových vozidiel na MsÚ v Komárne. 3. Informatívnu správu o kontrole č. NFK 08/2013 Kontrola dodržiavania a uplatňovania zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z.z. ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a interných predpisov v podmienkach samosprávy mesta Komárno. 4. Informatívny záznam o kontrole č. NFK 11/2013 Kontrola dodržiavania všeobecne záväzných právnych predpisov na úseku vedenia pokladničnej agendy Mestskej polícii Komárno. 5. Informatívnu správu o kontrole č. NFK 17/2012 Vymáhanie pohľadávok Mesta Komárna z minulosti, od roku 1993. Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 2 z 48
Správa o výsledku následnej finančnej kontroly č. 05/ÚHK/2013 Na základe oznámenia zo dňa 15.05.2013, Útvar hlavného kontrolóra mesta Komárno v zložení: Mgr. Miklós Csintalan hlavný kontrolór, Zuzana Fűriová a Mgr. Iveta Sárközi kontrolórky, vykonal následnú finančnú kontrolu u kontrolovaného subjektu: Mesto Komárno Mestský úrad v Komárne, Odbor školstva a kultúry Nám. Gen. Klapku č.1 IČO: 00306525 Predmet následnej finančnej kontroly: Dodržiavanie zákonov a všeobecne platných právnych predpisov na úseku pridelenia a vyúčtovania dotácií pre šport a kultúru za rok 2012 a kontrola plnenia opatrení prijatých na nápravu nedostatkov zistených pri NFK č. 11/ÚHK/2010. Miesto a čas vykonania následnej finančnej kontroly: Po odobratí písomností bola kontrola vykonaná na Útvare hlavného kontrolóra Mesta Komárno v čase od 23.05.2013 do 29.07.2013. Účelom následnej finančnej kontroly bolo zistenie: 1. objektívneho stavu kontrolovaných skutočností a ich súlad so zákonmi a všeobecne záväznými predpismi, 2. vykonávania predbežnej finančnej kontroly, 3. príčin škodlivých následkov, vyplývajúcich zo zistených nedostatkov, 4. zodpovednosti kontrolovaného subjektu a ich zamestnancov za zistené nedostatky. Kontrola bola vykonaná na základe nasledovných predpisov: 1. zákon č. 583/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy; 2. VZN Mesta Komárno č. 5/2006 o poskytovaní finančných dotácií a finančných darov z účelového fondu z rozpočtu Mesta Komárno na telesnú výchovu a šport v znení neskorších dodatkov; 3. VZN Mesta Komárno č. 6/2006 o poskytovaní finančných dotácií a finančných darov z účelového fondu z rozpočtu Mesta Komárno na kultúru a záujmovú umeleckú činnosť v znení neskorších dodatkov; 4. Registratúrny poriadok mesta Komárno; Cieľom kontroly bolo preveriť: 1. dodržanie VZN pri poskytovaní dotácií, t.j. formu žiadosti o poskytnutie dotácie, 2. spôsob schválenia dotácie, 3. dodržanie podmienky zúčtovania poskytnutých dotácií a ich použitie v súlade s účelom ich poskytnutia, 4. správnosť (vecnosť) vyhotovenia a obsah zmlúv z hľadiska zákonom predpísaných náležitostí. Kontrola bola vykonaná z dokumentov: 1. finančný výkaz o plnení rozpočtu mesta Komárno k 31.12.2012, 2. účtovné záznamy z účtovného denníka za rok 2012 vybrané pohyby na účtoch za športový a kultúrny fond, 3. žiadosti o poskytnutie finančnej dotácie na kultúru a záujmovú umeleckú činnosť, 4. zmluvy o poskytovaní finančnej dotácie na kultúru a záujmovú umeleckú činnosť, 5. vyúčtovania o použití finančných prostriedkov poskytnutých na dotáciu kultúry a záujmovej umeleckej činnosti, 6. žiadosti o poskytnutie finančnej dotácie na telesnú kultúru a šport, 7. zmluvy o poskytovaní finančnej dotácie na telesnú kultúru a šport, 8. vyúčtovania o použití finančných prostriedkov poskytnutých na dotáciu telesnej kultúry a športu. Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 3 z 48
1. Dotácie na telesnú kultúru a šport Kontrolné zistenia: 1.1 Z rozpočtu mesta Komárno na rok 2012 boli vyčlenené finančné prostriedky na podporu celoročných aktivít športových klubov a organizácií vo výške 250.000 podľa 2 ods. 1 VZN č. 5/2006. 1.2 Na základe finančného výkazu o plnení rozpočtu a účtovných záznamov boli v priebehu roku 2012 poskytnuté finančné dotácie v celkovej výške 244.834,00 : 1.2.1 z tejto sumy boli pridelené dotácie v zmysle 8 ods. 2 VZN 5/2006 Mestským zastupiteľstvom Komárno uzneseniami č.574/2012, 575/2012, 599/2012, 600/2012, 662/2012 a 663/2012 vo výške 236.610,00. 1.2.2 o poskytnutí finančnej dotácie podľa 8 ods. 1 VZN č. 5/2006 rozhodol primátor mesta v 24-och prípadoch vo výške 6.080,00. 1.3 Kontrolou bola preverená spisová agenda ( žiadosti, zmluvy a vyúčtovania ) v sume 242.690,00 na základe predložených písomných dokumentácií. Nebola predložená dokumentácia vyúčtovania na sumu 2.144,00 žiadnou písomnou dokumentáciou žiadosťou, zmluvou ani vyúčtovaním. Kontrolovaný orgán týmto nepostupoval v zmysle 16 ods. 2 zákona č. 583/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy. 2. Dotácie na kultúru a záujmovú umeleckú činnosť 3.1 Z rozpočtu mesta Komárno na rok 2012 boli vyčlenené finančné prostriedky na podporu kultúry a záujmovej umeleckej činnosti celkom 54.000,00 podľa 2 ods. 1 VZN č. 6/2006. 3.2 Na základe finančného výkazu o plnení rozpočtu a účtovných záznamov boli v priebehu roku 2012 poskytnuté finančné dotácie v celkovej výške 50.635,00. Počet žiadateľov na rok 2012 bol 80, z toho podporených žiadateľov bolo 72 a počet podporených podujatí organizovaných v roku 2012 bol celkom 85: 3.2.1 z toho na základe uznesenia č.597/2012 Mestského zastupiteľstva bola poskytnutá dotácia vo výške 51.029,00 pre 65 žiadateľov a 3.2.2 na základe rozhodnutia primátora Mesta Komárno bola z účelového fondu z rozpočtu mesta poskytnutá na kultúru a záujmovú umeleckú činnosť dotácia v celkovej sume 1.080,00 pre 7 žiadateľov. 3.2.3 Jedna zmluva o poskytnutí dotácii nebola realizovaná, finančné prostriedky boli vrátené späť do rozpočtu mesta vo výške 1.000,00 nadáciu biskupa Királya, z dôvodu nerealizovania podujatia. 3.3 Nebola predložená dokumentácia vyúčtovania na sumu 4.425,00. 3. Podmienky poskytnutia dotácie z rozpočtu mesta na šport a kultúru 3.1. Dotácie sa poskytujú v súlade so zákonom č. 583/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a na základe VZN Mesta Komárno č. 5/2006 o poskytovaní finančných dotácií a finančných darov z účelového fondu z rozpočtu Mesta Komárno na telesnú výchovu a šport v znení neskorších dodatkov a VZN Mesta Komárno č. 6/2006 o poskytovaní finančných dotácií a finančných darov z účelového fondu z rozpočtu Mesta Komárno na kultúru a záujmovú umeleckú činnosť v znení neskorších dodatkov. 3.2. Základnou podmienkou poskytnutia je úplná žiadosť podaná včas a včas a správne podané vyúčtovanie. Kontrolou dodržiavania registratúrneho poriadku bolo zistené, že vo viacerých prípadoch nie sú žiadosti, alebo vyúčtovania o poskytnutí finančnej dotácie označené preukázateľnou pečiatkou úradu s dátumom prevzatia došlého podania, z toho dôvodu nebolo možné preveriť, či podania boli predložené v predpísanej lehote, napr.: Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 4 z 48
Športový biliardový klub WEST BC Komárno, TJ pokrok Komárno, Plavecký oddiel Delta klub, Komárno, Klub vod. motorizmov Kormorán, Športovostrelec. klub ROYAL Box club Bašta, Zápasnícky klub Spartacus, Zápasnícky klub Spartacus, Komárom Városi Sportegyesület, Zápasnícky klub Spartacus Komárno, OZ Pentaton Komárno, Nadácia biskupa Királya Komárno Alžbeta Vicianová, Komárno, Szlovákiai Magyar pedagógusok szövetsege, Köles Vince, Jókaiho nadácia - Jókai Alapítvány. Týmto nebolo dodržané ustanovenie čl. 3 ods. 1 Registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu Mestského úradu v Komárne. 3.3. V nasledovných prípadoch chýbali povinné prílohy žiadosti: Miestny odbor Matice Slovenskej v Komárne OZ FIGUR Polgári Társulas v Komárne Týmto nie sú dodržané ustanovenia 6 ods. 2 VZN 6/2006. 3.4. Podľa registratúrneho poriadku spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a úrad ich zaevidoval v registratúrnom denníku. Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami. Prijaté žiadosti o poskytnutie finančnej dotácie sú opatrené číslom záznamu a číslom spisu, zmluvy o poskytnutí dotácie a ich dodatky sú tiež opatrené číslom záznamu a číslom spisu, avšak čísla spisov žiadostí a zmlúv toho istého žiadateľa nie sú zhodné. Správy s vyúčtovaním dotácie, ktoré boli označené prezentačnou pečiatkou prijatia, boli opatrené číslom záznamu, avšak číslo spisu už neobsahovali. Z vyššie uvedeného dôvodu sú rozdielne údaje NKÚ a ÚHK o počte subjektov, ktorým boli poskytnuté dotácie. Týmto kontrolovaný subjekt nepostupoval podľa Registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu mestského úradu v Komárne. 3.5. Ďalšou základnou podmienkou je skutočnosť, že uchádzač nemá záväzky voči mestu. Povinnou prílohou žiadostí o poskytnutie dotácií malo byť písomné prehlásenie žiadateľa o tom, že uchádzač nemá žiadne nevyrovnané záväzky voči mestu. Podľa 7 ods. 2 VZN nie je možné poskytnúť dotáciu žiadateľom, ktoré majú takéto záväzky. 3.5.1. V rámci posudzovania úplnosti predložených žiadostí o poskytnutie dotácie nebolo prihliadané na podmienku zisťovať u žiadateľa uhradenie všetkých záväzkov voči Mestu Komárno, pretože v spisových materiáloch z vybavovania žiadostí o poskytnutie dotácie sa o tejto skutočnosti nenachádzali žiadne doklady. 3.5.2. Podľa výkazu pohľadávok organizácie COMORRA SERVIS k 01.01.2012 nemali vysporiadané záväzky nasledovné subjekty: MKB Rieker, Kajak kanoe klub Komárno po lehote splatnosti. Na základe vyššie zistených skutočností sa nepostupovalo v súlade s ustanoveniami 7 ods. 2 VZN č. 5/2006 a 7 ods. 2 VZN č. 6/2006. 4. Nedostatky vo vyúčtovaní dotácií na šport: 4.1 Športovému biliardovému klubu WEST BC Komárno bola poskytnutá finančná dotácia v sume 600,00 na prípravu športovcov na súťaže regionálneho, celoštátneho a medzinárodného významu, na čiastočnú úhradu nákladov súvisiacich s účasťou na uvedených súťažiach a na podporu organizovania skupinovej športovej výchovy mládeže Mesta Komárno v roku 2012. Podľa písomnej správy o použití finančnej dotácie sa príspevok použil na vyplatenie štartovného a licencií športovcov na rok 2012, čo je podložené príjmovými pokladničnými dokladmi zo dňa Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 5 z 48
13.01.2012 celkom v sume 480,00 a na cestovné na ligové zápasy v sume 158,55, k čomu sú priložené doklady o nákupu PHM zo dňa 04.08.2012, 2 X 10.10.2012 a 17.10.2012. Predložené doklady o nákupe PHM jednoznačne nepreukazujú použitie finančných prostriedkov žiadateľom (chýba výdavkový pokladničný doklad) a na daný účel, ktorý bol zmluvne dojednaný. Týmto neboli dodržané ustanovenia 4 ods. 2 a 10 ods. 2 VZN č. 5/2006 a čl. III. ods. 2 a čl. IV. ods. 1 Zmluvy o poskytovaní finančnej dotácie zo dňa 27.02.2012. 4.2 Zmluvou č. 5886/40352/RKŠCRl2012 zo dňa 27.02.2012 bola žiadateľovi Komárňanskému Futbalovému Clubu Komárno poskytnutá dotácia v sume 75.500,00 EUR na celoročnú činnosť, ktorá bola stanovená na jednotlivé mesiace s uvedením konkrétnej sumy. Dodatkom č. l zo dňa 10.04.2012 bola dohodnutá zmena vo výške poskytovanej finančnej dotácie s iným prerozdelením celkovej sumy podľa mesiacov. Dňa 15.01.2013 bolo mestu doručené oznámenie so žiadosťou o predĺženie termínu (bez uvedenia konkrétneho dátumu) vyúčtovania dotácie z dôvodu výmeny vo vedení žiadateľa. Správa o vyúčtovaní bola mestu predložená dňa 13.02.2013, jej súčasťou bola príloha, ktorá obsahovala tabuľku podľa položiek - výdavkov súvisiacich so športovou činnosťou na celkový objem nákladov v sume 106.536,26 EUR, z toho dotácia mesta bola 75.500,00 EUR bez rozpísania na jednotlivé výdavky, ktoré boli z dotácie financované. Iné doklady - ako kópie bankových výpisov, kópie výdavkových pokladničných dokladov, kópie faktúr, kópie dokladov z registračnej pokladnice v prípade platby, resp. nákupu v hotovosti, výplatné listiny - neboli súčasťou vyúčtovania. Uvedeným postupom bol porušený 10 ods. 2 VZN č. 5/2006, podľa ktorého žiadateľ pri zúčtovaní s rozpočtom mesta predloží písomnú správu, zároveň finančnú dotáciu zúčtuje a vy dokladuje. Nedodržaním ustanovenia zmluvy bol porušený 31 ods. 1 písm. n) zákona o rozpočtových pravidlách verejnej správy, v zmysle ktorého došlo k porušeniu pravidiel a podmienok, za ktorých boli verejné prostriedky poskytnuté. Tým, že kontrolovaný subjekt prijal od prijímateľa dotácie iba správu o vyúčtovaní dotácie aj to po 31.12.2012 a vyúčtovanie poskytnutej dotácie formou dokladov v celkovej sume 75 500,00 EUR nebolo do ukončenia výkonu kontroly mestu predložené, nekonal v súlade s 16 ods. 2 zákona o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy, podľa ktorého mesto usporiada svoje hospodárenie vrátane finančných vzťahov k právnickým osobám a fyzickým osobám - podnikateľom, ktorým poskytlo prostriedky svojho rozpočtu. 4.3 Organizácii Box club Bašta Komárno bola poskytnutá finančná dotácia v sume 1.200,00 na prípravu športovcov na súťaže regionálneho, celoštátneho a medzinárodného významu, na čiastočnú úhradu nákladov súvisiacich s účasťou na uvedených súťažiach a na podporu organizovania skupinovej športovej výchovy mládeže Mesta Komárno v roku 2012. Použitie bolo podložené zoznamom mien s podpismi osôb, ktorým boli vyplatené tzv. diéty a doklady o nákupu PHM, bez účtovných dokladov, ktoré by preukazovali skutočný výdaj organizácie. Týmto neboli dodržané ustanovenia 10 ods. 2 VZN č. 5/2006 a čl. IV ods. 1 Zmluvy o poskytovaní finančnej dotácie zo dňa 11.04.2012. 4.4 Organizácii Box club Dunaj Rom Komárno bola poskytnutá finančná dotácia v sume 1.200,00 na prípravu športovcov na súťaže regionálneho, celoštátneho a medzinárodného významu, na čiastočnú úhradu nákladov súvisiacich s účasťou na uvedených súťažiach a na podporu organizovania skupinovej športovej výchovy mládeže Mesta Komárno v roku 2012. Použitie bolo podložené zoznamom mien s podpismi osôb, ktorým boli vyplatené určité sumy za jednotlivé športové akcie v určitom období, bez účtovných dokladov, ktoré by preukazovali skutočný výdaj organizácie a skutočné čerpanie so schváleným účelom podľa zmluvy. Týmto neboli dodržané ustanovenia 10 ods. 2 VZN č. 5/2006 a čl. IV ods. 1 Zmluvy o poskytovaní finančnej dotácie zo dňa 11.04.2012. Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 6 z 48
4.5 Slovenskej federácii silných mužov - Herkules Slovakia bola poskytnutá finančná dotácia na základe rozhodnutia primátora mesta v sume 300,00 na organizovanie XV. Ročníka Majstrovstiev Slovenska silákov v rámci Komárňanských dní, konaných v období 26.04 01.05.2012. Žiadateľ uviedol v správe o vyúčtovaní, že finančné prostriedky boli použité na prepravné náklady v rámci podujatia Majstrovstvá Slovenska silákov dňa 01.05.2012. K správe boli priložené doklady o nákupu PHM celkom v hodnote 333,70 z 11.04.2012, 19.04.2012 a 24.04.2012. Predložené doklady o nákupe PHM jednoznačne nepreukazujú použitie finančných prostriedkov žiadateľom (chýba výdavkový pokladničný doklad) a na daný účel, ktorý bol zmluvne dojednaný. Týmto neboli dodržané ustanovenia 4 ods. 2 a 10 ods. 2 VZN č. 5/2006 a čl. III. ods. 2 a čl. IV. ods. 1 Zmluvy o poskytovaní finančnej dotácie zo dňa 12.04.2012. 4.6 Žiadateľovi Kis Gyula, Lipová 232, Patince bola poskytnutá dotácia vo výške 250,00 na účasť na Svetovom pohári v dňoch 19. 20.10.2012 v Budapešti. V správe vo vyúčtovaní bolo uvedené, že finančný príspevok bol použitý na cestovné výdaje a nákup vitamínov. Priložené doklady o nákupe PHM v dňoch 28.9.2012, 8.10.2012, 13.10.2012, 26.10.2012, 9.11.2012 a 30.11.2012 celkom v sume 263,04 jednoznačne nedokladujú použitie finančných prostriedkov žiadateľom a na daný účel, ktorý bol zmluvne dojednaný. Týmto neboli dodržané ustanovenia 4 ods. 2 a 10 ods. 2 VZN č. 5/2006 a čl. III. ods. 2 a čl. IV. ods. 1 Zmluvy o poskytovaní finančnej dotácie zo dňa 01.10.2012. 4.7 Klubu vodného motorizmu Lodiar Komárno boli poskytnuté finančné prostriedky vo výške 500,00 na prípravu športovcov na súťaže regionálneho, celoštátneho a medzinárodného významu, na čiastočnú úhradu nákladov súvisiacich s účasťou na uvedených súťažiach a na podporu organizovania skupinovej športovej výchovy mládeže Mesta Komárno v roku 2012. Vo vyúčtovaní dotácie boli priložené príkazy na úhradu pre peňažný ústav vo výške 290,00 licenčné poplatky a 70,00 členské poplatky, avšak tieto nespĺňajú náležitosti účtovného dokladu. Účtovným dokladom o zaplatení je výpis z účtu platiteľa, nie príkaz na úhradu Týmto neboli dodržané ustanovenia 10 ods. 2 VZN č. 5/2006 a čl. IV ods. 1 Zmluvy o poskytovaní finančnej dotácie zo dňa 11.06.2012. 5. Súčasťou kontroly zmlúv a ich dodatkov bola aj kontrola vykonávania predbežnej finančnej kontroly. Kontrolou bolo preverených celkom 74 zmlúv uzatvorených na dotácie na telesnú kultúru a šport bolo zistené, že na zmluve č. 32632/44566/RKŠCR/2012 nie je vyznačený dátum, kedy bola predbežná finančná kontrola vykonaná a na zmluvách č. 55302/48996/ RKŠCR/2012 a 64978/52463/ RKŠCR/2012 nie je vôbec potvrdený výkon predbežnej finančnej kontroly. Týmto kontrolovaných subjekt nepostupoval v zmysle 6 ods. 1 zákona č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z.n.p. 6. Nedostatky pri poskytovaní a vyúčtovaní dotácií na kultúru: 6.1 Zmluvou č. 40809/448211/RKŠCRl2012 zo dňa 10.04.2012 bola poskytnutá žiadateľovi dotácia v sume 800,00 EUR za účelom podpory programov pre deti, ktorá obsahovala neúplné označenie zmluvných strán bez uvedenia IČO žiadateľa. Uvedené nebolo v súlade s 8 ods. 2 VZN č. 6/2006 v znení dodatkov. Vyúčtovanie k predmetnej dotácii obsahovalo výdavok - dodávateľskú faktúru č. 2012003, ktorou boli okrem iného fakturované mikulášske balíčky v počte 60 ks v sume 228,00 EUR bez doloženia dokladu o tom, komu boli poskytnuté, napr. formou vyhotovenia zoznamu, čím nebol účtovný doklad preukázateľný. Tým kontrolovaný subjekt nepostupoval v súlade s ustanovením 8 ods. 4 tohto zákona o účtovníctve. 6.2 Zmluvou č. 40865/44875/ RKŠCRl2012 zo dňa 10.04.2012 bola poskytnutá žiadateľovi dotácia v sume 700,00 EUR s účelom poskytnutia príspevku na výmenný program medzi školami. Vyúčtovanie dotácie Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 7 z 48
bolo s dátumom predloženia mestu dňa 24.05.2012, čo bolo v rozpore s 9 ods. 2 písm. b) VZN č. 612006 v znení dodatkov, podľa ktorého v prípade jednorazovej dotácie žiadateľ predloží písomnú správu do 30 dní po skončení podujatia, ktoré bolo podľa správy k vyúčtovaniu ukončené 29.03.2012. K vyúčtovaniu predmetnej dotácie bola predložená jedna dodávateľská faktúra č. 12/11 s dátumom vyhotovenia a dodania služby 20.03.2012 - preprava žiakov podľa potreby, pričom aktivita podľa správy o vyúčtovaní, na ktorú bola dotácia poskytnutá, sa uskutočnila v termíne 23.03.2012-29.03.2012. Tým došlo k porušeniu finančnej disciplíny v zmysle 31 ods. 1 písm. k) zákona o rozpočtových pravidlách verejnej správy, keďže nebol dodržaný ustanovený alebo určený spôsob nakladania s verejnými prostriedkami a k porušeniu 9 ods. 2 VZN č. 6/2006. 6.3 Zmluvou č. 40873/44883IRKŠCRl2012 zo dňa 10.04.2012 bola poskytnutá žiadateľovi dotácia v sume 600,00 EUR za účelom poskytnutia príspevku na sériu tanečných domov. Súčasťou vyúčtovania dotácie bol aj registračný blok z elektronickej pokladne na sumu 170,00 s dátumom vystavenia 21.12.2012. Podľa vyúčtovania a žiadosti bolo posledné podujatie ( tanečný dom ) uskutočnené dňa 15.12.2012. Tým došlo k porušeniu finančnej disciplíny v zmysle 31 ods. 1 písm. k) zákona o rozpočtových pravidlách verejnej správy, keďže nebol dodržaný ustanovený alebo určený spôsob nakladania s verejnými prostriedkami. 6.4 V jednom prípade k vyúčtovaniu boli predložené účtovné doklady, (bloky z registračnej pokladne) č. spisu - 46356 organizátor Podunajské múzeum názov podujatia Jubilejná výstava z príležitosti 75. narodenín. Predložené vyúčtovanie nedostatočne preukazovali použitie finančných prostriedkov na účel podpory predmetnej výstavy konanej v od 13. apríla 2013 8. júna 2012. 6.5 V nasledovným prípadoch k vyúčtovaniu dotácie bola predložená iba faktúra, chýbali doklady preukazujúce vynaloženie poskytnutých finančných prostriedkov na účel poskytnutej dotácie (výpis z účtu platiteľa, záznam o prevádzke motorového vozidla, meno vodiča, dátum uskutočnenia dopravy a zoznam cestujúcich ). 6.5.1 Jókaiho dni n.f.- č.. záznamu 1267 produkcie divadelného súboru GIMISZ - iba faktúry, chýbali doklady preukazujúce vynaloženie poskytnutých finančných prostriedkov ( výpis z účtu platiteľa ) 6.5.2 MO Csemadok č. záznamu 1589 XXI. Harmónia SACRA DANUDIANA 2012, iba faktúra, chýbali doklady preukazujúce vynaloženie poskytnutých finančných prostriedkov (výpis z účtu platiteľa ). 6.5.3 Spevácky zbor maďarských pedagógov na Slovensku Lajosa Vassa č. záznamu 72717 k priloženej faktúre č. 34/2012 chýba priloženie zoznamu ubytovaných osôb, ako sa to uvádza. Na základe vyššie zistených skutočností sa nepostupovalo v súlade so zákonom č. 431/2002 Z.z, ktorý určuje že účtovné doklady musia mať všetky náležitosti. Je potrebné doložiť aj všetky potrebné prílohy k účtovným dokladom ( kópie prezenčné listiny, dodacie listy, potvrdenia o odovzdaní vecných cien podpisy, doklady z registračnej pokladne platba v hotovosti, resp. nákup v hotovosti ap.) 6.6 Pri kontrole vyúčtovania poskytnutých dotácií bolo overované dodržiavanie aj 10 VZN č. 6/2006 a zmluvných podmienok, podľa ktorých bol príjemca dotácie povinný ju vyúčtovať do 30 dní po ukončení jednorazovej podujatia, najneskôr však do 15. januára nasledovného roka Odboru školstva a kultúry spolu s kópiami účtovných dokladov o čerpaní poskytnutých finančných prostriedkov. Povinnosť vyúčtovania dotácie nebola dodržaná v nasledovných prípadoch: 6.6.1 Jókaiho nadácia Jókai Alapítvány dotácia vo výške 2.500,00 predstavenie konané v dňoch 22.06.2012-24.06.2012 v Komárne a vyúčtovanie predložené 11.02.2013 6.6.2 K.V. - podujatie konané od 13. apríla do 4. mája 2012 a vyúčtovanie predložené 19.02.2013. Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 8 z 48
Kontrolou dokladov bolo zistené nedodržanie ustanovenia 10 ods. 2 VZN č. 6/2006 a čl. IV ods. 1 Zmluvy o poskytovaní finančnej dotácie. 7. Súčasťou kontroly zmlúv a ich dodatkov bola aj kontrola vykonávania predbežnej finančnej kontroly. Kontrolou dokumentácie dotácií na kultúru bolo zistené, že nebola vykonaná predbežná finančná kontrola v súlade so zákonom u nasledovných spisoch: 40856/44866/RKŠCR/2012 a 51816/47874/ RKŠCR/2012. Týmto kontrolovaných subjekt nepostupoval v zmysle 6 ods. 1 zákona č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v z.n.p. V zmysle 14 ods. 1 písm. c) zákona č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite bolo možné sa písomne vyjadriť ku kontrolným zisteniam v lehote do 12.08.2013, vyjadrenie nebolo doručené. Prerokovanie správy sa uskutočnilo dňa 20.08.2013 o 08.3o hod na Útvare hlavného kontrolóra, ktorého za zúčastnili: - za kontrolný orgán Mgr. Miklós Csintalan, hlavný kontrolór - za kontrolovaný subjekt Ing. Gabriel Weszelovszky, vedúci OŠK, zároveň zástupca prednostu MsÚ Komárno. Na odstránenie zistených nedostatkov boli dohodnuté nasledovné úlohy: 1. V zmysle 13 ods. 2 písm. g) zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov prijať nápravné opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov. Termín: do 31.08.2013 2. Predložiť písomnú správu o splnení prijatých nápravných opatrení v zmysle 13 ods. 2 písm. h) zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Termín: do 30.11.2013 Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 9 z 48
Správa o výsledku následnej finančnej kontroly č. 7/ÚHK/2013 V zmysle 13 ods. 2 písm. a) zákona č. 502/2001 Z.z. a na základe Plánu kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra mesta Komárno na I. polrok 2013, schváleného uznesením Mestského zastupiteľstva v Komárne č. 929/2012 zo dňa 13. decembra 2012 vykonal Útvar hlavného kontrolóra mesta Komárno v zložení: Mgr. Miklós Csintalan hlavný kontrolór a Mgr. Iveta Sárközi kontrolórka, vykonali následnú finančnú kontrolu u kontrolovaného subjektu: Predmetom následnej finančnej kontroly bola: Mesto Komárno Mestský úrad v Komárne Nám. gen. Klapku č. 1 IČO : 00306 525 Kontrola dodržiavania zákonov a všeobecne platných právnych predpisov v oblasti hospodárenia, evidencie prevádzky a údržby vozového parku a spotreby pohonných hmôt motorových vozidiel na MsÚ v Komárne. Miesto a čas vykonania následnej finančnej kontroly: Po odobratí písomných podkladov potrebných ku kontrole bola kontrola vykonaná na Útvare hlavného kontrolóra Mesta Komárno v čase od 24.06.2013 do 02.10.2013. Účelom kontroly je zistenie: 1. objektívneho stavu kontrolovaných skutočností a ich súlad so zákonmi a všeobecne záväznými právnymi predpismi, 2. príčin a škodlivých následkov, vyplývajúcich zo zistených nedostatkov a splnenie opatrení prijatých na ich nápravu, 3. zodpovednosti kontrolovaného subjektu a ich zamestnancov za zistené nedostatky. Cieľom kontroly: Cieľom následnej finančnej kontroly bolo overenie objektívneho stavu kontrolovaných skutočností, preveriť zákonnosť, účinnosť, účelnosť, hospodárnosť a efektívnosť pri hospodárení s finančnými prostriedkami z rozpočtu mesta ako aj súlad so všeobecne záväznými právnymi predpismi a vnútornými aktmi riadenia. Kontrola bola vykonaná na základe nasledovných predpisov: 1. zákon č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite 2. zákon č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce 3. zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov 4. zákon č. 315/1996 Z. z. o premávke na pozemných komunikáciách v znení neskorších predpisov 5. zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov 6. zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov 7. zákon č. 725/2004 Z.z. o podmienkach prevádzky na pozemných komunikáciách vozidiel v z.n.p. 8. Vyhláška SÚ BP č. 208/1991 Zb. o bezpečnosti práce a technických zariadení pri 9. Smernica č. 1/2011 pre organizáciu služobnej auto prevádzky Používanie služobných motorových vozidiel, upravuje zákon č. 315/1996 Z. z. o premávke na pozemných komunikáciách v znení neskorších predpisov zákon č. 725/2004 Z.z. o podmienkach prevádzky na pozemných komunikáciách vozidiel v z.n.p.,vyhláška č. 164/1997 v znení neskorších predpisov a kontrolovaný subjekt ich má podrobnejšie vymedzené v Smernici č. 1/2011 pre organizáciu služobnej auto prevádzky Evidenciu auto prevádzky ako aj mesačné vyúčtovania vykonáva príslušný zamestnanec oddelenia prevádzky úradu počítačovým programom AUTOPLAN od firmy A-CORY s.r.o., ktorý slúži aj na evidenciu a vyúčtovanie Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 10 z 48
tuzemských aj zahraničných pracovných ciest so všetkými náležitosťami podľa platného zákona o cestovných náhradách. Kontrola bola vykonaná z nasledovných dokumentov: 1. Záznamy o prevádzke vozidla osobnej dopravy 2. Žiadanky na prepravu 3. Vyúčtovanie spotreby PHM Kontrole boli na požiadanie predložené Prehľady o spotrebe pohonných hmôt a ubehnutých km za obdobie III. a IV. štvrť rok roka 2012 ako aj Vyúčtovanie PHM všetkých motorových vozidiel., Prehľady o spotrebe PHM sú doložené záznamami o prevádzke motorových vozidiel, na ktorých je uvedený cieľ cesty, čas, počet najazdených km a stav počítadla. Údaje uvedené v prehľade o spotrebe PHM a ubehnutých km sú zhodné s údajmi vykázanými na tlačive o prevádzke motorového vozidla. Údaje vykazované vo vyúčtovaní PHM sú totožné s údajmi uvedenými v prehľade o spotrebe PHM. Súčasťou vyúčtovania PHM sú potvrdenky o nákupe PHM na čerpacej stanici. Množstvo zakúpených PHM vykázaných vo vyúčtovaní PHM je rovnaké s množstvom vykazovaným vodičmi v prehľadoch o spotrebe. Zoznam služobných vozidiel a pracovných strojov prevádzkovaných MsÚ Komárno Typ služobného motorového vozidla ŠPZ Zmiešaná spotreba Zodp. prac. Norma spotreby Rok výroby podľa TP pracovisko FORD MONDEO KN 549 BU diesel 6,9 l/100 km 2005 primátor TOYOTA Corola KN 116 CC diesel 5,44 l/100 km 2006 Viceprim., Mayer, Ing. Dobi, Ing. Pásztor PEUGEOT 307 KN 143 BI benzín 8,5 l/100 km 2004 Fíger PEUGOET BOXER KN 352 DP diesel 8,5 l/100 km 2010 Štefanik FIAT DOBLO KN 264 CU diesel 5,4 l/100 km 2008 Štefanik ŠKODA OCTÁVIA KN 053 BP diesel 5,14 l/100 km 2004 Balogh Siliga, Majerík, Fíger ŠKODA FELÍCIA KN 184 AL benzín 9,1 l/100 km 1999 ŠKODA PICK-UP KN 755 AL benzín 9,20 l/100 km 1999 MP RENAULT THALIA KN 548 BU benzín 9,50 l/100 km 2005 Ing.Sólymos Ing. Patus RENAULT TRAFIC KN 934 BX diesel 9,56 l/100 km 2006 Ivanics ŠKODA PICK-UP KN 392 AM benzín 10,15 l/100 km 1999 Ing. Jarábek, Vörös TRAKTOR KN 860 AB diesel Mot.hod. 1987 Nepouž. TRAKTOR KN 859 AB diesel Mot.hod. 1987 Kiss RENAULT CLIO KN X 154 benzín 5,9 l/100 km 2006 MP ŠKODA FAVORIT KN X 083 benzín 1989 MP ŠKODA FELÍCIA KN X 054 benzín 1999 MP ŠKODA FELÍCIA KN 185 AL benzín 1999 MP ŠKODA FÁBIA KN X 077 benzín 9,8 l/100 km 2001 MP AVIA požiarne vozidlo 1984 Siliga, Majerík, KN 235 BL diesel Mot.hod. Fíger ŠKODA FABIA KN 899 CF benzín 8,9 l/100 km 2007 Bartalová, Batta, Gergely 1. Evidencia jázd vyplňovanie tlačív Kontrolné zistenia: Každý vodič je povinný pri používaní prideleného služobného motorového vozidla dodržiavať zákon č. 725/2004 Z.z. o podmienkach prevádzky na pozemných komunikáciách vozidiel v znení neskorších predpisov a súvisiace zákony, vyhlášky a predpisy. Osoba, ktorá žiadanky vypĺňa, vedie o nich vlastnú Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 11 z 48
evidenciu so základnými údajmi (aktuálny dátum, dátum odchodu, cieľ, prípadne ciele plánovanej služobnej cesty, mená cestujúcich. Predpísané náležitosti na tlačivách vozových listov a žiadankách na prepravu nie sú všetky vyplnené napr. doplnenie žiadateľa - žiadateľ je všeobecný, mená cestujúcich a pod., číslovanie V rubrike Odkiaľ - kam žiadateľ uvádza východiskovú a konečnú stanicu pracovnej cesty a prepravu späť do východiskovej stanice. V rubrike Účel jazdy - musí byť účel jazdy z písomného vyjadrenia jednoznačne zrejmý a overiteľný. (napr. Rozvoz učebných pomôcok", "Porada na Ministerstve financií" alebo Prevzatie pošty" a pod., ale nie "Služobné "). Napríklad: Traktor 911/2012 Týmto nie je dodržaný zákon 725/2004 Z.z. o podmienkach prevádzky na pozemných komunikáciách vozidiel v z.n.p., Smernica č. 001/2010 o prevádzke motorových vozidiel pre používanie na služobné účely a Zásady pre používanie súkromných a podnikových vozidiel. 2. Kontrola uzatvárania zmlúv so zamestnancami Mesta Komárno pre vedenie motorového vozidla bez pridelenia vodiča Zamestnanci mesta Komárna, ktorí sú poverení vedením služobných motorových vozidiel sú hmotne zodpovední, pričom o hmotnej zodpovednosti sa uzatvára dohoda v zmysle Zákonníka práce. S každým zamestnancom, ktorý je poverený viesť SMV, sa dohodne a uzavrie: Dohoda o zverení SMV, Dohoda o hmotnej zodpovednosti, Protokol o odovzdaní a prevzatí SMV do používania, Služobné motorové vozidlá sa prideľujú určenému pracovníkovi, ktorý zodpovedá za jeho technický stav, zabezpečuje tankovanie a celkový chod, prevádzkyschopnosť, včítane odstraňovania závad. Pri zmene určeného pracovníka, ktorému je pridelené služobné motorové vozidlo, sa vozidlo odovzdáva zápisnične s podchytením technického stavu, počtom najazdených kilometrov, výbavy a pod. Za plnenie tejto úlohy zodpovedá pracovník, ktorý zodpovedá celkove za auto prevádzku. Riadiť služobné - referentské motorové vozidlá je oprávnená osoba-zamestnanec na základe dohody o hmotnej zodpovednosti za zverené predmety 185 Zákonníka práce. Zamestnanec na základe tejto dohody preberá zodpovednosť za služobné motorové vozidlo ( druh, typ, ŠPZ ), ktoré prevezme. Nakoľko vozidlo nie je hodnota, určená na vyúčtovanie, preto sa pri ňom nedá postupovať podľa 182 ZP ako majú zamestnanci uvedené. Na základe platných právnych predpisov o cestnej premávke je zamestnanec, ktorý riadi služobné motorové vozidlo, povinný absolvovať školenia odbornej spôsobilosti vodičov. Týmto nie je dodržaný zákon 124/2006 Z.z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci v z.n.p. a vyhláška 208/91 Zb. o prevádzke oprave a údržbe vozidiel. 3. Poistenie zodpovednosti za škodu spôsobenú prevádzkou motorového vozidla Kontrolovaný subjekt má uzavretú Flotilovú poistnú zmluvu pre povinné zmluvné poistenie zodpovednosti za škodu spôsobenú prevádzkou motorového vozidla s poisťovňou Kooperatívna poisťovňa a. s., havarijné poistenie má taktiež uzavreté s poisťovňou Kooperatívna poisťovňa, a. s. V povinných postupoch zabezpečenia poistenia služobných motorových vozidiel - nedostatky v tejto oblasti kontroly zistené neboli. 4. Kontrola vyúčtovania pohonných hmôt a hospodárenie s PHM 4.1 Pre hospodárenie s PHM platia nasledujúce pravidlá a postupy: Úhrada sa vykoná hotovostnou platbou alebo bezhotovostne s platobnou kartou. Vodič je povinný na potvrdenky o čerpaní PHM uviesť aj EČ vozidla, na ktoré PHM čerpal, a čitateľne svoje meno a priezvisko vodiči PHM čerpajú do SMV priamo na čerpacích staniciach. Zamestnanci, ktorí majú pridelené referentské vozidlo (na súkromné aj služobné účely), vykonajú vyúčtovanie PHM k poslednému dňu mesiaca a odovzdajú ho do 15 dňa po uplynulom období; Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 12 z 48
tlačivo vyhotovuje a podpisuje vodič, ktorý v danom mesiaci uskutočnil s SMV jazdy. Správnosť jednotlivých údajov potvrdzuje svojím podpisom zamestnanec oddelenia prevádzky. Základným dokladom oprávnenosti vykonaných jázd je kniha prevádzky, ktorá súčasne slúžila k vyúčtovaniu spotreby PHM. Kontrolou bola preverená nasledovná vzorka služobných vozidiel, či boli dodržané jednotlivé ustanovenia nariadenia o prevádzke služobných motorových vozidiel. Fábia KN 755 AL, Fábia KN X-077, Fábia KN 899 CF, Boxer Peugeot KN 053 CV, Fiat Duplo KN 264 CU, Renault Trafic KN 934 BX, Traktor KN 859 AB Zistené bolo, že v mnohých prípadoch nie sú vypĺňané predtlače ako napr.: číslovanie vozového listu, sumár ubehnutých kilometrov, podpis žiadateľov, mená cestujúcich atď. 4.2 Všetky jazdy uskutočnené so služobným motorovým vozidlom sú zaevidované v evidencie prevádzky motorového vozidla ako aj nákup PHM. Nakoľko uvedené doklady Vyúčtovania spotreby pohonných látok (PHM) mesačné výkazy a doklady preukazujúce v nich uvedené skutočnosti sú podkladom pre účtovanie, musia verne a pravdivo zobrazovať skutočnosti. Kontrolou boli preskúmané účtovné doklady - faktúry a výpisy z bankových účtov nákupu pohonných hmôt. Inventarizáciou - porovnaním skutočného stavu s účtovným stavom je možné zistiť rozdiel medzi stavom pohonnej látky v nádrži a vykazovaným stavom v účtovníctve. Na konci účtovného obdobia príslušného roka má byť vykonaná fyzická inventúra pohonných látok nachádzajúcich sa v nádrži konkrétneho motorového vozidla, prípadne v bandaske. Kontrolou bolo zistené, že inventúra pohonných látok vo vlastných nádržiach k 31.12.2012 nevykonáva to znamená, že nie v súlade s 30 ods. 1 zákona o účtovníctve. 4.3 Pracovné stroje Kontrolou bolo zároveň zistené, že v prípadoch týkajúcich sa pracovných strojov sa vyúčtovanie PHM nevykonávalo a nepredkladalo: Pracovné stroje- kompresor, zemný stroj Bielorus, kosačky, krovinorez, motorová píla, ktoré majú naftové pohonné jednotky t.j. spotrebujú motorovú naftu a evidenčne chýba doklad, že kedy, kde, koľko, za akým účelom a s akou spotrebou tieto stroje pracovali. Takto nevedené záznamy neboli v zmysle ustanovenia 32 zákona o účtovníctve preukázateľné, lebo ich obsah priamo nedokazoval skutočnosť a zároveň aj účtovníctvo účtovnej jednotky v zmysle ustanovenia 8 ods. 4 toho istého zákona nebolo preukázateľné. Vyššie uvedené nevykazovanie nebolo v súlade s dodržiavaním hospodárnosti prevádzky pracovných strojov spôsobom vyúčtované finančné prostriedky nezabezpečovali hospodárnosť, efektívnosť a účinnosť ich použitia v zmysle ustanovenia 19 ods. 6 zákona o rozpočtových pravidlách verejnej správy. 5. Predbežná finančná kontrola Kontrolovaný subjekt na vykonávanie predbežnej a priebežnej finančnej kontroly má v súlade so zákonom č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite upravené postupy v 3 Smernici č. 1/2012 pre obeh účtovných dokladov v znení neskorších dodatkov. Následnou finančnou kontrolou vybraných účtovných dokladov z kontrolovaného obdobia 2012 bolo zistené, že všetky boli riadne overené predbežnou finančnou kontrolou. V ostatných kontrolovaných oblastiach neboli zistené nedostatky. Správa o výsledku kontroly následnej finančnej kontroly bola vypracovaná v Komárne dňa 02.10.2013. V zmysle 14 ods. 1 písm. c) zákona č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite bolo možné sa písomne vyjadriť ku kontrolným zisteniam v lehote do 14.10.2013, námietky neboli predložené. Prerokovanie správy sa uskutočnilo dňa 16.10.2013 o 08.3o hod na Útvare hlavného kontrolóra. Na prerokovaní správy o výsledku kontroly sa zúčastnili: za kontrolný orgán: Mgr. Miklós Csintalan, hlavný kontrolór a sa Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 13 z 48
zástupca kontrolovaného subjektu: Mgr. Ľudovít Gráfel, zastupujúci prednosta MsÚ Ing. Viktor Burak, vedúci OPaMTZ MsÚ Komárno ZÁVER: Na odstránenie zistených nedostatkov boli dohodnuté nasledovné úlohy: 1. V zmysle 13 ods. 2 písm. g) zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov prijať nápravné opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov. Termín: do 08.11.2013 2. Predložiť písomnú správu o splnení prijatých nápravných opatrení v zmysle 13 ods. 2 písm. h) zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Termín: do 31.12.2013 Správa o výsledku následnej finančnej kontroly č. 08/ÚHK/2013 V zmysle 13 ods. 2 písm. a) zákona č. 502/2001 Z.z. a na základe Plánu kontrolnej činnosti hlavného kontrolóra mesta Komárno na I. polrok 2013, schváleného uznesením Mestského zastupiteľstva v Komárne č. 929/2012 zo dňa 13. decembra 2012 vykonal Útvar hlavného kontrolóra mesta Komárno následnú finančnú kontrolu u kontrolovaného subjektu: Predmetom následnej finančnej kontroly bola: Mesto Komárno Mestský úrad v Komárne Nám. gen. Klapku č. 1 IČO : 00306 525 Kontrola dodržiavania a uplatňovania zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z.z. ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a interných predpisov v podmienkach samosprávy mesta Komárno. Miesto a čas vykonania následnej finančnej kontroly: Po obdŕžaní podpísaného uznesenia mestského zastupiteľstva a postupnom doručovaní písomných podkladov potrebných ku kontrole bola kontrola vykonaná na útvare hlavného kontrolóra v čase od 09.05.2013 do 13.09.2013. Účelom kontroly je zistenie: 1. objektívneho stavu kontrolovaných skutočností a ich súlad so zákonmi a všeobecne záväznými právnymi predpismi, 2. príčin a škodlivých následkov, vyplývajúcich zo zistených nedostatkov a splnenie opatrení prijatých na ich nápravu, 3. zodpovednosti kontrolovaného subjektu a ich zamestnancov za zistené nedostatky. Cieľom kontroly bolo overiť: Cieľom následnej finančnej kontroly bolo overenie objektívneho stavu kontrolovaných skutočností a ich súlad so všeobecne záväznými právnymi predpismi a vnútornými aktmi riadenia. Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 14 z 48
Kontrola bola vykonaná na základe nasledovných predpisov: 1. zákon č. 502/2001 Z.z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení neskorších predpisov, 2. Zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, 3. Vyhláška č. 628/2002 ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, 4. Smernica č. 1/2006, ktorou sa vydáva Registratúrny poriadok a registratúrny plán Mestského úradu v Komárne, Kontrola bola vykonaná z nasledovných dokumentov: 1. ročného zoznam spisov úradu, 2. zoznamu záznamov v spise (obsah spisu), 3. menného registra k denníku, 4. zostavených súborov z MIS, 5. neštatisticky vybraných spisov. Prehľad legislatívy a vyplývajúcich povinností s kontrolnými zisteniami: Smernicou č. 1/2006 sa vydáva Registratúrny poriadok a registratúrny plán Mestského úradu v Komárne. Tento interný predpis je spracovaný podľa zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov a vyhlášky č. 628/2002 ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Registratúrny poriadok a registratúrny plán Mestského úradu v Komárne, upravuje postup organizačných útvarov Mestského úradu v Komárne (ďalej len mestský úrad") a Mestskej polície v Komárne pri správe registratúry a to najmä pri organizovaní manipulácie so záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Účelom registratúrneho poriadku je jednotná a racionálna správa registratúry, aby sa vedením úplnej a presnej evidencie záznamov pochádzajúcich z činnosti úradu a záznamov doručených úradu, podávaním informácií zamestnancom úradu a verejnosti, utvorením podmienok pre bezpečné uloženie, komplexnú ochranu a plánovité vyraďovanie spisov zabezpečil kvalitný výkon samosprávy. Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti úradu alebo bola úradu doručená. 1. REGISTRATÚRNY ZÁZNAM JE INFORMÁCIA, KTORÚ ÚRAD ZAEVIDOVAL V REGISTRATÚRNOM DENNÍKU. 2. SPIS JE SÚBOR REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV, KTORÉ VZNIKLI PRI VYBAVOVANÍ JEDNEJ VECI A ÚRAD ICH ZAEVIDOVAL V REGISTRATÚRNOM DENNÍKU. SPISOVÝ OBAL JE NEODDELITEĽNÁ SÚČASŤ SPISU, DO KTORÉHO SA ZAKLADAJÚ JEDNOTLIVÉ REGISTRATÚRNE ZÁZNAMY (PODANIA A VYBAVENIA) SPOLU S PRÍLOHAMI. 2.1. Kontrolou bolo zistené, že registratúrne záznamy poplatku za komunálny odpad fyzických osôb patriacich k jednému daňovému subjektu nie sú zakladané žurnalizovane do jedného spisu ( fyzicky v papierovej forme ). 2.2. Registratúrne záznamy množstvového zberu podnikateľských subjektov sú zaspisované fyzicky iba čiastočne v súlade so zákonom ( práca nedokončená ). Systém MIS nepriraďuje jednotlivé registratúrne záznamy u množstvového zberu do jedného spisu daňového subjektu, preto je príprava exekúcií pracná a zdĺhavá pri tejto dani. Je potrebná úprava MIS. 2.3. Registratúrne záznamy dotácií na športové a kultúrne aktivity nie sú zakladané ako spisy, registratúrne záznamy jednotlivých subjektov patriace k tej istej dotácii nie sú zakladané žurnalizovane do jedného spisového obalu. 2.4. Nie je týmto vyššie uvedeným oblastiam venovaná dostatočná pozornosť. Niektoré z uvedených nedostatkov boli zistené a vytknuté aj kontrolami č. 8/ÚHK/2010 a 12/ÚHK/2011, prijaté opatrenia sa neplnia ( vytváranie spisov fyzických osôb, dokončenie množstvového zberu podnikateľských subjektov, riešenie odvolaní a žiadostí na začiatku kontroly boli ešte nevybavené žiadosti aj z roku 2011 ). Pri súčasnom personálnom obsadení a rozdelení pracovných činností a náplní nie je možné zabezpečiť racionálnu a kvalitnú správu registratúry v daňovej oblasti. Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 15 z 48
3. Prednosta úradu dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam. Za celkovú odbornú správu registratúry úradu (organizovanie, umiestnenie, ochranu a vyraďovanie) zodpovedá prednosta úradu. 4. V organizačnej štruktúre mestského úradu správa registratúry je zaradená do náplne Sociálneho a správneho odboru, referátu evidencie, Mestského úradu v Komárne. 5. Správu registratúry zabezpečuje podateľňa, ktorá plní aj funkciu výpravne, odbory a oddelenia úradu (ďalej len "organizačné útvary") a správca registratúry, je začlenená do Odboru vnútorných vecí a správy pamiatok, Mestského úradu v Komárne. Funkciu podateľne plní aj sekretariát primátora, o stave správy registratúry nie sú informácie, správca registratúry nemá prístup k tejto časti MIS. 6. Správca registratúry je zamestnanec úradu, ktorý metodicky usmerňuje zamestnancov úradu na úseku správy registratúry, zodpovedá za všetky odborné činnosti súvisiace so správou registratúry v úrade, vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania. 7. Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy úradu do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia. Registratúrne stredisko organizuje a zabezpečuje v určených termínoch preberanie spisov z jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, označovanie a ukladanie, bezpečnú úschovu a všestrannú ochranu, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov. 7.1. Na mestskom úrade sú tri registratúrne strediská: 7.1.1. Registratúrne stredisko pri SASO MsÚ spravuje kompletnú uzatvorenú spisovú agendu mestského úradu okrem finančnej, personálnej a utajenej. Registratúrne stredisko sa nachádza v samostatnej budove na Pevnostný rad č. 16. Priestory sú nepostačujúce a po technickej stránke nevyhovujúce. Je zabezpečená protipožiarna ochrana. Proti vniknutiu sú priestory zabezpečené napojeným na centrálny pult ochrany a mrežami na oknách. Takáto ochrana nie je dostačujúca, nakoľko rozbitím okna z ulice je možné zapáliť alebo inak poškodiť uložené spisy, tým nie sú splnené podmienky pre všestrannú ochranu registratúry. Ďalej je nutné rozšírenie archívu, ako aj rekonštrukcia objektu. Registratúrne stredisko je preplnené aj z toho dôvodu, že nie sú systematicky odovzdávané spisy do okresného archívu v súlade s registratúrnym plánom, lehôt ukladania a platnými právnymi predpismi. Toho času už prebieha odovzdávanie spisov. 7.1.2. Registratúrne stredisko pri EO MsÚ na tomto registratúrnom stredisku sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy úradu v oblasti účtovných registratúrnych záznamov a registratúrnych záznamov agendy ľudských zdrojov. Jedná sa o špeciálne registratúrne stredisko, na ktoré sa vzťahujú aj osobitné právne predpisy. Registratúrne stredisko sa nachádza v objekte na Nám. gen. Klapku č. 7. Priestory sú nepostačujúce a po technickej stránke vyhovujúce, je zabezpečená protipožiarna ochrana, zabezpečené proti vniknutiu napojeným na centrálny pult ochrany a mrežami na oknách. V čase kontroly spravovanie tohto registratúrneho strediska nemal žiadny zamestnanec v náplni práce. Pri odchode predchádzajúcej zodpovednej osoby nebolo vykonané protokolárne odovzdanie a prevzatie tohto strediska a tejto pracovnej agendy. Registratúrne stredisko je preplnené, je nutné rozšírenie. Nie sú odovzdávané spisy do Štátneho archívu v Nitre, pobočka Komárno v súlade s registratúrnym plánom a platnými právnymi predpismi. 7.1.3. Registratúrne stredisko utajovaných spisov pri ÚOaO MsÚ - na tomto registratúrnom stredisku by sa mali ukladať a ochraňovať uzatvorené utajované spisy mestského úradu. Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 16 z 48
Registratúrne stredisko je zriadené iba organizačne pre prípad, keby vznikli utajované spisy v pôsobnosti mesta Komárno. V súčasnosti sa takéto spisy nenachádzajú na MsÚ Komárno a nie sú zriadené ani priestory. 8. Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehota uloženia. Úrad vedie jeden centrálny registratúrny denník (ďalej len denník ) elektronicky v MIS. Denník povinne obsahuje: poradové číslo zápisu (evidenčné číslo záznamu), dátum evidovania, údaje o spracovateľovi (organizačný útvar), údaje o odosielateľovi, vec, dátum vyhotovenia, číslo spisu, prepojenie spisu v rámci viacerých kalendárnych rokov, počet príloh a listov, lehotu vybavenia, spôsob vybavenia, dátum vybavenia, registratúrnu značku, znak hodnoty, lehotu uloženia a zápis o vyradení spisu. V denníku sa evidujú záznamy pochádzajúce z činnosti úradu, t.j. záznamy doručené úradu a ich vybavenia, ako aj záznamy vznikajúce z vlastného podnetu úradu (ex offo). Denník sa vedie tak, aby priebežne poskytoval úplné a presné, časovo a vecne aktuálne údaje o evidovaných záznamoch. Pre každý kalendárny rok sa otvára nový denník označený názvom úradu a rokom. Číselný rad v denníku sa začína vždy prvým pracovným dňom a končí posledným pracovným dňom kalendárneho roka. Záznamom sa prideľuje v chronologicko-numerickom rade evidenčné číslo záznamu a číslo spisu. 8.1 Na konci roka sa denník uzatvára nasledujúcim záznamom: Centrálny denník uzatvorený číslom, 31. dňa decembra príslušného roka, uzatvoril (meno a priezvisko správcu záznamov), odtlačok pečiatky a podpis vedúceho podľa organizačného poriadku. Toto nie je realizované (technicky realizovateľné), nakoľko registratúrny denník sa vedie elektronicky, preto by bolo potrebné upraviť smernicu a zosúladiť s MIS. 8.1 Podľa smernice súčasne s uzatvorením denníka by sa mali vytlačiť: 8.1.1 ročný zoznam spisov úradu, 8.1.2 zoznam záznamov v spise (obsah spisu), 8.1.3 menný register k denníku. Jedná o niekoľko tisíc stranové zoznamy jednotlivo, preto sa tieto zoznamy vytvárali a uzatvárali iba elektronickom formáte Excel. Nakoľko aj elektronický formát zabezpečuje trvalé zachovanie registratúrnych denníkov, preto by bolo vhodné upraviť smernicu tak, aby nebolo potrebné uvedené zoznamy vytlačiť v papierovej forme, resp. porušovať platné právne predpisy. 8.1.4 Počet evidovaných spisov podľa jednotlivých rokov: Rok evidovaný počet otvorených, nevybavených 2005 15436 737 2006 16391 921 2007 16156 1246 2008 18757 1595 2009 57699 2284 2010 57094 32698 z toho bez výmerov 2445 2011 55695 34395 z toho bez výmerov 3366 2012 je podrobne rozpísaný v bode 10.4 9 Odovzdávanie záznamov 9.1 Záznamy zaevidované pod evidenčným číslom sa odovzdávajú primátorovi mesta alebo prednostovi úradu ( čl. 7 smernice ). Správa ÚHK 08-2013 TE-1624/2013 Strana 17 z 48